企业档案的管理制度

企业档案的管理制度

企业档案的管理制度1

教师业务档案是教师教学工作基本情况的重要历史记录，其主要内容有：教师登记表；统计考核鉴定（包括：考核鉴定表；教学检查听课评议情况等）；学术水平包括：论文；教材编写；科研成果等；专业技术职务动态及奖惩情况等，是教学管理工作中的重要档案之一。

1、教师业务档案由教务处统一管理，每到学期、学年末，根据责任制考核情况，结合教师的工作实际进行全面考核，分别由教务处长、教学部填写相应部分。填写力求实事求是，公正确切。

2、查阅和摘抄教师业务档案需经领导批准，管理员不得泄露档案中的有关内容。

3、核签的教师业务档案所载内容，任何人不得随意涂改和更换。

4、教师调离学校时其业务档案并入本人人事档案随调，学校教务处可保留其业务档案的复印件作为教学资料妥善保存。若有单位外调情况时，凭介绍信允许抄录。

5、教师业务档案属永久性保存，必须妥善保管，防止蛀烂，填写时一律用钢笔或毛笔，字迹清楚工整。

6、教师业务档案是记载衡量教师教学工作实绩和水平的.原始资料，也是教师晋级、提干、职称评定的重要依据，应严格手续，认真对待，不得弄虚作假、含糊敷衍或丢失。

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第一章总则

第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。

第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。

第二章会计档案管理

第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。

具体包括：

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。

4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。

第四条每月形成的.会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。

第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。

第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。

第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、、25年、永久5类。

第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。

第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。

第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。

3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。

4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。

第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。

第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。

第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。

第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第三章年度会计报告及审计资料管理

第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。

第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，

第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。

第四章资金类档案管理

第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。

第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。

第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。

第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。

第五章预算档案管理

第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。

第二十六条预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。

第六章日常往来财务文件、决议档案管理

第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国、、内外往来文件。

第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。

第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。

第七章合同档案管理

第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。

第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。

第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。

第三十三条合同文档须指派专人负责。

第八章附则

第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修订。

第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日起开始实施。

企业档案的管理制度3

一、文书档案归档制度

1、各部门在各项活动中构成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2、各部门构成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件务必留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不贴合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件务必归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位职责制

1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量贴合“规范”要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、用心带给档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作带给优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位职责制

1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、理解本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1、凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2、各部门兼职档案员，负责对本部门的'文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4、库房要持续清洁卫生，温度要经常持续在14—24℃，相对湿度要持续在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时光内归还档案室。

3、查阅档案时，不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成必须后果者要依据<保密法>的规定，严肃处理并追究其职责。

七、档案借阅制度

1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的职责。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

企业档案的管理制度4

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的`电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按<国有企业资产与产权变动档案处置办法>做好档案的处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。<国营企业档案管理暂行规定>同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

企业档案的管理制度5

1.目的作用

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责

2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

3.归档资料的范围、内容

3.1计划性文件资料

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料

包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。

3.4公司的重大决议

包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件

包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等.

3.8劳资人事资料

包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料

包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

3.11证件性文书资料

包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.12馈赠行资料

包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的.各种工艺制品等。

4.文件资料的立卷归档

4.1档案的收集

4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2立卷归档的时间

4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

4.3立卷归档的要求

4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。

4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘档案的借阅

5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

7.超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

企业档案的管理制度6

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

2）负责对本部门档案管理的监督检查。

5、各公司总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。

a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。

c)档案资料的日常管理：

⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；

⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d)档案借阅

⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。

e)档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的'批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e)其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；

⑶电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。

6、档案移交公司的流程

a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论在前，依据在后。

d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。

企业档案的管理制度7

第一章总则

第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。

第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

第二章管理职责与人员

第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的.应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。

第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。

第九条境外档案工作主要内容：

(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;

(二)制定文件材料归档和档案管理制度;

(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;

(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;

(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;

(六)负责境外档案移交工作。

第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。

第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。

第三章文件材料的形成与归档

第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。

第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式

(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。

(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

企业档案的管理制度8

为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制定本制度。

第一条会计档案的归档范围。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。

（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。

第二条会计档案的整理。

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

a、会计账簿装订封面；

b、账簿启用表；

c、账户目录；

d、按本账簿页数，顺序装订项页；

e、会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的.编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。

会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、xx年、、25年5类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。

（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。

第六条会计档案的销毁。

保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下程序销毁：

（一）会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见、

（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门派人员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条保管期满但未结清的债权债务。

