外贸新手工作流程

第一篇：外贸新手工作流程

一．样品

①样品管理：样品寄达做归类整理，包装上贴标签，记录样品送达时间，厂家及样品名称。送达样品登记在“样品管理”表格中。②寄样：

1.内贸客户：封瓶口，贴中文标签，用韵达快递派送，快件中放质检单和名片（若填写批号，则质检单上批号应与瓶身上标签批号保持一致；实测值适当修改，在指标范围之内）。2.外贸客户：封瓶口。贴英文标签，武汉锦辰取件，用DHL寄往国外，告知锦辰寄件员地址，并要求拍照，照片连同随质检单（不含包装栏，改实测值后）放入寄样文件夹中。③寄样跟踪：所寄样品详细信息登记在“寄样登记表”中，定期通过快件单号查询物流信息，记录样品签收时间，确保客户收到样品。

二．内贸合同

①合同制定：采购合同与销售合同一一对应，连同开票资料放入内贸跟单文件夹中，若无采购合同可制定一份供公司内部参考。

②合同编号及管理：合同编码参考文件夹中说明，合同信息登记在合同编号及管理表格中。例：1.销售合同：JFX120901S a.JFX为公司中文缩写，12为年份，09为月份，01为订单序号,S为SALE缩写。b.若合同为对方公司所传过来，合同上已有合同号，我司在接到合同后，依然要按上述规定给这份合同一个合同号，作为内部合同号。

2.采购合同：JFX120901P a.JFX为公司中文缩写，12为年份，09为月份，01为订单序号,P为PURCHASE的缩写，此采购合同要与内贸销售合同一一对应。

b.若一份采购合同项下有多个产品，则采购合同后再续编编号-1，即JFX120901P-1，JFX120901P-2 c.若合同为对方公司所传过来，合同上已有合同号，我司在接到合同后，依然要按上述规定给这份合同一个合同号，作为内部合同号。

