单证员工作流程

第一篇：单证员工作流程

跟单业务工作流程： 一.跟单：

1.制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2.商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的 取单证了。

4.验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。

5.报关：订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或Form A等。

6.拿单：货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。

7.通知客户：货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。

8.催款寄单：拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。

9.退税：在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。注意：

1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。

2.跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。我觉得如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。二．客户来样工作程序：

收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。三．寄样工作程序：

工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档（以方便后与快递公司核对月结清单）。易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为

防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话，地址贴在外箱上。自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单号等等，以便日后查询。样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。

在这些工作细节上，老板经常说，在所有你交给别人的资料一定要自己检查好了确定没错了再转手给别人，别人没有义务也不会有时间来给你挑错。自己得对自己的工作得有100%的责任心。在对待工作上，应有一定的主观能动性，不能老是等着别人来交待工作给你或干等着别人来给你答复，可以催复人家或主动地找事情做。在写邮件给别人时，一定要一次性地将所有事情交待清楚写详细，不可以让别人再来重复地问你这封邮件的内容，这样浪费别人的时间也是在浪费自己的时间。

1． 客户询盘：一般在客户下rchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2． 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，oforma Invoice 给客户做正式报价。3． 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订rchase Order。

4． 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5． 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6． 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由 10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11． 安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截

关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13． 获得运输文件：

13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14． 准备其他文件

14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

15． 交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：所有的L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助

第二篇：单证员考试流程文档

2013年单证员考试简介

分享到： 0发表时间：2011年10月28日10:37:13 2011年全国单证员考试辅导招生方案项目背景

改革开放以来，随着我国外向型经济的不断发展，外贸业务量迅速增加，各类应用型外贸专业人才供不应求的状况已初见端倪。2002年中国正式加入WTO，根据我国与WTO的约定，从2004年底起中国外贸企业准入将实施备案制，目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，这将使外贸专业人才短缺问题更加突出。

以外贸单证处理为主要工作内容的[1]国际商务单证员是各企业开展外贸业务的基础性人才之一，目前不论是学历教育体系还是职业教育体系中针对该岗位的职业培训较少，现有的少量培训也存在内容单一，覆盖面狭小等问题，大量岗上人员未经过较系统的职业培训，企业也很难招聘到符合业务需要的人员，使得外贸业务风险大大增加。

一、考试目的及原则

国际商务单证员全国统一考试主要是测试应试者从事国际商务单证工作必备的业务知识和能力。

国际商务单证员全国统一考试属非行政许可类职业资格考试，严格执行有关规定，实行公开、公正、公平的原则，采取全国统一报名、统一收费标准、统一命题、统一考试、统一阅卷、统一发证的方式进行。

二、报名考试条件

(一)具有一定的国际商务单证实践经验或已接受过国际商务单证业务培训的从事国际商务单证业务的在职人员。

(二)具有高中以上学历并有志从事国际商务单证工作的求职人员或在校学生。

(三)参加上一年中国对外贸易经济合作企业协会组织的国际商务单证员全国统一考试单科未获得通过的人员。

三、考试方式

考试以闭卷笔试答题方式进行。

四、报名时间、方式和收费标准

(一)国际商务单证员全国统一考试实行网上报名。报名网址：全国国际商务单证考试中心：，网上报名时间每年另定，考试资格确认同时进行。在规定日期内考生可到中国对外贸易经济合作企业协会指定的当地考试点办理报考资格确认手续，逾期未办理报考资格确认者不能参加考试。

(二)确认报考资格时，考生应持本人身份证、学历证书原件和复印件以及《全国国际商务单证员考试报名表》，并交近期免冠同底版2寸蓝底彩色证件照3张(用于报名表、准考证主证和合格证书，经考试不合格者照片不予退还)。证件不全或照片不符合要求者，不予办理报考资格确认手续。

