第一篇：典型经验---OA办公个人邮箱清理
OA办公个人邮箱清理 报送单位：烟台招远市供电公司 审核人：考健 类型： OA 办公
关键字：邮箱 清理 压缩 释放
1、引言
随着”三集五大”各项工作开展,办公系统OA系统越来广泛,各类邮件传递上传下达频繁,且庞大,同时OA用户也随着增多,OA办公系统担负着主要办公信息重任,一旦,出现系统崩溃,邮件系统故障,势必影响到办公信息传递。
2、现象描述
OA个人邮箱大量文件传递,邮箱虽然限制空间为4096M,也设置邮件保留日期60天，个别用户上传下达过大邮件,邮箱空间甚至到4096M,造成OA办公系统服务器,硬盘空间逐渐缩少,影响到整个OA系统正常运行。详见附图
3、处理过程 针对,目前OA系统邮件多且大情况,要求用户尽量下载邮件阅读,保存当地工作站硬盘, 对邮箱邮件进行整理,删除操作----点击选中邮件,点击---永久删除,同时对已发件及草稿箱,进行清理,各项进行完毕后,最后,进行----邮箱压缩。见附图
4、原因分析
OA个人,邮箱虽然限制空间为4096M,也设置邮件保留日期60天，邮箱空间仍然不少，对邮箱进行压缩，空间明显减少，说明，邮箱邮件虽然删除，但邮箱空间没有释放出来，随着邮件增多，邮箱不断扩大至4096M，经咨询OA办公系统开发商，公司OA办公系统基于Lotus Notes 系统开发，同时考虑到当时办公系统条件，出现这种现象。
5、经验总结
各类用用软件及系统，分析问题，查找问题的出现，解决问题，保证办公系统OA系统稳定运行。
6、技术人员
李波 0535-8219007 朱孟健 0535-8219007
第二篇：OA办公优点
OA网络办公优点
现在大多数公司虽然已经使用电脑办公，但仍然停留在较低水平，各种工作审批、工作流转办理仍然采用纸制方式，没有充分发挥网络的优势，没有统一的信息交流平台和协同工作平台，信息传递速度慢、不统一，效率低下。
目前的办公方式存在的问题主要表现为：
1、单位内部文件流转仍然采用传统纸质方式，传递缓慢，效率低下；
2、领导经常出差在外，文件流转、工作审批困难，文件待批造成管理效率低下，管理行为滞后；领导出差回来，众多手持待批文件人员在门口排队等候。因为时间紧，许多事项来不及仔细研究，草草批复；领导签批的文件，事后查阅困难；
3、无法跟踪进展情况；
4、办公流程不透明，职员和部门主管的职责不够明确，例如有的职员拿到文件不知道该给谁签字或审批，很多事项不能按规则办理；
5、纸张消耗大，如各种打印，传真纸的大量消耗，办公开支大，管理费用高；
使用网络OA办公系统的主要优点体现为：
1、加速信息流转，节约办公时间，随时随地都可办公。无论您身在何处，通过统一的信息化平台都能让您感觉和同事在一起，使大家方便快捷进行工作中的交流与讨论，实现内部的日常协同办公，使单位的个人与个人之间，部门与部门之间，形成紧密有机的统一结合。
2、合理统筹高效开展工作。缩短沟通距离，节约更多的时间和精力让工作人员集中到更重要的事情上来。各级领导可利用空闲时间安排自己一天需完成的工作，根据需办事宜的重要程度来安排自己的工作，以免在工作中不断的被一些非紧急事宜困扰。
3、快速准确查询文件资料。实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件，及时为决策提供参考。
4、方便交流与沟通。多种途径多种方式使各级管理者同工作人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给单位发展带来的羁绊。
5、监控工作进度，掌握工作状态。及时有效监控各部门工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。
6、明确职责，增加责任感。明确赋予各岗位的权限，任何人都不可越权处理工作，各自责任明确，落实到人，查有所据；杜绝工作中由于职权不明出现扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。
7、节约纸张，节省时间，减少差错。相关资料的发送，任意指定收信人，直接传送给所需人，而无需任何中间环节，无需打印出发给相关人员，缩短办理时间，节省办公开支，减少差错率，提高整体工作效率。
8、节约电话费、传真费用。减少管局与农场间业务电话联系费用。
9、充分利用硬件资源。利用各单位现有计算机和网络资源，真正意义上实现无纸化办公，减少办公费用，提高办公效率，不仅仅是停留在最初简单的打字文字处理、文件共享、上网阶段，而充分发挥了使用计算机的实质意义。
东营东大创远软件有限责任公司 0546-2913197
www.xiexiebang.com
第三篇：OA办公系统
OA办公系统
任务一
登录、个人设置、日志、备忘、沟通
一、登录
今目标的三种登录方式，分别是PC客户端、浏览器端及手机客户端。三种方式可以单独使用，也可以配合使用。管理员与普通用户的登录方式相同，每个人使用各自的帐号及密码登录。
（一）浏览器登录
