八种经典中英文商务信函

第一篇：八种经典中英文商务信函

八种经典中英文商务信函范文

第一种、介绍信 Letters of Introduction 实例之一：Dear Mr./ Ms.This is to introduce Mr.Frank Jones our new marketing specialist who will be in Londonfrom April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr.Jones and will always be happy toreciprocate.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，现向您推荐我们的市场专家弗兰克琼斯先生。他将因公务在四月 15 日到四月中旬期间停留伦敦。我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。您诚挚的

实例之二：Dear Mr./ MsWe are pleased to introduce Mr.Wang You our import manager of Textiles Department.Mr.Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufacturesand to make purchases of decorative fabrics for the coming season.We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give himany help or advice he may need.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。您诚挚的

第二种、约定 Appointments 实例之一：Dear Mr./Ms Mr.John Green our General Manager will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you say on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not what time you would suggest Yours faithfully尊敬的先生/小姐我们的总经理约翰格林将于六月 2 日到 7 日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3 日下午 2：00 点拜访您。请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。您诚挚的

以下为回信范文Dear Mr./ Ms Thank you for your letter informing us of Mr.Green’s visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards our manager is now in Cairo and will not be back until the second half of June.He would however be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully尊敬的先生/小姐谢谢来函告知我方六月 2-7 日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。希望收到您的来信。您诚挚的Back to Top 实例之二：Dear Mr/MsI represent the W/P Electronics Company in Dallas and will be in

Kunming from nextMonday to Friday October 5-9.I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday October 6 be convenientI shall be in Beijing at the Great Wall Hotel from Tuesday September 29 until SundayOctober 4 where a message will reach me.If the day is not convenient will you pleasesuggest another.Yours faithfully尊敬的先生/小姐我是达拉斯 W/P 电子公司的代表，将于下周一到周五（10 月 5-9 日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即 10 月 6 日上午 09：30 是否方便？从周二，即 9 月 29 日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即 10 月 4 日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。lt 以下为回信范文 gtDear Mr/MsThank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discussyour new monitor but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30a.m.on Wednesday October 7 if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.Yours faithfully尊敬的先生/小姐我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但 10 月 6 日不太合适。如方便的话，我们愿在 10 月 7 日与您会面。期待与您见面。您诚挚的

实例之三： Dear Mr./ MsI am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new typeof container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday 4th June and should like to call on you at 2.00 p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary I shall assume that it will be convenient for me tocall at that time.Yours faithfully尊敬的先生/小姐我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。星期三即六月 4 日，我将到安特卫普，我会于当天下午 2：00 打电话给你。对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。您诚挚的Back to Top4.Dear Mr./ MsMr.Jack Baron our personnel director has asked me to acknowledge your application forthe post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon 5th July athalf past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully尊敬的先生/小姐杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于 7 月 5 日星期五的下午两点半来见他。是否能来，请告知，多谢。您诚挚的Back to Toplt 以下为回信范文 gtDear Mr./ MsThank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Fridayafternoon 5th July at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring mydiploma and other papers with me.Yours faithfully尊敬的先生/小姐谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的 7 月 5 日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。你诚挚的

第三种、通知与确认 Acknowledgments amp Confirmations

实例之一： 通知对方接到来信 Acknowledging receipt of letters1.Dear Mr./ Mshank you for your letter No.A-3 of 6th May offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passedit on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully尊敬的先生/小姐谢谢您五月六日标号为 A-3 的来信，该信向我们提供 6 UI-4 图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。我们将尽快回信你诚挚的Back to Top2.Dear Mr/MsWe have today received with thanks information concerning transactions on the New YorkWheat Exchange which will be made full use of by our research department.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully尊敬的先生/小姐我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。期待与你进一步合作。你诚挚的

