2012年采购控制程序

第一篇：2012年采购控制程序

采购控制程序

编号：MZ/QSP10 1 目的

对采购过程进行控制，保证采购的产品符合本公司的质量要求。2 适用范围

对供方进行选择、评价和控制；对生产所需物料采购、外协加工及供方提供服务的控制。3 职责

3.1采购部负责原材料、外购配套件、标准件、等生产性消耗材料的采购；

3.2采购部负责组织有关部门对供方进行评价和选择，建立供方名录，并对供方的供货业绩进行评估；

3.3采购部负责编制和提供采购文件与资料； 3.4质检部负责采购产品的检验和验证；

3.5材料责任人对毛坯、锻件、钢材等采购材料实施监控，并对其负责； 3.6技术部负责外协件图纸的提供。4 程序

4.1采购物资分类

根据物资对最终产品性能的影响程度，将采购物资分成三大类：

4.1.1重要物资（A类）：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致客户投诉的物资； 4.1.2一般物资（B类）：不影响使用性能或即使稍有影响但可采取措施予以弥补的物资； 4.1.3辅助物资（C类）：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资；

4.1.4采购部编制《采购物资分类表》，经部门经理审核，管理者代表批准后发布实施。4.2供方的评审

4.2.1采购部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《供方供货质量能力调查表》，经总经理批准后再进行评审选择。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方； 4.2.2对提供重要物资的供方，需进行实地考察，由技术部、质检部等相关人员协助进行，并将评审结果填写在《供方实地评价表》。对第一次供货的重要物资的供方，需进行样品验证和小批试用合格，并将试验结果填入《供方评定记录表》；

4.2.3对提供一般物资的供方，需实施样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评审意见，经总经理批准后，列入《合格供方名录》； 4.2.4对于批量供应的辅助物资，质检部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格后由总经理批准，即可列入《合格供方清单》。对零星采购的辅助物资，其进货检验记录作为对此供方的评价；

4.2.5对外协加工的供方的控制，也应执行上述条款规定，按重要物资评定；

4.2.6对获得API证书的提供A类物资的供方，公司保存其有效证书复印件，可免去实地

考察；对获得ISO9001证书提供B类物资的供方，可免去实地考察 4.3供方的控制

采购部根据采购产品的复杂性和技术要求以及采购产品的符合性、质量、采购总成本、交货期等因素，定期对供方的业绩进行评估，并做好《供方评定记录》，与供方建立密切的工作关系，及时掌握合格供方名单，实施动态控制。4.3.1 A类采购产品的控制

a.质检部组织有关部门对供方的质量保证能力进行确认，并定期或不定期的到实地进行监督、检查；

b.技术部组织对供方进行管理和技术方面的协助，使其提高质量水平，满足规定要求；

c.实施进货检验和试验；

d.记录并评价供货业绩。4.3.2 B类采购产品的控制

a.实施进货检验和试验； b.记录并评价供货业绩。4.3.3 C类采购产品的控制

随货进厂必须有产品合格证明及外观完好。4.3.4 API 产品的评价方法：

a、对生产设备的评价； b、采购控制；

c、进货检验的控制（API 产品的原材料进货控制）；

d、技术文件和设计开发的控制，设计开发应符合相应API规范要求产品的质量要求；

e、人员培训控制；

f、检验、试验能力的要求（化学成分分析、机械性能等）；

g、特殊过程的控制（热处理、无损检测、焊接的工艺控制、设备、人员资格、量具、记录）；

h、出厂提供的检验报告。4.4采购计划与实施

4.4.1.采购部采购活动，依据生产车间的月度经营《生产计划》以及《采购计划》和生产技术部提供的产品零件《外购标准件》明细表，来确定采购产品的类型、范围、数量，结合库存情况填写《采购申请单》，其技术资料由生产技术部提供； 4.4.2采购员填写《采购申请单》，采购部负责人审批后报总经理批准，方能与合格供方签订采购合同或采购产品，合同的签订报总经理审批经后方可执行；

4.4.3对于新产品以及技术含量较高的采购品，还应请技术部协同并签订技术协议书方可采购。4.5采购信息 4.5.1采购文件

4.5.1.1应包括拟采购产品的信息：

a.对产品的质量要求（可直接引用各类标准、技术文件）； b.对产品的验收要求；

c.其他要求，如价格、数量、交付等。

4.5.1.2适当时还应包括：

a.对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求； b.适当的质量体系要求。4.6采购产品的质量控制

4.6.1采购产品进厂必须有产品合格证和材质证明书； 4.6.2采购员必须填写《采购订单》；

4.6.3由采购部对采购产品按相关的采购规范执行；

4.6.4供方产品进公司后，质检部进货检验员填写《供方供货质量记录》，供方产品出现严重质量问题，质检部向其发出《供方纠正措施单》，要求其分析原因，采取改善措施，如果两次发出措施单，质量仍无明显，应取消其合格供方资格。4.7采购产品的验证