在浏览器中输入网址：http://www.xiexiebang.com，单击网页右上角的登录，输入给定的用户名和密码，点击登录，即可进入“管理信息系统”课程首页。
（二）客户端登录
在今目标首页，点击“下载客户端”，可下载桌面客户端和手机客户端，安装之后，输入用户名和密码，即可登录。
二、个人设置
进入到企业工作平台后，为保证您的帐户安全，应首先进行密码的更改。为了方便后续登录和使用，还可以进行手机及邮箱的绑定设置。
1、手机绑定 通过个人设置的个人信息栏目，将手机号码输入到移动电话一栏中就视为绑定成功。手机绑定的好处是可以使用手机号作为登录帐号来进行登录，同时也可以方便后续使用短信功能。
2、邮箱绑定
邮箱绑定后可以作为登录帐号使用，同时还可以用于找回密码及接受系统提醒。在个人设置-个人信息栏目中，将自己的邮箱地址输 入在电子邮箱一栏中，并点击“申请绑定”，系统会给您的邮箱发送一封确认邮件，当您通过了确认邮件的认证后视为绑定成功。可参照上图。
三、通讯录
通讯录是每家企业必不可少的联系工具，大部分企业还在使用着纸质通讯录或者如 Excel 制成的通讯录，遇到人员增减或者信息更新，都给企业通讯录的管理和维护带来一定的困难。
今目标平台中的通讯录模块是针对企业内部联系人的网络通讯录，能够清晰的根据企业组织结构展示成员的联系信息。
1、通讯录的生成
今目标中的通讯录是随着组织结构的建立和人员的添加自动生成的，无需专门创建。新员工入职、岗位发生变化时只需要由管理员来统一修改，就可以同步更新到企业通讯录中。个人修改了自己的手机号和Email 后，通讯录中也会即时更新。并且桌面客户端、手机客户端和邮件通讯录等相关联系人信息都会即时同步更新，无需重复修改。
目前通讯录只限于企业内部联系人，还无法添加外部联系人信息。
2、查找通讯录
除了在企业通讯录模块下查看联系人信息，在可以通过桌面客户端的联系人头像、手机端组织结构列表和项目事件等具体工作页面快速查看企业成员电话、邮箱等信息。
3、快速通讯
在企业通讯录模块下，点击企业成员姓名后会出现员工资料弹出框，此时再点击姓名并在下拉菜单中选择“发消息”或“发邮件”，可实现与联系人的快速通讯。
四、日志
日志不仅可以帮助员工养成良好的工作习惯，同时也是替代口头汇报工作方式的一种实用工具。完整的一篇日志包括：今日计划，工作记录和工作小结。
工作开始之前先明确一天的工作内容，这样可以避免被无关工作分散精力，影响目标的达成。
开始工作后可以分时段的记录下工作内容，工作中遇到的问题以及想法，这样有助于帮助我们回顾工作是如何被完成的，同时也方便管理者了解情况。
一天工作结束之前，利用小结整理一下工作中的经验和教训，日积月累形成自己的资源库，在年终进行工作总结时也可以作为参照。
秉承日事日毕的原则，当天的工作日志隔天后将不允许进行编辑。如果有需要，可以通过“补充日志”进行追加。
五、备忘
工作中您可能需要随时记录下自己的一些想法，同时也想将这些想法共享给其他人了解，也许还会 希望在某一个时间可以提醒到自己或者他人。可使 用“备忘”功能。
如何使用备忘
您可以给自己建立备忘，同时也可以将备忘共享给平台中的其他人。设置共享后，系统会给共享人自动推送一条系统消息，提醒对方及时进行查看。
对备忘还可以设置时间提醒，到设定的时间后可以通过即时消息或email的方式提醒您以及共享人。
六、沟通
今目标中的沟通功能主要应用于企业内部的沟通，具有即时、多使用方式、沟通记录永久保留等特点。
您不用再担心换了电脑和工作地点后找不到沟通记录的情况发生。沟通中汇集了短信，广播，多人会话，语音视频等常用沟通工具，充分满足了企业日常工作中的沟通需求。
桌面客户端，手机客户端和浏览器端均实现了沟通功能，以下主要以浏览器端进行介绍。
1、如何进行沟通
通过今目标平台沟通模块下的沟通打开会话页面，并设置为登录状态。只有在登录后才可以看到组织结构成员并进行在线会话。
在线会话的使用方式与常用的其他即时通讯软件相同，不同的是您的沟通对象只限于企业内部同事以及指定的友好企业联系人。目前实现了一对一会话和多人会话，其中多人会话需要参与人是在线状态才可进行。
2、发送广播消息
广播消息是一种消息的发送形式。与在线会话相比，广播消息不需要接收人是在线状态，可以任意选择企业内部的联系人或部门作为广播接收人。对于重要的广播消息可以设置为要求对方回复确认，对方收到后需要给发送人一个回执，否则会一直提醒接收人有一条未读消息。
3、发送文件
在浏览器端发送文件是服务器转发的形式，也就是说所传送的文件会在服务器保留备份，您可以在系统文档中看到自己传送过的文件，并且不允许删除。
如果您不希望在服务器上保留备份，可以选择使用桌面客户端的文件直传。
4、查看沟通记录
使用今目标所产生的沟通记录将永久保留，并不允许删除，您随时可以通过“我的沟通”来查看历史沟通记录。
默认情况下自己只能查看与自己相关的沟通记录，在具有“部门沟通记录查看权”的情况下，还可以查询职权范围内其他人的沟通内容。
问题：
1、可以将备忘共享给别人吗？如何共享？如果能共享，可通过哪几种方式通知共享人？
