第一篇：写作能力是秘书的基本功一个称职的秘书
写作能力是秘书的面都与公文密切相关。自党的“一大”后, 毛泽东曾两
次担任秘书工作,直接从事公文写作工作。在《毛泽东
选集》1-4 卷的159 篇著作中, 属公文的108 篇, 占
基本功
一个称职的秘书,必须具有一定的综合能力,包括 运筹能力、办事能力、调查研究能力、文字表达能
力
等。其中文字表达能力是最重要、最基本的。可以这么
说,文字表达能力是秘书工作人员的基本功,是“看家”的本领。因此, 对于秘书来说, 认真学好文秘写作, 努
力提高文字表达水平,是十分重要且不容忽视的。那么,怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?主 要应注意以下几点:
一、要端正态度,培养兴趣,自觉学好文秘写作
(一)端正态度。写作,是一种复杂、精细的精神生
产,是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动,决不是
轻而易举、一蹴而就的事情。不管干什么事情,必须有
正确的态度和浓厚的兴趣, 这样才有动力, 才乐于去
干,并想方设想法去把工作干好。文秘写作也是如此。
美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势———
改变我们生活的十个新方向》一书中指出:“在工业社
会向信息社会过渡中, 有五件‘最重要’的事情应该记
住, 而其中的一件就是: 在这个文字密集的社会里, 我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。
这里所说的‘读写技能’, 首先就是足以应付日常工作
和生活所需的写作能力,也就是应用写作能力。”秘书
人员在为领导提供情况、协调实施、处理日常工作等方
%。在108 篇公文中,有会议讲话、报告43 篇,指
示篇,决议、决定10 篇,命令、训令3 篇,通报、通知、布告7 篇,书信1 篇。由此可见,从革命战争年代我党 就十分重视公文写作工作。
(二)培养兴趣。爱因斯坦说过: 热爱是最好的老
师。在实践中我们一定要变被动为主动, 变“要我学”
为“我要学”。培养对写作的强烈责任感和浓厚兴趣,热爱写作,热爱到“忘我”、“痴迷”的程度,乐此不疲,如
饥似渴地去钻研, 废寝忘食地去琢磨, 持之以恒, 锲而不舍,这样才能学得好,才会不断地取得进步。
二、借鉴优秀作品,学习文秘写作基础知识
(一)掌握规律。提高写作水平, 到底有没有“秘
诀”?我们的回答是否定的。那么, 写作有没有规律可
循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。任何事物都有
其内在的必然联系即规律性, 任何物质产品和精神产
品的制作都有其特有的方法和技巧, 写作当然也不例
外。那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点,是唯心主义不可知论的反映,完全站不住脚。古人说:
“写作无秘,故作文要有道”“, 定体则无,大体须有”,这
种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材, 就是前人文秘写作经验的科学总结, 就是揭示文秘写
作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的 理论。
(二)多读范文。要提高文秘写作能力,还应有意识
地选读一些范文, 以作借鉴。鲁迅说过:“凡是已有定
评的大作家,他的作品,全部都说明着‘应该怎样写’。
只是读者很不容易看出,也就不能领悟。”巴金谈到阅
读与写作的密切关系时也曾说:“读多了,读熟了,常常
可以顺口背出来,也就能慢慢地体会到它们的好处,也
就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。”但我们也应
认识到: 读书是读他人之书, 作文是作自己之文;借鉴
只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是
生搬硬套,模仿抄袭“, 依葫芦画瓢”。
三、勇于实践,坚持多练多改
(一)勤于实践。写作是一种技能,技能的提高要靠 实践。实践出真知。立足于多写多练,这是提高写作能
力最有效的途径。如果只读不写或少写, 那就会眼高
手低, 所学到的知识, 将无用武之地, 写作水平就会止
步不前。清人唐彪深有体会地说: “多读乃藉人之功
夫,多做乃切实求己功夫;其益相去远矣。人之不乐多做者, 大抵因艰苦费力之故;不知艰难费力者, 由于手
笔不熟也。若荒疏之后作文艰难, 每日即一篇半篇亦
