秘书四级6

第一篇：秘书四级6

第二部分基础业务素质（５１～１２０题，共７０道题，满分为７０分）

选择题（５１～１２０题，每题一分，共７０分。每题有一个或多个答案正确，请在答题卡上将所选的答案的相应的字母涂黑。错选、漏选、多选，均不给分）

５１、下列选项中，（）不属于简报的报头。

（A）简报名称

（B）期号

（C）编印单位

（D）印发数量

５２、红色反线的作用在于把眉首与（）部分隔开

（A）主体

（B）发文机关标识

（C）发文字号

（D）版记

５３、议论的要素是论点、论证和（）

（A）论说

（B）论据

（C）立论

（D）驳论

５４、常用事务文书的制发过程，一般包括草拟、（）、定稿等。

（A）审核

（B）发文注册

（C）登记

（D）归档

５５、公务文书文面结构中的主体部分不包括（）

（A）文件名称

（B）主送机关

（C）发文字号

（D）成文时间

５６、下列正确的承办流程是（）

（A）签收－拆封－登记－拟办－批办－分发－承办－催办－办复

（B）签收－登记－拆封－拟办－分发－催办－承办－办复

（C）签收－拆封－拟办－登记－分发－承办－催办－办复

（D）签收－拆封－拟办－登记－分发－承办－催办－办复－批办

５７、承办部门办理完文件后，（）的必须执行的手续

（A）对文件归类管理，及时如档

（B）及时将批复文件退回行政部，办完以后归档

（C）督促有关部门抓紧落实

（D）组织相关人员传达文件精神

５８、行政部门承办的责任是（）

（A）监督部门是否按程序办文

（B）监督部门是否传达文件精神

（C）到一定的时间组织有关部门清退文件，按规定收回文件

（D）将文件按类归档

５９、按规定，某些公文在办理完毕后应销毁，下列属于销毁范围的是（）

（A）已办理完的没有归档和存查价值的公文

（B）特殊场合不立即销毁有可能造成失密的公文

（C）被定为绝密的文件

（D）已过期的文件

６０、正确销毁文件要求（）

（A）有秘书部门对已办毕的公文进行鉴定

（B）确认文件并逐件核定造册

（C）将销毁文件目录送主管领导人审批签批

（D）在有关人员监督下送往指定地点销毁

６１、感谢信标题的写法有（）

（A）以文种作标题

（B）用公文式标题，即：发文机关＋事由＋文种

（C）用双标题，即：正标题＋副标题

（D）以事由作标题

62、感谢信的主要特征是（）

（A）真实性

（B）感召性

（C）渲染性

（D）权威性

63、把Windows98的窗口和对话框作一比较：窗口可以移动和改变大小，而对话框（）

（A）既不能移动，也不能改变大小

（B）仅可以移动，不能改变大小

（C）仅可以改变大小，不能移动

（D）既能移动也能改变大小

64、在Windows98中，当一个窗口已经最大后，下列叙述错误的是（）

（A）该窗口可以被关闭

（B）该窗口可以移动

（C）该窗口可以最小化

（D）该窗口可以还原

65、在中文Windows98中，为了实现中文和英文输入方式的切换，应使用的组合键是（）

（A）Shift＋空格

（B）Shift+Tab

（C）Ctrl+空格

（D）Alt+F666、在Window98的“我的电脑”窗口中，若已选定硬盘上的文件或文件夹，并按了Del键和“确定”按纽，则该文件或文件夹将（）

（A）被删除并放入“回收站”

（B）不被删除也不放入“回收站”

（C）被删除但不放入“回收站”

（D）不被删除但放入“回收站”

67、在Word的编辑状态，对当前文档中的文字进行替换操作，应当使用的菜单的（）

（A）“工具”菜单

（B）“文件”菜单

（C）“视图”菜单

（D）“编辑”菜单

68、在Word的编辑状态，进行字体设置操作后，按新设置的字体显示的文字是（）

（A）插入点所在段落中的文字

（B）文档中被选择的文字

（C）插入点做在行中的文字

（D）文档的全部文字

69、在Word的编辑状态，选择了文档全文，若在“段落”对话框中设置行距为20磅的格式，应当选择“行距”列表框中的（）。

（A）单倍行距

（B）1.5倍行距

（C）固定植

（D）多倍行距

70、能够打印穿孔纸和多层纸张的打印机是（）。

（A）激光打印机

（B）针式打印机

（C）喷墨打印机

（D）一体机

71、下面关于复印机的使用常识中，错误的是（）。

（A）使用复印机之前，最好开机预热30分钟左右，以保证机内干燥

（B）复印机应该安放在通风换气的地方，同时注意防热防潮防尘防震

（C）当复印机面板显示红灯信号是，应该添加碳粉

（D）如复印机的背景有阴影，可能是复印机镜头有灰尘，用细棉干布擦拭即可

72、目前，人们通过互联网可以获得以下服务：（）

（A）搜索查询资料

（B）远程医疗

（C）视频会议

（D）电子支付

73、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表（）。

（A）贸易

（B）水平

（C）面积

（D）时间

74、“人定一”（人定胜天）采用了汉字速记中的（）略写法。

（A）成语

（B）熟知

（C）词组

（D）多音节词

75、一家中外合资企业注册资本为2亿美元，根据我国有关法律规定，外方出资一般不得低于（）。

（A）0.5亿美元

（B）0.6亿美元

（C）1亿美元

（D）1.2亿美元

76、公司法的基本原则包括（）等。

（A）出资者所有权与企业法人财产权相分离

（B）公司自主经营、自负盈亏

（C）公司实行权责明确、管理科学、激励和约束相结合的内部管理体制

（D）公司必须依法经营，其合法权益受法律保护

86、换位思考是指（）。

（A）用他人的思维方式思考自己的问题

（B）从他人的思维角度来了解他人所提出的问题

（C）跳出自我模式进入他人心境

（D）设身处地为他人着想

87、下行沟通的形式通常有（）。

（A）公司政策发布

（B）电子信箱

（C）谈话与口头提示

（D）会议

88、办公室的光线应达到的要求是（）。

（A）局部照明清晰

（B）灯光不闪烁

（C）光线直射计算机屏幕

（D）向阳的窗户安装窗帘

８９、办公室中的安全隐患有（）。

（A）办公室摆放档案柜

（B）地面上有电话线拖曳

（C）站在旋转椅上去东西

（D）消防栓放置在文件柜后

９０、秘书按上司的指令通知员工参加工作总结会，销售员问能否不参加时，秘书最恰当的做法是（）。

（A）回答“这样不好”

（B）回答“不可以”

（C）请他“去问问上司”

（D）回答“我不知道”

９１、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（）。

（A）柜顶上面

（B）上层隔板上

（C）下层隔板上

（D）前面地上

９２、在（）之前，秘书不得给出保密信息。

（A）没有确认对方身份

（B）没有确认是否被授权

（C）没有上司允许

（D）没有经过同事的同意

９３、企业对外保密的信息通常有（）。

（A）产品宣传册

（B）客户的信息

（C）企业的标识

（D）员工的工资

９４、秘书要对保密文件、资料自觉做好（）等方面的保密工作。

（A）接收

（B）传递

（C）保管

（D）发送

９５、秘书要认真保管企业的印章，因为印章有（）的作用。

（A）修正

（B）凭证

（C）标志

（D）保密

９６、秘书值班时要做好（）。

（A）电话记录

（B）来访记录

（C）工作日志

（D）值班日记

97、秘书为某会议编制会议值班表时，表中内容应包括（）的姓名。

（A）带班人员

（B）值班人员

（C）参会人员

（D）替班人员

在库存保管工作中，办公物品的摆放方法应是（）。

（A）新物品置于旧物品的前面

（B）分量重的物品放下面

（C）小件物品放在大物品的前面

（D）体积大的物品放上面

103、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的（）。

（A）规模

（B）主题

（C）级别

（D）时间

104、安排会议程序应充分考虑（）。

（A）下级的意思是否得到满足

（B）顺序是否合理

（C）会议进程是否紧凑

（D）会议各环节衔接是否科学

105、宏远公司在承办市科技博览会后，准备招考记者招待会。秘书为总经理答记者问准备的资料应包括（）。

（A）本公司技术、人员、设备的基本情况

（B）消费者来信

（C）科技博览会的基本情况

（D）本市科技发展的基本情况

106、会议记录原稿通常要（）。

（A）予以销毁

（B）统一编号

（C）进行复制

（D）装订成册

107、会议记录漏记的内容可以根据（）在会后进行补充修正。

（A）记录员的记忆

（B）录音

（C）与会者的笔记

（D）主持人的意图

108、从分类上说，开放参观活动可分为（）和组织参观

（A）实物参观

（B）展览室参观

（C）游览参观

（D）娱乐参观

109、企业要根据开放参观活动的（）来安排参观的内容。

（A）规模

（B）规格

（C）形式

（D）主题

110、在开放参观活动中，可安排参观者观摩（）。

（A）企业生产经营设备和工艺流程

（B）生产区环境或营业大厅

（C）企业员工教育和培训基地

（D）企业的后勤服务、娱乐、福利、卫生等设施

111、一般性参观常以（）和一般市民为邀请对象。

（A）员工家属

（B）政府官员

（C）有利益关系的团体

（D）同行业专家

112、开放参观活动中的解说和接待的准备工作应包括（）。

（A）制作并寄发请柬

（B）设立接待服务处

（C）准备特殊参观用品

（D）准备礼品或纪念品

该文章转载自无忧考网：

第二篇：秘书四级资料

51、Word2003启动操作：

①“开始”菜单;

②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符路径Winword.exe”“确定”

③快捷方式

52、文件存盘

选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键

如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。

53、Word选取文本

①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。

②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。

③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标

④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击

⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。

⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。

54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V

55、创建表格

①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格

②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格

56、改变行高或列宽：

①使用鼠标进行调整;

②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令，单击“行”(“列”)选项卡，精确调整

57、页面格式：打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。

58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P

58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、单元格选定(选定不相邻的矩形区域)

有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。

60、数据输入

①输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字)，如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内

注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。

输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。

②输入数字：Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11”

注意：输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。

③输入日期和时间

a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”确认输入;“Tab”指向右边的单元格

⑤清除单元格，只是删除单元格内内容;删除单元格则是将选定的单元格从表中删除

61、设定数据有效性步骤：P/85-86

①选定要增加有效检查的单元格

②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。

③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。

④在“数据”下拉列表中选择条件。

⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值，比如0和100.⑥按下“确定”即可。、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。

63、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。

注意：如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。

64、关闭：Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。

65、改变数字格式的步骤是：

①选定需要格式化的单元格或一个区域

②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如“数值”。

③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。

66、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”，敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。

67、处理标题

在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤：按实际宽度选择要居中的标题，单击 即可。

67、行列高

①Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。

②自动调整：“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。

69、单元格地址：相对地址(Excel2000默认状态)，绝对地址、混合地址、三维地址。

70、自动求和：选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格，单击“常用”工具栏中的自动求和∑，用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域，敲“回车”键或按下“确认”即可。

71、数据排序：

⑴使用“排序”对话框进行排序

①在需要排序的数据清单中，单击任一单元格;

②选择“数据”菜单上的“排序”命令;

③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”;

④在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”;

⑤“确定”

⑵使用工具按钮进行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。

73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。

74、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。

75、页面设置步骤：

①打开要进行页面设置和打印的幻灯片;

②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令;

③在“幻灯片大小”下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向;

76、打印步骤“

①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”)，可设置打印机类型、打印范围和内容。

②单击“确定”

77、应用和更好模板的具体步骤：

①打开要应用设计模板的演示文稿;

②单击“格式”菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏上单击“设计”，在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格(如已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案，请单击“设计模板”);

③在“幻灯片设计”任务窗格中，已用设计模板出现在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻灯片步骤：

①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，屏幕右侧出现“幻灯片版式”窗格，在“其他版式”中单击“标题和表格”版式。

②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符，即可出现“插入表格”对话框。

③在对话框中输入表格的行数和列数，然后单击“确定”按钮，即可生成表格，同时出现“表格和边框”工具栏。

79、在已有的幻灯片中添加表格

单击“插入”菜单中的“表格”命令，出现“插入表格”对话框，在对话框中输入表格的行、列数，单击“确定”即可。

80、在幻灯片中添加用户自己的图片文件：

①在显示要插入图片的幻灯片;

②单击“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令，出现“插入图片对话框”。

③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置，然后选定该图。

④单击“插入”即可。

81、启动幻灯片方法：

①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。

②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。

③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。

④按“F5”键

82、控制幻灯片放映：“→”，“↓”或“PgDown”键，进入下一张幻灯片;按“←”，“↑”或“PgUp”键，进入上一张幻灯片。

83、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享，大体由两部分组成，一是通信子网，二是资源子网。另外还有用于确保网络通信的协议。

84、共享资源包括：数据资源、软件资源、硬件资源

85、Tcp/LP协议特点：一是标准化，几乎任何网络软件或设备都能在该协议上运行;二是可路由性，这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。

86、网卡即网络接口卡，又称网络适配器。

87、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备，是拨号用户必不可少的设备只要。

88、按网络覆盖的范围分，可分为局域网、广域网。

局域网(LAN)：办公室或实验室(十米级网)，建筑物的网(百米级网)，校园网(千米级网)。广域网(WAN):城域网(WAN)、地区网或行业网(百公里级)。国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。

89、因特网主要功能：

①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询)

②高速通信服务(电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等)

③电子教育(远程教育、培训，阅读电子出版物，访问电子图书馆等)

④电子娱乐(播放电影电视，交互式电子游戏，文化娱乐信息的交流与讨论等)

⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结帐与各类电子消费方式)

⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与老人的寻找等)

90、默认的封面文件为主页。浏览器是用来浏览网上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又称“电子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墙是用增强机构内部网络安全性的一个或一组系统，防火墙是只允许授权的数据通过。

91、域名：要想在网上建立服务器发布信息，必须首先注册自己的域名，只有拥有了自己的域名，别人才能访问到你。

顶级域名：机构性域名、地理性域名。

机构性域名：com(营利性商业实体)、edu(教育机构或设施)、gov(非军事性政府或组织)、net(网络资源或组织)、org(非营利性组织机构)、firm(商业或公司)

92、中国教育和科研计算机网(CERNET)主要服务于学校、科研和学术机构以及非营利性政府部门。

http:∥www.xiexiebang.com。

93、选择“文本文件”，可以将页面中的文字内容保存为一个文本文件。

94、脱机收藏夹步骤：

①打开Web站点，单击“收藏”菜单下的“添加到收藏夹”命令，打开“添加到收藏夹”对话框。

②选中“允许脱机使用”复选框，然后单击“自定义”按钮，出现“脱机收藏夹向导”简介屏幕，单击“下一步”。

③把“下载与该页连接的1层网页”改为适当的层数，然后单击“下一步”，直至完成。

95、电邮地址由一个字符串组成，该字符串被“@”分为两部分。

96、目前常用的电子邮件收发软件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、发送邮件步骤：

①单击工具栏中的“创建邮件”按钮;

②在“收件人”、“抄送”栏中输入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”间隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主题”框中输入邮件的主题;

④在文本编辑区内输入邮件的主题内容;

⑤如需插入附件，可单击“附件”或“插入”菜单下的“文件附件”命令，在弹出的文件选择对话框中选择要附带的文件，然后单击“附件”，将会在“主题”栏下插入“附件”一栏，附件文件名显示在栏中;

