第三章 行政公文概述

第一篇：第三章 行政公文概述

第三章 行政公文概述

教学目标：

知识目标：通过学习，了解行政公文的基本格式，了解常用公文及通知、通报、请示、批复、函、会议纪要等常用公文的基本格式。

能力目标：

1、了解几种公文的含义及其作用；

2、学习公文的行文格式 ；

3、掌握几种公文的基本格式及写作要求 ；

4、弄清不同种类公文之间的区别

教学重点：

1、掌握几种公文的基本格式及写作要求；

2、弄清不同种类公文之间的区别。

教学难点：

1、公文格式眉首中发文字号常见错误，主体部分和版记部分的写作；

2、常用公文的开头，结尾用语等。

第一节 行政公文概述

一、行政公文的概念

行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文的特点 1.鲜明的政策性 2.严肃的法定性 3.特定的权威性 4.工作的指导性 5.体式的规范性 6.较强的时效性

三、行政公文的作用 1.规范和准绳作用 2.领导和指导作用 3.联系和沟通作用 4.宣传和教育作用 5.依据和凭证作用

四、行政公文的分类

（一）按行文方向分：

上行文：下级机关向上级机关呈送的公文，包括：报告、请示、意见三种。

下行文：上级机关向下级机关呈送的公文，包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、意见九种。

平行文：平行机关或不相隶属机关之间发送的公文，包括：函、议案、意见三种。

注意：意见既可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。

（二）按照具体职能分

1.指挥性公文——命令、决定、批复 2.知照性公文——公告、通告、通知、通报 3.报请性公文——报告、请示 4.建议、意见性——议案、意见 5.联系性公文——函 6.记录性公文——会议纪要

（三）按机密程度分

绝密、机密、秘密

（四）按紧急程度分

特急、急件、平件

（五）按公文载体分

纸质公文 电子公文

（六）按公文的来源分

发文 收文

五、行政公文的文种

《国家行政机关公文处理办法》

13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

第二节 行政公文的格式

公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。1．公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。2．公文用纸幅面及版面尺寸

（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。

（2）公文页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）3．公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4．排版规格与印制装订要求

（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。5．公文中各要素标识规则

组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

眉首区：

1.份数序号：是将同一文稿印制若干份时，公文印制份数的顺序号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2.秘密等级和保密期限（选择项）：

普件：

密件：绝密、机密、秘密 标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

注意：前标密级，★后标保密期限，如“机 密★5年”。3.紧急程度（选择项）：

紧急文件有“特急”、“急件”，标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5.发文字号

由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04），用六角中括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。几个机关联合行文，只标注主办机关的发文字号。

下行文：发文机关标识下空两行居中排列

上行文：发文机关标识的左下侧

练习：河南省人民政府2010年制发的第50号文件，发文字号应该如何写。6.签发人（选择项）

用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。7.红色反线

发文字号下4mm处，是眉首区与主体区的分割线。长度为156mm.党内文件，在正中点缀1个红五星。主体区： 8.标题

（1）标题的构成要素：

发文机关名称：全称或规范化简称

事由：公文中心内容的概括

文种：公文的文种名称（2）常见的结构样式

发文机关名称＋事由＋文种 发文机关＋文种 事由＋文种 文种

例：国务院关于加强水土保持工作的通知

黑龙江省人民政府通告

关于开展商业统计数字质量检查情况的报告

公告

练习：人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备，向上级请求批准。

该支行购买办公自动化设备向上级要钱。答案：人民银行某县支行关于购置办公自动化设备的请示

人民银行某县支行关于购置办公自动化设备所需经费的请示 书写规范： 居中排列； 回行要求：

1.保持词语的相对完整性；

2.介词“关于”置于事由前，不可置于行末

标点的使用：除法规性文件名称用书名号外，一般不使用标点符号； 书写位置：红色反线下空两行，2号小标宋体字 9.主送机关 公文主要的发送对象和主要的承办机关，主要明确负责办理、答复的法定责任机关。