实例之二： 确认达成的协议 Confirming agreements reached3.Dear Mr./ MsLast Friday when we were discussing the problems of defective containers.You suggestedthat I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather thansend the defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But I first want to make sure that I understand youcorrectly.If I don’t hear from you within the coming week I’ll assume that you approve.Yours faithfully尊敬的先生/小姐上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为 你没有异议。你诚挚的4.Dear Mr/MsWe write to confirm our agreement reached during our conversation on 9th June aboutspecial discounts on M-S Acoustical Partitions as described on page 8 of our catalogue.These prices will prevail through 30 June.Partition dimension Regular Price Each Special price Each12 or more4X4’ US 112.75FOB Bern US98.20 FOB Bern4x5’ US132 115.505x5’ US152.75 129.85We will be happy to receive your orderYours sincerely尊敬的先生/小姐我们写信想确认六月九日谈话中就 M-S 声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录泊第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：声音隔板规格 每只常规价 每只特别价（12 及以上）4X4’ US 112.75FOB 波恩 US98.20 FOB 波恩4x5’ 132 115.505x5’ 152.75 129.85我们将很荣幸收到你的定单你诚挚的5.Dear Mr/MsAs our telephone negotiation this morning was very brief and proceeded so smoothly Ithought it might be advisable to summarize the agreement:I offered US56/kg CIF EMPYou asked for US60I countered US58/kgYou accepted the figureI look forward to signing the contract when we meet next week.Yours faithfully尊敬的先生/小姐今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想

简单总结一下协议：我报价为：US56/kg CIF EMP，你还价为 US60，我让价为 US58/kg你同意这个价格。下周见面时我期待能签订合同。你诚挚的

第四种、告示 Announcements 实例之一： 开业 Opening of new businessDear Mr./ MsWe have opened at the above address a sales office for our products here in New York.Weemploy a staff of consultants and a well-trained service department which makes routinechecks on all equipment purchased from us.We would be pleased if you would take full advantage of our services and favorableshopping conditions.We fully guarantee the quality of our products.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，我们已在纽约上述地址为我们的产品开设了一家办事处。我们雇有一个咨询人员和一支受过良好训练的服务队伍，可以为从我处购买的设备进行日常检查。如果你能充分利用我们的服务和良好的购物环境，我们会很高兴。我们全面保证产品的质量。你诚挚的

实例之二： 建立办事处 Establishment of new branchDear Mr./ MsOwing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided toopen a branch here with Mr.Wang Lo as manager.The new branch will open on 1st Marchand from that date all orders and inquiries should be sent to Mr.Wang Lo at the aboveaddress instead of to our London office.We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past.We hopethe new arrangements will lead to even better results.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。我们籍此机会向您过会与我们的合作表示感谢，我们希望新的安排能产生好的结果。你诚挚的

实例之三： 歇业 Discontinuation of businessDear Mr/MsWith the demolition of our premises at the above address under a redevelopment schemethe part of our business carried on there will be discontinued after the end of October.On Monday 1st October we are holding a closing-out sale.Stock on hand will be clearedregardless of cost.There will be substantial reductions in all departments andin some cases prices will be marked down by as much as one half.Stock to be cleared is unrivaled in both variety and quality.As the sale is likely to be wellattended we hope you make a point of visiting the store as early as possible during theopening days.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，随着在经营重组计划下而取消的上述经营场所，该处的业务将于十月底后停止。在十月一日，星期一，我们将组织一次清仓销售，现有库存不论成本都将清售。所有部门都将大幅消价，有的商品折价会达一半。清仓商品无论

种类还是质量都无可挑剔。因此次销售参加人员可能较多，我们希望您在清仓销售期间尽早来。你诚挚的

实例之

四、更改名称和地址 Change of name and addressDear Mr./ MsAt our company meeting on 4 September it was decided that the name of our companywould be changed to CNMIEC Lee Co.At the same time it was decided to move thecompany from the above address to No3-6 Broadway Street.We will appreciate your informing the appropriate departments of these changes.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，在公司九月四日的会议上，我们公司的名称已决定改为 CNMIEC 李氏公司。同时公司由现在地址移到百老汇街 3-6 号。如能把这些变化通知相关部门，我们将不胜感激。你诚挚的

实例之五： 新的任命 New appointmentDear Mr./ MsWe wish to notify you that Mr.Robert Smart who has been our representative in SouthwestEngland for the past seven years has left our service and therefore no longer has authorityto take orders or collect accounts on our behalf.We have appointed Mr.Fred Peterson in his place.Mr.Peterson has for many years beenon our sales force and is thoroughly familiar with the needs of customers in your area.Wetrust you will have good cooperation from him.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，我们在此通知您，过去七年在英格兰西南任我们代表的罗伯特斯马特先生已离开我们公司，他不再代表公司接受订单收款。我们已任命弗莱德彼特森代替他的位置。彼特森先生已在我们的销售部门任职多年，完全熟悉你地区顾客的需要。我们相信您和他能有好的合作。您诚挚的