⑥单击“发送”。

98、沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号(书面、口头)，把信息、思想和情感进行传递的过程。

99、沟通既是人际的交流，也涉及组织之间的交流。

100、秘书职业特点：①非权利支配性;②非职责限定性③认同疏导性

1.发文机关标识由发文机关全称或()后面加“文件”组成。

A.统称

B.简称

C.规范化简称

D.称谓

【答案】C

2.发文字号位于发文机关标识下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.红色反线的作用在于把()与主体部分隔开。

A.眉首

B.发文机关标识

C.发文字号

D.版记

【答案】A 251、违约责任是指合同当事人没有履行或者没有按照合同约定履行义务所应承担的民事责任。

252、承担违约责任的原则：

合同法对违约责任采取的是严格责任原则，即不管主观上是否有过错，只要不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，除不可抗力可以免责外，都要承担违约责任。

253、承担违约责任的方式：①支付违约金;②支付赔偿金;③要求继续履行;④修理、更换、重作、退货和减少价款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取补救措施的合理费用。

254、我国于1993年9月2日通过了《中华人民共和国反不当竞争法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正当竞争法基本原则包括自愿、公平、平等、诚实信用、遵守公认商业道德以及不得滥用竞争权利等。

256、限制竞争行为表现为：①滥用优势地位限制竞争行为;②滥用行政权利;③不当搭售行为;④串通投标行为。

257、滥用优势地位限制竞争行为表现为：

①滥用行政权力限定他人购买其指定的经营者的商品。

②滥用权力限制其他经营者正常的经营活动。

③滥用行政权力限制外地商品进入本地市场，或本地商品流向外地市场。

259、不正当竞争行为的要领和特征：

①不正当竞争行为的主体是经营者;

②不正当竞争行为是违法行为;

③不正常竞争行为侵害的客体是其他经营者的合法权益和正常的社会经济秩序。

260、不正当竞争行为类别：①假名冒牌行为;②商业贿赂行为;③虚假宣传行为;④侵犯商业秘密行为;⑤低价倾销行为;⑥不正当有奖销售行为;⑦诋毁商誉行为。

261、假名冒牌表现：

①假冒他们注册商标;②擅自使用知名品牌特有名称、包装;③擅自使用他们企业名称或姓名;④在商品上伪造或冒用认证标志。

262、可以以明示方式给对方折扣，可以中间人佣金，但必须如实入帐。

263、下列情形不属于不正当竞争行为：

①销售鲜活商品;

②处理有效期限将至商品或其他积压商品;

③季节性降价;

④因清偿债务、转产、歇业降业销售商品。

264、监督检查部门职权：①询问权;②查询复制权;③检查权;④处罚权。

265、可以查询、复制与不正当竞争形为有关的协议、帐册、单据、文件、记录、业务函电和其他资料。

266、不正当竞争行为的法律责任：①民法责任;②行政责任;③刑法责任。

267、行为责任包括：①强制行为人停止不正当竞争行为;②没收非法所得;③处以罚款;④吊销营业执照。

268、劳动适用于：

①国家机关、事业组织、社会团体的工勤人员。

②实行企业化管理的事业组织的非工勤人员。

③其他通过劳动合同与国家机关、事业组织、社会团体建立劳动关系的劳动者。

劳动法不适用于：公务员和比照公务员制度的事业组织和社会团体的工作人员，以及农村劳动者(乡镇企业职工和进城务工、经商的农民除外)、现役军人、家庭保姆、在中国境内享有外交特权和豁免权的外国人等。

269、劳动就业原则：①平等就业原则;②双向选择原则;③照顾特殊群体人员就业原则;④禁止雇用童工原则。

270、劳动法规定，对残疾人、少数民族人员、退出现役的军人的就业实行特殊政策，给予特别保护;禁止用人单位招用未满16周岁的成年人，文艺、体育和特种工艺单位招用未满16周岁的文艺工作者、运动员和艺徒时，须报经县级以上(含县级)劳动行政部门批准，并保障其接受义务教育的权利。

271、劳动合同特征：

①劳动合同的主体一方是劳动者，另一方是用人单位;

②劳动合同的内容具有权利和义务的统一性和对应性;

③劳动合同的客体是劳动力;

④劳动合同是要式、有偿合同。

272、劳动合同内容：

①劳动合同的期限

②工作内容

③劳动保护和劳动条件

④劳动报酬

⑤劳动纪律

⑥劳动合同终止的条件

⑦违反劳动合同的责任

272、劳动合同期限：固定、无固定、完成一定工作。

试用期最长不得走过6个月。

201、已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年;保存期满，报经国税机关查验后可以销毁。

202、对与发票案件有关情况和资料，可以记录、录像、照相和复制。

203、增值税专用发票由水印防伪图案，红色荧光防伪标记、无色荧光防伪标记3项防伪标记组成。

204、税收分类：

⑴以课税对象为标准：

① 流转税;②所得税;

③行为税(对某些特定行为课征的税，如印花税、车船税)

⑵以计税标准为标准：

①从量税(以课税对象的实物量为计税依据)

②从价税(以课税对象的价值量为计税依据)

205、增值税是我国第一大税种。

206、文化体育业(文化业、体育业)：3%;娱乐业(歌厅、舞厅、卡拉OK歌舞厅、音乐茶座、台球、高尔夫球、保龄球、游艺)：5%-20%

207、企业所得税33%(原)。2008年1月1日起，国企、外企税率25%，高新技术产业15%。

208、个人所得税征税对象：①工资、薪金所得;②劳务报酬所得;③稿酬所得;④储蓄存款利息、股息、红利所得;⑤偶然所得。

税率：工资、薪金所得适用5%-45%的超额累进税率;劳务报酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花税千分之四。

209、社会保险具有强制性、保障性、福利性和普遍性的特点。职工在试用期内也应享有保险。

210、养老保险的享受待遇：累进缴纳养老保险15年以上，并达到法定退休年龄，可以享受养老保险待遇。我国的失业保险制度属于强制性失业保险制度。医疗保险具有社会保险的基本特征外，还具有公平性、信息不对称性和费用结算方式的复杂性。

211、工伤保险制度的实施原则：无责任补偿原则;因工受伤与非工公受伤相区别的原则;风险负担、互助互济原则;个人不交费原则;补偿与预防、康复相结合原则;直接经济损失和间接经济损失相区别的原则;一次性补偿与长期补偿相结合原则。

212、无责任补偿原则，又称无过失补偿原则，是指工伤事故发生后，无论事故责任在谁，都应及时对受伤者进行无条件的一定经济补偿。因工受伤是劳动者为他人和社会做出的牺牲。非因工受伤并不属为他人和社会做出的牺牲。直接经济损失指因工受伤者的第一职业的劳动报酬，这是工伤保险的内容。

213、工伤认定申请(合同期内)提供材料：

初次治疗诊断书或住院病历、职业病诊断证明(原件、复印件各一份)、交通事故需提供交通大队的事故裁决书或交通部门的交通事故证明、身份证复印件、有效期内的劳动合同原件。

214、《住房公积金管理条例》规定：单位录用职工，应当自录用之日起30日内到住房公积金管理中心办理缴存登记，并持住房公积金中心的审核文件，到受托银行办理职工 住房公积金账号的设立或者转移手续;新参加工资的职工从参加工资的存第二个月开始缴的住房公积金，月缴存余额为职工本人当月工资乘以住房公积金缴存比例。

215、职工有下列情形之一的，可提取住房公积金账户内的存储余额：

①购买、建造、翻修、大修自住住房的。

②离休、退休的。

③完全丧失劳动能力，并与单位终止劳动关系的。

④出境定居的。

⑤偿还购房贷款本息的。

⑥房租超出家庭工资收入的规定比例的

216、按股票持有者可分为国家股、法人股、个人股3种。按发行范围分A股、B股、H股和F股4种。沪深股市基本交易规则：价格优先、时间优先。

217、A股：人民币，国内;B股：外国人，外币;H股：香港股市;F股：海外市场。

218、中国人民银行下设：商业银行、政策性银行、非银行金融机构、国家外汇管理局。

219、我国的中央银行是中国人民银行，其全部资产属国家所有，是非营利机构。

220、我国的商业银行大体分为国有独资银行、股份制商业银行和城市商业银行。

221、政策性银行不以盈利为目的，专门为贯彻、配合政府的社会经济政策或意图，具有特殊的融资原则。1994年，我国组建了3家政策性银行，即国家开发银行、中国进出口银行、中国农业发展银行。

222、非银行金融机构主要是保险公司、信用合作社和信托投资公司。

223、利息的计算方法分为单利和复利计算法两种。我国除活期存款带有一定的复利性质，其余各类存款均按单利计算。利息率=利息额/本金额×100%。国外司惯用年利率，我国习惯用月利率。

224、名义利率是以名义货币所表示的利率。

225、汇率的表示方法有直接标价法、简接标价法、美元标价法。

226、直接标价法是指以一定单位的外国货币为基础，将其折合为一定数额的本国货币的标价方法。日元、加拿大元、港币、新加坡元、人民币采用均采用直接标价法。欧元、英镑、澳大利亚元采用间接标价法。

227、公司的住所是指公司的主要办事机构所在地。

228、公司的资本包括注册资本、发行资本、认购资本和实缴资本等。

229、股东以其出资额为限度公司承担责任，公司以其全部资产对公司的债务承担责任的其余法人。有限责任公司的资本不分为等额股份，证明股东出资份额的权利证书称为出资证明书。有限责任公司的股东有最高人数限制。

230、有限责任公司的设立条件：

①股东符合法定人数，有限责任公司由50人以下股东共同出资设立。②有限责任公司注册资本的最低限额为人民币3万元。公司全体股东的首次出资额不得低于注册资本的20%。

231、股东可以用货币出资，也可以用实物、工业产权、非专利技术、土地使用权等作价出资。

232、有限责任公司的组织机构：

①股东会是公司的最高权力机关，每年至少召开一次。

②董事会(执行董事)与经理：董事会是公司的业务执行机构，董事会成员为3人-13人。董事每届任期不得超过3年，届满可连选连任。执行董事可以兼任公司经理。

③监事会：监事会是公司的监督机关，其成员不少于3人。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于1/3。董事、高级管理人员不得兼任监事。

233、股权转让：

公司法不允许股东向公司转让股份，但允许股东向本公司的其他股东或者本公司股东以外的其他人转让股份。股东向股东以外的人转让其出资时，必须经全体股东过半数同意;不同意转让的股东应该购买给转让的出资，否则视为同意转让;对于经同意转让的出资，其他股东有同等条件下的优先购买权。

234、一人有限责任公司的注册资本最低限额为人民币10万元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部资本为等额股份，股份采取股票形式。

⑵股东以所持股份为限对公司承担责任。

⑶公司的股东有最低人数限制，而没有最高人数限制。

⑷股份有限公司的设立程序较为复杂。

236、设立股份有限公司，应当有2人以上200人以下发起人。法定注册资本的最低限额500万元人民币。

237、股份有限公司的组织机构：

①股东大会应当每年召开一次年会。召开股东大会，应当将会议审议的事项于会议召开20日以前通知各股东。

②董事会与经理：董事会是公司的业务执行机关，其成员为5人-19人。

③监事会是公司的监督机关，其成员不得少于3人。职工代表的比例不得低于1/3 238、股份发行原则：必须同股同权、同股同利。股票发行价价格可以按票面金额，也可以超过票面金额，但不得低于票面金额。

239、股东持有的股份可以依法转让。发起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年内不得转让;公司董事、监事、经理应向公司申报所持有的本公司的股份，并在任职期内不得转让。

240、公司合并包括吸收合并和新设合并。公司应当自做出合并决议起10日内通知债权人，并于30日内在报纸上至少公告3次。

241、清算程序。公司财产在分别支付清算费用、职工的工资、社会保险费用和法定补偿金，缴纳所欠税款，清偿公司的债务后剩余财产。

242、婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用其他法律的规定(不在合同法之内)。

243、合同类别：

①根据合同的成立是否以交付标的物为成立条件，可分为诺成性合同与实践性合同

②根据合同成立是否需要特定的形式，可分为要式合同与非要式合同。

244、合同基本原则：

①平等、自愿、公平原则。

②诚实、信用原则。

③合法原则。

245、要约是一方当事人以订立合同为目的，向对方当事人提出合同条件，希望对方当事人接受的意思表示。构成要约须符合下列条件：

①要约须显示向特定人发出的意思表示。

②要约的内容必须具体、确定。

③要约中应当明确表明该要约一经受要约人承诺，要约人就要受该意思表示的约束。

246、缔约过失的损害赔偿包括订立合同费用、准备履行所支出的费用、丧失与第三人另订合同的机关所产生的损失。

247、合同法规定下列免责条款无效：

①造成对方人身伤害的;

②因故意或者重大过失造成对方财产损失的。

248、合同内容约定不明时合同的履行：

①质量要求不明确的，按照国家标准、行业标准履行、没有国家标准、行业标准，按照通常标准或者符合合同目的特定标准履行。

②价格或者报酬不明确的，按照订立合同时履行地的市场价格履行，依法应当执行政府定价或者政府指导价的，按照规定履行。

249、合同履行担保方式有定金、保证、抵押、质押和留置。

250、合同的转让：①合同权利的转让;②合同义务的转移;③合同权利和义务一并转让。简报的特点：简 快 新 实

简报的类型：(1)会议简报(2)动态简报(3)工作简报

简报结构：报头+报核+报核

简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字

意向书的特点： 协商性 灵活性 简略性

结构：标题+正文+尾部

订货单特点：协约性 严肃性

结构：标题+正文+尾部

商品说明书：真实性 科学性 条理性 通俗性

设计注意：(1)如实介绍 真实可信(2)抓住特征 突出个性(3)语言简洁 通俗明了

(4)设计新颖 美观大方

报告特点： 汇报性 陈述性

报告与请示的区别：(1)性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复

(2)行文时限不同，请示必须事前。(3)请示必须一文一事，且请批对应(4)请示需逐级请示，语气温和谦恭

会议纪录特点：真实性 资料性

商务接待

接待规格：高规格 低规格 对等

高规格接待最能体现友好 对等接待最常用 低规格接待适用基层

接待计划内容：接待规格 日程安排 经费预算 工作人员

经费预算由接待规格 人员数量 活动内容确定

接待计划的制订由接待规格制约

接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通

制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。

影响接待规格的因素：(1)双方关系(2)突然变化(3)上次接待标准

座次高低由司机身份决定

司机如是专职司机，上座为后排右座

话别时间在半小时内为宜

接待计划主要项目：(1)陪同人员(2)食宿安排(3)接待日程(4)经费预算

制订计划注意：(1)执行规章制度(2)适应来宾生活习惯(3)做好保密工作

沟通工作特点：(1)非权利支配性(2)非职责限定性(3)认同疏导性

沟通类型：(1)人与人沟通(2)人与自我沟通(3)人与机器沟通(4)组织之间沟通

秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通

网络沟通优势：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即时性强(3)有安全感

制约性：(1)语言存在歧义(2)横向沟通扩展张 纵向沟通弱化

尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键

沟通目标：(1)说明事物(2)表达感情(3)建立联系(4)和谐工作环境

与客户沟通原则：(1)区分到访客户是多次还是首次(2)区分内部外部客户

横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈

备忘录 报告

横向沟通的障碍(1)沟通技术存在障碍(2)心理活动障碍(3)不善倾听，草率评判(4)表达理解存在歧义

上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一

下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真

上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会

上行沟通作用：(1)提供员工参与管理的机会(2)减少因误解造成的损失(3)营造民主式管理氛围(4)缓解工作压力

下行沟通策略：(1)制订针对性沟通(2)精简环节(3)减轻分流沟通任务(4)提倡简约(5)启用反馈(6)多介质组合

多介质组合是最简单最主要的方法

沟通重点：(1)企业员工(2)危机中受害者(3)新闻媒体

危机认定：(1)团队内存在使人情绪不佳的氛围(2)缺少交流(3)消极言论普遍存在(4)间接渠道使用较多，直接渠道使用较少(5)执行不力，隐患增多

对策：(1)反应迅速机敏(2)强调共同基础(3)建立危机小组(4)利用多种沟通方式(5)参与调查

需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件

立卷归档的意义：（1）是文件转为档案的重要步骤和基础（2）保持了历史联系，便于查找利用（3）保持了历史联系，反映了客观进程（4）保护了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础

