大连市职工档案管理办法[五篇范例]

第一篇：大连市职工档案管理办法

大连市职工档案管理办法

大档发〔2005〕13号

第一章 总 则

第一条 为加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在维护职工合法权利中的作用，完善职工流动社会化服务体系，促进人才合理交流，根据《中华人民共和国档案法》和原劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》，结合大连市实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于大连市行政区域内的各类企业、个体经济组织(以下统称用人单位)和市及各区、市、县劳动和社会保障行政管理部门直属的劳动代理机构(以下简称劳动代理机构)及街道和社区的企业退休人员档案管理机构。

上述单位保管职工档案的部门，统称职工档案管理机构。

第三条 职工档案是由职工管理部门和用人单位劳动、组织、人事部门在职工学习、招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地记录和考察职工的依据。职工档案是国家档案的组成部分。

本办法所称职工档案的范围包括：

(一)与用人单位签订劳动合同、建立劳动关系的人员档案；(二)自谋职业职工的档案；(三)自费出国职工的档案；

(四)各类技工学校、职业学校已毕业尚未就业人员的档案；(五)失踪、逃亡或出国不归职工及死亡职工档案；(六)辞职或被辞退的企业单位职工档案；

(七)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的职工档案；(八)实行养老社会化管理的退(离)休职工档案；(九)其他职工档案。

第四条 大连市的职工档案工作，由市档案行政管理部门宏观管理、组织协调，由市劳动和社会保障行政管理部门管理与指导，实行分级管理，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第五条 大连市行政区域内的各用人单位和劳动代理机构及街道和社区的企业退休人员档案管理机构保管职工档案，应依据本办法第十四条、十六条，规范职工档案管理工作,以确保职工档案的安全和提供利用。

第二章 职工档案归属和流向

第六条 职工档案由职工所在的用人单位保管或由劳动代理机构保管；具备保管条件的街道和社区的退休人员档案管理机构,亦可管理本辖区内属地管理的退(离)休人员档案。其他任何单位不得擅自管理职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。

第七条 自谋职业人员、自费出国人员和个体工商户的雇员的档案，由劳动代理机构进行管理。职工合理流动其档案可委托劳动代理机构进行管理。

第八条 职工失业后，其档案的接收、保管、查询、转递由失业保险经办机构负责。

第九条 实行养老社会化管理的退(离)休人员档案的接收、保管、查询、转递，由退(离)休人员管理服务部门负责。

第十条 职工失踪或出国不归者，其档案由用人单位在办理有关手续后，可移交劳动代理机构保管。第十一条 职工死亡，其档案由原档案管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和用人单位有特殊贡献的获市级以上英雄、模范人物称号的职工，死亡以后其档案由用人单位或劳动代理服务机构按管理权限向所在地综合档案馆移交。

第十二条 跨地区流动的职工档案，可由其现用人单位所在地的劳动代理机构管理，也可由其户籍所在地的劳动代理机构管理。第三章 职工档案管理机构的职责

第十三条 用人单位职工档案由用人单位的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的用人单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

第十四条 职工档案管理机构保管职工档案应履行以下职责：

(一)用人单位应建立健全与本企业签定劳动合同职工(包括非城镇户口及外省市农民工)的档案。职工所在用人单位的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集、整理归档，保持档案的连续、完整。

各级劳动代理机构要加强与所保管职工档案的用人单位联系，做好职工档案的收集、归档工作，特别应加强对职工工资、劳动合同、聘用、保险福利待遇、退休、退职等档案的收集。

(二)收集、归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实，文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

(三)认真做好职工档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，坚决杜绝擅自涂改、抽取、销毁或伪造职工档案材料的行为发生。

(四)职工档案按规定需要销毁的材料，必须经用人单位主管档案工作的领导同意报劳动和社会保障行政管理部门审批。

(五)负责职工档案的查阅、借阅和转递工作。

(六)认真做好与职工档案有关的职工身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作；经授权做好相关的职称资格考评、合同签证、社会保险等社会化服务工作。(七)为有关部门提供职工情况。(八)办理其它有关事项。第四章 职工档案的内容

