论职业秘书应具备的知识结构

第一篇：论职业秘书应具备的知识结构

论职业秘书应具备的知识结构

The explain the modern secretary’s

instruction of knowledge 1

摘要

随着现代社会的发展,全球贸易的往来变得越来越平凡,各种社会关系的多样化,复杂化,企业秘书的重要性不断增强，工作的具体内容可以概括为辅助领导管理,提供综合服务。它是上呈下达,联络各方,参与政务，管理事务的一项重要工作,是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。本文通过对现代秘书具备的知识结构的认真分析与研究，使秘书人员能够更加清楚的了解到目前现代企业的需求,需要的是“全能”和“混杂”形式的秘书。这对秘书工作人员的文化素养,领导能力,社会交际,智谋,口才,写作水平等多方面的综合素质要求也是有非常大的挑战。所以,现代企业的秘书工作人员必须循序渐进,巩固新知识的同时，增加新的知识 ,建立和完善应具备的知识结构,提高综合素质,以适应现代企业秘书工作日益发展这一要求和需要。关键词：秘书；知识结构；完善；增强

目录

一 前言..............................................................................................1 二 当今社会职业秘书的需求状况分析..........................................1 三

职业秘书知识结构的分析........................................................1 1.基础知识：...............................................................................1 2.专业知识.................................................................................2 3.相关协调辅助知识...............................................................2 三 秘书人员高素质的培训..............................................................3 办事的能力..................................................................................4 较强的文字处理能力..................................................................4 熟练掌握办公自动化设备的技能..............................................5 智能素质......................................................................................5 临机处事能力..............................................................................6 记忆能力......................................................................................6 自省能力......................................................................................6 心理素质......................................................................................6 职业道德素质..............................................................................7 总结....................................................................................................8 3 一 前言

秘书人员作为一种专业性很强的人才，在知识结构上具有和其他类型的人才不同的一些特点。秘书工作，无论是对党政机关还是企事业单位，其工作的好坏对这个组织整体具有很大的影响力。秘书的工作主要是连接上级和下级的关系也联系着公司内部与外部的关系，从某种意义来说，秘书就是一个万能人才。这就要求了，作为一个秘书人员，其知识结构是非常稳固和齐全的。

二 当今社会职业秘书的需求状况分析

经过分析，我们认为现阶段文秘专业所针对的职业岗位群主要有“综合秘书”(办公室文员)、“商务秘书”、“公务秘书”和“总裁助理”等岗位群体。“办公室文员” 队伍迅速壮大，“商务秘书”逐渐增多，当然也还有一部分毕业生做“公务秘书”。同时，每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大，不断有新兴的岗位诞生。如“通讯秘书”岗位就是信息网络的飞速发展才产生的。[①]

调研小组走访了具有代表性的用人单位，针对“文秘人员应具备的能力”、“文秘人员应具备的知识”、“文秘人员应掌握的技能”进行问卷调查。通过调查我们发现大致的需求分别为四大类：

一类为服务型秘书，如办公司，事业单位办公司的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室人员、公关人员等；三类为文字型秘书。如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任等。但是我们也不难发现，在一些城市，很多外企，或者贸易公司的秘书都是综合了所有的技能，无论是在知识能力上还是综合素养上，可谓是“全才”的秘书。

三

职业秘书知识结构的分析

一个秘书是否合格,所具备的知识结构是非常重要的。秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

1.基础知识：

基础知识是秘书知识结构的根基部分。广博,扎实的基础知识,是一个人从 事学习、工作的主要资本。基本知识与日的工作能力,发展潜力有着密切的联系,它在人的学习工作中起着“润物细无声”的作用。基础知识越充足,融会贯通的能力就越强,也越容易学会新知识,掌握新理论。因此,渊博的基础知识,对今后从事秘书工作十分重要。秘书的基础知识包括以下几类:

(1)政治哲学类

主要只哲学,政治经济学,逻辑学等知识。学习这些知识,目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书人员的需要,是秘书业务才能的灵魂。