不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿 会议主要文件如 领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单位地区立卷 通知来往文书 按时间立卷

大会文件按重要程度和时间排列

整理录音的技巧：（1）删除（2）增加（3）修改（4）送审

清理方法：收销带存

会议文件保管分为长期 短期 永久三种

会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质

注意：正确区分保管期限

办理好移交手续

会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件

会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要

拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括 提炼归纳（3）条理清楚 一目了然

会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导

会议经费决算：（1）会议拟定开支预算（2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算决算（5）遵循勤俭节约原则

催办要求：准确及时到位 不可拖延 断章取义 搞本位主义

业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责 综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位

催办方式：（1）发文催办（2）电话催办（3）派员催办

电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短

派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力

对于难办事项可以采用会议催办

传达落实要求：（1）迅速果断 保证质量（2）忠于决策 不打折扣（3）解放思想 有创造性落实

浏览景观一般分为人文景观和自然景观

娱乐活动分为观看项目和参与项目

制定方案时注意：（1）安排好人员（2）参观地点检查（3）提前预定好门票（4）人数过多时，可外包旅行社

在制定接待计划考虑客人的信仰 忌讳 身份 性别 年龄 是否带有家属

预定餐厅时注意：事项确定好时间 地点 宴请人员 桌次座次 菜单

选择宾馆时考虑（1）交通便利与否（2）档次是否合适（3）环境是否优雅

正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由 规模确定地点大小

撰拟出国申请内容：（1）路线（2）时间（3）地点（4）交通工具（5）具体事项（6）备注

办理护照的相关证件：（1）任务批件（2）政审批件（3）邀请书（4）2寸免冠照

申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆

商务旅行制订程序：（1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证 护照 黄皮书 出境登记卡的手续（5）订购机票

准备工作：（1）审查最佳旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件 相关证件

（5）做好旅行安排（6）注意时差（7）搜集资料

办公室布置要求：（1）优先采用光线 通风 监督 沟通占优的办公室（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近背对背放置档案柜（6）设置休息区

光线应来自桌子左上方和斜后上方

办公室布置三原则：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督

协调要求：（1）连续性（2）协同性（3）有序和谐

内部监督特点：（1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束

办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议

信息保密工作：（1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息

保密信息内容：（1）人事信息（2）财务信息（3）产品信息（4）客户信息

印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理

印章种类：（1）单位印章（2）单位印章（3）秘书公章

单位印章是对外行使权利的标志

印章作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用

印章使用要求：（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损

印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡

用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函 介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致

印章取回销毁都应该有两人参与

上司交办事项：（1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服务工作

公务接洽制度（1）岗位责任制度（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密制度

汇报技巧：（1）问明情况 及时报告（2）作好记录 避免失误

值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况 保持工作的联系性 有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料

电话是值班工作中使用最频繁的工具

快汇汇票由秘书认购

零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费 邮资 茶点费 停车费和少量办公用品费

文书形成程序：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发

上司临时交办事项特点：（1）广泛性（2）临时性 基本特点（3）具体性（4）紧迫性

办理原则：（1）积极主动 千方百计这是应有态度（2）符合政策，灵活变通（3）有着落 有回音

要点记录法用于电话 来访 会议记录

详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议 反应问题建议调查 领导指示

用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类 重而不急的，最后做C类，不重不急的上司日志内容：（1）上司接待信息（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息 秘书日志内容：（1）上司所需秘书协助事宜（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动

注意事项：（1）确保保密，只给上司授权的人查阅（2）保持一致准确，每天检查更新（3）熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）熟悉上司用餐和休息时间

在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。

检验办事效率原则：（1）工作质量（2）工作速度（3）产生影响

复命三注意（1）不失真（2）不吹嘘（3）不邀利

库存卡作用：（1）保证资金不被占用(2)保证空间充足（3）监督物品使用（4）防止损失

（5）正确估计

库存概念（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量（2）最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准

订购数量以剩余库存量为基础

保管措施（1）房间柜子上锁（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体积大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在较大物品前面（6）注意通风 有良好照明

选择供应商时考虑：（1）价格费用(2)质量交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 传递方式和内容应该综合考虑对象 效果 时效 费用

如何做好会议记录：(1)提前抵达会场，安排地方。(2)迅速绘制座位图(3)提前参阅其他会议记录

会议记录要求：(1)快速是基本要求(2)纪实性是重要特征 具体为真实 准确 突出重点

会议简报分为报头 报尾 报核，标题要求：简明 醒目 准确 生动 形式灵活

简报要求：(1)真实准确是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是质量的体现(4)生动活泼

信息分类：按作用分为：(1)与会者信息(2)指导宣传信息(3)议题性信息(4)主题内容信息(5)记录结果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)参考性信息(9)管理性信息

按会议信息保密性划分：(1)保密性信息(2)内部性信息(3)公开性信息

按传递方式划分：(1)讲话信息(2)会议书面信息(3)会议声像信息

收集信息要求：齐全 及时 准确 有效

确定会议信息搜集方法：(1)召集开会(2)提供书面材料(3)个别约见(4)会议结束后及时搜集(5)个别催退(6)按清退目录搜集(7)限时交退

信息反馈方式：口头 书面 会议反馈

会议值班内容：电话记录 接待记录 值班日志

会议值班意义：(1)起着沟通内外，协调上下的作用(2)保证重大事项 指令 精神的及时传达(3)保证会议顺利进行(4)代表了会议工作质量(5)直接影响了会议主办方的工作效率

值班工作制度：(1)信息处理制度(2)岗位责任制度(3)交接班制度

一、拟订会议议程、日程

（一）会议议程和会议日程的内容及作用

1、会议议程的内容

会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议日程的内容

会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3、会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（二）会议议程的制定程序

1、明确目标和参加者

2、安排各议程事项的时间

3、确定每一项议程

4、决定会议讨论形式

（三）会议日程的编制方法

1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

5、保密性较强的议题，一般放在后面。

二、提供会议地点的备选方案

（一）会议地点选择的要求

1、交通便利。

2、会场的大小应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界干扰。

5、选择会议地点应考虑有无停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（二）会议场地选择的工作程序

1、会议的目的与形态

2、实质上的需要、与会者的期望

3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4、对会议地点进行确认 考试吧编辑整理

5、签订书面合同

（三）实地考察会议地点的注意事项1、2、3、4、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。

不要出于个人原因再次参观酒店。

不要带家属同行参观。

5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。

6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

三、布置会场和安排座次

（一）会场整体布局安排

1、会场整体布局的要求

（1）庄重、美观、舒适。

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。

（4）小型会场要注意集中和方便。

2、会场整体布局的类型

（1）较大型会场的座次安排。

（2）中小型会议的座次安排。

3、会场整体布局安排的工作程序

（1）确定会场形式。

（2）合理摆放桌椅。

（3）布置附属性设备

(二)主席台的座次和场内座次安排

1、主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2、主席台的座次和场内座次安排

（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：

1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

（2）安排场内其他人员的座次

1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：

①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

四、发布会议信息

（一）会议信息的内容和类型

1、会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

2、会议的类型

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）发布会议信息的工作程序

1、传递会议通知信息

2、分发传递会议文件

3、沟通传递会议有关情况

（三）注意事项

1、发布会议信息前要进行报审

2、要对媒体进行选择

五、安排会议食宿

（一）会议餐饮的常识和工作程序

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。

（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。

（6）事先要准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

（8）做好饮水、饮料的供应。

3、会议餐饮的类型和标准

（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。

（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。

（二）会议住宿的常识和工作程序

1、会议住宿的常识

（1）要提前编制住房方案。

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（4）有时还要按地区集中，统筹安排。

（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2、安排会议住宿

（1）安排方式的选择。

（2）预定会议住宿的程序。

（3）确定会议住宿的程序。

3、会议房间的分配

（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

六、邀请会议嘉宾

（一）、会议嘉宾的类型和要求

1、会议嘉宾的类型

（1）组织方的上级领导和政府官员。

（2）企业的重要客户和各种利益相关方。

（3）社会名流和电影明星。

（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。

2、嘉宾邀请的要求

（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。

（2）要发出正式邀请函。

（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。

（6）嘉宾人数不宜过多。

（二）邀请会议嘉宾的工作程序

（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。

（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

七、准备会议资料、会议用品

（一）会议资料的类型和准备

1、会议资料的类型

（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2、会议资料的准备

（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

（二）会议用品的类型和准备

1、会议用品的类型

（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。

2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

2、准备会议用品

（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

（2）检查好灯光、扩音设备。

（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

（5）在每人座位前摆放纸笔。

（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

八、安排会议礼仪服务

（一）会议礼仪的种类

1、会议的通用礼仪

（1）会议文书礼仪。

（2）迎送礼仪。

（3）参会礼仪。

（4）服务礼仪。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

（二）安排会议礼仪服务的工作程序

1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。

（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。

2、分解工作程序

3、培训会议礼仪服务人员

（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。

（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。

（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。

4、准备服装用具

（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。

（2）迎接一般的与会者不需要献花。

5、礼仪执行

（1）接待礼仪及程序。

（2）引领。

（3）乘车的座次安排。

九、检查会议常用视听设备是否正常

（一）会议常用视听设备的选用

音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。

常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试吧

（二）检查会议常用视听设备的工作程序

1、确定工作人员的职责。

2、预演和检查会场视听设备。

一、安排会议值班

（一）会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容

（1）值班电话记录。

（2）值班接待记录。

（3）值班日记。

（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

（二）安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息处理制度。

（2）岗位责任制度。

（3）交接班制度。

2、明确值班工作任务

（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。

（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

（8）必要时，应建立主管领导带班制度。

3、编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。

（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。

（5）用简明的文字表明值班的工作内容。

（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

（一）相关知识

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则

（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。

（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的工作内容

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。

（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

（二）工作程序

1、媒体人员登记

2、为媒体人员提供简单的会议材料

3、安排拍照和新闻发布会等传统活动

4、安排媒体沟通会

（三）妥善处理新闻媒体的负面报道

（1）快速作出反应。

（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。

（3）让负责人出面。

（4）对未知的事实不要推测。

（5）不要隐瞒事实真相。

（6）为媒体采访敞开大门。

（7）统一口径，用同一个声音说话。

（8）频繁沟通。

三、做好会议的记录工作和简报工作

（一）做好会议的记录工作

1、会议记录的内容（1）会议描述。

（2）与会者姓名。

（3）缺席者请假条。

（4）宣读上次会议记录。

（5）有会议记录中产生的问题。

（6）通讯记录。

（7）一般事务。

（8）其他事务。

（9）下次会议日期。

（10）主席签名。

2、会议记录的要求

（1）速度要求。

（2）真实性要求。

1）准确

2）清楚

3）突出重点

（3）资料性要求

3、会议记录的工作程序

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

（2）正文。首部+主体+结尾。

（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（二）做好会议的简报工作 来源于考试吧

1、会议简报的内容

会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求

（1）真实准确。

（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。

（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序

（1）会议简报的内容。

（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类

（一）会议信息的分类

1、按照会议信息的作用划分

（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。

（3）会议议题性信息。

（4）会议主题内容信息。

（5）记录性、结果性文件信息。

（6）会议的程序性文件信息。

（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。

（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分

（1）保密性会议信息。

（2）内部性会议信息。

（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分

（1）会议讲话信息。

（2）会议书面信息。

（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求

1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。

（1）责任到人。

（2）履行登记。

（3）严格保密。

（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序

1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。

（1）召集开会。

（2）提供书面材料。

（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。

（5）个别催退。

（6）按清退目录收集。

（7）限时交退。

五、反馈会议信息

（一）反馈会议信息的内容和要求

1、反馈会议信息的内容

（1）反馈会前信息。

（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求

（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。

（2）会议信息反馈的目的要明确。

（3）充分重视会议的反馈信息沟通。

（二）反馈会议信息的工作程序

1、布置会议信息收集工作。

2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。

3、建立定期的会议信息反馈制度。

4、做好会议信息的反馈汇报工作。

5、抓好会议反馈信息的落实工作。

会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

案例一

英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。

英豪公司销售团队会议议程表

公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。

宣布议程。

说明有关人员缺席情况。

宣读并通过上次会议的记录。

东部地区销售情况总结。

销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。

公司销售人员的招聘和重组。

销售二部经理的人选。

下季度销售目标。

案例二

公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。

点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。

案例三

名山公司要召开2003总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。

点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。

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案例四

天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。

案例五

某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那

天，来的嘉宾很少。

点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益

求精，显示出组织应有的尊重和诚意。

案例六

某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。

点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。

案例七

海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。

点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。

案例八

在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。

点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息，为记者的报道提供了方便。

案例九 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。

案例十

风雷公司在2002年末召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹收集会议各方面的信息，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改进这方面的工作。

点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。

点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

开具发票时有出入怎么办？

公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试吧编

辑整理 点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任

何单位和个人有权拒收。

案例十三

会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一了认识，从而疏通了信息决办

环节。

点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容。可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。

第三篇：四级秘书知识点

四级秘书

会议管理

会前筹备

一、拟定会议议程、日程

会议议程：是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议日程：根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

1、会议议程的内容：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议； 闭幕式。

2、会议日程的内容：根据议程逐日做出具体安排。

3、会议议程和日程的作用：与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。议程是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

4、会议议程的制定程序

（1）明确目标和参加者（06年11月）（2）安排各议程事项的时间（3）确定每一项议程（4）决定会议讨论形式：

① 典型的会议形式：自由讨论式

② 头脑风暴式

③ 团队列名方法

④ 小型团队

（5）决定会议决策的方式

5、会议日程的编制方法；

（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2）制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。（3）宣布议程。

（4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（5）保密性较强的议题，一般放在后面。

6、会议议程和日程的区别：

议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。

日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式。

7、正确处理会议临时动议

二、提供会议地点的备选方案

1、会议地点选择的要求：（1）交通便利。

（2）会场的大小应与会议规模相符。（3）场地要有良好的设备配制。（4）场地应不受外界干扰。（5）应考虑有无停车场所。（6）场地租借的成本必须合理。

2、会议酒店的类型划分：

按类型分：商务型、度假型。

按地点分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）会议目的与形态

（2）实质上的需求、与会者的期望

（3）列出选择会议场地需求的工作清单：

所在地区情况

会场的环境 会议地点的设施（4）确定会议场地

随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。（5）对会议地点进行确认

★ 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。（06年11月）（6）签订书面合同 合同应包括的细节：

① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。

② 确定保证的客房间数。

③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。

④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。

⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。

⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。

⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。

4、广泛收集会议地点的信息

(1)会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。(2)只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。(3)不要出于个人原因再次参观酒店。(4)不要带家属同行参观。

(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。(6)要考虑另外一两家酒店作为备选。

5、实地考察会议地点的注意事项

三、布置会场和安排座次

1、会场整体布局的要求：

（1）庄重、美观、舒适，体现出会议主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（06年11月）

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。

（4）小型会场要注意集中和方便。

2、主席台的座次和场内座次

3、工做程序：

（1）会场整体布局安排

确定会场形式；

合理拜访桌椅；

布置附属性设备。

★ 声像布置的内容。（06年11月）（2）主席台的座次和场内座次安排： 主席台：（06年11月）

① 依职务高低和选举的结果安排座次。

② 为工作便利，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

③ 主席台的座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室，休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证证件上标明。

④ 在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。其他人员座次：（06年11月）

① 小型会场：

一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

② 中大型会场：横排法、竖排法、左后排列法

四、发布会议信息

1、会议信息的类型

2、工作程序

（1）传递会议通知信息（2）分发传递会议文件：

环节：准备、登记、附清退目录、封装、发出。（06年11月）

★ 签到时发出的主要文件。（06年11月）（3）沟通传递会议有关情况

3、发布会议信息前要进行报审

4、要对媒体进行选择

5、发布会议信息的程序：收集、筛选、加工、报送审核、发布

6、媒体的类型：

地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡的地方媒体。

五、安排会议食宿

1、会议餐饮的常识

食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。

大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者，照顾南北不同口味。秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上。席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图。

2、会议住宿的常识：

（1）要提前编制分配方案；

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（4）有时还要考虑地区集中，便于讨论。

（5）不同标准 的房间要作出合理 分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

3、安排会议餐饮：

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。

（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。（6）事先准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。

4、安排会议住宿

安排会议住宿方式的最简单方法是由与会者自己安排住宿。

5、会议餐饮的类型和标准：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。

6、会议房间的分配

六、邀请会议嘉宾

1、会议嘉宾的类型：

组织方的上级领导和政府官员

企业的重要客户和各种利益方

社会名流和影视明星

对实现会议目标有潜在贡献的人

2、嘉宾邀请的要求

（1）首先确定嘉宾的名单，并事先确认能否出席；（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。（6）嘉宾人数不宜过多。

3、工作程序：

（1）研究邀请嘉宾名单。（2）拟发请柬。

（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式开始之前，要再次与嘉宾 联系，并确认如何接送。

4、会议嘉宾的安全和保卫

职责： 应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防范火灾；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。（06年11月）

检查：确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施处于运行状态；检查进出会场的人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。

5、会议嘉宾的接待：接站工作、迎接工作、具体接待工作。

七、准备会议资料、会议用品

1、会议资料的类型：来宾资料、会务资料、沟通资料

2、会议用品的类型：必备用品、特殊用品

3、工作程序

（1）准备会议资料

来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证

会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会

议讨论分组表、会务组成员通讯录。

沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议和协议合同以及相关资料。

（2）准备会议用品

4、处理会议临时产生的文件：由临时动议产生的提案记录、决议等。

5、选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题（1）树立全局观念，搞好综合平衡。（2）经济适用，合理先进。

（3）严格根据会议经费的预算，量入为出。（4）注意轻重缓急，精打细算。

八、安排会议礼仪服务

1、会议的通用礼仪

（1）会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。

（2）迎送礼仪。无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和周到服务。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。

（3）参会礼仪。要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。（4）服务礼仪。在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

5、工作程序：

（1）选择会议礼仪服务人员（2）分解工作程序

（3）培训会议礼仪服务人员（4）准备服装用具（5）礼仪执行

九、检查会议常用视听设备是否正常

1、工作程序

（1）确定工作人员的职责（2）预演和检查会场视听设备

2、远程会议视听设备的检查

3、会议视听设备的保管（注意）（1）电源及连线（2）散热（3）清洁

会中服务

一、安排会议值班

1、会议值班工作的内容：（1）值班电话记录（2）值班接待记录（3）值班日记

（4）作好信息传递。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度（2）明确值班工作任务（3）编制会议值班表

3、编制值班表应有的项目

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。

（5）有时须用简明的文字表明值班的工作内容。（6）标明人员 缺勤的备用方案或替班人员姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则：（1）会议要求实事求是。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）要随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。

（7）会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。

2、接待新闻媒体的工作内容：

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息。

（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

3、工作程序

（1）媒体人员登记。

（2）为媒体人员提供简单的会议材料。（3）安排拍照和新闻发布会等传统活动。（4）安排媒体沟通会。

4、注意事项

（1）妥善处理新闻媒体的负面报道。（2）汇总新闻媒体的各种报道。

三、做好会议记录工作和简报工作

1、为会议记录做好准备工作。

2、会议记录的内容：会议描述、与会者姓名、缺席者请假条、宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期、主席签名。

3、会议记录：标题＋正文＋尾部

4、会议简报

（1）内容：反映会议情况，交流会议经验，沟通会议的信息。（2）结构：报头、报核、报尾

5、会议记录的要求：（1）快速。

（2）真实性：准确、清楚、突出重点。（3）资料性要求。

6、会议简报的要求（1）真实准确；（2）短小精悍；

（3）快是简报的质量体现；（4）生动活泼。

四、收集会议信息

1、会议信息的分类

2、收集会议信息的要求：齐全、及时、准确、有效。

3、提供会议信息服务

4、收集会议信息的程序

（1）确定会议信息的搜集范围。（2）选择会议信息的搜集渠道。（3）确定搜集会议信息的方法。

5、会议信息的作用：

（1）利用信息保证会议的顺利进行。（2）利用信息进行会议沟通。（3）利用信息进行催办。（4）利用信息为决策服务。（5）利用信息为商务活动服务。（6）利用会议信息进行宣传。

五、反馈会议信息

1、反馈会议信息的内容（1）会前信息（2）会中信息

（3）会后传达落实的情况

2、反馈会议信息的要求

（1）要注意点面结合，正负反馈结合。

（2）会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。

（3）充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。

3、工作程序

（1）布置会议信息收集工作。

（2）会议信息的搜集渠道的选择和建设。（3）建立定期的会议信息反馈制度。（4）做好会议信息的反馈汇报工作。（5）抓好会议反馈信息的落实工作。

4、会议信息的反馈时机

（1）在会议工作进展顺利时反馈。（2）在会议工作出现问题时反馈。（3）在会议工作处于停滞时反馈。

5、选择会议信息的反馈形式：正面指导反馈、建设性反馈。

6、会议信息的反馈方式：口头、书面、会议

会后落实

一、会议文件资料收集整理的要求

1、收集会议文件资料的要求和内容（06年11月专业能力卷）（1）要求：

① 确定会议文件资料的收集范围。

② 收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。

③ 选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

④ 收集会议文件也要履行严格的登记手续。

⑤ 要注意保密。

2、会议文件的立卷归档：

★ 归档范围（06年11月）

3、工作程序

将收集的文件资料进行登记—向上级总结、汇报情况—甄别整理、分类归卷—卷内文件的排列—卷内文件的编号、编目 — 填写卷内文件的备考表—案卷标题的拟制—填案卷封面—移交给档案室—清理、销毁不再利用的纸张

4、整理会议文字记录

（1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。（2）善于对讲话中的不足之处进行补正。（3）加强写作训练，提高协作水平。

5、整理会议录音：删除、增加、修改、送审。

6、清理文件

7、案卷移交须办移交手续

8、正确区分会议文件保管期限

二、会议纪要的内容和要求

1、整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成交。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。

3、会议纪要按印发范围和查看等级分发。

4、会议纪要工作程序：

完善会议记录—起草、编写会议记录—确定印发范围—接收者确认—领导签字— 打印成文—印制、分发或归档保存

三、会议经费结算的方法

1、会议的收费与付费方法

2、会议付费的要求：

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

3、结算会议开支费用的程序：通知与会人员结算时间地点—清点费用支出发票—核实发票—填写报销单、将发票贴于报销单背面—请领导签字—到财务部门报销—与相关部门及人员结清费用

4、会议成本

直接会议费用=会场租用及布置费+会议设备租用费+会议邮电通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议资料费+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等

5、会议财务管理应遵循的原则：（1）遵守制度，严格手续。（2）量入为出，收支平衡。（3）精打细算，例行节约。

四、跟踪反馈落实会议精神

1、会议决定事项的传达

要求：准确、及时、到位（06年11月）

2、会议决定事项的催办与登记制度（1）明确催办人员。（2）健全登记制度。（3）建立汇报制度。

3、会议决定事项的反馈：

反馈的原则：迅速及时、真实准确、要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理。

4、催办的方式：发文催办、电话催办、派员催办、约请承办部门来人汇报

5、会议决定事项的催办程序：

会议决定事项的传达—会议决定事项的催办与登记制度—会议决定事项的反馈

6、注意事项，需注意以下两类问题：

（1）综合性的，需由多部门共同办理的工作事项。（2）部门职责分工边缘的、交错的工作事项。

7、会议决策传达落实的作用

8、传达落实的要求

（1）迅速果断，保证质量。（2）忠实决策，不打折扣。（3）解放思想，创造性地落实。

9、传达落实会议决策的具体实施：

传达动员、分解任务、互相沟通、操作控制、效益考核。

事物管理

接待

一、制定接待工作计划

1、接待规格：（1）高规格接待；

（2）对等接待（最常用的）（06年11月）（3）低规格接待

2、接待规格的确定（06年11月）（1）对方与我方的关系。（2）一些突然变化的影响。

（3）对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

3、接待计划的主要内容：（1）确定接待规格。（2）日程安排。（3）经费预算。（06年11月）（4）工作人员。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景资料。（06年11月）（2）草拟接待计划。

（3）与本单位相关部门沟通情况。（06年11月）（4）与来访者沟通情况。（5）报请上司审批。

二、安排迎送来访团体

1、用车的礼节常识（座次见97页图）。（06年11月）

2、团体见面礼节常识。

3、工作程序

（1）迎接来访团体的方法：

主陪人在宾馆等候，派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接。主陪人亲自到机场或车站迎接，这对来访者是表示了非常重视。（2）送别来访团体的方法

三、安排来访者食宿、交通、行程

1、中餐礼节常识（1）餐具使用礼节：

筷子：

① 夹菜时，不可用筷子在盘子里挑挑捡捡，只应该在靠近自己子的一边夹。② 夹菜时，筷子上不可有饭粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③ 不要把菜从盘子里直接夹入口中，应先放入自己的盘或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盘上，可架在筷架或自己的盘子上。⑤ 不要用自己的筷子为客人夹菜。⑥ 谈话时，不要拿着筷子比比划划。

2、工作程序：（1）了解情况。

（2）确定餐饮、住宿、用车标准。（3）预定餐厅、住宿房间。（06年11月）（4）根据对方要求调整方案。

四、安排来访者的参观、娱乐活动

1、明确参观目的

2、明了参观内容

3、不同娱乐活动的特点与适应对象：

游览活动：人文景观和自然景观

了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况； 要熟悉将要游览的地方。

娱乐活动：观看项目和参与项目（06年11月）

4、参观、娱乐的相关礼节

（1）观看各类文艺节目时，不要迟到；（06年11月）

（2）无论在参观、游览还是观看节目中，都不要大声喧哗、议论；（3）着装应该根据场合调整。

5、工作程序

（1）初步确定内容（2）征求对方意见（3）修改、确定方案

（4）实施方案

办公环境管理

一、合理布置办公室

1、布置办公室的基本要求：（1）采用一大间办公室。（2）使用同样大小桌子。

（3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。（4）将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。

（5）将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。（6）应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。（7）主管坐位应位于员工作为之后方。

（8）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。（9）装设充足的电源插座，供办公室设备之用。（10）常用的设备与档案应置于使用者附近。

2、布置办公室的三大原则：（06年11月）

有利于沟通 便于监督 协调、舒适

3、办公室布置的具体要求

(1)办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路线以最接近直线为佳。（2）各座位间通道要适宜，应以事就人。（3）领导者应位于后方，以便监督。（4）光线应来自左方，以保护视力。（5）常用设备应放在使用者近处。

（6）电话最好是５平方米空间范围一部。

4、工作程序

（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及员工间的关系，以次为依据确定每位员工的工作位置。

（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。（4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。（5）对设备的安放提出合理建议。

二、营造健康、安全的办公环境

1、工作程序：

（1）确定安全检查周期、定期检查。

（2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

2、注意事项

上岗前应了解的办公场所的安全规定 安全隐患表与设备故障表的区别

办公室日常事务管理

一、管理印章和介绍信

1、印章的种类(1)正式印章(2)套印章(3)钢印

(4)领导人签名章(5)专用章

2、印章的样式(1)印章的质料(2)形状(3)印文(4)图案(5)尺寸规格

3、印章的管理与使用要求（1）专人负责（06年11月）（2）确保安全（3）防止污损

4、介绍信的使用要求：要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝线，并有存根备查。

5、印章的刻制程序：

上级正式机关的批准—制发单位开具公函— 附章样到公安部门办理登记—公安部门指定刻制单位—刻制印章—选定启用时间 — 发出附印样的通知—双人同行取回印章—拆封检验—专人保管

6、印章的使用程序：

申请用印 正确用印 用印登记

7、注意事项

（1）印章的停用与缴销

销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。（06年11月）（2）介绍信的管理

① 要有专人负责管理。

② 介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁，随用随开。

③ 管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载，涉及重要事项的要请批准人在介绍信存根上签字。

④ 对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。⑤ 介绍信持有者若将介绍信丢失，应及时 报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员。

（3）介绍信的使用

8、用印要谨慎

二、安排值班工作

1、值班工作的任务与要求：(1)办理上司交办的事项。(2)上传下达，沟通内外。(3)认真处理来函来电。

(4)负责接待工作。

(5)掌握上司的外出活动情况。(6)协调处理安全保卫工作。

2、值班工作规范(1)坚守值班岗位。(2)认真处理事务。(3)做好值班记录。(4)热情接待来访。(5)加强安全保卫。

3、工作程序：

制定值班制度与值班规定—编制值班安排表—通知并给领导班子发放值班表—值班人员做值班记录—重大事件做值班报告—值班结束交接班

4、注意事项

（1）值班实务处理的方法与技巧

建立健全公务接洽制度： 岗位责任制度、登记记录制度（06年11月）（2）值班内容的记录（06年11月）

值班日志 值班报告

来人登记与接待记录 电话记录 处理值班电话

三、管理零用现金并办理报销手续

1、零用现金的管理要求（06年11月）

（1）应严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。（2）保管备用金，应把办公室的开支纪录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。

