秘书常识：秘书的知识结构

第一篇：秘书常识：秘书的知识结构

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合。

1、基础知识

秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次。

2、专业知识

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。

3、行业知识

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

4、相关知识

这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。有些知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作。

第二篇：秘书的知识结构秘书必备3篇

秘书的知识结构秘书必备3篇

于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。本文是秘书的知识结构，欢迎阅读。

秘书的知识结构一：

一、基础知识

秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

1.科学文化知识

基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2.马列主义理论知识

哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3.政策法规知识

这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识

专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三 相关知识

秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。心理学知识。

四 社会知识

国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识，国情，民情，民俗，民风等。

秘书的知识结构二：

为公司领导服务，是秘书的一大职责。“好秘书当半个家”，做经理的如果有一个得力的秘书是一大幸福。

做经理的人最需要的是处理公司内最重要的事情和花大量的时间去思考的问题。然而如何保证经理把他所有的时间用在重要的事情而不是琐碎的事情和有足够的时间去思考，秘书工作的好坏是非常重要的。秘书要善于了解什么事情是必须要经理来处理的，而什么事情需要转到其他人去处理;脑筋要灵活，善于团结而不可以趾高气扬，这样才能得到公司同事的工作配合;秘书要举止得体并善于公关，因为在外面秘书经常是经理的半个脸面;要心细并且有吃苦精神，因为秘书的工作做好了通常是应该的，而做坏了往往会造成大错。

对内，好的秘书是经理与员工之间的一座桥梁，做得不好秘书会是经理和员工之间的一堵墙。正确、及时、适时地反映公司内部存在的问题，员工的要求等等是做秘书的责任。如果秘书不是正常沟通，而是东家长西家短，搬弄是非，公司就非乱不可。这种情况并不少见。对外，秘书是经理的代表，外部事务处理得当，可以给经理增添机会和光彩，做得不好，丢脸吃苦果的是经理。因此经理和秘书之间保持良好的沟通非常重要。

秘书的知识结构三：

随着社会的发展,经济的繁荣,对外贸易的往来,各种社会关系的多样化,复杂化,秘书工作的具体内容可以概括为辅助领导管理,提供综合服务.它是上呈下达,联络各方,参与政务.管理事务的一项重要工作,是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分.现代的秘书工作,对秘书工作人员的文化素养,领导能力,社会交际,智谋,口才,写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高.所以,秘书工作人员必须循序渐进,不断学习,增强和深化知识,建立和完善应具备的知识结构,提高综合素质,以适应秘书工作日益发展这一要求和需要.二、知识结构那什么是知识结构呢?

1.知识结构的含义知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

2.秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

(1)基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法，市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用，公文研究中的模型方法，等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，企业秘书也都不能忽视。如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。另一方面是历史中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，企业秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成有大致了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。

哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，企业秘书才能树立正确的观念，从而正确的摆正自己的位置。可见，哲学理论不但对企业秘书非常重要，对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。

企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内;熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动;密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。

(2)秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

专业基础知识。秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括：秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制;秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论;秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求;古今中外秘书工作的发展史;秘书学其它相关学科的关系;秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，企业秘书必须掌握秘书学。

写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。他们不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要，可以说写作学在秘书专业的基础知识中占有很大的份量。古今中外大凡优秀的秘书工作者一般都具有较高的书面表达能力。

信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。企业秘书人员的信息意识包含要素有：信息需求目的意识、信息内容意识、信息源意识、信息渠道意识、信息服务项目意识、信息质量意识和信息障碍认知意识。与此同时，企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。

除了以上专业知识外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是企业秘书人员的知识结构中不可缺少的。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。主要内容包括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求;文书工作的规律、原则、制度和方法;文书和文书工作的产生、发展，中外文书史;文书处理的现代化手段等。可见，从中可以学到文书的管理方法、处理方法等，具有很强的实践功能。而档案学则专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用，对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式，以提高思辨能力、逻辑水平的知识。要求企业秘书人员掌握逻辑学，不但要求他们学会运用逻辑表达，还要求他们学会用逻辑去思考。速记是一种快速记录的方式，秘书人员能通过这种方式提高工作效率。

行业专业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能“一俊遮百丑”，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书，行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点，企业秘书必须加以重视。

(3)多样的辅助知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

三、新世纪秘书还应建构的知识结构

新世纪的到来,特别WTO的加入,使中国与世界的距离缩短了，但也明显暴露了我们方方面面的差距,所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。这种形势，也给秘书工作带来了新的挑战，也带来了新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构，拾遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。我认为，在新世纪，秘书除了具备上述知识外，还应具备以下几个方面的知识。

