2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

第一篇：2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

一、值班工作

(一)值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文件和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联系

5、记好当天大事记(三项记录：电话记录、接待记录、值班日记)

(二)对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕，遵守值班纪律

3、认真做好保密工作

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作

(三)值班日志与交接班

填写值班日记应注意以下事项：

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介绍信的管理工作

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

(一)印章

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

作用：(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用。(4)凭证作用

(二)介绍信

(三)印信注意事项

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文通知有关部门

3、保管者不得委托他人代管

4、盖章要端正，清晰

5、盖章要领：把握标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。

三、电话工作

(一)通话工作的内容

包括：打电话、接电话和作电话记录。

1、接打电话： 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

2、电话记录

它包括五个部分：即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码。

7、会议礼仪服务的要求

(1)突出重点

(2)尽量满足合理要求

(3)从小处入手，注重细节

8、会议信息的分类

(1)按会议信息的作用划分：与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息

(2)按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息

(3)按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息

9、收集会议信息的程序

(1)确定会议信息的搜集范围

(2)选择会议信息的搜集渠道

(3)确定搜集会议信息的方法

10、会议纪要工作程序

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。

(1)完善会议记录

(2)起草、编写会议纪要

(3)确定引发范围

(4)接受者确认

(5)领导签字

(6)打印成文

(7)印制、分发或归档保存

11、会议经费结算程序

(1)通知与会人员结算时间地点

(2)清点费用支出发票

(3)核实发票

(4)填写报销单、将发票贴于报销单背面

(5)请领导签字

(6)到财务部门报销

(7)与相关部门及人员结清费用

第二篇：秘书资格四级考试复习指南(一)

办公自动化

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握计算机网络的概念、特征和主要功能等；了解打印机、数码相机、传真机、复印机等常用办公设备的使用方法。

二、重点提示

1．计算机网络的概念

计算机网络是计算技术、通信技术和微电子技术相结合的产物。

2．计算机网络的组成

计算机网络主要由两大部分组成：通信子网和资源子网。

3．计算机网络的主要特征

计算机是网络中信息处理的主体；网络系统中的每台计算机都是独立的；计算机之间的 通信是通过通信协议实现的。

4．计算机网络的主要功能

数据通信；资源共享；负荷均衡；提高可靠性。

5．计算机网络的分类

按传送数据所用的结构和技术分类；按网络覆盖的范围分类；按网络的拓扑结构分类；

按通信传输介质分类；按信号频带占用的方式分类。

6．计算机网络系统设备与构成

网络工作站点；网络通信介质；网络互联设备。

7．计算机网络的使用

(1)计算机网络可提供的服务：数据与信息的查询、高速通信服务、电子教育、电子娱 乐、电子购物以及各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务。

(2)计算机网络的使用包括：查询网络信息、电子邮件等方面。

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

了解计算机硬件的分类、结构和功能；会简单使用Windows 98；了解办公常用设备的分类、结构和功能。

二、重点提示 1．认识主机

主机是由机箱和机箱中的组件构成的。机箱中的主要组件有电源、CPU、主板、内存条、硬盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。

2．认识显示器

显示器是计算机的窗口，是重要的输出设备之一，通过显示器可以直观地看到对计算机的操作过程以及计算机针对操作作出的反应。3．认识键盘

键盘是计算机最主要的输入设备，可以输入英文、汉字、数字等。常见的键盘主要有机械式和电容式两种，最常用的键盘多是电容式的。4．安装中文Windows 98(1)中文windows 98运行的基本环境。(2)从Windows 95升级到中文Windows 98。(3)从DOS下安装中文Windows 98。(4)中文Windows 98的安装过程。(5)制作启动盘。

(6)卸载中文Windows 98。

5．中文Windows 98资源管理系统

Windows 98是采用树形结构，以文件夹的形式来组织和管理文件的。中文Windows 98中的资源管理器给广大用户带来了极大的方便，使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。6．打印机

