秘书管理制度

第一篇：秘书管理制度

学院办公室秘书管理制度

第一章 总则

为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化，提高各项工作的质量和效率，促进院长与学院各部门之间的信息沟通，协助院长顺畅处理日常事务，现结合我院实际情况，制定本制度。

第二章 管理原则

一、双重管理原则：即秘书受院长及所在学院办公室主任管理；

二、双重负责原则：即秘书对院长及所在学院办公室主任负责；

三、秘书工作原则：服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保密原则。

第三章 秘书工作性质

秘书作为院长的工作、生活服务人员，要协助院长做好日常事务的处理，能服从院长的安排，做好学院各项工作的上传下达，保证各项信息的有效性和实效性，要成为院长的得力助手。

第四章 秘书必备素质

一、职业化秘书的标准:

1、正直、公平，坚持既定政策和原则

2、诚实守信、实事求是

3、以工作为荣，设定高的工作水准

4、不失约、不违约、不食言、不泄密

5、勤奋努力工作，不断学习

6、有序利落，有条不斋

7、追求效率和效益

8、按约定完成工作，保质、保量、及时

9、客观正确对待意见与批评

10、要有大局观

二、秘书的职业态度

1、主动性（Initiative)

2、适应性(Flexibility)

3、团队精神(Team work)

4、尊重他人(Respect for People)

5、创新精神(Creativity)

6、坚持原则(Uncompromising Integrity)

7、服务与贡献(Service & Contribution)

8、认同与分享(Sharing)

第五章 秘书的礼仪素质

秘书要充分发挥礼仪的作用，达到工作自如的效果，除了把握好基本的礼仪原则外，还应从以下几方面加强对自身素质的培养。

一、要有良好的道德修养

礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚恭敬的态度。

1、公正客观。要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求他人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提

批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。

2、忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。

3、摆正站位。秘书一定要摆正自己的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策或其它部门的工作。

二、要有谦虚而恭敬落落大方的态度

1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。

2、举止。手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。言谈中注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方。

3、牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。即使忘记了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。

4、培养温文而雅的仪表风度。秘书正式场合应着整洁得体大方优雅的职业装。

三、要有作为领导辅助人员应具备的基本礼仪

秘书作为院长工作的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为院长服务。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，在日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。

（一）作好助手和参谋的工作

1、参与决策调研，提供有分量的信息。首先是广泛收集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有分量的文稿。其中要把握三点：

第一，要有观察力，跟踪了解院长的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。

第二，要站在领导工作的角度思考问题，才有一定的高度、广度和深度。

第三，主动与院长交流思想，通过听取领导的意见不断调整自己的思维，在事务处理和文稿撰写中更好地体现院长的思想。

2、参与实践，协助院长推进工作。

（1）积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。

（2）经常了解全局情况。

（3）参与要有度，参谋要有方。参与督促检查，工作要“到位”，不能“越位”。

（4）参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。

（二）辅助院长塑造良好的形象

1、语言形象

院长在正式场合发表讲话，要事先准备好文字材料、发言提纲。公务活动之前，提供广泛适用的背景资料（包括活动内容、所要解决的基本问题及与此相关的人文等知识）供院长参考准备。

2、协助院长树立行为形象。要在事务安排中，尤其是学院内部活动中，多接触普通员工和学生，了解情况，融于基层之中，才能使领导的形象得以升华。

3、协助院长树立感化形象。秘书要协助院长做好以下几项工作：

（1）要待人热情，例如在院长开展某项活动之前，详细了解该项活动所涉及的人员情况，包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动创造条件。

（2）对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握院长的处事原则，并在对外交往中很好地运用，必要时提醒院长率先垂范，以身作则。以感化、教育和鼓舞他人。

第六章 秘书的重要职业技能

一、日常事务处理

（一）拨打/接听电话的程序和技巧

1、打电话前的准备

1）准备好电话记录本和笔；

2）把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。3）准备好通话时需要的文件资料。

4）查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。

2、正式拨打电话

（1）拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是山西工商学院院长办公室**

（2）如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。

（3）如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录。

（4）逐一将事情说明，注意语言简明、准确；

（5）通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

3、接听电话：3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！山西工商学院院长办公室**”。接听电话分以下几种情况：