1.熟练掌握英语语言方面，英语将成为必备工具。随着改革开放的深入，国内外的交流日益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以，在英语方面，不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。

2.熟悉电脑操作和办公自动化设备使用新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。

3.熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识新世纪，秘书可能要经常地同外国宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地交往，才能彼此沟通。

4.熟练掌握涉外法律知识在新世纪,进行对外经济贸易活动,签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。它对双方的权利和义务均有具体规定和要求,并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识，无论是合同的内容订得不完备、条款不具体，或是经济责任不明确，都会影响合同的履行，从而造成企事业单位甚至国家应有的损失。

5.会驾驶新世纪，新世纪的秘书要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机刚有事出去，加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶，就刚好派上用场，可以使事件顺利得到解决。

四、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性

现代社会是知识密集的社会，新世纪——21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中处处需要知识，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。一般说来，知识结构越完善，能力便越强;知识结构越单一，能力则越弱，二者成正比。所以，知识与能力是分不开的。新世纪秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深，这就需要秘书是具有广博知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有新时代的知识结构，才能更好地发挥他们办文、办事、办会的能力，如在其间用到的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘书只有拥有一定的知识结构，才能使能力发挥得淋漓尽致，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”。例如，一个21世纪的秘书，他还只拥有过去的那一套老的知识结构，只会写写抄抄，只会动手不动脑，那我想他很快就会被这个新世纪所淘汰。过去不懂法律和经济，不具备外语能力和计算机操作技能，照样可以当好秘书。而在今天，如果不具备这些知识与能力，就想当好秘书是很难的。即使你取得秘书资格，也只不过是“滥竽充数”、“中看不中用”而已。秘书拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的能力，但最终目的也是为秘书工作而服务，从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。

五、结语

随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也有所变化，秘书的职能在不断扩大和更新。现代企业秘书应不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善。要把握好企业秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三化”(即规范化、制度化、科学化)和“四个转变”(即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务)，并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给秘书这一行业。

1.知识结构的含义知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

2.秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

(1)广博、扎实的基础知识基础知识是秘书知识结构中的根基。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括以下几类：政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题。文化基础类。如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理等。这是从事秘书工作最起码的知识。培根也说过：历史使人明智;诗歌使人灵秀;数学使人周密;自然哲学使人深刻;伦理使人庄重;逻辑学使人善辩。而这些我们上小学、初中乃至高中时就已学了这些基本方面的知识。当然，我们还需要不断更新、扩展这些知识。法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策;二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

(2)精深的专业知识专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容内应掌握的知识。可分为秘书学科专业知识和秘书所在部门的业务知识。秘书学科专业知识。这部分知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。这部分知识主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学以及现代通信知识、办公自动化知识等等。只有精通并能熟练运用秘书学科专业知识，才能成为合格的秘书人才。秘书所在部门的业务知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使自己工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋与助手。

(3)多样的辅助知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

三、新世纪秘书还应建构的知识结构新世纪的到来,特别WTO的加入,使中国与世界的距离缩短了，但也明显暴露了我们方方面面的差距,所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。这种形势，也给秘书工作带来了新的挑战，也带来了新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构，拾遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。我认为，在新世纪，秘书除了具备上述知识外，还应具备以下几个方面的知识。

1.熟练掌握英语语言方面，英语将成为必备工具。随着改革开放的深入，国内外的交流日益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以，在英语方面，不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。

2.熟悉电脑操作和办公自动化设备使用新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。

3.熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识新世纪，秘书可能要经常地同外国宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地交往，才能彼此沟通。比如握手就很有讲究。握手是多数国家的人在相互见面和离别时的必要礼节，但也要根据不同对象采取不同的握手方式。对关系亲近的人可以边握手边问候，甚至可以长时间地握在一起;对一般的客人则只握一下即可，不必用力;年轻人对年长者，身份低的人对身份高的人则应稍稍欠身，双手握住对方的手，以示尊敬，男人与妇女握手时只要握一下女方的手指。日本人见面后是行鞠躬礼，东南亚佛教国家是双手合十致意。对各国的禁忌也要了解。在伊斯兰国家穆斯林不吃猪肉，也忌讳谈猪;与东南亚国家客人相见时，不要跷“二郎腿”，如果鞋底朝向对方，这是不礼貌的表示等等。各国文化及相应的礼仪，秘书必须了解和熟悉，并在与各种外宾接触中表现为行为，这才能让对方感到你对他友好和尊敬，从而增进友谊;如果在交往中不注意这些礼仪习俗，可能造成误会，甚至引起矛盾，从而造成工作上的麻烦。

