集团人事档案管理办法与规定

第一篇：集团人事档案管理办法与规定

目的

加强人事档案管理,规范人事档案管理工作流程,有效保护和利用好人事档案信息,提高人事档案管理水平。2 适用范围

集团公司及所属单位。3 编制依据

3.1 《中华人民共和国档案法》,1987年9月5日,全国人大常委会;3.2 《干部档案工作条例》,1991年4月2日,中共中央组织部/国家档案局;3.3 《企业员工档案管理工作规定》,1992年6月9日,劳动部/国家档案局;3.4 《中国海洋石油总公司档案管理办法》。4 释义

4.1 集团公司

指山东海化集团有限公司。4.2 所属单位

指集团公司所属的各分公司、全资子公司、控股子公司及其他有实际控制权的单位。4.3 人力资源部

指山东海化集团有限公司人力资源部 4.4 人事档案管理部门

指负责员工人事档案管理的部门,其中:集团公司滨海片企业人事档案由人力资源部统一管理。

4.5 人事档案

指企业在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察员工的依据,是国家档案的组成部分。5 职责分工 5.1 人力资源部

负责集团公司滨海片企业人事档案的建档、保管、整理补充、维护、转移等工作,负责指导、督促所属单位做好人事档案管理和档案材料的收集工作。5.2 所属单位人事档案管理部门

负责本单位员工人事档案的建档、保管、整理补充、维护、转移等管理工作和人事档案材料的收集、整理和上报工作。6 材料与分类

a)履历材料,包括员工个人历年填写的个人简历、履历、登记表等;b)自传材料;c)工作总结、鉴定、考核、考察材料;d)评定职称、岗位技能和学历材料,包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘职称、职业技能资格、执业资格的考绩、审批等材料;e)政审材料,包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作、出国政审等干部审查材料和更改档案内容的审批材料;f)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;g)奖励材料,包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等各种奖励、先进事迹材料;h)处分材料,包括甄别、处分、复查、取消处分等材料;i)招用、任免、劳动合同、调动、聘用、入伍、复员退伍、转业、工资待遇、保险福利待遇、因工伤残、劳动鉴定、医疗保健、出国、退休、退职、去世及各种代表会代表登记表等材料;j)其他可供组织参考的材料。7 管理内容

7.1 人事档案的建立

7.1.1 人事档案管理部门按规定为员工建立人事档案,员工应积极协助人事档案管理部门完成人事档案的建立工作。

7.1.2 新员工入职后一个月内,需将本人人事档案通过规定渠道转移到人事档案管理部门,协助完成建档工作;入职一个月后,因员工未及时提供个人档案信息致使无法建档的,经人事档案管理部门确认,所在单位停发其工资,待人事档案管理部门建档完成后,再补发工资。7.1.3 档案管理人员在接收人事档案时,须详细登记档案来源、档案内容等情况。

7.1.4 未按规定封装或虽封装但擅自开封的人事档案,人事档案管理部门拒绝接收。对接收后发现缺少材料、整理不合格、转递档案材料手续不全等问题的档案,人事档案管理部门可将档案或档案材料退回档案提供单位,要求其尽快补充或整理。7.2 人事档案资料的收集

7.2.1 各所属单位、部门应安排专人经常、有计划地收集、整理有关员工德、能、勤、绩、廉等方面资料,特别是反映员工业务水平、技术专长、工作能力、成绩贡献等方面的材料,并在每年第一季度末将整理的上一年度应归档材料进行归档。任何组织或个人不得以任何理由积压或滞留员工档案材料。

7.2.2 人事档案管理部门每年第一季度要通过有关部门或单位及时收集员工任免、调动、考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料,并整理立卷,补充员工人事档案内容。

7.2.3 收集补充的档案材料必须内容真实、齐全完整、文字清楚、手续完备、规格一致,凡使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写的材料一律不得归入档案。7.3 人事档案资料的鉴别

