秘书四级考试——会议管理部分

第一篇：秘书四级考试——会议管理部分

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。

会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。考试大收集整理。会前筹备

一、拟订会议议程、日程

（一）会议议程和会议日程的内容及作用

1、会议议程的内容

会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议日程的内容

会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3、会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（二）会议议程的制定程序

1、明确目标和参加者

2、安排各议程事项的时间

3、确定每一项议程

4、决定会议讨论形式

（三）会议日程的编制方法

1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

5、保密性较强的议题，一般放在后面。

二、提供会议地点的备选方案

（一）会议地点选择的要求

1、交通便利。

2、会场的大小应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界干扰。

5、选择会议地点应考虑有无停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（二）会议场地选择的工作程序

1、会议的目的与形态

2、实质上的需要、与会者的期望

3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理

5、签订书面合同

（三）实地考察会议地点的注意事项

1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。

3、不要出于个人原因再次参观酒店。

4、不要带家属同行参观。

5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。

6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

三、布置会场和安排座次

（一）会场整体布局安排

1、会场整体布局的要求

（1）庄重、美观、舒适。

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。

（4）小型会场要注意集中和方便。

2、会场整体布局的类型

（1）较大型会场的座次安排。

（2）中小型会议的座次安排。

3、会场整体布局安排的工作程序

（1）确定会场形式。

（2）合理摆放桌椅。

（3）布置附属性设备

(二)主席台的座次和场内座次安排

1、主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2、主席台的座次和场内座次安排

（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：

1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

（2）安排场内其他人员的座次

1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

四、发布会议信息

（一）会议信息的内容和类型

1、会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

2、会议的类型

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）发布会议信息的工作程序

1、传递会议通知信息

2、分发传递会议文件

3、沟通传递会议有关情况

（三）注意事项

1、发布会议信息前要进行报审

2、要对媒体进行选择

五、安排会议食宿

（一）会议餐饮的常识和工作程序

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。

（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。

（6）事先要准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

（8）做好饮水、饮料的供应。

3、会议餐饮的类型和标准

（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。

（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

（二）会议住宿的常识和工作程序

1、会议住宿的常识

（1）要提前编制住房方案。

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（4）有时还要按地区集中，统筹安排。

（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2、安排会议住宿

（1）安排方式的选择。

（2）预定会议住宿的程序。

（3）确定会议住宿的程序。

3、会议房间的分配

（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

六、邀请会议嘉宾

（一）、会议嘉宾的类型和要求

1、会议嘉宾的类型

（1）组织方的上级领导和政府官员。

（2）企业的重要客户和各种利益相关方。

（3）社会名流和电影明星。

（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。

2、嘉宾邀请的要求

（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。

（2）要发出正式邀请函。

（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。

（6）嘉宾人数不宜过多。

（二）邀请会议嘉宾的工作程序

（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。

（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

七、准备会议资料、会议用品

（一）会议资料的类型和准备

1、会议资料的类型

（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2、会议资料的准备

（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

（二）会议用品的类型和准备

1、会议用品的类型

（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。

2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

2、准备会议用品

（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

（2）检查好灯光、扩音设备。

（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

（5）在每人座位前摆放纸笔。

（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

八、安排会议礼仪服务

（一）会议礼仪的种类

1、会议的通用礼仪

（1）会议文书礼仪。

（2）迎送礼仪。

（3）参会礼仪。

（4）服务礼仪。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

（二）安排会议礼仪服务的工作程序

1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。

（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。

2、分解工作程序

3、培训会议礼仪服务人员

（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。

（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。

（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。

4、准备服装用具

（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。

（2）迎接一般的与会者不需要献花。

5、礼仪执行

（1）接待礼仪及程序。

（2）引领。

（3）乘车的座次安排。

九、检查会议常用视听设备是否正常

（一）会议常用视听设备的选用

音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。

常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大

（二）检查会议常用视听设备的工作程序

1、确定工作人员的职责。

2、预演和检查会场视听设备。

会中服务

一、安排会议值班

（一）会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容

（1）值班电话记录。

（2）值班接待记录。

（3）值班日记。

（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

（二）安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息处理制度。

（2）岗位责任制度。

（3）交接班制度。

2、明确值班工作任务

（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。

（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

（8）必要时，应建立主管领导带班制度。

3、编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。

（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。

（5）用简明的文字表明值班的工作内容。

（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

（一）相关知识

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则

（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。

（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的工作内容

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。

（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

（二）工作程序

1、媒体人员登记

2、为媒体人员提供简单的会议材料

3、安排拍照和新闻发布会等传统活动

4、安排媒体沟通会

（三）妥善处理新闻媒体的负面报道

（1）快速作出反应。

（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。

（3）让负责人出面。

（4）对未知的事实不要推测。

（5）不要隐瞒事实真相。

（6）为媒体采访敞开大门。

（7）统一口径，用同一个声音说话。

（8）频繁沟通。

三、做好会议的记录工作和简报工作

（一）做好会议的记录工作

1、会议记录的内容

（1）会议描述。

（2）与会者姓名。

（3）缺席者请假条。

（4）宣读上次会议记录。

（5）有会议记录中产生的问题。

（6）通讯记录。

（7）一般事务。

（8）其他事务。

（9）下次会议日期。

（10）主席签名。

2、会议记录的要求

（1）速度要求。

（2）真实性要求。

1）准确

2）清楚

3）突出重点

（3）资料性要求。

3、会议记录的工作程序

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

（2）正文。首部+主体+结尾。

（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（二）做好会议的简报工作 来源于考试大

1、会议简报的内容

会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求

（1）真实准确。

（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。

（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序

（1）会议简报的内容。

（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类

（一）会议信息的分类

1、按照会议信息的作用划分

（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。

（3）会议议题性信息。

（4）会议主题内容信息。

（5）记录性、结果性文件信息。

（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。

（8）会议参考性信息。

（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分

（1）保密性会议信息。

