秘书资格四级考试复习指南(一)

第一篇：秘书资格四级考试复习指南(一)

办公自动化

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握计算机网络的概念、特征和主要功能等；了解打印机、数码相机、传真机、复印机等常用办公设备的使用方法。

二、重点提示

1．计算机网络的概念

计算机网络是计算技术、通信技术和微电子技术相结合的产物。

2．计算机网络的组成计算机网络主要由两大部分组成：通信子网和资源子网。

3．计算机网络的主要特征

计算机是网络中信息处理的主体；网络系统中的每台计算机都是独立的；计算机之间的 通信是通过通信协议实现的。

4．计算机网络的主要功能

数据通信；资源共享；负荷均衡；提高可靠性。

5．计算机网络的分类

按传送数据所用的结构和技术分类；按网络覆盖的范围分类；按网络的拓扑结构分类；

按通信传输介质分类；按信号频带占用的方式分类。

6．计算机网络系统设备与构成网络工作站点；网络通信介质；网络互联设备。

7．计算机网络的使用

(1)计算机网络可提供的服务：数据与信息的查询、高速通信服务、电子教育、电子娱 乐、电子购物以及各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务。

(2)计算机网络的使用包括：查询网络信息、电子邮件等方面。

第二篇：秘书资格四级考试复习指南(一)

办公自动化

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握计算机网络的概念、特征和主要功能等；了解打印机、数码相机、传真机、复印机等常用办公设备的使用方法。

二、重点提示

1．计算机网络的概念

计算机网络是计算技术、通信技术和微电子技术相结合的产物。

2．计算机网络的组成

计算机网络主要由两大部分组成：通信子网和资源子网。

3．计算机网络的主要特征

计算机是网络中信息处理的主体；网络系统中的每台计算机都是独立的；计算机之间的 通信是通过通信协议实现的。

4．计算机网络的主要功能

数据通信；资源共享；负荷均衡；提高可靠性。

5．计算机网络的分类

按传送数据所用的结构和技术分类；按网络覆盖的范围分类；按网络的拓扑结构分类；

按通信传输介质分类；按信号频带占用的方式分类。

6．计算机网络系统设备与构成

网络工作站点；网络通信介质；网络互联设备。

7．计算机网络的使用

(1)计算机网络可提供的服务：数据与信息的查询、高速通信服务、电子教育、电子娱 乐、电子购物以及各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务。

(2)计算机网络的使用包括：查询网络信息、电子邮件等方面。

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

了解计算机硬件的分类、结构和功能；会简单使用Windows 98；了解办公常用设备的分类、结构和功能。

二、重点提示 1．认识主机

主机是由机箱和机箱中的组件构成的。机箱中的主要组件有电源、CPU、主板、内存条、硬盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。

2．认识显示器

显示器是计算机的窗口，是重要的输出设备之一，通过显示器可以直观地看到对计算机的操作过程以及计算机针对操作作出的反应。3．认识键盘

键盘是计算机最主要的输入设备，可以输入英文、汉字、数字等。常见的键盘主要有机械式和电容式两种，最常用的键盘多是电容式的。4．安装中文Windows 98(1)中文windows 98运行的基本环境。(2)从Windows 95升级到中文Windows 98。(3)从DOS下安装中文Windows 98。(4)中文Windows 98的安装过程。(5)制作启动盘。

(6)卸载中文Windows 98。

5．中文Windows 98资源管理系统

Windows 98是采用树形结构，以文件夹的形式来组织和管理文件的。中文Windows 98中的资源管理器给广大用户带来了极大的方便，使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。6．打印机

目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。

(1)针式打印机耐用，耗材便宜，可以打印多种类型的纸张，还可以打印多层纸，但其打印速度慢、噪声大。需要经常更换的耗材是色带。

(2)喷墨打印机价格低，打印效果优于针式打印机，噪声小，但打印速度慢、耗材贵。需要经常更换的耗材是墨盒。

(3)激光打印机在各种打印机中打印效果最好，打印速度最快，噪声小，但价格高。需要经常更换的耗材是硒鼓。7．扫描仪

扫描仪的形式：

(1)按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。

(2)按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。手持扫描仪的价格低，但使用不方便。

平板扫描仪的效果要好很多，所以在办公室中被广泛使用。8．数码相机

数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，它是光、机、电一体化的产品，其核心部件是CCD(电荷耦合器件)图像传感器。

数码相机在日常使用时有一定的注意事项，日常的保养也很重要。9．传真机

传真是现代图像通信的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一方法，这也是它应用广泛的一个重要原因。

