天津市物业管理企业档案管理工作指导意见(免费)

第一篇：天津市物业管理企业档案管理工作指导意见(免费)

天津市物业管理企业档案管理工作指导意

见

为规范我市物业管理企业档案管理工作，提升物业管理行业基础建设的整体水平，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《物业管理条例》、《天津市档案管理条例》和《天津市物业管理条例》的规定，现对我市物业管理企业档案管理工作提出如下指导意见：

一、适用范围

本市行政区域内从事物业管理服务活动的所有物业管理企业。

二、档案管理原则

物业管理企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。

三、档案管理内容

根据我市物业管理企业的管理模式和实际情况，档案管理的归档内容划分为11个一级类目、67个二级类目（具体目录详见附件1），主要归档范围包括：

（一）党群管理工作形成的文件材料。如：党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料;党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。

（二）行政管理工作形成的文件材料。如：企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料;企业章程、证照，企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料等。

（三）经营管理工作形成的文件材料。如：企业改革、经营战略决策文件材料;计划与统计工作文件材料；企业发展规划、各项发展计划文件材料；责任制管理文件材料等。

（四）物业管理工作形成的文件材料。如：各物业项目招投标文件材料；各物业项目验收文件材料;各专项业务管理有关文件材料等。

（五）基本建设工作形成的文件材料。如：可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料;基建项目的设计文件材料等。

（六）设备仪器管理形成的文件材料。如：购置设备、仪器的立项审批，购置合同;设备、仪器的开箱验收或接收文件材料等。

（七）会计档案。如：会计凭证（原始、记账、汇总）；会计账簿；年度财务报告（决算）（包括文字分析）等。

（八）职工个人档案。

（九）特殊载体档案。如：声像类；实物类等。

（十）物业项目形成的文件材料。如：小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料；房屋管理与维修养护等文件材料；共用设施设备管理等文件材料。

（十一）其它应归档的文件材料。

四、档案工作标准

（一）企业档案管理部门、专（兼）职档案管理人员职责明确，并能够认真行使档案的管理、指导和监督职责。

（二）文件材料归档及时，归档范围准确，保管期限符合要求。

（三）制定企业档案分类方案，档案实体档号标识与分类方案一致。

（四）案卷整理规范，质量符合国家及档案行业标准要求，并编制检索工具。

（五）档案卷（盒）外观符合国家标准要求，尺寸、颜色、式样统一。

（六）根据企业档案管理需要设置档案室和配备必要的档案柜、架，利于档案的安全保管。涉密档案保管合理、安全。

（七）档案保管条件达到防火、防盗、防光、防有害气体、防潮湿、防虫、防高温、防尘等要求，并配备必要的档案保护设备设施，纸质档案要采用无酸卷盒存放。档案无霉变、褪色、虫蛀、鼠咬等现象。

（八）照片、录音（像）带、电子文件等特殊载体档案，要有符合保管要求的档案装具单独存放。

（九）档案上架排序符合国家和档案行业标准要求，做到排列有序、分类清楚、查阅方便。

（十）建立档案借阅、利用登记制度，借阅手续齐全；利用涉密档案时审批手续严谨；档案的查准率、查全率达到100％。

（十一）对所保管的档案应定期进行清点，建立统计登记台帐，做到账物相符。

（十二）档案文件材料移交手续完备，责任明确。

（十三）企业建立档案鉴定工作小组，按照档案鉴定程序及时对保管期限已满的档案进行鉴定，对应销毁的档案编制销毁清册，履行销毁审批手续。

（十四）适时编制企业全宗介绍、组织沿革和大事记等档案编研材料。

五、档案管理要求

（一）要有健全完善的档案管理制度。要依据《中华人民共和国档案法》、国务院《物业管理条例》、《天津市档案管理条例》和《天津市物业管理条例》的规定，结合企业实际，建立健全企业的档案管理规定、各类文件材料的归档制度、档案利用制度、档案保密制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度和档案人员岗位责任制。实现档案管理的规范化、制度化，切实保证档案资料收集齐全、真实准确、安全保管和方便利用。

