什么是秘书（定稿）

第一篇：什么是秘书（定稿）

什么是秘书

一、国外的定义

1．西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。

2．原苏联的定义。认为：”秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。“这主要指机关秘书，因为私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近我国的情况。

3．日本的定义。日本学者认为秘书是”帮助与处理各种事务的工作人员“；还有通俗的说法：”秘书是全能运动员“。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，”赋予性“强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的”直接性“。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。

以上国外定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同，前一点与我国的现状是有差异的，在我国秘书主要地还是一种职务名称，而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。

二、我国对秘书定义的各种说法

我国自80年代以来，对秘书的定义进行了探讨，并有所进展，各家界说多种多样：

1．1979年《辞海》秘书词条写道：秘书是”职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般

均设有秘书工作部门或秘书工作人员。“

2．1982年毛含德教授在《秘书学概论》（内部版）中说：”秘书是一种职务的名称„„是在国家政权单位、事业和企业单位中，协助领导综合情况，研究方针政策，密切各方面的关系，办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。“ 提出了研究政策问题是正确的，但”职称“只是一种设想。

3．1983年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为：”秘书是一种职务、也应当是一种职称“，”是领导的耳目、助手和参谋。“ 当时”信息“一词尚未流行，”耳目“实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了”参谋“问题。但”职称“之说是不确的。

4．1986年张家仪在《秘书》杂志上撰文认为：”秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。“并认为”秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性的，所以秘书决不是一种职务而是一种职业。“

上述秘书的”近身“特点（即”身处领导机构“）是1985年底李欣在武汉提出的；辅助性是上海楼宇生强调的秘书的本质属性；社会职业化是常崇宜1983年在《秘书学概论》中提出的。张家仪概括较好，反映了秘书学研究的深度。但”附着个人“的提法不准确，讲”秘书决不是一种职务“也嫌绝对化。

5．1987年常崇宜在《现代秘书工作》一书中认为，”秘书是一种职务名称，也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助领导，直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。“

这是试图对公务与私人秘书、各行业、层次、工种秘书作出的广义定义，其中的”特定领导人员“包括了私人秘书的领导者，正由于是广义，文字概括不精练。

6．1987年刘祖遂、王守福在《通用秘书学》中认为：”秘书是社会职务的名称之一，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员。“ 这里明确指出”公务人员“，是一种狭义的定义。7．1989年董继超在《公务秘书学》中认为；”所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。“ 这里用了”所谓“二字，并沿用了论述秘书活动方式的办法，以及强调了”事务“而未提”参谋“，反映了定义的难度。

此外，笔者所见到的我国秘书界著名学者李欣、王千弓、翁世荣等在他们的论著中，都没有直接探讨定义问题。1990年袁维园主编的《秘书学》也只讲到秘书”是广泛的社会职业之一“，是”一种行政职务“。

归纳起来，各家说法中涉及的有四个问题：（l）我国秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，或者二者兼有？（2）我国秘书的主要职能作用是助手，还是参谋，或者二者兼有，又如何准确表达？（3）对秘书下

定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构、甚至业务科室中从事秘书工作的人员？（4）私人秘书的情况很不相同，但数量正在扩大，要不要包括进去？

三、初步的结论

l．广义秘书的概念；”秘书是领导人的事务与信息助手。“这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。

2．狭义秘书的概念。”秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。“这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。这个”助手“包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥”参谋作用"的现实。

四、如何做一个成功的秘书

作为秘书，必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围，分不清他朋友亲戚的亲疏，不仅在工作日程上不好安排，就是许多电话也不好处理。“我找某某！”对方电话打进来，不仅不报姓名，而且对领导直呼其名，如果你听不出这是领导的太太或老爸的声音，只是公事公办地反问“请问您是„„”则有可能让你吃不了兜着走。因为要了解领导的一些私人生活，或者是在给领导家送材料的时候，或者是在转接电话的过程中，不可避免地要了解一些领导的隐私。由于领导的私生活一般与工作无关，因此，作为职业秘书的操守，对于领导的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，领导才能真正放心让你协助他的工作。

