跟单员的工作界定与定位1

第一篇：跟单员的工作界定与定位1

跟单员的工作界定与定位 跟单员的工作界定

1.业务跟单：严格说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群）进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。对外是业务员或业务员的助理。

2.生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。对内是业务经理、生产主管或总经理的特别助理。无论是工厂企业里的跟单员，还是贸易公司里的跟单员，其基本职责也都是由这“业务跟单”和“生产跟单”两大部分构成。对于贸易公司里的跟单员，无非是对工厂运作的介入少一些。

跟单员是一个企业与市场的接口——是企业与市场、业务员以及客户之间联系的纽带和桥梁，是一个企业的窗口和门户。

跟单员的工作定位

公司有大小，分工有不同。大公司分工细，员工涉及的面往往很窄。小公司“麻雀虽小，五脏俱全”，相关人员却能独挡一面！跟单员也不例外： 在小公司：

跟单员=内勤业务员（或叫业务主管）

+生产计划员（或叫计划主管）+物控员（或叫物控主管）+采购员（或叫采购主管）

（可谓是：一人之下，万人之上，集“大权”于一身！）

在大公司： 跟单员=内勤业务员 或：跟单员=业务部助理

代表业务部向生产计划及制造部门要货、催货、跟踪出货。

或：跟单员=总经理特别助理

或：跟单员=总经理室特别助理

代表总经理或老板向生产计划及制造部门要货、催货、跟踪出货。

一个企业之存在，一个企业之生存与发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了一个企业运作体系的每一个环节。

随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快，跟单员工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。

跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的学科：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口，跟单员不了解工厂生产环节的运作情况，那是难以想象的。

从订单的生产安排来说，执行者是生产部门，跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握在”生产部门的手里了。于是，沟通、跟催等能力就特别致使。这是跟单员工作的挑战性所在。

有些时候，跟单员是业务经理的助理；有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理；有些时候，跟单员是老板的助理；更多时候，跟单员是客户的助理。

跟单员工作的管理性：有句话说，如果要想学管理，最好的方法就是从跟单员开始。毫不夸张的讲：“在一个工厂里，相对而言，除跟单员外，几乎所有的工作都是执行性质的，惟跟单员工作是计划性、管理性的。一个工厂所有的工作都是以客户和订单为中心去展开，作为站在„订单的高度上‟去工作的跟单员，当然就没有谁比他更抽象、更有管理性了！”

跟单员这个岗位是对传统组织架构的一种超越：它可能挂在业务部，也可能挂在总经理室或厂长室，但它的工作却是跨部门的，它似乎要去“指挥”很多部门。于是它不只是对传统组织形式的一种超越，同时更是对传统“官本位”组织作风的一种超越。可以不必夸张的说：自从有了跟单员这个岗位，中国企业的管理似乎也上了一个新的台阶。我们所得出的结论是：跟单员工作是一项很锻炼人的工作。我们可以这样对世人讲：“要做老板，先做业务员；要做总经理，先做跟单员。”如果要学管理，最好的方法就是从跟单员开始。

企业千变万化，企业管理博大精深，可是，具体工作中的道理，却是一样的！

跟单员之工作如以订单为线索的话，主要工作包括接到客户订单后，与客户商讨开出《形式发票》资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作《生产通知单》、《材料耗用表》等分发给相关部门，结合仓库存量协助采购订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船务公司或货贷外贸公司联系出货事宜，工厂出货。

接单： 客户落单方式主要有电话（口头）、传真、E-mail三种方式。有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件或船头版。

一旦收到客户的订单，首先应审单。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交货期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。

产品名称规格、数量的审查： 客户传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时要对应客户相关资料册，查出产品的中文名称及规格。如为客户从未下过的产品，经翻译描述后确认产品名称，最好登记入对应客户资料册，以便第二次下单时有资料可查。

单价、金额的审查： 客户下单时，有时会把单价标出，这时，要把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出单价，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是新客户下单，应查以前给此客户的报价。

交货期的审查： 客户下单一般有规格，有具体交货期的要求，但是有时也未规定并货期的时候。无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，材料采购进仓的状况，现有生产部的生产排程，再结合客户的交货期要求，报一个实际的工厂交货期给客户。对于急单，能插单则插单，不能插单者，与客户解释协商确定交货期。