4.熟练掌握涉外法律知识在新世纪,进行对外经济贸易活动,签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。它对双方的权利和义务均有具体规定和要求,并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识，无论是合同的内容订得不完备、条款不具体，或是经济责任不明确，都会影响合同的履行，从而造成企事业单位甚至国家应有的损失。例如，我国甲公司与外国乙公司签订的造船买卖合同，规定我方如果延期交船超过30天，每天扣减价格5000美元，如超过100天，外商即可解除合同，并应加息偿还所预付的价款。但对外商延期付款却没有规定违约罚款，如给我方造成损失，我方仅保留索赔权，但没有规定外方的赔偿责任。合同还规定我方要为履行合同的经济责任提供银行担保，而外方是否履行合同，却没有提供担保。这些规定，显然不符合平等互利和权利义务对等这一签订涉外合同的基本原则。因此，新世纪的秘书要当好领导的参谋与助手，必须熟练掌握涉外法律知识。既要了解我国的法律，也要掌握国际上各国的有关法律规定。与此同时，还要掌握国际上随时变化着的情况，如中国加入WTO后，秘书还要掌握WTO法等一些法律知识。

5.会驾驶新世纪，公司聘用秘书，除了要求秘书懂英语、电脑外，就是懂驾驶了。以前秘书只要收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个记录就行了，而现在具备那样的知识结构已经不满足新世纪的需要了，21世纪需要的秘书应该是广博知识和各种综合能力的复合型人才。所以新世纪的秘书也要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机刚有事出去，加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶，就刚好派上用场，可以使事件顺利得到解决。

四、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性 “知识就是力量”(培根语)，“掌握无论哪种知识对智力都是有用的”(达•芬奇语)。现代社会是知识密集的社会，新世纪--21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中处处需要知识，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。一般说来，知识结构越完善，能力便越强;知识结构越单一，能力则越弱，二者成正比。所以，知识与能力是分不开的。新世纪秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深，这就需要秘书是具有广博知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有新时代的知识结构，才能更好地发挥他们办文、办事、办会的能力，如在其间用到的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘书只有拥有一定的知识结构，才能使能力发挥得淋漓尽致，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”。例如，一个21世纪的秘书，他还只拥有过去的那一套老的知识结构，只会写写抄抄，只会动手不动脑，那我想他很快就会被这个新世纪所淘汰。过去不懂法律和经济，不具备外语能力和计算机操作技能，照样可以当好秘书。而在今天，如果不具备这些知识与能力，就想当好秘书是很难的。即使你取得秘书资格，也只不过是“滥竽充数”、“中看不中用”而已。秘书拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的能力，但最终目的也是为秘书工作而服务，从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。

五、优化秘书知识结构的途径既然秘书拥有相应时代的知识结构是如此的重要，我们应该尽快提出优化秘书知识结构的途径，以应对新世纪给秘书带来的机遇与挑战。具体途径如下：

1.认清形势，强化意识思想是行动的源泉，应该清醒认识当今社会日新月异，强化这样的意识：秘书人员必须学会电脑、普通话、外语等系列知识，补充传统的知识结构，才能变被动为主动，适应知识经济时代。2.不断地对自己的知识结构进行自我调节就是说，善于把过去所学的各种知识有机地组合成新的知识整体，并用新的知识不断地予以充实和扩大，并且能够随着客观条件地变化不断增强其适应性。

3.善于把握和运用知识间的相互联系也就是在学习中注意分析知识间的相互作用，通过消化理解和独立思考，打通这些联系，使之融会贯通。因此，秘书人员在建立自己的知识结构过程中，应注意把握知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合、不断地更新的原则，逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。

4.结合秘书工作的实际有些知识，单从理论上讲，似乎掌握了，可是一付诸实践，有时往往面目全非了。而有些实际工作，又需要一定的理论指导，才能开创新局面，取得好的成果。因此，只有把理论和实践有机地结合起来，才能形成最优化的知识结构。

第三篇：秘书考证常识

秘书考证常识：五类职业资格证书各有不同

秘书作为公司的“主管”，把一切安排得井井有条。各类企事业单位、政府机关都需要这类人才，因此秘书工作具有广泛的就业空间。同时，由于秘书职位接近中枢，可以接触学习更多的业务知识，加之与上层接触机会多，更易获得横向发展机会。国家秘书职业资格证书

