秘书资格常识知识：秘书的人际艺术

第一篇：秘书资格常识知识：秘书的人际艺术

职业培训教育网为了帮助广大考生有效的备考秘书资格考试，更快捷的查找到秘书资格考试复习资料，特整理了秘书资格复习资料：秘书的人际艺术，希望对大家有所帮助。

(一)处理好人际关系的重要性

人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。

例如：在国外，工程结界得到报酬最高的人，往往不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可寻得具有这种专业技术能力的人，如果除有技术知识之外还善于交际，那个人的收入势必增高。

(二)处理好人际关系的关键--增强亲和性

“亲”主要是指亲情，体现为爱、关心、温暖、支持等;

“和”主要是指协调、和谐，体现在适度、合理上。

亲和性是指一个人在与别人交往时表现出的容易亲近别人、易被别人接受的一种能力和性格特征。一个人是否具有亲和性以及亲和性的大小蹬他的内在心理素质有很大的关系。

如何提高你的亲和性呢

1.经常面带微笑

2.提高自我表达的能力

3.经常赞美别人

4.与人为善，乐于助人

5.己所不欲，勿施与人

(三)与领导的关系

在秘书的工作交往中，同领导的人际关系最为密切，因此，同领导建立良好的关系，对秘书来说至观重要。

1.秘书与领导人际关系的特征

强制性

首属性

2.秘书与领导者关系的类型

互补型

诤友型

服从型

依赖型

抵触型

奴仆型

交换型

3.秘书对领导者的补偿作用

精力补偿

知识补偿

能力补偿

思维补偿

心理补偿

4.秘书处理与领导者个人关系的原则

正位

适人

合时

择地

善言

渐进

谦让

5.秘书处理与领导者群体的关系

第一，正确对待矛盾

第二，准确判断矛盾

第三，灵活处理矛盾

方法：沟通、折中、回避、中立

(四)秘书与同事的关系

秘书是领导与同事间的桥梁，他要将领导的指示下达给同时，又要将同事的意见反映给领导。因此，与同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。

1.了解同事

2.与同事打成一片

如何与同事愉快地相处?

(1)与同事合作。

(2)对同事一视同仁。

(3)注意并欣赏同事的优点.(4)关心同事。

(5)以正确态度对待同事的称赞、批评与嫉妒。

3.做好领导与同事之间的意见沟通工作

(五)与来访者的关系

所有的来访者都必须受到热情的接待，秘书必须有礼貌地对待他们，因为他们每个人对秘书所在单位的成功，都起着直接或间接的作用.1.欢迎来访者并记住对方的姓名

2.善于应付难以对付的来访者

3.把握和记者谈话的分寸

第二篇：秘书资格常识知识：秘书的人际艺术

职业培训教育网为了帮助广大考生有效的备考秘书资格考试，更快捷的查找到秘书资格考试复习资料，特整理了秘书资格复习资料：秘书的人际艺术，希望对大家有所帮助。

(一)处理好人际关系的重要性

人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。

例如：在国外，工程结界得到报酬最高的人，往往不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可寻得具有这种专业技术能力的人，如果除有技术知识之外还善于交际，那个人的收入势必增高。

(二)处理好人际关系的关键--增强亲和性

“亲”主要是指亲情，体现为爱、关心、温暖、支持等;

“和”主要是指协调、和谐，体现在适度、合理上。

亲和性是指一个人在与别人交往时表现出的容易亲近别人、易被别人接受的一种能力和性格特征。一个人是否具有亲和性以及亲和性的大小蹬他的内在心理素质有很大的关系。

如何提高你的亲和性呢

1.经常面带微笑

2.提高自我表达的能力

3.经常赞美别人

4.与人为善，乐于助人

5.己所不欲，勿施与人

(三)与领导的关系

在秘书的工作交往中，同领导的人际关系最为密切，因此，同领导建立良好的关系，对秘书来说至观重要。

1.秘书与领导人际关系的特征

强制性

首属性

2.秘书与领导者关系的类型

互补型

诤友型

服从型

依赖型

抵触型

奴仆型

交换型

3.秘书对领导者的补偿作用

精力补偿

知识补偿

能力补偿

思维补偿

心理补偿

4.秘书处理与领导者个人关系的原则

正位

适人

合时

择地

善言

渐进

谦让

5.秘书处理与领导者群体的关系

第一，正确对待矛盾

第二，准确判断矛盾

第三，灵活处理矛盾

方法：沟通、折中、回避、中立

(四)秘书与同事的关系

秘书是领导与同事间的桥梁，他要将领导的指示下达给同时，又要将同事的意见反映给领导。因此，与同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。

1.了解同事

2.与同事打成一片

第三篇：秘书考证常识

秘书考证常识：五类职业资格证书各有不同

秘书作为公司的“主管”，把一切安排得井井有条。各类企事业单位、政府机关都需要这类人才，因此秘书工作具有广泛的就业空间。同时，由于秘书职位接近中枢，可以接触学习更多的业务知识，加之与上层接触机会多，更易获得横向发展机会。国家秘书职业资格证书

该证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书，也是秘书行业的入门标准证书。此秘书资格证具有普遍认可性，一般公司和企事业单位的文秘招聘都以拥有此证书为基本标准。