（1）单称式：一个

（2）并列泛称式：上级机关对同类、同级诸机关。

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

（3）递降泛称类：垂直下属的同类多级收文机关。

如，黑龙江人民政府向下属政府行文：各市、县人民政府

（4）综合式：包括非同类、同级的各种机关。

如：国务院有关部委（局），各省、自治区、直辖市财政厅

标注位置：

标题之下、正文之上左顶格标识，3号仿宋体，后用全角冒号。10.正文

规范：主送机关下1行，3号仿宋体。小标题用3号小标宋或黑体字 内容三要素： 开头——依据和目的 理论依据—— ①相关政策法规 ②文件会议精神 ③领导指示

④发文主体自发的议论 事实依据—— ①现实状况 ②过去的事实

“依据”既然是一篇公文的理由、根据，就是公文制作的出发点，按逻辑关系应排在首位。

“目的”是指在特定的背景下制作公文的动机，以依据为前提，与依据紧邻，必须在依据之后。

主体——主旨和分旨

主旨：事情、事项或问题——事由

分旨：主旨的分解、主旨的具体化。是具体的事项或实施的办法。结尾——办理要求或规范性结束语。11.附件（选择项）

附件是附属于公文正件的有关文件、图表或材料。有附件的公文，包括两类： 文件、报表、材料

附件说明，要求写明附件的名称和序号

规范：正文下空1行，左空2字，3号仿宋体标“附件”，后全角冒号和名称。如： 附件：×××××× 12.成文日期

会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。法规性文件以文件批准日期为准。

领导人签发性公文，以领导人签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的签发日期为准。

成文日期要求用汉字写全具体的年月日；“零”写为“〇”。例：二〇〇五年十二月二十日 13.印章

印章是发文机关公文生效和取信的凭证，称为“生效标识”。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，公文都要加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。规范：骑年压月。14.附注（选择项）

附注就是附带说明，是用来注明文件的阅读、发送范围以及和行文有关的事项。请示附注：一般包括联系人的姓名和电话和词语注释及特殊要求说明等。规范：附注的内容居左空2字，应放在圆括号中，置于成文日期的下一行，3号仿宋体。

版记区： 15.主题词

主题词是确切表达出公文主旨的规范化名词或名词性词组，是用以检索公文主题的关键性词语。（1）主题词的内容要素：

类别词：是文件性质界限的分类词，表示文件内容的性质或范围；标明哪一方面或哪一领域工作。

类属词：类别词的类属分别，它标明具体的公务活动，可以理解为公文的主要内容。

文种词：标明公文的种类。（2）结构形式及书写规范

以词或词组为单位构成； 每条主题词由3-5个单位组成； 词与词（或词组）之间空一格隔开。

如《国务院关于加强水土保持工作的通知》一文的主题词为： 主题词：农业 水土保持 通知

规范：主题词三字用3号黑体字顶格标写，后使用冒号。词目用3号小标宋体字，词目间空1字.文件末页发文时间（或附注）之下，抄送机关之上。

16.抄送机关（选择项）

是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其它机关的名称。规范：主题词下1行，左空1字，3号仿宋字体，后用全角冒号。主题词与抄送机关之下均使用间隔线，与红色反线等长。17.印发机关

用于标识公文的印发机关名称，一般是办公室（厅）。18.印发日期

用于标识公文的开印日期，要用阿拉伯数码标识。

第三节 行政公文的写作要求

一、确有必要，注重效用

《国家行政机关公文处理办法》第十三条明确规定：行文应确有必要，注重效用。

二、按隶属关系行文

隶属关系是一种管辖关系，是确定行文方向和选择文种的重要依据。按隶属关系行文，一般应当逐级行文，没有特殊情况，不要越级行文，以免上下脱节，打乱正常的行文秩序。越级行文，主要发生在上行文中，究其原因，主要是某些机关、单位理解片面，以为越往高层报告、请示，越能迅速有效地解决问题。

三、按职权范围行文

根据《国家行政机关公文处理办法》第十四条规定：行文关系根据职权范围确定。第十五条规定：政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作，询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公室（厅）外不得对外正式行文。第十七条规定：须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

四、关于请示的相关规定

⒈请示应当一文一请；⒉请示应当只写一个主送机关；⒊请示不得抄送其下级机关。⒋请示不宜直接送领导个人。⒌请示事项不得夹带在报告中。⒍涉及多个部门的请示事项应协商一致。⒎不得越级请示。

五、关于主送与抄送的规定

⒈向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不要多头主送。⒉受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项。⒊向上级机关的请示，不要同时抄送同级和下级机关。⒋特殊情况下越级行文时，应当抄送被越过的直接上级机关。