不同类型的传真机操作步骤也不一样，但传真机的操作仍可归纳为传真准备、试运行、发送和接收4个基本步骤。

传真机是常用的办公设备之一，所以秘书人员应该掌握一些传真机的工作原理和一般故障的解决方法。

10．复印机

静电复印机的操作步骤为预热、放置原稿、设定份数、设定复印倍数、选择复印纸尺寸、调节复印浓度，最后放纸开始复印。

使用复印机时要注意防高温、防尘、防雾、防阳光直射，同时要保证通风换气。秘书人员应该掌握一些复印机维护、保养的方法。

第二章 办公自动化

此部分要注意，而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示 1.计算机运行速度是由CPU决定的。P41下

2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。P42中

3.目前常用的杀毒软件是：（1）诺盾（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV3000（常识了解）

4中英文切换：ctrl+shift 回车键：Enter 重启计算机：ctrl+alt+del 5.P47上表中：（1）剪切、复制和粘贴（顺序不变）。（2）单击“查看”，则在“大图标”、“小图标”、“列表”、“详细资料”四种显示方式之间切换。

6.在窗口最大化后，可以进行的操作有：A.移动B.最小化C.关闭D.复原 答案：BCD 7.重点：针式打印机的优点是：耐用、耗材便宜、可以打印宽幅；针式打印机的缺点是：打印速度慢、噪音大；其中要经常更换的耗材是：色带。喷墨打印机要经常更换的耗材是：墨盒

激光打印机的优点是：效果好、打印速度快、噪音小；缺点是：价格高。其中要经常更换的耗材是：硒鼓 P47中

8.数码相机的核心部件是：CCD P48上 9.清洗相机要用一块柔软的干布 P49上 10.传真机在使用时要注意：记录纸要面朝下 在按启动键后，液晶显示：“TRANSMIT”字样。

11.传真机一旦发生“卡纸”，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能把整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。P52上

12.复印机在使用时，主要，若要缩小25%，则在设定倍率时，应为75% 13.对复印机进行维护时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器等相继拉出，最后取感光鼓。（注意顺序不能变）P54中 14.计算机网络由两部分组成，一是通信子网；一是资源子网 P54下 15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等P55上 16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性 P55 17.计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源 P55 18.根据网络覆盖的范围分类：局域网和广域网

19.在局域网范围内，这类设备主要包括网络接口卡、集线器和打印共享器；在广域网的范围内，主要包括调制解调器、中继器、网桥、路由器 P56中 20.网上浏览：双击桌面上的“Explore”图案 P57下 21.为了节省网费，可以对Web站点做脱机浏览。P58上 22.发送电子邮件的步骤：见书上59—60页 接收电子邮件的步骤：见书上61页上。

第三篇：2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

一、值班工作

(一)值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文件和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联系

5、记好当天大事记(三项记录：电话记录、接待记录、值班日记)

(二)对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕，遵守值班纪律

3、认真做好保密工作

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作

(三)值班日志与交接班

填写值班日记应注意以下事项：

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介绍信的管理工作

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

(一)印章

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

作用：(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用。(4)凭证作用

(二)介绍信

(三)印信注意事项

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文通知有关部门

3、保管者不得委托他人代管

4、盖章要端正，清晰

5、盖章要领：把握标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。

三、电话工作

(一)通话工作的内容

包括：打电话、接电话和作电话记录。

1、接打电话： 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

2、电话记录

它包括五个部分：即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码。

7、会议礼仪服务的要求

(1)突出重点

(2)尽量满足合理要求

(3)从小处入手，注重细节

8、会议信息的分类

(1)按会议信息的作用划分：与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息

(2)按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息

(3)按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息

9、收集会议信息的程序

(1)确定会议信息的搜集范围

(2)选择会议信息的搜集渠道

(3)确定搜集会议信息的方法

10、会议纪要工作程序

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。

(1)完善会议记录

(2)起草、编写会议纪要

(3)确定引发范围

(4)接受者确认

(5)领导签字

(6)打印成文

(7)印制、分发或归档保存

11、会议经费结算程序

(1)通知与会人员结算时间地点

(2)清点费用支出发票

(3)核实发票

(4)填写报销单、将发票贴于报销单背面

(5)请领导签字

(6)到财务部门报销

(7)与相关部门及人员结清费用

第四篇：2010文秘四级考试复习指南

2010年文秘四级考试复习指南

商务沟通

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

能够区分接待对象，确认接待规格，拟定接待计划；了解横向沟通与纵向沟通的一般知识，并且在工作中选择合适的方式，应对沟通中的冲突。

二、重点提示

1．接待规格

(1)秘书必须根据来访者的身份确定接待规格。接待规格是从主陪人的角度而言的。

(2)接待规格有3种：高规格接待、低规格接待、对等规格接待。

2．接待规格的确定

秘书首先要了解客人的身份，据此确定由谁来出面接待最合适。另外，影响到接待规格的还有如下一些因素：

(1)对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。

(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格。如上司生病或临时出差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客人解释清楚，向客人道歉。