适用人群：各类在校大学生，正在或准备从事办公室工作者均可报考此秘书证考试。

权威性：这是含金量较高的秘书资格认证。证件由国家社会和劳动保障部颁发，是在国内从事秘书职业的资格准入证明。

证书等级：国家职业资格五级、四级、三级和二级。

考试内容：采取情景录像测试和书面笔试模式。考核认证内容和等级将以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据，主要考核完成秘书职业功能和工作内容所必备的技能和知识要求，其中包括专业外语考核。

考试准备：文秘专业的学生一般准备3－4个月即可。考试中涉及的文书写作、公关礼仪、档案管理、办公自动化等内容，文秘专业的学生在日常学习中都有涉及。只要认真准备，通过比较容易。

颁证机构：国家劳动和社会保障部。

全国商务秘书（CBSC）资格证书

该证书是中国商业技师协会职业教育专业委员会根据国家文件设立的考试项目，旨在培养具有策划能力的复合型商务秘书人才。该认证重视商务技能的培养与考核，帮助考生提升文档管理、信息收集、整理、分析及商务活动策划等综合业务能力。

证书等级：初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书。

考试内容：分理论和技能两部分。根据各科目内容采用不同考试形式。专业理论含商务秘书理论与实务、商务电脑实务理论部分和商务英语，为闭卷笔试考试；商务电脑技能部分为上机考核。

颁证机构：中国商业技师协会。

伦敦工商会（LCCIEB）秘书证书

LCCIEB（英国伦敦工商总会考试局）是全球最大的职业技能证书发放机构之一。LCCIEB的证书适用于需继续进修的专业秘书，特别是去国外深造的学生，世界上许多大学都把LCCIEB证书列为入学条件之一。该认证目前在国内30多个省市设立了考试中心。

适用人群：所有LCCIEB考试均对外开放，在任何一个依照规定建立了注册中心的国家，任何国籍的考生都能参加考试。因此对于想出国工作的学生来说，这是一个不可多得的含金量又较高的资格认证。

权威性：LCCIEB是一家国际性的考试机构，在世界90个国家设有考试中心。它所颁发的证书和文凭在这些国家受到普遍承认。

由于LCCIEB是职业资格鉴定组织，因而其证书有“秘书工作绿卡”之称，其最大的用处就是增强就业竞争力，帮助证书持有者在国内外、特别是国外工作。考试等级：考试等级分为三级，国内目前开考的是二级和三级。

考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和文本产生（三级）。

考试准备：准备时间需一年左右，考试难度很大，对办公程序和速记要求较高，考生最好通过专门的培训来进行强化训练。

颁证机构：英国伦敦工商总会考试局。

剑桥办公室管理国际证书（剑桥秘书）

该证书由国家教育部考试中心中英中心从英国剑桥大学考试委员会引进，是按国际标准开发的秘书技术和职业培训课程。此证书为国际、国内双认证证书，除了可以满足学员就业需要，也可以满足从业人员提高技能的需要，是较高层次的秘书资格认证项目。目前全球有160个国家认可该资格证书。

适用人群：剑桥秘书证书考试共分初级、中级和高级三个级别，主要是依照学历不同的人群来划分层次：初级适用于高职、高专学生；中级适用于本科学历的学生；高级适用于本科以上学历的学生。

权威性：UCLES（英国剑桥大学考试委员会）是世界上著名的考试机构之一，剑桥大学考试委员会设计的职业证书考试已在世界上160多个国家开展，每年有600多万学员参加考试，具有相当高的权威。

证书等级：初级、中级、高级。

报考条件：中专以上学历在校生及从事办公室工作人员，具有一定的英语基础。考试内容：核心课程，如文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理；选修课程，如速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。考生可以根据考试级别任选考试模块。

考试准备：准备时间一般在半年左右，考试采用作业设计和实践考核等方法相结合，有几大模块，考试难度相对较大。

颁证机构：中国教育部考试中心、英国剑桥大学考试委员。

IAAP秘书资格证书

IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机构。作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力不可小觑，在业内被称为“博士级”的资格证书。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。

报考条件：高中以上学历，且具有6年秘书工龄。

考试内容：包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。

颁证机构：国际职业秘书协会。

第四篇：秘书资格复习题

秘

书

—国家职业资格培训（四级秘书）

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 导

语

1、办公室工作： 上情下达、下情上达，沟通上下、协调左右、联系内外。

是行政综合部门（参谋部、不管部），其主要职能是：联系、协调、沟通、服务。

2、秘书工作：参与政务、管理事务。

总体可概括为： 办会、办事、办文。

3、秘书人员素质：三能—能干、能写、能说

四勤—脑勤、手勤、眼勤、腿勤

第一章

会议管理

提要

学习内容主要是会前筹备、会中服务和会后总结三部分。通过本章学习使秘书人员明白在会议各阶段应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。

