浅析秘书的会议管理

第一篇：浅析秘书的会议管理

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【摘要】 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。

【关键词】 秘书

会议管理

沟通协调

效率

对策

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。

一 会议管理和秘书工作内容

（一）秘书工作内容

秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。

（二）会议管理主要工作内容

无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。

会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。1.对内会议

对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。（1）会前准备

秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。

秘书做常规会务，首先要明确领带开会的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会议日期。作为对内会议，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。

秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。

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因为会上要讨论的问题不止一个，科学地统筹安排会议议程是秘书办会的重要原则。在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，在进行全体人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议议程也容易紧凑地控制。

做好以上准备工作，秘书就该通知相关人员按时参加会议了。会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和会议通知。秘书在通知开会时是书面和口头并用，以保证能面面俱到。

会场是在发放会议通知之前就定下的。内部会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。（2）会间服务

与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清那个缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人集中精力做好会议记录

会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要实现准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。

内部会议上，一般会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好随时接听打进来的电话，根据需要进行处理。（3）会后工作

会议结束后，秘书的善后和落实工作也相当重要。及时清理会议室，使一切复原，一遍其他会议正常进行，并下发会议文件，对会上布置的工作做好催办。最后做好档案的整理、归档

秘书在会议管理工作中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的一件，明确要求的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等

2.对外会议

与对内会以不同，对外会议的规模更大，参会人员大多为外来人员，会议开展的是否顺利对企业的影响力也非同一般。作为秘书人员，对外会议的会议管理要更为严谨。

（1）会前准备 1.1拟订会议议程、日程，提供会议地点的备选方案

外部会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。保密性较强的议题，一般放在后面。

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会场的大小应与会议规模相符，场地要有良好的设备配置，交通便利，应考虑有无停车场所，场地租借的成本必须合理。实地考察会议地点，会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

1.2布置会场和安排座次，发布会议信息

对外会议无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。发布会议信息前要进行报审，要对媒体进行选择。一面给企业带来不利影响。

1.3安排会议食宿，邀请会议嘉宾

秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准，提倡实行自助餐制和分餐制，做好饮水、饮料的供应。

如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近，预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场，发出正式邀请函，提前了解嘉宾各自的背景，嘉宾人数不宜过多。在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

1.4准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务，再次检查会议常用视听设备是否正常。

（2）会中服务

1.1安排会议值班

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。明确值班工作任务在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。1.2接待采访会议的新闻媒体

由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

1.3做好会议的记录工作和简报工作

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。正文。首部+主体+结尾。尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。做好会议的简报工作

会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要

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反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。1.4反馈会议信息

反馈会前信息、会中信息以及会后传达落实的情况。（3）会后工作

编写会议纪要,做好会后督促工作。

会议纪要要求实事求是，忠于会议实际，内容要集中概括，要有条理，印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。

二 会议管理工作中出现的主要问题及原因解析

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。

（一）会议管理工作中出现的主要问题

1.会荒或会海

常年不开会，某些人对会议的作用不够了解，不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段。但过多开会、过滥开会，就是一种“病态组织的表现”；

2.拖沓

会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。秘书会前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；

3.议题繁多，重复会议

会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案；

4.地点安排不当

有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。

5.会前、会下不沟通

会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆没有共同言语。有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；

6.会议纪律乱

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不到、迟到、早退，秘书会前签到制度没有落到实处。

7.议而不决，决而不议，决而不行，行而不果

秘书的会后督促工作没有做好。开会只是走形式。

（二）会议出现问题，导致效果不佳的原因

出现这些问题，通常由以下5种原因造成。在这5种原因中，有种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

1.会议时间

会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

2.会议地点

会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

3.开会对象

必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

4.主持人的技能

会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5.会议的准备工作

开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。

三 会议管理工作对策思考

知道了会议管理工作中可能出问题的地方，秘书就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，必须在会前、会中、会后各方面都要注意。

（一）会前准备

1.会议要规划

根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。

2.准备要充分

要想会议高效，会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议

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程、时间表等最好都在会议通知中必须提前一定时间告知好让相关人员准备，会议方程在会议前再打印给到相关人员以便大家遵守。

3.主题要集中

一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。

(二)会中服务.流程要合理

会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导尽量最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法，或者只是随声附和；三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策，而且不同部门、人员由于学习、工作经历和岗位职责不同，所关注的重点通常也会有所不同，充分交流有利于优势互补；五是重大决策最好刻意安排反面意见，会议决策怕的是一面倒，如果确定要做也要经得起考验，想出各种应对风险的措施尽量减少损失，“两益相权取其重，两害相权取其轻”，如果明确能承受最大的损失和最坏的结果，这样决策了也不会轻易摇摆；六是该议的时候要议，该决的的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论，要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。

2.时间要紧凑

要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，且最好提前准备好茶水、甜点和水果等，否则开会时间开长了，大脑转得慢了注意力也不容易集中。

3.决议要及时

会议的记录一定要完整、规范、完整，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水帐记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议一定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等，要简单、明了。会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认以有人推脱。为了要及时贯彻会议精神，要及时发放会议决议：一可增强会议时效性，发挥会议的作用；二可乘热打铁，取得事半功倍的效果；三可提高会议的效益，增强执行力；四可明确责任，并通知到相关部门。

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4.手段要先进

会前充分准备，多应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，不要整版的文字而应图表结合(如果基础较弱对这一块最好组织专门如何准备和汇报PPT的培训，并事先做一些参考模板)。另外，能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技，可大幅节省交通、住宿等费用和往返的时间成本，大大提高沟通的效率，其投入产出比是非常合算的，尤其是金融危机的情况下多地点办公、全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。(三)会后督促

1.执行要检查

会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，秘书需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的执行力来持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

