秘书资格技能答案

第一篇：秘书资格技能答案

职业技能鉴定国家题库

秘书四级操作技能试卷

一、案例分析(第1题20分，第2题30分，共50分)

1.参考答案：

1.着装正确。（√）

2.能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（√）

3.没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。（×）

4.能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。（√）

5.能够与初萌一起整理会议室。（√）

6.能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（√）

7.能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。（√）

8.知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。（√）

9.在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。（√）

10.在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言）。（×）

11.能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。（√）

12.整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。（×）

13.在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。（√）

评分标准：

1.本题满分为20分

2.每答对1点给2分，答对10点即得满分。

3.如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

4.本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

2.参考答案：

1．秘书着装不符合规范（×）

2．接待台整洁有序（√）

3．文件夹有分类，能够将信函分类存放（√）

4．接待来访者不礼貌，没有抬头，目光注视，没有微笑，（×）

5．没有保密意识。在打合同时，客户来访，既不调整电脑页面，也未倒扣合同文本。（×）

6．对来访者说话不礼貌，用语不当（×）

5．单手接名片，不规范（×）

6．接过名片后没有拜读，对递出方不尊重（×）

7．有工作日志，能记录预约客人，能在接待中区分预约客和未预约客（√）

8．对未预约客人态度生硬，沟通能力不强（×）

9．有接待椅和茶具，但没有向来访者让座（×）

10．没有及时清理来访者的茶杯。（×）

10．已经接收李先生名片，还称呼“那位先生”，称呼语言不礼貌（×）

11．能够要求来访者作登记（√）

12．未能及时将登记所需的笔递给来访者，缺乏服务意识（×）

13．能够提醒来访者下次预约（√）

14．能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（√）

07GL10000000-30102010040001

15．能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（√）

16．知道准备好了多媒体和录音机、录音磁带。（√）

17．在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。（×）

18．遇到问题，越级请示，不注意与同事搞好团结（×）

19．在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。（√）

评分说明：

1、本题满分为30分；

2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分；

3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给2分，但最多给2分

二、操作题(第3题～第4题，每题15分，第5题20分，共50分)

3.答：

1．刻录机的主要性能指标

（1）数据传输速度

（2）缓存容量

（3）兼容性

2．刻录机使用注意事项

（1）安装时要注意散热

（2）保持清洁

（3）避免刻录机长时间工作

（4）刻盘过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件

（5）及时取出盘片

评分标准说明：

1．本题满分15分。

2.性能指标每点3分，共9分。使用注意事项每点2分，共6分，答对3点即可给满分。

3．每小点必须有进一步的解释与说明，如只答出小点标题，每点最多得1分。

4．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

4.答：

一、会议议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1．如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。

