安徽省纪检监察机关案件档案立卷归档暂行办法

第一篇：安徽省纪检监察机关案件档案立卷归档暂行办法

安徽省纪检监察机关案件档案立卷归档暂

行办法

为加强纪检监察机关案件档案的收集、整理、归档、保管工作，提高纪检监察机关案件档案管理工作的科学化、标准化、规范化水平，依据中央纪委、监察部、国家档案局《纪检监察机关案件档案管理办法》（中纪发„1998‟8号），制定本办法。

一、案件档案立卷归档的基本要求

案件档案是纪检监察机关在履行纪检监察职责，查处各种违纪案件工作中形成并处理完毕的、具有保存价值的、经过系统整理立卷、依纪依法保管的纪检监察案件材料，是真实反映案件查处情况的重要历史资料。

纪检监察机关档案管理应实行部门立卷归档制度。各类案件材料由案件承办部门立卷归档，做到谁办案谁立卷，案结卷成。机关档案室对各部门立卷归档工作履行监督指导职责。纪检监察机关档案立卷归档工作，接受上级纪检监察机关档案部门的检查和监督，同时接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

案件档案一般在本单位保管期限满二十年后，按《中华人民共和国档案法》及有关规定向同级国家综合档案馆移交。鉴于案件档案的特殊性，如本单位档案室库房容量允许，可尽量延长在本单位存放的时间。

纪检监察机关应定期对保管期限已满的案件档案进行鉴定。短期保管的案件档案保管期限已满，应及时成立机关档案鉴定小组，逐卷鉴定，提出处理意见。经审定确无保管价值的档案，按规定程序予以销毁。

二、案件档案的收集整理

（一）案件材料的收集

案件承办人员应从承办案件开始，注意收集办案全过程形成的各种材料，案结后及时整理立卷。归档的案件材料不论办案时间长短，均应在结案年度归档，时间以归档年度为准。案件材料若有遗漏或缺损，应在备考表中说明。案件材料收集归档范围：

1、办案依据材料：检举、揭发、申诉材料。

2、初核材料、“两规”相关材料、立案报告。

3、转办的文字材料。

4、办案计划或调查方案。

5、调查报告和证明材料、错误事实见面材料，被调查人对错误事实见面材料的意见及调查组对被调查人意见的说明。

6、有关案件处理的决定材料。

7、涉案款物清单，手续材料。

8、会议记录、会议纪要、监察决定、监察建议、复核决定等其它决定事项通知。

9、批复材料：批复通知、正式文件的印件、签发稿及领导修改的重要文稿。

10、审理报告。

11、与当事人的审理谈话材料。

12、处分决定执行，结案报告。

13、移送审理登记表。

14、向司法机关移送函。

15、与案件有关的通报、重大案件的报道、声像材料等其它有价值的归档材料。

（二）立卷归档标准

案件材料以案件为单位整理立卷，根据案件材料的多少，一案一卷或一案多卷，每卷页数在400页以内，不超过200张纸。

1、装订的案卷必须依次编写页号，卷内材料无论单面或双面，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角依次用铅笔或号码机编写页码，每卷都应当有独立的页码，从“1”开始编写。卷内不放隔页纸。检举信信封如无领导批示或无保存价值的无需存档。

2、对装订线外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边和托裱；对过大的纸张，要折叠；文件材料上的金属物要拆除。

3、文件材料不允许有圆珠笔、铅笔、复写字迹及热敏纸，如遇到需对其复印，应将复印件放在原件前，按顺序编写页码，并在备考表中标注××—××页系复印××—××页。

4、检查类案卷需移送审理的，由审理室审理结案后退回案件承办室，再由案件承办人整理立卷后以部门为单位移交机关档案室。

（三）案件档案分类编号

案件类档案分为检查类、审理类、信访类和案管类。案件档案代码为“案”字拼音的第一个字母“A”，按年度——保管期限，分别编归档号，保管期限永久代码为A1，长期代码为A2，短期代码为A3。各立卷部门每年度按不同保管期限分别从1开始编目录号，并填入案卷封面右下角目录号栏内。在同一保管期限内按审理、检查、信访、案管类编号排序。机关综合档案室按不同保管期限编归档大流水号。

