第一篇：秘书四级资料——办公室管理部分
办公室事务与管理
鉴定要点与重点提示
一、鉴定要点
掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法；做好信息的保密工作；能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理；办公设备和办公用品的发放和管理；编制时间表的方法；管理领导和自己的工作日志；熟悉文书形成与处理的基本程序。
二、重点提示
1．对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境
(1)安全检查的方法
1)确定检查周期。
2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。
3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。
(2)健康、安全的办公环境的基本要求
1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。
2)办公室空间适当、噪声要低。
3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。
4)设置相应的消防设施和设备。
5)饮用水符合健康安全要求。
2．做好信息的保密工作
(1)口头信息的安全保密工作
1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。
2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。
3)只向来访者提供组织允许提供的信息。
4)按会议要求传达会议信息。
(2)纸面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。
2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。
3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。
4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的保密文件要销毁。
(3)电子信息的安全保密工作
1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印保密材料时要人不离机。
2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有保密信息的软盘不应带出单位。
3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。
3．安排值班工作，编制值班表
(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。
(2)值班表包括的内容
1)列出值班时间期限和具体值班时间。
2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。
3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。
(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。
4．零用现金的管理
办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。
(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。
(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。
(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。
(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。
(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。
5．商务费用报销
(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。
(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。
(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。
6．公文形成的过程
交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印。
7．公文处理的基本程序
签收→登记→拟办→批办→承办(阅读)→交拟→议拟→撰拟→审核→签发→印制→用印→登记→发文→立卷→归档→销毁。
8．文书立卷、归档及销毁
(1)立卷的范围：已经办理完毕、具有查考价值的文件材料。
(2)立卷的工作程序：检查整理立卷的文件一鉴别区分保管期限一具体组卷一拆除装订障碍一修补不合规范的文件一编写页号一登记《卷内目录》和《备考表》一拟定案卷标题一装订成卷一填写案卷封面一案卷排列与编号一编制《案卷目录》一编写归档号。
(3)公文案卷归档：文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交，以便集中保管。
(4)公文销毁
1)销毁的范围：是指已办毕的没有归档和存查价值的公文。
2)销毁的程序：是由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定；确认应销毁的文件后，逐件核定造册；将销毁文件目录送主管领导人审查签批；在有关人员监督下送往指定地点销毁。
3)销毁的方式：包括焚烧、粉碎、重新制成纸浆。
9．印章及介绍信的管理
(1)印章的管理
1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。
2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。
(2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。
10．办公设备和办公用品的进货与保管
(1)办公设备和办公用品的接收程序
1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。
2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余额。
3)按规定存放好物品，确定物品发放人。
(2)库存保管的措施
1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。
2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。
3)新物品置于旧物品的下面或后面；体积大、分量重的放置在最下面；体积小和常用的物品放在较大物品的前面。
4)储藏间要有良好的通风和照明。
11．办公设备和办公用品的库存记录
(1)库存控制卡的内容：项目；单位；库存参考号；日期；最大库存量；再定货量；最小库存量；接收(进货卡)；发放(出货卡)；余额(库存卡)。
(2)库存记录的目的1)资金不被不必要的库存占用。
2)空间不被用来储存不必要的货物。
3)监督个人和部门对物品的使用。
4)保持充足的库存。
5)监督偷窃和破坏造成的损失。
6)可利用准确的库存进行估价。
12．编制时间表的方法
(1)时间表是管理时间的一种手段。它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。
(2)编制时间表的方法
1)根据需求确定编制时间的周期。
2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如活动之间有矛盾应及时调整。
3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明的文字将信息填人表格。
13．管理工作日志
(1)工作日志的使用方法
1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出，同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。
2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。
(2)工作日志填写的主要内容
1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、活动情况、接待的来访者；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况；上司的个人安排；上司的私人信息。
2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中应做的工作、活动。
(3)秘书在管理工作日志时应注意的问题
1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔。
2)进行项目的时间调整、变更，应遵循先重急后轻缓的原则。
3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。
4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。
第二篇：秘书四级资料
51、Word2003启动操作：
①“开始”菜单;
②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符路径Winword.exe”“确定”
③快捷方式
52、文件存盘
选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键
如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。
53、Word选取文本
①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。
②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。
③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标
④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击
⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。
⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。
54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V
55、创建表格
①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格
②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格
③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格
56、改变行高或列宽：
①使用鼠标进行调整;
②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令，单击“行”(“列”)选项卡，精确调整
57、页面格式：打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。
58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P
58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、单元格选定(选定不相邻的矩形区域)
有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。
60、数据输入
①输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字)，如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内
注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。
输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。
②输入数字：Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11”
注意：输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。
③输入日期和时间
a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM
b、日期格式2002/3/2或2002-3-2
日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20：00
④“Enter”确认输入;“Tab”指向右边的单元格
⑤清除单元格，只是删除单元格内内容;删除单元格则是将选定的单元格从表中删除
61、设定数据有效性步骤：P/85-86
①选定要增加有效检查的单元格
②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。
③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。
④在“数据”下拉列表中选择条件。
⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值，比如0和100.⑥按下“确定”即可。、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。
63、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。
注意：如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。
64、关闭：Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。
65、改变数字格式的步骤是：
①选定需要格式化的单元格或一个区域
②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如“数值”。
③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。
66、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”，敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。
67、处理标题
在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤：按实际宽度选择要居中的标题，单击 即可。
67、行列高
①Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。
②自动调整：“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。
69、单元格地址：相对地址(Excel2000默认状态)，绝对地址、混合地址、三维地址。
70、自动求和：选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格，单击“常用”工具栏中的自动求和∑，用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域，敲“回车”键或按下“确认”即可。
71、数据排序：
⑴使用“排序”对话框进行排序
①在需要排序的数据清单中，单击任一单元格;
②选择“数据”菜单上的“排序”命令;
③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”;
④在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”;
⑤“确定”
⑵使用工具按钮进行排序：升序 ↓，降序 ↓。
72、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。
73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。
74、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。
75、页面设置步骤：
①打开要进行页面设置和打印的幻灯片;
②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令;
③在“幻灯片大小”下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向;
76、打印步骤“
①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”)，可设置打印机类型、打印范围和内容。
②单击“确定”
77、应用和更好模板的具体步骤：
①打开要应用设计模板的演示文稿;
②单击“格式”菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏上单击“设计”，在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格(如已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案，请单击“设计模板”);
③在“幻灯片设计”任务窗格中，已用设计模板出现在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下。
78、制作新的表格幻灯片步骤：
①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，屏幕右侧出现“幻灯片版式”窗格，在“其他版式”中单击“标题和表格”版式。
②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符，即可出现“插入表格”对话框。
③在对话框中输入表格的行数和列数，然后单击“确定”按钮，即可生成表格，同时出现“表格和边框”工具栏。
79、在已有的幻灯片中添加表格
单击“插入”菜单中的“表格”命令，出现“插入表格”对话框，在对话框中输入表格的行、列数，单击“确定”即可。
80、在幻灯片中添加用户自己的图片文件：
①在显示要插入图片的幻灯片;
②单击“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令，出现“插入图片对话框”。
③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置，然后选定该图。
④单击“插入”即可。
81、启动幻灯片方法：
①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。