（2）内部性会议信息。

（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分

（1）会议讲话信息。

（2）会议书面信息。

（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求

1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。

（1）责任到人。

（2）履行登记。

（3）严格保密。

（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序

1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。

（1）召集开会。

（2）提供书面材料。

（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。

（5）个别催退。

（6）按清退目录收集。

（7）限时交退。

五、反馈会议信息

（一）反馈会议信息的内容和要求

1、反馈会议信息的内容

（1）反馈会前信息。

（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求

（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。

（2）会议信息反馈的目的要明确。

（3）充分重视会议的反馈信息沟通。

（二）反馈会议信息的工作程序

1、布置会议信息收集工作。

2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。

3、建立定期的会议信息反馈制度。

4、做好会议信息的反馈汇报工作。

5、抓好会议反馈信息的落实工作。

会后落实

一、会议文件资料收集的要求

（一）收集会议文件资料的要求和内容

1、收集会议文件资料的要求

（1）确定会议文件资料的收集范围。

（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料

（1）会前准备并分发的文件。

（2）会议期间产生的文件。

（3）会后产生的文件。

（二）会议文件的立卷归档

1、会议文件立卷归档的意义

（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。

（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。

（1）会议文件立卷归档范围

（2）会议文件立卷归档分工。

3、会议文件立卷的基本原则和方法

（1）会议文件立卷的基本原则。

（2）会议文件立卷方法。

4、会议文件立卷工作程序。

（1）大中型会议文件立卷

（2）日常工作会议文件资料立卷。

（三）会议文件资料收集整理的工作程序

将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。

二、会议纪要的内容和要求

（一）会议纪要的种类

（1）办公关于纪要。

（2）工作会议纪要。

（3）协调会议纪要。

（4）研讨会议纪要。

（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。

（2）对会议精神的阐发。

（三）会议纪要的要求

1、会议纪要的拟写要求

（1）实事求是，忠于会议实际。

（2）内容要集中概括。

（3）要有条理。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存

3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发

（1）确定印发范围。

（2）确认接收者。

（3）签发会议执行。

（四）工作程序

完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。

三、会议经费结算的方法

（一）会议经费结算的方法和要求

1、会议的收费与付费方法

（1）收款的方法与时机。

（2）付款的方法和时间表。

2、会议付费的要求

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

（二）会议经费结算的工作程序

通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。

（三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理

（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。

（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

四、跟踪反馈落实会议精神

（一）会议决定事项的传达

1、会议传达决定事项的要求

（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。

（2）传达会议决定事项必须及时。

（3）传达会议决定事项必须到位。

2、会议传达落实的作用

（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。

（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。

（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。

3、传达落实会议决策的具体实施

（1）传达动员。

（2）分解任务。

（3）互相沟通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）会议决定事项反馈

（1）反馈的原则。

（2）反馈的重点。

（2）综合反馈。

（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序

会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。

（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项

（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。

（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。

第二篇：秘书四级资料——办公室管理部分

办公室事务与管理

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法；做好信息的保密工作；能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理；办公设备和办公用品的发放和管理；编制时间表的方法；管理领导和自己的工作日志；熟悉文书形成与处理的基本程序。

二、重点提示

1．对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境

(1)安全检查的方法

1)确定检查周期。

2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。

3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。

4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。

(2)健康、安全的办公环境的基本要求

1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。

2)办公室空间适当、噪声要低。

3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

4)设置相应的消防设施和设备。

5)饮用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口头信息的安全保密工作

1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

4)按会议要求传达会议信息。

(2)纸面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。

(3)电子信息的安全保密工作

1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。

2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。

3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。

3．安排值班工作，编制值班表

(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。

(2)值班表包括的内容

1)列出值班时间期限和具体值班时间。

2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。

(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用现金的管理

办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。

(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。

(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。

(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。

(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。

(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。

5．商务费用报销

(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。

(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。

(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。

6．公文形成的过程

交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。

7．公文处理的基本程序

签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档→销毁。

8．文书立卷、归档及销毁

(1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷目录》一编写归档号。

(3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。

(4)公文销毁

1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。

2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。

3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。

9．印章及介绍信的管理

(1)印章的管理

1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。

2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。

(2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

10．办公设备和办公用品的进货与保管

(1)办公设备和办公用品的接收程序

1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。

2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余额。

3)按规定存放好物品，确定物品发放人。

(2)库存保管的措施

1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。

3)新物品置于旧物品的下面或后面；体积大、分量重的放置在最下面；体积小和常用的物品放在较大物品的前面。

4)储藏间要有良好的通风和照明。

11．办公设备和办公用品的库存记录

(1)库存控制卡的内容：项目；单位；库存参考号；日期；最大库存量；再定货量；最小库存量；接收(进货卡)；发放(出货卡)；余额(库存卡)。

(2)库存记录的目的1)资金不被不必要的库存占用。

2)空间不被用来储存不必要的货物。

3)监督个人和部门对物品的使用。

4)保持充足的库存。

5)监督偷窃和破坏造成的损失。

6)可利用准确的库存进行估价。

12．编制时间表的方法

(1)时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。

(2)编制时间表的方法

1)根据需求确定编制时间的周期。

2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如活动之间有矛盾应及时调整。

3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明的文字将信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出，同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。