在这种现代企业中，职业经理人与职业秘书的关系，既不是封建庄园里的主人与奴仆的关系，也不是江湖武林中那种师徒关系，更不是三国演义中刘备关羽张飞那种桃园结义的关系。秘书与领导之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关系一样，乐手不是为指挥而演奏，而是按指挥的手势与指挥一起，共同为观众而演奏。秘书不是为领导而工作，而是与领导一起共同为企业而工作，只不过秘书是根据领导的指令而工作。因此，尽管秘书与领导之间可能存在着一些私人情谊，或者其他的恩恩怨怨，但秘书与领导之间的关系，本质上是一种工作关系，不存在任何人身依附关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。

由于要保证公司领导有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司领导之间的桥梁。正因为是桥梁，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。这样，那些暂时被堵塞的人不可能个个都能理解，于是，有人要找个地方撒气。在大多数情况下，必然会把怨气发泄到秘书身上。

也许是最近有关慈禧太后的电视剧太多了，许多人把李莲英当作老佛爷的秘书看待，所以在他们的印象中，秘书都有李莲英那样的本事，事情办不办得成，全在于秘书肯不肯帮自己的忙。不说外来的客人，即使是在公司内部，许多人也不一定了解秘书部门的工作，以为各种报告批不批，领导想见谁不想见谁，都是秘书部门说了算，所以像鲁天明这样，文件批不下去，就朝秘书部门发火。当然，也有人知道这并不是秘书部门的责任，但是他们又不好直接朝公司领导发火，所以只好把秘书部门当作出气筒。可以说，当出气筒似乎也成了秘书工作的一大特色。

由于看问题的角度不同，秘书部门与科室发生一些矛盾，造成一些误会是正常的。比方研发部门觉得某项新产品必须尽快研发，不然就会被竞争对手超过，所以打报告给公司领导，要求尽快上马开始研发；而秘书部门可能从销售部门的报告中了解到，这种产品市场还没有成熟，用不着那么急，所以没有把研发部的报告优先送给领导。因此，秘书部门与各科室出现一些矛盾和分歧是正常的。只要加强沟通，是完全可以消除的。

但是，秘书如果一听到别人讲你一两句气话，你就针锋相对，在桥梁本来不畅通的情况下，凭个人意气办事，再设一个卡，摆出一夫当关，万夫莫开的架势，把人家堵在桥头，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨，人事纠纷，就会使事情越来越复杂，最后有可能变成死疙瘩。

由于你是领导的秘书，在别人的眼里，不管是做什么，你都是替领导在办事，有人甚至还以为是领导有意让你这么做的，所以，只要你愿意，你就有很多机会和办法，像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是，当你像只砂轮强行把对方磨平的同时，它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服，今天斗不过你明天还会跟你斗；明里斗不过你暗里可以给你使绊；一有机会，人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌采取“道高一尺，魔高一丈”的态度跟人家治气。因为，你把人家的路堵死了，实际也就把自己的路给堵死了。

对于秘书来说，有被人求的时候，肯定就有求人的时候，而且求人的时候还很多，比方领导跟秘书要个资料，这就需要有关科室提供素材；领导外出办事，也需要各科室配合；秘书的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半„„要做好秘书工作，不仅要得到领导的信赖，还要得到各科室的信赖，而且是长期的信赖，所以秘书必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。

除开个别人是出于妒忌的原因，绝大部分是由于这种误会造成的，因此，一个称职的秘书，在承受这些抱怨的同时，应想方设法改进自己的工作，加强与对方的沟通，为使自己这座桥梁更顺畅一些，尽量帮对方的忙。不管是什么原因，人家把怨气发到你身上，你就跟人家治气，对于秘书来说，是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人极少理睬，在工作上能办的也尽量拖着不办；而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉帮结派，那些不被你理睬的人对你更充满了敌意，不时以种种借口与你过不去，而原先与你要好的人因担心别人议论以至无形树敌，也开始避免与你多接触，弄得你孤家寡人似的。