(3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

3．制定接待工作计划

接待计划的主要内容有三项：确定接待规格、拟定日程安排、提

2010年文秘四级考试复习指南

供经费列支。

(1)人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

(2)日程安排：日程安排要具体，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内 容，一般以表格的形式列出。

(3)接待经费列支包括

1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用。

2)住宿费。

3)餐饮费。

4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用。

5)交通费。

6)参观、游览、娱乐费用。

7)纪念品费用。

8)宣传、公关费用。

9)其他费用。

4．横向沟通

(1)横向沟通概念：横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作、减少摩擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。

(2)横向沟通可能遇到的障碍

1)部门“本位主义”和员工短视倾向。

2)“一叶障目”，对公司组织结构的偏见。

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3)性格冲突。

4)猜疑、威胁和恐惧。

(3)横向沟通的策略

1)选择针对性的沟通形式。

2)树立“内部客户”的概念。

3)耐心倾听而不是叙述。

4)换位思考。

5．纵向沟通

(1)纵向沟通的概念：纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。

(2)下行沟通和上行沟通

1)下行沟通是管理沟通的主体。下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。

2)上行沟通则开辟了一条管理人员听取员工意见、想法和建议的通路，提供员工参与管理的机会，从而减少了员工因不能理解下达的信息而造成的损失。

(3)纵向沟通可能遇到的障碍

1)接受者沟通技能上的障碍。

2)沟通各方心理活动引起的障碍。

3)不善聆听。

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4)草率评判。

5)语义表达和理解方面的歧义。(4)纵向沟通策略 1)下行沟通策略 ①制定沟通计划。②减少沟通环节。

③“去繁从简”，减轻沟通任务。④言简意赅，提倡简约的沟通。

⑤启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；采用多介质组合，比如书面形式与电话相结合。

2)上行沟通策略

①建立信任。

②适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通。

6．冲突产生的原因

(1)信息传达不够精确或不够完整。

(2)目标不合，难以合作。

(3)责任不明，缺乏效率。

(4)敌对或其他负面的感觉。

7．冲突处理策略

按兵不动、粉饰太平、铁令如山、制定规则、和平共存、讨价还价、弃子投降、全力支持、携手合作。秘书资格四级考试复习指南一

2010年文秘四级考试复习指南

来源：多智网校 2009年7月6日 【多智网校:职业考试在线辅导

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3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

4)设置相应的消防设施和设备。

5)饮用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口头信息的安全保密工作

1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

4)按会议要求传达会议信息。

(2)纸面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。

(3)电子信息的安全保密工作

1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。

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2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。

3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。

3．安排值班工作，编制值班表

(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。

(2)值班表包括的内容

1)列出值班时间期限和具体值班时间。

2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。

(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用现金的管理

办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。

(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。

(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。

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(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。

(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。

(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。

5．商务费用报销

(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。

(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。

(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。

6．公文形成的过程

交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。

7．公文处理的基本程序

签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档→销毁。

8．文书立卷、归档及销毁

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(1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷目录》一编写归档号。

(3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。

(4)公文销毁

1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。

2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。

3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。

9．印章及介绍信的管理

(1)印章的管理

1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。

2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。

(2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

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10．办公设备和办公用品的进货与保管

(1)办公设备和办公用品的接收程序

1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。

2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余额。3)按规定存放好物品，确定物品发放人。

(2)库存保管的措施

1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。

2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。

3)新物品置于旧物品的下面或后面；体积大、分量重的放置在最下面；体积小和常用的物品放在较大物品的前面。

4)储藏间要有良好的通风和照明。

11．办公设备和办公用品的库存记录

(1)库存控制卡的内容：项目；单位；库存参考号；日期；最大库存量；再定货量；最小库存量；接收(进货卡)；发放(出货卡)；余额(库存卡)。

(2)库存记录的目的

1)资金不被不必要的库存占用。

2)空间不被用来储存不必要的货物。

3)监督个人和部门对物品的使用。

4)保持充足的库存。

5)监督偷窃和破坏造成的损失。

6)可利用准确的库存进行估价。

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12．编制时间表的方法

(1)时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。

(2)编制时间表的方法

1)根据需求确定编制时间的周期。

2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如活动之间有矛盾应及时调整。

3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明的文字将信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出，同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。