2.结果要奖惩

对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩从而改变行为甚至习惯。

参考文献

[1]楼宇生 《通用秘书学》 同济大学出版社, 1991• [2]王道荣 《秘书之友》 《秘书之友》编辑部, 1995• [3]袁维国 《秘书学》 高等教育出版社, 1991• [3]杨剑宇 《中国秘书史》 武汉大学出版社，2009-04

第二篇：秘书会议管理内容

秘书会议管理内容

一、会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员会

（2）分成筹备小组

（3）形成筹备方案

（4）领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

（1）开会检查的程序

1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

3）召开协调会并在会上现场解决问题

4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

（2）现场检查的程序

1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 2）制作检查单，以便记录和汇总

3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文件审核工作程序

内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审

（2）主观秘书进行初审

（3）如内容涉及部门较多，要进行会审

（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况

（2）提前准备应对的备选方案

（3）讨论会议紧急情况

（4）确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程

（2）准时宣布开会

（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件的程序

（1）向领导报告

（2）启动会议应急方案

（3）实施应急方案

（4）必要时向公共应急机构请求支援

（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

7、会议总结工作程序

内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿

（2）向领导报告会议结论

（3）总结定稿

（4）印发

（5）归档

（6）组织全体工作人员进行总结

二、事务管理

1、礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案

（2）提前通知有关各方

（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）确定迎候人员

（2）准备迎宾的物品

（3）见面讲究礼节

（4）送行前的拜访

（5）安排送行仪式

3、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。

（1）约定

（2）通知对方有关事项

（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排

（4）迎接客人

（5）会见、会谈

（6）送别客人

4、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变

3）到别人家赴宴需要带礼物

4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

5）要准时赴宴

（2）西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

（3）入席、退席礼节

1）客人要在主人的带领下顺序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4）餐具的使用方法与席间礼节

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃鸡、虾、鱼的方法

3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中

4）吃意大利面条的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8）进餐速度应该与大家一致

9）谈话声音一定要轻

（5）西餐的饮酒礼仪

1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

5、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复

（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗

6、不同办公模式的特点

（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。

（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工

（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。

（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。

（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程序

（1）深入调查现有办公模式所面临的问题

（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式

（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度

（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式

（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失

8、设计办公室的工作程序

（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

（2）设计平面图

（3）选择办公家具、设施和装饰

（4）采光、温度和通风

9、改进办公事务工作程序

（1）定义一个需要加以分析和改进的流程

（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价

（3）寻找所存在问题和差距的原因

（4）根据以上分析提出可行的改进方案

（5）实施改进方案

10、改进办公事务的流程

（1）确定问题

（2）分析有关资料

（3）确定造成问题的可能的原因

（4）提出可能的解决方案

11、突发事件的预防措施

发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急情况处理程序

（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训

（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名

（4）实行紧急情况模拟演练

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责

（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（7）保证定期检查和更新设备

12、突发事件的应对措施

（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序

（2）用这些程序培训所有人员

（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序

（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序

（5）明确员工在紧急情况下的职责

（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员

（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（8）保证定期检查和更新设备

13、处理突发事件的流程

（1）及早发现，马上报告，并保护好现场

（2）查找问题的原因

（3）成立临时指挥中心

（4）控制源头，釜底抽薪

（5）召开新闻发布会

14、上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

（1）上司向有关督查人员授权转承催办

（2）很大一部分转交各有关人员具体承办

（3）有些又上司指导督查人员亲自承办

（4）转交办的事项要及时催办

（5）督办人员要对转交办事项深入的检查

（6）上司交办事项办理完毕

（7）办结回告

（8）对办结回告进行审查评估

（9）立卷和归档

15、制定工作计划的方法

（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务

（2）区别重要的任务和紧急的任务

（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序

（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息

（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求

（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人

（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表

（8）确保计划顺利实施

（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理

16、制定工作计划的程序

（1）估量机会

（2）确定计划工作的目标

（3）确定计划工作的前提条件

（4）拟订可供选择的行动方案

（5）评价各种备选方案

（6）选择方案

（7）拟订分计划

（8）编制预算

17、制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定

（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定

（2）时间期限适宜标准

（3）确定同一任务的不同承办周期

（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期

18、办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体系

（2）制定目标

（3）组织实施

（4）检查和评估

19、办公用品与设备的采购程序

（1）提出购买申请

（2）审批，落实经费

（3）招标，选择供应商

（4）签订供货合同

（5）货物入库

（6）支付货款

20、制定采购预算方案程序

（1）确定预算的核算基数

（2）进行市场调研

（3）确定采购产品的种类及型号价格

（4）编写预算方案

（5）征求意见，完善方案

21、办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。

（1）了解本单位所有办公资源的基本情况

（2）对本单位所有办公资源进行分类管理

（3）对办公资源建档，记录应用情况

（4）定期进行数据分析

22、信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

（1）剪报

（2）索引

（3）目录编制

（4）文摘

（5）信息资料册

（6）简讯

（7）调查报告

23、信息开发的程序

（1）确定主题

（2）分析信息材料

（3）选择信息开发方法

（4）选择开发信息的形式

（5）形成信息产品

24、信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

（1）熟悉信息的内容

（2）确定利用需求

（3）确定信息利用服务的途径

（4）获取信息

（5）提供信息

25、信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。

（1）明确目标

（2）选择信息反馈的方法

（3）获取反馈信息

（4）加工分析反馈信息

（5）传递反馈信息

（6）利用反馈信息

三、文书处理与拟写

1、文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

（1）明确审核范围

（2）确定是否需要行文

（3）审核文书内容

（4）检查文字表达

（5）检查文件体式

（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备

2、档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（1）熟悉库藏

（2）分析利用需求

（3）选择档案利用方式

（4）获取档案

（5）提供档案

3、电子档案管理的工作程序

在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（1）电子档案的收集积累

（2）电子档案的归档

（3）电子档案的保管

（4）电子档案的利用

4、文书拟写

通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告

第三篇：三级秘书之《会议管理》答案

三级秘书之《会议管理》模拟试题及答案

1.推进会议，进程应遵循的原则有树立信心，确信能对任何突产生积极的影响、（A、B、C、D）

A、认真听，少打断。B、还有使用精湛的人际交流技巧。C、消除交流障碍。D、强调问题P32

2.会议经费的类型有（A、B、C、D）A、与会人员交费B、参展商交费

C、联合主办者交费D、广告、赞助和捐助 P34，还有公司分配和其他收入项目3.会议经费使用的主要方面有 A、文件资料费B、邮电通讯费用 C、会议设备和用品费D、会议场所租用费

