秘书常识：事务文书(一)

第一篇：秘书常识：事务文书(一)

概述

事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。

由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。它与狭义公文(行政机关12类13种，党内机关14种)的区别在于：一是无统一规定的文本格式；二是不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索(如简报)或通过传媒宣传(如经验性总结、调查报告等)。

简报的写作

简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。其特点是文字短、内容新、反应快、形式活。

一、简报的类别

简报的名称很多，常见的有《××简报》、《××简讯》、《××信息》、《××动态》、《××通报》、《××通讯》及《内部参考》、《情况反映》等。从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。

1、综合简报

它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。综合简报多常年定期编发，例某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。

2、中心工作简报

它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。中心工作简报多在一定时期内不定期制发。例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。

3、会议简报

它报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议。会议简报用于大中型会议，视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。例某校学代会秘书组编发的《××学代会简报》。简报的编写(一)报头

简报首页上端1／3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：①、简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷；②、期数，印于简报名称正下方；③、编印机关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组)，要求用全称或规范化简称印于分割线左上方；④、编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等要素。

(二)文稿

根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种：一是报道体，它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。其文体十分类似动态消息、动态信息；二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体，其信息量大面广，能做到点面结合反映全局性情况；三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用；四是转引体，即将他单位有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。

1、按语

按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。按语的位置在报头下，标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。

按语可分三种类型：一是题解性按语，它类似前言，主要对文稿产生过程、作者情况、主体内容作简要介绍；二是提示性按语，它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注意事项的提醒；三是批示性按语，它往往援引领导人原话或上级机关指示结合简报内容对实际工作提出批示性意见。

2、标题

根据简报的体式，标题也有不同写法。动态性较强的内容多采用单行式新闻标题，简短明快地交待事实、揭示中心，在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。

3、目录

简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。如是一组文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇文章。

4、正文 因体式各异，简报正文格式相去甚远。报道体、汇篇体类消息结构往往前有导语，后有主体、背景等；总结体可完整地将“总结”刊于简报；转引体则因所引文章不同，正文或可能是片断章节，也可能是整篇文稿。

(三)报尾

在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。

计划与总结的写作

一、计划的写作

计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排的事务性文书。

(一)计划的种类

从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。从形式分有以下三种：文件式计划，分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅；条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等；表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。

计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。

规划 是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。例：《××市城市建设总体规划》。

纲要 和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标对某个地区或某一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。例：《××市2000年经济发展纲要》。

设想 是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用时限较长。例：《××市拓展就业安置门路的设想》。

打算 也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。例《××学校争创文明校园的打算》。

要点 是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较短的计划。例：《××局19××年工作要点》。1 2

第二篇：事务文书

第六节 函

函——轻骑兵

“批，示也。谓判决是非以示之也„„”——徐望之《公牍通论》 范文博览

[范例一]：

省人民政府关于要求免税进口物资的函

[评析]：

这是一份请批函。开头叙说要求免税的缘由、背景，引用翔实的数据加以说明，紧接从“抗灾自救、恢复生产”角度阐明免税具体事项，在占有充分理据基础上进而提出免税要求，令人信服。

市汽车运输公司关于要求赔偿损失的函

[评析]： 这是一份用于商务沟通的商洽函，文中先开门见山概叙发函的依据和目的，接着用“为此„„”一句话承接，自然引出赔偿要求事项，并附上相关文件复印件，最后提出希望要求，层层递进，理据充分。多用“贵”、“请„„”、“希望„„”、“盼即复”等语句，语言平和，有礼有节。[范例三]：

国务院办公厅关于同意在“中国藏学研究珠峰奖”获奖证书上使用国徽图案的复函

[评析]： 这是一份的复函，引叙来文之后用“现函复如下”承接语引出答复事项，明确、简洁，并提出要求。因是国务院授权复函，故加注“经国务院领导同志批准”的说明内容，行文谨慎。

（一）函的概述

1．概念：函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题、向有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的公文。2．特点（1）适用范围广

使用频率高

商洽工作、询问答复问题，请示批准事项 任何级别的机关、企事业单位都可用（2）灵活简便

篇幅短小、内容单

一、语言简洁、制作程序简易，被称为公文的“轻骑兵”。（3）行文多向性 函属于平行文

兼有上行、下行方向（不相隶属机关行文）。3．种类

（1）按性质、格式，可分为公函和便函

公函。属正式公文，公文要素齐备。

便函。没有完整的公文格式，可不加标题、不编号、不盖章。（2）按行文方向，可分为发函和复函

发函。也称去函，是发文机关主动发函。复函。也称回函，是答复对方有关事项的函。

（3）按行文目的、内容，可分为商洽函、问答函、请批函和告知函

商洽函用于机关单位之间相互商洽事项、联系工作。

问函答用于机关单位之间相互询问问题、征求意见和答复询问事项。请批函，也称为申请函，用于向有关主管部门请求批准事项。告知函用于告知不相隶属机关有关事项。

（二）结构和写法

公函的结构由标题、主送机关、正文、落款等部分组成。1．标题

（1）发文机关+事由+文种如：《××省人民政府关于要求免税进口物资的函》（2）事由+文种 如：《关于请××商厦准备安全保卫工作经验材料的函》（3）复函的标题中要标明“复函”，还可加回复对象 如： ①《国务院办公厅关于同意在“中国藏学研究珠峰奖”获奖证书上使用国徽图案的复函》 ②《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府的复函》 2．主送机关（即收函机关）

