秘书学术论文：试论现代企业档案管理制度

第一篇：秘书学术论文：试论现代企业档案管理制度

【网络综合-秘书资格考试】

随着企业改革的不断深化．档案界一直在探讨现代企业挡案工作的管理模式。笔者认为．建立现代企业档案管理制度应是合理的选择。所谓现代企业档案管理制

度实际上是一种多元、高效、灵活的挡案管理方式．是企业档案工作为适应企业制度变革的需要在管理制度上的一种变革。这一制度目前虽尚未完全成形，但通过广大档案工作者多年的理论探讨和实践已初见端倪。本文试就其产生背景、基本特征与机制构筑谈谈个人的认识

一、现代企业档案管理制度的提出

现代企业档案管理制度的提出，应该说是有深刻的时代背景的．首先它是企业制度变革的产物。我国自1993年党的十四届三中全会提出建立社会主义市场经

济体制以来，国有企业改制进入了改革的快车道，建立产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代公司制成为企业改革的主旋律。与传统国有企业相比现代企业具有明显的时代特征：(1)变党委领导下的厂长负责制为建立有规范的法人治理结构、科学的领导体制和组织制度；(2)一改国有企业一统天下的局面。投资主体多元化、企业资产脱权化使企业出现了多种所有制并存的格局；(3)档案所有权的变化．企业所有权的多元化导致了档案所有权的多元化；(4)企业经营形态的多样化．从规模形态上看是少盘骨干性大型企业集团与大量中小型民营企业并存，为适应市场竞争的需要出现了一批以产权为纽带、以母公司为主体、以获取利润和提高市场占有率为目标的跨行业、跨地区、跨所有制的大型企业集团．同时亦出现了数量上占优势的民营企业；从技术形态上看企业工业化管理与信息化管理并存，在信息化带动工业化战略的指导下．已有不少企业从工业化管理进入信息化、知识化管理阶段。总之。企业在日益面向市场竞争的驱动下，与传统国有企业相比在所有制、规模、技术、经营与形态上都发生了深刻的变革．传统企业档案管理模式已不适应现代企业制度的需要。其次是企业为维护自身利益需要的产物。我国自1959年正式建立企业挡案工作以来，在企业几经改革中企业档案工作虽曾屡受冲击．但企业档案工作始终是与企业相伴而行的，企业档案工作始终存在的事实说明企业需要档案工作。历史上的企业改革尤其是在建立现代企业制度中对企业档案工作的冲击。我们不应该仅视为一种冲击．而应视为完善企业档案工作的机遇，无数企业的档案工作在当

前企业改革中得到发展与强化的现实也说明了这一点。事实上在市场经济条件下企业面临的形势更为复杂．它不仅需要企业档案工作为维护企业日常管理与生产活动提供服务．而且需要企业档案工作在市场竞争中为企业领导决策服务，在经济纠纷中为维护企业合法权益服务．在企业管理中为企业文化建设提供服务。因此．现代企业制度的建立并不排斥档案工作，它对企业挡案工作的冲击实际上是对传统国有企业档案管理模式的扬弃，为维护自身利益的需要．要求在企业档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制上做相应的变革．即要求建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度。

二、现代企业档案管理制度的基本特征

现代企业档案管理制度作为一种管理制度．属制度的范畴．具有制度的共性。为体现企业档案工作的价值观．规范企业档案管理和维护企业利益．我们认为现代企业档案管理制度不是一种固定的管理模式．而是一种档案权属明确、管理科学、企业自律的一种企业档案管理制度。

档案权属明确是现代企业档案管理制度的首要特征。在企业改制前，国有企业一统天下，其形成的档案理所当然的是国有档案，并由国家对其实行统一管理。随着企业投资主体多元化和民营企业的涌现出各种档案管理制度时要符合本企业的实际。如前所述，由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。企业自律也是现代企业档案管理制度区别于传统企业档案管理制度的一个特征。企业对档案

管理自律含自主、自理之意，在国家有关档案工作法律的框架内，企业有权自主决定档案的管理形式与管理对象，企业的建档工作应属企业行为。企业自律原则突出了企业在建档工作中的主体地位，其理论基础是企业法人财产权。在管理方式上不能像国有企业那样一定要按设定的统一管理模式管理企业

档案．可以自己建档集中管理或对部分档案集中管理．也可以委托文件中心或档案中介机构代管、代理。我们相信．只要企业认识到档案的价值所在．一定能自己管理好档案。企业有能力搞好生产经营管理．还没能力管理好档案吗?

由上述可知．现代企业管理制度包含有档案管理制度，但又不等同于具体的档案管理制度．它既是一种管理理念，又是一种管理体系．其实质是要建立一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

三、现代企业档案管理制度的构筑

现代企业档案管理制度的建立与运行是一个长期的、动态的过程．它不仅与现代企业有一个磨合期，而且还会随着现代企业的发展而发展。在我国现代企业制度建设已有十年的历史，从档案工作的正反经验看．在构筑现代企业档案管理制度中应着重注意以下几个问题：

(一)建立现代企业档案管理制度要以史为鉴。

现代企业与传统企业虽然有着本质的区别，但现代企业档案管理制度与传统企业档案管理制度却有一定的共性．尤其是在具体档案管理制度上。档案权属的不同与企业建档自律原则会在一定程度上影响到企业档案管理制度，但鉴于两类型企业都具有生产与管理的职能。在制定现代企业档案规范化管理制度时不需要白手起家。传统企业档案工作史上的不少理论与实践均值得借鉴，例如档案集中统一管理理论、科技文件“三纳入”理论、科技档案成套性理论、档案保管与整理理论、档案利用理论等。这些具体的档案管理理论既可以服务于传统企业，也可以服务于现代企业。以集中统一管理理论为例，对档案是否要实行集中统一管理与企业所有制形式没有必然的联系。集中统一管理应是档案工作一般规律的要求．不同的只是集中统一管理的范围、内容的差别。现代企业可以对全部档案实行集中统一管理，也可以按衙对部分档案实行集中统一管理。例如有的民营企业只对下属企业有关资质认证、资产、会计等档案实行集中统一管理．而其它档案则由各企业自行管理。这种情况不仅适用于部分民营企业。对大型企业集团尤具有普遍指导意义，大型企业集团下属单位多且分散，集团公司对整个集团公司的档案实行集中统一管理既无可能又无必要。再以科技文件工作“三纳入”为例．在借鉴这一理论时既可以按传统的“三纳入“做法对科技文件实施管理，也可根据企业的实际纳入企业资产管理、纳入企业信息化进程、纳入质量认证管理活动。充分借鉴传统企业档案规范化管理制度可以大大缩短建立现代企业档案管理制度的进程．不少民营企业白手起家摸索建档的教训及国有股份公司档案管理顺利过渡的经验都证明了这一点。