2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。

(2)工作日志填写的主要内容

1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、活动情况、接待的来访者；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况；上司的个人安排；上司的私人信息。

2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中应做的工作、活动。

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(3)秘书在管理工作日志时应注意的问题

1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔。

2)进行项目的时间调整、变更，应遵循先重急后轻缓的原则。

3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。

4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。常用事务文书的拟写

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

了解公文的格式；掌握会议记录、意向书、订货单及产品说明书的拟写方法。

二、重点提示

1．公文用纸及印装格式

(1)公文用纸采用A4型。

(2)公文印装要规范。

2．公文眉首格式

(1)发文机关标识(公文版头)。

(2)公文份数序号(印刷顺序号)。

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(3)发文字号。

(4)签发(会签)人。

(5)秘密等级和保密期限。

(6)紧急程度。

(7)红色反线(间隔横线)。

3．公文主体格式

(1)公文标题。

(2)主送机关。

(3)公文的主体(正文)格式。

(4)附件及附件说明。

(5)印章(发文机关名称)。

(6)签署。

(7)成文日期。

(8)附注。

4．版记(文尾)格式

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(1)主题词。

(2)抄送机关。

(3)印发机关和印发日期。

(4)版记中的反线和版记的位置。

5．公文的特定格式

(1)信函式格式。

(2)会议纪要格式。

6．通告与通知

(1)相同点：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。

(2)不同点：告知范围不同；格式不同；行文渠道不同。

(3)通知的写作

1)通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2)通知的分类：指示型通知；发布型通知；批转型通知；转发型通知；任免型通知。

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7．通知与通报

(1)相同点：都属于告知性文种；都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。

(2)不同点：发文目的不同；内容不同；发送对象不同。

(3)通报的写作

1)通报的适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

2)通报的主要目的：传播信息、沟通情况、交流经验，一般情况下，通报不具有指挥性。

3)通报的分类：根据通报的内容，可分为三种，即表扬性通报，用于表扬好人好事；批评性通报，用于通报对违法乱纪人员的处理情况；情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。

4)通报的表述方法可分为两种，即直述式和转述式。

5)通报正文的拟写：通报正文的写作以表扬和批评性通报为例，有四个要素，即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见等。

8．请示与报告

(1)相同点：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级机关。

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(2)不同点：行文目的不同；写作结构不同；结束语不同；处理方式不同；内容宽窄不同；发文时机不同；报送制度不同；失误后责任划分不同。

(3)报告的写作

1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

2)报告的分类：工作报告；情况报告；调查报告；报送报告。

3)报告的拟写：报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成。

(4)请示的写作

1)请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件。

2)请示的分类：请求指示的请示；请求批准的请示；请求审批的请示。

3)请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请求事项、结束语三部分组成。

9．函

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(1)函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(2)函的分类。

(3)函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白；请准(审批)函的结构安排有点类似于请示(批复)。

10．文章要素

公文与其他文体一样，也是由一定要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”，即材料、主题(主旨、发文意图)、结构、公务文书专用词语。

11．公文的表达方式

(1)叙述：完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。

(2)议论

1)议论有三要素：论点、论据、论证。

2)议论的分类：可以分为两大类，即立论与驳论。

3)论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法等。

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(3)说明：说明的方法主要有定义说明、分类说明、比较说明、数字说明和图表说明等。

12．简报

(1)概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。

(2)特点：简，即简明扼要；快，即报道迅速快捷；新，即内容新鲜；实，即真实准确。

(3)简报的结构：报头+报核+报尾。

(4)简报的报头有以下内容：简报名称、期号、编印单位、印发日期。

(5)简报报核主要结构：(按语)+标题+导语+主体+结尾。

(6)简报报尾：写明发送范围、印制份数。

13．会议记录

(1)概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。

(2)特点：真实性、资料性。

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(3)会议记录的结构：标题+正文+尾部。

(4)会议记录正文构成是：首部+主体+结尾。

14．意向书

(1)概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

(2)特点：协商性、灵活性、简略性。

(3)意向书的类型。

(4)意向书的结构：标题+正文+尾部。

15．订货单

(1)概念：订货单是订购产品和货物的单据。

(2)特点：协约性、严肃性。

(3)订货单的结构与写法：标题+

16．产品说明书

(1)概念：产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。

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(2)特点：指导性、科学性、通俗性。

(3)产品说明书的结构：标题+正文+尾部。会议与商务活动

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。

熟悉会议议程与日程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。

二、重点提示

1.会议议程表的设计方法

（1）注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2）议程表中

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3.安排会议议程和日程应注意的问题

（1）会议议程和会议日程的功能不同。

（2）会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。

（3）会议议程与日程必须吻合。

（4）会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。

4.选择会址应考虑的因素

（1）交通便利。

（2）会场的大小应与会议规模、主题相符。

（3）场地要有良好的设备配置。

（4）应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。

（5）选择会议地点应考虑有无停车场。

（6）场地租借的成本必须合理。

5.做好会议记录

（1）会议记录的准备工作

1）准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。

2）备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。

（2）会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。

（3）会议记录的方法

1）重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。

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2）漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。

