第一篇：2011公文写作基础知识讲义
公文写作基础知识讲义1
第一章 公文概述
第一节 含义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
第二节 分类
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。
公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。
第三节 公文的行文关系
一、行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。
二、建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。
三、遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。
四、行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。
公文写作基础知识讲义2
第二章 办公用文
公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1999年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有
常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。
一、通告
（一）、通告的概念
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（二）、通告的特征
1、用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。
2、通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。
3、通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。
4、通告不写抬头，无主送单位。
（三）、通告的种类
周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。
执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。
（四）、通告的写作格式 通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文
由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。
署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。
二、通知
（一）、通知的概念
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。
（二）、通知的种类
印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。
知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。
事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
（三）、通知的写作格式
通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。
1、印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如 “同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。
2、批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
3、知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。
4、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。
5、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。
三、报告
（一）、报告的概念
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。
（二）、报告的种类
综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。
专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。
（三）、报告的写作格式
1、综合性报告的写法
标题事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2003年度工作情况的报告》。
正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
2、专题报告的写法
标题由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。
正文
可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
3、回复报告的写法 标题与前两种报告大体相同
正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。
（四）、报告的写作要求
1、写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。
2、专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
3、切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。
四、通报
（一）、通报的概念
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。
（二）、通报的种类
表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。
传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。
（三）、通报的格式和写作要求
通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
1、标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。
2、正文
（1）表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：
（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；
（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。
（2）批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；
（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。
（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。
情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
五、请示
（一）、请示的概念
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。
请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
（二）、请示的写法
请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。
1、批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将„„报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。
请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。
有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。
2、呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。
呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。
批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。
呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。
请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。
请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。
请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。
3、在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。
六、批复
（一）、批复的性质和特点
批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：
1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。
2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。
3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。
（二）、批复的写作
1、标题
批复的标题有两点需要特别强调：（1）关于发文单位。
批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。（2）关于事由。
批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。
2、正文
批复的正文一般由三个部分组成：（1）引语
批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于„„的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于„„问题的请示收悉”。
（2）主文
主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。
（3）结尾
是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。
要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。
七、会议纪要
（一）、概念和特点
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
会议纪要有以下几个特点：
1、综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。
2、指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
3、备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。
（二）、分类
按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
（三）、写法
会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
1、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3、发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
八、函
（一）、函的概念
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。
（二）、函的种类
函可分为公函与便函两种。
（三）、公函的写作格式
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。
正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。
（四）、公函的写作要求
1、要一函一事，切忌一函数事。
2、要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。
公文写作基础知识讲义3
常用文书
一、计划类公文
计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。
（一）工作计划
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
各种工作计划特征和写作特点： １、规划
规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。
规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。
２、设想
设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。
设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。
３、计划 狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。
计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。
４、要点
所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。
要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。
５、方案 方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《东北师范大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
６、安排
安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。
安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。
方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。
（二）写好计划的方法
写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。
（三）计划写作注意事项
不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
二、总结的写作
总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
(一)总结的种类
从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。
(二)总结的写法
1、标题
文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《××局19××年度拥军拥属工作总结》。文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。
双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台教书育人放异彩——××
大学德育工作总结》。
2、正文
前言一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。
主体
应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。
结尾作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。
3、落款一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。
三、调查报告
（一）、概念与特点
调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。
调查报告有以下几个特点：
1、写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。
2、针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。
3、逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。
（二）、分类
调查报告的种类主要有以下几种：
1、情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况，供决策者使用。
2、典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。
3、问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。
（三）、写法
调查报告一般由标题和正文两部分组成。
1、标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格式，即“发文主题”加“文种”，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》，提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式，如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考》等。作为公文，最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。
2、正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。（1）前言
有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。（2）主体
这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。
（3）结尾
结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。
四、述职报告
（一）、述职报告的性质、种类
述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。
述职报告的种类很多，从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分则有专题（单项）述职报告、综合述职报告。
（二）、述职报告的写作格式
1、标题有四种写法：一是只写“述职报告”四个字；二是“ＸＸ年任ＸＸ职务期间的工作汇报”的公文写法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（职务）ＸＸ会议上的汇报（或报告）”的写法；四是新闻标题式的写法。
2、署名及日期可以写在题下，也可以写在正文后。
3、正文述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和上级的批示、部署的任务，是如何在自己分管的部门或单位得以贯彻实施的„„等等。第三部分是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上作出战略性规划，表明尽职的态度。
（三）、述职报告写作应注意的事项
在写作述职报告时，要实事求是，严肃认真，客观公正。要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐；既要突出政绩，又要评价正确、适当，不能故意夸大或缩小；缺点和不足的地方也要说够、说充分。
五、讲话稿
讲话，属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件。
（一）领导讲话具有三个特点 一是权威性
讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言，目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和有效性。领导职务的不同，讲话的权威效果也不同。
二是思想性
领导讲话一定要有理论色彩，要能以马列主义的理论为指针，阐述所进行的工作的意义，以动员群众投身于改革开放和经济建设之中。讲话就是要用自己的语言去思考，去总结，通过自己的思考和理解去分析问题，去说服人。这样才能打动听众，让人接受，共同与你去实行。
三是鼓动性
统治者要达到某种政治目的，要通过讲话起到激励、鼓动的作用。讲话稿，要注意鼓动、激励作用，针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的议论，才能取得成效。
（二）起草领导讲话要处理好三个关系 一是权威与平易的关系。
一篇好的讲话稿，总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性，这种权威，与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合，立场坚定，原则性强，严肃、认真、鲜明、有力地展示自己的观点，起到应有的强调、号召作用。这种权威，确实是一种原则的把握。但如果一个领导者在讲话中，处处炫耀自己的身份、地位，措辞生硬，居高临下发号施令，危言耸听地阐明自己的思想、观点、就会拉远与听众的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣，起不到应有的影响、教育和引导作用。领导讲话的坦率、诚挚，能很快沟通，大大缩短与听众之间的距离，在自然而亲切的气氛中传达自己的思想。起草领导讲话稿，不仅要言之成理，还要善于把“理”说白说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。
二是庄重与幽默的关系。
领导讲话无疑要庄重，不能拉家常式的漫谈、闲扯，要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神，阐明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原则。这个原则要求一个领导者不论是在何种社会环境中，运用什么样的语言，都不能超越一定的原则限度，去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原则地去评价某些事、某些人，也不能无原则地按照自己的思想意识，一味地表现自己，或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原则，行文沉稳、扎实、郑重其事，以使领导活动严肃、认真、原则性强，达到预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话，开始说一通形势如何如何，结尾原则性地提提要求，没有一点灵活性，也打动不了听众的。讲话作为一种鼓动、号召的手段，还必须讲求一些现场效应，努力与听众产生共鸣，才能起到应有的作用。灵活性是原则性运用过程中一种必要的补充，以基本原则为指导，对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的种绝妙体现。在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的，需要灵活运用，以使领导讲话丰富多彩，独具魅力。
三是深入与浅出的关系。
领导讲话，总是要通过阐明一定的道理来说服人、教育人，“以理服人”可以说是讲话所必须遵循的一条原则，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌”，会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿，只有将说理性与通俗性结合起来，才能使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，从而起到讲话应有的效果。能够把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻，首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅，撰稿人必须要具备一定的知识素养，平时注意积累各学科的知识，并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次，掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的，如数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法，掌握语言表达的技巧，并能在起草中灵活应用，会使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。
（三）起草领导讲话应注意三个问题 １、避免雷同
领导者参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在避免雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。一般来讲，独劈蹊径会避免雷同现象，常常也会出乎意料地大受欢迎。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话，所送的是相同的背景材料，缺乏总体设计，起草讲稿很可能重复。避免雷同确实需要动脑筋、想办法。一般说来，撰稿人在起草讲话过程中避免雷同可以在以下几个方面下功夫：一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言”；二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；三是选择那些富有新意的材料来说明问题，不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要，使听众开拓视野，回味无穷；四是会议组织者要有总体设计，撰稿人不仅要拥有会议背景材料，还应该和会议组织者研究讲话的内容、侧重点。避免重复的方式方法是多种多样的，需要撰稿人预先着手，多角度展开同一主题下的不同论述，以使领导讲话独具色彩而富有成效。