第四节 行政公文的语言

一、准确、规范

（一）准确

撰写公文时要措词恰当，造句符合语法规范，概念准确清楚，分析确切中肯，判断明确无误；要对词句进行周密的限制，以求准确反映客观实际和思想观点，使表达的思想具有高度的政策性、科学性；所用引语和数字也必须精确无误。

（二）规范 1.汉字规范

不用繁体字及不规范的简化字。2.数字规范

凡是可以使用阿拉伯数字,又很得体的地方,均应使用阿拉伯数字。

公文的成文时间使用汉字。3.词语规范

首先，要运用规范的书面语。

书面词语的运用能显示公文庄重的色彩，体现公文的严肃性；

词义的限定和直接意义的运用，能把词语所代表概念的内涵规定得十分明确，从而减少主观理解的成分，避免歧义的产生。

其次，公文语体对不同类型词语的选用有着较为严格的限制。

从词语性质看，很少运用口语词、方言词以及土俗俚语；

从表现特点看，少用或不用带有象征、比喻的描绘性、情感性语言。

公文词语运用的这种限制，是为了保证单

一、明快地表意。4.语法规范

二、得体

公文写作要注意行文机关有法定的系统，上行、平行、下行各自有适当的语气。

上行文，应当慎重，恭敬谦和，词温理直。既不奉承、卑下，又不傲慢犯上。

平行文的语气应该诚恳、谦逊、热情、平和。

下行文的行文语气应与本机关的地位、职权相一致，语气上力求庄重严肃；在行文态度上应力求干脆利落，质朴率直

三、严密

严密，就是严谨细密。

在表达上条理清楚、层次分明、详略得当，浑然一体。既没有精疏错陋、顾此失彼的毛病，又没有颠三倒

四、前后矛盾的破绽。

第二篇：行政公文概述和种类

行政公文概述

一、行政公文的概念

行政公文的概念有广义和狭义之分：广义的行政公文指行政机关在行政管理工作中所使用的一切文字材料，既包括国务院2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行，以下简称《办法》）中规定的13种公文，也包括国家各级政府、行政机关、社会团体和企事业单位制定的行政法规和规章制度，以及计划、总结、调查报告、简报和行政工作中常用的其他文字材料等；狭义的行政公文专指《办法》中规定的行政公文，即：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，包括命令（令）、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种”。我们这里讲的行政公文指狭义的行政公文。

二、行政公文的特点

（一）作者的法定性

（二）效力的权威性

（三）体式的规范性

（四）制作程序的规定性

（五）内容的时效性

三、行政公文的写作要求

（一）内容符合政策要求

（二）格式合乎规范

（三）行文遵守规则

（四）按《办法》规定草拟公文

行政公文的种类

从不同的角度，根据不同标准，行政公文可以进行不同的分类，现行公文最常用的是根据适用范围和用途，《办法》把行政公文划分为以下13种：

一、命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。

根据内容，命令（令）可划分为四种：

（一）公布令。用于依照有关法律公布行政法规和规章。如例文3-1《中华人民共和国主席令》。

（二）行政令。用于宣布施行重大强制性行政措施。

（三）嘉奖令。用于嘉奖有关单位及人员。

（四）任免令。用于发布人事任免事宜的命令。一般是任免国务院总理、副总理等重要职务。

二、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更和撤销下级机关不适当的决定事项。

根据决定的适用范围，决定可以划分为三种：

（一）部署性决定。

（二）奖惩性决定。

（三）变更性决定。

三、公告

公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。它是一种庄重、严肃而又关系重大的文书，一般通过报纸、电台、电视台发布。

根据其内容的不同，公告可以划分为两类：

（一）宣布重要事项的公告。

（二）宣布法定事项的公告。

四、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。它是一种使用范围广，使用频率很高的公文。

根据其内容的不同，通告可分为两类：

（一）周知性通告。

（二）法规性通告。

五、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

六、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

七、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

根据议案的作用和具体内容，我们可以把议案分为以下几种：

（一）立法议案。

（二）外交议案。

（三）重大事项议案。

（四）任免议案。

八、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

九、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

十、批复

适用于答复下级机关的请示事项。

根据批复对象的不同，可分为两种：

（一）对请求指示事项的批复。

（二）对请求批准事项的批复。

十一、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”是国务院2000年《办法》新增文种 根据意见的内容和行文方向，可将意见分为三类：