2、在备忘提醒中，可以每天提醒吗？提醒频率有几种？
3、通过web网页，沟通的形式有几种？其中广播消息所有人都能收到吗？
4、在客户端，可进行离线传送文件吗？传送文件时，有几种传送方式？
5、你的沟通记录，哪些人可以查看？ 任务二 文档、审批、主线
一、文档
企业中的工作文档往往分散在不同的地点，不同的人员手中，由于缺少系统化的管理，这些资源往往得不到有效的利用。使用今目标中的文档可以对工作中产生的电子文档进行管理，所有上传到今目标平台中的文档都会汇集在文档模块下，平台中提供了多项查询条件供企业对这些文档查找和利用。
文档模块下共包括三部分功能：系统文档、最近的文档和企业文件柜。
（一）企业文件柜
如果您希望对电脑中的电子文档进行分类管理，并且希望在任何地点都可以使用这些文档；如果您有一些文档需要与其他成员分享；如果您有一些文档需要版本化管理，都可以使用企业文件柜功能。
企业文件柜需要您将本地的文档主动上传到文件柜中。需要注意的是，业文件柜中上传的文档不会出现在系统文档中，并且允许删除。
企业最多可以建立 100 个文件柜，您可以按人员、按部门或者按项目建立文件柜，并可以对每个文件柜单独添加不同的成员以及赋予不同的操作权限。
1、建立文件柜
具有文件柜管理权的情况下可以建立文件柜，通过我的文件柜旁边的“管理”进入，选择“新建文件柜”。
建立文件柜时需要选择这个文件柜中的参与人，也就是可以看到这个文件柜的人员，同时对他们的权限进行设置，通过权限来控制在文件柜中的操作。
2、企业文件柜的权限说明
只读：对文件柜中的文件只能下载查看，不能往文件柜中上传文件和删除文件。
读写：除可阅读文件外，还可以向文件中上传文件和删除文件。
负责：可以对所负责的文件柜进行管理，包括删除文件柜以及对文件柜中的成员进行删减和调整权限。
通知：通知不是权限，勾选后会向当事人发送一条通知消息。
文件柜管理权：该权限需要在职务权限中赋予，拥有此权限后可以创建文件柜，并且对所有已建立的文件柜都可以进行删除和编辑的操作。
3、上传文件
进入到已建立的文件柜，在该文件柜中具有读写权的情况下可以通过“上传文件”按钮来上传文件。也可以建立文件夹，在文件夹中上传文件。
二、审批
企业中传统的审批是采用手工签核的方式，申请人需要拿着各种文件、单据往返于多个部门等候签字盖章。遇到签核人外出，一份申请可能要搁置十天半月才能结案，管理者出差归来，往往有一堆的单据需要签核处理，效率十分低下。
今目标中的审批是网络化的审批工具，可以满足企业多项审批需求，并且过程简单，不过度依赖流程，能够有效的提升工作效率。
1、审批申请
企业中的任何人都可以建立申请。您可以直接选择申请类型建立自由审批，也可以选择已经设置好的审批流程，在申请类型中目前只能使用系统中给出的类型。
申请内容需要由申请人手工输入，与传统的表单式审批相比更具有灵活性。如果企业中有规范的电子表单，也可以通过附件上传到申请中。
在不使用审批流程的情况下，需要由申请人来指定审批人，并且只能指定第一级的审批人，下一级的审批人需要由第一个审批人在给出“同意”意见后再进行选择。
使用了审批流程的情况下，系统会将该流程涉及到审批人自动显示出来，当第一级签核结束后会自动转到下一级审批人签核。但需要注意的是，当审批流程中的级别设置为某一职务时，系统会将隶属于该职务下所有人员显示出来，需要申请人或者审批人从中选择需要进行审批的人员。
申请提交后，系统会给审批人推送一条消息，告知对方目前有待审批的申请。申请人可以随时打开申请查看审批进度。
2、修改申请
审批申请提交后将不能撤回和删除，如需要修改则需要审批人选择“不同意”后返回到申请人处进行修改和再次提交。
3、批复
审批人收到系统提醒后，进入到“我的审批”中对待处理的申请进行审批。在给出“同意”意见后，可以继续选择审批人，如不继续选择审批人，则此申请完成，返回到申请人处。如选择不同意，该申请也会退回到申请人处。
4、归档
已经建立的申请不允许删除，可以通过“归档”将已建立的申请保存在“已归档”栏目下。并且，只有申请人才可以进行归档的操作，在归档时可以作一个简短的归档说明。
5、抄送
对于既不是申请人，也不是审批人，但需要了解到这个审批过程的人，可以通过“抄送”的方式来达到目的，申请人和审批人都可以进行抄送，被抄送人可以通过“抄送给我的”栏目下进行查看。
三、主线
主线是今目标中的独有功能，通过主线可以将今目 标平台上分散在不同参与人，不同功能模块下的信息统一汇集在一条主线下，在团队成员之间进行信息共享，让参与人了解到事情发展的来龙去脉。情景一：有些工作内容只发生在某个人或某些人之间，作为非直接参与人无法很直观的了解到事情的进展情况。
情景二：处理同一件工作使用到了多个功能模块，例如：邮件，沟通，审批……，这些信息分散保存，无法将同属于一件事情的信息汇总到一起。
（一）新建主线。
方法与建项目类似。首先通过“添加主线”建立一个主题，并选择加入到此主线中的参与人，主线中后续引用的内容对参与人都是可见的。
如需要提醒到参与人，则提交主线前应勾选“通知参与人”。主线创建后，接下来建立工作框。工作框可以建立多个。
