基于CS模式的学校公务接待管理系统的设计与实现[小编推荐]

第一篇：基于CS模式的学校公务接待管理系统的设计与实现[小编推荐]

陈小京电话:***.基于C/S模式的学校公务接待管理系统的设计与实现

刘刚，万秋霞，古勇

（中南财经政法大学，湖北 武汉 430073）

摘要：笔者根据多年从事高校接待工作的经验，从数据快速共享、管理集中唯

一、指令迅速下达的角度出发，利用数据库设计软件Powerdesigner和Oracle 10g 数据库，开发出了学校公务接待管理系统。本系统力求突破条块分割的接待模式，以期在实际使用过程中，提高接待工作的效率，减轻接待人员事务性任务的工作量，从而更好地完成日益增多的高校接待工作任务1。关键词：C/S模式；公务接待；管理系统

近年来，随着我国高等教育的迅速发展和高校社会服务功能发挥的不断扩大与深入，高校之间、高校与各级政府和企业等社会各界的交流也日渐增多，高校公务接待呈现出“活动多、任务重、要求高”的新特点，旧有条块分割的接待模式已无法很好地满足现状。如何在一个统一的平台下实现接待信息迅速共享，并根据接待任务变化迅速下达指令，从而让接待工作更加高效、科学、规范，成为了一个很有必要研究的课题。

针对以上问题，能否利用管理信息系统进行解决，国内暂时还没有相关的成功案例或系统研究，笔者对学校公务接待管理系统进行了调研、探索，以数据快速共享、管理集中唯

一、指令迅速下达为基本目标，开发出了学校公务接待管理系统，力图实现接待项目、接待资源和接待工作人员调配等各环节的有效整合和优化，以提高接待工作的效率。

一、需求分析

对近年来学校公务接待过程进行了详细的分析后，总结接待经验，按照接待流程，整理出的系统需求分析如下：

（一）接待资源管理

接待资源管理是整个公务接待过程的基础工作，为接待工作建立一个资源库，对接待所需资源的管理，包括酒店、宾馆、景点等资源信息和人员信息的管理与更新维护。

（二）公务接待安排

此部分是整个接待的核心内容，根据具体的接待流程可以分为三个部分：

1、接待工作的前期准备。包括以下内容：对来访单位、来访人员情况的登记，1 本文是中南财经政法大学高等教育研究项目《学校公务接待管理系统项目开发》研究成果。

主要是新增、修改、删除等操作；对会议室、就餐点、住所点、参观点等主要活动项目的场所进行预定安排；以及对相关的工作人员、陪同人员、参会人员的任务流程进行安排；对接待项目的辅助工作的筹备。

2、接待工作的具体实施。包括导出接待工作方案、短信联系所有访客、参会人员以及相关活动项目工作人员等。

3、接待工作的总结。包括接待日志，总结经验、教训，以便日后进行相关的信息查询。

（三）礼品管理

学校办公室负责礼品进出的统一管理，向礼品商家进货，并向负责接待的相关部门和单位发送礼品，以及对礼品的库存盘点，涉及到的工作环节主要包括礼品的品类维护、入库管理、出库管理、库存的盘点汇总等。

（四）信息交流平台

由于整个接待过程涉及到的人员类多量大，涉及接待联络人、具体经办人、嘉宾及陪同人员、来访客人等，通过系统以短信形式进行工作的通知和调配，将会大大减少繁琐的通讯工作量。

（五）系统管理

主要是对系统用户的管理和系统的初始化配置，如对系统的接待项目进行初始设置，对人员的分类进行设置，初始化导出模板，等等。

二、系统设计

（一）功能模块

根据前文对系统需求的详细分析，将数据进行整合描述，可以得到如图1所示的功能模块设计。

图1

学校公务接待系统功能模块图

其中，几个重点的功能模块具体说明如下：

1、数据字典管理：数据字典是本系统设置的基础模块和重点模块，在此处根据实际需求，对系统里出现的项目一一进行分类定义，如图2，可以根据需要进行增加、修改、删除某个项目。如可以将来访单位类型分类定义为部属院校、省属院校、民办高校、上级领导等，将主要接待项目分类定义为会议、参观、就餐、住宿等，将辅助项目定义为车辆、水果、鲜花、投影、照相、摄影、音响等。

