秘书资格复习题

第一篇：秘书资格复习题

秘

书

—国家职业资格培训（四级秘书）

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 导

语

1、办公室工作： 上情下达、下情上达，沟通上下、协调左右、联系内外。

是行政综合部门（参谋部、不管部），其主要职能是：联系、协调、沟通、服务。

2、秘书工作：参与政务、管理事务。

总体可概括为： 办会、办事、办文。

3、秘书人员素质：三能—能干、能写、能说

四勤—脑勤、手勤、眼勤、腿勤

第一章

会议管理

提要

学习内容主要是会前筹备、会中服务和会后总结三部分。通过本章学习使秘书人员明白在会议各阶段应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。

第一节

会前筹备

一、学会拟定会议议程、日程

（一）基础知识

1、会议议程

是为完成议题而作出的会议顺序计划，即会议要讨论、解决问题的统一安排。

第一节

会前筹备

（1）小型会议议程

主持人宣布开会，领导讲话（报告），会议发言讨论，会议总结，宣布散会。

（2）大、中型会议议程

开幕式，领导和来宾致词，领导作报告，分组讨论，大会发言，参观或其他活动，宣读决议，闭幕式。

2、会议日程

是根据会议议程每天作出的具体安排。它是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。第一节

会前筹备

3、议程和日程的作用

掌握会议的议题和进程，了解会议的计划和信息；是加强沟通的平台，是加强管理的工具。

（二）案例分析（见p2-3）

（三）工作程序

1、议程的制定

（1）会议目标和参加者

要明确会议的目的和出席会议者。

（2）安排各议程事项的时间

一是按照议题的 会前筹备

的重、急，轻、缓安排会序。二是将议题的预计处理时间标明。

（3）与会者要明确每一项议程

2、会议日程的编制

一是遵循惯例；二是灵活掌握；三是分清主次。

（四）注意事项

1、议程和日程的区别

议程是对会议要通过的文件，要解决的问题的概略安排。日程是会议在一定时间内的具体安排。

2、正确处理会议临时动议。会 前 筹 备

（五）相关链接—P7 议程、日程样式

二、掌握会议地点的备选

（一）基础知识

1、如何选会议地点

交通便利、规格相宜、会场及设备良好、价格合理适中

2、会议宾馆酒店的划分

星级、类型、功能、地点

（二）案例分析P11

（三）工作程序

按会议目的和规格选会场

会 前 筹 备

事前踩点比较

签订预约合同（订金）

（四）注意事项

一是注意收集会议场地的信息 ；二是要实地考察会议场地。

三、布置会场和安排座次

（一）基础知识

1、会场

徽标、会标、布局装饰

集中舒适、方便安全

2、座次

领导座次、会议代表座次、其他人员座次（如来宾座席、媒体记者、工作人员）

会 前 筹 备

（1）主席台座次。按职务的高低和选举的结果依次安排座次，职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。

（2）主持人座席。主持人有时需在前排边座就座，有时可按职务顺序就座。

（3）名签摆放。在每个座位的左侧放置领导或会议代表姓名台签。（水杯、面巾放在右侧）

（4）其他人员座次。

（二）相关链接 会 前 筹 备

1、会场布局类型。P18-19

2、会场座席的区划。

四、发布会议信息

1、会议信息主要内容。

（1）会议信息。会议报名的时间、地点，参会费用，会务联系人及电话，会议报道及议程、日程等；

（2）与会者的信息。出席人员姓名、单位、职务，往返时间及航班车次，参会材料等；

会 前 筹 备

（3）会议宣传报道及交流内容。新闻发布、媒体报道、交流材料、会议纪要、会议决议等。

五、会议食宿安排

1、会议的餐饮安排

（1）餐饮标准和预算。

（2）就餐方式。以自助为主，桌餐为辅。

（3）确定食谱、菜谱。

（4）会中的茶歇。高规格的会议要安排茶歇。会 前 筹 备

2、会议住宿安排

（1）原则：安全、舒适、便捷。

（2）提前制定住宿房间安排表（方案）。

（3）需要考虑的情况。价格标准、楼层朝向、领导和重要来宾、老弱妇幼、民族等。

六、邀请会议嘉宾

1、邀请原则：上级领导、相关客户、关系紧密者等。

（1）确定嘉宾名单。会 前 筹 备

（2）会前发正式邀请函。

（3）嘉宾人数的把握。

2、嘉宾的接待

（1）接待原则。对等接待，按接待规格“迎来送往”；热情周到，细致得体，有礼有度。

（2）接站。人员安排和车辆安排。

（3）具体接待工作。体现出嘉宾的规格和待遇。

七、会议的资料准备

1、会议资料

（1）会务资料。会务手册、接送站表、用餐表、分组讨论表、会务联系电话等 会 前 筹 备

（2）会议代表资料袋。会议指南、会议材料、分组名单、代表证、文具、用餐券等。

2、会议用品。会场设备检查、灯光电气、多媒体仪器等。

八、安排会议礼仪服务

1、会议通用礼仪：文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪

2、主持人礼仪、与会者礼仪、九、会议常用设备检查

全权委托会场提供方负责，保证设备、音响正常。

会 前 筹 备

小结

１、上情下达，下情上达，沟通左右，联系内外

２、脑勤、手勤、眼勤、腿勤

3、关键词：世事洞明皆学问，人情练达即文章

在生活中学会学习，在学习中学会生存

秘

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2010年3月

第二节

会中服务

会议过程中的服务：会议值班、接待新闻媒体、会议记录、收集意见建议、印发会议简报、会议合影等等。

一、会议值班

１、会议值班的内容

（１）电话记录。记录来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。

（２）接待记录。记录来访人员姓名、单位、事由。第二节

会中服务

（３）填写值班日记。综合前两项的内容记要点。（４）作好信息传递。重要事项要迅速报告。

２、案例分析 Ｐ４３

３、编制会议值班表

二、接待采访会议的新闻媒体

１、接待媒体采访的基本原则。客观、事实求是 第二节

会中服务

、会议内容的保密度的把握，做到内外有别、会议报道的主要提法和观点要报经领导审定、宣传口径，报道角度及内容，新闻稿要认真准备，主动配合。

２、接待采访的工作内容

（１）由秘书撰写新闻稿件，经领导审阅后，送媒体发表。

（２）邀请有关报社、电台、电视台记者到会采访、报道。第二节

会中服务

三、安排会议讨论、茶歇、代表合影等

１、安排好分组讨论，收集并反馈意见。

２、重要会议安排茶歇。

３、会中在恰当时间安排会议代表合影。

４、注意编制会议通讯录。

四、做好会议记录和简报工作

１、会议记录

会议记录的结构：标题+正文+尾部 第二节

会中服务

标题。常用的即是文种—会议记录；

另一种是会议名称+文种

正文。开头+主体+结尾

开头：会议名称、地点、主持人、参加人，出、缺席情况，记录人等。

主体：会议议题，发言人发言内容，会议决议，表决方式及结果。

结尾：会议结束，散会时间。

尾部。主持人、记录人签字。第二节

会中服务

２、会议简报

会议简报的内容。反映会议实际情况，交流会议经验，沟通会议信息。

会议简报结构：报头+报核+报尾

会议简报的标题应简明、准确、醒目、灵活。

其开头多用叙述式和结论式，主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精练。

小

结

小结

１、会中服务。值班、接待、会议记录

２、注重：沟通、联系、协调、服务

３、关键词：完善自我、超越自我第三节 会后落实

要点：

会后文件的收集、整理、立卷归档，会议纪要，会议经费的结算，会议决议的催办等。

一、会议文件资料收集整理

1、会议文件立卷归档范围

会议相关的正式文件资料。议程、日程和会议程序，出席、列席及分组名单，会议通知、电话记录等，领导报告（讲话）、会议记录、发言稿、简报、会议纪要等，会议总结、与会代表名册、通讯录、会议音像资料等。会后落实

2、会议文件立卷

收集资料，对资料进行甄别整理，分类归卷，案卷的编目归档。

二、会议纪要

1、会议纪要的编写

会议纪要

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料。是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成会议材料。

纪要的作用

一是对上汇报工作；二是对下指导工作。会后落实

（1）会议纪要的种类

办公会议纪要，工作会议纪要，协调会议纪要，研讨会议纪要等。

（2）会议纪要的内容

一是对会议情况的简述，如会议的目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题及会议成果；

二是对会议主要精神的阐述，这是会议纪要的主体部分。

（3）会议纪要的起草及要求 会后落实

会议纪要是会议的正式文件，内容要求简明扼要、观点鲜明、重点突出。

一是实事求是，注重实际；

二是集中概括，提炼归纳；

三是条理清晰，一目了然。

三、会议经费结算及方法

1、会议经费的结算

会议经费的结算依据是会前经费预算及开支预算。会议结束后，秘书和会务人员应按照领导审定的预算进行结算，超过预算指标，又无正当理由 会后落实

由的不予报销。

2、会议成本（核算）

会议成本主要指直接经费支出。

会议的直接费用=会场租用及布置费+设备租用费+邮电通讯费+培训费+交通参观费+食宿费+资料费+宣传公关费+纪念品+其他符合规定的支出费用（10项）

3、会议财务管理原则

一是遵守制度，严格手续；

二是量入为出，收支平衡；

三是精打细算，厉行节约。

会后落实

小结:

1、会后落实。会议文件的整理归档；

2、会议纪要。会议纪要的起草；

3、关键词：智商、情商、财商的培养与锻炼。秘

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2010年1月

第二章

事务管理

秘书“参与政务、管理事务”的职能主要是侧重体现在事务管理上。要系统了解四级秘书的日常性办公室事务工作的内容，能够熟练掌握办事的工作程序和操作技巧。

第一节

接

待

一、接待工作

1、接待规格。接待规格是从主陪人的角度提出来的。秘书要根据来访者的身份确定接待规格。

接待规格有三种：高、低、对等。第一节

接

待

（1）高规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要高的接待。

（2）低规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要低的接待。

（3）对等接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）相当的接待。这是最常用的接待规格。

2、接待规格的确定

接待规格一般是根据来宾的身份和来访的目的而定的。

第一节

接

待

秘书提出意见供领导参考，最终由领导确定接待规格。

要考虑的因素:一是双方的关系；二是突发情况影响原定的接待规格；三是参照以前接待的标准。注意三种接待规格灵活运用。

3、接待方案计划的主要内容

接待主要是：确定接待规格和相关陪同人员，安排活动日程，提出经费预算。

注意：主要领导和来宾的接待

第一节

接

待

4、接待计划

制订接待计划要包括以下内容：

主要陪同人员和工作人员。

住宿地点、标准、房间数量。

宴请地点、标准、人数。

会见及会谈地点、与会人员。

参观游览及活动安排、陪同车辆安排等。

接待工作要做到安全、保密，把握内外有别的“度”。

二、安排迎送来访的团体

1、用车礼仪

第一节

接

待

接待车辆种类：小车、商务车、中巴、大客车

乘小车礼仪

—P97

2、见面礼仪

迎候—握手—介绍—秘书及工作人员接行李—安排乘车

案例—P98

3、迎送团体的方式

迎接：一是主陪人到机场、车站迎接，以示重视；二是委派副职去迎接，主陪人在宾馆等候。第一节

接

待

送别：一是宴请送别。可在前一天晚上举行告别宴会或提前话别。二是委托副职前往送别。

三、安排来宾住宿、行程及交通

1、根据客人级别确定住宿、餐饮、用车标准。

2、预定住宿宾馆酒店，预定宴请酒店。

3、按照客人的要求制定活动计划、日程。

4、中、西餐用餐礼仪

四、安排来宾访问、活动 第一节

接

待

1、参观、访问、交流；

2、游览、观光、文娱活动；

3、购物、健身活动。

小结：

1、接待。规格、人员、计划、礼仪、预算

2、关键词：热情、细致、礼貌、周到。

第二节

办公环境管理

掌握布置办公室的方法，了解办公环境中的安全隐患，掌握排除隐患的措施。

一、办公室的布置

1、办公室种类的划分

一是按职能分为：行政、党务、业务、其他部门等办公室；

二是按分布形式分为：集中式、分散式等。

2、布置办公室的基本要求 第二节

办公环境管理

（1）光线充足、通风好，便于沟通联系；

（2）统一办公座椅及设备，公共办公用品；

（3）部门主管的位置在员工座位的最后面；

（4）办公区、接待区和休息区要分别安排。

3、办公室布置的原则

（1）有利於沟通

（2）便于监督

（3）营造和谐、团结、舒适的环境 第二节

办公环境管理

二、营造安全、健康的办公环境

1、安全隐患及检查的内容

（1）认真学习《劳动合同法》，了解工作单位规章制度，树立安全意识，保护自身合法权益。

（2）观察和掌握工作场所的安全隐患，并及时报告和排除。（3）掌握办公设备的保养维护方法，出现故障及时修理和排出。第二节

办公环境管理

（4）办公区域的常见的安全隐患

电路、水、火警、网络安全及其它设备故障等等。

小结

1、办公室布置

2、安全、舒适办公环境

关键词：细节决定成败

多为成功想办法，不为失败找理由 第三节

办公室日常事务管理

了解印章和介绍信管理，掌握值班工作、零用现金管理及报销手续，锻炼独立工作能力。

一、印、信的管理

1、印章

是印和章的合称。（公章、钢印、名章等）公章是单位对外行使权力的标志。

2、印章的作用

标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用

3、印章种类和管理

种类：正式印章、套印章、钢印、领导人名章、专用章等。第三节

办公室日常事务管理

印章的管理：

•专人负责。指定专职文秘人员管理使用印章，注意保管和使用登记。

•确保安全。要有专门的文件档案柜及印章盒存放印章，文件柜锁的钥匙由专人负责保管。•保持清洁。使用印章要注意使用方法，避免损坏，保持印章图案和印文的清晰。

4、介绍信

是公用文书信件。是用来介绍被派遣人员的姓名、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。第三节

办公室日常事务管理

5、介绍信的管理

专人负责—保管安全—严格手续

6、印章和介绍信的使用

（1）领导批准—办理签批手续—秘书人员严格执行印信使用的规章制度—有效监督

（2）公文用印只在文本落款处盖章—压年盖月；在带存根的公函和介绍信上要盖骑缝章、落款章。

（3）用印和开介绍信要办理登记手续，填写字迹要工整，用钢笔和毛笔书写。

第三节

办公室日常事务管理

二、安排值班工作（略）

三、管理零用现金并办理报销手续

1、理财能力的培养

秘书要熟悉并掌握信用卡、支票、汇款等业务方法。会办理公务活动、出差、旅行等支票、现金结算报销手续。

2、零用现金的管理

“小金库” ：凡违反国家财经法规及其他有关规定，侵占、节流国家和单位收入，未列入单位财务会计部门帐内或未纳入预算管理，私存私放的各种现金。第三节

办公室日常事务管理

•秘书人员要严格遵守办公程序和财务制度，不准自己或协助他人建立办公室的“小金库”。• 对零用现金、款项，秘书要进行使用登记，用后及时报销。

报销的票据要请领导批准签字。

• 案例（P135）

四、安排领导的差旅事务

1、公出、旅行

2、出国考察

第三节

办公室日常事务管理

五、领导临时交办的工作

1、临时事宜

2、临时交办适宜的范围

3、办事原则

4、注意事项

六、管理时间，提高效率（P154）

时间管理是指在同样的时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。

1、个人时间管理的技巧

用ABCD法则排出工作的优先等级，图2-4： 第三节

办公室日常事务管理

重要而紧迫工作，先做A。

重要而不急迫的工作，次之做B。

急而不重，再次之做C。

不重不急，暂不做D。

关键词：善于管理时间，提高工作效率。

七、办事的学问与技巧

秘书工作任务，“参与政务，管理事务”，即是当参谋，会办事。要做到会想事、会办事、办成事。

第三节

办公室日常事务管理

1、怎么样办好领导交办的事

• 办事要记住“三句话”（三要素）：

一是办什么事；二是什么时间完成；三是去哪、找谁办事等注意事项。

• 办事结果要“三比较”：两利相权取其重，两弊相权取其轻，利弊相权取其利。• 把握好办事“三形式”：办理单一事项；交叉办事；穿插办事。• 办完事向领导汇报“三注意”：不失真、不吹嘘、不邀功。

第三节

办公室日常事务管理 小结：

1、印信管理，专人负责

2、现金管理，遵守制度

3、时间管理，轻重缓急

4、事务管理，“三三三三”

关键词：认真准备、讲究方法、注重程序、提高效率、不急不燥。做老实人、说老实话、办老实事。

第四节 办公用品与设备的使用管理

了解办公用品订购、接收、管理的知识，掌握数码相机、扫描仪等的使用与保养。

一、订购、管理办公用品（略）

二、数码相机的使用

数码相机也称数字式相机，是光、机、电一体化技术的产物。

1、工作原理

数码相机的核心部件是CCD-图像传感器。它将光信号转化为模拟信号，再通过模数转换芯片转成数字信号，经压缩存入相机的硬盘卡，通过数据线传给计算机。CCD相当于传统相机的胶卷 第四节 办公用品与设备的使用管理

2、数码相机与光学相机的区别

数码相具有输出、即拍即显和声音记录功能。与传统相机相比，数码相机具有以下特点：

（1）感光不同。

（2）存储介质不同。

（3）图像质量不同。

（4）输入输出方式不同。

3、性能指标分析

（1）分辨率。分辨率越高图像质量越好。一般人物照200万像素即可；产品物体300万像素；专业摄影500万像素以上的相机。

（2）变焦。有光学变焦能力的镜头是好相机（3倍）

第四节 办公用品与设备的使用管理

（3）镜头。镜头的好坏控制着光圈大小，图像锐化好、色彩还原度好都取决于镜头取景能力。

（4）相当感光度。使用高感光度的相机拍摄光圈要小一点、或快门速度快一些；使用低感光度相机则相反。

（5）存储卡。当今的流行卡主要有：CF、MIC、SM、MS等。对于普通使用者选择128MB的或SM卡就可以。

（6）LCD显示屏。主要是取景、照片预览和菜单 第四节 办公用品与设备的使用管理

（7）连接方式。数码相机均使用USB接口来从相机下载照片，同时带有视频AV输出端子，以便在电视上欣赏照片。

（8）色彩位数。又称色彩深度。是用来表示颜色的二进制数的位数。它的值越高，表示的颜色越多，照片的图像越细腻、质量越好。一般普及相机色彩位数是16-24BIT,专业相机在24-36BIT。

（9）连续拍摄。数码相机在拍摄时，将光信号转为数码信号，并保存在存储介质上，每次需较长时间，所以拍摄速度不是很快。连续拍好。第四节 办公用品与设备的使用管理

4、实际操作。

拍照：从实际出发，选择相关设备，取景拍照。

数码相机与计算机连接：拍摄的照片必须由数据线导入到计算机中，才能作为图像素材通过应用软件进行处理。

编辑图片：常用的处理图片的软件是，Adobe

Photoshop和Adobe Photodeluxe，可以改变图片的色泽、亮度、清晰度等。

三、扫描仪的使用（略）

秘

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—

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2010年3月 第五节

信息管理

熟悉信息收集、整理、传递、存储工作的内容，方法与要求，能够及时、准确地收集、筛选、校核、传递、存储信息。提高信息素养和能力。

一、信息的收集

1、信息的含义。信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。是物质一种存在方式。

2、信息的特征。客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性、无限性。

3、信息的种类 第五节

信息管理

按照不同的标准，可以将信息划分为以下类型：

（1）按性质分为

自然信息和社会信息。

（2）按表现形式分为

语言、文字、声像、计算机语言、微缩信息。

（3）按内容和社会领域分为

政治、经济、文化、教育、军事、科技、体育信息等。

（4）按稳定状态划分为

静态、动态信息

（5）按在秘书工作中的作用分为

预测、动态、反馈信息等。第五节

信息管理

4、信息工作程序

信息工作程序为：收集、整理、传递、存储、反馈和利用等六个环节。

5、信息收集的渠道

大众传媒、图书馆、互联网、商家和客户、贸易渠道、信息机构、社会关系等渠道。

二、信息的筛选

1、信息筛选的含义

是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断其价值，决定取舍。

第五节

信息管理

2、工作中常备的信息资料

办公室常备的资料有：工具书、参考书、通讯录、报纸期刊、文献资料。

3、筛选信息资料的方法

（1）关注标题。

（2）复印、剪裁。

（3）网上检索。

（4）做资料卡片（摘记卡片）。第五节

信息管理

4、筛选信息的程序

（1）看信息来源

（2）看信息的标题

（3）看正文

（4）最后决定信息的取舍

经过筛选的信息要分别处理。选中的信息分轻重缓急加工处理利用；暂时不用的，进行暂存备查。

三、信息的传递

1、信息传递的方向

内向和外向传递。

第五节

信息管理

2、信息传递的要素

（1）信源

即信息的来源。分为原生源和再生源。

（2）信道。是传递信息的通道。

（3）信宿。是信息传递的终点。也叫信息接受者。要使信息能被利用，必须有接受者（个体、群体）。

3、信息传递的方法

（1）语言传递。（2）文字传递。（3）电讯传递。（4）可视化辅助物传递。第五节

信息管理

四、信息的存储

小结：

1、信息管理

含义、种类、工作程序、收集

2、信息的筛选

常备资料、筛选方法、筛选

3、信息的传递

方向、要素、方法

关键词：开阔视野，提升信息素养和技能。

第三章

文书拟写与处理

有关公务文书、事务文书与商务文书的拟写。

公务文书如通知、报告、函；事务文书：简报、会议记录；商务文书：意向书、订货单、产品说明书等。重点：公务文书

第一节

文书拟写

一、批转转发性通知

1、批转转发性通知，批转、转发、印发公文的通知，统称为批转转发性通知。这种公文是复合体公文。

2、公文含义

狭义一般指“行政”性公文；广义指行政性公文和应用性公文。（如：计划、调查报告、规定、办法等）

第一节 文书拟写

3、批转转发性通知的3种类型

（1）批转通知。是批转下级机关公文的通知。其特点是上级机关采用了下级的公文，一批转的形式通知下级，关键在于“批”字。

（2）转发通知。是转发上级机关或不相隶属机关公文的通知。应在上级机关同意后，以“转发语”的形式通知下级机关。关键在于“转”字。

（3）印发通知。是印发本机关或本机关与其他机关联合制定公文的通知。是以“按语”形式通知下级机关，重点在于“公布”。第一节

文书拟写

4、通知的拟写

批转转发性通知的结构是：

标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期＋转发文件原文

标题

（1）批转通知、转发通知常常采用四元素标题：

批转、转发机关＋原发文机关 ＋事由 ＋文种

（见案例）

（2）印发通知一般采用三元素标题：

发文机关＋事由 ＋文种

主送机关

即受文办理单位，要求顶格书写。

正文

与事项性通知相比，批转通知、转发通知、印发通知的正文比较特殊，其结构是：

批语（转发语、按语）+转发（印发）＋（意义+ 执行要求）

第一节

文书拟写

落款

落款位于正文之下，成文日期上。

成文日期

成文日期通常置于落款下。

批转、转发、印发 文件原文

这类文件发原文位于成文日期下，其标题居中排布。

二、报告

1、报告，是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。

2、报告的特点

（1）汇报性。报告都是用来向上级机关汇报工作、反映情况的。拟写报告注意用“汇报工作”的语气。

第一节

文书拟写 语气。

（2）陈述性。此类公文在表达方式上，只能运用叙述和说明来陈述事项。

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

第一节

文书拟写

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

（3）答复询问报告。它是被动行文，须要针对上级来文询问的内容或交办的事项进行答复。第一节

文书拟写

4、报告的拟写

报告的结构是：标题＋主送机关＋正文+落款＋成文日期

标题采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

如《哈尔滨电大学生学习情况的报告》

主送机关

直接上级机关，负责受理报告的机关。主送机关只有一个。还有的机关需要送则采用抄送。

正文

其结构是：发文缘由＋报告事项＋结尾

第一节

文书拟写

5、报告与请示的区别

（1）性质要求不同。汇报工作、反映情况、答复询问用报告，报告机关不必等上级机关的答复；请示则是为了某一问题请求上级指示或批准的公文。请示机关必须要等待上级机关明确回复。