一般只有一个 复函的主送机关就是来函的发文机关 3．正文

（1）缘由 函的开头简要写明发文原因和目的。复函则用一句话引述来函的标题（或主要内容）、发文字号（或日期），并说明函已收悉。

（2）主体 要具体写明所商洽、询问、告知或请求批准的事项，内容较多的可以分条款写。复函要针对来函事项给予明确的答复。（3）结尾 常用惯用语作结：

去函：特此函达、即请复函、敬请回复、务希见复、请研究后函复 复函：特此函复、特此函告、此复 有的只提要求，没有结语。4．落款：成文时间加盖印章

（三）写作要求

1．内容单一，事项明确 2．行文简洁，语言得体 病文诊断 [病例]：

××大学校长：

首先让我们以××电子工业学校的名义，向贵校表示衷心的感谢。感谢你们为我校办学给予的很大帮助。目前我校又面临一个很难解决的问题。

原来事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派××位年轻教师进修一年。我校与贵校有关部门多次商量。但××位年轻教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教师质量，恳请贵校设法解决我校进修教师的住宿问题。贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。我们不知贵校还有什么实际困难，如果这些困难我校能帮助解决的话，就尽量提出，我校会竭力去办。再说一句，贵校如能给解决我校进修教师的住宿问题，我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。万望函复。

××市电子工业学校

××××年×月×日 [评析]： 本则函主要主要问题：

1．没有标题； 2．抬头不对；3．没能开门见山，直叙其事； 4．语言啰嗦，也欠得体； 5．没盖公章 [修改稿]：

关于请求解决我校进修教师住宿问题的函

×函 〔2002〕 ×号

××大学：

首先，感谢贵校给予我校办学的大力帮助与支持。现又有一困难希望贵校帮助解决：我校已派××位年轻教师到贵校进修，虽然与贵校有关部门多次协商，但他们的住宿问题至今仍未解决。恳请贵校早日予以解决。如确有困难需要我校协助，请尽量提出。

不知妥否？万望函复。

××电子工业学校（印）

第三章 事务文书

事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常具体事务时广泛使用的一种文体，又称为业务文书。

事务文书在反映情况、给领导提供决策依据、提高工作成效等方面发挥着重要作用。它与行政公文一样，是公务活动中形成并经常使用的，是加强行政管理的重要工具。第一节 计 划

“凡是预则立，不预则废，没有事先的计划和准备，就不能获得战争的胜利。” ——毛泽东《论持久战》

[范例一]：浙江红岩机械制造有限公司营销部2004工作计划 [评析]： 这份计划按时间顺序说明了一年内的工作安排及采取的相关措施，显得有条不紊，重点突出，只是“采取的措施和方法”略显简单了些，而这点恰是阶段性工作计划中最主要的内容。[范例二]： 三峡市库区水面漂浮物清理方案

[评析]： 这份方案从指导思想、工作要求、实施计划、职责分工到经费保障制五方面出发，制订了“清理三峡漂浮物”方案，内容齐备、明确，切实可行，结构精炼，语言简洁

（一）计划的概述

1．概念 计划是为完成某项任务和实现某项目标而事前拟定的关于目标、措施和步骤等内容的文书。计划是个统称。通常人们所说的“规划”、“设想”、“安排”、“要点”、“方案”等等，都属于计划的范畴。2．特点

（1）预见性 计划是在开展实践活动之前制定的，在撰写计划时，必须尽可能准确地预测出事物发展的趋势，并对可能出现的问题进行分析，提出切实可行的方案。

（2）指导性 计划的内容是对未来要做的事情的打算和安排。为了保证计划顺利实施，工作的开展和时间的安排等必须严格按计划执行。（3）可行性 在制订计划时必须十分重视其可行性，要写明完成计划的具体办法、措施、完成任务的具体时间，以保证计划的实施。3．种类

（1）按性质分 可分为综合性计划、专题性计划

（2）按内容分 可分为工作计划、生产计划、学习计划、科研计划（3）按范围分 可分为国家计划、单位计划、部门计划、个人计划（4）按作用分 可分为长期计划、计划、季度计划、月计划（5）按形式分 可分为条文式计划、表格式计划、文表结合式计划 根据计划的性质、范围、作用等分类，计划还有下列不同的名称。规划 是范围较广、内容较概括及时间较长的长远计划。如《××省经济和社会发展十年规划》等。