该证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书，也是秘书行业的入门标准证书。此秘书资格证具有普遍认可性，一般公司和企事业单位的文秘招聘都以拥有此证书为基本标准。

适用人群：各类在校大学生，正在或准备从事办公室工作者均可报考此秘书证考试。

权威性：这是含金量较高的秘书资格认证。证件由国家社会和劳动保障部颁发，是在国内从事秘书职业的资格准入证明。

证书等级：国家职业资格五级、四级、三级和二级。

考试内容：采取情景录像测试和书面笔试模式。考核认证内容和等级将以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据，主要考核完成秘书职业功能和工作内容所必备的技能和知识要求，其中包括专业外语考核。

考试准备：文秘专业的学生一般准备3－4个月即可。考试中涉及的文书写作、公关礼仪、档案管理、办公自动化等内容，文秘专业的学生在日常学习中都有涉及。只要认真准备，通过比较容易。

颁证机构：国家劳动和社会保障部。

全国商务秘书（CBSC）资格证书

该证书是中国商业技师协会职业教育专业委员会根据国家文件设立的考试项目，旨在培养具有策划能力的复合型商务秘书人才。该认证重视商务技能的培养与考核，帮助考生提升文档管理、信息收集、整理、分析及商务活动策划等综合业务能力。

证书等级：初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书。

考试内容：分理论和技能两部分。根据各科目内容采用不同考试形式。专业理论含商务秘书理论与实务、商务电脑实务理论部分和商务英语，为闭卷笔试考试；商务电脑技能部分为上机考核。

颁证机构：中国商业技师协会。

伦敦工商会（LCCIEB）秘书证书

LCCIEB（英国伦敦工商总会考试局）是全球最大的职业技能证书发放机构之一。LCCIEB的证书适用于需继续进修的专业秘书，特别是去国外深造的学生，世界上许多大学都把LCCIEB证书列为入学条件之一。该认证目前在国内30多个省市设立了考试中心。

适用人群：所有LCCIEB考试均对外开放，在任何一个依照规定建立了注册中心的国家，任何国籍的考生都能参加考试。因此对于想出国工作的学生来说，这是一个不可多得的含金量又较高的资格认证。

权威性：LCCIEB是一家国际性的考试机构，在世界90个国家设有考试中心。它所颁发的证书和文凭在这些国家受到普遍承认。

由于LCCIEB是职业资格鉴定组织，因而其证书有“秘书工作绿卡”之称，其最大的用处就是增强就业竞争力，帮助证书持有者在国内外、特别是国外工作。考试等级：考试等级分为三级，国内目前开考的是二级和三级。

考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和文本产生（三级）。

考试准备：准备时间需一年左右，考试难度很大，对办公程序和速记要求较高，考生最好通过专门的培训来进行强化训练。

颁证机构：英国伦敦工商总会考试局。

剑桥办公室管理国际证书（剑桥秘书）

该证书由国家教育部考试中心中英中心从英国剑桥大学考试委员会引进，是按国际标准开发的秘书技术和职业培训课程。此证书为国际、国内双认证证书，除了可以满足学员就业需要，也可以满足从业人员提高技能的需要，是较高层次的秘书资格认证项目。目前全球有160个国家认可该资格证书。

适用人群：剑桥秘书证书考试共分初级、中级和高级三个级别，主要是依照学历不同的人群来划分层次：初级适用于高职、高专学生；中级适用于本科学历的学生；高级适用于本科以上学历的学生。

权威性：UCLES（英国剑桥大学考试委员会）是世界上著名的考试机构之一，剑桥大学考试委员会设计的职业证书考试已在世界上160多个国家开展，每年有600多万学员参加考试，具有相当高的权威。

证书等级：初级、中级、高级。

报考条件：中专以上学历在校生及从事办公室工作人员，具有一定的英语基础。考试内容：核心课程，如文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理；选修课程，如速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。考生可以根据考试级别任选考试模块。

考试准备：准备时间一般在半年左右，考试采用作业设计和实践考核等方法相结合，有几大模块，考试难度相对较大。

颁证机构：中国教育部考试中心、英国剑桥大学考试委员。

IAAP秘书资格证书

IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机构。作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力不可小觑，在业内被称为“博士级”的资格证书。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。

