物业管理企业档案管理制度

第一篇：物业管理企业档案管理制度

山东聊城建工物业管理服务有限公司

企业档案管理制度

一、档案管理规定

根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、管理体制、各项业务和工作人员职责等内容做出具体规定。

二、企业各类文件材料的归档制度

是保证企业各种文件材料、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间和归档要求，必要时须明确归档份数和归档手续。

三、企业档案利用制度

是企业档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。

四、企业档案保密制度

是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。

五、企业档案保管制度

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是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体保管等要求。

六、企业档案鉴定销毁制度

是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。

七、企业档案人员岗位责任制

这是专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的制度，其内容主要包括主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。

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一、档案管理规定

为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。

（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

（二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。

（三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。

（五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。

（六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。

（七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。

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（八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。

（九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。

（十）企业综合档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。

（十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。

（十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。

（十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。

（十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。

（十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。

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二、企业各类文件材料的归档制度

为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。

（一）归档范围

根据附件所列内容，结合企业实际工作，制定具体归档内容。

（二）归档时间

1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

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8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。

（三）归档要求

1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

2、文件材料归档后不得更改。

3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。

4、归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写。

5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。

6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

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9、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

（四）归档份数

归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

（五）归档手续

向档案部门移交档案时，必须填写《归档文件移交清单》一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。

三、企业档案利用制度

为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制订本制度。

（一）本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。

（二）借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。

（三）本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。

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（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。

（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

（六）摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。

（七）借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。

（八）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

（九）外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。

四、企业档案保密制度

为确保企业档案信息的安全，制定本制度。

（一）档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业和业主的机密。

（二）档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。

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（三）档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。

（四）有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准。

（五）不得与无关人员谈论涉密档案内容。

（六）下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。

（七）经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。

（八）档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。

五、企业档案保管制度

为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。

（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

（二）案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。

（三）管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。

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（四）研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。

（五）档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。

（六）借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。

（七）存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。

（八）每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。

六、企业档案鉴定销毁制度

（一）企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。

（二）企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的《档案保管期限表》，准确区分档案的保管期限。

（三）对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。

（四）对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。

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（五）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。

（六）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

（七）档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。

七、企业档案人员岗位责任制

为加强本企业档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制定主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。

（一）主管档案工作领导

1、统一领导本公司档案工作，认真贯彻国家《档案法》和上级关于档案工作方针、政策、规定在本公司的实施。

2、及时协调解决档案工作中存在的问题。

3、负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。

4、监督执行档案工作岗位责任制的考核及奖惩。

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（二）档案部门负责人

1、认真贯彻执行上级关于档案工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。

2、审批或拟定本公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并认真听取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。

3、适时地召开全公司档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验;研讨工作中存在的问题和解决办法。

4、负责组织企业专(兼)职档案人员的业务培训及学习，负责企业档案工作责任制的考评工作。

5、负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。

6、参加本企业有关物业管理项目验收等有关活动。

（三）档案室专职（专责）档案人员

1、认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的完整、准确、系统。

2、负责本公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。

— —123、负责各有关部门（物业管理项目）档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。

4、认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。

5、做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、完整、准确、系统和安全。

6、做好档案的保密和保护工作，维护档案的完整与安全。

7、对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题，及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。

（四）各部门（物业管理项目）主管档案工作的负责人

1、掌握本公司档案工作有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。

2、将档案工作列入本部门（物业管理项目）的工作内容之一，做到档案工作与本部门（物业管理项目）其他工作布置、检查、总结三同时，配备能适应本部门（物业管理项目）工作需要的兼职档案人员，并保持相对稳定。

3、督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作，并对本部门档案的完整、准确进行审查。

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4、督促搞好本部门（物业管理项目）文件材料平时立卷和整理、移交工作，部门成员应将开会带回、承办完毕的文件材料及时交给文档人员，以保证文件材料的齐全、完整。

5、负责对本部门（物业管理项目）档案人员和有关专业人员的档案考评工作。

（五）各部门（物业管理项目）兼职档案人员

1、实施本公司档案管理规定和制度，随时将本部门形成的档案文件材料进行收集、整理，按规定立卷后向档案室移交。

2、熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门内人员做好文件材料的积累，整理并进行平时立卷(预立卷)工作。

3、对保存在本部门的档案，文件材料做好提供利用工作及安全保护工作。

（六）本企业各专业技术人员、行政干部

1、对本部门在业务、行政、管理等各项工作中所形成的文件材料的完整、准确、系统负责。

2、对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料归档范围交部门档案人员，任何个人不准将材料归为已有或久拖不交。

3、在物业项目接管和退出时，必须将文件收集齐全，及时立卷归档，并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。

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第二篇：物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度