作为秘书，要学会与各种人打交道，若是一味关照与自己相近的人，而对自己不喜欢的人予以排斥，最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容，以工作大局为重，切不可根据自己的好恶去处理人际关系。

秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图，思维方式和工作方法，只有这样，才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间沟通协调好，理解他们的工作意图，准确地向领导汇报。部门与部门之间，领导与部门之间，如果秘书能协助去除沟通屏障，会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里，秘书比较了解领导，所以经常希望能得到秘书的“关照”，了解领导的真正想法和意图。事实上，每个人由于处在这信息爆炸的时代，每天吸收不同的信息与情报，思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变，所以作为秘书，应随时了解领导的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。

如果作为秘书，你不善于沟通，而是今天跟这个治气，明天跟那个治气，你的工作还怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗来斗去会有好心情吗？人有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：除开睡觉的时间，一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间，如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让，哪怕只有一半的互爱和谦让，你会觉得工作和生活会温暖美好多少倍！

生意人做生意讲究求财不求气；对于当秘书的来说，必须具备良好的沟通能力，求和不求气。

第二篇：秘书是一种职业

市场经济下，大大小小的公司不断涌现，对秘书的需求增加，所以，秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着中国加入WTO步伐的加快，会有越来越多的外资企业进入我国，对秘书的需求量也会有所增加。做好秘书不容易难道秘书真是一个干不久的吃青春饭的工作吗？其实不然！做好秘书工作，必须具备以下素质：1．没有权力欲。常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”。这句话在秘书这个行当是不适用的。2．做事干练，能严守机密。秘书是工作在领导身边最近的人。领导的一些个人行为不可能全部避开秘书的眼睛，他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露。如果秘书不注意守密，会使领导的工作被动。3．熟练操作各种办公自动化设备。4．具有较强的文字处理能力。要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图，并有能力将其组织成文字。5．主动热情，遵守纪律，性情随和。外交型的人才做秘书，将使领导左右逢源。秘书可以分三种。初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25～35岁左右。高级秘书则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点，到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。一般的外资企业，他们需要的高级秘书是35～45岁的职业女性，要有长期的外企工作经历，要有良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的女性凤毛麟角。来源：北京高等秘书研修学院

第三篇：假如我是一名秘书

假如我是一名秘书

秘书是什么？上大学之前，我一直认为秘书只是老总身边的一个小跟班，什么都要听老总的，一旦做错了事，就会受到老总的斥责，却连一句解释的机会也没有。职场上，秘书就是一个不起眼的小卡。上了大学之后，视野开阔了，也看了一些关于秘书工作的书，这才真正了解到秘书这一职业到底是什么。所谓秘书，是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手。关于秘书的定义，各家有各家的看法，它也会随着社会的发展有所变化，在这里，我们就不再深究了。先面谈谈假如我是一名秘书，我应该具有的职业素养。

假如我是一名秘书，我应该具有较高的思想政治素养。一名合格的秘书要有正确的世界观、人生观、价值观，要熟悉党的理论、方针、政策，这样才能在领导作决策时，提出建设性意见，使单位的工作紧紧围绕国家的大政方针开展。从以上的定义可知秘书处与工作单位的枢纽或衔接的位置，因此，要有过硬的思想思想政治素养，只有这样才能为领导出谋划策，当好领导的助手。

假如我是一名秘书，我应该具备良好的道德品质。一个合格的秘书，应该视责任高于利益，工作上任劳任怨、勤勤恳恳，要有事业感和责任心，要有一颗无私奉献的心。秘书的工作具有从属性、被动性、综合性，所以秘书要拥有较高的道德修养，与人为善、乐于助人、敬重上级、尊重同事，同时要办事可靠，不虚伪、不轻浮。秘书要看清自己的位置，既不要看轻自己，也不要凭借领导的权势，装腔作势，摆出一副领导的架势，令人生厌。

