各种公文的写作规范及要求（写写帮整理）

第一篇：各种公文的写作规范及要求（写写帮整理）

各种公文的写作规范及要求

文书拟写

一、通告

1.通告是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。

2.通告与公告的区别

使用范围不同。公告大于通告，通告面对国内社会有关方面，公告则用来公告国家重要事项或法定事项。

宣布事项不同。公告重于通告，通告常用与宣布人们应当遵守或者周知的具体事项，公告则用于公布国家重要事项或者法定事项。

制发者不同。通告由各级机关、企事业单位与社会团体公布，公告则由国家行政机关或者权利机关发布。

3．通告的类型

制约性公告。

告知性公告。

4.通告的结构是：标题+正文+落款+尾语

标题发文机关+事由+文种

正文发文缘由+通告事项+尾语 例如：为、、、目的；根据、、、规定；现通告如下结尾形式可用：特此通告；本通告自某年某月某日起施行；发出要求、号召或说明其他问题；落款应写发文机关全称或规范化简称

成文日期多列于文末，有时也写于标题下。

注意：公告是国家行政机关或权利机关一般企事业单位、社会团体不能使用。

二、通报

1.通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。

2.通报属于传达和告晓性公文，大部分在机关内部使用

3.表彰通报一般用叙述性语言。例如：一个人的先进事迹好人好事先进事迹精神予以评论宣布表彰决定希望号召。要把学习活动与本公司相联系。批评的正文写法先写错误的事实批评的根据分析错误的性质批评错误的事项善后的办法

4.通报的结构：标题+主送机关+正文+附件+落款+成文日期

标题发文机关+事由+文种

主送机关应为下级机关，可以是一个也可以是多个

正文发文机关+通报事项+分析+决定+号召要求

注意：通知与通报的区别通知带有指令性，通报不带；通知带有告知性，通报则开拓人们的视野，提高人们的认识，以便把工作做得更好

三．决定

1．决定是对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 的公文。

2.决定特点是决策性和制约性。类型有指令性和知照性知照性的决定事项范围：表彰先进；惩处错误；设置机构；变动人事；召开重要会议；变更或撤销下级决定等

3.决定的结构是：标题+主送机关+正文+附件+落款+成文日期

标题发文机关+事由+文种

主送机关主送机关应为下级机关，有时可以免写

正文发文缘由+决定事项+要求

附件如有附件，应在正文下一行标注附件名称与序号

落款落款位于正文下，成文日期上

成文日期属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方属领导机关的决定，成

文日期也可加括号后置于标题下，书写时位置居中属会议通过的决定，通过日期在加

括号后置于标题下方，常用形式

是：某年某月某日某某会议通过，书写时应位置居中。

注意：不可以用文种决定做标题，决定要慎用，一般用于大事件

四．请批、批答函

1.请批、批答函是请批函与批答函的合称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的

公文。

2.函，平行机关或不相隶属机关之间，用于上下工作，询问有关方面内容，请求批复答复相

关事项。请示、批复用于上下级机关。请批批答为不相隶属机关

3.请批、批答函的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

标题发文机关+事由+文种

正文发文缘由+函事项+尾语

注意：函属于商洽性公文，虽用于请准事项，但请批机关不应该把自己放在下级机关位置上，批答机关也不应该把自己放在上

级位置上

五．计划

1.计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟出的实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。

2.计划是一个统称。“安排”、“打算”、“方案”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”等都属

于计划范畴。

3.针对性，预见性

4.类型：按内容分，学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教育计划、科研计划、销售计划等按范畴分，国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人

