机关单位文书档案常见材料分类[全文5篇]

第一篇：机关单位文书档案常见材料分类

云龙区机关单位文书档案常见材料分类

（仅供参考）

在具体整理档案归档中，要注意“以我为主，突出重点。”也就是说我单位的材料是重要的。

文件排列顺序：一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。

一、永久

1、本机关年度工作总结。

2、本机关年度工作要点（计划）。

3、本机关年度大事记。

4、区委、区人大、区政府、区政协及区委、区政府有关部门任免本机关人员的文件。

5、本机关任免有关人员的文件。

6、本机关人员退休的文件及退休审批表、职工录用、转正、聘任、停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料。

7、本机关人员调整工资、定级等文件材料。

8、科级以下人员调入的行政介绍信。

9、区委、区人大、区政府、区政协表彰本机关和本机关先进个人的文件。

10、本机关人员受到警告（不含）以上处分的文件材料。

11、党员组织关系介绍信（调出的存根、调进的介绍信）。

12、本机关的成立、内设机构的设置、党支部成立、本 机关机构撤并、名称更改、机构改革的三定方案及人员编制文件。

13、本机关年度考核、职称评定工作的文件材料。

14、党、团、工会、妇代会换届选举中的选举结果报告及上级机关的批复等文件材料。

15、本机关人员花名册、本机关党员花名册。

16、本机关受理人民来信来访文件材料及本机关的处理结果。

17、本机关受理人民来信有市以上领导批示的材料。

18、本机关财务预算。

19、本机关领导离任审计材料。20、本机关国有固定资产。

21、本机关审批计划生育、生育二胎、领取《独生子女光荣证》审批表及材料。

22、本机关党委、行政办公会议的纪要、会议记录。

23、本机关召开年度工作会议的全套材料。

24、本机关召开党代会、工会、共青团、妇女代表大会的会议全套材料。

25、本机关与有关单位签订的20年以上的合同、协议。合同、协议虽是一年的，但牵涉金额在一万元以上的合同、协议。

26、本机关向上级机关请示拨付资金要钱的文件（金额 1万元以上），有批复或直接拨付到帐的存永久，没有落实的放10年。

27、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

28、事业单位法人报告书、年检材料。

29、刑事判决书。

30、党员年报、年度业务统计报表。

31、上级有关本机关及本辖区规划定点批复文件、规划图纸等。

二、30年

1、本机关的制度、各类活动的实施方案及办法。

2、机关联合行文本机关为协办的文件材料。

3、上级机关、领导来本机关检查工作的汇报材料。

4、本机关及人员受到区以下单位的表彰文件。

5、本机关及人员受到警告处分的。

6、本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件。

7、本机关办理人大代表议案、政协委员提案及办理报告等文件材料。

8、出国邀请函、出国审批文件、组团通知、执行日程、考察报告。

9、本机关的财务审计材料。

10、物资（办公设备及用品、机动车等）政府采购计划、合同、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。

11、本机关与有关单位签订的5—20年有效期的合同、协定、协议、议定书等文件材料。

12、本机关与上级和下级单位签订的各类责任状。

三、10年

1、上级机关属一般问题的文件。

2、同机关下发的文件需要本机关贯彻执行的。

3、本机关的半年工作总结、阶段性的工作总结。

4、本机关给上级机关的请示未批复的文件。

5、本机关及上级机关的简报、情况反映、工作信息等。

6、一般的人民来信。

7、本机关与外单位签订的5年以下的合同、协议。

8、下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。

9、本机关文件汇编。

以上内容是全区各单位常见的材料，仅供参考，如有单位遇到业务特殊的文件材料，请与档案局联系商定存放期限。

二〇一三年十一月四日

第二篇：文书档案分类与整理

本文由雪娃娃喝茶贡献

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文书档案分类与 整理

文书档案整理工作

一、定义

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序

从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。

档案整理工作的原则

已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用

保持文件之间的有机联系

是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等

区分不同价值

要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁

便于档案的保管和利用

是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便

新的整理方法——以件为管理单位

《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念

归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。

二、文件修整

一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。

三、文件装订

归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种

1、线装：缝纫机轧线

2、粘接式：包角

3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行

四、归档文件的分类

（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：

1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——机构（问题）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„