2．春节慰问老职工的费用额度问题。

3．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。

4．生产部主管人员调整问题。

5．研究总经理助理的人选问题。

第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。

总经理办公室 2007年1月30日

（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）

二、有关会议时间问题的建议

1．会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。

2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。

3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。

评分标准：

1．本题满分15分。

2．会议议程表的结构完整、事项安排顺序正确给7分，其中，标题与开头语正确2分，每项事项1分，共5分。

3．备注内容3分。其中第一项1分，2、3项1分，涉密事项1分。

4．第二大点5分。

1、2小点各2分，第3小点1分。

5．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。

6．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

5.答：

1．传阅方式

（1）阅览室阅文

（2）会议传达

（3）利用副本

（4）利用刊物公布文书

（5）利用现代化技术手段

2.传阅要求

（1）严格传阅范围

（2）不能阅文人之间随意传递

（3）合理安排传阅顺序

（4）履行传阅手续

（5）选择合适的阅文方式

评分标准：

1．本题满分20分。

2．每点2分。

3．若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过20分。

4．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

第二篇：200605秘书三级技能答案

2006年5月劳动和社会保障部

国家职业技能鉴定统一考试

秘书(三级)技能试卷标准答案及评分标准 第一部分案例分析

一、以下各点每点2分，答出10点即可给满分20分。

参考答案：

1．着装得体（）

2．了解请示与报告是两种文体，不能并用。（）

3．知道销售部门不能采用全开放式布局。（）

4．能够正确审核文稿。（）

5．能够及时接听电话。（）

6．电话接听用语规范。（）

7．能够对保密文件使用密码进行管理。（）

8．离开办公室时能够锁门。（）

9．能够审核申请表，遵循办公用品发放程序。（）

10．保密文件没有及时关闭。（）

11．能够妥善处理泄密事件。（）

12．办公用品应由专人发放，不能让领用人自己取。

13．能够对文件进行归类。（）

14．能够利用库存卡进行库存控制。（）

15．库存达再定货量时没有及时定货。（）

16．库存达最小库存量时没有采取紧急措施定货。（）

17．没有及时进行实际库存的检查。（）

二、以下各点每点2分，答出15点即可给满分30分

参考答案：

1．能够根据来访者的情况确定接待规格。（）

2．不知道日本是个很重视性别的国家。（）

3．不知道日本是个尊老的社会，年长者受到尊敬。（）

4．了解一口流利的英语常会使日本人刮目相看。（）

5．对日本人而言，鞠躬是常见的见面礼节。（）

6．知道运用多媒体技术介绍公司产品。（）

7．能够运用屏保程序保护显示器。（）

8．有保密意识，新产品的技术资料属于公司的机密。（）

9．保密文件不能通过E-mail发送。（）

10．不能用格式化硬盘的方法清除病毒，这样会减少硬盘的使用寿命。（）

11．能够主动检查接待工作的准备情况。（）

12．菊花一般是日本王室专用花卉，一般人不能送菊花。（）

卷册H：案例分析和工作实务部分（秘书国家职业资格三级）第1页（共4页）

13．不知道日本人送礼避偶就奇数。（）

14．宴请日本人可以用白酒。（）

15．知道日本人送礼忌送梳子。（）

16．了解给日本人所送礼品的包装不能草率。（）

17．了解文房四宝和工艺品是日本人比较欢迎的赠礼。（）

18．了解按日本习俗，向个人赠礼须在私下进行，不宜当众送出。（）

第二部分工作务实

一、（15分）

参考答案：

意向书

某省对外贸易办公室（甲方）与深圳贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定如下技术经济合作关系：