（四）案卷封皮、卷内目录和备考表

每个案卷都应有封皮、卷内目录、卷内备考表（见《附件1：案卷封皮、卷内目录、卷内备考表样本》。

封皮（封底）用180克双胶纸统一订制。使用档案管理软件的，直接在卷内目录状态下打印。未使用档案管理软件的单位，卷内目录可暂用Excel软件制作表格。

封皮采用A4纸文字横向打印，封面上应有全宗名称、立卷部门名称、案卷标题、归档号、起止日期、保管期限、件数和总页数等。全宗名称要写全称或标准简称。案卷标题拟写必须符合内容准确、结构完整、规范简洁的要求，能够反映出主要问题。主要包括以下内容：主办单位名称；被调查人姓名、单位及职务；被调查人所犯错误性质；反映案卷类型的调查材料、信访材料、审理材料。

卷内目录包括序号、文号、责任者、题名、成文日期、页号、备注。文号的年代要用“„‟”括号。责任者是指材料制作者，即署名者、提供者；谈话笔录的责任者是被谈话人。题名应拟写清楚，并加“[ ]”号。成文日期用阿拉伯8位数书写。页号指每一份材料的起止页号。备注主要是对需说明的材料进行注释等。每卷应填写备考表放在案卷的最6后一页，内容包括卷内需要说明的情况及立卷人和检查人的姓名及立卷日期。

案卷整理结束后，卷宗较厚的应当用档案扎卷线三眼装订成册；卷宗较薄的可以用缝纫机沿左边扎线。装订应不掉页不压字。案卷应根据档号顺序，装入档案盒中保存。档案盒盒脊内容包括全宗号、题名、保管期限、年代、案卷号（归档号）、盒内卷数。

（五）案件材料的排列顺序 卷内材料原则上应按照实际办案程序依次排列，保持卷内文件联系。证据材料可按材料所反映的问题或材料的名称等特征分类，每一类再按时间顺序排列，并按照证据材料的重要程度，将主要证据材料排列在前，旁证材料排列在后。卷内排列顺序如下：

1、检查（调查）案件档案的卷内排列顺序。（1）办案依据。包括上级的批件；信访简报；检举、揭发、申诉材料及有关领导的批示、会议决定。

（2）初步核实报告。（3）立案报告。

（4）调查方案或办案计划。（5）证据材料。（6）本人检查。

（7）错误事实见面材料。（8）调查报告。

（9）案件进展情况报告及简报。（10）调查过程中的往来文书材料。

（11）本级研究有关案件处理的材料、会议记录、会议纪要、决定事项通知等。

（12）上级下达的批复、批复通知、监察决定、监察建议等。

（13）本级对上级批复的执行情况的报告。（14）承办部门的结案意见。

（15）对案件的通报、报道、反映等材料。

2、审理案件档案的卷内排列顺序。（1）移送审理登记表。

（2）下级党组织或行政部门对案件的审查意见及请示。

（3）调查报告。

（4）本人所在党组织或行政部门的处理意见。（5）本人检查、错误事实见面材料。（6）有关补证材料。（7）审理谈话笔录。

（8）受处分人对处分决定的意见及基层组织对本人意见的说明。

（9）征求有关部门意见的材料。（10）审理报告。

（11）本级有关案件处理的决定，会议记录、会议纪要、决定事项通知等。

（12）本级报上级审批的请示。（13）上级的批复。

（14）本级下达的批复：批复通知，监察决定，监察建议，复核决定等。

（15）下级执行批复情况的报告，包括处分决定执行情况等。

（16）对案件的通报、报道、反映等材料。

3、信访案件档案的卷内排列顺序。

自办信访案件。卷内排列顺序可参照“检查（调查）类案件档案的卷内排列顺序”和“审理类案件档案的卷内排列顺序”进行排列。

交办信访案件。办案依据（检举、揭发、控告、申诉材料及有关领导批示）；将举报材料批转下级纪委或有关单位办理的函及底稿；下级或有关单位上报的案件查处结果情况报告（主件及附件）；查办信访案件、信访监督案件的相关证据材料；承办部门的结案报告或审理意见及领导的批示；其他相关材料。