第一节

会前筹备

一、学会拟定会议议程、日程

（一）基础知识

1、会议议程

是为完成议题而作出的会议顺序计划，即会议要讨论、解决问题的统一安排。

第一节

会前筹备

（1）小型会议议程

主持人宣布开会，领导讲话（报告），会议发言讨论，会议总结，宣布散会。

（2）大、中型会议议程

开幕式，领导和来宾致词，领导作报告，分组讨论，大会发言，参观或其他活动，宣读决议，闭幕式。

2、会议日程

是根据会议议程每天作出的具体安排。它是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。第一节

会前筹备

3、议程和日程的作用

掌握会议的议题和进程，了解会议的计划和信息；是加强沟通的平台，是加强管理的工具。

（二）案例分析（见p2-3）

（三）工作程序

1、议程的制定

（1）会议目标和参加者

要明确会议的目的和出席会议者。

（2）安排各议程事项的时间

一是按照议题的 会前筹备

的重、急，轻、缓安排会序。二是将议题的预计处理时间标明。

（3）与会者要明确每一项议程

2、会议日程的编制

一是遵循惯例；二是灵活掌握；三是分清主次。

（四）注意事项

1、议程和日程的区别

议程是对会议要通过的文件，要解决的问题的概略安排。日程是会议在一定时间内的具体安排。

2、正确处理会议临时动议。会 前 筹 备

（五）相关链接—P7 议程、日程样式

二、掌握会议地点的备选

（一）基础知识

1、如何选会议地点

交通便利、规格相宜、会场及设备良好、价格合理适中

2、会议宾馆酒店的划分

星级、类型、功能、地点

（二）案例分析P11

（三）工作程序

按会议目的和规格选会场

会 前 筹 备

事前踩点比较

签订预约合同（订金）

（四）注意事项

一是注意收集会议场地的信息 ；二是要实地考察会议场地。

三、布置会场和安排座次

（一）基础知识

1、会场

徽标、会标、布局装饰

集中舒适、方便安全

2、座次

领导座次、会议代表座次、其他人员座次（如来宾座席、媒体记者、工作人员）

会 前 筹 备

（1）主席台座次。按职务的高低和选举的结果依次安排座次，职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。

