党校档案的管理和利用[范文大全]

第一篇：党校档案的管理和利用

党校档案的管理和利用

党校档案是在各级党委直接领导下开展学习和宣传马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想及党的路线、方针、政策，围绕国际国内出现的新情况新问题开展理论研究，增强学员的党性素质而留下的历史踪迹，是一笔宝贵的历史财富。

一、党校档案的历史重要性

党校档案是我党历史的文化积淀，是党活动的影像。留住了档案，就留住了党的历史。走进档案库房，我们就走进了共产党历史的长河之中。通过党校档案的利用，我们不但可以了解党的过去，再现党的历史，还可以规划我党的未来，也是反观我党历史的一面镜子。过去，人类及其创造的历史，都是顺时间正向进行的，人们留不住时间，所以，过去的事将永远过去。但是，档案可以实现历史事件发生和演变的时空变换。随着党校档案工作信息化的不断提高和计算机互联网的广泛应用，党校档案也打破了历史事件发生的时间界线，可以在空间坐标的一个点上，了解我党认识空间范围内的所有事情。

二、党校档案制度的重要性

党校制定档案制度要以确保归档文件的真实、完整、有效为目的，并将其管理纳入党校信息化建设，还要将公文和 档案管理整合成统一的文档一体化管理系统。要具体明确此项工作的分管领导和领导职责，党校档案管理人员、设备的配置要求和管理职责，文件形成部门的管理岗位设置、业务规范、处理程序、工作要求，特别要明确党校档案部门对上述工作负有督促、检查和指导的职责，使档案管理对文件的前端具有实际的控制权。要建立完善的干部培训教育档案制度，把党员干部培训纳入正规化和规范化渠道，以规章制度执行为着手点，进一步提高自身的业务工作能力，切实做到各项制度的落实。

三、党校档案管理的重要性

对于党校档案文件的集中统一管理，有利于解决档案管理中复杂的技术问题。党校档案形成的规律告诉我们，档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。要做好文档管理工作，需要从以下三个方面加强。

一是要进一步提升档案工作的留存意识。虽然党校档案涉及面较广，工作资料较多，但只要提高归档的意识，及时注重对教学档案的整理归档存查工作，就能做好资料保存，以确保今后党校工作“有案可查”。

二是推进党校档案工作信息化。目前党校的档案实体已经发生了明显的变化，从最初简单的纸质文件的处理发展到目前纸质文件和电子文件并存，电子文件又分为文本文件、图像、图形、影像、声音文件和超媒体文件等，党校档案实 体也得到不断丰富。党校档案从过去单纯的文件收发整理到在档案管理拓展服务，引入信息化管理，使党校档案工作越来越受到重视，其作用也愈加明显，党校档案工作信息化已成为重要趋势。制订电子文件归档范围和保管期限是制度体系建设中的崭新课题，且不可能一蹴而就。随着电子文件的普及，越来越多的电子文件，如多媒体文件、超文本文件等，不可能形成纸质文件，从而无纸质文件可以对应。随着计算机普及应用，形成大量微观性电子文件，如业务过程性文件，这些文件对党校业务活动有较大的利用价值，但一般都未列入纸质文件的归档范围。在党校档案保存的过程中，既要保存书面档案，又要留存相对应的电子档案，以提高文档的查阅方便。为了解决电子文件的可读和有效，电子文件归档还须包括传统归档范围未列入的背景信息和结构信息。电子档案具有查阅便捷、保存可靠、资源耗费小等优点。由于归档电子文件存储的密集性，其保管期限也不能完全参照纸质文件。当代计算机存储的海量化缓解了现代信息量激增和存储能力不足的矛盾，磁带机、磁盘机、光盘等外存储技术的突飞猛进，日趋成熟，使大规模档案数据的存储具备有利条件。因此，归档电子文件的保管期限可以与纸质档案一致，也可延长，原则上能保存多长就保存多长。