原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。

第八条会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第九条会计档案的保管要采取严格的安全措施。

档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防虫、防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防雷。重（！）要资料实行双备份，一份存档案室，另一份异地存放。磁性介质资料应定期复制。经过系统整理以后的档案要入库上架，排架管理，按全宗号顺序依次排列，自左向右，自上而下地进行排列，环境保持通风透光。

第十条档案管理人员做好会计档案的保密工作，遵守保密制度。

企业档案的管理制度9

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》特制定本制度。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签的，应在盖章签后方能归入人事档案。

第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章人事档案的管理和利用

第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的'现代化管理，便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。

第五章档案的转递

第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

企业档案的管理制度10

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的.记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

企业档案的管理制度11

一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。

四、文件的`整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密

企业档案的管理制度12

1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

3、经过鉴定确需销毁的`档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

企业档案的管理制度13

一、目的

为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。

二、适用范围

适用于公司档案资料的管理。

三、管理职能

（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：

1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；

2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；

3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；

5、建立档案检索索引；

6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；

7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；

8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部门管理职责

1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；

2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；

3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。

四、资料归档管理

（一）归档资料范围

1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；

2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；

3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；

5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；

6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；

7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；

8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；

9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；

10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；

12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；

13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；

14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；

15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；

16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；

17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；

18、其他具有保存价值的资料。

（二）归档资料收集

1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；

人事档案由人事管理部门管理；

生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；

其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。

2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；

如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；

4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。

5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

（三）资料归档要求

1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。

2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。

3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；

具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（四）归档时间

1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

3、报刊于次月初从各部门收回归档；

杂志、图书资料于次年二月收回存档。

4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

（五）归档移交

1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

五、档案保管

（一）收件登记

1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。

2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

（二）档案分类

1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：

A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。

B——综合管理类：

01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；

按小类立卷。

03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

C——经营类01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

D——生产管理类01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

E——技术类01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

F——人事档案01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。

02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

03——考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

2、档案资料分类后，方便集中装订的.要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：

X-XX-XX-XX卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）小类序号，用01、02、03……代表各小类二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码，即分类规定中A--J 3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；

单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。

5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；

按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；

按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

（三）档案保管

1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。

3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。

4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。

5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。

6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。

六、档案的借阅和利用

1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；

重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；

涉密档案按《保密工作安全管理办法》规定权限批准。

3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；

在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。

4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《保密工作安全管理办法》相关规定。

5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；

注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；

损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。

七、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。

八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。

企业档案的管理制度14

一、分管档案工作的局领导职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室构成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要带给服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处（室）领导职责

1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并持续相对稳定。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮忙专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的'规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的构成积累，用心配合专（兼）职档案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责状况。

四、各处、室专（兼）职档案人员职责

1、坚持平时整理。根据本单位不一样种类文件材料的构成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、负责本单位文件材料的.构成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时光向档案室移交。

6、用心参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、按归档时光向档案室带给档案目录和统计年报表。

企业档案的管理制度15

一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。

二、档案的.收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。

三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。

四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。

五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。

六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。

七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。

八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。

办公用品管理规定

一、计划管理

1、加强办公用品的计划管理。办公室根据公司办公经费标准计划制定统一的办公用品购置计划。

2、办公室每月根据需要提出购置计划资金，并报经主管领导批准。

3、如遇特殊情况，经主管领导批准后可提出临时购置计划。

二、办公用品、办公设施采购管理

1、公司办文具库根据每月的购置计划和临时购置计划统一采购办公用品，各部门原则上不得自行采购。

2、因特殊情况，各部门需自行采购的，要事先提出申请，报主管领导同意方可。

3、公司安排各有关部门成立采购小组，对市场进行实地考察，对价格低、质量优、信誉高的商家，进行统一采购。

三、发放使用管理

1、办公用品的管理和发放由公司办文具库统一负责。

2、办公用品的购置、保管和发放实行分开管理的原则，分别由专人负责。

3、领取办公用品，领用人要在OA工作流程报告中，写明用途、品名、数量，由部门负责人签字同意，公司办领导批准方可领取。领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确．一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。

4、牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

5、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

6、职工须爱护办公用品，非正常使用损坏、丢失照价赔偿。

四、清库、盘存管理

1、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

2、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。每月以报表形式报给公司办领导审阅。

文书档案管理办法 文书档案归档范围

1.1公司重要职能活动的文件、报告、总结、统计资料等。

1.2公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等。

1.3公司工作计划和工作总结。

1.4上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定等。1.5公司的请示与上级机关的批复。

1.6公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。1.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。1.9公司的各项规章、制度，劳动、工资、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要会议、重要职能活动、外事活动和重大庆祝活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料。