3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

（4）会议记录的修改

1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。

2）经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。

3）会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。

（5）会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。

6.会议期间的信息沟通

（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作

1）秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。

2）要深入实际，掌握

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7）与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。

（3）信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。

（4）信息传递的方式：口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。

7.会议的值班、保卫工作

（1）会议值班工作的内容

1）搜集有关情况，传递各种信息。

2）控制与会议无关人员随便出入会场。

3）备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。

4）坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

（2）会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。

8.会议文件资料立卷归档的步骤

（1）会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。

（2）会议文件收集整理工作的方法

1）责任落实到人。

2）严格履行文件登记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采取补救措施。

3）注意保密。

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9.会议经费结算工作

（1）会议收款的方法和时机

1）在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。

2）如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。

3）与财务部门确定正确的收费开票程序。

（2）会议付款的方法和时机：演讲者费用、场租费、租用设备费等事先商定好费用，会议结束后付费。

10.拟定开放参观活动方案

（1）开放参观活动方案的主要内容

1）确定开放参观活动的主题。

2）安排开放参观的内容。

3）选择开放参观的时机。

4）确定邀请对象。

5）选择参观路线。

6）策划宣传工作。

7）做好解说及接待准备。

（2）安排开放参观活动的注意事项

1）目的明确。

2）时机选择要得当。

3）处理好公开与保密的关系。

4）安排好细节问题。

5）精心做好展示工作。

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11.安排宴请活动的方法与要求

（1）宴请活动的准备工作

1）列出宾客名单，发出正式请柬。

2）确定宴请时间、选好宴请场所。

3）确定菜单。

4）排定桌次、座次。

5）宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。

（2）宴请形式：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。

（3）宴请目的：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等。

12.拟定商务旅行计划

（1）商务旅行计划的内容：时间、启返日期、住宿安排、会晤人员、交通工具的选择、上司或接待人的特别要求、天气状况、行程安排、差旅费用。

（2）旅程表的主要内容：日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注。

13.出国商务旅行的准备工作

（1）办理各种必要的出国手续：撰写出国申请，办理护照，办理签证，办理《国际预防接种证书》，办理出境登记卡，订购机票，办理保险。

（2）出行前的准备：编制旅行方案，办理兑换外币，准备随身

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携带物品，为上司准备携带的文件，检查相关证件，收集所到国的背景资料。

（3）出人境手续：边防检查；海关检查；安全检查；健康检疫 信息与档案

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

能对信息进行整理、传递、存储。能够对档案进行分类、检索，并根据档案价值划分保管期限。

二、重点提示

1．信息工作程序

信息工作程序包括：收集、整理、传递、存储、反馈和利用。

2．信息分类的步骤

(1)辨类：对信息资料进行分类辨别，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。

(2)归类：对所收集的信息按照特定的原则和方法，根据信息内容的某种特性和管理利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。

3．信息分类方法

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常用的信息分类方法包括：字母分类法、主题分类法、地区分类法、数码分类法和时间分类法。

4．信息校核方法

常用的校核方法包括：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。

5．信息传递的基本形式

(1)信息的外向传递：指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。

(2)信息的内向传递：指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。

(3)信息内向传递的形式有：备忘录，信件，通知和告示，传阅单，企业内部刊物，复印并发送文件，电子邮件，会议。

6．信息传递的方法

(1)语言传递：将信息转化成语言传递给信息接收者，多用于企业内部传递信息。主要表现形式是对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。

(2)文字传递：将信息转化成文字、符号、图像传递给信息接收者。主要表现形式是文本、表格、图表等。

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(3)电讯传递：利用现代化的通讯手段传递信息的一种方法。传递信息量大、速度快、效果好、抗干扰力强、不易失真，其传递途径有电话、传真、电子邮件。

(4)影像传递：利用摄影和录像技术传递信息，具有真实性、直观性和感染力。

7．信息存储

(1)信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。

(2)信息存储通常分为登记、编码、存放排列和保管4个步骤。

8．信息存储的方式

(1)手工存储。

(2)计算机存储。

(3)电子化存储。

(4)微缩胶片存储。

9．档案管理

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(1)常用的档案分类方法；职能分类法；问题分类法；组织机构分类法；分类法，型号分类法；课题分类法；工程项目分类法；专业性质分类法；档案形式分类法。