图2

数据字典设置预览

2、文档模板管理：主要是指将系统内的信息导出成word文档时需要的模板，如，当对某一个接待单位设置了具体的活动安排后，常需要将安排导出成word文档，这个word文档模板需要主要包括来访事件编号、来访标题、来访单位名称、来访日期、来访人数、来访成员、具体活动安排表这几项。此处可以将用户自己建立的word模板进行导入、修改、删除等操作。

3、接待成员管理：主要是对接待环节中各个主要项目、辅助项目相关的工作人员的管理，而工作人员又可以分为主要接待负责人、参会陪同人、具体实施人，在这里实现对某个项目新增、修改、删除某个类别的工作人员。

4、接待记录管理：包括新增、修改、删除某个接待事件相关的信息，并自动生成接待事件编号。某一个接待事件又包括对访客人员的信息管理和接待具体项目的设置安排，包括安排会场、酒店、宾馆住宿、参观地点等，每个接待项目对应于某些可选的资源，需要一一设置，最后形成完整的接待活动行程安排表，并进行导出。这里关联到了资源管理模块，包括对相关资源的录入、资源联系人的管理、预订资源等操作。

5、礼品管理：包括礼品类别的新增、修改、删除；礼品入库单、礼品出库单的查询、新增、修改、删除、打印等库存跟踪管理，包括查询某个时间点，某件礼品的库存数量等。

6、短信平台管理：本系统采用了用于收发短信的设备短信猫，在需要收发短

信的时候，在短信猫里面插入SIM卡，通过数据线和计算机相连，在相应的系统软件中就可以实现短信收发的功能。该设备是通过计算机的串口进行通讯，通过AT指令进行控制，短信猫厂商针对短信应用提供了二次开发包，其底层就是基于短信猫的AT指令。因此，本系统只需要调用二次开发包或者控件中的API即可实现。

（二）数据库

本系统采用的数据库设计软件是Powerdesigner。利用该软件可以设计概念数据模型，它是以实体－联系(Entity-RelationShip,简称E-R)理论为基础，从用户的观点出发，将现实世界中的客观对象抽象为实体(Entity)和联系(Relationship)对信息进行建模，并不依赖于具体的计算机系统或某个DBMS系统，这种模型也即CDM。然后再将CDM转换为计算机上某个DBMS所支持的数据模型，这样的模型就是物理数据模型,即PDM，然后再根据PDM图生成创建数据库表。

经过上文的需求分析，本系统数据库中设计了基本的16个数据表，分别是：用户表、数据字典表、文档模板表、来访单位表、访客信息表、接待记录表、活动安排表、资源库列表、资源联系人、已预定资源表、礼品类别表、礼品出库单、礼品入库单、库存日志表、短信发送表、短信接收表。（图3为系统PDM的主要部分截图）

图3

学校公务接待系统PDM截图

三、系统实现

（一）开发工具与环境

本系统采用的是客户机/服务器（Client/Server）体系结构，是将应用系统从逻辑结构上划分为了客户端和服务器端，它们既可分布在网络中不同的计算机上，也可以在同一台计算机上，Client端软件能够请求服务器软件提供的资源和服务，通过充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端和Server端来实现，降低了系统的通讯开销。

针对本系统运行环境主要是校园局域网，且仅限于校园内用户授权使用，为了更好地平衡服务器与客户机之间的负荷，大幅度降低网络传输的负荷，以及为了保证了数据的安全性和完整性等因素，本系统的设计策略是先建立C/S结构的局域网络应用，再向Internet/Intranet模式下数据库应用过渡，相对而言易于把握、成本较低的。

基于此C/S系统结构，鉴于Powerbuilder强大的数据库连接能力和查询、报表和图形功能，有着面向对象技术与良好的可视化的应用开发环境，以及有着与数据库设计软件Powerdesigner良好的结合性，本系统选用了以Powerbuilder为开

发平台，Oracle 10g为后台数据库。

（二）部分重要功能的实现

1、判断同一个预定资源是否有时间冲突

在为某一个接待事件设置具体活动项目时，常常需要判断在同一时间、同一地点是否已经安排了活动，如果没有，则生成新的活动安排；如果有，则提示重新设置。在这里提供一个算法，具体可通过一个函数或存储过程来实现。

算法输入：活动地点act_add、活动日期act_date、新预设的起始时间set_start、预设的结束时间set_end、冲突标记符flag_clash。

算法输出：冲突标记符flag_clash。算法过程如下：

（1）根据活动日期act_date、活动地点act_add取出在同一天同一地点已经作了安排的接待记录，可以用游标实现，并设置冲突标记符flag_clash初始值为false。