4.7.1对未经验证的采购产品，只能暂入库代为保管，一律不得办理入库手续； 4.7.2进厂的采购产品，必须按《过程和产品的监视和测量控制程序》进行验证； 4.7.3本公司在供方货源处的验证：

a.当本公司质量保证要求中明确提出在供方对所采购产品进行联合检验（验证时），技术部对验证的安排以及产品放行的方式作出具体规定并形成文件；

b.技术部在采购合同中，应对监督验证的程序和实施办法作出具体规定。4.7.4顾客对供方产品的验证

a.当合同规定时，顾客在供方货源处和本公司对供方的产品是否符合规定要求进行验证，技术部将具体安排实施；

b.顾客的验证不能替代本公司采购产品的控制能力，本公司仍按有关程序的要求进行验证活动；

c.顾客的验证只是一种质量监督的措施，不是质量责任。如果顾客在供方验证时，并未发现该采购产品有质量问题，但是本公司把该产品装在最终产品中，顾客在验收时发现了质量问题，仍有权拒收。

4.8 API产品原材料的采购，除满足上述条款外，还要满足下列各项要求：

ａ、必须签订采购技术协议，将所采购的符合API规范要求的产品的技术参数和检验试验要求详细列入技术协议当中；

b、要求供方每次供货都提供产品检验报告，发现供方提供的产品不合格时，要求供方及时整改，并填写《供方纠正措施单》，整改验证有效后方可继续供货。4.9采购部保存合格供方的评价记录 4.10 外协加工和外协检验控制：

对加工方和检验方的评定执行4.2条款，由技术部与加工方、检验方签订委托加工协议和委托检验协议 5 相关文件

5.1 《过程和产品的监视和测量控制程序》

MZ/QSP11 6.记录

6.1 《采购订单》 6.2 《采购计划》 6.3 《采购申请单》

6.4 《采购物资分类表》

6.5 《供方纠正措施要求》

6.6 《供方实地评价表》

6.7 《供方供货质量记录》 6.8 《供方评定记录表》 6.9 《供方供货能力调查表》

6.10 《合格供方名录》

第二篇：采购控制程序

颁布部门：质量部 生效日期：2013/6/1 版本：A-1

采购控制程序

HX-SOP-003

1、目的

建立和查审采购单提供系统和指导方法，监督采购、并明确责任。

2、范围

适用于全部采购过程的控制

3、职责和权力

1）负责对厂内生产原材料、设备设施等进行采购；

2）负责建立供应商管理档案，合格供方名录要及时准确更新； 3）负责对采购不合格品处理；

4）确保原材料和辅料的在库数量，满足生产的需要，因原材料无库存停产为零 5）确保设备备品、配件齐全，满足生产的需要，因设备常规配件停产为零 7）库房管理员负责对进货原材料进行品名、规格、外观、数量等的验收并入库

4、程序 4.1流程图

采购计划：

1）采购负责人根据销售情况和库房需求以《采购申请单》的形式提出申请，部门经理通知部门主要负责人对《采购申请单》进行评审，并出具《采购评审单》。评审通过上报总经理批准后由采购员实施采购。

2）采购人员根据《采购申请单》，对市场供应商制定《合格供应商列表》，制定依据于《供应商审核指南》、《医疗器械生产企业供应商审核指南》。

3）根据《合格供应商列表》进行筛选供应商，筛选结果上报部门经理，批准后进行采购。4）采购人员电话通知供应商确定订购单，然后发给对面书面订购单，最后双方经行确认，并签订《订单合同》。

• 应和主要原料供应商签订质量协议，明确双方所承担的责任，同时合同中应包括采购物品的各项要求。

• 若产品需求，可以将采购的技术要求作为合同附件提供给对方，应在合同中明确。

采购信息： 1）《采购清单》由采购部在收到采购申请后进行编制。

2）采购清单明确并完全确定订购产品和订单要求，可适用的情况包括：

• 准确的标识，包括名称，部件编号，类型，类别，样式，等级等；

• 产品的相关标准，包括验收准则，格、图纸和其他类似的技术数据标题和版本； • 交付要求，包括要求的交货日期。

3）如需求，采购单可规定质量要求包括证明所提供的产品合格性的质量记录，以及质量管理体系的要求。质量记录同购买的产品一起提供对于确定接受检查的数量是关键的。如适合，要求提供以下类型的质量记录：

• 供应商的质量管理体系的第二或第三方评估记录或注册证书;• 产品检验和测试的记录和证明文件（如适合，在有资格的实验室进行）

4）如适合，采购单还明确对于产品的规格，程序，过程，设备, 或人员对使用所采购的服务产品的要求。这通常包括提交产品样本，指南，程序，设备规格，过程性能和过程能力研云南昊戌生物科技有限公司1-2

颁布部门：质量部 生效日期：2013/6/1 版本：A-1

采购控制程序

HX-SOP-003 究，人员资格简历，质检报告的要求等。

特殊要求的审查：

1）在发放之前，采购单由采购主管或授权的批准者审查。根据我们的规格而设计和或者制造的复杂的或关键的产品, 其采购单由研发主管和/或质量保证部审查并批准。

2）审查的目的是为了验证：

• 在合格供应商列表上的供应商状态是合格或临时的;• 产品标识详细和完整;• 所有描述产品的技术文件，如标准，规格、图纸等等能明显鉴别, 版本正确，并按次序附上；

