商务礼仪之九：商业文书礼仪

第一篇：商务礼仪之九：商业文书礼仪

商务礼仪之九：商业文书礼仪

总的来说，常用的商业文书可以归总为：对公的公文函件、一般的企业公文、对内的工作报告、单位上的会议纪录、展示说明的材料以及商务往来邮件。我们就这六种比较常用的文书，略述如下。对公的公文函件

对公的公文函件就是所谓的政府公文，常见于各种报章杂志上的有：令、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。其写作格式以《国家行政机关公文处理办法》为依据撰写，由各级单位所行文使用。一般企业如果是对公的业务很多，对于这类形态的公文格式还是需要留意学习。

由于经常使用的文种过多，所以在撰写这类文书之前，可能对于某些性质和用途相类似的文件，需要仔细推敲，绝对不能出错，比方说：条例、规定与办法之间的区别；决定与命令的区别；指示与命令的区别；批复与指示的区别；通报与通知的区别；通报与处分决定的区别；通告与公告的区别等。

商业文书实际上来源于许多对公的文件，因此如果想要把真正的文书写作搞好，首要工作其实是要学习公文写作。公文写作里面许多词语的运用都是很考究的，必须仔细推敲。举例来说，公文常用的称谓词有：

第一人称：我（本）办（部、所、院、校、委、站„„）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办„„）

第三人称：该单位（部门、系、院、所、局„„）、他、他们

公文常用的语言包括：

常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下

常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；

常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；

常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将„„报告给我们。

这些在企业公文写作里面，也经常必须使用的，写作者必须仔细把相关的词汇记录下来，才不会出错，也才能合乎礼仪规范。一般企业公文

企业公文的要项也并不简单，实际说起来可以分为下列这些种类：公司决定、公司公告、公司通告、公司通报、公司报告、公司请示、公司批复、公司意见、公司函、公司会议纪要、商务信函、商务计划、总结、讲话稿等。

无论写作何种公文，请注意写作应该尊重三段式的写法，并且在主题的栏目里，要能简单扼要地写出关键词，每段文字请尽量以不要超过三至四行写完为原则，不要过于冗长，如果有叙述性质的数据，应该以附件的方式呈现。写公文以前，应该先与各单位口头沟通，取得一致性的协议后，再行层层通报。

公文虽然说只有文字，但是在公文背后所隐藏的现实，才是需要捉摸透的东西。因此，在我们下笔写公文的时候应斟字酌句，对公文的内容与形式进行必要的核实，确保其能够通过各单位的审核而不出错。

对内的工作报告

工作报告是每个上班族都会使用到的商业文书，它包括：情况报告、专题报告、综合报告、答复报告、自查报告等多种形式。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。它属上行文，一般产生于事后和事情过程中。综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高；专题性报告则是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

撰写工作报告时，最忌讳的就是把自己的问题推诿给他人。比方说，在写述职报告这种工作报告中总结性报告的时候，与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性，对隶属工作范畴、亲身经历或者督查的材料必须确认真实可靠。这就要在写作上更多地采用叙述性的表达方式，如果其中夹杂了对其它人的影射或诋毁，那就失去了立场和礼仪。

除了文字报告之外，口头报告也是也有其特定的格式用语，其最大特征即为：准确、明晰、简练。口头报告的语言受发言的本身性质影响，必须能够拉近讲话者和听众的心理距离，因此，演讲稿应更为大众化与口语化，主题句基本的层次也应力求客观，准确反映演讲稿中心内容的本质真实和客观特色。

单位上的会议纪录

会议纪录是根据会议资料、文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项，并要求有关单位（或部门）执行的一种文体。按照会议性质来分，会议纪录大致有办公会议纪录、专题会议纪录、协调会议纪录、座谈会议纪录等。

初次撰写会议纪录的人，可以采用录音设备录起来慢慢听。经验丰富之后，就可以用笔记本电脑，进行同步记录。会议记录的长度应保持在1000字以内，最好能让与会者在五分钟内阅读完毕。会议记录必须在会议结束后72小时内完成，经主管确认后分发给与会者。会议记录的写法有很多种，如：

叙述法：就像是叙述一件事情的平铺直叙法。

辩言式：彷佛是双方交战时各持己见的叙述法。

结论式：写出会议最后的结论。

行动式：写出会后大家所要采取的行动方案。纲领式：写出会议的摘要。

会议纪录一般可分为两大部分：其一，会议概况。包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；其二，中心内容。即反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。其写作要点有九项：

第一，要抓重点纪录：开会时间很长，讲的话虽然多，并不是每个字都写下来，而是把要点记下来。

第二，分出何者是事实，何者为意见。双方各执一辞的时候，可能会有言语上的冲突或不同的意见，这时就要能分辨他们真正的意思。

第三，要懂得选择：有些你来我往的言词，可能含有一些情绪性的说法；这时候写纪录的人，就要选择非情绪的说法。

第四，挑出有问题的灰色地带：写作会议记录的时候，总会遇见三方会谈的问题，可能会意见很模糊，这一类不能具体的意见不要列入。

第五，要很专注：担任会议记录的人，必须全神贯注，特别是不能用录音机的时候，更要专心一意地听出问题来。

第六，根据议程纪录：事前可以把会议议程准备一份放在手边，根据议程的先后来纪录会比较完整。

第七，记下发话人的姓名：如果对于与会者并不熟悉，秘书要先在开会以前，先与与会者交换名片，确实了解其姓名头衔。

第八，听一段记一段：写会议记录时，专心一意地先听一段再用文字写出这一段的结论，而不必赘述其讨论的过程。

第九，事先复习前期会议纪录：对于前次会议的纪录必须先研读一次，看看前面都讨论了些甚么事情，产生怎样的问题。

会议记录的撰写，无论用何种格式都必须能抓住重点，避免错误, 也需要注意礼仪规范，请注意下列规范：

·用最简短的文字及句子完成会议纪录。

·用最直接的要点述说。

·避免批评性字眼。

·避免别人看不懂的辞语。

·运用纪录性口吻，而非直接引用与会者的话。

·尽量避免提到人名。

展示说明的材料

展示说明的材料，有人称为投影片或是PowerPoint(PPT)，其实制作的过程就是商业文书。因为在制作成为投影片以前，每个人都得要先制作成为word的形式，然后才转制成为投影片。所以我们必须遵守制作的原则。