（2）对上一步结果集的记录进行循环地逐一查询，读取每条记录中的活动起始时间s_time，结束时间e_time。

（3）将s_time，e_time和将要预设的起止时间set_start、set_end比较，考虑到两场活动之间需要预留间隔以便重新布置，所以可以预设一个间隔时间t_reserved。若set_end>s_time 且 set_start

2、生成接待活动安排表导出

当所有的接待活动都安排完成后，常常需要导出成word文档或者有纸质版进行分发，具体可以用一个按钮事件来实现，实现步骤如下：

（1）先连接word。

（2）打开预设的关于接待事件的导出文档模板。

（3）根据模板文档中的标签，一一读取当前接待事件的编号，来访标题，来访单位名称，来访日期，来访人数，来访成员。

（4）重点对具体的活动安排项进行导出。得到当前需要导出的接待事件的活动安排的条目数，也即所对应的数据窗口中的列总数和行总数，以此绘制新的表格，然后先通过列循环得到列标题头的名字，再建立一个嵌套循环，将活动安排项逐一写入所绘制的表格中。

（5）获取当前路径，并将这个导出了内容的文档另存为当前路径下相对路径

为“Doc接待记录编号活动安排.doc”命名的word文档。

四、系统测试及运行效果

前文主要论述的是系统的设计与实现，贯穿整个过程的还有一个重要的工作，那就是软件测试。测试工作渗透到系统分析、设计直到编程的各个环节中，如从分析和设计阶段就需要编写测试策略，而随着编程进度的深入，具体的单元测试、集成测试和系统测试也一直在进行。通过基于不同的运行环境，建立不同权限的系统用户，不同类型的来访单位及成员，不同的资源类型，安排不同的活动日程等，按照接待的流程和各自的功能进行了测试，包括对各个功能相关数据的新建、查询、修改、导出、删除等。

经过不断的修改和优化，该系统最终基本达到了预期的设计要求，操作简单、运行稳定可靠。不过软件测试工作还将伴随着用户的使用过程，以便系统不断修正与更新，力求能更好地满足实际需求。（图5为系统运行效果图）

图4

学校公务接待系统效果图

五、结语

本系统的开发，将工作人员从繁重细琐的事务性工作中解脱出来，为高校学校公务接待提供了一个高效、科学和规范的管理平台，作为阶段性成果，本系统还有待经过实践的进一步检验，进行个性化开发和升级，为以后承担如高校校庆、大型活动的接待任务提供准备。

第二篇：学校公务接待管理规定

学校公务接待管理规定

为落实廉政建设的有关精神，严格控制非生产性开支，进一步规范公务接待活动，根据学校实际，就公务接待工作特作如下规定：

一、接待范围：

上级机关领导、兄弟学校领导和教师、友好协作单位领导，以及学校特邀专家、学者等。

二、接待原则：

1.接待工作必须以有利于工作和事业的发展，以提高办事效率为前提：热情、周到、文明礼貌，杜绝铺张浪费的现象。

2.接待工作由办公室管理。学校各部门须承担相应的接待任务：

(1)上级部门、兄弟学校主要领导来我校视察、访问、调研或交流，由学校办公室负责组织接待工作，并协调安排我校主要领导或相关主管校领导接见或陪同。

(2)上级部门、兄弟学校副职领导来我校访问、调研或交流，由学校办公室负责接待或协调我校对口部门负责接待，并协调安排相关主管校领导接见。

(3)上级部门、兄弟学校下属部门负责人到我校调研、交流，由学校对口部门负责接待。

(4)需要学校领导参与的公务接待活动，有关部门应提前与学校办公室联系，并报送有关书面材料。办公室根据工作需要、领导分工，提出意见报请校领导批示，并及时将安排情况通知有关单位。

(5)对于重要的访问交流活动，有关接待部门要充分利用学校各种媒体做好宣传报道。

三、接待标准：

1、餐饮

(1)餐饮标准：例行公事的一般工作人员，招待标准为10-15元/人;一般性业务往来，每餐招待标准为25元-35元/人(含酒水);贵宾或省、市重点项目专家每餐招待标准为40元/人(不含酒水)。早餐一般每人3—5元，一般按下限执行。工作日中餐不用酒，一般情况下晚餐也不安排用酒，特殊情况需用酒由校长审批，办公室安排按标准用酒，每餐不超过2瓶。