报考条件：高中以上学历，且具有6年秘书工龄。

考试内容：包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。

颁证机构：国际职业秘书协会。

第四篇：秘书人员应具备的知识结构

现代秘书应具备的知识结构

2008-06-09 08:54:58| 分类： 默认分类 | 标签： |字号大中小 订阅

现代秘书应具备的知识结构

——秘书专业毕业生就业情况调查报告

【摘 要】本文针对在科技的进步、社会的快速发展、现代企业日新月异的变化这一形势下，秘书也将面临着新的机遇和严峻的挑战，分析了现代企业秘书除熟练掌握过去的知识外，还应掌握的新知识。还提出了秘书要不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善；以求秘书能适应这个现代企业的发展和需求。

【关键词】新世纪、秘书、知识结构、新知识

[abstract]This article in view，in the technical progress，society's fast development，the modern enterprise change with each new day under change this situation，secretary will also be facing the new opportunity and the stern challenge，has analyzed modern enterprise secretary besides the knowledge which grasps skilled，but should also grasp new knowledge。Also proposed secretary must carry on the self-adjustment，the self-perfection unceasingly to own knowledge structure;Secretary can adapt this modern enterprise's development and the demand in order。

[key word]New century，secretary，knowledge structure，new knowledge

一、引言

随着社会的发展，经济的繁荣，对外贸易的往来，各种社会关系的多样化，复杂化，秘书工作的具体内容可以概括为辅助领导管理，提供综合服务。它是上呈下达，联络各方，参与政务。管理事务的一项重要工作，是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。现代的秘书工作，对秘书工作人员的文化素养，领导能力，社会交际，智谋，口才，写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高。所以，秘书工作人员必须循序渐进，不断学习，增强和深化知识，建立和完善应具备的知识结构，提高综合素质，以适应秘书工作日益发展这一要求和需要。

二、秘书知识结构是什么呢？

1、知识结构的含义知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

2、秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

（1）基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量

化方法，市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用，公文研究中的模型方法，等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，企业秘书也都不能忽视。如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。另一方面是历史中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，企业秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成有大致了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。

哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，企业秘书才能树立正确的观念，从而正确的摆正自己的位置。可见，哲学理论不但对企业秘书非常重要，对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。

企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。

（2）秘书人员的专业知识可分为两大部分：第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

专业基础知识。秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括：秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制；秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论；秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求；古今中外秘书工作的发展史；秘书学其它相关学科的关系；秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，企业秘书必须掌握秘书学。

写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。他们不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要，可以说写作学在秘书专业的基础知识中占有很大的份量。古今中外大凡优秀的秘书工作者一般都具有较高的书面表达能力。

信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。企业秘书人员的信息意识包含要素有：信息需求目的意识、信息内容意识、信息源意识、信息渠道意识、信息服务项目意识、信息质量意识和信息障碍认知意识。与此同时，企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。

除了以上专业知识外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是企业秘书人员的知识结构中不可缺少的。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。主要内容包

括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求；文书工作的规律、原则、制度和方法；文书和文书工作的产生、发展，中外文书史；文书处理的现代化手段等。可见，从中可以学到文书的管理方法、处理方法等，具有很强的实践功能。而档案学则专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用，对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式，以提高思辨能力、逻辑水平的知识。要求企业秘书人员掌握逻辑学，不但要求他们学会运用逻辑表达，还要求他们学会用逻辑去思考。速记是一种快速记录的方式，秘书人员能通过这种方式提高工作效率。

行业专业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能“一俊遮百丑”，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书，行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点，企业秘书必须加以重视。

（3）多样的辅助知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

三、新世纪秘书还应建构的知识结构

新世纪的到来，特别WTO的加入，使中国与世界的距离缩短了，但也明显暴露了我们方方面面的差距，所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。这种形势，也给秘书工作带来了新的挑战，也带来了新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构，拾

遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。我认为，在新世纪，秘书除了具备上述知识外，还应具备以下几个方面的知识。

1、熟练掌握英语语言方面，英语将成为必备工具。随着改革开放的深入，国内外的交流日益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以，在英语方面，不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。

2、熟悉电脑操作和办公自动化设备使用新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。

3、熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识新世纪，秘书可能要经常地同外国宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地交往，才能彼此沟通。

4、熟练掌握涉外法律知识在新世纪，进行对外经济贸易活动，签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。它对双方的权利和义务均有具体规定和要求，并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识，无论是合同的内容订得不完备、条款不具体，或是经济责任不明确，都会影响合同的履行，从而造成企事业单位甚至国家应有的损失。