（2）行文实现不同。报告可以在事前、事后或工作进行中行文。而指示必须在事前行文。第一节

文书拟写

三、请示

1、请示，是向上级请求指示、批准的公文。

使用请示要慎重，凡属本机关职权范围内或上级机关以往政策中明确的问题，应不在请示之列。

2、请示的特点

（1）一文一事。请示行文必须一文一事，这就是说，向上级请示解决问题，要一事行一个请示文。

（2）请批对应。没有请示就没有批复。一请示，一批复。而报告是没有批复的。第一节

文书拟写

（3）事前行文。请适应在问题发生或处理前行文。不可事后行文，先斩后奏。

3、请示的类型

请示可分为两种：

（1）求示性请示。是请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示。

（2）求批性请示。是请求上级机关给予批准、认可的请示。

这第二种请示是大量的。主要是涉及机构变化、人事任免、项目安排、财务等问题。第一节

文书拟写

4、示例分析—P241

5、请示的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期＋附注

标题一般采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

请示不能写单元素标题，以《请示》作为公文标题的写法是错误的。

正文的结构是：发文缘由＋请示事项＋结尾

开头 要说明请示的意义和根据；

事项 是正文的核心，请示事项应具有可行性和可操作性

结尾 “当否，请批示”、“妥否，请批复”等。第一节

文书拟写

四、问答函

1、函的概念

是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复。

2、函的类型

询问函、答复函两种。

3、示例分析

P246 例1、2

4、函的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期

标题有两种形式:

发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 第一节

文书拟写

正文结构是：发文缘由＋事项 ＋尾语

尾语

询问函尾语常用：“请速回复”、“请予复函”

答复函尾语常用：“此复”、“特此函复”

五、简报

1、简报的概念

是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反应情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“摘报”、“简讯”、“内部参考”等。

2、见报的特点

第一节

文书拟写

一是简明扼要。即内容集中、用途明确、篇幅简短、文字精练；

二是快捷迅速。讲究时效性，便于有关部门及时作出判断，指导工作。

三是内容新鲜。报道新情况、宣传新典型、提供新信息、表达新观点。

四是真实准确。内容真实可靠，准确无误。

3、类型

工作简报、会议简报、动态简报

4、示例分析

P251—

第一节

文书拟写

5、简报拟写要点

其结构是：报头＋报核＋报尾

（1）报头 它设在第一页的上方约占1/3的位置，下边用横线与正文隔开。包头包括以下内容：

简报名称、秘密等级、期号、编印单位、日期

（2）报核 即简报中间部分。结构是：

（按语）＋标题＋导语＋主体＋结尾

注意：文字简练、内容真实、针对性强、一事一报

六、意向书

P253略

小结：常用公务、事务文书5种。商务文书略。

1、批转转发性通知—批转下级文，转发上级文

2、报告—下级向上级汇报

3、请示—下级向上级请示

4、问答函—不相隶属机关就工作问题

5、简报—是汇报工作、交流经验、反映情况的事务文书

关键词：终身学习、开放式学习、创新性学习、网络化学习；

勤学、多写、善思

第二节

收发文处理

了解文书缮印、校对、传阅工作的内容和要求，能够高效率、高质量地缮印、校对、传阅文件。

一、缮印文件

（一）相关知识

1、含义

缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

2、文书缮印的要求

文字准确工整

符合文件标准

装订整洁牢固

底稿保存

注意保密 收发文处理

（二）工作程序

1、确定印制文书，不得擅自改动。

2、确定印制格式，注意字体大小。

3、打字、打印、复印、装订。

4、做好文件交接。

二、校对文书

（一）相关文书

1、含义

校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。收发文处理

2、校对的内容

（1）校订清样的错字、漏字、多字。

（2）规范文件的字体、字号。

（3）检查版式、标题、页码，行、字距。

（4）检查引文、人名、地名、数据等是否准确。

（5）检查版式是否与稳重格式统一。

3、校对的要求

（1）认真仔细，一丝不苟。收发文处理

（2）正确使用校对符号。

（3）一般要进行三个校次（1、2、3校）。

（二）工作程序

1、准备好原稿和校样。

2、选定校对方案。如：看校、读校、对校等。

3、核对校正。

三、用印—见第二章第三节内容

四、传阅文书 收发文处理

（一）相关知识

1、传阅的含义

在工作职责范围内传递阅读文件。

2、传阅要求

（1）迅速、准确送达阅文人。（2）传阅要分轻重缓急。（3）穿越顺序从管理层到一般人员。

（二）工作程序

第二篇：秘书基础复习题（精选）

《秘书基础》复习题（1---8章）

一、单选题

1．（B）是领导者决策、意图的实施者、行动者。A、作用客体 B．被领导者 C．客观环境 D．领导活动 2．农民与农民的领导者作用客体是（B）

A．农民的房屋 B．可种植的土地 C．农业收入 D.粮食

3、.秘书向来有“不管部”之称，下列属于“不管部”作用（B）C、文字把关 D．筛选文件

4、撰写市场预测报告时，常用（C）收集信息。A．媒体渠道 B．信息网络渠道 C．调查渠道 D．社会团体渠道

5、下列不属于信息资料传递的基本方式的是（C）

A．单向传递 B．相向传递 C．新闻传递 D．反馈传递

6、下列属于信息资料相向传递方式的是（C）

A．电视 B．新闻发布会 C．各种讨论会 D．广告

7、领导决策前，秘书应做好（A）辅佐工作。A．服务式 B．协调式 C．总结式 D．协助式

8、领导决策形成中，秘书应做好（D）辅佐工作。A．服务式 B．协调式 C．总结式 D．协助式

9、领导决策实施中，秘书应做好（B）辅佐工作。A．服务式 B．协调式 C．总结式 D．协助式

10．下列哪一项不是秘书部门检查督办工作作用的体现？（B）A．推动决策执行 B．优化机构设置 A．文书处理

B．选举人民代表的工作 C．矫正工作偏差 D．提高工作效率

11．下列哪一项不是秘书部门检查督办工作的一般方法？（A）A．责令法 B．程序法 C．受权法 D．分层负责法

12、检查督办工作就是通过监督、催促、检查来克服决策实施过程中的（B）。

A．错误内容 B．偏差因素 C．失误之处 D．疏忽只处 13．下列哪一项不是秘书检查督办工作程序的构成环节？（D）A．确定项目 B．检查督办 C．结果反馈 D．集体讨论通过 14．秘书部门的检查督办，能及时准确地（C）检查督办的情况，有助于领导及时掌握信息，采取行动。A．了解 B．报告 C．反馈 D．传达

15．沟通协调首先是（B）的职责范围，但大量工作往往由秘书或秘书部门完成。

A．秘书 B．领导人 C．相关业务人员 D．机关工作人员 16．沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织机能（D）的重要手段。

A．稳定性 B．协调性 C．有效性 D．整体性

17．在实际工作中，差异性越大，失调越严重，协调的难度（C）。A ．不变 B．适中 C．越大 D．越小

18．（A）主要是依据决策，对本单位人力、为了、物力、财力进行统一支配，平衡安排。

A．业务协调 B．内部关系协调 C．业务协调 D．事务协调 19．(D）是秘书沟通协调工作的首要特点。A．有效性 B．中介性 C．服务性 D． 附属性 20．（C）一般是领导人采用的协调方式。

A．渐变式协调B．突变式协调C．传达命令式D．协商式协调 21．秘书部门的调研，用时一般在（A）

A．十天左右 B．三个月左 C．半年左右 D．一年左右 22．下列说法中，不属于科学决策的一项是（D）A．一定要借助于“智囊团”的力量，发挥他们的辅助决策作用。B．一定要建立完整的决策系统和决策程序，不能随心所欲。C．一定要进行决策论证和可行性研究。D．一定要有丰富的实践经验作为先导。

23．下列有关秘书调研的说法中不正确的一项是（D）A．注重积累，减少调研的“量”，即减少重复调研或临时性调研的“量”。

B．科学决策的每个程序，都离不开秘书部门的调研。C．一般说来，秘书的调研总带有一定的专题性，泛泛调查难有结果。

D．秘书的调研是为领导决策服务的，不可能定出一个明确的目的和项目。

24．在对农村的调研中，首先应该了解的主要一项是（B）A 种子土壤肥料 B 现行农业政策 C 农业机械化 D 农村的多种经营

25．在调研的准备阶段，操作程序正确的一项是（C）A．明确目的，确定项目；掌握知识，收集资料；

组织力量，选配人员；制定计划，拟出提纲

B．制定计划，拟出提纲；明确目的，确定项目；

组织力量，选配人员；掌握知识，收集资料

C．明确目的，确定项目；掌握知识，收集资料；

制定计划，拟出提纲；组织力量，选配人员

D．制定计划，拟出提纲；明确目的，确定项目；

掌握知识，收集资料；组织力量，选配人员

26．下列调查方法不属于非普遍调查的一项是（B）

A．重点调查 B．个别调查 C．典型调查 D．综合调查

27．开调查会方式的优点是（A）

A．对象集中 B．保密性强 C．无时空限制 D．数据确切

28．下列选项中，不属于特尔斐方式特点的一项是（D）A．专家互不接触 B．反复反馈 C．函询形式 D．专家集体讨论

29．不属于收集书面材料的渠道的一项是（B）

A．互联网

B．出版公司

C．图书馆

D．档案库

30．某市政府要制定五年发展规划，宜采取的调查方法是（C）

A．典型调查 B．抽样调查

C．综合调查

D．重点调查

31．下列说法不正确的一项是（C）

A．在通常情况下，调查与研究是相互渗透的，呈交替、结合进行状态。

B．要对调查所得到的材料站在较高的角度去“俯视”，而不能“陷入”材料中拔不出来。

C．在分析研究中，调查者对手中的材料，不能进行加工制作，应保证其完整性。

D．在调查之前、调查之中和调查之后，都有分析研究穿插其中，随时思考，深化认识。

32．对分析研究要求做到“不唯上，不唯书，要唯实”，理解正确的一项是（D）

A．去掉上面的材料，去掉书上的材料，要实际材料。

B．不完全为了上级，不完全为了书本，要为了实际。

C．上级不是唯一的，书本不是唯一的，唯一是实际。

D.不一味地顺从上级，不迷信书本，而要实事求是。

33．分析研究要判断风险，理解有误的一项是（D）

A．不能解放思想，研究的方案就会保守落后。

B．不能正视现实，就会导致盲目蛮干。

C．既要解放思想，又要脚踏实地。

D．宁可保守一点，也不要冒风险。

34．对定性定量分析法理解正确的一项是（A）

A．专家调查法是定性分析，统计调查法是定量分析。

B．专家调查法是定量分析，统计调查法是定性分析。

C．专家调查法和统计调查法都是定性分析。

D．专家调查法和统计调查法都是定量分析。

35．下列不宜运用抽样调查方法的一项是（B）

A 民意测验 B 案件调查 C 物价调查 D 收视率调查 36．按会期分，会议可分为（D）和不定期会议。

A．集中会议 B.综合性会议 C.专题性会议 D.定期会议 37.按内容分，会议可分为（B）和专题会议。

A.集中会议 B.综合性会议

C.电话会议 D.分散会议

38．按召开方式分，会议可分为集中会议和（D）。

A.电话会议 B.内部会议 C.机密会议 D.定期会议

39、曹操当魏王时，设（D），其职责是“典尚书奏事”。A、秘书监 B、秘书省 C、秘书丞 D、秘书令 40、目前世界上发达国家的办公手段现代化已进入(C)阶段。A、起始 B、发展 C、完善 D、成熟