7.3.1 立卷归档的材料必须进行认真审查和鉴别,保证材料真实、文字清楚、手续齐备,符合归档要求的才能归档。入档材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。未经鉴别,任何人不得私自将材料放入档案。7.3.2 人事档案材料鉴别的主要重点有: a)材料是否属于该员工,是否属于人事档案的内容和范围;b)材料是否真实、清晰、完整。对内容不完整,来源、时间不明,手续不完备或字迹模糊的材料,应注明暂不归档,待查清原因,补办完手续或复制后再归档。对查不清、内容又不重要、参考价值不大的材料,可不归档;c)涉及员工政治历史问题或其他重要问题的,需要查清而未查清的材料,应转交有关部门查清后,再确定是否归档;d)不属于规定归档范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,分别情况予以处理。7.4 人事档案资料的整理

7.4.1 凡归入人事档案的材料,均应按有关要求进行整理,做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。a)人事档案要按规定内容进行分类归档;b)档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准;c)档案装订整齐、划一,并填写好目录、类号、材料名称及形成时间、页数、份数等内容;d)档案装卷时,应进行全面的复查和审核。

7.4.2 人事档案材料使用统一规格办公用纸,对大小不一的材料,必须裱糊整齐后再装订,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

7.4.3 整理人事档案工作要坚持经常整理与集中整理相结合,普遍整理与个别整理相结合,使人事档案经常保持整洁规范状态。7.4.4 根据人事档案中缺少材料的情况,人事档案管理部门要有计划地布置填写员工履历表、做鉴定、写自传等,并及时将这些材料补充进员工人事档案。7.5 人事档案的保管与保护

7.5.1 人事档案应按照安全保密、便于查找的原则设专人管理,设置专门的档案管理库房、整理室、查阅室和铁质档案橱、装具或密集架等,安装空调、去湿、灭火等设备。7.5.2 档案库房管理做到“七防”,即防火、防潮、防光、防盗、防尘、防有

害生物、防污染。相关设施和安全措施应经常检查,保持库房的清洁和适宜温度、湿度(标准要求:温度14℃-24℃,相对湿度45-60%),严禁在档案库房和查阅室、整理室内吸烟和放置易燃易爆等妨碍档案安全的物品。

7.5.3 保管人事档案应建立档案登记和统计制度。定期对保存的员工人事档案及材料进行统计核对,做到簿册齐全,数目清楚,帐档相符;每年应全面检查核对一次,发现问题及时纠正。7.5.4 建立健全人事档案保卫、保密工作制度,防止损人害己、泄密事件发生。严禁任何人私自保存他人或自己人事档案或利用人事档案材料营私舞弊。对违反规定者,视情节轻重予以严肃处理。

7.6 人事档案的利用

7.6.1 因工作需要查阅和借用档案,必须遵守下列规定: a)查阅、使用员工人事档案的单位,应派可靠人员(一般为中共党员二人)持盖有单位公章的介绍信到人事档案管理部门填写《人事档案查阅申请单》审批,经同意后,方可查阅。不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案。人事档案管理部门根据查阅用途及有关规定,确定是否提供和提供什么材料;b)人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应说明理由,经主管领导批准,严格履行登记手续,限期归还,期限最长为半个月,如需延长的应办理续借手续,不得擅自转借他人;c)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案;d)查阅人事档案必须严格遵守保密制度和阅档规定。查阅档案时,不准吸烟,喝水要离开档案材料,以防污染、烧毁、损坏档案材料,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,档案查阅完毕要及时放回档案柜。查阅者不得向无关人员泄露或擅自对外公布查阅档案内容;e)借用、查阅人事档案单位和个人不得擅自拍摄或复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须经分管领导批准后方可办理复印;摘抄材料要办理登记手续,不得擅自记录;f)查阅人事档案原则上同级不能查阅同级档案,下级不能查阅上级档案。对违反规定者,视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任。7.7 人事档案的转递