例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„

五、归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号

机构或问题

保管期限

室编件号

馆编件号

七、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面

归档文件目录

归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录

件号 责任者 文号 题 名

机构：办公室

日期 页数

备 注

档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目

归档文件目录封面

归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）

八、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面

（全宗名称）全宗名称）

档 案 盒 盒 脊

全宗号 年 度 保管期限

机构(问题 机构 问题)问题

起 止 件 号(室)室(馆)馆

盒号 备 考 表

盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。

整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月

日

九、排架

档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位

案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分

一、全宗内档案分类

（一）分类的常用方法

1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。

2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年

业务类

党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

二、立卷组合方法

立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷

1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷

2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）

3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷

5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷

6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征

三、卷内文件整理(一)检查调整组卷

1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；

2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；

3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；

4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。

(二)卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。

（三）编制卷内文件目录

顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007

（四）填写备考表

备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

（全 宗 名 称）

（类 目 名 称）

（案卷标题）案卷标题）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号

全宗号 目录号 案卷号

1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定

2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

四、类内案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。

五、编制案卷目录

包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目

六、档案上架

档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。

业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。

（全宗名称）

公积金个人住房抵抻贷款

档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限

个贷档案卷内目录 序号

文 件 题 名

职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它

件数 备注

（全宗名称）行政处罚案件档案

案件名称

处理结果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷为第 卷 件 页

归档号

全宗号

目录号

案卷号

（全宗名称）全宗名称）参保管理类

编

号

参保单位 年 度

案 卷 号 保管期限

参保管理档案卷内目录

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称

职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它

页数

备注

特种载体档案的整理

一、照片档案的整理

（一）基本概念

1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。

2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成

（三）照片档案的收集

1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；

2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；

3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；

4、本单位工作中选用的外单位的照片。

（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。

(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。

底片的整理

1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。

2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。

3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。

4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。

照片的整理

1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。

2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。

3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。

4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。

文字说明的编写

1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。

2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素

4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。

5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。

数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。

二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。

三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。

讲课到此结束 谢谢！

第三篇：文书档案分类方案

文书档案分类方案

文书档案是记载了社会发展中各种现实事物发生的整体过程，通过对历史客观记录来衡量某一时期领导人供给，同时是反应某一时期各个基层、部门建设和科技成果开发的主要措施。伴随着社会发展中，人们对文书档案认识的不断增加，文书档案分类是与档案整体工作的基本出发点和根本目的，是保持文件之间历史联系发生各种矛盾的过程中能够充分的考虑和保管，利用相应的方便来实现档案管理效率。在文书档案工作中，分类是通过将文件按照不同的形式和形成机关等因素分开，避免出现不同机关文件的混杂，造成档案管理工作的混乱。

1、分类法

就是根据形成和处理文件的，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施，其在分类的过程中需要注意一下几个方面：

一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历，其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的，这就造成档案在分类中容易混淆的问题，因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析，避免出现文档分类的混乱。

二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的或最后结案的。

三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。在文书档案的管理工作中，对分类要求日益增加。文书档案在管理中一般都是通过以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，元件与复制件为一件，转发文件与被转发文件。

四是在分类的过程中一般都是通过将一份文件结合实践特征来进行整理，这是通过成文时间、签发时间、批复时间、通过实践和公布时间等，不过在目前的分类管理中一般应用醉倒的是文件的签发时间。以文件签发时间来判定文件的所属是当前对各个单位和企业进行总结的主要方法，同时也是按照新方法取消其中内容的主要手段。

2、组织机构分类法

就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。

组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。

3、问题分类法

就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题（事由）分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。

为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。

在实际工作中，由于全宗内文书档案构成的复杂性，单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。各单位最常用的分类方法主要有：——组织机构分类法、——问题分类法、——机构——保管期限分类法、保管期限————机构分类法。

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

本单位采用的分类方法是按——机构——保管期限的复式分类法进行分类。文件材料归类分为以下几种：

一是分：将归档文件材料按形成或处理分开归类。

二是分机构：归档文件材料在分的基础上，再按其内容归入分类方案中相应“机构”类。

三是分保管期限：将归档文件材料又在分机构的基础上，再按其分类方案中所列对应的保管期限分类。

四是在相同、相同保管期限内，按“机构”归类的文件材料较少的，可按顺序进行综合归类。

文书档案分类一般是通过最低一级的档案逐步朝着高级档案进行分类，这种方法在应用的过程中是通过确定归档文件先后顺序的方式来排列。由于文书档案在分类中是一个复杂的过程，因此需要结合科学技术不断更新，确保分类归档的完整性，为档案工作的提高提供有力依据，提高文书档案管理效率和工作质量。

第四篇：机关单位档案工作汇报

档案工作总结

一年来，xx档案工作在xx档案局的指导下，以科学发展观为指导，不断深入加强档案规范建设，加大档案管理工作力度，积极有效发挥档案整体功能，较好的完成了档案工作，现将一年来xxx开展档案工作情况总结如下：