目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。

(1)针式打印机耐用，耗材便宜，可以打印多种类型的纸张，还可以打印多层纸，但其打印速度慢、噪声大。需要经常更换的耗材是色带。

(2)喷墨打印机价格低，打印效果优于针式打印机，噪声小，但打印速度慢、耗材贵。需要经常更换的耗材是墨盒。

(3)激光打印机在各种打印机中打印效果最好，打印速度最快，噪声小，但价格高。需要经常更换的耗材是硒鼓。7．扫描仪

扫描仪的形式：

(1)按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。

(2)按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。手持扫描仪的价格低，但使用不方便。

平板扫描仪的效果要好很多，所以在办公室中被广泛使用。8．数码相机

数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，它是光、机、电一体化的产品，其核心部件是CCD(电荷耦合器件)图像传感器。

数码相机在日常使用时有一定的注意事项，日常的保养也很重要。9．传真机

传真是现代图像通信的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一方法，这也是它应用广泛的一个重要原因。

不同类型的传真机操作步骤也不一样，但传真机的操作仍可归纳为传真准备、试运行、发送和接收4个基本步骤。

传真机是常用的办公设备之一，所以秘书人员应该掌握一些传真机的工作原理和一般故障的解决方法。

10．复印机

静电复印机的操作步骤为预热、放置原稿、设定份数、设定复印倍数、选择复印纸尺寸、调节复印浓度，最后放纸开始复印。

使用复印机时要注意防高温、防尘、防雾、防阳光直射，同时要保证通风换气。秘书人员应该掌握一些复印机维护、保养的方法。

第二章 办公自动化

此部分要注意，而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示 1.计算机运行速度是由CPU决定的。P41下

2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。P42中

3.目前常用的杀毒软件是：（1）诺盾（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV3000（常识了解）

4中英文切换：ctrl+shift 回车键：Enter 重启计算机：ctrl+alt+del 5.P47上表中：（1）剪切、复制和粘贴（顺序不变）。（2）单击“查看”，则在“大图标”、“小图标”、“列表”、“详细资料”四种显示方式之间切换。

6.在窗口最大化后，可以进行的操作有：A.移动B.最小化C.关闭D.复原 答案：BCD 7.重点：针式打印机的优点是：耐用、耗材便宜、可以打印宽幅；针式打印机的缺点是：打印速度慢、噪音大；其中要经常更换的耗材是：色带。喷墨打印机要经常更换的耗材是：墨盒

激光打印机的优点是：效果好、打印速度快、噪音小；缺点是：价格高。其中要经常更换的耗材是：硒鼓 P47中

8.数码相机的核心部件是：CCD P48上 9.清洗相机要用一块柔软的干布 P49上 10.传真机在使用时要注意：记录纸要面朝下 在按启动键后，液晶显示：“TRANSMIT”字样。

11.传真机一旦发生“卡纸”，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能把整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。P52上

12.复印机在使用时，主要，若要缩小25%，则在设定倍率时，应为75% 13.对复印机进行维护时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器等相继拉出，最后取感光鼓。（注意顺序不能变）P54中 14.计算机网络由两部分组成，一是通信子网；一是资源子网 P54下 15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等P55上 16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性 P55 17.计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源 P55 18.根据网络覆盖的范围分类：局域网和广域网

19.在局域网范围内，这类设备主要包括网络接口卡、集线器和打印共享器；在广域网的范围内，主要包括调制解调器、中继器、网桥、路由器 P56中 20.网上浏览：双击桌面上的“Explore”图案 P57下 21.为了节省网费，可以对Web站点做脱机浏览。P58上 22.发送电子邮件的步骤：见书上59—60页 接收电子邮件的步骤：见书上61页上。

第三篇：秘书资格四级考试复习指南(一)

办公自动化

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握计算机网络的概念、特征和主要功能等；了解打印机、数码相机、传真机、复印机等常用办公设备的使用方法。

