第九节 会务工作考点总结

第一篇：第九节 会务工作考点总结

一． 会务工作流程图

会前：

（1）确定会议主题与议题

（2）确定会议名称(单位+内容+类型)（3）确定会议规模和规格（大、中、小规模；高、中、低规格）（4）确定会议时间与会期（5）明确会议所需设备和工具

（6）明确会议组织机构（会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组）（7）确定与会者名单（8）选择会议地点（9）安排会议议程和日程

（10）制发会议通知（书信式和柬帖式；书面、口头、电话、邮件）（11）制作会议证件（12）准备会议文件材料（13）安排食住行

（14）制定会议经费预算方案（15）布置会场（16）会场检查

详细列举：

15.布置会场（全围式、半围式、分散式）

根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。（1）会场的风格特点：庄严、肃穆、轻松、简洁、儒雅、朴素（2）会场的类型及布局

a.小型会议室——椭圆型、回字型、T字型、“马蹄”形、长方形 b.中型会议室——“而”字型、半圆型、课堂型 c.大型会议室——礼堂型、弦月型

（3）会场的布置

a.主席台

布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应该有休息室。

总之，主席台的布置一是对称，二要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，由前至后的顺序依次排列。

b.场内会场人员座次安排

遵循“主左客右“原则

横排法：按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列。竖排法：将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列。

左右排列法：将横排法从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。

c.会场气氛布置

会徽：能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以使组织已定徽标，如团徽、警徽等，也可以是本单位的企业图章。

会标：将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。

灯光：注意灯光亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光亮。

色调：不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议。蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议。旗帜：强化会议主题

花卉：既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。

16.检查会场（1）方式

A．听取会议筹备人的汇报

B.现场检查。（2）检查的内容 A.文件的材料准备情况 B．会场布置情况 C．会议保卫工作情况 D．其他内容

案例分析

1.一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟然将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的全家福中，竟然找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。从此案例中说明会议组织应该注意哪些问题？ 点评：

在涉外场合合影时，应该遵守国际惯例，宜令主人居中，主宾居右，令双方人员分主左宾右依次排开。简言之，就是讲究以右为上。

具体涉及合影的排位问题，关键是要知道内外有别。

国内合影时排位，一般讲究居前为上、居中为上和居左为上。通常，合影时主方人员居右，客方人员居左（若是外宾，刚好相反）。主客间隔排列，两端一般由主方人员把边，尽量不要让客人站在边上。

2.某公司举办大型服装新品展销会，市长由于有另一个活动不能确认及时到席。展销会即将开始时，市长却来到了，各嘉宾已经在台上就坐，但发现没有市长的名字和座位，会议主办方十分尴尬。

点评：秘书应该事先考虑好领导到来的可能性，即使不来也要做好物品的准备工作。3.天地公司召开客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。由于时间紧，钟苗在抄写时漏了应该安排在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。点评：钟苗在安排晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的拜访，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良影响。

会中：

（1）报到及接待工作（2）组织签到（3）做好会议记录（4）会议信息工作（5）编写会议简报或快报（6）做好会议值班保卫工作（7）做好会议保密工作（8）做好后勤保障工作

详细列举：

会中服务性工作包括：

（一）会议中的事务性工作

1.报到以及接待工作（1）与会人员的接送（2）会议交通工具的安排

（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买（4）会议文娱活动的安排和组织 2.组织签到和分发资料

签到时，事先应该印好签到薄，内容包括：姓名、性别、年龄、职务、职称、工作单位、通讯地址（含邮政编码、电话号码）、房间号等项。

（二）会议中的组织联络工作

协助会议主持人组织好大小会议，做好上下沟通的联络工作。

（三）会议中的信息沟通工作

1.做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作。2.会议期间的对外宣传

（1）妥善处理与新闻媒体的关系。（2）注意内外有别，严守单位秘密。

（3）选择宣传内容应该坚持对象、效果、时效和费用的原则。（4）收集媒体对会议的报道提供给领导。（5）为领导召开记者招待会提供资料。

案例分析1：

新产品发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议资料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容详实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。

点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的时间与机会了解相关信息，为记者的报道提供方便。案例分析2：

......秘书邓负责会议的信息宣传工作，因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集，留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。

点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。

（四）会议中预订表管理、来客和电话等事务

1.管理计划（预订）2.来客接待

如果遇到来访上司的客人或有别的重要事情汇报，以便条递进会场，然后守候旁边，等待回答。3.电话

秘书应该先要询问事情的紧急程度或重要程度，再判断与会议的优先顺序，以确定处理的方针。若会议重于会客，等上司会议终了报告详情。问清对方联络电话号码和地址。若电话重于会议，就立即以便条告知上司：谁来的电话、什么事、从哪儿打来的、紧急的电话、要求立即回电等事情。