假如我是一名秘书，我应该具有扎实广博的知识素养。二十一世纪，是知识的世纪，要想做一名合格的秘书，必须提高自己的知识结构，不断充实自己的知识储备。只有这样才能更好地成为领导的助手。秘书的工作涉及领域广，秘书写作、文书处理、公关礼仪、中文速录、办公自动化、商务谈判，等等，这些都需要具有较高的知识素养和专业理论知识的人才能办到。

假如我是一名秘书，我应该具有较强的专业技能。首先，要具有较强的写作能力。擅长书写文稿是秘书最起码的专业能力和素养要求。其次，要有良好的沟通能力。秘书的工作纷繁复杂，其间，更要与各色各样的人打交道，因此，只有具备良好的沟通能力，才能使工作变得轻松、愉快。最后，要具有组织协调能力。只有这样才能更好的更合理的安排人力、物力、财力，把工作做到做到高质量、高效率。

社会在发展，对人才的需求在上升，当然对人才的要求也越来越高。如果你想做一名专业的、高素质的、现代化秘书，从现在起，你就要不断的培养自己的职业素养。当然，秘书职业素养不是一朝一夕就能培养起来的，需要长期的实践与学习。所以，坚定信念，永不放弃，努力一点一点的进步，相信自己，你一定能成为领导的好助手好参谋！

马梅

110103024 11级对外汉语专业

文学院

Tel:***

第四篇：行政秘书是做什么的工作？

一、秘书的涵义

从秘书职位的角度来看“秘书”概念的发展变化。

秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

（一）秘书官职化时代

1.中国秘书官职化时代

在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。

即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：

宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为“秘书”。如《晋书•荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。”

指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。

至东汉后期：“秘书”不仅指物，也指机构和人员。

古代的秘书工作者，被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。

唯有一次例外，那就是东汉末年

魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以“典尚书事”，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

其一：秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。

2.国外秘书官职化时代

“秘书”这个词来源于秘书工作保密者。

指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.今天cretary第一个字母s大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员

secretaryofstate在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。

thesecretaryofstateforforeignandcommonwealthaffairs意为外相

thesecretaryofstateforhomeaffairs则是内政大臣

chiefcabinetsecretary日本的“内阁官房长官”

沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。

资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。

另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。

贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、帐目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做“办事员”。

如英国著名的政治学家和哲学家约翰•洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰•邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。

总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。

（二）秘书社会化时期

1.国外秘书工作的社会化、职业化发展

英文secretary出现了另一个重要含义,秘书作为一种社会职业，开始确立。

第一个字母s小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。

2.我国秘书的社会化职业化发展

我国的私人秘书始于清朝，称幕客

幕客也称“西席、馆师、宾师”等，俗称师爷

由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄, 不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书

改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。

改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。

（三）秘书和秘书实务的涵义

秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。

该定义可从3个角度来理解:

秘书服务的根本对象是领导者

秘书活动的基本方式是处理信息和事务

秘书活动的根本性质是辅助性

秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。

二、秘书人员的称谓、类别、层次

（一）秘书人员的称谓

社会上对秘书人员的各种称谓

打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任

“秘书工作”主管（培训主管、业务主管）

“秘书工作”助理（人事助理、执行助理）

初级秘书、高级秘书等等

对这些称谓的分析

对秘书称谓的不规范带来的问题

1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理

2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己

3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。

（二）秘书的类别

按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类

以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书

以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等

（三）秘书的层次

在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。

该图包含4层含义：

体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次

体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例

体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差

体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别

三、秘书的职业特征

（一）秘书的职业特征

服务的直接性和稳定性

知识化和专业化

年轻化和女性化

（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才

秘书是“软人才”中的代表之一。

秘书的职业通道很长，中国加入wto，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

一、秘书工作的性质

（一）秘书的根本性质：辅助性

辅助性是秘书部门天生的属性

辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求

辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的（二）秘书工作的特征

与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：

1.中介性

秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的“纽带”和“桥梁”的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2.直接性

秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上

3.全面性

是体现在职能辅助的全面性上

是体现在过程辅助的全面性上

4.服务性

人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

5.被动性

秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。

秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6.潜隐性

秘书工作的潜隐性表现在三个方面：

活动名义的假借性

活动过程的幕后性

劳动成果的潜在性

7.机密性

关于这点，我们将在后面具体阐述。

二、秘书工作的要求

主要可概括为“四个转变”和“六个要求”

（一）秘书工作的“四个转变”

秘书工作“三服务”（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务）

秘书工作应该发挥“四个作用”（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用）

实现“四个转变”

四个转变1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；

3.从被动服务转变为主动服务：

4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。

（二）秘书工作的六个强调

强调调查研究工作

强调信息工作

强调信访工作

强调协调工作

强调督察工作

强调党务、政务服务工作

三、秘书工作的内容

职能和职责的区别

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

（一）秘书的职能

1.辅助决策

（1）辅助决策的含义

在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

（2）辅助决策的特征

体现在以下几个方面：

辅助内容的综合性

辅助时间的经常性

辅助环节的全过程性

（3）辅助决策的原则

超前原则

定位原则

信息原则

谏诤原则

（4）辅助决策的过程

协助领导确定目标

协助领导设计方案

协助领导评优选优

协助领导实施反馈

2.协调关系

（1）协调关系的含义

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

（2）协调关系的特征

从属性

广泛性

间接性

（3）协调关系的原则

政策指导

客观公正

平等协商

注重整体

灵活适度

（4）协调关系的过程

摸清情况

找出症结

恰当协调

督促落实

检查反馈

3.处理信息

（1）处理信息的含义

信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

（2）处理信息的原则

及时性原则

保真性原则

适用性原则

预测性原则

（3）处理信息的内容

历史信息

上级信息

内部信息

公众信息

社会信息

（4）处理信息的过程

信息的收集

信息的加工

信息的传递

信息的反馈

信息的储存

4.办理事务

（1）办理事务的含义

事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

（2）办理事务的特征

综合性

服务性

繁琐性

突击性

（3）办理事务的原则

被动中求主动

原则中求灵活

繁杂中求规范

（4）办理事务的程序

自然程序

理论程序

指令程序

法定程序

技术程序

习惯程序

（二）秘书的职责

大致也有以下11个方面：

日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

接待事务（来访接待、安排服务等）

会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

行政事务

信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

写作事务（各种文体的写作）

协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

其他领导临时交办的任务

[案例]：根据上述内容，请思考：

1.雷秘书是如何辅助领导进行决策的？

2.秘书辅助决策的原则是什么？

一、国外秘书工作的职业特点和发展趋势

（一）国外秘书工作的职业特点

1.社会化、行业化

2.专业化、知识化

3.自动化、高科技化

既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢？

4.科学化、制度化

以马里兰州初级大学为例，公共课有：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。法律秘书的专业课程有：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。医药秘书的专业课程有：生物学、生理学、人体解剖学，心理学、医药学、医药专门术语、美国“秘书专业证书”（cps）考试，行政管理协会（ams）还举办了cam考试，英国有“特许秘书和行政人员工会”（icsa）法国有秘书的职业培训和考试制度，还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。德国专门开办了“欧洲秘书培训班”，并由“欧洲秘书协会”和“国际贸易协会”联合主持考试，合格者成为驻外机构的秘书。日本由全国秘书协会主持cbs的资格考试。