一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作。

1．高科技产品开发；

2．农副产品深加工与综合利用；

3．外贸出口；

4．技术咨询；

5．高新技术以及资金等方面的引进合作。

二、合作方式：

双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。

三、合作程序：

由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。

四、甲、乙双方义务：

1．甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。

2．乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。

3．双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。

此意向书一式四份，各执两份。

甲方：某某省对外贸易办公室乙方：深圳贸易有限公司

法人代表：法人代表：李

时间：2003年11月21日时间：2003年11月21日

甲方联系人：黄乙方联系人：李

电话：（0771）603480电话：（0755）823226

电挂：2083电挂：3809

传真：（0771）602690传真：（0755）823230

邮编：530022邮编：618031

联系地址：省市路135号联系地址：深圳市路大厦206室 评分标准：

一、标题2分写“经济技术合作意向书”或“意向书”均给分

二、导语2分没有导语，或将导语按主体处理扣2分。

三、主体8分

1、主体必须分条列项。若没有写成条款式，正文部分为0分；

2、若条款缺失，应扣除该题的得分；若两项或几项内容混在一起，混几项扣几分。如：两项混在一起扣2分，三项混在一起扣3分……

3、条款内容的前后安排应和参考答案的例文大体一致，符合逻辑顺序。标准由判卷教师自行掌握。

四、尾部3分

1、甲乙双方必须左右排列，若上下排列扣3分。

2、名称、法人代表、日期等若缺失，可酌情扣分

二、（15分）

参考答案：

1．首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。

2．其次要做好团队出访前的准备与组织工作

（1）拟定出访方案；

（2）确定出访人员，进行编组，制成名单；

（3）为团队所有成员办理各种出国手续；

（4）编制旅程表；

（5）召开全体出访人员预备会。

主要内容有：

A.强调此行的目的、要求；

B.介绍并说明准备工作的进展情况；

C.对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；

D.提醒携带的个人必备品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）；

E.有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；

F.领队及所有成员的自我介绍；

G.提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。

（6）与邀请单位联系使其有所准备；

（7）指定专人负责做好订房和订票工作；

（8）做好文件资料及必备衣物的准备；

（9）采用恰当方式准备好出访经费。

评分标准：

1.本题满分15分，2.第1大点2分

3.第2大点共9个小点，每个小点1分，共9分。

4.第2大点的第5小点有7项内容，每点1分，答出4点即可，共4分。

三、（20分）

参考答案：

备忘录

发给：经理

发自：高叶

日期：2006年5月20日

主题：选择供应商需考虑的因素

选择办公设备和易耗品供应商时应对以下要素进行综合比较：

1．价格和费用

（1）价格问题：比较不同的要价，要清楚供应商初次给出的价格常会因某些情况而有水分，某些措施可降低价格，如批量购买、将其指定为惟一的供货商等。

（2）后续费用：购买后还会有费用的支出，如存储所占用空间的费用；存储中的损耗；设备更新后带来的存储用品报废；存储用品占用资金等。

2．质量和交货

（1）货品的质量，要保证购买后能满足需要。最好选择可以更换不合格物品的供应商。

（2）交货时间，能否在需要时快速交货并按约定准时交货，以减少库存费用和少占用资金。若事实证明供应商能说到做到，有诚信、很可靠，才能订货。

3．服务和位置

（1）考察供应商为客户所提供的服务是否方便，如哪些可以满足单位所需要全部办公用品和易耗品的供应；哪些能电话或传真订购；哪些能订货后最快交货；哪些不用每次付费而定期结算；哪些能退货等等。