7.7.1 员工因调动、辞职、解除(终止)劳动合同或被开除等原因离开集团公司企业的,人力资源部门(人事档案管理部门)应在员工解除(终止)劳动合同手续办理完毕后1个月内将其人事档案转交到新的工作单位或企业所在地的政府劳动人事部门。7.7.2 员工因退休、退职、死亡等原因与企业终止劳动关系的,人力资源部门(人事档案管理部门)应在相关手续办理完毕后3个月内将其人事档案转交到企业离退休人员和遗属抚恤档案管理部门或企业所在地负责离退休人员和遗属抚恤档案管理的政府劳动人事部门。

7.7.3 员工未报到、失踪等原因导致个人下落不明的,其人事档案可由人事档案管理部门设专橱管理。

7.7.4 人事档案接收单位必须是依据国家规定有人事档案管理权限的政府或企业劳动人事部门或政府劳动人事部门所属的人才服务中心等,坚决不允许将员工人事档案移交给个人或民办人事档案管理机构。

7.7.5 人事档案转递应遵守下列规定: a)通过机要途径或派专人送取,一般不准随便邮寄或交本人自带;b)对转出的档案,必须按统一规定的“企业员工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装,密封袋加盖转出单位公章;c)转出的档案材料必须完整齐全,并按规定进行认真整理装订,不得扣留或分批转出;d)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。档案转出1个月后,转出档案单位仍未收到回执的应及时催问,以防丢失;e)严格执行转递制度,避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”应认真查转。对确属查找不到的,凡有保存价值的档案材料,可在档案室妥善保存。7.8 人事档案的销毁

凡按规定需要销毁的人事档案材料,必须严格审查,详细登记造册,经单位主管人事档案工作的领导批准,指定专人监销。

a)未经鉴别,任何人不得私自从人事档案中撤出材料,不得擅自销毁人事档案材料。如有类似情况发生应查清原因,追究责任,严肃处理;b)销毁人事档案材料时,必须由专人把关,进行认真登记,填清销毁材料的名称、原因和时间等,经领导批准后方可销毁。销毁时应到指定地点销毁,并派两名以上工作人员进行监销。8 工作纪律

8.1 人事档案管理工作人员要严格遵守国家、省市及集团公司关于人事档案管理方面的法律法规和保密规定,认真、细致做好本单位人事档案材料收集、整理和上报工作,档案库房、整理室、查阅室、橱具、相关设备等的保管和整理工作,保护好人事档案安全。

8.2 人事档案管理工作人员应严格按照档案管理工作的各项规章制度办事,不得泄露档案机密。整理人事档案时,要严防丢失和泄露人事档案内容,严禁在人事档案管理相关场所吸烟,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料,不得擅自处理或销毁档案材料。

8.3 人事档案管理工作人员在员工工作调动时,要及时整理其人事档案材料,办理转移手续;人事档案管理工作人员发生工作调动时,必须做好人事档案、人事档案材料及业务文件等的交接工作,对工作接替者要进行至少一个月期限的带岗培训。

8.4 人事档案管理工作人员严禁用电话提供有关人员人事档案的全面情况和涉及政治历史等重要问题的内容,严禁与亲属、子女、朋友等谈论人事档案内容。

8.5 人事档案管理工作人员不准向无关人员谈论人事档案内容,不准携带人事档案或档案材料参观游览、探亲访友或出入公共场所,不准将人事档案带回家。9 信息化管理 9.1 各单位、部门要安排专人,做好本单位(部门)人事档案管理信息系统建设工作;人力资源部根据集团公司发展和管理要求,定期组织专业人员对人事档案管理信息系统进行开发和优化。

9.2 各单位、部门专兼职档案管理人员应根据人事档案管理信息系统要求,定期、及时输入各类人事档案资料。

9.3 人力资源部及各单位、部门应建立多渠道人事档案信息核对途径,定期对人事档案信息进行核对,确保录入的人事档案资料准确完整。

9.4 人事档案管理信息系统实行严格的分级授权管理制度,确保人事档案信息安全

第二篇：人事档案管理办法

清徐县清水湖畔物业管理有限公司

人事档案管理办法

第一章 基本原则

第一条 为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。 第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