（二）要选择符合企业自身实际的管理模式。物业管理企业的档案管理大致可分为三种模式：一是集中统一管理模式。由企业建立综合档案室，将企业档案（项目档案）集中统一保管；二是相对集中管理模式。企业内部的日常管理文件材料由企业本部集中保管，所辖物业项目档案资料在项目中保管。三是委托代管。在企业不具备档案资料的管理条件和能力情况下，可以委托具备档案管理资质的中介服务机构承担保管责任，并签订委托保管协议。

各物业管理企业可以从以上三种模式中任选一种符合自身实际的档案管理模式，并将其列为一项常项工作进行考核。

（三）要健全完善档案管理网络，明确责任分工。企业要建立由企业负责人、责任部门和专(兼)职档案管理人员组成的三级档案管理网络。分管档案工作的部门，要做好企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并指导、监督本企业各部门及物业项目做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；对实行相对集中管理模式的企业，各职能部门（包括临时机构）和物业项目也要指定专人负责文件材料的归档工作。专（兼）职档案管理人员应当具备档案管理专业知识，并按规定参加业务培训；严格遵守职业道德和保密规则。

（四）档案整理要及时、规范，方便检索。要参考《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》（附件1），结合自身实际，确定企业文件材料的具体归档范围、内容。对已经做ISO9000认证的企业，可在原有基础上参照此归档范围、内容进行添加。

文件材料办理完毕后按照要求及时归档，依据标准进行规范整理，并编制检索工具，方便利用。有条件的企业要使用计算机管理档案，进一步提高档案管理水平。

物业管理企业在对物业项目档案管理中，要在妥善保管基础资料和接管验收文件的同时，承担起对档案的补充、整理和保管义务。

（五）要妥善处理好安全保管与开发利用的关系。要不断改善档案保管存放条件，最大限度地延长各种载体档案的寿命，确保档案安全。对物业项目的档案资料保管要高度重视，严格借阅、归还手续，保证档案资料完整。要充分开发利用档案资源，为企业管理、项目维修养护和商品住宅基金缴存及其使用等服务，在维护企业和业主权益等方面发挥作用。

在利用档案过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行严格审查，妥善

处理好利用与保密的关系。

（六）要规范档案资料的交接程序。企业内部文件材料移交要建立移交清册，由所在的部门或项目负责人签字核准后向企业档案管理部门进行移交。

对于新建住宅物业管理项目，物业管理企业与开发建设单位之间的资料交接要按照国务院《物业管理条例》、《天津市物业管理条例》和《关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见》（津国土房物〔2005〕102号）的规定要求落实，做到接管文件材料完整，移交手续齐全，责任明确。

物业管理企业退出项目时要按照国务院《物业管理条例》、《天津市物业管理条例》和《天津市物业管理企业退出项目管理暂行办法》的规定要求，将档案资料整理完毕后制作移交目录，在规定时间内认真做好交接工作。

附件：1.《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》（参考）

2.天津市物业管理企业档案整理要求

3.天津市物业管理企业档案管理制度（参考）

第二篇：天津市高新技术企业认定管理工作的实施意见

天津市高新技术企业认定管理工作的实施意见

第一条为贯彻落实科学技术部、财政部、国家税务总局《高新技术企业认定管理办法》（国科发火[2008)]172号）和《国家重点支持的高新技术领域》及《高新技术企业认定管理工作指引》（以下简称 工作指引）以及国家科技部颁发的有关文件精神，进一步规范、有效开展我市高新技术企业认定管理工作，推动高新技术产业加快发展，特制定本实施意见。

第二条市科委、市财政局、市国税局、市地税局共同组成天津市高新技术企业认定工作领导小组（以下简称市领导小组），负责指导、管理和监督全市高新技术企业认定工作（市科委为领导小组组长单位）。其主要职责为：