②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。
③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。
④按“F5”键
82、控制幻灯片放映：“→”，“↓”或“PgDown”键，进入下一张幻灯片;按“←”，“↑”或“PgUp”键，进入上一张幻灯片。
83、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享，大体由两部分组成，一是通信子网，二是资源子网。另外还有用于确保网络通信的协议。
84、共享资源包括：数据资源、软件资源、硬件资源
85、Tcp/LP协议特点：一是标准化，几乎任何网络软件或设备都能在该协议上运行;二是可路由性，这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。
86、网卡即网络接口卡，又称网络适配器。
87、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备，是拨号用户必不可少的设备只要。
88、按网络覆盖的范围分，可分为局域网、广域网。
局域网(LAN)：办公室或实验室(十米级网)，建筑物的网(百米级网)，校园网(千米级网)。广域网(WAN):城域网(WAN)、地区网或行业网(百公里级)。国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。
89、因特网主要功能：
①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询)
②高速通信服务(电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等)
③电子教育(远程教育、培训，阅读电子出版物，访问电子图书馆等)
④电子娱乐(播放电影电视，交互式电子游戏，文化娱乐信息的交流与讨论等)
⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结帐与各类电子消费方式)
⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与老人的寻找等)
90、默认的封面文件为主页。浏览器是用来浏览网上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又称“电子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墙是用增强机构内部网络安全性的一个或一组系统，防火墙是只允许授权的数据通过。
91、域名：要想在网上建立服务器发布信息，必须首先注册自己的域名，只有拥有了自己的域名，别人才能访问到你。
顶级域名：机构性域名、地理性域名。
机构性域名：com(营利性商业实体)、edu(教育机构或设施)、gov(非军事性政府或组织)、net(网络资源或组织)、org(非营利性组织机构)、firm(商业或公司)
92、中国教育和科研计算机网(CERNET)主要服务于学校、科研和学术机构以及非营利性政府部门。
http:∥www.xiexiebang.com。
93、选择“文本文件”，可以将页面中的文字内容保存为一个文本文件。
94、脱机收藏夹步骤：
①打开Web站点，单击“收藏”菜单下的“添加到收藏夹”命令，打开“添加到收藏夹”对话框。
②选中“允许脱机使用”复选框，然后单击“自定义”按钮，出现“脱机收藏夹向导”简介屏幕，单击“下一步”。
③把“下载与该页连接的1层网页”改为适当的层数，然后单击“下一步”，直至完成。
95、电邮地址由一个字符串组成，该字符串被“@”分为两部分。
96、目前常用的电子邮件收发软件工具主要有OutlookFoxmail等。
97、发送邮件步骤：
①单击工具栏中的“创建邮件”按钮;
②在“收件人”、“抄送”栏中输入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”间隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。
③在“主题”框中输入邮件的主题;
④在文本编辑区内输入邮件的主题内容;
⑤如需插入附件，可单击“附件”或“插入”菜单下的“文件附件”命令，在弹出的文件选择对话框中选择要附带的文件，然后单击“附件”，将会在“主题”栏下插入“附件”一栏，附件文件名显示在栏中;
⑥单击“发送”。
98、沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号(书面、口头)，把信息、思想和情感进行传递的过程。
99、沟通既是人际的交流，也涉及组织之间的交流。
100、秘书职业特点：①非权利支配性;②非职责限定性③认同疏导性
1.发文机关标识由发文机关全称或()后面加“文件”组成。
A.统称
B.简称
C.规范化简称
D.称谓
【答案】C
2.发文字号位于发文机关标识下()。
A.不空行
B.空1行
C.空2行
D.空3行
【答案】C
3.红色反线的作用在于把()与主体部分隔开。
A.眉首
B.发文机关标识
C.发文字号
D.版记
【答案】A 251、违约责任是指合同当事人没有履行或者没有按照合同约定履行义务所应承担的民事责任。
252、承担违约责任的原则：
合同法对违约责任采取的是严格责任原则，即不管主观上是否有过错，只要不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，除不可抗力可以免责外，都要承担违约责任。
253、承担违约责任的方式：①支付违约金;②支付赔偿金;③要求继续履行;④修理、更换、重作、退货和减少价款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取补救措施的合理费用。
254、我国于1993年9月2日通过了《中华人民共和国反不当竞争法》，自1993年12月1日起施行。
255、反不正当竞争法基本原则包括自愿、公平、平等、诚实信用、遵守公认商业道德以及不得滥用竞争权利等。
256、限制竞争行为表现为：①滥用优势地位限制竞争行为;②滥用行政权利;③不当搭售行为;④串通投标行为。
257、滥用优势地位限制竞争行为表现为：
①滥用行政权力限定他人购买其指定的经营者的商品。
②滥用权力限制其他经营者正常的经营活动。
③滥用行政权力限制外地商品进入本地市场，或本地商品流向外地市场。
259、不正当竞争行为的要领和特征：
①不正当竞争行为的主体是经营者;
②不正当竞争行为是违法行为;
③不正常竞争行为侵害的客体是其他经营者的合法权益和正常的社会经济秩序。
260、不正当竞争行为类别：①假名冒牌行为;②商业贿赂行为;③虚假宣传行为;④侵犯商业秘密行为;⑤低价倾销行为;⑥不正当有奖销售行为;⑦诋毁商誉行为。
261、假名冒牌表现：
①假冒他们注册商标;②擅自使用知名品牌特有名称、包装;③擅自使用他们企业名称或姓名;④在商品上伪造或冒用认证标志。
262、可以以明示方式给对方折扣，可以中间人佣金，但必须如实入帐。
263、下列情形不属于不正当竞争行为：
①销售鲜活商品;
②处理有效期限将至商品或其他积压商品;
③季节性降价;
④因清偿债务、转产、歇业降业销售商品。
264、监督检查部门职权：①询问权;②查询复制权;③检查权;④处罚权。
265、可以查询、复制与不正当竞争形为有关的协议、帐册、单据、文件、记录、业务函电和其他资料。
266、不正当竞争行为的法律责任：①民法责任;②行政责任;③刑法责任。
267、行为责任包括：①强制行为人停止不正当竞争行为;②没收非法所得;③处以罚款;④吊销营业执照。
268、劳动适用于：
①国家机关、事业组织、社会团体的工勤人员。
②实行企业化管理的事业组织的非工勤人员。
③其他通过劳动合同与国家机关、事业组织、社会团体建立劳动关系的劳动者。
劳动法不适用于：公务员和比照公务员制度的事业组织和社会团体的工作人员，以及农村劳动者(乡镇企业职工和进城务工、经商的农民除外)、现役军人、家庭保姆、在中国境内享有外交特权和豁免权的外国人等。
269、劳动就业原则：①平等就业原则;②双向选择原则;③照顾特殊群体人员就业原则;④禁止雇用童工原则。
270、劳动法规定，对残疾人、少数民族人员、退出现役的军人的就业实行特殊政策，给予特别保护;禁止用人单位招用未满16周岁的成年人，文艺、体育和特种工艺单位招用未满16周岁的文艺工作者、运动员和艺徒时，须报经县级以上(含县级)劳动行政部门批准，并保障其接受义务教育的权利。
271、劳动合同特征：
①劳动合同的主体一方是劳动者，另一方是用人单位;
②劳动合同的内容具有权利和义务的统一性和对应性;
③劳动合同的客体是劳动力;
④劳动合同是要式、有偿合同。
272、劳动合同内容：
①劳动合同的期限
②工作内容
③劳动保护和劳动条件
④劳动报酬
⑤劳动纪律
⑥劳动合同终止的条件
⑦违反劳动合同的责任
272、劳动合同期限：固定、无固定、完成一定工作。
试用期最长不得走过6个月。
201、已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年;保存期满，报经国税机关查验后可以销毁。
202、对与发票案件有关情况和资料，可以记录、录像、照相和复制。
203、增值税专用发票由水印防伪图案，红色荧光防伪标记、无色荧光防伪标记3项防伪标记组成。
204、税收分类：
⑴以课税对象为标准：
① 流转税;②所得税;
③行为税(对某些特定行为课征的税，如印花税、车船税)
⑵以计税标准为标准：
①从量税(以课税对象的实物量为计税依据)
②从价税(以课税对象的价值量为计税依据)
205、增值税是我国第一大税种。
206、文化体育业(文化业、体育业)：3%;娱乐业(歌厅、舞厅、卡拉OK歌舞厅、音乐茶座、台球、高尔夫球、保龄球、游艺)：5%-20%
207、企业所得税33%(原)。2008年1月1日起，国企、外企税率25%，高新技术产业15%。
208、个人所得税征税对象：①工资、薪金所得;②劳务报酬所得;③稿酬所得;④储蓄存款利息、股息、红利所得;⑤偶然所得。
税率：工资、薪金所得适用5%-45%的超额累进税率;劳务报酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花税千分之四。
209、社会保险具有强制性、保障性、福利性和普遍性的特点。职工在试用期内也应享有保险。
210、养老保险的享受待遇：累进缴纳养老保险15年以上，并达到法定退休年龄，可以享受养老保险待遇。我国的失业保险制度属于强制性失业保险制度。医疗保险具有社会保险的基本特征外，还具有公平性、信息不对称性和费用结算方式的复杂性。
211、工伤保险制度的实施原则：无责任补偿原则;因工受伤与非工公受伤相区别的原则;风险负担、互助互济原则;个人不交费原则;补偿与预防、康复相结合原则;直接经济损失和间接经济损失相区别的原则;一次性补偿与长期补偿相结合原则。
212、无责任补偿原则，又称无过失补偿原则，是指工伤事故发生后，无论事故责任在谁，都应及时对受伤者进行无条件的一定经济补偿。因工受伤是劳动者为他人和社会做出的牺牲。非因工受伤并不属为他人和社会做出的牺牲。直接经济损失指因工受伤者的第一职业的劳动报酬，这是工伤保险的内容。
213、工伤认定申请(合同期内)提供材料：
初次治疗诊断书或住院病历、职业病诊断证明(原件、复印件各一份)、交通事故需提供交通大队的事故裁决书或交通部门的交通事故证明、身份证复印件、有效期内的劳动合同原件。
214、《住房公积金管理条例》规定：单位录用职工，应当自录用之日起30日内到住房公积金管理中心办理缴存登记，并持住房公积金中心的审核文件，到受托银行办理职工 住房公积金账号的设立或者转移手续;新参加工资的职工从参加工资的存第二个月开始缴的住房公积金，月缴存余额为职工本人当月工资乘以住房公积金缴存比例。
215、职工有下列情形之一的，可提取住房公积金账户内的存储余额：
①购买、建造、翻修、大修自住住房的。
②离休、退休的。
③完全丧失劳动能力，并与单位终止劳动关系的。
④出境定居的。
⑤偿还购房贷款本息的。
⑥房租超出家庭工资收入的规定比例的
216、按股票持有者可分为国家股、法人股、个人股3种。按发行范围分A股、B股、H股和F股4种。沪深股市基本交易规则：价格优先、时间优先。
217、A股：人民币，国内;B股：外国人，外币;H股：香港股市;F股：海外市场。
218、中国人民银行下设：商业银行、政策性银行、非银行金融机构、国家外汇管理局。
219、我国的中央银行是中国人民银行，其全部资产属国家所有，是非营利机构。
220、我国的商业银行大体分为国有独资银行、股份制商业银行和城市商业银行。
221、政策性银行不以盈利为目的，专门为贯彻、配合政府的社会经济政策或意图，具有特殊的融资原则。1994年，我国组建了3家政策性银行，即国家开发银行、中国进出口银行、中国农业发展银行。
222、非银行金融机构主要是保险公司、信用合作社和信托投资公司。
223、利息的计算方法分为单利和复利计算法两种。我国除活期存款带有一定的复利性质，其余各类存款均按单利计算。利息率=利息额/本金额×100%。国外司惯用年利率，我国习惯用月利率。
224、名义利率是以名义货币所表示的利率。
225、汇率的表示方法有直接标价法、简接标价法、美元标价法。
226、直接标价法是指以一定单位的外国货币为基础，将其折合为一定数额的本国货币的标价方法。日元、加拿大元、港币、新加坡元、人民币采用均采用直接标价法。欧元、英镑、澳大利亚元采用间接标价法。
227、公司的住所是指公司的主要办事机构所在地。
228、公司的资本包括注册资本、发行资本、认购资本和实缴资本等。
229、股东以其出资额为限度公司承担责任，公司以其全部资产对公司的债务承担责任的其余法人。有限责任公司的资本不分为等额股份，证明股东出资份额的权利证书称为出资证明书。有限责任公司的股东有最高人数限制。
230、有限责任公司的设立条件：
①股东符合法定人数，有限责任公司由50人以下股东共同出资设立。②有限责任公司注册资本的最低限额为人民币3万元。公司全体股东的首次出资额不得低于注册资本的20%。
231、股东可以用货币出资，也可以用实物、工业产权、非专利技术、土地使用权等作价出资。
232、有限责任公司的组织机构：
①股东会是公司的最高权力机关，每年至少召开一次。
②董事会(执行董事)与经理：董事会是公司的业务执行机构，董事会成员为3人-13人。董事每届任期不得超过3年，届满可连选连任。执行董事可以兼任公司经理。
③监事会：监事会是公司的监督机关，其成员不少于3人。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于1/3。董事、高级管理人员不得兼任监事。
233、股权转让：
公司法不允许股东向公司转让股份，但允许股东向本公司的其他股东或者本公司股东以外的其他人转让股份。股东向股东以外的人转让其出资时，必须经全体股东过半数同意;不同意转让的股东应该购买给转让的出资，否则视为同意转让;对于经同意转让的出资，其他股东有同等条件下的优先购买权。
234、一人有限责任公司的注册资本最低限额为人民币10万元。
235、股份有限公司特征：
⑴公司的全部资本为等额股份，股份采取股票形式。
⑵股东以所持股份为限对公司承担责任。
⑶公司的股东有最低人数限制，而没有最高人数限制。
⑷股份有限公司的设立程序较为复杂。
236、设立股份有限公司，应当有2人以上200人以下发起人。法定注册资本的最低限额500万元人民币。
237、股份有限公司的组织机构：
①股东大会应当每年召开一次年会。召开股东大会，应当将会议审议的事项于会议召开20日以前通知各股东。
②董事会与经理：董事会是公司的业务执行机关，其成员为5人-19人。
③监事会是公司的监督机关，其成员不得少于3人。职工代表的比例不得低于1/3 238、股份发行原则：必须同股同权、同股同利。股票发行价价格可以按票面金额，也可以超过票面金额，但不得低于票面金额。
239、股东持有的股份可以依法转让。发起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年内不得转让;公司董事、监事、经理应向公司申报所持有的本公司的股份，并在任职期内不得转让。
240、公司合并包括吸收合并和新设合并。公司应当自做出合并决议起10日内通知债权人，并于30日内在报纸上至少公告3次。
241、清算程序。公司财产在分别支付清算费用、职工的工资、社会保险费用和法定补偿金，缴纳所欠税款，清偿公司的债务后剩余财产。
242、婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用其他法律的规定(不在合同法之内)。
243、合同类别：
①根据合同的成立是否以交付标的物为成立条件，可分为诺成性合同与实践性合同
②根据合同成立是否需要特定的形式，可分为要式合同与非要式合同。
244、合同基本原则：
①平等、自愿、公平原则。
②诚实、信用原则。
③合法原则。
245、要约是一方当事人以订立合同为目的，向对方当事人提出合同条件，希望对方当事人接受的意思表示。构成要约须符合下列条件：
①要约须显示向特定人发出的意思表示。
②要约的内容必须具体、确定。
③要约中应当明确表明该要约一经受要约人承诺，要约人就要受该意思表示的约束。
246、缔约过失的损害赔偿包括订立合同费用、准备履行所支出的费用、丧失与第三人另订合同的机关所产生的损失。
247、合同法规定下列免责条款无效：
①造成对方人身伤害的;
②因故意或者重大过失造成对方财产损失的。
248、合同内容约定不明时合同的履行：
①质量要求不明确的，按照国家标准、行业标准履行、没有国家标准、行业标准，按照通常标准或者符合合同目的特定标准履行。
②价格或者报酬不明确的，按照订立合同时履行地的市场价格履行，依法应当执行政府定价或者政府指导价的，按照规定履行。
249、合同履行担保方式有定金、保证、抵押、质押和留置。
250、合同的转让：①合同权利的转让;②合同义务的转移;③合同权利和义务一并转让。简报的特点：简 快 新 实
简报的类型：(1)会议简报(2)动态简报(3)工作简报
简报结构：报头+报核+报核
简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字
意向书的特点： 协商性 灵活性 简略性
结构：标题+正文+尾部
订货单特点：协约性 严肃性
结构：标题+正文+尾部
商品说明书：真实性 科学性 条理性 通俗性
设计注意：(1)如实介绍 真实可信(2)抓住特征 突出个性(3)语言简洁 通俗明了
(4)设计新颖 美观大方
报告特点： 汇报性 陈述性
报告与请示的区别：(1)性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复
(2)行文时限不同，请示必须事前。(3)请示必须一文一事，且请批对应(4)请示需逐级请示，语气温和谦恭
会议纪录特点：真实性 资料性
商务接待
接待规格：高规格 低规格 对等
高规格接待最能体现友好 对等接待最常用 低规格接待适用基层
接待计划内容：接待规格 日程安排 经费预算 工作人员
经费预算由接待规格 人员数量 活动内容确定
接待计划的制订由接待规格制约
接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通
制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。
影响接待规格的因素：(1)双方关系(2)突然变化(3)上次接待标准
座次高低由司机身份决定
司机如是专职司机，上座为后排右座
话别时间在半小时内为宜
接待计划主要项目：(1)陪同人员(2)食宿安排(3)接待日程(4)经费预算
制订计划注意：(1)执行规章制度(2)适应来宾生活习惯(3)做好保密工作
沟通工作特点：(1)非权利支配性(2)非职责限定性(3)认同疏导性
沟通类型：(1)人与人沟通(2)人与自我沟通(3)人与机器沟通(4)组织之间沟通
秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通
网络沟通优势：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即时性强(3)有安全感
制约性：(1)语言存在歧义(2)横向沟通扩展张 纵向沟通弱化
尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键
沟通目标：(1)说明事物(2)表达感情(3)建立联系(4)和谐工作环境
与客户沟通原则：(1)区分到访客户是多次还是首次(2)区分内部外部客户
横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈
备忘录 报告
横向沟通的障碍(1)沟通技术存在障碍(2)心理活动障碍(3)不善倾听，草率评判(4)表达理解存在歧义
上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一
下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真
上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会
上行沟通作用：(1)提供员工参与管理的机会(2)减少因误解造成的损失(3)营造民主式管理氛围(4)缓解工作压力
下行沟通策略：(1)制订针对性沟通(2)精简环节(3)减轻分流沟通任务(4)提倡简约(5)启用反馈(6)多介质组合
多介质组合是最简单最主要的方法
沟通重点：(1)企业员工(2)危机中受害者(3)新闻媒体
危机认定：(1)团队内存在使人情绪不佳的氛围(2)缺少交流(3)消极言论普遍存在(4)间接渠道使用较多，直接渠道使用较少(5)执行不力，隐患增多
对策：(1)反应迅速机敏(2)强调共同基础(3)建立危机小组(4)利用多种沟通方式(5)参与调查
需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件
立卷归档的意义：（1）是文件转为档案的重要步骤和基础（2）保持了历史联系，便于查找利用（3）保持了历史联系，反映了客观进程（4）保护了文件的完整安全，便于保管利用
（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础
不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿 会议主要文件如 领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单位地区立卷 通知来往文书 按时间立卷
大会文件按重要程度和时间排列
整理录音的技巧：（1）删除（2）增加（3）修改（4）送审
清理方法：收销带存
会议文件保管分为长期 短期 永久三种
会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质
注意：正确区分保管期限
办理好移交手续
会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件
会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要
拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括 提炼归纳（3）条理清楚 一目了然
会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导
会议经费决算：（1）会议拟定开支预算（2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算决算（5）遵循勤俭节约原则
催办要求：准确及时到位 不可拖延 断章取义 搞本位主义
业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责 综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位
催办方式：（1）发文催办（2）电话催办（3）派员催办
电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短
派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力
对于难办事项可以采用会议催办
传达落实要求：（1）迅速果断 保证质量（2）忠于决策 不打折扣（3）解放思想 有创造性落实
浏览景观一般分为人文景观和自然景观
娱乐活动分为观看项目和参与项目
制定方案时注意：（1）安排好人员（2）参观地点检查（3）提前预定好门票（4）人数过多时，可外包旅行社
在制定接待计划考虑客人的信仰 忌讳 身份 性别 年龄 是否带有家属
预定餐厅时注意：事项确定好时间 地点 宴请人员 桌次座次 菜单
选择宾馆时考虑（1）交通便利与否（2）档次是否合适（3）环境是否优雅
正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由 规模确定地点大小
撰拟出国申请内容：（1）路线（2）时间（3）地点（4）交通工具（5）具体事项（6）备注
办理护照的相关证件：（1）任务批件（2）政审批件（3）邀请书（4）2寸免冠照
申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆
商务旅行制订程序：（1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证 护照 黄皮书 出境登记卡的手续（5）订购机票
准备工作：（1）审查最佳旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件 相关证件
（5）做好旅行安排（6）注意时差（7）搜集资料
办公室布置要求：（1）优先采用光线 通风 监督 沟通占优的办公室（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近背对背放置档案柜（6）设置休息区
光线应来自桌子左上方和斜后上方
办公室布置三原则：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督
协调要求：（1）连续性（2）协同性（3）有序和谐
内部监督特点：（1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束
办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳 防止逆流交叉
布置程序：（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议
信息保密工作：（1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息
保密信息内容：（1）人事信息（2）财务信息（3）产品信息（4）客户信息
印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理
印章种类：（1）单位印章（2）单位印章（3）秘书公章
单位印章是对外行使权利的标志
印章作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用
印章使用要求：（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损
印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡
用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函 介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致
印章取回销毁都应该有两人参与
上司交办事项：（1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服务工作
公务接洽制度（1）岗位责任制度（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密制度
汇报技巧：（1）问明情况 及时报告（2）作好记录 避免失误
值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况 保持工作的联系性 有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料
电话是值班工作中使用最频繁的工具
快汇汇票由秘书认购
零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费 邮资 茶点费 停车费和少量办公用品费
文书形成程序：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发
上司临时交办事项特点：（1）广泛性（2）临时性 基本特点（3）具体性（4）紧迫性
办理原则：（1）积极主动 千方百计这是应有态度（2）符合政策，灵活变通（3）有着落 有回音
要点记录法用于电话 来访 会议记录
详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议 反应问题建议调查 领导指示
用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类 重而不急的，最后做C类，不重不急的上司日志内容：（1）上司接待信息（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息 秘书日志内容：（1）上司所需秘书协助事宜（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动
注意事项：（1）确保保密，只给上司授权的人查阅（2）保持一致准确，每天检查更新（3）熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）熟悉上司用餐和休息时间
在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。
检验办事效率原则：（1）工作质量（2）工作速度（3）产生影响
复命三注意（1）不失真（2）不吹嘘（3）不邀利
库存卡作用：（1）保证资金不被占用(2)保证空间充足（3）监督物品使用（4）防止损失
（5）正确估计
库存概念（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量（2）最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准
订购数量以剩余库存量为基础
保管措施（1）房间柜子上锁（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体积大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在较大物品前面（6）注意通风 有良好照明
选择供应商时考虑：（1）价格费用(2)质量交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 传递方式和内容应该综合考虑对象 效果 时效 费用
如何做好会议记录：(1)提前抵达会场，安排地方。(2)迅速绘制座位图(3)提前参阅其他会议记录
会议记录要求：(1)快速是基本要求(2)纪实性是重要特征 具体为真实 准确 突出重点
会议简报分为报头 报尾 报核，标题要求：简明 醒目 准确 生动 形式灵活
简报要求：(1)真实准确是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是质量的体现(4)生动活泼
信息分类：按作用分为：(1)与会者信息(2)指导宣传信息(3)议题性信息(4)主题内容信息(5)记录结果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)参考性信息(9)管理性信息
按会议信息保密性划分：(1)保密性信息(2)内部性信息(3)公开性信息
按传递方式划分：(1)讲话信息(2)会议书面信息(3)会议声像信息
收集信息要求：齐全 及时 准确 有效
确定会议信息搜集方法：(1)召集开会(2)提供书面材料(3)个别约见(4)会议结束后及时搜集(5)个别催退(6)按清退目录搜集(7)限时交退
信息反馈方式：口头 书面 会议反馈
会议值班内容：电话记录 接待记录 值班日志
会议值班意义：(1)起着沟通内外，协调上下的作用(2)保证重大事项 指令 精神的及时传达(3)保证会议顺利进行(4)代表了会议工作质量(5)直接影响了会议主办方的工作效率
值班工作制度：(1)信息处理制度(2)岗位责任制度(3)交接班制度
一、拟订会议议程、日程
（一）会议议程和会议日程的内容及作用
1、会议议程的内容
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
2、会议日程的内容
会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3、会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
（二）会议议程的制定程序
1、明确目标和参加者
2、安排各议程事项的时间
3、确定每一项议程
4、决定会议讨论形式
（三）会议日程的编制方法
1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。
5、保密性较强的议题，一般放在后面。
二、提供会议地点的备选方案
（一）会议地点选择的要求
1、交通便利。
2、会场的大小应与会议规模相符。
3、场地要有良好的设备配置。
4、场地应不受外界干扰。
5、选择会议地点应考虑有无停车场所。
6、场地租借的成本必须合理。
（二）会议场地选择的工作程序
1、会议的目的与形态
2、实质上的需要、与会者的期望
3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地
4、对会议地点进行确认 考试吧编辑整理
5、签订书面合同
（三）实地考察会议地点的注意事项1、2、3、4、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。
只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。
不要出于个人原因再次参观酒店。
不要带家属同行参观。
5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。
6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。
三、布置会场和安排座次
（一）会场整体布局安排
1、会场整体布局的要求
（1）庄重、美观、舒适。
（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。
（4）小型会场要注意集中和方便。
2、会场整体布局的类型
（1）较大型会场的座次安排。
（2）中小型会议的座次安排。
3、会场整体布局安排的工作程序
（1）确定会场形式。
（2）合理摆放桌椅。
（3）布置附属性设备
(二)主席台的座次和场内座次安排
1、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2、主席台的座次和场内座次安排
（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：
1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。
2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。
4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
（2）安排场内其他人员的座次
1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：
①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。
③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
（一）会议信息的内容和类型
1、会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。
2、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。
（二）发布会议信息的工作程序
1、传递会议通知信息
2、分发传递会议文件
3、沟通传递会议有关情况
（三）注意事项
1、发布会议信息前要进行报审
2、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
（一）会议餐饮的常识和工作程序
1、会议餐饮的常识
（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。
（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。
（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。
（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2、安排会议餐饮
（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。
（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。
（4）事先设计和确定就餐的凭证。
（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。
（6）事先要准备好干净的饮食用具。
（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。
（8）做好饮水、饮料的供应。
3、会议餐饮的类型和标准
（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。
（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。
（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。
（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。
（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。
（二）会议住宿的常识和工作程序
1、会议住宿的常识
（1）要提前编制住房方案。
（2）长者、尊者、领导要适当照顾。
（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
（4）有时还要按地区集中，统筹安排。
（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2、安排会议住宿
（1）安排方式的选择。
（2）预定会议住宿的程序。
（3）确定会议住宿的程序。
3、会议房间的分配
（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。