编写展示材料的时候，首先要应考虑自己的目的是什么？是介绍组织及发展，还是对多推广的计划、项目或活动进行说明；是推荐新上市的产品，还是争取资金支持等。

其次，在起草材料大纲时，需注意两件事：

第一，绝对不能将word档案直接贴在PowerPoint里面，而必须遵守七的原则(Rule of Seven),也就是每页不能超过七个要点，每个要点尽量不要超过七个字。

第二，不可随意使用网络上的文字或图片，因为这可能会违反著作权的原则，抄袭与嫖窃不但是违法而且更是最不合礼仪的行为。

商务往来邮件

当今社会，最常用的商业文书就是电子邮件（E-mail）了。由于邮件的往来是通过网络完成的，所以我们更要注重网络世界的礼节，保持尊重他人的态度，尊重他人的隐私权，不窥探他人计算机里的文件；尊重他人的著作权，不擅自复制他人享有著作权的作品。

在国际上，对于E-mail的写作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整说明信件的主题、相关信息、要求、期限等，将收信人需要的所有信息包括在信文内。不论表达技巧，文章结构如何，完整说明发送邮件的原因最为重要。因此，完整也是这七项原则中，最重要且不可或缺的一项重点。

其二，具体（Concreteness）。不要使用容易造成误会的字汇，尽量用一些通用的字汇辞藻。如：“尽速处理回复”应该用“请于三月一日中午前回复”来表述，让收信人有可依据的行动的方向，才是具体的信件用语。

其三，简明（Conciseness）。E-mail的沟通环境就像面对面对话，因此，文字用语宜采简短易懂者；不需要的赘语赘词应予以删除；如果要使用缩写字，也应该采用一般网络通用的缩写文字，才不会让收信人不明所以，还得回信请你说明。

其四，正确（Correctness）。内文的用字和标点符号、引经据典的情境选择、案例的引用说明等，应该要正确谨慎，以免贻笑大方。

其五，礼貌（Courtesy）。E-mail的写作风格与应用格式较具弹性，因此，礼貌用语也偏向简单非正式。但是一封信件给收信人的感觉，就是发信者为自己塑造的形象，所以，在用语上也应该注意，不可失礼。

其六，整洁（Clearness）。E-mail信件必须注意断句，换行位置，因为收信人的屏幕有大有小，如果像传统书信一般，一行到底才换行，会让读信者觉得很累，另一个原因则是因为收信系统环境设定不同，过长的句子会在中间断掉，影响文章分配，使章节段落看来凌乱不堪。况且E-mail内容通常简短数句，一行到底，会让人觉得过于空洞。

其七，体贴（Consideration）。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。对长辈或对网络用语不熟悉者，更应该多加协助，多多使用对方较易理解的用语。

至于E-mail字段的使用礼仪要点, 则需要注意下列几点：

第一，称谓（Salutation）不可以太随性。E-mail的传递速度与传统书信往的返效能差异极大，使用电子邮件传递信息的双方，可以像日常对话般一来一回交谈，因此，电子邮件的称呼也变得草率得多。同辈之间、亲朋好友或同事间可以直呼其名；对长辈或上级，最好使用头衔加上姓氏，如：赵老师、吴总经理、Mr.Smith等（见表1）。

第二，信尾客套语简明。E-mail常用的英文信尾客套语为：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特别要注意的是，即使是中文书写的E-mail，像“即颂”、“商祈”这类信尾颂候语一般都已被简短的英文客套语所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的传送过程中，由于邮件发送者用来写作、发送、储存、下载和接收的软硬件可能与接受者完全不同，所以，两者看到的邮件也并不一样。因此，一些过于复杂的内容、图

表、数据以及其它备注资料，可以以附件的方式发出，以方便阅读，避免内文显示差异的问题。

第五，设计感十足的签名档。E-mail应用发达的同时，也代表人与人之间的见面次数锐减，因此交换名片，搜集客户资料的最佳途径变成Email。如果一封信件没有签名档，那么收信人无法搜集到完整的资料，也无法对发信人有基本认识。因此，在签名档中加上详细的联络数据，再附上一张照片，从现在开始留给收信人一个知礼专业的好印象吧！

总而言之，学好商业文书写作，还要靠我们在实践中不断提高知识力，汉代恒宽说要“厚其基而求其高”；宋代苏轼说要“博观而约取，厚积而薄发”；清代唐甄说要“积多则神”。只要功夫深，铁杵也能磨成针。

第二篇：商务礼仪之商务文书礼仪

商务礼仪之商务文书礼仪

礼仪文书的概念：礼仪文书:现代社交礼仪中一种基本的应用方式。在社会生活的交往中人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间用来调整、改善和发展相互关系的书面文字就是礼仪文书。

商务社交文书礼仪

第一节 邀请书与请柬

一、邀请书

（一）邀请书的概念与范例

邀请书是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关单位或人员出席重要会议、典礼或重要活动所用的礼仪书信。邀请书又称邀请信或邀请函。范例（ppt）

