浅谈行政公文
“公文〞是法定的机关和组织处理公务事件的文书.行政公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具〞。
一、行政公文的种类
１．从文件的来源分可分为：外来公文〔收文〕、自制公文〔发文〕和内部公文。
２．按其行文方向可将之分为：上行文，即下级机关向所属上级机关报送的公文，如请示、报告等；下行文，即上级机关向所属下级机关的行文，如命令、批复等；平行文，即平级机关或不相隶属机关之间的行文，如议案、函等。
３．按其时限要求可分为：特急公文、急办公文、常规公文。
４．按秘密程度和阅读范围可分为：绝密级、机密级、秘密级、内部级、公开级。
二、行政公文的格式
行政公文格式是指公文的规格、样式，即公文的外部结构形态。
公文格式是区别公文与一般文章的标志，是公文权威性和约束力在形式上的具体表现，是提高公文处理质量与办文效率的保证。公文的结构划分为眉首、主体、版记三局部；置于公文首页红色反线以上的要素统称眉首；置于红色反线〔不含〕以下至主题词〔不含〕之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
〔一〕、眉首局部
1．公文份数序号
指将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号，由2位或6位阿拉伯数字组成，如“000023”。在行政公文中，大局部公文无需编排这种号码，只有密级较高的或需要如数回收的公文才编排份数序号.如需标识，标注在公文首页左上角第一行。
2．秘密等级和保密期限
有些公文是保密的，指在一定期限内对其阅读的范围有严格限制。分绝密、机密、秘密三级。标注在公文首页右上角第一行。如需同时标注秘密等级和保密期限，顶格标识在公文首页右上角第一行，两者用“★〞隔开。
3．紧急程度
指对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急〞、“急件〞。标注在公文首页右上角，密级下方。
4．发文机关标识
指文件所属机关的种类名称，又称版头。它由发文机关全称或标准化简称后加“文件〞组成，如“××省教育委员会文件〞。它处于公文首页上方的中心位置，字体大而醒目、整齐、庄重，并套红印制。
5．发文字号
由发文机关代字、年份和序号组成，置于发文机关标识下方反线之上居中的位置。其根本格式为“××发〔20××〕×号〞。其中年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不编虚位〔即1不编为01〕；不加“第〞字。如“西师发〔2003〕13号〞。
6．签发人
是最后签署意见对草拟公文表示认可，准予印发的领导人。不少机关单位的公文需标识签发人姓名，平行对称排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字格，“签发人〞标识和签发人的姓名居右空1字格。
〔二〕、主体局部
1．标题
由发文机关名称、事由、文种三项组成，称为标题三要素。有时发文机关名称可以省略，大局部公文其标题的事由和文种不省略，个别文种如“公告〞、“通告〞等有时也省略事由，但文种一般不能省略。
2．主送机关
是公文的行文对象和主要受理机关。主送机关应标注于标题之下、正文之上的左边，顶格书写，后加冒号。上行公文一般只有一个主送机关；用确称。下行公文除批复之外，一般不止一个主送机关，所以多用泛称，如某市教委发文时就以“各县〔区〕教育局，各中等专业学校，各直属单位〞泛称。
3．正文
正文是公文要陈述的根本内容，是公文信息的主要载体。其作用在于阐述公文内容，表达发文意图，使受文者对公文所表述的信息获得具体、明确的认识。正文可以分为开头、主体、结尾三个局部。
4．附件
附件是公文正件〔主体〕的附属材料，是对正件起补充说明、印证参考等辅助作用的书面材料或其他资料。附件不能夹在正件之中，而是附在主件之后，其名称〔标题〕及件数标注在正文下，成文时间上的左侧，且每一附件的名称独占一行。
5．成文时间
成文时间是公文的生效时间，一般以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间必须用将年、月、日标全，“零〞写为“O〞，标注在正文或附件标识之后偏右处。
6．印章
公文除会议纪要外，应加盖印章。加盖印章是公文生效、取信的凭证。机关公章要端正、清晰地盖在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开并居中排列，两个印章均压成文时间，主办机关印章在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，要注意留出空行，且将成文时间标注在最后一排印章之下偏右的位置上。
7．附注
指公文需要说明的其他事项。例如：“请示〞应当在附注处注明联系人的姓名与
；密级下行文需要在附注处注明发放范围等。附注加圆括号标识在成文时间下一行。
〔三〕、版记局部
1．主题词
主题词是反映公文主题概念的词汇。标注主题词，是文档管理自动化的需要。
主题词一般由3—5个词或词组构成。这些词或词组，多数为名词性的，有时也有动词性的。主题词应力求简明准确地反映公文的范围、事由和文种。主题词标识在抄送机关上一行，先顶格书写“主题词〞三字，后加冒号，再写出从公文内容中概括出的几个词或词组，词或词组之间空出一字格。
2．抄送机关
指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关的位置在主题词的左下方。
3．印发机关和印发时间
用以注明具体负责印制公文的机关和公文印制时间。这两项在文件末页最下端对称排列。
版记局部应置于公文最后一页，版记的最后一个项要置于最后一行，各项之间要用反线隔开。
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