信访监督案件：检举、揭发、控告材料及有关领导批示；信访通知书、（函问）及底稿、本人对信访监督涉及问题的说明、信访谈话记录等证据材料、本人检查等整改落实材料、承办部门了结报告或审理了结呈报表及领导批示。

三、案件档案保管期限划分

案件档案的保管期限，应根据案件的办理方式、干部管理权限、案件的查办结果以及社会、党内外影响等因素综合考虑。案件档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，其中长期保管期限为六十年，短期保管期限为十五年。为了维护案件档案的完整性和关联性，纪检监察机关案件档案保管期限的确定，原则上以案件为单位进行。

1、凡属在本机关权限内直接查处的大案要案及有重要影响的典型案件中形成的，有长远利用价值的案件档案，应划为永久保管。

（1）在本级机关管辖区域内有一定影响或发有通报的典型案件。

（2）在审批权限内，经审理给予正式处理的审理类案件。

（3）本级机关正式立案调查后，按审批权限需要作出正式处理的检查（调查）类案件。

2、凡属在相当长的时期内有利用价值的案件档案，应划为长期保管。

（1）本级机关正式立案调查后，不需要作出正式处理的检查（调查）类案件。

（2）本级机关过问、督办或转办，经下级机关正式立案调查并作出正式处理的检查（调查）类案件。

（3）按审批权限，作为备案审理的审理类案件。（4）本级机关转办，经下级机关正式立案调查并作出正式处理的信访类案件。

3、凡属利用时效较短的案件档案，划为短期保管。（1）本级机关过问、督办或转办，经下级机关调查不需要作出正式处理的检查（调查）类案件。

（2）本级机关转办，经下级机关调查不需要作出正式处理的信访类案件。

4、复查、复议的申诉案件，比照确定。

保管期限具体划分方法见《附件2：案件档案保管期限对照表》。

四、案件档案的移交

案件承办部门应将当年结案后整理完毕的案卷，在次年第二季度前移交机关档案室。移交时要填写案卷移交目录一式两份，立卷部门和档案室各留一份，移交人、接收人要履行有关交接手续。档案室应将案件档案作为全宗档案的一类进行排列和整理。案件档案可根据每个单位的档案分类按年度—机构—保管期限或年度—问题—保管期限的方法进行分类排列。排列方法应保持一致性，不可随意改动。在分类、排列的基础上编制案卷目录等检索工具，为档案的利用创造必要的条件。

附件2：

案件档案保管期限对照表

案件检查（调查）类：

1、纪检监察机关直接检查或复查的案件，需履行审批手续，作出处理的案件为永久；决定撤销立案的案件为长期。

2、纪检监察机关会同有关单位检查或复查的案件，需履行审批手续，作出处理的案件为永久；决定撤销立案的案件为长期。

3、纪检监察机关协同有关单位检查或复查的案件，需履行审批手续，作出处理的案件为永久；决定撤销立案的案件为长期。

4、纪检监察机关未立案，对某一问题进行一般了解或核查，管理权限以内干部的案件为长期，非管理权限干部的案件为短期。

5、纪检监察机关通过批转等手段检查或复查某一问题并报来结果的案件，重要或典型的案件（包括报来的处理结果需要审理批复或向党内通报的案件）为永久；属本级管理权限以内的干部、报来的调查结果不需要作出审理批复的案件为长期；属非本级管理权限干部、报来的调查结果对案件当事人作出正式审批处理的案件为长期；下级报来属非本级管理权限干部、对案件当事人未作出正式审批处理的案件为短期。