无不可;渐演至熟,自然易矣。”天道酬勤,勤能补拙。只有勤学苦练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真
正学到本领。
(二)勤于修改。作为文秘人员, 多写多练固然重 要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改
符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规
律,也是写作文章责任心强的一种表现。文章频改,工夫自出。事实上,多一次认真修改,就多一份写作的体 验,就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员,要有 高度的责任感,养成修改文章的良好习惯,虚心听取领 导和同志们的意见,克服怕人挑“刺”的思想,对每一篇 文章都要反复推敲,精思细改,这样写作能力才能迅速 地提高。(作者单位:中原油田广播电视中心)
第二篇：如何提高秘书写作能力
如何提高秘书写作能力
写作能力是秘书的一项基本素质，也是衡量秘书工作的重要标准。如何提高秘书写作能力，本文拟谈一孔之见。
一、注重写作基本功训练。秘书写作能力的高低决定着服务质量的好坏，而写作能力的关键在于基本功。综合起来讲，基本功可用“听、读、记、写”四个字来概括。“听”，就是认真听取领导讲话主要精神，把领导的工作思路、工作经验、具体要求记录下来；认真听取各部门领导的汇报，把各部门的基本情况、工作进展情况、存在的问题和工作建议记录下来；认真听取侧重服务的领导、办公室领导和分管领导关于起草文件、报告的要求、思路并记录下来，必要时可征求一下其他秘书的意见。“读”，就是多阅读报刊杂志，从中了解和掌握国家的方针政策、各地区落实方针政策的具体措施；多阅读上级重要文件和领导讲话，充分把握上级的有关要求；多阅读本地区领导的重要讲话，掌握本地区经济和社会各项工作的思路、重点及具体工作措施；多阅读部门领导的调查报告、情况反映和有关信息，深入了解掌握各部门的实际情况、存在问题、工作打算。“记”，就是做好会议记录、学习笔记，关键是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢记在心，把各项主要经济指标完成情况及原因熟记于心，为起草文件和讲话打基础。“写”，就是起草文稿的过程。在写作基本功中，听、读、记是基础，都是为“写”
服务的。想写好，首先要学会定思路，也就是定提纲，这是写作的关键。公文写作同文学创作有很大区别，不同的文种都有固定格式，这适用于国家确定的15个文种，在起草领导讲话、汇报材料、发言提纲时，虽然也有一定格式，但不是固定不变的，要根据会议要求，领导意图和实际工作需要而定。其次要注重内容的选取。总结时要客观真实、全面详细，多用数字和事实说话；分析时要准确、有针对性和前瞻性；部署时要符合实际，有可操作性和科学性。再次要灵活运用语言文字。“公文不是无情物”，文稿的语言有别于文学创作，但同样需要活泼生动，形象鲜明，富有文彩。适当运用名人名句、成语典故、经典论述、民间俗语和修辞手法，可以增强文章的表现力。同时，注重运用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用语，切忌以偏盖全，失去准确性。
二、注重改进提高写作能力的方法。从“小”法，刚从事秘书工作的同志，由于对工作不熟悉，必须从小的文章写起，先写信息、消息、情况反映、内容摘要等小文章，然后由简到繁，由粗到细，由少到多，每天坚持写。综合法，秘书的主要职责是搞综合，学会综合各部门的基本情况，综合领导的工作思路，从一个部门、一个产业、一项工作开始综合，先撰写调查报告，了解情况，在此基础上学会分析问题，重点是提出合理化建议，然后是起草各种讲话、汇报、署名
文章、情况分析等综合性文稿。冷“处”法，也称冷静处理法。文稿初成后，由于思维已成定势，马上修改肯定没有效果，如果时间允许，可以先放一放，让初成后的喜悦冷却下来，再拿出来修改，以第三人的角度和清醒的头脑重新审定思路、内容和语言，会有意想不到的效果。讨论法，三人行必有我师，集体的智慧是无穷的。再好的材料也有缺点和不足，都有需要不断修改和完善的地方。通过集体讨论，找出存在的问题，提出修改意见。实践证明，这种方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，将写得好的文章保存起来，主要是珍藏领导的修改稿和各种文种的精品。压减法，文章贵于精，公文亦如此。作为秘书人员要多在“文字精练”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文时，要开门见山，直陈其事，不断锤炼语言文字的表达能力。