付款方式的审查： 审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，每接到工厂不能接受的付款方式，应电话或传真告知客户这一付款方式是工厂不能接受的，请修改为工厂可以接受的其它付款方式。对工厂来说，最有利的方式就是信用证。

单价条款的审查： 主要审查订单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有CNF价、FOB价、CM工厂交货价。不同的单价条款对应不同的单价。千万不能混用，比如把工厂价当做CNF价或其它价来用。

包装要求的审查： 审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、包装说明书。内包装主要有白盒包装、彩盒包装、吸塑包装、折装等；外包装主要是印刷唛头；标签主要是看客户规定哪些地方需贴标签，印刷要求是什么。最麻烦的是内包装的彩盒包装和吸塑包装。当然，如果彩盒客户提供菲林，工厂只负责印刷，那还比较简单一点，但也要审查菲林尺寸，做出彩盒能否装下产品。很多时候，客户对产品的了解不够工厂那么清楚，会弄错尺寸，该修改的要修改。吸塑包装主要存在一个开吸塑模的问题。

交货方式的审查： 交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄。如果是量少又较急的货物，采用空运；如果货多而不急，一般采用海运。几种方式中海运的费用相对较便宜；如果出货到香港，可以采用陆运。所以在接到订单时，首先要看是费用是由谁支付，客户支付的话，由客户决定采用何种交货方式；如果由工厂承担运费，尽量采用海运。如果产品单价所含运费只是海运费，而客户要求空运时，厂方可以要求客户承担多出部分的费用。

第二篇：跟单员工作职责

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跟单员工作职责

2010年12月25-26日 深圳 2011年01月15-16日 上海 2011年02月26-27日 深圳 2011年04月02-03日 上海 2011年04月09-10日 深圳 2011年05月21-22日 上海

【主办单位】百乔罗管理咨询(上海)有限公司

【培训对象】企业的跟单、业务、采购、生管人等专职人员，以及厂长、总监、经理等干部，尤

其适合制造型企业的业务副总经理带领管理干部集体参会。如课后能在总经理的主

导下召开研讨会议，针对现状进行分析、对策，对于提升跟单水平，提高运作效

率，促进客户满意等，都会收到很好的效果。

【培训费用】原格：2600元/人，特价：1800/人 不再折扣，额满即止，欢迎团队报名参加！（含

培训、指定培训教材、2天午餐、茶点费等）【咨询报名】

卢老师

【温馨提示】本课程可为企业提供上门内训服务，欢迎来电咨询！

课程背景curriculum background 市场已经变得越来越残酷无情！交期短，品种多，批量小，同质化，价格下滑，成本上升，品质严格，操作无序，订单易变，客户挑剔，拖欠货款，贸易保护，产权纷争等等，都成了阻碍业务进一步发展的堡垒。在这样日趋严峻的形势面前，企业应该整合运作流程，发挥优势资源，培养员工队伍，先把接到的订单做好，然后，再谋图拓展市场，寻求进一步发展。

本课程讲述了跟单管理工作的实施纲要，针对企业普遍存在的跟单问题，结合典型案例，有针对性地进行培训，使您理解精髓，掌握方法，汲取经验，是跟单员和经理人职业化训练的首选课之一。

培训收益training income 理解跟单的内涵，掌握跟单管理的必备技能；

通晓高级跟单方法，掌握订单接收、评审、发放、跟踪和完成的能力； 让跟单人员掌握管理企业的原则、特点和技法；

能够运用专业职能，有效交流、沟通问题，协调处理生产运作事务；

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理顺部门之间的关系，掌握生产、品质、交期、成本的协调处理能力； 有效管理客户、供应商与企业的关系，提高供应链的整体素质。

课程大纲curriculum introduction 跟单员的工作核心

1.跟单员角色定位，定义、工作核心、职责、组织、任务、业绩、使命 2.跟单工作特性，边缘性、广泛性、机密性、敬业为本 3.跟单员资格，内部资格管理，行业内的四种形象代表 4.跟单模式，跟单流程，五项工作原则 5.实施跨部门跟单的要诀，打造跟单执行力 6.跟单的主要对象，跟什么？三大要素 7.如何面对四种人和另类 8.有效克服八大怪象