1.11公司重大工程建设项目的奠基、落成以及试车、开车声像资料。

1.12公司重大科技发明、荣获省部级以上奖励的科研成果，省部优产品的证书、照片、录像带等资料。

1.13公司获省部级以上先进模范人物、劳动模范的照片。

1.14受到省市级以上（含市级）表彰的各种证书、奖状、奖旗、奖匾、奖章、奖杯等荣誉性物品。

1.15中央、省级领导来公司视察活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料，以及领导人的题词、书画等。

1.16公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的文字、剪报、照片、录像资料等。文书档案收集及归档时间

2.1凡公司党委总部发出的公文，一律由公司办公室统一收集管理。

2.2公司重要会议记录（如董事会、党委会、经理会、股东会等），须在会议结束三天内移交公司办公室保管。

2.3公司在重要的生产经营活动中形成的重要合同、协议书、意向书等，由审计法务部负责收集保管。

2.4上级来文一律由公司办公室统一收集管理。

2.5公司有关部门独立成文的文件材料，由主办部门收集管理。

2.6以上文书档案，当年由收集管理部门妥善保存，分类立卷,并于次年二季度之前移交综合档案科归档，进行集中统一管理。

2.7公司及有关部门获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等实物和声像档案，应在形成后一周内移交公司办公室，由秘书科组织登记、拍照、年底前移交综合档案科存档。3 归档要求

3.1归档文件材料要及时、齐全、完整，如不按时归档，出现问题将追究个人责任。

3.2各部门移交文件材料要填写移交登记，交接材料时双方根据移交手册核对，并履行签字手续。

3.3归档的声像和实物资料，必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚。4 保管和利用

4.1档案人员对档案材料按有关规定，进行科学分类，合理组卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好档案的安全保护工作，做好防火、防尘、防高温和库房湿度的调节工作。

4.3严格借阅制度。借阅者先填写借阅单，经主管部门领导签字后，方可借阅。董事会、党委会、股东会等重要会议记录原件和纪要件，经审批同意后，方可查阅，不得外借。声像和实物档案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率较高的文书档案可将复制外借。复制资料由综合档案科负责办理。4.5对保管期限到期的文书档案，由综合档案科提出初步处理意见，经鉴定小组审定，提出销毁意见，报主管公司领导审批后进行销毁。

会计档案管理办法 管理目的

会计档案是会计核算专业材料，是记录和反应本单位经济业务的重要史料和证据。坚持集中统一保管，有利于维护和保证档案的完整与安全，便于企业各项工作的开展和利用，实现档案的社会价值和经济价值。

公司办综合档案科负责会计档案的管理。2 归档范围

2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。

2.3 财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，工程决算审计报告、其他财务报告。2.4 企业职工工资表、奖金表、独生子女保健表。

2.5 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。3 归档要求

3.1 公司各财务部门当年形成的会计档案，在会计终了后，应按照会计档案归档要求，整理立卷，装订成册，由各财务部门暂保管一年，期满之后于第二年初移交到档案部门统一保管。

3.2 会计档案移交时，各财务部门须填写会计档案移交清册（一式两份），交接双方现场清点核实后在移交清册上签字（盖章），各持一份，作为长期保存依据。3.3 归档的会计凭证、账薄、报表等案卷封面要按规定内容填写，对于破碎、缺页、装订不牢和不合要求的案卷，档案部门不予接受。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。

3.4 公司各财务部门采用电算化进行核算的会计档案、重大项目工程预决算档案、基建会计档案，待项目工程完工审计后连同纸质档案和二套电子档案一同移交档案部门存档。同时上报省、市档案局备案。

3.5 公司其他部门形成的会计档案，按归档要求，由本单位自行保管。4 立卷及保管

4.1 档案部门要建立健全各类基础台帐及各项规章制度，保证档案妥善保管，有序存放、方便查找、严防毁损。

4.2 会计档案接受后要及时整理、立卷、登记、造册、著录、装盒入柜，按所属类别分类存放、顺序排列、依次上架，编制案卷目录（立卷人、移交人签字），建立系统完整的检索工具，以便查找和利用。

4.3 各类会计档案的保管期限按国家档案局《会计档案管理办法》执行，分为永久和长期两种。其中职工工资表、财务报表为永久；凭证为15年，帐簿为25年；奖金表为20年；银行对账单为5年；会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册，会计档案销毁清册为永久保存。