清徐县清水湖畔物业管理有限公司

2012年3月

第三篇：人事档案管理办法

人事档案管理办法

1.目的

为了规范公司人事档案的管理，形成人事档案管理制度，有效的保护和使用档案，为公司各级部门提供开展工作的基础依据，根据相关法律和法规，制定本办法。2.范围

3.总则

人事档案工作是人力资源部工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分，它是为了贯彻执行公司的人才战略、方针政策、为了选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用人才服务的，是公司人力资源部按照公司的政策，组织本部门及相关部门人员对公司员工在工作中和学习中形成的个人经历、学业情况、培训情况、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇、岗位变动等一系列内容及时进行记载，它是反映个人成长历史的重要凭证和依据，由人力资源部实行集中统一管理。4.职责

4.1人力资源部应为每位员工个人建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。

4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。

4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。4.4人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立档案交、接台帐（附件1人事档案资料交接清单）。

4.5人事档案必须由人力资源部档案负责人保管。5.管理制度 5.1案卷内容

5.1.1卷内目录

见附件2人事档案目录 5.1.2入职资料

人员应聘登记表

8张一寸红底免冠照片 身份证正反面复印件 户口本户主页及本人页复印件 毕业证、学位证（或学历证明）复印件

解除（终止）劳动合同证明原件（或离职证明、失业证复印件）无劣迹证明原件

特殊工种作业操作证原件/复印件（焊工、电工、天车工、起重工、司炉工、叉车司机、电瓶车司机）各种资格证和职称的复印件 参加过各种培训的证书复印件

应届大学毕业生还应包括：报到证、户籍迁移证明原件

5.1.3在职资料

员工本人签字确认后的劳动合同/劳动协议文本； 员工转正、转岗相关材料。

5.1.4调薪资料

工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批手续、个人申请类档案存于《薪资档案》，此类档案分门别类，建立检索目录。

5.1.5职务任免文件

审批及通知文件。

5.1.6异动文件、奖惩材料

各类申请书、职称职务评聘、考察、考核、奖惩材料、在职期间病假相关手续（诊断、病志等）等工作学习中形成的可以反映其德、能、勤、绩等文件材料，进入档案。

5.1.7考核、评定工作中形成的有关材料

与个人工资收入考核有关的资料存入《薪资档案》

5.1.8离职资料

①离职申请、离职交接、考勤表、解除劳动关系证明等材料。员工离职后档案仍旧保存。

②未领取完毕的解除劳动关系证明可单独存档保管，建立明细及领取签收记录。

5.1.9其他应归档的资料 5.2员工档案归档时间

5.2.1 例行常规资料归档时间定于每月30日交接完成上月产生的人事资料，对于特殊重要资料应在次日内归档。

5.2.2对于新入职员工的入职资料，人力资源部门应在员工入职当日，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。

5.2.3其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事档案。（应有纸板、电子版人事档案交接表格见附件1）

5.3归档材料的要求

5.3.1归档材料应做到完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，以项目为单位的归档材料要齐全。

人事档案管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。档案管理员应做好对人事档案的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。

5.3.2对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记、补充。5.3.3人事档案材料的载体和字迹要求。

5.3.3.1纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其与A4纸装订一起，档案装订工整，制作规范，分类有序，方便查找；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。

5.5.3.2字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写。书写清楚统一编号，而且确保和电子版档案号一致。

5.5.4人事档案卷首页以《人事档案明细》为目录，应如实填写。

5.5.5人事档案卷编号规则，按照档案建立的顺序排列。电子档案中员工代码依据

入职年限、入职顺序编号同OA中编号一致。例如2011年10月15日入职，员工代码为：1110015。

5.5.6员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），应由所在部门统一时间集中上报到人力资源部，以便人力资源部调整花名册和档案记录。

