秘书会议前站

第一篇：秘书会议前站

会议组织与管理 会议管理命题思路 三级技能复习指导重点 1 拟订会议筹备方案 2 督查会务的筹备情况 3 审核会议文件 4 与上司沟通会议的有关事宜 5 拟订会议的应急方案 6提示会议按计划进行 7监督会议经费的使用 8处理会中突发事件 9对会议进行总结 10评估会议工作 第一讲 会议前站 会议的要素 基本要素 1 会议名称 2 会议时间 3 会议地点 4 会议人员 5 会议方式 6 会议议题 7 会议经费 会议筹备方案 1安排会议议题 安排议题的方法 2安排会议议程和日程 知识点 实战演练会议议程错误 会议议程正确 3安排会议日程 编制日程表的注意事项知识点 二建立会议组织机构 三确定会议场所的程序 会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单确定会议场地

确认会议地点 签订书面合同 三会议选址 选择会址的要求 1交通便利方便上司和与会者前往 2会场的大小与会议内容规模主题相符 3尽量避开闹市区保证不受干扰 4应考虑有无停车场 5场地租借的成本必须合理 会议室空间的要求 1会议室宁肯略小而勿失于大小型会议室一般30平米中型会议室以60平米大型会议室要求空间开阔一般净高不低于4米 2会议室的空间密度在空间布局上伸展自如能够根据需要迅速随意组合 3个人应有2平方至3平方左右的活动空间 会议室的设备要求 1通风空调设备 2采光设施 3多媒体演示系统音响设备同声传译 4其它餐饮客房娱乐设施 对会议地点的确认 1检查会议室或场地 2随意抽查一个房间检查房内设施 3检查会议登记部门会议管理部门和后勤 4检查膳食供应 5检查报务项目营业时间 6了解停车设施 五 会场布置的要求 五 会场布置和座次安排 五会场布置和座次安排 五 主席台布置和座次安排 五 会场布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台座次的要求 主席台座次安排 会场其他人的座次安排 会场布置和座次划分 会议台形选择 会议台形选择－较大型会场 会议台形选择 主席台座次安排 依职务高低和选举结果 会议主持人的位次前排的边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上每个位置的左侧放姓名台签． 知识延伸会议宴请 知识延伸会议宴请 四制作会议证件 会议证件类型 代表证与会者不仅能参加会议且有表决权选举权 列席证能够到会旁听但无表决权 工作证大会的工作人员在会议期间出入行走有一定的限制 记者证负责大会采访报道的新闻媒体人员 来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾 会议证件的作用 证明身份 保证会议安全控制人员出入 统计到会人数 维持会议程序 六准备会议文件材料会议用品 会议用品所需设备 会议用品和设备的类型必备用品特殊用品 1必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 2特殊用品是指一些特殊类型的会议如谈判会议庆典会议展览会所需的特殊用品和设备 会议所需用品和设备的准备方法事先要制定周密的准备方案尽量列出用品和设备的名称数量和价格 会议用品的准备