2、报销手续的要求： 提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续。报销要及时。

四、安排上司的差旅事务

1、差旅准备的要求

（1）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。（2）准备定票是一定要查用最新的时刻表。

（3）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。

（4）平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。

2、制定旅程计划表

3、零用现金的管理：

通常由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出的现金。

4、制定商务旅行计划

5、制定旅程表

6、准备上司在不同场合的发言提纲

7、办理出国手续（06年11月）

8、秘书在上司出行前应落实的工作内容（1）审查选定最佳旅程表。

（2）了解外汇信息，办理兑换外币。

（3）准备随身用品。（4）准备文件。（5）转被相关证件。（6）做好旅行安排。（7）注意时差问题。

（8）收集所到国的背景资料。

9、秘书在上司外出旅行时的工作：

检查上司遗漏的东西。抓住机会学习。电话的处理。

五、完成上司临时交办事项

1、上司临时交办事项的特点：（06年11月）

广泛性、临时性、具体性、紧迫性

2、办理上司临时交办事项的原则（1）积极主动，千方百计

（2）既要符合政策，又要灵活变通（3）件件有着落，事事有回音

3、文字记录工作：要点记录法、详细记录法、常用速记法、笔记与录音并用法。

4、文字记录的要求

5、文字记录的程序：

准备记录工具—认真听、快速记—补充—修改—管理—请上司确认记录

6、注意事项

上司讲话记录。

上司日常工作部署的记录。

办理上司交办事项应注意的问题。整理记录应注意的事项。

六、管理时间，提高工作效率

1、时间管理的内容

2、个人时间管理的技巧：ABCD 法：

A 重而急 B 重而不急 C 急而不重 D 不重不急

3、工作时间表的内容与编写要求

4、工作日至的内容与编写要求

5、其他时间管理的工具：效率手册、时间表、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表“在不在”布告板等。

6、工作程序：

（1）编制工作时间表（2）编制、管理工作日志

7、秘书办事的学问：

（1）如何办好上司交办事项（2）如何办好请办事项

办公用品与设备的使用和管理

一、订购、接收、管理办公用品

1、库存控制：（1）作用

（2）定义：最大库存量

最小库存量（06年11月）再订货量

2、库存控制卡：项目、单位、库存参考号、最大库存量、再订货量、最小库存量、日期、接收、发放、余额。

3、工作程序：（1）选择供应商（2）选择订购方式（3）办理进货手续

（4）保管：保管应采取的措施：（06年11月）

① 储藏间或物品柜要上锁。② 各类物品要清楚地贴上标签。③ 新物品置于旧物品的下面或后面。④ 体积大、分量重的物品放在最下面。

⑤ 小的物品、常用的物品应放在较大物品的前面。⑥ 储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。

⑦ 储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。

4、库存监督

二、数码相机的使用

1、数码相机的工作原理：CCD

2、数码相机与传统相机的区别（1）感光不同。（2）存储介质不同。（3）图像质量不同。（4）输入输出方式不同。

3、数码相机的性能指标（06年11月）（1）分辨率

（2）光学与数码变焦（3）镜头（4）测光系统（5）相当感光度

（6）图像存储格式（06年11月）（7）存储卡（8）光学取景器（9）LCD 显示屏（10）闪光灯（11）电池

（12）连接方式（13）白平衡

（14）色彩位数（06年11月）

（15）连续拍摄

4、操作步骤（1）拍摄照片。

（2）连接数码相机与计算机。（3）将图片文件导入计算机。（4）编辑图片。

5、注意事项：

（1）数码相机不适宜拍摄自然风光。（2）拍摄时要尽量靠近被摄体。（3）取景要准确。

（4）在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光。

6、保养：

（1）清洗（06年11月）（2）防热防寒

（3）防水、防霉、防沙（4）旅行保护（5）相机保藏

三、扫描仪的使用

1、工作原理

2、种类和作用：

按颜色分：黑白、彩色

按扫描方式 分：手持式、平台式、滚筒式；

3、选购常识：（06年11月）分辨率 色彩位数 接口类型

4、操作步骤

安装：硬件连接、安装扫描仪驱动程度、安装扫描软件 扫描图像 扫描文字

5、注意事项：（06年11月）（1）不要忘记锁定扫描仪。（2）注意扫描仪的清洁。（3）不要带电接插扫描仪。（4）注意更新扫描仪驱动程序。（5）不要使用太高的分辨率。

（6）不要让扫描仪工作在震动的环境中。（7）不要频繁开关扫描仪。

6、扫描仪常见故障及其解决方案（06年11月）

四、光盘刻录机的使用

1、原理

2、分类：CD-R和CD-RW（06年11月）

3、主要性能指标：数据传输速度、缓存容量、兼容性（06年11月）

4、操作步骤：

（1）连接光盘刻录机与计算机。

（2）光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装。

制作数据光盘。

★ 刻录机在读盘性能方面并不是很好。（06年11月）

5、注意事项：

（1）安装时注意散热（06年11月）（2）保持清洁

（3）避免刻录机长时间工作（4）刻盘过程中的注意事项（5）及时取出盘片

6、盘片的选择

五、投影仪的使用

1、相关知识：（1）分辨率（2）亮度（3）对比度

（4）带宽（06年11月）（5）均匀度

（6）灯泡的类型和寿命（7）接口配置

2、操作步骤：（1）安放投影仪

（2）连接投影仪与电脑

（3）接通电源，设置好输出方式（4）对焦

（5）设置分辨率（6）关闭投影仪

3、注意事项

（1）保持投影仪镜头的清洁。

（2）投影过程中不能用镜头盖遮挡画面。（3）不要关机后立即断电。（4）不要带电插拔电缆。（5）不要频繁开关机。

4、投影仪常见简单故障

（1）投影仪RGB端口无输入信号（2）投影仪有信息输入，但无图像（3）投影仪图像偏色

六、摄像机的使用

1、摄像机概述 ★ 数字化的优点。（06年11月）

2、数码记录原理

3、操作步骤：开机—装录像带—拍摄—回放检查—关机

4、注意事项（1）日常维护

（2）镜头的维护（3）磁头的保护（4）磁带（5）电池

5、基本的摄像技巧

6、DV数码采集方法

信息管理

一、信息的收集

1、信息的含义：信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。

2、信息的特征：客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、无限性

3、信息的种类

4、信息工作的程序：收集、整理、传递、存储、反馈、利用

5、信息收集的渠道：大众媒介、图书馆、联机信息检索渠道、供应商和客户、贸易交流渠道、信息机构渠道、关系渠道、调查渠道

6、信息收集的范围

7、信息收集的要求：价值性、时效性、层次性、针对性、全面性

8、工作程序

（1）明确信息收集范围（2）熟悉信息来源

（3）选择信息的收集方法：观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购置法

观察法：人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息。（06年11月）（4）查找信息

9、注意事项

（1）收集各种形态的信息（2）建立通讯联系索引卡（3）信息收集要有超前性

二、信息的筛选

1、信息筛选的含义

2、办公室常备的信息资料

3、阅读筛选信息资料的方法

4、信息筛选的要求

5、工作程序：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍

6、注意事项

三、信息的分类

1、信息分类的含义

2、信息分类的方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法、时间分类法

3、信息分类的要求

4、工作程序

（1）熟悉信息内容

（2）选择分类方法（3）辨类（4）归类

5、注意事项：

（1）利用颜色、标签区分类别（2）建立交叉参照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含义

2、信息校核的范围

3、信息校核的要求

（1）校核要以原始数据为基础。（2）要排除主观因素的干扰。

4、工作程序

（1）确定校核的内容

（2）选择校核的方法：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法、数理统计法。（3）核实、分析信息（4）作出判断

五、信息的传递

1、信息传递的方向：内向、外向

2、信息传递的要素：信源、信道、信宿（06年11月）

3、工作程序

（1）确定传递信息的内容。

（2）选择并确定传递信息的形式。（3）确定传递信息的方法。

★ 折线图的定义。（06年11月）（4）进行信息传递。（5）确认信息传递质量。

六、信息的存储

1、信息存储的载体：（06年11月）

纸质载体

磁性载体：软盘、硬盘、磁带、光盘、缩微品

2、信息存储的装具与设备：文件夹、文件盒、文件袋、文件柜、文件架

3、信息存储管理系统

4、信息存储的要求

5、工作程序：登记、编码、排列、保存、保管

★ 个别登记的定义。（06年11月）

6、信息存储的意义

文书拟写与处理

文书的拟写

一、批转转发性通知

1、批转转发性通知的概念

2、批转转发性通知的类型

批转通知

转发通知 印发通知 拟写要点

3、批转转发性通知的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文

4、注意事项

二、报告

1、报告的概念：是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。

2、报告的特点：汇报性、陈述性、3、报告与请示的区别（1）性质要求不同（2）行文时限不同

4、报告的类型：汇报工作、反映情况、答复询问

5、注意事项

（1）报告事项真实（2）报告时间及时

（3）报告不得夹带请示事项

三、请示

1、概念：是向上级机关请求指示、批准的公文。

2、特点

（1）一文一事（2）请批对应

（3）事前行文

3、请示的类型（1）求示性请示（2）求批性请示

4、拟写要点：

请示的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注

5、注意事项

（1）主送一个机关（2）逐级请示

（3）语气宜温和谦恭

四、问答函

1、概念：是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函

2、问答涵的类型(1)询问函(2)答复函

3、询问函与答复函的结构：

标题+主送机关+正文+落款+成文日期

4、注意事项：

（1）单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。（2）单位内部交往的信函可采用便函形式。

五、简报

1、概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。

2、特点：简、快、新、实

3、简报的类型：（06年11月）

工作简报 会议简报 动态简报

4、拟写要点

结构：报头+报核+报尾

六、意向书

1、概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约，达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

2、特点：（1）协商性（2）灵活性（3）简略性

3、意向书的类型：加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书。

4、意向书的结构：标题+正文+尾部

5、注意事项：

（1）语言准确，表达清楚（2）忠实于洽谈内容

七、订货单

1、订货单的概念：订购产品和货物的单据

2、订货单的特点：协约性、严肃性

3、拟写要点：

一般结构：标题+正文+尾部

4、注意事项：

（1）制作订货单应注明有效期限

（2）注意订货单与订货合同的区别。金额巨大的大宗货物交易，不宜用订货单，要考虑签订订货合同。

八、商品说明书

1、商品说明书的概念

2、商品说明书的内容和特点（1）真实性（2）科学性（3）条理性（4）通俗性

3、拟写要点

（1）简单商品说明书

标题+正文+落款（2）复杂商品说明书

封面+目录+概述+正文+封底

4、注意事项：

（1）如实介绍、真实可信]

（2）抓住特征，突出个性（3）语言简洁，通俗明了（4）设计新颖，美观大方

收发文处理

一、缮印文书

1、文书缮印的含义：对文章进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作

2、要求

（1）文字准确，字迹工整清晰（2）符合规定体式，页面美观大方（3）不随意改动原稿（4）装订齐整牢固（5）注意保密

3、工作程序：

（1）确定印刷的文书（2）确定印制格式（3）完成印制

（4）交付印制的文书

4、注意事项：

缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目

二、校对文书

1、含义：校对是根据定稿对文件校样进行核对校正

2、文书校对的内容：

（1）校订清样上的错字、漏字、多字。（2）规范字体、字号。

（3）检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。（4）检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。（5）检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。

3、要求：

（1）把握原则，仔细校对。（2）认真仔细、一丝不苟。

（3）校对文稿时正确使用校对符号。

（4）校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。

4、工作程序

（1）准备好原稿和校样。（2）选定校对方法。（3）核对校正。

5、注意事项

（1）注意对同音异体、字形相近的字的核查。（2）注意对数字、人名、地名的核查。（3）校出的错漏，要以规定的符号标明。

三、用印

四、传阅文书

1、文书传阅的含义：在工作职责范围内传递阅读文件。

2、要求：

（1）迅速、准确地将文书送达阅文人。

（2）文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工。（3）传阅的顺序是由管理层到一般人员。

3、工作程序

（1）确定传阅对象

（2）选择传阅方式（06年11月）（3）传递文书（4）履行传阅手续（5）检查清理文件

4、注意事项

（1）严格传阅范围（2）严禁文件横传（3）控文件运行

文档管理

一、档案的分类

1、档案的分类的含义：按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。（06年11月）

2、常用的档案分类方法

（1）分类法（06年11月）（2）组织机构分类法（3）问题分类法

3、档案分类方法的结合运用

4、档案分类的要求

（1）正确判定档案文件所隶属。（06年11月）（2）正确判断档案文件所属机构。

5、工作程序

（1）了解文件形成情况（2）分析档案形成单位情况（3）选择档案分类方法（4）文件归类

6、注意事项

二、档案检索工具的编制

1、档案检索工具的内容（1）档案信息存储（2）信息检查

2、档案检索工具的含义：揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。

3、档案检索工具的类型：归档文件目录、分类目录、主题目录、任命索引、全宗指南

4、工作程序

（1）选择检索工具（2）分析档案的内容（3）形成档案条目

（4）构成检索工具

5、注意事项：

（1）检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具。

（2）为了满足多方面的利用需求，应编制不同功能的检索工具。

三、档案的鉴定

1、档案鉴定工作的内容：按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。（06年11月）

2、档案保管期限：

永久

长期：16—50年 短期：15年以下

3、档案鉴定工作的要求

（1）逐件、逐页阅读档案内容。（2）综合分析文件的各方面特征。（3）结合档案的需求判定档案价值。

4、工作程序：

（1）判断文件是否需要保存。（2）分析档案价值。

（3）确定文件的保管期限。（4）对保管的档案进行复审。

5、注意事项

（1）经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续。（2）对要销毁的档案要编制销毁清册。

6、档案鉴定的意义

7、档案鉴定的原则：

从整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。

四、档案库房及存储档案的管理

1、档案保管工作的含义与内容

2、档案保管工作的要求

（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘。（2）保持库房的清洁卫生。

3、工作程序

（1）了解档案库房的编号。

（2）熟悉档案柜价的摆放与编号。（3）调节保管场所的温湿度。（4）进行卫生、安全检查。（5）进行档案流动中的保护。

4、注意事项：

（1）库房布局的安排（2）建立档案保管制度

第四篇：2009.05秘书(四级含答案)

2009年5月全国秘书（四级）资格考试理论卷附答案

第一部分 职业道德（1-25题，共25道题）

一、职业道德基础理论与知识部分（第1～16题）

答题指导：

该部分均为选择题，每题均有四个备选项，其中单项选择题只有一个选项是正确的，多项选择题有两个或两个以上选项是正确的。

请根据题意的内容和要求答题，并在答题卡上将所选答案的相应字母涂黑。

错选、少选、多选，则该题均不得分。

(一)单项选择(第1题～第8题，每题1分，共8分。)1.“人而无信，百事皆虚”说明了()。

A、诚实守信是为人之本

B、诚实守信是处世之哲

C、诚实守信是从业之要

D、诚实守信是为政之纲

2.中共中央提出的“科学发展观”是指()。

A、以效益为本，效率第一、公平第二的发展

B、以人为本，公平第一、效率第二的发展

C、以人为本，全面、协调、可持续的发展

D、以企业为本，全面、健康、科学的发展

3.“逸则淫，淫则忘善，忘善则恶心生”，说明()。

A、经济发展、生活闲逸是万恶之源

B、缺乏职业道德和法制观念，是酿成祸害的原因

C、市场经济不可避免犯罪高发现象

D、人的性情是多元化的

4.以下关于从业人员与职业道德关系的说法中，你认为正确的是(A、每个从业人中都应该以德为先，做有职业道德之人

B、只有每个人都遵守职业道德，职业道德才会起作用

C、遵守职业道德与否，应该视具体情况而定

D、知识和技能是第一位的，职业道德则是第二位的

5.正确说明了社会主义道德规范与法律规范之间关系的表述()。A、二者没有任何关联

B、二者完全重合C、法律规范涵盖道德规范

D、二者部分重叠

6.下列说法中，违背办事公道原则的选项是()。

A、某商场售货员按照顾客到来的先后次序为他们提供服务

B、某宾馆服务员根据顾客需求提供不同的服务)。

C、某车站服务员根据需求开办特殊购票窗口

D、某工厂管理人员不分年龄、性别安排相同的工种

7.从业人员对爱岗敬业的准确理解应该是()。

A、只选择自己喜欢的岗位

B、只要干上一种工作，就埋头苦干一辈子

C、虽然不喜欢某岗位，但也必须长期干下去

D、干一行，爱一行，专一行

8.“一个好汉三个帮，一个篱笆三个桩”说明了()。

A、勇于创新是成功的重要条件

B、团结协作是成功的保证

C、勤劳节俭是重要社会美德

D、诚实守信是为人之本

二)多项选择(第9题～第16题，每题1分，共8分。)