一、物业管理公司档案管理规定：

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司管理保密规定：

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存

档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告

假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电

话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保

管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良

侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三． 物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3）机电设备保养合约；

4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；

5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）； 6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

2、物业管理公司二次装修档案：

1）用户单元二次装修图则及审批手续；

2）二次装修期间管理处监督检查资料；

3、业户资料：

1）入伙情况记录；

2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

4、物业管理公司管理文本汇编：

1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；

3）物业管理公司各项管理分包合约；

5、物业管理公司设备维修保养类：

1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；

2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录； 3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；

4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；

6、物业管理公司设施设备检测类：

1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；

2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；

3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；

4）避雷系统要有定期检测报告；

5）应有定期沉降检测报告；

6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；

7）其它设施设备检测记录资料；

7、物业管理公司物业管理处运作类：

1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录； 2）物业管理公司管理费收缴情况

3）物业管理公司管理费财务报告

4）物业管理公司物业管理处运作报告；

物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

*承包商维修或保养工作情况记录

第三篇：企业档案管理制度

办公用品管理规定

一、计划管理

1、加强办公用品的计划管理。办公室根据公司办公经费标准计划制定统一的办公用品购置计划。

2、办公室每月根据需要提出购置计划资金，并报经主管领导批准。

3、如遇特殊情况，经主管领导批准后可提出临时购置计划。

二、办公用品、办公设施采购管理

1、公司办文具库根据每月的购置计划和临时购置计划统一采购办公用品，各部门原则上不得自行采购。

2、因特殊情况，各部门需自行采购的，要事先提出申请，报主管领导同意方可。

3、公司安排各有关部门成立采购小组，对市场进行实地考察，对价格低、质量优、信誉高的商家，进行统一采购。

三、发放使用管理

1、办公用品的管理和发放由公司办文具库统一负责。

2、办公用品的购置、保管和发放实行分开管理的原则，分别由专人负责。

3、领取办公用品，领用人要在OA工作流程报告中，写明用途、品名、数量，由部门负责人签字同意，公司办领导批准方可领取。领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确．一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。

4、牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

5、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

6、职工须爱护办公用品，非正常使用损坏、丢失照价赔偿。

四、清库、盘存管理

1、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

2、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。每月以报表形式报给公司办领导审阅。

文书档案管理办法 文书档案归档范围

1.1公司重要职能活动的文件、报告、总结、统计资料等。

1.2公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等。

1.3公司工作计划和工作总结。

1.4上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定等。1.5公司的请示与上级机关的批复。

1.6公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。1.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。1.9公司的各项规章、制度，劳动、工资、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要会议、重要职能活动、外事活动和重大庆祝活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料。

1.11公司重大工程建设项目的奠基、落成以及试车、开车声像资料。

1.12公司重大科技发明、荣获省部级以上奖励的科研成果，省部优产品的证书、照片、录像带等资料。

1.13公司获省部级以上先进模范人物、劳动模范的照片。

1.14受到省市级以上（含市级）表彰的各种证书、奖状、奖旗、奖匾、奖章、奖杯等荣誉性物品。

1.15中央、省级领导来公司视察活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料，以及领导人的题词、书画等。

1.16公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的文字、剪报、照片、录像资料等。文书档案收集及归档时间

2.1凡公司党委总部发出的公文，一律由公司办公室统一收集管理。

2.2公司重要会议记录（如董事会、党委会、经理会、股东会等），须在会议结束三天内移交公司办公室保管。

2.3公司在重要的生产经营活动中形成的重要合同、协议书、意向书等，由审计法务部负责收集保管。

2.4上级来文一律由公司办公室统一收集管理。

2.5公司有关部门独立成文的文件材料，由主办部门收集管理。

2.6以上文书档案，当年由收集管理部门妥善保存，分类立卷,并于次年二季度之前移交综合档案科归档，进行集中统一管理。

2.7公司及有关部门获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等实物和声像档案，应在形成后一周内移交公司办公室，由秘书科组织登记、拍照、年底前移交综合档案科存档。3 归档要求

3.1归档文件材料要及时、齐全、完整，如不按时归档，出现问题将追究个人责任。

3.2各部门移交文件材料要填写移交登记，交接材料时双方根据移交手册核对，并履行签字手续。

3.3归档的声像和实物资料，必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚。4 保管和利用

4.1档案人员对档案材料按有关规定，进行科学分类，合理组卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好档案的安全保护工作，做好防火、防尘、防高温和库房湿度的调节工作。

4.3严格借阅制度。借阅者先填写借阅单，经主管部门领导签字后，方可借阅。董事会、党委会、股东会等重要会议记录原件和纪要件，经审批同意后，方可查阅，不得外借。声像和实物档案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率较高的文书档案可将复制外借。复制资料由综合档案科负责办理。4.5对保管期限到期的文书档案，由综合档案科提出初步处理意见，经鉴定小组审定，提出销毁意见，报主管公司领导审批后进行销毁。