（1）上级部门及平级部门来电直接记录留言，记录联系电话、联系人，来电事宜，并给对方复述确认无误。如不紧急，记录下来转告院长；情况紧急需转达领导的，要及时汇报院长。遇院长外出参会时，要及时发信息告知院长。

（2）学院内部来电要问清事由，如需要要汇报院长；其他可视情况请示办公室主任后处理。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

（3）对于无关紧要的人和事，要学会筛选过滤，果断拒绝。

4、通话技巧：

（1）日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等；对院长直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时告知院长。

（2）如对方有事需要传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。

（3）如接听到找院长的电话，而不能把握院长是否要和对方通话的情况下，不能随便回答院长“在”或“不在”，可说“请问您是哪位，有什么事情？请您稍等一下，我去看看院长是否在？”，然后请示院长后再确认是否转呈院长接听。在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。

（4）如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还

（5）如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，（6）整理电话留言，在院长回来后汇报相关信息。

（二）传真

1、将传真分类：

（1）需要院长本人审阅的，根据院长授意处理。

（2）由秘书来代为处理的：

A、转给其他相关负责人

B、由秘书本人回复的，需要注意一下几点：

遵守公文写作规范；

保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认；

需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围；

务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。

2、必要的传真分类存档。

（三）邮件

1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设子文件夹。

2、将收件箱中的邮件过滤：

（1）需要院长本人审阅的，打开邮件内容请示院长阅示，并将附件内容存入相应文件夹，督促、协助院长在规定时间内处理相关事宜。

（2）以院长名义回复时，要在语气上予以注意，编辑好回复内容后请示院长无误方能从院长的信箱发出。

3、由秘书来代为处理的：

（1）转给其他相关负责人，并督促其承办，并将结果反馈给院长;

（2）由秘书本人回复的，要将事情汇报院长，请示院长意见后再行回复。以秘书名义发送时，要说明邮件内容为院长授意；

（3）如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话告知。

4、重要邮件内容要及时进行存档。

（四）文件管理

1、收到文件，首先阅读文件，判断是否应由院长处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。

2、需要院长审阅的由学院办公室办理来文阅办卡，再请院长阅示。

2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由，重点内容用彩笔标注，便于院长审阅。

3、按院长批改意见复印后转发、呈送，必要的事情进行追踪，反馈结果。

4、必要文件进行存档。

注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出。

（五）名片及相关通讯录

1、分类：可根据实际情况分类，如类型、地域等；

2、存放：名片盒；录入到电子名片档中（更易查找，但需要录入时间）

3、应准备一名片夹，存放与院长联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。

4、院长常用通讯录要归类放置，保证是最新更新的。旧通讯录分类放置归档，以便随时翻阅。

二、日程安排

“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”，按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。

（一）总体原则：

1、掌握院长的日常工作、近期工作重点、作息习惯、身体状况，2、优化工作方法，细心观察院长工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；

3、了解学院的发展情况，留意近期的工作兴奋点；

4、对计划内事情预先写入院长日程表；及时整理日程表，以免安排冲突；重点事情要特殊标记；

5、明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；

6、注意日程安排的时间松紧，适当安排。

（二）经验与技巧

1、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；

2、在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给院长留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；