（二）邀请书的基本知识

1．邀请书的作用

邀请书是机关、企事业单位经常使用的一种文 体。它除有邀请作用外，还有提供信息、联络情感等 作用。

2．邀请书的特点

1）礼仪性

2）明达性

3）书面性

（三）邀请书的结构与写法

邀请书通常由标题、称呼、正文和落款四部分组成。

1．标题

一般有以下几种写法：一是单独由文种名称组 成；二是由事由和文种名称组成；三是由发文机关、事由和文种名称组成。

2．称呼

顶格写明邀请对象。

3．正文

邀请书的正文包括开头、主体和结尾三个部分。1）开头。一般要交待会议或活动的由来、目的或意 义，有的先作简单问候，再交待缘由。

2）主体。要写明会议或活动的内容、时间、地点、方式以及希望邀请对象承担的工作等。事项要写得清 楚、周详，若内容较多，可分条列出。

3）结尾。要写上礼貌性的结语，如“恳请光临”、“恭候光临”、“敬请莅临指导”等礼貌用语。4．落款

署上发文单位名称或发文者姓名和发文日期。邀 请单位还应加盖公章，以求慎重。

（四）邀请书的写作注意事项

1）内容要周详

2）措辞要得体

3）发送要提前

二、请柬

（一）请柬的概念与范例

请柬，又称请帖，是机关、团体或个人邀请有关人员参加会议、庆典、婚宴寿筵或其他重要活动时发出的、制作精美的礼仪文书。范例（ppt）

（二）请柬的基本知识

1．请柬的特点。请柬的特点主要是：礼节的庄重

性、内容的告知性、制作的精美性。

2．请柬的种类。根据内容和性质，请柬可以分为集

会庆典请柬、婚嫁庆贺请柬和日常应酬请柬三种基本类型。

3．请柬与邀请书的区别。请柬与邀请书相比，都具有“邀请”的作用，同样具有庄重性和礼仪性的特点，但存在以下几点区别：

1）邀请书的使用范围比请柬广泛；

2）邀请书的内容比请柬复杂，信息容量更大；

3）邀请书的措辞及制作比请柬更朴实。

（三）请柬的结构与写法

请柬一般分为封面和封里两部分。

1．封面。封面写上“请柬”或“请帖”两字，它相当于请柬的标题，可横写或竖写，要字体美观、醒目，周围有吉祥、喜庆的装饰画面。

2．封里。封里一般由称呼、正文、结语、落款等几部分组成，有的还加上附言。

1）称呼。顶格书写被邀请单位（或个人）的名称，姓名后要加称谓。

2）正文。即请柬的主体，另起行左（或上）空两字写明活动的内容。

3）结语。结尾处写上“敬请光临”、“恭候光临（指导）”、“请拨冗光临”、“顺致崇高的敬意”等礼貌用语。

4）落款。在正文右下角写上邀请单位（或个人）的名称和请柬发出日期。

5）附言。如果是邀请客人观看文艺演出或其他表演，要在落款下一行左空两格后注明“附××券×张”等。

（四）请柬的写作注意事项

1）内容准确无误

2）措辞简洁得体

3）制作精美大方

4）发送适合时机

第二节 聘书

一、聘书的概念与范例

聘书是“聘请书”或“聘任书”的简称。它一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。范例（ppt）

二、聘书的基本知识

1．聘书的特点

1）聘任性

2）合约性

2．聘书的种类

聘书按内容分，可分为岗位聘书、职称聘书和荣 誉聘书等。

按形式分，可分为书信式聘书和表格式聘书。

三、聘书的结构与写法

完整的聘书的格式一般由标题、编号、称谓、正文、结尾和落款几部分构成。

（一）标题

聘书的标题往往是在正中写上“聘书”或“聘请书”字样。

（二）编号

为方便管理，一般在“聘书”字样右下方注明编号，如“××聘字〔200×〕×号”。

（三）称谓

一般另行顶格书写受聘者的姓名，后加称呼，称呼后加冒号。有的没有称谓，直接在正文中写明受聘人的姓名、称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请×ׄ„”。

（四）正文

聘书的正文一般要求包括以下内容：

1．交待聘请的原因和聘请担任的工作及所担任的职务；

2．写明聘任期限；

3．说明聘任待遇。此外，有的聘书还写上对被聘者的希望。

（五）结尾

聘书的结尾一般在正文下一行空两格书写

“此聘”等字样，后面不加标点符号。也可用表

示敬意和祝颂的结束用语，如“此致”、“敬礼”。

（六）落款

落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。

四、聘书的写作注意事项

1．内容清楚，形式庄重。

2．表达准确，篇幅短小。

第三节 贺信与贺词

一、贺信

（一）贺信的概念与范例

贺信是机关、团体、单位向取得重大成就、有突出成绩或喜庆之事的有关单位或人员表示祝贺或庆贺的一种礼仪文书。范例（ppt）

（二）贺信的基本知识

1．贺信的特点

1）祝贺性

2）公开性

3）真挚性

2．贺信的种类

根据贺信内容的不同，可分为庆祝性贺信、会议性贺信、庆贺性贺信和对新任职者的贺信。

（三）贺信的结构与写法

贺信的结构一般由标题、称谓、正文和落款组成。

1．标题。贺信的标题多用“贺信”或“祝贺信”标出。也可由

祝贺单位和文种构成，如《××省人民政府贺信》。

2．称谓。另起行顶格书写受贺单位或个人称呼，称呼后加冒号。祝贺个人的贺信，可在姓名前加“亲爱的”、“尊敬的”等修饰语。

3．正文。贺信的正文内容主要包括以下几个方面。

• 开头 • 主体 • 结尾

（四）贺信的写作注意事项 1）内容齐备，评价中肯。2）感情充沛，鼓舞人心。3）简洁明快，篇幅短小。

二、贺词

（一）概念与范例

某一单位、团体要举行重大的会议，发请柬邀请兄弟单位前来参加会议。应邀单位派出的代表在这会议上所说的表示祝贺的话，就称为贺词。范例（ppt）

（二）贺词的基本知识

1．贺词的特点

1）直陈性

2）鼓舞性

2．贺词的种类

贺词的运用极广，按内容可分为节日贺词、会议贺词、开业典礼贺词、生日贺词、事业贺词、毕业贺词、婚礼贺词等。

（三）贺词的结构与写法

 贺词一般包括标题、称呼、正文和落款等几部分。

 贺词的标题、称呼与落款和贺信相同，而其正文一般在1 000字以内把话写完，表示几层意思，每层意思为一个段落。

（四）贺词的写作注意事项

1）用语热情、真挚

2）篇幅精悍、短小

第四节 欢迎词与欢送词

一、欢迎词

（一）欢迎词的概念与范例

欢迎词是国家机关工作单位在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或宴会上，主人对来宾的来临表示热烈欢迎而使用的演讲稿。在欢迎宴会上使用的欢迎词也称为祝酒词。

