秘书学知识点总结[全文5篇]

第一篇：秘书学知识点总结

秘书学知识点总结

第一章

秘书学的政治性与实践性很强，是一门综合性应用学科。秘书学的研究对象是研究秘书工作和秘书人员的一门学科。

秘书学是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和 1.秘书：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。2.秘书的类别：（美国）行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书；（我国）商业秘书、私人秘书、机关秘书、涉外秘书、企业秘书。3.秘书的职业特征：①服务的直接性②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化⑥资格认定制度化。

4.秘书工作：是一个涵义很广的概念，其工作范围包括文书处理、立卷归档、机要保密、综合承办、安排会晤、调查研究、公文写作、会务工作、信访接待以及领导交代的各项工作。

5.秘书工作的内容（简答）

答：1）文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）

2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）

3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）

7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理）

9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）10）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）

12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14）办公室管理（环境、设备、经费等）15）其他临时交办事项。

6.秘书工作的职业特点：①辅助性②综合性③机密性（机要性）④服务性（事务性）⑤政治性⑥被动性

7.泄密渠道：人员泄密、办公设备泄密、传媒泄密、科技泄密 8.如何理解秘书工作的辅助性？

答：辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位，决定了秘书工作的辅助性。

一、从属性：1）不能脱离领导，工作围绕领导2）不能超越职权3）只有发言权、无表决权。

二、能动性：1）秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和发展的，是受领导活动的制约和支配的。2）秘书部门需要处理的许多日常事务工作，往往预先估计不到，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。

9.秘书工作的作用：①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用（承上启下、联系左右、沟通各方）⑤公共关系作用⑥门面作用⑦耳目作用 10.秘书的原则：①保密原则②准确性原则③迅速性原则④实事求是原则 11.秘书工作的基本方法：①调查方法②研究方法③参谋方法

调查方法分：典型调查法、个案调查法、重点调查法、抽样调查法 研究方法分：比较方法、类比方法、分析方法、综合方法 12.秘书工作的常规方法

答：1）领会领导意图的方法（①把握领导近期工作的重点②从不同角度捕捉和领会领导意图③从把握领导个性中领会领导意图④从把握领导意图的实质上领会。如明示、暗示）

2）请示的方法（对象准确、内容单

一、时机适当、形式灵活）

3）报告的方法（客观事实、简明扼要、区分不同对象、选择时机、方式灵活）

4）挡驾的方法（来访、电话、事物活动）5）协调方法

6）督促检查的方法 7）信息沟通的方法 8）工作进程调查方法 9）工作时间管理方法

10）特殊情况下变通的方法

13.秘书常用的沟通方法：①口头沟通②书面沟通③手势沟通

14.秘书学：就是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。

15.秘书学的研究对象：①秘书工作及其规律②秘书活动③秘书学教学理论和相关学科。

秘书学的研究对象是专门研究秘书工作和秘书人员的工作。16.提高时间效率：①制定时间计划②合理使用空余时间 第三章

1.设置秘书工作机构的原则：①适应性原则②精简原则③稳定性原则④高效原则 2.日本秘书机构：①日本内阁官方②日本总理府③日本行政管理厅

美国：①总统办公厅②内阁部③政府服务总局

英国：①英国内阁办公厅②英国枢密院③英联邦秘书机构 3.秘书工作机构的性质：①机密性②辅助性③综合性④服务性 4.秘书工作机构的职能：①助手职能②参谋职能③枢纽职能④协调职能⑤保密职能⑥公关职能

5.秘书人员的自我管理：①工作管理②行为管理③时间管理④办公室环境管理.6．秘书环境安全需要：①房屋、设备的安全②信息的安全③处理突发事件 7.个人形象在其构成上主要包括六个：仪容、表情、举止、服饰、谈吐、待人接物。第四章

1.秘书职业道德修养：是秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下所进行的自我教育、自我修炼活动，以及通过自我反省、自我改造、自我锻炼所形成的职业道德情操和所达到的职业道德境界。

2.秘书必备的职业品质：①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习

3.高素质秘书：懂得两三门外语、会计算机操作、能熟练运用互联网、具有组织活动能力、语言组织能力、与人沟通能力、获得新知识的能力、与团队合作能力。4.介绍顺序：①将男士介绍给女士②将将年轻着介绍给年长者③将职位低的介绍给职位高的④将晚到者介绍给早到者 5.秘书的心理素质：是指秘书工作的特殊性要求其具备的对秘书职业活动有所帮助的心理品质特征的总和。

6.如何克服焦虑的心理障碍：①树立自信②不患得患失③制定新计划 7.如何在工作中保持心理健康：①树立正确的人生观②创造良好的人际关系③及时调整不良心理④参加各种有益活动

8.气质的种类：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质 9.秘书的知识结构

答：

一、秘书工作必备的基础知识：①科学文化知识②政治哲学知识③法律政策知识④外语知识

二、秘书工作必备的专业知识：①理论知识②业务知识③行业知识

三、秘书应具备的相关知识：①新的学科知识②管理学知识③社会交往知识④心理学知识⑤社会学知识

10.秘书的能力结构：表达能力、办事能力、组织管理能力、社交能力、实际操作能力、危机处理能力 第五章

会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。

1.会议的含义：一）是指有组织有领导地商议事情而集会的一种工作形式。二）是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。

2.“会务”是“会议事务”的简称，它包括会议的会前筹备、会中服务和会后落实等工作。

3.会议的构成要素：①会议名称②会议时间③会议地点④会议参加者⑤会议议题和议程⑥会议的形式⑦会议的文书⑧会议的结果 4.会议名称一般由四部分组成：①会议主办单位或会议范围②会议的时间或届别③会议的主题或内容④会议的类型

实际工作中，往往有的部分会被省略。要求突出主题，简单明了。如：经理办公会议、人力资源专业分析会

5.会议时间：要根据会议目的、客观条件等因素选择适当的时间和会期。包括：①通知开会的时间②会议开始时间③结束时间④每项议程时间

6.会议地点：根据会议的性质、参会人数、会议成本选择会议的具体地点。

如：琼州学院学术报告厅（至少容纳400人，6种语言同声传译）或者：人文社科学院会议室9603（最多容纳40人）7.会议参加者：①会议的主持人②会务组织人员③出席者④列席者⑤因讨论具体事项而特别要参会的而人员

要规定参与人员资格，适当控制会议人数。

8.会议议题和议程：包括会议的主要议题和其他要上会讨论的问题。会议的议程是会议讨论解决议题的程序

9.会议的形式：指会议进行的具体方式方法，由会议内容确定。如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。

10.会议的作用：①实施领导的重要工具。②领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学化的必要手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。③各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。

11.会前筹备工作：①明确会议内容②制定会前文件③准备会议用品④布置会议场地⑤沟通会议信息⑥开展会前检查

12.制定会前文件：①制定会议议程②制定会议日程③制定会议程序④编制会议方案⑤完成会议通知⑥制发会议请柬（邀请函）

13.会议通知：是传达要求相关单位或个人周知召开有关会议的文本。

会议通知：有书面、口头、电话、传真、电子邮件、广播、报纸、电视媒体等多种方式。

会议通知多采用书面和电话两种形式，以书面形式为主。

通知的内容包括：①会议的名称、目的、议题、②会期、与会人员、③报到日期和地点、交通路线、④携带的材料和个人支付的费用、⑤主办单位、联系人姓名和电话等。

14.准备会议用品：①制作会议证件②准备会议用品③制作证件

如：代表证、选举证、电子签到证、工作证、记者证、就餐证等。

设计上常选择红、黄、蓝、白等不同颜色区分正式、列席、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

15.准备会议用品：常用的：纸、笔、本、签到册、横幅、标语、花卉、会标、台布、照明设备、影音设备、复印机等。

现代电子会议所需的大屏幕、投影仪、传输设备、音译设备、电脑数据库等。

秘书人员要及时落实大会发言稿、讨论文件材料的打印、校对、装订工作。可以列出会议用品明细表，做好登记以免遗漏。

16.会场的布置应该考虑一下几个方面：①会场的选择②布局的选择③会场的气氛④会场用品，包括文具、饮料等⑤会场的音视频设备、灯光、空调等⑥签到、标识座次

会场气氛主要通过会标、会徽、画像、旗帜、标语、花卉、灯光、窗帘、台布等物品的装饰烘托出来

第六章

1.办公环境的概述：办公环境即办公室环境，它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围、公众关系、所在地、建筑设计等、装饰装修、室内温度等一系列因素的综合构成。

2.办公模式：开放式、封闭式 3.办公环境选址：①根据组织的业务性质的需要选址②通讯和交通灯服务设施的配套水平③周围绿化水平、空气质量等因素④对所处地区的长远发展做合理的预期，以免给组织未来的发展造成不必要的困扰。

4.保持办公环境的整洁有序：1）办公环境的清洁：①保证上司办公室的整洁②保持自己办公位置的清洁有序2）办公设备的合理摆放：①办公台要放在光线良好的地点②书柜、文件柜靠墙③小型的办公设备可直接摆放桌面，当然这要给秘书提供空间足够大的组合式办公台④一些常用文件的存放工具要以台上文件存放架等办公用品来进行分类，清晰地摆放并置于可以随手取到的地方以便查阅⑤电话机（左边）、垃圾箱、笔尺和起钉器放在小盒子里 5.信件分类：急件、要件、普通件