P35，还有会议办会费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费和其他开支

4.会议经费使用的监督方法： A、报告和会议B、授权与自我控制 C、质量D、损益平衡表 还有比率分析和审核时逐项细审

1.会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（B）。A、有细化的议题B、结合本单位的实际情况 C、有充足的讨论余地D、在会上反复协商 2006－11－51

2.在会议文件审核修改之后，要由（B）进行终审。

（A）主管秘书（B）主要领导或主管领导（C）文件起草者（D）办公室主任 常识法

3.与会人员交费的计算公式正确的表述是（D）。（A）预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额（B）预期的与会人员人数×交费额+收入项目

（C）预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额+收入项目（D）预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额-交费折扣额 P34计算法

4.、会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（B）。

（A）有细化的议题（B）结合本单位的实际情况（C）有充足的讨论余地（D）在会上反复协商 逻辑分析

52、在对会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为（A）。

（A）损益平衡表法（B）比率分析法（C）质量法（D）报告和会议法 P361.报告和会议2.授权与自我控制、质量损益平衡表、比率分析

53、在审核会议文件析具体内容时，首先要审核会议文件内容（C）。（A）是否做到了层次清晰（B）是否与实际相符（C）是否偏离了会议的主题（D）是否进行了会商

54、会议文件的归档应（D）。

（A）越简单越好（B）放在会议进行过程中（C）自行建立一套文件制度（D）遵守档案制度 87、检查会场布置的情况应注意的方面有（A B C D）。

（A）会标是否庄严醒目（B）领导者名签安排是否妥当

（C）投票设施是否完善（D）旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体

P13 类比法会场布置与议程适应，主席台是否按议定座次，音响、照明、通讯、录音、通风、安全保卫，在单位外的大型会议，还应检查场地划分情况以及进场、退场路线 88、在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到（CD）。（A）必须由领导对问题提出处理意见（B）不扩大问题的影响面

（C）在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备（D）及时将纠编的结果进行通报

P161.对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程序2.找出问题产生的原因寻找解决问题的方法

89、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，可先要（A B）。（A）进行会商（B）广泛征求意见（C）由各部门分别提出意见（D）只由牵头部门提出意见 P18并取得一致意见

90、会议营销预算方案中一般包括（A B C D）。

（A）宴请联谊的费用（B）宣传材料的制作成本（C）宣传广告的花费（D）寄送宣传物品的邮寄费用 P35经费使用的方面

91、会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括（A B C D）。（A）会议场的定金（B）展览区位定金（C）视听设备定金（D）会议服务定金 92、提出会议预算方案，要拥有（A B D）。（A）成本观念（B）人文观念（C）效率观念（D）时间观念 P3893、会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持（B C D）原则。（A）细致性（B）时间性（C）及时性（D）全面性 P20与领导沟通会议有关事宜的原则

94、会议总结的目的在于（BC）。

（A）确定考评标准（B）检查会议目标实现情况（C）积累经验（D）落实岗位责任制

P431.检查各小组的分工执行情况2.奖惩相关人员并要妥善解决遗留问题 95、对会议主持人评估的要素包括（B C）。（A）领导能力（B）业务水平

（C）对会议进程的控制能力（D）对会议时间的控制能力 P515点主持能力、实现会议目标的能力、工作作风 50.会议文件审核的方法不包括（C）。

A、对校法B、拆校法C、单校法D、读校法 2007－5－55

53.确定公司会议时间不应该考虑以下哪种人能够出席（A）。

A、主要客户B、上级主要领导 C、公司部门领导D、全体正式代表 68.会议应急方案特点中不包括（A）。

A、整合资源B、预防为主C、留有余地D、有的放矢

2007－5－54

77.电话会议信息工作的要求包括（A）。

A、互相通报出席情况B、在会场悬挂会标 C、做好会议签到D、布置会场 79.视频会议的特点不包括（C）。

A、实现声音和图像同时传送B、节省时间、费用

C、形成广泛的间接沟通D、打破了空间的限制 2008－11－43

91.对会议文件校对时，只有认真检查（A、B、C、D），才能杜绝差错。A、文字B、结构的组成部分C、各种标记D、格式 94.评价会议效率和质量应考虑的因素是（A、B、C、D）。A、会议目标是否实现B、会议时间是否合理 C、与会人员是否有收获D、会议服务是否到位

95.在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到（C、D）。A、必须由领导对问题提出处理意见 B、必须由主管领导亲自解决问题

C、在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备 D、及时将纠偏的结果进行通报 2006－11－88

P17还有两点一是先要对问题的性质和范围进行分析、确定问题对会议质量 96.会议的收尾工作包括（A、B、C）。

A、将会议记录归档保存B、整理会议室 C、办理设备的归还手续D、迎接与会人员 108.会议纪要的起草程序包括（A、B、C、D）。A、阅读会议文件B、听取小组发言 C、拟定思路D、执笔写作 121.科学合理地评估会议应采用的方法有（B、C）。A、现场随机向与会人员进行口头意见征询 B、请与会人员配合填写会议评估表 C、请专业人士列席会议进行评估 D、完全由领导自评