3、根据院长习惯留出适当固定时间健身、阅读报刊资料及其他信息；

4、对于院长的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间在日程当日与院长再次核对，保证无更改；

5、不要代替领导做决定，在院长的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；

6、控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；必要时候要用合理的方式提醒领导；

7、掌握近期要回避的人物；

8、秘书可按照院长习惯，制作秘书工作日程表。

三、出差安排

1、出差前：

（1）确定出差目的和日期；

（2）确认航班、酒店，是否有接送机；选择好的航空公司、航班；尽量在出差目的地

附近选择院长熟悉的酒店；明确接送机人的联系方式；

（3）确认出差陪同人；

（4）如有具体对接人，要与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。

（5）做出完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）

（6

2、出差中

（1）根据院长日程安排，随时汇报学院各项工作及院长关心事宜的进展情况；

（2）与各部门加强沟通，及时掌握学院各部门的相关信息。

（3）根据情况及时院长沟通，及时调整日程安排。

3、出差后

（1）及时向院长汇报出差期间学院各项工作进展；

（2）出差后资料整理存档；

（3）出差后相关会议精神传达或召开专题会议。

四、会议及接见

（一）院务委员会

1、与院长确认会议时间及参会人员，是否为院务扩大会议；

2、拟定会议议题，报请院长阅示；

3、通知相关人员参会，并告知会议议题；

4、准备会议资料；

5、准备会议室相关设备，保证会议室整洁、设备功能正常；

6、做好会议记录；

7、形成会议纪要；

8、对于会中安排的事宜要根据时间节点逐项督办，并将督办结果反馈院长。

（二）院长办公会

1、与院长确认会议时间；

2、通知各部门负责人参加会议，并告知准备各部门汇报工作；

3、准备会议资料；

4、准备会议室相关设备，保证会议室整洁、设备功能正常；

5、做好会议记录；

6、形成会议纪要；

7、对于会中安排的事宜要根据时间节点逐项督办，并将督办结果反馈院长。

（三）有重要客人参加的会议注意事项：

1、综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；

2、如有外部领导参会，要视情况注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；

3、如有外宾参会，会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；

4、根据来访人员的身份级别，请示领导是否准备纪念品；

5、在与来访单位沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；

6、考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前通知相关人员准备；

7、如需安排参观，提前与各参观点人员联系，安排参观陪同人；

8、如有需要会前给院长提供相关背景材料；

9、给院长准备足量名片，并提醒会面时携带；

10、提前40分钟再次进行设备调试，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有

礼的态度；

11、提醒院长参会，如有需要陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；

12、会面结束后，代院长或陪同送客人离去；之后整理会场仪器设备。

（四）参加外部会议

1、收到会议邀请；

2、确认时间、地点、内容、主办单位、邀请其他人员都分别是谁（如会议有座次表，了解院长具体座位）；

3、是否会产生相关费用；

4、查看既定日程，请示院长确认是否参加；

5、给对方发参会回执，并列入院长日程表；

6、根据文件要求，如需发言，安排文书室拟定发言稿；

7、将发言稿初稿提请院长审阅修改后再行定稿；

8、参会前给院长准备背景资料；

9、提醒院长参会；

10、准备好相关资料参加会议；

11、会议结束，整理资料归档。

（五）媒体采访

1、收到采访邀请；

2、由宣传处长与媒体对接，鉴别是否为正规媒体的采访，采访主题、是否产生费用、采访时间、地点，报纸版面大小或电视播放时段等具体事宜；

3、宣传处长请示院长是否同意采访；

4、宣传处长与媒体对接落实采访记者的具体信息，并请示是否需要其他陪同采访人员；

5、媒体提供采访提纲，宣传处长负责把关，与院长碰头拟出提纲答案；

6、提前了解记者需求，为记者提供背景材料，尽量让领导在采访过程中少做解释；

7、接待记者；

8、按时采访；

10、与记者落实见报或播出时间；

11、记者稿件编辑完成后要回电子版请示院长是否需要修改，根据院长意见修改完毕后再定稿发布；

12、到时通知院长及各部门收看，并将报纸（原件、复印件）或视频存档；

13、学校内外网发布新闻，并上传各网站相关链接。

（六）陪同院长参加的大型活动：

1、接受活动邀请及活动议程，判断重要程度，征询院长意见；

2、对于院长同意参加的活动事先安排日程；

3、了解活动议程，参加人员、着装需求，征求院长意见；

4、提醒院长应参与哪几项活动；

5、带好活动议程、名片等资料；

6、活动中关注院长的需要，注意保持在院长的视线内；

7、会后整理业务资料和名片。

（七）突发来访接待

1、问清对方来访目的；

2、询问是否与院长有预约，如有人推荐见院长，一定问清楚谁介绍、什么事情后先

通报院长再做安排；

3、对于院长熟悉且非常重要的客人，可直接通报院长是否当下接见；对于有具体承办部门的可直接转到该部门负责人处接待；对于无关紧要的人要留下来访者联系方式、询问具体事宜做好登记后礼貌拒绝但，如果自己不能确定，一定要征询相关负责人的意见；