6.邮件的收取：①分拣（按收件人分拣、按照收件部门分拣、按收件的重要性分拣）②拆信（确定拆信的种类、邮件拆封的方法）③阅函④登记⑤呈送 7.邮件的寄发：①检查邮件②签发邮件③复印存档④打印信封⑤核对地址⑥装封登记

8.接待工作：是指组织在对内、对外联络交往中所进行的接洽接待工作。接待工作是组织整个联络工作的一个重要组成部分，也是秘书工作的一个重要内容。9.接待的分类：①上级检查、业务往来、参观访问等一般事务接待②内容接待和外宾接待③个别接待和团体接待④有约接待和无约接待⑤日常一般性接待和高规格接待

10.接待的方式：迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式

接待规格往往通过迎送、宴请、陪同、食宿等方面来体现。对等接待是最常用的接待方式 11.接待工作程序（重要）

答：1）制定接待计划：①接待规格②接待规格的确定③日程安排④经费预算⑤工作人员⑥其他事宜

2）开展接待工作：①内宾接待（接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、迎接来宾、商议日程、安排会谈、陪同参观、送别客人、接待小结）②外宾接待（接受任务、了解来宾、制定计划、预定食宿、欢迎来宾、商议日程、礼节性拜访、宴请、正式会谈、签订协议书、陪同参观游览、互赠礼品、欢送来宾、接待小结）

3）善后总结工作：①通知接站②总结提高③文件归档

12.接待经费涉及方向：①工作经费（租借会议室、打印资料等费用）②住宿费③餐饮费④劳务费（讲课、演讲、加班等费用）⑤交通费⑥参观、游览、娱乐费用⑦纪念品费⑧宣传公关费用⑨其他费用 第七章

1.分析开放式办公室

答：优势：①灵活应变，工作位置能随需要而移动改变②节省面积和门，节省费用，能容纳更多员工③易于沟通，便于交流④易受监督，员工的行为易受监督⑤容易集中化服务和共享办公设备

劣势：①难保机密②难集中注意力，员工容易受电话、人们走动等干扰③房间易于有噪音，影响他人④员工难于找到属于自己的私人空间 2.分析封闭式办公室

答：优势：①比较安全，可以锁门②易于保证工作的机密性③易于员工集中注意力，从事细致或专业工作④易于保证隐私，明确办公空间由自己使用

劣势：①费用高，墙、门等占用空间多，装修费用高②不利于监督③难于交流、员工被分隔开，易感觉孤独。

3.公章的使用程序和方法：①用印申请②用印签批③用印规范（确定用印方向、蘸均印泥、端正盖印、用印监督）

4.值班工作的分类：常设值班、轮流值班、临时性值班 5.值班工作的主要任务：传递信息、办理领导临时交办的事项、负责接待工作、处理来函来电、掌握领导外出情况、确保安全、处理突出事件、承办临时事项。6.值班记录包括：接待记录、、值班日志、值班报告、会晤接洽记录、来访登记表、外来人员登记表、值班电话记录表

7.交接班的注意事项：①当面交接②交齐各项值班记录表，说明在班内出现的情况和处理方法③接班人清点物品，并与记录表进行核对，比如值班钥匙数目、仓库设备数量等④交接双方签字 8.电话接待的程序与方法

答：1）接听电话：①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录

2）拨打电话：①通话准备②准备拨号③自我介绍④陈述清楚⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录 第八章

1.信息的定义：信息是事物存在方式或运动状态的直接式、间接的反映。

2.信息的基本特征：①客观性②传输性③时效性④共享性⑤开发性，受历史与认识能力局限

3.信息的分类：

①按人对信息的感知方式分：直接信息与间接信息； ②按运动状态分：动态信息和静态信息； ③按信息内容分：社会信息与非社会信息； ④按信息形式分：内储信息和物化信息； ⑤按信息载体分：语言信息与非语言信息； ⑥按信息的范围分：微观信息与宏观信息。4.秘书应做到以下工作：①制定合理科学的突发事件处理程序②对全体工作人员和相关负责人做安全常识、急救、自救逃生的培训③在办公室的显著位置④定期举行紧急情况模拟演习⑤明确工作人员在突发事件处理中的职责⑥定期检查维护安全设备，保证安全通道畅通。

5.秘书信息工作的含义：秘书工作一般由收集、整理、传递、储存、反馈和利用六大程序组成。6.信息的渠道：①信息收集的范围②网络渠道③会议渠道④文件渠道⑤业务渠道 7.安排旅行计划：①出差时间，返程时间②出差的路线③会唔人员④ ⑤携带文件⑥陪同人员⑦差旅日程表 8.鉴证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的鉴证盖章。

9.黄皮书：国际已生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。

10.调查研究：是人们运用专业的调查研究方法，对具有重大意义的事件或需要解决的问题，通过正确的方法搜集、整理、分析、研究资料，得出结论，从而认识客观现象的本质及其发展规律的一种主动的实践活动。11.秘书调查研究工作的特点：一致性、经常性、广泛性

12.调查研究的作用：①为领导决策和管理提供支撑②调查研究是完成工作的基础③提高综合素质的重要途径。

13.调查研究的方法：①实地观察法②个别洽谈法③座谈调查法④问卷调查法⑤通信调查法⑥网络调查法 14.调查研究的阶段：

答：1）准备阶段：①明确目的、确定课题②确定调查对象③制定调查方案

2）实施阶段：①调查材料的收集②认真综合分析研究材料3）表述阶段：①研究调查材料②撰写调查报告

15.调查方案内容：①调查的目的和课题②调查对象和范围③调查的时间和步骤④调查的类型和方法⑤调查的组织和分工⑥调查的准备和经费 16.秘书督促检查工作的具体范围包括： 答：1）上级组织交办的要求汇报的事项

2）本组织的领导批示及会议决定的事项

3）本组织执法的文件贯彻落实情况，下级请示的办理情况以及下级要求帮助解决的有关事项

4）新闻单位披露的或人民群众反映的有关本组织工作上存在的问题或要求核查的问题，各信息渠道反映的有关本组织中出现的重要问题等等。

17.秘书工作进程调度常用的方法：①ABC分类处理方法②集中办理与分段办理进行相结合的方法③统筹计划法 第十章

1.文书工作：是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

文书处理工作的内容包括：发文、收文、管理、立卷归档。公文办理分为收文和发文。

2.收文的处理程序：①签收、拆封和登记②分办和传阅③拟办与批办④承办、催办和注办

3.发文的处理程序：①拟稿、审核与签发②缮印与校对③用印、登记与封发 4.文书整理归档的基本原则：文书归档的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5.机关文件材料的归档范围（重点）

答：一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。6.文书整理归档的基本程序和方法：①编制分类方案类目②初步整理③系统整理④归档

7.机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。8.档案工作的基本内容

答：档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

基本内容包括：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。9.档案工作的性质：①信息性②管理性③科学性④服务性⑤政治性⑥机要性

秘书文档管理

文书工作和档案工作是秘书工作的重要组成部分，包括以下三个方面：

一、文书处理的程序 •

（一）发文处理。

•1.草拟：指秘书根据领导指示或意图起草稿件。•2.修改：草拟完稿件要认真进行修改。

•3.审核：审核又叫核稿，秘书部门负责人或机关领导人，对文件做从内容到形式的全面的检查和修正。把握好“三关”，行文关，政策关和文字关。•4签发：领导人在签发时要做到严谨、谨慎。

•5.复核：是发文办理中的第二次审核，是在正式的公文印制之前，秘书部门对签发的文稿进行复查审核。

•6.用印：经过复核的公文要加盖公章以示有效性。

•7.发文登记：有专门的发文登记本，一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。以便日后核查。

• 8.分发：即分封和收发，由秘书部门通过邮寄、传真、直接递送等方式送达收文单位或个人。

（二）收文处理程序 •1.签收：

• 首先要清点，其次要检查，最后签字 •2.分类：

•将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分 •3.呈送：

• 记得文件中的要件、保密函件，重要人物或部门来的信件，及时呈送给领导和各个部门。•4.拆封：

•要保持信件的完整，特别是里面的文件不得损坏，拆开后对信件的内容进行检查，核对订购物品的品种、数量、规格。传真信件进行复印后在进行处理。不慎拆了别人的信件，要及时向收件人道歉

•5.阅信：注意不要误看私人信件，不要遗漏信件中的附件等等。•6.登记:按收文薄所列内容逐一登记

•7.处理:秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。

•8.拟办:是由领导人批办之前，由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见。•9.批办:是指领导人对来文由谁处理，如何办理做出决断的行为

•10.传阅:。需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向。

•11.承办:是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求，对文件进行具体办理、落实的过程。•12.催办:指对每份文件处理环节的催促。

•13.办结:由具体的承办人在文件处理单上留注或电话回复承办结果和日期。表明文件办理结束的行为。

二.文书的整理归档

（一）文书的整理归档的基本原则与要求。

•文书处理必须准确、及时、安全、保密、加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。

•文书处理工作的具体要求是： •1.必须准确、周密、确保质量。•2.必须及时、迅速、注重时效。

•3.必须做到安全、可靠﹐确保国家机密。•4.必须加强集中统一管理。

•5.必须坚持实事求是，按要求和规定进行。

•6.精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。

（二）机关文件材料定义及分类

•机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

• 从门类上可分为：文书、人事、基建、会计等。• 从载体上可分为：纸质、磁性、电子等。

（三）机关文件材料的归档范围。

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

4.其他对机关工作具有查考价值的文件材料。

（四）机关文件材料不归档范围

1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三.档案工作的内容。

（一）档案工作的基本内容。

•档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的工作内容从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说，是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为八个环节。前六个环节为基础工作，后两个环节为编研利用工作。