会计档案管理办法 管理目的

会计档案是会计核算专业材料，是记录和反应本单位经济业务的重要史料和证据。坚持集中统一保管，有利于维护和保证档案的完整与安全，便于企业各项工作的开展和利用，实现档案的社会价值和经济价值。

公司办综合档案科负责会计档案的管理。2 归档范围

2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。

2.3 财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，工程决算审计报告、其他财务报告。2.4 企业职工工资表、奖金表、独生子女保健表。

2.5 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。3 归档要求

3.1 公司各财务部门当年形成的会计档案，在会计终了后，应按照会计档案归档要求，整理立卷，装订成册，由各财务部门暂保管一年，期满之后于第二年初移交到档案部门统一保管。

3.2 会计档案移交时，各财务部门须填写会计档案移交清册（一式两份），交接双方现场清点核实后在移交清册上签字（盖章），各持一份，作为长期保存依据。3.3 归档的会计凭证、账薄、报表等案卷封面要按规定内容填写，对于破碎、缺页、装订不牢和不合要求的案卷，档案部门不予接受。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。

3.4 公司各财务部门采用电算化进行核算的会计档案、重大项目工程预决算档案、基建会计档案，待项目工程完工审计后连同纸质档案和二套电子档案一同移交档案部门存档。同时上报省、市档案局备案。

3.5 公司其他部门形成的会计档案，按归档要求，由本单位自行保管。4 立卷及保管

4.1 档案部门要建立健全各类基础台帐及各项规章制度，保证档案妥善保管，有序存放、方便查找、严防毁损。

4.2 会计档案接受后要及时整理、立卷、登记、造册、著录、装盒入柜，按所属类别分类存放、顺序排列、依次上架，编制案卷目录（立卷人、移交人签字），建立系统完整的检索工具，以便查找和利用。

4.3 各类会计档案的保管期限按国家档案局《会计档案管理办法》执行，分为永久和长期两种。其中职工工资表、财务报表为永久；凭证为15年，帐簿为25年；奖金表为20年；银行对账单为5年；会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册，会计档案销毁清册为永久保存。

4.4 执行库房管理“八防”制度，做好防磁、防有害气体等设备保护设施，定期对电子档案数据资料做好更新备份，保证库房清洁卫生，温、湿度适宜。库房重地无关人员不得随意出入，避免散失和泄密。5 查阅和利用

5.1 本公司保存的财会档案只为公司提供利用，除法律规定外，一律不予外借。财务人员借阅时，需填写借阅单，由财务部门、档案部门领导签字并办理登记手续。

5.2 公司纪委、监察审计、保卫部门因工作需要，须经公司主要分管领导批准，财务和档案部门领导签字，登记后方可查阅、复制会计档案。

5.3 公司外单位查阅档案时，需持单位正式介绍信，经财务总监审批，财务和档案部门领导签字，在指定地点查阅。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封及抽换，违者酌情予以处分。6 鉴定与销毁

6.1 会计档案的保管期限，原则上按国家档案局《会计档案管理办法》规定执行，如有特殊情况以法律为依据，适当延长部分档案保管期限。

6.2 保管期满待销毁的会计档案，由档案科会同财务部提出销毁意见，档案科编制销毁清册，财务部鉴定审核，经公司财务总监、总经理层批后，进行销毁。6.3 鉴定销毁时，对保管期满但尚未了结的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项、有重要价值的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，重新保管直至事项完结鉴定确无保管价值时再销毁。

6.4 销毁会计档案时，应由档案、财务、监察审计部等部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应认真清点核对；销毁后，应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位负责人。

科技档案管理办法 科技档案归档

各单位应当把技术文件材料的形成积累和归档，纳入到技术工作程序和工作计划之内，列入技术工作人员的职责范围和岗位责任追究制中加以考核。1.1 各单位必须将在生产、设备、技术创新、引进和交流以及形成的（含外单位提供给本公司的）具有保存价值的技术文件材料加以系统地整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并按套归档。

1.2 凡需归档的技术文件材料，应随时归档，归档必须做到线条清楚，字迹清晰、纸质优良。其分类方法，要符合本单位生产和工作性质，以便保管和利用。1.3 基本建设施工阶段所形成的技术文件材料，待工程竣工验收时，由工程管理部门负责整理归档。

1.4 凡我公司一切新建、改建、扩建、维修工程必须将竣工后的有关设计任务书、勘测原始材料以及决算、竣工图，工程验收文件等，按归档要求，由工程管理部门或承建单位系统整理归档。

