档案人员岗位培训基础知识

第一篇：档案人员岗位培训基础知识

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档案人员岗位培训基础知识

档案人员岗位培训基础知识；第一章档案与档案工作概述；第一节档案概要；

一、档案的概念；

（一）档案的概念；《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“；

二、档案的特点；

（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录；

（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物；

（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样；

三、档案的种类；在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分

档案人员岗位培训基础知识 第一章 档案与档案工作概述 第一节 档案概要

一、档案的概念

（一）档案的概念

《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。

二、档案的特点

（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。

（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。

（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。

三、档案的种类

在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。

(一)文书档案

文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。

(二)科技档案

科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。它是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。

(三)专门档案

专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。

四、档案的基本作用 档案是机关文件查考的依据、生产建设的丰富资料、科学研究的基础和条件、政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材。档案的基本作用可概括为两个基本方面，凭证作用和参考作用。

1．档案是历史的真凭实证

档案之所以具有凭证作用，是由它的形成规律及自身特点决定的。首先，从其产生过程看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证性。其次，从档案本身的物质形态看，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲

笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信。还有些文件材料，如合同、契约等，制发的目的就是备忘，其凭证作用更明显。

2．档案是第一手的参考材料

可供人们学习、参考的材料是很多的，如档案、图书和报刊资料等，但档案这种前人知识的载体，更直接、更原始地记录了前人的经验、教训，因而是第一手的参考材料。

第二节 档案工作概要

一、档案事业的构成(一)机关档案室工作

1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。它深刻地阐明了机关档案室工作的性质和地位。

(二)档案馆工作

1983年4月26日国家档案局颁发的《档案馆工作通则》指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。”档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。2000年召开的全国档案馆工作会议进一步要求：“把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。”2009年召开的全国档案馆工作会议又提出 ：“努力把各级国家档案馆建设成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。”

我国档案馆主要分两大类，即综合性档案馆和专门性档案馆。1.综合性档案馆

我国设置的中央级综合性档案馆包括：中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。北京市所设置的综合性档案馆包括北京市档案馆和东城区、西城区等18个区县档案馆。

2．专门性档案馆

我国专门性的、部门性的档案馆，包括中央一级和地方一级。它们分别收藏某一方面的、某一专业的、某种载体形式的档案和相关资料。目前我国已建立的专门性或部门性档案馆有：中国照片档案馆、测绘档案馆和气象档案馆等。城市建设档案馆是比较重要的地方专门性档案馆，它是专门收藏城建档案及有关资料的科技文化事业单位。

(三)档案行政管理工作

档案行政管理工作是以国家各项建设事业的长远和现实需要为目标，以档案法律法规为准则，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。全国档案行政管理工作的最高机关是国家档案局。北京市档案局为市政府负责本市档案工作的主管部门，履行全市档案事业行政管理职能。具有执法主体资格，在履行全市档案行政执法职能的过程中，接受市人民代表大会常务委员会的法律监督，接受市政府法制部门的业务指导。

(四)档案教育工作

档案教育工作是社会教育机构和档案部门对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培养的过程和活动。我国的档案教育工作较为发达，主要分院校教育和在职教育两个方面。

(五)档案科学研究工作

依靠科研教育振兴档案事业是发展档案事业的基本战略之一，档案科学研究工作受到高度重视。档案科学研究工作包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作等。

(六)档案宣传工作

档案宣传工作是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓动和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。

(七)档案外事交往工作

与国际档案界的交往与合作，是国家档案事务中的重要部分，是发展我国档案事业的外部条件。新中国成立后，特别是改革开放以来，我国档案界的国际交往与合作日趋活跃。北京市档案界也广泛地参与到这项工作中来，走出去，请进来，学习和借鉴外国管理与开发档案的先进经验，宣传和展示北京与整个国家改革开放所取得的巨大成就。

二、档案业务工作的内容

按照我国档案界的习惯，档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面，简称“六个环节”。

(一)档案收集工作

档案的前身——文件，是由机关内各组织机构和个人分散形成的，而机关和社会利用档案，则要求一定的集中，为了更广泛地发挥档案的作用，就需挑选文件集中保存，这便是档案的收集工作。机关文件归档和各单位档案向档案馆移交都属于档案收集工作。