5.4人事档案的借阅

5.4.1借阅制度

人力资源部门须建立人事档案借阅制度，借阅人必须填写人力资源借阅表格，经审批后方可借阅/领取档案资料。通常情况下，每周周一至周四可以提申请，周五统一领取/借阅档案。

5.4.2 借阅手续

5.4.2.1公司员工，确因工作或个人需要，可提出档案借阅申请，但须填写《借阅人力资源部相关资料申请表》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经借阅人部门经理审核，人力资源部经理批准后，在人力资源部门登记，档案管理人员方可办理借阅手续。

5.4.2.2人力资源部门依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。

5.4.2.3借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。（附件3：借阅/领取:人力资源资料申请单）

5.4.3借阅注意事项

5.4.3.1借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持档案的整洁。

5.4.3.2借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。5.4.3.3未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事档案材料。如确需要，必须经人力资源部经理批准后，方可进行。

6.电子档案编制原则

6.1电子版档案包括的内容按现有表格如实填写。

6.2员工编号：员工编号能直观体现员工入司时间与ERP项目接轨。它的编制原则和方

法是按照入职年份的末两位，入职月份和入职的先后顺序号，总共七位数字。员工档案编号入职即编号，不分在职和离职，每个人都对应一个唯一号码，不重复。6.3 档案号：指与纸板档案对应的四位编码，便于检索纸版档案。

6.4 电子档案保存与更新：以月为单位保存电子档案，每月底复制一份留存，命名为*年*月电子档案。7.注意事项

在归档的材料中，凡规定要同本人见面的材料（如考评结论、异动、工资定级、处分决定或意见等）应有本人的签字；出具意见方同样应有盖章或相关领导及授权领导签字。8.档案内审工作

8.1目的：以自我管理与提高为目的，规范完善现有工作，符合外部审计工作标准。

8.2安排：每年两次，安排在每年1月、7月，根据近半年人事的重点工作以及人事重要法律要件进行抽查，抽查范围制定方案，抽查过程进行记录，最终以结论报告形式向人资部内部告知。9.附件

附件1：人事档案资料交接清单 附件2：人事档案目录

附件3：借阅、领取人力资源相关资料申请表 附件4：档案明细表

第四篇：人事档案管理办法

人事档案管理规定

一、目的

为了更有效的将员工档案进行妥善管理，维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案类别

1、员工入职、合同档案：个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、身份证复印件、照片、毕业证复印件、职称证、执业资格证、劳动合同及协议、离职与公司解除（终止）劳动关系等。

三、档案的管理

1、基本管理

（1）分类存放、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。（2）员工入职前,管理部对人事档案的真实性、有效性进行核查。

（3）对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时录入在职人员《人事档案》、离职人员《人事档案》，并在档案袋填写各种人事资料的名称及对档案进行编号。

（4）当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、个人技术职称变动等），应及时将相关资料交管理部复印归档。

（5）对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。（7）员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存三年后方可销毁。（8）要保持档案管理环境的清洁、整洁。

（9）档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

（1）因工作需要查、借阅档案的经部门经理批准签字后方可，并遵循一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借的原则，须填写《档案借阅申请表》。（2）所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还管理部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

（3）管理部做好查、借阅登记，并在《档案借阅登记表》签字登记。

3、查、借阅档案注意事项

（1）不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

（2）不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经总经理同意。

（3）查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

（1）任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

（2）某些档案到了销毁期时，由管理部填写《员工人事档案销毁审批登记》，经总经理批准后销毁。

（3）经批准销毁的人事档案，管理部须认真核对，将批准的《员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

本管理办法经总经理批准后，由管理部实施。

管理部 2016.10.26

第五篇：人事档案管理办法

第一章 基本原则

第一条　为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

第二条　人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条　人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条　在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条　人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条　人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条　人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条　为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条　公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条　收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条　不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条　人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 人事档案的管理和利用

第十三条　人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条　对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条　根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条　档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条　严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条　做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条　凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条　对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章 档案的转递

第二十一条　人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条　如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条　为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条　公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。