计划等按时间分，长期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等

按性质和作用分，综合性计划、专

题性计划、指令性计划、指导性计划等。

5.注意，只有计划可以用表格式。表格制作比较简便，是用于时间较短、内容较单一或量化

指标较多的计划形式。

6.计划可以用文章式表格式

7.文章式计划结构的写法：标题+正文+尾部

标题单位名称+时间+事由+文种

正文前言+主体+结尾前言简明扼要。主体，第一目标和任务，即做什么；第二，措施和步骤，即怎么做；第三，其他事项及应注意的问题。结尾，可提出执行的要求，也可

展望计划实施前景

尾部包括落款和成文日期

8.注意深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、法规精神，以之作为制定计划的

指导思想注意从本部门实际情况出发，不脱离现实，不把任务指标订的

过高或过低

语言简洁明了，朴实自然

六．总结

1.总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和

研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。

2.总结的类型有综合性和专题性

3.年终总结属于常规性的活动。应分段写回忆工作的内容成果和经验不足

用这些经验如何指导今后的工作。

4.总结结构：标题+正文+尾部

标题公文式标题：单位名称+时间+事由+文种

正文前言+主体+结尾前言概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩；

主体，包括成绩和经验、存在的问题和教训及今后努力的方向等；结尾总括全文，重申主旨，可以提出改进设想或展望未来

尾部包括落款和成文日期

5.注意：正确的指导思想，坚持实事求是，总结出规律性的东西，分清主次，突出重点，语言简明，准确。

七．述职报告

1.述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级

管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。

2.述职报告个人性、真实性、通俗性

3.结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期

标题述职人+时限+文种

称谓指报告的对象或呈送的部门，必须是领导机关或特定的呈送部门。

正文开头+主体+结尾 开头写任职期间的基本情况；主体是履行职务的基本情况；

所取得的成绩和实践经验；存在问题和努力方向；结尾一般用以上报告，请领导和同志们指

正；以上就是我的述职，谢谢各位。等

4.注意事项实事求是突出特色语言简洁

八．讲话稿

1.讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文

稿。

2.特点：内容针对性强；语言平易通俗；交流具有互动性

3．讲话稿的分类，按场合分，集会讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话等按

讲话者身份分：领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等按讲话目的分；有鼓动性的、说服性的、祝贺性的、拼掉性的讲话等按讲话内容分，有政治性的、军事 的、经济的、文化的、学术的、礼节性的讲话等。

4.讲话稿结构：开头+主体+结尾

开头针对不同听众要有不同的称呼，开头一是吸引听众；二是要很快引入主题主体以讲话稿为核心，首先要围绕主旨，不可跑题；其次，要内容充实，例证生动；

再则讲究逻辑性，层次要分明，使听众更好的领会讲话精神。

5.注意事项：讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情

讲话稿的内容要有针对性

观点鲜明，主题明确

语言要通俗、生动

九．市场调查报告

1.市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。

2.特点是针对性、真实性、典型性、时效性

3.市场调查报告的分类：按调查范围调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告按目的作用内容分，有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。

4.结构：标题+前言+正文+尾部

标题单标题；正副题

前言也叫引言，内容一般概述3个问题：调查的目的，调查的对象，范围，调查的经过和方法，同时也可简要概括全文主要内容和观点。

正文情况部分；预测部分；建议部分

尾部对前言的照应

5.注意，深入调查，充分占有材料;实事求是

十．招标书

1.招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关

事项和要求所做的解释和说明。招标书的特点是具有明确性、竞争性、具体性和规范性。

2.招标书的类型：按性质和内容分，招标书有多种类型，如工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业竞争者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等。

3.结构：标题+正文+尾部

标题招标项目名称+文种

正文前言+主体+结尾 前言是写明招标单位基本情况和招标的目的；主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等；结尾写明找标单位的名称、地址、电话号码和传真等

尾部附件名称+落款+成文日期和附件原文

4.注意做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算、评估款项要科学合理；语言简洁、用词精确，文字、数据、图

标均要求准确无误。

十一.投标书

1.投标书也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出

订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。

2.投标书的特点是针对性、求实性和合约性。

3投标书的结构是：标题+正文+尾部

标题投标项目名称+文种

正文送达单位+引言+主体+结尾送达单位顶格书写；引言说明投标的依据、目的和指导思想；主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟定标的，填写标单等；结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等。