方案 是对某项比较重要的工作，从目的、要求和措施办法到总体进度作全面安排的计划。如《××大学五年发展规划总体方案》等。

安排 是对短期内某项工作进行具体布置的计划。如《××公司营业部第一季度的工作安排》。

设想 是初步的，尚未成熟的或比较粗略的长远计划。如《关于机构改革的初步设想》。

打算 是对短期内的某项工作的要点式计划。如《××学院秋季校运会的打算》

要点 是对某一时期的工作任务作原则性的指导，并提出具体要求及主要措施。如《国家土地管理局2005土地管理工作要点》。

（二）结构和写法

计划的结构一般由标题、正文、落款三部分组成 1．标题

（1）单位名称+期限+内容+文种

如：①《××××公司2007工作计划》

②《××××省2005-2010年城市建设规划》（2）期限+内容+文种 如：《2007年大学生就业工作计划》（3）单位名称+内容+文种 如：《××商场接待方案》（4）内容+文种 如：《春节前后开展文艺活动的安排》

2．正文 正文是计划的主干。一般包括前言、主体和结尾三部分。（1）前言 前言一般是概述制订计划的指导思想、依据或背景情况，即说明“为什么做”的问题。前言是计划的纲领，不宜做过多的阐述，点到即止。（2）主体 这是计划的重点部分，一般包括任务目标、措施步骤等内容。即要说明“做什么”、“怎么做”、“何时完成”。

任务与目标。交待清楚在什么时间内，完成哪些任务，实现什么目标。措施与步骤。说明任务的分工，采取的措施，时间进度。

（3）结尾 展望计划实施的前景，表达决心或发出号召等。或没有结尾，主体部分写完就自然结束。2．落款 成文时间加盖印章

病文诊断 《××班本学期学雷锋活动计划》 [评析]：

本则计划的主要问题：1．标题写法不当。2．正文开头没有写明依据，目标不明确。3．活动内容不够具体，有的和学雷锋活动没有直接关系。4．没有完成任务的措施。

[修改稿] 《 ××班本学期学雷锋活动计划》 职业生涯规划及其意义

一个人要想有所作为，就必须有周密的计划。孙子曰：多算胜，少算不胜，而况于无算乎！

在职场上，职业生涯规划对于一个人的成功非常重要。

职业生涯规划(career planning)简称生涯规划，又叫职业生涯设计，是指个人与组织相结合，在对一个人职业生涯的主客观条件进行测定、分析、总结的基础上，对自己的兴趣、爱好、能力、特点进行综合分析与权衡，结合时代特点，根据自己的职业倾向，确定其最佳的职业奋斗目标，并为实现这一目标做出行之有效的安排。生涯设计的目的绝不仅是帮助个人按照自己的资历条件找到一份合适的工作，达到与实现个人目标，更重要的是帮助个人真正了解自己，为自己定下事业大计，筹划未来，拟定一生的发展方向，根据主客观条件设计出合理且可行的职业生涯发展方向。

国外的孩子从幼儿园就开始接受职业生涯规划理念的教育，而国内的职场人士只有在碰壁的时候，才对自己的职业发展产生了疑问。因此，作为大学生，要认识到生涯规划的重要意义，职业生涯活动将伴随我们的大半生，拥有成功的职业生涯才能实现完美人生。

第一节

总 结

“观古宜鉴今，无古不成今。”——《增广贤文》开篇

“人类总得不断总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”——毛泽东《人的正确思想从哪里来的》

[范例一] 《娄底市打击非法行医专项整治工作阶段性小结》

[评析]： 这是一篇对前一阶段工作的小结，材料典型，数据详实、具体，客观真实。

范文博览 [范例二] 《 用“五型五力”刷新“地税蓝” 》

[评析]： 这是一篇心得体会，属于个人总结。以诗文入篇，别开新意，文中用真实的事例、翔实的数据形象概括了“五型”、“五力”的典型经验与做法，除用叙述、说明、议论表达外，适当采用描写、抒情等手法和俗语、俚语，情理交融，以点带面，文笔流畅，感染力强。

（一）总结的概述

1．概念 总结是对过去一定时期的工作、学习或思想进行回顾、分析，找出成绩与问题、经验与教训，并作出指导性结论的一种事务文书。我们常说的“小结”、“体会”实际上也是总结，但涉及范围较小，内容比较简单。2．特点

回顾性 总结是对做了一个阶段工作或完成了一项任务之后，进行回顾、检查和研究，看到成绩，找出不足与教训，用以指导以后的工作。总结是在事后进行的。自身性 总结回顾的都是本人或单位的实践活动。一般用第一人称写作。客观性 总结是对过去确实发生过事情进行回顾、分析，因此它必须以客观事实