4.4 执行库房管理“八防”制度，做好防磁、防有害气体等设备保护设施，定期对电子档案数据资料做好更新备份，保证库房清洁卫生，温、湿度适宜。库房重地无关人员不得随意出入，避免散失和泄密。5 查阅和利用

5.1 本公司保存的财会档案只为公司提供利用，除法律规定外，一律不予外借。财务人员借阅时，需填写借阅单，由财务部门、档案部门领导签字并办理登记手续。

5.2 公司纪委、监察审计、保卫部门因工作需要，须经公司主要分管领导批准，财务和档案部门领导签字，登记后方可查阅、复制会计档案。

5.3 公司外单位查阅档案时，需持单位正式介绍信，经财务总监审批，财务和档案部门领导签字，在指定地点查阅。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封及抽换，违者酌情予以处分。6 鉴定与销毁

6.1 会计档案的保管期限，原则上按国家档案局《会计档案管理办法》规定执行，如有特殊情况以法律为依据，适当延长部分档案保管期限。

6.2 保管期满待销毁的会计档案，由档案科会同财务部提出销毁意见，档案科编制销毁清册，财务部鉴定审核，经公司财务总监、总经理层批后，进行销毁。6.3 鉴定销毁时，对保管期满但尚未了结的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项、有重要价值的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，重新保管直至事项完结鉴定确无保管价值时再销毁。

6.4 销毁会计档案时，应由档案、财务、监察审计部等部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应认真清点核对；销毁后，应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位负责人。

科技档案管理办法 科技档案归档

各单位应当把技术文件材料的形成积累和归档，纳入到技术工作程序和工作计划之内，列入技术工作人员的职责范围和岗位责任追究制中加以考核。1.1 各单位必须将在生产、设备、技术创新、引进和交流以及形成的（含外单位提供给本公司的）具有保存价值的技术文件材料加以系统地整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并按套归档。

1.2 凡需归档的技术文件材料，应随时归档，归档必须做到线条清楚，字迹清晰、纸质优良。其分类方法，要符合本单位生产和工作性质，以便保管和利用。1.3 基本建设施工阶段所形成的技术文件材料，待工程竣工验收时，由工程管理部门负责整理归档。

1.4 凡我公司一切新建、改建、扩建、维修工程必须将竣工后的有关设计任务书、勘测原始材料以及决算、竣工图，工程验收文件等，按归档要求，由工程管理部门或承建单位系统整理归档。

1.5 凡我公司一切新建、扩建、改建的工程都应绘制竣工图归档。

1.6 改建工程必须对原工程档案进行相应的补充或修改，以保证档案与现状相符。

1.7 归档的技术文件材料和竣工图，一律归档两份，另底图一份，施工图一份。1.8 在生产、基建、设备制造和维修工程中形成的技术文件材料，按归档要求，系统完整及时整理好归档。1.9 由外单位协助工程形成的一切技术文件材料，竣工后由我公司主管部门按归档要求归档。

1.10 各单位对新建、改建、扩建的项目进行验收时，要有技术档案人员参加。对应归档的科技文件材料进行验收，对没有完整系统、准确的科技文件材料的项目，不算完成项目。

1.11 技术档案人员参加设备开箱，即时将科技文件登记，做到先归档后借阅。1.12 本公司各单位外出开会、参观学习收集的图纸和技术资料，都要交综合档案科归档。工作需要时办理借阅手续。对付款购进的图纸和资料经综合档案科验收后，财务部方能报销。

2、科技档案管理

2.1 接收科技档案后，应及时做好归档后的整理工作。按其形成或规律构成有机整体，组成保管单位（卷、册、袋、盒）然后按分类方法进行编号登记保管。2.2 科技档案的分类保管，必须按密级，保管期限和销毁原则：

2.2.1 档案和资料分开，文字的科技档案与底图分开，底图与蓝图分开，分开应保持科技档案间的有机联系。

2.2.2 科技档案的保密等级共分：绝密、机密、秘密三种，其划分原则上按上级规定与指示办理。

2.2.3 科技档案保管期限的原则分：永久、长期、短期三种。

2.3 综合档案科是我公司要害部门，档案库房必须保证绝对安全完整。2.3.1 库房不经同意不准入内，严禁吸烟，要有防火器材设备，做好防潮、防火、防盗、防霉、防虫等“八防”工作。

2.3.2 科技档案保管，每年要定期检查一次，检查情况要向公司分管领导报告，如发生意外要及时报告，发现损坏及时提出复制意见。

2.4 各单位所需的国内外技术资料和图纸，由综合档案科统一订购，外索技术资料需事先向综合档案科申请取得同意，由综合档案科办理付款手续后集中保管，否则，财务部门不予报销。