工作框建立后，通过点击工作框的 展开可引用的模块图标，将自己平台上的内容以及自己职权范围内可见的内容引用到当前的主线中，主线所有的参与人都可以引用内容。
需要注意的是，引用时要 先选中一个工作框，这样被引 用的内容才会出现在该工作框下。目前可引用的模块中备忘和文档是允许新建的，也就是您可以在主线下直接新建备忘
或从本地上传一个文档到主线中。（如下图）
对于被引用的内容可以进行编辑和删除，参与人可以进行回复并提醒到相关人，以此实现了信息共享和交流的目的。
问题：
1、企业文件柜中的所有文件，管理员都可以删除，对还是错？
2、文件柜中可以建几级文件夹？
3、某公司员工，申请审批时，选择自由流程，他可以选择几个审批人？
4、总经理在审批员工发来的申请时，可以添加附件吗？
5、哪些人有审批设置的权限？
6、公司小王发出审批申请之后，发现写错了，可不可以再重新修改申请或撤销申请？
7、什么人可以建主线？主线的作用是什么？主线可以分级吗？
8、在主线的工作框中，哪些内容可以本地引用？
任务三 项目、任务、知识
一、项目
建立项目需要具有“新建项目权”，所以只要用户的职务中具有此权限都可以建立项目。管理员可以根据企业实际需要将此权限赋予给对应的职务即可。
（一）新建项目
各项目负责人都具有创建项目的权限。创建过程：
1、选择“项目”
2、点击“新建项目”
3、进入如下界面填写项目名称、项目编号（MIS00X）、项目描述、开始时间、完成时间、进度、负责人（默认为创建人）、参与人。如下图：管理信息系统项目。
注：参与人，可选一个或多个本班同学。
4、提交后，系统将会给所有的参与人发送一条系统提醒。
5、建好项目后，如果项目中有人员变动。可以点击打开本项目，选择“人员”选项卡，可删除或添加参与人。
（二）分配项目
如果您只是项目的创建人而不是负责人，可以通过“分配项目”来重新指定负责人。
此操作需要具有项目管理权，在拥有此权限的情况下，即使不是您创建的项目也可以进行“分配项目”的操作。
（三）建立子项目
当需要完成的工作周期较长，或者有多项工作任务及多个负责人时，可以在项目中建立子项目。将工作拆分成若干个阶段性的工作，有助于目标的达成。
只有负责人才可以建立子项目，每个子项目都可以设置不同的负责人，根项目的负责人有权利变更子项目负责人。
（四）项目协商
对项目执行过程的掌控决定了项目的成败，从很多案例中可以看出沟通不畅是造成项目失败的关键因素。例如，项目进行中已经出现了问题，但执行者没有主动上报，或上报流程太繁琐，往往收到处理反馈时事情已经到了无法解决的地步。
项目中的协商就是针对这一问题提供的解决方案。通俗来讲，协商就是“挂问题”，项目所有参与人都可以发表协商，将执行中的各项问题或者进度等进行汇报，提交后协商内容会通过系统提醒自动推送到负责人及所有参与人眼前，在第一时间获知最新进展及给出相关反馈。
（五）项目文档
项目在执行过程中会产生大量文档，通过项目文档，可以将属于同一项目的文档汇集在一起，方便参与人调取查询。
项目参与人员，选择“文档”选项卡，点击“添加文档”，可上传跟本项目有关的文件。
（六）项目活动记录
活动记录是指这个项目从开始到结束所有的操作动作，记录了项目所有参与人在项目中所进行的操作。通过活动记录，可以看到谁在什么时间进行了哪些操作。
（七）撤销项目
项目建立后就不允许删除，只能进行编辑或撤销。撤销后的项目或子项目将不显示在项目列表中，可以通过“状态过滤”出已撤销的项目，并进行恢复。
二、任务
除了那些需要多个部门协同、执行周期长、内容复杂的大项目工作，在企业中，还有大量常规工作以及临时的小任务等需要管理和分派。对于这种较轻量级的工作，就可以使用任务工具来完成。特别是很多的管理者总喜欢口头式的派发工作，由于没有记录，双方沟通不畅导致任务完成却不是管理者期望的那样，使用任务管理就可以很好的解决这些问题。
（一）派任务
通过任务管理，可将常规工作以及临时的小任务派发给某参与人。当有一件工作需要来完成时，就可以通过“派任务” 创建一张任务表单。要求创建人将需要完成的工作内容及需要 达成的结果进行描述，并为该项任务选择完成的时间点及负责人等。
操作步骤：
1、选择“任务”选项卡
2、点击“派任务”
3、提交后，该项任务为待接收状态。任务中的负责 人将会接收到来自系统的一条提醒消息，告知当前 有项任务由自己负责来完成。
4、负责人进入到该项任务页面后，可以选择“接收任务”或者“拒绝任务”。接收任务后，该项任务显示为进行中状态，表示该项任务正式开始执行，系统将自动提醒任务创建人和参与人。选择拒绝任务后，该项任务直接退回到创建人处。
（二）执行任务
任务的执行过程可以通过“添加任务事件”来进行记录。
对于执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题，可以通过任务中的“讨论区”快速发起参与人之 间的主题讨论，提交的内容会自动保存在讨论区中，方便日后对该项任务的查询和回溯。
任务过程中会产生各类文档，为了便于管理和查 找，通过“文档区”来保存与此项任务相关的所有文档。