三是加强对档案知识的学习规范化管理。随着党校档案管理采用现代信息管理技术，借助计算机硬件以及各种档案 软件，大大方便了档案人员的档案管理工作，党校档案也进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。档案工作无小事，它是对一个单位、个人历史沿革的记载，是历史事件的见证。党校档案工作必须严格按照我国档案法，不断完善自身档案工作的规范化。近年来，党校档案管理人员定期参加各级档案专、兼职人员档案知识讲座、专题研讨会和培训班等活动，不断改善档案人员的知识结构和学历结构，提高其业务能力，促进了党校档案事业的长足发展。

四、党校档案利用的重要性

在党校档案信息利用方面，要注意把握好尊重公民的隐私权和保证涉及不能公开的文件不得泄漏。像在日常的工作中，会碰到有毕业多年的学生来查其丢失的学历档案或者失去联系的其他校友的家庭联系方式等情况，作为档案工作人员应当尊重当事人的隐私权。根据国家《保密法》、《档案法》规定，结合工作实际情况，可以对除了涉及国家、党校秘密的，或涉及个人隐私、未经鉴定、不宜开放以外的档案进行开发和利用。要做好档案工作，就必须学习好各类文件归档要求，提高档案工作的规范化和一致性，为党校进一步提高教学质量、改进教学方法、摸索教学模式提供大量详实的第一手客观资料。

XX年9月

第二篇：企业档案管理及利用制度

档案管理制度

为规范公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。

方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。

用档案协助领导和有关部门解决实际问题，热心为利用者提供服务。

第三篇：浅论档案管理和利用中的保密工作

浅论档案管理和利用中的保密工作

徐慧春

随着社会的发展进步，档案资源的社会价值日益为公众所认知，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。但在大量档案信息被挖掘利用的同时，也有一些因利用不当而造成失泄密问题。出现这样问题所占比例虽然极小，但其负面影晌是不容忽视的。因此，在加大档案利用力度的同时，还要注意档案的保密工作，这已经成为档案部门必须高度重视的问题。

一、当前保密工作中容易出现的问题

㈠思想认识上的麻痹。一些人保密观念淡薄，认为市场经济无密可保，在当前高科技发展的时代有密难保。档案工作人员、涉密工作人员忙于具体业务，对经手的大量国家秘密见密不知密，习以为常，麻痹大意，对国家秘密的安全造成了严重的威胁。

㈡通信和办公自动化程度不断提高，对保密工作提出新的挑战。随着先进的通信工具和办公自动化系统与设备被广泛应用于办公活动中，在极大地提高了工作效率的同时，秘密传递渠道的拓宽和秘密载体的多样化，也使泄密的可能性大大增加。特别是无线电技术、红外、蓝牙、激光、计算机等高科技手段的普及，使保密与窃密之间的斗争更加尖锐复杂，涉密档案文件的保密工作面临严峻挑战。

㈢保密制度不健全，措施不落实。《档案法》、《保密法》及其〈实施办法〉为我们做好各项保密工作提供了法律依据和行为准则，保密单位根据各自的情况也制定了相应的保密法规、制度。1

但是仍存在领导不重视、措施不落实、制度执行力欠缺等情况，使档案保密工作出现空档，失密情况时有发生，给国家、集体和个人带来不可估量的损失。

㈣定密上的随意性。定密工作是档案保密工作的基础，《保密法》规定国家秘密需要“依据法定程序确定”。但一些单位为了保险，随意扩大定密范围，把不是国家秘密的档案定为秘密级，把应定为秘密的档案定为机密级。还有的单位为了省事，对该定密的不定密，或为了外出携带方便，怕遗失后承担保密责任而不定密级。

㈤密与非密文件资料混合组卷。《档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”。它明确规定了标有密级的文件资料必须单独立卷。但在调查中发现，有的单位在文书立卷时不按照档案法规定进行立卷，在文件分类时，没有把密级的文件单独立卷，把密与非密文件混合组卷，给档案的管理和开发利用造成了严重的影响。