2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。

(2)工作日志填写的主要内容

1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、活动情况、接待的来访者；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况；上司的个人安排；上司的私人信息。

2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中应做的工作、活动。

(3)秘书在管理工作日志时应注意的问题

1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔。

2)进行项目的时间调整、变更，应遵循先重急后轻缓的原则。

3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。

4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。

第三篇：秘书考试会议管理(学生资料)

会议管理（中级）复习要点 第一节

会议的涵义

是指有组织有领导地商议事情的集会。会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。工作人员等）会议组织、会议主题等。

第二节

会议组织工作基本程序

会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。

一、会前工作

充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容：

（一）拟订会议计划

（二）制定会议预案 会议预案中应明确下列内容：

1、会议名称

2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想 3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。

（1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。

（2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。

（3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。（4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；

（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人员。这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。

5．会议工作班子及其职责分工。在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。3）组织组，负责与会人员编 组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。4）宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。（5）后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。（6）保卫组，负责重要会议的安全与保密工作。

6、编制会议预算方案

会议的经费预算主要包括以下内容：文件资料费、邮电通信费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支

7．选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数。内容、会场容量等情况综合考虑。8．会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。

（三）准备会议文件

规模较大、内容重要的会议，须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。文件材料不宜过多过长，通常应事先印发到与会者手中，重要文件还要登记和回收。会议文件的发出方法：P23  提前发出（内容重要的，可派专人递送或用传真、特快专递送达）；  签到时发出（尽可能在与会者签到时分发）；

 会中发出（所发文件或资料，若需要收退的，应在文件的右上角写上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）；  现场发出

会议文件资料准备、发放 P32 ①准备要求：提前准备、完整齐备、留有备份。

②发放方法：使用文件袋，编号登记，附清退目录，适时适量，专人发放。

（四）发送会议通知

会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点、开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带的材料和其他要求等内容。

发送会议通知注意事项

①发送的三种方式：传达（口头、电话、告示）、发送（书面，直接送达）、邮寄（普通邮件、电子邮件）。

②会议通知送达应落实（明确发送对象，回复确认，邮寄检查认真)

一些重要的会议通知，有时因组织渠道不畅、传递方式不当，或其他因素的干扰，使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复电子邮件确认等方式检查通知发送是否落实。

如果是书面会议通知，则地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要漏装、错装或漏寄，通知的信封应醒目标出“会议通知”字样。

③会议通知的组成：通知文本、附件材料（议程、日程、入场券、座次表、交通路线等）、会议回执。

④会议通知的几种格式

（五）布置会场

大多数企业、单位都有自己的内部会议室，这就减少了租用外部场地和设施的费用。内部会议室多适合内部会议和活动。会场的整体格局要根据会议的性质和形式，努力创造出和谐的会议气氛。

1、大中型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用大小方形、半圆形的形式，以突出主持人和发言人。

2、大中型会场可采用方拱形、半月形、椭圆形、回子形、T字形和圆形等形式。这些形式可以使人员坐得比较紧凑，便于辩论与发言。注意：①提前安排落实（布置、检查）； ②调配使用得当；

③按照会议议程调整到位。

（六）排列座次

座次包括主席台座次和其他与会者座次。

主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则交叉排列

主席台的座次安排：

（1）按职务的高低和选举的结果安排。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。（2）会议主持人的座位。为了工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

（3）应事先将主席台座次的编排编制成表，经审核后张贴或在证件上标明（4）放置姓名台签

（七）编组

编组的方法有按地区编组、按专业编组、按职务职称层次编组等。

（八）制发名册和证件

（九）编制会议手册

（十）会前检查

相关知识：

1、会议接站、报到、签到和引领工作 ①统一指挥、提前安排； ②接站标识明显，人员安排到位； ③签到登记、资料准备齐全； ④引领礼仪规范。

2、会议议程与日程

①会议议程是会议议题的细化，会议内容的具体体现，会议内容的系统化（用序号列出）。②会议议程是管理性文件，帮助管理和控制会议进程。③会议日程是会议议程在时间上的具体的安排和分配。

3、会议议程的制定方法 ①按规定要求、习惯顺序安排； ②同类性质问题集中安排； ③重要和保密性强的问题安排在后。

4、会议日程表的设计（时间、地点、人员的安排）①要点和式样（P6—8)②时间安排要适时高效；

③日程安排与会议议程吻合；④主管领导审核后实施。

5、会议议题的作用

（1）准确具体地体现会议目标，为会议目标服务；

（2）引导和制约会议的发言

6、会议议题的审核

P9（1）“一支笔”原则（2）唯一性原则（3）计划原则（4）可行原则

7、选择会议地点（综合考虑各种因素选择，考虑全面、有备无患）①交通便利（远近适当，距离上司和与会者工作地点较近）；

②大小适宜（与会议规模符合）；

③设施齐备（设备、设施以及停车能够满足会议需要）； ④环境良好（适合会议气氛和相应要求）；

⑤经济适用（能够满足统筹节约需要）。

8、布置会场和安排座次 主席台的座次安排

 按职务的高低和选举的结果安排  会议主持人的座位

 应事先将主席台座次的编排编制成表，经审核后张贴或在证件上标明  放置姓名台签 场内其他人员的座次安排

 会场座位布局摆放的形式：P18-19

大小方型、半圆型、方拱型、半月型、椭圆型、圆形、长方形、T字型等

 小型会场内座位的安排  中大型会场内座位的安排

横排法、竖排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签，使与会者顺利入座。（2）在一些表彰、总结类型的会议上，应将被表彰、受奖励对象或其他代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。（3）如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人与主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之，为下座。

