档案查、借阅管理规范

第一篇：档案查、借阅管理规范

档案查、借阅管理规范

1.总则

1.1为了认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案管理规定，有效地保护和利用档案资料，更好地开发档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，促进档案信息向现实生产力转化，特制定本规范。

1.2本规范适用于各类档案资料的查、借阅工作。公司所属各资料室可参照执行。2.管理要求

2.1档案管理人员要熟悉所管档案及相关业务内容，并按照利用者需要做到调卷迅速、准确、服务态度好。

2.2档案人员要积极编制各种档案目录等检索工具，及时了解公司各项工作和利用者需求，编撰实用性强、利用价值高的档案信息材料，主动、集中地提供档案信息，为公司各项工作服务。

2.3凡本公司在岗工作人员，只能借阅与本人工作有关的档案资料。确因工作需要借阅本人工作以外的档案资料时，须经本单位领导同意，档案部门负责人批准，方可借阅，凡首次借阅档案者，单位必须开具证明，并注明其从事的工作。凡本公司离岗人员一律不允许借阅档案资料。

2.4非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信，经本公司主管领导批准后，方能在阅览室阅览。如要借阅有一定价值的档案时，按档案资料索取的有关规定，到财务部办理交款手续后，才能借阅。

2.5凡利用档案者，应在档案部门指定的阅览室阅览，若因工作需要借出时，必须经档案部门负责人批准后，方能借阅。

2.6凡利用本公司党委或行政会议记录，必须经公司党委书记或总经理批准，并且只能由两办主任查阅。2.7根据财会字（1998）32号文，财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知要求，归档保存的会计档案只能查阅不得借阅或复制，在特殊需要复制时，必须经公司主管领导批准后，可由会计档案管理人员进行复制并登记建帐。查阅会计档案应由主管某专业的会计人员开具证明，经单位领导同意，档案部门负责人批准后方可查阅。

2.8查、借阅档案资料者，要遵守保密、借阅规定，严禁在档案资料上涂画、涂改、折叠、拆卷、裁剪和抽换、损坏等行为。如发现一次罚款10-50元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2.9档案底图、底片、胶卷、光盘除提供复制外，一律不予借阅。

2.10借阅档案者必须如实说明借阅档案的用途，并在利用后，及时反馈利用经济效益。

2.11档案资料一律不准带出公司，确因工作需要将档案带出公司的必须经主管领导批准，且只带复制件，不借原件。3.附加说明：

本规范由档案馆提出并起草。

编制：

审查： 审定：

批准：

第二篇：档案查借阅制度

干部档案查借阅制度

1.查借阅档案，应填写《查借阅干部档案审批表》，按规定办理审批手续，不得凭借调查证明材料、介绍信查阅。

2.档案管理部门要按照规定确定是否提供（编写史志、亲属入党、升学、参军等一般不予查阅）和提供什么材料。

3.查阅单位应派2名以上中共党员并且是本单位正式干部到干部档案管理部门查阅。

4.档案一般不外借，特殊情况经部领导批准借出的，须在半月内返还，并不得擅自转借他人。

5.任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案。

6.查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者，视情节轻重，严肃处理。

7.查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容，确因工作需要从档案中取证的，须经允许后才能拍摄复制。

8.查阅档案时，禁止吸烟、喝水、以免污损档案。

9.检查阅过的干部档案，看是否有涂改、抽取、调换或擅自塞加档案材料的现象，如发现问题，要及时处理。

干部档案转递制度

1.转递干部档案和档案材料，必须做到：及时、完整、准确、安全、保密。

2.干部档案应通过机要交通转递或派专人（两人以上）专车送取，不得乘坐公共交通工具，不准邮寄或交干部本人自带。

3.县及相当于县以上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

4.转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

5.转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，并随档案一并严密包封。

6.收到的档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时退回原单位；转出的档案，逾期15天未退回执的，转出单位应及时催退回执，以防丢失。