123.对于会议评估工作的正确表达是（C、D）。A、会场布置要极尽所能展示企业实力 B、会议评估可以忽略与会人员 C、会议效率直接取决于会议管理水平D、评估会议有助于提高会议的组织水平

27．公司要召开新产品发布会，会议的整个内容需录像，录像的磁带费用属于（D）。A．会议通讯费B．会议设备费C．会议办公费D．会议宣传费 58．对视频会议的会场布置要求有（B）。A．一台摄像机B．主会场和分会场都要悬挂会标 C．摆放鲜花D．采用自然光

视频会议时间紧，因此，每个发言人的发言时间（A）。

A．要特别申请B．由自己掌控C．相对短D．由记录人掌控 97．会议总结的要求有（ABC）。

A．有理有据，突出重点B．一分为二，以鼓励为主 C．总结经验，探求办会规律D．建立规章制度，进行绩效考评

2、秘书高叶在拟写公司年会筹备方案时，可根据（AB）来确定会议主题。（A）公司五年规划（B）总经理的工作报告（C）公司员工的培训计划（D）财务总监的预算报告

3、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（AC）。（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛

4、如果会议经费有限，与会人员交通往返又需由主办单位承担，则可通过（CD）压缩这笔费用。

（A）规定所有与会者只能乘坐火车较便宜的交通工具（B）严格限制与会人员

（C）尽量将会议安排在偏僻一点的地方，减少外出（D）尽量使会场与驻地相邻

5、安排会议的议程，应重点确定（AD）。（A）大会的发言人和演讲者

（B）会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的顺序

（C）会议的分组

（D）会议结束时做总结报告的人

6、在进行会议综合协调时，要协调好（ABCD）。（A）场地（B）设备（C）水电（D）交通

7、在会议经费有限的情况下，应重点压缩（BC）的费用。（A）文件资料（B）会议设备（C）场地租用（D）邮电通讯

8、下面导致会议成效不高的因素有（ACD）。（A）程度安排不当（B）少数与会者缺席（C）会议记录不准确

（D）会议组织不当，讨论跑题

9、天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和媒体人数达一千多人，因人数大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你应考虑（BD）。

（A）控制对媒体接待的数量

（B）加派人员协助停车场管理人员疏导车辆（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）临时增设另一签到处

10、确定会场的整体格局要根据（ABCD）。（A）会议的规格（B）会议的规模（C）会议的性质（D）会议的形式

11、在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括（ABD）。（A）住会人员总数（B）住会人员的食宿标准（C）会议人员的分组情况（D）住会人员的性别统计数

12、小型会场一般采用的布局是（BCD）。（A）方形（B）方拱形（C）回字形（D）椭圆形

13、主席台的座次安排一般遵循（AD）的原则。（A）职务最高者居中（B）其余人按姓氏笔画排列（C）主持人居中

（D）其余人按职务高低先左后排列

14、远程会议对于企业具有（AC）的优点。（A）节省时间（B）节省人力（C）节省金钱（D）保密性强

15、秘书在编制工作计划表时，应尽量明确（AB）。（A）完成的期限要求

（B）完成任务的负责部门或承担人以及负责人（C）任务的具体目标

（D）任务所需的资源和相关信息

16、在确定重要会议与会人员的范围时需考虑（ABCD）。（A）列席代表的数量（B）各单位名额的平衡（C）代表的广泛性（D）依照法定的程序确定

17、会议的议题根据实际情况一般可以（ABCD）。（A）合并议题（B）撤消议题（C）精简议题（D）临时改变议题

18、会议如有分组讨论，事先一定要明确（C）。（A）分组的原则（B）分组的名单（C）讨论的范围（D）记录的人员

19、会议接待组工作的重点应放在（AD）。（A）会议生活服务（B）收费结算（C）宣传娱乐（D）医疗交通

20、涉及三方以上代表的谈判，会场一般采用（AD）。（A）方拱型（B）圆型（C）正方型（D）马蹄型

21、在会议进行中间，秘书应做好的工作包括（ABCD）。（A）签到登记

（B）会议记录（C）录音录像（D）会议保密

22、作为与会者，如自己的意见遇到了其他人的批评，应采取的回应发言是（CD）。（A）“我认为你的批评毫无道理，我以为……”（B）“我不明白你在说些什么”

（C）“也许你说的有一定的道理，不过我需要再考虑一下”（D）“你的话对我很有启示，我会不断完善自己的意见”

23、秘书在会议上发言应注意（ABCD）。（A）发言的时机（B）发言的仪态（C）发言的时限（D）发言的指向

24、会议总结可采取（AD）相结合。（A）员工自我总结（B）员工背靠背评议（C）小组总结（D）集体总结

25、会议组织者在组织会议时应把握（ABC）。（A）准时开会和散会

（B）给每位与会者以平等的发言机会（C）将复杂问题分解若干易处理的小问题（D）鼓励不同意见进行争论

26、开业典礼常邀请（D）等人士出席。（A）外宾、上级领导、员工家属、社会名流（B）上级领导、员工家属、社会名流、新闻记者（C）外宾、员工家属、新闻记者、同行业代表（D）上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表

27、秘书将决策执行中的经验方面的信息反馈给上司属于（A）。（A）正反馈（B）负反馈（C）前反馈（D）后反馈

28、会议主题的确定应做到（ABD）。（A）有切实依据（B）能结合本单位实际（C）主题尽量细化（D）有明确目的29、在确定会议议程时？应（CD）。（A）根据会议的主题确定会议主持人（B）为自己的前途担忧

（C）根据到会主要领导的情况确定会议发言人（D）根据会议目的安排主要领导做会议总结30、大型会议筹备机构中的会务组负责（BD）（A）拟写会议方案（B）会场布置（C）生活服务（D）会议接待签到