(三)考生报考资格被确认后，应交纳考试费，每科80元，两科共160元，另外每科交纳报名费20元。因故未参加考试或考试不合格者所交费用不予退还。

五、考试科目及内容

考试科目：国际商务单证基础理论与知识;国际商务单证操作与缮制两科，每科满分为100分，60分以上为合格。

考试内容：主要依据全国国际商务单证考试办公室编印并由中国商务出版社出版的《国际商务单证理论与实务》、《全国国际商务单证考试大纲及复习指南》等教材。

六、考试时间：每年另定

上午： 9:00—11:00 国际商务单证基础理论与知识

下午：14:00—16:00 国际商务单证操作与缮制

七、考试成绩管理

凡两门科目考试成绩通过者获得中国外经贸企业协会颁发“国际商务单证员”证书。单科考试成绩通过者，其合格成绩可保留至下一期。

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本篇文章来源于《中大网校》[] ；原文链接地址：

第三篇：单证员工作内容

单证员工作内容

作为一名单证员，其具体的工作内容包括哪几个方面？以下是一则单证员工作内容，仅供各位单证员参考。希望各位单证员从以下这篇文章中，更加深刻地了解这个岗位的岗位职责。

1、制备货物出运前的基本报关文件。比如，根据工厂提供的装箱资料，制作出口商业发票，装箱单等文件。

2、商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

3、租船订仓：

a．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知。通常在开船一周前可拿到订仓纸。

b．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面订仓，程序同上。

4、委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

5.、获得运输文件：

a．最迟在开船后两天内，要将提单确认内容传真给船运公司或货运代理，要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

b．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。c．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

6、准备客人清关文件

a．商业发票Commercial Invoice：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

b．FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

c．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

d．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

e．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

7、交单：

a．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

b．采用T/T收汇的（后T/T），在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

c．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的（前T/T），要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

8、业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

9、文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

10、单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

第四篇：工作流程报告(货代单证员毕业实习报告)

工作流程报告

在操作每票货物时，必须要认真，仔细，对工作流程要熟悉，特殊事项要特别注意，现将流程及注意事项阐述如下：

一、接收发货人托单，托单有两种形式：电子版或纸质版、系统里下的E-BOOING。

1)电子版或纸质版：

格式最好是我司的BOONG FORM 格式，且需包含以下内容：

具体的货好时间,发货人,收货人,合约号（PO号）,件毛体,品名，港口等信息

2)E-BOOKING(一般是CORTEFIEL的货)：

a.到VENEZUELA的,特殊门店要和普通门店分别下BOOKING,系统REMARK处及货物的包装纸箱上都要备注门店号, 特殊门店的POD代码为”EGU”,需BOOKING在一起，普通门店为”LAG”需单独另外BOOKING，特殊门店对应的品牌如下：

特殊门店----------------品牌

4620,4874----------------SPF,SFW 4542----------------------CIF 4605,4786----------------WS b.SHPR下BOOKING时，每个BOOKING的品名要具体, 并体现材质，商编； c.“FCR ISSUE”处要打勾；

d.每个BOOKING一定要对应正确的PARTON及ORDER,即PO MANAGEMENT不能为空且要正确。

e.SHPR一般要在交期前14天下E-BOOKING，我们也可以在系统里查询未来14天内有无CORTEFIEL的货要出，即点击“PT-GRID”后“PREDEFINED”处选择“PO READY WITHIN X DAYS(DEFAULTS 14 DAYS)”，选择“SERVICE DATE”后点击“ENTER”键。“PT GRID”可以查询CORTEFIEL的出货情况，如出货状态，是否已生成FCR等等。

3）系统SHIPPING ORDER里的“CARGO RECEIVE DATE”及“ACT.LDG DTD”一定要在船开前输入。

4）在收到SUPPLIER的EBOOKING时应在PT GRID里查询此PATRON 和ORDER号是否有验证，对应的POL/POD/PCS及总数量是否与BOOKING一致