（二）档案工作的基本性质。

•1.服务性：档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，所以是服务性的工作。

•2.管理性：档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

•3.政治性：档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

•4.科学性：档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容，它为科研和科学管理工作提供必要条件，所以是科学性的工作。

•5.文化性：档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。

（三）档案工作的基本任务。

•1.坚持集中统一管理档案的原则。•2.建立国家档案工作制度。

•3.科学地管理档案，大力开展档案信息资源4.逐步实现档案管理的现代化。•5.使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。

（四）档案工作的基本原则。

•《档案法》第五条明确规定了我国档案工作的基本原则，即档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。其内涵包括3方面：

1.统一领导、分级管理。这是我国档案工作的组织原则和管理体制。•2.维护档案的完整与安全。这是档案工作的基本要求。•3.便于社会各方面的利用。这是档案工作的根本目的。

第二篇：现代秘书学知识点考点免费下载

现代秘书学

1、秘书工作的含义、特点

含义：指的是以为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。

特点：政治性、综合性、辅助性、被动性、事务性、机密性

2、秘书如何正确处理与领导者的关系

1)尊重而不阿谀奉承4）诚实而不作假弄权

2)主动而不越位脱轨5）沟通而不封闭堵塞

3)服从而不盲目附和6）挡驾而不阻拦干涉

3、综理制、分理制（P44）

我国秘书机构的布局方式，根据秘书机构的性质和基本职能，大体上可以分为两种：一种是总体办公型模式——综理制；另一种是职能分工型模式——分理制。综理制又称分散制、集中制；分理制又称分散制、混合制。

4、秘书职能的定义、分类（P53）

定义：指的是秘书的工作、任务、职责、功用和效能的总称，它从总体上规定了秘书的工作方向、活动范围和行为准则，主要回答秘书大体上应该“做些什么”和“取得怎样的成效”的问题。

分类：基本职能：参谋政务、管理事务；

一般职能：是秘书工作任务、职责、内容的概括和综合，是秘书基本职能的具体化和明确化，带有普遍性和常规性，既适用于党、政、军、三资企业和私营企业的秘书部门大体上也是适用的。包括辅佐决策、协助管理、处理信息、协调关系、保守秘密

5、国家秘密的定义、划分

定义：指的是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限于一定范

围的人员知悉的事项。

国家秘密的密级：绝密、机密、秘密

6、秘书职能环境的含义

秘书职能环境：指的是从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。

7、文书及其相关概念的含义

文书：是人们在社会实践活动中，以一定的文字体式，用以表达某种意思、处理各种事

务的书面材料。

分类：1.私人文书2.公务文书

私人文书：是指个人、家庭或者家族在社会实践活动中形成和使用的文书。

公务文书：是指法定机关或组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成，并在特定范

围内使用的书面材料，是发布政令、传达领导意图、联系公务、指导和商洽工作、传递信息、交流经验、处理机关、单位内部业务工作及记载工作活动的一项工具。

公文就是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。

公文的分类：1.通用公文：是指党政机关和社会组织都普遍运用的公文。

2.专用公文：指的是军事、外交、司法、税务、审计等专门职能机构在其

特定公务活动中根据特殊需要专门使用的公文。

文件的含义：是指法定机关或组织按照一定程序撰制的文书，具有指挥性、指导性、知照性和法定的权威性，并印有固定版头的那一部分公文，是公文的一

部分。

文书、公文、文件三者的关系：文书的范围大于公文，公文的范围大于文件。

8、文书处理含义、基本要求、意义

文书处理：广义，指文书在机关、单位通过一道又一道的衔接程序和手续，使公务文书

从拟制形成到完成使命的全过程所做的处理工作，包括公文撰拟、公文办理，最后以立卷归档告终。狭义，一是收文处理，二是发文处理。

文书处理的基本要求：及时、准确、安全、简便、统一、实事求是、高效

文书处理的重要意义 : 1)、机关、单位联系各方的纽带

2)、可从中获取大量有价值的信息

3)、能有效减轻领导的负担

4)、保守党和国家机密的重要环节

5)、为档案工作奠定基础。

9、行文关系、方向和制度

行文关系：指的是根据机关、单位之间的组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。

这种关系，大体上可分为以下三种情况：同一组织系统上下级机关、单位之

间的关系；不同组织系统上下级机关、单位之间的关系 ；平行机关、单位

之间的关系。

行文方向：指以公文发出的机关、单位为基点，就发文机关、单位与收文机关、单位的职级关系所认定的公文运行去向。公文的运行方向有以下三种情况：上行文、下行文、平行文

行文制度：又称行文规则，是指公文在运行传递中应遵守的有关制度，这些制度主要包

括行文关系、行文方向、行文方式等。

根据国家行政机关公文处理办法的有关规定有以下几条：

1）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

2）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门

行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不

得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正

式行文。

3）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同

级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行

文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

4）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确

主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经

政府同意。

5）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

6）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关

应当责令纠正或撤销。

7）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

8）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用

抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

9）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

10）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

10、公文处理程序

收文处理程序可分为四个阶段：

a、公文的收受与分流（收受、分拣、拆封、登记、分送、（摘编））

b、办理收文阶段（拟办、批办、承办、注办、（办复））

c、组织传阅与催办、查办阶段

d、处置办毕公文（清退、归档）

发文处理：公文制发机关、单位的秘书部门从接收文稿到制作发出的全过程。

发文处理程序：拟稿、核稿、签发、批注、编号、审定密级、确定阅读范围、印刷、校

对、盖印、登记、封发等。

11、公文撰拟含义、特点、功用、基本格式

公文撰拟：公文撰拟就是秘书在其本职范围内所从事的各种通用公文和准公

文的起草。

公文撰拟的特点：1）有特定读者对象和明确的实用目的2）有法定的作者和法定的权威性

3）有相对稳定、约定俗成的规范格式

4）撰拟过程的集体性

5）内容表述上的简明性

公文撰拟的功用：1）决策和领导功用

2）规范准绳功用

3）宣传教育功用

4）知照联系功用

5）凭证依据作用

公文三大部分：A、眉首部分：1.文件份号 2.秘密等级 3.保密期限 4.紧急程度 5.版头 6.发文字号 7.签发人

B、主体部分：1.公文标题 2.主送机关 3.正文 4.发文机关 5.成文日期

6.印章 7.附件 8.附注 9.阅读范围

C、版记部分：1.主题词 2.抄送机关 3.印制版记（包括公文

印发机关或部门名称、印发时间和印刷份数）

12、调查研究的定义、特尔斐式调查法、头脑风暴式调查法

定义：指的是人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。

特尔斐式调查法：又称专家调查法，是函询的形式，向参与预测问题的有关领域的专家分别提出问题，然后将他们回答的意见进行综合、整理、归纳，又匿名反馈给各专家，再次征求意见，然后再加以综合、整理、反馈，经过多次反复循环，最后得出一个比较一致的意见。

头脑风暴式调查法：简称BS法，即无拘无束、自由奔放地思考问题的意思，是借开调查会的形式来研究问题，这种会议，不受任何框架的限制，在融洽、轻松的气氛中进行。

13、公共关系的含义

公共关系：是社会组织及其成员，为实现特定的目的，通过一定的传播媒体，加强与公

众的双向信息沟通，协调好与各方面的关系，塑造组织的美好形象，使组织与公共相互了解、相互适应和相互支持的一种持久的策略行动。

第三篇：行政秘书学考试知识点

名词解析

一、公务秘书：指为党政机关、军队、社会团体、国有（或集团）企事业单位服务的秘书。

二、秘书工作：是因领导工作需要而存在的，是机关工作的一部分。秘书工作在领导工作中具有辅助性，在机关工作中具有枢纽性。

三、协调：是指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。（103）

四、期望值：是人们对他人或社会的期望指数。（105）

五、听知能力：又称理解能力。是秘书人员基本能力要求之一。听取领导者的口头指示，记录与会者的发言和来访者的陈述，都离不开秘书人员的听知能力。秘书人员的听知能力要求秘书人员注意力高度集中，具有迅速准确的理解能力。（94）

六、公务接洽：是办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。（41）

七、公文：公务文书的简称，属于应用文。广义上，指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务形成的文字材料。狭义上，指党政机关处理公务时所使用的公文。（151）

八、决定：

九、“T”型人才：是指按知识结构区分出来的一种新型人才类型。用字母“T”来表示他们的知识结构特点。“—”表示有广博的知识面，“|”表示知识的深度。两者的结合，既有较深的专业知识，又有广博的知识面，这类集深与博于一身的人才。（89）

十、智能素养：智能是知识、智力与能力的统一。素养是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习和积累所达到的水平。（88）

简答

一、简述公文写作的形式与要求。1.导语要提笔入题。2.正文要主题突出。3.表述要准确无误。4.篇章要条理清楚。5.结尾要当断即断。

二、简述秘书人员的基本能力要求。（93）1.表达能力:文字表达能力、口头表达能力。

2.听知能力：听取领导口头指示、记录与会人员的发言等都离不开秘书人员的听知能力。3.组织管理能力：计划组织能力、协调能力。

4.应变能力：对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和素质在应急状态下的临场发挥和综合反映，要求秘书人员有冷静的头脑和随机应变的机智性。