7.在干部调配中，任免部门应将干部调入单位和任免通知及时告知干部档案管理部门。

8.严格执行转递制度，避免产生 “无头档案”。对已出现的“无头档案”,应认真查转,对确属查不到下落的，可移交干部原籍档案馆保存。

干部档案的保管保密制度

1．根据安全保密、便于查找的原则，对干部档案实行严密、科学的保管。

2．非管理及无关人员一律不得进入档案库房，库房内不得存放非档案物品，并做到人走灯灭，锁好门窗。

3．严禁电话索取或提供干部档案内容。干部档案工作人员严禁携带档案材料进入公共场所，不准向无关人员谈论有关干部档案的内容。

4．每半年全面检查核对一次档案，按干部名册进行逐人核对，看册档是否相符，发现问题及时解决。

5．任何个人不得保管本人和直系亲属的档案，严禁任何个人私自保存他人档案。

6．要做好干部档案接收登记簿、转出登记簿、查阅档案登记簿的记录和保管工作。

7．要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化和现代化。

第三篇：查借阅档案介绍信（汇总11篇）

篇1：查借阅档案介绍信

xx管理室：

因 工作需要，现委托我单位  职务 ，职务 等  名人事管理人员前往贵处查阅等 名人事档案，（是、否）出具证明材料。

当否，请接洽。

单位领导签字：

单位公章：

档案室负责人意见：

年月 日

所查档案明细附后

篇2：查借阅档案介绍信

学生处:

经我院党总支授权，兹有 电子科学学生第一 党支部书记陈学岗 同志因 组织发展前政审 须查阅以下 9 位同学档案(政审名单附后),请予以支持!

附:20xx级 xx 电子科学与技术 xxx20xx级 xx 电子科学与技术 xxx20xx级 xx 电子科学与技术 xx20xx级 xx 电子科学与技术 xxx 20xx级 xx 电子科学与技术 xxx20xx级 xx 电子科学与技术 xx20xx级 xx 集成电路设计 xxx20xx级 xx 集成电路设计xxx 20xx级 xx 集成电路设计 xx

xx党总支

二〇xx年十一月十五日

篇3：查借阅档案介绍信

校学生处档案室:

经我院党总支授权，兹有  党支部书记  同志因 须查询以下  位同学档案(政审名单附后),请予与支持!

附:  200×级 学院  专业同学

××学院党总支

二〇〇×年×月×日

备注：此表须打印，不得手工填写和修改。

篇4：借阅档案介绍信

______部人事司:

_______同志的档案于我处暂时保管，现在因工作要求需要查阅档案，网给予批准。

此致

敬礼

______区就业促进中心/人才交流中心

年 月 日 (盖章，档案科)

篇5：借阅档案介绍信

南宁市工商行政管理局：

兹委托韦力(身份证号：XXXX)前往贵局办理本企业档案查询事宜，望接洽!

公司签章：广西帆创商贸有限公司

年 月 日

篇6：借阅干部档案介绍信

xx市人才交流中心：

我公司正式在编教师张运红同志因办理高校教师资格证需借出档案中的学籍表，同意借出。

x公司公章：

20xx年x月x日

篇7：借阅干部档案介绍信

市人才中心：

兹有我公司_____同志前往贵处办理档案借阅事宜，请贵处予以办理！

借阅名单如下：xxx、xxx、xxx

公司名称：

年  月  日

[借阅干部档案介绍信]

篇8：借阅档案的介绍信

查阅土地档案介绍信

平谷区档案馆，今有 （村、居委会） 需查阅其（祖父、父）

房基地证明。请予接洽。

特此证明

（公章）

年 月 日

查阅独生子女证号介绍信

今有我单位（村、居委会） （男女方）与 （男女方）于 年 月 日结婚，婚后于 年 月 日生有一子（女），姓名 。领取独生子女证，后不慎丢失，经查现确实为独生子女。