（2）主持人座席。主持人有时需在前排边座就座，有时可按职务顺序就座。

（3）名签摆放。在每个座位的左侧放置领导或会议代表姓名台签。（水杯、面巾放在右侧）

（4）其他人员座次。

（二）相关链接 会 前 筹 备

1、会场布局类型。P18-19

2、会场座席的区划。

四、发布会议信息

1、会议信息主要内容。

（1）会议信息。会议报名的时间、地点，参会费用，会务联系人及电话，会议报道及议程、日程等；

（2）与会者的信息。出席人员姓名、单位、职务，往返时间及航班车次，参会材料等；

会 前 筹 备

（3）会议宣传报道及交流内容。新闻发布、媒体报道、交流材料、会议纪要、会议决议等。

五、会议食宿安排

1、会议的餐饮安排

（1）餐饮标准和预算。

（2）就餐方式。以自助为主，桌餐为辅。

（3）确定食谱、菜谱。

（4）会中的茶歇。高规格的会议要安排茶歇。会 前 筹 备

2、会议住宿安排

（1）原则：安全、舒适、便捷。

（2）提前制定住宿房间安排表（方案）。

（3）需要考虑的情况。价格标准、楼层朝向、领导和重要来宾、老弱妇幼、民族等。

六、邀请会议嘉宾

1、邀请原则：上级领导、相关客户、关系紧密者等。

（1）确定嘉宾名单。会 前 筹 备

（2）会前发正式邀请函。

（3）嘉宾人数的把握。

2、嘉宾的接待

（1）接待原则。对等接待，按接待规格“迎来送往”；热情周到，细致得体，有礼有度。

（2）接站。人员安排和车辆安排。

（3）具体接待工作。体现出嘉宾的规格和待遇。

七、会议的资料准备

1、会议资料

（1）会务资料。会务手册、接送站表、用餐表、分组讨论表、会务联系电话等 会 前 筹 备

（2）会议代表资料袋。会议指南、会议材料、分组名单、代表证、文具、用餐券等。

2、会议用品。会场设备检查、灯光电气、多媒体仪器等。

八、安排会议礼仪服务

1、会议通用礼仪：文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪

2、主持人礼仪、与会者礼仪、九、会议常用设备检查

全权委托会场提供方负责，保证设备、音响正常。

会 前 筹 备

小结

１、上情下达，下情上达，沟通左右，联系内外

２、脑勤、手勤、眼勤、腿勤

3、关键词：世事洞明皆学问，人情练达即文章

在生活中学会学习，在学习中学会生存

秘

书

—国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年3月

第二节

会中服务

会议过程中的服务：会议值班、接待新闻媒体、会议记录、收集意见建议、印发会议简报、会议合影等等。

一、会议值班

１、会议值班的内容

（１）电话记录。记录来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。

（２）接待记录。记录来访人员姓名、单位、事由。第二节

会中服务

（３）填写值班日记。综合前两项的内容记要点。（４）作好信息传递。重要事项要迅速报告。

２、案例分析 Ｐ４３

３、编制会议值班表

二、接待采访会议的新闻媒体

１、接待媒体采访的基本原则。客观、事实求是 第二节

会中服务

、会议内容的保密度的把握，做到内外有别、会议报道的主要提法和观点要报经领导审定、宣传口径，报道角度及内容，新闻稿要认真准备，主动配合。

２、接待采访的工作内容

（１）由秘书撰写新闻稿件，经领导审阅后，送媒体发表。

（２）邀请有关报社、电台、电视台记者到会采访、报道。第二节

会中服务

三、安排会议讨论、茶歇、代表合影等

１、安排好分组讨论，收集并反馈意见。

２、重要会议安排茶歇。

３、会中在恰当时间安排会议代表合影。

４、注意编制会议通讯录。

四、做好会议记录和简报工作

１、会议记录

会议记录的结构：标题+正文+尾部 第二节

会中服务

标题。常用的即是文种—会议记录；

另一种是会议名称+文种

正文。开头+主体+结尾

开头：会议名称、地点、主持人、参加人，出、缺席情况，记录人等。

主体：会议议题，发言人发言内容，会议决议，表决方式及结果。

结尾：会议结束，散会时间。

尾部。主持人、记录人签字。第二节

会中服务

２、会议简报

会议简报的内容。反映会议实际情况，交流会议经验，沟通会议信息。

会议简报结构：报头+报核+报尾

会议简报的标题应简明、准确、醒目、灵活。

其开头多用叙述式和结论式，主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精练。

小

结

小结

１、会中服务。值班、接待、会议记录

２、注重：沟通、联系、协调、服务

３、关键词：完善自我、超越自我第三节 会后落实

要点：

会后文件的收集、整理、立卷归档，会议纪要，会议经费的结算，会议决议的催办等。

一、会议文件资料收集整理

1、会议文件立卷归档范围

会议相关的正式文件资料。议程、日程和会议程序，出席、列席及分组名单，会议通知、电话记录等，领导报告（讲话）、会议记录、发言稿、简报、会议纪要等，会议总结、与会代表名册、通讯录、会议音像资料等。会后落实

2、会议文件立卷

收集资料，对资料进行甄别整理，分类归卷，案卷的编目归档。

二、会议纪要

1、会议纪要的编写

会议纪要

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料。是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成会议材料。

纪要的作用

一是对上汇报工作；二是对下指导工作。会后落实

（1）会议纪要的种类

办公会议纪要，工作会议纪要，协调会议纪要，研讨会议纪要等。

（2）会议纪要的内容

一是对会议情况的简述，如会议的目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题及会议成果；

二是对会议主要精神的阐述，这是会议纪要的主体部分。

（3）会议纪要的起草及要求 会后落实

会议纪要是会议的正式文件，内容要求简明扼要、观点鲜明、重点突出。

一是实事求是，注重实际；

二是集中概括，提炼归纳；

三是条理清晰，一目了然。

三、会议经费结算及方法

1、会议经费的结算

会议经费的结算依据是会前经费预算及开支预算。会议结束后，秘书和会务人员应按照领导审定的预算进行结算，超过预算指标，又无正当理由 会后落实

由的不予报销。

2、会议成本（核算）

会议成本主要指直接经费支出。

会议的直接费用=会场租用及布置费+设备租用费+邮电通讯费+培训费+交通参观费+食宿费+资料费+宣传公关费+纪念品+其他符合规定的支出费用（10项）

3、会议财务管理原则

一是遵守制度，严格手续；

二是量入为出，收支平衡；

三是精打细算，厉行节约。

会后落实

小结:

1、会后落实。会议文件的整理归档；

2、会议纪要。会议纪要的起草；

3、关键词：智商、情商、财商的培养与锻炼。秘

书

—国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年1月

第二章

事务管理

秘书“参与政务、管理事务”的职能主要是侧重体现在事务管理上。要系统了解四级秘书的日常性办公室事务工作的内容，能够熟练掌握办事的工作程序和操作技巧。

第一节

接

待

一、接待工作

1、接待规格。接待规格是从主陪人的角度提出来的。秘书要根据来访者的身份确定接待规格。

接待规格有三种：高、低、对等。第一节

接

待

（1）高规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要高的接待。

（2）低规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要低的接待。

（3）对等接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）相当的接待。这是最常用的接待规格。

2、接待规格的确定

接待规格一般是根据来宾的身份和来访的目的而定的。

第一节

接

待

秘书提出意见供领导参考，最终由领导确定接待规格。

要考虑的因素:一是双方的关系；二是突发情况影响原定的接待规格；三是参照以前接待的标准。注意三种接待规格灵活运用。

3、接待方案计划的主要内容

接待主要是：确定接待规格和相关陪同人员，安排活动日程，提出经费预算。

注意：主要领导和来宾的接待

第一节

接

待

4、接待计划

制订接待计划要包括以下内容：

主要陪同人员和工作人员。

住宿地点、标准、房间数量。

宴请地点、标准、人数。

会见及会谈地点、与会人员。

参观游览及活动安排、陪同车辆安排等。

接待工作要做到安全、保密，把握内外有别的“度”。

二、安排迎送来访的团体

1、用车礼仪

第一节

接

待

接待车辆种类：小车、商务车、中巴、大客车

乘小车礼仪

—P97

2、见面礼仪

迎候—握手—介绍—秘书及工作人员接行李—安排乘车

案例—P98

3、迎送团体的方式

迎接：一是主陪人到机场、车站迎接，以示重视；二是委派副职去迎接，主陪人在宾馆等候。第一节

接

待

送别：一是宴请送别。可在前一天晚上举行告别宴会或提前话别。二是委托副职前往送别。

三、安排来宾住宿、行程及交通

1、根据客人级别确定住宿、餐饮、用车标准。

2、预定住宿宾馆酒店，预定宴请酒店。

3、按照客人的要求制定活动计划、日程。

4、中、西餐用餐礼仪

四、安排来宾访问、活动 第一节

接

待

1、参观、访问、交流；

2、游览、观光、文娱活动；

3、购物、健身活动。

小结：

1、接待。规格、人员、计划、礼仪、预算

2、关键词：热情、细致、礼貌、周到。

第二节

办公环境管理

掌握布置办公室的方法，了解办公环境中的安全隐患，掌握排除隐患的措施。

一、办公室的布置

1、办公室种类的划分

一是按职能分为：行政、党务、业务、其他部门等办公室；

二是按分布形式分为：集中式、分散式等。

2、布置办公室的基本要求 第二节

办公环境管理

（1）光线充足、通风好，便于沟通联系；

（2）统一办公座椅及设备，公共办公用品；

（3）部门主管的位置在员工座位的最后面；

（4）办公区、接待区和休息区要分别安排。

3、办公室布置的原则

（1）有利於沟通

（2）便于监督

（3）营造和谐、团结、舒适的环境 第二节

办公环境管理

二、营造安全、健康的办公环境

1、安全隐患及检查的内容

（1）认真学习《劳动合同法》，了解工作单位规章制度，树立安全意识，保护自身合法权益。

（2）观察和掌握工作场所的安全隐患，并及时报告和排除。（3）掌握办公设备的保养维护方法，出现故障及时修理和排出。第二节

办公环境管理

（4）办公区域的常见的安全隐患

电路、水、火警、网络安全及其它设备故障等等。

小结

1、办公室布置

2、安全、舒适办公环境

关键词：细节决定成败

多为成功想办法，不为失败找理由 第三节

办公室日常事务管理

了解印章和介绍信管理，掌握值班工作、零用现金管理及报销手续，锻炼独立工作能力。

一、印、信的管理

1、印章

是印和章的合称。（公章、钢印、名章等）公章是单位对外行使权力的标志。

2、印章的作用

标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用

3、印章种类和管理

种类：正式印章、套印章、钢印、领导人名章、专用章等。第三节

办公室日常事务管理

印章的管理：

•专人负责。指定专职文秘人员管理使用印章，注意保管和使用登记。

•确保安全。要有专门的文件档案柜及印章盒存放印章，文件柜锁的钥匙由专人负责保管。•保持清洁。使用印章要注意使用方法，避免损坏，保持印章图案和印文的清晰。

4、介绍信

是公用文书信件。是用来介绍被派遣人员的姓名、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。第三节

办公室日常事务管理

5、介绍信的管理

专人负责—保管安全—严格手续

6、印章和介绍信的使用

（1）领导批准—办理签批手续—秘书人员严格执行印信使用的规章制度—有效监督

（2）公文用印只在文本落款处盖章—压年盖月；在带存根的公函和介绍信上要盖骑缝章、落款章。

（3）用印和开介绍信要办理登记手续，填写字迹要工整，用钢笔和毛笔书写。

第三节

办公室日常事务管理

二、安排值班工作（略）

三、管理零用现金并办理报销手续

1、理财能力的培养

秘书要熟悉并掌握信用卡、支票、汇款等业务方法。会办理公务活动、出差、旅行等支票、现金结算报销手续。

2、零用现金的管理

“小金库” ：凡违反国家财经法规及其他有关规定，侵占、节流国家和单位收入，未列入单位财务会计部门帐内或未纳入预算管理，私存私放的各种现金。第三节

办公室日常事务管理

•秘书人员要严格遵守办公程序和财务制度，不准自己或协助他人建立办公室的“小金库”。• 对零用现金、款项，秘书要进行使用登记，用后及时报销。

报销的票据要请领导批准签字。

• 案例（P135）

四、安排领导的差旅事务

1、公出、旅行

2、出国考察

第三节

办公室日常事务管理

五、领导临时交办的工作

1、临时事宜

2、临时交办适宜的范围

3、办事原则

4、注意事项

六、管理时间，提高效率（P154）

时间管理是指在同样的时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。

1、个人时间管理的技巧

用ABCD法则排出工作的优先等级，图2-4： 第三节

办公室日常事务管理

重要而紧迫工作，先做A。

重要而不急迫的工作，次之做B。

急而不重，再次之做C。

不重不急，暂不做D。

关键词：善于管理时间，提高工作效率。

七、办事的学问与技巧

秘书工作任务，“参与政务，管理事务”，即是当参谋，会办事。要做到会想事、会办事、办成事。

第三节

办公室日常事务管理

1、怎么样办好领导交办的事

• 办事要记住“三句话”（三要素）：

一是办什么事；二是什么时间完成；三是去哪、找谁办事等注意事项。

• 办事结果要“三比较”：两利相权取其重，两弊相权取其轻，利弊相权取其利。• 把握好办事“三形式”：办理单一事项；交叉办事；穿插办事。• 办完事向领导汇报“三注意”：不失真、不吹嘘、不邀功。