5.交际能力：秘书人员每天要与许多人员交往，要协调沟通上下、左右、内外的各种人际关系，因此秘书人员要加强交际能力的培养。

三、简述请示的概念与种类。(ppt)1.概念：是“适用于向上级机关请求指示、•批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。

2.种类：请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

四、简述秘书越位错误的主要表现。（104）

1.决策越位：决策是领导工作的基本内容，决策必须由领导作出。有的秘书人员不能充分认识这一点，本应由领导作出的决策，他却超越权限，自己为之。

2.表态越位：单位之间交涉问题，对实质性问题的表态，应由领导或领导授权才能进行。而有的秘书，领导未表态也没授权，他却先表明态度，造成喧宾夺主之势，陷领导于被动。3.工作越位：什么工作应由谁干，有时也有几分奥妙。有的秘书不明白这点，本来有些工作由领导出面更合适，秘书却抢先去做，从而造成工作越位。

4.答复问题越位：答复问题需要有相应的权威。而有的秘书缺乏这种权威，却擅自答复，这也是越位。

5.场合越位：有些场合，应适当突出领导。有的秘书张罗过欢，显自己过多，显上级太少，这也是越位。

五、简述协调领导之间关系的艺术。（107）

1.正确认识领导者之间的矛盾。领导者之间由于工作关系产生一些矛盾和分歧在所难免，秘书人员要正确对待领导者之间的矛盾和分歧，决不能一遇矛盾和分歧就意志消沉、无所作为。领导者之间矛盾级分歧可分为四类：（1）认识上的矛盾和分歧。（2）工作方法和领导风格上的矛盾。（3）利益上的矛盾。（4）感情上的矛盾。2.灵活处理领导者之间矛盾的艺术。

灵活处理领导者之间的矛盾，需采取有效的方法：

（1）沟通。当领导者之间的矛盾尚在萌芽状态，或这些矛盾源于认识和工作上的矛盾时，秘书应当采取积极沟通的方法予以协调。

（2）折中。当领导者之间各抒己见、相持不下、有损工作时，秘书可择机提出双方都乐意接受的折中方案，是矛盾得以解决。

（3）回避。对于领导之间有些长期积累、无法沟通的矛盾，秘书应当回避，避免夹在其中。（4）中立。领导者之间的矛盾和分歧可能暴露在秘书面前，秘书不得以被夹在其中时，秘书密须坚持不介入原则，严守中立。

六、简述秘书工作的形式。（39）1.撰拟公文 2.办理公文 3.办理会务 4.调查研究 5.信息工作 6.督查工作 7.协调工作 8.信访工作 9.公务接洽

七、简述协调同事之间关系的艺术。（109）1.处理矛盾的艺术（1）及时与同事沟通。

（2）注意自我反省并激励自己。

（3）通过“中间人”传话来终止对方的不满。2.增进同事间感情的艺术（1）主动沟通。（2）相逢开口笑。（3）善于“制怒”。（4）关键时刻送温暖。（5）求同存异。

八、简述配置秘书实施的原则。（79）

1.适应性原则。根据领导者个性特点和工作习惯来配置秘书。2.职能性原则。按照领导者的管理职能职能配备秘书。

3.类型性原则。根据领导工作的性质和秘书人员的特长，按照不同类型来配备秘书人员。

论述题

一、秘书工作的管理措施（83）

在当前社会下，各级领导机关面临着繁重的工作任务，因而对秘书人员提出了更高要求。机关领导任必须在宏观方面加强对秘书工作的领导与指导。在微观方面应采取必要的管理措施，以便高质量、高效率地为领导工作服务。1.对秘书宏观方面的管理要求

（1）坚持正确的政治方向，在思想上、政治上同党中央保持高度一致。（2）遵守工作纪律，全心全意为人民服务。（3）树立谦虚谨慎的优良作风。（4）严守党和国家的机密。（5）严格秘书人员的调配制度。（6）加强对秘书人员的领导和管理。2.对秘书微观方面的管理要求（1）分级管理与直接领导相结合。（2）实行严格的岗位责任制。（3）实行明确的目标管理。（4）实行交接班制度。（5）把好人才素质关。

二、公文撰写的基本步骤（160）1.接受任务，明确公文主旨。2.围绕主题，广泛收集材料。3.总体构思，拟定写作提纲。4.落笔撰文，从事草稿写作。5.加工润色，完成修改审核。

三、正确认识秘书工作特征的意义（52）

认识秘书工作的特征，不只是出于秘书学研究的需要，对于秘书人员角色意识来说，具有重要的启迪意义。

1.要有服从意识。由于领导工作与秘书工作是主辅关系，秘书人员就要充分认清职业角色，自觉服从领导指挥，围绕领导工作的目标和要求，调节秘书部门的行为。不能因为有了贴近领导的特殊地位，就以为具有了领导职权，不愿服从领导指示。从工作关系和职能地位，秘书就是秘书，领导就是领导，秘书必须服从领导，一心一意为领导工作服务。

2.要有全局意识。由于领导工作直接涉及全局利益，秘书人员就必须具有全局意识，要站在领导工作的角度观察和思考问题。立足具体工作，时刻从全局着想。

3.要有创新意识。在当今领导决策逐渐由经验决策变为科学决策，秘书人员必须提高参谋水平，为领导出新主意、新办法。

4.要有奉献意识。秘书人员把工作中的大量时间和精力用在了“幕后”，为处于“前台”的领导人的工作活动做准备，却很少得到夸奖。因此，秘书人员要增强奉献意识。

5.要有学习意识。秘书工作的综合辅助性特点，要求有高素质的秘书人员来承担。秘书人员要树立终身学习的观念，不断提高自身素质，努力使自己成为石英领导工作需要的“T”型人才。6.要有独立人格意识。秘书人员处理好工作的从属性与人格的独立性的关系。工作中既要按照领导意图行事，又要保持独立的人格。不能助纣为虐，最终与领导者滑向犯罪的泥潭。7.要有贯彻领导意图意识。领导意图是秘书人员思维的基点，秘书人员必须有贯彻领导意图的意识，不仅要领会领导意图，还要补充完善和创造性地贯彻领导意图。

四、秘书调查研究是“谋事之基，成事之道”（40）

材料分析

一、协调（103-110）（43）

（一）协调的涵义

协调：指秘书人员在职责范围内，或根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现共同目标的行为过程。

（二）协调自己与领导关系的艺术

秘书与领导的关系是一种特殊的上下级关系。领导与秘书的人际关系是互相理解的关系。1.正确认识角色地位，做到出力而不“越位”

秘书要正确认识自己的社会角色，在处理与领导关系时，要防止越位。这是社会分工所决定的差别，不承认或违背这种差别，就会影响整体效能。因此，在处理与领导关系时、秘书防止越位是一种积极的措施，而不是一种消极的限制。2.秘书设立恰当的期望值

期望值是指秘书对领导的物质和精神方面的期望。秘书要找到既能基本得以实现，又大体合理、适中的期望值。应做到：（1）正确审视自己，使期望值与自我相符。（2）将心比心，多站在领导角度考虑问题。（3）合理控制，减少或降低不合理的期望值。3.秘书加强信息反馈的艺术

首先，要实事求是地反应工作中的成绩和问题，辅助领导总结经验教训，完善措施，改进工作。其次，要抓住主流和共性的内容，把群众的意愿、要求和建议及时反映给领导，便于领导调动一切积极因素进行工作。

4.秘书处理自己与领导群体关系的艺术

秘书在日常工作中，不仅要面对直接领导，还要面对领导群体。处理好与领导群体的关系要做到：（1）在工作上，对领导要一视同仁，一样尊重。（2）在组织上，一定要做到下级服从上级。（3）在态度上，无论是主管领导还是非主管领导，要一律平等，一样对待。（4）在汇报和请示工作时，应按权限和程序办事。先是直接上级领导，再是高一级领导；先主管领导，再是全面负责的领导。

5.秘书提升自己在领导心目中地位的艺术

（1）善举无声。帮出好点子，绝不与领导争名利，把自己的功劳悄让给领导。领导会记住你的好。

（2）争辩有术。在某种场合做出某些让步，避免无谓争辩。把问题“冷处理”，使领导和自己得到重新思考的机会。（3）暗示有法。在不知不觉中把意见传达给领导，使领导觉得是他自己改正的，而不是因为你的指点。不伤害领导自尊心。

（4）进言有方。选择恰当时机进言，否则好事也会办砸。

（三）协调领导之间关系的艺术 1.正确认识领导者之间的矛盾

（1）认识上的矛盾和分歧：因为所受教育、所处地位、环境及思维方法不同造成的。（2）工作方法和领导风格上的矛盾：雷厉风行、三思后行，超脱、细致。

（3）利益上的矛盾：每个领导形成每一局部，局部利益与整体利益，局部利益与局部利益。（4）感情上的矛盾：能力不强、心胸狭窄，过分计较局部和个人利益等。2.灵活处理领导者之间矛盾的艺术

（1）沟通。当领导者之间的矛盾尚在萌芽状态，或这些矛盾源于认识和工作上的矛盾时，秘书应当采取积极沟通的方法予以协调。

（2）折中。当领导者之间各抒己见、相持不下、有损工作时，秘书可择机提出双方都乐意接受的折中方案，是矛盾得以解决。

（3）回避。对于领导之间有些长期积累、无法沟通的矛盾，秘书应当回避，避免夹在其中。（4）中立。领导者之间的矛盾和分歧可能暴露在秘书面前，秘书不得以被夹在其中时，秘书密须坚持不介入原则，严守中立。