(2)语言文学类

主要指现代汉语、文学、艺术、文章写作等知识,重点是语言知识和基本写作知识。另外,还应学习一些美学知识,树立将抗的审美观点.同时还要学习一些心理学知识,了解人的心理活动特点,掌握人的心理活动规律,提高人际交往与公关能力。

(3)数学统计类 主要指高等数学、管理数学、统计学等知识,这是知识现代化管理培养新型秘书人员的需要。

(4)历史地理类 主要指中国近历史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与地理知识。

(5)法律知识类

主要指法学概论以及1985年以来的人大,国务院颁布的一系列法律规定,如经济法基础,经济合同法,专利法,中外合资经营企业法实施条例等。

2.专业知识

精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分,是性成秘书专业特长的主要知识。主要包括：信息工作，市场调研与市场预测工作、经营管理测绘工作、参谋、公关、接待、文书拟写、办公现代化等，总的来说，秘书的专业知识主要包括以下内容:（1）书学知识

人员对秘书学要有较深的研究。秘书学秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论够建有较全面科学的论述,而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此,秘书学知识就成为秘书专业知识的核心部分。

（2）秘书协作知识

秘书必须精通公文写作和和各类应用文体写作,起写作知识同秘书学一样,是秘书专业特长的标志,是从事秘书工作的重要技能。

（3）书档案知识

文书档案工作是秘书工作的总要组成部分,秘书人员必须熟练准确地掌握运用这项工作的有关知识。夭折文书档案管理的分析、开发利用上下功夫,以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。

（4）调研、会务、信访、人际关系等知识

秘书人员经常调查研究,组织会务,处理来信来访,向上下左右各方人士大交道,不掌握有关知识是开展不好工作的。

3.相关协调辅助知识

关的辅助知识不像基础知识那样起“根基”作用,也不像专业人士那样起“标 志”作用,但也是秘书知识结构中不可缺少的组成部分。秘书人员有了这些知识,就可以弥补基础知识或专业知识的缺漏,较好的发挥作用。相关辅助知识包括以下几个方面:（1）协调管理

书不是直接管理者,却是管理者的助手参谋,秘书工作是管理工作的一部分。因此,秘书人员应学点行政管理,经营管理的知识,学点消息论,系统论,控制论知识.这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了在这些知识,无疑对辅助领导管理,提高管理水平是大有帮助的。

（2）语言知识

流利、标准的普通话。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都是需要普遍通行的语言。普通话是我国各个民族都会使用的共同语言，所以一口流利，标准的普通话将会提升秘书的自身形象和文化水平。

第二门语言，多种语言。如今21世纪的社会，全球的联系日益紧密，无论是商业上，还是知识文化交流上。英语是世界通用的语言，在英语当面，秘书人员不仅懂得简单的对话，还需要有一定的书写，翻译等技巧，这样才能适应不同工作的需要，也能提升一个企业的文化水平。

（3）区域文化知识

会主义市场经济,需要秘书人员从当地具体情况出发,协助领导考虑如何利用本地自然、地理条件，开发本地资源,发展地方经济,利用当地文物古迹,风土人情、民俗习惯,开发旅游资源,提高本地的知名度、美誉度。

（4）礼宾接待知识

现代秘书人员陪同外宾参加浏览的机会较多,没有此类知识,可能会出洋相,闹笑话,甚至会延误工作,影响交往。

（5）娴熟的电脑操作技能。

在招聘网上，大家可以看到，招聘文秘时总有一些共同的要求，如“会熟练使用电脑”“能操作办公室软件”。秘书资格鉴定中已有计算机造作和文字录入、WORD、网络内容，还有EXCEL等等。这些都说明了，电脑在如今的社会的重要性，会议笔记，数据分析，多种报表等等。掌握一定的电脑知识，才能让工作更加有效，高速的运行起来。总之,基础知识、专业知识、辅助知识,构成了秘书知识较为理想的知识结构体系。一个合格的秘书,具备以上知识,是必不可少的条件。但是,一个人的知识不是一次性教育所能解决的,而是在长期的实践中逐步积聚起来的。在校学习的知识,仅仅是参加工作的基础知识,其他各种知识都是在后来工作中取得的,据有关专家统计,一个人一生中所需要的知识,只有百分之十是在校读书时获得的,而百分之九十来自工作以后的再学习和积累。每个人都应当珍惜时光,抓紧学习机会。博采中外,并不断提高优化自身知识结构的能力,永远保持自身知识结构的合理性,适应性,这样,才能在竞争中定于不败之地。