为依据，真实地、客观地分析情况，总结经验，3．种类

（1）按内容划分，可分为工作总结、生产总结、学习总结、思想总结（2）按性质划分，可分为综合性总结和专题总结（3）按范围划分，可分为单位总结、部门总结、个人总结

（4）按时间划分，可分为总结、季度总结、月份总结、阶段总结 4．与相近文种的区别 总结与计划的区别：

计划是事前制订的，而总结是事后才进行 总结是计划执行的结果，计划是总结的发展

从写作内容看，计划要回答的是“为什么做”，“做什么”，“怎么做”，总结要回答的是“做了什么”，“做得怎样”，“为什么会这样”。从表述上看，计划重说明，总结则是叙述、说明、议论兼用。(二)结构和写法 ：总结一般由标题、正文、落款三个部分组成。1．标题

（1）公文式标题，即单位名称+时间+内容+文种

如：《××市财政局2005年工作总结》（2）文章式标题 如：《科技立厂，人才兴业》（3）双标题

如：《搞好审计调查为宏观决策服务——××市审计局2002年工作总结》 2．正文

（1）开头 总结的开头一般是概述基本情况，也就是对前一阶段工作的汇总，包括工作背景、工作内容以及对工作总的评价等。（2）主体

主体是总结的核心部分，一般包括主要成绩、存在问题、今后的努力等几方面的内容。

成绩和经验。用典型事例、统计数据等翔实材料来说明，归纳、提炼正确的观点，找出具有指导意义的规律性东西，作为今后工作的借鉴。

问题和教训。把工作中没有做好的环节以及工作中的失误和问题如实交待清楚，并分析、找出产生问题的原因，指出应该吸取的教训。

今后的意见。结合前面的经验和教训，简要指明今后的打算，努力方向和设想。3．落款 成文时间加盖印章

（三）写作要求

1．要实事求是 2．材料充足，典型突出 3．总结规律，提炼观点 4．叙议相结合 病文诊断 [病例]： 2003学年我的个人总结 [评析]：本则总结的主要问题：

1．标题不当。2．正文内容不当，应该分前言、主体、结尾三个部分写。前言开门见山，切入内容；主体是总结血肉所在，主要写成绩和经验，问题和教训；结尾写今后的打算及努力方向。3．语言表达不当，应该用书面语，不能口语化。4．落款没有日期。

修改稿 《2003学年个人学习总结》 “工作总结”忌“三多”

当前年终将近，各单位、部门都忙于对一年来各项工作进行总结概括。工作总结，顾名思义，就是对所做工作进行总体归纳和全面概括具体结论。它不仅是对各项工作具体做法、进展情况、取得经验进行总结，更是对工作中存在问题、不足及下一年工作安排概括。因此，工作总结特别是年终总结应具有客观性、全面性和概括性。

可如今，一些单位工作总结则变“调”，串“味”。例如有单位在写工作进展情况时，总把“基本完成、将要完成、预计达到”等字眼当头；在写到存在问题时，则用“依然、还、比较”等字词绕人眼；当写到取得成绩时，就开始“添油加醋、浓墨重彩”一番叙述，把工作总结写成“业绩汇报”、“工作汇报”，这样，总结就变成“工作业绩多、虚话套话多、模糊字眼多”“三多”总结。其实，工作总结只需要把所干工作实实在在、有始有终进行全面客观评价。对所做工作，既要看到取得成绩，又要看到不足地方，对于存在问题，既要事实求是，又要全面客观。所以，只有在心系群众基础上，真正干工作，才能用“实绩”写出群众满意“总结”来。写作题:

写一份关于自己本学年在思想、学习、工作和生活方面的总结。第四节 讲话稿

马克思：“语言是思想的直接现实”。（马克思、恩格斯《德意志形态》）

西方人将“口才、金钱及电脑”称为国际斗争的“三大战略武器”。

著名语言学家张志公说：“演讲是科学，演讲是艺术，演讲是武器。” [范例]：《在青藏铁路通车庆祝大会上的讲话》

[评析]：这是胡锦涛总书记在青藏铁路通车庆祝大会上发表的重要讲话。讲话借青藏铁路通车庆祝大会的平台，以青藏铁路建设者的伟大实践和青藏铁路精神激励全党全国各族人民，为全面建设小康社会、把中国特色社会主义伟大事业继续推向前进而团结奋斗。全篇实事求是评价青藏铁路精神，号召弘扬中华民族精神，高扬时代主旋律，内涵丰富，高屋建瓴，令人振奋。讲话由“作评价”、“谈启示”、“提要求”三部分构成，开头先言会旨、祝贺、回顾再评价，后引出“要强国、要创新、要团结、要奋斗”四方面的重要启示，最后提要求，层层推进，不断升华，结构独具特色。

一、讲话稿概述

（一）概念

讲话稿，也称为演讲稿、发言稿，是讲话人为出席会议、典礼等场合发言而准备的文稿。从文体性质看，它是一种将意见、主张、看法直接诉诸听觉，通过摆事实、讲道理来动员和说服听众的口述性议论文。讲话稿的不同称谓。