范例（ppt）

（二）欢迎词的基本知识

1．欢迎词的特点

1）欢愉性

2）亲切性

3）口语性

2．欢迎词的种类

• 根据场合，可分为现场讲演欢迎词和报刊发表欢迎词；

• 根据社交的公关性质，可分私人交往欢迎词和公事往来欢迎词。

（三）欢迎词的结构与写法

欢迎词一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。1．标题

欢迎词的标题一般由致词人、致词场合和文种三要素构成；也可由致词场合和文种两要素构成，还可以单独由文种构成。在首行正中写标题。

2．称谓

称谓要有敬辞并写全称，如果宾客来自不同的方面，称谓更要周全。3．正文

欢迎词正文的写法根据具体情况而定，一般由开 头、主体和结尾三部分构成。

1）开头。包括“欢迎”和“问候”。

2）主体。包括“回顾”和“介绍”。

3）结尾。包括“展望”和“期待”。

4．落款

在正文右下方署上致词者身份、姓名及成文日 期。这部分也可在标题下注明。

（四）欢迎词的写作注意事项

1）了解对象，有针对性。

2）感情真挚，有感染力。

3）措辞得体，篇幅简短。

二、欢送词

（一）欢送词的概念与范例

欢送词，是在欢送集会或欢送仪式上，对即将离别的团体或个人表示欢送、惜别和祝愿的致词。在欢送宴会上表示欢送之意的致词同样也可称为祝酒词。范例（ppt）

（二）欢送词的基本知识

1．欢送词的种类

欢送的情况很多：或是欢送访问成功即将离去的来访宾客；或欢送学习或工作任务完成后将离去的学者、科研工作者；或欢送即将去另一个地方、另一个单位的同事；或欢送刚毕业将离校跨入社会的学生；或欢送出国留学、工作的亲人、朋友或同事；等等。所以，欢送词也有多种。2．欢送词的特点

1）惜别性

2）即席性

3）口语性

（三）欢送词的结构与写法

欢送词一般包括标题、称谓、正文和落款四个部分。1．标题。欢送词的标题有以下三种形式：

1）全称式标题。即由“致词人+欢送场合+文种”构成，如《总书记在欢送×××主席仪式上的致词》、《×××在新兵入伍仪式上的欢送词》。

2）省略式标题。即由“欢送场合+文种”构成，如《在中师毕业生毕业典礼上的欢送词》。

3）文种式标题。只写文种，如《欢送词》。

2．称谓。另起一行顶格书写。称谓分为两种：一种是写上宾客个人的姓名、职务或尊称；另一种用泛称。

3．正文。欢送词的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。

1）开头。交代致词人以什么身份或代表谁致词，并向离别者表达欢送、感谢、惜别之情。

2）主体。回顾双方交往的经历及产生的积极意义，并且预见今后的发展、表示真诚合作的态度等。

3）结尾。再次向离别者表示惜别之情，提出再度交往的期望，并表达良好祝愿。

4．落款。在正文右下方写上致词者的职务、姓名和日期。这部分也可以在标题下注明。

（四）欢送词的写作注意事项

1）惜别贵“真”

2）用语有“度”

3）篇幅贵“短”

第五节 慰问信与表扬信

一、慰问信

（一）慰问概念与范例

慰问信是以组织或个人的名义，向有关单位或个人表示安慰、问候、关怀、致意的专用书信。它是在他人处于特殊的情况下（如战争、自然灾害、事故等），或在节假日，向对方表示问候、关心。范例（ppt）

（二）慰问信的基本知识

1．慰问信的特点

慰问信具有发文的公开性、情感的沟通性和采用书信体的格式的特点。

2．慰问信的种类

1）对作出贡献的集体或个人的慰问。

2）对遭受困难或蒙受损失的单位或个人的慰问。

3）节日慰问。

（三）慰问信的结构与写法

慰问信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1．标题。慰问信的标题通常由以下三种方式构成。

1）单独由文种名称组成，如《慰问信》。

2）由慰问对象和文种名共同组成，如《给抗洪部队 的慰问信》。

3）由慰问双方和文种名共同组成，如《朱德致抗美援朝将士的慰问信》。

2．称谓。慰问信的开头要顶格写上受文者的名称或姓名称呼。

3．正文。慰问信的正文要另起一行，空两格写慰问的内容。一般要求写出下列内容：

1）发文目的；

2）慰问缘由或慰问事项。4．结尾。慰问信的结尾表示共同的愿望和决心，接着另起一行空两格写祝愿的话，如“祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等等，但不得连写在上文末尾。5．落款。慰问信的落款要署上发文单位名称或发文个人姓名，并在署名右下方署上成文日期，如果是单位名称，须加盖公章。

（四）慰问信的写作注意事项

1）感情真挚，深切关怀。

2）明确对象，有的放矢。

3）行文简洁，篇幅短小。

二、表扬信

（一）表扬信的概念与范例

表扬信是正面表彰某单位、组织或个人的先进思想、风格、事迹的专用书信。

范例（ppt）

（二）表扬信的基本知识

1．表扬信的特点

表扬信具有正面性、及时性的特点。

2．表扬信的种类

表扬信有两种类型，一是以单位或团体的名义表彰先进，一是群众之间的互相表扬。前者可在授奖大会上由领导宣读，也可登报和广播；后者可直接将表扬信寄给被表扬人或所属单位，也可寄给报社或广播电台、电视台，或用大红纸抄出张贴。

（三）表扬信的结构与写法

表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1．标题。一般而言，表扬信的标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。

2．称谓。表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。

3．正文。表扬信的正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内。

1）交代表扬的理由。

2）指出行为的意义。

4．结尾。该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对×××给予表扬。

5．落款。表扬信的落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。

（四）表扬信的写作注意事项

1）叙事要实事求是。

2）要用事实说理。

3）语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小精悍。

第六节 申请书与求职信

一、申请书

（一）申请书的概念与范例

申请书是个人、单位、集体向组织、领导表达愿望、提出请求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。范例（ppt）

（二）申请书的基本知识

1．申请书的特点

它有请求性和单一性的特点。

2．申请书的种类

• 按内容分，申请书分为入党申请书、入团申请书、入会申请书、开业申请书、调动申请书、专利申请书等；

• 按申请者分，申请书可分为个人申请和单位申请等。

（三）申请书的结构与写法

申请书包括标题、称谓、正文、结尾和落款等几部分组成。1．标题。申请书的标题主要有两种写法。1）直接写“申请书”三字，例如《申请书》。

2）“申请书”前加上内容，如《入党申请书》、《开业申请书》。2．称谓。顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。

3．正文。申请书的正文内容主要包括申请事项、申请理由和申请态度三部分。

1）申请事项。申请事项应写得简明扼要，不宜写得太长。

2）申请理由。

3）申请态度。申请书一般需表达自己的申请被批准后的态度和决心。4．结尾。结尾写上“此致”、“敬礼”等祝颂语。5．落款。落款处署上“申请人”三字及姓名，在署名下行署上时间。