２、独树风格
领导讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。讲话要有自己的风格，才能抓住听众。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上，发挥创造性，使领导讲话讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格，异于他人的创造特点，就是其风格的具体体现。领导讲话要有风格，这也是客观实践所决定的。传达贯彻上级指示，安排部署工作，每个领导都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸，那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。这样的讲话是过去也是现在存在的一种通病，即在内容的安排上成为上级领导讲话或有关文件的翻版。常有这样的事，当有人问起文章上的几句话的时候，起草人则说，这句话是谁的，那句话是谁的，这句是从那个文件上讲的，那句话是那个报纸上说的，问他哪句话是你的，他说那句话都有出处，没有我的，可见讲话成了拼字游戏；在篇章结构上，也常常是：帽子、总结肯定前段工作、根据上级指示提出要求。长此以往，形成了许多“套路”。这讲话四平八稳，毫无新意，使听众越来越没有耐心。其实，任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。起草领导讲话，要以传达、贯通领导者的思想、观点为主旨，不应拘于一章一法的限制和束缚。讲话不应有固定的章法，应随讲话的内容和场合而随时变化，不仅逻辑严明、思路清晰，而且生动活泼、文采盎然。撰写领导讲话稿，应当潇洒一些，讲究一些文采。文采对形成风格有着很大的关系，可使讲话更富有生气，富有感染力、号召力，是语言表述中的一个极其重要的方面。由于领导人的性格，职务特点，语言习惯不同，讲话风格也必然各具特色。
３、适当调剂
由于会议不同，领导的讲话有长有短，如果是遇到长一些的讲话，一般来讲任何都会感到疲劳，精力往往不会象开始那样集中，特别是到会议最后，主要的东西已经讲完，听众的情绪开始松弛下来，台下有人开小会，有人收拾东西准备走，这样讲话就需要调剂情绪和气氛，即需要兴调剂情绪了。对这一点，撰稿人也要预先考虑到，适当在较长的讲话中增加一些“调剂品”，激发听众的情绪和注意力。运用即兴调剂要因领导讲话的内容而变化，因听众不同而变化，有时用在开头，有时用在中间，有时用在结尾。讲话即兴调剂是领导者机智灵活的表现，能够很好地借鉴使用调剂艺术将使领导讲话自始至终保持活力，富有吸引力。
六、开幕词
开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。
（一）开幕词的特点
一是简明性，开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；二是口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。
（二）开幕词的种类
按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等，作重点阐述，其他问题一带而过。一般性开幕词则只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。
（三）开幕词的写作方法
通常由标题、称谓及正文三部分组成。
1、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的标题，在后面通常加上副标题。
2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志们”、“朋友们”、“各位代表”等。
3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容：会议的筹备和出席会议人员情况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝大会圆满成功”之类。
七、闭幕词
（一）闭幕词的概念和种类
闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。
闭幕词与开幕词一样，具有简明性和口语化两个共同特点，其种类与开幕词相同。
（二）闭幕词的写作方法
由标题、称呼和正文三部分组成，标题与称呼的写法与开幕词基本相同。在标题和称谓之后，另起一段首先说明会议已经完成预定任务，现在就要闭幕了；然后概述会议的进行情况，恰当地评价会议的收获、意义及影响。核心部分要写明：会议通过的主要事项和基本精神；会议的重要性和深远意义；向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求，等等。一般说来，这几方面内容都不能少，而且顺序是基本不变的。写作时要掌握会议情况，有针对性地对会议内容予以阐述和肯定；同时可以对会议未能展开都已认识到的重要问题作出适当强调或补充；行文要热情洋溢，文章要简洁有力，起到激发斗志，增强信念的作用。结尾部分一般先以坚定语气发出号召，提出希望，表示祝愿等；最后郑重宣布会议闭幕。
闭幕词出现在会议终了，因此，要写得与开幕词前后呼应、首尾衔接，显示大会开得很圆满、很成功。
八、简报
（一）、概念
简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。
（二）、作用
1、反映情况。通过简报，可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验，及时反映给各级决策机关，使决策机关了解下情，为决策机关制定政策、指导工作提供参考。
2、交流经验。简报体现了领导机关的一定指导能力，通过组织交流，可以提供情况、借鉴经验、吸取教训，这样对工作有指导和推动作用。
3、传播信息。简报本身即是一种信息载体，可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
（三）、简报种类 可分为三种类型：
1、工作情况简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况。
2、经验交流简报。专门用来简要介绍一些工作经验的简报。
3、会议简报。在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。
（四）、简报的格式结构
简报的种类尽管很多，但其结构却不无共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。
简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。１、简报名称印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。
２、期号位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。
３、编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。
４、发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开。有些简报根据需要，还应标明密级，如“内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等，位置在简报名称的左上方。
报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位，送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位，发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明
“本期增发×××（单位）”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。
（四）、简报的写作要求
第一、抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。一是围绕领导决策，抓
“超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前，搞小超前，努力收集与此有关的情况，经过筛选加工、研究提出可供领导参考的建议和方案。二是在领导决策之中，抓“追踪型”问题。努力掌握决策贯彻执行的情况、各方面有什么反应、发生什么偏差，迅速地反馈给领导，使领导能及时纠正偏差，使决策逐步完善。三是要着眼大局，从小中见大。收集情况时，就要从全局考虑，从小处着手，深入上点，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小问题，作推广放大的思考，挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。四是抓新情况、新经验、新问题。在改革、开放的过程中，许多新情况、新问题，迫切需要领导去认真研究和解决，制定符合实际的方针、政策和措施。所以，必须花气力积极地收集，捕捉这类信息，抓这类的问题，提供领导参阅。五是注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决，而任其发展，可能会酿成大问题，给工作带来不应有的损失。六是抓突发性问题。如假期寝室大范围被盗，直接关系到学校治安管理和全体学生切身利益的问题。得到这类信息后，应迅速向领导报告。
抓准问题，应该注意四点：
１、从全局着眼。简报的作者必须站在单位领导的高度、全局的高度去观察事情、分析问题。一定要跳出自己工作岗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。
２、善于抓趋势。所谓趋势性问题，既不是偶然发生的问题，也不是个别的问题，而是反映事物发展的动向性问题。这种动向，有好的，也有不好的，不论哪一种，只要及时抓住，就能提炼出有针对性的好的简报主题。掌握了事物发展的趋势，了解了本单位工作和生产下步朝着哪个方向发展，再去观察问题，就能是非清楚。符合事物发展方向的先进经验、障碍事物发展的不良倾向以及事物发展遇到的实际问题，都是撰写简报应该抓准的问题。
３、善于抓苗头。所谓苗头性问题，就是那些代表新生事物的先声、新创造的火花、新经验的先导，具有强大的生命力，采写简报应该对这种代表事物发展方向但还处于萌芽状态的苗头性问题予以高度的注意。不能只注意那些众所周知的典型性事物，还必须特别留神尚未引起人们注意的细小之事，认真剖析，放大比较，沙里淘金，抓出“小中见大”的带有典型意义的问题，用简报宣传、反映。
４、具备工作敏感。所谓工作敏感，是指作者对于单位内外各种客观事物具有敏锐的观察能力、判断能力和预见事物发展进程的能力，以及能够及时、准确反映事物的能力。我们要抓准问题，从长远看，必须不断地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是长期学习、观察和实践的结果。
第二、材料准确，内容真实。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。简报一是要准确。不允许对那些心理活动、环境、气氛等无形的事实搞
“合理想象”。必须深入调查研究，不走马观花、浮光掠影，更不可“听风就是雨”，保证材料绝对真实可靠。也就是说，要做到简报所选用的任何材料，包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，有一说一，有二说二，实事求是，恰如其分，留有余地。二是要强调真实性。必须注意做到不为迎合而弄虚作假，不赶“浪头”追时髦，不歪扭写作角度，不搞事态发展的“提前量”，必须忠实于事实，保证符合事物本来面貌。
第三、简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。
一是注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。一份简报只抓住一个问题，不搞面面具到才能使简报的主题凝聚，篇幅短小，问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多，可以把想说的问题进行归纳、提炼，抓住最能反映事物性质的东西做主题，重点来写，其他则一概摒弃；也可以将可写的几个问题，各写一期简报分期介绍，一期一个重点，上篇一个侧面，千万不可使几个观点纠缠在一篇简报上。二是注意精选材料，围绕主题精心挑选典型事例。简报所使用的材料和其他文章一样，总是以个别反映一般，不能也没有必要写尽事物的整体。因此，撰写简报之前，必须对材料进行分析研究，精心选择。凡是能够表现主题的材料，都要注意加以精选，不可轻易放过；凡是与主题无关的材料，即使十分生动，也必须忍痛割爱、坚决舍弃。选择材料还要注意选择典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本质。筛选出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报的内容更加简洁。
三是注意既要求简，又要写清。简报求简，是在说明问题的前提下求简。“简”，应该是服从内容的需要，不能由一个极端走向另一个极端。
第四、讲究时效，反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之一，也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。
第五、内容实在，不空洞。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。文学作品的创作，靠刻划形象来表达主题思想；评论文章的写作，靠理论论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样，是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。
（五）简报的选稿要求
选稿是机关文字工作中常涉及到的问题，但简报选稿最有代表性。选好稿子，必须围绕该简报所在机关的职能来确定主要选稿原则
“有的放矢”选稿。简报编辑要从大量来稿中挑出好的稿子，需要注意四个问题：
１、思想要敏感。简报编辑的思想敏感应该表现在三点上：一是对中央的方针政策，对上级机关的工作部署和本单位领导的要作安排，头脑要敏感。既要能够迅速理解其精神实质，又要能够清醒而敏捷地意识到简报在贯彻落实这些部署中应起的作用。二是对周围的事物，对各方面工作的变化和发展，对各式各样的信息，反应要敏感。既能够条理清楚地把这些情况输入自己的脑海，又能够迅速地反应出简报工作应采取的对策。三是对来稿中反映的动向、火花、事物萌芽反应要敏感，既能意识、鉴别，又能牢牢抓住不放，不让好的线索在自己手中白白放过。
２、看问题要有预见性。工作不是一成不变的，是在不断发展的。作为单位“机关报”的简报，要起到对工作的指导作用，就必须对工作的进程有预见性。也就是说，简报的编辑看问题、审稿子，不能只想到今天，只看到眼前，还是看到明天，还要想到工作的下步发展，这样才能真正抓住符合事物发展方向的先进经验，抓住障碍事物发展的不良倾向，抓住事物发展过程中即将遇到的实际问题，选择出有指导意义的简报来。
３、判断要准确。简报编辑的水平，在很大程度上体现在对稿子的判断能力上。具体讲，做好稿子的选择工作，应从三个方面搞好判断：一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断。也就是通过看稿，要对稿件的真实程度心中有数，对稿件在政治上、政策上、理论上以及工作上的指导意义正确与否心中有数。二是搞好稿件实际价值的判断。有的来稿所反映的问题抓得很准，写得也很清新，也有的来稿反映问题不突出，缺乏指导意义，简报编辑对这两类稿子是容易鉴别的，是能够迅速做出选择的。但有的稿子拉拉杂杂，往往把有价值的内容淹没在一大堆材料中了，对这种稿子，编辑要慧眼识货，能从璞玉中剖露出
“和氏璧”来。三是搞好稿件刊发“利与弊”的判断。有些来稿，事情是真实的，观点也是对的，但怎样刊发，什么时候刊发，有的应该掌握一定的火侯。特别的一些反映问题的、对工作提出批评的稿子，在刊发时机上，是早发还是晚发“情况简报”，让大家都知道，还是发“情况反映”，只供领导参阅，不扩大宣传范围；在提法和措词上，掌握什么样的分寸、用什么样的口径，这些都需要简报编辑认真动一番脑筋，积极而稳妥地做出判断。
４、要灵活掌握稿件的写作质量。有些来稿虽然在写作质量上差一些，但反映的问题都很重要，材料也是翔实的，就应该考虑编发。必要时，简报的编辑还可以亲自动手重写，决不要仅仅因为文字逊色了一点，就把一些很有价值的文稿抛弃
第二篇：公文写作基础知识讲义(整理版)
目录
第一章
公文概述....................................................................................2
1、含义...................................................................................................................2
2、分类...................................................................................................................2
3、公文的行文关系...............................................................................................3
第二章
公文的种类................................................................................3
第一节
通 告.......................................................................................................4
第二节
通
知.....................................................................................................5 第三节
报
告.....................................................................................................7 第四节
通
报.....................................................................................................9 第五节
请
示...................................................................................................10 第六节
批
复...................................................................................................13 第七节
会议纪要...............................................................................................15 第八节
函...........................................................................................................17
第三章
常用文书..................................................................................18
第一节
计划类公文...........................................................................................18
1、规划..........................................................................................................19
2、设想..........................................................................................................20
3、计划..........................................................................................................21
4、要点..........................................................................................................22
5、方案..........................................................................................................22
6、安排..........................................................................................................24 第二节
总结.......................................................................................................26 第三节
调查报告...............................................................................................28 第四节
述职报告...............................................................................................30 第五节
讲话稿...................................................................................................32 第六节
开幕词...................................................................................................37 第七节
闭幕词...................................................................................................38 第八节
简 报.....................................................................................................38
第四章
行文规则..................................................................................45
第一节
含义.......................................................................................................45
第二节
基本规则...............................................................................................46 第三节
常见病例...............................................................................................50
1、公文标题中常见病例分析......................................................................50
2、公文写作中常见的问题..........................................................................52
公文写作基础知识讲义
第一章
公文概述
1、含义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
2、分类
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。
公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。
3、公文的行文关系
行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。
建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。
遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。
行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明 第二章
公文的种类
公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1999年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有