1.5 凡我公司一切新建、扩建、改建的工程都应绘制竣工图归档。

1.6 改建工程必须对原工程档案进行相应的补充或修改，以保证档案与现状相符。

1.7 归档的技术文件材料和竣工图，一律归档两份，另底图一份，施工图一份。1.8 在生产、基建、设备制造和维修工程中形成的技术文件材料，按归档要求，系统完整及时整理好归档。1.9 由外单位协助工程形成的一切技术文件材料，竣工后由我公司主管部门按归档要求归档。

1.10 各单位对新建、改建、扩建的项目进行验收时，要有技术档案人员参加。对应归档的科技文件材料进行验收，对没有完整系统、准确的科技文件材料的项目，不算完成项目。

1.11 技术档案人员参加设备开箱，即时将科技文件登记，做到先归档后借阅。1.12 本公司各单位外出开会、参观学习收集的图纸和技术资料，都要交综合档案科归档。工作需要时办理借阅手续。对付款购进的图纸和资料经综合档案科验收后，财务部方能报销。

2、科技档案管理

2.1 接收科技档案后，应及时做好归档后的整理工作。按其形成或规律构成有机整体，组成保管单位（卷、册、袋、盒）然后按分类方法进行编号登记保管。2.2 科技档案的分类保管，必须按密级，保管期限和销毁原则：

2.2.1 档案和资料分开，文字的科技档案与底图分开，底图与蓝图分开，分开应保持科技档案间的有机联系。

2.2.2 科技档案的保密等级共分：绝密、机密、秘密三种，其划分原则上按上级规定与指示办理。

2.2.3 科技档案保管期限的原则分：永久、长期、短期三种。

2.3 综合档案科是我公司要害部门，档案库房必须保证绝对安全完整。2.3.1 库房不经同意不准入内，严禁吸烟，要有防火器材设备，做好防潮、防火、防盗、防霉、防虫等“八防”工作。

2.3.2 科技档案保管，每年要定期检查一次，检查情况要向公司分管领导报告，如发生意外要及时报告，发现损坏及时提出复制意见。

2.4 各单位所需的国内外技术资料和图纸，由综合档案科统一订购，外索技术资料需事先向综合档案科申请取得同意，由综合档案科办理付款手续后集中保管，否则，财务部门不予报销。

2.5 凡备品备件月作业计划加工图纸、各单位大中修计划的加工件所需图纸，由公司生产技术部统一归口填写晒印申请单报送档案科。

2.6 外单位需复制用我公司技术档案或图纸，经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可复制。各单位严禁代外单位复制我公司技术档案、文件材料等，违者追究责任。3 科技档案借阅

3.1 凡是本公司员工因工作需要，一律凭工作证办理借阅手续，严禁代借和转借。3.2 全公司总平面图、上下水道、供电及“绝密”技术资料，需经公司领导和技术总监批准方可借阅。“绝密”资料不得带离档案科，如因工作需要必须带出者，需由公司领导签署批准。

3.3 借阅者对借出的档案资料（图纸、技术资料）要妥善保管。不准拆卷、涂改、打标记、损坏和丢失，要保证案卷完整，违者追究责任。

3.4 设备原图不得作为借阅使用，更不准拿到现场使用，如确系生产需要，须经公司技术总监和档案科领导批准。

3.5 借阅者对借阅的档案资料必须当面点清，归还时按顺序排好，案卷检查无误后，当面办理注销手续。丢失者除赔偿经济损失外，还须追究责任。

3.6 借阅者未经档案员允许，不得自拿、自取、自放，严禁擅自入内，对不听劝阻者，档案员有权停止借阅。

3.7 借阅时间不得超过15天，特殊情况者需经批准，最长时间不能超过一个月。不能按期归还者，可续办借阅手续，否则按管理规定停止借阅。

3.8 各单位和个人不经公司领导和档案科批准，严禁将我公司一切技术资料、图纸（含复制品）向外泄露，违者批评，严重者给予处分。

3.9 调离、退休人员，需持人事部门调令到综合档案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可办理离厂手续。

3.10 外单位来公司参观学习、考察等人员，按专业对口接待，并只做一般性介绍，如欲深入交流时，需请示分管该专业的公司领导或技术总监同意。4 科技档案修改

4.1各单位不得自行修改科技档案、图纸和技术文件，修改、作废一律填写申请单。必须修改时经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图和技术文件材料。

4.2 在实施重大合理化建议，技术改造中须修改图纸时，由原设计技术人员负责修改。4.3 凡是新设计施工项目，应由施工单位提供施工过程中的依据，由设计者完成竣工图。

4.4 凡属设备档案图纸的修改，均由生产技术部（分管工程技术人员）办理，其它单位不得自行修改。

4.5 凡备品备件，设备订货图纸，由生产技术部统一修改后，方能生效。4.6 凡工艺流程变动修改，由车间技术人员提出，由生产技术部工艺组修改，其它单位不得自行修改。