(二)档案行政管理部门要加强引导。

在计划经济体制下．档案行政管理部门与专业主管部门对企业档案工作具有领导、指导、监督、检查的职责，多以管理者的形象出现在企业面前。在建立社会主义市场经济体制中，一方面是专业主管机关职能发生转变，有的撤消．有的由行政管理转为经营性管理．大部分企业成了无主管企业，与之同时档案行政管理部门的职能也在发生转变。要由偏重微观管理转向宏观调控；另一方面是随着企业改制出现了多元化所有制的局面，由此决定在建立现代企业档案管理制度中需要重新定位档案行政管理部门与企业的关系。档案行政管理部门应采取分类指导的方针，例如对国有企业档案管理实行监督、检查为主。对民营企业实行服务、指导为主。以民营企业档案工作为例。一个普遍的规律是民营企业在创业初期无暇顾及档案工作，但发展到一定阶段时便会自发要求建档。用上海一位民营企业领导的话说：“没有档案我怎么证明我们是依法经营的．当发生经济纠纷时我拿什么打官司?”但由于信息不灵、档案人员业务基础差等原因，他们的自发建档工作往往要经过较长时间的摸索。例如上海某民

营企业在实践中总结出了需要归档的12类文件，但在长达5年的时间里却一直没有形成书面的归档制度．这些文件归档范围仅停留在分管领导的脑海里或口头表达上，事实上他们所摸索的内容在有关档案工作文件中早已有之。由此说明档案行政管理部门在推进建立现代企业档案管理制度中完全可以有所作为．通过提供法规服务、培训服务、信息服务、中介服务等加快现代企业档案管理制度的建立。企业自律是现代企业档案管理制度的重要内容，但企业自律不排斥档案行政管理部门的引导与服务．档案行政管理部门有责任让企业了解档案工作自律的要求、内容．自律不是放任自流，但遗憾的是目前不少档案行政管理部门在观念上对民营企业的档案工作还没有摆脱传统管理观念的束缚。

(三)重在构筑现代企业档案管理制度的运行机制。

现代企业档案管理制度的建立与运行。关键在于建立起现代企业档案工作的运行机制。所谓运行机制可以理解为在一定社会条件下企业档案工作内外各要素之间相互作用、自我调节和控制的功能和过程。这种机制涉及的范围较广，例如企业制度、与周边机构关系、市场竞争环境、利益结构等。但归纳起来主要是动力机制和约束机制。

动力机制是推动现代企业档案管理制度运行的基础和动力，传统企业档案工作之所以缺乏活力就是缺乏动力机制，究其原因并非企业档案人员工作不努力．关键是企业自身缺乏活力。在计划经济体制下，由于缺少市场竞争．企业产品多年不创新、设备改造缺乏资金、生产技术陈旧，在低水平发展中对档案很少有回溯性利用，体现不出档案应有的价值，档案工作当然也就缺乏动力。在企业档案工作现实中我们可以发现这样一个事实，越是产品单

一、技术创新不足、缺乏活力的企业，越显不出企业档案工作的地位与作用。企业档案工作的历史告诉我们，企业档案工作作为企业工作的一部分．企业档案人员的主观能动性对推动企业档案的运行固然重要。但推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业自身的动力机制。在市场经济体制下，推动企业发展的外部动力主要是市场竞争和社会需求，企业为在市场竞争中取得一席之地必然要不断进行创新：推动企业发展的内部动力是企业制度建设、企业文化建设和创新能力．因此．为构筑现代企业档案管理制度运行机制，应使企业档案工作紧贴企业的需求．对外满足企业市场竞争的需求．对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求，变企业的动力为企业档案工作的动力，在主动参与信息服务上狠下功夫。在这一背景下，为有效形成现代企业档案管理制度的动力机制，对档案部门应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也是十分必要的。

在构筑现代企业档案管理制度运行机制中，还应有必要的约束机制，用以保证档案工作的健康发展。约束机制的建立可以从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等着手。首先是制度约束．现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化档案管理制度和档案人员任职制度，克服档案管理任意化的倾向，用制度规范档案管理工作，尤其是对外向型与信息化程度较高的企业，档案的规范化管理更显重要。其次是成本核算机制与档案质量控制机制。它们虽各有其内涵，但其共性是通过控制档案的质量来约束企业档案工作。企业的目标是获取利润，引入成本核算机制意在控制档案机构与人员规模，改变单纯按档案数量定人员编制的做法。传统企业档案管理的内容过于陈旧，数量过大，价值不大的档案保存过长，这种状况应当加以改变。实际上目前在现代企业已自觉或不自觉引入成本控制机制，其表现一是专职档案人员大大减少，多为兼职档案人员；二是减少了用于保管档案的空间。如果我们站在传统档案工作角度看．这无疑是对档案工作的削弱，但如果换一个思路来看问题却具有一定的合理性。作为企业来讲，它不可能过多过久地保存无利用价值的档案，国外企业档案工作情况也可以验证这一点。例如据有关资料介绍．美国企业档案馆保存档案占文件总盘的比例．没有超过6％的，强调档案用于“维护企业的历史。保护企业的产品商标权、产权不受侵害，维护企业产品的信誉”。一般而言，档案是一种历史记录，企业需要档案记录与保存历史，但企业的历史与文化不仅存在于档案中。更多地是体现在企业的传统与观念中，这已

为无数民办企业、外资企业、国有改制企业成功的历史所证明。对企业认为无实用价值的档案，或由档案馆挑选有社会意义的档案继续保存，或销毁。通过建立成本与质量控制机制使企业档案工作达到高效、简洁的要求。

综上所述，现代企业档案管理制度是档案管理与现代企业的有机结合．是按现代企业制度需要建立的档案权属明确、管理科学、企业自律的一种档案管理方式，是一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

第二篇：对建立现代企业档案管理制度的探讨

对建立现代企业档案管理制度的探讨

当前，市场经济的大潮冲击着社会的每一个层面，企业的档案工作也面临着一场挑战。面对挑战，企业档案工作应如何加快步伐，改革究竟如何入手；档案工作新的管理模式包括哪些内容；什么是现代企业档案管理制度；市场经济体制下企业档案馆（室）藏体系怎样布局才有利于档案作用的发挥？下面就上述问题试谈我的一点认识。

一、建立现代企业档案管理制度的必要性

转换国有企业经营机制、建立现代企业制度是企业为适应社会主义市场经济体制需要而采取的重大举措。建立现代企业档案管理制度是企业改革的一项配套措施，是企业档案工作保持健康发展的必然阶段。因为企业制度的创新与现代企业档案管理制度的建立是双方需求和互相补充的。

（一）企业改革需要档案管理制度的创新

在企业改革过程中，无论是转变经营机制，还是建立现代企业制度，档案为企业调整组织和产业结构，对外经济合作、清产核资，进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。企业的发展壮大，也始终离不开档案的信息作用，档案贯穿于企业生产、经营等各项活动之中。现代企业制度的建立，使企业作为独立的经营者走入市场，企业实行自主经营、自负盈亏也需要档案在企业开展市场竞争，维护企业合法权益等方面发挥作用。应该说：市场经济体制的建立，使档案工作有了更加广阔的用武之地，档案在一定程度上为企业的发展起着保驾护航的作用。