（五）会议中的文字工作

做好会议记录、编写会议简报、根据会议中提供的材料加紧撰写会议总结报告、修改会议决议（决定）草案等。1.做好会议记录

（1）会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部

记录头：会议名称；时间；地点；主席（主持人）；出席、列席和缺席情况；会议记录人；会议主要议题

记录主体：与会者的发言、议定事项 记录尾部：散会时间、主持人、记录人签字（2）会议记录的要求：准确、完整、简洁、明确

（3）会议记录方法：摘要记录和详细记录（运用速记方法）（4）会议记录重点

——会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 ——会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解 ——权威人士或代表人物的言论

——会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 ——会议已决议的或议而未决的事项 ——对会议产生较大影响的其他言论或活动

2.编写会议简报

会议简报是迅速传送会议信息的重要文件。它的主要内容是反映会议的情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言的要点，让有关部门的领导及全体与会人员及时了解会议情况和讨论结果。规模大、会期较长或较重要的会议，一般都要印发会议简报，以便交流信息，开好会议。因此，会议简报是为会议服务的，有较强的时效性。

（1）会议简报的表达方式： A．摘要式

将有代表性、有启发性的大会或小组会的发言摘录整理，让与会者对各小组发言的内容有个比较详细的了解。B．概括式

编写人根据会议记录进行分析综合，概括的介绍大会或小组会的讨论情况或发言内容，供与会者了解会议的概况。C．综合式

除上述内容外，可以编进其他内容，例如上级对开好会议的指示，其他企业的贺电、贺信，未能出席者的书面发言，其他轶事、花絮等。

（2）会议简报的写作要求：真实、简要、快速、要按格式办报

（报头、正文、报尾）

（六）会议中的值班保卫和保密工作

1.值班工作

——会中协助搜集有关信息和资料 ——控制与会无关人员随便出入会场 ——督导专职服务人员的具体服务工作

——备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录 ——协调会中各种矛盾等。

案例分析1 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。

点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。

2.保卫工作

——重要与会者人身安全保卫 ——重要文件的保卫 ——会场和驻地的保卫 ——会议设备的保卫 ——与会者贵重物品的保卫 3.保密工作

（1）会前保密工作

——涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员 ——召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。

——根据实际需要，确定会议印发的文件数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。

——选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设备，电话进行防窃密、泄密检测。

（2）会中保密工作

——加强保密教育 ——加强文件管理 ——加强重要涉密会议管理

(3)会后保密工作

——做好保密文件的回收工作

——私密文件通过机要通信部门递送

——对会议驻地、房间、会议室进行保密检查

（七）会议中的后勤保障工作

1.做好食宿管理工作 2.做好迎送交通工作 3.做好会议车辆管理工作 4.做好财务管理工作 5.安排好会议的文化生活 6.做好会议医疗卫生工作

案例分析1 开具发票时有出入怎么办？（财务结算工作）

公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试大编辑整理

点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。

会后：

（1）安排与会人员离会（2）撰写会议纪要（3）会议的宣传报道（4）会议总结（5）催办与反馈工作（6）会议文书的立卷归档

会议纪要

组成：

（1）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程。（2）会议的精神和议定事项。一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

例如：XX大学教育基金会第一次理事长办公室纪要

时间：

地点： 参加人员： 列席人员： 主持：

办公会围绕以下既定的五项议题进行：

（一）关于理事长的分工。......（二）......会议简报范例： 一． 主持人讲话：......二． 宋董事长致欢迎词。三． 省旅游局张副局长讲话：......四． 李总经理讲话：......五． 客户代表发言：......六． 李总经理的总结：......七． 散会（上午12时）

主持人：（签名）记录人：（签名）

第二篇：会务工作

会务工作

教学目的

通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。教学重点

会议筹备工作；

会议方案的制作；

会见与会谈的操作程序与方法；

案例分析。教学难点

会议方案的制作；

会场的布置；

案例分析；

技能训练。教学时数

理论教学4.0课时

实训教学8.0课时

教学内容

案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

会议概述

什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议要素：

1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。会议的种类有几种？

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：定期会议和不定期会议；

按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质：专业性、专题性、综合性等；

按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十

人或数人)等；

按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。会议有什么作用？

（一）会议的积极作用

1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。

4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

会议申报与审批的形式有哪些？

口头申报、书面申报、会议申报。

会议申报应遵循什么原则？

精简从严原则、“一枝笔”原则。指导会务工作的原则有哪些？

1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。会议成本意识

开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;T —会议的时间（以小时为单位）。

A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作

主要包括：

(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

主要包括：

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作

主要包括：

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。

从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。

会务工作的具体内容

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 → 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作