二、重点提示

1．计算机网络的概念

计算机网络是计算技术、通信技术和微电子技术相结合的产物。

2．计算机网络的组成计算机网络主要由两大部分组成：通信子网和资源子网。

3．计算机网络的主要特征

计算机是网络中信息处理的主体；网络系统中的每台计算机都是独立的；计算机之间的 通信是通过通信协议实现的。

4．计算机网络的主要功能

数据通信；资源共享；负荷均衡；提高可靠性。

5．计算机网络的分类

按传送数据所用的结构和技术分类；按网络覆盖的范围分类；按网络的拓扑结构分类；

按通信传输介质分类；按信号频带占用的方式分类。

6．计算机网络系统设备与构成网络工作站点；网络通信介质；网络互联设备。

7．计算机网络的使用

(1)计算机网络可提供的服务：数据与信息的查询、高速通信服务、电子教育、电子娱 乐、电子购物以及各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务。

(2)计算机网络的使用包括：查询网络信息、电子邮件等方面。

第四篇：秘书资格考试复习笔记基本要求(四级)第二章（定稿）

第二章 办公自动化

此部分要注意，而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示

1.计算机运行速度是由CPU决定的。P41下

2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。

硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。P42中

3.目前常用的杀毒软件是：（1）诺盾（2）金山毒霸（3）瑞星杀毒软件（4）KV3000（常识了解）

4.控制键区：位于方向键的上方 P43中

中英文切换：ctrl+shift

回车键：Enter

重启计算机：ctrl+alt+del

5.计算机重启后，看到MS—DOS命令提示符：C:>(P44)

6.Window98资源管理器：（1）用鼠标右键单击，会弹出快捷菜单“Window98资源管理器”，首先看到的是文件夹树（2）资源管理器窗口上部是：菜单栏和工具栏，工具栏包括标准按钮栏、地址栏和链接栏。左窗口中有一棵文件夹树。（在文件夹树中，前面的+和-表示什么意思？）P45下P46上

7.P47上表中：（1）剪切、复制和粘贴（顺序不变）。（2）单击“查看”，则在“大图标”、“小图标”、“列表”、“详细资料”四种显示方式之间切换。

8.在窗口最大化后，可以进行的操作有：A.移动B.最小化C.关闭D.复原 答案：BCD

9.数码相机的核心部件是：CCD P48上

10.清洗相机要用一块柔软的干布 P49上

11.传真机在使用时要注意：记录纸要面朝下

在按启动键后，液晶显示：“TRANSMIT”字样。

12.传真机一旦发生“卡纸”，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能把整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。P52上

13.复印机在使用时，主要，若要缩小25%，则在设定倍率时，应为75%

14.计算机网络由两部分组成，一是通信子网；一是资源子网 P54下

15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等P55上

16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性 P55

17.计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源 P55

18.根据网络覆盖的范围分类：局域网和广域网

19.在局域网范围内，这类设备主要包括网络接口卡、集线器和打印共享器；在广域 网的范围内，主要包括调制解调器、中继器、网桥、路由器 P56中

20.网络可提供的服务：通信服务、电子教育、电子娱乐、电子购物 P57中

21.网上浏览：双击桌面上的“Explore”图案 P57下

22.为了节省网费，可以对Web站点做脱机浏览。P58上

23.发送电子邮件的步骤：见书上59—60页

接收电子邮件的步骤：见书上61页上。

第五篇：2015年秘书四级考试重点复习指导

2015年秘书四级考试重点复习指导

拟订会议议程、日程

(一)会议议程和会议日程的含义及作用

1.会议议程的内容

会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

2.会议日程的内容

会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3.会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。

(二)会议议程的制定程序

会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。

(三)会议日程的编制方法

(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。

(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

(5)保密性较强的议题一般放在后面。

(四)注意事项

1.会议议程和会议日程的区别

会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

2.会议临时动议

如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。

提供会议地点的备选方案

(一)会议地点选择的要求

会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：

(1)交通便利;

(2)会场的大小应与会议规模相符;

(3)场地要有良好的设备配置;

(4)场地应不受外界干扰;

(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;

(6)场地租借的成本必须合理。

(二)会议场地选择的工作程序

会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。

(三)注意事项

1.广泛收集会议地点的信息

2.实地考察会议地点的注意事项

实地考察会议地点的注意事项有：

(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题;

(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观;

(3)不要出于个人原因再次参观酒店;

(4)不要带家属同行参观;

(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况;

(6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。布置会场和安排座次

(一)会场整体布局安排

1.会场整体布局的要求会议整体布局的要求是：

(1)庄重、美观、舒适;