4、如需要等待，礼貌告知客人请稍等，院长正在处理紧急公务；

5、重要客人要为对方准备茶水，同时礼貌地暗示对方院长的下一个约会何时开始，请对方注意时间；

6、对于院长熟悉且非常重要的客人，如果院长当时不愿接待或不在办公室，由秘书视情况做出解释，让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同时征询来访者意见，或帮助他安排和相关负责人见面；留下来访者的联系方式和资料，待院长方便时再行汇报，如果需要可进行后续安排；

7、对于与其它部门业务相关的来访，可以告诉对方相关部门的联系方式，留下对方的联系方式和资料，转交相关部门处理；

8、注意事项：有些来访者听不进秘书所做的任何解释，死缠着非见院长不可，一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出建议。

五、沟通协调

（一）内部沟通

1、秘书要与院长建立经常性的沟通，了解院长近期的工作重点及管理方面的思想。准确理解院长的授意、做好上情下达的工作；

2、要与各部门建立良性沟通，随时掌握各部门工作进展情况；

3、要关注学校各项活动开展时间、进展情况；

4、要督促各部门在工作完成后及时向院长汇报。

（二）外部沟通

外部沟通会大量使用电话、电子设备、书信等媒介，因此要特别注重在这些方面的商务礼仪。要以学校利益为基础，在沟通中尊重对方，要注意多方了解与交流合作相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。

六、文字支持

（一）秘书文字支持应达到的要求：

1、针对性强——文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题，提出意见和办法。

2、具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做，真实是指实事求是。

3、条理性强——文字工作具有明确的指导作用，可操作性强，因此对拟制文稿的条理性要求尤为突出。

4、时限性强——要写得及时，否则会延误时机。

5、要有固定的格式。

（二）秘书文字支持的种类：

1、传真和邮件（详细处理流程见前）

2、业务类文档（正式文件、讲话稿、报告、总结、PPT制作等）

3、一般信件、感谢信、邀请函等

（三）程序：准备——撰拟——审核修改、发布

1、准备

（1）明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容，在与院长相互沟通中，准确领会领导意图，并据此进行写作。

（2）确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和

主张。要注意选择正确的文种。

（3）调查研究收集材料。在接受院长授意后，秘书应进行深入的调查研究，收集标志材料。

2、撰拟文稿

（1）合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。

（2）写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意，引导阅读。（3）用词用字应准确、规范，应正确标明标点符号。（4）文内使用简称时，一般应当先用全称，再注明简称。

3、审核修改、发布

（1）文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。

（2）审核修改的步骤是，首先由秘书自己反复推敲修改，对于重要的文档还要组织讨论，最后提交院长审核批准、发布。

第二篇：秘书管理制度

秘书管理制度

1.目的

为了进一步加强行政秘书岗位管理，充分发挥行政秘书的服务与辅助职能，以规范开展行政秘书的日常工作。2.适用范围

2.1.组织范围：适用于集团、事业部和分公司 2.2.业务范围：适用于秘书岗位人员管理 3.术语和定义

无

4.关键角色职责

无

5.制度内容描述

5.1.任职资格

5.1.1.学历及知识背景：大专以上学历，接受过企业文秘、公文写作、计算机应用、商务礼仪等方面的教育培训。

5.1.2.工作经验：具备本公司助理、内勤等岗位一年以上工作经验或者其他公司秘书、助理、内勤岗位三年以上工作经验。

5.1.3.基本知识与技能：有较好的写作基础，熟悉公文写作，能够独立起草一般性公文；具备较强的事务处理能力；具有较强的组织、协调能力与人际沟通能力；熟悉接待礼仪，能较好处理一般性接待工作；熟悉使用办公软件；熟悉文件资料归档的基本程序和方法。

5.1.4.素质要求：品格优秀、责任心强，有较强的保密意识；待人热情，有良好的服务意识；严谨细致、一丝不苟。

5.2.工作内容

5.2.1.日程管理：计划制定、行程安排，并及时记录和提醒。5.2.2.接待工作：接待来访客人、接听各类电话。

5.2.3.会议及活动：会议规划、通知、会场布置、资料准备、会议记录、会议追踪。

5.2.4.公文写作：信息收集、起草或协助起草各类文件、报告。5.2.5.沟通支持性工作：沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系，及领导交办的其他工作事项。