会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结

一、确定会议筹备方案（大中型）

议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：

（一）确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）确定会议议程。

（四）确定会议的时间和日期。

（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。

（八）确定会议住宿和餐饮安排

(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：

可信公司技术训练专题研讨会

(筹备方案)

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：

(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：

(1)分组讨论。

(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。

五、会议议题：

(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。

(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备：

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。

(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。

八、会议服务工作：由行政部综合协调。(1)会议通知。(2)会议日程表。

（一）怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

（二）怎样确定会议名称？

会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年()总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。

（三）确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。

同时 本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？

1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）

安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。

确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

（五）怎样确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

（六）怎样确定会议议程与会议日程(1)会议议程与会议日程的区别。

●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。(2)安排会议议程和日程要注意的问题。

●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。(3)大中型会议的议程一般安排如下。

开幕式，上司和来宾致辞；

上司做报告；

分组讨论； ●大会发言；

参观或其他活动；

会议总结，宣读决议；

●闭幕式。

(4)会议议程与日程的样式示例。

●会议议程示例。

英豪公司销售团队会议议程

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程。

2、说明有关人员缺席情况。

3、宣读并通过上次会议的记录。

4、通信联系情况。

5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标

（七）印发会议通知

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

（八）确定会议所需用品和设备

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

（九）建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

（十）确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

1．会议经费的主要内容

*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。2．审核时要逐项细审

要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。

对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。

例文分析： ． 天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。

此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组

2003年1月5日

十一、进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。

会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。案例一： “时装秀”方案

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。

展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。分析：

从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。

小李的方案还有一些需要改进的地方： 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。

2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。

3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。

4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

会见与会谈

一、会见、会谈的含义

会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

二、会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

三、秘书安排会见工作的具体操作

了解意图

准备资料

确定参加人员

确定时间和地点

会见座次安排

场所布置

迎送工作

四、秘书安排会谈工作的具体操作

1、了解意图 2．准备资料

3．确定参加人员 4．确定时间和地点 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理会谈文件

技能训练

【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。

一、案例分析 案例：

一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?

二、问题讨论

1．怎样做好会见的准备工作? 2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么? 3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?

附件：会议通知例文

各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局：

经市局研究决定，于2008年12月14日召开全市xxx工作会议。传达总局、省局xxx工作会议精神，总结我市xxx工作情况及布置2008年xxx工作。现将有关事项通知如下：

一、参会人员：各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局分管领导、法制征管科科长、从事流xxx工作的人员及各区、市、县局重点分局局长，市局征管科、法制科、计财科、信息中心、流转税科、所得税科负责人。

二、报到时间及地点：14日上午8：30分前在xxx市国家税务局报到。

三、会议日程及时间：14日上午8：30—10：00在xxx国家税务局进行经验交流，10：30—12：00在xxx国家税务局进行经验交流；14日下午在市局直属分局进行经验交流；15日上午在xxx会议室讨论，下午领导和科室负责人讲话。

二○○四年十二月二日

第三篇：会务总结[推荐]

201期教导模式会务总结

二○一五年三月三十日

201期4组小天使解冰会务总结

一、会务工作小结：

时光流逝，转眼间我在成长中又渡过一个月。回首这走过的一个月，很荣幸能与各位伙伴共同进步，我也在大家的身上学到不少的“知识”。一个月以来我心中最大的感受便是要做一名合格的小天使（课程顾问），在会务四天中，从一头雾水中渐渐有了收获

刚到师道人本时，对师道人本方面的知识不是很精通，对于新环境、新事物比较陌生。在文芳姐，和解寒姐的帮助下，很快了解到公司的性质及其-市场。作为小天使（课程顾问）中的一员，我深深觉到自己身肩重任。作为企业的门面，企业的窗口，自己的一言一行也同时代表了一个企业的形象。所以更要提高自身的素质，高标准的要求自己。在高素质的基础上更要加强自己的专业知识和专业技能。