（四）协调与同事之间关系的艺术 1.处理矛盾的艺术

（1）及时与同事沟通。有矛盾时，及时沟通。

（2）注意自我反省并激励自己。当得知有人对自己不满时，不用愤愤不平。不妨反省自己，想想与同事交往时是否有不妥之处，因而使别人对自己产生抵触情绪。（3）通过“中间人”传话来终止对方的不满。2.增进同事间感情的艺术

（1）主动沟通。第一，时机、场合、话题。第二，谦虚诚恳。第三，讲究语言艺术，商量式、安慰、互酬式语言，注意分寸。第四，善于体察对方心理变化，及时选择话题。（2）相逢开口笑。缩小彼此心灵距离等。（3）善于“制怒”。（4）关键时刻送温暖。（5）求同存异。

（五）协调的作用

做好机关内部人际关系协调工作，对促进决策形成，保证决策落实，理顺各种关系，优化整体功能，提高机关效率，具有重要作用。

二、会谈接洽（公务接洽、接待）（41）（136）公务接洽是秘书工作的主要内容之一。

第四篇：秘书学笔记总结

第一章 秘书学与秘书

第一节 秘书学的兴起和发展

秘书学被视为管理科学的一个分支，其研究对象是秘书工作、秘书人员、秘书机构，总结其规律并加以应用。

秘书学作为一门独立的学科，在中国兴起于1980年代。

1．管理科学的发展促进了秘书学的产生

管理学是专门研究管理活动及其基本规律和一般方法的科学。

1900年，法约尔在国际采矿和冶金代表大会上提出其行政管理理论的思想。

1908年，法约尔撰写《论一般管理上的原则》等。法约尔把工商业企业组织中的基本活动分为六大类：技术活动、商业、财政、安全、会计、行政管理活动。他认为管理是企业确保六项基本职能顺利进行的保障。

相继有很多学者进行相关研究，提出管理的目标，存在的问题，解决的办法。

英国学者帕金森1957年针对组织机构的病态现象提出“帕金森定律”（Parkinson’s Law），其中包括：中间派决定，鸡毛蒜皮定律，人事遴选庸才……

美国管理学家彼德1960年发表“彼德原理”（The Peter Principle），其中包括：马克·吐温禁果定律、胡尔定理（贵人提携）、庞德定律（善始恶终）、理发定律……

2．为了改变秘书工作的落后状况，秘书学研究被提上日程

师傅带徒弟缺乏开阔的视野和强烈的当代意识

专业化高等教育可以高速、开放性地培养秘书人员

3．新技术革命浪潮的冲击，对秘书学研究提出更高的要求

职业资格考试、职称评聘 秘书学研究对象的几种说法：

1．“秘书工作”说（王千弓等：《秘书学与秘书工作》，光明日报出版社1984年10月版，第12页。朱佳林：《管理秘书学》，经济科学出版杜1986年10月版，第1页。屈干臣：《秘书学论丛》，广东高等教育出版社1986年3月版，第41页。）

2．“对象多元”说（陈贤华；《秘书工作论》，四川大学出版杜1987年8月版，第8页。）

3．“辅助管理”说

（二）秘书学的研究方法 秘书学学科性质

1．综合说2．边缘说3．分支说 秘书学研究方法

1．理论联系实际

2．运用比较的方法

3．注重对其他学科的研究

4．高校师生与秘书工作者合作

第二节 秘书的涵义、职能和分类

（一）秘书的定义

一指职务，是领导的助手；二指官名，尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握奏章、宣示、宫禁图书等工作；三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，受使馆馆长之命，进行工作；四指宫禁里的藏书。《晋书 · 荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏（荀）勖撰次之，以为中经，列在秘书。”五指谶纬图策等书。

秘书定义：

《辞海》：秘书即领导的助手。

《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。

英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有联系，还可译为书记、干事、文书、大臣、部长。总书记和秘书长的区别在于，前者为GeneralSecretary，后者为Secretary—General，都有一个Secretary。总干事则称Chief Secretary。俄语中的秘书(cekpemapb)，其词根cekpem含有秘密、机密之意，还可译为（会议）记录（员）、书记。

秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案，人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等：《秘书学与秘书工作》，第2页。）

“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。”（袁维国：《秘书学》，第1—2页。）

“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领导秘书智囊》，载《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第2期。）

“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息，参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《武汉大学学报（社会科学版）》，1986年第6期。）

《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

“国际秘书联合会”认为，“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她／他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”

二、秘书职能及职业化要求

1951年建国初期，在《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》中，规定了秘书长或办公厅主任的七项工作任务。

新时期秘书工作的任务，有以下四大类：

（一）日常程序化工作

1．文书处理和撰制

2．调查研究

3．信息工作

4．文书立卷和档案管理工作

5．会务工作

6．信访工作

7．查办工作

8．印信工作

9．行政事务管理

10．机要保密工作

（二）协调工作

协调的核心是使有关部门和人员同心协力地工作，在各自的岗位上，朝着一个共同的目标使

劲、出力。

（三）领导人临时交办的工作

经常性的；

突发性事件（自然方面的；社会方面的）

（四）辅助决策工作

三、秘书分类和层次

国外的秘书人员，根据其服务对象，大致分为政府机关秘书、企业秘书、私人秘书三大类，后两类秘书占绝大多数。

根据其和承担责任的不同，在纵向上则分为不同的等级。如日本的秘书等级是：

（1）见习秘书（2）初级秘书

（3）中级秘书（4）高级秘书

一、从服务对象和经济来源分，可分为公务秘书和私人秘书两类。

二、从所属部门分，可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化等秘书。其中又可细分为若干小类，如在经济部门，可分为工业、农业、商业等秘书；在文化部门，可分为教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等秘书。

三、从具体的工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书等。

秘书的层次，指两方面内容：

一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次（也有人分为中央、省市、县、基层四个层次），因而相应地有三个层次的秘书。

另一方面，即使在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。目前我国秘书从业人员约达2300万人。

秘书分三个层次：

初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；

中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。

高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力。

对秘书层次的划分，还有其他观点，如“主要应以秘书所承担的工作对领导工作影响的深浅、作用的大小为依据，并结合机关的地位，秘书个人的条件来确定” ；“按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员等七个层次”。

全能秘书的全部内涵首席秘书 Monica

传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好，外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，秘书也是一门职业，不谦虚地讲，我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书，也叫一秘，那势必就有二秘、三秘，这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。

首先，硬件设备是必不可少的。掌握一门外语——

通常指英语，是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说地最基本的能力，尤其是电脑。

其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工

作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。这也可以说是秘书最重要的守则，因为它不仅是个人的事情，更关系到整个公司的利益。

另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

还有一点，我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘，责任越大权力也就越大，我的确处于“一人之下”的地位，但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡，人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉，要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”，但不能忘记秘书的天职，越权的事情是绝对不能做的，否则结果就是被扫地出门。

最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。

沟通最重要传媒公司行政助理Jessy

时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外，秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议，并且凡事懂得分出轻重。而在我看来，最为重要的是交际和沟通能力。

我和领导在一间办公室，但是客户们一进门先瞅见我，形象当然很重要。

其实不用穿得很时尚、另类，只要大方得体就行，仪表看上去舒服即可。

我的工作要求我有很好的沟通能力，不仅要和客户打交道，还要和公司内部的人员保持良好的人际关系。领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁，夹在上下两级之间，一定要寻求到好的一个平衡点，正确传达领导的意思表示，不能让双方产生不必要的误会和矛盾。

做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务，其实还要求人

员有较广的知识面。我首先和客户交际，代表的是公司形象，出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的问题，要采取主动性，积极面对，体现出能力才能被领导器重。

在我的工作中，难以避免要打电话去催客户支付费用，说得难听点有点“讨债”的味道，但这是我工作的一部分，不得不直面。现在我也习惯了这些事务，总结了一套经验技巧，这也是一种沟通的经验技巧。

第二章 秘书工作

1秘书工作电话

一、电话基本技巧

（一）要有愉快的工作心情

（二）态度认真，声音清晰明朗

（三）重要的第一声

（四）注意自己的语言

（五）认真清楚地记录

二、接电话礼仪

（一）迅速准确的接听最好在三声之内接听。“您好！××公司”。

（二）对方拨错号码，礼貌告知对方。

（三）对方认错了人，应马上告之。

（四）倘若被找的人外出——

（五）了解来电话的目的，如自己无法处理，认真记录，不致误事。

（六）代接电话时，当场记录并复述。然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁。

（七）自己不能处理的电话，坦白告诉对方，马上将话筒交给能够处理的人，并先把对方所谈内容简要转告接收人。

（八）一般应由打电话的一方提出结束电话，彼此礼貌道别，恭候对方放下电话后再挂电话。如果对方占用时间过长，不得不让其“适可而止”时，要提醒得委婉、含蓄。

三、打电话时应注意的方面

充分利用电话，采取主动：

1.会面前积极电话联系；2.迟到、请假由自己打电话；3.外出办事，随时与单位联系；

4.外出办事应告知去处及电话；5.延误拜访时间应事先与对方联络；6.用传真机传送文件后，以电话联络确认。

（一）斟酌方式要考虑电话能否解决问题，是否有必要以电话讨论这些问题。

（二）理清思路，妥善组织通话内容

可以在脑海中设想一下，有时候应该开列电话提纲。

特别重要的事项，最好事先把有关资料（如报告文本）传过去。

（三）斟酌通话时机，做好记录准备

（四）立即表明自己的身份。比如说：“你好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？”