三、注重良好写作习惯的养成。习惯成自然，良好的习惯决定能力提高的快慢，写作能力的提高与良好的写作习惯是分不开的。概括地讲，良好的写作习惯主要有：一是多写。俗话说，勤能补拙，许多秘书都有这样的体会，“常看胸中有本、常写笔下生花”，写作能力来源于日积月累，笔耕不辍。二是勤思。就是所谓的“悟”。秘书人员作为协助领导工作的参谋助手，是贯彻执行党的路线、方针、政策的一支骨干力量，写东西时必须对工作进行战略的、全局的思考。多思才能“思风发于胸臆、言泉流于笔端”。所以在日常工
作中，发现问题，就要认真思考，找出问题的症结，提出解决的办法，养成勤于思考、善于思考的好习惯。三是善
“易”。就是善于更换角度和位置。一份好的文稿必须体现领导意图，这就要求秘书人员要善于更换位置，给谁写讲话，就站在谁的角度去写，切实养成善易的好习惯。四是乐创。就是喜欢创新。“从材料中来，到材料中去”，是秘书人员的通“病”，也是影响写作能力提高的最大障碍。要解决这一问题，就要求秘书人员有较强的创新意识，养成创新的习惯，大到长篇的工作报告，小到片语只言的会议通知，都要加强文章的思想创新、体裁创新和内容创新，做到“笔”到文成，耳目一新，发人深思。
第三篇：秘书的基本功
秘书的基本功
现在，社会舆论上对领导秘书的评价一直不怎么高。况且，在很多反腐题材的影视剧中，领导秘书的形象大都被丑化了，都是充当着“反面角色”，不是助桀为虐，就是同流合污。俗话说“伴君如伴虎”。其实，领导秘书这个特殊的群体，别看着表面上很是辉煌，一直以来都是在极其艰难的境况下生存着，他们活得其实并不容易，毫不夸张地说是非常艰辛坎坷。因为，他们要想得到领导的信赖、欣赏，必须具备七大基本功，过着苦行僧式的“悲惨”生活。
第一大基本功：身心投入，放弃自由。只要你当上了领导秘书，从此必须全身心投入，就再也没有了人身自由。领导要上班，你要提前到办公室打扫卫生；领导要出门，你要安排好行程，必须先到楼下、车下等着；领导要吃饭，你要安排好房间和领导喜欢的饭菜。领导晚上进了家，你才能迈开回家的第一步。一年三百六十五天，一天二十四个小时，从来都不敢怠慢。即使你回了家，你也要随时待命，手机不能关机，保持通讯畅通。只要担任领导秘书，基本是没有个人人身自由的，自己想安排活动几乎是不可能的，因为为领导全天候服务是你的基本职责。
第二大基本功：过目不忘，严谨细致。作为领导秘书，必须要对各类数字特别熟悉，尤其是经济指标；必须要对所服务领导的重要讲话精神了若指掌；必须对领导兴趣爱好生活习惯了然于胸。这就需要练就过目不忘、博闻强记的基本功。别看秘书们一般只跟在领导后面，提包开门打电话，好象没什么事一样。领导每一天的活动，包括开会、调研、走访、接待、批阅文件、学习、培训等等，都需要秘书们的精心、细致、周密安排。今天干什么，明天干什么，都要列出单子，精确精确到分钟。如果工作作风不严谨、不细致，如果没有过耳不忘的超级记性，遗漏了哪件事，那可是闯了大祸了。
第三大基本功：严守机密，铁嘴钢牙。作为领导秘书，每天和领导朝夕相处、形影不离，领导所作所为、所思所想，秘书最为清楚。但知道的越多越危险，保密要求更高。不该看的不能看，不该问的不能问，不该说的不能说。即使看了，知道了，明白了，也只能时刻保持低调、谦虚谨慎，装糊涂、装哑巴，必须严守秘密、不得泄露。如果你管不住口舌，到处乱说乱吹，肯定用不了一天就被领导踹出门外去了。功夫老练的资深秘书，就像是地下党员，刀架脖子，也不会泄露半句。
第四大基本功：代人受过，丢车保帅。有道是，有了成绩，都是领导有方、指挥得当；有了失误，都是部下工作不认真、不得力。当秘书的，一般都深知丢车保帅这个哲理。所以，一旦领导有了过错，秘书们会毫不犹豫地会冲上前去把事揽下来。只有这样，领导才会最多因对身边工作人员管束不严、要求不高，多少负点领导责任，挨个处分但可保住官身。之后，投桃报李，领导一般会把你安排好的。反过来，结局截然相反。
第五大基本功：默默无闻，甘为人梯。应该相信，能走到领导岗位上的，特别是主要领导岗位的干部，大多数绝对不是泛泛无能之辈。但也不否认有个别领导知识浅薄、不学无术。尽管有的领导可能不认识生僻字，读错句，尽管领导的讲话稿都是秘书写的，尽管领导做事的点子很多都是你出的，但作为秘书，必须有默默无闻、无私奉献，甘为人梯等精神，千万不能在任何场合，哪怕和老婆在枕头边也不能说其中有你的功劳。一切成绩都是领导的，至少领导从善如流、善于用人嘛。
第六大基本功：铁树开花，耐心等待。秘书工作是双刃剑，做得好，得到领导赏识，可能对成长、进步比较有利；若做不好，或出现失误，那就悔不当初了。不要以为你跟了领导几年，得到了信任和赏识就想提要求另谋高处。万一你被用顺手，领导还轻易不会放你单飞。有的恐怕要随他来回调动而南北迁移。碰到老到一点的领导，或许会是退休或离职前把你安排安排。碰到倒霉的领导，一旦中途遭遇不测，你可就惨了。不过尽管是这样的命运，只要你选择了这条路，就必须忍耐下去。