4.7 底图修改较大时，应将原图申请作废，重新出图，图号不变。

4.8 凡因工艺流程改变或设备更新、调整设备，废除原图需作废时，由经办人（车间、检修部门或设计部门）提出报废申请，报综合档案科作废。5 科技档案销毁

5.1 经主管及技术总监批准，有关部室共同鉴定后，由科技档案人员登记造册。经公司保密委员会或公司保卫部门指定专人监督销毁，任何人都不得擅自处理，或任意分散。

5.2 销毁清册其内容必须具备：顺序号、保管期限、档案目录号、密级、保管单位，以便日后查考。

5.3 销毁清单一式二份，一份留存综合档案科备查，另一份上报有关机关。6 科技档案保密

6.1 技术档案库房是机要岗位，无关人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

6.2 机密文件，技术档案、图纸、资料，必须由专人集中经管，妥善保管。6.3 凡属保密科技文件、图纸、资料借阅，必须依照规定的借阅批准手续，不得擅自查阅与借出。一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.4 销毁旧图纸、资料时，要严格检查，防止失密、泄密。

6.5 档案工作人员要严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密，做好科技档案、资料的保密工作。

6.6 借阅绝密的技术文件、资料、图纸，须经指定负责人批准，履行绝密借阅手续方可借阅。

6.7 对机密、绝密科技资料、图纸要定期查对，以免出错，发现丢失应及时报告有关部门，妥善处理。

竣工档案管理办法

1、负责全公司竣工工程资料的收集、整理、立卷、归档的管理和组织竣工档案的验收工作。

2、对施工单位的技术负责人和资料员进行档案工作交底，使其明确档案收集、整理工作的重要性及归档范围。

3、负责督促施工现场的其他管理人员按时交接档案资料，统一归口整理，保证竣工资料组卷的完整性和有效性。

4、工程项目竣工后施工单位必须及时做好竣工资料的整理、组卷工作，按单项工程分类立卷，组成保管单位(卷、册)，且符合国家或行业标准。有修改的竣工图要修改到位、标注到位。

5、对接收的竣工档案进行查验，符合规定要求的方能接收。接收的竣工档案以原件为准，不得有伪造、复印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工档案是公司的主体档案，档案库房必须保证绝对安全，库房内严禁吸烟，并配备消防器材，没有允许不得入内。

7、若外单位需借阅或复制我公司竣工资料或图纸，需经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可借阅或复制。各单位严禁代外单位复制公司竣工资料、图纸等，违者追究其责任。

8、各单位不得自行修改竣工资料和图纸，必须修改时须经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图。

9、凡需领用工程制图仪器，须提出书面报告，并经主管部门领导及综合档案科批准后方可领用。

底图管理办法

1、凡公司所属各部室绘制的底图均由综合档案科底图室集中统一管理。

2、凡是工程设计、标准图、设备图等，必须交底图室存档，并按工程项目分类登记建帐，入库保管。外购蓝图描绘复用底图，必须按我公司规定统一编号。

3、入库图纸必须成套齐全、图面整齐、图号完整，有各级领导签字方可办理交接手续，验收存档。

4、底图应按国家标准图幅，用碳素墨水或用计算机绘制，经设计、校核及有关领导签字后，送交档案科。计算机绘制的底图，设计、校核、审查的签字，必须是签字者本人用碳素墨水的签字，不得用计算机直接描出，以符合档案管理的要求。

5、底图档案以袋装为主，并编制底图总目录，袋内编制卷内目录，以便于管理和利用。底图展开平放在专用的底图柜内，不得卷放或折叠放置。特殊招标的底图视情况采取适当措施存放保管。

6、底图档案号按形成单位统—设备的分类方法进行分类，并组合成类别，各种类别底图分别采用大流水编号。编号写在底图案卷袋右下角图框外边，号码应清楚可见。

7、收藏底图要精心保管，为了加强底图的坚固性，应将底图周边用缝纫机轧边后方可晒图。对于破损图纸要及时修补，破损严重不能修复时应提出更新。

8、提晒底图须填写晒图申请单，提晒底图应及时准确。收回图纸要当面点清，没有缺损和涂改时方可签收。

9、严格遵守档案保密制度，底图严禁外借，底图除需重大修改和重新复制外，一般不予外借。确因工作需要，须由公司分管领导及综合档案科领导批准，严格借还登记手续。借阅保密程度较高的底图，应由公司领导批准。