（2）供应商所在地点，尽量近一些，交通便利，以方便联络和交货。

4．安全和可靠性

（1）安全问题：供应商能否保证货品安全包装、存放、运输和交货的安全。

（2）可靠性：供应商卖货手续及相关发票、单据是否齐全。还应了解商家规模大小、经商史上的信誉度等。

评分标准：

1． 备忘录格式4分。缺一要素扣1分。

2． 四个要点每点4分，共16分。其中每个要点下的小点各2分。

第三篇：0910秘书三级技能答案

职业技能鉴定国家题库

秘书三级操作技能试卷答案

一、案例分析（满分50分。

2.到宾馆拜访客人敲门及姿态正确。（√）

3.涉外接待握手不规范。（×）

更正与分析：涉外接待握手应等待对方先出手。

4.主动报出自己的身份和来访意图。（√）

5.引导客人乘电梯姿态正确。（√）

6.引领客人上车座位安排正确、手势正确。（√）

7.途中不应询问客人物品价格。（×）

更正与分析：询问客人的随身物品价格是不礼貌的表现。也会给自己带来尴尬。

8.不应询问客人的宗教信仰。（×）

更正与分析：涉外接待中宗教是敏感话题必须回避。

9.上茶过满。（×）

更正与分析：待客应该遵循“茶要半，酒不劝”的原则。

10.水杯使用不当。（×）

更正与分析：使用一次性水杯，卫生、也可以为多数人接受。

11.正确引导客人到吸烟区吸烟。（√）

12.沟通语言正确。（√）

13.对身体突发不适感的客人处理方式正确。（√）

14.正确进行通风。（√）

15.办公区备有急救药箱。（√）

16.急救药箱内的药品没及时更新。（×）

17.正确拨打急救电话，简洁准确进行沟通。（√）

18.没有及时汇报。（×）

更正与分析：临时突发的事故秘书必须在第一时间报告领导，获取指示。这是正确解决事件的保证。

19.不应填写《工伤情况报告表》。（×）

更正与分析：《工伤情况报告表》只对应使用在本单位员工在工作中的伤亡事故。

20.应对媒体的方式不正确。（×）

更正与分析：应对媒体的原则是及时主动、透明、准确、真实。

评分标准：

1.本题满分为30分。

2.每答对1点给2分，答对15点即得满分。有更正与分析的点是必答点。

3.应做而没有做出更正与分析的点不予给分。

4.如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

二、操作题（满分50分。第3题～第4题，每题15分，共30分，第5题20分）

3题.答：

备 忘 录

至：行政经理

自：高叶

主题：会务筹备情况检查的主要内容

日期：××年×月×日

内容：

一、会务筹备情况检查的主要内容

1．准备是否充分

必须逐项检查。

2．会议期间能否排除各种干扰

3．环境条件与用品准备。

4．文件材料准备

5．会场布置情况的检查

检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。

6．保卫工作的检查

确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。

7．检查的其他内容

二、应注意的问题（或原则）

1．全面周到，注重细节，逐项落实。

2．眼见为实，实地检验。

评分标准：

1．本题满分15分。

2．第一大点“会务筹备情况检查的主要内容”，其中第一小点2分；其他各小点（2~7）每点1分，答出5点即可得满分，共10分。

3．第二大点“注意的问题”共5分。第一小点2分，第二小点3分。

4．备忘录格式正确3分。

5．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分但最多不超过2分。

6．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。

4题.参考答案：

1.涉外赠礼首先应明确关系亲疏与性别、明确送礼的原因、受礼者的特点；

2.礼品应具有本地或本国特色；

3.注意不同国家的礼俗禁忌；

4.按照财务规定经济实用；

5.电子邮件格式正确；

6.有适当的沟通用语。

评分标准：

1.本题总分为15分；

2.分数分配情况为：第1点6分，第2、3、4、5点每点2分，共8分，第6点1分；

3.错字别字每3个扣除1分，最多扣除3分。

4.考生言之成理可酌情加分，但总分不能超过3分。

5题.参考答案：

各位学员、各位朋友：

大家好！今天是各位来超市报到的第一天，这意味着您将成为超市这一大家庭中的一员。首先，我代表超市董事会和总经理对你们的到来表示热烈的欢迎，希望你们在这一次的学习培训中刻苦认真，不做表面文章，真正有所收获，为以后步入工作岗位奠定扎实的理论基础，并将理论知识与今后的实际工作有机地结合起来，在实践中予以完善、予以创新。因为唯有创新，我们超市才会有大的提高；唯有创新，我们超市才会有较大的发展。同时也唯有创新，您才会感到自我价值得到了实现，您的综合素质才会得到全面的提升。

我们超市是一个前进中求发展、发展中求壮大的公司。公司成立于2002年，经过多年的艰苦创业，目前，我们拥有十余个连锁店。为了将我们品牌做大、做强，满足广大消费者的生活需求，提高人民的生活质量，也为了进一步扩大我们的规模，向规模要效益，我公司最大的门店也将于××××年8月18日隆重开业，它将是我市规模最大、功能最全，首家“生鲜食品加强型”的社区超市，这是我公司发展壮大中的一个转折点。我们超市将把“立足社区，拓展城镇”作为发展战略，以“与顾客交朋友”作为我们的服务宗旨，按照“高起点，严管理，避强手，稳发展”的经营思路来打造我们的营销空间。力争年销售额达到2亿元。

我们的目标十分明确，思路十分清晰，规划十分科学合理。只要大家齐心协心，通力合作，超市的前景肯定是广阔的，前途肯定是光明的。从今天开始的5天学习培训，在某种意义上，是我们公司培训、发现和发展人才的开始。你有多大的才能，超市就给您多大的舞台，这也是一个展示自我的绝好机会，希望各位员工珍惜这次机会，服从老师安排，积极上进，扎实学习，高质量完成好培训任务，发挥不怕苦，不怕累，勇于领先的工作作风，学有所乐，学有所成。最后，就各位身体健康，学习进步，预祝超市第一期学习培训取得圆满成功。谢谢大家。