（一）请示性意见。

（二）指导性意见。

（三）参考性意见。

十二、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问答复问题，请求批准和答复审批事项。

十三、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三篇：公文概述[模版]

“公文概述”及“通知”练习题（2010年4月）

一、判断题（正确的在题后打“√”，错误的打“×”）

1．公文虽然不是个人作品，但可以体现个人意志。

（）2．单位内部使用的公文，标题可以省略发文机关。

（）3．公文的权威性和行政约束力以国家法律的强制力作保障和后盾。（）4．份号就是发文字号。

（）5．成文时间与印发时间是同一名称，区别是所处位置不同。

（）6．联合行文的公文，其必要条件是机关单位必须平级。

（）7．公文主题词就是反映公文主题意图的词。

（）8．印章是公文合法、有效的标志，一切公文都应当加盖公章。

（）9．主送机关和抄送机关都是收文机关。

（）10．引用公文应先引发文字号，后引标题。

（）

二、根据下列材料拟写公文标题，要求采用完全式标题。

1．公文标题：

各省、自治区、直辖市人民政府：

根据国务院关于解决粮食财务挂帐的有关规定，现就清理粮食财务挂帐有关事项通知如下：

（内容略）

发文机关：财政部、审计署、商务部、国家粮食储备局

2．公文标题：

××县为加快体制改革，成立体制改革领导小组办公室后，启用了新的印章，需要让有关方面周知。

3．公文标题：

各省、自治区、直辖市、计划单列市旅游局，新疆生产建设兵团：

为加强旅游规划管理，充分发挥旅游规划在旅游开发建设方面的指导作用，促进旅游业健康发展，我局制定了《旅游发展规划管理暂行办法》，现印发给你们，请贯彻执行。

发文机关：国家旅游局

4．公文标题：

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

国务院同意国家工商行政管理局《关于在全国逐步推行经济合同示范文本制度的请示》，现转发给你们，请参照执行。

发文机关：国务院办公厅

三、下列各题根据材料所拟标题都存在一定的错误，请指出相应错误并拟出正确的标题。

1．合龙市人民政府向所属机关单位发文决定成立合龙市治理“三乱”工作领导小组，以进一步治理本市乱收费、乱罚款和乱摊派（简称“三乱”）现象。

所拟标题：合龙市人民政府关于合龙市治理“三乱”工作领导小组的通报

错误是： 改正： 2．恩施市人民政府就该市人事局《关于做好人才流动工作的意见》转发给所属区、县人民政府及市政府各委、办、局。

所拟标题：恩施市人民政府《关于做好人才流动工作的意见》的转发通知

错误是：

改正：

3．《农业部关于加强群众渔港建设的报告》已经国务院同意，国务院办公厅将上文转发给有关部门。

所拟标题：国务院关于转发《农业部关于加强群众渔港建设的报告》的通知

错误是： 改正：

4．昆江市人民政府办公厅制定了《昆江市国家行政机关公文处理实施细则》，发给下属单位，要求认真贯彻执行。

所拟标题：昆江市办公厅发布昆江市国家行政机关公文处理实施细则的通知

错误是： 改正：

四、根据下列材料，为浙江省商业厅拟写一份公文，要求使用法定行政公文的正规格式，有眉首、主体、版记及必要的格式要素，并将分配给各地区排涝抗旱用的汽油、柴油量制成表格作为附件。（材料中×可具体化）

200×年7月份以来浙江省部分地区受到旱涝的影响，特别是内涝给农业生产带来的严重威胁。

为了支援排涝抗旱斗争，浙江省商业厅积极贯彻执行省政府指示精神，并用电话向有关地区作了传达了这一精神。

浙江省人民政府高度重视受灾地区的排涝抗旱工作，指示省商业厅对受灾地区排涝抗旱用汽油、柴油，在节约的原则下要认真做好安排。

浙江省商业厅根据各个地区受灾的实际情况，制定了各受灾地区排涝抗旱用的汽油、柴油分配方案，该方案与省防汛抗旱指挥部协商确定，并经省农委审查同意。

200×年8月10日，浙江省商业厅给各地区商业局，宁波、温州市商业局，杭州市第一商业局发文，下达以上方案，要求各地区、市赶快和有关部门一起，按灾情及实际需要，抓紧分配到县，分配到县的数量要抄省燃料公司以便及时安排。