常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。
第一节
通 告
（一）、通告的概念
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（二）、通告的特征
1、用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。
2、通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。
3、通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。
4、通告不写抬头，无主送单位。
（三）、通告的种类
周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。
执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。
（四）、通告的写作格式
通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。
署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。
第二节
通
知
（一）、通知的概念
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。
（二）、通知的种类
印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用 “命令”或“指示”时，可使用这类通知。
知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
（三）、通知的写作格式
通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。
1、印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。
2、批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
3、知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。
4、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。
5、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。
第三节
报
告
（一）、报告的概念
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。
（二）、报告的种类
综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。
专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。
（三）、报告的写作格式
1、综合性报告的写法
标题 事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2003工作情况的报告》。
正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
2、专题报告的写法
标题 由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。
正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
3、回复报告的写法
标题 与前两种报告大体相同
正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。
（四）、报告的写作要求
1、写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。
2、专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
3、切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。
第四节
通
报
（一）、通报的概念
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。
（二）、通报的种类
表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。
批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。
传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。
（三）、通报的格式和写作要求
通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
1、标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。
2、正文
（1）表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：
（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；
（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。
（2）批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；
（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。
（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。
情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
第五节
请
示
（一）、请示的概念
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。
请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
（二）、请示的写法
请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。
1、批准性请示 内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将„„报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。
请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。
有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。
2、呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。
呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。
呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。
请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。
请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。
请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。
3、在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。
第六节
批
复
（一）、批复的性质和特点
批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：
1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。
2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。
3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。
（二）、批复的写作
1、标题 批复的标题有两点需要特别强调：
（1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。
（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。
2、正文 批复的正文一般由三个部分组成：
（1）引语 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于„„的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于„„问题的请示收悉”。
（2）主文 主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。
（3）结尾 是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。
要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。
第七节
会议纪要
（一）、概念和特点
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
会议纪要有以下几个特点：
1、综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。
2、指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
3、备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。
（二）、分类按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
（三）、写法
会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
1、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3、发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
第八节
函
（一）、函的概念
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。
（二）、函的种类
函可分为公函与便函两种。
（三）、公函的写作格式
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。
（四）、公函的写作要求
1、要一函一事，切忌一函数事。
2、要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。
第三章
常用文书
第一节
计划类公文
计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
各种工作计划特征和写作特点：
1、规划
规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。
规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。
2、设想
设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。
设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。
3、计划
狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。
计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。
4、要点
所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用 “要点”的形式。
要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。
5、方案
方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《东北师范大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
6、安排
安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。
安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。
方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。
写好计划的方法
写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。
计划写作注意事项
不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
第二节
总结
总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。(一)总结的种类
从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。
(二)总结的写法
1、标题
文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《 ××局 19××拥军拥属工作总结》。
文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。
双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台 教书育人放异彩——××
大学德育工作总结》。
2、正文
前言
一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。
主体
应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。
结尾
作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。
3、落款
一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。
第三节
调查报告
（一）、概念与特点
调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。
调查报告有以下几个特点：
1、写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。
2、针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。
3、逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。
（二）、分类
调查报告的种类主要有以下几种：
1、情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况，供决策者使用。
2、典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。
3、问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。
（三）、写法
调查报告一般由标题和正文两部分组成。
1、标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格式，即“发文主题”加“文种”，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》，提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式，如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考》等。作为公文，最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。
2、正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。
（1）前言 有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。
（2）主体 这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。
（3）结尾 结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。
第四节
述职报告
（一）、述职报告的性质、种类
述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。述职报告的种类很多，从时间上分有任期述职报告、述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分则有专题（单项）述职报告、综合述职报告。
（二）、述职报告的写作格式
1、标题 有四种写法：一是只写“述职报告”四个字；二是“ＸＸ年任ＸＸ职务期间的工作汇报”的公文写法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（职务）ＸＸ会议上的汇报（或报告）”的写法；四是新闻标题式的写法。
2、署名及日期 可以写在题下，也可以写在正文后。
3、正文 述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和上级的批示、部署的任务，是如何在自己分管的部门或单位得以贯彻实施的„„等等。第三部分是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上作出战略性规划，表明尽职的态度。
（三）、述职报告写作应注意的事项
在写作述职报告时，要实事求是，严肃认真，客观公正。要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐；既要突出政绩，又要评价正确、适当，不能故意夸大或缩小；缺点和不足的地方也要说够、说充分。
第五节
讲话稿
讲话，属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件。
（一）领导讲话具有三个特点
一是权威性 讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言，目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和有效性。领导职务的不同，讲话的权威效果也不同。
二是思想性 领导讲话一定要有理论色彩，要能以马列主义的理论为指针，阐述所进行的工作的意义，以动员群众投身于改革开放和经济建设之中。讲话就是要用自己的语言去思考，去总结，通过自己的思考和理解去分析问题，去说服人。这样才能打动听众，让人接受，共同与你去实行。
三是鼓动性 统治者要达到某种政治目的，要通过讲话起到激励、鼓动的作用。讲话稿，要注意鼓动、激励作用，针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的议论，才能取得成效。
（二）起草领导讲话要处理好三个关系 一是权威与平易的关系。一篇好的讲话稿，总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性，这种权威，与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合，立场坚定，原则性强，严肃、认真、鲜明、有力地展示自己的观点，起到应有的强调、号召作用。这种权威，确实是一种原则的把握。但如果一个领导者在讲话中，处处炫耀自己的身份、地位，措辞生硬，居高临下发号施令，危言耸听地阐明自己的思想、观点、就会拉远与听众的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣，起不到应有的影响、教育和引导作用。领导讲话的坦率、诚挚，能很快沟通，大大缩短与听众之间的距离，在自然而亲切的气氛中传达自己的思想。起草领导讲话稿，不仅要言之成理，还要善于把“理”说白说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。
二是庄重与幽默的关系。领导讲话无疑要庄重，不能拉家常式的漫谈、闲扯，要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神，阐明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原则。这个原则要求一个领导者不论是在何种社会环境中，运用什么样的语言，都不能超越一定的原则限度，去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原则地去评价某些事、某些人，也不能无原则地按照自己的思想意识，一味地表现自己，或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原则，行文沉稳、扎实、郑重其事，以使领导活动严肃、认真、原则性强，达到预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话，开始说一通形势如何如何，结尾原则性地提提要求，没有一点灵活性，也打动不了听众的。讲话作为一种鼓动、号召的手段，还必须讲求一些现场效应，努力与听众产生共鸣，才能起到应有的作用。灵活性是原则性运用过程中一种必要的补充，以基本原则为指导，对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的种绝妙体现。在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的，需要灵活运用，以使领导讲话丰富多彩，独具魅力。
三是深入与浅出的关系。领导讲话，总是要通过阐明一定的道理来说服人、教育人，“以理服人”可以说是讲话所必须遵循的一条原则，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌”，会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿，只有将说理性与通俗性结合起来，才能使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，从而起到讲话应有的效果。能够把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻，首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅，撰稿人必须要具备一定的知识素养，平时注意积累各学科的知识，并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次，掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的，如数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法，掌握语言表达的技巧，并能在起草中灵活应用，会使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。
（三）起草领导讲话应注意三个问题
１、避免雷同 领导者参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在避免雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。一般来讲，独劈蹊径会避免雷同现象，常常也会出乎意料地大受欢迎。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话，所送的是相同的背景材料，缺乏总体设计，起草讲稿很可能重复。避免雷同确实需要动脑筋、想办法。一般说来，撰稿人在起草讲话过程中避免雷同可以在以下几个方面下功夫：一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言”；二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；三是选择那些富有新意的材料来说明问题，不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要，使听众开拓视野，回味无穷；四是会议组织者要有总体设计，撰稿人不仅要拥有会议背景材料，还应该和会议组织者研究讲话的内容、侧重点。避免重复的方式方法是多种多样的，需要撰稿人预先着手，多角度展开同一主题下的不同论述，以使领导讲话独具色彩而富有成效。
２、独树风格 领导讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。讲话要有自己的风格，才能抓住听众。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上，发挥创造性，使领导讲话讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格，异于他人的创造特点，就是其风格的具体体现。领导讲话要有风格，这也是客观实践所决定的。传达贯彻上级指示，安排部署工作，每个领导都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸，那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。这样的讲话是过去也是现在存在的一种通病，即在内容的安排上成为上级领导讲话或有关文件的翻版。常有这样的事，当有人问起文章上的几句话的时候，起草人则说，这句话是谁的，那句话是谁的，这句是从那个文件上讲的，那句话是那个报纸上说的，问他哪句话是你的，他说那句话都有出处，没有我的，可见讲话成了拼字游戏；在篇章结构上，也常常是：帽子、总结肯定前段工作、根据上级指示提出要求。长此以往，形成了许多“套路”。这讲话四平八稳，毫无新意，使听众越来越没有耐心。其实，任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。起草领导讲话，要以传达、贯通领导者的思想、观点为主旨，不应拘于一章一法的限制和束缚。讲话不应有固定的章法，应随讲话的内容和场合而随时变化，不仅逻辑严明、思路清晰，而且生动活泼、文采盎然。撰写领导讲话稿，应当潇洒一些，讲究一些文采。文采对形成风格有着很大的关系，可使讲话更富有生气，富有感染力、号召力，是语言表述中的一个极其重要的方面。由于领导人的性格，职务特点，语言习惯不同，讲话风格也必然各具特色。