9.跟单员业绩考核，考核表、方法、激励 游戏：哈佛的管理法则 跟单员处理订单的能力

1.优质单，急单，标准订单格式，输出与输入的订单 2.没差错接收客户的正式订单

3.协议、合同、客户要求，订单评审与输出 4.要不要插单？插单原则、方法 5.如何管理P/O、ot 6.与订单关联的原产地政策、产品认证、通关政策 7.JIT、VMI 8.跟单工作展开流程 案例：如何防止“铲单”

跟单员管理工厂的技能

1.计划决定执行，4M1E要素、程序、制度、企业文化

2.APQP、新产品跟踪管理，产品技术指标、图纸、文件、零件规格书 3.pmc，如何制定生产计划

4.如何督促物料到位，控制生产进度

5.各阶段品质控制，IQC、IPQC、QC、TQC、FQC、QA、OQC、码头检验求 6.产量，效率，生产节拍，统计分析生产数据 7.如何协调处理生产异常问题

8.PSI，产供销失调的症状、原因与对策 9.两种决定的比较

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案例：WM如何管理供货工厂

◆出口型企业跟单模式

1.接收客户正式订单，信用证

2.三种样板管理，签板、首件认可、确认

3.工厂物料的需求计划，生产计划安排，跟进生产实施

4.供应商管理，开发、策划、控制、跟进、改善，送货、验收、接纳、退货、返补 5.外协作、外包方管理，发货前的准备工作 6.完成后的统计分析

7.贸易陷阱，延迟交期处理，紧急质量事故处理，快速响应、反应 案例：差之毫厘，失之千里

跟单工作礼仪

1.礼仪规则，礼仪的作用 2.相由心生，特殊而重要的礼仪 3.不同国家、地域的礼仪差异

跟单员的客户关系管理

1.定位客户、服务和满足顾客 2.客户关系表现形式，平均客龄

3.客户审核工厂的流程、对策，改善和预防措施 4.开拓客户的渠道，如何帮客户赚钱 5.赢得客户忠诚的方法 6.合作愉快是基础 7.留下值得怀念的背影 8.客户的心是企业最大的资源 案例：满意度一分钱不值 跟单工作策略

1.抓住主线，以不变应万变，举一反三 2.透过细节，掌握信息，杜绝死角 3.写一份有价值的报告，简洁而有效

4.善用开会解决问题，必要的会议，有会有议 5.识别并锁定异常

6.规范化与格式化的工作有助于跟单 7.看板与目视管理，公开透明的管理法则

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8.工作目标与目的，不要“为人作嫁” 9.责任是猴子，善待工作，善待自己

10.三三制、管理制衡、危机意识、自主管理，不同级别关系管理的策略 案例：数码思维模式的《业务通报》

跟单工作工具

1.管理工具的妙用，跟单的八大工具

2.PDCA、流程图、时间管理法、计划法、甘特图、头脑风暴法、FMEA 3.过程、程序、规范化、标准化、效率公式 4.新老QC七大手法，5Why、8D、CAR、8D 跟单工作能力提升培养

1.沟通能力，组织结构图，汇报与指挥，越权管理 2.与顾客沟通的技巧

3.判断能力，经常保持九个危机意识 4.评价能力，五项工作评鉴

5.实战能力，五种勇气，五种习惯，五个要求 6.承受能力，练就心理素质 经典案例分析 互动，自由问答 1.主要工作任务 2.遇到的问题 3.老的方式 4.检讨原因 5.跟单方法—提醒

6.改善后的方式，改善效果 互动，自由问答

参考书籍《杰出跟单员》、《接单与跟单实操细节》

讲师资历lecturer synopsis 主讲专家：李广泰先生

李广泰先生《杰出跟单员》工作手册编著人、中国跟单员培训实战专家，粤港台企业管理研究中心理事长，工学硕士，高级工程师，清华大学深圳研究院MBA，先后在美、日、韩资外企，台港独资企业从事管理工作多年，历任工程部工程师、现场主管、品质经理、生产副总等职务，在十数载企管一线的摸爬滚打中积累了丰富的管理经验，尤其深谙工厂生产、品质、工程方面的管理运作，对跨国公司输入的管理思想颇有研究，形成了独具特色的实干型制造企业管理方法和体系。