41、近来兴起的各级人民政府“电子政务”，更是秘书工作（B）的标志。

A、参谋职能化 B、管理科学化 C、办公自动化 D、办公手段现代化

42、（A）是领导活动的主体。

A、领导者 B、领导班子 C、作用客体 D、群众

43、（A）是一定集体或集团利益的代表者，对群众活动起着率领、引导、组织、指挥的作用。

A、领导者 B、领导班子 C、作用客体 D、群众

44、（A）指领导者领导社会各组织实现其目标所提出的确定意见。

A、领导意图 B、领导活动 C、领导班子 D、领导机关

45、从秘书工作本身的内容来看，秘书工作既有政务，又有事务，具有明显的（A）。

A、综合性 B、依附性 C、政策性 D、服务性

46、（C）的原则是秘书人员应具备的美德，也是处理好与领导关系的较关键的一条原则。

A、“职权划分，单向请示” B、“按规章制度办事” C、“不分亲疏，一视同仁” D、“通报情况，维护团结” 47.秘书应主动适应领导人的工作特点和生活习惯，这是在秘书方面贯彻（D）的具体体现。A、思想体系一致原则

B、知识互补原则 C、相互信任原则

D、相互适应原则

48、企业中的各类发票属于（B）信息。A、图像 B、数据

C、文字

D、语言

49、市场信息属于（C）信息。

A、图像 B、文字 C、动态 D、静态

50、过时的信息相对来说价值就小，甚至毫无价值，这一点体现了信息的（A）特征。

A、时效性

B、无限性

C、开发性

D、共享性

51、（C）是决策的依据，也是必要条件。A、决策者

B、决策对象 C、信息

D、文件

52、（A）是收集、获取信息的最基本方法。A、观察法

B、问卷法

C、协调法 D、询访法

53、信息的（C）是整个信息工作的最后核心。A、收集

B、储存

C、整理加工 D、利用

54、（D）是信息整理的最后步骤。A、筛选

B、校核

C、加工

D、编制

55、重要的信息资料一般采用(D)的方式传递。A、邮路传递 B、电信传递 C、新闻传递 D、直接送达

56、观察法最显著的特征是所获取的信息具有（D）的特征。

A、准确性

B、真实性

C、可行性

D、直接性

57、收集简单的、时间性强的信息，应采用（B）的方式为好。

A、面谈询访 B、电话询访 C、书面询访 D、以上都不对

58、再快的信息也有滞后性，因此秘书工作须把握（B）原则。

A、追踪原则 B、超前原则 C、选优原则 D、以上都不是

59、对信息材料修饰润色是属于信息整理的（C）程序。A、筛选

B、校核

C、加工

D、编制

60、决策的科学性的高低，取决于（A）的正确程序。A、决策机制 B、决策经验 C、决策条件 D、决策办法 61、决策是面向未来的，面临多种可能性，因此带有（D）的特征。

A、目的性

B、创造性

C、选择性

D、主观性 62、决策的核心要素是（C）。

A、决策机制 B、决策对象 C、决策者

D、决策结果 63、（B）是指被决定的问题，是决策的基础。A、决策机制 B、决策对象 C、决策者

D、决策结果 64、决策是人类社会特有的现象，是人类行为体系（B）中的一环。

A、单向循环 B、双向循环 C、横向循环 D、顺时针循环 65、狭义地讲，决策指（D）的决定。

A、秘书人员 B、公关人员 C、调研人员 D、领导者 66、决策方案的选择优化过程中，较为科学的选择方法是（A）。A、比较法

B、组合法

C、仿照法

D、推演法 67、秘书人员在决策中处于（C）的地位。A、主导

B、无

C、辅助

D、领导

68、秘书处于（A）部门，是领导的助手。A、中心枢纽 B、权力

C、协调

D、公关枢纽

二、多项选择题： 1．秘书部门处在组织的中心位置，因此成为（ABCD）的咽喉。

A．上情下达

B．下情上报

C．沟通左右

D．联系内外

2．秘书工作在领导活动中的（AC）作用有时是交叉或融合在一起的。

A.参谋 B．枢纽 C．助手

D．辅助协调

3、.秘书工作的“不管部”作用包括的内容有（ABCD）

A．围绕中心工作产生的任务。

B．临时发生的突击任务。

C．带全面性的任务或活动。

D．为领导服务的其他事项。4．下列属于上级信息的是（ABD）

A．党和国家的有关方针

B．有关的法令规定

C．所属范围内的重要工作进展情况 D．上级主管领导机关发布的指令性和法规性的公文

5．下列信息收集的渠道、方法中，属于根据获取信息的来源划分的是（CD）

A．媒体渠道

B．信息网络渠道 C．外部渠道 D．内部渠道 6．构成会议的要素有（AB）。

A.会议时间 B.会议议题 C.会议事件 D.会议结果

7．按规模分，会议可分为（CD）。

A.中央级 B.地方级 C.大型会议 D.中型会议 8．按功能分，会议可分为（BCD）。

A.专题性会议

B.信息交流会议

C.总结评比会议 D、研讨会 9．发会议通知的书面方式有（ABC）

A．请柬 B．信函 C．电话 D．报纸 10．小型座谈会中座位的摆法有（AB）

A．圆形 B．椭圆形 C．山字形 D．半圆形 11．确定会议场所的要求有（ABD）

A．大小适中 B．地点合适 C．人员集中 D．附属设备齐全

12、秘书工作的基本属性：（BCD）。

A、中介性 B、辅助性 C、政治性 D、服务性

13、秘书工作政治性主要体现在（BCD）A、辅助性 B、阶级性 C、政策性 D、机要性

14、领导活动的要素一般可概括为（ABD）。

A、领导者

B、被领导者 C、领导活动 D、作用客体

15、领导意图的产生是（ABCD）相结合的产物。A、马克思普遍原理与各项具体管理实践 B、上级指示与本组织的具体情况 C、领导与群众的智慧

D、管理活动规律与相关业务规律

16、秘书部门处在组织的中心位置，因此成为（ABCD）的咽喉。

A、上情下达 B、下情上报 C、沟通左右 D、联系左右

17、信息的主要特征（ABCD）。

A、开发性 B、共享性

C、无限性

D、时效性

18、秘书信息工作的基本要求有（ABCD)。A、准确

B、及时

C、全面

D、适用

19、信息成为信息资料的程序有（ABCD）阶段。A、筛选

B、校核

C、加工

D、编制 20、我国具体的信息传递途径有（ABCD）。

A、邮路传递 B、电信传递 C、新闻传递 D、直接送达

21、电信传递可以通过（ABCD）的方式传递。A、电话

B、网络

C、电报 D、电传

22、决策的基本特征有（ABCDE）。

A、目的性 B、创造性 C、选择性 D、边缘性 E、主观性

23、决策方案在实施过程中会出现主客观情况的变化，则追踪决策也相应有变化的是（ABD）A、重大修正 B、局部调整 C、全盘否定 D、改变原方案

24、秘书辅助决策的类型有（ABCD），A、服务性 B、协助式 C、协调式 D、总结式

25、科学决策的一般程序可分为（ABCD）几个阶段。A、确定目标 B、设计方案 C、评价选优 D、实施反馈

26、科学决策必须具备的要素有（ABCD）

A、决策机制 B、决策对象 C、决策者

D、决策结果

三、判断题（正确的打“√”，错误的打“×”）

1．为了维护公文的权威性并方便公文处理，国家规定了统一的公文格式。()2．为使上行文能及时得到处理应在文中多标注几个主送机关。()3．公文所具有的法定现实执行效用，是机关工作的唯一方式。()4．公文法定的权威性指对受文者产生强制性的影响。()5．不经签发者同意，任何人不能改动公文定稿的内容。()6．主题词的作用在于配合标题进一步简要而精当地揭示公文的内容。()7．公文是运用形象思维方式表达作者意见的文体。()8．联合行文时，有几个机关就应该标注几个发文字号.()9．公文的形成中间经过交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印，才能生效。()10．公文的成文日期是根据该稿完成的时间确定的。()11．与会者如果没有接到按规定应发的通知，可以对会议未按照法定程序办理提出诉讼()12．代表性会议一般是按照法定程序，定期召开的的会议.()13．小型茶话会应采用六角型或八角型布置。()14．粉红、橙色、黄色色调庄重、典雅。比较适合于严肃的工作会议。()15．会见、会谈时，一般主人在右，客人在左。()