1．按照国家确定的高新技术企业认定工作方向与原则，审议天津市高新技术企业认定管理工作报告；

2．协调、解决天津市高新技术企业认定及相关政策落实中的重大问题；

3．裁决天津市高新技术企业认定事项中的重大争议，监督、检查天津市高新技术企业认定工作；

第三条领导小组下设办公室（以下简称市认定办公室），办公室设在市科委，其主要职责为：

1．负责本市高新技术企业认定(复审)工作；

2．负责建立并管理“天津市高新技术企业认定工作服务网”，建立和维护本市高新技术企业认定工作专家库，建立专家和中介机构信用制度；

3．负责对已认定的高新技术企业进行监督检查，受理、核实有关举报，并做出相应处理。接受企业或主管税务机关提出的 1

高新技术企业资格复核申请，并进行复核。复核产生重大分歧的，报市领导小组研究处理；

4．向市领导小组和国家高新技术企业认定领导小组办公室提交本市高新技术企业认定管理工作报告；

5．市领导小组交办的其他工作。

第四条滨海新区、新技术产业园区科技局和区县科委应加强所在区域内高新技术企业认定的宣传、咨询与培训工作，做好高新技术企业认定申请的初审工作。

第五条高新技术企业认定程序

(一)企业自我评价。凡申请天津市高新技术企业认定和复审的企业，遵照《高新技术企业认定管理办法》（国科发火[2008]172号），对照本办法规定条件，进行自我评价。

（二）申请登记。认为符合条件的企业在“国家高新技术企业认定管理工作网”（网址：）进行申请登记。按要求填写《企业注册登记表》（见 工作指引），并通过国家高新技术企业认定管理工作网提交材料。

（三）提交申请材料。企业根据获得的用户名和密码进入国家管理工作网认定管理系统填写申报材料，将申请材料连同相关附件打印并装订成册（一式六份并附电子版），报送企业所在滨海新区、新技术产业园区科技局和区县科委。

（四）初审。滨海新区、新技术产业园区科技局和区县科委根据认定高新技术企业的标准和条件，对企业的申请材料进行初审，将初审意见加盖公章后上报市认定办公室（市行政许可大厅）并将申报材料电子版通过天津市高新技术企业认定工作服务网上传至时认定办公室，同时将初审结果通知企业，初审合格的企业通过国家高新技术企业认定管理工作网提交材料。

（五）组织审查与认定

市认定办公室收到企业申请材料后，按技术领域从专家库中随机抽取不少于5名相关专家，并将电子材料（隐去企业身份信息）通过网络工作系统分发给所选专家，专家在3个工作日内将评价意见反馈给市认定办公室。

市认定办公室组织专家认定评审会，出具专家组综合评价意见。

市认定办公室汇总专家的评价意见和中介机构的专项审计报告后，对申请企业提出认定意见，并确定高新技术企业认定名单。

上述工作在收到企业合格申请材料后60个工作日（不含公示期15个工作日）内完成。

（六）公示及颁发证书

经认定的高新技术企业，在“国家高新技术企业认定管理工作网”上公示15个工作日。公示有异议的，由市认定办公室对有关问题进行查实处理，属实的应取消高新技术企业资格；公示无异议的，填写高新技术企业认定机构审批备案汇总表，报国家领导小组办公室备案后，在“国家高新技术企业认定管理工作网”上公告认定结果，并由市认定办公室颁发“高新技术企业证书”（加盖科技、财政、税务部门公章）。

第六条本办法由市科委、市财政局、市国税局、市地税局负责解释。

第七条本办法自发布之日起实施，原《天津市高新技术企业认定管理办法》（津科高[2006]117号）同时废止。

第三篇：物业管理企业档案管理制度

山东聊城建工物业管理服务有限公司

企业档案管理制度

一、档案管理规定

根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、管理体制、各项业务和工作人员职责等内容做出具体规定。

二、企业各类文件材料的归档制度

是保证企业各种文件材料、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间和归档要求，必要时须明确归档份数和归档手续。