一、强化领导，精心组织

一年来，xxx高度重视机关档案管理工作，积极将机关档案管理工作摆上重要议事日程，着力做到认识到位、组织到位、措施到位，在工作中形成了“领导抓、专人管”的工作格局。今年鉴于xxx机关人事变化，xxx及时调整了以xxx同志为组长的xxxxx档案管理工作领导小组，并将档案管理工作纳入xxxx“十二五”工作规划和工作计划，做到与机关其他工作同部署、同安排、同考核。为更好的强化档案管理工作，xxx还为档案室配备了具有较强责任心的人员担任档案管理工作，在xx档案局和机关分管领导的指导下，以及xxxx各部门的协助下抓好机关档案的管理工作。同时，xxx还积极不断抓好档案知识法律法规宣传工作，进一步普及干部职工档案法律法规知识，提高广大干部职工的档案管理工作水平及工作意识。

二、健全机制，强化管理

为进一步加强xxx机关档案规范化管理工作，xxx积极

结合工作实际情况，不断健全和完善了档案管理工作规章制度，制定完善了档案工作人员岗位职责，进一步明确了档案保管、查阅、移交、销毁等各项制度，使各单位对档案材料的形成、积累、收集、整理得到了有力的提高，为xxx机关档案工作规范化管理创造了有力条件。在日常档案管理工作中，做到严格执行档案管理工作各项规章制度，认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，确保归档档案材料完整、准确，保证了xxxx档案工作的有序开展。同时，积极做好档案工作服务机关发展工作，认真遵循档案资料查（借）阅制度，主动提供档案工作服务，积极开发档案信息资源，为机关领导决策提供较好依据，为机关工作开展提供参考、借鉴、凭证依据。

三、明确任务，狠抓落实

一年来，xxx严格按照档案工作有关规定及时收集整理各类文书材料和载体的档案，所有档案的形成均按档案工作有关标准执行。积极做到归档文件材料的书写格式、有关质量符合有关规定，书写材料适于长期保存，应归档的文件材料齐全完善，组卷科学、合理、案卷质量规范。档案资料完备，所有入档材料已经整理入柜，无积存、无零散文件。档案目录编制科学规范有效，无失（泄）密事件发生。

四、存在的问题及下步打算

一年来，xxxx档案工作顺利完成了工作任务，但

还存在部分的不足，由于人员变动较大，特别是在档案法律法规教育上，还有欠缺。在今后的工作中xxxx将进一步加强档案法律法规宣传力度，着力提高干部职工档案管理工作意识，进一步促进档案管理工作科学化、规范化，以便档案工作更好的服务xxx建设。xxxxxxxxxxxxxxx 2011年xx月xx日篇二：2012年档案工作情况汇报

岳阳楼区2012档案工作情况汇报

尊敬的市局领导： 2012年，岳阳楼区档案工作在区委、区政府的正确领导和市档案局的具体指导下，全面贯彻科学发展观，以档案法律法规为切入点，围绕市档案局年初下达的工作目标任务，强化措施，狠抓落实，各项工作取得了明显成效。现将2012年工作情况汇报如下：

一、领导重视 区委、区政府领导高度重视档案工作。一是将档案工作纳入区委、区政府目标考核，进一步明确了档案工作的重要性。二是区委、区政府领导多次听取档案工作情况汇报,经常过问档案工作。档案工作经费纳入财政预算,安排档案经费共8.1万元。三是档案馆建设纳入四大家搬迁计划。四是部门单位档案工作投入增加。近两年来全区各部门、单位对档案工作十分重视。共计投入经费80多万元。全区81个机关档案室都配备了专室或专柜。21个单位配备了密集架。五是基层档案工作基础进一步夯实。全区有16个乡、街道办事处，65个区直单位，15个村，107个社区。81个机关档案室全部建档，建档率100%,122个社区（村）

全部建档，建档率100%；乡街道办事处、区直单位都成立了档案工作领导小组，15个单位有专职档案员，66个单位有兼职档案员；档案实行了集中统一管理，有省特级档案室1个，省1级档案室1个，省二级档案室3个，其中包含1个民企档案室。

二、法制宣传工作

一是制定了档案系统“六五”普法规划，并严格按照规划开展工作；二是认真组织全区81个单位300多人参加国家档案局档案法律知识竞赛活动；三是开展了《湖南省档案行政处罚自由裁量权基准》的学习活动，将《湖南省档案行政处罚自由裁量权基准》内容在档案员培训活动中进行了学习。四是在9月5日《档案法》颁布周年纪念日之际，组织相关单位进行档案法制知识宣传咨询，悬挂档案法制宣传横幅。