（四）申请书的写作注意事项

• 申请的事项要写清楚、具体，涉及到的数据要准确无误；

• 申请理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到批准；

• 语言要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。

二、求职信

（一）求职信的概念与范例

求职信是谋职者与用人单位初次联系时反映自己求职意向的专用书信。范例（ppt）

（二）求职信的基本知识

1．求职信的种类

求职信包括自荐信和应聘信。

2．求职信的特点

求职信具有自荐性、真实性和语言礼貌得体 的特点。

（三）求职信的结构与写法

求职信的基本格式包括标题、称谓、正文、祝语、署名和时间、附件等几部分。

1．标题

求职信的标题一般以“求职信”三字为标题，居于首行正中。

2．称谓

按一般书信格式写上收信者单位名称或个人姓名，在求职信第二行顶格书写，要礼貌得体，力求恰当。3．正文

求职信正文内容包括表态求职、自我推介和希望要求等三部分。

4．祝语

求职信的祝语大多使用较为亲切的富人情味的话语。

5．署名和时间

6．附件

求职信一般附带各种附件，如简历、毕业证复印件、专著目录、论文篇目、获奖证书复印件等。

（四）求职信的写作注意事项

• 求职信内容须实事求是，客观评价；

• 不必过于谦恭，也不能狂妄自大； • 语言简洁明了，礼貌得体。

第七节 建议书与倡议书

一、建议书

（一）建议书的概念与范例

建议书是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导，就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。

范例（ppt）

（二）建议书的基本知识

1．建议书的特点。建议书具有建设性特点。

2．建议书的种类。

• 按建议者分，建议书可分为个人递交的建议书、单位递交的建议书和集体递交的建议书。

（三）建议书的结构与写法

建议书通常由标题、称谓、正文、结语和落款等几部分组成。

1．标题。建议书的标题一般有两种写法。

1）首行中间写“建议书”三字。

2）写建议内容加“建议”或“建议书”。

2．称谓。写收信人的姓名或单位名称，格式与一般书信相同。

3．正文。建议书的正文内容主要包括建议原因、建议事项及提出希望三部分组成。

4．结语。通常在正文后特意写上结束语，以示谦逊得体，结束语通常用“以上建议恭请考虑”、“呈××审核”等等。

5．落款。落款处署上建议单位或个人姓名及成文时间。

（四）建议书的注意事项

1）建议书要具体明确，有针对性。

2）建议书要把握好分寸，实事求是，不提过高要求，所提的建议经过努力必须是切实可行的。

3）建议书的语言要精练、准确，篇幅一般不宜太长，不宜有过多的分析和论证。

二、倡议书

（一）倡议书的概念与范例

倡议书是公开提倡某种做法，倡导某种活动，鼓动他人响应的一种专用书信。范例（ppt）

（二）倡议书的基本知识

1．倡议书的种类 • 从发文角度分，倡议书分为个人倡议书和集体倡议书；

• 从传播角度分，倡议书有传单式倡议书、张贴式倡议书和广播式倡议书等。

2．倡议书的特点

1）广泛性

2）鼓动性

（三）倡议书的结构与写法

倡议书由标题、称谓、正文、署名和时间等部分构成。

1．标题

倡议书标题通常只写“倡议书”三字，例如《倡议书》，另外还可以由倡议内容和文种名共同组成，如《给电子游戏迷的一封倡议书》。

2．称谓

有明确倡议对象的，写上倡议对象的名称，如“广大青少年朋友们”、“广大的妇女同胞们”，若范围很广，也可省略称谓。3．正文

1）倡议的背景和目的。

2）倡议事项。

3）决心和希望。4．署名和时间

在正文右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，并署上日期。

（四）写作注意事项

1）内容可行。

2）理由充分。

3）措辞得体。

商务危机文书礼仪

商务危机的概念

生产过剩的经济危机在商品流通领域中的集中反映。它主要表现为商品销售极端困难、商品价格下跌、商店纷纷倒闭等等。其实，这也就是资本主义周期性的生产过剩经济危机。马克思和恩格斯在《共产党宣言》中最初把它称为商业危机。

商务危机文书礼仪有哪些 危机信息报告书 危机事件报告书 公告

对外声明 危机事务交涉函

新闻稿

具体文书礼仪

危机信息和危机事件报告书

从理论上说，这类报告只起到一个组织内部及时传递信息的作用，规定的要素虽然不少（如必须写明报告时间、报告人、所属部门、信息或事件概况等等），写作上却并无多大难度，只要用简约的文字，把有关细腻或事件阐述清楚就可以了，比较容易掌握。关键在于，这类报告不像其他文案，其撰写人员可以有较为充裕的事件精雕细琢、慢慢修改，而必须当即拟就，马上呈送，以便组织的危机管理机构及时采取应对措施。所以，在许多情况下，这列报告文字的撰写者不一定是专职的公共关系人员，而往往是其他相关人员，如果这些人员能及时拟出报告文字，或拟出的报告文字要素不全、信息不清，则这一社会组织也许因此而错失了防范和处理危机事件的最佳时机。

有鉴于此，一些在危机管理方面比较规范的社会组织往往实现试机号集中格式化的报告文书本，供有关人员实际操作时应用。

危机事务交涉函

在危机食物的具体处理过程中，一个社会组织有时需要通过函件的形式，与有关方面进行交涉。这类函件，不妨称之为危机事务交涉函。危机事务交涉函，其实就是公函的一种。

XX报社：

本月X日贵报在X版的刊发的投诉文章，存在着严重歪曲事实的倾向，极大的伤寒了本公司的形象和声誉，影响了本公司产品的正常销售，本公司特发此函，提出严正交涉。本公司是地方政府重点扶持的企业，所生产的产品一直畅销时常，有着及其良好的声誉。贵报的不当行为，无意识对地方经秩序的破坏。本公司强烈要求，贵报立即刊登“更正启事”，消除不良影响。否则，本公司将采取有关法律行动，以讨回公道。

……

撰写特点

1.注意公关礼仪，充分尊重对方。

2.首先表明欢迎对方对本组织进行监督的态度。3.简要说明有关情况，让对方了解事实真相。

4.擅作自我批评，用于承担自己一方的责任。

5.如果对方工作有失误，则应把对方某些工作人员的行为与对方整个组织的行为区别开来，以避免双方组织之间的对立，拉近彼此间的关系。

6.不要求对方做什么或不做甚，但可以委婉的提出某种建议。

商务仪式文书礼仪

一、致词——是指表达情感和适应礼节的需要而在特定的仪式上发表的礼仪性讲话，统称为“致词”。

1、致词类别

主要包括以下几种文体：

（1）欢迎词，即在迎接宾客的仪式上或会议开始时，主人对客人的到来表示热烈欢迎的讲话。（2）欢送词，即在送往宾客的仪式上或会议结束时主人对客人的离去表示热烈欢送的讲话。