• 如有需要，质量记录，如测试/检查证书，统计，质量管理体系认证，质量保证等，在采购订单中明确提出;• 如适合，采购但还明确对于产品的规格，程序，过程，设备, 或人员对使用所采购的服务产品的要求

3）当采购单的审查令人满意时，采购主管或授权批准者如研发主管和/或质保部经理在采购单上签署日期和名字以批准发放。采购订单的发放建立其审查和批准的毋庸置疑的记录。采购品的检验和存放：

1）采购科应当对采购物品进行相应的验证和检验，依据《原材料及成品的入库验证指南》。2）采购科通知质量部进行检验，按照《产品检测指南》执行。

• 如检测合格则库房管理员负责对进货原材料进行品名、规格、外观、数量等的验收并入库，办理入库手续，按照

•如检验不合格则按《不合格产品操作指南》执行。

3）若有特殊原料则按照《特殊物料管理指南》执行，其他物料则按照《仓库与运输管理指南》执行。

5、文件

《供应商审核指南》、《医疗器械生产企业供应商审核指南》 《原材料及成品的入库验证指南》 《不合格产品操作指南》 《特殊物料管理指南》 《仓库与运输管理指南》 《产品检测指南》

6、记录

《采购申请单》 《采购审核单》 《合格供应商列表》 《采购合同》 《采购清单》

云南昊戌生物科技有限公司2-2

第三篇：采购控制程序

采购控制程序

1、目的

确保公司采购产品的符合性。

2、范围

适用于向公司提供原材料的供方。

A类产品：提供原材料可能造成产品致命缺陷的供方； B类产品：提供原材料可能造成产品一般缺陷的供方；

3、职责

本程序归口业务部，品管部、生产部配合执行。3．1业务部职责

3．1．1负责收集供方资料及原材料样品； 3．1．2负责组织对供方进行评定； 3．1．3负责编制合格供方名单； 3．1．4负责拟制采购计划； 3．2品管部职责

3．2．1按标准对原材料进行检验，并出具《检验报告》； 3．2．2参与对供方的评定；

4、工作程序

4．1采购部要根据生产的需求，及时、保质、保量地进行物料的采购，同编制出月、年采购计划，作到按计划进行采购；

4．2采购部组织生、品管对新的供应商进行评审，并收供方的相关资料，然后确定其为合格供方； 4．3采购部要编制合格供方名单，并于每年12月对所有合格供方进行评审，重新编制合格供方名单，总经理批准后发放到相关部门； 4．4 A类供方有一次不合格，暂取消其合格供方的资格，并要求其出书面的整改措施，同时采购部重新组织相关部门对其进行评审通过后，再将其定为临时合格供方，连续供货三批货物并无质量问题后，再将其列为合格供方；

4．5 B类供方有三次不合格，暂取消其合格供方的资格，并要求其出书面的整改措施，同时采购部重新组织相关部门对其进行评审通过后，再将其定为临时合格供方，连续供货三批货物并无质量问题后，再将其列为合格供方；

4．6原材料入厂，由采购部通知品管部，品管部依据原材料标准对入厂原材料进行检验，品管部要出具检验报告，原材料合格才准入库，不合格退还供应商，品管部作检验状态标识，易于识别。相关记录： 《合格供方名单》 《供方供货业绩统计表》 《采购计划》 《供方调查表》 《原材料检验报告》

第四篇：采购控制程序

采购控制程序

1、目的

为保证采购工作质量，明确各部门职责，使采购工作规范化，特制定此程序。

2、适用范围

本规定适用于公司所有部门的物资和服务采购过程。

3、相关定义

3.1采购计划：根据各部门的需求制定采购要求，包括物料采购和服务采购。

3.2原辅材料：在生产过程中直接或间接体现在最终产品上的物料。3.3包材：包装材料。

3.4生鲜物料：保鲜时间短，需要零星现场购买的物料，主要包括：水果、鲜奶、酸奶等。

3.5办公劳保物品：公司办公文具、后勤保障物资、员工制服、劳动安全保护物资等。

3.6计划内采购申请：各部门按照月度，生产部门按照月、周、日固定采购周期根据预估而提前计划的采购申请。

3.7计划外采购申请：未进行提前预估或无法提前预估，而因需求紧急，需要限期内完成采购的申请，属于紧急采购情况。

3.8评审组：从被评审的供应商及产品的技术方面考量而选择的相关联部门组成的评审团队。

3.9供应商选择：由评审得出的结果为依据对供应商进行的选择。

/ 17 3.10供应商评审：由评审组对供应商提供的样品质量和相关证书等信息进行比较、评判、打分的过程，以确保为公司提供合格的产品。评审内容包括：供应商经营状况业绩、样品质量程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、诚信程度、交货期、售后服务情况、资质认证程度、价格等。

3.11合同签订：合同是供方与被供方，经过双方谈判协商同意而签订的“供需关系”的文件，具备法律约束力，双方都应遵守和履行。3.12技术部门：提供专业性技术支持、指导的部门，例如网络部对于IT设备、品控部对于计量仪器。