（五）要确认对方正是要通话的对象。然后称呼对方的名字或职位，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。

（六）拨错了号要道歉。

（七）确定对方是否具有合适的通话时间。

可以在开始讲话时向对方问一下：

“您现在接电话方便吗？”

“您现在忙吗？”

“您现在有时间同我谈话吗？”

“这个时候给您打电话合适吗？”

“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”

如果对方说“现在不行”，则不宜坚持。“请问我什么时候再和你通电话比较合适呢？”等等。如果不得不在对方不方便的时候去打搅，应当先致歉并说明原因。

（八）要让对方知道通话时是否另有别人在听。

（九）表明自己打电话的目的。

一般应在开始时扼要说明通话目的和存在的问题，提出可供选择的方案，指出双方的分歧所在，最后稍加归纳，解决问题。

（十）给对方足够的时间作出反应。

通话时，每部分之间稍作停顿，使对方能及时作出反应。

（十一）对提纲上所列要点应讲完一条勾掉一条，以避免分心或遗漏。随时设想对方下一步要问的问题，作出合适反应。

（十二）适时结束通话，不要占用对方过多时间。

（十三）结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。

（十四）如果想留言请对方回电，切记要留下自己的电话号码。

（十五）最后环节

应说几句客气话：“很高兴和你交谈”，“谢谢您打来电话”。以便显得热情些。放话筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。

话筒没放稳前，千万不可对刚才的交谈妄加评论。

第五篇：秘书学

秘书学概论

试卷题型：简答题、案例分析、情景题、论述题

一、秘书出现的词义发展变化

1、古代秘书一词的含义

宫中秘藏之书

《汉书.叙传》载：“（班）斿（东汉著名史学家班固之祖先）博学有俊材，„„与刘向校秘书。” 谶纬图录等一类书籍

指官职名称

如：秘书监、秘书令、秘书丞

官署名（机构名）如：秘书寺、秘书省、内秘书院

注意：

不同的时期人们对秘书的认识、理解是不同的，秘书工作有一个不断发展的过程，不同时期，不同国家，秘书在实践中的形态也不相同。

“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。

----国家职业标准

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手：她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”----国际秘书联合会

在我国，从工作实践的角度看，秘书有狭义和广义两种解释。

秘书：是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。问题：什么是秘书？文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理

目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理、文员这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。

二、秘书的类别和层次（了解）

教学秘书、党务秘书、行政秘书秘书长、办公室(厅)主任、秘书处长(科长)、秘书

1、秘书的类别

1）、从服务对象分类：集体秘书、个人秘书（私人秘书、专职秘书）2）、从具体工作分类： 文字秘书 机要秘书

行政秘书 信访秘书等。3）、从所属行业部门分类：党政秘书、企业秘书、军队秘书、法律秘书、医药秘书等 4）涉外秘书：指在我国的三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书。（私人雇主聘用协助处理涉外事务的也包括在内）

2、秘书的层次

我国，社会上常习惯按秘书人员的职位高低区分秘书层次。

如：秘书长、办公厅主任；办公室主任、秘书处长、科长；普通秘书、文书(科员)一些公司根据所在岗位层次可分为：

董事会秘书；总经理秘书；总经理办公室秘书；经理秘书；经理办公室秘书；前台接待、事务助理等

三、秘书人员的素养（秘书素养是指秘书人员开展秘书工作必须具备的内在基本条件 知识结构；专业能力；职业道德；外在形象、气质；职业性格、心理素质；工作作风等。注意1：外在形象与形象管理

一般要求：整洁的发型、清爽的面孔、干净的手部、合适的着装、优雅的姿态、谦和的态度、得当的言谈举止等 注意2：职业性格与性格塑造 性格是一个人对外界事物及他人的态度和行为上表现出来的比较稳定的心理特征，也是一个人内心情绪的定位。如：冷漠、热情、诚实、虚伪、认真、马虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、胆怯、果断、犹豫、开朗、抑郁、敏感、迟钝

职业性格：性格与人的职业有很大的关系，长期固定做一件相同的事，无疑会使从事同一职业的人形成相同的职业性格，然后约定俗成，这种职业性格也就成为了同业公认的职业标准。秘书职业性格：豁达、温和、热忱、缜密、敏捷、内敛、自制等

注意： 情绪是非常私人化的东西，别人有可能影响你，但无法控制你，真正能够控制你的情绪的人只有你自己。

四、秘书的职业道德

秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。

秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范。秘书人员的职业道德要求主要由秘书工作的特点和要求决定，同时受各国的社会制度，文化背景、价值观念和风俗习惯等的影响。

忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。－－《秘书职业技能培训鉴定教材》

任劳任怨，不辞辛劳、服从领导，当好参谋，辅助而不干预、协助而不干扰、参谋而非全谋(参谋不决策、参与不干预、分忧不分权）实际问题是：锋芒太露，喧宾夺主，抢占风头 甘居幕后（甘当无名英雄）

协助上司处理事务，协助上司正确思考，协助上司打理企业。像上司那样思考，比他们考虑得更全面更深刻！像上司那样行事，比他们做得更周到更出色！将微不足道的事做到完美无暇，将举足轻重的事做得无懈可击！我们无法改变上司，但是我们可以影响上司！摆正位置，自尊自重，平等待人“协调”而非“指挥”；不可妄自尊大；不可越权办事

“作为秘书我需要我的工作得到老板肯定的同时也需要我的人格得到老板的尊重”

“下属”而非“奴仆”； 不可盲目遵从；严守机密，提高警觉，严谨细致，迅速敏捷，无微不至和无懈可击

秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都有可能带来无法想象的可怕结局，对此绝对不能掉以轻心。

五、秘书的知识结构

知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。

秘书人员的知识结构的总体应体现：丰富性（宽阔性）、动态性－、层次性（整体合理性）

1、秘书知识结构的模式－ “通才型”（复合型）的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。

基础知识、专业知识、行业知识、边缘相关学科知识 国家职业秘书培训鉴定：“以企业需求为导向，以职业能力为核心”

基础知识：文书基础、计算机应用基础、办公设备的使用、速记基础、企业管理基础（企业管理常识、企业文化、企业人力资源管理）、法律法规（行政许可法、公司法、合同法、电子签名法、反不正当竞争法、劳动法、知识产权法、世贸组织相关知识）、会计、统计、金融、税收常识。秘书业务知识：会务管理、事务管理、文书拟写与处理等，英语（涉外秘书证书），日本高等院校秘书学科课程门类设置

2、秘书人员的能力要求

广义“能力”是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。三个层次：一般能力（智力），观察力、记忆力、想象力、思维力、注意力等，业务能力，操作技能，表达能力，书面表达（写作能力），口头表达等

要求：清楚、简洁明了，有条理；注意分寸与原则相结合；说话艺术，机变、幽默。理解和领会的能力，分析综合能力，沟通协调能力，应变能力，交际能力，操作能力（操作技能）通过反复练习获得的运用某项专门技术的能力。现代办公室设备的操作与保养，办公室常用办公软件的使用，网络、通讯技术，速记、打字等

注意：秘书素养的不同层次需要、秘书班子的群体优化

3、秘书的培养 1）、培养途径

学历教育、短期专业培训、岗前培训与在职培训、自我培养 2）、秘书的职业资格鉴定

秘书鉴定及授证工作的开展有助于规范秘书培训和促进就业服务。对用人单位挑选合格人才提供客观标准

1997年，国家劳动和社会保障部委托国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会制定了《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》，并经劳动和社会保障部组织专家审定通过。

1998年6月，国家劳动和社会保障部在试点省市首次进行秘书职业资格考试。目前国外一些秘书授证考试开始进入我国。

六、秘书与领导的关系

1、什么是领导同秘书的和谐关系？

三个一致：政治思想、价值观念上趋于一致、工作上一致、兴趣爱好一致、亲密有度，情感有节、工作上的主从性(上下级关系)＋人格上的平等性＋私下的朋友关系

雷区和误区：要忘了你是谁－－任何时候不要替上司做决定、过分亲密使不得、秘书不是老板的家奴

2、如何与领导处理好关系

充分了解领导,并理解、尊重领导，注意维护领导的威信（正确的看待领导）、做好本职工作及领导交办的工作，尽心协助领导、善于处理各种特殊情况 发现领导人间有矛盾时，正确定位，把握好平衡全局的度，正确判断领导人之间矛盾的类型。妥善处理。即把握原则，灵活处理，合理化解，减少矛盾，而不是制造矛盾。不要到处宣扬领导的矛盾。（以利于团结为目标，保持中立和不介入的原则，采用沟通、折中、回避等方法来妥善解决）、发现领导有缺点、出错时不要毫不留情地揪住不放，应尽可能多方面帮助他（她），应运用说话的技巧和适当的方法在适当的时机向其点明，或委婉规劝其改正

3、与领导意见相左时

（1）首先应考虑一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，应针对不同领导采取不同方法（因人而异）。（3）注意不同的场合，选择好时机，选择好方法。

4、领导误解你时

（1）主动沟通，积极接触。“理不讲不清，话不说不明”（2）佯作不知，用行动表白。（3）不要心存不满，在背后批评领导。

5、自己做错时（1）应想到纸包不住火，千万不要掩饰。直接向领导承认你的过失，比别人向领导汇报你的过失好得多。（2）领导可能原谅秘书犯错误，并允许秘书改正错误，但不能允许秘书的欺骗。（3）承认过失前，要分析犯错原因，寻求补救的办法。（4）诚心接受责备并道歉，切勿强辩或带着情绪工作。