(二)档案整理工作

收集起来的档案来源广泛，数量很大，内容复杂，有的还可能是零散文件。为了改变这种相对零乱的状况，便于保管和利用，就必须对档案进行分门别类，使之有规可循，这便是档案的整理工作。

(三)档案鉴定工作

随着时间的推移和社会实践的发展，档案数量日益增多，而有些档案则逐渐失去了保存价值。为了减轻库房负担，降低档案管理成本，方便有价值档案的管理和检索，就需要对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精，这便是档案的鉴定工作。文件归档环节中的确定保管期限也属档案鉴定工作范畴。

(四)档案保管工作

由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。为了尽可能地延长档案的寿命，就需要对其采取保护措施，进行妥善管理，这便是档案的保管工作。

(五)档案统计工作

档案数量多，成分复杂，为了科学地进行收集、整理、鉴定、保管和有效地提供利用，档案管理部门和档案行政管理部门都要掌握档案和档案工作的基本情况，这就要对有关状况进行数据的登记、统计和分析研究，这便是档案的统计工作。

(六)档案利用工作

党和国家以及社会机构、组织、单位建立档案工作的最终目的是发挥档案的作用。为此，档案室、档案馆除大量的基础工作外，还要通过各种方式和手段提供利用档案和有关资料。直接满足社会各方面档案利用者需求的工作，便是档案的利用工作。

三、档案工作性质

（一）档案工作是一项管理性的工作

国务院早在1956年《关于加强国家档案工作的决定》中就规定：“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关和科学研究工作的利用。”因此，所谓档案工作，确切地说就是档案管理工作。

（二）档案工作是一项服务性的工作

档案工作对于其他工作来说，属于服务性工作。通过管理和提供档案资料为各项工作服务，则是档案工作区别于其他服务性工作的特点之一。服务性是档案工作的重要属性之一，是档案工作赖以生存和发展的主要因素。

（三）档案工作是一项政治性的工作

因为档案工作为一定的政治服务，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，所以说档案工作是一项政治性的工作。

（四）档案工作是一项科学性的工作

档案工作是科学研究的先决条件之一，无论是自然科学研究，还是社会科学研究，都必须掌握丰富的第一手材料，档案部门收藏的各种档案原始、系统地记录了人类同社会、同大自然抗争的知识经验，能最大限度地

满足科学工作者的需要。档案工作本身也具有学术性。

（五）档案工作是一项文化性的工作

档案室和档案馆保存的档案都是国家珍贵的历史文化财富，是人类文明进步的阶梯。

四、档案工作的基本原则

（一）档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则 1．国家全部档案由各级档案机构分别集中保存

各机关内党、政、工、团等组织和机构的档案，均由机关档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存；各机关档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管；一切档案非依规定和批准手续，不得转移、分散或销毁。

2．全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导

所谓统一，就是在全国范围内实行统一的业务指导、监督和检查。具体说，就是全国档案工作事务由国家档案局掌管。所谓分级负责，就是地方各级档案行政管理机关，按照全国统一的规定和要求，结合本地区的具体情况，在本地区党委的领导、人民代表大会常务委员会和政府的监督下，制定规划，健全制度，具体指导、监督和检查本地区的档案工作。所谓分专业负责，就是中央和地方专业主管机关档案部门，按照全国档案工作的统一规定，在国家和地方档案行政机关的指导下，根据本专业、本系统的特点，负责本系统包括下属单位档案工作的管理。

3．实行党、政档案统一管理

党、政档案统一管理，是我国档案工作的特点之一。一个机关内共产党、行政、工会和共青团等组织的档案统一集中在一个机构保管；需要长远保存的党、政档案，统一集中于各级档案馆。

（二）维护档案的完整与安全，是档案管理的基本要求

维护档案完整，一方面，从数量上要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺短少；另一方面，从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆砌。

维护档案安全，一方面，从物质上要保证档案不遭受人为和自然的损坏，尽量延长其寿命；另一方面，要保证档案政治上的安全，即档案不丢失、不被盗、不泄密。

（三）便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的

便于社会各方面的利用，是整个档案工作的出发点和最终目的。一切档案机构的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展，都要服从、服务于这个总目标。因此，便于社会各方面的利用，是检验档案工作的主要标准。

