秘书该如何做好会议通知工作

第一篇：秘书该如何做好会议通知工作

秘书该如何做好会议通知工作？

办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对会议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对其额外叮嘱下周办公会时间即出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。

秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和参会地点。

案例1：

天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 会议通知 致：各部门经理

定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之间打电话告知秘书初萌。电话：51426398

总经理秘书沈君

初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，已经是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。

分析：

会议通知，对于公司来说，是非常重要的，尤其是比较重要的会议。若无特殊情况，相关人员应当务必出席。在此案例中，秘书初萌犯了一个很大的错误。她认识到会议的重要性，却没有为此做好准备。重要的通知应该拟好后亲自分发到各部门主管各一份，由各部门通知内部员工，然后再在公司布告栏张贴，一定要落实到位，这样才会万无一失。否则，由于疏忽，落下一名重要人物，会议有可能无法正常进行，公司的损失可能无法估计。就像上面案例一样，秘书初萌就犯了这种错误，导致严重后果。

案例2 某公司决定于某月某日召开一次重要会议，公司董事长指定公 司业务部王经理一定要参加。交办此事的一位办公领导还特别交代，要提前发通知，以便于王经理预先安排工作等等。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到王经理的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，王经理有事与董事长通电话，电话中王经理说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”董事长马上找发通知的人员查问，经查实，某月某日某时已通知到王经理秘书。为什么会出现这个问题，关键在哪里。经过与王经理的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但因为王经理当时正忙，所以没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后只能服从董事长的安排，取消了王经理安排的会议。分析：

作为一名专职的经理秘书，虽然工作繁忙，但是如果安排得好还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次之分、急缓之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的，紧急的，要及时办理。即使当时无法通知，过后一定要及时补正。如果王经理的秘书，能注意到这方面，立即报告，或过后及时补充，就不会出现两会冲突的事情。

第二篇：我该做什么工作

我该做什么工作

我该做什么工作，问此相关问题的朋友，应该都是刚开始找工作，但总是被拒绝，要不就是之前的工作做的不开心，但又不知道什么样的工作适合自己，感觉很迷茫。想换份工作都是有不知道做什么？其实，很多时候，选择工作要看这个行业的发展，专业的前景，现在3G极其火爆，3G手机也是越来越多了，3G用户也多了，市场也是大，3G人才也开始紧俏了，但是由于国内高校相关的3G专业比较少，传统高校培养的学生理论知识丰富，缺少实践技能，往往不被企业接受。不少IT培训机构趁热打铁，市场上涌现出3G培训热潮。3G培训针对传统高校的不足，有效的提出3G标准、协议等进行系统地学习，帮助就业者早日找到理想的高薪工作。

3G梦工场鉴于为解决企业用人要求中注重编程经验和编程质量的问题，为企业培养实用型Java人才。项目驱动式教学主要是针对企业技术应用要求，以项目开发为主导，以理论知识和项目用例讲解为前提，即学即用。在编程中消化吸收所学知识，在解决项目开发的实际问题中使所学技术达到熟练应用。老师负责理论和项目用例的讲解，分享他们的技术和经验，项目经理负责作业练习的辅导和项目开发的实施，解决开发期间遇到的难解决的问题，学习他们的编程思想、掌握编码规范和编程技巧。

3G梦工场摆脱传统的校园教学，将80%的理论转换成80%以上的实践，在实验的过程中对理论知识融会贯通，对每一项技术运用自如，对每一项技术的运用都了如指掌。

第三篇：如何做个好秘书

如何做个好秘书？

一、什么是秘书？

秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，善于创造和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感，恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合，心领神会地配合上司应对各类人士，处理各项事务。

二、你适合做秘书吗？

首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候，最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。即使受过良好的教育和培训，秘书也不是人人都能胜任的。一名优秀的秘书，应当具有一些优秀的品质，主要体现在以下几个方面：

（一）分寸感：一名好秘书，从言谈举止到为人处世都要掌握分寸。那怎样掌握分寸呢？

A。这样为人处世有分寸：自信而不自负；认真而不较真；正直而不刻板；勇敢而不鲁莽。

做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，与人方便，与己方便。同在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽，心情就舒畅，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。

B。这样说话有分寸：坦荡而不轻狂；赞美而不虚伪；活泼而不轻佻；自尊而不张扬。

病从口入，祸从口出。因此，上班时，尽量多做事少说话。这样做，可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，也不要对同事评头论足，谁是谁非，自己心中有数。