三、如何做好档案管理和利用中的保密工作

㈠加大学习宣传力度，强化保密观念和保密技术手段。思想上保密意识的强弱，安全防范教育的好坏，是做好保密工作的前提，因此，必须强化全员保密教育，增强保密意识，这是做好档案利用工作的客观需要。通过宣传教育提高行员对保密工作的认识，使之明确加强保密工作是维护国家安全、扩大改革开放、搞好经济建设的重要保证。档案工作者要加强对新知识、新技术的学习，做到既精通档案业务和保密要求，又能够较为全面地掌握计算机信息系统的管理和技术防范手段，通过新技术手段进一步

把保密工作做实、做好。

㈡强化档案库房的科学管理。档案库房管理是档案保密的重点，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。在档案管理的实践中，有些单位通常将档案库房附设在机关办公楼之中。从保密管理和档案安全的角度来讲，不是随意的任何一间房间都能够拿来作档案库房使用的。按照档案保密和安全管理的要求，档案库房不适合设在办公楼的最底层尤其是不具备通风防潮条件的地下室，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、烟感器、电子监控设备等，以达到防盗等要求。同时，还应努力做到档案库房、档案工作人员办公室、阅档室之间的三分离。要严格档案库房的管理，指定专人进行负责，制定严密的档案库房管理制度，禁止无关人员出入。

㈢加强涉密档案的科学管理。直到现在，一些单位还存在把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供的现象，留下了扩散机密的隐患。针对这种问题，可以采取对已经混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷办法加以解决。特别是在2000年中华人民共和国档案行业标准发布以后，按照新的《归档文件整理规则》将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。因此，调阅档案时要以件为单位进行提供，以避免扩大涉密文件阅知范围。立档单位应严格按照《档案法》要求，对密级文件单独立卷，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞因混卷在提供利用过程中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录，建立涉密文件统计台帐及存放地点索引，为科学的管理、有效的保密、及时的利用创造条件。

㈣做好档案利用中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体来说，档案利用监督可以从以下两个方面实施:一是强化制度建设。建立健全立卷归档、档案查阅、档案保管等一系列工作制度，坚持把保密要素渗透到档案管理的各个环节，做到用制度管人、靠制度管事，增强档案管理人员的责任意识，进一步规范保密人员的工作行为，杜绝档案保密工作的主观随意性，防止因工作失误而造成失泄密责任事故。二是强化监督措施。在利用中，要关于了解和掌握档案利用人的心理与思想动机，根据不同的利用对象的不同目的，加强重点监护。在条件允许的情况下，档案馆室还应该安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案，避免档案损失。

㈤做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。首先应明确档案保密期限与保密期限的区分原则。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实意义和历史意义，依照本单位的工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。《保密法》第十五条中规定：“国家秘密的保密期限，应当根据国家秘密事项的性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内，不能确定期限的，应当确定解密的条件。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年”。由此可知，保密期限是依照国家秘密事

项在一定时间内，如泄露或公开，将对国家的安全和利益造成的危害来进行确定的。这里所说的“另有规定”主要是指在保密事项范围中明确规定某类国家秘密事项保密期限为“长期”的情况。这些国家秘密事项具有较强的稳定性，长期关系国家安全和利益，即使确定为本款限定的最长的保密期限，也难以满足保密需求。在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

㈥做好档案密级的调整工作。档案在管理过程中，其密级不会是固定、一成不变的，档案的密级会随着时间的推移和文件贯彻的情况而发生变化的，其基本变化一般为升密、降密，直至解密。总的来讲，变化的原因有三项：保密范围的变化，密级文件作用的变化，保密时限的变化。对只标有密级而没有保密时限，要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求进行调整。对涉密档案要定期审核，应当自行解密的自行解密，需要延长保密期限的，要在原保密期限届满前重新确定保密期限。要主动接受保密部门对调整密级工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定，严格确定密与非密的划定原则，严格划清密与非密的区分界限，要明确哪些档案能够开放利用，哪些档案必须限制在一定范围内利用，哪些档案不能开放提供利用，为进一步强化涉密档案建设打下扎实的基础。