（二）社会主义市场经济体制的建立，也对档案工作提出更新更高的要求，为档案事业进一步发展创造了机遇

经济体制的改革，使我国从传统的计划经济过渡到有计划的商品经济，继而进入市场经济。由于企业是市场的主体，企业改革是经济体制改革的中心环节，转换经营机制是企业改革的重点，这便预示着企业档案工作在管理体制和工作机制等方面也必将进行一场深刻的变革。

（三）现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求

如果企业档案工作还停留在目前管理状态，将很难有大的发展。因此，作为企业科技信息管理的组成部分，档案部门要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革，实现档案管理制度的创新。改革对企业档案工作发展起到了推动和促进作用，作为企业档案工作者，应该以积极的态度和长远的眼光看待这场变革，要抓住这个机遇，深化改革，尽早建立和完善现代企业档案管理制度，实现档案事业发展的一个新飞跃。

二、现代企业档案管理制度的特征

何为现代企业档案管理制度，目前还没有明确的表述，这里试对其基本特征做些描述。

党的十四届三中全会通过的《关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》指出：现代企业制度是“建立适应市场经济要求，产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度”。现代企业制度是社会主义市场经济的基础，是我国国有企业改革的方向，它标志着国有企业摆脱传统计划经济的束缚，真正成为在市场竞争中求生存、求发展的独立经营实体。它以完善的法人制度为基础，以有限责任为特征，以公司形态为代表，其实质就是确立企业法人财产权。

据此，在建立现代企业制度过程中，企业的档案工作表现出以下基本特征：

（一）经营机制的转变，将企业推向市场

为了增强市场竞争能力，企业内部的各个部门都要高速运转，要求档案以情报、信息的形态出现，比较强的表现在为企业现实活动服务等方面。档案利用的周期普遍缩短，发生作用的机遇有很大提高，利用方式要求简便，快速灵活。

（二）企业经营范围的拓宽，使得多种经济成份并存

现代企业制度的建立，也使企业在生产经营管理中不断采用新的管理模式和方法，新的档案成份便与之俱生，档案的归档范围发生很大变化，需要档案人员广泛收集，科学管理，有效地提供利用。

（三）统一指导、分级保管是现代企业档案管理制度的根本原则

企业的商品经济属性和独立的法人地位确定后，企业便拥有包括国家在内的出资者投资形成的全部法人财产权，档案作为企业自身生产、经营活动的真实记录，从内容上看，是企业各种实践活动的结晶，是企业产品更新换代，扩大再生产，增强企业竞争机制不可缺少的信息财富。从载体和档案本身形成过程看，也包含着企业人、财、物的投入，是企业资产的一部分，应该交给企业自身加以科学管理和使用，以确保档案信息资源的保值和增值。档案层层上交，便造成重复保管，既浪费人、财、物，也难以取得相应的利用效果。把档案交给企业自身管理，企业档案工作实行统一指导、分级保管，最有利于档案内在价值的充分发挥。

顺便说一点，企业成为法人后，便具有独立的管理决策和约束权力，这对于企业档案管理工作来说，既能起到促进作用，也容易出现各自为政的局面，一些不合理、不科学、不规范的管理方式容易产生并发生作用。因此，分级保管必须有统一指导做保证。企业根据档案工作行业标准和管理规范做统一规定，以保证各保管机构科学合理地管理好本企业档案。同时，统一指导也应根据保管机构实际情况做具体分析，如对档案的归档范围、保管期限和密级划分等受企业自身运作影响而变化较大的问题，不能统的太死，应留有适应变化的余地。统一指导的目的在于通过宏观调控，使保管机构的档案工作健康发展。分级保管的目的是适应市场经济的需要，最大限度发挥档案的作用。

（四）现代企业档案管理制度将更多地引入效益观念，实行对内以价值计算服务水平，对外走经营之路，向实现档案信息商品化过渡

企业档案化服务机制包括五个方面的内容。第一，是指对档案载体成本和其它档案消耗用品成本的回收。第二，是指档案内容信息价值的有偿服务。第三，是指企业通过档案在革新挖潜、技术改造、增储上产等方面取得经济效益后，档案部门按比例分成。第四，是指档案编研成果开发利用的定向服务。第五，是指档案以商品形式出售或转让。

（五）现代企业档案管理制度的基本条件是档案部门能够真正独立地拥有和行使监督、指导、检查的权利

在市场经济体制下，档案资料信息的属性和流向趋于复杂，档案的收集保管与利用的矛盾也日益突出。特别是在目前建立现代企业制度的初期，一些单位把档案工作的位置没有摆正，许多大中型企业尚未摆脱人员臃肿、资金短缺、效益低下、市场前景不乐观的困扰，企业领导对档案工作不是顾不上，就是不重视。从近几年来看，通过《档案法》的贯彻实施，企业虽然赋予档案部门一定的权利，但力度不大，有法不依、执法不严的情况经常发生，档案部门行使监督、指导、检查的权限仍显十分不足。特别在人、财、物的管理上更是力不从心、寸步难行，完全依赖于企业其他职能管理部门，档案部门是“丫环拿钥匙，当家做不了主”。因此，除了要增强企业档案意识以外，更重要的是要赋予档案部门独立的职能，从根本上扭转档案部门被动依赖的局面，保证档案工作稳定健康的发展。

综上所述，在社会主义市场经济体制下，现代企业制度的建立，是企业成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的具有法人权力的经营实体。因此，与之相适应的现代企业档案管理制度的基本特征便可以表述为：统一指导、分级管理、职能独立、讲求效益。

三、如何建立现代企业档案管理制度

现代企业档案管理制度是现代企业制度的内容之一，因此，建立现代企业档案管理制度，应遵循企业生产经营以经济效益为中心的原则，把企业自主经营、自我约束机制同企业档案统一指导、分级管理结合起来，既做到档案信息资源的合理布局，又实现档案工作科学化、标准化管理。把企业自负盈亏、自我发展机制同档案有偿服务机制结合起来，使档案即为企业生产、科研、经营活动服务，做到档案信息投入资金成本的保值，又为企业对外经营创收，实现档案信息资源的增值。具体来说有以下几点：

（一）调整组织结构，设立宏观指导档案工作的职能管理部门，其任务包括：

1.负责贯彻实施国家和上级有关法律、法规、方针政策。

2.制定并完善企业档案管理制度和相应的制约手段，对企业档案工作进行指导、监督、检查。

3.制定本企业档案行业标准，并组织实施。

4.加强档案管理现代化培训，全方位提高档案人员素质。

5.开展档案科学研究，积极探索、总结、交流企业在加强管理、深化改革、促进档案工作持续发展的新思路和新成果。

6.加强档案宣传出版工作。

7.加强档案科研项目的立项、研究、申报、评比、奖励、推广体系。

（二）调整档案馆（室）布局结构，实行分级保管

档案的布局结构是关系到档案信息资源能否合理配置和最大限度开发利用的重要因素。所以，调整布局结构事关重大，“牵一发而动全身”，是建立现代企业档案管理制度的难点，必须解放思想，打破传统观念的束缚，正确理解和分析“集中统一管理全部档案”的含义，树立档案直接为企业生产经营服务的观念，为档案能够充分发挥作用创造条件。企业档案实行分级保管的范围应该以独立法人实体单位为界限。