特此证明

（盖章） 年 月 日

查阅单位档案介绍信

平谷区档案馆，今有我单位 同志，因 需查阅 档案。请予接洽。

（利用者必须带本人身份证，身份证上的姓名与介绍信上的姓名一致） （盖章） 年 月 日

篇9：复印借阅档案介绍信

浦东新区档案馆： 兹有我单位××同志，现因工作需要，前来贵单位查阅复印图纸等档案资料

望予接洽为荷。

单位明细

工程名称：金桥出口加工区××商业楼项目 建设单位：上海××有限公司

建设地点：浦东新区××路××号

办事人身份证号：××

姓名：××

单位公章：

2015年5月6日

篇10：复印借阅档案介绍信

职务 等 名人事管理人员前往贵处查阅 等

档案馆：

因____________ 工作依据，现委托我单位 ____________，职务____________ 等 名办公室管理人员前往贵处查阅档案。

当否，请接洽。

单位领导签字：

单位公章

年 月 日

篇11：复印借阅档案介绍信

人事档案管理室：

因 工作需要，现委托我单位 职务 ，

名人事档案，(是、否)出具证明材料。

当否，请接洽。

单位领导签字：

单位公章：

档案室负责人意见：

年 月 日

第四篇：档案借阅管理规定

佳爵物业管理有限公司

档 案 借（查）阅 管 理 规 定

为进一步加强档案的规范化管理，充分发挥档案价值，特制定本规定。

一、公司员工因工作需要，可借（查）阅与工作有关的一般档案材料。借（查）阅人需详细填写档案借阅单。

二、查阅档案需经部门经理，副总经理签字同意，且必须在档案室进行，如需摘录、复印必须经档案管理人员同意并登记在案。查阅人不得私自将档案材料带离档案室。

三、借阅档案需经部门经理、副总经理及常务副总经理签字同意，档案借出、归还都应严格履行签字手续。用毕后应及时归还档案室，由档案工作人员核对检查完整无误后注销。档案借阅一般期限为3天，超过期限续用的须履行续借手续，但最长期限不得超过10天。

四、档案一经借出，档案使用者必须对档案的保密、安全和完整性负责，应妥善保管、爱护档案，不得转借、涂改、圈划、增删、勾画、抽页、剪裁、拆散等，更不允许丢失。

五、公司的机密档案，一般不提供原件和复印件。如有特殊需要，必须使用原件或复印件，须经常务副总经理批准同意、履行相关手续后方可使用。

七、档案使用者离职或长时间因公外出，应在离开前或外出前将借阅的档案、资料归还档案室办理注销手续后方可离开。

八、档案室的档案、资料，主要供本单位利用。外单位或个人来档案室借（查）阅档案者，须持有单位介绍信，经常务副总经理批准同意、履行相关手续后方可借（查）阅。

第五篇：工程公司档案管理办法档案查借阅管理制度2

工程部档案借阅管理制度

为加强工程部档案文件的规范管理，特制订档案文件管理、借阅制度：

一、工程档案分为三类：

1、公司内部文件：上级往来文件、企业资质、公司红头文件、内部通启、通知、文件流转单、工程会议纪要、工程合同类；

2、工程图集、手册、光盘等

3、工程类文件：工作联系单、工程通知单、罚款单、停/开工通知单、材料进场确认单、检验报告、设计变更、工程洽商、工程签证、工程结算、图纸绘审等；

二、档案保密制度

1.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。2.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经部门领导批准。

3.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅登记手续，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

三、档案工作人员岗位职责

1.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，主动学习、提高档案专业知识。

2.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

3.定期向部门领导汇报档案工作情况，档案存在疑问时及时向部门领导请示。4.办理领导交办的其他档案业务工作。

四、档案借阅管理制度

1.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准并与资料员联系后方可查阅；

2.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

3.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。

4、查阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅，查阅人员必须爱护档案，要保护档案的安全性、完整性，不得擅自对档案进行涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏，否则，将追究当事人的责任；

5、档案管理人员必须及时跟进所查、借阅文件，避免遗忘造成丢失；文件交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告工程部长；

6、档案文件一般不外借，如必须借阅，借阅时间不超过1天，不得转借他人。密级档案必须得到部门领导同意。

工程文件分为：A级——机密，B级——公开 A级：工程合同、工程协议等文件。

B级：工程一般类文件（设计变更、工程洽商、工作联系单、处罚单、工程图纸等）

7、查阅、复印工程合同必须经过工程部长同意，并在档案查阅登记本上登记；

8、借用的档案，当事人必须在规定时间归还资料员；如确需延期，当事人必须提前告知资料管理人员，并确认归还日期，由资料员做好相关登记、记录；

9、借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经部门领导同意、批准。并由资料管理人员负责打印、复印，并做好登记。

五、档案安全制度

1.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

2.每次长假前应对档案进行全面检查，并移交同部门同事，并做好交代工作。保持手机畅通，以便查阅文件时方便联系。