㈦正确处理好档案保密与利用的关系。在日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，长期埋头苦干，默默奉献。在实践中，有的同志过于强调保密要求，因噎废食，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生大批档案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有价值的档案长期被束

之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案资源浪费。一方面，导致单位领导和相关人员不能及时全面地了解情况，使档案得到有效地利用；另一方面，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案管理人员改变观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。保密档案应该注重保密工作，但要清醒地认识到保密与利用的辩证关系。保密的目的之一是为了科学地利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的保存价值。同时，也要注意，档案利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用势必会给党和国家的安全和利益造成危害。因此，对档案工作来说，保密与利用两者都至关重要，决不可偏废。

作者单位：中国人民银行鸡西市中心支行

第四篇：浅谈干部人事档案管理与利用的创新

浅谈干部人事档案管理与利用的创新

摘 要：作为国家重要部门当中的关键性工作人员，国家干部应当有相应完善的人事档案制度。只有形成了完善的人事制度，才有助于管理人员准确地弄清楚员工的工作状况，进而建立起完善的员工考核制度。形成完善的人事档案还有助于建立起干部正确的政治思想，对干部整体的专业水平、思想水平、业务水平有一个系统性的认知，进而能帮助管理部门开展对干部的考察活动。主要研究了干部人事档案的管理方法，并对当前管理当中的诸多问题进行了彻底分析，给企业机关的人事档案管理提出了相关建设性的意见与建议，指明了前进的方向。

关键词：人事档案；干部；管理

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）13-0171-02

一、干部人事档案的特点

（一）统一相关立档单位

在干部的人事档案管理当中，一般由统一的工作人员进行立卷工作。一个干部的履历一般分成几个不同的方面，主要分成自己的履历、自我鉴定、对自己工作的考核、自我学历等，对自己有一个系统性的简介。

（二）分散的干部材料

由于干部的人事档案需要工作人员进行资料的收集，因此往往会分散人事档案材料。在一个机关当中，一般由人事部门来进行干部人事档案资料的收集。这种资料往往含有大量的内容，不仅包括各个部门对人才的评价，还包括了奖励材料在内的各种资料。并且奖励材料也有较大的区别，不仅有本单位的，还有省级、国家发放的奖励。综上所述，干部的人事档案材料内容较多，涵盖的内容十分复杂，涵盖的材料也是由不同的单位提供，复杂程度也是十分大，都需要人事部门对其进行分辨。

（三）不断流动的实体档案

大部分机关的人员都处于不断变换之中，人员的变动也给干部人事档案带来了变化。不同机关之间的人事变动都会改变干部的配置，进而带来或带走大量的干部人事档案。随着近几年来干部人事制度的改革，使得一个干部在职业生涯中往往会经历多个不同的机关，在多个不同的部门中工作。而经济的全球化也加速了干部的人事档案变动进程，这样的影响已经显现在了各个方面[1]。

二、干部人事档案管理与利用存在的问题

（一）没有形成完善的档案意识

1.对于个人来说，人事档案管理对其形成了一定的制约，对人才的自由流动形成了有效管制。随着社会的进步，在新形势下人才也有了更大的自由。为了追求更大的经济利益以及实现更大的自我价值，人才也越来越乐于接受工作的变迁。

2.对于一个组织来说，机关没有正确地重视人事档案的编制工作。大部分用人单位为了追求更大的经济利益，往往轻视了人事档案的建立。企业的日常运营也要一定的成本，多用人就意味着增加成本，这与企业节省成本的战略不符。所以，企业不仅仅不设立人事档案管理机构，更不为旗下的员工建立人事档案。这种现象在机关事业单位当中也广泛存在。所以，当前情况下大部分机构是不重视人事档案管理工作的，这种现象必须得到纠正。