三、企业档案利用制度

是企业档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。

四、企业档案保密制度

是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。

五、企业档案保管制度

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是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体保管等要求。

六、企业档案鉴定销毁制度

是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。

七、企业档案人员岗位责任制

这是专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的制度，其内容主要包括主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。

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一、档案管理规定

为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。

（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

（二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。

（三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。

（五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。

（六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。

（七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。

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（八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。

（九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。

（十）企业综合档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。

（十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。

（十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。

（十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。

（十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。

（十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。

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二、企业各类文件材料的归档制度

为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。

（一）归档范围

根据附件所列内容，结合企业实际工作，制定具体归档内容。

（二）归档时间

1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

5、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

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8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。

（三）归档要求

1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

2、文件材料归档后不得更改。

3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。

4、归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写。

5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。

6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

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9、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

（四）归档份数

归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

（五）归档手续

向档案部门移交档案时，必须填写《归档文件移交清单》一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。

三、企业档案利用制度

为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制订本制度。

（一）本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。

（二）借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。

（三）本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。

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（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。

（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

（六）摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。

（七）借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。

（八）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

（九）外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。

四、企业档案保密制度

为确保企业档案信息的安全，制定本制度。

（一）档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业和业主的机密。

（二）档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。

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（三）档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。

（四）有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准。

（五）不得与无关人员谈论涉密档案内容。

（六）下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。

（七）经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。

（八）档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。

五、企业档案保管制度

为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。

（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

（二）案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。

（三）管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。

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（四）研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。

（五）档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。

（六）借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。

（七）存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。

（八）每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。

六、企业档案鉴定销毁制度

（一）企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。

（二）企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的《档案保管期限表》，准确区分档案的保管期限。

（三）对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。

（四）对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。

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（五）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。

（六）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。

（七）档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。

七、企业档案人员岗位责任制

为加强本企业档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制定主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。

（一）主管档案工作领导

1、统一领导本公司档案工作，认真贯彻国家《档案法》和上级关于档案工作方针、政策、规定在本公司的实施。

2、及时协调解决档案工作中存在的问题。

3、负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。

4、监督执行档案工作岗位责任制的考核及奖惩。

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（二）档案部门负责人

1、认真贯彻执行上级关于档案工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。

2、审批或拟定本公司档案工作各项制度和档案工作计划、总结，并认真听取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。

3、适时地召开全公司档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验;研讨工作中存在的问题和解决办法。

4、负责组织企业专(兼)职档案人员的业务培训及学习，负责企业档案工作责任制的考评工作。

5、负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。

6、参加本企业有关物业管理项目验收等有关活动。

（三）档案室专职（专责）档案人员

1、认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的完整、准确、系统。

2、负责本公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。

— —123、负责各有关部门（物业管理项目）档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。

4、认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。

5、做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、完整、准确、系统和安全。

6、做好档案的保密和保护工作，维护档案的完整与安全。

7、对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题，及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。

（四）各部门（物业管理项目）主管档案工作的负责人

1、掌握本公司档案工作有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。

2、将档案工作列入本部门（物业管理项目）的工作内容之一，做到档案工作与本部门（物业管理项目）其他工作布置、检查、总结三同时，配备能适应本部门（物业管理项目）工作需要的兼职档案人员，并保持相对稳定。

3、督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作，并对本部门档案的完整、准确进行审查。

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4、督促搞好本部门（物业管理项目）文件材料平时立卷和整理、移交工作，部门成员应将开会带回、承办完毕的文件材料及时交给文档人员，以保证文件材料的齐全、完整。

5、负责对本部门（物业管理项目）档案人员和有关专业人员的档案考评工作。

（五）各部门（物业管理项目）兼职档案人员

1、实施本公司档案管理规定和制度，随时将本部门形成的档案文件材料进行收集、整理，按规定立卷后向档案室移交。

2、熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门内人员做好文件材料的积累，整理并进行平时立卷(预立卷)工作。