实例之六： 公司的建立与重组Establishment or reorganization of companyDear Mr./ MsWe are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D amp W Co.of thistown to form the new firm of CN/CW Co.The new firm will carry on business at 6 Rue deToqueville Tripoli to which address please send all communications after 31st May.We appreciate the confidence you have placed in us in the past and look forward tocontinued dealings with you.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，我们高兴的宣布，由于六月一日我们公司将于该镇的 DampW 公司合并，成立新的 CN/CM 公司。新公司将在 Tripoli 的 Rue de Toqueville 六号办公，五月三十一日后所有信息请寄新地址。我们感谢您过去对我的信任并希望继续与您来往。您诚挚的

第五种、咨询 Consultation 实例之一： 询问信息Dear Mr./ MsWe are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably.At firstwe thought this might be due to a slack market but on looking into the matter more closelywe find that the general trend of trade during this period

has been upwards.It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware.If so we would like toknow what we can do to help.We therefore look forward to receivingfrom you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may help inrestoring our sales to their former level.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，我们非常关心你方销售近几个月大幅度下降。开始我们以为是市场疲软，但仔细研究问题，我们发现过去这段时间贸易的总趋势是上升的。有可能你方面临我方还不知道的困难，如是这样，我方想知道是否能帮助什么。我们期望收到关于问题的详细报告，及建议我们怎样帮助才能把销售恢复到原来的水平。您诚挚的

第六种、道歉与解释 Appology amp Explanation 实例之一：Dear Mr./ MsWe are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which youasked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks andas soon as we receive them we will send you a copy.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，对三月十日来信所要目录和价格单，很抱歉不能马上寄去。印刷商两周后供货，一旦收到，我们将给您寄去一份。您诚挚的

实例之二： Dear Mr./ MsI was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the centralheating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondenceI find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everythingpossible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to havepriority and the engineers working on the job to be placed on overtime.Thesearrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。参考较早的通信，我发现我搞错了完成日期。错误完全是我的，对此我非常抱歉。认识到我们的疏忽给你造成的不便，我们将竭尽全力避免再耽搁。我已指示这项工作优先做并让工程人员加班。这样安排会于下周完成安装。你诚挚的

第七种、提示 Attention 实例之一：Dear Mr./ MsOn 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the LilleInternational Exposition.More than a month has now elapsed without payment oracknowledgment of my bill.Please check this oversightand remit payment at your earliestconvenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your

prompt attention to this matter.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，十一月十四日我向你办公室在 Lille 国际博览会上提供的服务提交了帐单。一个月过去了你既没有付款也没有认可帐单。请检查这一疏忽并在最方便的时候付款。期望以后还为你公司服务。谢谢您能对此事尽快重视起来。你诚挚的第八种、感谢信 Thank-You Letter实例之一：Dear Mr./ MsThank you for your letter of June 4 enclosing an account of the organization and work ofyour Chamber of Commerce and Industry.We are very grateful for such a detailed account of your activities.This information iscertain to help increase our future cooperation.Yours faithfully尊敬的先生/小姐，谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书，该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。对给我们一个你们活动如此详细的描述，我们表示非常感谢。这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。你诚挚的

第八种、祝贺信 Congratulation Letter 实例之一：Dear Mr./ MsOn the occasion of the 35th anniversary of your National Day please accept our heartiestcongratulations.May the trade connections between our countries continue to develop witheach passing dayYours faithfully尊敬的先生/小姐，值此国庆三十五周年之际，请接受我们最真诚的祝贺。愿我们两国之间的贸易联系持续发展。你诚挚的实例之二：Dear Mr.MinisterAllow me to convey my congratulations on your promotion to Minister of Trade.I amdelighted that many years service you have given to your country should have beenrecognized and appreciated.We wish you success.

第二篇：商务信函

将下列信函译为英语

先生： Dear Sirs:

从贵处商会获悉贵公司行名和地址，并得知你们是一家大的钢铁出口商，具有多年经营经验。此类产品属于我公司业务范围，特致此函，以期与贵公司建立兴旺互利的贸易关系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若贵公司能保证价格可行，品质优良，交期迅速，我们将能大量订货。为此，特请提供你们最新的全套目录和各项出口产品的价目表。如蒙尽速办理，当不胜感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我们的信用情况，可向当地的中国银行查询。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.谅能惠予合作，预致谢意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.谨上

Yours faithfully,

第三篇：商务信函

商务信函Business letter

英文信头写法 Heading 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英 文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符 号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文信函编号写法 Reference number 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。