会前用品准备的具体步骤 1检查空调做好开机准备一般在会议前两小时开机预热或预冷 2检查好灯光扩音设备 3检查黑板白板安放图架足够的纸张 4摆放好姓名牌 5每个座位前摆放纸笔 6电脑投影仪屏幕录音设备 7投票箱订数投备奖品 8 茶水饮料 9电视电话会议要检查线路等 分发文件 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查的形式 八如何拟定会议应急方案 八如何拟定会议应急方案 会后落实 会议决定事项传达催办登记表 会后落实 会后评估P48 会后评估P48 思考 会议文件准备好后该如何分发给与会人员呢以学院团学换届选举大会为例说明其方法 方法 1提前将文件发给与会者特别是需研究的计划方案审议法规性文件 2在与会人员进入会场时秘书人员在入口久发给每位与会者 3在会场上发放有些文件秘书人员在会场上按坐位顺序依次发给与会者 4在座位上摆放一般性文件可以在与会人员进入会场之前将文件摆入在与会人员座位上供与会者收阅 思考 检查会议筹备情况时主要检查什么内容 答案 1会议准备是否充分会期规模与会人员名额 2会议期间能否排除各种干扰手机 3环境条件与用品准备 4文件材料准备 5会场布置情况 6会议安保工作设备线路消防防盗设施入场人员身份等 7其他 见会议检查表EXCEL 会议检查表 思考 用什么方法才能快速便捷地进行会场检查 听取会议筹备人员的汇报 会前现场检查 思考 会议检查的形式有哪些 第一书面形式 第二口头形式 第三协调会形式 1会议应急方案的内容包括 1 会议举行过程中可能出现的问题人员场地设备资料安保行为 2 出现问题时负责解决的会议工作人员 2会议应急方案的作用 1 会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备未雨绸缪 2 应急方案可以有效的地缓解危机提高会议管理的效率比如关键人员不能到会如何处理住宿的预订不够如何解决网络系统出现故障如何等 3 使会议工作人员能够统一步调当问题出现时能够有回旋余地 3会议应急方案特点 1有的放矢2预防为主3留有余地 4会议应急方案实施的原则 1思想上充分重视2在人财物方面要措施到位3在实施的过程中要坚持定期检查 5处理会议突发事件的方法 1处理人员问题2处理场地问题3处理设备问题4处理资料问题5处理健康与安全问题6处理行为问题 会后需落实哪些事项 1会议文件资料的收集整理立卷归档 2会议纪要的整理印发 3会议经费的结算 4会议决议事项的检查催办 会议催办方式发文催办电话催办派员催办 主席台有谁坐 主办方负责人贵宾主席团成员 如何坐 请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排 关于会议主席台座次的安排 1主席台必须排座次放名签以便领导同志对号入座避免上台之后互相谦让 2主席台座次排列领导为单数时主要领导居中 2 号领导在 1 号领导左手位置 3 号领导在 1 号领导右手位置领导为偶数时 1 2 号领导同时居中 2 号领导依然在 1 号领导左手位置 3 号领导依然在 1 号领导右手位置 1职务最高者居中然后按先左后右由前至后的顺序依次排列正式代表居中居前列席代表居后居侧 2会议主持人有时需在前排的边座就座但有时可按职务顺序就座 3主席台座次应编成表贴于贵宾室休息室或主席台入口处也可在出席证签到证等证件上标明 4主席台每个座位左侧放置姓名台签 1小型会场内一般情况远门面门的位置为上座 2中大型会议的座次安排 1横排法按参会人员姓氏笔画为序从左至右排列而坐正式代表居前列席代表居后 2竖排法按既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次正式代表居前职务高者居前列席成员职位低者居后 3左后排列法 在大中型会议中为了提高会议效率便于与会者顺利找到自己座位可对会场分片划区 1根据会场整体布局分出ABCD等区域 2按照场内座位排号分区每个单位各占几排 3正式代表居前列席代表居后 4会议中受表彰领奖的人员标出专门区域 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 会议台形的布置－中小形会议座次 根据会议的类型安排选择会议的台形 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 胡锦涛江泽民吴邦国温家宝贾庆林曾庆红吴官正李长春罗干等出席开幕会 思考 秘书理论研讨会需要制发哪些会议证件 会议正式证件 旁听证 会议工作证件 代表证 出席证 列席证 来宾证 工作证 记者证 出入证 会议证件 方法要求 制发会议证件的方法和要求 1内容上会议名称与会者姓名称呼身份职务职称组织者名称 2重要的大型会议要大证件上贴本人相片并加盖印章 3在会议的接待区向与会人员发放并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片 思考 以秘书理论研讨会为例思考一下会前需要准备哪些用品 会议信息的分类 会议信息的分类 1与会者信息与会者基本情况与会者背景与会者抵返时间 2会议指导宣传性信息方针政策法规会议纪要公报简报配合会议宣传的广告宣传片招贴画等 