讲话人身份：称报告、讲话、发言等；

讲话场合：称开幕词、闭幕词、主题词、主题报告、会议总结等； 与会者角度：称演讲稿或演说词、讲话稿等； 传播手段：称广播讲话、电视讲话等。

（二）特点：1．针对性 2．鼓动性 3．口头性

（三）种类1．报告 2．讲话 3．致词（也称致辞）

二、结构和写法 讲话稿一般由标题、签署、称呼、正文等部分组成。(一)标题

1．由讲话人、场合、文种组成，如《部队领导在欢送退役老兵仪式上的讲话》； 2．由场合、文种组成，如《在青藏铁路通车庆祝大会上的讲话》； 3．可揭示主旨，如《为建设环境友好型社会而发奋努力》；

4．可由正、副双标题组成（正题揭示主旨，副题写讲话场合），如《为建设一个人民拥护、上级放心、基层欢迎的人民政府而努力奋斗——在××镇第三届人民代表大会第一次会议上的就职讲话》。

(二)签署：在标题下方注明讲话人的姓名及日期，也可将日期写在文末。(三)称呼（注意包容性和次第性）不同场合不同称谓。

一般代表性会议：“各位代表” 党代会：“同志们” 组织机构会议：“各位委员” 典礼仪式：“各位领导，各位来宾”

接待贵宾的会：“尊敬的×××阁下，女士们、先生们” 有的还加上修饰语“亲爱的”(四)正文

1．开头：或阐明讲话主题，或交待讲话背景，或提出问题，引起注意。2．主体：或分析问题、解决问题，或总结经验教训，安排新的工作内容。3．结尾：一般是对全文的总结概括，同时提出要求、希望等。

三、写作要求

1．主题单一，贴近听众 2．观点鲜明，选材准确 3．感情真挚，语言通俗 病文诊断 《在××县商业系统第十四次职工代表大会开幕式上的讲话》 [评析]：这篇讲话稿主要存在以下几点问题：

1．标题欠简洁；2．结构层次紊乱；3．内容交叉重叠；4．语言表达啰嗦、繁冗； 5．格式不完备，欠缺讲话人和会议时间。 即兴演讲，妙语惊人

1．在“金鸡奖”、“百花奖”的颁奖仪式上，扮演焦裕禄演员李雪健获最佳男主角奖，面对热烈的场面，他即兴演讲：“苦和累都让一个好人焦裕禄受了，名和利都让一个傻小子得了。”

2．美国演员珍•惠曼在《心声泪影》中扮演一个聋哑人而获奥斯卡奖，在颁奖时好说了一句话：“我因为一句话没说而得奖，我想我应该再一次闭嘴。”

即兴演讲应具备的心理素质：坚定的信念、足够的热情、清醒的意识、从容的心态。

即兴演讲要遵循五条原则：内容具体、限制题材、迅速决定、富含例证、语言通俗。

晋朝大文学家陆机在《文赋》云：“其始也，皆收视反听，耽思谤讯，精鹜八极，心游万仞。其致也，情瞳胧而弥鲜，物昭晰而互进。倾群言之沥液，漱六艺之芳润。浮天渊以安流，濯下泉而潜浸。于是沉辞怫悦，若游鱼衔钩而出重渊之深；浮藻联翩，若翰鸟缨缴而坠曾云之峻。收百世之阙文，采千载之遗韵。谢朝华于已披，启夕秀于末振。观古今于须臾，抚四海于一瞬。”这是一段有关文学创作如何孕育灵感、驾驭灵感的名言。意思是：构思开始的时候，要打消一切私心杂念，集中精神，沉迷于情感之中。一旦你进入这样一种精神境界，朦胧的意念就会渐渐地变得明朗起来，纷繁的思绪会期拥挤着进入你的脑海，华美的语言像音乐般在你的唇边流过。这时，你便可上天入地、博古通今、驰骋想象，在思想的王国里自由翱翔。

三、习作演练题（下面设计出五种演讲开头的模式，然后，划分成5人一组，小组中的每个同学分别选择一个演讲稿的模式，写成30字以上的开头，并依次读出来，大家评定写作的质量。）

1．开门见山，直入主题，或根据自己演讲的内容向听众提出一个问题，问题要写得有趣味、有意义，与演讲主题密切联系。

2．根据演讲内容，选出3～5段名人名言或佳句格言警句，选其中一两句用在开头，要各演讲主旨相衔接。

3．写一个小笑话，然后把话题同演讲内容拉近。

4．介绍一种新鲜的知识，使在座的同学对此很有兴趣，然后将话题切入演讲的正题。

5．给自己“将一军”，即写出自己某一方面的缺点和不足，从而导入演讲的话题。这种缺点或不足要与演讲的内容有必然联系。第六节 简 报

简报写作“四字诀”：一“真”，二“新”，三“快”，四“简”。[范例一]：《××机构编制工作简报》

[评析]：这是一篇动态简报，反映的是《公务员法》即将颁布的信息动态。简报先简介《公务员法》的颁布背景，后重点强调颁布意义，因将首次颁布，故加重了笔墨，给人留下较深的总体印象；第二部分重点阐明《公务员法》的颁布对编制工作提出的新要求，结尾再次强调《公务员法》的意义，并提出希望、要求，语言简洁。因针对的是未正式颁布的法规，对其内容还不清楚，所以本文侧重于从“意义”、“作用”方面报道，重点鲜明。范例二]：《旅客赞扬我站文明礼貌服务好》

