采购控制程序

医疗投资有限公司

文件编号

XXX-QP7.4-2016

版本号

B/0

文件名称

采购控制程序

页

数

1目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物品符合规定和使用要求。

2范围

适用于对采购物品及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和管理。

3权责

3.1

采购部负责组织首营企业和首营产品的审核工作。

3.2

采购部门负责编制《供应商名录》，跟踪供方质量反馈信息及供方评价；

3.3

采购部门负责编制常规物资的采购计划；

3.4

总经理负责批准特殊采购产品合同以及特殊采购。

程序要求

4.1 采购分类

采购部门根据公司业务运作特性将采购分为A、B、C三类，A类采购：为本公司医疗器械及医疗器械耗材的采购。

B类采购：为办公设备及其他辅助办公设施、设备、软件的采购。

C类采购：为本司办公耗材及其他零星采购。

4.2采购流程

4.2.1

A类采购，需销售部编制年度《销售计划》，经总经理批准后，提前报告给采购部门，采购部门接到《销售计划》后编制《年度采购计划》按规定的周期进行采购。

4.2.2

B、C类采购，需请购部门填写《采购计划》经部门主管审核，批准后，提前提报行政部，行政部接到《采购计划》按规定的周期进行采购。

4.2 对供方的控制

4.2.1由采购部负责对供方的日常供货及服务活动进行记录并控制，同时制订采购产品清单。

4.2.2 对供方的评价

4.2.2.1首营企业和首营产品的的审核评价；

对于首营企业和产品，由采购部组织相关部门是首营企业和首营产品进行审核，审核范围包括：

a)

首营企业的资质；收集企业的合法资质，加盖供货企业印章的《营业执照》、《医疗器械经营许可证》、《产品注册证》的复印件以及销售人员授权书。并审核资质是否与经营产品相符。

b)

产品的检验合格证明文件，包括：说明书、合格证。

c)

首营企业需提供《供方质量保证调查表》，必要时由采购部组织质量部、销售部以及其他相关部门，对供方现场进行审计。

d)

对以上资料审核通过后，经总经理批准由采购部将其添加到《合格供应商名录》中作为合格供应商管理。

4.2.2.2供应商年度评审：

采购部每年对合格供应商进行年度评审，评审的依据按供应商《供应商审核制度》执行，并将评审结果填写到《供方年度评审表》

。主要评价供应商以下几方面：

a)

到货产品及时率；

b)

到货产品合格率；

c)

产品采购价格优势；

d)

供应商差错率；

e)

供应商年度业绩；

f)

供应商服务是否到位；

根据以上几点，采购部对合格供应商进行年度评审。对评审合格的，继续保留合格供方资格，对于评审不合格的，发出通知并要求供应商整改。对于不能达到整改要求的供方取消合格供方资质。

4.2.3供方供货质量问题的处理

供方产品如出现质量问题，采购部门应向供方发出《品质异常处理单》，质量部跟踪验证改善效果，如两次发出《品质异常处理单》而质量没有明显改进的，应取消其供货资格

4.2.4采购计划

采购部门编制《采购订单》，部门主管审核，总经理或授权人批准后实施采购计划；对于需临时采购的，申请部门说明临时采购的原因，经总经理或授权人批准后实施采购。

4.2.4.1采购实施

a)采购部门依据经过审批的《采购计划》，按照采购物品的技术标准在《供应商名录》中选择供方并进行采购，经审批后的《采购计划》除价格删除外，保留所有信息并提供一份给仓储，仓储在物品进货入厂过程中按照《采购计划》内容核对相关信息，包含供应商、品名规格及数量。如有疑问及时反馈并追踪处理结果；

b)第一次向合格供方采购重要物品，应签订《采购合同》，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等，《采购合同》由总经理（或授权人）签订，采购人员与供方以各种形式实施采购，如合同、协议、电话定货发票等；

c)

采购部门根据需要将相应的技术标准作为合同附件提供给供方；

d)

采购前，采购部门应核实提供给供方的技术标准是否有效，《采购订单》由采购部门经理确认后实施采购。

4.2.4.2采购文件

本公司的采购文件包括《采购计划》、、《采购合同》及附件等，它们应包括拟采购产品的如下信息：

a)对产品的质量要求；

b)对产品的验收要求；

c)其他要求如价格、数量、交付等。

适当时还包括：

a)对供方的产品、程序、过程人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对设备及人员要求、委托检测的服务要求等；

b)适用的质量管理体系要求。

4.2.4.3公司采购文件由实施部门收集、整理后定期交行政部统一存储保管。采购文件生效前，应由实施部门负责人对其内容是否适当和全面进行审批。

4.2.4.4采购验证

对采购的产品可以有如下几种验证方法：

a)由质量部或其它相关部门进行验证；

采购物品进厂后，由仓储填写入库单据，通知质量部检验人员或使用部门进行验证，检验员或使用部门参照《产品验收规范》进行验证，并填写《医疗器械验收记录》。验收合格的物品，检验员或使用部门在入库单上签字确认，不合格物品开立《品质异常处理单》通知相关部门并追踪处理结果。

注：使用部门申请且不是本公司销售产品无需填写《医疗器械验收记录》需在《出库单》及《设施设备验收单》上签字确认即可；

b)

由顾客在收货时实施验证；

c)

由本公司在供方现场实施验证；

d)

由顾客在供方现场实施验证

e)

由供应商直接发往公司申请部门人员的工作场所（例如展会其他形式的工作场所）由一般情况下，本公司采取a)、b)两种类验证方法，如果出现后几种情况，采购部门应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

4.2.4.5验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。

4.2.4.6顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客退货的可能。

4.3  公司经营用辅助物品供方的控制

公司经营用辅助物资供方包括：办公用品、设备、通讯工具、交通工具等。对该类物资的采购，由采购部门依据相关物资的资料或标准，实施采购，不再进行供方评价，只进行进货验证。

对为本公司提供服务的供方，如检测、物流机构等，应选择有相应资格证明或为国家认可的授权部门，本公司不再进行供方评价。

5相关文件

5.1《采购入库及销售出库管理制度》

Ryzur-WI-PD01-2016

5.2《供货者资格审核的规定》

Ryzur-WI-PD02-2016

6相关记录

6.1

《供应商名录》

Ryzur-QR-QP7.4-01

6.2

《采购订单》

Ryzur-QR-QP7.4-02

6.3

《物资采购计划》

Ryzur-QR-QP7.4-03

6.4

《年度采购计划》

Ryzur-QR-QP7.4-04

6.5

《供方评审记录》

Ryzur-QR-QP7.4-05

6.6

《供方年度评审表》

Ryzur-QR-QP7.4-06