尾部附件名称、落款、成文日期和附件原文

4．明确招标要求；实事求是，不

可弄虚作假；语言简洁，语气谦和。

第二篇：公文写作规范格式要求

格式如下：

主 标 题（二号方正小标宋）

副标题（三号楷体居中）汇报单位（三号楷体居中）汇报日期（三号楷体居中）

正文（三号仿宋，行距28磅，数字Times New Roman字体）………………………………………………………………

一级标题（三号黑体）正文……………………..二级标题（三号楷体）正文……………………..三级标题（三号仿宋加粗）正文……………………

页面设置：上空3.9厘米，下空3.3厘米，左空2.8厘米，右空2.8厘米

页码：4号阿拉伯数字，左右各放一条一字线，单页码居右，双页码居左。

第三篇：各种公文的写作规范及要求

文书拟写

一、通告

1.通告是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。2.通告与公告的区别

（1）使用范围不同。

公告大于通告，通告面对国内社会有关方面，公告则用来公告国家重要事项或法定事项。

（2）宣布事项不同。

公告重于通告，通告常用与宣布人们应当遵守或者周知的具体事项，公告则用于公布国家重要事项或者法定事项。

（3）制发者不同。

通告由各级机关、企事业单位与社会团体公布，公告则由国家行政机关或者权利机关发布。3．通告的类型

（1）制约性公告。

（2）告知性公告。

4.通告的结构是：标题+正文+落款+尾语

标题（1）发文机关+事由+文种

正文（2）发文缘由+通告事项+尾语 例如：为、、、目的；根据、、、规定；现通告如下

结尾形式可用：特此通告；本通告自某年某月某日起施行；发出要求、号召或说明其他问题；

落款（3）应写发文机关全称或规范化简称

成文日期（4）多列于文末，有时也写于标题下。

注意：公告是国家行政机关或权利机关（党、政）一般企事业单位、社会团体不能使用。

二、通报

1.通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。2.通报属于传达和告晓性公文，大部分在机关内部使用

3.表彰通报一般用叙述性语言。

例如：一个人的先进事迹好人好事（1）先进事迹（2）精神予以评论（3）宣布表彰决定（4）希望号召。要把学习活动与本公司相联系。

批评的正文写法（1）先写错误的事实（2）批评的根据（3）分析错误的性质（4）批评错误的事项（5）善后的办法

4.通报的结构：标题+主送机关+正文+附件+落款+成文日期

标题（1）发文机关+事由+文种

主送机关（2）应为下级机关，可以是一个也可以是多个

正文（3）发文机关+通报事项+分析+决定+号召要求

注意：通知与通报的区别

通知带有指令性，通报不带；通知带有告知性，通报则开拓人们的视野，提高人们的认识，以便把工作做得更好

三．决定

1．决定是对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。2.决定特点是决策性和制约性。类型有指令性和知照性

知照性的决定事项范围：表彰先进；惩处错误；设置机构；变动人事；召开重要会议；变更或撤销下级决定等 3.决定的结构是：标题+主送机关+正文+附件+落款+成文日期

标题（1）发文机关+事由+文种

主送机关（2）主送机关应为下级机关，有时可以免写

正文（3）发文缘由+决定事项+要求

附件（4）如有附件，应在正文下一行标注附件名称与序号

落款（5）落款位于正文下，成文日期上

成文日期（1）属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方（2）属领导机关的决定，成文日期也可加括号后置于标题下，书写时位置居中（3）属会议通过的决定，通过日期在加括号后置于标题下方，常用形式是：某年某月某日某某会议通过，书写时应位置居中。注意：不可以用文种决定做标题，决定要慎用，一般用于大事件

四．请批、批答函

1.请批、批答函是请批函与批答函的合称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。

2.函，平行机关或不相隶属机关之间，用于上下工作，询问有关方面内容，请求批复答复相关事项。请示、批复用于上下级机关。请批批答为不相隶属机关 3.请批、批答函的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

标题（1）发文机关+事由+文种

正文（2）发文缘由+函事项+尾语 注意：函属于商洽性公文，虽用于请准事项，但请批机关不应该把自己放在下级机关位置上，批答机关也不应该把自己放在上级位置上

五．计划

1.计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟出的实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。2.计划是一个统称。“安排”、“打算”、“方案”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”等都属于计划范畴。3.针对性，预见性 4.类型：（1）按内容分，学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教育计划、科研计划、销售计划等（2）按范畴分，国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等（3）按时间分，长期计划、短期计划、计划、季度计划、月计划、周计划等（4）按性质和作用分，综合性计划、专题性计划、指令性计划、指导性计划等。