第七大基本功：外伤自舔，超级自恋。主要领导秘书是“颇受人尊重”的，虽官不上七品，但也是高处不胜寒了。哪怕是原先最要好的朋友，见到你也是让你三分。很多人见了你也都是点头哈腰的。但不要忘记狐假虎威的故事，你面前的人们，其实没有几个真正尊重你的。说好话给你听，无非是为了讨好你后面的领导。秘书基本上没有知心朋友，什么委屈，什么伤痛，只能靠自己自我安抚，自己给自己疗伤。如果没有这个功夫，估计坚持不了多久就崩溃了。
以上说的基本是那么回事，综合本人当秘书经验，再加一条，第八大基本功：心理过硬，承受力强。天天在领导身边工作学习，与领导接触时间最长，受领导影响最大。领导的表情就是秘书的心情。领导心情好时，秘书自然就好过一点；领导心情糟时，往往想发脾气但又要考虑影响、顾及形象，因此秘书就成了最好的“出气筒”，既体现了领导对身边人员的严格要求，又出了气，虽然秘书可能云里雾里挨了批，还不知道怎么回事。在领导身边时间长了，这种情况会经常遇到，如果心理素质不好，领导批一顿就背上了思想包袱，或是感觉自己冤枉，存在抵触情绪，那么乘早卷铺盖走人吧。
像秘书一样行动
第四篇：秘书人员如何提高写作能力)
秘书人员如何提高写作能力
作者：基层基础 文章来源：本站原创 点击数：391 更新时
间：2007-5-14 19:12:1
3一些在领导身边工作的秘书人员很想提高自己的写作能力，却不知从何起你好。其实路就在自己的脚下重要的勇于在实践中摸索。
一、克服障碍，勇于实践。有些秘书人员，总是把写文章看得高不可攀，往往是望文兴叹。长以往，形成了一种心理的恶性循环：越怕写越不愿写越不写就越不能提高。一个人如果不能克服这种心理障碍，那么他的能力一也不会提高。要克服这种心理，关键是对写作要有一个正确的看法，要树立信心。写文章不是高不可攀。高深莫测的事，也不是轻而易举的事，只要为之付出艰苦的努力，文章一定能写好。
二、学好理论，打牢根底。文章要有理论、有思想写文章的就必须有炉高的理论素养。但是，在现实生活中，有些秘书人啁邓认识不到这一点，他们轻视理论知识，不愿把时间花在学理论上。秘书人员作为协助领导工作的参谋助手，是贯彻执行党的路线方针、政策的一支骨干力量，写东西时必须对所掌握的工作进行战略的、全局的思考，不能仅仅着眼于一枝半叶：必须对当前改革和发展中出现的新情况、新
问题，进行深层次的理论分析和概括，加强工作中原则性、系统性、预见性和创造性。与此同时，还必须帮助广大群众对在新形势下出现的许多重大的理论问题和现实思想做出正确回答。要达到这个要求，而对马列主义、毛泽东思想和邓小平理论等一知半解或知之不多，是根本不行的。实际上学习理论的过程，就是加强政治第三性提高辨别是非能力的过程，也是提高写作能力的过程。
三、多看书报，积累资料。多看文件，多读报纸，至少有两个好处：一是能从中学习他人的写作经验和写作技巧。我们在看书读报时，对重要的、好的文章要进行认真思考和分析，它好在什么地方?怎样立意？怎样布局谋篇？怎样开头和结尾？有哪些不足?假如换我来写篇文章又会是怎样?这样一对照，差来了，自己也就慢慢有提高。二是可以从中获取信息，积累各种资料。具体的积累方法是：第一、把自己一本书后的最大感想和书中好语句记录下来，把它抄在本子上。第二、把报纸上的有关资料，如好的观点、标题、典型事例及数据等你感兴趣的东西记下来，条件许可时，最好剪集成册，分类保存。三是把自己在日常工作、下基层调查和同他人聊天时所生的好想法，他人的好语言记下来。如此长久坚持下支对写作文章是大有好处。有人说，写文章的过程就是收集、。整理、研究和利用资料的过程。这话是有一定道理的。
四、熟悉情况，吃透“两头”。在实际工作中，秘书人员写最多是起草文件，工作总结，经验材料等。其写出来的东西质量高低，使用价值的大小。很大程度上取决于能否把领导的有关指示精神与本单位的实际情况有机地结合起来，从鸸菜成具体的、有针对性的、指导性炉强的材料。为什么有的秘书人员接受了领导交给他的写作任务时，感到没有东西可写或者写不去，即使写下去了也是干巴巴的，内容空洞，思想贫乏，“只见骨头不见肉”呢?其中个很重要的原因就是级的精神和下头情况没吃透。因此，写文章之前，首先要吃透上级的关文件精神和本单位领导的工作意图。其次，熟悉本层次的实际情况，做到心中有数，增强文章的针对性。总之，只有吃透“两头”，做到既知其然又知其所以然，才能在写文章时有较高的立意，写出的文章也才有一定的指导意义。