（三）尽快建立和完善新的服务机制，使企业档案工作向经营方向发展

企业转换经营机制，就是制度创新的过程，企业档案管理制度的改革，也是企业制度创新的内容之一，是企业改革的配套措施。档案部门建立新的服务机制，是适应企业档案工作作为独立经营实体走入市场的实际需要而采取的相应步骤。

实行新的服务机制，是企业员工和档案人员面临的一次思想变革，是提高企业整体档案意识的必然过程。其关键是解决好档案形成和利用的矛盾。应认识到：档案是形成者在其正常工作期间形成的，对档案形成者来说，“档案形成价值”已在其工资奖金中体现出来，归档后代表“档案形成价值”的只能是企业，决不是形成档案的某个具体部门或个人。而利用价值是再生产过程产生（下转第28页）（上接第22页）的，与形成者在经济上也不再发生任何关系。因此，只有企业才能决定档案的存毁、出售或转让。档案部门实行新的服务机制，就是代表企业来实现档案信息资产的保值和增值。

企业档案工作向经营发展，起步阶段面临问题也较多。因此必须积极稳妥地进行，既要转变谁形成档案，谁就可以永久无偿占用和利用档案的观念，消除对企业档案资源价值再生认识不清的障碍；又要克服局部利益和企业整体利益的矛盾障碍，明确档案是企业信息产业的组成部分。同时还要处理好收集和利用的关系。事实证明，传统的服务机制必须改革，而且早改早见效，早改早收益、早发展。

（四）加快企业档案管理现代化步伐

目前，企业档案管理现代化处于起步阶段，硬件设施基本具备，关键是缺乏适应企业档案管理的软件系统。从档案的发展角度来看，一定要注意培养和选用档案计算机管理专门人才，结合企业档案管理和利用的特点，编制开发科学合理的软件操作系统，组织全员培训，提高运行操作的普及率。企业档案管理现代化要全面发展，还需要在标准化管理、计算机联网管理等方面做比较大的投入。

（五）其他配套措施

1.加强基础管理工作，特别是要加快建立和完善推行企业档案标准化管理工作。

2.根据企业生产经营活动的实际开展，制定完善的归档制度，疏通归档渠道，丰富馆藏内容。

3.加强利用信息反馈管理，积极配合企业建制转轨。目前，企业内部进行的三项制度改革，清产核资、债务清理、社会统筹保险等都是企业改革的具体举措，要注意把握和积累经验，总结档案工作在企业进入市场经济体制下的发展规律，不断丰富和完善现代企业档案管理制度。

4.培养和选用既懂档案管理，又具备一定专业知识，还能够掌握计算机管理的复合型人才，为档案的开发利用和现代化管理提供人员保证。

5.培育和建立档案信息交流中心，为企业档案管理实行新的服务机制，以及实现档案信息资源的保值增值创造良好的外部环境。

6.培养档案信息资产价值评估人才，建立档案信息资源定额框架体系，为开展服务工作提供业务范围和行业标准。

第三篇：现代远程教育档案管理制度

1、凡是在远程教育工作中形成的各种工作表册等资料均在归档管理范围。

2、远程教育工作资料应按《评估细则》中各级指标要求依时间顺序分类归档存放。

3、各种表册应按学期整理，并按学期形成远程教育工作总结材料，加装封皮后归入档案盒保管。

4、归入档案的远程教育工作资料内容要求真实、详细，并有相关人员的签名和具体时间。

5、文字档案在管理中要防潮、防鼠、防虫，音像磁带、光盘、照片类档案资料应编写目录造册登记，并注意防磁、防霉变，必要时要进行技术处理。

6、档案管理人员(一线教师)在工作中应注意远程教育工作资料的收集和整理，以保证工作资料的完整。

7、如果管理人员因工作变动，经领导同意后，远程教育资料档案管理人员应将档案完整移交给接替人员，不得随意处理。

第四篇：企业档案管理制度

办公用品管理规定

一、计划管理

1、加强办公用品的计划管理。办公室根据公司办公经费标准计划制定统一的办公用品购置计划。

2、办公室每月根据需要提出购置计划资金，并报经主管领导批准。

3、如遇特殊情况，经主管领导批准后可提出临时购置计划。

二、办公用品、办公设施采购管理

1、公司办文具库根据每月的购置计划和临时购置计划统一采购办公用品，各部门原则上不得自行采购。

2、因特殊情况，各部门需自行采购的，要事先提出申请，报主管领导同意方可。

3、公司安排各有关部门成立采购小组，对市场进行实地考察，对价格低、质量优、信誉高的商家，进行统一采购。

三、发放使用管理

1、办公用品的管理和发放由公司办文具库统一负责。

2、办公用品的购置、保管和发放实行分开管理的原则，分别由专人负责。

3、领取办公用品，领用人要在OA工作流程报告中，写明用途、品名、数量，由部门负责人签字同意，公司办领导批准方可领取。领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确．一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。

4、牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

5、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

6、职工须爱护办公用品，非正常使用损坏、丢失照价赔偿。

四、清库、盘存管理

1、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

2、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。每月以报表形式报给公司办领导审阅。

文书档案管理办法 文书档案归档范围

1.1公司重要职能活动的文件、报告、总结、统计资料等。

1.2公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等。

1.3公司工作计划和工作总结。

1.4上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定等。1.5公司的请示与上级机关的批复。

1.6公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。1.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。1.9公司的各项规章、制度，劳动、工资、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要会议、重要职能活动、外事活动和重大庆祝活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料。

1.11公司重大工程建设项目的奠基、落成以及试车、开车声像资料。

1.12公司重大科技发明、荣获省部级以上奖励的科研成果，省部优产品的证书、照片、录像带等资料。

1.13公司获省部级以上先进模范人物、劳动模范的照片。

1.14受到省市级以上（含市级）表彰的各种证书、奖状、奖旗、奖匾、奖章、奖杯等荣誉性物品。

1.15中央、省级领导来公司视察活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料，以及领导人的题词、书画等。

1.16公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的文字、剪报、照片、录像资料等。文书档案收集及归档时间

2.1凡公司党委总部发出的公文，一律由公司办公室统一收集管理。

2.2公司重要会议记录（如董事会、党委会、经理会、股东会等），须在会议结束三天内移交公司办公室保管。

2.3公司在重要的生产经营活动中形成的重要合同、协议书、意向书等，由审计法务部负责收集保管。

2.4上级来文一律由公司办公室统一收集管理。

2.5公司有关部门独立成文的文件材料，由主办部门收集管理。

2.6以上文书档案，当年由收集管理部门妥善保存，分类立卷,并于次年二季度之前移交综合档案科归档，进行集中统一管理。

2.7公司及有关部门获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等实物和声像档案，应在形成后一周内移交公司办公室，由秘书科组织登记、拍照、年底前移交综合档案科存档。3 归档要求