16、在不同历史时期，“秘书”一词的含义是一样的。（）

17、领导者的行为、活动是随心所欲的。（）

18、参与决策是秘书的权力。（）

19、依附性在秘书活动中表现为服务性。（）

20、在社会主义市场经济体制下，民营企业，个体老板与秘书之间的关系是主辅关系。（）

21、领导意图是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心。（）

22、对于领导之间的分歧秘书应尽量予以缓和调解。（）

23、领导的层次越高，对信息综合性的广度要求也越高。（）

24、新闻发布会属于信息资料的单向传递。（）

25、在决策实施中，秘书是重要的协调者。（）

四、填空题：

1．决策这一环节，上面连者（），下面接着（）。

2．科学决策最核心的问题，就是（），以进行最正确的领导和管理。

3．决策方案的设计必须坚持（）原则，运用系统的观点，考虑到各种因素。

4．秘书在决策过程中，只能处于（）的地位，为决策者服务。

5、检查督办的目的在于解决实际问题，故其范围的界定应（），不宜过宽，也不应过窄。

6．检查督办为决策的正确贯彻起（）作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证。

7．检查督办起到克服官僚主义、提高（）的作用。

8．检查督办可以运用（）、（）、（）等手段，有效地克服官僚主义，从而促进组织运行的高效率。

9．所谓偏差，就是处在一定（）在运动中出现的偏离规定方向和运动轨道的现象。

10．行为差，比较多见的有（）和（）两种表现。

11．检查督办目的的明确性，有利于秘书部门确定检查督办的（）、（）和（），以便集中精力，及时准确地完成检查督办的任务。

12．程序法是检查督办最基本的方法，通常由（）、（）、（）三个环节构成。

13．沟通是信息的（），是手段，协调则是沟通的（），是结果。

14．协调就是使一系统内各相关的组织与个人的活动趋于（）与（）的一种控制，是一种行为。

15．所谓权益矛盾，主要是指各机构之间从（）、（）、（）角度所涉及的权利与义务之争。

16．秘书只是协调领导做好协调工作，必须在协调中努力体现（）。

17．协调工作就是要针对变化着的环境条件作重新达到（）。

18．协调的目的是组织整体的（），因此，它需要（）服从（）。

19．秘书的沟通协调工作，也就是一种（）的过程。

20．变通淡化矛盾的手段，实际上是矛盾双方自我失控后，秘书（）的协调。

21．公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在（）活动中，为行使法定职权 所制作的文件。

22．交拟的重点在交代（）上，即行文目的、对象和指导思想等方面，而不只是（）的要求。

23．议拟是公文形成的（）阶段，可分为三个步骤：领会领导意图、（）、拟写提纲。24．签发的权限，是指机关领导人签发文件的（）与（）。

25．公文的校对一般应经过（）、二校、三校和（）、看大样、签名付印、复查等程序。

26、秘书部门了解和掌握信息资料主要有两条途径，一是依靠（）；一是（）。

27、信息与情况的区别是：信息是事物运动状态的（）；情况是事物运动的（）。

28．在决策过程中，各级领导迫切需要解决的问题是变（）决策为（）决策。

29．在调查的准备阶段，首先要解决的问题是明确（），确定（）。

30．秘书的调查研究，主要有（）型调研和（）型调研两种。

31、一般说来，调查的方法可分为（）和（）两大类。

32．按照规定的（），对所有的调查对象进行全面调查，简称为（）。

33．问卷调查是以（）形式提出若干（）的问题来询问对象，让询问对象填写。

34．统计调查偏重于分析，其优点是使调查（）定量（）。

35．调查是研究的（），研究是调查的（）。

36．分析研究时，要把（）的坚定性与（）的灵活性结合起来。

37．在运用联系对比分析法时，通常用（）比较法肯定成绩，用（）比较法找出差距。

38．定性分析法也叫作（），主要是从分析对象的（）出发，研究其未来的变化。39．分析研究的过程，就是对材料去粗取精，（）、（）、由表及里。

五、问答题：

1、“有困难，找市长”与“有困难，找市场”各属于什么时期的领导活动？市长的作用能否完全被市场取代？为什么？

答： “有困难，找市长”属于计划经济时期的领导活动；“有困难，找市场”属于市场经济时期的领导活动。市长的作用不能完全被市场取代，因为市长作用的核心是决策，而市场作用的核心是控制，是领导活动的体现。

2、什么是信息处理？它包括哪几部分？

答：（1）信息处理是指对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和传递，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的制作改造过程。

（2）筛选；校核；加工；编制。

3、秘书和秘书部门在辅佐领导决策的过程中，怎样准确领会领导意图？

答： 秘书和秘书部门要善于领会领导意图，除正确理解领导的明确意见和指示外，主要靠秘书平时的积极思考，如“假若我是领导该怎样处理这个问题”、“领导平时处理这类问题主要采用什么方法“等，同时留心观察领导者的一言行，一举一动，仔细聆听领导者在会议上和非正式场合讲话中对某些问题的态度和看法，来领会领导的意图。秘书和秘书部门在辅助决策时要求领会领导意图，绝不是无原则地、盲目地去揣摩领导的心理，察言观色，见风使舵，按照领导的“口味”去出主意，提建议，这样的“参谋”有百害而无一益。秘书和秘书部门不应该迎合领导者片面的或错误的决断，为维护小集体利益而损害国家和人民的利益；更不能为了个人的私利而领导出“馊主意”，而应该成为领导的诤友，坚持党性原则，大公无私，这样才能正常、有效地发挥参谋作用。

4、简述我国秘书工作的发展趋势？（5分）

答：（1）参谋智能化趋势；（2）秘书工作管理科学化趋势；（3）办公手段现代化趋势；

5、简述秘书工作在领导活动中的作用？（5分）

答：（1）枢纽作用；（2）助手作用；（3）参谋作用；（4）辅助协调作用

（5）“不管部”作用；（6）“窗口”作用。

6、为什么说贯彻领导意图是秘书工作的核心？

答： 领导意图指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现目标所提出的确定意见。秘书人员是领导的助手和秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸，这就决定了秘书的职能活动要以领导意图为转移，其基点在于随时正确地领会掌握领导的工作意图，严格遵循、围绕领导工作意图，通过自己的调查研究、提供信息、参谋建议、撰写公文、协调处事、接待交往等职能活动，辅助领导工作，体现、贯彻领导意图。由此可见，贯彻领导意图是秘书工作的核心。

7、科学决策的一般程序是什么？（5分）

答：（1）调查研究、发现问题；（2）价值分析、确定目标；（3）判断推理、拟定方案；（4）风险预测、比较论证；（5）可行性分析、局部试行；（6）效用分析、追踪调查；（7）制定计划；普遍实施。

六、论述题：

1、秘书应如何与领导处好关系，这是每一个秘书从业人员十分关心并力求解决好的问题。试结合我国社会主义市场经济体制下，秘书与领导者关系的不同类型，谈谈你的看法。

答：（要点）

我国社会主义市场经济体制下，多种经济成分并存，秘书与领导者关系的类型归纳起来有：

（1）党政机关、国家企事业单位，领导与秘书的关系可归纳为以下三点：

 在组织上是上下级关系，秘书要遵守组织纪律，严格维护领导的权威，为领导提供各方面良好的服务。

 在工作上是同志关系，不是主仆关系，无贵贱之分，只有分工不同，都是为人民服务。因此，秘书与领导人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。

 在职能上是主辅关系，秘书协助领导工作，不能越俎代庖，但“寸有所长，尺有所短”，领导与秘书应当相互信任，相互支持，相互关心，相互补偿

（2）民营企业、个体老板与其秘书之间的关系是雇佣关系。在不违法违纪的前提下，秘书要绝对按经理、老板的意图办事。

2、秘书人员与具体的领导人应怎样相处？

答： 秘书如何处理好同具体领导人的关系，首先要明确秘书与领导人（指直接服务对象）之间是一种工作关系。这种工作关系，在职能上，秘书要为领导人服务，即做领导人工作上的助手和参谋，具体任务就是办文、办会和办其他的事；在组织上，秘书与领导人是上下级关系，领导人领导秘书，秘书执行领导人的指令。基于此，秘书与具体的领导人在相处时，应遵循以下四条原则：（1）思想体系一致的原则（2）知识互补的原则（3）相互信任的原则（4）相互适应的原则

七、案例分析题：

1、某公司王秘书从媒体上获知我国数处发生森林大火的信息，预测我国木材、纸张将大幅涨价，便建议公司大批购进纸张库存起来，不久公司赢利 10 万元。其后，他了解到在一次全国订货会上，传出机电产品从过去供不应求转到了供过于求的市场信息，于是建议公司加速销售库存机电产品，并对该类商品实行限购方针。此举使公司加速了资金周转，提高了经济效益。王秘书也被员工们称为“神算子”。

请结合秘书的信息工作对以上案例作出分析。

答：

信息是企业的命脉之一，这就要求企业秘书必须具有对信息的特殊敏感性，善于通过各种渠道发现有价值的信息，并能敏锐地掂量出它的重要意义，及时捕捉，向领导提供“预测性”信息。

以上案例中的王秘书之所以被员工们称为“神算子”，是因为他在实际工作中处处留心有价值的信息，并及时向公司提出建议，从而让信息产生了巨大的经济效益。

王秘书的这种对信息的超前预测，从秘书信息工作的特点来说，具有针对性和时效性；从秘书信息工作的原则来看，他把握了超前原则和选优原则；从秘书信息工作的基本要求来说，符合“准确、及时、适用”的要求。

2、7 月 6 日上午 9：00，乐乐商场的秘书小唐收到了一份来自西班牙国际商业杂志社寄来 的通知，内容是让乐乐商场派人去西班牙领取“国际优质服务和质量奖”。小唐迅速将此事报告了商场总经理吴名。吴名遂决定亲自去西班牙领奖，并让小唐负责安排筹措外汇、打点行装的事情。10：15，小唐又收到某公司送来的新款彩电样品，但该彩电的质量标准和有关技术指数却没有送来。针对此情况，小唐立即达电话向该公司索要了相关资料。11：00，一条“美国开发了用基因工程菌处理海上石油污染”的信息被送到了小唐的办公桌上。小唐觉得该信息对商场没多大意义，便没有保留。7 月 8 日上午，总经理吴名去西班牙领奖的准备工作已基本就绪。恰在此时，小唐又在《国际商报》上看到一条消息：西班牙国际杂志社是专门靠颁发优质服务和质量奖而牟利的，这种奖既无影响，也没有什么意义。她急忙向总经理报告了这 一消息，并建议取消去西班牙领奖的活动安排。建议最为总经理接纳，避免了不必要的经济损失。下午，小唐在另外一份报纸上看到一则《把假冒伪劣商品拒之门外，宜兴虹桥商场零售居全国前列》的信息，感触很深，遂根据本商场的实际情况，草拟了几点建议，并将这些建议送交给总经理吴名。三日后，吴名总经理作出决定，全面实施小唐秘书的建议。之后的几个月，商场的经济效益迅速好转。为此，吴名总经理当众嘉奖了小唐。

请问：

（1）在上述事例中，小唐遵循了哪几道信息整理的基本程序？

答：在上述事例中，小唐遵循了信息整理的筛选、校核、加工等基本程序。

（2）小唐在遵循这些基本程序的过程中，具体做了哪些信息整理工作？她为什么要这么做？

答：小唐在遵循这些基本程序的过程中，具体做的信息整理工作有：当小唐收到一份来自西班牙国际商业杂志社寄来的让乐乐商场派人去西班牙领取“国际优质服务和质量奖”的通知时，她迅速将此事报告了商场总经理吴名，因为小唐认为此信息与乐乐商场有关。

小唐又收到某公司送来的新款彩电样品，但该彩电的质量标准和有关技术指数却没有送来。针对此情况，小唐立即达电话向该公司索要了相关资料。当一条“美国开发了用基因工程菌处理海上石油污染”的信息被送到了小唐的办公桌上时，小唐觉得该信息对商场没多大意义，便没有保留，这实际上是小唐对信息的的筛选；当小唐又在《国际商报》上看到一条“西班牙国际杂志社是专门靠颁发优质服务和质量奖而牟利”的消息后，她急忙向总经理报告了这一消息，并建议取消去西班牙领奖的活动安排，此建议被总经理采纳，这是小唐对信息的价值进行了校核，从而避免了不必要的经济损失；小唐在另外一份报纸上看到一则《把假冒伪劣商品拒之门外，宜兴虹桥商场零售居全国前列》的信息时，认为很有价值，遂根据本商场的实际情况，草拟了几点建议，并将这些建议送交给总经理吴名，这是小唐对信息的加工。

（3）通过上述事例，请你谈一谈信息整理工作对企业的生存和发展具有怎样的重要意义？

答：通过上述事例，我们可以看出，信息整理工作对企业的生存和发展具有重要意义，信息整理工作做得好，能让企业及时把握好商机，获得巨大的经济效益；同时在关键时刻，还可以让企业减少一些不必要的损失。