3.13供应商资质：供应商生产能力、设备完备性，资质证书完善性，合作意向，检验检疫齐全性，是认证体系要求等能力。例如食品安全QS认证、电子设备的3C认证等。

3.14 A类供应商：提供直接用于食品生产的原材料、食品添加剂、包装等能直接影响产品质量的供应商。

3.15 B类供应商：提供包括仪器校准、维修、保养、检验、物流运输、外部文件更新及检验、法律服务、技术支持、人事托管、咨询、设计、活动组织、场地租赁、房屋中介等外部服务及零星采购的非直接用于食品生产的物品供应商。

3.16专项要求：为了某一特定目的来提出、约束的控制要求，例如电子产品的3C认证。

3.17供应商再评审：为了评价供应商在合作期内经营状况业绩、产品质量保证程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、可 2 / 17 靠可信程度、交货期、售后服务情况、相关证件完备性、价格等信息而由评审组进行比较、评判、打分的过程，通常为每进行一次已有合格供应商的再评审工作。

4、职责

4.1采购部

4.1.1采购部负责收集汇总各部门提交的物资采购和服务采购申请。

4.1.2库房负责核实库存量来计算公司总的实际采购量。4.1.3采购部负责制作月度《采购计划汇签申请表》。

4.1.4采购部负责收集、调研、汇总市场信息、供应商信息或各个部门将供应商信息提供给采购部，由采购部统一汇总，形成评审文件。

4.1.5采购部负责根据评审结果确定合格供应商名单。

4.1.6采购部负责草拟合同并整理合同所需的相关资料，比如供应商营业执照，税务登记证，付款信息，专项要求，组织机构代码证，整理之后附在一起交给公司法务审核。

4.1.7采购部负责所有公司物资、服务的订购工作。4.1.8采购部负责所有物料的初检。

4.1.9采购部负责整理提供各供应商的供货及时率、售后服务、整改有效性、公司经营及业绩等信息。

4.1.10采购部负责与供应商（选择、样品）的协调与沟通。

4.2财务部

/ 17 4.2.1提供库房实际库存。

4.2.2财务部负责审核采购部月度《采购计划汇签申请表》。4.2.3库房负责货物验收。4.3其他部门

4.3.1各需求部门负责提出月度计划内采购申请，并得到部门负责人审批。

4.3.2相关部门负责提出需求并审定某些服务、物资的质量标准以及关键控制点。

4.3.3负责相关服务或物资的复检。4.3.4负责协助采购部的采购工作。

4.4总经理

4.4.1负责批准采购部月度《采购计划汇签申请表》并提出意见。4.4.2总经理负责批准合同。

5、工作程序

5.1采购计划的申请、审批

5.1.1生产部生产计划员依据下月度销售量在每月25日前将计划内采购申请，包括：下月度生产运营用原辅材料、包材、月预估生鲜物料需求制定成的《生产物资申报计划》，设备工器具、机修零备件需求制定成的《工器具需求申报》一并经过生产部门负责人审批后提交给采购部订购专员。计划内采购申请中实际每日生鲜物料需求、每周两次生鲜物料需求、外部服务需求由生产计划员填写在《采购申请单》中，于每日16点30分前将部门负责人审批通过的《采购申请单》 4 / 17

交予采购部订购专员。计划外采购申请需要填写《采购申请单》，由部门负责人审批后部门自行报备给总经理批准后交予采购部订购专员。

5.1.2各职能部门指定专员在每月25日前将本部门月度计划内采购需求物品、服务填写制定成《采购申请单》，并通过部门负责人审批后提交给采购部订购专员。计划外采购申请需要填写《采购申请单》由部门负责人审批后部门自行报备给总经理批准后交予采购部订购专员。

5.1.3各职能部门在每月25日前将部门计划内办公劳保用品申请提交至总经办行政专员，总经办行政专员按照各部门办公人数、劳动保护人员数量对办公劳保物资申请限额进行控制，并在每月26日前整理并汇总月度《办公劳保用品申报单》经总经办主任审批后提交给采购部订购专员。

5.1.4营销部市场活动专员将在每季度提前一个月将计划内采购申请代金卡、图册、其他印刷品、企划宣传物资制作、外部服务需求填写成《采购申请单》，并经营销部负责人审批后提交给采购部订购专员。计划外采购申请需要填写《采购申请单》由部门负责人审批后部门自行报备给总经理批准后交予采购部订购专员。

5.1.5订购专员在每月30日前与库房管理员进行核查各部门申报物资的实际库存情况来得出公司总的采购订货量。

5.1.6订购专员将收集的各部门提交的《采购申请单》、总经办提交的《办公劳保用品申报单》、生产部提交的《生产物资申报计划》、5 / 17 《工器具需求申报》进行汇总，结合《库房盘点表》在每月2日前制作成《月度采购计划汇签申请表》。

5.1.7采购主管在每月3日前对《月度采购计划汇签申请表》进行审核，合格后交予财务部门主管会计审核，若采购主管审核不合格则由订购专员重新制作《月度采购计划汇签申请表》，直至通过。

5.1.8财务部主管会计、财务部负责人在每月5日前审核《月度采购计划汇签申请表》，审核合格交予总经理批准，财务部审核不合格则由采购部订购专员重新制作《月度采购计划汇签申请表》。