评分标准：

1.本题总分为20分；

2.分数分配情况为：

（1）称谓（2分，没有称谓或称谓未顶格均扣2分，）

（2）主体（18分，根据背景材料可以自由发挥。结构混乱，语言表达不通畅可酌情扣分，扣分在2——15分之间。）

3.错字别字每3个扣除1分，最多扣除3分。

4.考生言之成理可酌情加分，最多不超过5分。

第四篇：秘书技能测试试题及答案【中级】（精选）

一、填空题（1~2题。每空2分，满分6分。请将正确答案填入题中的划线处）

1．存储密度大、体积小、重量轻、存取速度较快的存储器是___________。

2．计算机病毒可分三类：_________、_________和复合型。

二、选择题（3~6题。每题2分,满分8分。请将正确答案选出来，把相应的字母填入括号中）

3．下列操作系统中不具有汉字处理功能的是（）。

A.SPDOSB.UCDOSC.PC—DOSD.CCDOS

4．计算机开机的正确操作过程应当是（）。

A.先外设，后主机B.先主机，后外设

C.先显示器，后打印机D.先打印机，后显示器

5．发现软磁盘已染上计算机病毒，最彻底的清除方式是（）。

A.将磁盘在消毒液中浸泡B.使用鹿皮擦拭磁盘

C.将磁盘重新格式化D.将磁盘上内容复制到硬盘

6．用Word编辑文书文件，移动文字操作须使用“编辑”菜单中的（）和（）功能。

A.剪切B.复制C.粘贴D.清除

三、翻译题（7~10题。每题2分，满分8分。请将下列句子译成汉语，并写在相应的题下面）

7．Heguaranteestofulfilthetaskontime.8．Themeetingwillbeholdattwoclocktomorrowafternoon.9．Iwouldliketobookastandardroominyourhotel.10．Iamveryinterestedinyournewproduct.四、简答题（11~12题。每题6分，满分12分）

11．鼠标器有哪些基本操作功能，简要说明各操作功能的应用。

12．使用复印机进行复印时，出现复印制品图像模糊的原因是什么？

第二部分（共30分）

五、修改题（13~17题。每题2分，共10分。请按照公文标题或正文的规范要求进行修改，并将修改后的标题或正文写在相应的题下面）

13．公文正文：公司召开迎新座谈会，座谈会是在热烈中进行的。

14．公文正文：因为提的问题不明确，我们要花很长时间来搜集材料，造成了领导机关忙于解答问题，走不出办公室。

15．公文正文：现将《提纲》转发你们，请结合实际，参照执行。

16．公文标题：组建“中新实业发展公司”的请示报告。

17．公文标题：×局关于完全地开展增收节支活动的通知。

六、拟写题（18题。满分20分）

18．下面一篇询问性的函，有几处不妥。请在不变动原文内容的基础上加以修改（注意不要在原文上修改，另外写出改好的便函），并拟出标题。

××市税务局：

你局×字[19××]号文第×条认为：“经济技术开发区内合资企业自开业之日起，可享受免税×年的待遇。”文中的“合资企业”是专指中外合资企业，还是也指中外、中中合作企业？请解释。请代向×局长问候。

致礼！

××市经发区管委会办公室

20××.×.×

第三部分(共36分)

七、情景题(19~20题。每题18分，满分36分)

19．周五下午2时，H公司总裁将来你公司就技术合作一事进行商谈，请你制订出接待方案。

20．秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？

第一部分

一、填空题

1．内存贮器2．系统引导型、文件型

二、选择题

3.C4.A5.C6.C

三、翻译题

7．他在规定时间内保证完成任务。

8．会议定于明天下午2：30举行。

9．我想在你们饭店订一间标准房。

10．我对你们的新产品很感兴趣。

四、简答题

11．（1）移动，也叫指向，通过在工作台上移动鼠标，将屏幕上的指针移到屏幕上某一特定位置。

（2）点按，也叫单击，通过按一下鼠标按钮，完成鼠标箭头所指的某一项目的。

（3）双击，连续再次快速点按鼠标按钮，可以激活一个鼠标箭头所指的应用程序。

（4）拖拉，按一下鼠标器按钮不放，同时移动鼠标器使箭头到一个新的位置。

12．（1）光学系统松动，位移或污染。

（2）光源系统不同步。

（3）显影装置和显影剂的故障。

（4）清洁效果不良。

（5）感光板的污染或疲劳等。

第二部分

五、修改题

13．“热烈”后面加“的气氛”三字。

14．“办公室”后面加“的现象”三字。

15．“实际”后面加“情况”一词。

16．删掉“报告”二字。

17．将“完全”改成“全面”。

六、拟写题

18．关于经济技术开发区合资企业享受免税待遇有关问题的函

××市税务局：

你局×字[19××]号文第×条规定“经济技术开发区内合资企业自开业之日起，可享受免税×年的待遇。”文中的“合资企业”是专指中外合资企业，还是也指中外、中中合作企业？请予解释。