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李先生将历时十多年积累起来丰富的生产制造与管理经验，进行浓缩升华，于2000-2004年间，先后出版了《杰出跟单员》、《品质/生产/工程„„部门主管跟我学》系列丛书、《电子行业ISO9001：2000实施技法与案例》、《卓越品质管控》、《生产现场管控》、《仓储与物料管控》等书籍，受到企业界的高度重视并给予了极高的评价。李先生实践经验丰富、讲授过程列举大量案例、特别强调实用性和可操作性，深受听课人员的好评和尊敬.至今李先生为满足企业的实际需要，在全国各地成功举办了百多场讲座，授课人数达到万多人次，并为数百家企业提供过管理咨询和顾问服务。

第三篇：跟单员工作流程

一、日常工作

1、务必接听所有电话时讲：“您好！XX家具****”

2、跟单必须要对自己的负责的客户都熟悉和掌握，并且需要熟练操作系统。

3、每半个月要做销售分析

4、每个月与每季都要做一份报表分析，分析其具体的销售情况与产品的优劣，将每次的发生的投诉都要拿出来讨论，更能了解产品和提升对突发事件的应对。

5、跟单员每天要查看一次自己的记录是否有要更新的资料。

6、跟单员在一个月不能低于一次打电话给客户回访，回访情况要做记录交给主管审阅。

7、跟单员每次出货的时候一定要提前一天通知客户打款，避免造成客户的的投诉。

8、跟单员每个月10号之前，必须查账本是否有欠款和多余的款，要跟客户确认签名为保留证据，避免和客户有争执。

9、跟单员务必做到跟其他的同事和睦相处，有问题相互提出共同解决。

二、售后流程作业规定

目的：为有效地规范公司的整体服务形象，保证为广大经销商服务全过程的质量受控，提高公司的整体服务水平，同时便于各部门操作，特制定本操作流程。

流程：售后服务核心流程是将公司的售后服务关键工作过程分为四个环节：信息接收、汇总分析、入库和跟踪，每一个环节都有相应的标准工作内容及要求。具体工作流程如下： 流程分解

1、跟单员在接收到客户需要售后服务的信息时，需要求客户提供书面投诉与相片信息，并由主管统一汇总填写《客诉报告》，客诉报告必须按要求填写。

2、《客户报告》必须放在公共文件未处理文件夹内，品质部主任务必每天查阅公共文件夹是否有相关要处理的文件，填先《客户投诉处理单》，品质主任务必告知跟单主管处理的时间。

3、主管根据品质部的《客户投诉处理单》，回复客户并且把《客户报告》填写完整，将跟客户沟通的结果写清楚后放在已处理文件夹。

4、主管在填写报表的时候务必写的明了清楚，如果入库一定要有和计划部沟通怎样制定入库，避免有挤压货品的现象，整个过程由主管单独跟进和沟通。这样避免造成客户的双重投 诉。

三、具体工作：

1、收到订单，与下单人联系，核对订单，发制作图纸过来，另发一份给工艺部，算单、算料、做工艺图，按平面图制作生产执行单，与客户联系确定预出货日期。

2、按平面图制作生产执行单，更新订单生产排程表，让各部门负责人签名确认货期；

3、跟进生产进度，跟进工艺部在下单的3-4天内把所有的辅料采购单下过来，马上下来相应的供应商，在出货前2天所有外采购单都要到位，而且必须与客户协调好出货时间；

4、在发货前1-2天与客户商量好发货的货运站，确定发货期，货期有变马上通知各部门，把发货通知单提前1-2天给到包装部，发货当天安装好车，发货；

5、发货后整理托运单与装箱清单，传真一份给客户，复印1份给自己留底以便查询，并在单上注明订单名称。

6、每个月底整理好本月的所有客户意见反馈表，每个订单都必须让客户回签此表，托运单、装箱清单。这个简单，首先要了解公司的各产品的工艺流程，要求很熟悉，再把客户作以分类，按客户订单量及金额分大客户，中等和小客户，如果生产正常，那就要保证生产排程的正常，交货延期要提前给客户知会、协商。其实呢业务跟单的工作就是了解客户订单情况，了解工厂生产情况，生产进度，保障交货时间，协调公司生产、发货安排与客户需求等。

什么是跟单员 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。跟单员的工作性质 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：（1）函电的回复：（2）计算报价单（3）验签订单（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记（6）客户档案的管理（7）客户来访接待（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。

1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2． 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。跟单员的素质要求： 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：（1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