5.2.6.文件处理与保管：处理来往信函和传真，文件档案管理。5.2.7.综合事务管理：办公室环境管理及其他。

5.2.8.决策支持工作：信息的处理与分析，对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持。

5.3.管理办法

5.3.1.考评成绩连续两次为合格（含）以下的，以及连续两个月月度考核成绩低于80分的，调离本岗位。

5.3.2.一年中受到两次通报批评的，调离本岗位。5.3.3.每提交不少于2篇学习总结或读书体会。5.3.4.每参加不少于12课时的培训。5.4.培训方式

5.4.1.入职培训，由人资统一安排了解集团，公司概况，规章制度，组织结构，使其更快适应工作环境。

5.4.2.部门岗位培训，发放《秘书岗位手册》，熟悉新岗位职责，工作流程。

5.4.3.月度例行培训，每月参加行政本部安排的培训课程，学习专业知识。

5.4.4.OJT培训，每季度，由秘书的直接领导对其进行沟通，对必要的知识、技能、工作方法等进行优化。

6.特殊事项

无 7.相关文件

无 8.附件

无

第三篇：秘书管理制度重点强调

秘书管理制度重点强调

秘书面试

● 招聘秘书前必须由副总办填写人员需求表，报秘书管理部批准

● 各职位秘书最少要经过两级面试合格后方可入职

秘书培训

● 秘书入职7天内由所属区域（副）总监秘书负责培训并逐级向上汇报培训情况 秘书晋升

● 各职位秘书的晋升需由上级向秘书管理部提出申请，秘书管理部与秘书进行面谈，秘书提交工作总结

● 秘书管理部批准晋升后，将《员工考核表》、《秘书晋升面谈表》、《个人工作小结》递交人事部，晋升从次月1日开始生效

秘书入调离

● 秘书入职前必须参加上机考试，考试合格者方可办理入职

● 秘书必须进店入职，不得提前计薪，以办理入职手续、签订劳动合同日为起始计薪日

● 秘书人员调职前要求副总助理提前五个工作日以邮件形式向秘书管理部申请 ● 秘书人员主动离职必须提前一个月向所属营业部副总办提出申请，副总办助理第一时间上报秘书管理部，秘书管理部对离职秘书进行调查及备案；秘书人员由公司辞退/除名的，要求提前五个工作日由副总办助理通知秘书管理部 ● 店务秘书调、离职需要在监交人（指定（副）总监秘书）的参与下与接任的秘书在分行完成财务、交管、行政、IT、费用方面的交接；（副）总监秘书调、离职需要在监交人（指定副总助理）的参与下与接任的（副）总监秘书完成相关内容的交接；副总办助理/秘书调、离职需要在监交人（秘书管理部经理指定）的参与下与接任人员完成相关内容的交接

● 秘书人员于调、离职当日必须进行上述内容的交接，完成交接后由上级主管逐级审核签字，由其本人到总部与相关部门进行交接工作完成的签字确认，否则，将暂扣离职人员当月薪资，直到完成所有交接确认的签字工作 秘书投诉 ● 开设秘书投诉专用邮箱，做为秘书投诉的基本渠道

● 投诉人填写《投诉单》并发送邮件→秘书管理部受理邮件回复（1个工作日内）→秘书管理部展开调查→反馈投诉人处理结果（7个工作日内）

第四篇：秘书部内部管理制度

秘书部内部管理制度

为了更好加强对内部自身的管理，完善管理机制，提高工作效率，培养学秘书部内部成员的时间观念，特制定本条例。

一、秘书部干事、成员应按时参加学生会召开的会议、例会，并签到。

二、内部会议严禁让他人代签或待他人签到。如需请假应向上级汇报。如未经许可，记入“无故缺席”。

三、凡学生会召开的例会、临时会议、大型活动、值班及各项活动，应到人员应按规定时间到达指定地点，不得迟到、早退或缺席。一学期请假的次数不得超过三次，超过三次者按旷会处理（依次积累）。与会者迟到10分钟，视其无故缺席。

四、在参加会议或活动过程中，任何人不得擅自离开，如有特殊情况，必须向上级请假，并上报部长。

五、无故缺勤一次者给予内部通报批评处分，无故缺勤二次者给予内部警告除分，无故缺勤三次以上（含三次）者和请假五次以上（含五次）者，经主席团研究并上报团委老师，给予其开除学生会处分。