(2)常用的档案检索工具

1)按照编制方式分有：目录、索引、指南类检索工具。

2)按照功能分有：查找性、报道性、馆藏性检索工具。

3)按照载体分有：卡片式、书本式、活页式、缩微式、机读式检索工具。

(3)档案的保管期限：根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。

1)永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去。

2)长期保存，一般指保存16年至50年左右。

3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。

保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的

第五篇：2015年秘书四级考试重点复习指导

2015年秘书四级考试重点复习指导

拟订会议议程、日程

(一)会议议程和会议日程的含义及作用

1.会议议程的内容

会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

2.会议日程的内容

会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3.会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。

(二)会议议程的制定程序

会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。

(三)会议日程的编制方法

(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。

(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

(5)保密性较强的议题一般放在后面。

(四)注意事项

1.会议议程和会议日程的区别

会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

2.会议临时动议

如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。

提供会议地点的备选方案

(一)会议地点选择的要求

会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：

(1)交通便利;

(2)会场的大小应与会议规模相符;

(3)场地要有良好的设备配置;

(4)场地应不受外界干扰;

(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;

(6)场地租借的成本必须合理。

(二)会议场地选择的工作程序

会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。

(三)注意事项

1.广泛收集会议地点的信息

2.实地考察会议地点的注意事项

实地考察会议地点的注意事项有：

(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题;

(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观;

(3)不要出于个人原因再次参观酒店;

(4)不要带家属同行参观;

(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况;

(6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。布置会场和安排座次

(一)会场整体布局安排

1.会场整体布局的要求会议整体布局的要求是：

(1)庄重、美观、舒适;

(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式，营造出和谐的氛围;

(3)中大型会议要保证一个绝对的中心;

(4)小型会场要注意集中和方便。

2.会场整体布局安排

会场整体布局的方法：

(1)确定会场形式;

(2)合理摆放桌椅;

(3)布置附属性设备。

(二)主席台的座次和场内座次安排

1.主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免主持人同与会人员背向的现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2.主席台的座次和场内座次安排

(1)安排主席台的座次

会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：

1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

(2)安排场内其他人员的座次

1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：

①横排法。是以参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

②竖排法。是以各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

③左右排列法。是以参会人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序、以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

发布会议信息

(一)会议信息的内容和分类

1.会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务联系电话与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议记录和纪要的内容;会议宣传报道的内容;会议决议的内容。

2.会议信息的分类

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)发布会议信息的工作程序

发布会议信息的工作程序是：传递会议通知信息→分发传递会议文件→沟通传递会议有关情况。

安排会议食宿

1.会议餐饮的常识

(1)餐饮安排的原则是让出席者吃好而又不浪费。

(2)就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。

(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2.安排会议餐饮

(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

(4)事先设计和确定就餐的凭证。

(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口，品种多。

(6)事先要准备好干净的饮食用具。

(7)给因开会或搞服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

(8)做好饮水、饮料供应的工作。

3.会议餐饮的类型和标准

(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物选择既要考虑营养和健康，又要考虑出席者的口味特点。

(5)招待会。招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

(二)会议住宿的常识和工作程序

1.会议住宿的常识

(1)要提前编制住房方案;

(2)长者、尊者、领导要适当照顾;

(3)具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排;

(4)有时还要按地区集中分配，便于讨论;

(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合与会人员具体情况列出住宿表;

(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2.安排会议住宿

要点：

(1)安排方式的选择;

(2)预定会议住宿的程序;

(3)确定会议住宿的程序。

3.会议房间的分配

(1)如果由主办方支付费用，则需按与会者的职务标准安排住房。一般情况下，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会者的住宿标准应相近。

(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

(3)注意尽量不要把汉族与会者和有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。

(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。邀请会议嘉宾

(一)会议嘉宾的类型和要求

1.会议嘉宾的类型

会议嘉宾的类型包括：

(1)组织方的上级领导和政府官员;

(2)企业的重要客户和各种利益相关方;

(3)社会名流和影视明星;

(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。

2.嘉宾邀请的要求

会议嘉宾邀请的要求有：

(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场;

(2)要发出正式邀请函;

(3)要做到有礼貌;

(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系;

(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能遵守“宁可邀请，而不排斥”的原则;