三 秘书人员高素质的培训

秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。办事的能力

“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④]，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。

还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

熟练掌握办公自动化设备的技能

“随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。

智能素质

业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。

1.完善的知识结构

秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常生活中要不断学习积累才能完成。

2.思维能力 人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。

（1）.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。

（2）.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。秘书人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。

（3）.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。临机处事能力

“临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”[⑦]。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的秘书人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是秘书人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。秘书人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。

记忆能力

很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就要求秘书人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。

自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

心理素质

秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

（1）坚毅的意志

意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。

（2）随和的性格

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对秘书人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。

（3）平稳的情感

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

职业道德素质

职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。

（1）“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”[⑧]。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。（2）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

（3）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

（4）恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”[⑨]，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

以上这些素质是秘书应具备的一些基本素质，但做好一个秘书这些还远不够，这只是成为一个合格秘书的基本素质。由于秘书工作的专业性和复杂性，秘书工作在实际操作中有很强的艺术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。总结

在整个庞大的秘书群体中,真正接过正规系统的具有扎实的专业技能的复合型秘书是少之又少。在西方，秘书一职现是最受欢迎和尊重的职业，秘书的职能也在不断扩大和更新，但现大多数从业者是一些打字、收发、接待等简单重复的低水平工作,而复合型秘书则短缺和供不应求。复合型秘书又称“多功能秘书”它所具有的知识结构是基础专业知识外家法律、财会、管理、营销、心理、公共关系学等学科的辅助知识。复合型秘书是通才是专才是左右逢源八面玲珑的多面手,又是尽忠职守能够为领导独挡一面的得力助手。复合型秘书人才的发展趋势将是复合型秘书人才培养的方向。

参考文献：

[①] 邓乃行

曾昭乐

《秘书与写作》

暨南大学出版社

第13页

[②] 范立荣

《现代秘书学教程》首都经济贸易大学出版社

第17页 [③] 邓乃行

曾昭乐

《秘书与写作》

暨南大学出版社

第41页 [④] 王萍 张卫东 《现代文秘工作》 机械工业出版社

第31页

[⑤] 郑向晖《论新时期下秘书人员应具备的素质》湖南科技学院学报(第6期)2006年6月

第273页

[⑥] 胡鸿杰

《办公室管理》中国人民大学出版社

第21页

[⑦] 向国敏 《现代秘书实务》 首都经济贸易大学出版社

第50页

[⑧] 赵日升《现代秘书的素质要求》广西师范学院学报(哲学社会科学版)2006年增刊第1期

第7页

[⑨] 李利民

《文秘训练》武汉大学出版社

第94页 高海生

《秘书基础》，高等教育出版社

2006年6月 陈公宜

《现代秘书学》，暨南大学出版社

2001年7月

史玉峤

《秘书现代学》，青岛出版社

1997年4月 许荣云

《秘书基础知识》，江苏科学技术出版社

1988年1月 黄万华

《秘书学新编 》，警官教育出版社

1994年9月 中华秘书协会

《做一个完美的秘书》，哈尔滨出版社

1996年

第二篇：秘书人员应具备的知识结构

现代秘书应具备的知识结构

2008-06-09 08:54:58| 分类： 默认分类 | 标签： |字号大中小 订阅

现代秘书应具备的知识结构

——秘书专业毕业生就业情况调查报告

【摘 要】本文针对在科技的进步、社会的快速发展、现代企业日新月异的变化这一形势下，秘书也将面临着新的机遇和严峻的挑战，分析了现代企业秘书除熟练掌握过去的知识外，还应掌握的新知识。还提出了秘书要不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善；以求秘书能适应这个现代企业的发展和需求。