C。这样办事有分寸：谦和而不自卑；拒绝而不冷漠；机智而不奸诈；实惠而不惟利。

（二）礼貌。

面对一个有教养的人，有礼貌是十分容易的事；但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能，做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵，有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往，因此，有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作，只有温和善良才是真正的礼貌。

（三）谦虚

谦虚有三个好处：既能使你在别人心里感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话，他说做人一定要低姿态；低姿态不表示你就低人一等，只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。

（四）敏感：对周围的人或事物具有敏感性，可以提高秘书工作的准确性和对事物的判断。反应迟钝会影响工作效率，但过分敏感也会让自己过于紧张，因此，敏感也要恰到好处。

（五）自制：善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现，但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己，而不应该是性情中人。我们常说办公室里有“六不”原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之，急躁会影响人的判断力，秘书，切忌躁火攻心，失去理智。

三、秘书的职业道德

我认为秘书的职业道德最重要的有三点：忠诚感、敬业心、责任感

（一）忠诚感：古往今来，秘书最接近领导层，知晓和掌握大量机密，甚至参与机密的运作。如果秘书的职业道德沦丧，造成的伤害将无法估量。

有时，忠诚是一个两难的选择。从员工的责任讲，如果上司有问题一定要检举揭发；但从秘书的职业道德讲，又应该严守机密。如果你顾及了前者，以后可能会被上司封杀，在这个公司再也做不成秘书；如果你顾及了后者，可能又有损于公司的整体利益。那么到底孰轻孰重呢？我曾经就这个问题问过一些朋友，有的朋友说“要看我和上司的关系如何再决定”有的朋友说“打死也不说”还有的朋友说“以公司大局为重”，褒贬不一，公说公有理，婆说婆有理。这确实是一个两难的选择，我个人认为要具体情况具体分析，如果领导工作出现偏差，可以及时提醒，避免导致不可挽回的错误，成为领导真正的左膀右臂，而不一味随声附和，这是更高层次的忠诚。

（二）敬业心：秘书的职业特点，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动，做到招之即来，来之能干，在具体紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

（三）责任感：

有了忠诚感，说明你品质好；有了敬业心，说明你干得好；而负责任，说明你可以让人依赖。

责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作，这是秘书的本份；做好不明确的工作，则会受人重用。一个好秘书，一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，遇到突发性的意外事件，秘书应沉着、从容地应对，变通地解决。责任感不仅在危难时候需要，在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。

四、秘书的自我完善。

（一）保持身心健康

秘书人员由于所处位臵特殊，工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高，在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定，乐观向上，具有爱心，善解人意，态度现实，责任心强，灵活多变，适应力强，人际关系和谐，善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围，在这种良好的人际关系中自如地工作，压力得以缓解，苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲惫感以此而消失，从而达到心理平衡。

（二）努力做到出力而不“越位”

我们强调，要准确地认识自己的社会角色，摆正自己的社会位臵，目的是为了防止和克服“越位”现象，找到一个稳定的出力方式。“越位”是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。

发生越位的原因很多。从秘书角度来说，有的人属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，这种人为数极少；而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此，秘书人员应正确认识自己的角色地位，出力而不越位。

综上所述，我认为一名出色的秘书不仅要有专业素养、个人素养，还要有良好的职业道德，具备多方面的知识，才能给人们留下深刻的印象，圆满地完成工作，做一名出色的秘书。

第四篇：如何做一个好秘书

如何做一个好秘书

什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。但是要成为一个好的秘书，并不是那么容易的事，接下来就让我为大家讲一下如何成为一名好的秘书。身为秘书，在工作中应注意的问题：

1.与上司关系的处理

秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。

体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细致，尽可能考虑周到。

不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。

不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。

2．与工作人员关系协调

要和同事们和平共处，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。要宽容体谅他人，不强求别人。不同的人能力素质不同，要善待世事。要勇于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。

此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了事

同时，好的秘书会做到：

一、如何陪伴领导：要若即若离，要在领导的视线范围内，不要让领导在需要时看不到秘书。注意观察领导的眼神、手势地，在大场合要反应灵敏，行动迅捷。

二、落落大方，不卑不亢，可以点头，不要哈腰。做到热情有度，稳健为本。太过于热情，有时会损害领导形象。

三，要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶，否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡，递茶送水经先宾后主。