6、当领导人发火时

一般情况下，不要过分介意。不必与上司赌气，甚至还以颜色，或与领导闹情绪。根据不同情境和不同原因，采取具体对策。

七、秘书与一般同事的关系

1、秘书与一般同事关系的特征

工作上的合作关系，平等的相对稳固的业缘关系

2、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

不可盛气凌人，能真诚地关心别人、换位思考、求和不求气，多一份宽容 注意：忽逞一时的口舌之能，不要将正常工作矛盾转化为个人恩怨。一视同仁，同等友好、维护上下级及同事间团结，正确对待“敲边鼓”和“小报告”问题。

3、秘书其他业缘关系的特征：广泛性、复杂性、灵活性

4、秘书处理其他业缘关系的原则与要求

广结良缘、一视同仁，以礼相待、发挥微笑的魅力、记住别人的姓名、真诚地关心、赞美他人

八、秘书工作内容 常言为“三办”：办文、办会、办事 “文书、事务、一般管理” 依据：权威机关的规定及组织机构的岗位职责规定；现实状况

政府秘书长和办公厅主任任务：协助首长综合情况，研究政策，推行工作、协助首长密切各方面的工作联系、协助首长掌管机关内部统一战线工作、协助首长掌管保密工作、掌管机要工作、主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查与督促政府决议的执行等事项)掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习娱乐活动等事项)－《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》

1、主要职能：办公程序。

（1）文件的拟、收、发、存（归类、立档）；（2）召开会议、会议纪要；（3）掌印：开具企业一切对外证明，加盖公章（需授权）；（4）检查：检查公司的一切程序是否得到执行；（5）负责所有文件的打字、复印；（6）制作总经理会议邀请信，并担当该会议接待员（7）保持办公室整洁，做好来宾的接待工作；（8）传达总经理的各项工作指令，及时检查是否得到执行，迅速反馈信息，同时提出解决的意见。

2、兼管职能。（1）公司大事记；（2）统计：为企业提供各项统计数字；（3）司机管理；（4）参加合同条款的讨论和签约；（5）市场分析、市场调查；（6）公司宣传、促销活动，P0P广告设计、制作（7）不管部。

总则：程序化、科学化；规范、高效；

细心、创造性。小事不过日，大事不过周。

3、秘书工作内容

政务性工作、业务性工作、事务性工作（政务性工作、日常事务性工作）

目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下十多项：文书撰写与文字记录、文书处理、档案管理、会务工作、办公室管理和机关日常事务管理（办公室环境管理、办公设备和用品的采购、保管与发放、印信管理、公车及会议室管理、办公室现金管理、商务费用办理、电话处理、邮件处理、值班工作等）接待工作：信访工作（处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作）日程安排：出差服务、安排落实领导外出活动

包括：出差日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差费用报销；随从工作等、督查工作、协调工作：领导间、上下级间、部门间、单位间等关系的协调；项目、工作计划的协调；公文、会议的协调、保密工作：保密工作是为达到保密目的所采取的必要手段与措施。（重点环节：文件保密、会议保密、通讯保密、涉外保密、宣传报道保密、计算机保密等）其他（照顾上司、辅导新秘书、公关工作、谈判工作、临时交办事项、突发事件处理等）-注意：秘书工作内容是随着社会的发展而变化的4、秘书工作的特点

（一）被动性与主动性的统一（1）秘书工作中的矛盾统一、辅助地位决定工作中的被动性，秘书工作围绕领导工作展开(为领导活动提供直接或间接的服务)，秘书工作要服从于领导工作(领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位)，秘书工作行为（干什么，如何干）的发生多具有被动性(遵命而作，受制于领导的意图和指示的精神)，有些工作带有不可预测性。

“我能做什么”，“还需要我做什么”，工作性质的辅助性，工作要求的主动性，被动中寻求主动，做到被动与主动的矛盾统一

注意：

秘书本身、领导、工作环境、秘书工作的有效管理等、与秘书工作的主动性的充分发挥的关系

关键:越位问题

人们把说话办事、处理问题超出其身份、职权的现象称为越位，也称越权。主要包括决策越位、工作越位、答复问题越位、礼仪越位等，有领导和下属两方面的原因

以下几种行为是典型的超越秘书职责范围的行为，秘书在工作中必须加以注意：

1、未授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务

3、随便接待或回绝没有预约的客人

4、询问会议内容

5、随意决定上司的工作日程

（2）被动与主动的矛盾统一－－被动中寻求主动

问题：如何做到被动与主动的统一？

常规性工作，形成规范，明确程序，不必吩咐即应按惯例主动做好。(将一些工作制度化、规范化)在充分了解领导，了解领导工作需要的基础上，能有效预测、主动提供一些超前服务。(想领导之所想，急领导之所急)强烈的责任心，主动工作的精神，积极去发现问题，有效拾遗补缺。做事灵活，注意分寸把握。(注意主动性的“度”，既不越权，也不失职)

（二）机要性与群众性的统一

辩证地处理好两者的关系，既保持警惕性，保守机密，又不能以强调机要性拒群众于千里之外，脱离群众，甚至于与群众格格不入。

（三）事务性与思想性的统一

秘书部门既要参与政务，又要管理事务。前者具有很强的思想性与政策性，后者具有很强的事务性。“嘴勤、手勤、腿勤、脑勤”

秘书工作的关键是进退有度,事务性与思想性并重，秘书人员要有自己的思考和独特的见解。不能一味地被事务性工作牵着鼻子走，没有独立的见解，使自己成为庸庸碌碌的事务主义者。

强调秘书工作的思想性，并不是说秘书人员不需要做那些繁杂琐碎的事务。

（四）综合性与专业性的统一

“杂家”与“专家”的结合

（五）经常性与突击性的统一-

3、秘书工作的作用

参谋和助手作用，信息枢纽作用、耳目作用，协调作用，领导机关的门面作用 思考题：

你认为除秘书个人素养因素外，还有哪些因素会影响秘书工作的有效性、积极性？

秘书工作能否有效发挥沟通协调作用、助手参谋作用、耳目作用、门面作用，除了有赖于秘书人员本身素质的提高，以及对秘书工作规律的把握外，还与秘书工作的科学管理有着密切联系。没有合适的管理体制、制度、方法，秘书工作的积极性、工作的有效性都是会受到影响的。

九、秘书工作的管理

1、指用现代科学的管理方法和手段，使秘书工作达到规范化、制度化和科学化。“三化”：规范化、制度化、科学化

规范化:指各项秘书工作都符合经过长期实践经验证明的切实可行的程序和标准，也就是标准化。制度化：指在各项秘书工作中，明文制定严格的办事规程或行动准则，严格按规章制度办事。科学化：指各项秘书工作必须遵循秘书工作本身的客观规律，选择符合这些规律的最佳方案进行工作，以取得质量最好，效率最高的效果。规范是基础，制度是保证，科学化是目标。

2、秘书工作管理的内容

秘书工作的管理涉及的内容很多，如机构的设置，秘书的岗位职责设置，秘书工作任务分配，秘书具体工作的制度规范，工作方法，人员的选用、考核培训、奖惩等多方面。对秘书人员的管理 对秘书工作的管理

建立系统科学的秘书工作规范和制度。“没有规范不成方圆”秘书工作规范和制度是指秘书工作的法律准则和行为标准。包括：法律、法规、规章、内部规章制度等内容涉及多方面。问题：（1）、制度规范的合理性、完善性、可行性、有效性存在问题。（2）、制度的落实与执行存在问题

完善秘书任用、考核、奖惩、培养等机制

问题1：选拔任用机制不完善，导致不合格秘书被选用，影响秘书工作的质量，易滋生腐败，领导满意与否？具有很大程度的主观随意性；可能影响组织整体目标实现；易形成人身依附关系。

3、加强对秘书工作人员的领导和管理。

领导同志的秘书，行政上受各自领导同志和领导同志所在部门的办公厅（室）领导。秘书工作人员考核和奖惩由领导同志所在部门的办公厅（室）和同级组织部门负责。考核与奖惩、晋级等挂钩

4、评估中心（assessment center)岗位责任制与岗位目标管理应与考核、奖惩结合，形成有效的竞争机制与激励机制，才能收到应有效果。

问题3：在职教育、培养机制不完善影响秘书的职业操守与专业能力提升。如：入职培训 秘书机构的设置应遵循必要、合理、精简、应变的原则，以达精简节约、提高工作效能的目的。问题：机构臃肿，层次繁多，关系不顺，人浮于事。应减少层次，人事结合，避免分工过细，因人设岗。

我国政府的秘书工作是秘书长领导下的办公厅（室）统管秘书业务、研究工作、机关事务工作的形式。

秘书业务部门

秘书长――办公厅 政策研究部门

机关事务部门

以某直辖市委的秘书工作机构及其部门为例： 市委办公厅（局级）：

秘书一处（文件处理、会议工作）、秘书二处（值班、接待工作）、秘书三处（搜集信息、动态，起草文件，编写简报）、信访处（人民来信、来访工作）、巡视处（督办、查办）、机要处（机要工作与保密工作）、行政处（机关日常行政事务工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原属办公厅领导，１９８４年独立建制，升格为与市委办公厅平级的局级机构，直属市委领导，组织如下： 市委研究室（局级）：秘书处（文件、会议、接待等工作）、经济处（研究城市经济政策）、科教处（研究科技、教育政策）、农村处（研究农村政策）、宣传处（政策宣传工作）、党群处（研究党群关系）

