办公室主任的协调艺术

办公室主任的协调艺术

协调作为处理关系、缓解矛盾的一种手段，既是一门学问，更是办公室主任必备的工作艺术。办公室日常工作中诱发矛盾的因素很多，矛盾的形式及解决的方法也多种多样，这就要求办公室主任在协调过程中必须因人、因事、因时而异。

大事统中有合。对于类似召开大型会议、迎接上级检查、等大事，通常情况下可采取会议协调、制度协调、计划协调等方式，以形成抓落实的合力。比如：上级要考核党委班子，如果分工组织部门牵头协调，就要在弄清有关事宜的基础上，建议领导召开协调会，作出分工，明确职责，形成齐抓共管的局面。对前期需要协调的工作，如撰写汇报材料、拟定考核方案以及各种保障等，要通过整体谋划和多方沟通，实现上下联动和工作“对接”，实现整体行动的高效、一致、和谐。

急事稳中求快。急事的显著特征是突发性和时效性强，要求处置果断、快速、准确、稳妥。首先要因事而宜。对一突发事件，必要时可“特事特办”，如果“火烧眉毛”还按部就班，就可能误事，错过最佳处理时机，这也是一种失职。其次要尽力而为。遇到上级要求高而急、正常程序下无法完成的工作，要因时而宜，加倍努力，竭力完成绝不能因事急而敷衍，不讲质量。再次要讲求方法。对上级规定时限内无法完成工作，要积极与其联系，冷静客观地反映情况，寻求解决问题的最佳途径，不可情绪激动和顶撞，把关系闹僵。另外，还要积极赢得领导的支持，借助领导的力量进行协调，但要注意及时把协调的内容、意向、目的说清楚。

难事方中求圆。工作中，常常会遇到领导对某一问题意见不一致的情况，办公室主任协调时常用的办法有：一要搞好超前预案。想在领导之前把情况搞清，把方案、会议准备充分，尽量把各种因素，包括可能出现的不同意见及如何解释都考虑进去，以扎实的工作、严谨的作风争取领导意见的统一。二要搞好双向协调。结合时间先后、职务高低、职责分工等因素，积极做好沟通工作，把领导间的不同意见双向转达、传递，使领导了解对方的想法，求得理解和支持，寻求意见一致。但要切忌两面讨好，利用领导，做有损团结和工作的事。三要搞好“冷处理”。对时间要求并不很急的事，不妨适当放一放，酝酿一段时间再议。但这既需要协调者具有承担责任的胆识，更要有良好的处事应变能力。

凡事办中有礼。常言道：“你敬我一尺，我敬你一丈”。凡事你礼貌在先，即使不好协调的事情，别人也会甘当指路人，从而赢得尊重和支持。平时，不管对上、对下还是同事之间，都要建立起融洽信任的关系，保持“礼尚往来”，说话办事注意分寸和场合，重小节，不做伤害感情的事。同时，要学会容言、容人、容事，加强主动协调，增进沟通，努力使自己得意时有人举杯，失意时有人开导，发生失误有人帮，出现漏洞有人补。

杂事粗中有细。办公室工作千头万绪，琐事繁事较多，如果想事办事粗疏，不仅影响工作落实质量，还会带来负面效应。一位主任陪一位新到任领导下基层，其他各方面都进行了认真协调准备，惟独没有了解出行路线，带车行进过程中，凭想当然选路，结果陷入“迷魂阵”。可见，在办事过程中，一定要仔细严谨，尽可能把各方面的情况都摸细搞准，把方案作周全，使每个环节都不出疏漏。

特事圆中有度。工作中，有些事情在业务和职责范围之内，有些则不然。特别是领导有时交办的一些涉及原则的事情，办与不办，往往使有的同志感到手足无措，不好把握。对待这种特殊事情，既不能完全应承，也不能一口回绝，可取的方法是认真思考一下，如果属于违犯政策规定的事情，应委婉地提醒领导，不可随心所欲，更不能投其所好，千万不要做影响领导形象甚至使其犯错误的事。如果领导一时不理解，甚至有看法，也应刚直不阿，坚持原则。

公私两全其美。有人把家庭比作事业的港湾，说家庭和谐，可以使人在事业的奔忙中得以休养生息，养精蓄锐；家庭不和谐，就会成为事业的累赘，影响精力的投入、才智的发挥和事业的成就。办公室主任加班加点较多，特别是夫妻两地分居的同志，家庭需要帮助的时候往往难以助一臂之力，因此，处理好家事、亲情与工作、事业的关系，是一个需要认真对待的问题。办公室主任身份特殊、工作重要，但并不是说事业成功非要以牺牲家庭幸福为代价，这就要求我们积极寻求二者的结合点，既不能不管家庭只干工作，也不能只顾“小家”误了“大家”，在集中心思和精力用于工作、学习的同时，也要对家人多一份关爱，多一份理解，多一份责任。