这份文件需同时告知省人民政府办公厅、省财办、各县商业局、各燃料二级站（地区公司）、省防汛抗旱指挥部、各市县燃料公司、省燃料公司、省农委。

排涝抗旱用的汽油、柴油分配量（以吨为单位）：

汽油共300：杭州地区80，嘉兴地区120，宁波地区30，宁波市20，绍兴地区50。

柴油4000：杭州地区650，嘉兴地区1250，宁波地区250，宁波市（包括镇海县）25，绍兴地区400，温州地区450，温州市25，丽水地区300，台州地区300，金华地区350。

柴油分配数中杭州地区包括原来给临安县的50吨，丽水地区包括原来给遂昌县的50吨，金华地区包括原来给武义县的30吨。

第四篇：公文概述

公文概述

■◆

一、含义

公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。■◆

二、分类

公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。

公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。

公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。

■◆

三、公文的行文关系

（1）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。

（2）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。

（4）行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。

第五篇：公文处理概述(DOC)

公文处理概述

[2008-4-16 9:25:47]

公文，简而言之，就是处理公务的文书。公文处理工作作为秘书部门各项业务工作中最基础性的工作之一，做好这项工作，对于保持办公室工作的正常运转，搞好“三服务”，具有十分重要的意义。

一、公文种类、作用、特点及基层常用公文概述

（一）公文种类

公文的种类，可分为法定公文和常用应用公文两大类。法定公文，即国家和党内有明文规定的规范性公文。1996年中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关的14种常用公文为：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的国家行政机关13种主要公文为：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。常用应用公文，是指除法定公文之外的其他经常使用的公文。

（二）公文的作用

明法作用、传令作用、宣传导向作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、记载历史的作用

（三）公文的特点

鲜明的政治性、法定的权威性、严格的制作程序、明确的时限要求、特定的格式、特定的作者、特定的阅知者。

（四）基层办公室常用公文文种及其特点

1、通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免干部。其特点是：适用范围广；运转速度快；使用频率高。

2、报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。其特点：汇报性；陈述性；概括性。

3、请示。用于向上级机关请求指示、批准。其特点是：请求性；一事一文；政策性强；实事求是；用陈述性、祈使性语言；文字精练。

4、函。用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。其特点：平等性；灵活性。

二、关于公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。

（一）公文的文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。

眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开，中间没有五角星；用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。

版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。

1．版头

版头，又叫发文机关标识，即人们通常所称的“红头”。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的机关，不能共用版头，但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同。

党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如，“中共益阳市资阳区委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如，“中国共产党益阳市资阳区委员会（通知）”。版头字居中排印在公文首面上部，一般用长牟体字或长宋体字套红印制，每个字的长度在15—22毫米之间，宽度根据字数多少确定，但都要小于“中共中央文件”字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定，必须长期固定使用，一般情况下不作变动，更不得随意变动。

党的机关使用公文版头应注意4个问题：一是以党委或以党委办公室名义制发的公文，分别应与版头一致，即党委的文件使用党委文件的版头，党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头，两者不能混淆；二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致，如“益资发”用“中共益阳市资阳区委文件”的版头，“益资委”、“益资委干”用“中国共产党益阳市资阳区委员会（××）”版头；三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致，即三者同一；四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。这是由党的机关的领导地位决定的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能只是自己使用而别人不认同。

2．份号

份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从NO.000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。

秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。

3—4．密级与保密期限

密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级，商业秘密划分为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。比如：“机密★3年”。

5．紧急程度（等级）

紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”，用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行，如果该件公文无密级，则标注在第1行。

确定公文的紧急程度（等级）应实是求是，防止随意性。

6．发文字号

发文字号是公文的代号，由发文机关代字、发文和发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区（管辖地）地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。例如，“益资发”，用“益资”做发文机关所在行政区代字，省略了发文机关代字“委”，“发”是文件类别字；“益资委”中的“委”是发文机关代字，即“中国共产党益阳市资阳区委员会”，省略了文件类别代字。发文机关代字不能与同级机关的机关代字相同，例如，同级统战部与统计局，不能都用“统”字做机关代字，应分别用“统战”、“统计”做机关代字。发文和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文号标注在六角括号内。发文应标全称，不能简称，例如，“〔2005〕”不能简写为“〔05〕”。发文顺序号分从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