四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情，对象是什么，程序是什么，内容是什么，不能一问三不知，适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份，对领导活动的位置要事先了解情况。

五、要注重仪表，大方得体。

秘书不但要有良好的工作能力，还要有良好的素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了…这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

以上，就是我对如何做好一个好秘书的理解。

第五篇：秘书会议前站

会议组织与管理 会议管理命题思路 三级技能复习指导重点 1 拟订会议筹备方案 2 督查会务的筹备情况 3 审核会议文件 4 与上司沟通会议的有关事宜 5 拟订会议的应急方案 6提示会议按计划进行 7监督会议经费的使用 8处理会中突发事件 9对会议进行总结 10评估会议工作 第一讲 会议前站 会议的要素 基本要素 1 会议名称 2 会议时间 3 会议地点 4 会议人员 5 会议方式 6 会议议题 7 会议经费 会议筹备方案 1安排会议议题 安排议题的方法 2安排会议议程和日程 知识点 实战演练会议议程错误 会议议程正确 3安排会议日程 编制日程表的注意事项知识点 二建立会议组织机构 三确定会议场所的程序 会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单确定会议场地

确认会议地点 签订书面合同 三会议选址 选择会址的要求 1交通便利方便上司和与会者前往 2会场的大小与会议内容规模主题相符 3尽量避开闹市区保证不受干扰 4应考虑有无停车场 5场地租借的成本必须合理 会议室空间的要求 1会议室宁肯略小而勿失于大小型会议室一般30平米中型会议室以60平米大型会议室要求空间开阔一般净高不低于4米 2会议室的空间密度在空间布局上伸展自如能够根据需要迅速随意组合 3个人应有2平方至3平方左右的活动空间 会议室的设备要求 1通风空调设备 2采光设施 3多媒体演示系统音响设备同声传译 4其它餐饮客房娱乐设施 对会议地点的确认 1检查会议室或场地 2随意抽查一个房间检查房内设施 3检查会议登记部门会议管理部门和后勤 4检查膳食供应 5检查报务项目营业时间 6了解停车设施 五 会场布置的要求 五 会场布置和座次安排 五会场布置和座次安排 五 主席台布置和座次安排 五 会场布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台座次的要求 主席台座次安排 会场其他人的座次安排 会场布置和座次划分 会议台形选择 会议台形选择－较大型会场 会议台形选择 主席台座次安排 依职务高低和选举结果 会议主持人的位次前排的边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上每个位置的左侧放姓名台签． 知识延伸会议宴请 知识延伸会议宴请 四制作会议证件 会议证件类型 代表证与会者不仅能参加会议且有表决权选举权 列席证能够到会旁听但无表决权 工作证大会的工作人员在会议期间出入行走有一定的限制 记者证负责大会采访报道的新闻媒体人员 来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾 会议证件的作用 证明身份 保证会议安全控制人员出入 统计到会人数 维持会议程序 六准备会议文件材料会议用品 会议用品所需设备 会议用品和设备的类型必备用品特殊用品 1必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 2特殊用品是指一些特殊类型的会议如谈判会议庆典会议展览会所需的特殊用品和设备 会议所需用品和设备的准备方法事先要制定周密的准备方案尽量列出用品和设备的名称数量和价格 会议用品的准备