（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
（一）、会议嘉宾的类型和要求
1、会议嘉宾的类型
（1）组织方的上级领导和政府官员。
（2）企业的重要客户和各种利益相关方。
（3）社会名流和电影明星。
（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。
2、嘉宾邀请的要求
（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
（2）要发出正式邀请函。
（3）要做到有礼貌。
（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。
（6）嘉宾人数不宜过多。
（二）邀请会议嘉宾的工作程序
（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。
（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。
（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。
（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
（一）会议资料的类型和准备
1、会议资料的类型
（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2、会议资料的准备
（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
（二）会议用品的类型和准备
1、会议用品的类型
（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。
2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2、准备会议用品
（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
（2）检查好灯光、扩音设备。
（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
（5）在每人座位前摆放纸笔。
（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
（一）会议礼仪的种类
1、会议的通用礼仪
（1）会议文书礼仪。
（2）迎送礼仪。
（3）参会礼仪。
（4）服务礼仪。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
（二）安排会议礼仪服务的工作程序
1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。
（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2、分解工作程序
3、培训会议礼仪服务人员
（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。
（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。
（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。
4、准备服装用具
（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。
（2）迎接一般的与会者不需要献花。
5、礼仪执行
（1）接待礼仪及程序。
（2）引领。
（3）乘车的座次安排。
九、检查会议常用视听设备是否正常
（一）会议常用视听设备的选用
音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试吧
（二）检查会议常用视听设备的工作程序
1、确定工作人员的职责。
2、预演和检查会场视听设备。
一、安排会议值班
（一）会议值班工作的内容和意义
1、会议值班工作的内容
（1）值班电话记录。
（2）值班接待记录。
（3）值班日记。
（4）做好信息传递。
2、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。
（二）安排会议值班的工作程序
1、制定值班工作制度
（1）信息处理制度。
（2）岗位责任制度。
（3）交接班制度。
2、明确值班工作任务
（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。
（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。
（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。
（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
（8）必要时，应建立主管领导带班制度。
3、编制会议值班表
会议值班表应包括以下内容：
（1）会议值班时间期限和具体值班时间。
（2）会议值班人员姓名。
（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。
（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。
（5）用简明的文字表明值班的工作内容。
（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。
二、接待采访会议的新闻媒体
（一）相关知识
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则
（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。
（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。
（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。
（4）要准备得全面周到、主动积极。
（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。
（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。
2、接待新闻媒体的工作内容
（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。
（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。
（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。
（二）工作程序
1、媒体人员登记
2、为媒体人员提供简单的会议材料
3、安排拍照和新闻发布会等传统活动
4、安排媒体沟通会
（三）妥善处理新闻媒体的负面报道
（1）快速作出反应。
（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。
（3）让负责人出面。
（4）对未知的事实不要推测。
（5）不要隐瞒事实真相。
（6）为媒体采访敞开大门。
（7）统一口径，用同一个声音说话。
（8）频繁沟通。
三、做好会议的记录工作和简报工作
（一）做好会议的记录工作
1、会议记录的内容（1）会议描述。
（2）与会者姓名。
（3）缺席者请假条。
（4）宣读上次会议记录。
（5）有会议记录中产生的问题。
（6）通讯记录。
（7）一般事务。
（8）其他事务。
（9）下次会议日期。
（10）主席签名。
2、会议记录的要求
（1）速度要求。
（2）真实性要求。
1）准确
2）清楚
3）突出重点
（3）资料性要求
3、会议记录的工作程序
会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。
（2）正文。首部+主体+结尾。
（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。
（二）做好会议的简报工作 来源于考试吧
1、会议简报的内容
会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
2、会议简报的要求
（1）真实准确。
（2）短小精悍。
（3）快是简报的质量体现。
（4）生动活泼。
3、会议简报的工作程序
（1）会议简报的内容。
（2）会议简报的结构。
四、收集信息的分类
（一）会议信息的分类
1、按照会议信息的作用划分
（1）与会者信息。
（2）会议指导性、宣传性信息。
（3）会议议题性信息。
（4）会议主题内容信息。
（5）记录性、结果性文件信息。
（6）会议的程序性文件信息。
（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。
（9）会议管理性信息。
2、按照会议信息的保密性划分
（1）保密性会议信息。
（2）内部性会议信息。
（3）公开性会议信息。
3、按照会议信息传递方式划分
（1）会议讲话信息。
（2）会议书面信息。
（3）会议声像信息。
（二）收集会议信息的要求
1、齐全。
2、及时。
3、准确。
4、有效。
（1）责任到人。
（2）履行登记。
（3）严格保密。
（4）明确范围，（5）有针对性。
（三）收集会议信息的工作程序
1、确定会议信息的搜集范围。
2、选择会议信息的搜集渠道。
3、确定搜集会议信息的方法。
（1）召集开会。
（2）提供书面材料。
（3）个别约见。
（4）会议结束时及时搜集。
（5）个别催退。
（6）按清退目录收集。
（7）限时交退。
五、反馈会议信息
（一）反馈会议信息的内容和要求
1、反馈会议信息的内容
（1）反馈会前信息。
（2）反馈会中信息。
（3）反馈会后传达落实的情况。
2、反馈会议信息的要求
（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。
（2）会议信息反馈的目的要明确。
（3）充分重视会议的反馈信息沟通。
（二）反馈会议信息的工作程序
1、布置会议信息收集工作。
2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。
3、建立定期的会议信息反馈制度。
4、做好会议信息的反馈汇报工作。
5、抓好会议反馈信息的落实工作。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。
案例一
英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。
英豪公司销售团队会议议程表
公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。
宣布议程。
说明有关人员缺席情况。
宣读并通过上次会议的记录。
东部地区销售情况总结。
销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。
公司销售人员的招聘和重组。
销售二部经理的人选。
下季度销售目标。
案例二
公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。
点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。
案例三
名山公司要召开2003总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。
考试吧编辑整理
案例四
天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。
点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。
案例五
某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那
天，来的嘉宾很少。
点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益
求精，显示出组织应有的尊重和诚意。
案例六
某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。
点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。
案例七
海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。
点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。
案例八
在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。
点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息，为记者的报道提供了方便。
案例九 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。
案例十
风雷公司在2002年末召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹收集会议各方面的信息，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改进这方面的工作。
点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。
案例十一
某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。
点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后
查找、利用。
案例十二
开具发票时有出入怎么办？
公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试吧编
辑整理 点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任
何单位和个人有权拒收。
案例十三
会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一了认识，从而疏通了信息决办
环节。
点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容。可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。
第三篇：秘书四级考试——会议管理部分
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。考试大收集整理。会前筹备
一、拟订会议议程、日程
（一）会议议程和会议日程的内容及作用
1、会议议程的内容
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
2、会议日程的内容
会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3、会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
（二）会议议程的制定程序
1、明确目标和参加者
2、安排各议程事项的时间
3、确定每一项议程
4、决定会议讨论形式
（三）会议日程的编制方法
1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。
5、保密性较强的议题，一般放在后面。
二、提供会议地点的备选方案
（一）会议地点选择的要求
1、交通便利。
2、会场的大小应与会议规模相符。
3、场地要有良好的设备配置。
4、场地应不受外界干扰。
5、选择会议地点应考虑有无停车场所。
6、场地租借的成本必须合理。
（二）会议场地选择的工作程序
1、会议的目的与形态
2、实质上的需要、与会者的期望
3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地
4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理
5、签订书面合同
（三）实地考察会议地点的注意事项
1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。
2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。
3、不要出于个人原因再次参观酒店。
4、不要带家属同行参观。
5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。
6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。
三、布置会场和安排座次
（一）会场整体布局安排
1、会场整体布局的要求
（1）庄重、美观、舒适。
（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。
（4）小型会场要注意集中和方便。
2、会场整体布局的类型
（1）较大型会场的座次安排。
（2）中小型会议的座次安排。
3、会场整体布局安排的工作程序
（1）确定会场形式。
（2）合理摆放桌椅。
（3）布置附属性设备
(二)主席台的座次和场内座次安排
1、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2、主席台的座次和场内座次安排
（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：
1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。
2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。
4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
（2）安排场内其他人员的座次
1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。
③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
（一）会议信息的内容和类型
1、会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。
2、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。
（二）发布会议信息的工作程序
1、传递会议通知信息
2、分发传递会议文件
3、沟通传递会议有关情况
（三）注意事项
1、发布会议信息前要进行报审
2、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
（一）会议餐饮的常识和工作程序
1、会议餐饮的常识
（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。
（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。
（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。
（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2、安排会议餐饮