（3）祝酒词，是在喜庆宴会或外宾招待会上，主人以酒为媒介向宾客表示良好祝愿的讲话。

（4）答谢词，是宾客对主人的热情接待表示感谢的讲话。

（5）告别词，是客人对主人的盛情接待和热情欢迎表示感谢的讲话。

2、致词的格式：

（1）称谓。人名要用全名，一般冠以“尊敬的”、“亲爱的”等礼节性修饰用词，姓名后加上头衔或“先生”、“女士”这类称呼语。（2）开头。表达情意，交代出致词人身份。

（3）主体。这是致词的中心部分。主要是回顾彼此间的友好交流、合作的情况及工作上所取得的成效。

（4）结尾。再次表示欢迎、欢送或感谢，也可写一些祝愿和希望之类的话。

3、致词的写作要求

（1）表达情感要真诚，不过分夸张，不堆砌过多的客套、应酬之语，避免给人以虚伪之感；

（2）注意表达的感情色彩，做到不卑不亢，既热情有礼，又不媚俗轻浮；

（3）文字力求简洁明白，篇幅简短；

（4）语言要雅俗共赏。力求简明生动，有条理性。

二、悼词

1、概念和特点

悼词是缅怀逝者，寄托哀思的礼仪文体。

悼词的情感浓烈、沉重，一般用于逝者的遗体告别仪式上，由具备一定社会职务或德高望重者或与逝者有亲厚关系的人员当众宣读。

2、悼词的格式

标题 通常只在居中写上“悼词”二字，为表正式也可在之前加上具体的人名，如“在××同志追悼会上的悼词”。

正文 标题下一行空两格开始书写。通常以“今天，我们怀着沉痛的心情深切悼念××同志”作为开头，然后，介绍逝者的姓名、身份，去世的时间、地点、原因，终年多少岁，之后要简要回顾逝者的一生，并对其事迹和优秀品质予以充分的肯定，对逝者的逝世表示惋惜并勉励后人。

结尾。通常用“xx同志安息吧”作为结尾。如果逝者生前贡献突出，也可用“××同志永垂不朽”等作为结尾。

写作要点 

1.真实的、可靠的材料。

2.正面的、中肯的、实事求是的。3.用语质朴庄重，表达的情感必须真挚诚恳，在宣读中能给逝者亲属以慰藉，给参加追悼会的其他人员以鼓舞。

第三篇：商业文书的撰制礼仪

商业文书的撰制礼仪.txt生活是一张千疮百孔的网，它把所有激情的水都漏光了。寂寞就是你说话时没人在听，有人在听时你却没话说了！商业文书的撰制礼仪

商业场合要十分注意礼节，一旦失礼或施礼不当，往往会导致不良后果。

因此，用于这种交往的文书，必须注意把握事物的联系与区别，分清是纵向

联系还是横向联系，长幼有序，上下级有别，亲疏不同，有 “礼”有“节”。

商业文书的撰制虽说不如行政公文那样要求严格，但也有其约定俗成的格式和特定的语言文字表达要求。以语言为例，有的趋于典雅，有的崇尚朴

实，撰写时要按照特定的格式与要求行文，不宜随意标 “新”。

商业文书的种类很多，常用的有如下几种：

一是用于邀约、聘用的，如请柬、聘书等。

二是用于喜庆祝贺的，如贺信、贺电、祝词等。

三是用于慰问的，如慰问信、慰问电等。

四是用于迎送、答谢的，如欢迎词、欢送词、答谢词等。

五是用于哀丧吊唁的，如悼词、唁电等。

请柬与聘书

一、请柬

请柬又称请帖，是为请客而发出的一种凭证。

机关单位举行的比较隆重的庆典，企业开张以及其他重要活动、私人的婚宴、寿庆等喜事，往往使用请柬而不用一般的信函。请柬的内容虽然比较

简单，但它比普通信函更具有庄重的特点。

请柬在外观形式上和文字表述上都有特定的要求。

外观要求美观、悦目。封面写 “请柬”或“请帖”二字，加上图案装饰，烫金，给人以隆重、喜庆之感。

表述要求准确、清晰。正文写明事由、时间、地点（有的需写明席位）、人名等。最后写 “恭候光临”或“顺致敬意”之类的祝愿语，落款写明主办

单位或个人名称、发出请柬的时间。

请柬的语气要在准确的基础上求典雅、得体。例如不能把 “敬备茶点”

写成 “有茶点招待”；不能把“恭候光临”写成“请您出席”等等。

此外，制发请柬还要注意掌握发送时间。太早，可能被遗忘；太晚，贻

误时机。

二、聘书

聘书，又称聘请书，是用人单位签发给受聘者的证件或证明书。

聘书一旦签发和被接受，对双方都有行政约束力，双方都要信守聘书上

写明的任务和待遇，不能随意失约、违约。

聘书的封面或标题要写明 “聘书”或“聘请书”字样，字用美术体或仿

宋体，给人以鲜明、醒目之感。

正文以极概括的语言，写明聘用目的、被聘请人的姓名、聘用职务（有的要写明具体任务）、聘用时间、待遇等。要注意防止出现职责或待遇不明的现象，以免引起不必要的争端。

文尾通常用 “此聘”二字收束，有的写表示敬意的话。

落款用全称，注明发聘书时间，加盖公章，有的还写上主管领导的姓名，以示郑重。

欢迎词、欢送词与答谢词

欢迎词是在迎接宾客的仪式上或在会议开始时，主人对宾客或会议代表的到来，表示热烈欢迎的讲话稿。

欢送词是在送别宾客的仪式或会议结束时，主人对宾客或会议代表的离 去表示热情欢送的讲话稿。

答谢词是宾客对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。

欢迎词、欢送词和答谢词，在公共礼仪交往中起着重要的作用。它们的 主要作用，在于制造和谐的气氛，交流主客之间的感情，以达到相互尊重，友好相处，以诚相待的目的。

欢迎词、欢送词和答谢词的共同特点，一是称谓使用敬词。如人名要全 称，国际友人常在姓名之前冠以“尊敬的”、“亲爱的”词语，或加”先生”、” 女士”称呼；国内一般用 “同志”。在整篇讲话稿中都应该体现礼貌待人，相互尊重的气氛，切忌运用不礼貌的粗俗语言。二是有真情实感，不能虚情 假意。三是坚持原则，委婉表态。在欢送词或答谢词中常常遇到有原则分歧 的问题，这时既要坚持原则，又不能伤害友人，只能就有分歧的问题运用合 适的词语委婉的表态。四是篇幅要简短，语言要精练、明快、热情、友好。切忌篇幅冗长，语言拖沓。