（二）国外秘书工作的发展趋势

1．秘书工作日益向智能型转化。

2．秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。

3.对秘书理论的研究日益加强。

二、各国秘书工作的发展简况

（一）美国的秘书工作

1.美国秘书工作概况

2.美国秘书的分类和分级

（二）英国的秘书工作

1.英国秘书工作概况

2.英国国家秘书的分类

（三）德国的秘书工作

1.德国秘书工作概况

2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要

（四）法国的秘书工作

1.法国秘书工作概况

2.法国的政府秘书机构及其主要工作

（五）日本的秘书工作

1.日本的秘书与秘书工作概况

2.日本秘书的类别及其工作的主要内容

三、“国际行政管理者协会会”和秘书节

internationalassociationofadministrativeprofessionals缩写iaap，即“国际行政管理者协会会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为“国际职业秘书协会”（professionalsecretariesinternational），是当今世界有名的跨国性的职业组织。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。

“国际行政管理者协会”提供给会员的刊物有：

《秘书》杂志:为国际秘书领域主要刊物，交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术

《秘书工作范例》:为国际职业秘书协会同各分支机构中企业经理代表人物合作创办的一种多方面综合论述刊物，适用于各种办公室环境，反映秘书职责的共同特性

《职业秘书道德准则》:建立和传播职业行为标准，体现秘书的职业道德观念。

“国际行政管理者协会”每年举办“特许职业秘书考试”，于世界设250个考场同时进行，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共6年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。1980年曾有6000人报考，1000人合格。合格者获“特许职业秘书”资格（简称cps）。在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所发展。

自1952年起，“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的贡献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。XX年，“国际行政管理者协会”宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。

加拿大总理克雷蒂安的贺词：

我很高兴对参加XX年行政专员周和50周年庆典的各位致以最热烈的祝贺。纪念周为领导者提供了一个认可在加拿大及世界各地行政人员所做出的贡献的很好机会。行政专员工作高效，知识丰富，技能娴熟，掌握了最新的办公技术和具有异常完美的组织协调能力。我希望和领导者及其需要合作工作的人一起，为你们的辛勤工作和杰出贡献致以真诚祝贺。

第五篇：对秘书的全方位了解和什么是秘书？

什么是秘书

《辞海》：秘书即领导的助手。

《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。

《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。目前我国秘书从业人员约达2300万人。

秘书节的由来

1952年春天，两位美国的资深秘书共同向美国商业部部长提出创立秘书周的计划，其主要宗旨是肯定秘书人员的工作技能、忠诚及工作效率以及给予政府及各企业的贡献，并且通过有效的宣传，引起人们重视秘书工作者在工作中发挥无限潜能。经过两人在华盛顿各界友人的协助，这个梦想终于在同年达成。

美国商业部长宣布，1952年的6月1日至7日为美国第一个秘书周，6月4日为秘书日。到了1955年，美国的秘书协会将秘书周改为四月份的最后一个星期，而这周的星期三为秘书日，并一直沿用至今。

1981年美国秘书协会更名为“国际专业秘书协会”又于1998年更名为“国际专业行政人员协会”，简称iaap。

三种秘书职业资格证书

在中国，有三种国家承认的秘书职业资格证书，它们分别是由劳动和社会保障部推出的全国秘书证书，它是在国内从事秘书职业的资格准入证明；由英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心中英中心推出的剑桥秘书证书，获得此证书之后，学生可以选择就业或继续深造；还有英国伦敦工商会考试局推出的lccieb秘书证书，这是国际认可的职业资格证书，获得学员可继续进修专业资格文凭或到国外大学进一步深造，世界上许多大学都承认lccieb的证书为入学条件之一。

目前，这三种秘书职业证都分初、中、高三个级别。

我国外企秘书的划分

一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等，他们的职责一般比较单一，事件技术含量较低，薪金相对低一些。

中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书，他们的权力和责任相对大一些，外语水平和计算机应用水平较高，能用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。具有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25～35岁左右，他们不轻易跳槽，更关心发展机会。

高级秘书则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，因此年龄偏大，35～45岁，能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力。这是秘书职位的顶点，到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵，而具备这些条件的女性凤毛麟角。

八成秘书需补课