3.1归档文件材料要及时、齐全、完整，如不按时归档，出现问题将追究个人责任。

3.2各部门移交文件材料要填写移交登记，交接材料时双方根据移交手册核对，并履行签字手续。

3.3归档的声像和实物资料，必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚。4 保管和利用

4.1档案人员对档案材料按有关规定，进行科学分类，合理组卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好档案的安全保护工作，做好防火、防尘、防高温和库房湿度的调节工作。

4.3严格借阅制度。借阅者先填写借阅单，经主管部门领导签字后，方可借阅。董事会、党委会、股东会等重要会议记录原件和纪要件，经审批同意后，方可查阅，不得外借。声像和实物档案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率较高的文书档案可将复制外借。复制资料由综合档案科负责办理。4.5对保管期限到期的文书档案，由综合档案科提出初步处理意见，经鉴定小组审定，提出销毁意见，报主管公司领导审批后进行销毁。

会计档案管理办法 管理目的

会计档案是会计核算专业材料，是记录和反应本单位经济业务的重要史料和证据。坚持集中统一保管，有利于维护和保证档案的完整与安全，便于企业各项工作的开展和利用，实现档案的社会价值和经济价值。

公司办综合档案科负责会计档案的管理。2 归档范围

2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。

2.3 财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，工程决算审计报告、其他财务报告。2.4 企业职工工资表、奖金表、独生子女保健表。

2.5 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。3 归档要求

3.1 公司各财务部门当年形成的会计档案，在会计终了后，应按照会计档案归档要求，整理立卷，装订成册，由各财务部门暂保管一年，期满之后于第二年初移交到档案部门统一保管。

3.2 会计档案移交时，各财务部门须填写会计档案移交清册（一式两份），交接双方现场清点核实后在移交清册上签字（盖章），各持一份，作为长期保存依据。3.3 归档的会计凭证、账薄、报表等案卷封面要按规定内容填写，对于破碎、缺页、装订不牢和不合要求的案卷，档案部门不予接受。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。

3.4 公司各财务部门采用电算化进行核算的会计档案、重大项目工程预决算档案、基建会计档案，待项目工程完工审计后连同纸质档案和二套电子档案一同移交档案部门存档。同时上报省、市档案局备案。

3.5 公司其他部门形成的会计档案，按归档要求，由本单位自行保管。4 立卷及保管

4.1 档案部门要建立健全各类基础台帐及各项规章制度，保证档案妥善保管，有序存放、方便查找、严防毁损。

4.2 会计档案接受后要及时整理、立卷、登记、造册、著录、装盒入柜，按所属类别分类存放、顺序排列、依次上架，编制案卷目录（立卷人、移交人签字），建立系统完整的检索工具，以便查找和利用。

4.3 各类会计档案的保管期限按国家档案局《会计档案管理办法》执行，分为永久和长期两种。其中职工工资表、财务报表为永久；凭证为15年，帐簿为25年；奖金表为20年；银行对账单为5年；会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册，会计档案销毁清册为永久保存。

4.4 执行库房管理“八防”制度，做好防磁、防有害气体等设备保护设施，定期对电子档案数据资料做好更新备份，保证库房清洁卫生，温、湿度适宜。库房重地无关人员不得随意出入，避免散失和泄密。5 查阅和利用

5.1 本公司保存的财会档案只为公司提供利用，除法律规定外，一律不予外借。财务人员借阅时，需填写借阅单，由财务部门、档案部门领导签字并办理登记手续。

5.2 公司纪委、监察审计、保卫部门因工作需要，须经公司主要分管领导批准，财务和档案部门领导签字，登记后方可查阅、复制会计档案。

5.3 公司外单位查阅档案时，需持单位正式介绍信，经财务总监审批，财务和档案部门领导签字，在指定地点查阅。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封及抽换，违者酌情予以处分。6 鉴定与销毁

6.1 会计档案的保管期限，原则上按国家档案局《会计档案管理办法》规定执行，如有特殊情况以法律为依据，适当延长部分档案保管期限。

6.2 保管期满待销毁的会计档案，由档案科会同财务部提出销毁意见，档案科编制销毁清册，财务部鉴定审核，经公司财务总监、总经理层批后，进行销毁。6.3 鉴定销毁时，对保管期满但尚未了结的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项、有重要价值的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，重新保管直至事项完结鉴定确无保管价值时再销毁。

6.4 销毁会计档案时，应由档案、财务、监察审计部等部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应认真清点核对；销毁后，应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位负责人。

科技档案管理办法 科技档案归档

各单位应当把技术文件材料的形成积累和归档，纳入到技术工作程序和工作计划之内，列入技术工作人员的职责范围和岗位责任追究制中加以考核。1.1 各单位必须将在生产、设备、技术创新、引进和交流以及形成的（含外单位提供给本公司的）具有保存价值的技术文件材料加以系统地整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并按套归档。

1.2 凡需归档的技术文件材料，应随时归档，归档必须做到线条清楚，字迹清晰、纸质优良。其分类方法，要符合本单位生产和工作性质，以便保管和利用。1.3 基本建设施工阶段所形成的技术文件材料，待工程竣工验收时，由工程管理部门负责整理归档。

1.4 凡我公司一切新建、改建、扩建、维修工程必须将竣工后的有关设计任务书、勘测原始材料以及决算、竣工图，工程验收文件等，按归档要求，由工程管理部门或承建单位系统整理归档。

1.5 凡我公司一切新建、扩建、改建的工程都应绘制竣工图归档。

1.6 改建工程必须对原工程档案进行相应的补充或修改，以保证档案与现状相符。

1.7 归档的技术文件材料和竣工图，一律归档两份，另底图一份，施工图一份。1.8 在生产、基建、设备制造和维修工程中形成的技术文件材料，按归档要求，系统完整及时整理好归档。1.9 由外单位协助工程形成的一切技术文件材料，竣工后由我公司主管部门按归档要求归档。

1.10 各单位对新建、改建、扩建的项目进行验收时，要有技术档案人员参加。对应归档的科技文件材料进行验收，对没有完整系统、准确的科技文件材料的项目，不算完成项目。

1.11 技术档案人员参加设备开箱，即时将科技文件登记，做到先归档后借阅。1.12 本公司各单位外出开会、参观学习收集的图纸和技术资料，都要交综合档案科归档。工作需要时办理借阅手续。对付款购进的图纸和资料经综合档案科验收后，财务部方能报销。

2、科技档案管理

2.1 接收科技档案后，应及时做好归档后的整理工作。按其形成或规律构成有机整体，组成保管单位（卷、册、袋、盒）然后按分类方法进行编号登记保管。2.2 科技档案的分类保管，必须按密级，保管期限和销毁原则：