③合同上需加盖公司章子传真给对方，且需对方回传。将回传后纸质合同及开票资料保存，并需扫描合同及开票资料将电子档放入相应文件夹中。

三．外贸 ①报价：

例：苯甲醇一个柜到台湾

苯甲醇：一个柜16.8吨，从上海走货,海运费$150,港杂费￥3200（含附加费）注：报价时，若是东南亚，韩国及台湾客户会有附加费产生，在向货代询价

时应明确。附加费项目：EBS---紧急燃油附加费；CIC----集装箱不平衡附加费；ECRS----个别船公司征收的费用，目前东南亚航线未通知此项。

COST:(￥15400+￥600)/6.3﹡1.083=$2345

↓

↓

出厂价

利润

Freight:（$150+￥3200）/16.8=$40

↓

↓

海运费

港杂费

Insurance:$3/T CIF Keelung:$2390

②发货流程与货物跟踪：各项信息登记在发货流程与货物跟踪表格中 1.订舱：根据业务员合同或形式发票制定订舱委托书。2.大船：

3.ETA(预期到达时间)4.货代：

5.进舱通知：货代发给卖方，类似装箱明细和提箱单，需交给工厂相关人员做送货用。6.进舱时间：实际的，与工厂沟通；让货代准备，进舱时拍照。

质检单找工厂要，按公司格式修改。

7.唛头：若给工厂，在跟工厂下订单时给工厂，不得晚于发货时间；若给货代，订舱时给，不得晚于进舱时间。

8.商检：在工厂办理，所需商检资料在下定单时交给工厂。

9.报关：订舱后交给货代，代理报关委托书需正本。上海港口报关单需正本 10.装箱照片：进舱找货代要，交给我方。

11.装船通知：shipping advice,开船当天或第二天向货代要

12.提，保单：装箱完核对，进舱时找货代要，拿到提单正本扫描件的时间不得晚于开船后三个工作日。

13.货物跟踪：输入船公司名，找到查询网页，跟踪货物，用提单号或箱单号查。

提单核对： 核对标准：

一是客户对某一单的特定指令，二是客户的订单+业务员整理的单据要求，三是参照上一单（同一客户，同一地址）

1.shipper(地址写全), 2.consignee（地址写全）, 3.notify party 4.装运港 5.卸货港

6.货物描述（货物名称，件数，包装总类，）7.唛头：写全/ AS PER INVOICE NO.8.毛重，尺码

9.费用与运费 保单核对：

被保险人，(如果被保险人是我方，则寄给客户单据是要背书)保险金额（发票上总金额*1.1）

14.客户单据制作：拿到提单正本扫描件当日完成。注：文件转成为PDF格式，发客户确认，各项单据时间同提单日期。

15.客户确认完毕后，再将正本提单等文件寄往目的国，记录快件单号以便跟踪。

③单据制作：单据有模板，改内容 1.商检：

A.记事本：报检号是出口方单位的

B.Sale contract:卖方名称写BEST TRADE（避免客户信息泄露）

C.发票：含货物名称，规格，数量，单价，总金额等内容。合同号=发票号码，与客户订单保持一致，D.箱单：含体积，净重，毛重等内容，除去贸易条款一栏。E.唛头：按客户要求制作 F.唛头说明：记事本

G.与厂家的采购合同：合同号同sale contract中合同号码。

2.报关：

A.正本文件：代理报关委托书（自己有，手填）

填写：委托方，主要货物名称，HS编码，贸易方式（一般贸易）盖章：中英文圆章+法人章，上下都盖，一式三联。B.报关发票2份：条形章+法人章 C.报关箱单2份：条形章+法人章

D.Sale contract.中英文圆章，合同中电话，地址不填 E.报关单Excel，上海港口需正本，报关专用章 F.非危保函：中英文公章 G.中文产品说明：条形章+法人章

H.MSDS（货物安全说明书）：条形章+法人章,4页边缘加盖圆章和条形章 上海港口：需邮寄文件：报关发票2*

箱单2*

非危保函

中文产品说明

报关单（正本+EXCEL打印）

代理报关委托书（正本）

MSDS

3.客户单据制作：

注：A给客户看，信息写全，不得出现中文字，拿到提单正本扫描件当日完成客户单据制作，且拿到提单正本扫面件时间不得晚于开船后三个工作日。

B发客户确认的电子档文件需转成为PDF格式，单据上日期同提单日期,给南美客户的单据中价格条款需要单列。

Shipping list, Commercial invoice, COA, B/L, MSDS, Insurance COO(按提单做)：

页面登陆→新建：发票号码

出口商

收件人

出运方式

编辑商品：进出口成分P

数量+毛重

HS.code

↓

提交

审核通过后到贸促会打印，地址：金茂大楼15F（江汉北路8号）

④核销单：货代退回后填写，按模板 1.核销单发票：按报关时的报关发票，清单做 2.出口明细单

将核销单发票和出口明细单打印出来，连同核销单上交。

四.表格登记：

1.甲苯原油：原油昨日结算

国际行情：欧美亚甲苯收盘价

分析报告：国内市场评述：华东地区报价及成交价 周一看周评，即定期报告，华东市场，描述周五的价格。2.发票及付款：

A.用款申请表：打印出来，签字，连同需付款发票一起交给财务。B.支付明细表 C.采购发票

第二篇：外贸新手如何开展外贸采购工作

外贸新手如何开展外贸采购工作

很多外贸新手在公司做外贸采购，常常不知所措，不知道自己该干什么，该怎么干，怎么干才能做好。借卖网分享以下3个方法步骤，应该会对外贸采购新手有所帮助。

了解公司生产经营活动的流程.随着物流成本及市场竞争的加剧，对采购等前置作业活动的质量要求和时间要求越来越高。要求外贸采购人员不仅仅要了解自己的外贸采购业务知识，更要了解生产工艺及经营活动的相关知识。任何涉及到采购的公司，其部门相对来说都比较完善，如果贵公司有ISO质量体系，那么公司生产经营活动流程基本上可以在ISO的程序体系里进行系统学习和了解，这就比较全面了。我们按普通的生产经营活动：即涉及到业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部等几个部门的简单流程，基本上是这样运作的。首先业务部接单（或公司下单），生产部、技术部及采购部共同确定各自负责的相关资料，如生产部要确定上线期及交货期，技术部要确定相关的样品、工艺制单及材耗，采购部要确定物料到公司的时间。以上几个部门确认好了后，还要反馈至业务或公司，由相关人员进行审核成本及相关的时间，并与客户取得联系（或公司相关负责人员），获得确认后，迅速将相关信息反馈至技术部、采购部及生产部。各部门按原定确认资料进行计划安排并执行。