(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式，营造出和谐的氛围;

(3)中大型会议要保证一个绝对的中心;

(4)小型会场要注意集中和方便。

2.会场整体布局安排

会场整体布局的方法：

(1)确定会场形式;

(2)合理摆放桌椅;

(3)布置附属性设备。

(二)主席台的座次和场内座次安排

1.主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免主持人同与会人员背向的现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2.主席台的座次和场内座次安排

(1)安排主席台的座次

会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：

1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

(2)安排场内其他人员的座次

1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：

①横排法。是以参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

②竖排法。是以各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

③左右排列法。是以参会人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序、以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

发布会议信息

(一)会议信息的内容和分类

1.会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务联系电话与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议记录和纪要的内容;会议宣传报道的内容;会议决议的内容。

2.会议信息的分类

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)发布会议信息的工作程序

发布会议信息的工作程序是：传递会议通知信息→分发传递会议文件→沟通传递会议有关情况。

安排会议食宿

1.会议餐饮的常识

(1)餐饮安排的原则是让出席者吃好而又不浪费。

(2)就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。

(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2.安排会议餐饮

(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

(4)事先设计和确定就餐的凭证。

(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口，品种多。

(6)事先要准备好干净的饮食用具。

(7)给因开会或搞服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

(8)做好饮水、饮料供应的工作。

3.会议餐饮的类型和标准

(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物选择既要考虑营养和健康，又要考虑出席者的口味特点。

(5)招待会。招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

(二)会议住宿的常识和工作程序

1.会议住宿的常识

(1)要提前编制住房方案;

(2)长者、尊者、领导要适当照顾;

(3)具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排;

(4)有时还要按地区集中分配，便于讨论;

(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合与会人员具体情况列出住宿表;

(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2.安排会议住宿

要点：

(1)安排方式的选择;

(2)预定会议住宿的程序;

(3)确定会议住宿的程序。

3.会议房间的分配

(1)如果由主办方支付费用，则需按与会者的职务标准安排住房。一般情况下，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会者的住宿标准应相近。

(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

(3)注意尽量不要把汉族与会者和有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。

(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。邀请会议嘉宾

(一)会议嘉宾的类型和要求

1.会议嘉宾的类型

会议嘉宾的类型包括：

(1)组织方的上级领导和政府官员;

(2)企业的重要客户和各种利益相关方;

(3)社会名流和影视明星;

(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。

2.嘉宾邀请的要求

会议嘉宾邀请的要求有：

(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场;

(2)要发出正式邀请函;

(3)要做到有礼貌;

(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系;

(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能遵守“宁可邀请，而不排斥”的原则;

(6)嘉宾人数不宜过多。

(二)邀请会议嘉宾的工作程序

(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作得精美。

(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。准备会议资料、会议用品

(一)会议资料的类型和准备

1.会议资料的类型

(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2.会议资料的准备

(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

(二)会议用品的类型和准备

1.会议用品的类型

(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设

备，以及必要的安全设施等。

2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。

2.会议用品的准备

(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

(2)检查好灯光、扩音设备。

(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

(5)在每人座位前摆放纸笔。

(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备;如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。

(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。安排会议礼仪服务

(一)会议礼仪的种类

会议礼仪包括：通用礼仪、主持人礼仪、会议发言者礼仪、会议参加者礼仪。其中会议的通用礼仪又包括：会议文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪。

(二)安排会议礼仪服务的工作程序

1.选择会议礼仪服务人员

2.分解工作程序

3.培训会议礼仪服务人员

培训的内容包括：

(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训;

(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训;

(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。

4.准备服装用具

5.礼仪执行

检查会议常用的视听设备

(一)会议常用的视听设备

会议常用的视听设备有多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

(二)检查会议常用视听设备的工作程序

1.确定工作人员的职责

2.预演和检查会场视听设备

即在需要使用视听设备的会议之前，对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。

(三)注意事项

(1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。

(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。

(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。

(4)应该在会场准备一些备用的设备(如灯泡)。

(5)发现设备出现故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。

(6)有些设备在出现故障时修理起来比较费时，这时最好更换新设备，等到会议结束后再对其进行修理。

安排会议值班

(一)会议值班工作的内容和意义

1.会议值班工作的内容

会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

2.会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

(二)安排会议值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

2.明确值班工作任务

会议值班人员的主要工作任务如下：

(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。

(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

3.编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(6)表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