3、对保存在本部门的档案，文件材料做好提供利用工作及安全保护工作。

（六）本企业各专业技术人员、行政干部

1、对本部门在业务、行政、管理等各项工作中所形成的文件材料的完整、准确、系统负责。

2、对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料归档范围交部门档案人员，任何个人不准将材料归为已有或久拖不交。

3、在物业项目接管和退出时，必须将文件收集齐全，及时立卷归档，并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。

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第四篇：加强企业基层单位档案管理工作

加强企业基层单位档案管理工作

摘 要：随着社会信息化时代的到来，信息管理越来越多样化。作为原始信息凭证，基层单位档案的存在有着重要的意义，企业档案是企业在各项实践活动中形成的真实可靠的原始依据，记录了企业的发展历程。良好的企业基层档案的管理规划在维护企业健康发展的方面具有战略意义，本文就如何加强企业基层档案的管理工作，结合实际谈一些见解。

关键词：基层；档案管理；规范

就企业而言，档案可以说是一个企业的丰碑，记录着一个企业的成长过程。档案工作的好坏，直接或间接地影响着一个单位的工作质量、工作效率和服务质量。因此，如何做好基层档案管理工作是当今管理者必须考虑的重大问题。目前基层档案管理分析

1.1 管理者管理意识不强

当今，许多的企业基层单位由于管理者管理意识不强，忽视了档案的管理工作，即使有一些单位把档案管理提到了日程上，但是在管理的时候，由于管理人员身兼数职、人事经常变动原因经常会出现档案整理不及时、档案质量不高、业务素质欠缺、服务标准降低等情况，从而造成企业单位档案管理不到位。

1.2 管理体制不够完善

随着经济改革的不断深化，企业内部机构和单位的撤并、重组、迁址逐渐增多。在单位撤并的交接过程中，领导把主要精力都放在安全稳定和平稳交接上，对基础的档案移交工作重视不够，没有纳入议事日程，没有建立健全完善的档案交接体制，加上个别人员对档案的集中管理的意识不够强，致使交接程序简化，交接事项不清、交接手续不严而造成档案信息丢失，为以后的档案利用造成了很大的不便。

1.3 企业单位档案管理的不规范

在档案管理中，档案管理者对基础档案管理的重要性和必要性没有足够的认识，对档案管理不积极，仅仅是为了应付检查、应付差事，对档案的管理没有建立严密有效的档案管理制度、对信息的收集整理到保存没有做到系统规范，甚至有些管理者把文件随意丢放，没有尽到一个管理者的责任。

1.4 提高档案规划质量，加强档案信息化管理

随着信息化时代的到来，许多基层单位档案的管理体系并未创新，由于长期未更新档案信息系统的版本，造成了目前企业的电子信息档案管理混乱，加之单位在档案的管理方面没有制定相应的规定，许多档案没有进行合理的范围划分，导致了文件的保管的混乱，从而降低了档案的管理质量。

1.5 档案管理环境恶劣

为了档案能够完整的存放，档案的存放环境是极为的重要，档案室最好能保证良好的通风条件和干燥条件。除此之外，防止蛀虫也是重中之重。在目前的档案管理工作中，基层单位并未重视这些问题，档案室的温度和干燥度经常不达标，在防止蛀虫方面，目前的企业单位多采用药物杀虫，这种方法虽然能抑止蛀虫，但对管理人员的身体也造成了很大的伤害。加强基层档案管理工作的具体措施分析

2.1 优化档案管理制度，提高档案管理者专业能力

为了能够改变当前的档案管理弊端，管理者积极了解当前的档案管理现状，积极与其他档部门沟通讨论，改革管理体系，制定相应的管理规章，其中主要分以下几个方面。

（1）加强培养档案管理者的责任心和职业道德素质，为企业树立良好的形象，为档案利用者提供更好的查询服务，在档案的管理中，管理者不但要坚持实事求是的思想，保证档案的真实性，完整性。还应该具有保密意识，以确保档案的政治安全。