三、档案馆业务建设

1、加大档案征集接收力度，积极主动与各单位联系协调，收集保存10年以上各类档案2000卷。

2、抓专业档案的整理。专业档案是早期从基层接收而来，多达几百余卷。由于案卷质量较差，不符合归档标准，查阅很困难。在档案馆分管领导带头下，着手对这批档案的重新整理工作，人人动手，不怕脏，认真细致的重新装、订编排校对，使这部分档案资料得到保护。

3、抓检索工具的完善补充。继续狠抓档案馆检索工具编制工作，先后对案卷目录、全宗、文号索引等各种形式的检索工具进行了比较大的续接和完善补充，制作、完善、校验各种目录一百多卷；

4、根据市档案局目标管理要求，下发文件到各单位，按照谁行成文件谁录入的方式进行条目录入，录入条目7000多条。

5、抓现行文件服务中心工作。一方面继续做好相关文件资料收集整理工作，另一方面抓渠道建设和制度建设，力争在短期内形成主管机关档案馆之间的畅通渠道，使反馈、报送、整理及存放现行文件形成固定的制度。

6、建全规章制度，实行了岗位责任制，制订本馆档案收集范围及实施细则，并编制出应接收全宗名册;整理编排符合《规范》要求，正常接收、征集进馆的档案、资料，一年内完成整理、上架任务，杜绝散乱档案资料积存。建立起馆藏重点全宗档案机检系统;采取切实措施，加强库房管理，做到“十防”。建立并实行了经常性的库房内外温湿度记录、调控制度。在设备管理方面，安装防盗设施，添置防光窗帘、温湿度计等必要设备。

四、档案业务工作

1、抓业务指导。档案业务指导股多次深入各乡、街道办事处，区直单位，垂直管理部门及二级机构，社区（村），民企进行档案业务指导。4-6月以乡，街道办事处和社区（村）业务指导为重点，指出了机关档案室建设中存在的问题，对业务问题进行了现场辅导，在我局业务人员的具体指导下，乡街档案室建设迈上一个新的台阶，社区档案室也一并得到加强。各乡街道办事处都建立了1-2个社区档案工作样板点。7-10月份，重点对区直单位进行了业务指导，就档案员更换频繁及经费投入等问题和

单位分管领导进行了交流，提出相关意见和建议，档案工作意识进一步增强。就指导过程中发现的问题，业务指导人员进行了专门的分类和总结，并根据实际情况分别组织16个乡、街道办事处，相关区直单位档案员共计80余人进行了业务培训。由于内容针对性强，培训效果十分理想。

2、抓好重大实事、重点建设项目档案工作。按照区重大实事责任分解情况，各责任单位及时全面收集档案材料，加强部门协调与沟通，继续推行重大实事档案工作合同制管理，提高建档质量，严格验收。

3、试点社区居民家庭档案基本信息管理工作。社区是各项社会工作的落脚点。目前社区台账现状是条块分割，各自为政；有底子但不够全面，有资料但不够规范；不能及时更新、快捷利用。区史志档案局在进行调研的基础上，设制“一户一档”样本，会同吕仙亭办事处三角线社区制定工作方案，首先在老城区三角线社区试点。向区委、区政府有关领导作了专题汇报，得到领导高度重视，亦将在新城区选点。

4、抓临时工作任务完成。我局领导十分重视做好上级部门布置临时工作任务。并将此项工作纳入本局年初工作目标考核内容。①2月中旬，接到岳组发[2012]2号文件，局领导十分重视。为切实做好农村党员干部现代远程教育基础设施建设项目验收工作，我局主动与区委组织部远教办多次联系，并与远教办领导下各乡、接到办事处、村、社区进行业务指导。3月上旬，市档

案局来我区郭镇乡检查远程教育档案整理归档工作，对该项工作提出了指导性意见，并对工作给予高度评价。②今年8月接到岳档发[2012]11号文件。我局领导高度重视，两次召开党组会研究。并就如何落实好该项工作作了详细安排。工作中我局与宣传部、文明办、新闻中心、乡街道办事处、粮食局等区直相关单位进行了宣传、了解。并督促这些单位将有关雷锋式人物或集体的活动照片、文件、奖杯、奖章、简介等有关资料收集整理好。8月9日我局按照文件精神报送市档案局法制科。③10月中旬，我局接到市局通知11月份来我区水利农机局检查全国第一次水利普查档案工作。接到通知后，我局安排分管领导及时与区水利农机局分管领导联系，并派专人上门进行业务指导。使该项工作得到落实。11月27日市档案局领导来我区水利农机局检查档案工作时对该项工作提出了建设性意见。并对工作给予充分肯定。④在参加全国档案法律知识竞赛活动中，我局组织相关单位进行学习，下发试卷300余份按时进行收集、报送。近年来，我局在完成上级布置的临时工作任务、能够做到了件件有着落，事事有回音。