3、一 张 纸 条

某年七月，洪峰多次袭击 C 市，该市从领导到群众都处于高度紧张、高度戒备状态。某日，防汛总指挥部的电话铃响了；长生桥附近的“巴耳垸”决口！接到报警，指挥部立即调兵遣将，奔赴现场。来到现场，只见大堤内的“子堤”被河水撕开一丈多宽的口子，决口处洪水垂直落差近三米。见到这种情形，指挥长焦急万分，赶紧指挥抢险队伍用草袋灌土堵口。但是装满土的草袋一丢进决口就被湍急的洪水冲走了；后来指挥长采纳一位老同志的建议，将装满大米的麻袋投入决口，想通过大米膨胀来堵住决口，也未奏效。眼看着一包包雪白的大米扔进水里，秘书小胡悄悄地塞给指挥长一张纸条，上面写着“该'巴耳垸'面积十五亩，去年早稻总产量八千四百多斤；该段大堤通过整治已达五十年一遇防洪工程标准。”看完这个纸条，指挥长立即下令：“停止堵口”。听到命令，大家愕然。指挥长才慢慢道了原委。原来，投入水中用来堵口的大米已远远超过该垸去年的早稻总产量，而且“巴耳垸”的决口并不会影响大堤的安危。事后，在抗洪抢险表彰大会上，胡秘书因参谋有方，得到了重奖。

答： 当秘书发现领导的决策出现偏差以后，如何处置？除了胡秘书的方式，还可设想出若干其他方式：

（1）直截了当地向领导进言，要求领导下达停止堵口的命令；

（2）按照层次管理的原则，由秘书向办公室负责人反映；

（3）作壁上观，认为秘书只管服务，决策是领导者的事，“翻船了我是拉纤的，起火了我是住店的”。三种方式，哪种恰当呢？

我们认为，上述处置方式均有不妥之处。

（1）方式一尽管出发点是好的，但超越了秘书的服务职能，干扰甚至包办了领导的决策，特别是在公众场合采用当场直言的激烈方式，领导者的威信将受到严重伤害，即使是正确的意见，也令人难以接受；

（2）方式二在一般情况下可以采取，但在抗洪抢险的紧急情况下，特别是当一包包大米无谓地扔到水中的时候，如果还是按部就班、逐级反映，则会贻误时机。

（3）方式三则是一种缺乏事业心和责任感的表现，没有很好地履行秘书参谋职能。秘书小胡采用递纸条介绍情况的做法是比较得体的：第一，及时地为领导决策提供情况，体现了秘书的服务职能；第二，提供的情况包含“停止堵口”的潜台词，体现了秘书的参谋取职能；第三，“停止堵口”的命令让指挥长下达，理由让指挥长向周围的人们说明，既维护了领导的尊严，又符合秘书工作从属性的特点，领导和秘书都不失其身份。

4、小孙从大学中文系毕业应聘到某机关担任秘书，自恃在大学时曾经在校刊上经常发表一些诗歌和散文，心里想在机关里写这些四平八稳的公文应该是一点不费力的事。一次，机关领导分配给小孙一项任务，写一份在某地农村实行退耕还林、发展果林经济的实施意见，并交代了机关领导对这一问题的指导性意见，还要求小孙到该地进行实地的调查。小孙接受了任务，花了一天的时间，到该地走马观花地看了一下，当地的农林负责人也向小孙吹嘘了本地多种经营的“成功经验”。回到机关之后，小孙就党和国家的农业政策、国内外的农林现状进行一番观照，富于激情地描绘了实行退耕还林后的美好图景，文章写得得心应手。可是，当领导将这篇文章看到一半，就提出了否定的意见，并要小孙回去后能看一看有关秘书公文写作的书籍，向有经验的“老秘书”请教，并作深入的调查，写出一篇有分量、有实际内容的实施意见来。小孙按领导的要求，认真地学习，虚心地请教，深入地调查，没过多久，一篇 8000 多字的实施意见获得了领导的审核通过。

（1）在这个案例中，小孙的第一稿为什么遭到领导的否定？

在第一稿中，小孙没有搞清公文写作与文学创作的区别。公文是一种特殊的文章，写作过程中，除了要遵循文章写作通则以外，还必须遵循一些特殊要求，如符合客观实际，实事求是，讲求实效；用语要严谨庄重，平实得体等。

（2）领导为什么还要小孙再去作一次调查？

第一次调查中，小孙只是走马观花地看了一下，并未了解到实际情况。这对公文的制作不仅没有好处，反而还有坏处，因为虚假不实的材料写进公文，会给工作带来误导。领导要求小孙深入调查，就是要了解实际情况，掌握第一手材料，为拟稿奠定基础。

5、小王是××区教育局办公室的文书，平时办事很得领导的信任，只是在公文写作上不太用心去考究，认为基层单位的行文，只要把意思表达清楚就可以了，大可不必去讲究公文的程式，结果常常在工作中出些小麻烦。一次，教育局为了深化教育改革，决定将局下属的校办企业管理科更名为校办工业公司，局领导要小王向上级拟写一份请示。小王是这样写的：

关于××区教育局校办企业管理科更名的请示报告

××区委、区政府、区经委：

经局务会议讨论通过，决定将局校办企业管理科更名为××区校办工业公司，原该科科长刘××同志任总经理。

以上请求如无不当，请即批复。

××区教育局

2005 年 5 月 15 日

这份请示送出之后，很快被退回。你能找出它的毛病吗？从中能得到什么启示？（1）这份请示至少有以下几个错误：标题的单位与事由杂糅；生造文种；多头主送；请示平级；结尾不合作者本意，表达有误。

（2）由该案例可以看出，即使是基层单位的文秘人员，也必须严格地遵循公文的办文规范。因为正确遵循公文的撰拟和规范地处理公文，有利于加强对公文的传递过程的控制，确保公文传递的快捷、准确、有效，有利于机关正常工作的开展，提高行政办事效率。

6、我们党历来重视调查研究工作，历代党的领导人都在不断地强调调查研究，并且以身作则。毛泽东同志早年就深入农村，了解农民的社会经济状况，积累了大量的革命经验，为领导中国革命奠定了基础；解放后，他非常重视秘书人员的调查研究工作，亲自向身边的秘书人员压担子、分任务，要求秘书人员到全国各地进行调查。他曾为秘书人员制定了五条守则，即一要保密，二要不摆架子，三要宣传，四要提高警惕，五要调查研究，说明了他对秘书人员进行调查研究工作的重视。邓小平、江泽民、胡锦涛等中央领导人也是非常重视机关工作人员的调查研究工作，并经常率领有关人员深入全国各地进行调查研究，了解人民群众的生活疾苦和各项政策的贯彻情况。在 2003 年的“非典”、2004 年初的“高致病性禽流感”流行期间，中央领导冒着生命危险，深入疫区进行调查研究，解决实际问题，鼓舞了广大人民群众和疫情作斗争的积极性。这些都可以从中看出，作为机关工作人员，尤其是党政机关的秘书人员，调查研究是一项非常重要的基础性工作，我们必须引起高度重视。

问题 1：毛泽东同志早年是这样进行调查研究的？提出了什么著名论断？

毛泽东同志在土地革命时期，深入江西农村进行社会调查，了解农民的社会经济状况，写下了《中国社会各阶层分析》等著作，并提出了“没有调查就没有发言权”的著名论断。

问题 2：在新时期，中央领导人在调查研究方面起了怎样的表率作用？

分析：在新时期，邓小平、江泽民、胡锦涛等中央领导人也是非常重视机关工作人员的调查研究工作，并经常率领有关人员深入全国各地进行调查研究，了解人民群众的生活疾苦和各项政策的贯彻情况。甚至冒着生命危险，到抗洪抢险第一线或深入疫区进行调查研究，了解情况，解决实际问题，也为制定党和政府的各项方针政策奠定了事实基础。

7、2005 年夏，安徽省合肥市在全市范围内掀起了一场拆除违章建设的热潮，引起了社会各界的关注。合肥市政府组织调查人员对该市市民、部分企业和政府部门进行了调查，结果表明，市民、企业和政府多持支持态度，并希望政府把拆违活动进行到底。调查人员对合肥城区 80 户居民进行了电话、街访调查，97%的市民知道合肥市的这次拆违工作，87%的被调查者表示会积极响应市政府的号召。在问及“这次拆违工作政府安排的进度是否合理”时，93%的被访市民认为比较合理；72%的市民建议拆违后要加大执法力度；17%的市民认为 搞好拆违前的宣传教育、说服引导很有必要；45%的市民认为监督员是巩固拆违成果的好方法。调查人员对该是 15 家企业的负责人进行了问卷调查。结果发现，所有的企业家都采取了积极响应的态度，在企业内部召开拆违动员大会，宣读市政府文件，做职工的思想教育工作。为了配合这次拆违行动，60%的企业已经自拆了各自的违章建筑。在调查中，各区政府、街道就怎样保持政策的连续性，今后更加规范搞好市政建设等问题，希望市政府通过调查研究，加强政策研究，尽快出台拆违细则，使今后的现代化大城市建设有章可循。

问题 1：调查人员采用了哪些调查方式？

分析：调查人员根据调查对象的不同，分别采取了不同的调查方式：对居民采用电话、街访的形式；对企业负责人则采用问卷调查的方式。

问题 2：主要采用了什么调查方法？

分析：主要采用重点调查的方法。在全市范围内，调查人员选取市民、企业和基层政府三个调查对象，都是与拆违工作有密切联系的重点，从他们的表述中所得到的信息，是能够较为准确地反映市民对拆违工作的态度，并为今后这项工作的可行性研究及新政出台打下基础。

8、一些秘书人员搞调研，连最基本的调查方式都不懂，有的先给农民群众讲一通大道理，有的“东一鎯头西一棒槌，还有的和农民聊些无关正题、无关紧要的话题，不知道从什么地方去引导农民讲真话、讲实话。结果，大道理把农民吓住了，问到什么话，回答都是”党的政策好啊“"感谢党！感谢政府”“好得很嘛” “那上级关心的很嘛”等等，听不到实话，得不到收获，所收集的都是一些廉价的“赞扬声”。你问不到点子上，农民也答不到点子上，你问人家家里几口人，人家就告诉你几口人，养了几只羊，就答几只羊，问话的人感到没趣，答的人也感到你无聊，甚至有些东拉西扯，再加上有的调查人员不会转移话题，访谈进入死胡同，这样当然收集不到什么好的材料了。还有的秘书在调查前不列提纲，不做调查准备，不阅读相关背景材料，在基层跑了几天，回来后发现还有些要用的东西没调查清楚。秘书人员应该学习和掌握调查研究的一般常识，如调查的重点是什么？目的是什么？怎样问话？怎样引导？怎样启发被调查对象说真话、说实话？凡此种种，都要靠秘书人员实地体察，摸索出一套调查研究的“绝活”来。

问题 1：秘书在调查访谈中，应当做到哪些？

分析：（1）应当有眼睛向下的虚心态度，与老百姓做朋友，拉近与访谈者的距离；（2）要有灵活的访谈技巧，引导对象说实话、说真话，提供有价值的材料。

问题 2：文秘人员如何做好调查前的准备工作？

分析：（1）明确目的，确定项目。（2）掌握相关知识，收集有关资料。

（3）制定计划，拟出提纲。

8、天地公司李经理要求公司张秘书将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据整理好，下班前交到经理办公室，明天开会使用。下班前一小时，张秘书将从杂志、网络、报纸上辛苦收集来的有关十大公司最近五年的所有信息都复印和打印好，把将近百页的材料摆到了李经理面前。李经理翻看后，生气地叫张秘书重做。