9.某顾客在挑选一商品很长时间后对服务员说：“价格太贵，不买了！”服务员脸一拉，脱口而出：“嫌贵，就别上这儿来呀！”你认为服务员的言行违反了（）要求。

A、仪表端庄

B、语言规范

C、举止得体

D、待人热情

10.维护企业利益与保护社会环境的关系，正确的观点是（）。

A、保护环境是政府的事，企业职责是发展生产

B、企业不仅重视经济效益，也要注意保护环境

C、企业生产耗能多，无碍大局

D、要树立全面、协调、可持续发展的科学发展观

11.下面关于道德与法律关系的说法中，正确的是()。

A、道德与法律在内容上有相互重叠的部分

B、道德作用力弱，法律作用力强

C、道德与法律可以相互替换

D、道德与法律有相互转换、相互作用的关系

12.要创新，就必须做到（）。

A、学习钻研、激发灵感

B、大胆地试、大胆地闯

C、敢于提出新的问题

D、循规蹈矩

13.从业人员遵守职业纪律的要求是()。

A、履行岗位职责

B、严格执行操作规程 C、对自己认为不合理的规章制度不遵守

D、处理好上下级关系

14.企业的形象包括()。

A、产品品牌

B、内部形象

C、企业社会责任感

D、领导形象

15.员工选择职业的正确认识是()。

A、自由选择意味着可以不断选择更好的工作

B、自由选择并不意味可以不断选择更好的工作

C、自由选择有利于个人事业无限扩展

D、自由选择不应违背社会的发展需要 16.职业选择的意义在于()。

A、有利于实现生产资料与劳动力的较好结合B、有利于取得较大的经济效益

C、职业选择有利于优化社会风气

D、有利于促进人的全面发展

二、职业道德个人表现部分（第17～25题,每题1分，共9分。）

答题指导：

该部分均为选择题，每题均有四个备选项。

请按照题意要求，根据自己的实际情况只选择其中一个选项。并在答题卡上将所选择答案的相应字母涂黑。

17.单位有不许吸烟的规定，假如你有吸烟的习惯，你会采取哪一种做法？()A、有人监督时就遵守

B、不吸烟

C、工作极度疲乏时，偶尔抽一支

D、若有人递烟，就抽

18.假如公司计划选拔一位部门经理，你会采取哪种做法()。

A、认为自己有能力胜任，毛遂自荐

B、积极参与竞争

C、让单位好朋友推荐自己

D、由领导来确定，任命谁都可以

19.星期一早晨起床上班时，我通常感到自己的心情()。

A、总是沉闷

B、轻松

C、有点别扭

D、起伏不大

20.关于劳动者和用人单位签订劳动合同、违约方要支付违约金这种制度，我认为()。

A、是合理的，这样单位和个人都有保障

B、是合理的，这样单位才能留住人才 C、不合理，这种制度对员工不公平

D、不合理，这种制度限制了个人的自由

21.关于我的工作单位，()。

A、我很愿意向别人说起

B、除非别人问，否则我很少主动说起

C、我很少和别人谈论

D、我从不与别人谈论

22.某公司小李在业余时间，完全利用自己的资源，搞了一项与公司产品技术有关的新发明，你认为小李应该采取以下哪一种做法？()A、将新发明卖给自己的公司

B、将新发明公开拍卖

C、将新发明高价卖给与自己公司具有竞争性的公司

D、以技术入股的方式，与他人注册一家新公司

23.上班期间，你正在参加公司的一个重要会议，突然接到公司的传达室的电话，告知你的一位同学找你有事，这个同学是你上大学期间最好的朋友，已经有5年未见面了。这时，你会采取哪一种做法，()

A、立即离开会议室，去见朋友

B、向会议主持人说明情况，再去见朋友

C、让传达室转告朋友，请他稍等，会议结束后再见面

D、请其他同事帮你接待朋友

24.从报架上拿报纸看完后，你最习惯的举动是()。

A、看完就走

B、把报纸放回原处

C、把报纸整理好后放在原处

D、叫办事员来整理

25.当有事和别人说时，我通常()。

A、事先考虑好怎么说

B、有时间就想一想再说，没时间就边说边想

C、经常不做准备，想说什么就说什么

D、总是边说边想

第二部分 理论知识（26-125题，共100道题，满分为100分）

一、单项选择(第26题～第85题，每题1分，共60分。)