使用发文字号，应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党的机关的用4号仿宋体、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。

7．签发人

上报公文（主要指请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头）下空2行红色横隔线之上。党的机关的公文用4号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。

上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。

标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。

8．标题

标题，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。

在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文（又叫复合性公文）中，应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

9．主送机关

主送机关，即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称；在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定：“如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。”

普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。

10．正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。

正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。常见的错误有：①第一层次用“

（一）”；第三层次的“1.”写成了“

1、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“

一、”，第二次用“（1）”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“

一、”，第二级可用“1.”，但不能用“（1）”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体字排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的，第一文种的正文用3号楷体字排印，第二文种的正文用3号仿宋体字排印。

法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾用句号。

11—12．附件及附件名称

附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主体装订在一起。

公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字，后面标全角冒号附件名称。附件的序号（用阿拉伯数字）和名称前后的标识应一致。

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。仅一个附件的，不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。

如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件（或带顺序号）。在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。

13．发文机关署名

发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。

党的机关的公文，与正文的末行一般空两行排印。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。在县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时，将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。

14．成文日期

成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印；对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。县级及基层党的机关发文，对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期标注在发文机关署名右下方。

行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写“O”。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印；成文日期与正文的距离，从实际出发确定，以方便盖章为准。

公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。

15．印章

县市区党的机关和基层党组织的公文，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。

在行政机关，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

使用机关印章加盖公文时，要认真、细致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用红色。党的机关的公文印章在发文机关署名的成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。行政机关的单一机关行文，印章距正文2—4mm，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，每行最多排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心；最后一行如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不采取标识“此页无正文”的方法解决。

县市区党的机关和基层党组织制发的公文，对于不标注主送机关的文种，先改变其格式，然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。

16．印发传达范围（附注）

公文的印发传达范围（附注），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，如果一行排不下，从第二行起可以顶格。

在党的机关的公文中，这一要素叫印发传达范围。它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明；对于没有主送机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。

在《国家行政机关公文处理办法》中这一要素叫附注，其作用同党的机关的公文的印发传达范围，并可说明其他需要说明的事项。“请示”公文，在此处注明联系人姓名和电话号码。

印发传达范围的几种形式应相对固定，做到规范化，以便准确及时地确定公文的印发份数。

17．主题词

党的机关的公文，公文主题词按主题词法标注，即按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》（修订本）标注，位于公文末页下端抄送机关或印制版记上方；“主题词”用3号黑体字顶格排印，后标注全角冒号；主题词用3号书宋体字；一篇公文最多不超过10个主题词。行政机关的公文，公文主题词用分类标引法标注；“主题词”用3号黑体字居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号小标宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词。

每个词目之间空1字。一行排不完的，另起一行与一行主题词的第一个字对齐排印。主题词下方划一条与公文满行等长稍粗的横线。

18．抄送机关

抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓公文内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

用特定版头（报头）印制的公文，抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字并加冒号。抄送机关名称排列，按机关的大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐。党的机关的公文，“抄送”2字顶格，用5号黑体字，后标全角冒号；抄送机关名称用5号宋体字，中间可用顿号、逗号、分号；末尾不用标点符号。行政机关的公文，“抄送”2字与抄送机关名称，都用3号仿宋体字，左空1字排印；抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号；如主送机关移至主题词之下，标注方法同抄送机关。

19．印制版记

印制版记是印制公文的标记，由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方，与公文页码不空行。党的机关的公文，两条横线之间的左右侧各空半个4号字，分别标注公文印发机关名称和印发日期，底线下边右侧离字边空两个5号字，加圆括号用5号宋体字标注印制份数，即“（共印××份）”。

行政机关的公文，只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。

印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印发”2字。

用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天。

翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发日期改为翻印日期，用圆括号标注共印××份。

（二）公文用纸格式

党的机关的公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。目前，我国党的机关普遍采用16开型公文纸，也有部分单位使用国际标准A4型公文纸。如果使用国际标准A4型公文纸，应与本机关的上级机关的公文用纸格式一致，并通盘考虑，包括纸张、档案卷皮、档案柜等供应和配套问题，不能随意改变或单独改变公文用纸格式。公文用纸格式一经确定，必须长期固定使用。