了解采购作业流程,在物料采购活动中，采购部门要按部门内采购操作流程，进行合格供应商刷选、采购资料内容传递告知给相关合格供应商并要求其反馈相关物料质量及报价信息，然后外贸采购人员进行比价和议价，并最终确定物料供应商，传递采购订单合同。外贸采购人员根据即定的合同要求对跨国采购供应商进行跟踪，保证保质保量按时将物料供应到位。供应商按指定仓位将物料运送至物料部后，物料部要取部分物料样送至质检部进行进料检验，或由物料部向质检部，或相关外面采购人员发出进料检验通知。质检部对进料检验后要迅速将相关质量信息反馈至外贸采购人员，外贸采购人员根据物料质量情况对物料进行进仓、退货或特采等处理决定。每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、交期及相关合作事项进行评价并在各供应商档案留档，以备后查及对供应商的定期评审筛选。报关员考试

新人到了新岗位后，要对本部门或公司的运作流程有全面和系统的了解是很困难的，基本上也只是了解个大概的流程，所进行的工作任务主要是一些简单的事务。那么针对这些简单的事务处理，通常情况下一个公司或部门都有其内部日常事务的处理流程，个人一旦清楚自己每天的工作内容后，就可以根据工作内容设计其流程。

既然是一个正常运作的公司，其事务流程都有一套即定的或默认的程序。这就要求新人到新岗位工作后，必须多问、多看、多想。多问：每接到一个新的工作任务后，你要问按什么样的流程操作，可以参考哪些案例或即定程序，需要与哪些部门或单位联系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人汇报沟通协调。多看：工作间隙，可以看一下别的同事，有没有和你工作内容类似的，如果有那么他们是按什么样的流程工作的；自己业务稍熟悉后，也可以看别的同事每天都会有哪些其他工作内容，他们的工作内容是如何进行的。这样就可以通过同事，及一些经验丰富的工作人员身上学习到更多知识。多想：做任何工作，都要想为什么这样做，有没有更简便的方法，这样才能不断提出创新，现在市场竞争环境下，具有创新能力的人才在竞争中才更具有竞争力。还有最重要的一点就是：对物料一定要深入地了解，性能、质量、成本等

很关键，我仅按一般流程给各位采购新手以指导参考，其他对物料要求、检测事项还是希望能有专业人士来补充一下，以充实外贸采购作业指导

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第三篇：外贸新手工作总结

第一周工作总结

工作已有一周了，在这短暂的一周，渐渐地由外贸行业的新奇转入到琐碎的细节中。刚进公司的时候，我是有些忐忑的，一方面来自其他外贸业务员的描述：耐力，压力，还要考验反应力。另一方面，来自对这个行业的陌生，毕竟自己不是外贸专业毕业的，一些外贸基本理论知识要从零学起，且那些理论也只是纸上谈兵，只能作为实战的参考借鉴，我知道，新的挑战已经开始。