5.1.9总经理在每月6日前对《月度采购计划汇签申请表》进行批准，合格后交予采购部采购主管；不合格则总经理提出意见、建议，并由采购部订购专员重新制作《月度采购计划汇签申请表》。

5.1.10订购专员将《月度采购计划汇签申请表》、《生产物资申报计划》、《工器具需求申报》、《采购申请单》、《办公劳保用品申报单》按月份进行留档。

5.2供应商的选择与评审

5.2.1相关部门提出需求标准，具体标准如下：

1）研发部依据工艺标准和要求制定原辅材料、生鲜物料质量验收标准，并出具《原材料描述表》。

2）营销部依据工艺标准、需求部门用途要求来制定印刷品、企划宣传物资的设计标准、质量验收标准，并出具《物料打样及制作标准》表格。

3）品控部依据食品安全控制点制定包材的质量验收标准，并出 6 / 17 具《包材类描述表》。

4）技术部门按照专业技术参数要求结合使用用途制定相关物资的质量验收标准，并出具相关物资的《**类描述表》。

5.2.2采购专员通过现有供应商通讯录、网络信息、报刊媒体广告、展会信息等各种方式联系供应商。

5.2.3采购专员与供应商联系沟通数量需求、报价、质量、技术要求并索取样品，样品收集后一个工作日内交予相关部门进行样品测试。采购主管制定供应商评审标准，形成《供应商评审表》。

5.2.4相关部门对采购样品提供检测报告

1）品控部负责对供应商提供的包材样品进行全面测试、对原辅材料样品的理化指标继续测试，并且在收到样品后三个工作日内出具检测报告。

2）总经办负责对供应商提供的劳保办公物品样品进行全面测试，并且在收到样品后三个工作日内出具检测报告。

3）研发部负责对供应商提供的原辅材料样品进行感官测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告。

4）营销部负责对印刷品、宣传企划物资、设计类样品进行全面测试，并且在收到样品后三个工作日内出具检测报告。

5）生产部负责对生产设备、工器具、零备件的样品进行全面测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告。

6）网络部负责对IT设备、电脑耗材样品进行全面测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告。

/ 17 7）技术部门负责对相关物资供应商进行全面测试，并且在收到样品后一周内出具检测报告

5.2.5采购专员收集样品测试结果，汇总《检测报告》。5.2.6采购部采购专员在收到《检测报告》2个工作日内根据样品《检测报告》进行合格样品供应商筛选，同时将合格样品供应商报价、技术参数、相关检测认证资料等信息进行整理，制作成《候选供应商信息表》。

5.2.7采购专员对候选供应商实地考察、听取介绍等方式了解实际情况，并进行分析得出《候选供应商考察报告》。

5.2.8采购部采购专员负责提交评审参与部门名单并由采购主管审批后进行组建评审组。组建对象为财务部门、相关技术部门、需求部门、总经办。采购部不得列入评审组成员且不参与任何评审执行工作。

5.2.9采购专员组织评审组对候选供应商进行比对、评审，并对评审过程监督。评审组按照《供应商评审表》对候选供应商进行打分，满分为10分制，其中供应商经营状况业绩0.5分、质量程度1.5分、技术保证能力1分、人员能力素质0.5分、检验检疫能力1分、诚信程度1分、交货期1分、售后服务情况1分、资质认证程度1分、价格1.5分。每项分为优良中差四个等级。打分完毕由评审组人员在《供应商评审表》签字确认交予采购专员。

5.2.10采购专员负责收集并检查评审组《供应商评审表》填写完整性、评分规则的正确执行性，并汇总计算平均成绩：优：8.5分以 8 / 17 上，良：7—8.5分，一般5—7分，差：5分一下，如无问题则将候选供应商最终成绩登记在《评审记录表》中交予采购主管。

5.2.11采购主管按照最终评审得分，将候选供应商分为优良中差四等，中、差级别的供应商直接进行淘汰。

5.2.12不同级别供应商，优先级别高的供应商进行合同签订或开展合作；同一级别时优先价格低的供应商，按优质优价优先的原则确定供应商；不同级别供应商在对其付款时可根据具体情况区别对待，级别高的供应商在付款、签约时将取得优先权。

5.2.13采购主管将评审结果交予总经理审批，总经理审批通过则确定该供应商为合格供应商；未通过审批则重新进行评审工作。

5.2.14采购专员将通过审批的合格供应商进行分类归档，建立公司《合格供应商信息库》。

5.3合同签订

5.3.1采购专员与通过评审的合格供应商进行谈判、议价，议价过程和结果填写在《议价记录表》上。

5.3.2采购专员将公司通用的《供货合同》或供应商提供的一份合同，根据双方协商后的信息在三个工作日内进行草拟。

5.3.3采购专员将草拟合同，交予法务专员审核合同细节，并由法务专员进行批注，给出具体意见，以明确合同的完整性、合法性和法律风险，采购专员依据法务专员提出的意见和批注对合同进行修改，修改之后符合要求的予以通过，否则重新草拟合同。采购专员将修改后的合同交予采购主管审核。

/ 17 5.3.4采购主管在收到草拟合同后两个工作日内依据合同给出具体意见，以确保合同的价格、质量技术参数、尺寸大小等符合要求，采购主管审核后交予外聘法律顾问第二次审核，如不符合要求则由采购专员重新修改合同。