2.2.1 档案和资料分开，文字的科技档案与底图分开，底图与蓝图分开，分开应保持科技档案间的有机联系。

2.2.2 科技档案的保密等级共分：绝密、机密、秘密三种，其划分原则上按上级规定与指示办理。

2.2.3 科技档案保管期限的原则分：永久、长期、短期三种。

2.3 综合档案科是我公司要害部门，档案库房必须保证绝对安全完整。2.3.1 库房不经同意不准入内，严禁吸烟，要有防火器材设备，做好防潮、防火、防盗、防霉、防虫等“八防”工作。

2.3.2 科技档案保管，每年要定期检查一次，检查情况要向公司分管领导报告，如发生意外要及时报告，发现损坏及时提出复制意见。

2.4 各单位所需的国内外技术资料和图纸，由综合档案科统一订购，外索技术资料需事先向综合档案科申请取得同意，由综合档案科办理付款手续后集中保管，否则，财务部门不予报销。

2.5 凡备品备件月作业计划加工图纸、各单位大中修计划的加工件所需图纸，由公司生产技术部统一归口填写晒印申请单报送档案科。

2.6 外单位需复制用我公司技术档案或图纸，经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可复制。各单位严禁代外单位复制我公司技术档案、文件材料等，违者追究责任。3 科技档案借阅

3.1 凡是本公司员工因工作需要，一律凭工作证办理借阅手续，严禁代借和转借。3.2 全公司总平面图、上下水道、供电及“绝密”技术资料，需经公司领导和技术总监批准方可借阅。“绝密”资料不得带离档案科，如因工作需要必须带出者，需由公司领导签署批准。

3.3 借阅者对借出的档案资料（图纸、技术资料）要妥善保管。不准拆卷、涂改、打标记、损坏和丢失，要保证案卷完整，违者追究责任。

3.4 设备原图不得作为借阅使用，更不准拿到现场使用，如确系生产需要，须经公司技术总监和档案科领导批准。

3.5 借阅者对借阅的档案资料必须当面点清，归还时按顺序排好，案卷检查无误后，当面办理注销手续。丢失者除赔偿经济损失外，还须追究责任。

3.6 借阅者未经档案员允许，不得自拿、自取、自放，严禁擅自入内，对不听劝阻者，档案员有权停止借阅。

3.7 借阅时间不得超过15天，特殊情况者需经批准，最长时间不能超过一个月。不能按期归还者，可续办借阅手续，否则按管理规定停止借阅。

3.8 各单位和个人不经公司领导和档案科批准，严禁将我公司一切技术资料、图纸（含复制品）向外泄露，违者批评，严重者给予处分。

3.9 调离、退休人员，需持人事部门调令到综合档案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可办理离厂手续。

3.10 外单位来公司参观学习、考察等人员，按专业对口接待，并只做一般性介绍，如欲深入交流时，需请示分管该专业的公司领导或技术总监同意。4 科技档案修改

4.1各单位不得自行修改科技档案、图纸和技术文件，修改、作废一律填写申请单。必须修改时经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图和技术文件材料。

4.2 在实施重大合理化建议，技术改造中须修改图纸时，由原设计技术人员负责修改。4.3 凡是新设计施工项目，应由施工单位提供施工过程中的依据，由设计者完成竣工图。

4.4 凡属设备档案图纸的修改，均由生产技术部（分管工程技术人员）办理，其它单位不得自行修改。

4.5 凡备品备件，设备订货图纸，由生产技术部统一修改后，方能生效。4.6 凡工艺流程变动修改，由车间技术人员提出，由生产技术部工艺组修改，其它单位不得自行修改。

4.7 底图修改较大时，应将原图申请作废，重新出图，图号不变。

4.8 凡因工艺流程改变或设备更新、调整设备，废除原图需作废时，由经办人（车间、检修部门或设计部门）提出报废申请，报综合档案科作废。5 科技档案销毁

5.1 经主管及技术总监批准，有关部室共同鉴定后，由科技档案人员登记造册。经公司保密委员会或公司保卫部门指定专人监督销毁，任何人都不得擅自处理，或任意分散。

5.2 销毁清册其内容必须具备：顺序号、保管期限、档案目录号、密级、保管单位，以便日后查考。

5.3 销毁清单一式二份，一份留存综合档案科备查，另一份上报有关机关。6 科技档案保密

6.1 技术档案库房是机要岗位，无关人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

6.2 机密文件，技术档案、图纸、资料，必须由专人集中经管，妥善保管。6.3 凡属保密科技文件、图纸、资料借阅，必须依照规定的借阅批准手续，不得擅自查阅与借出。一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.4 销毁旧图纸、资料时，要严格检查，防止失密、泄密。

6.5 档案工作人员要严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密，做好科技档案、资料的保密工作。

6.6 借阅绝密的技术文件、资料、图纸，须经指定负责人批准，履行绝密借阅手续方可借阅。

6.7 对机密、绝密科技资料、图纸要定期查对，以免出错，发现丢失应及时报告有关部门，妥善处理。

竣工档案管理办法

1、负责全公司竣工工程资料的收集、整理、立卷、归档的管理和组织竣工档案的验收工作。

2、对施工单位的技术负责人和资料员进行档案工作交底，使其明确档案收集、整理工作的重要性及归档范围。

3、负责督促施工现场的其他管理人员按时交接档案资料，统一归口整理，保证竣工资料组卷的完整性和有效性。

4、工程项目竣工后施工单位必须及时做好竣工资料的整理、组卷工作，按单项工程分类立卷，组成保管单位(卷、册)，且符合国家或行业标准。有修改的竣工图要修改到位、标注到位。

5、对接收的竣工档案进行查验，符合规定要求的方能接收。接收的竣工档案以原件为准，不得有伪造、复印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工档案是公司的主体档案，档案库房必须保证绝对安全，库房内严禁吸烟，并配备消防器材，没有允许不得入内。

7、若外单位需借阅或复制我公司竣工资料或图纸，需经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可借阅或复制。各单位严禁代外单位复制公司竣工资料、图纸等，违者追究其责任。

8、各单位不得自行修改竣工资料和图纸，必须修改时须经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图。

9、凡需领用工程制图仪器，须提出书面报告，并经主管部门领导及综合档案科批准后方可领用。

底图管理办法

1、凡公司所属各部室绘制的底图均由综合档案科底图室集中统一管理。

2、凡是工程设计、标准图、设备图等，必须交底图室存档，并按工程项目分类登记建帐，入库保管。外购蓝图描绘复用底图，必须按我公司规定统一编号。

3、入库图纸必须成套齐全、图面整齐、图号完整，有各级领导签字方可办理交接手续，验收存档。

4、底图应按国家标准图幅，用碳素墨水或用计算机绘制，经设计、校核及有关领导签字后，送交档案科。计算机绘制的底图，设计、校核、审查的签字，必须是签字者本人用碳素墨水的签字，不得用计算机直接描出，以符合档案管理的要求。