第三节

办公室日常事务管理 小结：

1、印信管理，专人负责

2、现金管理，遵守制度

3、时间管理，轻重缓急

4、事务管理，“三三三三”

关键词：认真准备、讲究方法、注重程序、提高效率、不急不燥。做老实人、说老实话、办老实事。

第四节 办公用品与设备的使用管理

了解办公用品订购、接收、管理的知识，掌握数码相机、扫描仪等的使用与保养。

一、订购、管理办公用品（略）

二、数码相机的使用

数码相机也称数字式相机，是光、机、电一体化技术的产物。

1、工作原理

数码相机的核心部件是CCD-图像传感器。它将光信号转化为模拟信号，再通过模数转换芯片转成数字信号，经压缩存入相机的硬盘卡，通过数据线传给计算机。CCD相当于传统相机的胶卷 第四节 办公用品与设备的使用管理

2、数码相机与光学相机的区别

数码相具有输出、即拍即显和声音记录功能。与传统相机相比，数码相机具有以下特点：

（1）感光不同。

（2）存储介质不同。

（3）图像质量不同。

（4）输入输出方式不同。

3、性能指标分析

（1）分辨率。分辨率越高图像质量越好。一般人物照200万像素即可；产品物体300万像素；专业摄影500万像素以上的相机。

（2）变焦。有光学变焦能力的镜头是好相机（3倍）

第四节 办公用品与设备的使用管理

（3）镜头。镜头的好坏控制着光圈大小，图像锐化好、色彩还原度好都取决于镜头取景能力。

（4）相当感光度。使用高感光度的相机拍摄光圈要小一点、或快门速度快一些；使用低感光度相机则相反。

（5）存储卡。当今的流行卡主要有：CF、MIC、SM、MS等。对于普通使用者选择128MB的或SM卡就可以。

（6）LCD显示屏。主要是取景、照片预览和菜单 第四节 办公用品与设备的使用管理

（7）连接方式。数码相机均使用USB接口来从相机下载照片，同时带有视频AV输出端子，以便在电视上欣赏照片。

（8）色彩位数。又称色彩深度。是用来表示颜色的二进制数的位数。它的值越高，表示的颜色越多，照片的图像越细腻、质量越好。一般普及相机色彩位数是16-24BIT,专业相机在24-36BIT。