非常幸运的，我的职场生活有一个不错的开端。我的指导师父是外贸这块的经理小郑。在小郑的帮助下，我先从熟悉本公司的出口产品—FROZEN TILAPIA WHOLE ROUND（冻条冻罗非鱼）开始。熟悉出口产品最好的途径就是进工厂车间看冻条冻罗非鱼的加工流程是怎么样的。穿上车间工作服之后，我跟着品管部的其中一位负责人老邹进车间，听他详细介绍罗非鱼的加工流程，并帮他做产品抽查检测工作，算出本批产品的渡冰率。接下来几天就是坐在小郑旁边，看他如何与其他公司的人员交接工作如何沟通的，并不断认识与我们公司出口业务等有重大关系的人员。最后，比较重要的就是学习缮制结汇单据以及报检、报关单据。在小郑的教导下认识这些看似简单但很重要的单据，并熟记这些单据的主要内容，并靠记忆自主完成缮制单据的任务，不懂的及时请教小郑。完成任务后并积极主动请小郑帮忙批评指正，做错的地方要反复研究，把错误改正过来，并把重点记在笔记本上，下班后要不断的复习重点要领。其他时间就是按照小郑要求货代等人员核对单据信息，加强与他们的沟通联系，从而也增加我对外贸出口业务流程的熟悉认识。

总体来说，总结本周的工作，一是为了梳理思路温故知新，二是为了展望未来，更好地提升自己。

1.努力学习，让自己的能力和素质跟上公司发展的脚步。在以后的工作中，我应该抓重点，虚心向周边同事学习，取人之长补己之短，丰富自己。还要培养自己独立思考的习惯，遇到事情三思而后行，要比客人先想到，才能给客户提供满意的服务。

2.严谨细致，有大局观念。工作中，客户和公司的利益有时难免会发生一些冲突，此时，要有大局观念，自己能力有限要请示上级领导，处理好分歧。

3.培养良好的时间观念。时间就是金钱，客户等不得，订单也等不得。要及时处理一切公司的有关事情，要早请示早回复，给客户留下良好的印象。

这份简短的总结还有很多不完整的地方，在以后的工作中我还要不时的回头总结，一个人有缺点不可怕，可怕的是没有提出来加以解决。我相信在领导们及同事的帮助下，我会不断的完善自己，通过自己的努力和拼搏，和公司一起发展。

第四篇：外贸新手经验总结

外贸新手经验总结

1、时差原因，国外的客人基本上都是晚上在线，新的业务员想在试用期内出单，最好每天能够坚持到12点-2点和客人用沟通工具聊天，这样比较获得客人的好感，一般早上10点上班，还是有很充足的时间睡觉的2、在公司察言观色，多和老业务员接触，你会获得很多意外收获

3、国外很多客人都是用非常大的虚假订单数量来试价格，并压价，最终下单都会少于他向你询报价的数量

4、不要忽悠小的客户，很多小客户都会先试着走几单，再者，大客户也是从小客户做起来的5、成交过的客人最容易下单，所以，我们平时一定要做好售后工作

寓意：一件物品对于卖家的价值在于能为卖家带来多少净利润，而不是能够卖多少量出去。1单交易赚50美元总是比50单才赚50美元更加明智！

楼主的真能行得通，就不会这里说了，早就单干了

我为了快速积累经验，做得最多的就是想方设法搜集各种案例（不同行业，成功的和失败的都看），和在福步论坛潜心研究。努力通过看别人的案例来复原整个订单的交锋过程，精彩之处和不足之处都要看出来，这样一方面可以博取众长，一方面可以避免重滔覆辙，此外还不断反思总结自己的案例。慢慢促进进步，修炼内功。

刚进公司时，主管给我三句话:

1、你永远不知道客人在想什么(所以不要花心思去猜)；

2、你永远不知道自己做的对不对（所以做事情不要缩手缩脚）；

3、你永远不知道今天的客户，明天会不会成为竞争对手（所以关系再好，有些事情也要保密）。

1、在工厂时，客人抱怨价格太高时，我总是说一分钱一分货，以质量好来回复。进入贸易公司后，才知道价格才是硬道理，特别是大客人，对价格的考虑绝对是高于对质量的考虑的。而且千万不要以为自己做不了的价格别人也做不了，在你这里一分钱的货，别的工厂半分钱就可以了。以电子厂为例，光是在广东东莞一个地方就有大大小小3000多家，客人的选择余地是非常大的。所以在客人威胁不降价就转单的时候，千万不要以为以他的价钱根本转不出去。