３、适当调剂 由于会议不同，领导的讲话有长有短，如果是遇到长一些的讲话，一般来讲任何都会感到疲劳，精力往往不会象开始那样集中，特别是到会议最后，主要的东西已经讲完，听众的情绪开始松弛下来，台下有人开小会，有人收拾东西准备走，这样讲话就需要调剂情绪和气氛，即需要兴调剂情绪了。对这一点，撰稿人也要预先考虑到，适当在较长的讲话中增加一些 “调剂品”，激发听众的情绪和注意力。运用即兴调剂要因领导讲话的内容而变化，因听众不同而变化，有时用在开头，有时用在中间，有时用在结尾。讲话即兴调剂是领导者机智灵活的表现，能够很好地借鉴使用调剂艺术将使领导讲话自始至终保持活力，富有吸引力。第六节
开幕词
开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。
（一）开幕词的特点 一是简明性，开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；二是口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。
（二）开幕词的种类 按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等，作重点阐述，其他问题一带而过。一般性开幕词则只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。
（三）开幕词的写作方法 通常由标题、称谓及正文三部分组成。
１、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的标题，在后面通常加上副标题。
2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志们”、“朋友们”、“各位代表”等。
3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容：会议的筹备和出席会议人员情况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝大会圆满成功”之类。第七节
闭幕词
（一）闭幕词的概念和种类 闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。
闭幕词与开幕词一样，具有简明性和口语化两个共同特点，其种类与开幕词相同。
（二）闭幕词的写作方法 由标题、称呼和正文三部分组成，标题与称呼的写法与开幕词基本相同。在标题和称谓之后，另起一段首先说明会议已经完成预定任务，现在就要闭幕了；然后概述会议的进行情况，恰当地评价会议的收获、意义及影响。核心部分要写明：会议通过的主要事项和基本精神；会议的重要性和深远意义；向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求，等等。一般说来，这几方面内容都不能少，而且顺序是基本不变的。写作时要掌握会议情况，有针对性地对会议内容予以阐述和肯定；同时可以对会议未能展开都已认识到的重要问题作出适当强调或补充；行文要热情洋溢，文章要简洁有力，起到激发斗志，增强信念的作用。结尾部分一般先以坚定语气发出号召，提出希望，表示祝愿等；最后郑重宣布会议闭幕。闭幕词出现在会议终了，因此，要写得与开幕词前后呼应、首尾衔接，显示大会开得很圆满、很成功。
第八节
简 报
（一）、概念 简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。
（二）、作用
1、反映情况。通过简报，可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验，及时反映给各级决策机关，使决策机关了解下情，为决策机关制定政策、指导工作提供参考。
2、交流经验。简报体现了领导机关的一定指导能力，通过组织交流，可以提供情况、借鉴经验、吸取教训，这样对工作有指导和推动作用。
3、传播信息。简报本身即是一种信息载体，可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
（三）、简报种类 可分为三种类型：
1、工作情况简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况。
2、经验交流简报。专门用来简要介绍一些工作经验的简报。
3、会议简报。在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。
（四）、简报的格式结构 简报的种类尽管很多，但其结构却不无共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。
简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。
１、简报名称 印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。２、期号 位置在简报名称的正下方，一般按依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。３、编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。４、发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开。有些简报根据需要，还应标明密级，如 “内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等，位置在简报名称的左上方。报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位，送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位，发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明 “本期增发×××（单位）”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。
（四）、简报的写作要求 第一、抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。一是围绕领导决策，抓 “超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前，搞小超前，努力收集与此有关的情况，经过筛选加工、研究提出可供领导参考的建议和方案。二是在领导决策之中，抓“追踪型”问题。努力掌握决策贯彻执行的情况、各方面有什么反应、发生什么偏差，迅速地反馈给领导，使领导能及时纠正偏差，使决策逐步完善。三是要着眼大局，从小中见大。收集情况时，就要从全局考虑，从小处着手，深入上点，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小问题，作推广放大的思考，挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。四是抓新情况、新经验、新问题。在改革、开放的过程中，许多新情况、新问题，迫切需要领导去认真研究和解决，制定符合实际的方针、政策和措施。所以，必须花气力积极地收集，捕捉这类信息，抓这类的问题，提供领导参阅。五是注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决，而任其发展，可能会酿成大问题，给工作带来不应有的损失。六是抓突发性问题。如假期寝室大范围被盗，直接关系到学校治安管理和全体学生切身利益的问题。得到这类信息后，应迅速向领导报告。抓准问题，应该注意四点：
１、从全局着眼。简报的作者必须站在单位领导的高度、全局的高度去观察事情、分析问题。一定要跳出自己工作岗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。
２、善于抓趋势。所谓趋势性问题，既不是偶然发生的问题，也不是个别的问题，而是反映事物发展的动向性问题。这种动向，有好的，也有不好的，不论哪一种，只要及时抓住，就能提炼出有针对性的好的简报主题。掌握了事物发展的趋势，了解了本单位工作和生产下步朝着哪个方向发展，再去观察问题，就能是非清楚。符合事物发展方向的先进经验、障碍事物发展的不良倾向以及事物发展遇到的实际问题，都是撰写简报应该抓准的问题。
３、善于抓苗头。所谓苗头性问题，就是那些代表新生事物的先声、新创造的火花、新经验的先导，具有强大的生命力，采写简报应该对这种代表事物发展方向但还处于萌芽状态的苗头性问题予以高度的注意。不能只注意那些众所周知的典型性事物，还必须特别留神尚未引起人们注意的细小之事，认真剖析，放大比较，沙里淘金，抓出“小中见大”的带有典型意义的问题，用简报宣传、反映。
４、具备工作敏感。所谓工作敏感，是指作者对于单位内外各种客观事物具有敏锐的观察能力、判断能力和预见事物发展进程的能力，以及能够及时、准确反映事物的能力。我们要抓准问题，从长远看，必须不断地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是长期学习、观察和实践的结果。第二、材料准确，内容真实。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。简报一是要准确。不允许对那些心理活动、环境、气氛等无形的事实搞 “合理想象”。必须深入调查研究，不走马观花、浮光掠影，更不可“听风就是雨”，保证材料绝对真实可靠。也就是说，要做到简报所选用的任何材料，包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，有一说一，有二说二，实事求是，恰如其分，留有余地。二是要强调真实性。必须注意做到不为迎合而弄虚作假，不赶“浪头”追时髦，不歪扭写作角度，不搞事态发展的“提前量”，必须忠实于事实，保证符合事物本来面貌。第三、简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。一是注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。一份简报只抓住一个问题，不搞面面具到才能使简报的主题凝聚，篇幅短小，问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多，可以把想说的问题进行归纳、提炼，抓住最能反映事物性质的东西做主题，重点来写，其他则一概摒弃；也可以将可写的几个问题，各写一期简报分期介绍，一期一个重点，上篇一个侧面，千万不可使几个观点纠缠在一篇简报上。二是注意精选材料，围绕主题精心挑选典型事例。简报所使用的材料和其他文章一样，总是以个别反映一般，不能也没有必要写尽事物的整体。因此，撰写简报之前，必须对材料进行分析研究，精心选择。凡是能够表现主题的材料，都要注意加以精选，不可轻易放过；凡是与主题无关的材料，即使十分生动，也必须忍痛割爱、坚决舍弃。选择材料还要注意选择典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本质。筛选出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报的内容更加简洁。三是注意既要求简，又要写清。简报求简，是在说明问题的前提下求简。“简”，应该是服从内容的需要，不能由一个极端走向另一个极端。第四、讲究时效，反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之一，也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。第五、内容实在，不空洞。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。文学作品的创作，靠刻划形象来表达主题思想；评论文章的写作，靠理论论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样，是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。
（五）简报的选稿要求 选稿是机关文字工作中常涉及到的问题，但简报选稿最有代表性。选好稿子，必须围绕该简报所在机关的职能来确定主要选稿原则 “有的放矢”选稿。简报编辑要从大量来稿中挑出好的稿子，需要注意四个问题：１、思想要敏感。简报编辑的思想敏感应该表现在三点上：一是对中央的方针政策，对上级机关的工作部署和本单位领导的要作安排，头脑要敏感。既要能够迅速理解其精神实质，又要能够清醒而敏捷地意识到简报在贯彻落实这些部署中应起的作用。二是对周围的事物，对各方面工作的变化和发展，对各式各样的信息，反应要敏感。既能够条理清楚地把这些情况输入自己的脑海，又能够迅速地反应出简报工作应采取的对策。三是对来稿中反映的动向、火花、事物萌芽反应要敏感，既能意识、鉴别，又能牢牢抓住不放，不让好的线索在自己手中白白放过。２、看问题要有预见性。工作不是一成不变的，是在不断发展的。作为单位 “机关报”的简报，要起到对工作的指导作用，就必须对工作的进程有预见性。也就是说，简报的编辑看问题、审稿子，不能只想到今天，只看到眼前，还是看到明天，还要想到工作的下步发展，这样才能真正抓住符合事物发展方向的先进经验，抓住障碍事物发展的不良倾向，抓住事物发展过程中即将遇到的实际问题，选择出有指导意义的简报来。３、判断要准确。简报编辑的水平，在很大程度上体现在对稿子的判断能力上。具体讲，做好稿子的选择工作，应从三个方面搞好判断：一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断。也就是通过看稿，要对稿件的真实程度心中有数，对稿件在政治上、政策上、理论上以及工作上的指导意义正确与否心中有数。二是搞好稿件实际价值的判断。有的来稿所反映的问题抓得很准，写得也很清新，也有的来稿反映问题不突出，缺乏指导意义，简报编辑对这两类稿子是容易鉴别的，是能够迅速做出选择的。但有的稿子拉拉杂杂，往往把有价值的内容淹没在一大堆材料中了，对这种稿子，编辑要慧眼识货，能从璞玉中剖露出 “和氏璧”来。三是搞好稿件刊发“利与弊”的判断。有些来稿，事情是真实的，观点也是对的，但怎样刊发，什么时候刊发，有的应该掌握一定的火侯。特别的一些反映问题的、对工作提出批评的稿子，在刊发时机上，是早发还是晚发“情况简报”，让大家都知道，还是发“情况反映”，只供领导参阅，不扩大宣传范围；在提法和措词上，掌握什么样的分寸、用什么样的口径，这些都需要简报编辑认真动一番脑筋，积极而稳妥地做出判断。４、要灵活掌握稿件的写作质量。有些来稿虽然在写作质量上差一些，但反映的问题都很重要，材料也是翔实的，就应该考虑编发。必要时，简报的编辑还可以亲自动手重写，决不要仅仅因为文字逊色了一点，就把一些很有价值的文稿抛弃。
第四章
行文规则
第一节
含义
行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。
机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型： 第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等。下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。
第二节
基本规则
正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则：
1、按机关隶属关系和职责范围行文的规则。这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。
2、授权行文的规则。这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。
3、联合行文的规则。这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。
联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
4、一般情况下不越级行文的规则。不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。
5、不越权行文的规则。第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。
6、“请示”不直接报送领导者个人的规则。“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。
7、“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则。这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。
8、“报告”中不得夹带请示事项的规则。“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
9、公文由文秘机构统一处理的规则。为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。
第三节
常见病例
1、公文标题中常见病例分析
标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：
（1）语句不合语法规范
第三篇：3公文写作基础知识讲义(整理版)
目录
第一章
公文概述....................................................................................2
1、含义...................................................................................................................2
2、分类...................................................................................................................2
3、公文的行文关系...............................................................................................3
第二章
公文的种类................................................................................3
第一节
通 告.......................................................................................................4
第二节
通
知.....................................................................................................5 第三节
报
告.....................................................................................................7 第四节
通
报.....................................................................................................9 第五节
请
示...................................................................................................10 第六节
批
复...................................................................................................13 第七节
会议纪要...............................................................................................15 第八节
函...........................................................................................................17
第三章
常用文书..................................................................................18
第一节
计划类公文...........................................................................................18
1、规划..........................................................................................................19
2、设想..........................................................................................................20
3、计划..........................................................................................................21
4、要点..........................................................................................................22
5、方案..........................................................................................................23
6、安排..........................................................................................................24 第二节
总结.......................................................................................................27 第三节
调查报告...............................................................................................29 第四节
述职报告...............................................................................................31 第五节
讲话稿...................................................................................................32 第六节
开幕词...................................................................................................38 第七节
闭幕词...................................................................................................39 第八节
简 报.....................................................................................................40
第四章
行文规则..................................................................................47
第一节
含义.......................................................................................................47
第二节
基本规则...............................................................................................48 第三节
常见病例...............................................................................................52
1、公文标题中常见病例分析......................................................................52
2、公文写作中常见的问题..........................................................................54
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公文写作基础知识讲义
第一章
公文概述
1、含义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
2、分类
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。