××市经发区管委会办公室

20××.×.×

第三部分

七、情景题

19．（1）安排好会谈等有关事宜：

①搞清楚来宾的情况和来意。

②根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程。

③安排领导会见来宾。

④安排双方商谈。

⑤安排来宾考察、参观。

⑥做好安全保卫工作。

⑦准备好送给来宾的纪念品。

⑧准备好新闻报道工作。

（2）安排好生活接待工作：

①安排好食与宿。

②安排好车辆使用。

③办好返程车、船、机票预定工作。

④安排好就医保健工作。

⑤安排好来宾业余活动。

20．①礼貌地与通话人说：“请稍等”，用手盖住送话器，热情欢迎来访者，请客人坐下稍候。

②尽快与通话人结束电话，记录好电话内容。

③请客人再稍候，马上去总经理办公室迅速处理好急件。

④办完急件回来接待来访者，并做好谈话记录。

⑤礼貌地送走客人。

⑥整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容和来访者意见后，向领导者汇报。

第五篇：秘书资格复习题

秘

书

—国家职业资格培训（四级秘书）

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 导

语

1、办公室工作： 上情下达、下情上达，沟通上下、协调左右、联系内外。

是行政综合部门（参谋部、不管部），其主要职能是：联系、协调、沟通、服务。

2、秘书工作：参与政务、管理事务。

总体可概括为： 办会、办事、办文。

3、秘书人员素质：三能—能干、能写、能说

四勤—脑勤、手勤、眼勤、腿勤

第一章

会议管理

提要

学习内容主要是会前筹备、会中服务和会后总结三部分。通过本章学习使秘书人员明白在会议各阶段应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。

第一节

会前筹备

一、学会拟定会议议程、日程

（一）基础知识

1、会议议程

是为完成议题而作出的会议顺序计划，即会议要讨论、解决问题的统一安排。

第一节

会前筹备

（1）小型会议议程

主持人宣布开会，领导讲话（报告），会议发言讨论，会议总结，宣布散会。

（2）大、中型会议议程

开幕式，领导和来宾致词，领导作报告，分组讨论，大会发言，参观或其他活动，宣读决议，闭幕式。

2、会议日程

是根据会议议程每天作出的具体安排。它是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。第一节

会前筹备

3、议程和日程的作用

掌握会议的议题和进程，了解会议的计划和信息；是加强沟通的平台，是加强管理的工具。

（二）案例分析（见p2-3）

（三）工作程序

1、议程的制定

（1）会议目标和参加者

要明确会议的目的和出席会议者。

（2）安排各议程事项的时间

一是按照议题的 会前筹备

的重、急，轻、缓安排会序。二是将议题的预计处理时间标明。

（3）与会者要明确每一项议程

2、会议日程的编制

一是遵循惯例；二是灵活掌握；三是分清主次。

（四）注意事项

1、议程和日程的区别

议程是对会议要通过的文件，要解决的问题的概略安排。日程是会议在一定时间内的具体安排。

2、正确处理会议临时动议。会 前 筹 备

（五）相关链接—P7 议程、日程样式

二、掌握会议地点的备选

（一）基础知识

1、如何选会议地点

交通便利、规格相宜、会场及设备良好、价格合理适中

2、会议宾馆酒店的划分

星级、类型、功能、地点

（二）案例分析P11

（三）工作程序

按会议目的和规格选会场

会 前 筹 备

事前踩点比较

签订预约合同（订金）

（四）注意事项

一是注意收集会议场地的信息 ；二是要实地考察会议场地。

三、布置会场和安排座次

（一）基础知识

1、会场

徽标、会标、布局装饰

集中舒适、方便安全

2、座次

领导座次、会议代表座次、其他人员座次（如来宾座席、媒体记者、工作人员）

会 前 筹 备

（1）主席台座次。按职务的高低和选举的结果依次安排座次，职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。