五、档案工作的几个专门术语(一)国家档案全宗 国家档案全宗又称国家全部档案。指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。如图所示：

中华人民共和国成立以后档案 国家档案全宗 革命历史档案 旧政权档案

中华人民共和国成立后的档案，是指1949年10月1日以后，在我国形成的全部归国家所有的档案；革命历史档案，是指1949年10月1日之前，由中国共产党所领导的军队、政权、企事业单位、社团等组织及个人形成的全部归国家所有的档案；旧政权档案，是指1949年10月1日之前，除了革命历史档案之外的全部归国家所有的档案。建立国家档案全宗概念的实质是强调国家要对归国家所有的全部档案进行宏观管理和控制。

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第二篇：档案岗位培训

《档案法规知识基础》考试范围

一、单选题(每题2分，20题，共40分)

1、档案行政复议机关在5日内，应对复议申请人依法作出受理、不受理、告知等审查处理决定。（195）

2、某公民将自己的珍贵日记捐赠给档案馆后不久病故，档案馆决定将日记向社会公布，档案馆的行为违反了 《中华人民共和国著作权法》。（62）

3、《档案法实施办法》规定，县级立档单位应自档案形成之日起满 10年即向 县级国家档案馆移交。（261）

4、档案行政执法检查是档案行政管理部门实施的一种 具体的执法活动。（152）

5、《江苏省档案管理条例》于1998年8月28日经省九届人大常委会

2、我国当前档案法规体系是由档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和档案行政规章所构成。

3、档案行政执法的特点在于它具有 行政性、强制性、职权性、程序性。

4、档案行政规章的特点表现在制定机关的特定性、依据的法定性、效力的强制性、内容的专指性。（137）

5、档案行政执法监督的体系主要是 国家权力机关的监督、司法监督、社会监督。

6、下列违反《档案法》，可以实施行政处罚的：

（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的。企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

7、档案违法行为的构成要素包括

档案违法客观方面档案违法客体、档案违法主观方面、档案违法主体。

8、档案法律关系包括 档案行政法律关系、档案民事法律关系、档案刑事法律关系。（55）

9、档案违法行为的种类

《中华人民共和国档案法》第二十四条

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作

人员归档的；

（二）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；

（三）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（四）不按照国家规定开放档案的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（六）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。：

10、属于集体所有、个人所有以及其他不属于围家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存或出卖。

11、档案行政法规制定的原则： 遵守法制统一的原则、贯彻和体现党的路线方针和政策原则、从国情出发，实事求原则、依靠群众，发扬民主原则、维护档案法规的系统性、稳定性和连续性原则。（23）

12、档案行政执法的基本原则 合法性原则、合理性原则、越权无效性原则、执法公开原则、一事不再罚原则、独立行使档案行政执法职能原则。

13、档案行政执法程序： 告知身份、立案、调查取证、作出决定、告知、送达、执行、结案

三、判断题(每题1分，15题，共15分)

1、档案法规的效力是指档案法规对公民、法人、或其他组织的强制力和约束力。(√)

2、档案工作实行统一领导、集中（改为分级）管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。(×)（74）

3、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。(√)（77）

4、携运禁止出境的档案或其复制件在出境时被查获，由档案行政管理部门（改为海关）予以没收，还可并处罚款。(×)（257）

5、档案行政法律关系的内容可以由双方当事人相互约定。(×)（57）

6、涉及国家机密和特殊利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。（可以延长到档案形成 之日起满50年，甚至更长一些时间再向社会开放）(√)（134）

7、根据《中华人民共和国档案法实施办法》第六条第四款的规定，将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的，人民政府、档案行政管理部门或者本单位应给予奖励。(√)（259）

8、档案行政管理部门是档案行政法律关系必须的当事人。(√)

9、各级国家档案馆馆藏的一级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。(×)（第十九规定：各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。）（262）