（2）档案的管理人员不仅要具备专业的理论知识，还应该熟悉档案的管理工作，熟悉现代化信息技术，使传统的档案管理逐渐向现代信息化管理靠拢。此外，要注重提高工作人员的实践能力，规范管理流程。

2.2 提高档案管理者的综合能力

档案的管理好坏在很大程度上都是与管理者的能力直接挂钩，所以档案管理工作人员的综合能力是十分重要的，这对档案管理工作质量上的影响非常显著，为了提高档案材料的收集效率，档案管理人员要具备几下几个方面的条件。

（1）档案管理人员除了对档案管理的理论知识的全面了解以外，档案管理人员还必须了解其他各个学科的知识，如信息、分类、编辑等方面都要有一定的了解。当今社会，计算机的应用已经无处不在，计算机的存在为人类的工作和生活都带来了极大的便利。档案管理者不但要对传统文化熟记于心，还要对计算机操作了如指掌，只有管理者不断地学习新知识，并加以创新改革，才能更好地推动档案管理的健康发展。

（2）企业应该鼓励档案管理人员多参加一些创新、直观、生动的培训课程。企业也可以定期的组织一些多媒体教学课程，为档案管理人员提供与其他企业相互学习相互交流的平台，以提高档案管理人员的管理技术水平。

（3）企业应培养档案管理人员的自学能力，培养档案管理人员的管理能力，提高管理人员的责任心和社会感。

2.3 加强检查力度，提高管理质量

（1）在档案管理工作中，管理者应加强检查的力度，实行年检制度，把检查结果同年终考评、先进评选结合起来，从而强化档案管理的规范性。

（2）企业各基层单位间要联合检查，相互督促，主动汇报实施状况。

（3）严格检查，严格执法，对于检查发现的问题要立即通知单位，对于情节极为严重的情况应追究其法律责任。

（4）积极沟通。在检查工作结束以后，应立即与检查单位就检查问题进行沟通讨论，向有关领导和人员通报，积极整改。

2.4 充分使用当前信息化技术，合理管理

随着信息化技术的提高，纸质档案已逐步被电子信息所替代，电子档案不但弥补了纸质档案不易长期保存的缺点，还具有便于快速检索和远距离传输的优点，提高了工作效率，节省了人力、物力、时间和空间，实现了具有现代特色和规律的办公自动化科学管理与人工管理的有效结合。

2.5 普及档案知识，提升档案质量

档案质量的提高与机关工作人员对档案工作的认知程度、档案知识密不可分，针对当前机关工作人员对档案工作认知匮乏、知识欠缺问题需要做好以下两点。

（1）充分认识档案宣传工作的重要性，加强领导，配足必要的宣传设施设备，提高档案宣传工作的质量和效率。

（2）利用档案宣传展板、知识竞赛、档案知识揭挂、成立档案QC小组方式进行档案知识学习。结束语

随着社会的不断发展，信息化已经是当今发展的主题，作为原始的信息资源，我们应该充分认识到信息的重要性，档案管理的重要性。只有充分的认识到当前档案管理所存在的弊端，才能去更好的去管理，为档案的保管与利用提供了强有力保证，让“历史的丰碑”古今可鉴。

参考文献

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赵凤云（1968-），女，河南郑州人，大专，助理馆员，基层档案管理工作。

第五篇：如何做好企业档案管理工作

如何做好企业档案管理工作

摘要：档案管理承载着企业生产管理活动的信息整理及传递的任务，具有很浓的科学色彩和政治色彩，是企业日常运行管理过程中的一项重要工作。随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。当前的石油企业需要结合石油产业发展现状，深入分析档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作质量。

关键词：企业 档案管理 信息技术 办公自动化

任何企业组织的运行和发展都离不开档案管理工作的支持和推动，企业档案管理工作不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，应对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，深入分析了企业档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升和规范企业档案管理工作。