5.3.5法务专员第二次对合同进行审核，符合要求交予总经理批准，不符合要求则法务专员再次提出意见并做好批注交予采购专员对合同进行修改。

5.3.6总经理对供货合同进行确认及批准，合格则交予采购专员进行签订，不合格则交予采购专员进行修改。

5.3.7采购专员将总经理批准通过的《供货合同》以传真或快递方式回传供应商进行确认，如确认无误后合同加盖供应商公章返还采购专员，采购专员将合同提交采购主管审批，审批通过则签订正式供货合同；供应商对合同未确认通过，则采购专员与供应商进行第二轮协商、修改直至签订。

5.3.8若合同一式两份，则采购专员将合同原件留档于财务部；合同复印件留档于采购部；若合同为一式四份，则财务部和法务专员各留一份，采购部留存复印件。

5.3.9将供应商加入《合格供应商信息库》，资质证明、检验检疫报告等留档于品控部。

5.4订购

5.4.1采购专员提供《合格供应商信息库》交予订购专员，订购专员将采购对象进行分类后，确认订购供应商优先次序，以供应商级 10 / 17 别高低为订购优先次序。同一级别供应商以价格低者为优先订购对象。

5.4.2订购专员在每月6日前根据《采购计划汇签申请表》、《合格供应商信息库》为依据，填写《订货单》并得到采购主管审核，审核不合格则由订购专员重新核实《订货单》信息、供应商选择次序。

5.4.3每月6日前，订购专员将《订货单》以邮件或者传真方式下达供应商，明确所需订购需求、分批送货量及送货日期等信息；外部服务类供应商注明控制要求和服务时间等信息，供应商收到订单后加盖企业公章以传真形式回传确认。

5.4.4订购专员按照生产计划员提交的经过部门负责人审批的《采购申请单》中生鲜物料需求，于每日17点之前将次日生鲜物料向供应商进行电话预定。

5.4.5订购专员每周根据库房实际库存和实际运营状况，调整进货数量、时间、进货频率，并在每周五16点前邮件或传真方式与供应商调整的确认。

5.4.6订购专员在订单下达及调整后，需要每日17点半前填写《每日订购记录表》来跟踪供应商送货及服务进度等信息，以备随时和各需求部门保持沟通。

5.4.7订购专员每日上午8:00-11:00之间在现场实地挑选、采买符合验收标准的生鲜物料，采买生鲜物料符合《采购申请单》中数量、重量要求并向供货方、商家索取产品发票、同一批次的检验检疫等证件。

5.4.8订购专员在采购物资完成初检、复检且合格后2小时内进 11 / 17 行电脑财务系统订单录入以保证正常的出入库。5.5验收

5.5.1订购专员与供应商确认到货时间后在一个工作日内通知仓库管理员到货及接收时间。

5.5.2相关部门验收的程序：

1）来货入库前由库房管理员通知订购专员进行初检，订购专员需在30分钟内对原辅料、包材、生鲜物料进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》并由订购专员负责申请品控专员复检。对初检不合格的由订购专员当日进行退货；品控专员收到订购专员复检申请后30分钟内对初检合格物料进行技术参数和质量控制指标等的技术性复检，其中微生物培养等理化试验在试验结果得出且符合食品安全标准后由品控专员填写《检验报告——品控验收联》并在《入库验收单》上签字交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，在试验结果等候期内，初检合格生鲜物料、原辅材料需在库房待定区暂存。对于复检不合格品，品控专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。

2）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对办公劳保物品进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请总经办行政专员复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；行政专员收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格办公劳保物品进行复检，合格在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，复检不合格则由行政专员 12 / 17 通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。

3）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对印刷品、宣传企划物资、设计类样品进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请营销部企划专员进行复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；企划专员收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格物料进行复检，合格在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，复检不合格则由企划专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。

4）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对生产设备、工器具进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请生产部设备班进行复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；生产部设备班收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格生产设备、工器具进行复检，工器具复检合格生产部设备班在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库；生产设备复检合格，生产部设备班在《固定资产验收单》上签字后财务部门入在生产部门固定资产账目上。不合格则由生产部设备班通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。

5）来货入库前由库房管理员通知订购专员，订购专员需在30分钟内对IT设备、电脑耗材进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》，并申请网络部专员进行复检，对初检不合格的由订购专员当日进行退货；网络部专员收到订购专员复检申请后一个工作日内对初检合格IT设备、电脑耗材进行复检，电脑耗材复检合格由网 13 / 17 络部专员在《入库验收单》上签字后交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库，IT设备复检合格由网络部专员在《固定资产验收单》上签字，同时由财务部门入在相关使用部门的固定资产账目上，不合格则由网络部专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。

6）来货入库前由库房管理员通知订购专员进行初检，订购专员需在30分钟内对实验仪器、药品、计量仪器进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》并由订购专员负责申请品控专员复检。对初检不合格的由订购专员当日进行退货；品控专员收到订购专员复检申请后30分钟内对初检合格物料进行复检，复检合格由品控专员填写《检验报告——品控验收联》并在《入库验收单》上签字交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库。对于复检不合格品，品控专员通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。