（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。
（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。
（4）事先设计和确定就餐的凭证。
（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。
（6）事先要准备好干净的饮食用具。
（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。
（8）做好饮水、饮料的供应。
3、会议餐饮的类型和标准
（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。
（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。
（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。
（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
（二）会议住宿的常识和工作程序
1、会议住宿的常识
（1）要提前编制住房方案。
（2）长者、尊者、领导要适当照顾。
（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
（4）有时还要按地区集中，统筹安排。
（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2、安排会议住宿
（1）安排方式的选择。
（2）预定会议住宿的程序。
（3）确定会议住宿的程序。
3、会议房间的分配
（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。
（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
（一）、会议嘉宾的类型和要求
1、会议嘉宾的类型
（1）组织方的上级领导和政府官员。
（2）企业的重要客户和各种利益相关方。
（3）社会名流和电影明星。
（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。
2、嘉宾邀请的要求
（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
（2）要发出正式邀请函。
（3）要做到有礼貌。
（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。
（6）嘉宾人数不宜过多。
（二）邀请会议嘉宾的工作程序
（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。
（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。
（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。
（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
（一）会议资料的类型和准备
1、会议资料的类型
（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2、会议资料的准备
（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
（二）会议用品的类型和准备
1、会议用品的类型
（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。
2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2、准备会议用品
（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
（2）检查好灯光、扩音设备。
（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
（5）在每人座位前摆放纸笔。
（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
（一）会议礼仪的种类
1、会议的通用礼仪
（1）会议文书礼仪。
（2）迎送礼仪。
（3）参会礼仪。
（4）服务礼仪。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
（二）安排会议礼仪服务的工作程序
1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。
（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2、分解工作程序
3、培训会议礼仪服务人员
（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。
（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。
（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。
4、准备服装用具
（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。
（2）迎接一般的与会者不需要献花。
5、礼仪执行
（1）接待礼仪及程序。
（2）引领。
（3）乘车的座次安排。
九、检查会议常用视听设备是否正常
（一）会议常用视听设备的选用
音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大
（二）检查会议常用视听设备的工作程序
1、确定工作人员的职责。
2、预演和检查会场视听设备。
会中服务
一、安排会议值班
（一）会议值班工作的内容和意义
1、会议值班工作的内容
（1）值班电话记录。
（2）值班接待记录。
（3）值班日记。
（4）做好信息传递。
2、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。
（二）安排会议值班的工作程序
1、制定值班工作制度
（1）信息处理制度。
（2）岗位责任制度。
（3）交接班制度。
2、明确值班工作任务
（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。
（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。
（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。
（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。
（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
（8）必要时，应建立主管领导带班制度。
3、编制会议值班表
会议值班表应包括以下内容：
（1）会议值班时间期限和具体值班时间。
（2）会议值班人员姓名。
（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。
（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。
（5）用简明的文字表明值班的工作内容。
（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。
二、接待采访会议的新闻媒体
（一）相关知识
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则
（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。
（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。
（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。
（4）要准备得全面周到、主动积极。
（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。
（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。
2、接待新闻媒体的工作内容
（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。
（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。
（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。
（二）工作程序
1、媒体人员登记
2、为媒体人员提供简单的会议材料
3、安排拍照和新闻发布会等传统活动
4、安排媒体沟通会
（三）妥善处理新闻媒体的负面报道
（1）快速作出反应。
（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。
（3）让负责人出面。
（4）对未知的事实不要推测。
（5）不要隐瞒事实真相。
（6）为媒体采访敞开大门。
（7）统一口径，用同一个声音说话。
（8）频繁沟通。
三、做好会议的记录工作和简报工作
（一）做好会议的记录工作
1、会议记录的内容
（1）会议描述。
（2）与会者姓名。
（3）缺席者请假条。
（4）宣读上次会议记录。
（5）有会议记录中产生的问题。
（6）通讯记录。
（7）一般事务。
（8）其他事务。
（9）下次会议日期。
（10）主席签名。
2、会议记录的要求
（1）速度要求。
（2）真实性要求。
1）准确
2）清楚
3）突出重点
（3）资料性要求。
3、会议记录的工作程序
会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。
（2）正文。首部+主体+结尾。
（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。
（二）做好会议的简报工作 来源于考试大
1、会议简报的内容
会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
2、会议简报的要求
（1）真实准确。
（2）短小精悍。
（3）快是简报的质量体现。
（4）生动活泼。
3、会议简报的工作程序
（1）会议简报的内容。
（2）会议简报的结构。
四、收集信息的分类
（一）会议信息的分类
1、按照会议信息的作用划分
（1）与会者信息。
（2）会议指导性、宣传性信息。
（3）会议议题性信息。
（4）会议主题内容信息。
（5）记录性、结果性文件信息。
（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。
（8）会议参考性信息。
（9）会议管理性信息。
2、按照会议信息的保密性划分
（1）保密性会议信息。
（2）内部性会议信息。
（3）公开性会议信息。
3、按照会议信息传递方式划分
（1）会议讲话信息。
（2）会议书面信息。
（3）会议声像信息。
（二）收集会议信息的要求
1、齐全。
2、及时。
3、准确。
4、有效。
（1）责任到人。
（2）履行登记。
（3）严格保密。
（4）明确范围，（5）有针对性。
（三）收集会议信息的工作程序
1、确定会议信息的搜集范围。
2、选择会议信息的搜集渠道。
3、确定搜集会议信息的方法。
（1）召集开会。
（2）提供书面材料。
（3）个别约见。
（4）会议结束时及时搜集。
（5）个别催退。
（6）按清退目录收集。
（7）限时交退。
五、反馈会议信息
（一）反馈会议信息的内容和要求
1、反馈会议信息的内容
（1）反馈会前信息。
（2）反馈会中信息。
（3）反馈会后传达落实的情况。
2、反馈会议信息的要求
（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。
（2）会议信息反馈的目的要明确。
（3）充分重视会议的反馈信息沟通。
（二）反馈会议信息的工作程序
1、布置会议信息收集工作。
2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。
3、建立定期的会议信息反馈制度。
4、做好会议信息的反馈汇报工作。
5、抓好会议反馈信息的落实工作。
会后落实
一、会议文件资料收集的要求
（一）收集会议文件资料的要求和内容
1、收集会议文件资料的要求
（1）确定会议文件资料的收集范围。
（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。
（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意保密。
2、需收集的文件资料
（1）会前准备并分发的文件。
（2）会议期间产生的文件。
（3）会后产生的文件。
（二）会议文件的立卷归档
1、会议文件立卷归档的意义
（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。
（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。
（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。
（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。
2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。
（1）会议文件立卷归档范围
（2）会议文件立卷归档分工。
3、会议文件立卷的基本原则和方法
（1）会议文件立卷的基本原则。
（2）会议文件立卷方法。
4、会议文件立卷工作程序。
（1）大中型会议文件立卷
（2）日常工作会议文件资料立卷。
（三）会议文件资料收集整理的工作程序
将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。
二、会议纪要的内容和要求
（一）会议纪要的种类
（1）办公关于纪要。
（2）工作会议纪要。
（3）协调会议纪要。
（4）研讨会议纪要。
（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。
（2）对会议精神的阐发。
（三）会议纪要的要求
1、会议纪要的拟写要求
（1）实事求是，忠于会议实际。
（2）内容要集中概括。
（3）要有条理。
2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存
3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发
（1）确定印发范围。
（2）确认接收者。
（3）签发会议执行。
（四）工作程序
完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。
三、会议经费结算的方法
（一）会议经费结算的方法和要求
1、会议的收费与付费方法
（1）收款的方法与时机。
（2）付款的方法和时间表。
2、会议付费的要求
（1）会议经费的名称要规范。
（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。
（二）会议经费结算的工作程序
通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。
（三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理
（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。
（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。
四、跟踪反馈落实会议精神
（一）会议决定事项的传达
1、会议传达决定事项的要求
（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。
（2）传达会议决定事项必须及时。
（3）传达会议决定事项必须到位。
2、会议传达落实的作用
（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。
（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。
（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。
3、传达落实会议决策的具体实施
（1）传达动员。
（2）分解任务。
（3）互相沟通。（4）操作控制。
（5）效益考核。
（二）会议决定事项反馈
（1）反馈的原则。
（2）反馈的重点。
（2）综合反馈。
（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序
会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。
（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项
（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。
（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。
第四篇：秘书四级专业技能部分复习重点
秘书四级考试
专业技能部分
第一部分 会议管理
1、会议议程、日程 1（1）主要内容：会议议程是会议的概略安排，主要包括：开幕式；来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。会议日程是根据议程做出的具体安排。（2）制定会议议程程序：
（a）明确会议目标及与会人员。（b）安排议程时间。议程时间长分为若干短时间会议；重要的事情放在前面；存在重大争议的话题放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）确定每一项议程
a)议程达到的目标 b)与会者准备及贡献 c)时间安排 d)演讲者
e)提前分发议题
（d）决定会议讨论形式
a)典型会议式 b)头脑风暴式 c)团队列名式
（e）决定会议决策方式（3）会议议程编制的注意事项
（a）注意各议程的习惯性顺序和公司对议程有无相关规定（b）在确定会议议程前还需明确会议活动的人员、时间、地点等安排（c）宣布议程，说明会议常务性内容（d）将同类性质的议程安排在一起（e）保密性较强的议题安排在后面
2、会议地点备选方案 1（1）会议地点选择
（a）交通便利
（b）场地大小与会议规模相符（c）有良好配置（d）不受外界干扰（e）应有停车场所（f）成本合理
（2）工作流程（5步）
（a）确定会议目的与形态（b）实质需求与与会者期望
（c）列出需要清单，确定会议场地
a)所在地区情况，是否便利，成本如何 b)会场环境 c)设施情况
（d）负责人核对、确认地点（e）签订书面合同
3、会场布置
（1）整体布局
（a）确定会场形式（b）合理摆放桌椅（c）布置附属设备（2）座次安排
4、传递会议信息
（1）传递会议通知信息。主要包括：会议名称、主办者、会议内容、参加对象、时间与地点等，通知样本需要作为档案保留。（2）分发、传递会议文件（3）沟通传递会议有关情况
（a）会场内外的沟通（b）办好会议简报（c）向领导传递信息（d）发布新闻信息
（4）注意事项：发布会议信息之前要进行报审，要对媒体进行选择。