31、在确定重要会议与会人员的范围时，需考虑（AB）（A）符合法定程序（B）各单位名额要平衡（C）会场的规模（D）列席代表的数量

32、秘书人员在编制会议费中的设备租用费用时，需考虑设备的（ABCD）（A）使用期限（B）型号（C）功能（D）租用费

33、会场的整体格局要（AB）为安排依据。（A）会议的性质（B）会议形（C）上司的指示（D）与会者人数

34、远程会议的优点是（ABCD）（A）节省时间（B）节省金钱

（C）会议音像资料可永久保留（D）会议交流更直接、简短

35、秘书人员根据会议筹备方案的内容，做好会前的（ABD）（A）分工协作（B）统筹协调（C）统一汇报（D）综合检查

36、会议主持人在会议进行过程中应（CD）（A）多提封闭式问题（B）自己多发言（C）鼓励别人积极发言（D）控制会议进程

37、秘书协助会议主持人引导会议适时结束时，可采用的方法有（BC）（A）向与会者提示会议结束

（B）时机成熟时，建议适时终止讨论，及时确认结论形成决议

（C）建议限定讨论的议题

（D）提议将有争议内容的议题放在会议的后半部分进行

38、会议绩效考评标准（ABCD）

（A）是指对会议工作人员绩效数量进行评价的准则（B）是指对会议工作人员绩效质量进行评价的准则（C）具有完整性（D）具有协调性

39、某部门工作计划表的项目栏一般最少应设计（A）等项。（A）工作内容、时间要求、承办人员（B）工作内容、时间要求、所需资源（C）主办单位、工作内容、时间要求（D）主办单位、承办人员、时间要求40、确定会议主题的主要原则包括（ABC）。（A）要有切实依据（B）必须结合本单位实际（C）目的要明确（D）要考虑下级的要求

41、会议召开之前，应根据会议筹备方案，加强会前的（ACD）。（A）综合检查

（B）必须结合本单位实际（C）统筹协调（D）资源调配

42、为了加强会议的管理，保证会议的顺利进行，秘书通常需要准备的会议管理文件有（BD）。（A）大会贺词（B）会议签到表（C）会议主题报告（D）会议须知

43、提高会议效率，压缩会议经费开支可以采取的方法有（AC）。（A）缩短会议时间

（B）一律由参会者自己负担交通费（C）尽量租用会议所需的设备（D）减少伙食补贴

44、举行电视会议时，会前应注意（BCD）。（A）提前一个月发出通知

（B）提前将会议的议程和资源寄给参会人员（C）选择服务好的电信公司（D）准备多台摄像机

45、秘书安排大会典型发言时，要充分考虑到各方面的因素，特别是（ABCD）。（A）部门间的平衡（B）上下级间的平衡

（C）先进单位和一般单位间的平衡（D）各议题意的平衡

46、会议的效果与（ABCD）有关。（A）会议的准备工作（B）会场的大小（C）主持人的水平（D）参会者的态度

47、召开组织内部小型会议恰当的时间为（BD）。（A）刚上班的时间（B）上午9点至11点（C）快下班的时间（D）下午3点至4点

48、会议主持人的主要职责包括（BC）。

（A）做出精彩的演讲（B）有效地推进会议进程（C）控制好发言秩序（D）为与会者做相互介绍

49、与普通会议相比，电视会议更需要（ACD）。（A）主持人控制好会议的节奏（B）与会者踊跃发言

（C）分会场协调任严格遵守议程的时间（D）与会者准备好与议题相关的资料

50、秘书在新闻发布会中接受记者采访时，应（AB）。（A）尽量全面回答问题（B）尽量简短回答问题

（C）尽量使用专业术语，以保证内容的严谨（D）采取模糊语言回答记者的追问

51、要做好大型会议的组织和协调工作，就应（ABCD）。（A）建立统一的信息系统（B）做好工作人员的培训（C）将工作人员明确分工（D）发扬团队精神

52、（BCD）的决议内容必须以会议纪要的形式下发。（A）座谈会（B）公司年会（C）董事会（D）职代会

53、需经上司审阅签字生效的会议文件有（CD）。（A）会议简报（B）会议记录（C）会议纪要（D）会议议程

54、会议动议是指（BC）。（A）与会议议题意思相同的内容（B）在会议之前未列入议程的内容（C）不太紧急、可作为下次议题的内容（D）比较紧急并首次提出的内容

55、会议的法定人数是指（B）。（A）实际到会的人数（B）使会议合法和生效的人数（C）到会者和缺席者的比例数（D）收到会议通知的人数

56、作为团队会议的主持者，当会议成员发生激烈的争论时，应当（BCD）。（A）明确支持正确的一方（B）静观其变

（C）提醒争论双方注意倾听对方的意见（D）注意维护会议民主和开放的氛围

57、会议的目标失控或跑题的主要原因是（ABCD）。（A）会议被少数强势发言者所控制（B）主持人失职（C）与会部门较多（D）与会者的态度不积极

58、多议题会议中，应将需集中大家智慧拿出创意见解的议题排列在（A）。（A）会议最后（B）会议中间（C）会议前半部分（D）会议间歇休息后

第四篇：秘书考试会议管理(学生资料)

会议管理（中级）复习要点 第一节

会议的涵义

是指有组织有领导地商议事情的集会。会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。工作人员等）会议组织、会议主题等。

第二节

会议组织工作基本程序

会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。

一、会前工作

充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容：

（一）拟订会议计划

（二）制定会议预案 会议预案中应明确下列内容：

1、会议名称

2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想 3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。

（1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。

（2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。

（3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。（4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；

（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人员。这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。

5．会议工作班子及其职责分工。在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。3）组织组，负责与会人员编 组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。4）宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。（5）后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。（6）保卫组，负责重要会议的安全与保密工作。