3会议议题性信息需要列入会议议程进行讨论研究并解决的问题 4会议主题内容信息会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息开幕词闭幕词讲话稿专题报告等 5记录性结果性文件信息会议记录决议决定公报合同备忘录声明宣言等 4会议信息的传递 会议信息的分类 6会议的程序性文件信息规范会议成员的行为保障会议顺利进行而形成的文件议事规则会议时间安排表选举程序等 7会议交流性文件信息主要表成于总结性交流性研讨性会议事迹报告学术论文经验介绍 8会议参考性信息围绕会议议题和议程所收集的背景资料调查报告可行性分析报告统计报表技术图纸典型材料等 9会议管理性信息对会议活动进行有效管理的文件信息会议通知会议须知出席证作息安排保密规定票证签到簿 项 目 内 容 会议用品 桌椅黑板荧屏暗幕电子布告板麦克风扩音器等 视听机器 录音机录像机放映机幻灯片投影机电脑及配套设备等 文具及其他用品 粉笔彩色笔订书机纸纸夹文件夹透明胶带图钉笔记用具录音带电脑软盘指示棒姓名牌烟灰缸等投票箱仪仗队鲜花 主讲符海玲 复习列举会议无效的原因 选择要素 1 会议目的 2 会议机构 5 会议文件材料 6 会议设备工具 7 会议的组织者 8 会议日程 1会议筹备方案的主要内容框架 1确定会议的主题与议题 2确定会议的名称 3确定会议和议程 4确定会议的时间性和地点 5确定会议所需设备和工具要满足会议的需要 6确定会议文件的范围并做好文件的印制或复制工作7确定会议与会代表的组成8确定会议经费预算9确定会议住宿和餐饮安排10确定会议的筹备机构大型会议需要确定筹备机构与人员分工 2会议筹备方案的作用 1确保会议的周密组织2确保会议服务质量和沟通协调到位3确保会议领导的意图得以贯彻执行 1会议议题就是会议讨论的问题它反映的是会议的目的主题任务以及为了完成任务而采取的措施 2安排会议议题的原则 必要性原则可行性原则明确性原则适量性原则 3会议议题的作用 A体现会议目标为会议目标服务 B引导和制约会议的发言 注意 事项 1为了确保会议的高效秘书人员务必在会议召开前知会参会人员以准备意见 2党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别 3临时提出的一般议题不宜仓促安排以保证质量 4可准备些后备议题以便在会议进展顺利时间充裕的情况下提供会议讨论 5秘书不能擅自确定议题必须事先报请领导审批 知识点 1领导确定议题临时性会议必须先有议题再开会定期会议可按原订计划进行如有增设的议题须经知会领导 2会议秘书人员事前收集议题向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题然后加以安排并报请领导确定 3按照规定经过必要的程序性步骤由会议确定 4会议需研究的问题很多秘书应根据具体情况分轻重缓急将收集到的议题进行筛选加以修 改讨论报请领导审查后按周月或季度统筹安排 会议议程是对已确定的议题列出先后顺序也就是对会议所要通过的文件所要解决的问题的概略安排并冠以序号清晰地表达出来会议主持人要根据议程主持会议 1按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2宣布议程 3说明一些此次会议事务性的内容点名报告缺席情况宣读或修正上次会议记录 4尽量将同类性质的问题排列在一起 5保密性较强的议题一般放在后面 1会议议程的编制应在前议程一旦确定就不能变更 2议程表制出后必须经主管领导审核才实施 3提前分发会议议题以便与会者及时准备 注 意 事 项 议程表设计注意事项 海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行 1销售二部经理的人选 2东部地区销售活动的总结 3上次会议记录 4销售一部关于内部沟通问题的发言 5下季度销售目标 6公司销售人员的招聘和重组 1请找出以上议程表的错误所在 2重新设计这次的会议议程表 海天公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点 在公司总部第一会议室举行 1宣布议程 2说明有关人员的缺席情况 3宣读并通过上次会议的记录 4东部地区销售活动的总结 5销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6公司销售人员的招聘和重组 7销售二部的经理人选 8下季度销售目标 会议日程根据议程逐日做出的具体安排是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据 会议日程表一般采用简短文字或表格形式将会议时间分别固定在每天上午下午晚上三个单元里将会议的议题具体化 日程表一般包括以下6项 时间会议内容活动方式地点主持人参加人 1会议日程在时间地点人员等问题上如遇到变化可适当调整 2日程表的内容必须与议程表吻合 3同议程表一样日程表制出后必须经主管领导审核批准后才实施 日程表编制注意事项 一般来说较大规模的会议应建立会议组织机构具有法定程序的重要会议在会议正式开始之前建立会议筹备组我们亦称之为会议秘书处会议组织机构一般设以下子机构 1资