问：请你从信息的角度分析，李经理为什么会生气？张秘书应该怎样做好这项工作？

（1）张秘书的信息工作做得很好、很仔细，但他没有对收集的信息进行整理加工，只是把信息罗列简单地起来，内容多、数量大等，领导当然不满意。

（2）张秘书应该：首先，筛选信息；其次，要校核；接着进行加工；然后进行编制；最好是对所有信息按照一定的规律性制成图表，使人一目了然，便于利用。

．、

第三篇：秘书技能复习题

秘书技能

一、判断

（）1．正确的仪态包括正确的站姿态、走姿、气质和风度。

（）2．传真具有真实、便捷、可靠的特点。

（）3．风度总是伴随着礼仪。

（）4．不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。（）5．可以表示开放并友好往来的身体语言是体态语、动作语、手势语等。

（）6．立卷就是将办理完毕的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷。（）7．塑造自身的良好形象与重视心理素质修养无关。

（）8．宽松的倾听环境包括社会因素、人的心理、生理因素，但不包括自然条件因素。（）9．仪态是指人的举止行为的统称。

（）10．对未预约的来访者，也应热情友好地接待。

（）11.档案收集工作就是按要求装订成册，妥善存放。

（）12.案卷，是具有密切联系的若干文件的组合本，是档案的基本保管单位。（）13.办公用品的使用应做到保证重点。

（）14.秘书不做计算机管理工作，也就不一定要有信息处理的能力。

二、修改

1、文书标题：××制药公司解决生产名贵中成药所需藏红花来源的请示。

2、文书正文：以上请示无不妥，请批准。

3、文书标题：××机械厂关于报送1998-1999发展规划的情况 报告。

4、文书正文：为了维护正常的金融纪律，保证社会稳定，要立即停止少数地方乱集资的行为。

5、文书标题：××厂试制新产品向上级的请示报告

6、文书正文：加强计划管理，是能否搞好企业管理的一个大问题。

7、文书标题：××总公司组建×实业公司的请示报告.8、文书标题:××公司对非法倒卖建筑材料×××开除公职的通知

9、文书正文:简报的词语一定要简洁明了,切忌不要冗长另外罗嗦.10、文书正文：这种形式主义的做法，势必损害企业的发展，我们必须坚决加以反对。

11、文书正文：谁也不会否认，债转股是对国有企业改革的重大举措。

12、文书正文：同意你们的转产设想，望立即制定并抓紧此项计划。

13、文书正主席：如果不进行改革，很难达到切实改变目前存在的机构臃肿、办事效率低的状况。

14、文书正文：凡出售14、18、20、25英寸等彩色电视机，均按出厂价的5%的税率收税。

15、文书正文：各级领导要不断研究经济工作的发展目标，正确地分析和解决，推动经济工作向前发展。

16、文书标题：本我公司特型钢的生产工作，由于种种原因，全部未能完成。

17、文书标题：关于×大学接受×公司技术人员进修的通知。

18、文书正文：各单位要提高统计数据质量，抵制“以假谋私”作为治理整顿工作的重点。

19、文书标题：关于仓库火灾情况的请示报告。20、21、文书正文：我们企业有50多名中层干部，如果每人每月写1份合理化建议，就将近50多份。

22、文书正文：根据市场经济和社会发展的需要，大力开展了技术改造，完善了内部管理机制。

23、文书正文：近几年由于改革的不断深入，我公司广大员工，生产蒸蒸日上，年年超额完成生产计划。

24、文书正文：由于质检部门的严格把关，第三季度我公司产品的生产，减少了次品率。

25、文书正文：培训中心不仅要提高青年工人的操作能力，要指导他们养成良好的学习习惯和科学的学习方法。

三、拟写

1．根据通知的格式和写作要求，拟写一份会议通知。以XX总公司名义下发所属各公司：要求住会，会期三天；会议内容为人事制度改革问题。

2.××公司成立十周年之际，要召开庆祝大会，邀请公司技术顾问张××先生参加。请你代该公司拟写一份请柬。

3.×建筑公司拟于5月8日举行市图书馆的开工典礼准备邀请有关部门领导参加，请你代该建筑公司拟写一封邀请信。

要求：格式正确、标题完整，基本结构（除盖章外）完备、内容明确具体、文字通顺，以及标点符号使用正确规范。

四、情景分析

1.小李在机场接到客人后，征得其同意帮助客人提着行李，引导其乘车。他先把行李放入后备箱，接着，打开右前车门，请客人坐在司机旁并说：“坐这里视野好。”然后，自己坐到后右位。小李这样做有些不妥，请说出理由。

2.上司要到深圳出差，吩咐小李查一下当地的宾馆情况和飞机时刻表。小李在办公室中保存有最新版的旅行资料书籍，经过一番仔细查阅，他很快就找到了宾馆列表以及提供服务的信息，掌握了飞机起降的准确时间。小李迅速将这些信息告诉上司，得到了上司的称赞。

3.某报社记者在结束对你公司总经理的采访后，起身告辞，你作为秘书该怎样礼貌相送？（注意：告辞程序与要求）。

4.在日常工作中许多秘书可能经常会感到时间不够用，那么可以用哪些时间管理方法将工作安排得更有成效？

5.在秘书工作中，经常涉及到环境问题，而秘书小李则认为这不过是把接待室（会客室或办公室）收拾得整洁一些而已，他这种看法对吗？请说明理由。

6.秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？

第四篇：三级秘书资格模拟考试

卷册一:理论知识

（26～125题，共100道题，满分为100分）

一、单项选择题

（第26～第85题，每题1分，共60分。每小题只有一个最恰当的答案，请在答题卡上将所选答案的相应字母涂黑。）

26．在涉外商务活动中，选择的礼品应该（）。A、印上送礼单位的名称

B、包装讲究

C、贵重

D、初次见面就送上 27．评价会议成功与否，首先要（）。

A、分析确定影响会议效果的主要因素

B、设计会议效果评估表

C、汇总评估结果

D、对会议工作人员的表现进行评估

28．关于代位权行使的要件，不正确的表述是（）。

A、债权人与债务人之间有合法的债权债务存在B、债务人对第三人享有到期债权

C、债务人怠于行使其权利，并且比债务人怠于行使权利的行为有害于债权人的债权

D、债权人代位行使的范围是债务人的全部债权 29．下面对述职报告表述不准确的是（）。

A、述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价

B、述职报告的语言应通俗易懂，富有口语化

C、述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据

D、述职报告应该下发与会者讨论通过

30．写好市场调查报告的前提和基础是（）。

A、与客户作好协调和沟通工作

B、实事求是，态度端正

C、与各部门作好协调和沟通工作

D、作好深入的市场调查

31．确定公司会议时间不应考虑以下哪种人能够出席（）。

A、主要客户

B、上级主要领导

C、公司部门领导

D、全体正式代表 32．拟办意见要填写于（）。

A、空白纸张

B、文件空白处

C、文件传阅单

D、文件处理单 33．秘书要围绕工作中心，突出重点，根据（）来确定督查工作任务。

A、工作性质

B、上司的工作习惯和重视程度

C、工作计划

D、同级部门的要求 34．秘书与同级、同事的面谈属于（）。

A、平:行沟通

B、横向沟通

C、纵向协调

D、外部关系调整 35．文稿审核是文稿（）前的最后一道文字工序。A、签发

B、复核

C、缮印

D、分发 36．办公室工作指标体系应与（）相吻合。

A、组织文化

B、组织结构

C、领导的意图

D、员工的个人利益 37．在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容（）。

A、是否做到了层次清晰

B、是否与实际相符

C、是否偏离了会议的主题

D、是否进行了会商 38．进行会议总结的目的是（）。

A、建立评估体系

B、改进会议的组织与服务

C、应对公众舆论

D、给与会人员一个交代 39．开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作是（）。A、档案检索工作

B、档案查询工作

C、档案行政工作

D、档案利用工作

40．电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（）。

A、派出人员具体组织安排

B、配置视频设备

C、做好会议报到工作

D、提前做好会议书面信息的分发工作

59．某商场设有自动售报机，顾客只要按要求投入硬币，即可得到当天日报一份，此种成立买卖合同的形式为（）。A、书面形式

B、日头形式

C、推定形式

D、默示形式 60．会议中常见的突发事件不包括处理（）。

A、场地问题

B、设备问题

C、行为问题

D、营销问题 61．涉外交往中应邀参加晚宴（）。

A、女性不要化妆，也不要穿白天的工作装赴宴

B、女性要化妆，不要穿白天的工作装赴宴 C、男士可着便装或白天的工作装赴宴

D、男士可着西装或白天的工作装赴宴 62．在召开远程会议时，应首先考虑（）。

A、技术要求、保密要求

B、省时、省力

C、交通不便

D、互动性强 63．专题性计划应多采取（）写法。

A、表格式

B、文章式

C、文章式与表格式的纤合D、串联式

64．张勇的日工资是80元，2006年10月1日至7日，公司安排她在这7天加班且未安排补休。根据劳动法的规定，公司除应向张某支付每日80元工资外，还应支付（）加班费。

A、800元

B、560元

C、1120元

D、1360元 65．文章式计划的结构是（）。

A、标题＋正文＋尾部

B、前言＋主体＋结尾

C、标题＋称谓＋正文＋落款

D、开头＋主体＋结尾 66．办公室中适合的温度应该在（）。

A、16-20度

B、18-22度

C、20-25度

D、22-28度 67．拟办是为（）所作的准备工作。

A、批办

B、催办

C、发文

D、督查

68．迫于办公场所拥挤的压力，为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题，一些单位采用（）的工作模式。

A、弹性时间

B、在家工作

C、远程工作

D、虚拟办公室 69．承办是按照文件要求或领导批示，（）的工作。

A、提出办理意见

B、分析文件内容

C、研究文件精神

D、具体处理文件 70．公文最后一个抄送机关后应当（）。

A、标句号

B、标分号

C、标冒号

D、不标注标点符号

71．海尔集团的经营理念是“敬业报国，追求卓越”，这是企业文化中的（）。

A、精神层

B、物质层

C、制度层

D、行为层 72．交替工作模式的缺点是（）。

A、难以留住有特殊技能的工作人员

B、工作模式不灵活，不便激励员工 C、员工交流少，不能得到充分的信息

D、难以保证工作的连续性 73．为了达到会见和会谈的目的，应首先（）。

A、定好会见会谈的时间

B、充分了解双方的情况

C、布置好会谈室 D、准备会见和会谈资料 74．“××集团公司2000财务工作总结”，从总结的性质看，该总结的类型应属于（）。

A、综合性总结

B、专题性总结

C、部门总结

D、总结

75．办公场所一旦发生火灾，工作人员应立即疏散，下列不可通行的通道是（）。

A、楼梯

B、消防梯

C、电梯

D、安全梯 76．政府采购的管理机关是（）。

A、政府财政部门

B、政府物资部门

C、政府审计部门

D、政府商业部门 77．市工商局拟向市属各工商企业发布办理营业执照年检的公文，最适宜使用的文种是（）。

A、通知

B、通报

C、公告

D、通告 78．举办会议既要确保会议质量，又应遵循（）的原则。

A、扩大企业影响力

B、勤俭节约

C、服务社会

D、提高企业竞争力

A、执行“编辑”菜单中的“全选”命令

B、将光标置于页面左侧空自区域，当光标变为左倾空心箭头时，按住Ctrl键，单击文档 C、将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，三击鼠标左键 D、将光标置于页而左侧空自区域，当光标变为左倾空心箭头时，双击鼠标左键