7）来货入库前由库房管理员通知订购专员进行初检，订购专员需在30分钟内对其他来货物资进行初检，初检合格填写《检验报告——采购验收联》并由订购专员负责申请相关使用部门复检。对初检不合格的由订购专员当日进行退货；相关使用部门收到订购专员复检申请后30分钟内对初检合格物料进行复检，复检合格由相关使用部门在《入库验收单》上签字交由库房管理员进行数量盘点、重量核实后入库。对于复检不合格品，相关使用部门通知订购专员与供应商联系进行下一步处理。

8）外部服务类验收工作由采购部、相关技术部门、服务需求部门三部门联合进行服务结果测试后出具《服务类供应商验收报告》，14 / 17 验收合格后进入付款流程，验收不合格由采购部与服务类供应商沟通进行下一步处理。

5.5.3订购专员初检及相关职能部门复检不合格品，由采购部在一个工作日内联系供应商安排退换货或其他处理，并确定新一轮到货时间等信息，并由订购专员在《供应商供货记录》中登记不合格品信息及次数，以备供应商评审使用。

5.5.4经过订购专员初检、品控专员及相关职能部门复检后，出现来货品质标准、设计规格及生产技术等差异轻微超出标准，同时因生产等运营活动急用，在不影响产品性能和食品安全情况下，订购专员提出并填写《紧急/特殊放行申请》，经采购主管审核、品控部门负责人审批后由品控专员或相关职能部门进行第二次复检，复检结果如可以放行，品控部门负责人或相关职能部门负责人在《紧急/特殊放行申请》签字确认后交由库房管理员安排挑拣或筛选入库。如第二次复检未达到放行标准，则品控专员通知订购专员进行进一步处理。订购专员在《供应商供货记录》中登记不合格品信息及次数，以备供应商评审使用。

5.6供应商再评审

5.6.1每年1月10日前，品控部负责整理并提供在上一已有合格供应商供货不良率、品质及品控状况，输出《检验报告汇总》交予采购部采购主管。

5.6.2每年1月10日前，采购部负责整理并提供在上一已有合格供应商的供货及时率、售后服务、退换货次数、配合程度，输出 15 / 17 《供应商供货记录》交予采购部采购主管。

5.6.3每年1月15日前，采购主管制定供应商再评审标准，其中包括：供应商经营状况业绩、质量保证程度、技术保证能力、人员能力素质、检验检疫能力、可靠可信程度、交货期、售后服务情况、相关证件完备性、价格因素，并形成《供应商评审表》，同时将收集的相关部门上一信息进行整理填写在《供应商信息表》中

5.6.4每年1月15日前采购部采购专员负责提交评审参与部门名单并由采购主管审批后进行组建评审组。组建对象为财务部门、相关技术部门、品控部、总经办、生产部。采购部不得列入评审组成员且不参与任何评审执行工作。

5.6.5每年1月20日前，采购部组织评审组进行供应商再评审，评审组参照《检验报告汇总》、《供应商供货记录》、《供应商信息表》为依据，使用《供应商评审表》进行打分，满分为10分制，其中供应商经营状况业绩0.5分、质量保证程度1.5分、技术保证能力1分、人员能力素质0.5分、检验检疫能力1分、可靠可信程度1分、交货期1分、售后服务情况1分、相关证件完备性1分、价格因素1.5分，每项划分优良中差四个等级，由评审组人员自行评分，采购专员检查评审组《供应商评审表》填写完整性、评分规则的正确执行性，并汇总计算平均成绩：优：8.5分以上，良：7—8.5分，一般5—7分，差：5分一下，如无问题则将各家供应商最终成绩登记在《评审记录表》中交予采购主管。如出现评分规则执行有误或空白项未评分，则采购专员上报采购主管审批后重新组织评审组进行供应 16 / 17 商再评审。

5.6.6采购主管审核《评审记录表》分数正确性、真实性，合格后交予总经办主任审核，如出现分数计算错误则给予采购专员重新进行计算核实直至无误为止。

5.6.7采购主管按照最终评审得分，将已有合格供应商分为优良中差四等，差级别的供应商直接进行淘汰，在供货合同终止后不进行续签，并从《合格供应商信息库》中剔除。不同级别供应商，优先级别高的供应商进行合同续签或开展进一步合作；同一级别时优先价格低的供应商，按优质优价优先的原则确定供应商；不同级别供应商在对其物料验收以及付款时可根据具体情况区别对待，级别高的供应商在付款、续约时将取得优先权。

5.6.8每年1月30日前，采购主管将评审合格后的供应商列入《合格供应商信息库》，并将更新后的《合格供应商信息库》报总经理审批。

5.6.9评审过程涉及使用、参考的文字资料：《合格供应商信息库》、《评审记录表》、《供应商评审表》、检验报告汇总》、《供应商供货记录》、《供应商信息表》均由采购专员进行归档。

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第五篇：采购控制程序

目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定的采购要求。2 适用范围

适用于本公司采购过程中发生的各种活动，如对生产所需的原辅料及包装采购、外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。3 职责 3.1采购部