蓝图管理办法

1、综合档案科蓝图管理岗位负责公司所有工程项目施工蓝图、资料的接受、分类整理、保管统计、鉴定销毁和提供利用工作。

2、公司所有工程项目的施工蓝图、资料，在项目竣工、完成后由施工责任单位及时整理，随附清单一并移交综合档案科。

3、认真做好蓝图、资料入库验收工作，逐份逐张清点，并及时系统整理，按单项工程分类立卷、装盒、排架。做到完整齐全，并编制检索工具。

4、入库蓝图、资料均按档案号顺序排列，不得乱放或任意提取，借阅蓝图、资料需要办理登记手续，定期检查蓝图、资料借还情况，及时做好催还工作。

5、熟悉蓝图、资料的排放位置，主动协助借阅者查找图号和卡片等检索工具。

6、借阅者对借阅的蓝图、资料必须当面点清，妥善保管，不得涂改、损坏和丢失。收回时排好序号，确无缺损和涂改方可签收。违反者除赔偿经济损失外，还要追究责任。

8、精心保管蓝图、资料，如有破损图纸应及时修补，破损严重不能修补的，及时提晒更新。

9、时时做好鉴定工作，对没有利用价值的蓝图、资料提出销毁申请，造册登记，经鉴定、审批后，予以销毁。销毁时要严格检查，防止失密、泄密。

10、蓝图、资料保管坚持“防盗、防火、防鼠、防虫、防湿、防尘、防光、防有害气体”，做到安全无事故。保持库房内部清洁卫生，排放有序，温度适宜。

11、对蓝图、资料收进、移出、保管、利用等情况进行登记，并按规定上报库藏等档案工作基本统计情况。

复制印晒管理办法

1、综合档案科复印、晒图岗位负责公司各相关档案资料的工程复制和晒图工作。

2、复印、晒图室人员对送交的复印、晒图技术文件或图纸应逐一登记。

3、严格复印、晒图的程序和手续。复印、晒图必须有经办人填写好晒印申请单，申请单位和领导签字后交综合档案科统一安排晒印，不得私自接受复印或晒图，手续不完备的应给予拒绝。

4、复印、晒图人员收到手续完备的申请单后，严格按照审批的规格、张数进行复印、晒图。申请单须保存三年备查。

5、保证复印或晒图质量，提高工作效率。急件随到随印或晒，平件一般不超过三天，杜绝复印、晒图差错。

6、严格遵守保密规定，涉及到保密材料，我公司专有技术等“秘密”类资料，必须由公司主要领导或技术总监签字，方可安排复印或晒图。禁止无关人员翻阅复印、晒图资料和出入复印、晒图室，不在室内待客闲谈。

7、晒图机、复印机等设备要经常维护保养。设备出现故障应及时分析查找原因，并向领导汇报进行维修。

8、保证复印晒图室的安全、卫生、整洁，做到每日清扫保洁，每周大扫除，人走“四关”（关机、关电、关灯、关门）。

9、建立复印、晒图档案，每月底，对材料消耗和印晒情况进行一次检查统计。

科技图书管理办法

1、综合档案科图书资料室负责全公司科技图书、资料和各部门生产、管理所需杂志、规程以及其它有关资料的搜集、订购、保管、借阅、发放等工作。

2、搜集、采购来的科技图书、资料应及时按“中图法”分类、登录、编号、建卡、投入借阅。

3、凡各部门所需订购有关科技图书资料，均应由分管领导批准，由综合档案科统一归口并负责征订、购买、报销和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。部门和个人需用可办借阅手续。

4、凡参加各种学术会议、技术会议、培训的资料原则上一律交综合档案科资料室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经公司技术总监批准。凡没有经过综合档案科签字验收，财务部门不予报销。

5、科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。借阅人员必须在图书资料室办理书面借阅手续，方可借阅。

6、公司员工每次借阅本数只限一册，归还后，方可第二次再借。借期一周，单次借阅时间最长不能超过20天，否则停止借阅。

7、借阅的图书不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。若有丢失和损坏按图书原价两倍以上赔偿。对于绝版图书四倍以上赔偿。

8、科技图书借阅的过程中，借阅人不得私自将图书转借给其他员工，如需转借，必须到图书资料室办理转借手续。如因任何转借原因发生的书籍损坏等损失，由第一借阅人负全面责任。

9、必须保持科技图书的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊。

10、图书资料室必须按规定做好相应的防护措施，如防尘、防潮、防火、防霉、防虫、防盗等。

11、员工调离出厂，必须持人力资源部调离证明，及时办理图书归还手续，经签字后方可离厂，厂外人员不得借阅。

12、科技图书每年终认真清查核对一次。

科技情报管理办法

1、科技情报管理岗位主要负责公司科技情报资料的收集、购置、加工、编辑和提供利用工作，为企业生产与发展做好服务。

2、科技情报人员要广泛收集整理、分析研究各类化工科技信息情报。在掌握本单位科技动态基础上，为解决生产中的关键技术问题，提高技术管理水平及时提供有针对性的情报，并采用多种形式传播、推广适用的先进技术和技术创新成果。