【关键词】新世纪、秘书、知识结构、新知识

[abstract]This article in view，in the technical progress，society's fast development，the modern enterprise change with each new day under change this situation，secretary will also be facing the new opportunity and the stern challenge，has analyzed modern enterprise secretary besides the knowledge which grasps skilled，but should also grasp new knowledge。Also proposed secretary must carry on the self-adjustment，the self-perfection unceasingly to own knowledge structure;Secretary can adapt this modern enterprise's development and the demand in order。

[key word]New century，secretary，knowledge structure，new knowledge

一、引言

随着社会的发展，经济的繁荣，对外贸易的往来，各种社会关系的多样化，复杂化，秘书工作的具体内容可以概括为辅助领导管理，提供综合服务。它是上呈下达，联络各方，参与政务。管理事务的一项重要工作，是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。现代的秘书工作，对秘书工作人员的文化素养，领导能力，社会交际，智谋，口才，写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高。所以，秘书工作人员必须循序渐进，不断学习，增强和深化知识，建立和完善应具备的知识结构，提高综合素质，以适应秘书工作日益发展这一要求和需要。

二、秘书知识结构是什么呢？

1、知识结构的含义知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

2、秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

（1）基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量

化方法，市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用，公文研究中的模型方法，等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，企业秘书也都不能忽视。如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。另一方面是历史中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，企业秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成有大致了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。

哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，企业秘书才能树立正确的观念，从而正确的摆正自己的位置。可见，哲学理论不但对企业秘书非常重要，对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。

企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。

（2）秘书人员的专业知识可分为两大部分：第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

专业基础知识。秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括：秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制；秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论；秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求；古今中外秘书工作的发展史；秘书学其它相关学科的关系；秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，企业秘书必须掌握秘书学。

写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。他们不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要，可以说写作学在秘书专业的基础知识中占有很大的份量。古今中外大凡优秀的秘书工作者一般都具有较高的书面表达能力。

信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。企业秘书人员的信息意识包含要素有：信息需求目的意识、信息内容意识、信息源意识、信息渠道意识、信息服务项目意识、信息质量意识和信息障碍认知意识。与此同时，企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。

除了以上专业知识外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是企业秘书人员的知识结构中不可缺少的。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。主要内容包

括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求；文书工作的规律、原则、制度和方法；文书和文书工作的产生、发展，中外文书史；文书处理的现代化手段等。可见，从中可以学到文书的管理方法、处理方法等，具有很强的实践功能。而档案学则专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用，对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式，以提高思辨能力、逻辑水平的知识。要求企业秘书人员掌握逻辑学，不但要求他们学会运用逻辑表达，还要求他们学会用逻辑去思考。速记是一种快速记录的方式，秘书人员能通过这种方式提高工作效率。

行业专业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能“一俊遮百丑”，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书，行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点，企业秘书必须加以重视。

（3）多样的辅助知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

三、新世纪秘书还应建构的知识结构

新世纪的到来，特别WTO的加入，使中国与世界的距离缩短了，但也明显暴露了我们方方面面的差距，所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。这种形势，也给秘书工作带来了新的挑战，也带来了新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构，拾

遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。我认为，在新世纪，秘书除了具备上述知识外，还应具备以下几个方面的知识。

1、熟练掌握英语语言方面，英语将成为必备工具。随着改革开放的深入，国内外的交流日益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以，在英语方面，不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。

2、熟悉电脑操作和办公自动化设备使用新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。

3、熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识新世纪，秘书可能要经常地同外国宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地交往，才能彼此沟通。

4、熟练掌握涉外法律知识在新世纪，进行对外经济贸易活动，签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。它对双方的权利和义务均有具体规定和要求，并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识，无论是合同的内容订得不完备、条款不具体，或是经济责任不明确，都会影响合同的履行，从而造成企事业单位甚至国家应有的损失。

5、会驾驶新世纪，新世纪的秘书要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机刚有事出去，加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶，就刚好派上用场，可以使事件顺利得到解决。