（二）没有形成规范化的档案管理方式

1.难以从顺畅的渠道获取档案材料。正是由于人事变动较大，因此一个人才的档案变化也是企业无法估计的。一个干部的人事档案材料往往来自于不同的单位与部门，假若不同的单位之间没有形成完善畅通的沟通渠道，就有可能遗漏人才的档案，导致单位收到人才的档案都是不完整的，给单位的后继工作带来了较大的难度。

2.编写虚假的档案材料。一个干部在单位中所获得的成就与贡献与其自身利益直接挂钩，这就出现了大量伪造或是私下修改档案材料的员工。由于当前还没有有效的监管政策，无法对伪造资料的干部形成有效管制，因此上述情况时有发生。有的干部通过增加工龄、党龄，提高学历水平的方式来获取更大的个人利益，严重影响了其他员工的工作积极性，造成了无法挽回的后果，极大地降低了人事档案的真实程度，进而产生了大量官员的贪污腐败行为，给机关单位的形象造成了极大冲击。

3.相互抄袭人事材料的内容。在编写人事档案材料的时候，工作人员只是简单地将别人的工作成果挪过来，导致基本所有的人事档案都以相似的形式书写，给评估人员造成了较大的麻烦。

（三）没有有效利用人事档案

1.由于干部在调职当中的自身疏忽，没有有效利用人事档案，因此使聘用人才的单位无法建立对人才的全方位认识，就无法为其安排合适的工作，人事档案应该起到的作用也完全没有起到。

2.单一的服务对象。一般来说，人事干部档案主要为领导、组织提供有效帮助，对于基层的员工来说，并没有享受到人事档案工作所带来的便利。因此应当建立起完善的人事档案服务机制，确保大量的人事档案资源能够被广大机关单位所运用。

3.老旧的管理机制。经过了大量实地调查之后，发现一般的人事档案工作以原始档案为主，原始的文献一般由纸质文档组成，在运输调用的过程中十分容易出现损坏，并且工作没有主动性，往往需要工作人员主动上传，工作效率十分低下[2]。

三、加强干部人事档案管理与利用的相关对策

（一）制定科学化的干部人事档案管理制度

1.建立起完善的干部人事档案管理基础设施。由于干部人事管理需要一定的员工来完成，所以硬件设施必须要跟上，才能更加规范化地开展干部人事档案管理工作，也就是说要建立起配套的基础设施。人事档案要有一定的防护措施，以防突发状况导致的档案损毁。完善的基础设施能有效减小档案被损坏的几率，让干部的人事档案尽量地保存长久，更好地为社会各界服务。干部的人事档案管理要有一定的规范性，各级领导要充分重视档案管理，在日常工作中加大档案工作的比重。基层员工要实时向领导报告档案工作的进度，确保领导了解到档案工作的实施进度。工作人员要建立起基础设施建设的理念，让领导下发资金来建设基础设施。资金的筹措是多渠道的。档案储存库要有温度控制设备，确保档案在最适合的温度储存。

2.建立规范化的干部人事档案管理制度。在各地机关如火如荼地建立人事档案管理制度的时候，中共中央拟定并下发了有关人事档案建设的草案。该草案有效提升了干部人事档案管理的工作效率，让干部档案的收集整理工作走上了一条有序的道路。机关从事档案管理工作的员工，日常的工作之一就是收集干部的人事档案。这是一个十分烦琐的工作，不仅需要走访员工以前所工作的机构，还要到处搜集员工的档案。尽管烦琐，却不可缺失，是档案工作的基础。假若没有人对员工的档案进行收集，就没有档案工作的后继事项。该项工作对工作人员的要求是十分苛刻的，不仅要有过人的毅力来收集档案，还要耗费大量的精力来对档案进行分类、管理，需要工作人员较高的个人素质。只有有效地对档案进行分类之后，才能开展档案管理工作。员工不仅需要仔细研究中央下发的人事档案工作规章制度，还要定期参加有关工作的培训，确保接触到本行业最新的动向，及时调整自己的工作方式，才能确保工作进行得高效有质量[3]。