10、档案行政复议实行二级（改为一级。如不服，也不得再向有关档案行政复议机关再次申请复议，只能向人民法院提起行政诉讼）复议制度。(×)（185）

11、我国对抽象档案行政行为监督的要点着重于它的合法性、现实性、协调性、合理性和严肃性五个方面。(√)（205）

12、档案行政执法监督行为属于内部的行政行为，被监督者如果对监督行为不服，（可以依法申诉，但依据我国《行政诉讼法》和《行政复议法》，不得提起行政诉讼或者申请行政复议。）可以提起行政诉讼或者申请行政复议。(×)（200）

13、档案行政管理部门制定的规范性文件报本级人民政府及上一级档案行政管理部门备案审查。(140)

14、不按规定归档或者不按期移交档案的，由县级以上档案管理部门、有关主管部门责令其改正；逾期不改的，对单位直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处罚（改为分）。(×)（273）

15、档案行政规章是指由有制定权的人民政府（改为国家机关）根据法律、法规，依照一定的法定程序，制定的并以国家强制力保证实施的关于档案和档案工作的行政规范性文件。(×)（135）

16、档案行政法规的效力所及的范围不仅包含我国的公民，而且包括在我国境内的外国公民

和无国籍人。（√）（P101）

第三篇：在全市档案人员岗位培训班上的讲话

在全市档案人员岗位培训班上的讲话

同志们：

今天，我们在这里举办档案人员岗位培训班，这对于进一步提高我市档案干部队伍的专业素质和业务技能，加强全市档案管理工作，更好地服务幸福河源的建设，具有十分重要的意义。市政府对这期培训班高度重视，要求市档案局要全力以赴配合省档案局办好这期培训班。省档案局在筹备、指导、管理及师资调配等方面给予了大力支持和帮助。市档案局对这期培训班也作了充分准备和精心安排。在此，我代表市政府对省档案局的大力支持和市档案局的精心组织表示衷心的感谢！向市直单位和各县区参加培训的学员致以亲切的问候！

近几年来，全市广大档案工作者紧紧围绕市委、市政府的中心工作，以对党对人民高度负责的态度，以维护党和国家历史真实面貌为己任，默默无闻，勤奋工作，努力为各级领导服务，努力为部门工作服务，努力为广大人民群众服务。档案工作为全市经济社会发展做出了积极的贡献。

下面，就如何做好档案工作讲三点意见：

一、认清形势，提高认识，进一步增强做好档案工作的责任感和使命感

档案是历史的真实记录，是党和国家重要的宝贵财富，是反映人类社会发展历史最为真实、最具权威性的史料。档案是人们认识和把握客观规律的重要依据，是人类进步和文明发展的缩影,黄金有价，档案无价。档案工作是党和政府工作的重要组成部分，是为全局服务的基础性工作，在改革开放和经济发展中具有不可替代的作用。党中央、国务院历来十分重视档案工作。胡锦涛总书记指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展不可缺少的方面。”我们一定要站在全局的高度，充分认识做好档案工作的重要意义，进一步增强新时期做好档案工作的责任感和使命感，肩负起“记录历史，传承文明，服务社会，造福人民”的重任。

认真做好档案工作，研究利用好档案，可以更好地为后人了解历史提供依据；可以更好地以史为鉴、鉴往知来，为党政领导科学决策提供参考；可以更好地围绕中心、服务大局，为推进跨越发展提供帮助。随着改革开放的深入和经济社会的发展，档案工作越来越多地渗透到社会生活的各个方面。当前，我市正处在全面建设小康社会和建设幸福河源的关键时期，加快实现经济、文化和生态“三大崛起”，大批“四新”产业和交通基础等事关河源长远发展的重大项目正在加快推进。新的形势，新的任务，既为档案事业发展提供了广阔空间和有利条件，也对档案工作提出了新的更高的要求。因此，各地各部门以及广大档案工作者，都要进一步强化机遇意识和责任意识，要充分地认识到加强档案工作的重 要性和紧迫性，切实增强做好档案工作的责任感和使命感，更加自觉地把档案工作融入到加快河源崛起的伟大实践中，更好地服务于河源经济社会的科学发展。