会前用品准备的具体步骤 1检查空调做好开机准备一般在会议前两小时开机预热或预冷 2检查好灯光扩音设备 3检查黑板白板安放图架足够的纸张 4摆放好姓名牌 5每个座位前摆放纸笔 6电脑投影仪屏幕录音设备 7投票箱订数投备奖品 8 茶水饮料 9电视电话会议要检查线路等 分发文件 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查的形式 八如何拟定会议应急方案 八如何拟定会议应急方案 会后落实 会议决定事项传达催办登记表 会后落实 会后评估P48 会后评估P48 思考 会议文件准备好后该如何分发给与会人员呢以学院团学换届选举大会为例说明其方法 方法 1提前将文件发给与会者特别是需研究的计划方案审议法规性文件 2在与会人员进入会场时秘书人员在入口久发给每位与会者 3在会场上发放有些文件秘书人员在会场上按坐位顺序依次发给与会者 4在座位上摆放一般性文件可以在与会人员进入会场之前将文件摆入在与会人员座位上供与会者收阅 思考 检查会议筹备情况时主要检查什么内容 答案 1会议准备是否充分会期规模与会人员名额 2会议期间能否排除各种干扰手机 3环境条件与用品准备 4文件材料准备 5会场布置情况 6会议安保工作设备线路消防防盗设施入场人员身份等 7其他 见会议检查表EXCEL 会议检查表 思考 用什么方法才能快速便捷地进行会场检查 听取会议筹备人员的汇报 会前现场检查 思考 会议检查的形式有哪些 第一书面形式 第二口头形式 第三协调会形式 1会议应急方案的内容包括 1 会议举行过程中可能出现的问题人员场地设备资料安保行为 2 出现问题时负责解决的会议工作人员 2会议应急方案的作用 1 会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备未雨绸缪 2 应急方案可以有效的地缓解危机提高会议管理的效率比如关键人员不能到会如何处理住宿的预订不够如何解决网络系统出现故障如何等 3 使会议工作人员能够统一步调当问题出现时能够有回旋余地 3会议应急方案特点 1有的放矢2预防为主3留有余地 4会议应急方案实施的原则 1思想上充分重视2在人财物方面要措施到位3在实施的过程中要坚持定期检查 5处理会议突发事件的方法 1处理人员问题2处理场地问题3处理设备问题4处理资料问题5处理健康与安全问题6处理行为问题 会后需落实哪些事项 1会议文件资料的收集整理立卷归档 2会议纪要的整理印发 3会议经费的结算 4会议决议事项的检查催办 会议催办方式发文催办电话催办派员催办 主席台有谁坐 主办方负责人贵宾主席团成员 如何坐 请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排 关于会议主席台座次的安排 1主席台必须排座次放名签以便领导同志对号入座避免上台之后互相谦让 2主席台座次排列领导为单数时主要领导居中 2 号领导在 1 号领导左手位置 3 号领导在 1 号领导右手位置领导为偶数时 1 2 号领导同时居中 2 号领导依然在 1 号领导左手位置 3 号领导依然在 1 号领导右手位置 1职务最高者居中然后按先左后右由前至后的顺序依次排列正式代表居中居前列席代表居后居侧 2会议主持人有时需在前排的边座就座但有时可按职务顺序就座 3主席台座次应编成表贴于贵宾室休息室或主席台入口处也可在出席证签到证等证件上标明 4主席台每个座位左侧放置姓名台签 1小型会场内一般情况远门面门的位置为上座 2中大型会议的座次安排 1横排法按参会人员姓氏笔画为序从左至右排列而坐正式代表居前列席代表居后 2竖排法按既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次正式代表居前职务高者居前列席成员职位低者居后 3左后排列法 在大中型会议中为了提高会议效率便于与会者顺利找到自己座位可对会场分片划区 1根据会场整体布局分出ABCD等区域 2按照场内座位排号分区每个单位各占几排 3正式代表居前列席代表居后 4会议中受表彰领奖的人员标出专门区域 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 会议台形的布置－中小形会议座次 根据会议的类型安排选择会议的台形 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 胡锦涛江泽民吴邦国温家宝贾庆林曾庆红吴官正李长春罗干等出席开幕会 思考 秘书理论研讨会需要制发哪些会议证件 会议正式证件 旁听证 会议工作证件 代表证 出席证 列席证 来宾证 工作证 记者证 出入证 会议证件 方法要求 制发会议证件的方法和要求 1内容上会议名称与会者姓名称呼身份职务职称组织者名称 2重要的大型会议要大证件上贴本人相片并加盖印章 3在会议的接待区向与会人员发放并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片 思考 以秘书理论研讨会为例思考一下会前需要准备哪些用品 会议信息的分类 会议信息的分类 1与会者信息与会者基本情况与会者背景与会者抵返时间 2会议指导宣传性信息方针政策法规会议纪要公报简报配合会议宣传的广告宣传片招贴画等 