六、每次会议或活动后，由干事认真填写“学生会干部考勤表”并存档。同时，作为年末学生班干部的考评依据之一。

七、以上考勤制度各秘书部干部必须严格遵守。

八、本制度自公布之日起实行。

第五篇：秘书

名词解释

1.现代化：狭义的现代化指十七八世纪（尤其是从工业革命以后）从欧洲起源，之后逐渐扩散到全球的一种建立在工业化基础上的新的社会生活或组织模式，是从“传统社会”向这种新型的“社会生活或组织模式”转变的过程。2.可持续发展：指当代人的发展不应牺牲下一代发展机会，一个地区的发展不能以另一个地区的发展为代价。

可持续发展包括可持续的经济发展、自然资源的合理开发与保护、可持续的社会发展、可持续的人口发展等内容。

3.社会问题：指社会中发生的被多数人认为是不合需要或不能容忍的事件或情况，而需要运用社会群体的力量加以解决的问题。

4.科层制：是韦伯根据纯粹理想型观点提出的社会组织内部职位分层、权力分等、分科设层、各司其职的组织结构模式和管理方式。

5.城市社区：指在一定地域范围内、大多数从事工商业或其他非农产业的、一定规模的人口组成的人类生活的共同体。

简答题

 我族中心主义和文化相对主义：

（1）我族中心主义：是指站在本民族文化的立场上，认为本民族的文化优于其他民族的文化，进而排斥和否定其他民族文化的现象。

我族中心主义并不只发生于民族文化的层面，有时也发生于同一民族的亚文化之间，即某一群体对另一群体文化的贬斥，我族中心主义常常导致文化冲突。

（2）文化相对主义：文化没有高低优劣之分，文化之间的差异是相对的，因此不能站在本民族文化的立场上、用本民族文化的价值观念去评判其他民族文化。

 传统文化的基本特点：

（3）重实际求稳定的农业文化心态，以家族为本位的宗法集体主义文化，尊君重民相反相成的政治文化，摆脱神学的务实的生活态度，重人伦轻自然地学术倾向。（4）中国的传统文化是在以家庭为基础的小农经济的大背景下，通过多种思想流派的比较交流而形成的。



库利“镜中自我”都是以他人为镜来认识自己的，在社会互动中人们通过他人对自

己行为的态度和反应来反观自己，认识自己，就像从镜子里发现自己那样。因素：一个人要能够想象的出自己在别人眼中的形象

他要能想象的出别人对这一想象所作出的判断及评价。他能对别人的判断及评价做出相应的反应。

 我国人口问题的解决途径： ① 控制人口数量

控制人口数量，提高人口素质是我国的基本的人口政策，我国人口规模的庞大决定了解决我国的人口问题必须首先从控制人口数量入手。

② 提高人口素质

提高人口素质是我国人口政策的重要组成部分，这不但包括提高全民族的科学和文化水平，也包括提高其身体素质。③ 大力发展经济

发展经济至少可以缓解人口压力： a)发展经济、增加财富可以直接提高人民的物质生活水平，缓解人口再生产与物质资料再生产之间的矛盾。b)发展经济、增加社会财富可以兴办和发展社会事业，提高人口素质和人们的生活质量。

c)发展经济可以创造更多的就业机会，缓解劳动力过剩的压力。

论述题

 社会舆论（246-247）

含义：是社会上众人关于某一事件或现象的议论和意见，它包含了对于此一事件或现象的是非曲直之评价。

特点：由现实问题引起

集体互动的产物

靠大众传播形成

表现：社会舆论是大多数人对于某一事件的意见，它对人们的言行具有一定约束及社会控制作用。它发挥控制作用的机制是：社会舆论形成之后就在一定范围内占主导地位，它会对人们的行为发生潜移默化的引导作用，会对少数人的、与众不同的言行产生心理压力。人们为了缓解这种压力，不自外于众人，就会使自己的言行与众人保持一定程度的一致，于是社会控制作用发生。但是，由于社会舆论不是硬性的控制，所以这种控制作用只有在顾忌舆论的人群中才能发挥作用。另外，社会舆论的控制作用效果是多样的。当社会舆论代表社会正义，它有积极的社会控制作用。如果社会舆论不能反映社会进步的要求，它的控制作用就是消极的。