[评析] 这是一篇工作简报，通过旅客对××车站服务态度的褒赞反映××车站工作成绩。标题概括主题，简明醒目，导语采用叙述式写法，主体部分紧扣导语，选取典型材料说明主题，生动具体，说服力强。文尾提出希望，回应前文，结构严密。

一、简报概述

（一）概念 简报是党政机关、群众团体、企事业单位等编发的用以反映问题、交流信息、沟通情况、报道动态的事务文书。“常见的“快讯”、“内部简讯”、“内部参考”、“工作动态”、“情况反映”、“信息交流”等均属于此类。

俗称“红头小报”，属于内部刊物。

（二）特点

1．时效性 2．简明性 3．新颖性 4．真实性 5．内参性

（四）简报与相近文种的区别 1．简报与新闻的区别

相同点：要迅速及时、客观报道新情况。

不同点（传播内容和范围不同）：新闻是公开发表的，面向全社会的，报道的内容是公众所感兴趣的一切新人新事；简报所报道的内容多为本单位内部或相关部门之间的新情况、新问题，限于内部或相关部门阅读，一般不公开发表。

（三）种类

二、结构和写法

文件式简报由报头、报核、报尾三部分组成。

（一）报头

报头在第一页上方，约占全页三分之一左右，下边用间隔线与报体部分隔开。报头内容主要包括：

1．简报名称（即“刊头”，居中，用套红大号字体）

2．期数（位于“刊头”的正下方，注明“第×期”，用括号括入）3．编发单位（位于间隔线左上方位置，写编发单位的全称）4．印发日期（位于间隔线右上方位置，写印发简报的年月日）

5．密级（位于报头左上角位置，用黑体字注明密级或“内部刊物，注意保存”、“内部资料，请勿翻印”等字样）

6．份号（位于报头的右上角位置，写上文件的实际份数序号，如“0001”）

三、写作要求

1．紧跟形势，反映新事2．真实准确，材料典型 3．简明扼要，编发及时  病文诊断

《陕西一些旅游点附近的农民向外国旅游者强行兜售商品造成不良影响》

[评析]：这则简报存在以下问题：

1．结构安排不合理；2．语言不够精炼； 3．标题欠概括 第七节 会议记录

会议记录是“照相机”，要真实反映会议的全貌。会议记录是“录音机”，要真实记录与会者的发言。[范例一]：《××国税分局办公会议记录》 [评析]：这是一份较详细的会议记录，由标题、会议基本情况、会议内容和结尾四部分组成，内容完备，要素齐全。标题由会议单位、会议内容、文种构成，会议基本情况部分注明了与会者的身份，结尾加上主持人、记录人签名，格式规范。[范例二]：《××区干部培训中心第×次办公室会议记录》

[评析]：这是一份摘要式会议记录。正文包括会议基本情况和会议内容，基本情况注明了与会者身份、缺席者原因，会议内容采用摘要式记录，反映会议过程，决议情况记录清楚、具体，格式规范。

一、会议记录概述

（一）概念 会议记录是在会议过程中，由专门的记录人员，把会议情况和会议内容如实笔录而形成的书面材料。会议情况包括：会议组织情况、会议内容、与会者的发言、会议成果等。

（二）特点 1．原始性 2．凭据性 3．规范性

（三）种类 按反映会议情况和内容的详略程度划分，可分为：

1．详细记录 2．摘要记录

二、结构与写法

会议记录一般由标题、会议基本情况、会议内容、会议结尾四部分组成。1．标题

（1）由开会单位、会议名称、文种构成，如《××大学校长办公会记录》；（2）由会议内容、文种构成，如《关于加强学生思想工作座谈会记录》。2．会议基本情况

（1）会议时间（写明年、月、日、时，几点至几点）（2）会议地点（具体会议地点）

（3）出席人（即按照规定必须参加的人员，一般由出席人亲自签到，也可由记录人记录）

（4）缺席人（写明缺席人的姓名和缺席原因）

（5）列席人（即不属于会议正式成员，但与会议有关的各方面人员。写明姓名、职务或单位名称，可由列席人亲自签到，也可由记录员填写。）（6）主持人（一般写明姓名，在姓名前冠写职衔）（7）记录人（写明姓名）（8）议题（即会议围绕讨论的主题内容，议题多的可分条列项写出）3．会议内容（即会议记录主体内容，包括主持人开场白、大会主题报告、讨论发言、会议决议等内容。要按会议议程和发言顺序，记录发言人姓名和发言内容，可详细记录，也可摘要记录）

4．结尾 一般另起一行，空两格写“散会”字样。在会议记录的右下方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。