6、编制会议预算方案

会议的经费预算主要包括以下内容：文件资料费、邮电通信费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支

7．选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数。内容、会场容量等情况综合考虑。8．会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。

（三）准备会议文件

规模较大、内容重要的会议，须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。文件材料不宜过多过长，通常应事先印发到与会者手中，重要文件还要登记和回收。会议文件的发出方法：P23  提前发出（内容重要的，可派专人递送或用传真、特快专递送达）；  签到时发出（尽可能在与会者签到时分发）；

 会中发出（所发文件或资料，若需要收退的，应在文件的右上角写上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）；  现场发出

会议文件资料准备、发放 P32 ①准备要求：提前准备、完整齐备、留有备份。

②发放方法：使用文件袋，编号登记，附清退目录，适时适量，专人发放。

（四）发送会议通知

会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点、开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带的材料和其他要求等内容。

发送会议通知注意事项

①发送的三种方式：传达（口头、电话、告示）、发送（书面，直接送达）、邮寄（普通邮件、电子邮件）。

②会议通知送达应落实（明确发送对象，回复确认，邮寄检查认真)

一些重要的会议通知，有时因组织渠道不畅、传递方式不当，或其他因素的干扰，使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复电子邮件确认等方式检查通知发送是否落实。

如果是书面会议通知，则地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要漏装、错装或漏寄，通知的信封应醒目标出“会议通知”字样。

③会议通知的组成：通知文本、附件材料（议程、日程、入场券、座次表、交通路线等）、会议回执。

④会议通知的几种格式

（五）布置会场

大多数企业、单位都有自己的内部会议室，这就减少了租用外部场地和设施的费用。内部会议室多适合内部会议和活动。会场的整体格局要根据会议的性质和形式，努力创造出和谐的会议气氛。

1、大中型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用大小方形、半圆形的形式，以突出主持人和发言人。

2、大中型会场可采用方拱形、半月形、椭圆形、回子形、T字形和圆形等形式。这些形式可以使人员坐得比较紧凑，便于辩论与发言。注意：①提前安排落实（布置、检查）； ②调配使用得当；

③按照会议议程调整到位。

（六）排列座次

座次包括主席台座次和其他与会者座次。

主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则交叉排列

主席台的座次安排：

（1）按职务的高低和选举的结果安排。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。（2）会议主持人的座位。为了工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

（3）应事先将主席台座次的编排编制成表，经审核后张贴或在证件上标明（4）放置姓名台签

（七）编组

编组的方法有按地区编组、按专业编组、按职务职称层次编组等。

（八）制发名册和证件

（九）编制会议手册

（十）会前检查

相关知识：

1、会议接站、报到、签到和引领工作 ①统一指挥、提前安排； ②接站标识明显，人员安排到位； ③签到登记、资料准备齐全； ④引领礼仪规范。

2、会议议程与日程

①会议议程是会议议题的细化，会议内容的具体体现，会议内容的系统化（用序号列出）。②会议议程是管理性文件，帮助管理和控制会议进程。③会议日程是会议议程在时间上的具体的安排和分配。

3、会议议程的制定方法 ①按规定要求、习惯顺序安排； ②同类性质问题集中安排； ③重要和保密性强的问题安排在后。

4、会议日程表的设计（时间、地点、人员的安排）①要点和式样（P6—8)②时间安排要适时高效；

③日程安排与会议议程吻合；④主管领导审核后实施。

5、会议议题的作用

（1）准确具体地体现会议目标，为会议目标服务；

（2）引导和制约会议的发言

6、会议议题的审核

P9（1）“一支笔”原则（2）唯一性原则（3）计划原则（4）可行原则

7、选择会议地点（综合考虑各种因素选择，考虑全面、有备无患）①交通便利（远近适当，距离上司和与会者工作地点较近）；

②大小适宜（与会议规模符合）；

③设施齐备（设备、设施以及停车能够满足会议需要）； ④环境良好（适合会议气氛和相应要求）；

⑤经济适用（能够满足统筹节约需要）。

8、布置会场和安排座次 主席台的座次安排

 按职务的高低和选举的结果安排  会议主持人的座位

 应事先将主席台座次的编排编制成表，经审核后张贴或在证件上标明  放置姓名台签 场内其他人员的座次安排

 会场座位布局摆放的形式：P18-19

大小方型、半圆型、方拱型、半月型、椭圆型、圆形、长方形、T字型等

 小型会场内座位的安排  中大型会场内座位的安排

横排法、竖排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签，使与会者顺利入座。（2）在一些表彰、总结类型的会议上，应将被表彰、受奖励对象或其他代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。（3）如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人与主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之，为下座。