 初级社会群体

现代社会中初级社会群体的衰落表现： A.初级社会群体的某些功能外移。

随着社会分工的加剧，社会上出现了一些专门机构来承担原来由初级社会群体（特别是家庭）实现的功能，比如教育、娱乐功能等。这些替代性组织的出现，减轻了初级社会群体的压力，也使人们在更多方面走出初级社会群体，从而减少了对它的依赖。这样，初级社会群体也就不能像从前那样可以满足成员的多种需要了。B.初级社会群体内部的成员关系趋于松懈。

在现代条件下，人们的经济和社会活动越来越不囿于传统的社会组织。人们普遍参与社会生活，使得他们用于初级社会群体的深入的、面对面的交往减少，一些交往活动也趋于形式化。这样，初级社会群体中成员之间的关系已不如从前那么亲密。C.某些初级社会群体名存实亡。

工业化、城市化、现代化对某些初级社会群体具有颠覆性的影响，这使得一些初级社会群体名存实亡或归于解体。当初级社会群体不能发挥功能时，它就是名存实亡。在这方面，邻里表现的最明显。

D.初级社会群体的衰落所造成的影响也是多方面的：一方面，这使得人们从初级社会群体中获得的温情的、充满人性的关怀变少，社会秩序的维持将遇到更多挑战；另一方面，这将给人们带来等多的机会，人们的生活也会变得更加丰富多彩。孔德是第一个提出“社会学”概念并创立社会学的人，被人们称为“社会学之父”。

2.迪尔凯姆是最早用实证方法研究社会现象的社会学家。

3.马斯洛的需求层次理论：生理的需要、安全的需要、归属或爱的需要、自尊的需要、自我实现的需要。

4.文化是人类所创造的物质的和精神的成果，它包括人类创造器物和其他物质产品、技术和知识、规范和习惯、信仰和价值等。也被称为文治教化。

5.文化的结构：文化元素、文化从、文化模式。

6.基本社会化：如果人能够成功地对特定的社会要求作出反应，就会得到积极的评价，从而产生积极地心理状态，并进而对未来的发展产生积极影响。

7.代沟：美国人类学家玛格丽特.米得用“代沟”的概念来形容两代人之间在价值观念、行为方式上的差异。她认为，整个世界正处于一个前所未有的局面之中——年轻人和老年人，青少年和所有比他们年长的人——隔着一条深沟在互相望着。

8.精神分析学派的创始人弗洛伊德认为，人格是由本我、自我和超我三部分组成的。

本我：是最原始的人各部分，它包括人类本能的性的内驱力和被压抑的倾向。

超我：是个体对社会的道德限制和楷模进行内化的结果，它是人的行动的检察官。

自我：是来自本我但又经过外部世界影响而形成的知觉系统，它既监督本我，又满足自我。

9.不同性质的社会互动：

（1）方式。（2）合作：是不同个人或群体之间为了达到共同的目的而互相配合的互动竞争：是不同个人或群体为了各自获得同一目标而进行的互动方式，是以不同利益群体（个人）的存在和目标物的稀缺为前提的。（3）冲突：冲突是人与人或群体之间为了各自获得共同珍视的目标而采取的斗争、压制、破坏以致消灭对方的互动方式。

10.11.集体行为的特征：群体性、非组织性、突发性。角色扮演中的问题：（要求了解定义、举例）

（1）角色混淆：指人们对自己所要扮演的角色和角色规范认识不清，从而使扮演该角色的行为与其他角色的要求发生混淆的现象。

例：人们将工作时间的上下级关系移至业余时间，下级在非工作场合对上级毕恭毕敬。也有的人将工作中的角色行为模式带入家庭生活之中，或将日常生活中的行为模式带入工作之中，未能随着活动场合的变化而改变自己的角色行为。（2）角色紧张：有的人参加了大量不同的社会活动，承担着许多社会角色，以致出现没有基本的时间和精力去扮演某些角色而疲于应付的现象。例：有的干部有过多的兼职，有的人分内工作过重而难顾及日常交往，有的人出于热心或功利目的过多的参与不同群体的活动，而这些群体的活动又不是可有可无的。（3）角色冲突：在社会现实中，一个人同时承担了多种角色，而且其中的两种或多种角色对承担着的期待发生矛盾、难以协调，从而使角色扮演者左右为难的现象。