五、勤于练笔，熟能生巧。作中，常常听到一些人说；“我们想是想写，就是不知道从何写起”。笔者认为，不妨从写“火柴盒”、“豆腐块”，整理会议记录、情况映做起，做到勤写、多写且长期坚持下去。有道是：“常看胸中有本，常写笔下生花”。秘书人员在作之余，可以进行新闻和其他体裁的写作练习。对这一点，有些不以为然，看不起写“火柴盒”、“豆腐块”。其实，练练写“火柴盒”、“豆腐块”是很有好处的。通过练笔可以锻炼我们的思维能力，开阔知识面，提高文字个笨蛋能力。总之，只要坚持勤于练笔，不怕失败善于总结经验教训，向有经验的同行请教，自己就会慢慢“入门”，写作水平就一定能在“日不见长”中逐渐得到提高。
第五篇：什么是秘书（定稿）
什么是秘书
一、国外的定义
1．西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。
2．原苏联的定义。认为：”秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。“这主要指机关秘书，因为私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近我国的情况。
3．日本的定义。日本学者认为秘书是”帮助与处理各种事务的工作人员“；还有通俗的说法：”秘书是全能运动员“。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，”赋予性“强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的”直接性“。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。
以上国外定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同，前一点与我国的现状是有差异的，在我国秘书主要地还是一种职务名称，而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。
二、我国对秘书定义的各种说法
我国自80年代以来，对秘书的定义进行了探讨，并有所进展，各家界说多种多样：
1．1979年《辞海》秘书词条写道：秘书是”职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般
均设有秘书工作部门或秘书工作人员。“
2．1982年毛含德教授在《秘书学概论》（内部版）中说：”秘书是一种职务的名称„„是在国家政权单位、事业和企业单位中，协助领导综合情况，研究方针政策，密切各方面的关系，办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。“ 提出了研究政策问题是正确的，但”职称“只是一种设想。
3．1983年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为：”秘书是一种职务、也应当是一种职称“，”是领导的耳目、助手和参谋。“ 当时”信息“一词尚未流行，”耳目“实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了”参谋“问题。但”职称“之说是不确的。
4．1986年张家仪在《秘书》杂志上撰文认为：”秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。“并认为”秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性的，所以秘书决不是一种职务而是一种职业。“
上述秘书的”近身“特点（即”身处领导机构“）是1985年底李欣在武汉提出的；辅助性是上海楼宇生强调的秘书的本质属性；社会职业化是常崇宜1983年在《秘书学概论》中提出的。张家仪概括较好，反映了秘书学研究的深度。但”附着个人“的提法不准确，讲”秘书决不是一种职务“也嫌绝对化。
5．1987年常崇宜在《现代秘书工作》一书中认为，”秘书是一种职务名称，也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助领导，直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。“
这是试图对公务与私人秘书、各行业、层次、工种秘书作出的广义定义，其中的”特定领导人员“包括了私人秘书的领导者，正由于是广义，文字概括不精练。
6．1987年刘祖遂、王守福在《通用秘书学》中认为：”秘书是社会职务的名称之一，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员。“ 这里明确指出”公务人员“，是一种狭义的定义。7．1989年董继超在《公务秘书学》中认为；”所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。“ 这里用了”所谓“二字，并沿用了论述秘书活动方式的办法，以及强调了”事务“而未提”参谋“，反映了定义的难度。