3会议议题性信息需要列入会议议程进行讨论研究并解决的问题 4会议主题内容信息会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息开幕词闭幕词讲话稿专题报告等 5记录性结果性文件信息会议记录决议决定公报合同备忘录声明宣言等 4会议信息的传递 会议信息的分类 6会议的程序性文件信息规范会议成员的行为保障会议顺利进行而形成的文件议事规则会议时间安排表选举程序等 7会议交流性文件信息主要表成于总结性交流性研讨性会议事迹报告学术论文经验介绍 8会议参考性信息围绕会议议题和议程所收集的背景资料调查报告可行性分析报告统计报表技术图纸典型材料等 9会议管理性信息对会议活动进行有效管理的文件信息会议通知会议须知出席证作息安排保密规定票证签到簿 项 目 内 容 会议用品 桌椅黑板荧屏暗幕电子布告板麦克风扩音器等 视听机器 录音机录像机放映机幻灯片投影机电脑及配套设备等 文具及其他用品 粉笔彩色笔订书机纸纸夹文件夹透明胶带图钉笔记用具录音带电脑软盘指示棒姓名牌烟灰缸等投票箱仪仗队鲜花 主讲符海玲 复习列举会议无效的原因 选择要素 1 会议目的 2 会议机构 5 会议文件材料 6 会议设备工具 7 会议的组织者 8 会议日程 1会议筹备方案的主要内容框架 1确定会议的主题与议题 2确定会议的名称 3确定会议和议程 4确定会议的时间性和地点 5确定会议所需设备和工具要满足会议的需要 6确定会议文件的范围并做好文件的印制或复制工作7确定会议与会代表的组成8确定会议经费预算9确定会议住宿和餐饮安排10确定会议的筹备机构大型会议需要确定筹备机构与人员分工 2会议筹备方案的作用 1确保会议的周密组织2确保会议服务质量和沟通协调到位3确保会议领导的意图得以贯彻执行 1会议议题就是会议讨论的问题它反映的是会议的目的主题任务以及为了完成任务而采取的措施 2安排会议议题的原则 必要性原则可行性原则明确性原则适量性原则 3会议议题的作用 A体现会议目标为会议目标服务 B引导和制约会议的发言 注意 事项 1为了确保会议的高效秘书人员务必在会议召开前知会参会人员以准备意见 2党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别 3临时提出的一般议题不宜仓促安排以保证质量 4可准备些后备议题以便在会议进展顺利时间充裕的情况下提供会议讨论 5秘书不能擅自确定议题必须事先报请领导审批 知识点 1领导确定议题临时性会议必须先有议题再开会定期会议可按原订计划进行如有增设的议题须经知会领导 2会议秘书人员事前收集议题向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题然后加以安排并报请领导确定 3按照规定经过必要的程序性步骤由会议确定 4会议需研究的问题很多秘书应根据具体情况分轻重缓急将收集到的议题进行筛选加以修 改讨论报请领导审查后按周月或季度统筹安排 会议议程是对已确定的议题列出先后顺序也就是对会议所要通过的文件所要解决的问题的概略安排并冠以序号清晰地表达出来会议主持人要根据议程主持会议 1按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2宣布议程 3说明一些此次会议事务性的内容点名报告缺席情况宣读或修正上次会议记录 4尽量将同类性质的问题排列在一起 5保密性较强的议题一般放在后面 1会议议程的编制应在前议程一旦确定就不能变更 2议程表制出后必须经主管领导审核才实施 3提前分发会议议题以便与会者及时准备 注 意 事 项 议程表设计注意事项 海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行 1销售二部经理的人选 2东部地区销售活动的总结 3上次会议记录 4销售一部关于内部沟通问题的发言 5下季度销售目标 6公司销售人员的招聘和重组 1请找出以上议程表的错误所在 2重新设计这次的会议议程表 海天公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点 在公司总部第一会议室举行 1宣布议程 2说明有关人员的缺席情况 3宣读并通过上次会议的记录 4东部地区销售活动的总结 5销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6公司销售人员的招聘和重组 7销售二部的经理人选 8下季度销售目标 会议日程根据议程逐日做出的具体安排是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据 会议日程表一般采用简短文字或表格形式将会议时间分别固定在每天上午下午晚上三个单元里将会议的议题具体化 日程表一般包括以下6项 时间会议内容活动方式地点主持人参加人 1会议日程在时间地点人员等问题上如遇到变化可适当调整 2日程表的内容必须与议程表吻合 3同议程表一样日程表制出后必须经主管领导审核批准后才实施 日程表编制注意事项 一般来说较大规模的会议应建立会议组织机构具有法定程序的重要会议在会议正式开始之前建立会议筹备组我们亦称之为会议秘书处会议组织机构一般设以下子机构 1资