(6)嘉宾人数不宜过多。

(二)邀请会议嘉宾的工作程序

(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作得精美。

(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。准备会议资料、会议用品

(一)会议资料的类型和准备

1.会议资料的类型

(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2.会议资料的准备

(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

(二)会议用品的类型和准备

1.会议用品的类型

(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设

备，以及必要的安全设施等。

2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。

2.会议用品的准备

(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

(2)检查好灯光、扩音设备。

(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

(5)在每人座位前摆放纸笔。

(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备;如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。

(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。安排会议礼仪服务

(一)会议礼仪的种类

会议礼仪包括：通用礼仪、主持人礼仪、会议发言者礼仪、会议参加者礼仪。其中会议的通用礼仪又包括：会议文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪。

(二)安排会议礼仪服务的工作程序

1.选择会议礼仪服务人员

2.分解工作程序

3.培训会议礼仪服务人员

培训的内容包括：

(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训;

(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训;

(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。

4.准备服装用具

5.礼仪执行

检查会议常用的视听设备

(一)会议常用的视听设备

会议常用的视听设备有多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

(二)检查会议常用视听设备的工作程序

1.确定工作人员的职责

2.预演和检查会场视听设备

即在需要使用视听设备的会议之前，对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。

(三)注意事项

(1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。

(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。

(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。

(4)应该在会场准备一些备用的设备(如灯泡)。

(5)发现设备出现故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。

(6)有些设备在出现故障时修理起来比较费时，这时最好更换新设备，等到会议结束后再对其进行修理。

安排会议值班

(一)会议值班工作的内容和意义

1.会议值班工作的内容

会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

2.会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

(二)安排会议值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

2.明确值班工作任务

会议值班人员的主要工作任务如下：

(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。

(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

3.编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(6)表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

接待采访会议的新闻媒体

(一)接待新闻媒体的基本原则和内容

1.接待新闻媒体的基本原则

(1)报道的内容必须与会议基本内容吻合。

(2)掌握会议信息的保密度，做到内外有别。对于会议内容中涉及的机密问题，应严守保密原则，不能在报道中泄露机密。

(3)报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。

(4)要准备得全面周到、主动积极。

(5)在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

(6)在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

(7)在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必需的信息资料。

2.接待新闻媒体的工作内容

(1)由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

(2)在会议召开期问，邀请有关报社、电台、电视台等媒体派记者驻会随访，发表消息。

(3)在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

(二)接待新闻媒体的工作程序

接待采访会议新闻媒体的程序是：媒体人员登记→为媒体人员提供简单的会议材料→安排拍照和新闻发布会等传统活动→安排媒体沟通会。

(三)注意事项

1.妥善处理新闻媒体对有关情况的负面报道

正确的做法如下：

(1)快速作出反应;

(2)联合或聘请专业公关公司处理危机;

(3)让负责人出面;

(4)对未知的事实不要推测;

(5)不要隐瞒事实真相;

(6)为媒体采访敞开大门;

(7)统一口径，用同一个声音说话;

(8)频繁沟通。

2.汇总新闻媒体的各种报道 做好会议的记录工作和简报工作

(一)做好会议的记录工作

1.会议记录的内容

会议记录的内容有：

(1)会议描述;

(2)与会者姓名;

(3)缺席者请假条;

(4)宣读上次会议记录;

(5)在会议记录中产生的问题;

(6)通讯记录;

(7)一般事务;

(8)其他事务;

(9)下次会议日期;

(10)主席签名。

2.会议记录的要求

会议记录的要求是：

(1)速度要求;

(2)真实性要求;

(3)资料性要求。

3.会议记录的结构和写法

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

(1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

(2)正文。首部+主体+结尾。

(3)尾部。右下方写明“主持人：(签字)”;“记录人：(签字)”。

4.会议记录的注意事项

(1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。

(2)如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议

主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。

(3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见，都应把人名记录下来。

(4)可设计一张表格来记录会议上的信息。

(二)做好会议的简报工作

1.会议简报的内容

会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息;要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2.会议简报的要求

会议简报的要求是：

(1)真实准确;

(2)短小精悍;

(3)快;

(4)生动活泼。

3.会议简报的结构和写作要求

会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精炼。

安排会议值班

(一)会议值班工作的内容和意义

1.会议值班工作的内容

会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

2.会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

(二)安排会议值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

2.明确值班工作任务

会议值班人员的主要工作任务如下：

(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。

(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

3.编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(6)表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