9、会议信息的发布

10、安排会议礼仪服务

P18-19

11、检查会议视听设备

二、会中工作

（一）基本工作程序

1、签到

2、接待

3、会议记录

4、编写会议简报

5、会间调度

6、组织选举工作

7、安排会间生活

（二）相关知识

1、会议记录：

①记录准备：笔、纸，录音设施，文件资料，座次表。

②记录内容：会议概况，与会人员，会议过程，签名（主持人、记录人）。

2、会议中的信息沟通

①信息收集：全面收集，掌握一手资料，注重分析提炼，注重实效、反馈。

②对外宣传：处理好媒体关系，内外有别（保密），综合考虑原则（对象、时效、费用），随时收集反馈报道（供领导参考），准备及提供宣传资料。信息传递的方式：

口头、影像、电子系统传递、专人传递

3、会议值班与保密工作

会议值班工作内容：①收集、传递会议信息；②控制、保证会议安全；③及时联络、请示；④安排应急、维修；⑤保证信息畅通；⑥协调交通、后勤服务。会议保密工作：

①重要人员安全保卫；②重要文件保密；③会场驻地保卫；④会议设施用品保卫； ⑤私人贵重物品保卫。

4、接待新闻媒体 P46 基本原则：实事求是、注意保密、信息要审定、全面周到、传递的方式和信息要选择、为领导提供及时的信息、为媒体沟通会提供必须的信息资料

工作内容：A、新闻稿件经审阅后向媒体发送

B、邀请记者驻会随访，发布消息

C、结束时召开记者报告会，回答提问

三、会后工作

（一）基本工作程序

 清理会议文件、离会与送别、撰写会议纪要、会议工作总结

（二）相关知识

1、收集整理会议文件资料

①小型会议：统一收集，个别收集。

②大型会议：统一制发清退目录，与会者和工作人员分别收退。

2、会议资料归档

①收集文件：确定范围，选择渠道，运用不同方法收集； ②整理区分,立卷归档（会议过程中的整套材料）；

③工作要求：责任落实，严格登记，注意保密、严格制度。需要收集的会议文件资料：P69 1）会前准备并分发的文件 2）会议期间的文件 3）会后产生的文件

会议文件立卷的基本原则：

“一会一案”

会议文件立卷的方法：编制案卷目录、以文件的特征立卷 会议文件立卷的工作程序

见P72-74 会议文件立卷的要求：每份文件应保存3份，即一份原稿、两份印稿

3、会议记要

种类：办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要 内容：①会议情况简述

②对会议主要精神的阐发 拟写要求：实事求是、内容集中、条理清楚 注意事项：

⑴绝密级会议纪要只印发与会领导

⑵一般级会议纪要可印发与会人员

⑶有的保密性强的可以发决办通知

决办通知与会议纪要均需标明秘级、进行编号

4、整理会议室

①整理物品、用具；②清理会议文件、遗留物品用品； ③恢复备用状态。

5、安排返程

①安排原则：及早、合理安排；②提前登记订票；③充分尊重意愿；④先难后易地解决；⑤安排提醒送站。

6、会议经费结算

①收款方法：提前通知，确定交款时间，准备票据，特殊情况协商处理。

②付款方式。（P82 表）

会议工作的要求

准备要充分；组织要严密；服务要周到；安全要保证。

7、宴请活动准备

①邀请准备：列出宾客名单，确定宴请规格；

②确定宴请时间，场所；

③制发请柬：制作和发出正式请柬；

④定餐：定好菜单、菜品（根据宴请规格，主宾情况，了解和考虑特殊习惯、要求）。宴请的桌次、座次排定：①事先安排好桌次与座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高远低；

③安排座次：主人上座，主宾在右，（主宾夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人员与客人交叉安排，译员在主宾右侧。

宴请程序和礼仪

①宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。

②宴请礼仪：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夹菜，勿打断谈话，交谈询问话题适宜。

第四篇：秘书四级专业技能部分复习重点

秘书四级考试

专业技能部分

第一部分 会议管理

1、会议议程、日程 1（1）主要内容：会议议程是会议的概略安排，主要包括：开幕式；来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。会议日程是根据议程做出的具体安排。（2）制定会议议程程序：

（a）明确会议目标及与会人员。（b）安排议程时间。议程时间长分为若干短时间会议；重要的事情放在前面；存在重大争议的话题放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）确定每一项议程

a)议程达到的目标 b)与会者准备及贡献 c)时间安排 d)演讲者

e)提前分发议题

（d）决定会议讨论形式

a)典型会议式 b)头脑风暴式 c)团队列名式

（e）决定会议决策方式（3）会议议程编制的注意事项

（a）注意各议程的习惯性顺序和公司对议程有无相关规定（b）在确定会议议程前还需明确会议活动的人员、时间、地点等安排（c）宣布议程，说明会议常务性内容（d）将同类性质的议程安排在一起（e）保密性较强的议题安排在后面