9、会议信息的发布

10、安排会议礼仪服务

P18-19

11、检查会议视听设备

二、会中工作

（一）基本工作程序

1、签到

2、接待

3、会议记录

4、编写会议简报

5、会间调度

6、组织选举工作

7、安排会间生活

（二）相关知识

1、会议记录：

①记录准备：笔、纸，录音设施，文件资料，座次表。

②记录内容：会议概况，与会人员，会议过程，签名（主持人、记录人）。

2、会议中的信息沟通

①信息收集：全面收集，掌握一手资料，注重分析提炼，注重实效、反馈。

②对外宣传：处理好媒体关系，内外有别（保密），综合考虑原则（对象、时效、费用），随时收集反馈报道（供领导参考），准备及提供宣传资料。信息传递的方式：

口头、影像、电子系统传递、专人传递

3、会议值班与保密工作

会议值班工作内容：①收集、传递会议信息；②控制、保证会议安全；③及时联络、请示；④安排应急、维修；⑤保证信息畅通；⑥协调交通、后勤服务。会议保密工作：

①重要人员安全保卫；②重要文件保密；③会场驻地保卫；④会议设施用品保卫； ⑤私人贵重物品保卫。

4、接待新闻媒体 P46 基本原则：实事求是、注意保密、信息要审定、全面周到、传递的方式和信息要选择、为领导提供及时的信息、为媒体沟通会提供必须的信息资料

工作内容：A、新闻稿件经审阅后向媒体发送

B、邀请记者驻会随访，发布消息

C、结束时召开记者报告会，回答提问

三、会后工作

（一）基本工作程序

 清理会议文件、离会与送别、撰写会议纪要、会议工作总结

（二）相关知识

1、收集整理会议文件资料

①小型会议：统一收集，个别收集。

②大型会议：统一制发清退目录，与会者和工作人员分别收退。

2、会议资料归档

①收集文件：确定范围，选择渠道，运用不同方法收集； ②整理区分,立卷归档（会议过程中的整套材料）；

③工作要求：责任落实，严格登记，注意保密、严格制度。需要收集的会议文件资料：P69 1）会前准备并分发的文件 2）会议期间的文件 3）会后产生的文件

会议文件立卷的基本原则：

“一会一案”

会议文件立卷的方法：编制案卷目录、以文件的特征立卷 会议文件立卷的工作程序

见P72-74 会议文件立卷的要求：每份文件应保存3份，即一份原稿、两份印稿

3、会议记要

种类：办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要 内容：①会议情况简述

②对会议主要精神的阐发 拟写要求：实事求是、内容集中、条理清楚 注意事项：

⑴绝密级会议纪要只印发与会领导

⑵一般级会议纪要可印发与会人员

⑶有的保密性强的可以发决办通知

决办通知与会议纪要均需标明秘级、进行编号

4、整理会议室

①整理物品、用具；②清理会议文件、遗留物品用品； ③恢复备用状态。

5、安排返程

①安排原则：及早、合理安排；②提前登记订票；③充分尊重意愿；④先难后易地解决；⑤安排提醒送站。

6、会议经费结算

①收款方法：提前通知，确定交款时间，准备票据，特殊情况协商处理。

②付款方式。（P82 表）

会议工作的要求

准备要充分；组织要严密；服务要周到；安全要保证。

7、宴请活动准备

①邀请准备：列出宾客名单，确定宴请规格；

②确定宴请时间，场所；

③制发请柬：制作和发出正式请柬；

④定餐：定好菜单、菜品（根据宴请规格，主宾情况，了解和考虑特殊习惯、要求）。宴请的桌次、座次排定：①事先安排好桌次与座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高远低；

③安排座次：主人上座，主宾在右，（主宾夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人员与客人交叉安排，译员在主宾右侧。

宴请程序和礼仪

①宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。

②宴请礼仪：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夹菜，勿打断谈话，交谈询问话题适宜。

第五篇：秘书四级考试——会议管理部分

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。

会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。考试大收集整理。会前筹备

一、拟订会议议程、日程

（一）会议议程和会议日程的内容及作用

1、会议议程的内容

会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议日程的内容

会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3、会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（二）会议议程的制定程序

1、明确目标和参加者

2、安排各议程事项的时间

3、确定每一项议程

4、决定会议讨论形式

（三）会议日程的编制方法

1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

5、保密性较强的议题，一般放在后面。

二、提供会议地点的备选方案

（一）会议地点选择的要求

1、交通便利。

2、会场的大小应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界干扰。

5、选择会议地点应考虑有无停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（二）会议场地选择的工作程序