5、安排会议食宿
（1）餐饮常识要点
（a）经济实惠，吃好不贵（b）统一标准，照顾少数群体（c）事先摆放座位卡
（d）提前通知与会者座位情况（2）会议住宿常识
（a）提前编制住房分配方案（b）适当照顾病老残弱和领导（c）统筹安排所有人员情况（d）有时还要注意集中便于讨论（e）交由领导审核额
6、会议嘉宾邀请 1（1）嘉宾类型。上级领导和政府官员；重要客户和利益相关方；名流；潜在贡献者（2）注意事项
（a）事先与嘉宾取得联系确认是否能够出席（b）正式邀请函（c）邀请不卑不亢
（d）了解嘉宾背景，处理好嘉宾间关系（e）宁可邀请，而不排斥的原则（f）人数不宜过多（3）程序
（a）开会确定邀请嘉宾名单（b）拟订请柬
（c）联络嘉宾，确认参会情况（d）开会之前再次联系，确定接送（4）相关连接
（a）嘉宾的安全保卫。人身安全保卫、私人物品保卫、文件保卫、驻地保卫、设施保卫、车辆保卫。
（b）嘉宾接待。接站工作：安排专人提前20分钟接站；领导到停车处接待；
7、会议值班工作（注意与事务值班相区别）
（1）值班工作的内容
（a）值班电话记录，主要包括：来电时间、单位、姓名、内容等（b）值班接待记录，主要包括：来访人员姓名、单位、事由、联系方法等
（c）值班日记，主要包括：外来的信函、电报、反应情况等进行登记，保证值班工作的连续性。（d）做好信息传递。（2）值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证信息的及时流通。
（3）值班工作程序
（a）制定值班工作制度。主要包括：信息处理制度，对信息进行基本处理的程序；岗位职责制度；交接班制度。（b）明确值班工作任务 搜集资料，传递信息 b)控制人员出入
c)有公司和部门领导联系电话，及时沟通 d)坚守岗位，人不离岗 e)协助服务人员做好工作 f)做好各种协调工作
g)必要时建立领导带班制度（c）编制会议值班表。值班表应报送主管领导审批，之后根据实际情况安排值班。
8、接待新闻媒体
（1）基本原则
（a）新闻实事求是，符合会议内容（b）注意保密，内外有别（c）重要观点须经领导审批（d）主动积极
（e）综合考虑传递方式和内容（f）随时收集外界信息
（g）为媒体沟通会提供必需的资料（2）工作内容
（a）撰写新闻稿，经领导审阅后向媒体发送（b）邀请媒体前来采访（c）召开记者会（3）工作程序
（a）媒体人员登记（b）发放会议材料
（c）安排新闻发布会等传统活动（d）安排媒体沟通会（4）应对媒体负面报道
（a）快速做出反应
（b）聘请专业公司危机公关（c）负责人出面
（d）不要推测未知事实（e）不要隐瞒真相（f）对媒体敞开大门（g）统一口径（h）频繁沟通
9、会议记录 a)（1）会议记录的准备工作。准备好记录的相关设备和物资，提前到达会场，了解会场座次，提前熟悉会议议程（2）会议记录的内容。
（a）标题。会议名称+文种（b）正文。首部+正文+尾部
a)首部，主要包括一会概况：会议名称，地点，时间，参与人员，主持人等
b)正文，主要包括会议议题、发言人及发言内容、会议决议等 c)结尾，另起行，写明散会时间（c）尾部，主持人签字和记录人签字（3）会议记录的要求
（a）速度
（b）真实。准确、清楚、突出重点（c）资料性。可长期保存。
10、会议资料的收集整理
（1）收集会议文件资料的要求
（a）确定收集范围（b）收集要及时
（c）确定合适的收集渠道（d）严格收集登记程序（e）注意保密（2）需要收集的资料
（a）会前分发的（b）会中产生的（c）会后产生的
（3）会议文件的立档归卷
（a）立档的意义
a)便于查找利用 b)反应工作进程 c)便于保存管理
d)保证秘书工作连续性
11、会议纪要
（1）会议纪要的种类。办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要
（2）会议纪要的内容
（a）会议情况简述
（b）对会议精神的阐发（3）会议纪要的拟写要求
（a）实事求是，忠于会议实际（b）内容集中概括
（c）调理明晰，一目了然
（4）会议纪要工作程序。完善会议记录-起草-确定印发范围-接受者确认-领导签字-打印成文-印制、分发、归档
12、会议成本报销
（1）原则。
（a）遵守制度，严格手续（b）量入为出，收支平衡（c）精打细算，厉行节约
（2）清点费用发票-核实发票-填写报销单，粘贴发票-领导签字-财务报销-结清费用
第二部分 事务管理
1、制定接待计划
（1）确定接待规格
（a）来访者的身份和目的（b）对方与己方的关系（c）突然的变化（d）上一次接待标准（2）接待计划的主要内容
（a）接待规格（b）日程安排（c）经费预算（d）工作人员（3）工作程序
（a）了解掌握背景资料
a)了解来访目的
b)了解来访者基本情况（b）草拟接待计划。需要与来访者一方进行协商，并须经征得上司同意。
a)主要陪同人员 b)住宿 c)宴请 d)会见，会谈地点 e)参观游览地点
（c）与本单位沟通有关情况（d）与来访者沟通（e）报请上司批准（4）注意事项
（a）严格遵守单位规章制度
（b）了解客人饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳（c）注意保密工作
2、团体接待常识
（1）用车礼仪
（a）乘车礼仪
a)若驾驶者为主人，上座为副驾驶，其次依次是后排右座、左座、中座。七座车则为最后一排。
b)驾驶者为司机，上座为后排右座，其他依次。副驾驶位秘书、警卫等人员座位。
（b）乘车次序
a)上车。主宾先上，接待方需给主宾拉开车门，等宾客上车再关上车门，最后上车
b)下车。如果外面有人开门，则应该让主宾先下车；如果没有人开门，则应该秘书先下车给主宾开门。
（2）见面礼仪
（a）主方先做自我介绍，由身份自高向低介绍。（b）主方应主动伸手握手，秘书马上接过客人的行李，私人物品除外。
3、值班工作
（1）值班工作的任务与要求
（a）办理上司交代的事项
a)临时会议通知
b)询问情况并回复领导 c)委托的接待工作 d)转告上司指示
（b）上传下达，沟通内外
（c）认真处理来电来函，只传达不表态。（d）负责接待工作
（e）掌握上司外出活动情况（f）协调处理安全保卫工作（2）值班工作规范（a）坚守值班岗位（b）认真处理事务（c）做好值班记录（d）热情接待来访者（e）加强安全防卫（3）值班实务处理
（a）做好公务接洽
a)公务接洽的职责范围。
b)处理办法。简单事务直接处理，重要事务请示后处理 c)建立健全公务接洽制度。岗位责任制度和登记管理制度（b）汇报情况
a)问明情况，做好记录 b)重要情况，及时汇报 c)谨防假冒，避免失误（c）处置突发事件
a)尽快反应 b)准确了解情况 c)主动做好预测
（4）制作值班表
（a）值班表内容
a)值班日志。记录值班情况和经历 b)值班报告。值班期间重大突发情况 c)来人登记与接待记录 d)电话记录 e)交接班
4、安排上司的差旅事务
（1）制定商务旅行计划
（b）时间、接站安排（c）路线、住宿安排（d）会晤计划
（e）交通工具的选择（f）需要携带的文件（g）其他特别要求
（h）目的地的天气状况
（i）差旅费用、现金、外币、支票等（j）行程安排、会议计划等（2）制作旅程表（a）日期（b）时间（c）地点（d）交通工具（e）具体事项（f）备注
（3）准备上司不同场合的发言稿（4）办理出国手续
5、完成上司临时交办的事项
（1）临时事项的特点
（a）广泛性（b）临时性（c）具体性（d）紧迫性
（2）临时事项的范围
（a）文书工作（b）会务工作（c）信访工作（d）信息工作（e）调研工作（f）督查工作（g）联络工作（h）协调工作（i）接待工作（3）临时事项的原则
（a）积极主动，千方百计
（b）既要符合政策，又要灵活应对（c）件件有着落，事事有回音
6、信息管理
（1）信息收集
（a）信息收集的要求
a)价值性 b)时效性 c)层次性 d)针对性 e)全面性
（b）信息收集的程序 a)明确信息收集范围 b)熟悉信息来源
c)选择信息收集方法 d)查找信息（c）注意事项
a)收集各种形态的信息 b)建立通讯联系索引卡 c)信息收集要有超前性
（2）信息筛选
（a）筛选信息的常用方法
a)留意标题 b)复印、剪裁 c)摘记 d)标记说明（b）筛选的要求
a)要选择对工作具有指导意义、与业务活动密切相关，带有倾向性动向性或突发性的信息，能遇见未来趋势，为决策提供服务的信息。
（c）工作程序
b)看来源 c)看标题 d)看正文 e)决定取舍
（3）信息分类，根据信息内容性质不同的异同、分门别类地组织起来的一种科学方法。
（a）信息分类的方法
a)字母分类法。按照作者姓名、单位名称、信息标题等字母顺序分类组合
b)地区分类法。按照信息形成地区字母先后顺序 c)主题分类法。按信息内容分类 d)数字分类法。按照一定规则给已有信息编排数字，用索引卡标出其类别
e)时间分类法。按信息形成日期分类（b）信息分类的要求
a)讲究科学性、逻辑性系统性和实用性
b)认真确定分类体系，明确分类标准和分类层次 c)准确归类，界限清楚（c）工作程序
a)熟悉信息内容 b)选择分类方法。
字母分类法。规则简单易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息较多查找费时，不易估计储存容量。
地区分类法。便于查找具有区域特征的信息，但需具有一定的地理知识，比较局限
主题分类法。相关内容集中存放，方便检索，但不易掌握标准。
数字分类法。按数字顺序排列，规则简单，适宜电脑储存，但需建立索引卡，花费时间。
时间分类法。可做大型信息系统的细分规则，但需要与索引系统配合使用。
c)瓣类。即按照一定标准进行类别划分。d)归类。根据一定规范要求，（d）注意事项
a)利用颜色、标签分类别 b)建立交叉参照卡
（4）信息校核，对经过初步甄选的信息进行进一步的校验审核，分析信息可靠性与准确性，认定信息真实性。（a）信息校核的要求
a)以原始数据为基础
b)校核要排除主观因素的干扰（b）工作程序
a)确定校核的内容，根据信息用途确定校核的具体内容 b)选择校核方法。溯源法、逻辑法、核对法、比较法等 c)核实、分析信息 d)做出判断（c）注意事项
a)各种方法相互补充使用
b)综合运用知识，保证信息可靠
（5）信息传递
（a）方向。内向传递，为了协调合作，在单位内部进行信息交流；外向传递，利用媒介传递信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。
a)按不同需要把握传递方式、时间、地点 主动、不失时机将信息传递给接受者 保密信息在保密范围内传递 保证内容不失真 工作程序
确定传递信息内容 选择并确定传递方式
信件，具有凭证作用，便于阅读参考，但花费时间较多，不便于交流。
备忘录，使用方便，便于查阅参考，但信息量少，不便于交流
报告，正式。 通知 指示 新闻稿 传阅单 新闻发布会 声明
c)确定传递方法
语言传递 文字传递 电讯传递
可视化辅助物传递 d)进行信息传递 e)确认传递质量
（6）信息储存
（a）工作程序
a)登记。总括登记，反映储存全貌；个别登记，按顺序逐件登记。b)编码。顺序编码，按信息顺序或者规定顺序；分组编号，利用数字进行单独编码 c)排列。
d)保存。手工保存、计算机存储、电子化储存 e)保管。（b）储存的意义 b)c)d)（d）
a)b)
第三部分 文书拟写与处理
1、批转转发性通知2、3、4、5、（1）批转转发性通知的类型
（a）转批通知。转批下级机关公文，重点在“批”。
（b）转发通知。转发上级或者不相隶属机关公文，重点在“转”。（c）印发通知。印发本机关或联合行文公文的通知，为了引起重视或贯彻执行，重点在“公布”。
报告
（1）报告的概念。汇报工作，反应情况答复上级询问（2）报告的特点。
（a）汇报性（b）陈述性
（3）报告与请示的区别
（a）性质不同。报告为反映工作，汇报情况；请示是请求上级批准或者请求指示。
（b）行文时限不同。报告可在事前、事后、事中行文；请示只能在事前。
（4）报告的类型
（a）汇报工作报告（b）反映情况报告（c）答复情况报告 请示
（1）请示的特点
（a）一文一事（b）请批对应（c）事前行文（2）请示的类型
（a）求示性请示（b）求批性指示（3）注意事项
（a）主送一个机关（b）逐级请示（c）语气温和恭谦 问答函
（1）概念。问答函是进行询问或者答复的函（2）类型。
（a）询问函。特此函达，请予复函。（b）答复函。收悉。特此复函。简报（1）概念。内部事务文书。（2）简报的特点。
（a）简（b）快（c）新（d）实
（3）简报的类型
（a）工作简报（b）会议简报（c）动态简报
6、意向书
（1）意向书的特点
（a）协商性（b）灵活性（c）简略性
7、订货单
（1）概念。由买卖双方填写。（2）特点。
（a）严肃性（b）协约性
8、档案分类
（1）含义。根据档案来源、时间等异同将档案划分为若干层次和类别构成体系的工作。（2）分类方法。
（a）分类法。适用于机构界限不清，档案数量少的单位（b）组织机构分类法。内部机构比较稳定的单位
（c）问题分类发。适用于只能分工不清，档案数量少的单位（3）档案分类的综合运用
（a）——组织机构法（b）——问题分类法（c）组织机构——问题分类法（d）问题——分类法（4）工作程序
（a）了解文件形成情况（b）分析档案形成单位情况（c）选择档案分类方法（d）文件归类
9、档案检索工具的编制
（1）工作内容。档案检索工具是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件
（2）档案检索工具的含义。是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。
（3）检索工具的类型
（a）归档文件目录（b）分类目录（c）主题目录（d）人民目录（e）全宗指南
10、档案鉴定
（1）内容。按照一定的原则、方法和标准，判断档案的价值，确定档案的保管年限，提出无价值档案的工作。
（2）期限。永久；长期：16-50年；短期：15年以下（3）要求
（a）逐件阅读档案内容
（b）综合分析档案各方面特征（c）综合档案的需求判定档案价值（4）工作程序
（a）判断文件是否需要保存
（b）分析档案价值。来源、内容、形式特征、技术因素、功能因素。（c）确定文件保管期限（d）对保管文件进行复审
11、档案保管
（1）注意事项
（a）库房安排集中，查阅方便为原则
（b）建立档案保管制度。包括定期检查制度、安全制度、档案进出库房登记制度、设备管理制度、卫生制度。
第五篇：四级秘书知识点
四级秘书
会议管理
会前筹备
一、拟定会议议程、日程
会议议程：是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议日程：根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
1、会议议程的内容：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议； 闭幕式。
2、会议日程的内容：根据议程逐日做出具体安排。
3、会议议程和日程的作用：与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。议程是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
4、会议议程的制定程序
（1）明确目标和参加者（06年11月）（2）安排各议程事项的时间（3）确定每一项议程（4）决定会议讨论形式：
① 典型的会议形式：自由讨论式
② 头脑风暴式
③ 团队列名方法
④ 小型团队
（5）决定会议决策的方式
5、会议日程的编制方法；
（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
（2）制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。（3）宣布议程。
（4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（5）保密性较强的议题，一般放在后面。
6、会议议程和日程的区别：
议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。
日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式。
7、正确处理会议临时动议
二、提供会议地点的备选方案
1、会议地点选择的要求：（1）交通便利。
（2）会场的大小应与会议规模相符。（3）场地要有良好的设备配制。（4）场地应不受外界干扰。（5）应考虑有无停车场所。（6）场地租借的成本必须合理。
2、会议酒店的类型划分：
按类型分：商务型、度假型。
按地点分：位于市中心、位于市郊。
3、工作程序
（1）会议目的与形态
（2）实质上的需求、与会者的期望
（3）列出选择会议场地需求的工作清单：
所在地区情况
会场的环境 会议地点的设施（4）确定会议场地
随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。（5）对会议地点进行确认
★ 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。（06年11月）（6）签订书面合同 合同应包括的细节：
① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。
② 确定保证的客房间数。
③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。
④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。
⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。
⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。
⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。
4、广泛收集会议地点的信息
(1)会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。(2)只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。(3)不要出于个人原因再次参观酒店。(4)不要带家属同行参观。
(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。(6)要考虑另外一两家酒店作为备选。
5、实地考察会议地点的注意事项
三、布置会场和安排座次
1、会场整体布局的要求：
（1）庄重、美观、舒适，体现出会议主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（06年11月）
（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
（3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。
（4）小型会场要注意集中和方便。
2、主席台的座次和场内座次
3、工做程序：
（1）会场整体布局安排
确定会场形式；
合理拜访桌椅；
布置附属性设备。
★ 声像布置的内容。（06年11月）（2）主席台的座次和场内座次安排： 主席台：（06年11月）
① 依职务高低和选举的结果安排座次。
② 为工作便利，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
③ 主席台的座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室，休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证证件上标明。
④ 在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。其他人员座次：（06年11月）