五、自身建设加强，机关团队面貌得到展现

作为区档案主管部门，2011年区史志档案局十分重视机关自身建设，主要从四个方面着手：

1、加强班子建设。班子成员通过相关交心通气，召开民主生活会开展批评与自我批评方式加强了团结，班子各成员按分工篇三：机关单位文书档案常见材料分类

云龙区机关单位文书档案常见材料分类

（仅供参考）

在具体整理档案归档中，要注意“以我为主，突出重点。”也就是说我单位的材料是重要的。

文件排列顺序：一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。

一、永久

1、本机关工作总结。

2、本机关工作要点（计划）。

3、本机关大事记。

4、区委、区人大、区政府、区政协及区委、区政府有关部门任免本机关人员的文件。

5、本机关任免有关人员的文件。

6、本机关人员退休的文件及退休审批表、职工录用、转正、聘任、停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料。

7、本机关人员调整工资、定级等文件材料。

8、科级以下人员调入的行政介绍信。

9、区委、区人大、区政府、区政协表彰本机关和本机关先进个人的文件。

10、本机关人员受到警告（不含）以上处分的文件材料。

11、党员组织关系介绍信（调出的存根、调进的介绍信）。

12、本机关的成立、内设机构的设置、党支部成立、本

机关机构撤并、名称更改、机构改革的三定方案及人员编制文件。

13、本机关考核、职称评定工作的文件材料。

14、党、团、工会、妇代会换届选举中的选举结果报告及上级机关的批复等文件材料。

15、本机关人员花名册、本机关党员花名册。

16、本机关受理人民来信来访文件材料及本机关的处理结果。

17、本机关受理人民来信有市以上领导批示的材料。

18、本机关财务预算。

19、本机关领导离任审计材料。20、本机关国有固定资产。

21、本机关审批计划生育、生育二胎、领取《独生子女光荣证》审批表及材料。

22、本机关党委、行政办公会议的纪要、会议记录。

23、本机关召开工作会议的全套材料。

24、本机关召开党代会、工会、共青团、妇女代表大会的会议全套材料。

25、本机关与有关单位签订的20年以上的合同、协议。合同、协议虽是一年的，但牵涉金额在一万元以上的合同、协议。

26、本机关向上级机关请示拨付资金要钱的文件（金额 1万元以上），有批复或直接拨付到帐的存永久，没有落实的放10年。

27、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

28、事业单位法人报告书、年检材料。

29、刑事判决书。

30、党员年报、业务统计报表。

31、上级有关本机关及本辖区规划定点批复文件、规划图纸等。

二、30年

1、本机关的制度、各类活动的实施方案及办法。

2、机关联合行文本机关为协办的文件材料。

3、上级机关、领导来本机关检查工作的汇报材料。

4、本机关及人员受到区以下单位的表彰文件。

5、本机关及人员受到警告处分的。

6、本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件。

7、本机关办理人大代表议案、政协委员提案及办理报告等文件材料。

8、出国邀请函、出国审批文件、组团通知、执行日程、考察报告。

9、本机关的财务审计材料。

10、物资（办公设备及用品、机动车等）政府采购计划、合同、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。