此外，笔者所见到的我国秘书界著名学者李欣、王千弓、翁世荣等在他们的论著中，都没有直接探讨定义问题。1990年袁维园主编的《秘书学》也只讲到秘书”是广泛的社会职业之一“，是”一种行政职务“。
归纳起来，各家说法中涉及的有四个问题：（l）我国秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，或者二者兼有？（2）我国秘书的主要职能作用是助手，还是参谋，或者二者兼有，又如何准确表达？（3）对秘书下
定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构、甚至业务科室中从事秘书工作的人员？（4）私人秘书的情况很不相同，但数量正在扩大，要不要包括进去？
三、初步的结论
l．广义秘书的概念；”秘书是领导人的事务与信息助手。“这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。
2．狭义秘书的概念。”秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。“这里着重排除了私人秘书。
广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。这个”助手“包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥”参谋作用"的现实。
四、如何做一个成功的秘书
作为秘书，必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围，分不清他朋友亲戚的亲疏，不仅在工作日程上不好安排，就是许多电话也不好处理。“我找某某！”对方电话打进来，不仅不报姓名，而且对领导直呼其名，如果你听不出这是领导的太太或老爸的声音，只是公事公办地反问“请问您是„„”则有可能让你吃不了兜着走。因为要了解领导的一些私人生活，或者是在给领导家送材料的时候，或者是在转接电话的过程中，不可避免地要了解一些领导的隐私。由于领导的私生活一般与工作无关，因此，作为职业秘书的操守，对于领导的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，领导才能真正放心让你协助他的工作。
在这种现代企业中，职业经理人与职业秘书的关系，既不是封建庄园里的主人与奴仆的关系，也不是江湖武林中那种师徒关系，更不是三国演义中刘备关羽张飞那种桃园结义的关系。秘书与领导之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关系一样，乐手不是为指挥而演奏，而是按指挥的手势与指挥一起，共同为观众而演奏。秘书不是为领导而工作，而是与领导一起共同为企业而工作，只不过秘书是根据领导的指令而工作。因此，尽管秘书与领导之间可能存在着一些私人情谊，或者其他的恩恩怨怨，但秘书与领导之间的关系，本质上是一种工作关系，不存在任何人身依附关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。
由于要保证公司领导有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各科室与公司领导之间的桥梁。正因为是桥梁，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。这样，那些暂时被堵塞的人不可能个个都能理解，于是，有人要找个地方撒气。在大多数情况下，必然会把怨气发泄到秘书身上。
也许是最近有关慈禧太后的电视剧太多了，许多人把李莲英当作老佛爷的秘书看待，所以在他们的印象中，秘书都有李莲英那样的本事，事情办不办得成，全在于秘书肯不肯帮自己的忙。不说外来的客人，即使是在公司内部，许多人也不一定了解秘书部门的工作，以为各种报告批不批，领导想见谁不想见谁，都是秘书部门说了算，所以像鲁天明这样，文件批不下去，就朝秘书部门发火。当然，也有人知道这并不是秘书部门的责任，但是他们又不好直接朝公司领导发火，所以只好把秘书部门当作出气筒。可以说，当出气筒似乎也成了秘书工作的一大特色。
由于看问题的角度不同，秘书部门与科室发生一些矛盾，造成一些误会是正常的。比方研发部门觉得某项新产品必须尽快研发，不然就会被竞争对手超过，所以打报告给公司领导，要求尽快上马开始研发；而秘书部门可能从销售部门的报告中了解到，这种产品市场还没有成熟，用不着那么急，所以没有把研发部的报告优先送给领导。因此，秘书部门与各科室出现一些矛盾和分歧是正常的。只要加强沟通，是完全可以消除的。