第十五条 职工档案的内容和分类：(一)履历材料；(二)自传材料；(三)鉴定、考核、考察材料；

(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；

(五)政审材料；

(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；(七)奖励材料；(八)处分材料；

(九)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；(十)其他可供组织参考的材料。第五章 保管职工档案的必备条件

第十六条 为确保职工档案的安全和利用，职工档案管理机构保管职工档案，必须具备以下条件：(一)用人单位必须是依法自主经营、自负盈亏、独立核算的生产和经营单位，取得独立法人资格。(二)职工档案管理机构，要有明确的领导分工负责，设有专(兼)职档案管理人员。建立领导、专(兼)职档案人员责任制。档案人员应参加市档案行政管理部门组织的岗位培训并具备档案专业知识。建立、健全职工档案的归档、管理、利用、转递、保密等有关管理制度并在实际工作中贯彻落实。(三)要有符合条件的档案库房和装具：

库房要具备防火、防尘、防日光及紫外线照射、防盗、防虫、防霉、防潮、防水等条件，温度控制在14℃～24℃，相对湿度控制在45%～60%。库房要和阅览、办公两室分开。必须用铁柜存放职工档案，以确保职工档案的安全。

(四)卷内材料要作到齐全完整、分类科学、排列有序、整理规范，达到标准化、规范化。(五)利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、统计、开发、利用。

(六)使用符合标准的职工档案卷皮(盒、袋)、类目表、密封条、转递单等用具(品)。档案材料统一使用16开规格办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色和纯兰色墨水及复写纸书写。第六章 职工档案规范管理的监督和指导

第十七条 职工档案规范管理监督和指导工作程序：

(一)职工档案管理机构应依据本办法第十四条、十六条提出的业务标准，进行自查，写出自查报告，报档案行政管理部门备案，并领取、填写《职工档案规范管理登记表》(附表1)、《档案人员基本情况登记表》（附表2)。

(二)档案行政管理部门在接到自查报告后，开展对职工档案管理机构的业务指导工作。

(三)劳动和社会保障行政管理部门及档案行政管理部门对递交报告的职工档案管理机构进行检查。根据检查情况做出结论。达到职工档案规范管理业务标准的用人单位，持相关材料，可到各级劳动代理机构办理本企业职工档案的调转手续，自行保管本企业职工档案；达不到档案规范管理业务标准的单位，由相关行政管理部门提出整改要求，限期改正，或将职工档案交劳动代理机构保管。

第十八条 市各级劳动和社会保障行政管理部门和档案行政管理部门，每年将对全市各级劳动代理机构及街道和社区的企业在职、退休人员档案管理机构的职工档案管理工作进行一次复查，每三年对已经达到职工档案规范管理业务标准的用人单位进行一次复查。复查的权限和范围，参照本办法第二十条。对复查达不到业务标准的单位，督促整改，或将职工档案交劳动代理机构保管。第十九条 监督和指导的权限和范围：

市劳动和社会保障局、市档案局负责监督和指导全市各级劳动代理机构、市及街道和社区的企业在职、退休人员档案管理机构及市属以上各用人单位。

区、市、县劳动和社会保障局、档案局，先导区劳动人事部门、档案处(室)负责监督和指导本辖区内所属的各用人单位。

各区、市、县档案局、先导区档案处(室)每年12月末向市档案局、劳动和社会保障局分别上报一次本年度《职工档案规范管理情况报表》(附表3)。

第二十条 《职工档案规范管理登记表》和《档案人员基本情况登记表》一式两份，职工档案规范管理单位和负责职工档案规范管理的监督和指导部门各存一套，以备查考。

第二十一条 经过资产重组，撤销、兼并、破产的用人单位，要严格按有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门报告职工档案的归属与流向，劳动和社会保障行政管理部门、档案行政管理部门将及时撤销其职工档案规范管理相关备案材料。第七章 职工档案的查、借阅制度

第二十二条 职工档案管理机构应建立健全职工档案的查阅、借阅工作制度：

(一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。查阅单位应申明查阅理由，档案保管部门根据规定和需要确定应提供的档案材料。

(二)查阅、使用职工档案的单位，应派劳动、组织、人事管理人员到保管单位查阅职工档案。(三)职工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经职工档案保管单位主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。