二、根据E-BOOKING或SHIPPER所提供的托单信息如发货人、收货人、目的港、柜量、柜型、货好时间，将船期发至代理，待代理确认船期后将信息反馈给SHIPPER，如有LOWER VOLUME则要告知给代理。CORTEFIEL的货，在发CC时也要告知代理profoma invoices 是否有认证，如是EARLY SHIPMENT/LATE SHPT要确认CNEE是否接爱，如柜型不确定且POL或POD与BOOKING不一致，都应与代理确认，如果船期（不是船期，而是CARGO RECEIVE DATE，FCR都是以CARGO RECEIVD DATE为准）是在交期后7天内，则只需提供船期即可先订舱。另外，LVS 和 OCEAN BRIDGE不用发CC，直接EMAIL与他们确认船期，LVS的根据不同的收货人，EMAIL给不同的负责人。

三、订舱。各个船东的订舱方式有所不同，如MSC和现代则需手动订舱;CMA、K-LINE等是在外代订舱；MISC是在中外运；CSCL及MAERSK是在其网站上操作；马尾是在港城；散货的向同行订舱等等。

四、拿到舱位后告知发货人并确认是否需排载,如其确定,则在订舱的基础上进行排载，MSC和HYUNDAI是根据船东确认在外代系统上排载,排载经确认后,将船东确认和排载确认传真至拖车,由拖车进行提柜。如是我们安排场装，一定要将准确的数据及要注意的事项书面发给堆场，并电话确认。如供应商临时更改件数需第一时间通知堆场。装柜后与堆场确认数据，如与之前的数据相差太多，也需及时通知代理（LOWER VOLUME必须得到国外的确认）。散货的则将进仓图传给SHPR，并在系统里做LOAD PLAN((即点击LOAD PLAN后将有标注*号的信息输入后SAVE，之后，下面便可以关联到相应的SHPT的信息，再点击下面的SAVE)，CORTEFIEL到香港转或直接到VLC的货需注意的是：

1）最终目的地是不同国家的，将系统里生成的LOAD PLAN 打印出来发给堆场或同行，并要求其按国家收货, 且必须在文件都收齐的情况下才可以放进仓图给SHPR，传真给堆场或同行时，要将在系统里做的LOAD PLAN一起传，文件包括： CO或FORM A正本、INVOICE（三正）、PACKING SUMMARY（三正）、LTC副本、MOR“MEXICO ORDER RELEASE”正本（此文件只针对到墨西哥的）、LOC“LETTER OF CERTIFICATION”、纺织品出口许可证正本（此文件只针对到希腊的）； 2）到VLC的，收到LTC后便可放进仓图给SHPR，其他文件（CO/FORM A、INVOICE、PACKING SUMMARY、LOC）在收到货的同时也要收到，另也需与香港的一样做LOAD PLAN。

五、申报及盖进场.即在网上做预申报并刷出排载后盖申报章,再由报关单位送配载盖进场章,特殊情况: 1)CMA是直接在外代上做申报和进场确认,不需手动打出排载联。

2)如拖车与报关是同一家，且操作系统是外代与中外运的，我们无需操作此步，只需委托发货人的指定操作货代进行操作，但中海CSCL不管是不是同一家都需我们在网上做申报。3)如SHPR是委托我们报关，报关资料要及时给报关行。收到报关资料后要将核销单号录入系统，即点击SHIPPING ORDER里的“TAX REFUND”后输入信息。4)申报是在外代与港城的有多票报关的，要附上多票报关说明。

六、放行。关注柜子是否在船东要求时间内放行，如没有，及时与客人确认货物情况。

七、在排载与船开之间，根据船东的操作时间进行与发货人的对单，提交船东单等事宜。具体注意事项如下：

1）HB/L：

a.如果多个SHPR合签一份提单，则要每家SHPR提供盖章的合签说明扫描件； b.注意运费条款，品名底下是否有与实际运费条款不一致之处； c.注意发收货人的CODE及代理的CODE和地址是否正确；