公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。
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3、公文的行文关系
行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。
建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。
遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。
行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。
第二章
公文的种类
公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1999年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、3 / 56
函、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有
常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。
第一节
通 告
（一）、通告的概念
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（二）、通告的特征
1、用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。
2、通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。
3、通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。
4、通告不写抬头，无主送单位。
（三）、通告的种类
周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。
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执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。
（四）、通告的写作格式
通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。
署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。
第二节
通
知
（一）、通知的概念
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。
（二）、通知的种类
印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，5 / 56
而根据公文内容又不必用 “命令”或“指示”时，可使用这类通知。
知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。
事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
（三）、通知的写作格式
通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。
1、印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。
2、批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
3、知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是
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根据通知的内容，交代清楚知照事项。
4、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。
5、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。
第三节
报
告
（一）、报告的概念
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。
（二）、报告的种类
综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。
专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。
（三）、报告的写作格式
1、综合性报告的写法
标题 事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2003工
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作情况的报告》。
正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
2、专题报告的写法
标题 由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。
正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
3、回复报告的写法
标题 与前两种报告大体相同
正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。
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（四）、报告的写作要求
1、写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。
2、专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
3、切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。
第四节
通
报
（一）、通报的概念
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。
（二）、通报的种类
表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。
批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。
传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。
（三）、通报的格式和写作要求
通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
1、标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务
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院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。
2、正文
（1）表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：
（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；
（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。
（2）批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；
（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。
（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。
情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
第五节
请
示
（一）、请示的概念
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，10 / 56
涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。
请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
（二）、请示的写法
请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。
1、批准性请示 内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将„„报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。
请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中
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有数，易下决心。
有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。
2、呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。
呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。
呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。
请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。
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请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。
请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。
3、在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。
第六节
批
复
（一）、批复的性质和特点
批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威
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性、针对性和指示性等特点：
1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。
2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。
3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。
（二）、批复的写作
1、标题 批复的标题有两点需要特别强调：
（1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。
（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。
2、正文 批复的正文一般由三个部分组成：
（1）引语 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于„„的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×
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年×月×日关于„„问题的请示收悉”。
（2）主文 主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。
（3）结尾 是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。
要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。
第七节
会议纪要
（一）、概念和特点
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
会议纪要有以下几个特点：
1、综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整
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理和提要的基本特点。
2、指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
3、备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。
（二）、分类按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
（三）、写法
会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、16 / 56
主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
1、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3、发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
第八节
函
（一）、函的概念
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函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。
（二）、函的种类
函可分为公函与便函两种。
（三）、公函的写作格式
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。
正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。
（四）、公函的写作要求
1、要一函一事，切忌一函数事。
2、要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。
第三章
常用文书
第一节
计划类公文
计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有
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许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
各种工作计划特征和写作特点：
1、规划
规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。
规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：
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单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。
2、设想
设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思
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路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。
设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。
3、计划
狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，21 / 56
要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。
计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。
4、要点
所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用 “要点”的形式。
要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要
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素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。
5、方案
方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《东北师范大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写
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法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
6、安排
安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。
安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开
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头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。
方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。
写好计划的方法
写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安
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排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。
计划写作注意事项
不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关
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方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
第二节
总结
总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
(一)总结的种类
从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。
(二)总结的写法
1、标题
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文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《 ××局 19××拥军拥属工作总结》。
文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。
双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台 教书育人放异彩——××
大学德育工作总结》。
2、正文
前言
一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。
主体
应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。
结尾
作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。
3、落款
一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。
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第三节
调查报告
（一）、概念与特点
调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。
调查报告有以下几个特点：
1、写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。
2、针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。
3、逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。
（二）、分类
调查报告的种类主要有以下几种：
1、情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况，供决策者使用。
2、典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现
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的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。
3、问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。
（三）、写法
调查报告一般由标题和正文两部分组成。
1、标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格式，即“发文主题”加“文种”，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》，提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式，如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考》等。作为公文，最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。
2、正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。
（1）前言 有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进
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而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。
（2）主体 这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。
（3）结尾 结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。
第四节
述职报告
（一）、述职报告的性质、种类
述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。述职报告的种类很多，从时间上分有任期述职报告、述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分则有专题（单项）述职报告、综合述职报告。
（二）、述职报告的写作格式
1、标题 有四种写法：一是只写“述职报告”四个字；二是“ＸＸ年任ＸＸ职务期间的工作汇报”的公文写法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（职务）ＸＸ会议上的汇报（或报告）”的写法；四是新闻标题式的写法。
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2、署名及日期 可以写在题下，也可以写在正文后。
3、正文 述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和上级的批示、部署的任务，是如何在自己分管的部门或单位得以贯彻实施的„„等等。第三部分是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上作出战略性规划，表明尽职的态度。
（三）、述职报告写作应注意的事项
在写作述职报告时，要实事求是，严肃认真，客观公正。要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐；既要突出政绩，又要评价正确、适当，不能故意夸大或缩小；缺点和不足的地方也要说够、说充分。
第五节
讲话稿
讲话，属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各
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种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件。
（一）领导讲话具有三个特点
一是权威性 讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言，目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和有效性。领导职务的不同，讲话的权威效果也不同。
二是思想性 领导讲话一定要有理论色彩，要能以马列主义的理论为指针，阐述所进行的工作的意义，以动员群众投身于改革开放和经济建设之中。讲话就是要用自己的语言去思考，去总结，通过自己的思考和理解去分析问题，去说服人。这样才能打动听众，让人接受，共同与你去实行。
三是鼓动性 统治者要达到某种政治目的，要通过讲话起到激励、鼓动的作用。讲话稿，要注意鼓动、激励作用，针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的议论，才能取得成效。
（二）起草领导讲话要处理好三个关系
一是权威与平易的关系。一篇好的讲话稿，总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性，这种权威，与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合，立场坚定，原则性强，严肃、认