（9）连续拍摄。数码相机在拍摄时，将光信号转为数码信号，并保存在存储介质上，每次需较长时间，所以拍摄速度不是很快。连续拍好。第四节 办公用品与设备的使用管理

4、实际操作。

拍照：从实际出发，选择相关设备，取景拍照。

数码相机与计算机连接：拍摄的照片必须由数据线导入到计算机中，才能作为图像素材通过应用软件进行处理。

编辑图片：常用的处理图片的软件是，Adobe

Photoshop和Adobe Photodeluxe，可以改变图片的色泽、亮度、清晰度等。

三、扫描仪的使用（略）

秘

书

—

国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 第五节

信息管理

熟悉信息收集、整理、传递、存储工作的内容，方法与要求，能够及时、准确地收集、筛选、校核、传递、存储信息。提高信息素养和能力。

一、信息的收集

1、信息的含义。信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。是物质一种存在方式。

2、信息的特征。客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性、无限性。

3、信息的种类 第五节

信息管理

按照不同的标准，可以将信息划分为以下类型：

（1）按性质分为

自然信息和社会信息。

（2）按表现形式分为

语言、文字、声像、计算机语言、微缩信息。

（3）按内容和社会领域分为

政治、经济、文化、教育、军事、科技、体育信息等。

（4）按稳定状态划分为

静态、动态信息

（5）按在秘书工作中的作用分为

预测、动态、反馈信息等。第五节

信息管理

4、信息工作程序

信息工作程序为：收集、整理、传递、存储、反馈和利用等六个环节。

5、信息收集的渠道

大众传媒、图书馆、互联网、商家和客户、贸易渠道、信息机构、社会关系等渠道。

二、信息的筛选

1、信息筛选的含义

是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断其价值，决定取舍。

第五节

信息管理

2、工作中常备的信息资料

办公室常备的资料有：工具书、参考书、通讯录、报纸期刊、文献资料。

3、筛选信息资料的方法

（1）关注标题。

（2）复印、剪裁。

（3）网上检索。

（4）做资料卡片（摘记卡片）。第五节

信息管理

4、筛选信息的程序

（1）看信息来源

（2）看信息的标题

（3）看正文

（4）最后决定信息的取舍

经过筛选的信息要分别处理。选中的信息分轻重缓急加工处理利用；暂时不用的，进行暂存备查。

三、信息的传递

1、信息传递的方向

内向和外向传递。

第五节

信息管理

2、信息传递的要素

（1）信源

即信息的来源。分为原生源和再生源。

（2）信道。是传递信息的通道。

（3）信宿。是信息传递的终点。也叫信息接受者。要使信息能被利用，必须有接受者（个体、群体）。

3、信息传递的方法

（1）语言传递。（2）文字传递。（3）电讯传递。（4）可视化辅助物传递。第五节

信息管理

四、信息的存储

小结：

1、信息管理

含义、种类、工作程序、收集

2、信息的筛选

常备资料、筛选方法、筛选

3、信息的传递

方向、要素、方法

关键词：开阔视野，提升信息素养和技能。

第三章

文书拟写与处理

有关公务文书、事务文书与商务文书的拟写。

公务文书如通知、报告、函；事务文书：简报、会议记录；商务文书：意向书、订货单、产品说明书等。重点：公务文书

第一节

文书拟写

一、批转转发性通知

1、批转转发性通知，批转、转发、印发公文的通知，统称为批转转发性通知。这种公文是复合体公文。

2、公文含义

狭义一般指“行政”性公文；广义指行政性公文和应用性公文。（如：计划、调查报告、规定、办法等）

第一节 文书拟写

3、批转转发性通知的3种类型

（1）批转通知。是批转下级机关公文的通知。其特点是上级机关采用了下级的公文，一批转的形式通知下级，关键在于“批”字。

（2）转发通知。是转发上级机关或不相隶属机关公文的通知。应在上级机关同意后，以“转发语”的形式通知下级机关。关键在于“转”字。

（3）印发通知。是印发本机关或本机关与其他机关联合制定公文的通知。是以“按语”形式通知下级机关，重点在于“公布”。第一节

文书拟写

4、通知的拟写

批转转发性通知的结构是：

标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期＋转发文件原文

标题

（1）批转通知、转发通知常常采用四元素标题：

批转、转发机关＋原发文机关 ＋事由 ＋文种

（见案例）

（2）印发通知一般采用三元素标题：

发文机关＋事由 ＋文种

主送机关

即受文办理单位，要求顶格书写。

正文

与事项性通知相比，批转通知、转发通知、印发通知的正文比较特殊，其结构是：

批语（转发语、按语）+转发（印发）＋（意义+ 执行要求）

第一节

文书拟写

落款

落款位于正文之下，成文日期上。

成文日期

成文日期通常置于落款下。

批转、转发、印发 文件原文

这类文件发原文位于成文日期下，其标题居中排布。

二、报告

1、报告，是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。

2、报告的特点

（1）汇报性。报告都是用来向上级机关汇报工作、反映情况的。拟写报告注意用“汇报工作”的语气。

第一节

文书拟写 语气。

（2）陈述性。此类公文在表达方式上，只能运用叙述和说明来陈述事项。

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

第一节

文书拟写

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

（3）答复询问报告。它是被动行文，须要针对上级来文询问的内容或交办的事项进行答复。第一节

文书拟写

4、报告的拟写

报告的结构是：标题＋主送机关＋正文+落款＋成文日期

标题采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

如《哈尔滨电大学生学习情况的报告》

主送机关

直接上级机关，负责受理报告的机关。主送机关只有一个。还有的机关需要送则采用抄送。

正文

其结构是：发文缘由＋报告事项＋结尾

第一节

文书拟写

5、报告与请示的区别

（1）性质要求不同。汇报工作、反映情况、答复询问用报告，报告机关不必等上级机关的答复；请示则是为了某一问题请求上级指示或批准的公文。请示机关必须要等待上级机关明确回复。

（2）行文实现不同。报告可以在事前、事后或工作进行中行文。而指示必须在事前行文。第一节

文书拟写

三、请示

1、请示，是向上级请求指示、批准的公文。

使用请示要慎重，凡属本机关职权范围内或上级机关以往政策中明确的问题，应不在请示之列。

2、请示的特点

（1）一文一事。请示行文必须一文一事，这就是说，向上级请示解决问题，要一事行一个请示文。

（2）请批对应。没有请示就没有批复。一请示，一批复。而报告是没有批复的。第一节

文书拟写

（3）事前行文。请适应在问题发生或处理前行文。不可事后行文，先斩后奏。

3、请示的类型

请示可分为两种：

（1）求示性请示。是请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示。

（2）求批性请示。是请求上级机关给予批准、认可的请示。

这第二种请示是大量的。主要是涉及机构变化、人事任免、项目安排、财务等问题。第一节

文书拟写

4、示例分析—P241

5、请示的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期＋附注

标题一般采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

请示不能写单元素标题，以《请示》作为公文标题的写法是错误的。

正文的结构是：发文缘由＋请示事项＋结尾

开头 要说明请示的意义和根据；

事项 是正文的核心，请示事项应具有可行性和可操作性

结尾 “当否，请批示”、“妥否，请批复”等。第一节

文书拟写

四、问答函

1、函的概念

是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复。

2、函的类型

询问函、答复函两种。

3、示例分析

P246 例1、2

4、函的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期

标题有两种形式:

发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 第一节

文书拟写

正文结构是：发文缘由＋事项 ＋尾语

尾语

询问函尾语常用：“请速回复”、“请予复函”

答复函尾语常用：“此复”、“特此函复”

五、简报

1、简报的概念

是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反应情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“摘报”、“简讯”、“内部参考”等。