26.企业的办公格局和车间的设计属于企业文化的()。

A、精神层

B、制度层

C、物质层

D、行为层

27.为提高建议的被采纳程度，秘书必须注意()。

A、建议的表达方式

B、先期与相关人员沟通

C、利用领导的权威

D、预先形成支持群体

28.下列不属于著作权客体的是()。

A、《农业税条例》 B、舞蹈《进城》

C、歌曲《小花》

D、小品《超生游击队》

29.分类法是按照()的，将档案分成若干类别。

A、文件起草

B、文件形成C、文件签收

D、文件审核

30.会议信息从内容方面划分可分为()。

A、保密性信息

B、公开性信息

C、指导性、宣传性信息

D、内部性信息

31.驾驶者是专职司机，双排五座轿车最上座应该是()。

A、后排右座

B、后排左座

C、后排中座

D、副驾驶座

32.只看校样不看原稿的校对方法为()。

A、原校

B、看校

C、一校

D、单校

33.对一些没有在会前注册而已到会的媒体人员，会议主办方应该()。

A、严加约束

B、适度放宽安排

C、不予理睬

D、任其自行活动

34.秘书必须能根据()确定接待规格。

A、来访者的意图

B、来访者的身份

C、来访者的要求

D、来访者的职业

35.会议决定事项的传达要求是()。

A、建立催办制度

B、及时、准确、到位

C、利己主义

D、实用主义

36.下列内容不属于版记部分的是()。

A、印制份数

B、抄送机关

C、主题词

D、附注

37.小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的座位置应在()的位置。

A、接近入口处、正对门

B、远离入口处、正对门

C、接近入口处、背对门

D、远离入口处、背对门

38.布置办公室的三大原则是()。

A、有利于沟通，便于监督，协调、舒适

B、有利于保密，便于监督，协调、舒适

C、有利于沟通，便于监督，严肃、紧凑

D、有利于沟通，便于活动，开放、舒适

39.办公室中的计算机的屏幕被强光照射，符合填写()的要求。

A、《设备故障表》

B、《隐患记录及处理表》

C、《设备隐患表》

D、《设备处理表》

40.秘书应经常对()进行安全检查。

A、办公室的文件柜

B、办公楼的电梯

C、办公区的建筑

D、办公设备

41.信息校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，对信息的()进行认定。

A、重要性

B、真实性

C、齐全性

D、充实性

42.下面各项中说法不正确的是()。

A、不应随意更换公章管理人员

B、不应将公章交与他人管理

C、印章的保管者也是具体用印者

D、应由专业技术人员保管印章

43.传阅的顺序是由()。

A、管理层到一般人员

B、一般人员到领导

C、外单位到本单位

D、制文部门到收文部门

44.在Word编辑状态下，欲将插入点快速移动到所在行的行首，应按()键。

A、Home B、End

C、Ctrl + Home D、Ctrl + End

45.下列关于PowerPoint幻灯片背景的叙述，错误的是()。

A、一张幻灯片上可以使用多种背景

B、更改背景时，用户可以将这项改变应用于所有的幻灯片

C、用户可以使用一幅自己喜爱的图片作为背景 D、同一个演示文稿中不同的幻灯片可以设置不同的背景

46.本位主义常常是()。

A、客户交流的障碍

B、实现营销目标的障碍

C、横向沟通的障碍

D、纵向沟通的障碍

47.传达会议决定事项必须()。

A、遵循实用原则

B、体现本位要求

C、建立承办制度

D、及时到位

48.某百货公司发生火灾，须向上级部门写报告，此报告属于()。A、汇报工作报告

B、反映情况报告

C、答复询问报告

D、呈转报告

49.定稿是文书()的依据。

A、管理

B、缮印

C、归档

D、登记

50.会议简报是单位内部编发的()文书。

A、商务性

B、事务性

C、章程性

D、决策性

51.在公文正式印制前，文秘部门必须进行()。

A、拟办

B、签发

C、复核

D、批办

52.在进行会议值班时，为了应对突发事件，值班秘书要特别注意(A、为领导做好食宿服务

B、安排好接站的车辆

C、控制与会议无关的人进入会场

D、掌握所有领导的联络方式

53.档案检索工作是()的基础和前提。

A、档案利用

B、档案分类

C、档案鉴定

D、档案整理

54.秘书如遇到客人在办公区吸烟，应()。

A、劝说客人到办公楼外去吸烟

B、批评客人的行为，提醒他注意公共道德)。

C、引领其到吸烟区

D、为其准备烟缸

55.在Windows中，为保护文件不被修改，可将它的属性设置为()。

A、只读

B、存档

C、隐藏

D、系统

56.下面属于行政公文的一组文种是()。

A、通知、决议、调查报告、会议纪要

B、通知、决定、调查报告、会议纪要

C、通知、报告、决定、会议纪要

D、通知、决议、报告、会议纪要

57.在布置办公室时应使自然光()。

A、来自桌子的左上方或斜前上方

B、来自桌子的右上方或斜后上方

C、来自桌子的左上方或斜后上方

D、来自桌子的右上方或斜前上方

58.公共关系的媒介宣传职能要求()。

A、收集企业面临的社会环境状况

B、收集企业面临的公众舆论状况

C、主动传播企业信息

D、分析和预报与企业相关的发展趋势

59.公文的抄送机关是指()。

A、担负领导责任的上级机关

B、对公文有办理和答复责任的机关

C、对公文有主要监督责任的机关

D、除主送机关外需知晓公文内容的其他机关

60.每支出一笔现金，秘书均应及时()。

A、向主管领导汇报

B、向财务部门报销

C、在零用现金帐簿上记录

D、核对现金余额

61.对文书进行()的工作属于缮印。

A、誊抄

B、修订

C、校对

D、记录

62.上级单位询问本公司经理行踪及本公司工作情况，值班人员如果对情况清楚，应()。

A、直接报告

B、灵活应对

C、避而不答

D、拒绝回答

63.举办会议既要确保会议质量，又应遵循()的原则。

A、扩大企业影响力 B、勤俭节约

C、服务社会

D、提高企业竞争力

64.秘书进行纵向沟通的关键是()。

A、下行沟通

B、部门间沟通

C、员工间沟通

D、上行沟通

65.进行有效沟通除了要进行正确的引导、了解和说服外，还要()。

A、安排各种活动

B、换位思考

C、强调自己的要求

D、注意安全隐患

66.报告的发文字号，其位置应在()。

A、发文机关下空两行，居左空一字

B、发文机关下空两行，居中

C、发文机关下不空行，居中

D、发文机关下空两行，居左顶格

2009年5月秘书四级资格考试理论卷附答案

来源：考试大 2012年5月14日 【爱学习，爱考试大】

67.面对面的催办方式是指()。

A、电话催办

B、发文催办

C、网络催办

D、派员催办

68.以下对报告与请示表述不准确的是()。

A、请示有对应的文种，而报告则无

B、行文方向不同，报告是下行文，请示是上行文

C、请示只能事前，而报告事前、事中、事后均可

D、请示只能有一个主送单位，而报告则可以有多个主送单位

69.接待规格的最终决定权在于()。

A、秘书根据对方要求决定

B、秘书自行决定

C、秘书的上司决定

D、行政办公室决定

70.企事业单位制定了规章制度，要求员工遵守，并为此而发出通知。此通知属于()。

A、事务通知

B、印发通知

C、批转通知 D、转发通知

71.为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求()。

A、与提交的书面报告完全一致

B、比书面的报告更充实

C、只讲书面报告的提纲

D、只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项

72.在Word的编辑状态下打开了一个文档，对文档作了修改，单击“关闭”命令后,()。

A、文档被关闭，并自动保存修改后的内容

B、文档不能关闭，并提示出错信息

C、文档被关闭，修改后的内容不能保存

D、弹出对话框，询问是否保存对文档的修改

73.以下属于不正当竞争的是()。

A、季节性降价中，以低于成本的价格进行销售

B、因清偿债务、转产、歇业而以低于成本的价格销售商品

C、假冒他人的注册商标

D、以低于成本的价格处理有效期限即将到期的商品或者其他积压的商品

74.秘书对原始信息进行分类的工作,属于()。

A、信息整理

B、信息存储

C、信息筛选

D、信息深加工

75.传阅要由()负责进行。

A、文书人员

B、承办人员

C、业务人员

D、发文人员

76.会议时间的长短关系到会议的效率，连续开会的时间一般不超过()。

A、一小时

B、两小时

C、三小时

D、四小时

77.报销会议经费时()。

A、必须填写报销单

B、将发票别在报销单背面

C、请相关部门签字

D、应合理避税

78.以下关于数码相机保养的叙述，错误的是()。A、在正常的工作环境下，相机和镜头并不需要过于频繁地清洗

B、如果有必要，可以用酒精来擦洗相机的金属部分

C、要注意保持镜头的清洁，镜头上的微量尘埃会影响图像的质量

D、相机在低温下可能会停止工作

79.若由两个以上单位联合接待时，秘书首先要考虑的是()。

A、确定经费来源

B、确定会议地点

C、确定来访人员组成D、确定服务人选

80.手工填写的工作日志，秘书通常要准备()。

A、一份

B、五份

C、三份

D、二份

81.公文的版心尺寸为()。

A、156mm×225mm（包含页码）

B、156mm×225 mm（不包含页码）

C、210mm×297mm（包含页码）

D、210mm×297mm（不包含页码）

82.使用IE浏览器时，若在保存当前页面信息时选择了“网页，仅Html”选项，则可以()。

A、保存页面的HTML文件和页面中的图像文件

B、保存页面的文字内容，存为一个扩展名为html的文件

C、将页面中的文字内容保存为一个文本文件

D、保存页面的背景文件以及其他嵌入页面的内容

83.沟通是没有终点的，这说明秘书的沟通工作具有()。

A、明确性

B、连贯性

C、可判断性

D、非计划性

84.应用文书的开头用语是()。

A、兹有 根据 鉴于 遵照

B、兹 为此 目前 贯彻执行

C、兹派 审定 根据 照办

D、兹介绍 为此 现将 请审阅

85.甲向乙发去一份函，称愿以每台5000元的价格购买设备3台，望乙于10天内作出答复。乙于第

五天以传真回复，称愿接受甲的其他条件，但价格应改为每台7000元。乙的传真属于()。A、要约邀请

B、承诺

C、要约

D、逾期的承诺

二、多项选择(第86题～第125题，每题1分，共40分。)86.值班日志有利于()。

A、下一班值班人员了解情况

B、保持上、下班工作的连续性

C、上司了解、检查、考核值班工作

D、编写情况反映、工作简报、大事记等

87.可以将档案按照()的异同划分为若干层次和类别。

A、单位

B、内容

C、时间

D、来源

88.信息存储的装具与设备有()。

A、文件夹

B、文件柜

C、文件盒

D、文件架

89.确定工作会议的地点应考虑()。

A、选择有较好娱乐设施的地方

B、选择设备齐全的地方

C、选择离上司和与会者均较近的地方

D、选择食宿条件较好的地方

90.信息校核的方法有()。

A、比较法

B、技术法

C、逻辑法

D、网络法

91.公司总经理办公会规则要求各部门提出的议题要()。

A、提前上报审核

B、立足全局

C、在会上直接提出

D、事先征求领导意见

92.档案检索工具有()。

A、移交目录

B、卡片目录

C、分类目录

D、归档文件目录

93.根据同义词和近义词略写法，快速书写时可选用()词写。

A、音节少的B、笔画少的 C、好写的D、好读的

94.税收具有()的特点。

A、强制性

B、无偿性

C、固定性

D、有偿性

95.简报按其内容分为()。

A、专题简报

B、工作简报

C、会议简报

D、动态简报

96.贺信（电）的拟写需满足一定的条件，即()。

A、祝贺的对象可以是集体也可以是个人

B、祝贺对象一定是在某方面作出了卓越的贡献

C、遇到重要的节日或对方值得庆贺的喜事

D、祝贺的对象只能是集体

97.秘书应掌握的手工文字记录方法有()。

A、要点记录法

B、详细记录法 C、常用的速记法

D、笔记与录音并用法

98.采用问题分类法的要求是()。

A、类目简明

B、类目完善

C、层次清晰

D、同级类目间是并列关系

99.会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应明确以下问题()。

A、报价方（酒店）是否接受会议明细表中各项事宜

B、报价方（酒店）是否已接到会议组织方的考察通知

C、报价方（酒店）是否是候选名单中较好的一个，领导是否已审核认可

D、对报价方（酒店）拟订的合同条款能否基本接受

100.商品说明书的特点是()。

A、真实性

B、科学性

C、条理性

D、通俗性

101.纵向沟通包括的沟通方式有()。

A、协调会议

B、自上而下

C、部门会议

D、自下而上

102.在公文制发过程中，公文的生效日期表述准确的是()。

A、须机关领导人签发的，以签发日期为准 B、联合行文时，以最后一个机关签字为准

C、须经会议讨论通过的，以会议主持人签字为准

D、须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准

103.拥有合法性的一份会议记录要需具有()。

A、记录员签名

B、正式代表签名

C、主席团签名 D、主席签名

104.认定驰名商标应考虑的因素有()。A、公众对其知晓程度

B、商标使用持续时间

C、宣传工作的持续时间和范围

D、曾作为驰名商标受保护的记录

105.依照我国《公司法》规定，股份有限公司设立可以采取的方式有()。

A、国家授权投资的机构单独投资设立 B、募集设立

C、定向募集设立

D、发起设立

106.档案柜架的排列应该()。

A、与窗垂直

B、与窗平行

C、与墙保持一定距离

D、尽量让阳光能够直射

107.在连通打印机、装好打印纸后，能够将整篇Word文档打印输出的操作是()。

A、单击任务栏中的打印机图标。

B、单击“文件”菜单中的“打印”命令，然后单击“确定”按钮

C、单击“开始”，在菜单中选择“设置”中的“打印机”

D、单击常用工具栏中的“打印”按钮

108.下列具有合同性质的文书是()。

A、意向书

B、订货单

C、协议书

D、产品说明书

109.秘书收集信息的方法有()。

A、观察法

B、询问法

C、阅读法

D、问卷法

110.“报告”适用于()。

A、向上级汇报工作

B、向上级反映情况

C、答复上级的询问

D、请上级批准请求

111.CD—R刻录机的速度指标有()。A、刻录速度

B、擦写速度

C、读取速度

D、转速

112.在确定一项办公用品的最大库存量时，应当考虑()。A、费用

B、存储空间

C、保存期限

D、使用频率

113.文书校对的内容包括()。

A、校订错字

B、检查版式

C、规范字号

D、检查封套

114.下列关于档案价值与档案外形特征关系的说法正确的有()。

A、档案外形特征决定档案价值

B、档案外形特征就是档案价值

C、档案外形特征影响档案价值

D、档案外形特征反映档案价值

115.问答函的类型有()。

A、询问函

B、请批函

C、答复函

D、告知函

116.投影仪有信息输入，但没有图像，产生这种故障的原因可能有()。

A、电脑的输出模式不匹配

B、电脑的分辨率不匹配

C、电脑的刷新率不匹配

D、VGA连接线有问题

117.下列不具有合同性质的文书是()。

A、意向书

B、订货单

C、协议书

D、产品说明书

118.加强团队管理应注意()。

A、在团队中要求同存异

B、加强项目的合理分配

C、建立相互信任、互相尊重的人文氛围

D、管理者具有创造性和主观性

119.秘书收集信息的渠道有()。

A、图书馆

B、联机信息检索

C、信息机构

D、大众传播媒介 120.企业年检的特点有()。

A、行政审批性

B、年检对象的特定性

C、法定性

D、监督性

121.简报导语的写法有()。

A、提问式

B、结论式

C、叙述式

D、号召式

122.秘书安排客人参观、娱乐的相关礼节主要有()。

A、不迟到

B、避免大声喧哗

C、必须买节目单

D、注意着装

123.若扫描仪扫出来的画面颜色模糊，可能的原因有()。

A、平板玻璃较脏

B、温度过高

C、分辨率设置较低

D、显示器色彩位数较低

124.下列关于数码摄像机的叙述，正确的是()。A、数码摄像机也是使用磁带来记录的 B、在低温下长时间拍摄容易导致机器老化

C、拍摄同一主体的时间不应过短，至少应停留10秒以上

D、拍摄时不要过多地使用变焦

125.简报的特点是()。

A、简

B、快

C、新

D、实

参考答案：

1-8CCBAD DDB

9-16BC BD AD ABC AB ABCD BCD ABCD 17-25BBBABACCA

26-40CAABC ABBBB DBABD 41-50BDAAA CDBBB CCACA 55-65CCCDC AABDB 66-77ADBCB DDCAA BA

第五篇：秘书四级试题三

秘书资格考试四级秘书试卷

试卷总分：125 第一部分

职业道德（1-25题，共25道题）

职业道德基础理论与知识部分（第1～17题）答题指导：

该部分均为选择题，每题均有四个备选项，其中单项选择题只有一个选项是正确的，多项选择题有两个或两个以上选项是正确的。

请根据题意的内容和要求答题，并在答题卡上将所选答案的相应字母涂黑。

错选、少选、多选，则该题均不得分。

一、单项选择(第1题～第7题，每题1分，共7分。)1领导意图是指领导为实现组织目标的意见和（）。[1分] A态度 B想法 C倾向 D行为

2公务员在所从事的活动中，要严格按照《宪法》和法律、法规的规定，使自己的行为符合法制。这就是（）。[1分] A依法执政 B爱岗敬业 C热爱群众 D严谨治学

3接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、（）。[1分] A帮助别人 B启发别人 C引导别人

D善待别人

4下列关于职业道德说法中正确的是（）。[1分] A所有行业的职业道德在内容上是相同的 B职业道德在适用范围上具有普遍性 C职业道德在内容上时常变化

D讲究职业道德有时会降低企业竞争力 5俗话说，“一双筷子容易折，十双筷子断就难”，你认为这说明了（）。[1分] A“梅花香自苦寒来，宝剑锋自磨砺出” B“小胜靠智，大胜靠德”

C“天时不如地利，地利不如人和” D“成由勤俭败由奢”

6员工在职业活动中，平等地对待服务对象，符合（）的职业道德要求。[1分] A平等待人 B作风正派 C热情友好 D理想远大

7关于法律和道德的关系，下列说法中正确的是（）。[1分] A法律调查范围广于道德 B道德调查范围小于法律 C道德与法律调查范围相同 D道德与法律无任何关系

二、多项选择(第8题～第12题，每题1分，共5分。)8致意是人际交往中最简单、最常用的道德礼节，其形式主要有（）。[1分] A微笑致意 B欠身致意 C起立致意 D脱帽致意

9关于社会主义职业道德的特点，说法正确的是（）。[1分] A社会主义职业道德是孤立地产生和形成的 B社会主义职业道德是先进的职业道德

C遵循社会主义职业道德要依靠从业人员的自觉努力

D由于多种经济成分并存，社会主义职业道德表现出层次性 10丹丹是某代理记账公司提供专业服务的会计人员，你认为她在为客户提供的下列服务中，违背了职业道德要求的做法有（）。[1分] A向委托单位提出改进内部会计控制的建议 B利用专业知识向委托单位提出偷税建议

C在委托单位举办会计知识培训，帮助他们树立依法理财观念

D为帮助委托单位负责人完成业绩，提出将固定资产折旧和银行借款利息挂账处理的建议

11关于职业纪律表述正确的是（）。[1分] A每个从业人员开始工作前，就应明确职业纪律

B从业人员只有在工作过程中才能明白职业纪律的重要性 C对违反职业纪律造成损失的从业人员要追究其责任 D职业纪律是企业内部的规定，与国家法律无关

12“能使愚蠢的人学会一点东西的，并不是言辞，而是厄运。”阐述了（）的道理。[1分] A厄运使人屈从命运 B厄运是人生的学校 C逆境是最好的老师

D厄运是使人产生焦虑、忧愁的情绪体验

三、离散选择(第13题～第17题，每题1分，共5分。)13在学习和工作上，你的态度是（）。[1分] A非常苛求自己 B随大流 C常常落后 D无所谓

14你做事情的时候（）考虑速度和数量而是在精雕细琢上下功夫。[1分] A从不 B较少 C较多 D总是

15某用户反映公司新产品存在质量问题，公司派出四位质检员分别进行调查。他们有以下四种不同表现，你最认可的做法是（）。[1分] A甲检查完毕后，写出产品所发生问题的部位 B乙检查完毕后，写出产品出现问题的原因 C丙检查完毕后，写出了用户发牢骚时的情景 D丁检查完毕后，写出了产品的改进建议 16你（）快而容易地学习新内容。[1分] A完全能 B可以 C勉强能 D不能

17你（）会婉转地把争议的激烈程度减弱下来。[1分] A从不 B偶尔 C大多 D总是

职业道德个人表现部分（第18～25题）答题指导：

该部分均为选择题，每题均有四个备选项。

请按照题意要求，根据自己的实际情况只选择其中一个选项。并在答题卡上将所选择答案的相应字母涂黑。

四、单项选择(共1分。)18岳律师在代理一起民事诉讼案件时，因与法院承办人是大学同学，遂多次约请该承办人到某咖啡厅边喝咖啡边谈案情。岳律师的做法是（）。[1分] A向法官请客送礼 B向法官行贿

C干扰诉讼的正常进行 D违反规定会见法官

五、多项选择(第19题～第21题，每题1分，共3分。)19下列关于诚实守信的说法中，你认为正确的有（）。[1分] A诚实守信是市场经济法则 B诚实守信是企业的无形资本 C诚实守信是为人之本

D奉行诚实守信的原则在市场经济中必定难以立足

20关于从业人员办事公道的说法中，正确的是（）。[1分] A坚持真理是从业人员办事公道的内在要求

B办事公道是对领导的要求，对一般从业人员不存在这一要求 C从业活动中关照亲友乃人之常情，与办事公道要求不矛盾 D办事公道涉及到服务对象的人格尊严和实际利益 21个人主义强调（）。[1分] A个人中心 B个人的目的

C个人利益高于一切

D个人价值高于社会价值

六、离散选择(第22题～第25题，每题1分，共4分。)22在工作中，你可以将自己描述为（）小心谨慎。[1分] A从不 B较少 C较多 D总是

23关于劳动者和用人单位签订劳动合同，违约方要支付违约金这种制度，我认为（）。[1分] A是合理的，这样单位和个人都有保障 B是合理的，这样单位才能留住人才 C不合理，这种制度对员工不公平

D不合理，这种制度限制了个人的自由

24假如公司的设备突然出故障，你会（）。[1分] A帮忙查明原因并想法解决 B等专业人员维修后再继续工作 C反正坏了，不如出去歇歇 D去做其他的事情

25你和上司意见出现分歧时，你会（）以折衷的方式解决。[1分] A从不 B偶尔 C大多 D总是

第二部分

理论知识

（26-125题，共100道题，满分为100分）

七、单项选择(第26题～第85题，每题1分，共60分。)26将收到的文书按照一定范围和运行办法发送给有关人员或承办部门的过程称为()。[1分] A收文处理 B文书登记 C文书签收 D文书分办

27下列关于电子邮件中所包含信息的叙述，正确的是()。[1分] A只能是文字

B只能是文字与图形、图像信息 C只能是文字与声音信息

D可以是文字、声音与图形、图像信息

28()是秘书协助上司通过与各方协商，对自己和上司的一天活动做出合理安排，并予以实施的

辅助工具。[1分] A周计划表 B工作日志 C时间表 D商务通

29某电视台上班时间发生火灾，造成了极严重的后果，须向上级部门写报告，此报告属于（）。[1分] A工作报告 B情况报告 C答复报告 D呈转报告

30下列文体中不能使用第一称的是（）。[1分] A报告

请示 B邀请信 慰问信 C计划

总结

D通报

会议纪要 31在Windows中，“磁盘碎片整理程序”的主要作用是（）。[1分] A缩小磁盘空间 B扩大磁盘空间 C提高文件访问速度 D修复损坏的磁盘

32在准备会议资料时，来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表属于()。[1分] A来宾资料 B会务资料 C沟通资料 D宣传资料

33关于反馈会议信息的要求，下面做法不正确的是（）。[1分] A反馈的目的要明确

B只通过正反馈信息帮助领导营造良好的会场氛围 C重视会议的反馈信息沟通 D做到适时、适量、适度

34下列表述不正确的选项是()。[1分] A为上司制定工作日志应熟悉上司的偏好与工作规律 B要保持两本工作日志信息的一致 C工作日志只给上司查阅

D秘书是上司工作时间的“警察”

35某公司有一个大型项目，项目组的成员分布在有很大时差的不同国家中，很多项目组的成员在本国地域分布也很广，该项目组沟通的最好方法是（）。[1分] A电子邮件

B使用带密码的环球网 C频繁的电话会议 D面对面的会议

36高秘书在接待“公司新产品使用技术宣讲会”时，遇到了前来要求采访会议的某休闲养生杂志的记者，高秘书应采取的正确做法是()。[1分] A请他进入会场

B因其没有预约，请他下次提前预约注册

C向他解释此次会议主要是针对本公司使用新产品的客户，与该杂志关注的内容无关，不能接受采访

D请保安劝其离开

37在Windows的“资源管理器”窗口中，如果单击文件夹中的图标，则()。[1分] A在左窗口中扩展该文件夹

B在右窗口中显示文件夹中的子文件夹和文件 C在左窗口中显示文件夹中的文件 D在右窗口中显示该文件夹中的文件 38倾听过程的第一步是()。[1分] A寒喧问候 B提出问题 C准备倾听 D身体前倾