在“任务看板”下会按时间先后顺序显示关于此项任务的所有活动项，汇集了来自任务事件、讨论区和文档区的所有内容。
（三）完成任务
任务完成后，需要由负责人来进行任务总结并且完 成“提交完成”的动作。提交后，该任务为待审核状态，需要由任务的创建人“处理审核”。任务创建人可以给出“同意”或“不同意”的意见，如同意则任务完成，不同意则重新退回到负责人处继续进行。
（四）撤销任务
任务创建后不允许删除，只能由任务创建人进行撤销的操作，任务撤销后将不允许其他人再向任务中添加内容，已撤销的任务允许“恢复任务”。
三、知识
企业在长期的经营过程中积累了不少的智慧和经验，但由于缺少规范的收集整理，这些宝贵的知识财富都没有得到很好的利用，以至于造成了企业中人员离职经验流失，相同的错误重复出现等问题。知识模块就是帮助企业来构建企业的知识库，实现知识的沉淀、共享和学习。
1、知识库管理
在使用知识前，应先设计好知识库的架构，根据企业需要的知识和已有的知识建立知识库中的分类和标签。方便后续新建知识时可以准确的提交在对应的分类下，便于查找和管理。
知识的分类最多可建立五级，在一级分类下可以创建知识标签，用于区分知识类别。当知识分类中已经存在知识点时分类是不允许删除的，有下级子分类时上级分类也是不允许删除的。
2、提交知识
默认企业中的所有成员都可以通过“我的知识”来新建知识，提交后则需要企业中具有知识审核权的人审核后才能发布，如果企业将知识设置为不需要审核，则直接提交到知识库中。
您可以在“我的知识”页签下查看处于各种状态的知识。需要注意的是，只有已拒绝和草稿箱中的知识可以删除，否则只要发布成功的知识都不允许删除，只能编辑和撤销。
除新建知识外，在今目标平台的评阅日志、计划，项目协商，论坛等模块下的内容也可以通过“加入知识”按钮快速的添加到知识库中来，不漏掉任何的知识资源。
3、审核知识
当企业的知识发布设置为需要审核时，则具有知识管理权的成员将负责审核知识的发布。在“审核知识”页签下显示待发布的知识，管理员可以对知识进行发布或拒绝的操作。
问题：
1、哪些人有创建项目的权限？
2、建好的项目能不能删除？
3、公司总经理让手下小王建了一个项目，但总经理想看到整个项目的进展情况，小王该怎么做？
4、如果项目中的某个参与人，在工作推进过程中遇到了问题，他该使用项目中的哪个功能？
5、项目中的资料或文档应放在哪里？
6、如果要修改项目中的参与人员，在哪修改？
7、公司总经理让手下小王派任务给小李，但总经理想看到整个任务的进展情况，小王该怎么做？
8、任务可删除吗？
9、任务执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题，通过什么进行？
10、任务事件的作用是什么？
11、修改任务中的参与人应怎么做？
12、哪些人可以派任务给别人？
13、今目标的哪些模块内容可以加入知识库中？
14、知识库中的内容是不是所有人都可以看到？
第四篇：协同办公系统OA
协同办公系统说明书
一、总体介绍........................................................1
二、系统特点........................................................1
三、系统原理及体系架构..............................................2
3.2系统原理.....................................................2 3.2.体系架构....................................................3
四、系统安全机制....................................................3
五、环境要求........................................................4
六、主要功能........................................................4
6.1 工作流管理..................................................4
6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件档案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常办公...............................................6 6.1.5电子邮件...............................................7 6..1.6电子论坛..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系统管理...............................................9 6.2、增强功能介绍...............................................9