第二篇：浅谈怎样打好“前站”

浅谈怎样打好“前站”

作者/张吉酷

打“前站”是一项后勤保障工作，是企业或政府在举行大型活动或采取重要举措之前，安排少数人到相关地区或领域进行摸查、调研、后勤安排等工作。就像行军先锋、改革试点一样，打“前站”是获取第一手资料最直接、最重要的方法。将“前站”打好，才能设计出紧凑、适用的活动方案，既能避免错误和意外的发生，也有利于活动效果的充分发挥，起到趋利避害、抛砖引玉的作用，是活动顺利进行的重要保障。

打“前站”是一项紧张、严肃的工作。既要做好协调，获取相关方面的充分支持，也要在陌生的环境和繁杂的信息中，把握主脉主线，获取全面准确的资料，做好完善细致的安排。打“前站”不能引起对方的抵触，更不能因为粗心大意、疏忽遗漏，使方案设计不完善，导致整个活动失败。这就要求我们在工作中遵循以下三项原则：一是目标明确。要领悟上级意图，明白举行活动的目的是什么，是为了学习考察、交流感情、休闲旅游、业务洽谈还是为了汇报工作。同时也要明白，打“前站”的目的是什么，是为了做好后勤安排、情况调查、试探对方态度还是为了事前交流意见。最后，要通过深入接触，了解相关方面对此次活动的看法和要求。只有将这三点贯穿于整个过程中，才能保证有头绪、有效率、不偏航，二是功课做足。搜集相关地区或企业的资料，充分调查研究，明晰各方面之间的内部联系。大部队的行程、路线、人数、人员级别以及接待方的人数、人员级别、接待方式、措施、地点等都要了然于胸。要对照以前举行类似活动的方案，提前在脑中形成初步规划，明确要了解的问题和需要对方协调解决的问题，做到“手中有粮，心中不慌”。三是交流充分。交流是最重要的一环，要开诚布公地将我方举行此次活动的目的，我方人员、时间、路线和需要对方帮助的事项说清楚、说明白。在尽量为对方考虑的前提下，争取更多的帮助。询问在当地举行类似活动时发生的问题和解决的方法，在交流中学习。要通过全面、深入的沟通，保证工作的成功。

打“前站”是一项注重细节的工作。“失之毫厘，谬以千里”，一个细节的失误往往会影响整个活动。比如，在领导的讲话稿中，写错一个关键数字，会产生对全局的误解；在车队行进过程中，因为交通堵塞而影响整个行程。要切实将活动全程预演一遍，一丝不苟地进行全程梳理，从中发现问题、总结经验、做好预案，提高活动开展的稳妥性和灵活性，确保万无一失。应该重点注意以下细节。一要注意衔接到位。从车队行程的长短、路上红绿灯的多少、道路拥挤程度、有无因天气影响封路的可能，以及看完每个项目、每个景点、谈完每项业务所用的时间都应计算在内。要与相关方面合作，设计好行程路线，确保省时省力，在时间衔接上无闪失。二要考虑特殊因素。例如，某些道路限高或者路面坡度太大，大客车无法通行，要换成中客车；某些方面工程难度较大，洽谈比较困难，必须注意；参加活动的一些老同志身体不好，需要特殊照顾等都要考虑在内。三要注重方式灵活。灵活的方式方法，可以起到“催化剂”的作用。比如在活动过程中，可以采取让参加的主要人员一起就餐，一起参加娱乐活动；在行路过程中，可以运用导播车的方式进行解说；部分参加人员可以互换车辆，加强交流。要根据当地实际，制定切实可行、灵活多变的活动方式，营造和谐愉快的氛围，达到令人满意的效果。四要做好资源调配。要注意资源的合理调配，尽量节省开支，用最少的钱办最好的事。例如住宿方面，酒店的选择、餐饮的安排，既要符合参与者的身份，也要考虑个人习俗和口味，还要考虑价格因素。要积极与酒店协调，要求酒店提供诸如叫醒服务、天气预报服务、电视节目点播等细节服务。做好菜品的调整，努力做到价位适中、口味适合、颇具特色，使参与人员满意。五要注意资料的索取。一定要向相关方面索要准确、详细的材料，以备撰写讲话稿、新闻稿和汇报稿之用。最后，要及时将自己的所见所闻所感进行总结，写成汇报材料，并形成初步方案和合理化建议提交上级审查，根据上级的要求和指正，查漏补缺，形成完美的执行方案。