接待采访会议的新闻媒体

(一)接待新闻媒体的基本原则和内容

1.接待新闻媒体的基本原则

(1)报道的内容必须与会议基本内容吻合。

(2)掌握会议信息的保密度，做到内外有别。对于会议内容中涉及的机密问题，应严守保密原则，不能在报道中泄露机密。

(3)报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。

(4)要准备得全面周到、主动积极。

(5)在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

(6)在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

(7)在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必需的信息资料。

2.接待新闻媒体的工作内容

(1)由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

(2)在会议召开期问，邀请有关报社、电台、电视台等媒体派记者驻会随访，发表消息。

(3)在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

(二)接待新闻媒体的工作程序

接待采访会议新闻媒体的程序是：媒体人员登记→为媒体人员提供简单的会议材料→安排拍照和新闻发布会等传统活动→安排媒体沟通会。

(三)注意事项

1.妥善处理新闻媒体对有关情况的负面报道

正确的做法如下：

(1)快速作出反应;

(2)联合或聘请专业公关公司处理危机;

(3)让负责人出面;

(4)对未知的事实不要推测;

(5)不要隐瞒事实真相;

(6)为媒体采访敞开大门;

(7)统一口径，用同一个声音说话;

(8)频繁沟通。

2.汇总新闻媒体的各种报道 做好会议的记录工作和简报工作

(一)做好会议的记录工作

1.会议记录的内容

会议记录的内容有：

(1)会议描述;

(2)与会者姓名;

(3)缺席者请假条;

(4)宣读上次会议记录;

(5)在会议记录中产生的问题;

(6)通讯记录;

(7)一般事务;

(8)其他事务;

(9)下次会议日期;

(10)主席签名。

2.会议记录的要求

会议记录的要求是：

(1)速度要求;

(2)真实性要求;

(3)资料性要求。

3.会议记录的结构和写法

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

(1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。

(2)正文。首部+主体+结尾。

(3)尾部。右下方写明“主持人：(签字)”;“记录人：(签字)”。

4.会议记录的注意事项

(1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。

(2)如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议

主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。

(3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见，都应把人名记录下来。

(4)可设计一张表格来记录会议上的信息。

(二)做好会议的简报工作

1.会议简报的内容

会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息;要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2.会议简报的要求

会议简报的要求是：

(1)真实准确;

(2)短小精悍;

(3)快;

(4)生动活泼。

3.会议简报的结构和写作要求

会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精炼。

安排会议值班

(一)会议值班工作的内容和意义

1.会议值班工作的内容

会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。

2.会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。

从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。

(二)安排会议值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。

2.明确值班工作任务

会议值班人员的主要工作任务如下：

(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。

(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。

(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。

(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

3.编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：(1)会议值班时间期限和具体值班时间;(2)会议值班人员姓名;(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号;(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名;(5)用简明的文字表明值班的工作内容;(6)表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