信函编号常见的书写形式有两种：

一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”

英文日期写法 Date 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

书写日期应注意以下几点：

1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；

英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。

第五讲：英文信内地址写法 Inside address

由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写作实例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文请某人注意行写法Attention/Attn.请某人注意行（Attention，缩写：Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或某部门处理。

Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文称呼写法 Salutation 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主题写法 Subject 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文写法 Body 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。在商业界人们通常用5个C来衡量一封信函的好坏：Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文结尾敬辞写法 Complimentary close 几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr.Brown，则结尾敬辞采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是Dear David，则结尾敬辞采用 Best wishes 英文签名、附件写法 Signature/Enclosure 签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定：

1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by, for, perpro或P.P.字样。

如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其缩写Encl.或Enc.。

如果附件不止一项，应写成Encls.或Encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言写法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，简写为P.S.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。附言应尽量做到简明扼要。附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文书信格式及英美差异

英文书信通常由下列五个部分组成：

A 信头（Heading）

信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。日期通常有下列两种定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通

常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

B 称呼（Salutation）

称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear„或My dear„开头，称呼后一般用逗号。

C 正文（Body）

这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。

D 结束语（Complimentary Close）

它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。本课书信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。

E 签名（Signature）

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可 根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长辈或上级）。

英文书信格式称谓差异

商务英语书信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客 套语等均有所不同。

一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书 信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语 Queen's English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明 显的。

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头 垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indented style），英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称 呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的复数形式），用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs„„在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”.如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形 式），英语用Dear Sirs.如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir.称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentary close）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道对方姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

第四篇：商务信函

1.称呼和结束句：Dear SirYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear SirsYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear Ms BrownYours sincerely Dear MrMithYours sincerely

2.介绍这封信的背景：

With reference to:

With reference to your advertisement in the Times of 12th December,…

With reference to your phone call today,…

3.解释写信原因：

I am writing to…

I am writing to confirm the arrangement.I am writing to enquire about the price and discount of your products.I am writing to inform you that we have sent your goods on July 21.I am writing to apologise for the delay of the goods.4.提出要求：

I would be grateful if you could send me a catalogue.I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?

5.表示感谢

Thank you for…

Thank you for your telephone call today.Thank you for sending the catalogue to me.6.随信寄去的材料

Please find enclosed a cheque.I am enclose a price list.We enclose a brochure.7.表示道歉

I am sorry that our cashier charged you too much.I apologize for not attending the meeting.I am sorry for not replying to your letter.8.确认某事

I am pleased to confirm the booking of the conference room on Monday ,March 3—5.I can assure you that we can deliver the goods by the required date.9.讲述不好的消息

Unfortunately, the handles of the teapots were missing.I am afraid that only two of the ten microphones can work.10.结束一封信

Thank you for your help.Please contact us again if we can help in any way./ you have any questions.I look forward tohearing from you soon./meeting you./ seeing younext Friday.

第五篇：商务信函

第十四章 商务信函

在商务信函中，商业收信常常处在一个不被人所注意的角落。原因是相比其他的商务文书，商业书信往往被视为过于简单、随意，好像任何人都可以一挥而就。殊不知，很多成千万的大额生意往往都是从这些看似“貌不惊人”的商业信函发端的。俗话说：座雀虽小，五葬俱全。商业信函看似短小、简便，实则包含玄机。

一、希望建立贸易关系函

概念解说

为了进一步加强企业的生产与销售，经多种途径了解客户后，希望与其建立贸易关系而用的信函文书。

写作指导

首先要告知对方，我方是怎样获悉其经营范围与地址的，同时表示我方愿意与对方建立业务关系，进行交易，希望得到对方的合作。其次向对方作自我介绍，包括企业性质，基本业务状况，经营的范围，有哪些分支机构等。希望推销某商品也可说明。最后以礼节性语言结尾。

范例

希望建立贸易关系函

××公司：

我们从商会那里看到贵公司的名称及地址，得知你们有兴趣建立进出口商品的业务联系。如贵公司在本地尚无固定客户，希望考虑以本公司为交易伙伴。本公司原经营工业机械在本国的批发零售业务，由于最近在经营方面的变化，本公司在销售方面的政策也发生了变化。

笔者有多年的外贸经验，希望在世界各地建立适宜而持久的贸易关系。由于与生产厂家的长期直接联系，我们在许多行业中尤其是工业机械，是最有竞争力的。

我们也愿从贵国进口一两种优良产品，以有竞争力的价格在美国销售，以期能够持续、长期占领市场。

我们希望聆听贵公司的意见、要求及建议，以及如何才能使双方协力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取佣金为条件充当贵公司在美国的采购代理。