2、会议地点备选方案 1（1）会议地点选择

（a）交通便利

（b）场地大小与会议规模相符（c）有良好配置（d）不受外界干扰（e）应有停车场所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）确定会议目的与形态（b）实质需求与与会者期望

（c）列出需要清单，确定会议场地

a)所在地区情况，是否便利，成本如何 b)会场环境 c)设施情况

（d）负责人核对、确认地点（e）签订书面合同

3、会场布置

（1）整体布局

（a）确定会场形式（b）合理摆放桌椅（c）布置附属设备（2）座次安排

4、传递会议信息

（1）传递会议通知信息。主要包括：会议名称、主办者、会议内容、参加对象、时间与地点等，通知样本需要作为档案保留。（2）分发、传递会议文件（3）沟通传递会议有关情况

（a）会场内外的沟通（b）办好会议简报（c）向领导传递信息（d）发布新闻信息

（4）注意事项：发布会议信息之前要进行报审，要对媒体进行选择。

5、安排会议食宿

（1）餐饮常识要点

（a）经济实惠，吃好不贵（b）统一标准，照顾少数群体（c）事先摆放座位卡

（d）提前通知与会者座位情况（2）会议住宿常识

（a）提前编制住房分配方案（b）适当照顾病老残弱和领导（c）统筹安排所有人员情况（d）有时还要注意集中便于讨论（e）交由领导审核额

6、会议嘉宾邀请 1（1）嘉宾类型。上级领导和政府官员；重要客户和利益相关方；名流；潜在贡献者（2）注意事项

（a）事先与嘉宾取得联系确认是否能够出席（b）正式邀请函（c）邀请不卑不亢

（d）了解嘉宾背景，处理好嘉宾间关系（e）宁可邀请，而不排斥的原则（f）人数不宜过多（3）程序

（a）开会确定邀请嘉宾名单（b）拟订请柬

（c）联络嘉宾，确认参会情况（d）开会之前再次联系，确定接送（4）相关连接

（a）嘉宾的安全保卫。人身安全保卫、私人物品保卫、文件保卫、驻地保卫、设施保卫、车辆保卫。

（b）嘉宾接待。接站工作：安排专人提前20分钟接站；领导到停车处接待；

7、会议值班工作（注意与事务值班相区别）

（1）值班工作的内容

（a）值班电话记录，主要包括：来电时间、单位、姓名、内容等（b）值班接待记录，主要包括：来访人员姓名、单位、事由、联系方法等

（c）值班日记，主要包括：外来的信函、电报、反应情况等进行登记，保证值班工作的连续性。（d）做好信息传递。（2）值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证信息的及时流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息处理制度，对信息进行基本处理的程序；岗位职责制度；交接班制度。（b）明确值班工作任务 搜集资料，传递信息 b)控制人员出入

c)有公司和部门领导联系电话，及时沟通 d)坚守岗位，人不离岗 e)协助服务人员做好工作 f)做好各种协调工作

g)必要时建立领导带班制度（c）编制会议值班表。值班表应报送主管领导审批，之后根据实际情况安排值班。

8、接待新闻媒体

（1）基本原则

（a）新闻实事求是，符合会议内容（b）注意保密，内外有别（c）重要观点须经领导审批（d）主动积极

（e）综合考虑传递方式和内容（f）随时收集外界信息

（g）为媒体沟通会提供必需的资料（2）工作内容

（a）撰写新闻稿，经领导审阅后向媒体发送（b）邀请媒体前来采访（c）召开记者会（3）工作程序

（a）媒体人员登记（b）发放会议材料

（c）安排新闻发布会等传统活动（d）安排媒体沟通会（4）应对媒体负面报道

（a）快速做出反应

（b）聘请专业公司危机公关（c）负责人出面

（d）不要推测未知事实（e）不要隐瞒真相（f）对媒体敞开大门（g）统一口径（h）频繁沟通

9、会议记录 a)（1）会议记录的准备工作。准备好记录的相关设备和物资，提前到达会场，了解会场座次，提前熟悉会议议程（2）会议记录的内容。

（a）标题。会议名称+文种（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一会概况：会议名称，地点，时间，参与人员，主持人等