d.注意“TOTAL IN WORD”处的表述：整柜是SHOW柜型及柜量，例如“ONE(1)X 20GP CONTAINER ONLY”；散货是SHOW件数；拼柜的，如果是我们场装，要SHOW件数，如果是其中一家安排场装要SHOW“几分之几PART OF…”，例如3家拼柜，则为“1/3 PART OF 1X20GP CONTAINER ONLY”； e.VANYOR的货，HBL上要UPLOAD清关用的PACKING LIST 和INVOICE； f.需做电放的，收到电放保函及费用后一定要与SHPR确认是否安排电放后将电放单发给SHPR及代理（电放单上需盖有电放章，并有系统里生成的电放号），签正本的，如果船有DELAY，需第一时间通知SHPR及代理（如遇换船或二程DELAY的也是如此），且将船东相关通知附上，另外要问SHPR是否有做信用证，是否需要申请倒签，如需要，要收到SHPR提供的信用证上有LATEST SHIPPED DATE的复印件及清关用发票的COPY件后向香港申请通过新并收到SHPR正本倒签保函后方可做倒签，且系统上的“BACK DATE”要打勾。g.SERVICE TERM要注意，散货的则为“LCL/LCL”,整柜的则为“FCL/FCL”,拼柜的要视情况而定，如果是其中一个SHPR安排场装，则为“FCL/FCL”,如是我们场装，为“LCL/FCL”。2）FCR：

a.一般按GROUP生成FCR，但NOVI到IRAN的要分开签一份（虽然IRAN和其他港口是在同一个GROUP里，因为付款方式为OAT）； b.签发地要注意，在香港签单且全套文件寄给香港的有：HOI YAT、欣薇尔（欣薇尔的LOCAL CHARGE是在香港支付），在厦门签单但文件是寄给香港的有FOOTSUN（FCR二正二副寄给Michelle），文件是寄至香港的，我们需要跟HK同事确认收到全套文件的时间以便输入系统，生成DOCUMENT COLLECTION； c.“CR DATE”要取交期与进仓/进场时间中最晚的时间，“DATE OF ISSUE”取“CR DATE”和文件收到时间中最晚的； d.PO号一定要与柜子及FCR相对应，不可缺少，如果一个PO号对应多个柜子，数据一定一致，如PCS与CTNS； e.FCR里要UPLOAD清关文件及EXCEL PACKING LIST,且要做DOCUMENT COLLECTION,日期为收到文件的最后日期。f.二正二副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给SHPR，一正一副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给HK OFFICE,一副FCR及一张DOC.COLLECTION公司留底。3）MB/L：

a.运费条款一般为到付，GABOL的货比较特殊，基本上是预付；

b.签单方式有三种：SEAWAY、电放、正本。一般情况下是SEAWAY,签SEAWAY时一定要注意SEAWAY是否到期，如已到期，要向船东申请，CMA是在其网站上做申请，申请通过后打印再套上我们总公司的抬头纸及盖公章后将正本的给CMA，K-LINE是每次签单上要附上SEAWAY保函正本，中海的要先传复本，到签单时再将正本补上；比较特殊的是GABOL的MB/L基本上都是签电放的，签发电放单，都要提供电放保函给船东，MSC签电放要先将正本拿回来背书后再给MSC做电放； c.要注意与每个船东的合约号及第二通知人。MSC到VLC的合约号为1)66-29，通知人为BASKET 2)66-2,通知人为EUROFIEL.(具体应用以每月HK的通知为准)MAERSK到VLC的合约号为518132，到BCN的为518132，无通知人； d.船东是中海的，SHPR名称处一定要加上“XIAMEN BRANCH”,如没有，电放保函盖的章就不可以是厦门的，另，要体现英文小品名。e.AGENT:RSZAZ,RSBCN,ACL,RS003, f.CNEE:VANYOR(YORGA)BLOCKPUR,IMAGAINARIUM等都要单独签MB/L； g.CMA与MSC的如果是有多个品名，商编，需提供每个品名商编对应的件数、毛重、体积，如多个柜子的，还要提供每个柜子对应的品名、商编、件数、毛重、体积； h.HANJIN的备注里要填写每个品名对应的件数、毛重、体积； i.MAERSK的唛头处不能体现“MADE IN CHINA”；

j.系统MB/L里的提单号，SHPR,CNEE,NOTIFY,不能为空，如有合约号的一定要填。4）JOB：“OPTR”处填签约方，“DEST.AGENT”处填写目的港代理,二程一定要填写，无二程的填头程。5）PARTNER: 当SHPR,CNEE,AGENT在系统里没有CODE时要在系统里APPLY PARTNER后发给香港激活，如果CODE里的资料不全，需要添加的也要发给香港激活(申请前务必在系统里用不同的关键词搜索，确保系统里没有此PARTNER再发给HK申请，避免重复)。