恭候回音。

××公司 ×年×月×日

二、推销产品函

概念解说

推销产品函是向对方推销产品而使用的一种商务信函。

写作指导

推销产品函包括开端语、正文、结尾三个部分。

①开端语。要做到醒目，突出产品及其优点，有独创性和简明扼要。②正文。介绍产品、提供证据、提出保用期和免费试用以及价格合理性。介绍产品必须保持自然协调，力求生动活泼，强调产品的突出特色。提供证据时应继续强调产品的突出特色，使具体的语言客观地进行说明，可适当运用用户的表扬信，然后提出保用期和免费试用。在信的最后，大多提及价格的合理性。除非价格是一个突出特色，否则不要在首段或末段谈价格，要在概括产品 优点的句子中谈价格。要用一个较长的复合句，要用具体数字说明购买该产品可省钱若干。报价时要用小单位。如可行，可与具有类似特色的同类产品进行比较。

③结尾。结尾要充满信心地呼吁，要激发读者的购买意欲。

范例

推销工艺品函

××公司：

从我驻意大利使馆商务处来信中获悉贵公司希望与我国经营工艺品的外贸出口公司建立业务联系。我们高兴地通知贵公司，我们愿意在开展这类商品的贸易方面与贵公司合作。我公司经营的工艺品有绣品、草竹编、灯具、涂纶花、珠宝首饰以及仿古器物和书画等。这些品种均制作精美，质量上乘。特别是涤纶花，式样新颖，色泽鲜艳，形态逼真，可与鲜花媲美。目前在欧美、亚洲的许多国家极为畅销，深受消费者的喜爱。现寄上涤纶花样照一套，供参考。欢迎来信联系。

××进出口公司

×年×月×日

三、询价函

概念解说

询价是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价，询价对交易双方都没有法律上的约束力。询价函就是为询问商品交易价格而用的商务文书。

写作指导

询价函可以向卖主索要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等，也可以用发询价单或订单的方式询问某项商品的具体情况。

范例

询价函

×××先生：

我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖茶。品质：一级。规格：

每包100克。望贵厂能就下列条件报价： 1．单价。2．交货日期。3．结算方式。

如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。

希速见复。

××副食品公司 ×年×月×日

四、联系销售函

概念解说指导

联系销售函是要求对方提供样本及样品的商务信件。

写作指导

首先写明索求样本或样品的目的。应写明“请寄样品及报价，以便和客户

研究”、“供成交参考”、“向客户推荐”或“供小样试验”等。如寄英文样本或日文

样本，要求改寄A样或B样，或提供某种文字的目录等要写清楚。

范例

联系商品销售事宜函

×××先生：

前一批货销售极佳，颇受好评，除电报中向你订购的数量外，公司同仁意欲扩大经营范围，我想请您给我寄上下述样品：

1．6岁男式童装 2套 2．6岁女式童装 2套 3．5岁儿童套裙 2套

并请附上有关资料与说明文字，供我们查看，宣传，倾听消费者的反映。我估计你们的产品是会受到欢迎的。一旦公司作出决定，我们将大批量向你方订货。具体事宜日后联系。请你们从速寄上样品。谢谢您对此事的关照。渴望赐复。在资料中请附上样品的价格、质量规格说明。

×××

×年×月×日

每包100克。望贵厂能就下列条件报价： 1．单价。2．交货日期。3．结算方式。

如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。

希速见复。

××副食品公司 ×年×月×日

五、答复客户建立贸易关系函

概念解说

答复客户建立贸易关系函是企业收到希望建立贸易关系函后，按对方要求完整地答复对方的商业信函。

写作指导

答复客户建立贸易关系函的开头一般引出对方来函日期，然后说明自己的态度、意愿及交待汇寄有关资料的情形。即使本方不能满足对方的要求也要及时说明原因，为以后进一步的交易留有余地。最后，说出己方的明确打算。

范例

答复客户建立贸易关系函

××经理： 1月21日来信暨附红茶推销方案一份均收到。为了打开中国袋装红茶在美国市场的销路，贵公司已经进行了各项工作，并制订出了有关推销方案，对此我们表示赞赏。

对于贵公司推销我红茶的业务，我公司愿从多方面给予支持。首先在货源供应上，将尽力优先安排，以满足你方的销售需要。由于我们双方还没有当面洽谈的机会，因而不能立即达成交易。我方期待着您早日来访，共商发展业务大计。