6.2.1资源管理...............................................9 6.2.2总务管理..............................................10
一、总体介绍
协同办公系统（OA）是深圳国信通信技术有限公司推出的针对广大企事业单位及政府机关用户的网络办公系统产品解决方案。
我公司对几百家客户需求进行合理归纳总结，提取标准模型组件，采用模型组件与WEB技术结合的方式，全面提升了系统的广泛适用性及功能扩展可能。
我们的产品具有高度稳定性、安全性、易用性，还具有可装配性、灵活扩展性。
我们的产品凭借其先进管理思想、领先的产品技术以及客户至上的服务理念成为新时期下广大用户单位网络办公解决方案的最佳选择。
二、系统特点
技术先进性：
全面采用模型组件+WEB技术方式实现，模型组件全部为公司自有技术产品。全面采用业界先进的。NET技术标准，支持XML标准，支持多种后台数据库。支持多种灵活自定义设置、支持在线实时通信、真正支持远程移动办公。 安全性：
全面严格的标准数据权限范围控制技术，支持多级授权体系。关键数据采用领先的加密存储技术。可扩展CA数字认证，可支持远程安全身份校验。 易用性：
全部操作页面符合标准WEB页面操作风格，标准WINDOWS文件编辑风格，WINDOWS标准风格帮助文件。 定义扩展性：
自定义组织机构、自定义数据属性、自定义数据表单格式、自定义流程管理、自定义数据访问权限、自定义统计等多项的自定义选项设置，充分满足客户功能个性化调整。支持多种复合信息格式。标准功能装配接口，支持客户自定义功能装配。
产品装配化：
标准化产品安装过程，标准化功能装配设置，安装过程方便快捷。 易维护性：
全B/S结构产品，实现真正意义上的单点维护，全面升级。
三、系统原理及体系架构
3.2系统原理
3.2.体系架构
四、系统安全机制
操作权限管理机制
基于多层授权搭建，同时对于数据范围权限进行了严格的控制，可以有效解决在系统管理中经常遇到的功能及数据范围控制问题。详尽的操作日志自动记录功能，可以准确反映所有用户的操作轨迹，最大程度满足用户对于系统权限的设置要求。
安全身份管理机制
用户数据加密存储，同时可根据用户要求扩展基于硬件手段的安全身份认证模块，有效解决了由于口令外泄所带来的安全隐患问题。 数据加密存储机制
由数据库底层入手解决数据安全问题，通过对系统后台数据整体进行加密设计实现，对于关键信息内容采用严格加密算法保存，彻底避免了由于数据服务器控制方面带来的信息外泄问题。 数据备份恢复机制
所提供的高效数据备份恢复功能，使系统备份数据在物理上分散保存,即使硬件系统遭受毁灭性打击，也可在最短时间内恢复软件系统正常运行，真正做到万无一失。
五、环境要求
应用服务器：
CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高
内存：512M以上（推荐1G）
硬盘：1G以上的可用磁盘空间
操作系统：
WINDOWS2000及以上操作系统（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）
推荐：Windows 2000 Server WWW服务：Microsoft IIS5.0以上 数据服务器（对于较小规模用户为了降低投资，可采用数据服务器与应用服务器合并方式）：
CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高
内存：512M以上（推荐1G）
硬盘：1G以上的可用空间
终端用户机：
CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅲ1G 或更高
RAM：256M以上(推荐512M)浏览器：IE6.0以上
操作系统：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003
六、主要功能
6.1 工作流管理
对于政府或企业来说，绝大部分日常工作属于流程式活动，如申请审批、公文办理、合同审核、请假报销等。流程式工作的最大特点在于根据处理信息内容的性质不同，流程结构将发生变化，各流程节点的具体处理方式根据节点的特性各有不同，同时由于日常工作中的不确定因素，流程本身应具备相当的弹性设置。通过工作流管理的应用，可以保持单位工作流程的清晰、规范、高效，最大程度提升工作效率。
通过应用中的工作流管理功能，用户可以轻松实现工作流程、表单数据、处理模式、监控提示、角色权限等方面的个性化定制。从而实现各类流程活动信息的规范化、电子化、自动化。通过此功能用户可实现项目审批、请假报销、合同审核等各类流程式操作。
主要功能：
表单定义、流程定义、跟踪监控、查询统计。 功能特点：