二、围绕中心，创新举措，努力提升档案服务能力 围绕中心、服务大局是档案工作的永恒主题，也是新时期档案工作的根本任务。各地各部门特别是档案部门要把满足各方面日益增长的档案服务需求作为档案工作的出发点，不断改进服务方式，创新服务手段，提高服务能力，努力实现档案服务效益的最大化。

（一）抓档案收集，在丰富档案资源上要有新进展。档案材料是一个地方各个历史发展时期的记录，含有大量的政务信息和历史文化信息，具有很高的参考利用价值。档案部门要根据经济社会发展对档案工作日益增长的需求，开辟新的档案资源采集渠道，千方百计丰富档案资源。各地各部门要认真管理反映本部门本单位历史真实面貌的档案，认真做好文件材料的收集、整理和归档工作，依法向档案馆移交档案。一要收集重大项目档案。档案部门要围绕市委、市政府中心工作，切实做好重要会议、重大活动、先进典型、重点项目建设等方面的档案收集整理工作。特别是近年市委、市政府围绕城市建设，推出了一批涉及民生工程、基础设施、工业经济、社会事业等重大项目，在项目建设过程中会形成大量的档案资料，档案部门和广大档案工作者要把这些重要的资料收集好、整理好，努力提供有价值的档案服务。二要收集文化资源档案。我市文化底蕴深厚，文化资源丰富，不 但有历史文化实物，还有非物质文化遗产和民间民俗文化等。要围绕抢救保护国家重大文化资源，建立健全非物质文化遗产档案，积极开展具有地方特色的历史文化档案征集和历史文化研究工作，为文化保护、开发和传承提供有力保障。三要收集珍贵档案资料。市、县档案馆要重点征集社会珍贵档案、地方特色档案和为我市经济社会发展做出重大贡献的名人名家档案，不断丰富馆藏内容，建立门类齐全、结构合理、内容丰富，能够充分体现和反映全市各个时期发展变化的档案资源体系。

（二）抓档案利用，在服务中心工作上要有新成效。要充分发挥档案信息资源优势，继续为党政机关和社会公众提供优质高效的档案利用和现行文件查询服务，促进政务公开、依法行政，促进社会和谐。一要围绕改善民生抓好档案利用。推进以改善民生为重点的社会建设，赋予了档案工作新的内容。要坚持民生问题覆盖到哪里，档案服务工作就延伸到哪里。要积极推进民生档案全覆盖，深入开展社会保障、劳动就业、教育医疗、新型农村社会养老保险等与民生密切相关领域的档案服务工作。二要围绕政务公开抓好档案利用。要不断拓宽已公开现行文件利用工作的深度和广度，方便普通百姓查阅，帮助人民群众更好地了解党和政府的各项方针政策，最大限度地满足人民群众对相关信息的需求，保障广大人民群众的知情权。三要围绕以档育人抓好档案利用。去年，市、县档案馆建立了爱国主义教育基地，发挥了以档育人的重要作用，取得了良好的社会效果。今年，要继 续深入抓好教育基地的建设，为更好地开展爱国主义教育和大学生实践活动提供理想的服务场所，真正做到“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。

（三）抓基础建设，在提升服务能力上要有新突破。档案基础设施建设是做好档案工作的保障，也是充分发挥档案部门职能的前提和基础。各地各部门要下大力气加强档案基础建设，夯实档案事业发展的基础。一要提高硬件水平。近几年，我市档案基础设施建设不断加强，绝大部分单位及乡镇均建立了综合档案室，配备了专用的档案箱柜。但与经济社会发展水平相比，一些单位和乡镇的硬件设施水平还达不到要求。二要提高业务水平。目前，全市已通过档案目标管理等级认定的单位共计 440家，其中：机关档案工作达省特级单位43家，省一级单位148家，省二级单位241家；科技事业单位达国家二级单位5家，企业单位达国家二级单位3家。全市农村、社区档案室的建档率均达到100%。今年，市、县档案局要加强监督指导，积极宣传贯彻国家档案局8号令，认真组织我市《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》的宣传贯彻工作，进一步规范机关档案资源的管理。三要提高信息化水平。我们要继续加快档案信息化建设步伐，加强馆藏档案数据库建设工作，进一步提高档案信息化水平。