11、本机关与有关单位签订的5—20年有效期的合同、协定、协议、议定书等文件材料。

12、本机关与上级和下级单位签订的各类责任状。

三、10年

1、上级机关属一般问题的文件。

2、同机关下发的文件需要本机关贯彻执行的。

3、本机关的半年工作总结、阶段性的工作总结。

4、本机关给上级机关的请示未批复的文件。

5、本机关及上级机关的简报、情况反映、工作信息等。

6、一般的人民来信。

7、本机关与外单位签订的5年以下的合同、协议。

8、下级机关报送的和以上的计划、总结、统计材料。

9、本机关文件汇编。

以上内容是全区各单位常见的材料，仅供参考，如有单位遇到业务特殊的文件材料，请与档案局联系商定存放期限。

二〇一三年十一月四日篇四：市档案局档案工作检查汇报材料

市档案局档案工作检查汇报材料

一、执法检查工作基本情况 1．加强领导，认真准备。为了做好今年执法检查工作，档案局及时就此事向县人大、县政府有关领导作了详细汇报，成立了“长宁县档案执法检查工作领导小组”，加强对此项工作的组织领导，突出了档案局依法治档的行政管理职能。2．精心组织，科学安排。五月初，长宁县档案局发出长档〔2011〕12号文件，确定了列入本次档案执法检查的范围，明确了执法检查的内容，制定了切实可行的检查方法和步骤。3．自查和抽查相结合，突出重点，严格检查。这次检查工作分两个阶段：（1）自查阶段。各单位按照长档〔2011〕12号文件要求，根据规定的检查内容进行全面自查，自查中发现问题要及时予以整改，并以自查报告形式报我县档案执法检查领导小组。通过各单位上报的自查报告情况看，大部分单位都能做到认真对待，按要求及时开展对本单位档案管理工作检查，指出档案工作存在问题并制订整改措施，使自查工作落到实处；（2）抽查阶段：在结合前阶段各单位自查的基础上，认真确定了重点抽查单位，列入重点抽查单位的是长宁县今年列入复查的乡镇，机关部门。从抽查结果来看，大部分单位都能做到加强《档案法》的宣传、学习、教育，明确档案工作分管领导，落实档案人员，并投入一定经费用于档案工作。能结合单位自身实际建立健全各项管理制度。档案人员基本上经过专业培训，有一定的业务知识，能较好地执行档案管理各项制度。但在档案管理的“八防”

措施、特种载体档案的收集方面也存在一些问题。

二、贯彻实施《档案法》取得成效

通过今年执法检查情况可以看出，近几年我县在贯彻落实《档案法》工作上取得了一定成绩，主要体现在： 1．档案意识进一步提高，档案法制建设得到加强，没有发现违反《档案法》事件。《档案法》的宣传、贯彻、实施力度在加大，并运用《档案法》这个法律武器去开展档案工作，做好档案资料的收集、整理归档、管理和开发利用工作。开始重视专业、科技、声像、照片等不同类型、不同载体的档案材料收集、整理，尽量做到档案集中统一管理，逐步走上依法治档的发展轨道。

2．领导重视，组织健全，档案员认真履行职责。

各乡镇、机关单位都明确了档案工作分管领导，有的还是单位一把手分管，落实专门档案人员。一些单位还建立了档案工作管理网络，完善了档案管理机制。大部分领导能做到对本单位档案工作理解、关心、支持，不少单位还制定落实了档案工作岗位目标责任制，强化对档案工作的管理，并对有成绩、有贡献的档案员进行表彰。我县绝大多数单位的档案员均属兼职，有的是文书或收发，有的是微机管理人员，集数职于一身，工作繁忙，待遇低微，但他们都热爱本职工作，为我县的机关档案工作打下扎实基础。这次检查中，大部分乡镇、部门在接到执法检查通知后，都能抱着认真负责的态度，按照《档案法》的要求，切实开展档案执法自查工作。认真检查本单位的档案工作现状、业务建设、安全保护、开发利用等方面存在的问题，提出整改意

见，及时上报自查材料。被重点抽查的单位都能做到积极准备，认真配合检查组的检查，认真汇报本单位档案自查情况，并对检查组提出的意见、问题，虚心接受，积极整改，使整个执法检查工作顺利完成。

3．开展机关档案工作目标管理活动已初见成效。

随着我县机关档案工作目标管理活动的深入开展，机关档案工作已开始走向规范化、科学化、现代化管理的发展轨道。至目前全县98个机关单位档案工作达省级标准，使机关档案工作的管理体制得到加强，硬件设施得到更大投入，档案管理更安全、规范，档案资源进一步得到开发利用，档案工作开始由传统管理模式向现代化管理方向发展，档案工作层次得到提升，越来越发挥出档案为社会发展、经济建设提供服务的作用。

三、存在主要问题

1．档案员队伍不稳定，业务素质难以提高。

在一些部门和乡镇机关，档案工作岗位是一个不起眼，不被重视的岗位，存在“错位”现象。档案员往往是身兼数职，公务缠身，有的单位甚至安排工勤人员兼做。而且随着机关单位岗位责任制推行实施，一些单位工作岗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成档案工作岗位人员变动频繁，有的人是刚刚经过培训、学习对档案工作已有点入门，就被换岗位了，业务水平难以提高。

2．档案经费投入不足，档案管理“八防”要求 难以达到。

除了已通过目标管理考评的单位外，部分乡镇、机关部门在档案工作上经费投入与经济发展、办公条件改善相比显得严重不足。有的机关单位连独立档案库房也难以落实，档案的装具有的还是六、七十年代的木箱，没有配置一定的保护安全设施，档案管理的“八防”要求难以达到。3．文件材料归档不齐全、完整，利用服务工作相对滞后。