欢迎词、欢送词和答谢词的内容与友好往来的意义、作用、目的相一致。其篇章结构一般由标题、正文组成。

标题。一般有两种表达形式：一是只写 “欢迎词”、“欢送词”或“答 谢词”；二是由致词人姓名、职务和会议名称组成。如 《广东省省长××× 在中国会计学会、香港会计师公会联合举办的 “投资问题研讨会”上的欢迎 词》。

正文。由称谓、开头、主体、结语四部分组成。称谓，根据不同的对象，运用不同的称呼。开头主要写致词人以什么身份，代表谁，对谁（什么人）表示欢迎或欢送或感谢之类的话语，以表达致词人的感情。主体部分写致词 的中心内容。或写意义、作用；或写对友好往来的回顾；或写过去合作的成 就以及对此活动的希望等等。结语一般写祝愿之类的话。要注意的是不要讲 对方忌讳的内容，以免引起不快。

贺词、贺电与贺信

贺词（祝词）、贺电、贺信是对喜庆之事、喜庆之日进行庆贺的应用文 文种。所谓喜庆之事，主要指在财经工作中取得成绩，科研中取得重大突破，生产经营中传来捷报等等可喜可庆之事。所谓喜庆之日主要是指重要领导 人、先进人物的寿辰、重大节日等可喜可庆之时日。当面庆贺为之贺词（祝 词）；如果距离较远，则用贺信；为了快速和表示庄重，则用贺电。

贺词、贺电、贺信可用于私人之间，也可用于单位之间，还可用于国家 之间或政党与政党之间；国内单位的上下级之间、平行单位之间都可以运用 贺词、贺电、贺信表示相互祝贺。

贺词、贺电、贺信的共同特点，一是表示庆贺，并有较为强烈的感情色 彩。也就是说在文章之中要感情饱满、充沛、热情、真挚，给人以鼓舞、希 望、褒扬之感。当然，在颂扬对方的事迹或评价功绩时，应恰如其分，否则 将使对方感到不安。其二是语言简练，篇幅不宜过长。

贺词（祝词）、贺电、贺信的内容一般要写清祝贺的理由，即向谁祝贺、祝贺什么、为什么要祝贺等内容。如果对节日或重大纪念活动的祝贺，往往

还要向被祝贺者提出新的希望和要求。

结构一般由标题、正文两部分组成。

标题。有的只写谁的贺词、贺电、贺信，如 《中共中央、国务院贺电》； 有的则用谁致谁的贺信、贺电、贺词形式表示，如 《国务委员王丙乾致全国 财政法制工作会议的贺信》；还有的标题用 “什么会议的召开谁的贺电”的 形式表示。

正文。一般由称谓、开头、主体和结尾几部分组成。称谓，则是写接受 祝贺的单位或个人的称呼。开头，即用简练的词语写出祝贺的理由，并表示 祝贺。主体部分主要写祝贺的内容，如对成绩的赞扬，对功绩的歌颂以及对 取得成就的评价等。结尾，主要写祝愿、鼓励、希望和要求方面的内容。慰问信与慰问电

慰问信、慰问电是指以组织或个人的名义，向有关集体或个人表示抚慰、问候和鼓励的书信或电报。

慰问信、慰问电的种类较多，常用的大致有 3种：

（一）重大节日、纪念日，组织上给本单位职工、劳动模范或离退休干 部的慰问信电。

（二）给做出重要贡献的集体或个人的慰问信电。

（三）给遭遇意外灾祸，蒙受损失、造成困难的集体或个人的慰问信电。慰问信通过邮政传递，篇幅较长，慰问电更加讲求时效，要通过电报拍 发，文字精炼，篇幅更为简短。这是二者的不同点。如属于以组织名义发出 的信电，内容又带有公开性，还可以登报、广播。这是二者的共同点。此外，它们的篇幅结构形式也大体相同。

1.标题。通常写 “慰问信”或“慰问电”三字；有的写“×××致×× ×的慰问信”，如 《云南省人民政府致云南前线三军的慰问信》；有的标题 揭示内容，如 《给春节期间坚守生产岗位的职工及其家属的慰问信》。

2.开头。说明致信、致电的原因或背景，随之表示诚恳、亲切的问候。如 1981年9 月1O 日中共中央、国务院 《给陕西灾区人民的慰问电》：“你 省继 7 月中旬汉中地区遭受洪水灾害后，最近2O 多天来，汉中、关中以及陕 南的一些地区又连降暴雨，引起山洪暴发，山坡滑塌，江河泛滥成灾„„国 家和人民财产遭受很大损失。党中央、国务院对此深为关切，特向你们表示 亲切慰问。”

3.主体。要注意因人因事而异，防止模式化。有的重在颂扬先进事迹、先进思想，如上述给职工的慰问信，着重表扬他们放弃春节团聚机会，“为 我国一项重点建设工程赶制成套优质设备”而 “紧张战斗在生产第一线”的 动人事迹；并称赞他们的家属 “还把饺子送到车间并帮助工厂做些力所能及 的事”。

4.结尾。写精神上、物质上给予支持的决心和行动，鼓舞受信受电人再 接再厉，继续前进。如上述给灾区人民的慰问电结尾说： “党中央、国务院 时刻关怀着你们，并决定尽可能从资金、物资上给以支援。”希望你们 “继 续发扬自力更生、艰苦奋斗、英勇顽强的革命精神”，“夺取抗灾斗争的更 大胜利”。

写好慰问信电固然要依据一定的格式，但更重要的是要了解、熟悉对方 的处境与心情，力求把话说到人家的心坎上。建国前夕，民主人士柳亚子先

生心里有些想法，他呈请毛主席： “安得南征施捷报，分湖便是子陵滩”，说是等南下大军解放浙江分湖的捷报传来之后，他想回老家定居。毛主席看 出他心里有些牢骚，便写了一首 《七律》赠给他。诗中回顾相互之间的交往