采用先进的办公技术与办公方法，实现办公自动化

十 秘书工作的起源与发展

1、我国古代秘书工作

古代官职的职责范围、官僚机构设置与现代有所不同，把某个职位比为秘书职位，某个机构比为秘书机构，有时可能不完全准确。

同一官名，同一机构，朝代不同其职掌权限也有变化。如“尚书”为了限制秘书弄权，历代帝王往往不断设立新的秘书机构，于是数千年封建社会中重复出现一现象：某一时期大权在握的官员，往往是前一时期皇帝秘书的较低的内廷官，到下一时期，又逐渐被新起来的皇帝秘书取代。

2、秘书与秘书工作的起源

古代秘书名与实不符，主要从现代秘书的基本职能去考察。

（1）传说中的黄帝时代 仓颉造字，任黄帝的史官。《汉书.古今人表》

“龙„„命汝作纳言，夙夜出纳联命”－－《尚书.尧典》 “纳言，喉舌之官。听下言纳于上，受上言宣于下。”

－－《尚书》孔氏传 “古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者” －－《汉书.文帝本纪》（2）、奴隶社会时期的秘书工作

随着国家职能的发展，秘书工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了专门的机构及官员配置、商末周初：秘书机构－－太史寮、天府、太史，左、右、内、外四史，椽史，掌节，守藏史等 出现了一些处理行政事务的专门文书，形成了最初的文书工作如：典志、诰、命、谕等最早的政治文件汇编《尚书》典：上古帝王分布政令、法典的文书。命：下达文武百官的文书。诰：君王对臣下的命令。谕：君王对臣下的训示。

逐步形成了一些秘书工作制度

西周至春秋时期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社会时期的秘书工作

秘书人员、机构：秦以后从中央到地方（郡、县）形成了一支庞大的秘书队伍，主要有：

御史 尚书 尚书令（尚书仆射、尚书郎）、博士、主玺令史、谒者令、中书令（中书监、中书侍郎、中书舍人）、黄门侍郎、翰林学士 长史、主簿、记室令史、掌书记、令史、书吏殊现象：宦官秘书 非官方秘书：门客、幕僚 清末幕僚兴盛及幕学产生：绍兴师爷，幕馆，《幕学举要》、《入幕须知》等

秘书机构主要有：

西汉成帝 “尚书台”（后改为“尚书省”）

魏文帝 “中书省”、“门下省”

隋唐

“中书省”、“门下省”、“学士院”（翰林院）

宋

“中书省”、“门下省”、“枢密院”

元

“中书省”、“行中书省”、“行枢密院”

明

“内阁”（设中书科、诰敕房、制敕房）“通政使司”、“司务厅”、“尚宝司”

清 “内阁”、“翰林院”、“军机处”（设方略馆、内翻书房）、“通政使司”、“奏事处”

3、主要秘书工作

文书工作和档案管理工作、参谋言谏、上下信息传递沟通工作社会调查（了解民情）、信访工作、会务工作（典礼活动组织）

4、秘书工作制度

文书工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

请示类公文一文一事制

文书立卷制

限期承办制 贴黄、引黄制（公文摘要制度）

批红、票拟制（条旨制）行移勘合制度

催办制等

战国：主官签发制度

秦汉：对公文的名称、用途，甚至用语都作了严格的规定。有专门的文书传递制度 “邮”、“亭”后代改为“驿”、“驿站” 魏晋南北朝：请示类公文一文一事制度

唐：对公文的用纸、撰制用语、折叠、誊写、用印、封存装、收发登记、移交有明确的细则 贴黄制度：贴黄，公文如有变动，可另写小块黄纸补贴。

保密制度：唐对中书舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘。”凡泄密者轻则杖责，重则绞刑

宋元宋保密制度：枢密院专管机要文书的官员不准私出访问，也不准接见客人。引黄（公文摘要制度）：章奏文书须将内容要点、呈递日月写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”催办制度：专事催办、限期催办。宋：催驱房，元：急传铺、元公文照刷、磨勘，文书立卷等制度

明： 批红：根据皇帝亲批字样或奉旨由司礼监太监替皇帝批答章奏。票拟（条旨）：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考。限期承办制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期内完成，误期受罚。行移勘合制：提倡公文“辞尚简要”、“直言简易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“删去烦文，务从简要” 清：统一奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，书写规则 秘书的选拔、使用、考核、监察制度

隋唐、宋元、明清都有严格的秘书选拔、选拔、使用、考核、监察制度

唐：官吏铨选标准：身、言、书、判。身，体貌丰伟；言，言辞辩正；书，文笔流畅，文字楷法遒美；判，文理优长和实际工作能力强 考核制度：德、行。德的标准是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核标准有27条

明： 明朝规定，四品以上的官员，九年任满时自我鉴定，由皇帝亲自考核裁决优劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出题考核，之后再鉴定工作成绩。考试内容有三项：文理粗晓、行移得当、书札不谬。晚清时期的秘书工作

政府秘书工作开始参照外国制度

1911年5月《内阁属官制》规定内阁设“承宣厅、制诰局”，负责秘书工作。陆军部首先设置“承政司”，下设“秘书科”等四科。地方总督、巡抚等大员身边设“秘书员”近代技术在文书档案中得到应用

适应洋务运动的发展，一些厂矿企业中也设有文书档案机构。如：文案处

5、中华民国临时政府时期

总统府下设秘书处，设秘书长一人（总揽各项文秘事务和日常工作），设秘书若干。各省都督府设秘书厅（处、局）、文书局（部）

贯彻反封建的思想，文书工作进行了各种改革

《公文程式条例》 出现私人秘书

6、北洋军阀统治时期的秘书工作

为适应对外交往的需要，国务院设有各种专门的外事秘书，如英文秘书、日文秘书。建立常任文官制度

培养官吏的学校里设置了公文课程。《公文程式》（直隶法政专门学校编制）

7、国民党统治时期的秘书工作 政府、军队设立了一整套秘书机构，各级政府都设有专门的秘书工作机构 文官处 秘书处(总务、机要、撰拟)秘书室待从室（蒋介石亲信秘书机构，处于蒋介石与政府各部之间的枢纽位置）副官处、机要科 文官长 秘书长 秘书 录事 事务员 书记官 文书 1927－1945年进行了三次“文书改革”运动。“公文改良法” “文书档案连锁法” 提出了秘书的任职资格问题

《国民政府秘书及科员任用规则》：国民党党员；国内外大学或专门学校以上毕业的学历；具备任文职三至四年的资历，有特殊的学识经验；由国民党委员二人推荐或主管长官保准。

十一、中国共产党历史上的秘书工作和新中国的秘书工作 民主革命时期中共领导下的秘书工作的特点 老一辈革命家非常重视秘书工作

秘书机构和秘书工作方式、工作内容灵活多样 秘书工作条件极其艰苦

善于总结经验，形成一些比较成熟的制度

1、建党初期的秘书工作

1923年第三次代表大会上决定建立秘书制，大会选出中央秘书为毛泽东

1926年四届三中全会决定中央设秘书处，下设五科（文书、会计、交通、翻译、出版）。各省委也分别设秘书处或秘书科。

2、第二次国内战争时期的秘书工作

秘书厅 秘书科 秘书处 总务处（文书、收发、印刷、交通）建立机要科 长征中仅保留机要科和中央秘书长一职 建立文书工作规范

3、抗日战争时期的秘书工作

1937年，党中央重设了秘书处，下设“机要、文书、材料、会计”四科。(组建中央办公厅)1938年后，边区政府均设秘书处或秘书室，配主任秘书、秘书、文书、庶务和收发等人员，承担各项秘书工作。

秘书处不仅负责文书工作，还包括会计、统计、人事及其他各种事务。建立了新的秘书工作制度。

颁布了《陕甘宁边区新公文程式》、《改革公文程式的理论与实践》等文件，签批电报制度、传阅文件制度、文件登记、批办制度等，加强了会议组织工作，制定会场规则。

4、解放战争时期的秘书工作

逐步形成以后各省、市秘书机构的架构 1948年华北人民政府：

秘书长

秘书厅(后改为办公厅)：秘书处、行政处、人事处、新闻处、交际处、调查研究室等

确定了“秘书长领导办公厅，统管政策研究工作、秘书与行政工作、机关事务工作”模式

进一步改进和完善文书工作。发布《公文处理暂行办法》和《办事通则》等文件。公文种类有所增加，实行“一事一报”制度，完善了电报的承办和归档制度，建立报告制度。

5、新中国的秘书工作

建国初总结秘书工作经验，改革国民党统治区秘书工作，逐步建立适应社会主义国家的秘书工作机构与制度。完善秘书工作组织、规范秘书工作、提高秘书工作效率 6“文革”时期的秘书工作

秘书机构和秘书工作受到严重冲击、秘书队伍素质下降、公文形式主义泛滥、弄虚作假 改革开放后，我国的秘书工作呈现新的局面

1981年开始，十多年间党中央召开多次全国秘书长、办公厅主任会议

1985年1月，党中央召开第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会。提出秘书工作的“四转变”，“三服务”。

“从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务” “三个服务”：为本机关领导和上级机关服务；为本机关其他平级的职能部门服务；为下级机关和人民群众服务。

四转变：秘书工作的规范化、制度化，秘书工作的专业化、职业化，秘书工作的现代化、自动化，秘书工作内容发生一些转变

秘书从业者逐渐增多，新秘书种类不断出现