（2）预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

（3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

（4）专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

（5）与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

（6）人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

（7）法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）谈判能力。有口才，有技巧。

（9）管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

（10）物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。

1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。

2.物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）3.生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。.货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。5.客户联络跟踪（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。

跟单作业流程

一，跟单流程简图 资源开发 资源开发

1.根据客人的需求寻求开发目标，以考虑原有配合良好的资源为先开发新资源 2.充分考虑资源的综合能力包括生产能力，品质控制能力以及财务能力 3.资源的便利性：便于跟单便于出货 4.择优选取 打样

1.了解客人对产品的要求 打样

2.与工厂沟通以便工厂充分掌握产品的开发条件并予以实施 3.掌控工厂的打样过程并取得产品形成的所有因素 4.跟进样板的修改与确认 生产控制

1.参与首版的生产，确认从半成品到成品的可行性 2.了解并落实产品的生产进度

3.对半成品及成品进行定期检验及时解决生产出现的品质问题 检验与出货

1.日常,中期和末期检验 检验与出货 2.配合及通过客户检验 3.监督工厂按时按规装柜 4.获取出货资料

业务跟单流程

（一）业务客户备案流程

（二）产品下单流程

1）收到业务客户寄样或下单的客户 建立客户跟踪表 2）填写样品或订单制造单

3）订单评审（业务、工程、采购、生产、品质、跟单）

4）给各部门签字确认，跟单发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名 无，异常，无，异常

如有异常，通知（业务、工程、采购、生产、品质、跟单），解决异常 继续跟进

5）跟进样品或订单生产与采购进度并随时知会业务 6）了解客户公司背景、经营范围、公司性质、势力等 7）生产将要做好的产品贴好标签点亮通知业务拍照

每个家具企业的情况是不同的，有生产凳子的、桌子的、家居的、卧室套房的、沙发的、五金家居的等等，业务跟单的意思就是，跟踪业务员下单情况的落实，跟踪生产进度情况；另外最主要的一份工作就是售后服务问题，不过有的企业有专职的售后服务人员。在一些小型的企业业务跟单充当这个角色。基本的工作流程是：

1、跟进业务员下单情况，并予以汇总；

2、将订单派送至生产车间及设计部、采购部（有的企业有PMC）；

3、跟踪生产进度及物料情况，不影响订单的货期；

4、处理售后问题，接收传真等；

5、回款的记录及业务量的统计。基本的工作就是这些，大部分制造业的跟单流程都是一样的，具体区别于有的工作细节是否由业务员来做 客户沟通(报价，询盘)--确认订单(预付款，LC等)--安排订单(交生产部门或外厂)--跟进生产情况，确认交货时间--告知客户--安排检验--订舱发货--收汇--后续服务等

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第四篇：《跟单员工作管理制度》

跟单员工作管理制度

第一条

跟单业务种类

公司的跟单工作主要分为三大类：订单跟单、样板跟单和外购跟单。

第二条

跟单流程管理

公司的跟单流程主要包括：接单、订单评审、下单、生产跟进、发货寄样、辅助收款等。

（一）接单

跟单员接到客户的正式书面订单，若订单为传真件，也可视为下单依据，先行下单；无书面订单时，跟单员需请示后再做决定。

（二）订单审核

跟单员接到客户的订单后，应积极主动了解客户的详细需求，并记录，并将订单相关信息呈报经理，经理审核后通知跟单员下单；跟单员要充分了解产品的生产周期，并跟客户沟通协商，定下合理的交货期，为车间备料生产赢取时间。

（三）下单

跟单员将审核后客户的订单信息录入电脑，由刘雅庆归类汇总整理，统一下单到计划员处，由计划员根据实际情况进行安排。

（四）生产跟进

1、跟单员负责对生产进度跟进：

（1）跟单员每天至少上、下午各一次去生产现场了解所负责订单的生产情况。

（2）跟单员每天下班前必须到车间确认当天出货的货物是否已经发出，并将实际情况及时汇报经理。

（3）跟单员对发现生产进度有可能影响交货完成的情况，要做好记录，并与生产部门积极协调，协调解决不了的，要上报经理，由经理组织协调，若经理仍协调不了的，上报梁总组织协调。各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。

（4）跟单员如发现生产进度的滞后将影响到按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报经理外，同时应通报业务员或客户，积极寻求解决办法。