5.注意，只有计划可以用表格式。表格制作比较简便，是用于时间较短、内容较单一或量化指标较多的计划形式。

6.计划可以用（1）文章式（2）表格式

7.文章式计划结构的写法：标题+正文+尾部 标题（1）单位名称+时间+事由+文种

正文（2）前言+主体+结尾

前言简明扼要。主体，第一目标和任务，即做什么；第二，措施和步骤，即怎么做；第三，其他事项及应注意的问题。结尾，可提出执行的要求，也可展望计划实施前景

尾部（3）包括落款和成文日期

8.注意（1）深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、法规精神，以之作为制定计划的指导思想（2）注意从本部门实际情况出发，不脱离现实，不把任务指标订的过高或过低（3）语言简洁明了，朴实自然

六．总结 1.总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。2.总结的类型有综合性和专题性

3.年终总结属于常规性的活动。应分段写（1）回忆工作的内容（2）成果和经验（3）不足（4）用这些经验如何指导今后的工作。4.总结结构：标题+正文+尾部

标题（1）公文式标题：单位名称+时间+事由+文种

正文（2）前言+主体+结尾

前言概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩； 主体，包括成绩和经验、存在的问题和教训及今后努力的方向等；结尾总括全文，重申主旨，可以提出改进设想或展望未来

尾部（3）包括落款和成文日期

5.注意：正确的指导思想，坚持实事求是，总结出规律性的东西，分清主次，突出重点，语言简明，准确。

七．述职报告

1.述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。2.述职报告个人性、真实性、通俗性

3.结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期

标题(1)述职人+时限+文种

称谓（2）指报告的对象或呈送的部门，必须是领导机关或特定的呈送部门。

正文（3）开头+主体+结尾 开头写任职期间的基本情况；主体是履行职务的基本情况；所取得的成绩和实践经验；存在问题和努力方向；结尾一般用以上报告，请领导和同志们指正；以上就是我的述职，谢谢各位。等

4.注意事项（1）实事求是（2）突出特色（3）语言简洁

八．讲话稿

1.讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿。

2.特点：内容针对性强；语言平易通俗；交流具有互动性 3．讲话稿的分类，（1）按场合分，集会讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话等（2）按讲话者身份分：领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等（3）按讲话目的分；有鼓动性的、说服性的、祝贺性的、拼掉性的讲话等（4）按讲话内容分，有政治性的、军事的、经济的、文化的、学术的、礼节性的讲话等。4.讲话稿结构：开头+主体+结尾

开头（1）针对不同听众要有不同的称呼，开头一是吸引听众；二是要很快引入主题

主体（2）以讲话稿为核心，首先要围绕主旨，不可跑题；其次，要内容充实，例证生动；再则讲究逻辑性，层次要分明，使听众更好的领会讲话精神。5.注意事项：（1）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情

（2）讲话稿的内容要有针对性

（3）观点鲜明，主题明确

（4）语言要通俗、生动

九．市场调查报告 1.市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。

2.特点是针对性、真实性、典型性、时效性 3.市场调查报告的分类：（1）按调查范围调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告（2）按目的作用内容分，有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。

4.结构：标题+前言+正文+尾部

标题（1）单标题；正副题

前言（2）也叫引言，内容一般概述3个问题：调查的目的，调查的对象，范围，调查的经过和方法，同时也可简要概括全文主要内容和观点。

正文（3）情况部分；预测部分；建议部分

尾部（4）对前言的照应

5.注意，深入调查，充分占有材料;实事求是

十．招标书

1.招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所做的解释和说明。招标书的特点是具有明确性、竞争性、具体性和规范性。

2.招标书的类型：按性质和内容分，招标书有多种类型，如工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业竞争者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等。3.结构：标题+正文+尾部

标题（1）招标项目(单位)名称+文种

正文（2）前言+主体+结尾 前言是写明招标单位基本情况和招标的目的；主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等；结尾写明找标单位的名称、地址、电话号码和传真等

尾部（3）附件名称+落款+成文日期和附件原文

4.注意做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算、评估款项要科学合理；语言简洁、用词精确，文字、数据、图标均要求准确无误。十一.投标书

1.投标书也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。2.投标书的特点是针对性、求实性和合约性。3投标书的结构是：标题+正文+尾部 标题（1）投标项目(单位)名称+文种

正文（2）送达单位+引言+主体+结尾

送达单位顶格书写；引言说明投标的依据、目的和指导思想；主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟定标的，填写标单等；结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等。