(五)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

(六)因工作需要从档案中取证的，须请示职工档案保管单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。第八章 职工档案的转递

第二十三条 职工档案转递的接收方，应达到职工档案管理工作业务标准。职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动代理机构。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。职工被劳教、劳改，其档案由原所在单位保管或交劳动代理机构。

第二十四条 档案委托各级劳动代理机构管理的，劳动代理机构应与委托单位或个人签订档案管理协议书，必须明确双方的权利、义务及违约责任等内容，并向委托管理者的原档案所在单位开具调档函，转移档案；劳动代理机构接到档案后要进行清查登记，鉴别无误并经双方签字盖章后方可存档。如发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，退回原单位补齐或查清。第二十五条 转递档案必须遵守下列规定：

(一)对转出的档案，必须按市档案行政管理部门统一印制的《职工档案转递通知单》的项目登记，并密封包装。

(二)通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。(三)对转出的档案材料，不得扣留或分批转出。(四)接收单位或劳动代理机构收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。转出单位逾期15日(跨地区调动逾期一个月)未收到回执的，应及时追查，以防丢失。《职工档案转递通知单》由原部门保存15年以上。

第二十六条 劳动代理机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。各用人单位凭职工档案规范管理相关备案材料及本单位调转手续，即可办理职工档案的转入、转出。第九章 依法监督

第二十七条 违反《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规有下列行为之一的，由市劳动和社会保障行政管理部门及市档案行政管理部门，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：(一)损毁、丢失职工档案的；

(二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；(三)擅自向外公布、泄露档案内容的；

(四)在职工档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中，出现违法行为，造成严重后果的。第十章 附 则

第二十八条 职工档案涉及组织、人事部门管理的部分，按照组织、人事部门有关文件执行。第二十九条 本规定由市劳动和社会保障局和市档案局负责解释。

第三十条 本规定自颁布之日起施行。1999年颁布的大劳管就字〔1999〕143号《大连市企业职工档案管理暂行规定》，2001年颁布的大档发〔2001〕29号《大连市企业职工档案管理资格认定办法》同时废止。

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第二篇：职工安全档案管理办法[小编推荐]

赤峪煤矿职工安全档案管理办法

为了更准备、详细的撑握职工的信息、安全状况，更好的排查出安全管理重点的人员，特在全矿对职工建立安全档案，并进行集中管理，具体如下：

一、制定出职工安全档案的详细表格，内容包括职工的姓名、年龄、性别、民族、身份证号、家庭住址、照片以及职工的简历、职工的职务、本人违章情况（本班人员违章情况）、工伤情况等。

二、由矿安全科组织发动，由各矿科室、施工单位自主填写各自单位所有职工的信息情况。

三、当职工发生一般（严重）“三违”、班长发生“三违”或班内发生的“三违”、工伤的都要在相应的人员后面填写清楚，记录在案。

四、根据有关管理规定当职工本人“三违”累计到一定次数的要给予开除的处分，如本班内累计出现“三违”到达一定次数的，本班长或本班组不得参与任何评比。

五、当职工出现工伤或职业病时要及时记录，准确撑握其工伤或染病时间。

六、职工辞退时要进行消除档案。

七、安全科将不定期的与各单位职工安全档案进行对账，查看记录是否准确。

八、各单位负责档案的人员要认真、准确考核，不得徇私舞弊，否则发现一次罚30元。

第三篇：档案管理办法

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东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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第四篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条 归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条 档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条 档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条 档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条 档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章 档案信息系统的维护与管理

第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条 集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条 所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章 审批过程中文件的管理

第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条 管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条 档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条 归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、工作总结、财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条 归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章 附则

第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。

第五篇：档案管理办法

档 案 管 理 办 法 目 的

为了规范国网*******公司负责管理建设的电力基建工程的档案管理，本着有利于工程建设、明确职责、规范工作程序、明确服务范围的原则特制定本办法，从而保证建设工程项目档案管理的产品满足质量、环境和职业健康安全的要求。2 适用范围

本程序规定了工程建设档案管理的整个流程,适用于******工程建设有限公司各部门及工程建设部。编制依据

3.1《 中华人民共和国档案法》 3.2《 中华人民共和国档案法实施办法》

3.3 DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 3.4 GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3.5国家档案局2001年颁发《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》 3.6能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则》 职