① 小型会场：
一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
② 中大型会场：横排法、竖排法、左后排列法
四、发布会议信息
1、会议信息的类型
2、工作程序
（1）传递会议通知信息（2）分发传递会议文件：
环节：准备、登记、附清退目录、封装、发出。（06年11月）
★ 签到时发出的主要文件。（06年11月）（3）沟通传递会议有关情况
3、发布会议信息前要进行报审
4、要对媒体进行选择
5、发布会议信息的程序：收集、筛选、加工、报送审核、发布
6、媒体的类型：
地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡的地方媒体。
五、安排会议食宿
1、会议餐饮的常识
食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。
大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者，照顾南北不同口味。秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上。席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图。
2、会议住宿的常识：
（1）要提前编制分配方案；
（2）长者、尊者、领导要适当照顾。
（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
（4）有时还要考虑地区集中，便于讨论。
（5）不同标准 的房间要作出合理 分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
3、安排会议餐饮：
（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。
（4）事先设计和确定就餐的凭证。
（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。（6）事先准备好干净的饮食用具。
（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。
4、安排会议住宿
安排会议住宿方式的最简单方法是由与会者自己安排住宿。
5、会议餐饮的类型和标准：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。
6、会议房间的分配
六、邀请会议嘉宾
1、会议嘉宾的类型：
组织方的上级领导和政府官员
企业的重要客户和各种利益方
社会名流和影视明星
对实现会议目标有潜在贡献的人
2、嘉宾邀请的要求
（1）首先确定嘉宾的名单，并事先确认能否出席；（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。
（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。（6）嘉宾人数不宜过多。
3、工作程序：
（1）研究邀请嘉宾名单。（2）拟发请柬。
（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。
（4）在会议正式开始之前，要再次与嘉宾 联系，并确认如何接送。
4、会议嘉宾的安全和保卫
职责： 应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防范火灾；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。（06年11月）
检查：确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施处于运行状态；检查进出会场的人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。
5、会议嘉宾的接待：接站工作、迎接工作、具体接待工作。
七、准备会议资料、会议用品
1、会议资料的类型：来宾资料、会务资料、沟通资料
2、会议用品的类型：必备用品、特殊用品
3、工作程序
（1）准备会议资料
来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证
会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会
议讨论分组表、会务组成员通讯录。
沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议和协议合同以及相关资料。
（2）准备会议用品
4、处理会议临时产生的文件：由临时动议产生的提案记录、决议等。
5、选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题（1）树立全局观念，搞好综合平衡。（2）经济适用，合理先进。
（3）严格根据会议经费的预算，量入为出。（4）注意轻重缓急，精打细算。
八、安排会议礼仪服务
1、会议的通用礼仪
（1）会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。
（2）迎送礼仪。无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和周到服务。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。
（3）参会礼仪。要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。（4）服务礼仪。在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
5、工作程序：
（1）选择会议礼仪服务人员（2）分解工作程序
（3）培训会议礼仪服务人员（4）准备服装用具（5）礼仪执行
九、检查会议常用视听设备是否正常
1、工作程序
（1）确定工作人员的职责（2）预演和检查会场视听设备
2、远程会议视听设备的检查
3、会议视听设备的保管（注意）（1）电源及连线（2）散热（3）清洁
会中服务
一、安排会议值班
1、会议值班工作的内容：（1）值班电话记录（2）值班接待记录（3）值班日记
（4）作好信息传递。
2、工作程序
（1）制定值班工作制度（2）明确值班工作任务（3）编制会议值班表
3、编制值班表应有的项目
（1）会议值班时间期限和具体值班时间。（2）会议值班人员姓名。
（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。
（5）有时须用简明的文字表明值班的工作内容。（6）标明人员 缺勤的备用方案或替班人员姓名。
二、接待采访会议的新闻媒体
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则：（1）会议要求实事求是。
（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。
（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。（4）要准备得全面周到、主动积极。
（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
（6）要随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。
（7）会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。
2、接待新闻媒体的工作内容：
（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。
（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息。
（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。
3、工作程序
（1）媒体人员登记。
（2）为媒体人员提供简单的会议材料。（3）安排拍照和新闻发布会等传统活动。（4）安排媒体沟通会。
4、注意事项
（1）妥善处理新闻媒体的负面报道。（2）汇总新闻媒体的各种报道。
三、做好会议记录工作和简报工作
1、为会议记录做好准备工作。
2、会议记录的内容：会议描述、与会者姓名、缺席者请假条、宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期、主席签名。
3、会议记录：标题＋正文＋尾部
4、会议简报
（1）内容：反映会议情况，交流会议经验，沟通会议的信息。（2）结构：报头、报核、报尾
5、会议记录的要求：（1）快速。
（2）真实性：准确、清楚、突出重点。（3）资料性要求。
6、会议简报的要求（1）真实准确；（2）短小精悍；
（3）快是简报的质量体现；（4）生动活泼。
四、收集会议信息
1、会议信息的分类
2、收集会议信息的要求：齐全、及时、准确、有效。
3、提供会议信息服务
4、收集会议信息的程序
（1）确定会议信息的搜集范围。（2）选择会议信息的搜集渠道。（3）确定搜集会议信息的方法。
5、会议信息的作用：
（1）利用信息保证会议的顺利进行。（2）利用信息进行会议沟通。（3）利用信息进行催办。（4）利用信息为决策服务。（5）利用信息为商务活动服务。（6）利用会议信息进行宣传。
五、反馈会议信息
1、反馈会议信息的内容（1）会前信息（2）会中信息
（3）会后传达落实的情况
2、反馈会议信息的要求
（1）要注意点面结合，正负反馈结合。
（2）会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。
（3）充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。
3、工作程序
（1）布置会议信息收集工作。
（2）会议信息的搜集渠道的选择和建设。（3）建立定期的会议信息反馈制度。（4）做好会议信息的反馈汇报工作。（5）抓好会议反馈信息的落实工作。
4、会议信息的反馈时机
（1）在会议工作进展顺利时反馈。（2）在会议工作出现问题时反馈。（3）在会议工作处于停滞时反馈。
5、选择会议信息的反馈形式：正面指导反馈、建设性反馈。
6、会议信息的反馈方式：口头、书面、会议
会后落实
一、会议文件资料收集整理的要求
1、收集会议文件资料的要求和内容（06年11月专业能力卷）（1）要求：
① 确定会议文件资料的收集范围。
② 收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
③ 选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
④ 收集会议文件也要履行严格的登记手续。
⑤ 要注意保密。
2、会议文件的立卷归档：
★ 归档范围（06年11月）
3、工作程序
将收集的文件资料进行登记—向上级总结、汇报情况—甄别整理、分类归卷—卷内文件的排列—卷内文件的编号、编目 — 填写卷内文件的备考表—案卷标题的拟制—填案卷封面—移交给档案室—清理、销毁不再利用的纸张
4、整理会议文字记录
（1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。（2）善于对讲话中的不足之处进行补正。（3）加强写作训练，提高协作水平。
5、整理会议录音：删除、增加、修改、送审。
6、清理文件
7、案卷移交须办移交手续
8、正确区分会议文件保管期限
二、会议纪要的内容和要求
1、整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成交。
2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存。
3、会议纪要按印发范围和查看等级分发。
4、会议纪要工作程序：
完善会议记录—起草、编写会议记录—确定印发范围—接收者确认—领导签字— 打印成文—印制、分发或归档保存
三、会议经费结算的方法
1、会议的收费与付费方法
2、会议付费的要求：
（1）会议经费的名称要规范。
（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。
3、结算会议开支费用的程序：通知与会人员结算时间地点—清点费用支出发票—核实发票—填写报销单、将发票贴于报销单背面—请领导签字—到财务部门报销—与相关部门及人员结清费用
4、会议成本
直接会议费用=会场租用及布置费+会议设备租用费+会议邮电通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议资料费+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等
5、会议财务管理应遵循的原则：（1）遵守制度，严格手续。（2）量入为出，收支平衡。（3）精打细算，例行节约。
四、跟踪反馈落实会议精神
1、会议决定事项的传达
要求：准确、及时、到位（06年11月）
2、会议决定事项的催办与登记制度（1）明确催办人员。（2）健全登记制度。（3）建立汇报制度。
3、会议决定事项的反馈：
反馈的原则：迅速及时、真实准确、要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理。
4、催办的方式：发文催办、电话催办、派员催办、约请承办部门来人汇报
5、会议决定事项的催办程序：
会议决定事项的传达—会议决定事项的催办与登记制度—会议决定事项的反馈
6、注意事项，需注意以下两类问题：
（1）综合性的，需由多部门共同办理的工作事项。（2）部门职责分工边缘的、交错的工作事项。
7、会议决策传达落实的作用
8、传达落实的要求
（1）迅速果断，保证质量。（2）忠实决策，不打折扣。（3）解放思想，创造性地落实。
9、传达落实会议决策的具体实施：
传达动员、分解任务、互相沟通、操作控制、效益考核。
事物管理
接待
一、制定接待工作计划
1、接待规格：（1）高规格接待；
（2）对等接待（最常用的）（06年11月）（3）低规格接待
2、接待规格的确定（06年11月）（1）对方与我方的关系。（2）一些突然变化的影响。
（3）对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。
3、接待计划的主要内容：（1）确定接待规格。（2）日程安排。（3）经费预算。（06年11月）（4）工作人员。
4、工作程序：
（1）了解掌握背景资料。（06年11月）（2）草拟接待计划。
（3）与本单位相关部门沟通情况。（06年11月）（4）与来访者沟通情况。（5）报请上司审批。
二、安排迎送来访团体
1、用车的礼节常识（座次见97页图）。（06年11月）
2、团体见面礼节常识。
3、工作程序
（1）迎接来访团体的方法：
主陪人在宾馆等候，派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接。主陪人亲自到机场或车站迎接，这对来访者是表示了非常重视。（2）送别来访团体的方法
三、安排来访者食宿、交通、行程
1、中餐礼节常识（1）餐具使用礼节：
筷子：
① 夹菜时，不可用筷子在盘子里挑挑捡捡，只应该在靠近自己子的一边夹。② 夹菜时，筷子上不可有饭粒，更不得用嘴吮吸筷子。
③ 不要把菜从盘子里直接夹入口中，应先放入自己的盘或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盘上，可架在筷架或自己的盘子上。⑤ 不要用自己的筷子为客人夹菜。⑥ 谈话时，不要拿着筷子比比划划。
2、工作程序：（1）了解情况。
（2）确定餐饮、住宿、用车标准。（3）预定餐厅、住宿房间。（06年11月）（4）根据对方要求调整方案。
四、安排来访者的参观、娱乐活动
1、明确参观目的
2、明了参观内容
3、不同娱乐活动的特点与适应对象：
游览活动：人文景观和自然景观
了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况； 要熟悉将要游览的地方。
娱乐活动：观看项目和参与项目（06年11月）
4、参观、娱乐的相关礼节
（1）观看各类文艺节目时，不要迟到；（06年11月）
（2）无论在参观、游览还是观看节目中，都不要大声喧哗、议论；（3）着装应该根据场合调整。
5、工作程序
（1）初步确定内容（2）征求对方意见（3）修改、确定方案
（4）实施方案
办公环境管理
一、合理布置办公室
1、布置办公室的基本要求：（1）采用一大间办公室。（2）使用同样大小桌子。
（3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。（4）将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。
（5）将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。（6）应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。（7）主管坐位应位于员工作为之后方。
（8）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。（9）装设充足的电源插座，供办公室设备之用。（10）常用的设备与档案应置于使用者附近。
2、布置办公室的三大原则：（06年11月）
有利于沟通 便于监督 协调、舒适
3、办公室布置的具体要求
(1)办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路线以最接近直线为佳。（2）各座位间通道要适宜，应以事就人。（3）领导者应位于后方，以便监督。（4）光线应来自左方，以保护视力。（5）常用设备应放在使用者近处。
（6）电话最好是５平方米空间范围一部。
4、工作程序
（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及员工间的关系，以次为依据确定每位员工的工作位置。
（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。
（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。（4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。（5）对设备的安放提出合理建议。
二、营造健康、安全的办公环境
1、工作程序：
（1）确定安全检查周期、定期检查。
（2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。
2、注意事项
上岗前应了解的办公场所的安全规定 安全隐患表与设备故障表的区别
办公室日常事务管理
一、管理印章和介绍信
1、印章的种类(1)正式印章(2)套印章(3)钢印
(4)领导人签名章(5)专用章
2、印章的样式(1)印章的质料(2)形状(3)印文(4)图案(5)尺寸规格
3、印章的管理与使用要求（1）专人负责（06年11月）（2）确保安全（3）防止污损
4、介绍信的使用要求：要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝线，并有存根备查。
5、印章的刻制程序：
上级正式机关的批准—制发单位开具公函— 附章样到公安部门办理登记—公安部门指定刻制单位—刻制印章—选定启用时间 — 发出附印样的通知—双人同行取回印章—拆封检验—专人保管
6、印章的使用程序：
申请用印 正确用印 用印登记
7、注意事项
（1）印章的停用与缴销
销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。（06年11月）（2）介绍信的管理