和情谊。其中后4 句是： “牢骚太盛防肠断，风物长宜放眼量。莫道昆明池 水浅，观鱼胜过富春江。”劝慰他要放眼未来，留在北京共商国是比回老家 要好。这使柳先生深受感动，表示“昌言吾拜心肝赤”、“躬耕原不恋吴江”。

第四篇：礼仪文书

第五章礼仪文书

第一节礼仪文书的分类

礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。在这里，我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书。

礼仪文书，应当准确、适当地表达出礼仪上要求，根据不同的时机和对象，力求把文电写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文书。

一、贺函、贺电

在国家独立、国庆日、建军节等节日，领导人就任、国王登基，建交日周年、友好条约签订周年，友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等，各国领导人、有关部门、有关团体的负责人，可视相互关系的情况，向对方的相应人员表示祝贺。

贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报，直接发送。现略举数例：

二、感谢信、感谢电和感谢公告

在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候，应当向对方表示谢意。可以写信或致电表示感谢，有时候，也可以采取公告的方式致谢。举例如下：

三、邀请函、邀请电和复件

邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会，等等。邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情，有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明，以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商）。

四、慰问函、慰问电

遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等，友好国家的政府、有关组织或友好人士，常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属，表示同情和慰问。举例如下：

五、唁函、唁电

唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属，也可发给治丧机构。举例如下：

例1：外交电报，吊唁总理逝世

X X X（首都名称）

X X X国代总理X X X阁下：

惊悉X X X国总理X X X阁下不幸逝世。X X X总理曾为中X关系的发展做出了有益的贡献。我代表中国政府和中国人民向X X X国政府和人民表示深切的哀悼，并对X X X总理的家属表示诚挚的慰问。

中华人民共和国国务院总理X X X

一九X X年X月X日于北京

六、国书、全权证书、授权证书、委任书等

国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书，分为派遣国书和召回国书两种。目前，由于礼节的简化，在外交实践中，已可将召回国书合并于派遣国书之中。我国即采取此种做法。

全权证书，是授予代表以全权，由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定，或出席国际会议的证件。全权证书由政府首脑或外交部长签署。授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件，由政府有关部门首长签署。领事任命书和领事证书，是关于领事职务的证件。

委任书，是委派国家特例或政府特使，参加驻在国特定活动的证件，由国家元首签署。委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件，由政府有关部门首长签署。

以上都是进行有关外交活动的必备证书。举例如下：

七、有关礼仪事项的通知等

有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。

第五篇：礼仪文书

礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。在这里，我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书。

礼仪文书，应当准确、适当地表达出礼仪上要求，根据不同的时机和对象，力求把文电写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文书。

一、贺函、贺电

在国家独立、国庆日、建军节等节日，领导人就任、国王登基，建交日周年、友好条约签订周年，友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等，各国领导人、有关部门、有关团体的负责人，可视相互关系的情况，向对方的相应人员表示祝贺。

贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报，直接发送。现略举数例：

二、感谢信、感谢电和感谢公告

在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候，应当向对方表示谢意。可以写信或致电表示感谢，有时候，也可以采取公告的方式致谢。举例如下：

三、邀请函、邀请电和复件

邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会，等等。邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情，有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明，以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商）。

四、慰问函、慰问电

遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等，友好国家的政府、有关组织或友好人士，常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属，表示同情和慰问。举例如下：

五、唁函、唁电

唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属，也可发给治丧机构。举例如下：

例1：外交电报，吊唁总理逝世

XXX（首都名称）

XXX国代总理XXX阁下：

惊悉XXX国总理XXX阁下不幸逝世。XXX总理曾为中X关系的发展做出了有益的贡献。我代表中国政府和中国人民向XXX国政府和人民表示深切的哀悼，并对XXX总理的家属表示诚挚的慰问。

中华人民共和国国务院总理XXX

一九XX年X月X日于北京

六、国书、全权证书、授权证书、委任书等

国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书，分为派遣国书和召回国书两种。目前，由于礼节的简化，在外交实践中，已可将召回国书合并于派遣国书之中。我国即采取此种做法。

全权证书，是授予代表以全权，由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定，或出席国际会议的证件。全权证书由政府首脑或外交部长签署。授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件，由政府有关部门首长签署。领事任命书和领事证书，是关于领事职务的证件。

委任书，是委派国家特例或政府特使，参加驻在国特定活动的证件，由国家元首签署。委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件，由政府有关部门首长签署。

以上都是进行有关外交活动的必备证书。举例如下：

七、有关礼仪事项的通知等

有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。

在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项：

1．文电中的外国国名，应使用全称，同一国名如出现数次，至少首次应用全称。如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。

2．文书格式要合乎规范，不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式，可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如，普通照会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人，单位对单位。如系人对人，双方身份要相当。

3．文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。

致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如，外交照会开头时，常有“向XXX致意并荣幸地……”的引文，在一般对外函件中不使用。在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。文尾的致意语，向外交部或大使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字。非外交机关使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等。

4．关于译文。对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。译文本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用格式，不应套用中文格式。我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况下，凡纯属一般事务性的函可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文字）；对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用外文。

5．对外文书的打印位置要适当。抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列（如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排一行），然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短，不宜把文字都挤在信纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。

盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小（如带国徽的印章，国徽应在机关衔之上）为宜。

6．要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重新打印，不得涂改。

7．用纸要合乎规定。

8．收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。

在礼仪社交场合，除了必须处理和运用好文书电报以外，对名片的使用也应当给以重视。名片之所以在现代社会中得到广泛的应用，因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可，能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。

名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具，它可以用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节，可以在名片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上，用通用的文字写上简短的字句。

几种国际上通用的法文缩写是：

1．敬贺p.f.(pourfelicitation)

2．谨唁p.c.(pourcondoleance)

3．谨谢p.r.(pourremerciement)

4．介绍p.p.(pourpresentation)

5．辞行p.p.c.(pourprendreconge)

6．恭贺新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小写均可)

7．谨赠，不用缩写字母，而是在姓名上方写上Avecsescompliments(或者用英文Withthecomplimentsof…)

现在人们日益讲究名片的印制。当然，印制精美、考究的名片，会惹人喜爱；但印制朴素大方的名片，只要运用得当，仍会获得人们的重视和尊重。