2.5 凡备品备件月作业计划加工图纸、各单位大中修计划的加工件所需图纸，由公司生产技术部统一归口填写晒印申请单报送档案科。

2.6 外单位需复制用我公司技术档案或图纸，经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可复制。各单位严禁代外单位复制我公司技术档案、文件材料等，违者追究责任。3 科技档案借阅

3.1 凡是本公司员工因工作需要，一律凭工作证办理借阅手续，严禁代借和转借。3.2 全公司总平面图、上下水道、供电及“绝密”技术资料，需经公司领导和技术总监批准方可借阅。“绝密”资料不得带离档案科，如因工作需要必须带出者，需由公司领导签署批准。

3.3 借阅者对借出的档案资料（图纸、技术资料）要妥善保管。不准拆卷、涂改、打标记、损坏和丢失，要保证案卷完整，违者追究责任。

3.4 设备原图不得作为借阅使用，更不准拿到现场使用，如确系生产需要，须经公司技术总监和档案科领导批准。

3.5 借阅者对借阅的档案资料必须当面点清，归还时按顺序排好，案卷检查无误后，当面办理注销手续。丢失者除赔偿经济损失外，还须追究责任。

3.6 借阅者未经档案员允许，不得自拿、自取、自放，严禁擅自入内，对不听劝阻者，档案员有权停止借阅。

3.7 借阅时间不得超过15天，特殊情况者需经批准，最长时间不能超过一个月。不能按期归还者，可续办借阅手续，否则按管理规定停止借阅。

3.8 各单位和个人不经公司领导和档案科批准，严禁将我公司一切技术资料、图纸（含复制品）向外泄露，违者批评，严重者给予处分。

3.9 调离、退休人员，需持人事部门调令到综合档案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可办理离厂手续。

3.10 外单位来公司参观学习、考察等人员，按专业对口接待，并只做一般性介绍，如欲深入交流时，需请示分管该专业的公司领导或技术总监同意。4 科技档案修改

4.1各单位不得自行修改科技档案、图纸和技术文件，修改、作废一律填写申请单。必须修改时经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图和技术文件材料。

4.2 在实施重大合理化建议，技术改造中须修改图纸时，由原设计技术人员负责修改。4.3 凡是新设计施工项目，应由施工单位提供施工过程中的依据，由设计者完成竣工图。

4.4 凡属设备档案图纸的修改，均由生产技术部（分管工程技术人员）办理，其它单位不得自行修改。

4.5 凡备品备件，设备订货图纸，由生产技术部统一修改后，方能生效。4.6 凡工艺流程变动修改，由车间技术人员提出，由生产技术部工艺组修改，其它单位不得自行修改。

4.7 底图修改较大时，应将原图申请作废，重新出图，图号不变。

4.8 凡因工艺流程改变或设备更新、调整设备，废除原图需作废时，由经办人（车间、检修部门或设计部门）提出报废申请，报综合档案科作废。5 科技档案销毁

5.1 经主管及技术总监批准，有关部室共同鉴定后，由科技档案人员登记造册。经公司保密委员会或公司保卫部门指定专人监督销毁，任何人都不得擅自处理，或任意分散。

5.2 销毁清册其内容必须具备：顺序号、保管期限、档案目录号、密级、保管单位，以便日后查考。

5.3 销毁清单一式二份，一份留存综合档案科备查，另一份上报有关机关。6 科技档案保密

6.1 技术档案库房是机要岗位，无关人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

6.2 机密文件，技术档案、图纸、资料，必须由专人集中经管，妥善保管。6.3 凡属保密科技文件、图纸、资料借阅，必须依照规定的借阅批准手续，不得擅自查阅与借出。一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.4 销毁旧图纸、资料时，要严格检查，防止失密、泄密。

6.5 档案工作人员要严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密，做好科技档案、资料的保密工作。

6.6 借阅绝密的技术文件、资料、图纸，须经指定负责人批准，履行绝密借阅手续方可借阅。

6.7 对机密、绝密科技资料、图纸要定期查对，以免出错，发现丢失应及时报告有关部门，妥善处理。

竣工档案管理办法

1、负责全公司竣工工程资料的收集、整理、立卷、归档的管理和组织竣工档案的验收工作。

2、对施工单位的技术负责人和资料员进行档案工作交底，使其明确档案收集、整理工作的重要性及归档范围。

3、负责督促施工现场的其他管理人员按时交接档案资料，统一归口整理，保证竣工资料组卷的完整性和有效性。

4、工程项目竣工后施工单位必须及时做好竣工资料的整理、组卷工作，按单项工程分类立卷，组成保管单位(卷、册)，且符合国家或行业标准。有修改的竣工图要修改到位、标注到位。