案件审理类：

1、纪检监察机关审理批复本机关查处的案件为永久。

2、下级纪检监察机关报送的审理批复案件为永久。

3、下级纪检监察机关报送审理的备案案件为长期。信访类：

1、纪检机关直接查办的案件，经信访部门核查后，领导批示作信访了结的案件为长期。

2、纪检监察机关对群众来信来访来电、网络举报所反映的问题批转有关单位进行调查或了解并要求回报结果的案件，报来的属管理权限干部、对案件当事人作出正式审批处理的案件为长期，属非管理权限干部、对案件当事人未作出正式审批处理的案件为短期。

3、纪检机关实施信访监督、管理权限以内干部的信访监督件为长期，非管理权限干部的信访监督件为短期。

案件监督管理类：

1、案件查处情况登记表为永久。

2、案件监督管理过程中形成的其它档案，根据重要程度划分为永久、长期或短期。

第二篇：安徽省法律援助业务档案立卷归档办法

安徽省法律援助业务档案立卷归档办法

2008-1-28

第一条 为规范法律援助业务立卷存档工作，提高法律 援助办案质量，根据《安徽省法律援助办法（试行）》，结 合法律援助业务特点，制定本规定。

第二条 法律援助人员承办法律援助业务形成的文件材料，应按照本规定由承办人立卷归档。

本规定所称法律援助人员，是指接受法律援助中心指派，承办法律援助业务的律师、公证员、基层法律工作者以及法律援助中心在编工作人员、社会法律援助志愿者。

第三条 法津援助业务立卷分诉讼、非诉讼和公证事务 三类，诉讼类包括刑事辩护（含刑事代理）、民事代理、行 政代理；非诉讼类包括仲裁代理、咨询代书等。

第四条 法律援助业务立卷归档，按和一案一卷、一卷一号原则进行。跨业务，应在办结年立卷归档。

第五条 法律援助人员接受指派并开始承办法律援助业务时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作；业务办理完毕后，及时填写法律援助结案表，连同本规定所列的其他有关卷宗材料立卷。

第六条 法律援助中心在编人员的法律援助案件卷宗存档于所在的法津援助中心；律师、基层法律服务工作者的法律援助案件卷宗存档于所在的法律服务机构；公证卷宗由公证处按有关规定立卷存档于公证处。

第七条 法律援助业务立卷应按照案卷封面，卷内目录、案卷材料、法律援助结案表、巷底的顺序排列。案卷内材料应按照法律援助诉讼程序进程或时间顺序排列；

（一）刑事辩护卷

1、人民法院指定辩护人通知书或公民申请法律援助 文件；

2、申请人经济状况证明材料；

3、询问申请人笔录；

4、法律援助申请受理呈批表；

5、法律援助中心指派函；

6、法律援助合同；

7、委托书；

8、起诉书、上诉书、一审判决书；

9、阅卷笔录；

10、会见被告人笔录；

11、调查材料；

12、出庭通知书；

13、辩护词或代理词；

14、裁定书、判决书；

15、法律援助结案表；

（二）民事代理卷

1、公民申请法律援助文件；

2、申请人经济状况证明材料；

3、询问申请人笔录；

4，法律援助申请受理呈批表；

5、法律援助中心指派函；

6、法律援助合同；

7、委托书；

8、起诉书、答辩状或上诉书，被上诉人答辩状；

9、调查材料；

10、出庭通知书；

11、代理词；

12、判决书、裁定书、调解书；

13、法律援助结案表；

（三）非诉讼法律事务卷

1、公民申请法律援助文件；

2、申请人经济状况证明材料；

3、询问申请人笔录；

4，法律援助申请受理呈批表；

5、委托人提供的证据材料；

6、法律援助合同；

7、委托书；

8、律师调查材料；

9、处理具体法律事务形成的法律文书；

10、法律援助结案表．

第八条 行政诉讼代理、仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。咨询代书卷分别按及时间顺序排列。公证业务卷依有关公证立卷的规定排列。