1）供应部负责编制采购计划、准备采购文件、组织供方的能力评价及选择供方、建立供方档案；

2）负责制定采购计划，执行采购作业。

3.2 技术部负责为采购物资提供必要的质量要求和检验标准。3.3 质量部负责对采购物资进行检验和试验。

3.4 使用部门提交《物资采购申请单》和物资采购要求。4 程序

4.1 采购物资分类

技术部负责制定采购物资技术标准，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分三类：

1）重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使

用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；

2）一般物资：构成最终产品非关键部位的批量物资，直接影响最终产品的 质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；

3）辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。

4.2 合格供方评定

4.2.1 采购部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。采购部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据《采购物资分类明细表》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。

4.2.2 对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的局面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力：

a）质量管理体系认证证书；

b）本组织对供方质量管理体系进行审核的结果； c）本组织及供方其他顾客的满意程序调查； d）供方产品的质量、价格、交货能力等情况； e）供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.2.3 对第一次提供生产性物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经质量、技术、生产三方对样品测试及试用，合格才能批量供货，对于及其重要物质，如有必要，可由三方负责人到供方参观以确定供方的供货能力：

a）新供方根据提供的技术要求提供少量样品，并附上具本厂的合格检验报告；

b）根据质量要求，质量部对样品进行检测，出具相应的检测报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈给采购；质量部保留首次供样以供对照。

c）样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

d）样品检测合格后，采购部通知供方小批量供货；经质检部进货检验合格后，交由生产部进行试用，由技术部监督进行，试用结果由质量部检测，技术部、质量部和生产部分别填制《供方评定记录表》相应栏目。e）小批量进货验证或试用不合格则消除其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。4.2.5 对于批量供应的辅助物资，质检部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

采购部应保留合格供方的相关信息，如企业营业执照、生产许可证、联系人和联系方式等内容。

4.2.6 供方产品如出现严重质量问题，采购部向供方发出《纠正措施和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的应取消供货资格。

4.2.7 供方评价

4.2.7.1 有以下情况的供方为不合格供方，应从供方名册中除去。1)一年内两次供应物资达不到规定要求，致使公司让步接收的。

2)所提供的产品影响公司产品质量的。3)履约不及时影响公司生产的。4)服务态度差，售后服务质量低的。

如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资有进货验证，并执行4.2.6条款。连续第二次评分不及格，应取消其供货资格。

4.2.8 对外协加工的供方控制，也应执行上述条款规定。4.3 采购实施

4.3.1采购部根据生产部的《月生产计划》及库存情况编制《采购计划》和采购申请单，经总经理批准后实施采购。

1）采购部根据批准的《采购计划》、《采购申请单》，按照采购物资重要性从《合格供方名录》中选择供方并进行采购；

2）向合格供方采购重要和一般物资时，应签定《采购合同》，明确规定如下内容：

a.类别、规格型号、等级和其它准确标识方法；

b.规范、图样、质量要求、检验标准等技术资料，并明确其适用标准版本； c.数量、价格、产地和生产厂家（对代理商）、包装要求及准确的交货时间、交货地点、运输方式、运费的支付及违约条款等。

3）采购部根据需要将相应的技术和质量要求作为合同附件提供给供方； 4）采购前采购员应核实提供技术的要求是否有效，将《采购单》交采购部经理确认后实施采购。

4.3.2采购计划外或零星采购物资由使用部门根据需要提出《物资采购申请单》和采购图样。

4.3.3 技术部对Ａ、Ｂ两类采购物资提出必要的技术质量要求和检验标准，并分送采购部和质量部。

4.3.4 当采购文件需要更改或补充时，采购员应及时通知供方并重新履行审批程序。

4.3.5 本工厂的采购文件包括《采购计划》、《采购申请单》、《采购单》、《采购合同》及附件等，由采购部保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。4.4 采购产品的检验与入库

4.4.1 采购的产品可以有如下几种验证方式：

a）由质检部进行进货验证； b）由顾客在本工厂现场实施验证； c）由本工厂在供方现场实施验证； d）由顾客在供方现场实施验证。

对后两种情况，供应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。顾客的验证上能免除本工厂提供合格产品的责任，但不能排除顾客拒收的可能。4.4.2 首次供货检验见4.2 4.4.3 批量供货的检验

1）在该批货物到达仓库时，仓库在该物质显眼位置放置待检标识，通知采购部对到达的产品进行确认，确认型号、规格和数量，同时通知质量部抽样。

2）质量部根据《进货检验规程》进行抽样和检测，检测完毕后出具进货检验报告，一式两份，一份自留，一份提供给仓库

3）若产品合格，仓库按程序准许产品入库，转入合格区；若产品检验不合格，仓库不允许该产品入库，将该产品转入不合格区，具体处理参见《不合格品处理程序》

4.5 采购评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保持。5 相关文件

5.1 《纠正措施和预防措施控制程序》。5.2 《质量控制程序》 5.3 《不合格品处理程序》 5.4 《进货检验规程》 6 质量记录

6.1 《供方评定记录表》。6.2 《合格供方名录》。6.3 《供方绩效评定表》。

6.4 《纠正措施和预防措施处理单》。6.5《进货检验报告》 6.6《采购计划》。6.7《采购申请单》。

6.8 《采购单》。

6.9 《采购合同》。