文书档案的整理方法

第一篇：文书档案的整理方法

文书档案的整理方法

文书档案的整理方法

一、概念

文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。

归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤

1、归档文件规范整理基本要求

归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

2、归档文件规范整理基本步骤

归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。

三、归档文件的整理方法

1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收；

二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；

五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收； 六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收； 八是结合年终检查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷过程中，发现不全要反复收。

那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。机关应归档的文件材料：

（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。

（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。

强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关不应归档的文件材料：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2、装订

（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。

3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。分类方案的设置：

一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。

如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定： 永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；

（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。一件文件的排列顺序：

发文与定稿为一件，发文在前；

收文处理签和文件为一件，收文处理签在前； 正件与附件为一件，正件在前； 请示与批复为一件，批复在前；

转发件与被转发件为一件，转发件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。

（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。

5、编号

（1）档号的编制。由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。

在编制档号时，注意五点：

①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②年度号是指归档文件形成的年度。

③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。

档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。(2)、页数的编制：

页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。（3）归档章的编制

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样

规格：16＊45mm（全宗号）

（年度）

（室编件号）(机构或问题）

（保管期限）

（馆编件号）

第二篇：文书档案整理方法要点

2013.3

3、确定装订顺序

4、装订方式和要求

五、归档文件的分类

1、确定分类方法

2、制定分类方案

3、七、1、2、八、归档文件的编目1、2、九、装盒1、2、3、第三章

文件实体分类

六、归档文件的排列 归档文件的编号 盖印文件归档章 填写归档章

编制《文书档案归档文件目录》 装订《文书档案归档文件目录》

文件装盒要求

填写备考表、盒脊、封面 档案盒盒脊填写要求

机关档案工作需要把握的几个基本原则

2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；

3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。(我们常说的业务主体档案）

五、档案的作用是什么？

一是凭证作用；二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、确立文件的收集(归档)范围

凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：

1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。

2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。

3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。

几种特殊情况，也在归档范围之内：

1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。

2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信

3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如：

一般有以下几种文件可以不归档

（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

2、分开

文书档案是按进行整理的,如果单位几年未整理了,那么首先要将各的材料分开,同一个的文件材料放在一起,注意几点：

(1)一般以文件形成日期为准。

(2)计划,总结,预决算,统计报表,表彰等统一以文件的签发日期判定所属。

2、复制字迹模糊或易退变的文件。

3、超大纸张折叠。

4、去除易锈蚀的金属物。

文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。

二、装订要求以“件”为单位

1、“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范围时应注意以下情况：

（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；

（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。

三、确定装订顺序

《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、机构(问题)分类法

3、保管期限分类法

在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 我们在市直机关推荐使用“——保管期限”和“——保管期限——机构（问题）”这两种分类方法。

1、二级分类法：即“--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。例如：档案局、妇联、党史办等

2、三级分类法：即“--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“机构”，即使用“—机构--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等

二、制定分类方案：

1、二级分类方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三级分类方案：

2、分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。

第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中； 第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中； 第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；

第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；

第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。

3、分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。

第六章 归档文件的排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属。如跨形成的文件应归入办结年 , 标时也应标办结,像 1999年的会议通知放在 2000年会议召开一并整理时,在一栏中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填写 “1999”。

3、保管期限:填写归档文件具体的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、机构（问题）:此项为可选项,如是三级分类则必填,否则可不填。

5、页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。如二份文件(正文与附件、正件与定稿等)不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加, 如文件页码不全 , 数清页数或简单标注页码均可。

6、室编件号:在同一期限内按文件排列顺序从‘1’开始流水标注室编件号。

7、馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。

8、盒号:一般单位不需填写。室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。

第八章归档文件的编目

1、一般一盒装满后顺次装入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意装人同一盒内;

3、不同类别的文件应装入不同盒中。即不同、不同期限的文件不应装人同一盒中 , 按机构(问题)分类时 , 不同机构(问题)的文件不应装入同一盒中。

二、填写备考表、盒脊、封面

1、填写备考表：盒内应附备考表,置于所有归档文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。

2、盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称;

3、盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按顺序上架排列就可以了。

8、对档案进行有效的开发和利用，可以进行档案利用成果申报工作。例如：编写《大事记》、《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《利用效果汇编》、《统计数字汇编》、《规章制度汇编》、《工作要点和工作总结汇编》、《专题文件汇编》、《表彰汇编》等。

9、档案库房建设争取达到库房、办公、阅览三室分设，并做到“八防”和安全保卫

10、做好档案著录工作

有档案管理软件的单位要用软件进行著录；没有档案管理软件的单位，用EXCEL表格统一著录。

第三篇：文书档案的整理方法和步骤

第三部分

文书档案的整理方法和步骤

文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤

一、确定分类方案

分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法

1、—机构—保管期限分类法

2009年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2011年： …… 复式分类法

—机构—保管期限分类法

永久

30年

10年

2009年：办公室…… 1-10

11-20

21-30 业务处……31-40

41-50 51-60

指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处……

同上排列

指导处…… 2011年： …… 复式分类法

2、—问题—保管期限分类法

2009年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2010年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2011年：

…… 复式分类法

3、保管期限——问题分类法

永久：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

30年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

10年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年…… 复式分类法

4、保管期限——机构分类法

永久：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

30年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

10年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

…… 保管期限——机构分类法

不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。

二、鉴定

确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷内文件排列

根据一定的主题等内部特征和外部特 征把具有密切联系的若干文件组合成一个案 卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保 管。

立卷方法：

按公文的主要特征组卷：

问题、时间、责任者、名称 按公文类型组卷

会议、案件、信访、简报 避免出现以下情况：

归档的文件不齐全完整

归档过细、重复归档

杂卷

卷内文件排列：

卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。

无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即： 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；

转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后； 有文件处理单的，放在最前面；

方针政策性公文在前、业务性公文在后；

上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整 修裱破损文件

复制字迹模糊或易褪变的文件 超大纸张折叠

去除易锈蚀的金属物(见图示)

五、编页 编页

（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。

（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示

（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示



（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。

（图示）

填写卷内文件目录

卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表 案卷封皮： 立档单位名称 机构（部门）名称 题名

文件形成时间 保管期限

卷内件数、页数 案卷顺序号

如何正确拟写案卷题名 题名

文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。

有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。题名案例分析

（一）没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。没有题名的，如信。见图示

虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示

题名案例分析

（二）批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式 卷内备考表

卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者

了解案卷的有关情况。

七、案卷装订

归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式

八、案卷排列 案卷的排列

对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。

保管期限——机构分类法

十、编制案卷目录 编制案卷目录

是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。案卷目录的重要作用

第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；

第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；

第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。案卷目录建议以Excel横版格式制表。

见图示

十一、档案装盒

1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。

2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、、起止卷号等项目，需用红色印章标明。

3.装盒应松紧适度

第四篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第五篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。