一些单位平时只注意对红头文件的收集、整理，而忽略了帐外文件的收集归档；只注意文书档案资料管理，而忽略了业务、科技档案资料收集整理；主要注意对纸质档案材料的收集归档，不注意对特种载体档案资料的收集。造成基层档案室室藏内容单

一、门类缺乏、信息含量少，检索工具单一，再加上一些单位不注意档案资源开发、编研，在档案利用上往往处在表面应付，不能提供深层次的服务。

四、整改措施 1．继续加大《档案法》宣传、贯彻力度，强化执法监督职能。我们要有重点、定期地开展多种形式的《档案法》宣传活动。一方面，要利用广播电视、报纸等新闻媒介，通过举办学习班和竞赛等方式来大张旗鼓地宣传《档案法》，增强全社会档案意识。同时，加强《档案法》执法检查力度，严厉查处档案违法事件，促进档案工作步上依法治档轨道。另一方面，要立足档案资源多方位的开发利用，拓宽服务渠道，提高服务质量，提升服务层次和领域，多编写、出版一些能给社会和个人带来经济效益的编研资料，扩大影响力，提高档案工作的社会地位。

2．加强档案员队伍建设，提高业务素质。争取各级各部门领导的重视，进一步支持、关心档案工作，提高

档案员的地位、待遇，调动档案员积极性，安心本职工作。档案行政管理部门及时了解档案员变动情况，抓好短期培训，发挥机关档案工作协作组作用，互相学习、交流，提高业务水平。定期开展检查考核工作，评比先进，交流经验，增强工作责任心。3．以开展目标管理活动为抓手，加强业务指导。把目标管理作为一个行之有效的手段来用，加快机关档案工作建设步伐，对档案目标管理工作要选择重点，以点带面，逐个突破。对已上等级的单位要采用年检认证等方法加以巩固，防止档案工作松懈。没开展的单位要努力争取，加强业务指导，创造条件上等级。争取在十二五期间使机关档案工作上一个新台阶，使档案工作适应社会经济发展的要求。篇五：2012年上半年档案工作情况汇报 2012年上半年档案工作情况汇报

今年以来，在城区党委、政府的正确领导下，我局（馆）坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，在“解放思想、赶超跨越”大讨论和“创建先锋示范城”活动中，紧紧围绕城区中心工作大局，积极开展档案宣传教育和行政监督活动，狠抓档案基础业务建设，积极开展档案信息资源，基本实现了“时间过半任务过半”的工作目标，促进了城区档案事业进一步发展。现将半年来工作情况总结如下：

一、主要做法及成绩

（一）积极开展档案宣传培训工作。1月份，我局邀请南宁市消安防火咨询服务中心教官到城区举办了以“全民关注消防，生命安全至上，保护档案安全”为主题的专兼职档案员消防安全培训班，城区有关单位35名专兼职档案员参加了培训； 3月份，城区召开镇（街道）级档案工作业务研讨会。各镇（街道）分管领导及专兼职档案员和城区档案局全体干部职工共20参加研讨会。城区党委常委、党办主任马家训出席会议并作重要讲话； 4至6月期间，分别到五个镇培训5期次档案业务培训班，共117名镇、村（社区）和镇直站所专兼职档案员接受了培训。

（二）加强档案行政监督与指导。我局对城区各有关单位2011 档案工作绩效进行了考评，发文对全城区2011年档案工作绩效考评结果进行了通报；印发了关于要求做好城区直各单位2011档案材料收集、整理、移交工作的通知，以及2012年档案工作要点的通知等，使各有关单位按照通知要求及时开展档案工作。同时，我局业务员多次深入各单位和镇街道开展督促检查和业务指导，做到早布置、早安排、早督促、早检查，有效地促进了依法治档、依法建档。

（三）做好档案接收工作。已完成城区政协、机关工委、档案局、五象新区指挥部、采购中心等25个城区直单位2011年档案共235卷5262件的接收；完成接收城区2012婚姻档案93卷3419件。

（四）抓好档案信息化建设。为实现城区信息化建设和档案事业跨越式发展，进一步提高全城区档案工作的现代化水平，充分发挥馆藏档案信息资源服务社会的作用，年初，我局积极向城区党委申请，把总投资为10万元的南宁市良庆区档案馆信息化平台建设项目列入城区2012-2013科技项目，目前，项目已经城区党委同意且经费已落实，各项工作已准备就绪，将于7月开始正式实施。同时，加强南宁档案信息网良庆区档案局子网站建设，及时更新网站各栏目内容，上传本城区档案工作信息动态。6月底前共更新工作信息动态36条。