39代表着与企业生存和发展具有密切关系的利益群体是()。[1分] A上级领导 B社会名流 C员工代表 D销售商

40单位印章的作用不包括()。[1分] A标志作用 B权威作用 C宣传作用

D法律和凭证作用

41开幕词、闭幕词、欢迎词、发言稿等属于()。[1分] A会议书面信息 B会议讲话信息 C会议声像信息 D会议交流信息

42为了加快分散阅文的速度，可()。[1分] A减少阅文人员 B实施阅文登记 C摘抄文书内容 D复印文书副本

43“你公司《关于对员工进行技能培训的函》（中远人〔2008〕8号）收悉。”从函的类型来看，这是一份（）。[1分] A询问函 B答复函 C批答函 D商调函

44应用文书运用语言的标准中对平实的理解不正确的一项是()。[1分] A平易实在 B朴素规范 C明白流畅 D通俗易懂

45企业从银行取得贷款获得经营资金的融资活动是（）。[1分] A股权融资 B债务融资 C资产融资 D债券融资

46承诺生效的时间是（）。[1分] A了解生效 B投邮生效 C到达生效 D发盘生效

47海潮公司正在举行“2009年新产品质量鉴定会”，一位客人来到会议值班室声称要寻找负责此次技术鉴定的王院士，值班秘书采取的正确做法是（）。[1分] A让客人自己进去寻找

B请客人在值班室稍坐，自己立即代他进行寻找

C请客人在值班室稍事休息，等到会议休息之时再进去把王院士请到值班室 D告知客人王院士正在主持重要的技术鉴定会议，谢绝见客，请他离开 48感谢信写作不要求（）。[1分] A叙事真实、具体 B叙事简练、精当 C事情具有典型性 D语言表达情真意切

49为及时应对人身安全事件，工作场所应该（）。[1分] A安放隐患提示标志 B张贴安全检测须知 C备有急救箱 D备有工具箱

50对“说明”这种表达方式的说法不正确的是()。[1分] A说明是对事物或对人物等进行客观解释、介绍的表达方式 B说明的对象可以是实体的，也可以是抽象的 C对人物的经历、特征、状况作介绍是实体的

D对事物的形状、性质、特征、成因、功能等作介绍，是抽象的

51某公司在民政部门主办的大型赈灾义演会上，当众宣布向民政部门设立的救灾基金捐赠100万元。事后，该公司迟迟未支付捐款。下列意见正确的是（）。[1分] A此项捐赠的允诺没有法律约束力，但该公司背信行为应受舆论谴责

B此项捐赠的允诺没有法律约束力，但对于该公司以虚假允诺骗取宣传报道的行为，民政部门可给予行政处罚

C此项捐赠的允诺有法律约束力，但该公司有权在支付捐款之前予以撤销

D此项捐赠的允诺有法律约束力，该公司无权撤销，受赠人有权要求支付捐款

52某秘书设计的“销售团队人员招聘问题研讨会”的议程有:①经理介绍基本情况；②提出各自新的方法；③对新的招聘方法进行表决；④安排下一步的工作。在这4项议程中，安排不当的内容是()。[1分] A ① B ② C ③ D ④

53公共关系的主体要素是指（）。[1分] A社会组织 B社会公众 C传播手段 D新闻媒介 54简报应该篇幅简短，一事一报。如果内容太多的话，其处理的办法是（）。[1分] A压缩内容，提炼要点 B把简报分期，连续编发 C缩小字号，充分利用版心 D将简报装订成册编发

55安排会议礼仪服务时，不属于通用礼仪的是（）。[1分] A会议文书礼仪 B迎送礼仪 C发言者礼仪 D参会礼仪

56校对是核对检查文书的（）。[1分] A定稿 B原稿 C校样 D样章

57下列关于数码相机的叙述，错误的是（）。[1分] A数码相机的感光是将光信号转换成电信号 B数码相机是以化学方法记录图像的 C数码相机存在“限幅”

D数码相机拍摄的影像可输入计算机进行处理

58主题是通过文章（）所表达出来的基本观点或中心思想。[1分] A全部内容 B主要内容 C重点内容 D关键内容

59适合于大型代表性会议、纪念性会议、工作性会议等的会场布局是(A回字形 B圆形 C长方形 D大小方形

60在文书处理程序中，根据定稿对文件校样进行核对校正的过程称为（A检查

B复核 C校对 D审核

61柱状图多用于()。[1分] A表示趋势 B表示百分比 C划分数字区域 D统计数字的比较

62数码相机的核心部件是（）。[1分] A

镜头 B 光圈 C CCD)。[1分])。[1分] D LCD 63字母分类法是按照（）的字母顺序将信息分类组合。[1分] A信息目录 B作者姓名 C分类体系 D信息系统

64按沟通领域不同，可将沟通划分为()。[1分] A书面语言沟通、口头沟通、态势语沟通 B人与人沟通、人与机械沟通、组织间沟通 C网络沟通、团队沟通、跨文化沟通 D平行沟通、横向沟通、纵向沟通

65在Windows中，当程序因某种原因陷入死循环，能较好地结束该程序的操作是([1分] A按Ctrl+Alt+Del键，然后选择［结束任务］结束该程序的运行 B按Ctrl+Del键，然后选择［结束任务］结束该程序的运行 C按Alt+Del键，然后选择［结束任务］结束该程序的运行 D直接按Reset键，使计算机结束该程序的运行 66下列选项中不正确的表述是()。[1分] A印章在正式启用前应备文通知有关单位

B填写公章使用登记簿是公章管理的一项基本要求 C公章要盖在署名上方，上压正文，下要骑年盖月 D盖印章时要用力均匀，落印平稳

67鲜花和绿植在办公室环境布置中的主要深层次作用是()。[1分] A优化环境布局 B调节色彩层次 C引导员工放松心情 D遮挡屏蔽作用

68在面试开始时，首先请应聘者简单介绍自己情况的面试模式是（）。[1分] A模式化面试 B压力式面 C非指导性面试 D心理测试

69会议记录要求做到“清楚”，指的是()。[1分] A依实记录 B有条理

C不随意添加内容 D有思路

70在办公室布局中突出监督作用，其最终目的在于（）。[1分] A方便部门之间的往来

B把工作失误减少到最低限度 C构建融洽的人际关系

D方便上司掌握每位员工的状态 71对议论理解不正确的是)。[1分] A事实材料即论据)。B观点即论点 C逻辑推理即论证

D议论的三要素即论点、论据、论证

72下列对订货单表述不正确的是()。[1分] A订货单由买卖双方填写

B订货单和意向书一样，都不具有合同的性质 C订货单不适宜大宗货物交易

D没有签字盖章的订货单是无效订单 73市场信息属于（）。[1分] A动态信息 B静态信息 C预测信息 D比较信息

74企业召开选举会议时必备的用品是（）。[1分] A打印机 B照相机 C录像 D投票箱

75下列对意向书表述准确的是()。[1分] A意向书签定后须公证

B意向书表达的意思比较全面

C意向书与合同一样签定后具有法律效力 D意向书可以用文种作标题

76电脑屏幕显示的图像不清楚时，可通过调整显示器的（）来进行提高清晰度。[1分] A颜色 B分辨率 C屏幕背景 D外观

77下列对报告这一文种表述准确的是（）。[1分] A答复报告是被动行文

B情况报告应以说明、议论为主

C报告因为不要求回复，因此可以有两个以上的主送机关 D报告必须事前行文

78对一般领导的重要讲话常采用的速记方法是（）。[1分] A完全记录法 B要点记录法 C精详记录法 D补充记录法

79于介绍信的描述，以下不正确的选项是（）。[1分] A介绍信具有介绍和证明双重作用 B出具介绍信要经过单位领导同意 C介绍信上要盖骑缝章 D介绍信没有时限要求

80每支出一笔现金，秘书均应及时()。[1分] A向主管领导汇报 B向财务部门报销

C在零用现金帐簿上记录 D核对现金余额

81下列若干公文要素中，属于文头部分的是()。[1分] A签发人姓名 B附注 C标题 D主题词

82把单词cta改成cat，再把teh改成the后，单击“撤消上一次”按钮会显示（）。[1分] A

cta B

cat C

teh D

the 83下列不属于以沟通手段分类的沟通形式是()。[1分] A书面语言沟通 B态势语言沟通 C口头语言沟通 D横向沟通

84公司内部方便查询和存储的最好沟通方式是()。[1分] A谈话录音 B电话 C面谈

D会议简报

85下列关于数码相机使用注意事项的描述，错误的是()。[1分] A数码相机适宜拍摄自然风光

B使用数码相机拍摄时要尽量靠近被摄体 C拍摄时被摄体最好处在顺光的位置 D在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光

八、多项选择(第86题～第125题，每题1分，共40分。)86“公司同意第一分公司提出的《安全质量检查方案》，现转发给你们，请认真贯彻执行。”请回答此文的文种以及给此文所拟标题最恰当的是（）。[1分] A转发通知 B批转通知

C《总公司批转第一分公司关于安全质量检查方案的通知》 D《总公司转发第一分公司关于安全质量检查方案的通知》

87下列关于刻录机使用注意事项的叙述，正确的有（）。[1分] A在安装刻录机时要注意散热

B要避免在刻录机工作时出现震动和摇摆 C应避免刻录机长时间工作

D在刻盘的过程中可以进行上网等操作 88信息存储的工作程序包括()。[1分] A编码 B校核 C登记 D排列

89文书传阅的方式包括()。[1分] A使用BBS传阅 B开辟阅文室

C利用会议集中传阅 D利用内部刊物

90复杂商品说明书的结构除了正文外，还包括（）。[1分] A封面 B目录 C概述 D封底

91请示的写作要求是（）。[1分] A标题采用三元素形式 B标题中不出现“申请”、“请求” C请示的缘由应概括简洁 D请示事项应具有典型性

92意向书的特点是（）。[1分] A协商性 B科学性 C灵活性 D简略性

93收集会议文件资料时应注意的事项是（）。[1分] A确定收集范围 B运用不同方式 C遵守保密制度 D严格登记手续

94库存控制的作用主要包括（）。[1分] A保证大量的资金不被不必要的库存占用 B保证空间不被用来存储不必要的货物 C能监督个人和部门对物品的使用 D可以利用准确的库存进行估价

95实现会议决策目标的最主要环节是（）。[1分] A分工 B落实 C反馈 D传达

96根据我国《商标法》规定，下列说法正确的是(ABD A注册商标有效期10年，期满可以续展

B在商标专用权取得方面施行使用在先的原则 C可以以原产地标志申请注册集体商标或证明商标 D注册商标专用权的保护期限自授予之日起计算 97在文书处理程序中，缮印工作包括（）。[1分] A打字、油印)。[1分] B电脑打印 C校对 D复印

98下列人员中适用《劳动法》的有（）。[1分] A某民办大学教师 B某公司监事会召集人 C某公司公关部经理

D国家环境保护部临时聘用的驾驶员

99以下关于订购和储备办公用品的行为中，正确的有（）。[1分] A保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾 B让员工们随意领取办公用品

C通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度 D用库存一览表来管理办公用品

100信息存储的装具与设备有（）。[1分] A文件夹 B文件袋

C敞开式资料架 D直式文件柜

101在外地召开的重大会议，其通知所涉及的地址有（）。[1分] A报到地址 B会议地址 C联系单位地址 D住宿地址

102信息收集中的询问法是秘书直接与员工进行()。[1分] A电话交流 B书面询问 C问题答疑 D面对面交谈

103进行文书缮印要做到（）。[1分] A字迹清晰 B符合规定体式 C装订牢固

D标题只能排成一行

104方便归类的档案分类方法有（）。[1分] A分类法 B标准分类法 C问题分类法

D组织机构分类法

105信息分散管理系统的弱点是()。[1分] A不利于提高文档质量 B不利于信息的综合管理 C不利于发挥部门业务优势 D不利于建立统一的分类体系

106广义的会议成本包括()。[1分] A日常培训费用 B机会成本 C会议直接经费 D时间成本

107举办重大的商业活动需要邀请主管部门领导，可以用（）。[1分] A通知 B邀请信 C推荐信 D请柬

108下列关于投影仪使用的叙述，正确的有（）。[1分] A应保持投影仪镜头的清洁 B投影仪关机后应立即断电

C在投影过程中不能用镜头盖遮挡画面 D不要带电插拔电缆信号线

109文书缮印的要求中包括（）。[1分] A文字准确，符合规定体式 B可以根据需要自主改动原稿 C装订齐整牢固 D注意保密

110鉴定档案价值的形式特征标准包括()。[1分] A文书的名称 B文书形成时间 C文书记录方式 D文书需求方向

111下列选项中，对手势描述正确的是（）。[1分] A澳大利亚人认为竖起大拇指，尤其是横着伸出，是一种侮辱 B“OK”手势在南美洲一些国家是一种侮辱性的手势 C伸出手，掌心向下挥动，在美国是唤狗的手势 D使用“V”字手势代表胜利，手心一定要朝内

112以下关于文书校对要求的描述，正确的是()。[1分] A把握原则，仔细校对 B认真仔细，一丝不苟

C校对文稿不需要使用统一的校对符号 D校对一般要进行一校、二校、三校

113下列关于光盘盘片的叙述，正确的有（）。[1分] A盘片越厚越好

B在刻录好的盘片上不要贴小标签 C在保存盘片时要避免阳光的照射

D金盘反射层是以黄金作为原料，长时间保存不易发生异变 114选择办公设备供应商要考虑以下因素（）。[1分] A价格和费用 B质量和交货 C服务和位置 D人品和关系 115会议纪要的内容包括（）。[1分] A会议制度 B会议时间 C会议议题 D会议标识

116进行文书校对的方法有（）。[1分] A批校 B折校 C读校 D翻校

117商品说明书的正文部分一般包括（）。[1分] A商品各部分的构件名称 B商品的性能和规格 C商品的使用方法

D商家的联系地址、电话号码等

118文书校对的内容包括（）。[1分] A重点检查文稿是否有政策错误 B校订清样上的错字、漏字、多字 C规范字体、字号 D检查版式

119办公环境中常见有碍健康的隐患包括（）。[1分] A通风不畅 B持续的噪音 C电器辐射 D光线刺眼

120秘书小王在机场接到客人后，打开右前车门，请客人坐在司机旁并说：“坐这里视野好”然后，自己坐到右后位。你认为小王的安排（）。[1分] A安排正确，因为副驾驶座是上座 B安排错误，因为副驾驶座是随员座 C安排错误，应安排在后排左座 D安排错误，应安排在后排右座

121影响接待规格的因素包括（）。[1分] A上司意见

B双方的目前的关系 C客方的来访时间 D双方历史关系

122国内公司将与某外商代表团洽谈技术合作等相关事宜。作为公司经理办公室秘书，你在安排接待该代表团时，应做的工作包括()。[1分] A了解来访团的文化饮食习惯 B确定餐饮、住宿、用车标准 C预定餐厅、住宿房间 D安排娱乐活动

123进行文书校对要核对()。[1分] A有无多字少字 B页码是否连贯 C标题是否端正 D用印是否正确

124作为信息存储载体的光盘,其特点有（）。[1分] A可靠性高 B存储容量大 C单位成本高

D保存信息时间长

125公共关系形象的主要评估要素是（）。[1分] A知名度 B美誉度 C点击率 D曝光率

============ 本试卷共计125题，此处为结束标志。============