四、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性

现代社会是知识密集的社会，新世纪——21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中处处需要知识，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。一般说来，知识结构越完善，能力便越强；知识结构越单一，能力则越弱，二者成正比。所以，知识与能力是分不开的。新世纪秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深，这就需要秘书是具有广博知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有新时代的知识结构，才能更好地发挥他们办文、办事、办会的能力，如在其间用到的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘书只有拥有一定的知识结构，才能使能力发挥得淋漓尽致，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”。例如，一个21世纪的秘书，他还只拥有过去的那一套老的知识结构，只会写写抄抄，只会动手不动脑，那我想他很快就会被这个新世纪所淘汰。过去不懂法律和经济，不具备外语能力和计算机操作技能，照样可以当好秘书。而在今天，如果不具备这些知识与能力，就想当好秘书是很难的。即使你取得秘书资格，也只不过是“滥竽充数”、“中看不中用”而已。秘书拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的能力，但最终目的也是为秘书工作而服务，从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。

五、结语

随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也有所变化，秘书的职能在不断扩大和更新。现代企业秘书应不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善。要把握好企业秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三化”(即规范化、制度化、科学化)和“四个转变”(即从偏重办文办事转变为

既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务)，并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给秘书这一行业。

第三篇：浅析新时期秘书应具备的知识结构

山西管理职业学院2008级文秘专业毕业论文

浅析新时期秘书应具备的知识结构

【摘要】随着社会的发展、经济的繁荣、科技的进步、各种社会关系的多样化，复杂化以及企业的逐步成熟壮大，秘书已经成为当今企业管理工作国不可缺少的组成部分。因此，本文主要针对新形势下，秘书将面临着新的机遇和严峻的挑战，并分析了新世纪秘书除熟练掌握基础的、专业的知识外，还应掌握新知识。这就提出了秘书要不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善；以求秘书能适应现代企业的发展和需求。【关键词】新时期

知识结构

新知识

现代新秘书与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的秘书有着本质的区别。秘书是指在企业经营和日常活动中，直接协助领导综合处理各种事务的工作人员。秘书主要起参谋助手作用。秘书是上情下达、下情上传、联络各方的纽带，是帮助领导者处理日益频繁的经营管理事务的得力助手，是为领导出谋划策的“辅政大臣”。因此，从秘书现阶段的工作和目标上看，秘书所从事的秘书工作的具体内容可以概括为辅助领导管理、提供综合服务。它是上呈下达、联络各方、参与政务，管理事务的一项重要工作，是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。现代的秘书工作，对秘书工作人员的文化素养、领导能力、社会交际、口才、写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高。所以，秘书工作人员必须循序渐进，不断学习增强和深化知识，建立和完善应具备的知识结构，提高综合素质，以适应秘书工作日益发展的要求和需要。

一、秘书的知识结构

（一）知识结构的含义：知识结构是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

（二）秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

1．广博、扎实的基础知识。基础知识是秘书知识结构中的根基。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括以下几类：（1）政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识就是要秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题，解决问题。（2）文化

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基础类。如语文、历史、地理等。这是从事秘书工件最起码的知识。培根也说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。（3）法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，甚至还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要，由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

2．精深的专业知识。专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容上应掌握的知识。可分为秘书学科专业知识和秘书所在部门的业务知识。秘书学科专业知识是秘书知识结构体系中的枋部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。主要包括有秘书学、公文写作学、信访学、会议学、档案管理学以及现代通信知识、办公自动化等等。秘书所在部门的业务知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋与助手。

3．多样的辅助知识。辅助知识既不像基础知识具有“根基”作用，也不同于专业知识起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。

二、新时期秘书还应建构的知识结构

新时期新形式下，特别是WTO的加入，使中国与世界的距离缩短了，但也明显暴露了我们方方面面的差距。所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。这种形势也给秘书工作带来了新的挑战、新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构，拾遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。因此，在新世纪，新时期，秘书除了具备上述知识外，还应具备以下几个方面的知识。

1．熟练掌握英语语言。英语将成为必备工具。随着改革开放的深入，国内外的交流日

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益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以，在英语方面不仅要会简单的对话，还应进一步掌握写作、翻译等技巧，才能适应工作需要。

2．熟悉电脑操作和办公自动化设备使用。新时期的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这种需要熟悉电脑才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效益和管理水平。