三、加强领导，落实责任，推动全市档案工作再上新台阶

各单位、各部门要高度重视，积极支持，切实关心档案工作，进一步加强对档案工作的领导，完善档案管理机制，增大档案经费投入，改善档案保护保管条件，确保档案工作的正常开展。档案工作是一门业务性很强的工作，我们的档案工作人员也要以认真负责的态度，勤学苦练，融会贯通，真正成为行家里手，才能干好这项工作，从档案的收集、整理、利用各个环节都要严格按照规范标准来完成。同时，我们档案工作者还要富于进取和创新的精神，以新方式、新技术、新效率，积极为领导决策服务，为人民群众服务，为全市经济社会发展服务。

档案工作任务艰巨，责任重大，使命光荣。希望大家以这次培训为契机，认真学习，勤奋工作，提升能力，不断进取，为全市档案工作再上新台阶而努力奋斗。

祝各位学员学习进步，学有所成。祝这期培训班取得圆满成功。

第四篇：档案基础知识

学生档案管理知识宣传

发布时间：2012-03-30 浏览次数：

一、什么是学生档案？

学生档案是学校在学生管理活动中形成的，它记述和反映个人经历、思想品德、专业能力、学习和工作状况以及所受奖励、处罚等方面的原始记录。

二、什么是毕业生的人事档案？

毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后的档案。

三、学生档案内有哪些材料？

主要包括两部分材料：（1）高中档案材料：高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、高考志愿表等；（2）大学档案材料：毕业生登记表、学籍表、入党(团)材料，加入民主党派材料、在校期间奖励、表彰及惩处决定、新生入学体检表和毕业生体检表、社会实践和实习鉴定材料及其他有关须装档的材料等。

四、学生档案有什么作用？

学生档案，对于个人来说，无论是就业、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整，还是入党（团）以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等，都将以档案材料的审核为重要依据。

五、毕业生如何对待自己的档案？

（1）高度重视，了解相关的档案知识。

（2）毕业时，抓紧办理就业报到证，将档案放在就业单位档案管理部门，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。

六、为什么建议未就业的学生毕业时将档案放在人才交流中心托管？

根据国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。为此，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再由人才交流机构托管了。在这两年里，学校只是保存档案，不会添加这两年你工作的档案记录，如你的转正定级、职称评定等。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以

报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报到日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存档案只是“存放”档案，起不到其他作用。

七、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务？

（一）负责人事档案关系接受、调出相关手续；

（二）办理毕业生的转正定级；

（三）档案工资的晋级；

（四）职称晋升申报；

（五）办理落户手续；

（六）出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等；

（七）代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

八、为什么我们建议学生不要将档案留存学校？

尽管国家规定毕业生毕业后暂时找不到工作，其档案可免费由学校保管两年，但是如果我们认真考虑，并不合算：（1）不能计算工龄；（2）不经济。放在学校，看似免费，可当你需要档案时，来回交通、食宿费用，比你放在就近的人才交流中心托管花费要多得多。

九、学生档案是如何转递的？

学生档案是国家规定的机密文件，主要通过机要通信渠道邮寄、学校派专人送达、用人单位凭有关证明材料派专人领取等方式进行转接，不允许由邮局普通、挂号邮寄、特快专递等方式转递，更不允许个人自带和请人代领。

十、机要转递的时间

通过机要形式转递档案一般需要5-15天左右，因此毕业生到用人单位报到一个月以后，应主动查询档案是否寄到该单位。

十一、毕业生如何追踪自己的档案？

毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函（原件）显示单位（加盖公章）即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序，一般情况下不会遗失。毕业生到用人单位报到后，要及时到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达（档案保存在人才交流中心等机构或派至生源地教育局、人事局的可

到相关教育、人事部门查询）。

十二、未收到档案怎么办？

若用人单位或人才交流中心未收到毕业生档案，毕业生可凭单位人事部门书面证明到学校查询，或由接收单位人事部门向学校查询；学生本人查询时要回所在学校的档案管理部门填写《查询单》（查询时限一般为一年,超过一年市机要局不再办理档案查询业务）进行查询。