三、写作要求

1．做好准备，快速记录2．讲究方法，准确记录3．注意整理，查漏补缺

第三篇：事务文书

事务文书

事务文书是指党政机关、社会团体和企事业单位用于处理日常事务的实用文书，包括计划、总结、调查报告、简报、规章制度、讲话稿、会议记录、述职报告、公关礼仪文书等。此次学习的重点是：计划、总结、调查报告、公关礼仪类文书中的求职书和推荐信。计划

1.计划是机关、团体、企事业单位或个人为了完成某项工作、达到某种目的，而对进度、方法等做出某种安排和筹划的预想性文书。

2.分类：纲要和规划一般是指六年以上的长远计划；五年以下的计划叫计划；方案是为了实现某一目标、完成某一任务而制定的具体安排和实施办法；要点是对将来一段时间工作的主要内容所做的大略安排；设想是不够成熟尚未确定的计划，又叫意见；打算是对某一短期工作的具体安排，因此也叫安排。

3.基本格式：

（1）标题 包括订立计划单位名称和计划期限或项目两个因素，单位内部计划可以不写单位名称。

（2）正文 【1】开头 开头或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要，常见“为了······”或“根据······”

【2】工作目标和要求 阐述“做什么”和“做到什么程度”的问题。

【3】工作措施和具体安排解决“怎样做”的问题。

【4】结尾（选写）（3）落款和日期

总结

1.总结是机关、团体、企事业单位或个人对过去工作的回顾、分析、评价，找出经验教训，肯定正确的做法，获得规律性的认识，从而更好地指导今后工作的文书。

2.总结的作用便于掌握情况、认识规律、吸取教训、明确方向、表彰先进树立典型交流推广先进经验。

3.基本结构

（1）标题 一般为一个偏正结构的短语，中心词是“总结”，前面至少有两个定语，一个是总结的主体，即总结的单位或个人。另一个是总结的对象，即总结什么。

（2）导语 即要求简单、明了地对全部的情况做一个简单的概括。

（3）对于总结对象客观情况和事实的叙述 这一部分应注意和实践紧密结合，力求客观，实事求是。一般来讲，应当排除议论、抒情等主观内容。

（4）对总结对象的分析说明 是在客观叙述事实的基础上进行理性分析。

（5）存在的不足和改进的方向

述职报告

述职报告是指各级领导干部、公务人员或专业技术人员向主管部门或

本单位群众陈述在一定时期内履行岗位职责的自我评述性文书。

1.述职报告是一种总结性报告，与总结有很多相似之处。但是又有所不同，总结的目的是为了分析过去、指导将来；而述职报告在于通过总结在职期间的工作获得有权机关或组织的肯定性评价，甚至是任职的合法性支持。

2.基本结构

（1）标题（2）抬头（3）正文一般是“姓名+时限+事由+文种名称” 一般写单位名称任职介绍+任职评价 包括：主要工作内容、为了达到工作目标所【1】导言 【2】主体

采取的措施、取得的工作成绩、存在的缺陷和不足，并根据任务完成情况总结工作经验、教训；最后是今后工作的努力方向、目标或打算。

【3】结尾 一般用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审查”、“特此报告，请审查”。

【4】落款 署名、成文或述职时间。有的需要在打印稿上亲笔签名。

调查报告

调查报告是指运用科学方法，有目的、有计划地对某一问题或情况进行认真调查研究后所写的书面报告。

1.直接调查分：口头调查、书面调查、实地考察

调查文献资料。间接调查是通过

2.基本结构

（1）标题 单行：调查事由+文种名称（公文式）双行：正标题是常规式，副标题是公文式。

（2）署名

（3）前言

式

（4）主体

（5）结语 标题正下方或正文之下的落款处或标题中。概述情况式 提出意义式 表明结论式 提出问题充分反映调查研究的成果、调查对象的详细情况。

第四篇：事务文书

事务文书

一、事务文书的内涵

事务文书是指党政机关企事业单位以及社会团体或个人，在日常工作中经常使用的各类文书。其共同特点是具有实用价值和固定格式。

二、事务文书的种类

计划、总结、简报、调查报告、便函、条据、规章守则等。

三、计划

（一）计划的涵义和作用

１、计划是某个单位、部门或个人，对预计在未来一段时期内所要做的工作或所要完成的任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。