1、会议的目的与形态

2、实质上的需要、与会者的期望

3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理

5、签订书面合同

（三）实地考察会议地点的注意事项

1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。

3、不要出于个人原因再次参观酒店。

4、不要带家属同行参观。

5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。

6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

三、布置会场和安排座次

（一）会场整体布局安排

1、会场整体布局的要求

（1）庄重、美观、舒适。

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。

（4）小型会场要注意集中和方便。

2、会场整体布局的类型

（1）较大型会场的座次安排。

（2）中小型会议的座次安排。

3、会场整体布局安排的工作程序

（1）确定会场形式。

（2）合理摆放桌椅。

（3）布置附属性设备

(二)主席台的座次和场内座次安排

1、主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2、主席台的座次和场内座次安排

（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：

1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

（2）安排场内其他人员的座次

1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

四、发布会议信息

（一）会议信息的内容和类型

1、会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

2、会议的类型

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）发布会议信息的工作程序

1、传递会议通知信息

2、分发传递会议文件

3、沟通传递会议有关情况

（三）注意事项

1、发布会议信息前要进行报审

2、要对媒体进行选择

五、安排会议食宿

（一）会议餐饮的常识和工作程序

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。

（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。

（6）事先要准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

（8）做好饮水、饮料的供应。

3、会议餐饮的类型和标准

（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。

（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

（二）会议住宿的常识和工作程序

1、会议住宿的常识

（1）要提前编制住房方案。

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（4）有时还要按地区集中，统筹安排。

（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2、安排会议住宿

（1）安排方式的选择。

（2）预定会议住宿的程序。

（3）确定会议住宿的程序。

3、会议房间的分配

（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

六、邀请会议嘉宾

（一）、会议嘉宾的类型和要求

1、会议嘉宾的类型

（1）组织方的上级领导和政府官员。

（2）企业的重要客户和各种利益相关方。

（3）社会名流和电影明星。

（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。

2、嘉宾邀请的要求

（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。

（2）要发出正式邀请函。

（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。

（6）嘉宾人数不宜过多。

（二）邀请会议嘉宾的工作程序

（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。

（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

七、准备会议资料、会议用品

（一）会议资料的类型和准备

1、会议资料的类型

（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2、会议资料的准备

（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

（二）会议用品的类型和准备

1、会议用品的类型

（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。

2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

2、准备会议用品

（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

（2）检查好灯光、扩音设备。

（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

（5）在每人座位前摆放纸笔。

（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

八、安排会议礼仪服务

（一）会议礼仪的种类

1、会议的通用礼仪

（1）会议文书礼仪。

（2）迎送礼仪。

（3）参会礼仪。

（4）服务礼仪。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

（二）安排会议礼仪服务的工作程序

1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。

（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。

2、分解工作程序

3、培训会议礼仪服务人员

（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。

（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。

（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。

4、准备服装用具

（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。

（2）迎接一般的与会者不需要献花。

5、礼仪执行

（1）接待礼仪及程序。

（2）引领。

（3）乘车的座次安排。

九、检查会议常用视听设备是否正常

（一）会议常用视听设备的选用

音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。

常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大

（二）检查会议常用视听设备的工作程序

1、确定工作人员的职责。

2、预演和检查会场视听设备。

会中服务

一、安排会议值班

（一）会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容

（1）值班电话记录。

（2）值班接待记录。

（3）值班日记。

（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

（二）安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息处理制度。

（2）岗位责任制度。

（3）交接班制度。

2、明确值班工作任务

（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。

（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

（8）必要时，应建立主管领导带班制度。

3、编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。

（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。

（5）用简明的文字表明值班的工作内容。

（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

（一）相关知识

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则

（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。

（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的工作内容

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。

（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

（二）工作程序

1、媒体人员登记

2、为媒体人员提供简单的会议材料

3、安排拍照和新闻发布会等传统活动

4、安排媒体沟通会

（三）妥善处理新闻媒体的负面报道

（1）快速作出反应。

（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。

（3）让负责人出面。

（4）对未知的事实不要推测。

（5）不要隐瞒事实真相。

（6）为媒体采访敞开大门。

（7）统一口径，用同一个声音说话。

（8）频繁沟通。

三、做好会议的记录工作和简报工作

（一）做好会议的记录工作

1、会议记录的内容

（1）会议描述。

（2）与会者姓名。

（3）缺席者请假条。

（4）宣读上次会议记录。

（5）有会议记录中产生的问题。

（6）通讯记录。

（7）一般事务。

（8）其他事务。

（9）下次会议日期。

（10）主席签名。

2、会议记录的要求

（1）速度要求。

（2）真实性要求。

1）准确

2）清楚

3）突出重点

（3）资料性要求。

3、会议记录的工作程序

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

（2）正文。首部+主体+结尾。

（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（二）做好会议的简报工作 来源于考试大

1、会议简报的内容

会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求

（1）真实准确。

（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。

（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序

（1）会议简报的内容。

（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类

（一）会议信息的分类

1、按照会议信息的作用划分

（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。

（3）会议议题性信息。

（4）会议主题内容信息。

（5）记录性、结果性文件信息。

（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。

（8）会议参考性信息。

（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分

（1）保密性会议信息。

（2）内部性会议信息。

（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分

（1）会议讲话信息。

（2）会议书面信息。

（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求

1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。

（1）责任到人。

（2）履行登记。

（3）严格保密。

（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序

1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。

（1）召集开会。

（2）提供书面材料。

（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。

（5）个别催退。

（6）按清退目录收集。

（7）限时交退。

五、反馈会议信息

（一）反馈会议信息的内容和要求

1、反馈会议信息的内容

（1）反馈会前信息。

（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求

（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。

（2）会议信息反馈的目的要明确。

（3）充分重视会议的反馈信息沟通。

（二）反馈会议信息的工作程序

1、布置会议信息收集工作。

2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。

3、建立定期的会议信息反馈制度。

4、做好会议信息的反馈汇报工作。

5、抓好会议反馈信息的落实工作。

会后落实

一、会议文件资料收集的要求

（一）收集会议文件资料的要求和内容

1、收集会议文件资料的要求

（1）确定会议文件资料的收集范围。

（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料

（1）会前准备并分发的文件。

（2）会议期间产生的文件。

（3）会后产生的文件。

（二）会议文件的立卷归档

1、会议文件立卷归档的意义

（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。

（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。

（1）会议文件立卷归档范围

（2）会议文件立卷归档分工。

3、会议文件立卷的基本原则和方法

（1）会议文件立卷的基本原则。

（2）会议文件立卷方法。

4、会议文件立卷工作程序。

（1）大中型会议文件立卷

（2）日常工作会议文件资料立卷。

（三）会议文件资料收集整理的工作程序

将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。

二、会议纪要的内容和要求

（一）会议纪要的种类

（1）办公关于纪要。

（2）工作会议纪要。

（3）协调会议纪要。

（4）研讨会议纪要。

（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。

（2）对会议精神的阐发。

（三）会议纪要的要求

1、会议纪要的拟写要求

（1）实事求是，忠于会议实际。

（2）内容要集中概括。

（3）要有条理。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存

3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发

（1）确定印发范围。

（2）确认接收者。

（3）签发会议执行。

（四）工作程序

完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。

三、会议经费结算的方法

（一）会议经费结算的方法和要求

1、会议的收费与付费方法

（1）收款的方法与时机。

（2）付款的方法和时间表。

2、会议付费的要求

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

（二）会议经费结算的工作程序

通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。

（三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理

（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。

（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

四、跟踪反馈落实会议精神

（一）会议决定事项的传达

1、会议传达决定事项的要求

（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。

（2）传达会议决定事项必须及时。

（3）传达会议决定事项必须到位。

2、会议传达落实的作用

（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。

（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。

（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。

3、传达落实会议决策的具体实施

（1）传达动员。

（2）分解任务。

（3）互相沟通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）会议决定事项反馈

（1）反馈的原则。

（2）反馈的重点。

（2）综合反馈。

（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序

会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。

（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项

（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。

（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。