2、见报的特点

第一节

文书拟写

一是简明扼要。即内容集中、用途明确、篇幅简短、文字精练；

二是快捷迅速。讲究时效性，便于有关部门及时作出判断，指导工作。

三是内容新鲜。报道新情况、宣传新典型、提供新信息、表达新观点。

四是真实准确。内容真实可靠，准确无误。

3、类型

工作简报、会议简报、动态简报

4、示例分析

P251—

第一节

文书拟写

5、简报拟写要点

其结构是：报头＋报核＋报尾

（1）报头 它设在第一页的上方约占1/3的位置，下边用横线与正文隔开。包头包括以下内容：

简报名称、秘密等级、期号、编印单位、日期

（2）报核 即简报中间部分。结构是：

（按语）＋标题＋导语＋主体＋结尾

注意：文字简练、内容真实、针对性强、一事一报

六、意向书

P253略

小结：常用公务、事务文书5种。商务文书略。

1、批转转发性通知—批转下级文，转发上级文

2、报告—下级向上级汇报

3、请示—下级向上级请示

4、问答函—不相隶属机关就工作问题

5、简报—是汇报工作、交流经验、反映情况的事务文书

关键词：终身学习、开放式学习、创新性学习、网络化学习；

勤学、多写、善思

第二节

收发文处理

了解文书缮印、校对、传阅工作的内容和要求，能够高效率、高质量地缮印、校对、传阅文件。

一、缮印文件

（一）相关知识

1、含义

缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

2、文书缮印的要求

文字准确工整

符合文件标准

装订整洁牢固

底稿保存

注意保密 收发文处理

（二）工作程序

1、确定印制文书，不得擅自改动。

2、确定印制格式，注意字体大小。

3、打字、打印、复印、装订。

4、做好文件交接。

二、校对文书

（一）相关文书

1、含义

校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。收发文处理

2、校对的内容

（1）校订清样的错字、漏字、多字。

（2）规范文件的字体、字号。

（3）检查版式、标题、页码，行、字距。

（4）检查引文、人名、地名、数据等是否准确。

（5）检查版式是否与稳重格式统一。

3、校对的要求

（1）认真仔细，一丝不苟。收发文处理

（2）正确使用校对符号。

（3）一般要进行三个校次（1、2、3校）。

（二）工作程序

1、准备好原稿和校样。

2、选定校对方案。如：看校、读校、对校等。

3、核对校正。

三、用印—见第二章第三节内容

四、传阅文书 收发文处理

（一）相关知识

1、传阅的含义

在工作职责范围内传递阅读文件。

2、传阅要求

（1）迅速、准确送达阅文人。（2）传阅要分轻重缓急。（3）穿越顺序从管理层到一般人员。

（二）工作程序

第五篇：秘书常识

秘书常识：如何掌握速记技能

“会速记的人不一定是秘书，而秘书人员却应该掌握速记技术。很多国家的秘书工作是速记工作的同义语，有„速记秘书‟这个特定的职称。凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术。速记被列为秘书考试的内容之一，是作为秘书人员的录用或晋升的一个标准。”（《秘书职业技能培训鉴定教材·第四章速记基础知识》）由此可见，把速记作为秘书人员应该掌握的技能列为职业资格技能考试鉴定的内容，说明国家的有关方面已经重视速记在秘书工作中的作用。因此，国家劳动与社会保障部制定的《秘书职业技能标准》对初级秘书、中级秘书、高级秘书在“速记知识”方面提出了不同的要求。要求初级秘书“熟悉汉字快速记录与速记的基本原理与方法”，中级秘书“熟练速记与汉字快速记录法的知识”，高级秘书“掌握速记符号略写法的创制规则及应用常识”。初级的只是“熟悉”汉字快速记录与速记的“基本原理与方法”；中级的则进一步要求“熟悉速记与汉字快速记录法”在“法”上“熟悉”其“知识”；高级秘书则不能只停留在“熟悉”其“汉字快速记录法”与一般“速记知识”，而要求“掌握速记符号略写法的创制规则及应用知识”，强调的是掌握规则会“创制”并能“应用”，让秘书人员在学习速记知识基础上，结合实际工作需要去创制一些常用词、语、句的略写法。

然而，从近几年的几次全国秘书职业技能鉴定考试试卷内容来看，“秘书技能”方面考核鉴定根本就没有有关“速记技能”的内容。

不论初级还是中级、高级，对速记这门“实用性很强的技术”，只是让秘书“了解”点速记知识，并没有要求“掌握”有关速记的应用“技术”，而且每道题仅为1分，速记题分数最多仅占知识卷总分的4%。所以在历次鉴定考试中，不少参加考试的秘书人员对速记部分都不去理睬它，认为丢速记分不在乎，影响不了大局。这显然与“凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术”的要求是相悖的，有违于秘书职业技能素质的初衷。秘书到底应该不应该掌握速记技能，退一步说，应该不应该掌握汉字快速记录的一些方法，这是亟待解决的观念上的问题。据美国《职称辞典》对“秘书”一词的正确含义，是指工作水平高超、能贯彻执行下列活动的人：“

（一）全面处理机关或公司的行政工作，以减轻政府官员或公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作；

（二）能运用速记记录口述；

（三）能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字；……”可见，作为秘书人员对于会速记和速记技能的掌握是不可或缺的。

建议重视速记技能鉴定考试，不仅要适当增加速记知识的考核比例，还应该有速记技能考试的内容，如同考核计算机运用能力那样必须在规定时间里听写一段不少于2000字的速记记录（哪怕就是使用汉字“汉字快速记录法”），从而考查应考的秘书人员与秘书工作相关的速记技能的实际能力水平，与秘书职业技能标准相一致。