3、积极参加科技信息情报的交流活动。积极参加全国中氮技术情报网的活动，为《中氮肥》、《中氮信息》及有关情报网投稿，并完成分配的任务。

4、认真做好《淮化科技》内部刊物的稿件组织、编辑、出版和国内中氮等行业的交流工作。

5、开发情报资源为公司生产经营、技术研发服务。科技情报人员应积极贯彻上级有关科技情报工作和技术创新精神，做到上情下达、下情上报、内外通气，成为沟通情报交流渠道的联系人。

6、档案资料管理人员应做好技术资料、图书、档案的收集整理分类编目工作，做好资料目录和期刊目录的编制工作，并配合专职情报员做好信息情报的服务工作。

7、科技情报工作计划应列入本单位科技计划，单位领导批准后实施。要逐步增添必要的信息化设施和征订相关的图书资料、期刊杂志等。

8、积极组织科技情报人员(包括资料管理人员)参加情报业务、专业知识、科技外语等学习活动，提高科技情报人员业务水平。

9、公司工作人员外出参加各种专业会议、学习班所获得的各种技术资料和以单位名义索取的技术资料一律交综合档案科进行整理、编目、归档和扫描，以提高利用率。

重点建设项目档案管理办法

一、总则

1、为加强对公司重点建设项目档案的管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家、省有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

2、本办法适用于公司各类重点建设项目建设与使用全过程中的档案管理工作。

3、重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、可行性研究、初步设计、勘察设计、招投标、施工、工程监理、生产准备到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。

4、重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作，也是档案事业的组成部分。重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，按照集中统一管理的原则，确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、项目档案管理职责

1、重点建设项目建设各有关单位要成立档案工作管理机构，确定一名分管领导主抓档案工作，并建立相应的档案管理网络机构，配备素质较高的档案专、兼职人员，落实项目档案工作所需经费。专、兼职档案人员应当忠于职守，遵守纪律，必须参加档案管理专业培训，持证上岗。制定管理制度，建立健全重点项目的档案管理工作，保证重点建设项目档案工作和项目建设工作同步进行。

2、重点建设项目主管部门负责监督、检查和指导本部门重点建设项目档案工作。要加强对重点建设项目档案工作的宏观管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查、验收档案工作。

3、建立、健全重点建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档制度。坚持“三参加”、“四同时”管理。“三参加”即档案部门参加项目审查论证会和项目进度会；参加工程阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。“四同时”即下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求；检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；项目竣工验收的同时验收鉴定档案材料的齐全、完整、准确情况；项目申报评优及项目有关人员提职评先时，档案部门同时出具专题归档证明材料。

4、重点建设项目建设单位负责组织、协调和指导勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目文件整理。

5、项目勘察、设计、施工、监理等单位应根据《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的收集、编制、整理、归档工作。

三、项目档案的收集和归档

1、建设单位与各承包单位签订的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。

2、实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位；由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料。项目竣工时，由项目建设单位或由项目建设单位委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。

3、重点建设项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成的文件材料的收集、积累、审核工作；项目竣工验收时，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。

4、重点建设项目前期文件、竣工验收文件，应由建设单位和承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察、设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工文件，由项目施工单位负责收集、积累；项目监理文件由监理单位收集、积累；项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应和财务管理单位应负责收集、积累建设项目器材供应及财务管理形成的文件。

5、凡是反映与重点建设项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全、立卷、归档。

6、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先交综合档案科登记、归档，再进行译校、复制和分发使用。

7、重点建设项目所需国内外技术资料、图纸，由综合档案科统一订购、借阅。外出开会、考察、学习收集的技术资料、图纸，各类项目前期文件都要及时交综合档案科归档，工作需要时办理借阅或者提供复印件。

8、归档的项目文件材料要求字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。载体及书写材料符合档案保管要求。永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。凡由易褪色的书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的需永久和长期保存的文件，应附一份复印件。复印、打印文件及照片字迹、线条及影响的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。照片、录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质，并打印备份。

9、建设单位应采取拍照、录像等方式，将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，制作、形成音像档案，及时归档保存，并向市档案馆和本单位档案部门移交。

10、重点建设项目档案的保管条件要符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。应把库房、设备与装具所需经费列入项目投资总概算中，使档案管理现代化与企业管理现代化同步发展。

11、项目建设单位要逐步提高档案信息化管理水平，建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度，做好电子文件的归档和电子档案的保管，确保其真实、完整和有效，逐步实现项目档案信息的网络化服务。

12、重点建设项目档案移交的时间要求：各施工承包单位应在项目完成后将项目档案向建设单位移交；项目档案验收合格后，建设单位按合同规定要求，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交，并办理完备的清点、签字等移交手续，明确档案移交内容、案卷数、图纸张数等。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