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真、鲜明、有力地展示自己的观点，起到应有的强调、号召作用。这种权威，确实是一种原则的把握。但如果一个领导者在讲话中，处处炫耀自己的身份、地位，措辞生硬，居高临下发号施令，危言耸听地阐明自己的思想、观点、就会拉远与听众的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣，起不到应有的影响、教育和引导作用。领导讲话的坦率、诚挚，能很快沟通，大大缩短与听众之间的距离，在自然而亲切的气氛中传达自己的思想。起草领导讲话稿，不仅要言之成理，还要善于把“理”说白说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。
二是庄重与幽默的关系。领导讲话无疑要庄重，不能拉家常式的漫谈、闲扯，要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神，阐明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原则。这个原则要求一个领导者不论是在何种社会环境中，运用什么样的语言，都不能超越一定的原则限度，去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原则地去评价某些事、某些人，也不能无原则地按照自己的思想意识，一味地表现自己，或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原则，行文沉稳、扎实、郑重其事，以使领导活动严肃、认真、原则性强，达到预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话，开始说一通形势如何如何，结尾原则性地提提要求，没有一点灵活性，也打动不了听众的。讲话作为一种鼓动、号召的手段，还必须讲求一些现场效应，努力与听众产生共鸣，才能起到应有的作用。灵活性是
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原则性运用过程中一种必要的补充，以基本原则为指导，对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的种绝妙体现。在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的，需要灵活运用，以使领导讲话丰富多彩，独具魅力。
三是深入与浅出的关系。领导讲话，总是要通过阐明一定的道理来说服人、教育人，“以理服人”可以说是讲话所必须遵循的一条原则，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌”，会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿，只有将说理性与通俗性结合起来，才能使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，从而起到讲话应有的效果。能够把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻，首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅，撰稿人必须要具备一定的知识素养，平时注意积累各学科的知识，并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次，掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的，如数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法，掌握语言表达的技巧，并能在起草中灵活应用，会使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。
（三）起草领导讲话应注意三个问题
１、避免雷同 领导者参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在避免
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雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。一般来讲，独劈蹊径会避免雷同现象，常常也会出乎意料地大受欢迎。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话，所送的是相同的背景材料，缺乏总体设计，起草讲稿很可能重复。避免雷同确实需要动脑筋、想办法。一般说来，撰稿人在起草讲话过程中避免雷同可以在以下几个方面下功夫：一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言”；二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；三是选择那些富有新意的材料来说明问题，不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要，使听众开拓视野，回味无穷；四是会议组织者要有总体设计，撰稿人不仅要拥有会议背景材料，还应该和会议组织者研究讲话的内容、侧重点。避免重复的方式方法是多种多样的，需要撰稿人预先着手，多角度展开同一主题下的不同论述，以使领导讲话独具色彩而富有成效。
２、独树风格 领导讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。讲话要有自己的风格，才能抓住听众。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上，发挥创造性，使领导讲话讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格，异于他人的创造特点，就是其风格的具体体现。领导讲话要有风格，这也是客观实践所决定的。传达贯彻上级指示，安排部署工作，每个领导都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸，那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。这样的讲话是过去也是现在存在的 36 / 56
一种通病，即在内容的安排上成为上级领导讲话或有关文件的翻版。常有这样的事，当有人问起文章上的几句话的时候，起草人则说，这句话是谁的，那句话是谁的，这句是从那个文件上讲的，那句话是那个报纸上说的，问他哪句话是你的，他说那句话都有出处，没有我的，可见讲话成了拼字游戏；在篇章结构上，也常常是：帽子、总结肯定前段工作、根据上级指示提出要求。长此以往，形成了许多“套路”。这讲话四平八稳，毫无新意，使听众越来越没有耐心。其实，任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。起草领导讲话，要以传达、贯通领导者的思想、观点为主旨，不应拘于一章一法的限制和束缚。讲话不应有固定的章法，应随讲话的内容和场合而随时变化，不仅逻辑严明、思路清晰，而且生动活泼、文采盎然。撰写领导讲话稿，应当潇洒一些，讲究一些文采。文采对形成风格有着很大的关系，可使讲话更富有生气，富有感染力、号召力，是语言表述中的一个极其重要的方面。由于领导人的性格，职务特点，语言习惯不同，讲话风格也必然各具特色。
３、适当调剂 由于会议不同，领导的讲话有长有短，如果是遇到长一些的讲话，一般来讲任何都会感到疲劳，精力往往不会象开始那样集中，特别是到会议最后，主要的东西已经讲完，听众的情绪开始松弛下来，台下有人开小会，有人收拾东西准备走，这样讲话就需要调剂情绪和气氛，即需要兴调剂情绪了。对这一点，撰稿人也要预先考虑到，适当在较长的讲话中增加一些 “调剂品”，激发听众的情绪和注意力。运用即兴调剂要因领导讲话的内容而变化，因听众不同
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而变化，有时用在开头，有时用在中间，有时用在结尾。讲话即兴调剂是领导者机智灵活的表现，能够很好地借鉴使用调剂艺术将使领导讲话自始至终保持活力，富有吸引力。
第六节
开幕词
开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。
（一）开幕词的特点 一是简明性，开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；二是口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。
（二）开幕词的种类 按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等，作重点阐述，其他问题一带而过。一般性开幕词则只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。
（三）开幕词的写作方法 通常由标题、称谓及正文三部分组成。
１、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的标题，在后面通常加上副标题。
2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志们”、“朋友们”、“各位代表”等。
3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容：会议的筹备和出席会议人员情况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程
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及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝大会圆满成功”之类。
第七节
闭幕词
（一）闭幕词的概念和种类 闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。
闭幕词与开幕词一样，具有简明性和口语化两个共同特点，其种类与开幕词相同。
（二）闭幕词的写作方法 由标题、称呼和正文三部分组成，标题与称呼的写法与开幕词基本相同。在标题和称谓之后，另起一段首先说明会议已经完成预定任务，现在就要闭幕了；然后概述会议的进行情况，恰当地评价会议的收获、意义及影响。核心部分要写明：会议通过的主要事项和基本精神；会议的重要性和深远意义；向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求，等等。一般说来，这几方面内容都不能少，而且顺序是基本不变的。写作时要掌握会议情况，有针对性地对会议内容予以阐述和肯定；同时可以对会议未能展开都已认识到的重要问题作出适当强调或补充；行文要热情洋溢，文章要简洁有力，起到激发斗志，增强信念的作用。结尾部分一般先以坚定语气发出号召，提出希望，表示祝愿等；最后郑重宣布会议闭幕。闭幕词出现在 39 / 56
会议终了，因此，要写得与开幕词前后呼应、首尾衔接，显示大会开得很圆满、很成功。
第八节
简 报
（一）、概念 简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。
（二）、作用
1、反映情况。通过简报，可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验，及时反映给各级决策机关，使决策机关了解下情，为决策机关制定政策、指导工作提供参考。
2、交流经验。简报体现了领导机关的一定指导能力，通过组织交流，可以提供情况、借鉴经验、吸取教训，这样对工作有指导和推动作用。
3、传播信息。简报本身即是一种信息载体，可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
（三）、简报种类 可分为三种类型：
1、工作情况简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况。
2、经验交流简报。专门用来简要介绍一些工作经验的简报。
3、会议简报。在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。
（四）、简报的格式结构 简报的种类尽管很多，但其结构却不无
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共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。
简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。
１、简报名称 印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。２、期号 位置在简报名称的正下方，一般按依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。３、编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。４、发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开。有些简报根据需要，还应标明密级，如 “内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等，位置在简报名称的左上方。报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位，送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位，发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明 “本期增发×××（单位）”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。
（四）、简报的写作要求 第一、抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。一是围绕领导决策，抓 “超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前，搞小超前，努
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力收集与此有关的情况，经过筛选加工、研究提出可供领导参考的建议和方案。二是在领导决策之中，抓“追踪型”问题。努力掌握决策贯彻执行的情况、各方面有什么反应、发生什么偏差，迅速地反馈给领导，使领导能及时纠正偏差，使决策逐步完善。三是要着眼大局，从小中见大。收集情况时，就要从全局考虑，从小处着手，深入上点，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小问题，作推广放大的思考，挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。四是抓新情况、新经验、新问题。在改革、开放的过程中，许多新情况、新问题，迫切需要领导去认真研究和解决，制定符合实际的方针、政策和措施。所以，必须花气力积极地收集，捕捉这类信息，抓这类的问题，提供领导参阅。五是注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决，而任其发展，可能会酿成大问题，给工作带来不应有的损失。六是抓突发性问题。如假期寝室大范围被盗，直接关系到学校治安管理和全体学生切身利益的问题。得到这类信息后，应迅速向领导报告。抓准问题，应该注意四点：
１、从全局着眼。简报的作者必须站在单位领导的高度、全局的高度去观察事情、分析问题。一定要跳出自己工作岗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。
２、善于抓趋势。所谓趋势性问题，既不是偶然发生的问题，也不是个别的问题，而是反映事物发展的动向性问题。这种动向，有好的，也有不好的，不论哪一种，只要及时抓住，就能提炼出有针对性的好的简报主题。掌握了事物发展的趋势，了解了本单位工作和生产
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下步朝着哪个方向发展，再去观察问题，就能是非清楚。符合事物发展方向的先进经验、障碍事物发展的不良倾向以及事物发展遇到的实际问题，都是撰写简报应该抓准的问题。
３、善于抓苗头。所谓苗头性问题，就是那些代表新生事物的先声、新创造的火花、新经验的先导，具有强大的生命力，采写简报应该对这种代表事物发展方向但还处于萌芽状态的苗头性问题予以高度的注意。不能只注意那些众所周知的典型性事物，还必须特别留神尚未引起人们注意的细小之事，认真剖析，放大比较，沙里淘金，抓出“小中见大”的带有典型意义的问题，用简报宣传、反映。
４、具备工作敏感。所谓工作敏感，是指作者对于单位内外各种客观事物具有敏锐的观察能力、判断能力和预见事物发展进程的能力，以及能够及时、准确反映事物的能力。我们要抓准问题，从长远看，必须不断地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是长期学习、观察和实践的结果。第二、材料准确，内容真实。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。简报一是要准确。不允许对那些心理活动、环境、气氛等无形的事实搞 “合理想象”。必须深入调查研究，不走马观花、浮光掠影，更不可“听风就是雨”，保证材料绝对真实可靠。也就是说，要做到简报所选用的任何材料，包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，有一说一，有二说二，实事求是，恰如其分，留有余地。二
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是要强调真实性。必须注意做到不为迎合而弄虚作假，不赶“浪头”追时髦，不歪扭写作角度，不搞事态发展的“提前量”，必须忠实于事实，保证符合事物本来面貌。第三、简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。一是注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。一份简报只抓住一个问题，不搞面面具到才能使简报的主题凝聚，篇幅短小，问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多，可以把想说的问题进行归纳、提炼，抓住最能反映事物性质的东西做主题，重点来写，其他则一概摒弃；也可以将可写的几个问题，各写一期简报分期介绍，一期一个重点，上篇一个侧面，千万不可使几个观点纠缠在一篇简报上。二是注意精选材料，围绕主题精心挑选典型事例。简报所使用的材料和其他文章一样，总是以个别反映一般，不能也没有必要写尽事物的整体。因此，撰写简报之前，必须对材料进行分析研究，精心选择。凡是能够表现主题的材料，都要注意加以精选，不可轻易放过；凡是与主题无关的材料，即使十分生动，也必须忍痛割爱、坚决舍弃。选择材料还要注意选择典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本质。筛选出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报的内容更加简洁。三是注意既要求简，又要写清。简报求简，是在说明问题的前提下求简。“简”，应该是服从内容的需要，不能由一个极端走向另一个极端。第四、讲究时效，反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之
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一，也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。第五、内容实在，不空洞。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。文学作品的创作，靠刻划形象来表达主题思想；评论文章的写作，靠理论论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样，是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。
（五）简报的选稿要求 选稿是机关文字工作中常涉及到的问题，但简报选稿最有代表性。选好稿子，必须围绕该简报所在机关的职能来确定主要选稿原则 “有的放矢”选稿。简报编辑要从大量来稿中挑出好的稿子，需要注意四个问题：１、思想要敏感。简报编辑的思想敏感应该表现在三点上：一是对中央的方针政策，对上级机关的工作部署和本单位领导的要作安排，头脑要敏感。既要能够迅速理解其精神实质，又要能够清醒而敏捷地意识到简报在贯彻落实这些部署中应起的作用。二是对周围的事物，对各方面工作的变化和发展，对各式各样的信息，反应要敏感。既能够条理清楚地把这些情况输入自己的脑海，又能够迅速地反应出简报工作应采取的对策。三是对来稿中反映的动向、火花、事物萌芽反应要敏感，既能意识、鉴别，又能牢牢抓住不放，不让好的线索在自己手中白白放过。２、看问题要有预
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见性。工作不是一成不变的，是在不断发展的。作为单位 “机关报”的简报，要起到对工作的指导作用，就必须对工作的进程有预见性。也就是说，简报的编辑看问题、审稿子，不能只想到今天，只看到眼前，还是看到明天，还要想到工作的下步发展，这样才能真正抓住符合事物发展方向的先进经验，抓住障碍事物发展的不良倾向，抓住事物发展过程中即将遇到的实际问题，选择出有指导意义的简报来。３、判断要准确。简报编辑的水平，在很大程度上体现在对稿子的判断能力上。具体讲，做好稿子的选择工作，应从三个方面搞好判断：一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断。也就是通过看稿，要对稿件的真实程度心中有数，对稿件在政治上、政策上、理论上以及工作上的指导意义正确与否心中有数。二是搞好稿件实际价值的判断。有的来稿所反映的问题抓得很准，写得也很清新，也有的来稿反映问题不突出，缺乏指导意义，简报编辑对这两类稿子是容易鉴别的，是能够迅速做出选择的。但有的稿子拉拉杂杂，往往把有价值的内容淹没在一大堆材料中了，对这种稿子，编辑要慧眼识货，能从璞玉中剖露出 “和氏璧”来。三是搞好稿件刊发“利与弊”的判断。有些来稿，事情是真实的，观点也是对的，但怎样刊发，什么时候刊发，有的应该掌握一定的火侯。特别的一些反映问题的、对工作提出批评的稿子，在刊发时机上，是早发还是晚发“情况简报”，让大家都知道，还是发“情况反映”，只供领导参阅，不扩大宣传范围；在提法和措词上，掌握什么样的分寸、用什么样的口径，这些都需要简报编辑认真动一番脑筋，积极而稳妥地做出判断。４、要灵活掌握稿件的写作质量。有些
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来稿虽然在写作质量上差一些，但反映的问题都很重要，材料也是翔实的，就应该考虑编发。必要时，简报的编辑还可以亲自动手重写，决不要仅仅因为文字逊色了一点，就把一些很有价值的文稿抛弃。
第四章
行文规则
第一节
含义
行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。
机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型： 第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、47 / 56
请示等。下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。
第二节
基本规则
正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则：
1、按机关隶属关系和职责范围行文的规则。这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。
2、授权行文的规则。这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意
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并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。
3、联合行文的规则。这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。
联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
4、一般情况下不越级行文的规则。不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，49 / 56
或可作为阅件处理，不予办理或答复。
5、不越权行文的规则。第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。
6、“请示”不直接报送领导者个人的规则。“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。
7、“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规
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第四篇：公文写作讲义
公文写作讲义
我们通过学习《黑龙江省<党政机关公文处理工作条例>实施细则》，了解了公文的概念、公文处理的原则、公文种类、公文格式、行文规则和公文拟制等规定、要求。
那么，公文写作主要包括请示、报告、通知、函、纪要5个法定公文文种和会议记录、工作总结2个虽然非法定公文，但机关常用的文种。另外，还有常用公文词语分类表、常见公文用语、容易用错的字等一些公文写作相关知识，今天我们在一起学习交流，以利提高公文写作水平。
一、公文的语言
公文语言的主要特点是： 庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
庄重——指语言端庄，格调郑重严肃。
准确——指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。