（作者单位：中国共产党莱西市委办公室）

第三篇：秘书会议管理内容

秘书会议管理内容

一、会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员会

（2）分成筹备小组

（3）形成筹备方案

（4）领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

（1）开会检查的程序

1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

3）召开协调会并在会上现场解决问题

4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

（2）现场检查的程序

1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 2）制作检查单，以便记录和汇总

3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文件审核工作程序

内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审

（2）主观秘书进行初审

（3）如内容涉及部门较多，要进行会审

（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况

（2）提前准备应对的备选方案

（3）讨论会议紧急情况

（4）确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程

（2）准时宣布开会

（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件的程序

（1）向领导报告

（2）启动会议应急方案

（3）实施应急方案

（4）必要时向公共应急机构请求支援

（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

7、会议总结工作程序

内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿

（2）向领导报告会议结论

（3）总结定稿

（4）印发

（5）归档

（6）组织全体工作人员进行总结

二、事务管理

1、礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案

（2）提前通知有关各方

（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）确定迎候人员

（2）准备迎宾的物品

（3）见面讲究礼节

（4）送行前的拜访

（5）安排送行仪式

3、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。

（1）约定

（2）通知对方有关事项

（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排

（4）迎接客人

（5）会见、会谈

（6）送别客人

4、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变

3）到别人家赴宴需要带礼物

4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

5）要准时赴宴

（2）西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

（3）入席、退席礼节

1）客人要在主人的带领下顺序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4）餐具的使用方法与席间礼节