3．熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识。在新时期，秘书可能要经常地同外国宾客打交道，这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识，这样才能正常地、顺利地彼此沟通。

4．熟练掌握涉外法律知识。在新时期进行对外经济贸易活动，签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。它对双方的权利和义务均有具体规定和要求，并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识，无论是合同的内容订得不完备、条款不具体，或是经济责任不明确，都会影响合同的履行，从而造成企事业单位甚至国家不应有的损失。

5．训练掌握驾驶技术。新时期的秘书要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机有事出去加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶可以使这种突发事件顺利解决。

三、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性

现代社会是知识密集的社会，21世纪是知识经济的时代，在这个社会、这个时代中，处处需要知识、事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构，可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。一般来说，知识结构越完善能力便越强；知识结构越单一能力则越弱，二者成正比。所以，知识与能力是分不开的。新世纪秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深，这就需要秘书具有广博的知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有新时代的知识结构，山西管理职业学院2008级文秘专业毕业论文

才能更好地发挥秘书人员办文、办事、办会的能力，可以在其间展示秘书人员的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘书只有拥有新时代的知识结构，才能使能力发挥得淋漓尽致，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”。例如，一个21世纪的秘书仅仅只拥有过去的那一套老的知识结构，只会写写抄抄，只会动手不会动脑子，那样就会被这个时代所淘汰。在过去不懂法律和经济，不具备外语能力和计算机操作技能，照样可以当好秘书。而在今天，如果不具备这些知识与能力想要当好秘书是很难的。秘书拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的工作能力，但最终目的也是为秘书工作而服务，从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。

结语：

随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也有所变化，秘书的职能在不断扩大和更新。新时期秘书应不断对自己的知识结构进行自我调节、自我完善。要把握好秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三好”（即规范化、制度化、科学化）和“四个转变”（即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务），并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给秘书这一行业。

参考文献：

1．廖金泽。《怎样做高级秘书》。广东旅游出版社。2005年版

2．张浩。《新编秘书工作必读全书》。光明日报出版社。2003年9月 3．芫君。《成功秘书跟我学》。内蒙古人民出版社。2004年6月山西管理职业学院

毕 业 论 文

题 目 浅析新时期秘书

应具备的知识结构

姓 名

丁艳 所 在 系

公共管理系 专业班级 08文秘 学 号 08WM114 指导教师 张志国

山西管理职业学院2008级文秘专业毕业论文

日 期 2010年3月9日

第四篇：论秘书应具备的素质

论秘书应具备的素质

摘要：秘书作为一项综合性和专业性都很强的职业，它对其从业人员有很强的能力要求，而且这些能力要求是一个关于秘书各方面素质的庞大体系。为了给即将从事或已经从事秘书工作的人员提供一个素质锻炼详细的内容参考，我研究查阅了现有各方面的书籍和信息，粗略的总结了秘书应具备的一些基本素质，从业务素质、智能素质、心理素质、职业道德素质四方面对秘书应具备的素质加以论述。

关键词：秘书工作业务素质智能素质心理素质职业道德素质

秘书工作，大约是世界上事务最繁重、精神最紧张的职业之一，它是专业性和综合性兼有的一门职业，因此，秘书人员更需要一些特殊的素质。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员的素质标准和特殊要求。大致说来，“秘书人员应当具备业务、智能、心理、道德四种素质”[①]，这四种素质构成了秘书素质的有机整体。我们将在本文探讨秘书这四种素质的具体内容。

一、秘书的业务素质

秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。

（一）办事的能力

“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④]，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。

还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

（二）较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。

秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

（三）熟练掌握办公自动化设备的技能

“随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。

二、智能素质

业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。

（一）完善的知识结构

秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都 1

精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。

（二）思维能力

人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。

1.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。

2.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。秘书人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。

3.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。

（三）临机处事能力

“临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”[⑦]。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的秘书人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是秘书人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。秘书人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。

（四）记忆能力

很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就要求秘书人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。

（五）自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

三、心理素质

秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

（一）坚毅的意志

意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。

（二）随和的性格

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对秘书人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。