但是，秘书如果一听到别人讲你一两句气话，你就针锋相对，在桥梁本来不畅通的情况下，凭个人意气办事，再设一个卡，摆出一夫当关，万夫莫开的架势，把人家堵在桥头，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨，人事纠纷，就会使事情越来越复杂，最后有可能变成死疙瘩。
由于你是领导的秘书，在别人的眼里，不管是做什么，你都是替领导在办事，有人甚至还以为是领导有意让你这么做的，所以，只要你愿意，你就有很多机会和办法，像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是，当你像只砂轮强行把对方磨平的同时，它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服，今天斗不过你明天还会跟你斗；明里斗不过你暗里可以给你使绊；一有机会，人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌采取“道高一尺，魔高一丈”的态度跟人家治气。因为，你把人家的路堵死了，实际也就把自己的路给堵死了。
对于秘书来说，有被人求的时候，肯定就有求人的时候，而且求人的时候还很多，比方领导跟秘书要个资料，这就需要有关科室提供素材；领导外出办事，也需要各科室配合；秘书的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半„„要做好秘书工作，不仅要得到领导的信赖，还要得到各科室的信赖，而且是长期的信赖，所以秘书必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。
除开个别人是出于妒忌的原因，绝大部分是由于这种误会造成的，因此，一个称职的秘书，在承受这些抱怨的同时，应想方设法改进自己的工作，加强与对方的沟通，为使自己这座桥梁更顺畅一些，尽量帮对方的忙。不管是什么原因，人家把怨气发到你身上，你就跟人家治气，对于秘书来说，是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人极少理睬，在工作上能办的也尽量拖着不办；而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉帮结派，那些不被你理睬的人对你更充满了敌意，不时以种种借口与你过不去，而原先与你要好的人因担心别人议论以至无形树敌，也开始避免与你多接触，弄得你孤家寡人似的。
作为秘书，要学会与各种人打交道，若是一味关照与自己相近的人，而对自己不喜欢的人予以排斥，最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容，以工作大局为重，切不可根据自己的好恶去处理人际关系。
秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图，思维方式和工作方法，只有这样，才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间沟通协调好，理解他们的工作意图，准确地向领导汇报。部门与部门之间，领导与部门之间，如果秘书能协助去除沟通屏障，会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里，秘书比较了解领导，所以经常希望能得到秘书的“关照”，了解领导的真正想法和意图。事实上，每个人由于处在这信息爆炸的时代，每天吸收不同的信息与情报，思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变，所以作为秘书，应随时了解领导的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。
如果作为秘书，你不善于沟通，而是今天跟这个治气，明天跟那个治气，你的工作还怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗来斗去会有好心情吗？人有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：除开睡觉的时间，一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间，如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让，哪怕只有一半的互爱和谦让，你会觉得工作和生活会温暖美好多少倍！
生意人做生意讲究求财不求气；对于当秘书的来说，必须具备良好的沟通能力，求和不求气。
点击咨询 