责

4.1主管档案工作的副总经理领导档案工作的整个流程； 4.2公司档案室的职责包括：

a)贯彻执行《档案法》及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关标准；

b)负责组织、协调和指导设计单位、施工单位、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件；

c)及时了解工程建设计划与进度，做到工程档案归档与工程建设同步；

d)建设项目立项后，按公司下达的工程名称和项目代号，负责组织各部门完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作；

e)负责建设项目前期文件、招投评标文件、试运行文件及竣工验收文件的收集、整理、归档工作。对建设公司各管理职能处室档案资料的形成、积累进行指导、监督、检查；

f)参加公司主持的工程竣工预验收工作，对工程竣工预验收文件和竣工图是否符合归档要求进行检查验收，并布置竣工资料和竣工图的编制工作；

g)参加国家电网公司建设运行部主持的工程竣工验收工作；

h)对工程建设部实施业务指导，负责工程档案管理业务的培训。负责指导工程建设部档案室建立工程档案全引目录，并对工程建设全过程的档案资料实行统一管理；

i)负责工程档案管理的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。4.3计划与物资部、换流站管理部、线路管理部各部门在拟定施工合同时，应明确归档内容、归档要求、归档时间、归档数量并实行归档保证金制度；负责做好各自职责范围内，按《档案实施细则》和合同规定本部门负责管理的工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、物资供应及竣工验收全过程中形成的应该归档保存的技术文件预立卷工作，并填写单项工程归档清单，按规定时间向档案室移交，按工程建设阶段分期分批向档案室办理移交手续；合同结算前审核工程档案是否验收合格；

4.4工程建设部负责工程档案资料的技术审查，确保归档文件的齐全、完整、准确、系统。组织、协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件；参加工程初验和竣工预验收工作；负责保管和提供利用工程施工记录和竣工图；对各参建单位工程档案目录进行合并整理，并移交公司档案室。5 内容与要求

5.1各个工作阶段应该存档的文件如下： 5.1.1可研报批阶段

前期可研结果；发改委批复文件； 5.1.2初步设计阶段

初步设计结果；初步设计报批文件； 5.1.3工程准备阶段

主设备供应合同；监理、施工招标流程文件；监理、施工合同；征地的相关文件； 5.1.4施工阶段

施工阶段安全、质量、进度、物资、信息管理会议记录、相关文件；转序验收资料；图纸现场交底、会审记录；设计修改、设计变更记录；质量验评记录；物资设备到货及开箱记录；网络进度计划报批及实施记录；施工方案报批及实施记录；安全文明规划、二次策划报批及实施记录；施工记录； 5.1.5调试、试运行阶段

启委会工作纪要及文件；站系统、系统调试、试运行方案、试验记录；工程预验收相关文件；设备单体及分系统调试记录；工程初步验收相关文件；设备带电签证；向生产移交相关文件；厂家资料； 5.1.6竣工验收阶段

工程验收相关文件；竣工决算相关文件；备品备件移交记录； 5.1.7移交运行、达标投产阶段

达标投产检查相关文件；各单位工程总结、声像资料； 5.1.8后评估阶段 工程后评估相关资料 5.2存档文件要求

a)所有需要存档的文件按照《档案管理细则》的要求进行编制；

b)合同、竣工签证书、评标文件等应制作规范。实现标准化、规范化。各项内容填写齐全、完整。

c)提高文件题名的编写质量，文件题名应简明准确表达文件的主要内容，不能抽象。如协议书，应明确关于什么问题的协议书。各种文件应标明编制日期，各种表格应注明制表日期。

d)进口设备资料编制中英文对照目录。

e)凡是需要审签的文件，原稿必须用黑色碳素笔手签。f)打捆招标的文件要按单项工程移交。

g)单项工程资料预立卷时做到齐全、完整、准确、系统、及时；资料移交

不能缺页、缺卷、签字手续完备，自产文件必须原件归档，批复文件要有原文、附件，签报附件要齐全；评标打分表要齐全完整；归档资料（包括合同）按规定在一个月内移交。