十三、机要查询反馈的时间？

市机要局查询反馈的回执单一般需2周左右（回执单上会写明XX号机要件由XX单位XX人签收）才能返回学校，学生可到档案馆学生档案室领取《回执单》。

十四、什么是报到证？有什么作用？

《报到证》由原来《派遣证》转化而来，全称为《全国普通高等学校毕业生就业报到证》（简称“报到证”）。其作用是

1、毕业生到就业单位报到的凭证和依据。

2、毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。

3、调档凭证。毕业生到就业单位报到时，须持《报到证》（蓝页）。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续，就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续，就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。

4、对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续。

5、毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证。

6、毕业生就业的证明。

7、干部身份证明。

十五、毕业生怎样调转档案？

毕业生必须凭报到证或调档函办理调档手续方可调档。

1、凭报到证调档：报到证左上角地址即为发档地址；

（1）、考取国家公务员调档：凭录用文件复印件办理报到证，然后再调档；

（2）、“大学生村官”、“招教”、“选调生”等情况调档：凭调档函或凭就业协议书办理报到证，然后调档；

2、凭调档函调档：调档函（原件）显示单位（加盖公章）即为发档地址；

主要是考取研究生调档：

（1）往届生：凭调档函和空白就业协议书（一式三份）调档，如已签约的还需用人单位出具同意报考的书面证明或解聘函；

（2）应届生：

A、提前调档凭调档函直接调档（档案寄往考取学校所在的院系）；

B、正式调档凭录取通知书复印件和空白协议书（一式三份）调档，如已签约的还需用人单位出具同意报考的书面证明或解聘函（档案寄往考生考取学校的研究生招生办）；

3、请在报到证白页（蓝页自留）“备注”栏或调档函空白处注明专业、学号、联系方式和档案寄往的城市。

4、请将调档凭证投入档案馆报到证投放箱内，档案馆于每周二、四集中办理调档。

十六、毕业生档案有关材料遗失后怎样补办？

1、本人提交书面申请；

2、出示《毕业证书》原件及工作单位介绍信；

3、到学生处领取《高等学校毕业生登记表》并办理相关手续；

4、到毕业时所在学院办理有关材料；

5、到档案馆复印录取花名册和学籍材料并加盖公章；

以上手续办理完毕后，由档案馆将档案密封后按规定转递到毕业生档案接收单位。

十七、毕业生怎样办理报到证?

毕业生应到校就业指导服务中心办理或咨询（平原楼一楼104管理服务科 电话：3329382）。

第五篇：城建档案岗位培训试题

城建档案岗位培训试题(收集和整理两章)