① 要有专人负责管理。
② 介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁，随用随开。
③ 管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载，涉及重要事项的要请批准人在介绍信存根上签字。
④ 对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。⑤ 介绍信持有者若将介绍信丢失，应及时 报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员。
（3）介绍信的使用
8、用印要谨慎
二、安排值班工作
1、值班工作的任务与要求：(1)办理上司交办的事项。(2)上传下达，沟通内外。(3)认真处理来函来电。
(4)负责接待工作。
(5)掌握上司的外出活动情况。(6)协调处理安全保卫工作。
2、值班工作规范(1)坚守值班岗位。(2)认真处理事务。(3)做好值班记录。(4)热情接待来访。(5)加强安全保卫。
3、工作程序：
制定值班制度与值班规定—编制值班安排表—通知并给领导班子发放值班表—值班人员做值班记录—重大事件做值班报告—值班结束交接班
4、注意事项
（1）值班实务处理的方法与技巧
建立健全公务接洽制度： 岗位责任制度、登记记录制度（06年11月）（2）值班内容的记录（06年11月）
值班日志 值班报告
来人登记与接待记录 电话记录 处理值班电话
三、管理零用现金并办理报销手续
1、零用现金的管理要求（06年11月）
（1）应严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。（2）保管备用金，应把办公室的开支纪录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。
2、报销手续的要求： 提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续。报销要及时。
四、安排上司的差旅事务
1、差旅准备的要求
（1）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。（2）准备定票是一定要查用最新的时刻表。
（3）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。
（4）平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。
2、制定旅程计划表
3、零用现金的管理：
通常由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出的现金。
4、制定商务旅行计划
5、制定旅程表
6、准备上司在不同场合的发言提纲
7、办理出国手续（06年11月）
8、秘书在上司出行前应落实的工作内容（1）审查选定最佳旅程表。
（2）了解外汇信息，办理兑换外币。
（3）准备随身用品。（4）准备文件。（5）转被相关证件。（6）做好旅行安排。（7）注意时差问题。
（8）收集所到国的背景资料。
9、秘书在上司外出旅行时的工作：
检查上司遗漏的东西。抓住机会学习。电话的处理。
五、完成上司临时交办事项
1、上司临时交办事项的特点：（06年11月）
广泛性、临时性、具体性、紧迫性
2、办理上司临时交办事项的原则（1）积极主动，千方百计
（2）既要符合政策，又要灵活变通（3）件件有着落，事事有回音
3、文字记录工作：要点记录法、详细记录法、常用速记法、笔记与录音并用法。
4、文字记录的要求
5、文字记录的程序：
准备记录工具—认真听、快速记—补充—修改—管理—请上司确认记录
6、注意事项
上司讲话记录。
上司日常工作部署的记录。
办理上司交办事项应注意的问题。整理记录应注意的事项。
六、管理时间，提高工作效率
1、时间管理的内容
2、个人时间管理的技巧：ABCD 法：
A 重而急 B 重而不急 C 急而不重 D 不重不急
3、工作时间表的内容与编写要求
4、工作日至的内容与编写要求
5、其他时间管理的工具：效率手册、时间表、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表“在不在”布告板等。
6、工作程序：
（1）编制工作时间表（2）编制、管理工作日志
7、秘书办事的学问：
（1）如何办好上司交办事项（2）如何办好请办事项
办公用品与设备的使用和管理
一、订购、接收、管理办公用品
1、库存控制：（1）作用
（2）定义：最大库存量
最小库存量（06年11月）再订货量
2、库存控制卡：项目、单位、库存参考号、最大库存量、再订货量、最小库存量、日期、接收、发放、余额。
3、工作程序：（1）选择供应商（2）选择订购方式（3）办理进货手续
（4）保管：保管应采取的措施：（06年11月）
① 储藏间或物品柜要上锁。② 各类物品要清楚地贴上标签。③ 新物品置于旧物品的下面或后面。④ 体积大、分量重的物品放在最下面。
⑤ 小的物品、常用的物品应放在较大物品的前面。⑥ 储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。
⑦ 储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。
4、库存监督
二、数码相机的使用
1、数码相机的工作原理：CCD
2、数码相机与传统相机的区别（1）感光不同。（2）存储介质不同。（3）图像质量不同。（4）输入输出方式不同。
3、数码相机的性能指标（06年11月）（1）分辨率
（2）光学与数码变焦（3）镜头（4）测光系统（5）相当感光度
（6）图像存储格式（06年11月）（7）存储卡（8）光学取景器（9）LCD 显示屏（10）闪光灯（11）电池
（12）连接方式（13）白平衡
（14）色彩位数（06年11月）
（15）连续拍摄
4、操作步骤（1）拍摄照片。
（2）连接数码相机与计算机。（3）将图片文件导入计算机。（4）编辑图片。
5、注意事项：
（1）数码相机不适宜拍摄自然风光。（2）拍摄时要尽量靠近被摄体。（3）取景要准确。
（4）在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光。
6、保养：
（1）清洗（06年11月）（2）防热防寒
（3）防水、防霉、防沙（4）旅行保护（5）相机保藏
三、扫描仪的使用
1、工作原理
2、种类和作用：
按颜色分：黑白、彩色
按扫描方式 分：手持式、平台式、滚筒式；
3、选购常识：（06年11月）分辨率 色彩位数 接口类型
4、操作步骤
安装：硬件连接、安装扫描仪驱动程度、安装扫描软件 扫描图像 扫描文字
5、注意事项：（06年11月）（1）不要忘记锁定扫描仪。（2）注意扫描仪的清洁。（3）不要带电接插扫描仪。（4）注意更新扫描仪驱动程序。（5）不要使用太高的分辨率。
（6）不要让扫描仪工作在震动的环境中。（7）不要频繁开关扫描仪。
6、扫描仪常见故障及其解决方案（06年11月）
四、光盘刻录机的使用
1、原理
2、分类：CD-R和CD-RW（06年11月）
3、主要性能指标：数据传输速度、缓存容量、兼容性（06年11月）
4、操作步骤：
（1）连接光盘刻录机与计算机。
（2）光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装。
制作数据光盘。
★ 刻录机在读盘性能方面并不是很好。（06年11月）
5、注意事项：
（1）安装时注意散热（06年11月）（2）保持清洁
（3）避免刻录机长时间工作（4）刻盘过程中的注意事项（5）及时取出盘片
6、盘片的选择
五、投影仪的使用
1、相关知识：（1）分辨率（2）亮度（3）对比度
（4）带宽（06年11月）（5）均匀度
（6）灯泡的类型和寿命（7）接口配置
2、操作步骤：（1）安放投影仪
（2）连接投影仪与电脑
（3）接通电源，设置好输出方式（4）对焦
（5）设置分辨率（6）关闭投影仪
3、注意事项
（1）保持投影仪镜头的清洁。
（2）投影过程中不能用镜头盖遮挡画面。（3）不要关机后立即断电。（4）不要带电插拔电缆。（5）不要频繁开关机。
4、投影仪常见简单故障
（1）投影仪RGB端口无输入信号（2）投影仪有信息输入，但无图像（3）投影仪图像偏色
六、摄像机的使用
1、摄像机概述 ★ 数字化的优点。（06年11月）
2、数码记录原理
3、操作步骤：开机—装录像带—拍摄—回放检查—关机
4、注意事项（1）日常维护
（2）镜头的维护（3）磁头的保护（4）磁带（5）电池
5、基本的摄像技巧
6、DV数码采集方法
信息管理
一、信息的收集
1、信息的含义：信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。
2、信息的特征：客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、无限性
3、信息的种类
4、信息工作的程序：收集、整理、传递、存储、反馈、利用
5、信息收集的渠道：大众媒介、图书馆、联机信息检索渠道、供应商和客户、贸易交流渠道、信息机构渠道、关系渠道、调查渠道
6、信息收集的范围
7、信息收集的要求：价值性、时效性、层次性、针对性、全面性
8、工作程序
（1）明确信息收集范围（2）熟悉信息来源
（3）选择信息的收集方法：观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购置法
观察法：人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取信息。（06年11月）（4）查找信息
9、注意事项
（1）收集各种形态的信息（2）建立通讯联系索引卡（3）信息收集要有超前性
二、信息的筛选
1、信息筛选的含义
2、办公室常备的信息资料
3、阅读筛选信息资料的方法
4、信息筛选的要求
5、工作程序：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍
6、注意事项
三、信息的分类
1、信息分类的含义
2、信息分类的方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法、时间分类法
3、信息分类的要求
4、工作程序
（1）熟悉信息内容
（2）选择分类方法（3）辨类（4）归类
5、注意事项：
（1）利用颜色、标签区分类别（2）建立交叉参照卡
四、信息的校核
1、信息校核的含义
2、信息校核的范围
3、信息校核的要求
（1）校核要以原始数据为基础。（2）要排除主观因素的干扰。
4、工作程序
（1）确定校核的内容
（2）选择校核的方法：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法、数理统计法。（3）核实、分析信息（4）作出判断
五、信息的传递
1、信息传递的方向：内向、外向
2、信息传递的要素：信源、信道、信宿（06年11月）
3、工作程序
（1）确定传递信息的内容。
（2）选择并确定传递信息的形式。（3）确定传递信息的方法。
★ 折线图的定义。（06年11月）（4）进行信息传递。（5）确认信息传递质量。
六、信息的存储
1、信息存储的载体：（06年11月）
纸质载体
磁性载体：软盘、硬盘、磁带、光盘、缩微品
2、信息存储的装具与设备：文件夹、文件盒、文件袋、文件柜、文件架
3、信息存储管理系统
4、信息存储的要求
5、工作程序：登记、编码、排列、保存、保管
★ 个别登记的定义。（06年11月）
6、信息存储的意义
文书拟写与处理
文书的拟写
一、批转转发性通知
1、批转转发性通知的概念
2、批转转发性通知的类型
批转通知
转发通知 印发通知 拟写要点
3、批转转发性通知的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文
4、注意事项
二、报告
1、报告的概念：是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。
2、报告的特点：汇报性、陈述性、3、报告与请示的区别（1）性质要求不同（2）行文时限不同
4、报告的类型：汇报工作、反映情况、答复询问
5、注意事项
（1）报告事项真实（2）报告时间及时
（3）报告不得夹带请示事项
三、请示
1、概念：是向上级机关请求指示、批准的公文。
2、特点
（1）一文一事（2）请批对应
（3）事前行文
3、请示的类型（1）求示性请示（2）求批性请示
4、拟写要点：
请示的结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注
5、注意事项
（1）主送一个机关（2）逐级请示
（3）语气宜温和谦恭
四、问答函
1、概念：是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函
2、问答涵的类型(1)询问函(2)答复函
3、询问函与答复函的结构：
标题+主送机关+正文+落款+成文日期
4、注意事项：
（1）单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。（2）单位内部交往的信函可采用便函形式。
五、简报
1、概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。
2、特点：简、快、新、实
3、简报的类型：（06年11月）
工作简报 会议简报 动态简报
4、拟写要点
结构：报头+报核+报尾
六、意向书
1、概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约，达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。
2、特点：（1）协商性（2）灵活性（3）简略性
3、意向书的类型：加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书。
4、意向书的结构：标题+正文+尾部
5、注意事项：
（1）语言准确，表达清楚（2）忠实于洽谈内容
七、订货单
1、订货单的概念：订购产品和货物的单据
2、订货单的特点：协约性、严肃性
3、拟写要点：
一般结构：标题+正文+尾部
4、注意事项：
（1）制作订货单应注明有效期限
（2）注意订货单与订货合同的区别。金额巨大的大宗货物交易，不宜用订货单，要考虑签订订货合同。
八、商品说明书
1、商品说明书的概念
2、商品说明书的内容和特点（1）真实性（2）科学性（3）条理性（4）通俗性
3、拟写要点
（1）简单商品说明书
标题+正文+落款（2）复杂商品说明书
封面+目录+概述+正文+封底
4、注意事项：
（1）如实介绍、真实可信]
（2）抓住特征，突出个性（3）语言简洁，通俗明了（4）设计新颖，美观大方
收发文处理
一、缮印文书
1、文书缮印的含义：对文章进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作
2、要求
（1）文字准确，字迹工整清晰（2）符合规定体式，页面美观大方（3）不随意改动原稿（4）装订齐整牢固（5）注意保密
3、工作程序：
（1）确定印刷的文书（2）确定印制格式（3）完成印制
（4）交付印制的文书
4、注意事项：
缮印应建立登记制度，登记文书名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目
二、校对文书
1、含义：校对是根据定稿对文件校样进行核对校正
2、文书校对的内容：
（1）校订清样上的错字、漏字、多字。（2）规范字体、字号。
（3）检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。（4）检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。（5）检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。
3、要求：
（1）把握原则，仔细校对。（2）认真仔细、一丝不苟。
（3）校对文稿时正确使用校对符号。
（4）校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。
4、工作程序
（1）准备好原稿和校样。（2）选定校对方法。（3）核对校正。
5、注意事项
（1）注意对同音异体、字形相近的字的核查。（2）注意对数字、人名、地名的核查。（3）校出的错漏，要以规定的符号标明。
三、用印
四、传阅文书
1、文书传阅的含义：在工作职责范围内传递阅读文件。
2、要求：
（1）迅速、准确地将文书送达阅文人。
（2）文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工。（3）传阅的顺序是由管理层到一般人员。
3、工作程序
（1）确定传阅对象
（2）选择传阅方式（06年11月）（3）传递文书（4）履行传阅手续（5）检查清理文件
4、注意事项
（1）严格传阅范围（2）严禁文件横传（3）控文件运行
文档管理
一、档案的分类
1、档案的分类的含义：按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。（06年11月）
2、常用的档案分类方法
（1）分类法（06年11月）（2）组织机构分类法（3）问题分类法
3、档案分类方法的结合运用
4、档案分类的要求
（1）正确判定档案文件所隶属。（06年11月）（2）正确判断档案文件所属机构。
5、工作程序
（1）了解文件形成情况（2）分析档案形成单位情况（3）选择档案分类方法（4）文件归类
6、注意事项
二、档案检索工具的编制
1、档案检索工具的内容（1）档案信息存储（2）信息检查
2、档案检索工具的含义：揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。
3、档案检索工具的类型：归档文件目录、分类目录、主题目录、任命索引、全宗指南
4、工作程序
（1）选择检索工具（2）分析档案的内容（3）形成档案条目
（4）构成检索工具
5、注意事项：
（1）检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具。
（2）为了满足多方面的利用需求，应编制不同功能的检索工具。
三、档案的鉴定
1、档案鉴定工作的内容：按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作。（06年11月）
2、档案保管期限：
永久
长期：16—50年 短期：15年以下
3、档案鉴定工作的要求
（1）逐件、逐页阅读档案内容。（2）综合分析文件的各方面特征。（3）结合档案的需求判定档案价值。
4、工作程序：
（1）判断文件是否需要保存。（2）分析档案价值。
（3）确定文件的保管期限。（4）对保管的档案进行复审。
5、注意事项
（1）经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续。（2）对要销毁的档案要编制销毁清册。
6、档案鉴定的意义
7、档案鉴定的原则：
从整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。
四、档案库房及存储档案的管理
1、档案保管工作的含义与内容
2、档案保管工作的要求
（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘。（2）保持库房的清洁卫生。
3、工作程序
（1）了解档案库房的编号。
（2）熟悉档案柜价的摆放与编号。（3）调节保管场所的温湿度。（4）进行卫生、安全检查。（5）进行档案流动中的保护。
4、注意事项：
（1）库房布局的安排（2）建立档案保管制度
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