＊ 支持表单数据信息自定义
＊
支持多种信息格式（图片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）
＊ 支持处理流程自定义
＊ 支持流转条件自定义
＊ 支持自动代理条件设置
＊ 支持数据范围权限自定义
＊ 支持流程文件自动归档
＊ 支持查询统计自定义
＊ 支持与其他功能的动态装配
6.1.1公文管理
公文管理是用户单位日常办公活动中的重要组成部分，用于处理单位内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。
公文管理模块完全按照国家有关公文标准管理规范进行设计实现，相对于传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行，同时大大降低了公文管理人员的日常工作强度，使枯燥的公文管理变的轻松高效。
功能包括：
＊ 发文管理
＊ 收文登记
＊ 公文办理
＊ 催办督办
＊ 文件归档
＊ 统计查询 功能特点：
＊ 收发文文件格式自定义设置
＊ 支持处理流程自定义设置
＊ 支持文件模版自定义设置
＊ 支持修改痕迹保留功能
＊ 支持正文副本管理
＊ 支持移交代理、跳转办理
＊ 支持公章管理
＊ 支持手写批注功能
＊ 支持手写签名
＊ 支持自定义查询统计格式
6.1.2文件档案
文档管理是对用户中的各类文书档案进行登记、保存、调阅等相应的管理功能，实现单位内部档案信息的数字化管理。在文档管理中，管理人员通过对文档、案卷的权限设置，对各类型档案信息实现授权范围下的在线调阅。 功能包括：
＊ 文件登记
＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）
＊ 浏览使用
＊ 统计查询等 功能特点：
＊ 支持自定义设置编号规则
＊ 支持自定义多维权限管理
＊ 自定义查询统计格式
＊ 支持组卷、封卷、拆卷、移卷
＊ 支持密级管理规范
＊ 支持在线授权调阅
＊ 支持浏览日志管理
6.1.3 公共信息
信息中心是通过计算机网络进行用户成员之间、部门之间信息交流与共享的公共平台。同时还包括了通知公告、调查问卷、内部通讯录等众多的实用功能。
功能包括：
＊ 信息中心
＊ 通知公告
＊ 调查问卷
＊ 内部通讯录 功能特点：
＊ 支持信息栏目自定义
＊ 支持信息模版自定义
＊ 支持多种信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）
＊ 支持公告回复自定义设置
＊ 支持调查问卷全面自定义
＊ 支持栏目布局设置自定义
6.1.4日常办公
日常办公模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。通过此 功能用户可以及时了解需要本人办理的各项事务，订阅各类更新信息提示，进行有关工作日程安排，实现在线互动协同工作，进行个人档案夹管理等。
功能包括：
＊ 工作提示
＊ 日程管理
＊ 协作管理
＊ 工作组管理
＊ 个人档案夹 功能特点：
＊ 个性化自定义工作提示设置
＊ 支持双向式代理日程安排设置
＊ 支持部门级日程统一管理
＊ 支持成员在线互动协同工作
＊ 支持个性化定义工作组群
6.1.5电子邮件
电子邮件管理模块是系统自身内置的一个小型电子邮件系统。通过电子邮件管理模块可以在系统内部用户之间发送、接收电子邮件，同时也可以收发系统外部的Internet邮件。电子邮件管理模块页面友好、操作简单、便于管理，极大地方便了员工之间及员工与外部的信息交流。
功能包括：
＊ 内部邮件收发管理
＊ 外部邮箱设置
＊ 收发Internet邮件
＊ 邮件夹 功能特点：
＊ 个性化邮件签名信息设置
＊ 内部成员点击发送
＊ 内部邮件快捷、安全
＊ 个性化黑名单管理
6..1.6电子论坛
使用电子论坛功能，可以实现用户单位内部信息交互讨论，通过栏目设置可实现讨论组成员范围控制，根据需要确定论坛栏目采用实名或匿名方式，设置栏目管理员及栏目图标等个性化设置。同时支持内容检索及精华信息的收藏。
功能包括：
＊ 栏目管理
＊ 论坛浏览
＊ 用户管理 功能特点：
＊ 个性化自定义栏目设置
＊ 支持栏目成员范围管理
＊ 支持内容变更信息订阅
＊ 支持实名或匿名发表方式
＊ 支持自定义内容检索
6.1.7常用工具
主要提供用户日常工作活动中经常遇到的各类工具类功能。
功能包括：
＊ 在线通信
＊ 个人便签
＊ 口令修改
＊ 万年历 ＊ 邮编区号 功能特点：
＊ 在线情况准确浏览
＊ 支持P2P信息及文件传送
＊ 支持留言提取功能
＊ 支持重要信息临时存放
＊ 支持公历农历及节假日浏览查询
＊ 支持全国范围邮编区号浏览查询
＊ 支持个性化登陆ID及口令设置
6.1.8系统管理
系统管理是为系统的正常运行提供管理设置功能，首次安装完系统后，首先要通过系统管理模块中的组织机构管理功能建立起用户单位管理体系结构及系统用户信息。同时支持系统登陆界面设置、页面风格设置等管理功能。
功能包括：
＊ 组织机构