一、填空题1、2、城建档案收集是接收和征集具有（保存）和(利用)价值的城建档案，集中保存在城建档案馆(室)的一项工作。城建档案收集是城建档案工作的(基础)。

城建档案收集是贯彻城建档案工作基本原则的(重要手段)。

城建档案收集有利于维护(国家机密)。

城建档案馆的编目工作城建档案整理的最后一道(工序)。

城建档案整理工作有利于维护和反映城市建设的(历史面貌)。

城建档案整理工作有利于加强城建档案的(科学管理)。

城建档案整理工作是城建档案提供利用的(基础和前提)。

城建档案整理必须遵循其(自然形成)规律的原则。3、4、5、6、7、8、9、10、城建档案整理便于(保管、保密)和(提供利用)的原则。

二、选择题

(一)单选题

1、城建档案的分类原则之一是(A)。A、以城建档案的内容为基础，正确选用分类标准。B、按照载体不同分类。

2、城建档案的分类原则之一是(A)。A、城建档案分类要符合城

建档案形成单位及专业专业活动的性质和特点。B、分为市政工程和建筑安装工程。

3、城建档案的分类原则之一是(B)。A、分类方法可以反复运用。

B、分类类目体系设置与排列具有逻辑性。

4、城建档案案卷封面移交单位，交城建档案馆(室)填写为(B)。

A、施工单位。B、建设单位。C监理单位。

5、城建档案卷内目录的责任者应是(B)。A、城建档案员个人。

B、该项文件形成的主要责任单位。

6、城建档案案卷封面编制日期是指(B)。A、城建档案装订整理的曰期。B、卷内城建文件形成的起止日期。

7、城建档案卷内目录的序号每卷应(B)。A、连续编号，例如第一卷1—12编序号，则第二卷应从13开始编序号。B、从1开始编序号。

8、城建档案卷内目录的起止页号应是(A)。每卷应独立从”1”开

始编号。B、卷与卷之间应连续编写张页号。

9、城建档案卷内目录的编制日期是指(B)。A、城建档案装订整

理的曰期。B、该项城建文件形成的起止日期。

10、城建档案卷内备考表的立卷人和审核人是指(B)。A、城建档

案装订整理的档案员。B、城建档案员和该工程技术负责人。

(二)多选题

1、工程档案分类的方法有(A、B、C、D、E)等。A、按程序和

阶段分类，B、按专业分类C、按载体分类D、按时间分类E、按责任者分类。

2、组成城建档案保管单位的要求有(A、B、D)。A、必须是一

组有内在联系的文件材料所组成，B、不同保存价值和密级的各种城建文件材料，要在保持其固有内在联系的前提下，适当地分别组成的保管单位，C、照片单独组卷，D、保管单位内的城建文件材料有一定相对数量界限。

3、为了便于查阅利用和保管存放，每卷厚度为(B、D、E)。A、光盘播放时间不超过30分钟，B、图纸卷不超过30mm，C、照片不超过40mm、D、文字材料立卷净厚度不宜超过20mm，E、文字和照片材料必须装订。

4、城建档案的案卷编目包括的内容有(B、C、D、E)。A、竣工

图的拆叠，B、卷内文件编写张页号，C、案卷封面的编制，D、卷内目录的编制，E、卷内备考表的编制。

5、工程档案案卷题名应包括的内容有(A、B、C、D、E)。A、建设项目名称(包括工程地址)，B、单位工程名称，C、专业名称，D、程序(阶段)，E、文件内容特征揭示，F、时间。

6、城建档案馆收集工作的方法和手段有(A、B、C、D)。A、按

有关章制度进行收集，B、采用社会征集的形式进行收集，C、通过协商办法进行收集，D、建立健全城建档案的补报制度，E、基层档案室收集工作，F、城建档案馆收集工作。

7、城建档案文件排列方法有(ABC)。A、来文在前，复文在后。

B、主件在前，附件在后。C、正本在前，原稿在后。D、图纸在前，文字有后。

8、城建档案装订要求有(A、C、D)。A、要整齐、美观、牢固、便于保管和利用，B、所有图纸必须装订，C、交城建档案馆(室)的必须使用重庆市城建档案馆监制的规格统一的档案盒夹。D、小于A4的应用A4复印纸裱糊。

9、卷内备考表主要标明(A、B、C)。A、案卷内文件材料的总页数，B、各类文件材料负页数，C、立卷单位对案卷完整、准确情况的审核说明，D、档案是否经过专项验收。

10、城建档案案卷封面的责任者是指(A、D)。A文件材料形

成单位或主要责任者，B，只能填写一个责任者，C、只能填写施工单位、D、一般工程照片的责任者应填写单位，而不是摄影者个人。

三、判断题

1、工程档案中，照片卷内目录的责任者应填写摄影人(错)。

2、案卷封面、卷内目录、备考表不编页号(对)。

3、两面书写的城建文件材料，只在正面编页号，背面不编写页号(错)。

4、城建档案张页号位置是正面右上角，反面左上角(错)。

5、城建档案案卷封面的责任者全部填写施工单位(错)。

6、城建档案在装订前应剔除金属物(对)。

7、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后(对)。

8、工程档案的所有文件均应由施工单位编制整理(错)。

9、单位工程竣工技术目录可以代替城建档案的卷内目录(错)。

10、案卷题名字数应不超过50个字符(对)。

四、案例题

某工程是一大型市政工程，工程内容包括有特大桥粱一座，立交桥二个，道路3km多，人行天桥四处，各种地下管网6o km多，建设单位是某投资公司，工程实行施工阶段监理制，工期三年，施工单位共有五个。试论如何做好该工程档案的收集归档工作。