２、计划的作用

预见性、指导性、约束性

（二）计划的种类

按内容来分：工作计划、生产计划、销售计划、培训计划、学习计划等

按时间来分：长期、中期、短期

按性质来分：综合性计划和专题性计划

（三）计划的写法

（１）标题 一般包括单位名称、适用期限和文种，有的点明计划的内容要点

（２）正文 由开头（缘由、目的与依据）

主体（目标、指导思想+步骤做法）

（目标、指导思想+各项具体任务）

结尾（总结全文，表明决心或提出希望，发出号召）

（３）落款制订单位与时间

四、总结

（一）总结的涵义与作用

１、总结是事后对某一阶段工作或某项工作的完成情况加以回顾和分析的一种书面材料。

２、总结的作用：对个人而言，能培养工作能力，提高认识水平；对单位而言，有利于发现问题，改进工作，提高效率。

３、分类：专题性总强与综合性总结

（二）写法

１、标题，与计划一致

２、正文：开头：基本情况介绍

主体：成绩与经验，问题与教训，结尾：对今后工作的意见

３、落款：单位+日期

４、注意事项：要善于分析材料；要合理取舍内容，详略得当；要深入研究，写出特色

第五篇：事务文书

事务公文

事务文书是指国家机关、企事业单位、社会团体或个人为沟通信息、总结经验、探求问题、指导工作、处理日常事务而撰写的应用文体，又称“常规文书”或“业务文书”。传统的事务文书包括计划、总结、调查报告等，但随着日常事务的增多，典型材料、改进工作方案、申请书、读书笔记等也进入到了常用事务文书的范畴。

事务文书的特点

1.内容针对性较强

2.格式相对固定

3.语言准确、简练、庄重

4．有一定的时限性

事务文书的作用

1.宣传教育作用

通过文体的写作和传播，可以起到宣传教育群众，检查督促工作的作用，使人们明辨是非、提高认识、统一思想。

2.沟通联系作用

各种事务文书是传递信息的有效工具，在工作中起到了桥梁和纽带的作用。

3.积累资料作用

事务文书中的多数文种，如计划、总结、调查报告等一旦实际运用之后就作为归档稿本存档，成为历史资料保存。在开展有些工作时可以起到为人们提供资料的作用。

4.规约指导作用

事务文书虽不像法律、法令和法规文书那样具有很强的法规性和强制性，但由于它产生在管理过程之中，对发文单位来讲有一种很明显的自律性。

计划

计划是国家行政机关、企事业单位、社会团体或个人对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的任务加以书面化、条理化和具体化而形成的事务性文书。

特点：预期性，执行型，可行性，灵活性。

计划的种类

根据不同的分类标准，可以把计划分成不同的种类：

按性质划分，可分为专题性计划和综合性计划两种。前者又称单项计划，是针对特定方面的工作或任务制定的；后者又称总体计划，是对单位、部门或个人一定时期内的所有工作或任务作出全面安排的计划。

按内容划分，可分为工作计划、学习计划、销售计划、科研计划等；

按范围划分，可分为个人计划、部门计划、单位计划、国家计划等；

按时间划分，可分为周计划、月份计划、季度计划、计划等。

总结

总结是国家机关、社会团体、企事业单位或个人对过去一段时期内的工作或任务加以回顾、分析和研究，从中找出经验和教训，并把这些内容条理化、系统化，上升成规律性的理性认识，用以指导今后工作的一种文书。

总结的类型

总结根据不同的分类标准，可以分成不同的类型。

按内容分，有工作总结、生产总结、学习总结、思想总结、销售总结等。

按工作范围分，有部门总结、单位总结、个人总结等。

按时间分，有总结、季度总结、月份总结、阶段总结、每周小结、每日小结等。从不同的分类标准，可把总结分为不同的类型。但不管哪类总结，都可从容量和表现形式分为综合总结和专题总结。

综合总结

又叫全面总结。它是单位、部门在一定时限内对各方面工作进行的综合性的分析、总结；是全方位、多角度、深层次的总结。它反映的是工作的全貌，内容包括基本情况、过程、成绩、经验、缺点、教训等诸多方面。

专题总结

又叫经验总结。它是对某一方面的工作，如生产、质量、思想、宣传等所进行的总结。这类总结内容集中单一，重点突出，针对性强，偏重于总结经验和成绩，从所取得的成绩中归纳、提炼出带有规律性的经验。

总结的特点

1.回顾性

与计划的预见性相对，总结针对的是过去的情况，它必须在学习、工作结束或告一段落后才可以进行，它所阐述的内容要建立在回顾过去已经做过的工作或任务的基础上。

2.概括性

总结是对已经进行工作的反映和评价，这种反映和评价必须是总体的、概括的。

3.理论性

写总结，要陈述事实。但事实只是基础，总结不仅仅是对已经完成工作的单纯描述和再现，它需要提高到理论的高度，即用正确的立场、观点、方法对事实进行分析，把感性认识上升到理性认识，从实践中总结出带有规律性的认识。

4.指导性

总结虽然是建立在回顾过去的基础上，但目的却是为了指导未来。有人把总结看成是“马后炮”，认为没有意义而不认真进行，其实总结是下阶段工作和任务的“马前炮”。

调查报告

调查报告是对社会生活中的某种事物、某件事情、某个问题，进行了调查，有了充足的材料，研究出规律性的东西之后，写成的一种书面报告，是社会管理和科学研究中经常使用的一种应用文。

特点：1.材料客观真实2.风格平实3.用事实说话的客观性4.观点鲜明突出 分类：按写作对象的性质内容1.情况调查报告2.典型调查报告3.问题调查报告