5、底图档案以袋装为主，并编制底图总目录，袋内编制卷内目录，以便于管理和利用。底图展开平放在专用的底图柜内，不得卷放或折叠放置。特殊招标的底图视情况采取适当措施存放保管。

6、底图档案号按形成单位统—设备的分类方法进行分类，并组合成类别，各种类别底图分别采用大流水编号。编号写在底图案卷袋右下角图框外边，号码应清楚可见。

7、收藏底图要精心保管，为了加强底图的坚固性，应将底图周边用缝纫机轧边后方可晒图。对于破损图纸要及时修补，破损严重不能修复时应提出更新。

8、提晒底图须填写晒图申请单，提晒底图应及时准确。收回图纸要当面点清，没有缺损和涂改时方可签收。

9、严格遵守档案保密制度，底图严禁外借，底图除需重大修改和重新复制外，一般不予外借。确因工作需要，须由公司分管领导及综合档案科领导批准，严格借还登记手续。借阅保密程度较高的底图，应由公司领导批准。

蓝图管理办法

1、综合档案科蓝图管理岗位负责公司所有工程项目施工蓝图、资料的接受、分类整理、保管统计、鉴定销毁和提供利用工作。

2、公司所有工程项目的施工蓝图、资料，在项目竣工、完成后由施工责任单位及时整理，随附清单一并移交综合档案科。

3、认真做好蓝图、资料入库验收工作，逐份逐张清点，并及时系统整理，按单项工程分类立卷、装盒、排架。做到完整齐全，并编制检索工具。

4、入库蓝图、资料均按档案号顺序排列，不得乱放或任意提取，借阅蓝图、资料需要办理登记手续，定期检查蓝图、资料借还情况，及时做好催还工作。

5、熟悉蓝图、资料的排放位置，主动协助借阅者查找图号和卡片等检索工具。

6、借阅者对借阅的蓝图、资料必须当面点清，妥善保管，不得涂改、损坏和丢失。收回时排好序号，确无缺损和涂改方可签收。违反者除赔偿经济损失外，还要追究责任。

8、精心保管蓝图、资料，如有破损图纸应及时修补，破损严重不能修补的，及时提晒更新。

9、时时做好鉴定工作，对没有利用价值的蓝图、资料提出销毁申请，造册登记，经鉴定、审批后，予以销毁。销毁时要严格检查，防止失密、泄密。

10、蓝图、资料保管坚持“防盗、防火、防鼠、防虫、防湿、防尘、防光、防有害气体”，做到安全无事故。保持库房内部清洁卫生，排放有序，温度适宜。

11、对蓝图、资料收进、移出、保管、利用等情况进行登记，并按规定上报库藏等档案工作基本统计情况。

复制印晒管理办法

1、综合档案科复印、晒图岗位负责公司各相关档案资料的工程复制和晒图工作。

2、复印、晒图室人员对送交的复印、晒图技术文件或图纸应逐一登记。

3、严格复印、晒图的程序和手续。复印、晒图必须有经办人填写好晒印申请单，申请单位和领导签字后交综合档案科统一安排晒印，不得私自接受复印或晒图，手续不完备的应给予拒绝。

4、复印、晒图人员收到手续完备的申请单后，严格按照审批的规格、张数进行复印、晒图。申请单须保存三年备查。

5、保证复印或晒图质量，提高工作效率。急件随到随印或晒，平件一般不超过三天，杜绝复印、晒图差错。

6、严格遵守保密规定，涉及到保密材料，我公司专有技术等“秘密”类资料，必须由公司主要领导或技术总监签字，方可安排复印或晒图。禁止无关人员翻阅复印、晒图资料和出入复印、晒图室，不在室内待客闲谈。

7、晒图机、复印机等设备要经常维护保养。设备出现故障应及时分析查找原因，并向领导汇报进行维修。

8、保证复印晒图室的安全、卫生、整洁，做到每日清扫保洁，每周大扫除，人走“四关”（关机、关电、关灯、关门）。

9、建立复印、晒图档案，每月底，对材料消耗和印晒情况进行一次检查统计。

科技图书管理办法

1、综合档案科图书资料室负责全公司科技图书、资料和各部门生产、管理所需杂志、规程以及其它有关资料的搜集、订购、保管、借阅、发放等工作。

2、搜集、采购来的科技图书、资料应及时按“中图法”分类、登录、编号、建卡、投入借阅。

3、凡各部门所需订购有关科技图书资料，均应由分管领导批准，由综合档案科统一归口并负责征订、购买、报销和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。部门和个人需用可办借阅手续。

4、凡参加各种学术会议、技术会议、培训的资料原则上一律交综合档案科资料室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经公司技术总监批准。凡没有经过综合档案科签字验收，财务部门不予报销。

5、科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。借阅人员必须在图书资料室办理书面借阅手续，方可借阅。

6、公司员工每次借阅本数只限一册，归还后，方可第二次再借。借期一周，单次借阅时间最长不能超过20天，否则停止借阅。

7、借阅的图书不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。若有丢失和损坏按图书原价两倍以上赔偿。对于绝版图书四倍以上赔偿。

8、科技图书借阅的过程中，借阅人不得私自将图书转借给其他员工，如需转借，必须到图书资料室办理转借手续。如因任何转借原因发生的书籍损坏等损失，由第一借阅人负全面责任。

9、必须保持科技图书的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊。

10、图书资料室必须按规定做好相应的防护措施，如防尘、防潮、防火、防霉、防虫、防盗等。

11、员工调离出厂，必须持人力资源部调离证明，及时办理图书归还手续，经签字后方可离厂，厂外人员不得借阅。

12、科技图书每年终认真清查核对一次。

科技情报管理办法

1、科技情报管理岗位主要负责公司科技情报资料的收集、购置、加工、编辑和提供利用工作，为企业生产与发展做好服务。

2、科技情报人员要广泛收集整理、分析研究各类化工科技信息情报。在掌握本单位科技动态基础上，为解决生产中的关键技术问题，提高技术管理水平及时提供有针对性的情报，并采用多种形式传播、推广适用的先进技术和技术创新成果。

3、积极参加科技信息情报的交流活动。积极参加全国中氮技术情报网的活动，为《中氮肥》、《中氮信息》及有关情报网投稿，并完成分配的任务。

4、认真做好《淮化科技》内部刊物的稿件组织、编辑、出版和国内中氮等行业的交流工作。

5、开发情报资源为公司生产经营、技术研发服务。科技情报人员应积极贯彻上级有关科技情报工作和技术创新精神，做到上情下达、下情上报、内外通气，成为沟通情报交流渠道的联系人。