安排来访者的参观、娱乐活动

(一)安排来访者参观、娱乐活动的相关知识

1.明确参观目的2.明了参观内容

安排参观内容时，应该考虑这样几点：

(1)有代表性的内容，能够满足来访者的基本要求。

(2)不会影响正常的工作及生产。

(3)不会泄露核心机密。

3.不同娱乐活动的特点与适应对象(1)游览活动

1)了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况。2)秘书要熟悉将要游览的地方。

(2)娱乐活动

1)了解客人的特长和兴趣。

2)观看项目的水准应该是较高的，有地方特色的最好。

4.参观、娱乐的相关礼节

(1)在观看各类文艺节目时，不要迟到。

(2)无论是在参观、游览时，还是在观看节目中，都不要大声喧哗。

(3)在参观、游览、娱乐时，着装应该根据场合调整。

(二)安排来访者参观、娱乐活动的程序

安排来访者参观、娱乐活动的程序是：初步确定内容→征求对方意见→修改、确定方案→实施方案。

安排来访者食宿、交通、行程

(一)安排来访者食宿、交通的相关知识

1.中餐礼节常识

(1)使用餐具的礼仪

使用餐具的礼仪包括：1)使用筷子的礼节;2)使用汤匙的礼节。(2)席间礼节

(3)关于敬酒的礼仪

2.交通安全保障常识

(二)安排来访者食宿、交通、行程的工作程序

1.了解情况

2.确定餐饮、住宿、用车标准3.预订餐厅、住宿房间

(1)接待来访团体，接风和送行需要正式的宴请，其他时间的可以简单一些。正式宴请时需注意：1)时间和地点事先确定;2)宴请的人员事先确定;3)宴请的桌次、座次事先确定;4)菜单事先确定;5)发请柬。

(2)预订住宿房间。

4.根据对方要求调整方案 安排来访者的参观、娱乐活动

(一)安排来访者参观、娱乐活动的相关知识

1.明确参观目的2.明了参观内容

安排参观内容时，应该考虑这样几点：

(1)有代表性的内容，能够满足来访者的基本要求。

(2)不会影响正常的工作及生产。

(3)不会泄露核心机密。

3.不同娱乐活动的特点与适应对象(1)游览活动

1)了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况。2)秘书要熟悉将要游览的地方。

(2)娱乐活动

1)了解客人的特长和兴趣。

2)观看项目的水准应该是较高的，有地方特色的最好。

4.参观、娱乐的相关礼节

(1)在观看各类文艺节目时，不要迟到。

(2)无论是在参观、游览时，还是在观看节目中，都不要大声喧哗。

(3)在参观、游览、娱乐时，着装应该根据场合调整。

(二)安排来访者参观、娱乐活动的程序

安排来访者参观、娱乐活动的程序是：初步确定内容→征求对方意见→修改、确定方案→实施方案。

合理布置办公室

(一)办公室布置的要求

1.布置办公室的基本要求

(1)采用一间大办公室。

(2)使用同样大小的桌子。

(3)使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。

(4)将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。

(5)将自动售货机等置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。

(6)预留充分的空问。

(7)主管座位应位于员工座位之后方。

(8)勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。

(9)装设充足的电源插座，供办公室设备之用。

(10)常用的设备与档案应置于使用者附近。

2.办公室布置的三大原则

办公室布置的三大原则是：

(1)有利于沟通;

(2)便于监督;

(3)协调、舒适。

3.办公室布置的具体要求

(1)办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序。

(2)各座位间的通道要适宜。

(3)领导者应位于后方，以便监督。

(4)光线应来自左方，以保护视力。

(5)常用设备应放在使用者近处。

(6)电话最好是5平方米空间范围内一部。

(二)办公室布置的工作程序

(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。

(3)根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。

(4)绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

(5)对设备的安放提出合理建议。营造健康、安全的办公环境

(一)安全检查的内容

工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。

(二)办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

(1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患。

(2)室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。

(3)办公家具方面的隐患。

(4)办公设备及操作中的隐患。

(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

(7)火灾或消防中的隐患。

(三)健康、安全办公环境的基本要求

(1)办公区建筑必须坚固安全。

(2)光线应充足。

(3)温度要适宜。

(4)布局应注意通风。

(5)办公室空间及座位空问要适当。

(6)办公室噪音要低。

(7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。

(8)办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。

(9)办公设备的安装、操作要符合要求。

(10)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。

(11)办公室提供饮水并符合健康、安全要求。

(12)办公区或办公室设置急救包，并定期更换。

(13)建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。

(14)室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

(四)营造健康、安全办公环境的工作程序

(1)确定安全检查周期，定期检查。(2)发现隐患，立即报告、排除。(3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

(五)注意事项

1.上岗前应了解的办公场所的安全规定

(1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《中华人民共和国劳动法》。(2)用人单位制定的安全规定和环保规定，如有关吸烟场地的规定。

(3)组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。

2.安全隐患表与设备故障表的区别

进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分。要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如，计算机不能工作了，应填写“设备故障表”;如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。