××进出口公司 ×年×月×日

六、回复商业询购函

概念解说

回复商业询购函是收到询价函后，予以回复的商业信函。

写作指导

复信必须有针对性，不能答非所问，同时复信要及时。在复信的最后一部分可写类似“如有问题，欢迎再提”的词句。

范例

回复商业询购函

×××先生：

10月2日的信函收讫。我们很高兴随函附寄一份贵方索要的产品说明书和价目单。在准备这份最新的说明书时，我们不惜费钱费事力求使这份说明书外形美观，信息性强。从封面内容里，您将找到有关我们营业折扣的详细说明。我们建议您下次来香港时允许我们带您参观一下我们的工厂，在那里您可以亲眼见到高质材料和精湛手工艺是怎样融合进我们的产品制作之中。同时您还能熟悉各种高档的羽毛制品，还可以带给您的客户们那些令他们感兴趣的有用信息。

希望我们能有机会在任何一方面给您提供服务，只要贵方愿意采用，我们将尽可能满足您的需要。

×××敬上 ×年×月×日

七、报价函

概念解说

报价函是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。

写作指导

报价应包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等内容。报价仅仅是通知买方价格的作用，对卖方没有约束力，可更改。

范例报价函

×××超级商场：

贵方×月×日询价信收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下：

商

品：君山毛尖茶 规

格：一级 容

量：每包100克 单

价：每包×元（含包装费）包

装：标准纸箱，每箱100包 结算方式：商业汇票 交货方式：自提

交货日期：收到订单10日内发货

我方所报价格极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按95％的折扣收款。

如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日定购。恭候佳音。

××茶叶厂 ×年×月×日

八、接受函

概念解说

接受函是指买方或卖方接受对方提出的交易条件商务书信。交易双方表示接受的信函、传真、电报、电传均可作为成交的承诺，并均具有法律约束力。

如果是买方同意卖方的报价或还价的接受函，一般都要随函说明所需订购的一切货物。

写作指导

要写明接受对方的具体报价条件，包括商品名称、规格、单价，以及结算方

式、交货日期、地点等。范例

接受报价函

×××先生：

贵厂×月×日的报价函收悉，谢谢。我方接受贵方的报价，并乐意按贵厂提出的条件订货：

商

品：五粮液 规

格：特曲 容

量：每瓶500克

单

价：每瓶200元（含包装费）数

量：100瓶

包

装：标准纸箱，每箱10瓶 结算方式：转账支票 交货日期：×年×月×日 交货地点：×市火车站 请速予办理为荷。

××公司 ×年×月×日

九、还价函

概念解说

还价函是指接受报价的一方认为对方的报价中有些条款不能接受，提出自己的修改意见，供对方考虑。还价函可以是买方就卖方的报价还价，也可以是卖方就买方的还价而再还价。写作指导

还价的内容包括价格、包装、结算方式、交货日期、运输方式等。

范例

卖方降低原报价函

×××先生：

贵方×月×日还价函获悉。贵方不能接受我方的报价，非常遗憾。

我厂加工的一级君山毛尖茶品质优良，且价格也合理，因此，贵方的还价我方实难接受，我方最多只能将原报价降低5％。

盼复。

××茶叶厂 ×年×月×日

十、订购函

概念解说

订购函就是经过反复磋商，买卖双方接受了交易条件后，买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物的商务文书。

写作指导

订购函分为两种：一是在接受函里说明所需订购的货物，另一种是下订单，即把订购函制成订单式，以表格形式列明各项交易条件。订购函一般都应包含商品名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货日期、交货地点、运输方式、运输保险等内容。范例

订购函

×××先生：

贵厂×月×日的报价单获悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物：

EPSONLQ－100打印机10台 单价1500元 总计15000元 STARAR－2463打印机10台 单价900元 总计9000元 CICIAENCKR－5240打印机10台 单价1500元 总计15000元 交货日期：×年×月底之前 交货地点：××年××仓储部 结算方式：转账支票