b)正文，主要包括会议议题、发言人及发言内容、会议决议等 c)结尾，另起行，写明散会时间（c）尾部，主持人签字和记录人签字（3）会议记录的要求

（a）速度

（b）真实。准确、清楚、突出重点（c）资料性。可长期保存。

10、会议资料的收集整理

（1）收集会议文件资料的要求

（a）确定收集范围（b）收集要及时

（c）确定合适的收集渠道（d）严格收集登记程序（e）注意保密（2）需要收集的资料

（a）会前分发的（b）会中产生的（c）会后产生的

（3）会议文件的立档归卷

（a）立档的意义

a)便于查找利用 b)反应工作进程 c)便于保存管理

d)保证秘书工作连续性

11、会议纪要

（1）会议纪要的种类。办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要

（2）会议纪要的内容

（a）会议情况简述

（b）对会议精神的阐发（3）会议纪要的拟写要求

（a）实事求是，忠于会议实际（b）内容集中概括

（c）调理明晰，一目了然

（4）会议纪要工作程序。完善会议记录-起草-确定印发范围-接受者确认-领导签字-打印成文-印制、分发、归档

12、会议成本报销

（1）原则。

（a）遵守制度，严格手续（b）量入为出，收支平衡（c）精打细算，厉行节约

（2）清点费用发票-核实发票-填写报销单，粘贴发票-领导签字-财务报销-结清费用

第二部分 事务管理

1、制定接待计划

（1）确定接待规格

（a）来访者的身份和目的（b）对方与己方的关系（c）突然的变化（d）上一次接待标准（2）接待计划的主要内容

（a）接待规格（b）日程安排（c）经费预算（d）工作人员（3）工作程序

（a）了解掌握背景资料

a)了解来访目的

b)了解来访者基本情况（b）草拟接待计划。需要与来访者一方进行协商，并须经征得上司同意。

a)主要陪同人员 b)住宿 c)宴请 d)会见，会谈地点 e)参观游览地点

（c）与本单位沟通有关情况（d）与来访者沟通（e）报请上司批准（4）注意事项

（a）严格遵守单位规章制度

（b）了解客人饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳（c）注意保密工作

2、团体接待常识

（1）用车礼仪

（a）乘车礼仪

a)若驾驶者为主人，上座为副驾驶，其次依次是后排右座、左座、中座。七座车则为最后一排。

b)驾驶者为司机，上座为后排右座，其他依次。副驾驶位秘书、警卫等人员座位。

（b）乘车次序

a)上车。主宾先上，接待方需给主宾拉开车门，等宾客上车再关上车门，最后上车

b)下车。如果外面有人开门，则应该让主宾先下车；如果没有人开门，则应该秘书先下车给主宾开门。

（2）见面礼仪

（a）主方先做自我介绍，由身份自高向低介绍。（b）主方应主动伸手握手，秘书马上接过客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任务与要求

（a）办理上司交代的事项

a)临时会议通知

b)询问情况并回复领导 c)委托的接待工作 d)转告上司指示

（b）上传下达，沟通内外

（c）认真处理来电来函，只传达不表态。（d）负责接待工作

（e）掌握上司外出活动情况（f）协调处理安全保卫工作（2）值班工作规范（a）坚守值班岗位（b）认真处理事务（c）做好值班记录（d）热情接待来访者（e）加强安全防卫（3）值班实务处理

（a）做好公务接洽

a)公务接洽的职责范围。

b)处理办法。简单事务直接处理，重要事务请示后处理 c)建立健全公务接洽制度。岗位责任制度和登记管理制度（b）汇报情况

a)问明情况，做好记录 b)重要情况，及时汇报 c)谨防假冒，避免失误（c）处置突发事件

a)尽快反应 b)准确了解情况 c)主动做好预测

（4）制作值班表

（a）值班表内容

a)值班日志。记录值班情况和经历 b)值班报告。值班期间重大突发情况 c)来人登记与接待记录 d)电话记录 e)交接班

4、安排上司的差旅事务

（1）制定商务旅行计划

（b）时间、接站安排（c）路线、住宿安排（d）会晤计划

（e）交通工具的选择（f）需要携带的文件（g）其他特别要求

（h）目的地的天气状况

（i）差旅费用、现金、外币、支票等（j）行程安排、会议计划等（2）制作旅程表（a）日期（b）时间（c）地点（d）交通工具（e）具体事项（f）备注

（3）准备上司不同场合的发言稿（4）办理出国手续

5、完成上司临时交办的事项

（1）临时事项的特点

（a）广泛性（b）临时性（c）具体性（d）紧迫性

（2）临时事项的范围

（a）文书工作（b）会务工作（c）信访工作（d）信息工作（e）调研工作（f）督查工作（g）联络工作（h）协调工作（i）接待工作（3）临时事项的原则

（a）积极主动，千方百计

（b）既要符合政策，又要灵活应对（c）件件有着落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)价值性 b)时效性 c)层次性 d)针对性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明确信息收集范围 b)熟悉信息来源

c)选择信息收集方法 d)查找信息（c）注意事项

a)收集各种形态的信息 b)建立通讯联系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息筛选

（a）筛选信息的常用方法

a)留意标题 b)复印、剪裁 c)摘记 d)标记说明（b）筛选的要求

a)要选择对工作具有指导意义、与业务活动密切相关，带有倾向性动向性或突发性的信息，能遇见未来趋势，为决策提供服务的信息。

（c）工作程序

b)看来源 c)看标题 d)看正文 e)决定取舍

（3）信息分类，根据信息内容性质不同的异同、分门别类地组织起来的一种科学方法。

（a）信息分类的方法

a)字母分类法。按照作者姓名、单位名称、信息标题等字母顺序分类组合

b)地区分类法。按照信息形成地区字母先后顺序 c)主题分类法。按信息内容分类 d)数字分类法。按照一定规则给已有信息编排数字，用索引卡标出其类别

e)时间分类法。按信息形成日期分类（b）信息分类的要求

a)讲究科学性、逻辑性系统性和实用性

b)认真确定分类体系，明确分类标准和分类层次 c)准确归类，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息内容 b)选择分类方法。

 字母分类法。规则简单易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息较多查找费时，不易估计储存容量。