97．下列对于公共关系调查表述正确的是（）。

A、公共关系调查研究的目的是确定问题

B、调查研究是制定公共关系活动方案的基础 C、公共关系调查是公共关系方案实施的需要

D、公共关系调查决定公共关系评估效果 98．下面关于传统预算法的描述，正确的是（）。

A、传统预算法核算比较简单，核算成木较低

B、传统预算法的前提是上的每项支出均为必要

C、传统预算法能够避免内部各种随意性费用的支出

D、传统预算法在安排项目的优先次序上存在着相当程度的主观性 99．在Windows中，要改变计算机的日期，下面叙述正确的是（）。

A、利用附件中的辅助工具，可以修改计算机的日期

B、在MS-DOS方式窗日中，输入DATE命令，可以修改计算机的日期 C、双击任务栏的时间指示器，可以修改计算机的日期

D、双击控制面板窗口中的日期／时间图标，可以修改计算机的日期 100．开放式办公室的特点是（）。

A、不设个人专用办公室

B、易于员工集中注意力

C、组合工作间的材料丰富多样

D、不设传统的首长座位

101．以幅度和范围为标准，可将办公室工作计划分为（）。

A、政策型计划

B、长期计划

C、短期计划

D、程序型计划 102．信息利用服务的特点是（）。

A、周期性

B、补充性

C、广泛性

D、指示性

103．一下列选项中，属于说明性新闻发布会内容的是（）。

A、澄清有关企业的负面信息

B、宣布有关企业的正面信息

C、发布有关企业的经营方针

D、说明企业产品质量问题 104．远程工作模式的人（）。

A、企业监督管理困难

B、需要企业投资工作设备

C、缺少同事间联系和团队活动

D、不属于企业的员工 105．下面属于公文的主体部分的是（）。

A、标题

B、主题词

C、签发人

D、土送机关

106．在制定计划表时，应明确工作进展的情况和出现的问题（），以确保计划的顺利实施。A、何时报告

B、采取何措施

C、向谁报告

D、变更何计划

107．工作流程应该不受（）结构的束缚，工作在其进行之处就地完成，而不应扩展至整个组织。A、功能性

B、阶段性

C、纪律性

D、组织性 108．下列项目中，属于办公设备建档内容的有（）。

A、设备的购买信息

B、设备的保修信息

C、设备的操作指南

D、设备的故障登记 109．下列标题拟写不恰当的是（）。

A、某某分公司请示

B、××市人民政府政府工作报告

C、请示

D、函

110．承办周期制度要求人们照章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以提升一企业的（）。

A、应变能力

B、形象

C、信誉

D、效率 111．电话督查适用于（）的督查事项。

A、内容比较重要

B、情况比较紧急

C、内容比较简单

D、时间比较集中 112．下列关于中央处理器的叙述，正确的是（）。

A、中央处理器简称CPU，主要由控制器和存储器组成

卷册二：技能操作

二、操作题

（第3、4题，每题15分，第5题20分，共50分）

（三）背景说明：你是民丰公司总经理秘书高叶，下面是总经理刘利需要你完成的任务。

便

条

高叶：

公司目前需要编制下一采购预算，请你介绍编制采购预算的一般程序。

总经理

刘利

2006年12月5日

（四）背景说明：你是华力公司行政经理秘书土鹏，下面是行政经理张平需要你完成的任务。

备忘录

至：秘书王鹏

自：行政经理苏明

主题：新产品展销定货会安全检查

公司定于2007年3月8日在××市会议中心举行新产品展销定货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防有关部门责令停产整顿。现在要求你接手这项工作，并请就检查的主要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。

行政经理

张平2007年3月10日

（五）根据下文提供的材料，请代京城公司拟写一份公文。要求：

1．按照公文正式格式撰制。

2．确定发文范围，正确使用文种。3．可适当填加内容使之完整。（材料〕

1．根据《实施工作目标督查考核暂行办法》，经检查考核和认真评选，培训中心、企划部、销售部、第四分公司被评为2006业绩突出部门。

2．为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2006政绩突出部门。

3．经公司董事办公会议决定，对上述4个部门卜以通报表彰，并分别奖励3万元。4．主送单位是各分公司、中心、部。5．附件是4个部门的先进事迹。6．发文时间为2007年1月20日

2．每答对1点给2分，答对10点即得满分。

3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

(二)请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应找出至少15处正误点．。

录像2参考答案及评分说明：（2007年5月第2题）参考答案：

1．电话用语规范（√）

2．出现问题，能够主动为其他同事承担责任（√）

3．有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务（√）

4．知道如何使用跟踪卡（√）

5．在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（×）6．对档案工作熟练，业务能力强（√）

7．知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面（√）

8．知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录（√）9．能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求（√）10．向领导汇报工作简洁、清楚（√）

11．知道制定大型活动要有应急方案（√）

12．在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案（×）

13．与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促（×）14．知道在网上发布内部会议信息（√）

15．会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节（×）

16．懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来（√）17．能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息（√）18．离开领导办公室时忘记关门（×）

19．能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾（√）20．能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们（√）21．喝咖啡的动作不合礼仪要求（×）

评分标准：

1．本题满分为30分

2．每答对1点给2分，答对15点即得满分。

3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

二、操作题

（第3、4题，每题15分，第5题20分，共50分）

（三）背景说明：你是民丰公司总经理秘书高叶，下面是总经理刘利需要你完成的任务。

便

条

高叶：

公司目前需要编制下一采购预算，请你介绍编制采购预算的一般程序。

安排。

6．保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7．检查的其他内容

二、应注意的问题（或原则）

1．全面周到，注重细节，逐项落实。2．眼见为实，实地检验。

评分标准：

1．本题满分15分。

2．第一大点”会务筹备情况检查的主要内容“，其中第一小点2分；其他各小点（2~7）每点1分，答出5点即可得满分，共10分。

3．第二大点”注意的问题“共5分。第一小点2分，第二小点3分。

4．备忘录格式正确3分。

5．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分但最多不超过2分。6．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

（五）根据下文提供的材料，请代京城公司拟写一份公文。要求：

1．按照公文正式格式撰制。2．确定发文范围，正确使用文种。3．可适当填加内容使之完整。（材料〕

1．根据《实施工作目标督查考核暂行办法》，经检查考核和认真评选，培训中心、企划部、销售部、第四分公司被评为2006业绩突出部门。

2．为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2006政绩突出部门。3．经公司董事办公会议决定，对上述4个部门卜以通报表彰，并分别奖励3万元。4主送单位是各分公司、中心、部。5．附件是4个部门的先进事迹。6．发文时间为2007年1月20日

参考答案及评分说明 参考答案：

京城公司关于表彰2001业绩突出部门的通报

各分公司、中心、部：

2001年是进入新世纪实施”十五“计划的起始之年。我公司各部门深入学习贯彻党的十五大及十五届五中、六中全会精神，团结奋斗，争创一流，顺利实现了”十五"计划的良好开局，为公司的进一步发展奠定了基础。为总结工作经验，表彰先进，加强自身建设，公司决定评选2001政绩突出部门。根据《实施工作目标督查考核暂行办法》，经检查考核和认真评选，培训中心．企划部．销售部．第四分公司被评为2001业绩突出部门。经公司董事办公会议决定，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元。

2002年是我公司发展史上具有重大意义的一年，各部门要与时俱进，扎实工作，以优异成绩完成2002年的工作计划。

附件：1．培训中心先进事迹

2．企划部先进事迹

3．销售部先进事迹

112-

第五篇：秘书资格技能答案

职业技能鉴定国家题库

秘书四级操作技能试卷

一、案例分析(第1题20分，第2题30分，共50分)

1.参考答案：

1.着装正确。（√）

2.能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（√）

3.没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。（×）

4.能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。（√）

5.能够与初萌一起整理会议室。（√）

6.能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（√）

7.能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。（√）

8.知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。（√）

9.在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。（√）

10.在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言）。（×）

11.能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。（√）

12.整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。（×）

13.在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。（√）

评分标准：

1.本题满分为20分

2.每答对1点给2分，答对10点即得满分。

3.如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

4.本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

2.参考答案：

1．秘书着装不符合规范（×）

2．接待台整洁有序（√）

3．文件夹有分类，能够将信函分类存放（√）

4．接待来访者不礼貌，没有抬头，目光注视，没有微笑，（×）

5．没有保密意识。在打合同时，客户来访，既不调整电脑页面，也未倒扣合同文本。（×）

6．对来访者说话不礼貌，用语不当（×）

5．单手接名片，不规范（×）

6．接过名片后没有拜读，对递出方不尊重（×）

7．有工作日志，能记录预约客人，能在接待中区分预约客和未预约客（√）

8．对未预约客人态度生硬，沟通能力不强（×）

9．有接待椅和茶具，但没有向来访者让座（×）

10．没有及时清理来访者的茶杯。（×）

10．已经接收李先生名片，还称呼“那位先生”，称呼语言不礼貌（×）

11．能够要求来访者作登记（√）

12．未能及时将登记所需的笔递给来访者，缺乏服务意识（×）

13．能够提醒来访者下次预约（√）

14．能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（√）

07GL10000000-30102010040001

15．能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（√）

16．知道准备好了多媒体和录音机、录音磁带。（√）

17．在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。（×）

18．遇到问题，越级请示，不注意与同事搞好团结（×）

19．在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。（√）

评分说明：

1、本题满分为30分；

2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分；

3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给2分，但最多给2分

二、操作题(第3题～第4题，每题15分，第5题20分，共50分)

3.答：

1．刻录机的主要性能指标

（1）数据传输速度

（2）缓存容量

（3）兼容性

2．刻录机使用注意事项

（1）安装时要注意散热

（2）保持清洁

（3）避免刻录机长时间工作

（4）刻盘过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件

（5）及时取出盘片

评分标准说明：

1．本题满分15分。

2.性能指标每点3分，共9分。使用注意事项每点2分，共6分，答对3点即可给满分。

3．每小点必须有进一步的解释与说明，如只答出小点标题，每点最多得1分。

4．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

4.答：

一、会议议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1．如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。

2．春节慰问老职工的费用额度问题。

3．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。

4．生产部主管人员调整问题。

5．研究总经理助理的人选问题。

第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。

总经理办公室 2007年1月30日

（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）

二、有关会议时间问题的建议

1．会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。

2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。

3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。

评分标准：

1．本题满分15分。

2．会议议程表的结构完整、事项安排顺序正确给7分，其中，标题与开头语正确2分，每项事项1分，共5分。

3．备注内容3分。其中第一项1分，2、3项1分，涉密事项1分。

4．第二大点5分。

1、2小点各2分，第3小点1分。

5．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。

6．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

5.答：

1．传阅方式

（1）阅览室阅文

（2）会议传达

（3）利用副本

（4）利用刊物公布文书

（5）利用现代化技术手段

2.传阅要求

（1）严格传阅范围

（2）不能阅文人之间随意传递

（3）合理安排传阅顺序

（4）履行传阅手续

（5）选择合适的阅文方式

评分标准：

1．本题满分20分。

2．每点2分。

3．若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过20分。

4．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。