烦请准时运达货物，以利我地市场需要。我方接贵方装运函，将立即开具转帐支票。请即予办理为荷。

××公司 ×年×月×日

十一、确认订购函

概念解说

确认订购函是买方在收到客户的订购函后，必须回函确认，同时告之客户货物办理程度和货款支付方式等事宜，询问客户是否还有其他要求。

写作指导 要写明已收到对方什么时候寄出的订购函，并告知对方货物即将发出，希望对方查收。同时，明确告知对方货款如何支付。

范例

确认订购函

×××先生：

非常高兴收到贵方×月×日第32号100瓶五粮液特曲酒订单。我方即速予办理，货物将在贵方要求日期内运抵指定地点。根据商业汇票的规定，我方通过××银行开出以贵方为付款人的银行承兑汇票，面额为×××元，承兑期限为3个月。我们相信此汇票必得承兑。

贵方对此货还有何要求，请即函告。

感谢贵方的惠顾，希望我们能保持经常的贸易联系。

××公司 ×年×月×日

十二、催款函

概念解说

催款函是卖方在买方收到货物逾期未及时付款结算时致函，提醒买方付款结账所用信函。常常会出现买方收到货物后，超过规定期限尚未将货款付给卖方的情况。在这种时候，卖方就应致函提醒买方付款结账。

写作指导

催款函主要内容如下： ①催款单位和欠款单位的全称和账号，必要时写上催款单位的地址和电话以及经办人的姓名等。

②双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠款金额、拖欠货款情况等。

③处理意见，比如，再确定一个付款期限。催款函力求简洁，表达清楚催款的主题即可，不必虚礼客套，但注意用词把握分寸。

范例

催款函

××百货商场：

贵方于×年×月×日向我厂定购真丝衬衫×××件，货款金额计××万元，发票编号为××××。可能由于贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，请即执行结算，我厂银行账号××××。逾期按银行规定，加收千分之二的罚金。如有特殊情况，请即与我厂财务科魏××联系，电话：×××××××，邮编：××××××，地址：×××市××路×号。

特此函达。

××制衣厂 ×年×月×日

十三、交易磋商函

概念解说指导

交易磋商函是交易双方就某项商品买卖的各种具体交易条件反复磋商，最后达成交易所用的商业信函。写作指导

交易磋商函包括一系列复杂环节，商务文书需要写明各环节的具体内容，不可遗漏。

范例

交易条款与价格磋商函

××公司：

×月×日来信收悉。对你公司要求与我公司建立业务关系的愿望，我们表示欢迎。从来信中获悉你方对中国真丝绢花很感兴趣，并希望了解该商品的有关情况及我方的贸易做法。现将我公司销售绢花的一般交易条款介绍如下：

1．品质规格：真丝绢花以绫、绸、绢、缎等高级丝绸为原料，品种有月季、寒冬菊、杜鹃、凤尾兰等千余种，式样有瓶插花、盆景、花篮等。质地轻盈，不褪色，耐温耐压。具体规格请参阅全套彩色样本。

2．包装：纸箱装。大花每箱装20盒，每盒装1打；小花每箱装30、40或80打不等，根据货号决定。纸箱内衬托蜡纸，外捆塑料打包带。每箱体积长×公分，宽×公分，高×公分。每箱毛重×公斤，净重×公斤。

3．数量：为便于安排装运，卖方有权多交或少交5％的货物，其多交、少交部分按合同价格结算。

4．付款：买方应通过卖方所接受的银行开具全部货款，不可撤销的，准许转船准许分期装运的即期信用证，信用证必须于装运月份前15天送达卖方。其中装船货物的数量和金额允许增减5％，信用证有效期应规定在最后装运日期后15天在中国到期。

5．保险：如按CIF价格条件成交，卖方概按发票金额110％投保综合险，以中国人民保险公司的有关海洋运输货物保险条款为准。

6．人力不可抗拒：如因战争、地震、严重的风灾、雪灾、水灾以及其他人力不可抗拒事故而致延期交货或无法交货时，卖方不负任何责任。

7．索赔：凡有对装运货物质量提出索赔者，必须在货到目的港后30天内提出。货物质地、重量、尺寸、花型、颜色均允许有合理差异，对在合理差异范围内提出的索赔，卖方概不受理。

8．仲裁：凡因执行合同所发生的或与合同有关的一切事宜，双方应通过友好协商解决。如协商不能解决，应提交北京中国国际贸易促进会对外贸易仲裁委员会根据该会仲裁程序暂行规则进行仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方都有约束力。以上一般交易条款已为×国其他进口商所接受，相信这些条款也将为贵公司所接受。如有任何疑问，请向我们提出。