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃鸡、虾、鱼的方法

3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中

4）吃意大利面条的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8）进餐速度应该与大家一致

9）谈话声音一定要轻

（5）西餐的饮酒礼仪

1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

5、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复

（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗

6、不同办公模式的特点

（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。

（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工

（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。

（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。

（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程序

（1）深入调查现有办公模式所面临的问题

（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式

（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度

（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式

（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失

8、设计办公室的工作程序

（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

（2）设计平面图

（3）选择办公家具、设施和装饰

（4）采光、温度和通风

9、改进办公事务工作程序

（1）定义一个需要加以分析和改进的流程

（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价

（3）寻找所存在问题和差距的原因

（4）根据以上分析提出可行的改进方案

（5）实施改进方案

10、改进办公事务的流程

（1）确定问题

（2）分析有关资料

（3）确定造成问题的可能的原因

（4）提出可能的解决方案

11、突发事件的预防措施

发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急情况处理程序

（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训

（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名

（4）实行紧急情况模拟演练

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责

（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（7）保证定期检查和更新设备

12、突发事件的应对措施

（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序

（2）用这些程序培训所有人员

（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序

（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序

（5）明确员工在紧急情况下的职责

（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员

（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（8）保证定期检查和更新设备

13、处理突发事件的流程

（1）及早发现，马上报告，并保护好现场

（2）查找问题的原因

（3）成立临时指挥中心

（4）控制源头，釜底抽薪

（5）召开新闻发布会

14、上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

（1）上司向有关督查人员授权转承催办

（2）很大一部分转交各有关人员具体承办

（3）有些又上司指导督查人员亲自承办

（4）转交办的事项要及时催办

（5）督办人员要对转交办事项深入的检查

（6）上司交办事项办理完毕

（7）办结回告

（8）对办结回告进行审查评估

（9）立卷和归档

15、制定工作计划的方法

（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务

（2）区别重要的任务和紧急的任务

（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序

（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息

（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求

（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人

（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表

（8）确保计划顺利实施

（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理

16、制定工作计划的程序

（1）估量机会

（2）确定计划工作的目标

（3）确定计划工作的前提条件

（4）拟订可供选择的行动方案

（5）评价各种备选方案

（6）选择方案

（7）拟订分计划

（8）编制预算

17、制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定

（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定

（2）时间期限适宜标准

（3）确定同一任务的不同承办周期

（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期

18、办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体系

（2）制定目标

（3）组织实施

（4）检查和评估

19、办公用品与设备的采购程序

（1）提出购买申请

（2）审批，落实经费

（3）招标，选择供应商

（4）签订供货合同

（5）货物入库

（6）支付货款

20、制定采购预算方案程序

（1）确定预算的核算基数

（2）进行市场调研

（3）确定采购产品的种类及型号价格

（4）编写预算方案

（5）征求意见，完善方案

21、办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。

（1）了解本单位所有办公资源的基本情况

（2）对本单位所有办公资源进行分类管理

（3）对办公资源建档，记录应用情况

（4）定期进行数据分析

22、信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

（1）剪报

（2）索引

（3）目录编制

（4）文摘

（5）信息资料册

（6）简讯

（7）调查报告

23、信息开发的程序

（1）确定主题

（2）分析信息材料

（3）选择信息开发方法

（4）选择开发信息的形式

（5）形成信息产品

24、信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

（1）熟悉信息的内容

（2）确定利用需求

（3）确定信息利用服务的途径

（4）获取信息

（5）提供信息

25、信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。

（1）明确目标

（2）选择信息反馈的方法

（3）获取反馈信息

（4）加工分析反馈信息

（5）传递反馈信息

（6）利用反馈信息

三、文书处理与拟写

1、文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

（1）明确审核范围

（2）确定是否需要行文

（3）审核文书内容

（4）检查文字表达

（5）检查文件体式

（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备

2、档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（1）熟悉库藏

（2）分析利用需求

（3）选择档案利用方式

（4）获取档案

（5）提供档案

3、电子档案管理的工作程序

在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（1）电子档案的收集积累

（2）电子档案的归档

（3）电子档案的保管

（4）电子档案的利用

4、文书拟写

通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告

第四篇：浅析秘书的会议管理

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【摘要】 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。

【关键词】 秘书

会议管理

沟通协调

效率

对策

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。

一 会议管理和秘书工作内容

（一）秘书工作内容

秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。

（二）会议管理主要工作内容

无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。

会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。1.对内会议

对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。（1）会前准备

秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。

秘书做常规会务，首先要明确领带开会的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会议日期。作为对内会议，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。

秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。

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因为会上要讨论的问题不止一个，科学地统筹安排会议议程是秘书办会的重要原则。在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，在进行全体人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议议程也容易紧凑地控制。

做好以上准备工作，秘书就该通知相关人员按时参加会议了。会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和会议通知。秘书在通知开会时是书面和口头并用，以保证能面面俱到。

会场是在发放会议通知之前就定下的。内部会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。（2）会间服务

与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清那个缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人集中精力做好会议记录

会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要实现准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。

内部会议上，一般会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好随时接听打进来的电话，根据需要进行处理。（3）会后工作

会议结束后，秘书的善后和落实工作也相当重要。及时清理会议室，使一切复原，一遍其他会议正常进行，并下发会议文件，对会上布置的工作做好催办。最后做好档案的整理、归档

秘书在会议管理工作中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的一件，明确要求的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等

2.对外会议

与对内会以不同，对外会议的规模更大，参会人员大多为外来人员，会议开展的是否顺利对企业的影响力也非同一般。作为秘书人员，对外会议的会议管理要更为严谨。

（1）会前准备 1.1拟订会议议程、日程，提供会议地点的备选方案

外部会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。保密性较强的议题，一般放在后面。

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会场的大小应与会议规模相符，场地要有良好的设备配置，交通便利，应考虑有无停车场所，场地租借的成本必须合理。实地考察会议地点，会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

1.2布置会场和安排座次，发布会议信息

对外会议无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。发布会议信息前要进行报审，要对媒体进行选择。一面给企业带来不利影响。

1.3安排会议食宿，邀请会议嘉宾

秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准，提倡实行自助餐制和分餐制，做好饮水、饮料的供应。

如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近，预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场，发出正式邀请函，提前了解嘉宾各自的背景，嘉宾人数不宜过多。在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

1.4准备会议资料、会议用品，安排会议礼仪服务，再次检查会议常用视听设备是否正常。

（2）会中服务

1.1安排会议值班

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。明确值班工作任务在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。1.2接待采访会议的新闻媒体

由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

1.3做好会议的记录工作和简报工作

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。正文。首部+主体+结尾。尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。做好会议的简报工作

会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要

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反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。1.4反馈会议信息

反馈会前信息、会中信息以及会后传达落实的情况。（3）会后工作

编写会议纪要,做好会后督促工作。

会议纪要要求实事求是，忠于会议实际，内容要集中概括，要有条理，印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。

二 会议管理工作中出现的主要问题及原因解析

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。

（一）会议管理工作中出现的主要问题

1.会荒或会海

常年不开会，某些人对会议的作用不够了解，不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段。但过多开会、过滥开会，就是一种“病态组织的表现”；