安排来访者的参观、娱乐活动

(一)安排来访者参观、娱乐活动的相关知识

1.明确参观目的2.明了参观内容

安排参观内容时，应该考虑这样几点：

(1)有代表性的内容，能够满足来访者的基本要求。

(2)不会影响正常的工作及生产。

(3)不会泄露核心机密。

3.不同娱乐活动的特点与适应对象(1)游览活动

1)了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况。2)秘书要熟悉将要游览的地方。

(2)娱乐活动

1)了解客人的特长和兴趣。

2)观看项目的水准应该是较高的，有地方特色的最好。

4.参观、娱乐的相关礼节

(1)在观看各类文艺节目时，不要迟到。

(2)无论是在参观、游览时，还是在观看节目中，都不要大声喧哗。

(3)在参观、游览、娱乐时，着装应该根据场合调整。

(二)安排来访者参观、娱乐活动的程序

安排来访者参观、娱乐活动的程序是：初步确定内容→征求对方意见→修改、确定方案→实施方案。

安排来访者食宿、交通、行程

(一)安排来访者食宿、交通的相关知识

1.中餐礼节常识

(1)使用餐具的礼仪

使用餐具的礼仪包括：1)使用筷子的礼节;2)使用汤匙的礼节。(2)席间礼节

(3)关于敬酒的礼仪

2.交通安全保障常识

(二)安排来访者食宿、交通、行程的工作程序

1.了解情况

2.确定餐饮、住宿、用车标准3.预订餐厅、住宿房间

(1)接待来访团体，接风和送行需要正式的宴请，其他时间的可以简单一些。正式宴请时需注意：1)时间和地点事先确定;2)宴请的人员事先确定;3)宴请的桌次、座次事先确定;4)菜单事先确定;5)发请柬。

(2)预订住宿房间。

4.根据对方要求调整方案 安排来访者的参观、娱乐活动

(一)安排来访者参观、娱乐活动的相关知识

1.明确参观目的2.明了参观内容

安排参观内容时，应该考虑这样几点：

(1)有代表性的内容，能够满足来访者的基本要求。

(2)不会影响正常的工作及生产。

(3)不会泄露核心机密。

3.不同娱乐活动的特点与适应对象(1)游览活动

1)了解客人的身体、年龄、兴趣等相关情况。2)秘书要熟悉将要游览的地方。

(2)娱乐活动

1)了解客人的特长和兴趣。

2)观看项目的水准应该是较高的，有地方特色的最好。

4.参观、娱乐的相关礼节

(1)在观看各类文艺节目时，不要迟到。

(2)无论是在参观、游览时，还是在观看节目中，都不要大声喧哗。

(3)在参观、游览、娱乐时，着装应该根据场合调整。

(二)安排来访者参观、娱乐活动的程序

安排来访者参观、娱乐活动的程序是：初步确定内容→征求对方意见→修改、确定方案→实施方案。

合理布置办公室

(一)办公室布置的要求

1.布置办公室的基本要求

(1)采用一间大办公室。

(2)使用同样大小的桌子。

(3)使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。

(4)将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。

(5)将自动售货机等置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。

(6)预留充分的空问。

(7)主管座位应位于员工座位之后方。

(8)勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。

(9)装设充足的电源插座，供办公室设备之用。

(10)常用的设备与档案应置于使用者附近。

2.办公室布置的三大原则

办公室布置的三大原则是：

(1)有利于沟通;

(2)便于监督;

(3)协调、舒适。

3.办公室布置的具体要求

(1)办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序。

(2)各座位间的通道要适宜。

(3)领导者应位于后方，以便监督。

(4)光线应来自左方，以保护视力。

(5)常用设备应放在使用者近处。

(6)电话最好是5平方米空间范围内一部。

(二)办公室布置的工作程序

(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。

(3)根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。

(4)绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

(5)对设备的安放提出合理建议。营造健康、安全的办公环境

(一)安全检查的内容

工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。

(二)办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

(1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患。

(2)室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。

(3)办公家具方面的隐患。

(4)办公设备及操作中的隐患。

(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

(7)火灾或消防中的隐患。

(三)健康、安全办公环境的基本要求

(1)办公区建筑必须坚固安全。

(2)光线应充足。

(3)温度要适宜。

(4)布局应注意通风。

(5)办公室空间及座位空问要适当。

(6)办公室噪音要低。

(7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。

(8)办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。

(9)办公设备的安装、操作要符合要求。

(10)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。

(11)办公室提供饮水并符合健康、安全要求。

(12)办公区或办公室设置急救包，并定期更换。

(13)建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。

(14)室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

(四)营造健康、安全办公环境的工作程序

(1)确定安全检查周期，定期检查。(2)发现隐患，立即报告、排除。(3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

(五)注意事项

1.上岗前应了解的办公场所的安全规定

(1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《中华人民共和国劳动法》。(2)用人单位制定的安全规定和环保规定，如有关吸烟场地的规定。

(3)组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。

2.安全隐患表与设备故障表的区别

进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分。要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如，计算机不能工作了，应填写“设备故障表”;如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。