＊ 用户管理
＊ 系统日志
＊ 数据管理 功能特点：
＊ 组织机构体系自定义
＊ 职位级别自定义
＊ 体现模块权限分级授权机制
＊ 实现操作日志及数据日志综合管理
＊ 可进行个性化登陆页面设置
6.2、增强功能介绍
6.2.1资源管理
人事档案
人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的
调动分配、人员信息查询统计等。功能包括：
＊ 人事档案信息管理
＊ 统计查询
用品管理
用品管理为针对用户单位需要进行采购、领用、库存统计的各类用品信息进行综合管理。功能包括：
＊ 用品管理
＊ 采购管理
＊ 领用管理
＊ 统计查询 车辆管理
车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，可以实现车辆的基本信息、使用信息、维修信
息、年检信息等的综合管理功能。功能包括：
＊ 车辆档案
＊ 用车管理
＊ 维修管理
＊ 年检管理
6.2.2总务管理
会议管理
会议管理主要实现是对用户单位相关会议安排、会议通知以及会议纪要信息进行标准化统 一登记管理功能。功能包括：
＊ 会议安排
＊ 会议通知
＊ 纪要管理
＊ 会议查询
＊ 会议室预约
值班管理
值班管理是对单位值班信息进行综合管理。功能包括：
＊ 值班安排
＊ 值班通知
＊ 值班查询
.接待管理
接待管理主要实现对于用户单位的各类交流接待活动有关信息的登记管理。
功能包括：
＊ 接待登记
＊ 住宿管理
＊ 用餐管理
＊ 统计查询
第五篇：电子政务OA办公系统
电子政务OA办公系统分析
政务信息化动因
在各国积极倡导的“信息高速公路”的应用领域中，“电子政务”被列为第一位，信息化在社会中已经占据重要位置。电子政务中不可或缺的OA(办公自动化)系统建设也被越来越多的被提出，随着政务信息化建设的不断推进，各级政府、各个部门都已充分认识到加快政府管理信息化建设的重要性和紧迫性。
政务中OA提高工作效率
政务信息化建设，希望从思想观念、管理方式等方面进行信息化管理改革。办公OA一改往前复杂、低效的手工办公方式，使单位内部员工方便快捷的共享信息、协同高速的完成工作。OA系统的普及使得在政府内部，各级领导可以在网上及时了解、指导和监督各级部门间的工作情况，并更快、更方便地向各部门做出各项指示，这将带来办公模式与行政观念的一次崭新改革。
解决方案和核心应用
针对我国的电子政务建设中的多方面需求，九思软件推出自主研发的电子政务平台。与市场上其他同类电子政务类OA系统相比，九思软件电子政务平台实现了更多的超强核心能力。主要功能有：公文管理、工作流管理、协同工作、知识管理、公共信息、计划管理、在线交流、文件库等。
九思软件技术架构图
1.公文管理自动化
政务机关办公自动化的核心内容是公文处理，要求软件必须具备优异的公文处理能力，特别是在公文数量大的情况下的处理能力。用户会着重关注公文批量处理效果和效率提高能力。
九思软件OA系统公文管理模块，专业实现对组织公共文书的电子收发管理，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。解决公文传递速度慢，信息不及时、不同步、不易于查询等问题。
2.工作流，促进单位强效管理 九思软件，业内最棒的工作流引擎，支持从设计到维护的全程图形化。通过严谨的的工作流设置，规范工作步骤，实现内部请示报告、信息报送、电话记录、会议通知、值班管理、信访管理、支票申领、借款申请、出差申请等事务在系统内的顺利流转和处理。
3.知识管理文件库，搭建信息共享平台
分级设立多级文档目录。实现政务各个机构的各类文件归档，并支持文档的各类操作，便于各类知识、信息、资讯的管理和共享。
4.融合通讯，建立内部通信平台
协同办公平台上提供多种形式的在线交流，如电子公告、论坛、网上调查、网上培训、网上会议、留言板、问题与建议。
5.协同工作，增加团队凝聚力
通过协同工作办公、信息传递、领导监察等功能帮助政务单位了解基层，体会责任，增加成员使命感，增加沟通监管力度，提升活力与生命力提高政务单位效率，更好的服务人民，政务形象进一步提高。
6.辅助办公
会议室管理、车辆管理、办公用品管理、固定资产等一切有形的物质都可以用系统来进行自动管理，系统提供实现了这些辅助办公的自动化。7.自定义、扩展性功能强
政务OA在组织机构、表单格式、工作流程、文件管理体系、访问权限、打印格式、统计等方面全面提供自定义功能。自定义项目选择条目丰富，才能很好地满足各机关单位现在和未来的办公自动化需求。同时，政务OA系统应采用开放式体系结构，各个模块功能独立实现，并具有标准接口，能为今后系统的升级和扩展打下良好基础，支持二次开发。
作为一款能够实现内外资源高效整合的信息系统工具，九思软件凭着数十年的服务经验，更好地体现出了电子政务的特点及优势，势将促进我国电子政务体系的飞速发展，引导我国电子政务走上一条更宽阔、更明朗、更高速的大道。
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