6、档案资料管理人员应做好技术资料、图书、档案的收集整理分类编目工作，做好资料目录和期刊目录的编制工作，并配合专职情报员做好信息情报的服务工作。

7、科技情报工作计划应列入本单位科技计划，单位领导批准后实施。要逐步增添必要的信息化设施和征订相关的图书资料、期刊杂志等。

8、积极组织科技情报人员(包括资料管理人员)参加情报业务、专业知识、科技外语等学习活动，提高科技情报人员业务水平。

9、公司工作人员外出参加各种专业会议、学习班所获得的各种技术资料和以单位名义索取的技术资料一律交综合档案科进行整理、编目、归档和扫描，以提高利用率。

重点建设项目档案管理办法

一、总则

1、为加强对公司重点建设项目档案的管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家、省有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

2、本办法适用于公司各类重点建设项目建设与使用全过程中的档案管理工作。

3、重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、初步设计、勘察设计、招投标、施工、工程监理、生产准备到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。

4、重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作，也是档案事业的组成部分。重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，按照集中统一管理的原则，确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、项目档案管理职责

1、重点建设项目建设各有关单位要成立档案工作管理机构，确定一名分管领导主抓档案工作，并建立相应的档案管理网络机构，配备素质较高的档案专、兼职人员，落实项目档案工作所需经费。专、兼职档案人员应当忠于职守，遵守纪律，必须参加档案管理专业培训，持证上岗。制定管理制度，建立健全重点项目的档案管理工作，保证重点建设项目档案工作和项目建设工作同步进行。

2、重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导本部门重点建设项目档案工作。要加强对重点建设项目档案工作的宏观管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查、验收档案工作。

3、建立、健全重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档制度。坚持“三参加”、“四同时”管理。“三参加”即档案部门参加项目审查论证会和项目进度会；参加工程阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。“四同时”即下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求；检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；项目竣工验收的同时验收鉴定档案材料的齐全、完整、准确情况；项目申报评优及项目有关人员提职评先时，档案部门同时出具专题归档证明材料。

4、重点建设项目建设单位负责组织、协调和指导勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目文件整理。

5、项目勘察、设计、施工、监理等单位应根据《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的收集、编制、整理、归档工作。

三、项目档案的收集和归档

1、建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。

2、实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位；由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料。项目竣工时，由项目建设单位或由项目建设单位委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。

3、重点建设项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成的文件材料的收集、积累、审核工作；项目竣工验收时，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。

4、重点建设项目前期文件、竣工验收文件，应由建设单位和承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察、设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工文件，由项目施工单位负责收集、积累；项目监理文件由监理单位收集、积累；项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应和财务管理单位应负责收集、积累建设项目器材供应及财务管理形成的文件。

5、凡是反映与重点建设项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全、立卷、归档。

6、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先交综合档案科登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。

7、重点建设项目所需国内外技术资料、图纸，由综合档案科统一订购、借阅。外出开会、考察、学习收集的技术资料、图纸，各类项目前期文件都要及时交综合档案科归档，工作需要时办理借阅或者提供复印件。

8、归档的项目文件材料要求字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。载体及书写材料符合档案保管要求。永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。凡由易褪色的书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的需永久和长期保存的文件，应附一份复印件。复印、打印文件及照片字迹、线条及影响的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。照片、录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质，并打印备份。

9、建设单位应采取拍照、录像等方式，将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，制作、形成音像档案，及时归档保存，并向市档案馆和本单位档案部门移交。

10、重点建设项目档案的保管条件要符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。应把库房、设备与装具所需经费列入项目投资总概算中，使档案管理现代化与企业管理现代化同步发展。

11、项目建设单位要逐步提高档案信息化管理水平，建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度，做好电子文件的归档和电子档案的保管，确保其真实、完整和有效，逐步实现项目档案信息的网络化服务。

12、重点建设项目档案移交的时间要求：各施工承包单位应在项目完成后将项目档案向建设单位移交；项目档案验收合格后，建设单位按合同规定要求，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交，并办理完备的清点、签字等移交手续，明确档案移交内容、案卷数、图纸张数等。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

四、档案的整理

1、建设单位或监理部门要制定项目档案分类大纲和编号体系。小型项目直接按结构或专业分类，大中型项目按单项工程或结构、专业分类，下设属类。

2、重点建设项目文件组卷原则是遵循其形成规律和成套性特点，分类科学，组卷合理。管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；施工文件按单项工程或阶段、结构、专业组卷；设计变更文件、工程联系单按文种组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；监理文件按名称或专业组卷；设备文件按专业、台件组卷；声像材料组卷时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

3、卷内文件排列：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷编目要求编写页号、填写案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表所设置的各项内容及编制总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录等。

5、案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷的包装采用国家档案局规定的无酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建类案卷按项目、依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收排列；设备类案卷按依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列管理。

7、重点建设项目竣工图编制必须真实，准确的反映项目竣工的实际情况，要做到图物相符、技术数据可靠、图面清晰、逐张加盖竣工图章、签字手续完备。

8、负责组织重点建设项目竣工验收的主管部门或建设单位在项目初步验收或竣工验收时必须通知档案行政管理部门或有关单位参加。

9、重点建设项目单位要认真贯彻执行《国家重点建设项目档案登记办法》的有关要求，按规定时间填报登记表，做好重点建设项目档案登记工作。

第五篇：企业档案管理制度

企业档案管理制度

一、目的

为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。

二、管理权限、职责

1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。

2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。

5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。

三、归档范围与分类

1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档围。

2、公司文书档案设置6类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。公司科技档案设置4类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。公司声像档案、实物档案另行归档。具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。

四、立卷归档要求

1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。

2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。对在一定时期内有利用价值的,应酌情列为定期（30年或10年）保管。凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。

5、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，应先按立卷归档后再办理借阅手续。

6、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应完整、准确、系统，归档文件材料盒内要有“盒内文件目录”。

7、文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向综合部档案室移交，档案部门在接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案移交登记表》签字后各保留一份。

五、档案借阅与保密

1、总经理、副总经理、总监借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，限期归还。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，需办理《借阅档案申请表》，经部门负责人、分管领导审批后方可借阅。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理审批，具体按委托书的内容执行。

4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

5、借阅人对档案要妥善保管，保持整洁，不得对档案进行涂改，勾划、裁剪、损坏或抽页，不得转借他人，不得遗失和私自翻印。

6、档案管理员应定期清查借阅登记册，对已到限期的调出档案，应及时督促归还。

7、档案工作人员不准用电话、传真、信笺与别人联系秘密事项；严禁秘级文件、资料、信息上网。

8、档案工作人员必须坚持做到不带档案出门，不准将档案提供给无关人员查看，不准将档案存放情况及其内容向无关人员泄露，克服新时期无密可保的麻痹思想，时刻保持警惕，谨防失泄密事件发生。

9、建立档案利用效果登记制度，对借出的档案，在工作查考、解决经济纠纷，经济案件，产权归属等产生的作用及效果及时进行登记，以反映档案在公司经营活动中所发挥的应有作用。

六、档案的鉴定与销毁

1、公司综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，编制销毁清册，并经公司总经理批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

七、罚则

1、凡无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查；

4、遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，追究当事人责任。

八、本制度由公司综合部负责解释，自下发之日起执行。

年 月 日