例：职业女性难以关爱年幼的儿女，一个干部在秉公办事与朋友求情中的左右为难，因为婆媳冲突而被夹在中间的男人的处境。

（4）角色失败：是一个人未能和无法成功的扮演某种角色的现象，这是角色承担着严重不称职或他已不能继续承担这种角色的情况。

例：为父母者未尽到教育好子女的责任而导致未成年子女违法犯罪，干部贪污后被开除公职。

12.成员之间关系亲密的群体称为初级社会群体（或首属社会群体），相对地，把成员之间关系不那么亲密的群体称为次级社会群体。

非正式群体：有的社会群体主要是靠感情、道德、习惯、信任来维持的。

13.初级社会群体：

含义：对面的交往形成的，具有亲密的成员关系的社会群体。类型：家庭、儿童游玩群体、邻居、朋友圈子。

14.泰罗的科学管理理论：科学管理理论是建立在“经济人”假设之上的，后被称为“泰罗制”。韦伯的科层制理论：是韦伯根据纯粹理想型观点提出的社会组织内部职位分层、权力分等、分科设层、各司其职的组织结构模式和管理方式。 理想型组织的特征： ① 织内部有清楚的分工，而且每一个成员的权力和责任都有明确规定

② 职位分等，组织的职位之间形成自上而下的权威体系，下级接受上级的指挥。③ 行政管理人员是因具备各种专业技术资格而被选中的，他们有专业资格。④ 行政管理人员是专职的公职人员，组织中的职务是他们的职业。⑤ 行政管理人员的升迁根据年资或政绩，取决于上司的评价。⑥ 组织内部有严格的、统一的纪律，下级要接受上司的监督  科层制的特点：

① 组织中有严格而缜密的规则，它指导者各个职位上职员的行动，从而组织成员的行为都有章可循。

② 组织中的成员都是有专业资格的，他们以此工作为职业而且胜任工作，于是组织是一个能人结构。

③ 组织是以工作为核心的，它以事为本，或遵循了事本主义的原则，甚至排除了人的感情，以保障组织的运行效率。

15.16.17.管理学家麦格雷戈提出X理论和Y理论。

社会流动的类型，按方向分为：垂直流动和水平流动。

意大利社会学家、经济学家帕雷托是最早对精英问题进行系统的理论研究。18.19.20.社区：是一种地域文化的缩影。

芝加哥学派开创了参与观察法，并创造了人文区位学理论。

城市社区：指在一定地域范围内、大多数从事工商业或其他非农产业的、一定规模的人口组成的人类生活的共同体。

社会制度的类型： 1)本原的社会制度

经济制度和家庭制度成为人类社会生活的两个基本制度，即本原的社会制度。

2)派生的社会制度、主要有：政治制度、教育制度、宗教制度。

21.22.23.24.25.26.社会制度的构成要素：价值系统、规则体系、组织系统、设施系统。社会制度的功能：正功能和负功能、显功能与潜功能。（P198）社会问题的特征：破坏性、普遍性、复杂性、时空特征。

人口问题的实质：人类在物质资料的生产和消费的关系上出现严重失调，是人口再生产与物质资料再生产不相适应。

马尔萨斯认为抑制人口增长的途径有两种：“积极抑制”和“道德抑制”。解决劳动就业问题的途径：

1)发展经济，创造更多就业岗位。2)加强人力资源能力建设。

3)发展服务业，开辟新的就业领域。4)加强法规和制度建设。

27.28.正式控制与非正式控制、积极与消极的社会控制(238-239)失范理论：迪尔凯姆认为在社会迅速变动的时代，当文化价值和社会结构以不同的速率转变时，原来的某些指导和约束人们行动的社会行为规范就可能失效，它已不能有效地指导人们该做什么和不该做什么。在这种情况下，人们就会手足无措，处于无所遵循的迷茫状态，生活会变的漫无目的，从而容易发生自杀。自杀是由于缺乏有效的规范而造成的。

29.30.1601年英国《伊丽莎白济贫法》被认为是现代社会保障制度的开端。社会保障的内容：社会救助、社会保险、社会福利服务。