一、深入分析石油企业档案管理现状

石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在认真落实科学发展观、发展循环经济的过程中，积极调整和完善了企业内部的日常管理工作，2007年4月起，我公司实现办公OA自动化，2010年8月实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作。促进档案管理工作的规范化、自动化和现代化，传统的档案管理工作通常采用简单的纸、笔、电话办公，过分依赖人工，工作效率低下、劳动强度过大，严重制约公司发展。

石油企业认识到传统档案管理工作方式和工作思想的弊端，及时引进计算

机、复印机、传真机等现代化办公设备，发展人机结合的办公模式，建立高效的档案管理工作体系，规范了档案管理工作流程。

二、企业档案管理工作问题剖析

在分析和改善企业档案管理工作中，仍然存在一些制约因素：

（一）企业档案管理人才队伍问题

人员素质建设和能力培训没有紧跟企业产品销售工作发展做出调整，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

（二）档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

（三）档案管理评估体系不健全

档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

三、企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

（一）加强档案管理人员素质建设与能力培训

传统的档案管理工作主要依赖人工规划和完成，现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合。换言之，现代化的档案管理工作中，工作人员并未被现代化的技术及设备完全取代，反而更强调工作人员与技术设备的配合度。

1、档案管理人员素质与能力养成石油企业应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统的评估，根据工作人员的素养及能力状况，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设及能力培训教育。引导全体档案管理工作人员学习和熟悉公司生产经营各环节的技术及管理工作，如石油产品营销、产品特征、运行管理、行政管理、会计档案、人事资料等等。公司设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。同时，引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。另外，通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强了教育和培训效果。

2、档案管理人员的专业指导

公司安排档案管理部门负责人为档案管理工作主管，档案管理部门全体工作人员积极参与指导工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，统计分析企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型，在了解不同小组人员的业务处理能力和规范程度的基础上，在上级公司的组织与安排下，对相关专兼职档案管理人员进行了统一的教育和培训，并邀请省档案局专业讲师进行业务讲授。同时，定期进行档案管理工作素质与能力评比，并通过专门的研讨会议解决和探讨办公过程中的共性问题，及时发现实际工作中的问题和瓶颈，帮助工作人员有目标、有方向地开展和改进档案管理工作。

（二）建立信息化档案管理体系

1、企业档案搜集整理信息化

石油企业在分析和整合自身业务特点和工作模式的基础上，应调整传统的档

案搜集整理模式，档案信息资源由传统运行模式向采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化过渡，逐步建立和完善档案搜集整理工作办公自动化，办公自动化环境下的文书档案搜集与整理工作主要通过长期工作建立起的数据库完成文件档案相关处理工作，实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作，实现高效、精准的档案信息交流传送。

2、企业档案信息系统的开发与完善

我公司在档案管理工作的调整与完善过程中，积极引入上级公司开发的档案信息系统，根据公司自身档案管理特点及企业档案检索目录著录要求、借鉴其他公司相关业务的档案检索目录建立经验，建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，以及信息的永久保存。

（三）优化档案利用与评估工作

1、优化档案利用工作

加强公司档案利用过程中的安全管理，根据档案管理技术设备及信息系统工作运行特点，不断调整与完善公司内部档案利用过程中的保密机制。

建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，最大限度发掘公司内部档案的信息与资源价值，为公司及行业发展提供有力的支持。

2、优化档案管理评估工作

切实制定并完善《档案管理制度》、《档案归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案安全应急处理预案》、《机关文件材料归档范围》、《档案分类及保管期限表》、《OA办公自动化系统管理办法（试行）》、《电子档案管理办法》等制度，严格依照这些管理和评价制度完成对档案管理的评价工作，并提出可行性强、方向明确的工作建议。

四、结束语

随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。企业档案管理工作

不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，公司的档案管理改革经验表明，新时期的石油企业需要加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，最大限度发掘档案资料的信息与资源价值，推动公司及行业走向信息化、现代化的发展道路。

参考文献：

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