5、对接收的竣工档案进行查验，符合规定要求的方能接收。接收的竣工档案以原件为准，不得有伪造、复印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工档案是公司的主体档案，档案库房必须保证绝对安全，库房内严禁吸烟，并配备消防器材，没有允许不得入内。

7、若外单位需借阅或复制我公司竣工资料或图纸，需经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可借阅或复制。各单位严禁代外单位复制公司竣工资料、图纸等，违者追究其责任。

8、各单位不得自行修改竣工资料和图纸，必须修改时须经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图。

9、凡需领用工程制图仪器，须提出书面报告，并经主管部门领导及综合档案科批准后方可领用。

底图管理办法

1、凡公司所属各部室绘制的底图均由综合档案科底图室集中统一管理。

2、凡是工程设计、标准图、设备图等，必须交底图室存档，并按工程项目分类登记建帐，入库保管。外购蓝图描绘复用底图，必须按我公司规定统一编号。

3、入库图纸必须成套齐全、图面整齐、图号完整，有各级领导签字方可办理交接手续，验收存档。

4、底图应按国家标准图幅，用碳素墨水或用计算机绘制，经设计、校核及有关领导签字后，送交档案科。计算机绘制的底图，设计、校核、审查的签字，必须是签字者本人用碳素墨水的签字，不得用计算机直接描出，以符合档案管理的要求。

5、底图档案以袋装为主，并编制底图总目录，袋内编制卷内目录，以便于管理和利用。底图展开平放在专用的底图柜内，不得卷放或折叠放置。特殊招标的底图视情况采取适当措施存放保管。

6、底图档案号按形成单位统—设备的分类方法进行分类，并组合成类别，各种类别底图分别采用大流水编号。编号写在底图案卷袋右下角图框外边，号码应清楚可见。

7、收藏底图要精心保管，为了加强底图的坚固性，应将底图周边用缝纫机轧边后方可晒图。对于破损图纸要及时修补，破损严重不能修复时应提出更新。

8、提晒底图须填写晒图申请单，提晒底图应及时准确。收回图纸要当面点清，没有缺损和涂改时方可签收。

9、严格遵守档案保密制度，底图严禁外借，底图除需重大修改和重新复制外，一般不予外借。确因工作需要，须由公司分管领导及综合档案科领导批准，严格借还登记手续。借阅保密程度较高的底图，应由公司领导批准。

蓝图管理办法

1、综合档案科蓝图管理岗位负责公司所有工程项目施工蓝图、资料的接受、分类整理、保管统计、鉴定销毁和提供利用工作。

2、公司所有工程项目的施工蓝图、资料，在项目竣工、完成后由施工责任单位及时整理，随附清单一并移交综合档案科。

3、认真做好蓝图、资料入库验收工作，逐份逐张清点，并及时系统整理，按单项工程分类立卷、装盒、排架。做到完整齐全，并编制检索工具。

4、入库蓝图、资料均按档案号顺序排列，不得乱放或任意提取，借阅蓝图、资料需要办理登记手续，定期检查蓝图、资料借还情况，及时做好催还工作。

5、熟悉蓝图、资料的排放位置，主动协助借阅者查找图号和卡片等检索工具。

6、借阅者对借阅的蓝图、资料必须当面点清，妥善保管，不得涂改、损坏和丢失。收回时排好序号，确无缺损和涂改方可签收。违反者除赔偿经济损失外，还要追究责任。

8、精心保管蓝图、资料，如有破损图纸应及时修补，破损严重不能修补的，及时提晒更新。

9、时时做好鉴定工作，对没有利用价值的蓝图、资料提出销毁申请，造册登记，经鉴定、审批后，予以销毁。销毁时要严格检查，防止失密、泄密。

10、蓝图、资料保管坚持“防盗、防火、防鼠、防虫、防湿、防尘、防光、防有害气体”，做到安全无事故。保持库房内部清洁卫生，排放有序，温度适宜。

11、对蓝图、资料收进、移出、保管、利用等情况进行登记，并按规定上报库藏等档案工作基本统计情况。

复制印晒管理办法

1、综合档案科复印、晒图岗位负责公司各相关档案资料的工程复制和晒图工作。

2、复印、晒图室人员对送交的复印、晒图技术文件或图纸应逐一登记。

3、严格复印、晒图的程序和手续。复印、晒图必须有经办人填写好晒印申请单，申请单位和领导签字后交综合档案科统一安排晒印，不得私自接受复印或晒图，手续不完备的应给予拒绝。