《国家公正机关公文处理办法》规定，从2001年1月1日起，国家行政机关的公文用纸，一般采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文排印、装订格式

《中国共产党机关公文处理条例》明确规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。”用汉字排印公文，除版头用长牟或长宋体字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4种字体。

《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”行政机关的公文除发文机关标识、标题、主题词目用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。

用16开型公文纸排印公文，党的机关的公文，正文一般每页排20行，特殊情况，最多只能排22行，每行25个字。行政机关的公文，正文一般每页排19行，每行25个字。

用国际标准A4公文纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少1-2个字，也可每页增加1-2行、每行增加1-2个字。

公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色普所标BL100%，红色油墨应达到色普Y80%，M80%。印刷品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。空白页和空白页以后的页不标注页码。

公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页。

三、公文的行文规则

（一）行文关系

公文的行文关系，主要有以下6种：领导与被领导的关系、指导与被指导的关系、综合管理与被管理的关系、属地管理中统一管理与被统一管理的关系、监督与被监督的关系、平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。

（二）行文方式

党政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文3种方式。

1、下行文。是指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。

2、上行文。是指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。根据隶属关系和上行文的目的、任务、要求，上行文又分为一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。

3、平行文。是同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。

（三）行文规则

1、行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

2、根据隶属关系和职权范围确定行文关系。

（1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（2）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。

（3）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（4）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文。

（5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（6）部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

（7）在国家行政机关的公文中不得对党组织作指示、交任务。

3、必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作

（1）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得在非请示中夹带请示事项。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（3）请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

（4）除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理，不应当直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”和“报告”。

（5）党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

（6）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

四、公文的签发、阅读和管理

（一）公文的签批权限及签批程序

各单位制发公文，必须附上发文处理单并由办公室负责人提出签批意见后报单位领导人签批，公文一经签发，即产生法定效力，任何人都不能更改公文的内容。如果发现公文内容中有差错，必须报原签发的领导人同意或复签。公文签批的权限如下：

1、各单位向上级机关行文、下发重要公文和向不相隶属机关的重要行文，一般由主要领导人或主要领导人委托主持工作的副职签发；处理日常工作的公文，由分管该项工作的领导人或其委托的领导人签发。

2、党委办、政府办及各单位办公室根据单位或单位领导人授权发布的公文，重要的公文分别由本单位主要领导人或分管该项工作的领导人签发，一般性的公文由分管该项工作的副职或办公室主任签发。

3、各机关、单位联合行文，必须经各联署机关的领导人会签，最后由主办机关领导人签发。

发文办理中的公文签批工作，按领导职务大小和排名先后顺序，先由职务较低的排名在最后面的领导人签批，然后逐一往前签批。在一般情况下，要坚持按公文正常的签批程序签批，不得越权越位。紧急公文，经主持工作的领导人同意，在不违背有关原则、不影响工作的前提下，可以特事特办、急事急办、灵活处理。

（二）收文处理及文件阅读工作

收到上级下发给本单位的公文后，要认真做好登记、拟办、传阅、收集、归档等工作。

1、登记。收文单位要配置专门的收文登记本，对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。登记的项目是收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数等。

2、拟办。收文单位要印制专门的收文处理单，收到文件后，由单位办公室负责人就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并认真填写在文件处理单上，然后送领导及有关人员阅读。

3、传阅。传阅文件应使用阅文夹和文件传阅单。传阅单上要写明阅文对象的姓名、文件的字号和份数。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时所作的批示，要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。

4、收集和归档。对已处理完毕的文件，要及时回收，妥善保管。对需要归档的文件，要按照档案部门的要求进行整理、编制目录，按时归档。

（三）文件管理

1、文件的保管。各单位要设置专门的文件存放装置，配备必要的安全保密设施，确保各类文件安全。

2、文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的密级文件，须经文件制发机关同意。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。

3、文件的借阅。有关人员因工作需要借阅文件，文件管理人员应根据文件的阅读传达范围，请示主管领导，经批准后方可借阅。借阅文件要履行签字手续，并登记借阅时间、文件字号、密级、份数，同时确定归还时间。

4、文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需要向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。