八、船开之后，做费用，请款，签发船东单，发FINAL给代理，发agent P/L给香港，收到发货人的费用水单后给需签正本的寄正本提单，如需电放的，需先确认是否可电放再安排，具体注意事项如下：

1)请款要及时，如超过付款期限就要付滞纳金，外代,CSCL的期限是船开后14天，MAERSK是船开后7天。

2)FINAL 的内容包括：pre-alert，MB/L，HB/L或FCR，但RSMAD、RSZAZ、RS003等不是RS的，MB/L不用发给这些代理，不过同时pre-alert，MB/L，HB/L或FCR要一起发给RS，其中pre-alert要注意的是在系统里要摄取代理所对应的信息，即点击“SHIPPING ADVICE”后在空白处输入代理CODE。

3)发FINAL时要注意是哪个代理。如果是ACL的，发邮件的同时要在系统里生成EXCEL,即点击“CORTFIEL SHIPPING ADVICE”，另外，到香港的FINAL要发给香港，邮件内容除了pre-alert，MB/L，FCR,还有从系统“CARGO AT ORIGIN WAREHOUSE”里导出的表格及agent P/L；如果是OCEAN BRIDGE套用RYAN合约，发送时要抄送给RYAN；如果是LVS的，要发给CNEE所对应的负责人。6）生成agent P/L时，要注意海运费是预付还是到付。到付则只要向香港debit handling fee，是预付的，要看SHPR的海运费是否在厦门支付，如是，则不用生成agent P/L，相反，就要向香港debit handling fee及海运费成本, 开agent P/L的期限是一周； 7）DEBIT NOTE 与 COST NOTE： 如果有特殊费用一定要备注。

九、所有流程都完成后CLOSE FILE，期限是10天。

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第五篇：单证员、跟单员、外贸业务员、报关员和报检员工作流程

单证员

单证员是指在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。

单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单与归档等—系列业务活动，贯穿于进出口合同履行的全过程。

跟单员

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。

外贸业务员

现在好多企业对外贸业务员要求多了.不只是发邮件找客户了.还要负责制订和你联系的客户相关的单据,报关报检等.当然有的还跟单.小企业的外贸员负责的事挺多的.但是挺有意思的.很锻炼人,学的东西也很多.报关员

其实就是一个服务行业，代理有进出口经营权的企业申报货物的进出口。最简单的就是在海关填填单子递递单子。

流程简单的可以归纳为：

1、准备资料

2、手填报关单，填委托

3、预录，登记

4、核对，修改，核对

5、刷卡申报

6、海关信息查询

7、接单交单后单打印报关单

8、整理单据，完整信息

9、核库

10、税费处理

11、无税放行

12、卡口备案，付汇申请

报检员

报检员是负责本企业的进出口货物或者接受委托人的委托向国家质量监督检验检疫总局申请办理商品检验、动植物检验、卫生检验等报检手续的人员，也是报检单位与检验检疫机构联系的桥梁.主要工作是向出入境检验检疫机构进行登记，填写报检单并提供相应的随附单

证。报检员在申请检验、检疫、鉴定工作时，应按规定缴纳检验检疫费用，事后由检验检疫部门的人员进厂检验,对出入境不合格货物应及时向检验检疫机构汇报。

报关员与报检员的区别:报检员是代表本企业或委托人的委托向检验检疫机构办理货物检验检疫的手续，而报关员是代表本企业或委托人的委托向海关办理货物合法进出境的手续。