2、跟单员负责对产品质量进行跟进：

（1）跟单员在生产跟进中发现产品质量达不到客户要求时，要做好记录，并与生产、质量等相关部门积极协调，协调解决不了的，要上报经理，由经理组织协调，若经理仍协调不了的，上报梁总组织协调。各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。

（2）跟单员如发现质量问题将影响到按要求按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报经理外，同时通报业务员或客户，积极寻求解决办法。

（五）发货寄样

1、生产完成后，跟单员应再次通知客户或业务员准确的到货期，并安排第三方物流负责运输交货，完成发货工作后，跟单员必须通报经理。

2、打样、设计产品生产出来后，跟单员负责寄送样品。

（六）辅助收款

跟单员负责散单或现金单的催款工作，并协助业务员催收账款和应收未收账款。

（七）客户投诉处理

跟单员接到顾客投诉质量问题后，首先编制《客诉单》，交由经理负责落实及跟进。

第三条

跟单员奖惩条例

1、接单或下单时没有认真确认订单信息，导致订单错漏或重复落单者；

2、订单审核时没有考虑生产周期胡报交货期导致不能按时出货者；

3、因没跟进生产而对订单生产情况毫不知情且被客户投诉者；

4、发现进度滞后将影响交货期，却瞒报或不报经理最终影响订单交货者；

5、发现产品质量（数量）不符合要求，却瞒报或不报经理最终影响交货者；

6、因请假或特殊原因没有做好交接工作，导致订单出错者；

7、因工作责任心或态度问题被客户或业务员投诉者；

奖：一年以内从没有出现过上述问题或获得客户高度认同和表扬者，额外奖励1000~3000元

罚：以上问题一年之内犯三次以上者，取消年终奖；若屡犯不改且情节严重者将直接辞退。

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END

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第五篇：跟单员工作职责

跟单员工作职责

工作概要

负责接收订单、出货及新店配货，补件和订做产品的跟踪，核对发货账款，客户的对账，工作内容

1、根据作业流程接受客户订货，确认订单，并进行跟踪，直至产

品交付完成；

2、登记客户补件，订做和退货并跟踪处理；

3、负责出货时下《派车单》，及时追踪发货时间

4、协调财务对帐工作的处理；

5、负责处理客户投诉问题，并将处理结果汇报给跟单主管，6、整理并保密销售部资料和受控文件

7、负责规定区域内的卫生]

8、负责新产品推广中的数量跟踪并与客户进行沟通

9、负责就订单向客户答疑，及时向顾客传递公司的有关政策和新

产品发布信息

10、负责完成公司安排的其他临时性开作；

11、负责完成上司交代的其他工作；

12、下特殊定做单，必须书面下单到生产车间；

权力

根据公司制度满足或拒绝客户不合理要求的权力。

考核制度

为了提高跟单员的工作效率与处事能力，制定以下考核制度明细如下：

1客户订单必须在发货前1天回复

2订单回复一要要准确无误

3发货单一定要标明发的一切货物和物品（比如一包五金包）4跟单人员工作态度要端正

5工作安排合理性

（1）当日工作当日做

（2）工作安排一定要在规定时间内完成6接客户订单必须用传真的形式，不接受口头订单，以必免发错货

资料与档案管理制度

目的：为了使各种资料与档案得到有效管理特制定本制度。范围：适用于公司所有资料和部门。

内容：

（1）资料与档案包括公司所有设防备说明书、保养卡、公司宣传资

料，活动方案、供应商和客户相关资料，以及竞争对于相关信息等；

（2）所有资料和档案必须由跟单组分类建档管理，并加以标识；

（3）相关人员因工作需要，借用资料时，必须提出申请，经部门经

理审批后到跟单组处借用；

（4）跟单组应对借用情况予以记录（包括借用时间、归还时间、借

用资料名称等）；

（5）借用绝密资料时，必须经过总经理同意后，方可借用；

（6）无工作需要或未经许可，任何人不得借阅资料；

（7）除特殊情况，借用资料与档案时间不能超过三天；

（8）任何人不得将公司资料与档案带离公司或将绝密资料信息外

泄；

（9）跟单组应定期对资料进行盘点，发现问题及时上报；

（10）以上制度自审批之日开始执行，望大家共同遵守。