2、如果客人说要验厂的话，你的机会就来了，千万不要嫌麻烦，只有大客户才会在下单之前验厂的。

3、不要过分向有意愿的客户吹嘘现有的业绩。我曾经碰到有的业务，和我谈价格时，大谈他的一个大客户如何如何，说别人一个月200K的订单也是这个价格。这样的谈法，等于是在封我的嘴，我当时就感觉他已经吃撑了，再给饭也不要了。top-sales.com.cn/wm4、答应的事情要做到，即使完成不了也要提前告诉客人，不要拖到客人来问才说。诚信太重要了，不只是公司，个人诚信也很重要，即使单子没做成，至少保住了在客人面前的诚信，无论是对业务，还是对自己将来的发展都大有好处。

5、报价要有技巧。关于这个问题，已经有很多帖子，但我不吐不快，因为居然有的工厂业务把价格报个天高（比其他工厂高3~4倍！），还好意思说自己是因为质量过硬，在我追问到底好在哪里，又说工程人员比较清楚，自己不知道！客人都不傻，如果相同容量的MP3，报价比SONY还高的话，又有谁会感兴趣呢？

6、接到客人讯盘时要及时回复，即使是一封大众格式的回复都会让客人知道你办事的效率及对客人的尊重。有时候等你考虑好如何回复，报价时，客人已经飞掉了。对于那些在阿里或者环球资源上做广告，每天有大量讯盘的业务，这点尤其重要。

7、生意上的SENSE必不可少。这个东西比较难描述，简单的说是能够发现客人在考虑是否下单时，最主要的因素是什么。我曾经丢掉一个500万美金的单子，具体原因不方便说明，但是当时只要打一个电话澄清一下就OK了，我没察觉出这个电话的重要，结果单子被别人抢了，郁闷了好一阵。

8、不要轻易的对客人说“不”。圆滑的处理是好的选择。例如，客人的目标价格实在是做不下来，可以说“我再帮您和老板争取一下”，或者推荐可以达到目标价格的产品给客人。

成功外贸人的70条经验分享

1、每天起床，洗漱的时候，背诵十大成功信念一次。

2、吃早饭的时候，把今日的计划在脑子里过一遍，明确自己今天的主要工作。

3、出门前，面对镜子，大声说一句：“我是最棒的”或“我是最伟大的推销员”或“我一定能成功”。然后，扬一下拳头，潇洒出门。

4、出门见到第一个人，对他真诚地说“早上好！”