2.拖沓

会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。秘书会前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；

3.议题繁多，重复会议

会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案；

4.地点安排不当

有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。

5.会前、会下不沟通

会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆没有共同言语。有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；

6.会议纪律乱

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不到、迟到、早退，秘书会前签到制度没有落到实处。

7.议而不决，决而不议，决而不行，行而不果

秘书的会后督促工作没有做好。开会只是走形式。

（二）会议出现问题，导致效果不佳的原因

出现这些问题，通常由以下5种原因造成。在这5种原因中，有种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

1.会议时间

会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

2.会议地点

会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

3.开会对象

必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

4.主持人的技能

会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5.会议的准备工作

开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。

三 会议管理工作对策思考

知道了会议管理工作中可能出问题的地方，秘书就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，必须在会前、会中、会后各方面都要注意。

（一）会前准备

1.会议要规划

根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。

2.准备要充分

要想会议高效，会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议

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程、时间表等最好都在会议通知中必须提前一定时间告知好让相关人员准备，会议方程在会议前再打印给到相关人员以便大家遵守。

3.主题要集中

一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。

(二)会中服务.流程要合理

会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导尽量最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法，或者只是随声附和；三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策，而且不同部门、人员由于学习、工作经历和岗位职责不同，所关注的重点通常也会有所不同，充分交流有利于优势互补；五是重大决策最好刻意安排反面意见，会议决策怕的是一面倒，如果确定要做也要经得起考验，想出各种应对风险的措施尽量减少损失，“两益相权取其重，两害相权取其轻”，如果明确能承受最大的损失和最坏的结果，这样决策了也不会轻易摇摆；六是该议的时候要议，该决的的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论，要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。

2.时间要紧凑

要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，且最好提前准备好茶水、甜点和水果等，否则开会时间开长了，大脑转得慢了注意力也不容易集中。

3.决议要及时

会议的记录一定要完整、规范、完整，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水帐记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议一定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等，要简单、明了。会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认以有人推脱。为了要及时贯彻会议精神，要及时发放会议决议：一可增强会议时效性，发挥会议的作用；二可乘热打铁，取得事半功倍的效果；三可提高会议的效益，增强执行力；四可明确责任，并通知到相关部门。

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4.手段要先进

会前充分准备，多应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，不要整版的文字而应图表结合(如果基础较弱对这一块最好组织专门如何准备和汇报PPT的培训，并事先做一些参考模板)。另外，能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技，可大幅节省交通、住宿等费用和往返的时间成本，大大提高沟通的效率，其投入产出比是非常合算的，尤其是金融危机的情况下多地点办公、全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。(三)会后督促

1.执行要检查

会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，秘书需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的执行力来持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

2.结果要奖惩

对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩从而改变行为甚至习惯。

参考文献

[1]楼宇生 《通用秘书学》 同济大学出版社, 1991• [2]王道荣 《秘书之友》 《秘书之友》编辑部, 1995• [3]袁维国 《秘书学》 高等教育出版社, 1991• [3]杨剑宇 《中国秘书史》 武汉大学出版社，2009-04

第五篇：“九段秘书”组织会议注意事项

“九段秘书”组织会议

一段：发通知。用邮件或在黑板上发会议通知，并准备好相关会议用品，并参加会议。

二段：抓落实。通知发了后，再打一通电话确认。

三段：重检查。发通知，落实到人后，在开会当天提前半小时再提醒参会人。对临时有事无法参加的人，立即汇报上级，保证上级提前知道。

四段：勤准备。前面的做好后，在开会前，提前测试可能用到的会议设备是否正常。并提前在会议室前铁上小条，告知会议室在什么时间段已被占用。

五段：细准备。前面的都做好的同时，了解会议主题，并提前将相关主题准备好，发给参会者做参考。

六段：做记录。前面的做好的同时，在会议中做好详细的会议记录。七段：定责任。整理好记录并发给相关人员。将会议纪要中的各项任务，一对一落实到相关负责人，再经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人，一人一份。

八段：追结果。下发记录，一对一落实，每天或每周定期跟踪各项任务执行情况，并随时汇报给领导。

九段：做流程。将上述过程做成标准流程，让每一个秘书都能根据这个流程吧会议组织好。