咱们小伙伴都比较年青，工作上虽然充满干劲、有激情和一定的亲和力，但在经验上存在不足，尤其在处理突发事件和一些新问题上存在着较大的欠缺。

核心改进：

1、尽快提升个人专业知识

2、熟悉掌握销售技巧框架，门路

3、公司的机制，制度尽快完善（太过闲散）

二、此次会务收获：

1、让客户深层次的了解我们

2、让学员深层次的信任我们

3、让我们成长、让我们成交

No.1 精确明确了会务的目的和意义

经过“一模块”情商管理的课程后，亲身经历了学员由“自我”和“自大”的一个状态，转换为“亲和”、“关怀”、深深触动。会务当中跑

“走火大会”，通过北京3天的“黄金班”学习，引导我走向了教育培训方面的事业，自那以后便疯狂学习成功学，并在励志网站发表文章获得很多的人的喜欢，也因此结交了很多志同道合的朋友。

在参加黄金班时，就特别想去参加这么一份事业，因为我太舍不得，在学习完成后，离开课堂的那一刹那，我真的不想走。我就想静静的呆在那里，哪怕一会儿也好，现在能来到师道，算是一种缘分，也算是了却了自己几年来的梦想，我喜欢参与在那其中，虽然我是助教，但我乐在其中。

三天下来，我们除了在会务上明确了应该做什么，更应该在夜深之际，问问自己的内心，我们自己有木有沉淀下来，学员处于兴奋期，半年后，一年后大部分学员仍会回归本质，否则一堂课程，早已让我中华实现“大同”社会。

会务结束后，回家和我姐姐开了一个小型的分享会，通过学员透析自己，其实我们都过于以“我”为中心，不论做事说话，一切都会不自觉的以“我”为中心展开的。在与客户交谈时，多想想他想要听到的是什么，给客户想要的感觉。

人人说跑销售的都是见人说人话，见鬼说鬼话，不可信。但我想保持着一颗真诚的心，去面对每一位客户。

在家庭上面，自己很孝顺，但是往往没有把情感表达出来，我会将师者礼，拥抱文化，融入到家庭生活当中，相信我们的家庭会更加和谐幸福！

总之，创造教导型企业是一个艰苦，漫长的过程，必须结合企业实际情况，不断摸索，不断总结。尽管教导模式看起来非常迷人的未来，但把它当做解万毒的解药，是非常危险的，就如同守护者宣言里说道，它是一个孩子，它需要成长，需要我们拥有远大母亲的爱去呵护她，包

第四篇：会务总结范本

展望未来明确方向开拓市场 —河南移动公司新产品介绍、咨询、洽谈

暨订货会议会务总结

1． 会议简介

我公司联合中兴通讯为河南省大学生开发了一款新型的学生手机，我公司为了向河南高校推广该产品，听取客户对我公司产品和售后服务的意见，做好下一的销售工作，我公司于2011年11月26日，在郑州国际会议中心召开新产品介绍、咨询、洽谈暨订货会议。此次会议由河南移动公司主办，参加会议的有有关领导专家、工作人员代表，销售部总监介绍产品的销售策略、销售政策及未来销售情况开展销售竞赛评比等事项做专题发言。

本次会议受到与会领导、嘉宾和与会代表的一致好评，取得了圆满成功。现将订货会具体情况总结如下：

一:会议过程

二：自我评估

总的来说，本次订货会取得了圆满的成功，收到了与会人员的高度评价。成功的原因可以总结为以下几点：

1.公司领导高度重视。这次订货会，公司领导高度重视，多次召开筹备会议，还指派副总经理专门负责会议筹备工作，为会议的成功召开打下了坚实的基础。

2.计划缜密。正是有了翔实周密的计划，这次订货会才有了成功的前提。

3、各部门之间密切配合。本次订货会过程中各部门之间密切配合，分工合作，这是订货会取得圆满成功的主要原因。

3、分工具体、合理。在会议每开设在之前，我们就已经将任务、工作时间合理的进行了分配，同时也注意到宣传组织工作时间的协调。

4、当然这次订货会中的组织还有一些缺点，我们对此也做了总结：

1、时间紧迫，安排欠缺充分。虽然事前我们对各种所需物品

2．本次会务工作要点

（1）会务组成人员名单；

由张副总经理总负责

会务组 郭玉贤 张晓培 张静

李丽总负责

（2）会务工作安排；

郭玉贤负责会议资料的筹备打印。

张晓培负责会议现场的布置。

张静负责与会人员的报到。

（由于小组人员人员有限，这些工作由一人做完。）

（3）本次会务主要抓的几项工作；

（4）本次会务关键要素（要针对本次会议的特点进行分析和安排）；

（5）本次会务与其他会务工作的不同之处；

（6）本人负责部分工作总结。

3．会务满意度调查情况

即“会务组织满意度”调查反馈情况，对各要素得分进行统计，评价最好与最差的问题集中点等。

4．问题分析

参考会务满意度调查结果分析整个会议过程，归纳出本次会议存在的问题，以及从此次会议中得到的教训、相关改进意见等。

5．经验总结

（1）本次会务工作的成功之处；

（2）可以推广或可供他人借鉴的地方。

除此之外，还要对会议筹备期间的组织、营销宣传、论文征集、资金筹措、资金管理等各项工作进行总结；对会议现场注册、现场接到、现场协调、会议专业活动情况、会议附设展览活动（如果有的话）、会议社会活动情况、会议餐饮活动情况等工作进行总结；对会议结束后的收尾工作、会议评估工作、财务结算工作等进行总结。