（三）平稳的情感

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

（四）应变的兴趣

兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。

四、职业道德素质

职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。

（一）“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”[⑧]。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

（二）兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

（三）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

（四）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

（五）恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”[⑨]，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

以上这些素质是秘书应具备的一些基本素质，但做好一个秘书这些还远不够，这只是成为一个合格秘书的基本素质。由于秘书工作的专业性和复杂性，秘书工作在实际操作中有很强的艺术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。

第五篇：班主任应具备的知识结构

班主任应具备的知识结构

班主任对学生全面负责，承担多项任务，既有教育管理学生的任务，又有一定的教学任务。因此，班主任应具有较高的学识修养。班主任的知识结构应包括以下四个方面：

一、精深的专业知识

班主任一般都承担一定的教学任务，因此在专业知识方面要有较好的基础，确有真才实学，真正做到全面、系统掌握所教学科的知识。正如苏霍姆林斯基所说的：“应当在你所教的那门科学领域里，使学校教科书里包含的那点科学基础知识，对你来说只不过是入门的常识。在科学知识的大海里，你所教给学生的教科书里的那些基础知识，应当只是沧海之一粟。”

二、广博的各科知识

为了促进学生素质的全面发展，要求班主任不仅要具有精深的专业知识，而且还应具备广博的其他各门学科的知识，具有广泛的文化素养和兴趣爱好。马卡连柯曾说过：“学生可以原谅教师的严厉、刻板甚至吹毛求疵，但不能原谅他的不学无术。”现在的小学生，思维活跃，求知欲强，接受新事物快，班主任若能在专业以外的其他方面给他们以指导、影响或鼓励、支持，就更能沟通彼此之间的心灵，赢得学生的信赖和敬重，同时将促进素质教育的发展。从某种意义上可以这样说：没有全面发展的班主任，就很难培养出大批全面发展的学生。

总之，班主任要做到“专博相济”，建立起既精又深，既宽又厚的知识结构，这样才能在现代教育中真正担负起自己的责任。

三、教育科学理论知识

班主任工作是科学与艺术的结合。因此，能否掌握教育理论和技巧，将决定着班主任整个工作的成败。马卡连柯曾深有体会地告诉我们，“我非常尊重教育理论，离开教育理论，我是不能工作的。”

在众多的教育学理论分支学科中，班主任最起码要比较熟练地掌握普通教育学和儿童心理学的知识。作为一名教师，不仅要知道“教什么”，更要懂得“怎样教”。教育学就是从理论和方法上告诉我们“怎样教”的问题。（班主任

www.xiexiebang.com）通过学习教育学，可以较系统地了解教育目的、原则，教育教学的过程、方法等一系列重要的教育理论问题，指导我们运用教育规律，根据教育内容、学生实际，选择切实而有效的教育途径和手段，以达到教育的最佳效果。

心理学是研究人的心理活动规律的科学。班主任要真正无愧于“人类灵魂工程师”的称号，就必须掌握系统的心理学知识，善于走进学生的心灵之中，敏锐地体察学生的心理变化，与他们心心相印，息息相通，以便更能有针对性地进行教育，减少教育中的失误。

四、实践知识

这是机智丰富的个体存在：教师的实践知识更具体地说是教师教育教学经验的积累。实践知识受一个人经历的影响，这些经历包括个人的打算与目的以及人生经验的累积效应。所以这种知识的表达包含着丰富的细节，并以个体化的语言而存在。班主任的工作，既是对学生的教育工作，又是一个组织和管理的过程。班主任要管理好班级，组织好班集体，要驾驭和调节班级气氛，调动学生积极性等，这是一种管理的艺术，需要在理论指导下积极实践，才能得到真正提高。所以，班主任掌握一点学校管理方面的知识也是必不可少的。实践性知识是一个人的宝贵财富，是个人实践经验的总结，反映了一个人的人生经历和过程，具有不可替代性和不可复制性。

总之，班主任要从传统的“经验”型向“科学”型、“智慧”性转变，逐步走向专业化，一定要广泛阅读和吸收，海纳百川，掌握多种知识理论，不断从中汲取养料，并把它用于丰富多彩的教育实践中。