近来各地对中国真丝绢花需求甚殷，如你方有意购买，请即询价。我们相信，在双方良好的配合下，首笔交易必将能很快达成。等候佳音。

××公司 ×年×月×日

十四、装运通知函 概念解说

装运通知函是告知买方交易货物装运情况的商务书信。在国内贸易中，货物的提取若是发货形式，卖方就应负责装运，即负责装车（船），安排装运日期，把货物发到买方指定地点。为避免意外，卖方还要为货物投保。装运条件包括装运方式和运费、保险金的支付。采取何种装运方式以及装运费用、保险金的支付，主要根据交易双方的协商而定。如果买方要求卖方将货物装运发送到指定地点，那么，买卖成交后，卖方就应履约，按规定期限将货物装运，并立即用电报、信函等形式通知买方，这就是装运通知函。通知函说明装运日期、装运车号，并将提单、发票、检验单、保险单等单据副本寄去，以便买方办理提货手续。范例

装运通知函

×××先生：

贵公司第74号订购函所订30台打印机，已于×月×日交付托运，预计一周 后到达××市。

30台打印机分3箱包装，每箱上均标有▲标记。

兹随函附寄下列装运单据，以便贵公司在货物抵达时顺利提货： 1．我方第×号发票一份。2．第×号货运提单一份。3．第×号装箱单一份。4．第×号保险单一份。5．第×号检验单一份。

感谢贵公司对我公司的支持，希继续来函询价、订购。××电脑公司 ×年×月×日

十五、索赔函

概念解说

索陪函是指合同争议或纠纷发生后，受损一方向违约一方提出赔偿要求的信函。

写作指导

索赔条款主要包括五项内容： ①简述事由。②陈述违约事实。③说明索赔理由。

④陈述对方违约给自己带来的损失。⑤提出具体的索赔要求。

在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方签订的合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非责任。提供足够的书面文件和有关方面的证明；提出索赔要求应合情合理，不漫天要价；应根据引起索赔的原因和不同的索赔情形选择相应的措词和语气。

范例

质量不符索赔函

××茶具厂：

随函寄上××市××检验所的检验报告（95）××号。报告证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低原成交价30％的扣价处理。

特此函达，候复。

××百货公司 ×年×月×日

附件：××市××检验所检验报告一份。

十六、包装磋商函 概念解说

产品包装可以分为销售包装和运输包装两类。在商品交易磋商中，产品包装，尤其是产品的运输包装，也是一项重要的磋商内容。在此过程中形成的商务书信称为包装磋商函。

写作指导

包装磋商函应对包装的具体要求表达明确，各种数目、计量单位要准确。

范例

包装还价函

×××先生

你方×月×日关于100公斤金华火腿的报价函收到，我方对产品质量、价格、支付条件、交货日期等均感满意，只是对包装有特别的要求。

我们希望将聚乙烯袋销售包装改成硬纸盒包装，运输包装则改用瓦楞板纸箱，以便于顾客携带和长途运输。望鼎力合作。谢谢。

××副食品公司

十七、理赔函

概念解说

理赔函是指合同争议或纠纷产生后，违约一方受理遭受损失一方的赔偿要 求的信函。

写作指导

理赔函通常包括如下内容： ①引述来函要点。②表明己方态度。③提出处理意见。

写作理赔函，应认真研读索赔函，看看对方的索赔理由是否成立，函中提供的证据是否有效，索赔金额是否合理，索赔期限是否逾期，然后据此确定不同的理赔策略。

范例

质量不符理赔函

××百货公司

贵方×月×日函及货样收悉。信中提到部分玻璃茶具的质量与样品不符一事，我方立即进行了调查，发现是由于装箱时误装了部分二等品。这是我方工作的疏忽，对此，我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方的要求，部分质量不符的产品按降低原成交价30％的扣价处理。

我方保证以后将不再出现类似失误。特此函复。

××茶具厂 ×年×月×日

十八、投诉处理函 概念解说

投诉处理函是指回复客户的投诉，并提出处理意见的信函。写作指导

投诉处理函的内容通常包括： 1．引述投诉函要点。2．表明己方态度。3．提出处理意见。

回复客户投诉时态度必须认真而坦诚。不管对方的投诉理由是否充足，都应对其投诉表示接受，感谢对方对己方的工作提出意见。信尾应有单位领导的签名，语言礼貌得体，用词冷静平和。

范例

回复投诉函

×××先生：

×月×日来函收到，感谢您在信中指出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。

××公司 ×年×月×日