（二）开展对干部档案的后继开发

1.加强对干部档案实际效益的理解以创造更大的效益。由于档案的记录是一个长期的过程，因此档案的管理者不仅要详细记录下档案的日常使用方式，还要对档案所有者进行实时的跟踪调查，让档案的效益最大化。一部档案一定有其的使用价值，机构将其妥善地保存下来，就一定有其能起到的作用。而这种作用主要体现在档案对人才的描述方面，能被充分利用的档案才是有利用价值的档案。其次，只有完全理解掌握了档案当中所蕴含的内容，管理者才能利用档案来提高实际效益。结合收集档案的全过程，实际了解到档案工作需要改进的地方，确保档案得到全方位的运用，才能为干部提供更好的工作内容。最后，档案工作能有效体现出一个企业的工作效果。由于干部人事工作往往涵盖了许多内容，不仅会用来记录一个干部的工作，更重要的还被用来提高企业的业务管理工作，实际运用中还能提高员工的工作效率。这也给用户监督干部提供了途径，干部的绩效有了人监督，就能体现其价值。

2.充分利用档案所涵盖的信息，体现其实际效用。在档案管理的过程中，最重要的一点就是要确保每个档案的借用都有可查的记录。有人要借用档案，就必须要进行登记。登记的内容不仅要包括借阅的原因，还要确保借阅的全过程要有迹可循。档案查询记录不能轻易填写，而是要一步一步填写清楚，才能有效开展跟踪调查。其次要对用户进行跟踪调查，与其建立友好的联系。由于档案的节约一般不会产生效益，其次，直接更加深入地使用档案才会发挥更大的价值，才能准确地体现档案的价值。因此，要建立用户联系制度，同时，定期召开用户座谈会，以加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为用户服务。三是分发档案信息反馈表。即在用户查阅档案的时候就开始档案的记录工作，并及时收集用户的回馈信息，并系统记录下这些信息。最重要的就是效益这一点，不仅要详细记录，还要对记录的重点进行详细标明。除此之外，还可以采取实地勘探以及网上访问的方式来增加资料的内容。

（三）建立起与时代相符合的档案意识

1.对于档案管理的领导人来说，不仅仅应当改革自己对人事档案管理的观念，重视起人事档案工作，还应当切实优化人事档案工作的员工结构，确保人事档案工作经费充足，保证相关设备的完善，才能切实推动人事档案管理。

2.通过其他途径来确保高素质的员工。定期对员工开展技能培训，为员工构建起全新的档案工作理念[4]。

四、总结

综上所述，我国当前的干部人事管理还有诸多不到位的地方，还需要各个部门、各个机构的工作人员的共同努力，才能胜任这项工作。人事干部档案管理人员应当改革工作方式，在日常工作中加入大量现代性的工作形式，才能确保人事档案管理工作进行得又好又快。

参考文献：

[1]刘韶青,林香青,张琮，等.浅谈干部人事档案管理与利用的创新[J].北京档案,2010（10）:27.[2]孙威.对干部人事档案管理与利用的研究[J].中国科技博览,2012（21）:269.[3]刘俐.浅谈高校干部人事档案管理与利用[J].中国信息化,2012（16）:294-295.[4]王开秀.加强干部人事档案的管理与利用[J].黑龙江科技信息,2013（4）:120.