朴实——指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。
精练——指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。
严谨——指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。
规范——指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎 公务活动的特殊规范性要求。
在语词方面，用规范的现代书面语言，不用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。
在语句方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义，过渡句少，一般都有表达公文主题的主题句。
在修辞方面，追求准确鲜明，质朴简洁、精炼顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美；修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。
二、公文写作的基本要求 内容——合规守法； 事件——实事求是； 观点——鲜明正确； 条理——清楚通畅； 语言——直述不曲； 用字——规范准确； 结构——严谨规范； 篇幅——言简意赅。
三、常用公文写作
请 示
请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
请示属于期复性的上行文种，是下级党政机关向上级党 政机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文文种，它使下级党政机关通过公文往复接受上级党政机关的决策意见，解决本党政机关、本单位在公务活动中待处理的具体问题。
一、请示的特点
（一）条件性。请示事项必须是超出本单位职权范围的事项。下级既要尊重上级的领导与指导，并及时请求上级解决问题，也要在职权范围内尽职尽责，切实办好该由自己办理的事项。
（二）超前性。请示所反映的内容、涉及的事项一般来说都是即将发生或将要遇到的，必须在事前行文，不能“先斩后奏”，这是制发请示的重要原则。下级党政机关只有得到批复后，即获得上级党政机关明确指示或批准，才能按上级的意见进行工作，处理有关问题。事前行文不仅是尊重上级的表现，也有助于提请上级对重要事项把关，避免出现重大失误。
（三）单一性。请示必须严格执行一文一事制度，确保主旨单一，以便上级机关及时答复，缩短公文办理周期，提高行文效率。
（四）时效性。请示事项多数比较急迫或关系重大，上级机关收文后应尽快批复。一旦延误时机，就可能造成较大损失，甚至失去批复的意义。
（五）定向性。请示是专门用于向上级党政机关反映困 难、陈述问题、提出请求的，目的在于将本党政机关、本部门在工作中遇到的困难和问题，及时反映给上级党政领导机关，请求党政领导机关给予必要的支持、帮助和明确的指示，所以只能发往固定的、明确的上级党政机关，使其予以批复。
（六）期复性。请示发出后，上级机关无论同意与否，都应予以答复，这是请示的期复性特点决定的。有请必复是上级处理请示与报告两种文件的重要区别。
二、请示的应用范围
请示这一文种适用范围较广，应用频率较高，在公务活动中的意义、作用是比较突出的。
陈述意见，请求指示。对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题；执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级党政机关说明情况并提出建设性的意见，请求上级给予明确指示。
提出问题，请求帮助。在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅即向上级反映问题，请求帮助解决。
说明情况，请求裁决。对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题，或本单位领导班子意见不一致时，应及时将处理问题的几种不同意见一并报上，请求上级给予指示。
提出疑问，请求解答。对有关政策、法规或上级党政机 关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级党政机关给予明确、具体的解释。
具体如下：
（一）遇到问题无法解决，需要上级指示。
（二）处理较为重要的事件和问题，要上报批准。
（三）遇到问题，虽有解决办法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助。
（四）对有关方针政策和上级发布指示有疑问，需要上级解答。
（五）下级机关之间在重要问题上出现意见分歧，需要上级仲裁。
（六）请上级领导参加活动，指导工作。
（七）根据规定必须履行审批手续的事项。
三、请示的类型
根据请示的不同目的，可以将其分成以下三类：
（一）请求指示类的请示。针对工作中出现的不知如何办理的具体问题，向上级说明有关理由或情况，请求予以答复或提出明确的处理意见。例如，对有关的法规精神或政策规定难以把握，工作中遇到特殊情况无所依据等等，均应请求上级给予解释或指示。行文中，应把重点放在对有关情况的说明上，可以写明本单位的建议，以便上级机关批复时参考。当工作中遇到具体问题或困难需要解决，但是没有相关法律或政策为依据，也无先例可循，或者出现上级的指示规定不完全适应本单位的情况，就要请求上级交代政策依据，解释有关政策法规，或作出明确指示。作为下级，应当积极进言献策。
（二）请求批准类的请示。这是请示中最普遍的一种，即在涉及机构设臵、领导班子调整、人员编制、财务预算、重要事件或重要人物的处理时，在提出本单位处理意见或具体方案的前提下，请上级机关审核批准。行文中，要把有待批准的事项阐述清楚，重点放在处理意见、办法、方案的说明上。必要时应采用附件形式，提供有关事项的完备材料，以便上级机关了解有关情况和审核批准。
批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语，但有些极短小的请求也可不写。请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。
（三）请求批转类的请示。针对本单位提出的涉及重大事项的解决方案、工作部署性意见，或拟订的重要规章制度，请求上级批转在相关单位或部门范围内执行。这种请示的关键，是要针对有关单位的实际情况，注重文件的适用性。
呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来 写。请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。
四、请示的主体结构和写法
无论哪一类请示，其基本结构大致相同。即要由标题、主送机关、正文、生效标识、发文时间等部分组成。此外，在公文版头部分，必须标明签发人。
（一）标题
标题通常由发文机关、事由、文种组成。如《黑龙江省农垦总局哈尔滨分局关于香坊实验农场北大荒工业园区项目立项的请示》。要特别注意文种使用上的规范，不能将“请示”写成“申请”或“请求”，“请示”与“报告”不能混用，也不能写成“请示报告”。
（二）主送单位
只能标明一个直接上级机关名称。受双重领导的机关向上级请示，应根据上级职责，主送其中一个负责答复请示的机关，抄送另一个上级机关。
（三）正文
为了保证行文效果，撰写请示的正文时一般考虑三个方面的内容：
A．简要说明请示的原因。之所以要请示，一定事出有 因。因此，撰写请示首先要从陈述原因开始，说明请示的理由、根据和目的，有时也要说明请示事项的背景。
B．提出解决问题的意见或建议。这是请示的主体部分。重点在于说明该怎么办，多数情况下需要提出解决问题的初步方案，供上级定夺。若有可供选择的不同方案或建议，则需提出本单位的倾向性意见。提倡积极帮助上级出谋献策的态度与做法，反对简单消极地上交矛盾的态度和做法。
C.结尾。采用征询的语气和期请的语言，提出请求上级给予指示、批准或批转的要求。通常以“以上请示当否，请批复”等惯用结语表达行文要求。
（四）落款部分
规范地标明发文机关名称，规范地用印。
（五）成文日期
用阿拉伯数字标明成文的年、月、日。
五、请示的写作要求
（一）行文之前要主动与主管领导取得联系，做好沟通工作，最好能够当面陈述有关请示意见，求得领导的同情、理解和支持。
（二）要把握好请示的内在逻辑。不论请示什么问题，也不论文字多少，请示的内在逻辑一般都包括“为什么请示”和“请示什么问题”两个层次。前一层次突出请示事项的理由，要把“有必要解决这个问题”说清楚；后一个层次突出 请示事项的内容，要围绕“解决问题的可能性”、“方案的可能性”或“解决问题的有利条件”做文章。
（三）请示的目的要明确，请示的内容必须具体，要求必须明确，请示的正文应情况属实，陈述清楚，理由充分，要求明确，做到提出的建议和要求具体明白，解决问题的措施、办法和要求切实可行。情况属实，是指说明情况，提出要求要实事求是，不能故意夸大实际，弄虚作假。陈述清楚，是指究竟遇到什么困难，出现什么新情况，新问题，有哪些问题自己无法解决，都要简明扼要地叙述清楚。理由充分，是指请示中对上级有什么要求要写明确、具体，切忌模棱两可。申请资金，就要写清楚要多少钱，申请人员编制，就要写清楚多少人，什么专业、特长，申请物资，就要写清楚品名、数量、型号等。
（四）严格遵行一文一事原则，不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的事项，以免拖延处理时间，贻误工作。
（五）严格按照隶属关系逐级行文，下级机关一般不得越级请示。越级请示极有可能导致行文关系混乱和政令不通，甚至引发直接主管部门和上级领导之间的矛盾。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
（六）不能多头请示，请示只能写一个主送机关，也不 能主送领导者个人，尤其不要分送给几位领导（领导直接交办的事项或领导人明确要求的除外）。多头主送，极有可能因受文机关责任不清，相互推诿或产生矛盾抵触而不予回复或几个主送机关同时回复，批复意见却不一致。如需同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得送其下级机关（如：主送机关是管局，则不可抄送其下级机关管局计财处、工信委、农业局等等）。
（七）未获上级批复之前，请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。
（八）请示的篇幅应短小精悍，且必须在事前行文，切忌先斩后奏。
（九）请示与报告要严格分开，不得混用，不得将请示夹带在报告里。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示与报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
报 告
报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况、协调工作的重要公文。它使上级党政机关能够及时了解下情，掌握下级党政机关的工作情况，听取下级党政机关对某方面工作的意见或者建议，从而更好地指导下级党政机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。
报告属于使用频率较高的上行公文，适用范围广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。
反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是党政领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告，经常向上级党政机关反映情况，传递信息，是下级党政机关的一项重要任务。
汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级党政机关及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级党政机关的支持和帮助。
说明情况，答复询问。对上级党政机关提出的询问，下级党政机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级党政机关作出决断。
一、报告的类型
根据报告的性质与用途，报告可分为4种类型：
（一）工作报告。指汇报工作的报告。它包括汇报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算，汇报完成上级机关交办事项的结果，汇报执行上级机关指示的进度等工作事项。工作报告又可分为综合报告和专题报告。
（二）情况报告。指反映情况的报告。包括反映本机关、本地区发生的重大事件，带有倾向性的新问题、新现象、新动向等。它不局限于某项具体工作，通常以陈述情况为主。一般来说，在发生特殊情况、较大事故、突发事件时，常常采用这种报告。
（三）答复报告。指答复上级机关询问事项的报告。
（四）报送报告。指向上级机关报送材料或物件时，附以的对材料或事件的介绍说明报告。
二、报告的特点
（一）行文的单向性。报告是下级党政机关对上级党政机关的行文，其目的在于帮助上级党政机关了解情况，向上级党政机关提供信息，一般不需要受文党政机关的批复和反馈，属一种单项行文。
（二）时限的不定性。报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中（指一个阶段已完成）或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，报告与工作具有相对的滞后 性。
（三）内容的广泛性。报告的内容一般不受限制。可以是一文一事，也可以是一文数事，反映多方面的情况。
（四）写法的灵活性。报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。报告在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。
三、报告的规范体式
（一）标题
报告的标题一般由事由和文种组成。如《关于抢险抗灾工作及灾后重建安排的报告》。
（二）主送机关
即：上级领导机关。主送机关只有一个，如还需呈送其他上级机关，应采用抄送形式。
（三）正文
开头。简明扼要地讲清发文的背景、缘由或依据，可以成为全文的提要，便于读者有个总概念。在这部分最后，通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下：”或“为此，提出如下意见：”之类，以此引领下文。
主体。即报告事项部分，要叙述报告的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。对于工作报告，应写明做了哪些工作，取 得哪些成果。然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下一步工作意见。对于问题报告，侧重写明问题状况及其来龙去脉，分析问题产生的原因，说明其后果，并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级党政机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。
结尾。通常使用以下习惯性用语：“特此报告”或“专此报告”等。比如工作报告，结语可用“以上报告，请审阅”，比如随文报告，结语一般用“请查收”之类的字样。
（四）落款
发文机关印章和成文时间。
四、报告的写作要求
（一）主题明确，思路清晰。一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的思路，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。
（二）重点突出，文字简练。报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要上级党政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。
（三）观点鲜明，材料真实。向上级党政机关报告工作，反映问题，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。
（四）不要夹带请示事项。在公文处理中，收文党政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的请示事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。
通 知
通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级党政机关、不相隶属党政机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活且适用范围较广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。
一、通知的特点
通知具有应用广泛、形式多样、灵活方便、使用频率高等特点，是党政机关公关活动中经常使用的文种。
（一）使用范围的广泛性。和其他下行文种相比，通知应用范围最广，使用频率最高。从国家最高行政机关，到基层单位；从宣布重大安排，到告知一般事项，都可以用通知 行文。
（二）应用方式的简便性。在实践中，通知的应用非常简便，结构不拘一格，语言表达亦灵活自便。涉及几个单位或部门的可以发出联合通知；遇有特殊情况时，可以发出紧急通知；一次没有讲清楚，或情况发生新变化时，还可以发出补充通知。
（三）表述语言的通俗性。通知的内容常常是一些需要广为周知或需要办理执行的事项，因此在语言表述上要考虑到可操作性，语言概念要明确具体，文字表达要简明准确，通俗易懂，在使用专业术语时，既要使用得当，又要便于各方面有关人士了解掌握，以利贯彻办理。
（四）公文办理的时效性。在所有的公文中，通知的时间性最强，从行文到办理都有一定的时间要求，有些通知，如会议通知，只在指定的一段时间里有效。
（五）受文对象的特定性。通知有特定的受文对象，具体告知的内容。通知作为知照性文种，或告诉人们有关事项，或把上级的工作意图、要求等告知下级，要求下级办理，遵照执行。
二、通知的功能和类型
根据通知的性能与用途，可分为以下几类：
（1）指示性通知。用于传达领导机关的重要指示精神，部署工作任务以及要求下级机关执行某些事项。例如：《黑 龙江省农垦哈尔滨管理局关于做好两节期间走访慰问和安全稳定工作的通知》。
指示性通知是通知中最重要的一种，反映了领导机关的重要指示意图。撰写这种通知要注意写清发文目的、依据或意义，有时需要交代行文背景。通知的主体内容，一般采用分条列项的方法表达，或者列出标题分别表达。可以按照从一般到具体的顺序排列内容，即从阐述指导原则或重要性入手，然后提出工作任务，讲明工作步骤、措施要求，直至提出注意事项，这是先务虚后务实的写法；也可以按照从具体到一般的排列方法，即先交代具体工作事项，然后提出要求与措施，最后说明此事的重要性或完成任务的指导思想与基本原则，这是先务实后务虚的写法。
（2）规定性通知。用于对某些方面的工作制定政策，提出规范和要求。与指示性通知相比，它侧重于操作层面的内容，规定何时做什么、应怎样做、不应怎样做，具有很强的规范作用。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局关于进一步加强会议费管理和压缩出国费等三项经费预算支出的通知》。
规定性通知属于严肃郑重的需要执行的下行文种，不用讲什么道理，比较注重规定特定事项。
（3）事务性通知。用于办理临时性的具体的工作事项。与指示性、规定性通知相比，事务性通知是在更具体的层面 告知人们办什么事、在哪里办、何时办理、怎样办理。这类通知的正文篇幅一般都比较简短，只要将有关要素写的准确、具体、清楚即可。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局办公室关于编写政务信息公开目录的通知》。
事务性通知旨在通知有关单位或人员去干具体的事情。拟写这种通知，要特别注意讲清有关事项的要素，突出可操作性。为了便于记忆，通常将事务性通知的要素用五个“W”和一个“H”表示，即：“Who——通知谁或哪个单位”；“Why——为了什么”；“When——在什么时间”；“Where——在什么地点”；“What——去做什么事情”；“How——怎样做这件事”。交待上述要素，要清楚简洁，不留疑问。
（4）知照性通知。用于要求有关单位周知某一临时性活动或一般事项以及沟通公务信息等。如：报送文件、召开会议、调整机构、安排节假日、变更电话号码时，可制发通知，告知有关单位和相关人员。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局关于召开管局党委（扩大）会议的通知》。
知照性通知旨在向有关机关告知有关事项或重要消息。拟写这种通知，在内容安排上要做到周到细致，表达清楚，使对方无疑可质。这种通知的正文，可以采用分层表达或篇段合一两种表述方式。无论如何，都要将需要告知的有关事项准确、简明具体的说明清楚，其内容事项要根据不同情况而定。会议通知即属于知照性通知范畴，要确保将会议时间、地点、内容、参加人、要求等事项告知清楚，避免与会者或收文机关为此心存疑问。
（5）批转、转发、发布性通知。用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布条例、规定等规范性文件。例如：《黑龙江省农垦总局哈尔滨管理局办公室关于转发黑龙江省农垦总局进一步加强突发事件信息报告工作暂行规定的通知》。
批转性通知是上级机关对下级机关发文审批之后的一种转发行为。之所以称为批转性通知，是因为其具有批准该文生效和指示如何执行的性质。拟写批转性通知有两个步骤：首先，根据被批转公文的情况，写好批语部分。其次，对被批转公文做一些技术性处理，去除其眉首、公章、版记等独立行文的标志，因为它已成为批转性通知的组成部分，不再是独立行文了。批转性通知的格式相对固定，关键在于语言准确、精练，语气肯定无疑。
转发性通知是针对上级机关、同级机关来文的一种转发行为。这种通知由转发语和被转发公文组成，撰写方法与批转性通知基本相同。
发布性通知，国家党政机关公文15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。从这些法定公文文种中可以发现，有一些我们比较常见的文种如：规划、计划、方案、总结、制度、讲话、条例、规定、办法、细则等并不在党政公文之列。在工作实践中这类公文呈报上级参考、审批或印发下级贯彻执行时，要同“报告”、“请示”、“通知”等法定公文文种结合使用，也就是加一个文件头。例如：《黑龙江省农垦哈尔滨管理局办公室关于印发2012年质监护农春雷行动方案的通知》，就是借“通知”这个国家行政机关公文文种发布《2012年质监护农春雷行动方案》。
三、通知的基本特征
（一）适用广泛；
（二）主题单纯；
（三）时效明显；
（四）便于操作；
（五）表述灵活。
四、通知的规范体式
通知都要具备标题、主送单位、正文、生效标识、成文日期等基本部分。
（一）标题
一般由发文机关、事由、文种三部分组成，一般用介词“关于”连接发文机关和事由，在文种前用结构助词“的”与前面的文字连接，表示其中的偏正关系。如《黑龙江省农垦总局哈尔滨分局关于表彰2009城镇建设工作先进单位和先进个人的通知》。通知的标题要做到三要素齐备，特别要准确标明事由部分，以便下级机关准确理解、执行和办理。特殊紧急情况下的发文，可以在标题中体现紧急程度。内部会议通知等可以适当精简发文机关部分。凡属于批转、转发、发布文件的通知，标题中应写明“批转”、“转发”、“发布”、“印发”等字样，以明确所发通知的特点。在标题中除引用法律法规和行政规章时可以加书名号外，一般不加标点符号。
（二）主送机关
在正文之前的左侧顶格标明。如下达普发性通知，应当概括标明下级机关名称。例如管理局发文，经常采用“各农场、局直各单位、机关各部门”这样的统称方式。
（三）正文
正文是通知的主体部分。正文的内容依次包括三部分：通知的缘由、目的、意义或依据，通知事项，通知的执行要求和希望。具体表述时，内容简单、篇幅简短的通知，可以采用篇段合一的方式；内容重要和篇幅稍长的通知，应当采用分层表达的方式，即依次分为开头、主体和结尾。
第一，引据。先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，为什么要发该通知，然后通过承启用语，转入下文。
第二，主体。也称事项。通知的事项有的简单，有的复杂，有的长，有的短。例如一般性通知，写清什么事情，有何要求即可。任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，基本上可以概括为两种写法，一种是一气呵成的贯通式写法，直述通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题。另一种是分条列项式写法，分出层次，划清段落，使人一目了然，便于领导、理解和执行。但要注意各条、项之间的逻辑顺序，避免语无伦次，使人不得要领。
第三，结语。通知的结尾用语也因内容而异：凡内容关系到全局性的重大方针、政策或规定等，必须令行禁止，照章办事，通常用“希望照办理”、“希望照执行”；内容虽提出了政策性要求，但又允许结合本地区、本单位的实际情况办理的，通常用“请研究执行”；内容的要求只是根据一定条件提出来的，具有参考价值的意见、建议或经验，或者是应引起注意的问题，通常用“请参照执行”；内容如属于探索性的，或者法律程序不够完备的政策性问题，需要在执行中逐步完善的，通常用“请研究试行”、“希研究执行，试行中有何意见请随即告知”等。
一般来说，通知的事项应分条列项表达。不同类别的通知，其正文的写作有所不同，要根据实际情况而定。
A、批转和转发性通知
这类通知是针对被批转或转发的公文而定的，通知成了主体，原公文成了附件，主体、附件一起构成了批转和转发性通知。一般情况下，正文要写明被批转、转发的公文名称 及原发文单位。引用公文时，应当先引标题，后引发文字号。批注意见要写明对转发公文的态度、意见、执行要求，其按语根据附件的重要程度定长短。批转性通知的附件可能是“报告”，也可能是“请示”等。转发性通知一般情况下都是“通知”转发“通知”，正文包括：转发对象和批注意见两部分。结尾用“现批转各地执行”、“参照执行”、“望遵照执行”等结尾用语。
B、传达、要求执行、周知性通知
发布性的通知：这类通知用于直接发布规章或规范性文件，以提高规章的法定性效力，使执行单位认真贯彻。它带有命令性和规定性。它的正文简短，应写明所发布的文件名称及发文意义和目的，提出执行的要求。在正文后可不再注“附件”的字样，直接将所发布的文件附在通知后即可。
要求执行、周知性的通知：执行性通知的正文应写明白通知的原因、目的、依据、要求下级执行的事项、执行的具体要求、检查落实的方式等。周知性的通知写明周知性的事项即可。