5、出门见到第二个人，对他真诚地微笑，再打一个招呼。

6、出门见到的第一个要打交道的人——无论是出租车司机还是自己的同事还是自己的客户——首先赞美他30秒钟，不要期待回报。

7、只要有时间，就看看自己的计划手册——你可以把当日的计划做成一张小纸条，放在随身的口袋里。

8、先做当日最有希望成功的事情。享受一下成功的乐趣。

9、为今日第一次的成功，在心里呐喊：太棒了，这么容易就成功了！

10、为今日第一次的不成功，在心里说：原来这样做不好，我知道了，下次一定会改进！

11、对你微笑的人，还报一个微笑，外加一个问候语。

12、对你冷冰冰的人，多几个微笑，把腰板挺得更直一些。

13、最成功的销售，10分钟内搞定。超过30分钟，生意很难做成。

14、去约见大客户，等待小客户来。

15、大客户重在服务，小客户重在质量。

16、谈话之前，要知道对方想要什么。

17、只谈客户关心的问题。客户不问，不要添枝加叶。

18、谈话多听客户说，做一个好的倾听者。

19、如果谈话不成，一定问一下“真正的原因是什么”，请求对方帮助自己改进工作。回头好好总结。

20、谈业务之前先谈认同度——对方最认可的是什么，就先谈什么。

21、提前知道对方认可什么，并精心准备谈话。

22、认同度不要海阔天空，随时准备拉近业务内容。

23、有些客户需要3年努力才能成功。那就不要太着急谈生意。

24、抓住群体里“有最大认同度的人”，他就是“有核心影响力的人”，他往往能促进你的业务延伸。比如家庭的当家人，企业的大老板，部门的“万金油”，行会的老大等等。

25、你80%的业务收入一定来自你20%的客户。

26、用80%的精力服务好那20%的客户。top-sales.com.cn27、客户成交，是生意的真正开始，而绝对不是结束。

28、你的客户群越大，你的价值就越高。

29、保持与你的客户的沟通，在他重要的日子或时期，送点礼品或去看望他。切记，礼品不要贵重，只代表心意。

30、每年至少给自己的客户和潜在客户发一份贺卡。

PCB 外贸经验分享

其实说简单也简单！

首先你要明白你们公司产品的档次，目标客户。

2，你要知道自己开发的市场，要坚持。

3，你可以多认识一些朋友，相互进步！

4，你可以培养你的人脉关系

5，我们不能单纯的为PCB而PCB。比如比人要PCBA，我们一样可以推荐！

牢记外贸10步1.平时多学习2.工作多总结3.没事多看帖4.擦亮眼睛多发现

5.不懂就多问6.多了解竞争对手（知已自彼）7.下班多思考8.对工作像对待伴侣，要一心一意9.待人不要太计较10.多为客户考虑 大家成功！...之后我是2008年的春节辞职，专职做外贸，这一年是最苦的，找了一个工厂帮他做外贸。刚开始和大家一样，跟狗咬刺猬是的，无从下口。我就每天泡在福步。拼命的注册B2B,B2C.拼命的撰写大量的技术文件和宣传资料，比如技术合同，服务合同，各种数不清的说明书等等，到现在加起来一共有2千多页。还要一边接询盘，这一年的询盘很少，但是如果有都有80%成交机会。今年我没有出一个单子，没有卖出去一分钱的货。还好工厂很支持我，因为工厂只有我一人做外贸，每天休息4，5个小时。春节有到了，回头看看来时的路，感觉虽然累，没有收入，但是很高兴，今年过年在工厂过，没有回家，给客户拜中国年。

2009重新来过，宣传和资料准备的差不多了。2009年四月份的时候，果然效果不错，每天都有几个国外电话过来咨询的，询盘开始活跃。慢慢的发现客户的风格不同要的资料不同，我就开始从市场分析来分析客户，ok。基础很实，知道了为什么大学会有《国际市场营销学》这门课程，慢慢的引导客户怎样去他们当地做调查，气候条件是怎样的，等等。这样生意就好起来了，收入也增加了。理解了 ‟磨刀不误砍柴工„，磨刀的时候太不容易了，当然砍柴会轻松很多。

2010年下半年换了一家公司，结果入职后公司只给我了一个产品目录和很多的工厂的宣传册。但是靠这些东西只能是 ‟闭门造车„ 谁知道咱们呀。所以又开始了宣传，当然我做过很多的工作。自己成了自己的策划

结果我有来了一个轮回，跟刚开始做外贸的时候是一样的。只是产品不同，市场不同而已

我的结论是：外贸们只要你更换产品，都会由一个轮回让你去经历，可能时间周期不同。

第五篇：外贸工作流程（定稿）

工作流程

跟单流程：

客户下PO（Purchase Order）→ 制作合同给工厂（确认价格、交货期）→ 做PI（Proforma Invoice 给客户）→通过邮件向客户催款 → 向工厂付货款 → 向工厂催货（电话或QQ）

单证流程：

将出口货物明细单给货代，向货代订仓 → 货代发进仓通知 → 给工厂

↓+ 出口货物报关信息表（进仓前2~3天）给一达通

↓

从这里开始是报关：出货后一周内，问货代拿报关预录单给一达通

↓

一达通提供开票信息给工厂

↓

催工厂开发票

↓

拿到发票后，核实发票的信息

↓

寄给一达通（让其认证）

↓

出货后一个月，催货代给报关单

↓

原件寄给一达通，办理出口退税

清关：

第一种情况：①确认提单（货代签发）

②催款：将提单、发票、装箱单的扫描件寄给客户

③确认收到货款

④将清关文件（提单、发票、装箱单的原件）寄给客户

第二种情况：已经确认客户付清款项

①确认提单，给货代电放保函、电放提单

②把电放提单、发票、装箱单的扫描件给客户