第五篇：关于做好病案档案管理利用工作的几点思考

关于做好病案档案管理利用工作的几点思考

摘 要：档案工作的发展，在于不断的探索，不断研究，不断挖掘。在医院档案管理中，除文书档案、财务档案、科技档案、声像档案、基建档案、设备档案以外，病案档案既是特殊档案，又是重要的医学档案，它具有档案的性质和特殊的管理方式，同样具有广泛的应用价值和实践作用。

关键词：病案档案；管理利用；工作思考科学管理好病案档案是医疗管理的基础

首先，要管理好病案必须要有一套科学的、行之有效的病案组织管理程序和技术管理程序，只有用科学方法管理病案，才能充分发挥病案的功能作用，达到管好病案的目标。按照档案集中统一管理的原则，病案管理工作在主管院领导的直接管理领导下，由信息科长具体负责，医院病案管理委员会实施指导、监督和定期检查，由病案室集中统一管理。病案管理不是一个科室或一个部门的工作，它需要全院各个部门科室的通力配合，共同努力，履行职能，齐抓共管，协同完成。

其次，培养和配备各级高层次的人才是搞好病案管理的保障。病案管理人员通过在职教育，如岗位培训、脱产或半脱产培训、短期集中培训等方式继续教育，不断更新知识，熟练掌握专业技术技能，成为实用型的病案管理人才。培养良好的职业道德，自觉维护患者利益，严格执行病案管理规章制度，防止泄密及资料丢失。建立一个科学、精干、有效的病案管理机构，培养一支高素质的病案专业管理人才队伍是管好病案的关键，建立一整套与之相适应的病案管理规章制度，做到有章可循，是搞好病案管理的保证。

在次，病案的形成是一个复杂的过程，从病案的各种表格审校印刷，在到病案资料的收集整理，从病案的编号、排列到病案的归档、供应，无一不是建立在分级的病案技术管理系统上。1.病案收集。住院病案的收集，在患者治愈好转出院后，经主管医师整理，科室主任医师、护士长终末审核签字后装订送交病案室，门诊病案收集，自门诊病人诊断结束后，由门诊护士长将诊治医师检查记录收集后送病案室。2.病案整理。主要是住院病案的整理。我院出院病案首先由临床各科室完成首次整理，在病人出院后24小时内由住院医师将病历整理好，病历排列顺序为；住院病案首页、入院记录或再次入院病历、首次病程记录、病程及查房记录、住院期?g的各种检验、检查报告单、会诊单、医嘱单、其他。整理好的病历由科室主任、护士长审核检查。3.病案登记编目。我院对病案的编号，采用病案号和住院号相统一的大流水号编号方法，以便于管理、跟踪及查阅。病案交到病案室后，即进行分科登记，在登记中对病人入出院时间、病人简要情况、出入院诊断及治疗效果、手术日期及术后诊疗评价，以及是否按病历首页填写准确、完整等，进行逐一细致检查，无误后再编制录入计算机。病人姓名索引，按病人姓名索引卡要求内容填写。疾病分类编目，按ICD-10（国际疾病分类标准），对疾病进行分类编目，并按照疾病分类、手术分类、传染病分类编制疾病索引。4.病案归档存贮；依据方便医疗、教学、科研、医院管理工作需要，方便患者及社会需要，有利于病案系统管理和适应管理工作环节的愿则，按照病案号的大小顺序排列归档，并按永久性保存存贮要求，采取有效存贮措施。科学利用好病案档案是服务功能的拓展

一是最大限度地实现病案档案的有效利用是病案管理工作的最终目的。随着社会的进步、科技的发展、医疗健康知识的普及和人们法律意识的增强，病案资料从过去单纯的针对院内服务的同时，逐步面向社会开放利用，这就对病案管理工作部门和病案管理工作者提出了更高的要求。