5、会驾驶新世纪，新世纪的秘书要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机刚有事出去，加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶，就刚好派上用场，可以使事件顺利得到解决。

四、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性

现代社会是知识密集的社会，新世纪——21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中处处需要知识，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。一般说来，知识结构越完善，能力便越强；知识结构越单一，能力则越弱，二者成正比。所以，知识与能力是分不开的。新世纪秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深，这就需要秘书是具有广博知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有新时代的知识结构，才能更好地发挥他们办文、办事、办会的能力，如在其间用到的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘书只有拥有一定的知识结构，才能使能力发挥得淋漓尽致，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”。例如，一个21世纪的秘书，他还只拥有过去的那一套老的知识结构，只会写写抄抄，只会动手不动脑，那我想他很快就会被这个新世纪所淘汰。过去不懂法律和经济，不具备外语能力和计算机操作技能，照样可以当好秘书。而在今天，如果不具备这些知识与能力，就想当好秘书是很难的。即使你取得秘书资格，也只不过是“滥竽充数”、“中看不中用”而已。秘书拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的能力，但最终目的也是为秘书工作而服务，从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。

五、结语

随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也有所变化，秘书的职能在不断扩大和更新。现代企业秘书应不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善。要把握好企业秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三化”(即规范化、制度化、科学化)和“四个转变”(即从偏重办文办事转变为

既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务)，并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给秘书这一行业。

第五篇：秘书常识

秘书常识：如何掌握速记技能

“会速记的人不一定是秘书，而秘书人员却应该掌握速记技术。很多国家的秘书工作是速记工作的同义语，有„速记秘书‟这个特定的职称。凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术。速记被列为秘书考试的内容之一，是作为秘书人员的录用或晋升的一个标准。”（《秘书职业技能培训鉴定教材·第四章速记基础知识》）由此可见，把速记作为秘书人员应该掌握的技能列为职业资格技能考试鉴定的内容，说明国家的有关方面已经重视速记在秘书工作中的作用。因此，国家劳动与社会保障部制定的《秘书职业技能标准》对初级秘书、中级秘书、高级秘书在“速记知识”方面提出了不同的要求。要求初级秘书“熟悉汉字快速记录与速记的基本原理与方法”，中级秘书“熟练速记与汉字快速记录法的知识”，高级秘书“掌握速记符号略写法的创制规则及应用常识”。初级的只是“熟悉”汉字快速记录与速记的“基本原理与方法”；中级的则进一步要求“熟悉速记与汉字快速记录法”在“法”上“熟悉”其“知识”；高级秘书则不能只停留在“熟悉”其“汉字快速记录法”与一般“速记知识”，而要求“掌握速记符号略写法的创制规则及应用知识”，强调的是掌握规则会“创制”并能“应用”，让秘书人员在学习速记知识基础上，结合实际工作需要去创制一些常用词、语、句的略写法。

然而，从近几年的几次全国秘书职业技能鉴定考试试卷内容来看，“秘书技能”方面考核鉴定根本就没有有关“速记技能”的内容。

不论初级还是中级、高级，对速记这门“实用性很强的技术”，只是让秘书“了解”点速记知识，并没有要求“掌握”有关速记的应用“技术”，而且每道题仅为1分，速记题分数最多仅占知识卷总分的4%。所以在历次鉴定考试中，不少参加考试的秘书人员对速记部分都不去理睬它，认为丢速记分不在乎，影响不了大局。这显然与“凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术”的要求是相悖的，有违于秘书职业技能素质的初衷。秘书到底应该不应该掌握速记技能，退一步说，应该不应该掌握汉字快速记录的一些方法，这是亟待解决的观念上的问题。据美国《职称辞典》对“秘书”一词的正确含义，是指工作水平高超、能贯彻执行下列活动的人：“

（一）全面处理机关或公司的行政工作，以减轻政府官员或公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作；

（二）能运用速记记录口述；

（三）能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字；……”可见，作为秘书人员对于会速记和速记技能的掌握是不可或缺的。

建议重视速记技能鉴定考试，不仅要适当增加速记知识的考核比例，还应该有速记技能考试的内容，如同考核计算机运用能力那样必须在规定时间里听写一段不少于2000字的速记记录（哪怕就是使用汉字“汉字快速记录法”），从而考查应考的秘书人员与秘书工作相关的速记技能的实际能力水平，与秘书职业技能标准相一致。