（五）抓好档案馆项目建设，谋划城区档案事业赶超发展。在城区党委、政府的正确领导和自治区档案、南宁市档案局高度重视下，我局将档案馆建设项目列入当前工作的重大任务来抓紧抓好，与有关部门密切沟通和联系，团结协作，紧跟项目进展情况，采取积极有效措施，推进项目建设前期的各项工作的开展。截止今年6月底，城区档案馆项目已通过立项，项目用地已落实，可研和环评已获得批复，取得了规划选址意见书、用地预审，6月10日已把申请明年国家投资资金材料上报南宁市发改委和自治区档案局，现在正开展方案设计和初步设计。

（六）抓好档案室定升级工作。指导良庆镇政府、大沙田街道、公安分局综合档案室开展档案室定升级工作，目前各项申报准备工作正在有条不紊地进行。

（七）积极做好档案提供利用服务。至6月底，我馆共无偿为各机关、企事业、社会团体及人民群众提供热情、周到、优质的档案利用服务265人次316件次，提供档案复制服务1728页，为我城区各单位正常开展有关工作提供良好的保障，为维护国家、单位和个人的合法权益等方面做出了应有的贡献，深受各单位和人民群众的好评。

二、存在主要问题

（一）人员少任务重，影响了档案工作进度。我局现有干部职工五人，但由于我局有两名干部抽调到城区五象新区建设指挥部工作，在家开展本单位工作的仅有三人，面对大量的业务和日常工作显得人员过少，工作进度受到影响。

（二）档案馆室办公场地紧缺，一些业务工作暂时无法开展。如计划上半年开展的档案馆纸质档案全文扫描工作及对原大沙田经济开发区管委会积存档案进行抢救性整理工作因无场地而暂时无法开展。

（三）依法治档意识淡薄。有些单位档案法意识淡薄，对档案工作不及时安排人员进行收集、整理，工作进展迟缓。

三、下半年工作目标、措施

（一）2012年工作目标。

1、做好档案接收进馆工作。指导城区直属各单位完成2011（各镇2007）档案材料收集、整理、移交进馆。

2、加强民生档案工作。重点指导有关部门对劳动合同、医疗保险、社会保障、婚姻教育、水利普查、征地拆迁等民生档案资料进行

规范收集整理。

3、抓好农业农村档案工作。做好林改档案的数字化指导和接收进馆工作；全面推行“村档镇管”；积极指导新型经济组织做好建档工作；继续完善村干部（社区工作者）建档工作；做好全国第一次水利普查档案收集、整理、归档的监督指导工作；指导各镇（街道）按时完成2011档案的整理归档工作；开展农村档案信息资源共享工作。

4、巩固社区档案工作。监督指导完成2011档案的整理工作，完成10个家庭建档任务。

5、强化机关、团体、企事业单位档案工作。开展机关档案工作检查，指导完成2011各门类档案的整理归档工作及三个档案室完成定升级工作。

6、抓好重点建设项目、重大活动档案工作。做好重点建设项目档案登记和指导工作，加强跟踪服务和监督检查。

7、深化档案资源开发利用。广泛开发档案信息资源，积极提供档案利用服务工作。

第五篇：机关单位档案管理制度[范文模版]

机关单位档案管理制度

为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定机关单位档案管理制度。

机关单位档案管理制度

第一章 档案人员岗位职责

第二条 档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

第三条 严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。

第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。

第五条 维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。

第六条 机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

第二章 档案归档制度

第七条 凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的.文件材料，均属归档范围。

第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。

第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。

第十条 会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。

第三章 档案保管制度

第十一条 档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。

第十二条 要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14—240c之间，湿度保持在50—65%之间。

第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。

第十四条 综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。

第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

第四章 档案保密制度

第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。

第十七条 查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。

第十八条 档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。

第十九条 外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。

第二十条 机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。

第五章 档案利用制度

第二十一条 利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好，如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效，第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。

第二十三条 档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。

第二十四条 任何人不得把档案占为已有。

第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。

第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果。

第六章 档案安全制度

第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。

第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。

第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。

第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。

第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。

第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。

第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度

第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。

第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。

第三十五条 在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。

第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。

第三十七条 销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。

第三十八条 凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。

第八章 会计档案管理办法

第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。

第四十条 会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。

第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。

第四十二条 会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。

第四十三条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。

第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。

第四十六条 会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。

第四十七条 在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。