尾部（3）附件名称、落款、成文日期和附件原文

4．明确招标要求；实事求是，不可弄虚作假；语言简洁，语气谦和。

第四篇：常用公文写作规范格式

常用公文写作规范格式

所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。

第一章 公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。包括以下几项内容：

1．文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2．根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。

3．明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4．明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1． 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2． 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改。

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1． 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2． 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3． 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4． 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5． 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

第二章 几种常用商务公文的编写规范

一、请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

（一）请示的特点

1、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。

2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

（二）请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

1、请求指示性请示。

2、请求批准性请示。

3、请求批转性请示。

（三）请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）． 标题（2号宋体，加粗，居中）。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》。

（2）． 受文领导（3号仿宋，顶格）。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

2、正文（3号仿宋，首行缩入二格），其结构一般由开头、主体、结语构成。

（1）．请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”

（2）．主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（3）．结语。另起一段，多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

3、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

（四）请示应注意的问题

1、一文一事的原则。

2、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

3、理由充分，请示事项明确。

4、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

二、报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

（一）报告的特点：

1、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

2、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

3、报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

4、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

（二）报告的种类

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

（三）报告的写法

报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法：

1、汇报性报告

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

（1）．综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

（2）．专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

2、答复性报告

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

3、呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

4、例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

报告格式：（建议报告）

（四）《报告》写作要点

1、标题（2号宋体，加粗，居中）：

制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。2． 受文领导（3号仿宋，顶格）。

3、正文（3号仿宋，首行缩入二格）：（1）事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。（2）事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

4、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。

注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

三、公告

公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。公告的写法

（一）、标题（2号宋体，加粗，居中）。

公告标题有三种：

1、完全标题，包括发文机关、事由、文种；

2、发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；

3、有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

（二）、正文（3号仿宋，首行缩入二格）：

正文一般由主旨与说明构成。

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。

（三）、落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

四、会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

（一）会议纪要的写法：

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

1、首部（2号宋体，加粗，居中）。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

2、正文（3号仿宋）。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

（1）.前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

（2）．主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

3、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

（二）会议纪要的写作格式和规范

1、会议纪要的写作格式

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：（1）工作会议纪要。（2）协商交流性会议纪要。

2、会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。（1）标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。（2）文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

（3）正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

A.在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

B.主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

3.结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

五、电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

（一）、收件单位/人

（二）、抄送单位/人

（三）、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

（四）、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

（五）、落款。署名及成文时间 递交程序以递交直属领导为宜

六、通知格式：（指示性通知）

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

（一）、标题：制发机关＋事由＋通知。

（二）、正文：

1、通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

2、通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

（三）、结尾：三种写法：

1、意尽言止，不单写结束语。

2、在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3、再次明确主题的段落描写。

七、规定格式：

《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

（一）、标题：

地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

（二）、正文：

1、正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

2、“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

3、根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。

八、字号规格 公文标题居中排一行或数行，公文标题用2号宋体。

正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印，纸边距设置为上、下2.54cm,左、右为3.17 cm。

结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“

（一）”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”；第五层“A”;第六层“a”。

如果正文的内容通过“条”的形式表述，一般下排列对应为“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超过四层，即“1.1.1.1”。

在结构层次序号中，全文的编号应该统一，编号在每行的位置应保持一致。如果为了强调小标题可使用加粗字体以达到明显的目的。

成文时间用汉字，“零”应写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整个盖住，主要是为了防止篡改公文日期。

第三章 图片示范

第五篇：公文写作格式规范

公文格式

公文格式——即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

一、标题。“关于”要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《关于延华集团董事局关于表彰1997先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。用3号仿宋体于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文要用中括号“[ ]”而不能用圆括号“（）”，另外发文应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。标题位于红色横线下方空2行排印。用2号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名 1

号外，一般不用标点符号。

二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“1．”，第四层 用“（1）”。第三层的“1．”不能写成“

1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“

一、”，第二层可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体，均用3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.七、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，主

题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发

[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公

文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”

置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用“附”,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

十五、印章。除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

十六、印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2字。

十七、公文用纸格式 采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：公文用纸上白边（天头）宽为20mm±0.5mm，下白边（地脚）宽7mm±0.5mm，左白边（订口）宽20mm±0.5mm，右白边（翻口）宽15mm±0.5mm。首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1―2个字，也可每页增加1―2行，每行增加1―2个字。公文要双面印刷。公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。