四、档案的整理

1、建设单位或监理部门要制定项目档案分类大纲和编号体系。小型项目直接按结构或专业分类，大中型项目按单项工程或结构、专业分类，下设属类。

2、重点建设项目文件组卷原则是遵循其形成规律和成套性特点，分类科学，组卷合理。管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；施工文件按单项工程或阶段、结构、专业组卷；设计变更文件、工程联系单按文种组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；监理文件按名称或专业组卷；设备文件按专业、台件组卷；声像材料组卷时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

3、卷内文件排列：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷编目要求编写页号、填写案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表所设置的各项内容及编制总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录等。

5、案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷的包装采用国家档案局规定的无酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建类案卷按项目、依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收排列；设备类案卷按依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列管理。

7、重点建设项目竣工图编制必须真实，准确的反映项目竣工的实际情况，要做到图物相符、技术数据可靠、图面清晰、逐张加盖竣工图章、签字手续完备。

8、负责组织重点建设项目竣工验收的主管部门或建设单位在项目初步验收或竣工验收时必须通知档案行政管理部门或有关单位参加。

9、重点建设项目单位要认真贯彻执行《国家重点建设项目档案登记办法》的有关要求，按规定时间填报登记表，做好重点建设项目档案登记工作。

第四篇：企业档案管理制度

企业档案管理制度

一、目的

为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。

二、管理权限、职责

1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。

2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。

5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。

三、归档范围与分类

1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档围。

2、公司文书档案设置6类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。公司科技档案设置4类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。公司声像档案、实物档案另行归档。具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。

四、立卷归档要求

1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。

2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。对在一定时期内有利用价值的,应酌情列为定期（30年或10年）保管。凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。

5、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，应先按立卷归档后再办理借阅手续。

6、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应完整、准确、系统，归档文件材料盒内要有“盒内文件目录”。

7、文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向综合部档案室移交，档案部门在接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案移交登记表》签字后各保留一份。

五、档案借阅与保密

1、总经理、副总经理、总监借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，限期归还。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，需办理《借阅档案申请表》，经部门负责人、分管领导审批后方可借阅。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理审批，具体按委托书的内容执行。

4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

5、借阅人对档案要妥善保管，保持整洁，不得对档案进行涂改，勾划、裁剪、损坏或抽页，不得转借他人，不得遗失和私自翻印。

6、档案管理员应定期清查借阅登记册，对已到限期的调出档案，应及时督促归还。

7、档案工作人员不准用电话、传真、信笺与别人联系秘密事项；严禁秘级文件、资料、信息上网。

8、档案工作人员必须坚持做到不带档案出门，不准将档案提供给无关人员查看，不准将档案存放情况及其内容向无关人员泄露，克服新时期无密可保的麻痹思想，时刻保持警惕，谨防失泄密事件发生。

9、建立档案利用效果登记制度，对借出的档案，在工作查考、解决经济纠纷，经济案件，产权归属等产生的作用及效果及时进行登记，以反映档案在公司经营活动中所发挥的应有作用。

六、档案的鉴定与销毁

1、公司综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，编制销毁清册，并经公司总经理批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

七、罚则

1、凡无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查；

4、遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，追究当事人责任。

八、本制度由公司综合部负责解释，自下发之日起执行。

年 月 日

第五篇：企业档案管理制度

资料档案证照管理制度

一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。

二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监督和指导。

四、归档内容

1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料(文字、图表、声像等)均属归档范围。

2、各基层单位、部门应归档的文件材料。

3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

4、股东会、董事会、工作会议、总裁办公会、项目论证会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。

5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

6、请示与批复文件。

7、工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。

8、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，来自外单位的与公司有关的文件材料。

9、员工花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动合同(协议)、薪酬制度，以及职务任免、职级评定、绩效考核、培训等人力资源管理工作中形成的文件材料。每年4月做归档封存。

10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以3至5年为期限视情况做存档。

11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。

12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。

13、月度(或季度)的工作综述、项目动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物(企业报、企业杂志等)的定稿、样本。

14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。

15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。

16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。

17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。

18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文件。

19、外单位与本企业的工作来往文件等。

五、归档要求

1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上已办理完毕、需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。

2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收相关文件后的3个工作日内做好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归档的，或无法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立卷归档后再办理借阅手续。

六、档案的鉴定与销毁

1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，提出存毁意见，经企业有关领导批准后，按规定进行销毁。

2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，要由二人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准后方可销毁。

七、档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政管理部填写档案借阅单，经直接上级批准后方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准。

3、机密档案的借阅需经总裁(或分管副总裁)批准。

4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和清点，并在登记薄上注销借用记录。

5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经济处罚。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应报相关领导批准，且按公司有关保密规定办理。

9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否则，人事专员有权拒绝办理调岗手续。