4、复印、晒图人员收到手续完备的申请单后，严格按照审批的规格、张数进行复印、晒图。申请单须保存三年备查。

5、保证复印或晒图质量，提高工作效率。急件随到随印或晒，平件一般不超过三天，杜绝复印、晒图差错。

6、严格遵守保密规定，涉及到保密材料，我公司专有技术等“秘密”类资料，必须由公司主要领导或技术总监签字，方可安排复印或晒图。禁止无关人员翻阅复印、晒图资料和出入复印、晒图室，不在室内待客闲谈。

7、晒图机、复印机等设备要经常维护保养。设备出现故障应及时分析查找原因，并向领导汇报进行维修。

8、保证复印晒图室的安全、卫生、整洁，做到每日清扫保洁，每周大扫除，人走“四关”（关机、关电、关灯、关门）。

9、建立复印、晒图档案，每月底，对材料消耗和印晒情况进行一次检查统计。

科技图书管理办法

1、综合档案科图书资料室负责全公司科技图书、资料和各部门生产、管理所需杂志、规程以及其它有关资料的搜集、订购、保管、借阅、发放等工作。

2、搜集、采购来的科技图书、资料应及时按“中图法”分类、登录、编号、建卡、投入借阅。

3、凡各部门所需订购有关科技图书资料，均应由分管领导批准，由综合档案科统一归口并负责征订、购买、报销和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。部门和个人需用可办借阅手续。

4、凡参加各种学术会议、技术会议、培训的资料原则上一律交综合档案科资料室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经公司技术总监批准。凡没有经过综合档案科签字验收，财务部门不予报销。

5、科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。借阅人员必须在图书资料室办理书面借阅手续，方可借阅。

6、公司员工每次借阅本数只限一册，归还后，方可第二次再借。借期一周，单次借阅时间最长不能超过20天，否则停止借阅。

7、借阅的图书不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。若有丢失和损坏按图书原价两倍以上赔偿。对于绝版图书四倍以上赔偿。

8、科技图书借阅的过程中，借阅人不得私自将图书转借给其他员工，如需转借，必须到图书资料室办理转借手续。如因任何转借原因发生的书籍损坏等损失，由第一借阅人负全面责任。

9、必须保持科技图书的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊。

10、图书资料室必须按规定做好相应的防护措施，如防尘、防潮、防火、防霉、防虫、防盗等。

11、员工调离出厂，必须持人力资源部调离证明，及时办理图书归还手续，经签字后方可离厂，厂外人员不得借阅。

12、科技图书每年终认真清查核对一次。

科技情报管理办法

1、科技情报管理岗位主要负责公司科技情报资料的收集、购置、加工、编辑和提供利用工作，为企业生产与发展做好服务。

2、科技情报人员要广泛收集整理、分析研究各类化工科技信息情报。在掌握本单位科技动态基础上，为解决生产中的关键技术问题，提高技术管理水平及时提供有针对性的情报，并采用多种形式传播、推广适用的先进技术和技术创新成果。

3、积极参加科技信息情报的交流活动。积极参加全国中氮技术情报网的活动，为《中氮肥》、《中氮信息》及有关情报网投稿，并完成分配的任务。

4、认真做好《淮化科技》内部刊物的稿件组织、编辑、出版和国内中氮等行业的交流工作。

5、开发情报资源为公司生产经营、技术研发服务。科技情报人员应积极贯彻上级有关科技情报工作和技术创新精神，做到上情下达、下情上报、内外通气，成为沟通情报交流渠道的联系人。

6、档案资料管理人员应做好技术资料、图书、档案的收集整理分类编目工作，做好资料目录和期刊目录的编制工作，并配合专职情报员做好信息情报的服务工作。

7、科技情报工作计划应列入本单位科技计划，单位领导批准后实施。要逐步增添必要的信息化设施和征订相关的图书资料、期刊杂志等。

8、积极组织科技情报人员(包括资料管理人员)参加情报业务、专业知识、科技外语等学习活动，提高科技情报人员业务水平。

9、公司工作人员外出参加各种专业会议、学习班所获得的各种技术资料和以单位名义索取的技术资料一律交综合档案科进行整理、编目、归档和扫描，以提高利用率。

重点建设项目档案管理办法

一、总则

1、为加强对公司重点建设项目档案的管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家、省有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