 地区分类法。便于查找具有区域特征的信息，但需具有一定的地理知识，比较局限

 主题分类法。相关内容集中存放，方便检索，但不易掌握标准。

 数字分类法。按数字顺序排列，规则简单，适宜电脑储存，但需建立索引卡，花费时间。

 时间分类法。可做大型信息系统的细分规则，但需要与索引系统配合使用。

c)瓣类。即按照一定标准进行类别划分。d)归类。根据一定规范要求，（d）注意事项

a)利用颜色、标签分类别 b)建立交叉参照卡

（4）信息校核，对经过初步甄选的信息进行进一步的校验审核，分析信息可靠性与准确性，认定信息真实性。（a）信息校核的要求

a)以原始数据为基础

b)校核要排除主观因素的干扰（b）工作程序

a)确定校核的内容，根据信息用途确定校核的具体内容 b)选择校核方法。溯源法、逻辑法、核对法、比较法等 c)核实、分析信息 d)做出判断（c）注意事项

a)各种方法相互补充使用

b)综合运用知识，保证信息可靠

（5）信息传递

（a）方向。内向传递，为了协调合作，在单位内部进行信息交流；外向传递，利用媒介传递信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握传递方式、时间、地点 主动、不失时机将信息传递给接受者 保密信息在保密范围内传递 保证内容不失真 工作程序

确定传递信息内容 选择并确定传递方式

 信件，具有凭证作用，便于阅读参考，但花费时间较多，不便于交流。

 备忘录，使用方便，便于查阅参考，但信息量少，不便于交流

 报告，正式。 通知  指示  新闻稿  传阅单  新闻发布会  声明

c)确定传递方法

 语言传递  文字传递  电讯传递

 可视化辅助物传递 d)进行信息传递 e)确认传递质量

（6）信息储存

（a）工作程序

a)登记。总括登记，反映储存全貌；个别登记，按顺序逐件登记。b)编码。顺序编码，按信息顺序或者规定顺序；分组编号，利用数字进行单独编码 c)排列。

d)保存。手工保存、计算机存储、电子化储存 e)保管。（b）储存的意义 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文书拟写与处理