第九条 法律援助中心终止委托的法律援助业务，仍应按上述各类卷宗排列顺序立卷。委托人要求终止委托的书面文字材料或法律援助人员对终止委托所作的说明，排在全部文书材料之后。

第十条 法律援助业务立卷卷宗一律使用阿拉伯数字逐页编号。两面有字的须两面编号，页号位置正面在右上角，背面在左上角，无字页不编号。

第十一条 立卷人用碳素或篮黑墨水钢笔(签字笔)填写案卷封面、卷内目录及法律援助结案表。要求字迹工整、内容具体、详尽。

第十二条 入卷材料应如实反映办案的全貌，对不规范和不符合存档要求的材料进行加工处理：

1、传真件不得直接入卷，须对其复印后，将复印件入卷；

2、对破损材料须复制修补，修补后的复印件排在原件之后；

3、对字迹难以辨认的材料须附上清晰抄件，主要外文材料须翻译成中文后附后;

4、对不足16开的纸张须用16开纸张粘贴衬底，反之折叠取齐。

第十三条 承办案件日期以法律援助合同签定日期或人民法院指定辩护日期为准；结案日期以收到判决书或裁定书、调解书之日为准；非诉讼法律事务、公证事务以委托事项办结之日为准。

第十四条 案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处须贴上法律援助中心封签。并在骑缝线上加盖立卷人姓名章。

每个案卷厚度以不超过二百页为宜。若过厚可分开装订 成二册等。

第十五条 涉及国家机密或个人隐私的法律援助业务卷宗，均应由法律援助中心列为密卷，在卷宗封面右上角加盖密卷章。

第十六条 法律援助业务所形成的文书材料应在结案或业务办结后2个月内整理立卷装订成册，并及时移交档案管理人员存档。

随卷存档的录音带，录相带等声像资料、应在每盘磁带上注明当事人姓名、内容、编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册一并移交档案管理人员存档。

第十七条 本规定由安徽省法律援助中心负责解释。

第十八条 本规定自发布之日起执行。

第三篇：1档案立卷归档制度

国土资源专业档案立卷归档制度

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。

文书档案归档文件整理制度

为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、、室编件号、问题、保管期限。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

会计档案立卷归档制度

会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

6、会计档案的排列，要在内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。

8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

第四篇：02档案立卷归档制度

档案立卷归档制度

根据国家档案局《机关档案工作业务建设、范围》制定本制度。

一、严格归档范围，对反映机关工作活动，具有查考利用价值的文件应归档。

二、对归档范围内的文件材料要以文书、科技、会计、声像、人事、实物档案的不同类别分类归档。

三、建立健全卷宗，以积累储存本机关、案卷的立卷说明、分类方案、鉴定机关、销毁清册、检查记录、卷宗介绍材料。

四、文书档案在次年二季度前将归档材料接受完毕。税务征管档案由各所负责整理、立卷、编出案卷目录，于次年三月底前移交档案室归档；科技档案由档案员对工程及设备资料进行收集、整理、归档；声像档案由摄影者负责收集、整理装册，次年二月交档案室归档；荣誉档案由各部门在获市以上表彰时，将所获奖品摄影后，放荣誉室陈列。

五、归档的文件材料必须内容真实、资料齐全、字迹工整、用碳素墨水书写或打印，装订美观符合标准。

六、各类档案归档时，由归档部门编制移交目录，与档案部门共同清点、签字、办理移交手续。

七、对本机关工作活动中，直接形成的各种门类和载体的档案，按《机关材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。

八、遵循文件材料的形成规定和特点，保持文件材料之间有机联系，区别不同价值，进行科学管理，充分利用。

第五篇：文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。