2、本办法适用于公司各类重点建设项目建设与使用全过程中的档案管理工作。

3、重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、初步设计、勘察设计、招投标、施工、工程监理、生产准备到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。

4、重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作，也是档案事业的组成部分。重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，按照集中统一管理的原则，确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、项目档案管理职责

1、重点建设项目建设各有关单位要成立档案工作管理机构，确定一名分管领导主抓档案工作，并建立相应的档案管理网络机构，配备素质较高的档案专、兼职人员，落实项目档案工作所需经费。专、兼职档案人员应当忠于职守，遵守纪律，必须参加档案管理专业培训，持证上岗。制定管理制度，建立健全重点项目的档案管理工作，保证重点建设项目档案工作和项目建设工作同步进行。

2、重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导本部门重点建设项目档案工作。要加强对重点建设项目档案工作的宏观管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查、验收档案工作。

3、建立、健全重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档制度。坚持“三参加”、“四同时”管理。“三参加”即档案部门参加项目审查论证会和项目进度会；参加工程阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。“四同时”即下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求；检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；项目竣工验收的同时验收鉴定档案材料的齐全、完整、准确情况；项目申报评优及项目有关人员提职评先时，档案部门同时出具专题归档证明材料。

4、重点建设项目建设单位负责组织、协调和指导勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目文件整理。

5、项目勘察、设计、施工、监理等单位应根据《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的收集、编制、整理、归档工作。

三、项目档案的收集和归档

1、建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。

2、实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位；由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料。项目竣工时，由项目建设单位或由项目建设单位委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。

3、重点建设项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成的文件材料的收集、积累、审核工作；项目竣工验收时，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。

4、重点建设项目前期文件、竣工验收文件，应由建设单位和承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察、设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工文件，由项目施工单位负责收集、积累；项目监理文件由监理单位收集、积累；项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应和财务管理单位应负责收集、积累建设项目器材供应及财务管理形成的文件。

5、凡是反映与重点建设项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全、立卷、归档。

6、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先交综合档案科登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。

7、重点建设项目所需国内外技术资料、图纸，由综合档案科统一订购、借阅。外出开会、考察、学习收集的技术资料、图纸，各类项目前期文件都要及时交综合档案科归档，工作需要时办理借阅或者提供复印件。

8、归档的项目文件材料要求字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。载体及书写材料符合档案保管要求。永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。凡由易褪色的书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的需永久和长期保存的文件，应附一份复印件。复印、打印文件及照片字迹、线条及影响的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。照片、录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质，并打印备份。

9、建设单位应采取拍照、录像等方式，将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，制作、形成音像档案，及时归档保存，并向市档案馆和本单位档案部门移交。

10、重点建设项目档案的保管条件要符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。应把库房、设备与装具所需经费列入项目投资总概算中，使档案管理现代化与企业管理现代化同步发展。

11、项目建设单位要逐步提高档案信息化管理水平，建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度，做好电子文件的归档和电子档案的保管，确保其真实、完整和有效，逐步实现项目档案信息的网络化服务。

12、重点建设项目档案移交的时间要求：各施工承包单位应在项目完成后将项目档案向建设单位移交；项目档案验收合格后，建设单位按合同规定要求，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交，并办理完备的清点、签字等移交手续，明确档案移交内容、案卷数、图纸张数等。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

四、档案的整理

1、建设单位或监理部门要制定项目档案分类大纲和编号体系。小型项目直接按结构或专业分类，大中型项目按单项工程或结构、专业分类，下设属类。

2、重点建设项目文件组卷原则是遵循其形成规律和成套性特点，分类科学，组卷合理。管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；施工文件按单项工程或阶段、结构、专业组卷；设计变更文件、工程联系单按文种组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；监理文件按名称或专业组卷；设备文件按专业、台件组卷；声像材料组卷时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

3、卷内文件排列：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷编目要求编写页号、填写案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表所设置的各项内容及编制总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录等。

5、案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷的包装采用国家档案局规定的无酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建类案卷按项目、依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收排列；设备类案卷按依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列管理。

7、重点建设项目竣工图编制必须真实，准确的反映项目竣工的实际情况，要做到图物相符、技术数据可靠、图面清晰、逐张加盖竣工图章、签字手续完备。

8、负责组织重点建设项目竣工验收的主管部门或建设单位在项目初步验收或竣工验收时必须通知档案行政管理部门或有关单位参加。

9、重点建设项目单位要认真贯彻执行《国家重点建设项目档案登记办法》的有关要求，按规定时间填报登记表，做好重点建设项目档案登记工作。