二是要熟悉并掌握所保管病案的情况，建立多项病案检索途径和编写参考资料，按照不同用户的需求及时主动地提供病案。1.用于医疗。病案是医务人员对疾病做出诊断和拟定方案所必不可少的依据。它既可成为抢救某些危重病症的重要参考资料，又是临床实践经验总结的最好档案，记录了临床医师诊治病人过程中的全部思维和行动，是衡量医疗质量和学术水平高低的主要依据，对提高医疗技术水平、评价医疗业务能力、发展卫生事业具有重要的作用。在卫生部开展对各级各类医院等级评审中，对专科技术水平的认定，开展的新技术、引进的新项目，常见病、多发病的诊治中，应开展的医疗工作，首诊负责制、规章制度落实等，都是依据病案记载所表现了解的。省级卫生行政部门对医院重点专科的评审，也是随机抽样、检查原始上架的病案，各级医院要重视病案管理工作，抽调专门人员检查病案质量，确保病案质量达标。2.用于科研及教学。病案档案的开发利用是医院发展史上的宝贵财富，也是医院建设的真实史料，抓好病案档案的编研尤为重要，一份科学的病案，对医院科研和教学来说就是一本活的教材。3.用于医院管理。病案管理是医院管理中的重要组成部分，因此病案成为监督和检查医院工作，促进科学管理的可靠依据，通过病案反映整个医院的工作效率和医疗效率，反映医护人员的业务素质，因此病案成为加强医院管理和改进医院工作的重要资料，又是医院领导考核医务人员技术水平的有力参考。4.用于医疗统计和疾病预防。病案是医疗统计的原始资料，是医疗业务工作数量和质量统计分析的依据，通过疾病的分类和病案资料的统计，可以找出疾病发生、发展的规律。5.用于提供证据。病案既是医疗技术的档案，又具有权威性记载。医疗纠纷、伤残鉴定处理、刑事诉讼案件、医疗保险和某些侦破调查，通过病案记录，作为评议、处理或判明责任的根据都很可靠，具有较高的法律作用。总之，科学管理利用好病案，不断提高医疗技术质量，保障人民身体健康，对于加快基层医院的发展具有重要意义。科学做好病案档案电子信息化工作是管理保障

随着科学技术的发展，计算机的应用越来越广泛。电子病案档案管理系统伴随计算机行业的发展而出现，给病案档案的管理和利用带来了便利。病案档案管理无论是在理论上还是在实践中都存在着较大差距。如有些基层单位，虽然计算机很早就被引入到档案管理工作中来，但在实际应用过程中仍然存在着一定的问题。随着时间的积累，纸质病案档案所需要存储的档案数量也与日俱增，而纸质病案档案库房容量有限。并且，纸质病案档案的传统保存方法也存在着如档案受虫、霉危害，档案制成材料的老化、字迹的褪变、存储密度低下等问题。因此，在现代化医疗中，病案档案管理的信息化工作尤为重要。信息化工作就是将计算机技术、信息技术、通信技术等充分运用于病案档案的整理、保存、管理和提供利用等诸环节中，实现病案档案管理的标准化、数字化、系统化和网络化。计算机的网络发展，为在医院内部局域网站上建立虚拟的电子病案档案室奠定了基础。档案信息内部局域网络的利用，使档案利用率大大提高，实现了资源共享。通过为单位内部管理人员制定用户名和口令来设定其相应的阅读档案权限，同时还可以对每个科室人员所查阅病案档案的内容做出电子即时记录，方便以后的统计，有利于远程讨论病人病情，传送电子病案。并且，利用扫描仪，电子病案资料得到快速处理，处理完毕的病案通过计算机归档保存，方便地完成了纸质病案向电子病案档案的转换存储，形成永久性的数字化档案，节省了时间，提高了工作效率。当然，病案档案信息的管理及其安全性等问题，如何保证病人的隐私，也是限制其向互联网发展的最大障碍，这些问题有待在今年的科学发展中加以解决。就目前来说我单位病案档案管理还在采用双轨制，病案档案双轨制管理，是把病案档案纸质资料和电子病案同时进行保存的一种方式，有利于保持病案档案的原始性记录，利于双向验证和维护病案档案的安全，因此，在电子病案档案的网络使用局限性未得到根本克服之前，实行病案档案双轨制过渡管理非常必要。

参考文献

[1]章兰云.浅谈医院病案档案的管理[J].兰台世界，2008（1）

[2]张莉佳.浅谈加强医院病历档案管理的措施[J].办公室业务，2014（11）