1、批转转发性通知2、3、4、5、（1）批转转发性通知的类型

（a）转批通知。转批下级机关公文，重点在“批”。

（b）转发通知。转发上级或者不相隶属机关公文，重点在“转”。（c）印发通知。印发本机关或联合行文公文的通知，为了引起重视或贯彻执行，重点在“公布”。

报告

（1）报告的概念。汇报工作，反应情况答复上级询问（2）报告的特点。

（a）汇报性（b）陈述性

（3）报告与请示的区别

（a）性质不同。报告为反映工作，汇报情况；请示是请求上级批准或者请求指示。

（b）行文时限不同。报告可在事前、事后、事中行文；请示只能在事前。

（4）报告的类型

（a）汇报工作报告（b）反映情况报告（c）答复情况报告 请示

（1）请示的特点

（a）一文一事（b）请批对应（c）事前行文（2）请示的类型

（a）求示性请示（b）求批性指示（3）注意事项

（a）主送一个机关（b）逐级请示（c）语气温和恭谦 问答函

（1）概念。问答函是进行询问或者答复的函（2）类型。

（a）询问函。特此函达，请予复函。（b）答复函。收悉。特此复函。简报（1）概念。内部事务文书。（2）简报的特点。

（a）简（b）快（c）新（d）实

（3）简报的类型

（a）工作简报（b）会议简报（c）动态简报

6、意向书

（1）意向书的特点

（a）协商性（b）灵活性（c）简略性

7、订货单

（1）概念。由买卖双方填写。（2）特点。

（a）严肃性（b）协约性

8、档案分类

（1）含义。根据档案来源、时间等异同将档案划分为若干层次和类别构成体系的工作。（2）分类方法。

（a）分类法。适用于机构界限不清，档案数量少的单位（b）组织机构分类法。内部机构比较稳定的单位

（c）问题分类发。适用于只能分工不清，档案数量少的单位（3）档案分类的综合运用

（a）——组织机构法（b）——问题分类法（c）组织机构——问题分类法（d）问题——分类法（4）工作程序

（a）了解文件形成情况（b）分析档案形成单位情况（c）选择档案分类方法（d）文件归类

9、档案检索工具的编制

（1）工作内容。档案检索工具是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件

（2）档案检索工具的含义。是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。

（3）检索工具的类型

（a）归档文件目录（b）分类目录（c）主题目录（d）人民目录（e）全宗指南

10、档案鉴定

（1）内容。按照一定的原则、方法和标准，判断档案的价值，确定档案的保管年限，提出无价值档案的工作。

（2）期限。永久；长期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件阅读档案内容

（b）综合分析档案各方面特征（c）综合档案的需求判定档案价值（4）工作程序

（a）判断文件是否需要保存

（b）分析档案价值。来源、内容、形式特征、技术因素、功能因素。（c）确定文件保管期限（d）对保管文件进行复审

11、档案保管

（1）注意事项

（a）库房安排集中，查阅方便为原则

（b）建立档案保管制度。包括定期检查制度、安全制度、档案进出库房登记制度、设备管理制度、卫生制度。

第五篇：秘书会议管理内容

秘书会议管理内容

一、会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员会

（2）分成筹备小组

（3）形成筹备方案

（4）领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

（1）开会检查的程序

1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

3）召开协调会并在会上现场解决问题

4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

（2）现场检查的程序

1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 2）制作检查单，以便记录和汇总

3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文件审核工作程序

内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审

（2）主观秘书进行初审

（3）如内容涉及部门较多，要进行会审

（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况

（2）提前准备应对的备选方案

（3）讨论会议紧急情况

（4）确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程

（2）准时宣布开会

（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件的程序

（1）向领导报告

（2）启动会议应急方案

（3）实施应急方案

（4）必要时向公共应急机构请求支援

（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

7、会议总结工作程序

内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿

（2）向领导报告会议结论

（3）总结定稿

（4）印发

（5）归档

（6）组织全体工作人员进行总结

二、事务管理

1、礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案

（2）提前通知有关各方

（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）确定迎候人员

（2）准备迎宾的物品

（3）见面讲究礼节

（4）送行前的拜访

（5）安排送行仪式

3、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。

（1）约定

（2）通知对方有关事项

（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排

（4）迎接客人

（5）会见、会谈

（6）送别客人

4、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变

3）到别人家赴宴需要带礼物

4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

5）要准时赴宴

（2）西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

（3）入席、退席礼节

1）客人要在主人的带领下顺序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4）餐具的使用方法与席间礼节

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃鸡、虾、鱼的方法

3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中

4）吃意大利面条的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8）进餐速度应该与大家一致

9）谈话声音一定要轻

（5）西餐的饮酒礼仪

1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

5、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复

（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗

6、不同办公模式的特点

（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。

（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工

（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。

（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。

（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程序

（1）深入调查现有办公模式所面临的问题

（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式

（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度

（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式

（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失

8、设计办公室的工作程序

（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

（2）设计平面图

（3）选择办公家具、设施和装饰

（4）采光、温度和通风

9、改进办公事务工作程序

（1）定义一个需要加以分析和改进的流程

（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价

（3）寻找所存在问题和差距的原因

（4）根据以上分析提出可行的改进方案

（5）实施改进方案

10、改进办公事务的流程

（1）确定问题

（2）分析有关资料

（3）确定造成问题的可能的原因

（4）提出可能的解决方案

11、突发事件的预防措施

发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急情况处理程序

（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训

（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名

（4）实行紧急情况模拟演练

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责

（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（7）保证定期检查和更新设备

12、突发事件的应对措施

（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序

（2）用这些程序培训所有人员

（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序

（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序

（5）明确员工在紧急情况下的职责

（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员

（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（8）保证定期检查和更新设备

13、处理突发事件的流程

（1）及早发现，马上报告，并保护好现场

（2）查找问题的原因

（3）成立临时指挥中心

（4）控制源头，釜底抽薪

（5）召开新闻发布会

14、上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

（1）上司向有关督查人员授权转承催办

（2）很大一部分转交各有关人员具体承办

（3）有些又上司指导督查人员亲自承办

（4）转交办的事项要及时催办

（5）督办人员要对转交办事项深入的检查

（6）上司交办事项办理完毕

（7）办结回告

（8）对办结回告进行审查评估

（9）立卷和归档

15、制定工作计划的方法

（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务

（2）区别重要的任务和紧急的任务

（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序

（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息

（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求

（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人

（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表

（8）确保计划顺利实施

（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理

16、制定工作计划的程序

（1）估量机会

（2）确定计划工作的目标

（3）确定计划工作的前提条件

（4）拟订可供选择的行动方案

（5）评价各种备选方案

（6）选择方案

（7）拟订分计划

（8）编制预算

17、制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定

（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定

（2）时间期限适宜标准

（3）确定同一任务的不同承办周期

（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期

18、办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体系

（2）制定目标

（3）组织实施

（4）检查和评估

19、办公用品与设备的采购程序

（1）提出购买申请

（2）审批，落实经费

（3）招标，选择供应商

（4）签订供货合同

（5）货物入库

（6）支付货款

20、制定采购预算方案程序

（1）确定预算的核算基数

（2）进行市场调研

（3）确定采购产品的种类及型号价格

（4）编写预算方案

（5）征求意见，完善方案

21、办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。

（1）了解本单位所有办公资源的基本情况

（2）对本单位所有办公资源进行分类管理

（3）对办公资源建档，记录应用情况

（4）定期进行数据分析

22、信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

（1）剪报

（2）索引

（3）目录编制

（4）文摘

（5）信息资料册

（6）简讯

（7）调查报告

23、信息开发的程序

（1）确定主题

（2）分析信息材料

（3）选择信息开发方法

（4）选择开发信息的形式

（5）形成信息产品

24、信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

（1）熟悉信息的内容

（2）确定利用需求

（3）确定信息利用服务的途径

（4）获取信息

（5）提供信息

25、信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。

（1）明确目标

（2）选择信息反馈的方法

（3）获取反馈信息

（4）加工分析反馈信息

（5）传递反馈信息

（6）利用反馈信息

三、文书处理与拟写

1、文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

（1）明确审核范围

（2）确定是否需要行文

（3）审核文书内容

（4）检查文字表达

（5）检查文件体式

（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备

2、档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（1）熟悉库藏

（2）分析利用需求

（3）选择档案利用方式

（4）获取档案

（5）提供档案

3、电子档案管理的工作程序

在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（1）电子档案的收集积累

（2）电子档案的归档

（3）电子档案的保管

（4）电子档案的利用

4、文书拟写

通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告