会议通知：正文的内容应全面、周密。它包括召开会议的机关、会议的名称、会议起止时间、会议地点、会议内容、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的材料、其它要求事项等内容。
（四）生效标识和成文日期 准确标明发文机关名称并加盖机关印章。在发文机关署名之下，标明发文的年、月、日。
五、通知的写作要求
（一）通知事项要明确。要明确行文目的，明确为什么要写这个通知，通知的主题要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。通知的操作性很强，必须将需要传达、贯彻、落实、周知的事项交待清楚，便于接收单位理解和执行，绝不能含糊其辞，模棱两可。
（二）公文主题要集中。通知要解决实际问题，要严格执行一文一事制度，只说明一件事情、布臵一项工作，保证主题单一，让人一看就明，以便迅速执行和办理。公文主题要集中，把握住主要内容，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清楚情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。
（三）确保清晰表达。通知以说明为主，无论采用篇段合一方式还是分层表达方式，在文字表达上都要做到准确简练，层次分明，条理清晰，使读者一目了然，不生歧义。首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。
（四）讲究发文依据。为了保证行文效果，要注意增强发文的权威性，导语部分应当尽可能将发文的政策法规依据或事实依据给予明确交代。针对问题下达的指示性通知，要注意将行文背景即正反两个方面的情况说明清楚，以增强行文的针对性。
（五）通知为下行文。不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中，有时通知的事项需要同级机关和不相隶属机关了解时，可将通知抄送给上级机关和其他单位。
（六）通知的标题要素要全面。一般不宜用“通知”、“会议通知”等直接作为标题。
六、通知写作重点掌握
1、标题要完整；
2、发布方案等非法定公文要用“通知”等法定文种发布；
3、通知的内容不要漏项。
第五篇：公文写作讲义
公文写作讲义
引 言
先讲一个小故事。某地一个足球队，总是踢不好球，领导很着急，决定高薪聘请教练。经过四处打听，终于在省体校找到了一个国家级教练，还是一名国际裁判，谈好聘用条件后，该教练走马上任，立即投入训练。在第一次训练中，队员们迫切想知道教练的水平有多高，于是再三请教练示范。该教练煞有其事的、及其严肃地对大家说，射门最要紧，我来示范一下。结果，第一脚没踢着，小伙伴们傻了；第二脚射偏了，小伙伴们笑了；教练一着急，第三脚把鞋子也踢出去了，小伙伴们都惊呆了。该教练是这样解释的，本人的知识基本来自书本和课堂，本人的证书都是认真考来的，其实本人也没上过几次赛场，如何实战、如何有效射门，还需要我们一起探讨。我今天坐在这里，也和那位教练差不多，甚至还不如那位教练，因为底气很不足，我的那么点理论知识，刚刚从南京贩卖过来，至于能不能指导大家有所提高，还真不知道。因为我自己也写不好，所以今天我们利用这个机会，一起交流研究，一起学。（幻灯片）根据我的理解，公文写作要解决3个问题：
一、公文有哪些；
二、公文怎么写；
三、公文格式要注意什么。下面我们开始第一个问题：（幻灯片）
一、公文有哪些
这个问题的根本是公文有哪些文种。
（一）什么是文种？文种是公文处理的根，决定着公文的文 方向、行文方式、使用格式、公文用语、写作口气等一系列问题，一旦文种用错，一错百错，内容写得再精美也无济于事。因此，在去年新颁布的《党政机关公文处理工作条例》中单独设立一章，明确了公文文种的名称、类别、适用范围及具体要求。
新《条例》规定的公文主要种类有15个：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。由于这15个文种是通过法规形式予以确定的，学术界一般称其为“法定文种”（亦称正式、主要文种）。此外在我们机关日常工作中还使用着大量的其他文种，如计划、总结、专用书信、调查报告、讲话稿、纪实报告等，对这些一般称作“机关常用应用文”）。
与1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》相比，新《条例》在主要文种的确定上发生了重要的变化。原《条例》确定党的机关主要文种为14个，原《办法》确定行政机关主要文种为13个，党政机关合起来的主要文种为27个。在这27个文种中，名称相同的有9个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；名称各自不同的也有9个，如命令（令）、公告、通告、议案（这4个是原《办法》中规定而原《条例》中规定而《办法》中未作规定的）；两者加起来，党政机关使用的主要文种有18个。前后相比，党政机关使用的主要文种（或称“法定文种”）由原来的18个减 少为15个，即减去了“指示”、“条例”与“规定”。新《条例》较前减去3个主要文种，我们理解是由客观形成发生变化和避免文件分类交叉所致。
（二）怎样确定和使用文种？
确定和使用文种概括起来，主要有以下四点：
（1）文种的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定使用，不能乱起名称；（汇报改为报告）
（2）文种的确定和使用，要依据制文机关的权限加以选用，不可超越职权；（我们局，不可用公告、命令）
公告，只有党和国家的高级管理机关才有资格使用，其发文机关的级别较高。但从目前的实践来看，有些单位在行使招生、招干、征文、迁址、开业等职能时，存在着比较严重的滥用公告的做法。就实质而言，这是一种侵犯党和国家权利的越权行为。
（3）文种的确定和使用，要依据行文的关系加以选用，考虑到与收文机关的组织关系；
收文机关是上级机关的，只能采用请示、报告、意见等；向下级机关发文时，一般应选用通知、意见、决定、决议、通报以及纪要等；向平级机关或无隶属关系的机关行文时，主要应使用函。
（4）文种的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求； 例如，向上级机关行文，目的是向上级机关要钱、要物、要人员、要编制、要政策、要办法等，就应用请示或意见；用于向 上级机关汇报工作、反映情况的，则可用报告。
（三）怎样辨析近似文种？
公文中有些文种的性质或作用、特点是非常近似的，这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些难度。为此，要准确地使用公文就不能不注意对近似文种的辨析。
（1）公报与公告
这两个文种近似在“公”字上，即均是党和国家用来向国内外公开宣布、告知某一重大事项的，是非常严肃、庄重的公文。
不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要；而公报的内容一般是比较详细、具体地报道某一些重要会议或重要事项的内容。
（2）公告与通告
这两个文种近似在“告”字上，即均属告知性的文种，它们均可以通报报纸、电台、电视台等新闻媒体或在社会上张贴以及网络等方式而公开发布。它们的不同点主要表现在：
①从使用者看，公告的制发者主要是党和国家的高级机关；通告则不然，各级党政机关、部门及社会团体均可使用。
②从发布的内容看，公告内容的重要性大于布告，更大于通告，是郑重宣布重大事件或重要事项、法定事项的；通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项的。
③从所公布的范围看，公告是面向国内外的，范围最广；通告则是针对社会的某一方面，用于局部范围。（3）决定与决议
这两个文种近似在“决”字上，即均属决策性文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策规定性的意见或措施、要求；决策又出自于机关的首脑或核心部位，并要求下级予以贯彻执行，故都是下行文。
它们的不同点主要表现在：决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的；而决定则不一定，有的决定是经过会议集体讨论通过的，也有的是由某一机关直接做出的。
（4）通知与通报
这两个文种近似在一个“通”字上。“通”字在这里是传达的意思，“知”和“报”均含知道的意思，具体方法是直陈情况与要求，所以，通知、通报均属告知性文件；按照理解的习惯，传达一般是自上而上的传递，所以又都是下行文。
其不同点主要表现在：通知的“通”字是用“知”字作补充，“知”的本意是知道，这里双引申为知道、办理。严格地讲，通知是知照性文种，它的内容侧重于直提要求、明确界限；通报的“通”字是用“报”字作补充，“报”在这里的含义是陈述情况，严格地讲它是陈述性公交，它的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报），而通知是必须有下一步工作的意见与要求的，否则，就失去了作为通知这一文种存在的本色。（5）批示与批复
这两个文种近似在一个“批”字上，即上级对下级的公文表明意见，均属于下行文。
关于它们的不同点，批复的“复”是答复的意思，显然事先有请示，否则，就谈不到答复。所以，批复是对下级的请示批注意见后答复下级的公文文种。再看批示，“示”是指点的意思，故批与示合在一起的意思是批注意见、加以指点，既然是批注就是在下级报来的公文上书写批语，有的是针对来文的下级批注意见（这样应告知来文单位），也有的是批转给其他部门去办的（如属此种情况就没有必要告知来文单位），所以不同于批复。
根据上述介绍，对批复与批示的不同点我们可以理解为：①被批注意见的来文文种不同。批复是针对下级机关上报的请示做出的；批示所针对的来文则是下级没有肯定性要求答复的文种，如报告、总结、计划、调查报告、述职报告、检讨报告等②行文方式不同。批复的主送机关必然是上报请示的单位，如对其他单位也有参考价值，可列为抄送；批示如具有普遍意义，可把原行文上报的单位与其他单位一并列为主送。
（6）函与便函
“函”这两个字的本意是书信，是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的。所以，函与便函的在内容实质上没有什么区别。
它们的不同点主要表现在：函是党和国家机关的法定公文文 种之一，而便函不是，这是两者之间的主要区别。也正因如此，函在行文时必须具备法定公文的标印格式，而便函则没有。顾名思义，便函就是简便的书信，有抬头、正文、落款、日期即可。
（7）通知与通告
这两个文种近似在“通”字上，说明都是用来传达上级机关的意图和要求的。但通告的“告”字在这里是普遍告知的，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守；通知的“知”字与“告”字虽然都是告知的意思，但“知”与“告”相比，具有特定告知的含义，有可能是告知所属全部下级单位、人员，也可能是告知部分下级单位，要求它们知照办理，这就是两个文种的主要区别点。在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用通告；内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项，应使用通知。
（四）常用的几个文种：
1、什么是函？（我局有专门“澄公用函”的文号；地方滥用“请示”，如向财政部门，不可用“请示”，应该用函）
新《条例》规定，函适用于不相隶属机关之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。使用函要符合公文的格式要求。没有版头、标题和发文字号的函，属于便函，不列为正式公文。函按其内容的不同，可分为答复函、申请函、询问函、商洽函与告知函；按行文方向的不同，又可分为来函与复函。
2、什么是报告？（不可用报告提意见，不可夹带请示，领 导可以不批示；汇报一般用于口语，正式的要用报告）例子：某小学维修校舍，在报告形式，反映了危房需维修，维修预算，顺便要钱。很久领导没反映，就去问，领导说，你的报告我看了，不用批示。所以要用请示。）
新《条例》第八条第（十）项规定，报告适用于上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。从实际情况看，报告是按其行文的目的和作用不同，一般分为七种：一是工作报告；二是一般情况反映报告；三是要求上级批转的报告；四是错误检查报告；五是例行报告；六是答复上级机关询问事宜的报告；七是报送文件和物品的报告，一般称为文件头。报告按其表达的形式不同，可分为专题性报告与综合性报告。
3、什么是通知？
新《条例》规定，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。从实际使用情况看，其具体各类包括：公布性、批转性、转发性、指示性
4、什么是请示？（幻灯片）（一事一请，不可几样事情一起请示；结尾语“妥否，请批复。”，“当否，请批准”的区别）
新《条例》第八条第（十一）项规定，请示适用于向上级机关请示指示、批准事项、请示属于上行文，只能于用下级向上级请示工作。这里所指的上级包括领导关系与业务指导关系的上级，例如XX市交通管理局，受市政府直接领导，同时接受省交通厅的业务指导。请示按其作用的不同，可分为呈批性请示与呈转性 请示。下面将第二个问题：（幻灯片）
二、公文怎么写？
（一）什么是公文写作？
公文写作是指在写作活动一般规律的指导下，按照公务活动的客观表现与需求，运用科学的原理、原则、技能与方法，完成对公务文书的撰写。公文写作具有很强的实用性与综合性。实用性是公文写作与文艺写作的分水岭与界碑，没有一篇公文不是为了解决公务活动所遇到的实际问题的，文艺作品当然在某种角度上讲也是为了人们使用的，但人是否直接作用于人的行为这一点看，它的实用性带有很大的蜿蜒与曲折。所以，人们把公文写作视为实用写作的范畴。综合性是讲公文写作是一项综合性的脑力劳动，往往要调动撰写者、指挥者的多方面能力与知识，诸如思想水平、政策观念、工作经验、业务知识、写作修养以及公文语法、修辞、逻辑、网络等知识，否则，很难驾驭得了一篇小小的文书。“不怕飞机大炮，就怕总结报告”，这句俗话深刻道出了我们某些同志撰写公文时所遇到的难处。
（二）公文写作的基本要求有哪些？
（1）重要的公文由领导人亲自撰写或主持撰写，一般日常公文则由秘书部或业务部门拟稿，通常是“谁主管的事，谁拟稿”。拟稿总的要求就是毛泽东同志在《工作方法六十条》中指出的：“文章和文件都应当具有三种性质：准确性、鲜明性、生动性”。具体地说有以下几方面： 在内容上，要同制文机关的职权范围相一致，不可超载本机关的职权；要充分体现党和国家的方针、政策和法制要求；符合公务活动的客观规律；材料、情况要真实，观点要统一，重点内容要突出，要合乎保密要求。徐州机关事务局文件，关于机关工作人员简化车辆年审、减免费用的通知，无效；安徽要求公务员按照级别购买开发区楼盘的通知，都是违法的，无效。
在词章上，结构要合理，层次要清楚；遣词用句要准确，语言要庄重、平实；论理要合乎逻辑，用语要符合语法。
在形式上，要符合党和国家规定的公文体式（如公文名称、格式、行文关系等），不可自造一套；坚持一文一事制度；正确地使用汉字和标点符号，使用数目字、简称用语等要规范化，不能随心所欲地另行一套；篇幅要简短，内容应言简意赅。
要实现上述要求，公文起草者首先要努力学习政治理论，至少要懂得历史唯物主义和辩证唯物主义，要懂得政治经济学，要掌握一定的有关科学社会主义的知识，就是要不违法。只有这样，才能保持清醒的政治头脑，才能在起草公文时不出现政治上、原则上的失误或不周，才能自觉地把党和国家的方针政策融会贯通到公文中去。其次，要有高度的政治责任心和认真踏实的工作作风。就是要不偏题。起草前，切切实领会与把握机关领导的制文意图，认真研究实际材料，明确包括制文原委、目的及中心思想在内的公文主旨“三要素”，即提炼出主旨来。之后，谋篇定局，列出提纲，明确先写什么、再写什么，最后写什么，每个层次的 中心及每个段落的段旨，还要明确在什么观点下使用哪些实际材料。在上述工作的基础上，再落笔起草，正式撰写文稿。初稿写成后，个人至少要通阅一两遍，反复斟酌修改，要做到一丝不苟。再次，要学习掌握本单位的业务知识。就是要不外行。公文的起草者，如果不了解本单位的业务知识，是业务的外行，可以说很难担负起文稿的起草工作。俗话说：“三百六十行，隔行如隔山。”要拟好文稿，起草者对本单位的业务活动、常用词语、专用知识等必须基本熟悉清楚，只有这样才能写出符合实际、针对性强、能有效地推进与指导工作的公文来。最后，要努力掌握一定的逻辑、语法、标点知识。就是要不出错。要想使自己起草的文稿准确顺畅、简明生动，不出现差误、不周、噜苏、冗长、呆板等问题，就要下功夫学点逻辑学及语法修辞常识。掌握逻辑知识极其重要，它有助于加强思维能力，使起草的公文思路清楚、文笔敏捷，准确地表达概念、判断与进行推理。
（三）公文写作的一般步骤是什么？ 公文写作的一般步骤通常包括：
（1）公文写作前的准备。①明确行文目的和要求。②确立公文主题。③选定公文文种。④占有材料。⑤确定具体表达方式。
（2）撰拟文稿。①安排好结构，一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。②拟出写作提纲。最好交领导过目。③正式撰拟文稿。（3）审核修改。文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。
（四）公文写作的前期准备工作包括哪些方面？
公文写作前的准备工作应该从以下几个方面着手：（1）明确公文的发文意图
任何一份公文的制发都有它特定的目的，都是为了解决一件事，某一方面的工作问题，或为了指导某些工作或公务活动开展，都有它特定的针对性。为此，明确公文的发文意图应该包括如下几个方面的写作内容：
①明确制发公文的目的。公文制发的目的性非常明确。如通过公文发布行政规章，用以整顿管理秩序，或陈述申请事项，说明理由请求批准，或要求受文机关采取行动、措施、贯彻执行，或要求受文机关了解某些工作情况，认识某些问题等。制发公文的目的是确定公文主旨，收集公文写作材料和选择文种的重要依据。因此，在公文写作前，必须首先明确目的。制发公文的目的一般是由机关领导核心确定，然后向撰稿者授意。撰稿者应当准确领会领导意图，并据此进行写作。
②明确公文的主旨。公文是用来进行公务活动的工具，不是宣传材料，也不是理论文章，拟定一份公文首先考虑的是有没有用处，发文的目的明确不明确。若是没有实际需要的公文，就不必写，不能发。应该说制发公文所强调的是行文的目的或者行文的用意，公文主旨就是指公文的全部内容所表达或体现出来的 行文目的和用意。如果行文的目的和用意不确定，那么公文则是无法拟定的。公文的主旨可以根据机关的核心领导授意和对客观实际情况全面而深入的探索结果来表述。
（2）明确公文写作的主要内容
公文写作前，对哪些方面和范围的事实应该纳入公文写作的视野内，哪些意见、要求措施等意图该写进公文，这些在公文写作前必须有大体的“成竹”在胸，并且确定了表达这些内容材料的要点与思路，使所要撰写的公文有一个明晰的轮廓。
（3）明确公文的阅读对象（主送机关）
明确了公文的主送机关，在公文写作内容的选择方面才能有所依凭和侧重，才能确定哪些内容应写进公文，哪些不适于写进公文。例如同一份工作总结，若是报送隶属上级机关，那么公文的内容应该是多反映过去那段时间机关的工作情况，工作实效及从工作中获得的规律和经验。如果是下发给所属下级机关，那么公文的内容要在回顾过去那段时间的工作情况与工作实效的同时，还应多写从过去那段工作中所获得的规律与经验或教训，及其对过去那段时间工作的指导和重要作用。另外，公文的主送机关不同，行文的语气和语言表达方式也应有所区别，以显示双方的工作关系。
（4）明确公文文种和发文机关的名义
公文文种在公务活动中的工具功能不同，公文的文种不同，所写的公文用途也就不同。例如公文的内容是请求隶属上级机关 批准某一事项，就该用“请示”，而公文内容是请求业务主管部门批准某一事项，就该用函。如果对某项工作作出安排，就要考虑工作是属于重大工作安排，不是一般性的布臵任务。如是前者，那么该用决定；若是后者，那么该用通知。发文机关的名义是指以部门的名义发文，还是以机关的名义发文；单独一个机关发文，还是几个机关联合发文。发文机关的名义不同，公文的内容和表述的语气也应有所不同。
（5）收集公文写作材料
材料是公文写作的基础。在明确公文的行文意图，制发公文的目的，选定文种和确定了发文机关的名义之后，就应进行深入的调查研究，收集和占有材料。写作公文是要反映公务活动，公务活动是公文撰稿者必须接触和参与的工作。它是收集积累公文写作材料一条重要途径。公务活动是十分丰富广泛的，由此决定了公文写作过程中材料收集方法的多样性。其主要的途径有：听取领导指示；现场观察询问；处理信访和接待来访；参加各种会议；承办查办工作等等。但通过直接参与公务活动所获得公文写作的直接材料还是远远不够的，公文撰写者还应当吸取别人的经验而获得间接的公文写作材料。其主要途径有：一是阅读公文。重要的文件和专业文件要认真地研读，对其他方面的公文也要有所涉猎。对于一些新的概念、新的提法，只要是文件中常用的就要熟记下来，以替换陈旧的公文写作语言。二是阅读报刊。要阅读报刊上有关时事政治、政策方面内容的文章，对于文章的重要 内容应进行摘录。三是收听广播、收看电视，上网查阅政治、经济、时事等方面的信息。充分利用声像和数字传播媒介拓宽公文写作者的视野，获取和占有更多的公文写作材料。
公文撰稿者在公文写作的准备阶段应当做到三点：一是积极参加公务活动，认真进行调查研究，使公文内容有真实的社会性和公务性；二是对社会和经济发展的状况及面临的形势要有清醒地认识，对其所作的分析要有科学性；三是写进公文内容中的要求、意见、对策要务实。一名公文撰稿者在公文写作准备阶段要能真正为下一阶段的公文写作打好基础，同时还应当训练这样三种能力：一是感触能力，即善于开动五官，捕捉感受的目标。这就是正确又敏锐的感觉、感受，它是认识社会政治、经济和公务活动的第一步；二是分析问题的能力，即正确分析社会经济和公务活动各个方面、各个阶段的各种情况。这是进行综合分析的前提；三是综合能力，就是能将各部分内容、本质的联系归结为一个整体。以上这三种能力都是认识能力的具体表现，在整个公文写作中起着十分重要的作用。
（五）怎样修改自己的文稿？
修改公文文稿是起草者对文稿所做的加工和润饰。修改的范围主要包括：深化主旨、审查内容、调整结构、语序、句群，修正语句和标点符号，增删格式项目。公文修改主要从以下七个方面着手：
（1）看标题。（幻灯片）看标题的事由概括得否准确，文种 使用是否正确。在文种方面常见的错误是相近文种混用，应予特别注意。这里我多讲一些：
1、一般的格式“某某局关于动宾词组的***”（国务院关于同意河北省设立廊坊市的批复，江阴市人民政府关于保护城市绿地的通告，等），这里要说一下，关于对（将）****进行****的通知，是不对的。例如“公用事业管理局关于将热网工程沿线4处障碍物列入政府拆迁计划的报告”，怎么改？
一、这个应该是请示；
二、将**列入**的说法不符合要求，改为“公用事业管理局关于增列热网工程拆迁计划的请示”。
2、动词一般为“加强、稳定、做好、进行、推动、开展、批转、转发、印发、同意、表彰等，动词前可以加“进一步、切实、认真”等形容词。
3、一般不要超过3行，不要标点，一般的通知也不要书引号，只有法规、规定才可以用书引号。
（2）看主旨。公文主旨的要求是正确，深刻、有针对性。在公文主旨方面常见的问题是：看问题不切合实际，或者失之肤浅。（就是所谓的深度不够）主旨的修改是一件大事，除了本着一文一事的基本原则外，必要时还应与机关领导人、相关同志共同讨论，如果原来主旨根本不符合要求，要推倒重立新旨。
（3）看材料。材料必须根据主旨的需求来选取。修改时主要看材料是否精当、典型、真实、充分。公文材料需要修改的情况有：要更换材料，即改用那些能说明本质问题的典型材料；删繁就简，即把叙述过多的不必写的过程及该概述而用详述的材料全部删去；增添材料，即对事情过程叙述不完整，该说的没说，事实不能全面说明问题的部分，有事实但无理论或政策依据的部分，或有理论但事实不足的部分，这些情况都要添增。而对在写作过程中，没有认真核实材料而用的假材料，或写错的数字、时间等内容要进行全面修改，做到修改能去伪求真。
（4）看结构。结构是为公文主旨服务的。结构有问题，必须影响主旨的表述。修改时主要看层次安排是否符合逻辑，是否符合文种的结构特点，过渡照应是否周全、严密。例如：我们有文件提交政府常务会议讨论，《关于规范城乡供水特许经营工作的意见》，领导要在会议上进行起草说明，从结构上，第一层我们什么时间进行特许经营的？第二层，特许经营签约后，完成了多少家供水企业的资产整合？第三层，公用事业局成立以来，完成了哪些？第四层，目前还有什么困难，所以要出台这个意见。
（5）看语言。（幻灯片）主要是修改不准确的词句，同时删去多余的词句。公文的语言提倡准确、简洁、庄重、朴实、得体；公文的语言反对假话、空话、套话、废话。（幻灯片）所谓“一字入公文，九牛拔不出。”看一篇古代的经典公文，一个寡妇的请示“豆蔻年华，失偶孀寡，翁尚壮，叔已大，正瓜田李下，试问：当嫁不当嫁？”，县令批复一个字“嫁”。
（6）看标点。正确使用标点能把意思、语气表达清楚。这虽然是小方面的问题，但从这些方面能看出一个人的素养。
（7）看公文的数据项目。公文的数据项目是组成一篇规范性公文的文面格式要求，它体现了公文的严肃性、庄重性。每篇 公文所需的数据项目缺少或多余，都会损害公文的执行效用。修改时主要看公文的基本数据项目是具备，还是看根据该篇公文的特殊需要，应选取的其他数据选择了没有，是否选对。
文章不厌百回改。写文章根本不能落笔便成，通过修改则“瑕可以瑜，瓦砾可以为珠玉”。公文是党和国家机关发布和传达方针、政策，依法行政和进行公务活动的工具，为了保证公文的质量、发挥公文的工具性功能，在公文写作过程中一定要重视公文的修改。公文修改后还要印制，然后提交主管领导人和办公室核稿，最后经领导人签发同意就转化为定稿。至此，一篇公文写作就此结束。
（幻灯片）这里还要提一下办公室审核“三关”：
1、核稿。部门完成初稿后，应交办公室核稿，主要看文种是否正确、标题、主旨、内容是否符合要求。
2、复核。部门修改定稿后，在发文稿纸上，依次签署拟稿人、核稿人、会签人、签发人姓名和日期，办公室复核签名和日期后，配文号。
3、核发。文件印刷后，办公室最后一次审核，主要审错别字、标点、格式，无误后，盖章发出。
三、公文的格式
（一）关于字体（一般情况）标题：华文中宋二号； 署名、日期：楷体三号；
一、黑体三号；
（一）楷体三号；
1、仿宋三号；（1）仿宋三号
（二）关于格式（见格式文档）
今天就讲这么多，大家对以上内容有什么意见，随时和我交流；公文处理上有什么困难，随时找我们党政办；排版上有什么问题，可以发给我或者王林，也可以直接请文印中心帮忙。写作能力的提高，不是通过几次培训就能一蹴而就的，需要日积月累，更需要用心去钻研。大家都看过《笑傲江湖》和《射雕英雄传》，为什么只有岳不群能练成《葵花宝典》，为什么只有郭靖才能领悟《九阴真经》的精华？如果说，公文写作理论是武功秘籍的话，我们只有拿出岳不群“挥刀自宫”的决心和郭靖“埋头苦练”的恒心，才能在公文写作上有所提高。谢谢大家！
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