(2)在培训中心培训期间，来客一般均安排在学校食堂就餐，特殊情况时可安排在校外就餐，但不得突破上述标准。学校食堂要加强管理，按规定标准优惠，搞好优质服务。

(3)客人接待一般安排工作餐、份餐。根据需要，每批客人原则上只宴请一

次，餐饮费用不超过下限标准。严格控制陪餐人数，工作餐、份餐，接待部门可安排1—2名人员陪餐。学校名义的宴请，陪餐人员一般不超过5人。

(4)陪餐人员餐饮标准与届时接待的客人标准等同。在客人就餐时，确因工作、服务需要不得离开工作的人员，可安排临时工作餐。其标准为校内每人每天25元，校外每人每天35元。

2.住宿

(1)学校一般不负担来客的住宿费。接待部门可根据客人的要求，主动帮助选择合适的住宿地点。

(2)学校特邀而需负担住宿费的客人，统一由办公室安排。3.交通

(1)来校客人交通费用一般由客人自理。

(2)特邀而需负担交通费用的客人，严格按照国家有关规定执行。(3)学校一般不负担来校客人的观光旅游费用。

四、接待审批：

1.为有效控制经费费开支，贯彻公开、节俭的原则，严格实行登记制度。接待部门事先要认真填写“客餐审批单”，将客人单位、职务、人数、来校目的、任务和时间、接待费数额填写清楚。专题业务会议或大型活动要事先定好接待计划请示。

2.凡以学校名义接待客人由办公室负责填写“客餐审批单”，经部门主要负责人签署意见，呈报校长批准。

3.以部门名义接待客人，由接待部门负责人填写“客餐审批单”，经分管领导签署意见，呈报校长批准转办公室安排落实。承办专题会议或大型活动的接待计划和特殊原因需超标安排者，需呈报校长批准。

4.办公室为我校公务活动接待工作综合协调部门。凡申请使用学校经费接待客人而又被批准者，应由办公室统一安排，到指定的地点就餐、住宿。具体接待工作仍由该接待部门负责。

5.学校内部上下级之间及各部门之间，不得借任何名义用公款进行互相宴请。

五、经费结算：

实行一批客人一次结算的办法。由接待部门持就餐收据和“客餐审批单”到总务部门结算报销。对未有“客餐审批单”以及审批计划外部分不予报销。

本办法自公布之日起执行，各级领导干部要自觉带头。

第三篇：学校公务接待管理规定

XX学校 公务接待管理规定

为进一步规范我校公务接待工作，切实贯彻中央八项规定和省委十项规定精神，厉行勤俭节约、反对铺张浪费，根据省委办公厅、省政府办公厅《江苏省党政机关公务接待管理规定》（苏办发〔2014〕9号）的文件精神，结合学校实际，制定本规定：

第一条 学校公务接待由校长办公室负责。

第二条 本规定中的公务接待，是指出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动。

第三条 公务接待应当坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则。

第四条 公务接待实行审批制度。学校的公务接待活动执行双联单双级审批制，由接待部门填写申请单，经分管领导、主要领导审批后，由校长办公室负责安排。严格控制公务接待范围，不得用公款报销或者支付应由个人负担的费用，严禁将非公务活动纳入接待范围。根据规定的接待范围，对能够合并的公务接待，由校长办公室统筹安排。

第五条 学校的公务接待范围包括:（1）通过来函、来电直接与学校联系工作的上级机关、兄弟院校和有关单位（厅局级以上）的领导；

（2）以学校名义邀请的上级领导、专家、学者和社会名人；（3）由学校负责组织的大型会议、活动和必须由校领导亲自主持的校级公务活动；

（4）其他经校领导批准需要由学校负责接待的人员。第六条 公务接待不得在机场、车站等组织迎送活动，除特殊情况的来宾外，一般不安排接送站。不得以任何名义赠送礼金、有价证券、各类纪念品和土特产，不得组织到营业性娱乐、健身场所活动。

第七条 来访客人的住宿费用原则上自理，因特殊原因，确需学校承担住宿费用的，须经校领导同意并办理有关报批手续。由学校承担住宿费用的，一律安排在学校指定协议宾馆。接待省部级干部可以安排普通套间，其他一般安排单间或标间。房间不摆放鲜花、高档生活用品，不额外配发洗漱用品。同城接待不提供住宿。

第八条 来访人员自行用餐。确因工作需要，可以安排公务用餐一次，陪餐人员仅限与来访人员相关部门的主要负责人，并严格控制陪餐人数。来访人员在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，陪餐人数不得超过来访人数的三分之一。来访人数较多，提倡用自助餐。用餐标准参照江苏省和常州市有关文件执行。