各位领导、各位来宾，朋友们：今天，我们假座东莞东城国际酒店召开“××××××用户座谈暨2005年订货会”。首先，请允许我代表×××对各位的到来表示最热烈的欢迎；对多年来一直关心、支持和帮助我们的公司领导和广大用户，表示最衷心的感谢我们今天有幸相会这里，共商合作事宜。再过两天，我们又将各奔东西，为各自的事业去奋斗。我真诚地希望在座的各位，明年相会时，都能创造一个属于自己的“奇迹”！

最后，祝大家能满载而归！祝大家在东莞玩得开心！谢谢大家！

第五篇：会务总结

会务工作流程

首届“中韩友好经济交流合作暨商品说明洽谈会”圆满闭幕，作为公司首次独立承办策划的商业会议，公司在整个会务筹备和会议前后或多或少出现纰漏：会议筹备时准备巩工作不足、会议过程中工作人员略显忙乱、在处理双边关系上不够沉稳，扎实等情况。此次会务中暴露出来的诸多问题值得大家深刻研究、反思，在以后的活动中避免再次发生，吸取经验教训，为以后的工作积累经验，做到尽善尽美。以下是会务总结：

一、会务筹备

1、预先沟通：

与协会达成举办会议的事宜，提前确定会议主议题、召开时间、出席范围和人数等信息。

2、制定预案：

制定预案供对方选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。同时，就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

3、签订协议：

细化方案，以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会议的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

4、经费支付：

经费由委托方在会议前提前支付总费用，会议过程中产生的额外经费在双方认可的情况下做为补充经费于会议结束当天进行结算。同时，会议过程中节省的经费也于会议结束当天进行结算。

二、会务准备

1、确定和落实会议预案执行。包括时间、地点、主题、人员等

2、发布会议通知。

通知内容主要包括主议题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式：电话通知、电子邮件通知、书面通知、移动短信通知等采取多种方式通知。及时向会务负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。

3、邀请领导、嘉宾。

邀请上级领导及来宾与会要提前制发邀请函并根据需要安排车辆接送事宜。

4、准备会议材料。会议材料包括：会议文件、与会人员名单、样品等涉会材料与物 品。在会议召开之前审定后印制。

5、落实会场布置。

1.主席台布置。

包括会标、主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、茶 水等

2.根据参会人员摆放座签 3.会场环境。

包括会标布置、引导牌安置、音响设备、灯光、空调等，就座区域划分。4.落实会务人员职责。

包括会议签到、材料分发、茶水添置、车辆接送、餐饮安排 和其它应急服务。

6、安排会议接待。

根据会议需要做好接站、住宿和餐饮安排等。大型会议要制作接送、住宿和餐饮安排一览表。根据会议安排落实参观游览安排及有关纪念品赠送工作。

7、发布新闻信息。

通知公司部门做好新闻宣传工作安排。安排专人做好会议记录，做好会议简报工作。

8、制定分工预案、召开会务人员动员会。明确工作目标、任务、期限。明确责任人。

9、检查会务准备情况。

会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规 定任务的，要及时采取措施加以弥补，并做好相应预案。

二、会中服务

1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响、灯光等设备、主席台的布置情况。

2、检查会务人员就位情况。

1.会议签到处负责人员应该提前到位做好签到和会议材料准备 工作。

2.检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。3.检查休会期间茶点服务等。

3、检查会议记录人员到位情况。

4、检查摄影、摄像、录音等工作到位情况。

5、检查文秘和翻译是否到位。

5、做好与会人员合影的各项准备工作。

6、做好会议的新闻采访、安全保卫和医疗保障工作。

7、编印会议通讯录。

8、做好与会人员会后餐饮、游览以及送机的相关安排。

三、会后工作

1、结算。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

1、整理与会人员照片和制作通讯录。

2、安排相关人员、车辆为与会人员送行。

3、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。

4、落实会议形成的决议，明确专人协调落实。

5、建立客户档案，对与会人员进行必要的问候和工作联系。