第九条 学校公务接待一般不安排校外的参观游览活动。如有特殊情况，须经校领导审批。

第十条 公务活动结束后，接待部门应当如实填写费用报销单，并由分管领导、主要领导审签，连同申请单一并送财务办理报销手续。

第十一条 学校应加强对公务接待经费的预算管理，合理限定接待费预算总额。公务接待经费应当纳入预算管理，单独列示。第十二条 公务接待不得干扰正常的教学、科研、生活秩序。公务接待时不使用欢迎标语，不组织师生迎送，不摆放花草，不举办师生专场文艺汇报表演。

第十三条 对于重要的公务接待，接待单位应本着务实俭朴的原则进行宣传报道。

第十四条 学校成立由纪检监察室、财务审计处等相关部门组成的检查组，对公务接待活动进行抽查，对违反公务接待规定的，按照有关规定严肃处理。

第十五条 本规定自发布之日起施行，由校长办公室负责解释。

第四篇：学校公务接待管理的规定

学校公务接待管理制度

第一条 为了进一步推动我校公务接待工作规范化、制度化，特制定本制度。

第二条 公务接待要严格按照勤政、廉政的要求，力戒铺张浪费。

第三条 公务接待要既热情大方，又节俭务实，切实做到有利于对外交往，增进相互间友谊，达到为学校发展服务的目的。

第四条 坚持对口接待的原则，一般接待来访人员由分管处室负责人报请分管校长审批，由办公室统一安排接待。

第五条 来访人员需要就餐时，由分管负责人报请校长审核，经校长知情并同意后由具体负责人统一安排。对口接待部门可安排2－3人陪同。就餐时，文明待客，厉行节约。工作日的中午本校陪同人员不得饮酒。

第六条 公务接待标准：按市县财政局有关文件规定执行，超支部分由本校陪同人员共同支付。

第七条 接待来访人员一律不得用公款安排高消费性的娱乐、健身和与工作无关的旅游活动，不得用公款赠送贵重礼品。

第八条 接待来访人员之前要如实填写“公务接待呈批单”，来访人员和本校陪同人员一律实行登记，坚决杜绝弄虚作假现象。严禁先就餐后批单、只就餐不批单。

第九条 财务部门严格凭“公务接待呈批单”、原始菜单和正式餐饮发票，给予报销，否则有权拒绝。

第十条 公务接待情况是校务公开一项重要内容，每学期要利用多种形式不定期予以公布，接受教职工审查、监督。

第十一条 本规定自发文之日起执行，校内其它文件与本规定相悖，以本规定为准。

中心小学民主理财小组

制定

二O一三年二月三日

第五篇：学校公务接待管理的规定

学校公务接待管理的规定 作者:未知 来源: 网上收集时间: 01-11 阅读: 855 次

第一条 为了深入贯彻“三个代表”的重要思想，进一步推动我校公务接待工作规范化、制度化，特制定本规定。

第二条 公务接待要严格按照勤政、廉政的要求，力戒铺张浪费，反对形式主义。

第三条 公务接待要既热情大方，又节俭务实，切实做到有利于对外交往，增进相互间友谊，达到为学校发展服务的目的。

第四条 坚持对口接待的原则，一般接待来访人员由分管处室负责人报请分管校长审批，由办公室统一安排接待。

第五条 来访人员需要就餐时，由分管处室负责人报请分管校长审核，经校长知情并同意后由校长室或办公室统一安排。对口接待部门可安排2－3人陪同。就餐时，文明待客，厉行节约。工作日的中午本校陪同人员不得饮酒。

第六条 公务接待标准：按市财政局印发的《市直行政事业单位招待费管理暂行办法》中规定执行，超支部分由本校陪同人员共同支付。

第七条 接待来访人员一律不得用公款安排高消费性的娱乐、健身和与工作无关的旅游活动，不得用公款赠送贵重礼品。

第八条 接待来访人员之前要如实填写“公务接待呈批单”，来访人员和本校陪同人员一律实行登记，坚决杜绝弄虚作假现象。严禁先就餐后批单、只就餐不批单。

第九条 财务部门严格凭“公务接待呈批单”、原始菜单和正式餐饮发票（“三单合一”规定），给予报销，否则有权拒绝。

第十条 公务接待情况是校务公开一项重要内容，每学期要利用多种形式不定期予以公布，接受教职工审查、监督。

第十一条 本规定自发文之日起执行，校内其它文件与本规定相悖，以本规定为准。