（2）主持人座席。主持人有时需在前排边座就座，有时可按职务顺序就座。

（3）名签摆放。在每个座位的左侧放置领导或会议代表姓名台签。（水杯、面巾放在右侧）

（4）其他人员座次。

（二）相关链接 会 前 筹 备

1、会场布局类型。P18-19

2、会场座席的区划。

四、发布会议信息

1、会议信息主要内容。

（1）会议信息。会议报名的时间、地点，参会费用，会务联系人及电话，会议报道及议程、日程等；

（2）与会者的信息。出席人员姓名、单位、职务，往返时间及航班车次，参会材料等；

会 前 筹 备

（3）会议宣传报道及交流内容。新闻发布、媒体报道、交流材料、会议纪要、会议决议等。

五、会议食宿安排

1、会议的餐饮安排

（1）餐饮标准和预算。

（2）就餐方式。以自助为主，桌餐为辅。

（3）确定食谱、菜谱。

（4）会中的茶歇。高规格的会议要安排茶歇。会 前 筹 备

2、会议住宿安排

（1）原则：安全、舒适、便捷。

（2）提前制定住宿房间安排表（方案）。

（3）需要考虑的情况。价格标准、楼层朝向、领导和重要来宾、老弱妇幼、民族等。

六、邀请会议嘉宾

1、邀请原则：上级领导、相关客户、关系紧密者等。

（1）确定嘉宾名单。会 前 筹 备

（2）会前发正式邀请函。

（3）嘉宾人数的把握。

2、嘉宾的接待

（1）接待原则。对等接待，按接待规格“迎来送往”；热情周到，细致得体，有礼有度。

（2）接站。人员安排和车辆安排。

（3）具体接待工作。体现出嘉宾的规格和待遇。

七、会议的资料准备

1、会议资料

（1）会务资料。会务手册、接送站表、用餐表、分组讨论表、会务联系电话等 会 前 筹 备

（2）会议代表资料袋。会议指南、会议材料、分组名单、代表证、文具、用餐券等。

2、会议用品。会场设备检查、灯光电气、多媒体仪器等。

八、安排会议礼仪服务

1、会议通用礼仪：文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪

2、主持人礼仪、与会者礼仪、九、会议常用设备检查

全权委托会场提供方负责，保证设备、音响正常。

会 前 筹 备

小结

１、上情下达，下情上达，沟通左右，联系内外

２、脑勤、手勤、眼勤、腿勤

3、关键词：世事洞明皆学问，人情练达即文章

在生活中学会学习，在学习中学会生存

秘

书

—国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年3月

第二节

会中服务

会议过程中的服务：会议值班、接待新闻媒体、会议记录、收集意见建议、印发会议简报、会议合影等等。

一、会议值班

１、会议值班的内容

（１）电话记录。记录来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。

（２）接待记录。记录来访人员姓名、单位、事由。第二节

会中服务

（３）填写值班日记。综合前两项的内容记要点。（４）作好信息传递。重要事项要迅速报告。

２、案例分析 Ｐ４３

３、编制会议值班表

二、接待采访会议的新闻媒体

１、接待媒体采访的基本原则。客观、事实求是 第二节

会中服务

、会议内容的保密度的把握，做到内外有别、会议报道的主要提法和观点要报经领导审定、宣传口径，报道角度及内容，新闻稿要认真准备，主动配合。

２、接待采访的工作内容

（１）由秘书撰写新闻稿件，经领导审阅后，送媒体发表。

（２）邀请有关报社、电台、电视台记者到会采访、报道。第二节

会中服务

三、安排会议讨论、茶歇、代表合影等

１、安排好分组讨论，收集并反馈意见。

２、重要会议安排茶歇。

３、会中在恰当时间安排会议代表合影。

４、注意编制会议通讯录。

四、做好会议记录和简报工作

１、会议记录

会议记录的结构：标题+正文+尾部 第二节

会中服务

标题。常用的即是文种—会议记录；

另一种是会议名称+文种

正文。开头+主体+结尾

开头：会议名称、地点、主持人、参加人，出、缺席情况，记录人等。

主体：会议议题，发言人发言内容，会议决议，表决方式及结果。

结尾：会议结束，散会时间。

尾部。主持人、记录人签字。第二节

会中服务

２、会议简报

会议简报的内容。反映会议实际情况，交流会议经验，沟通会议信息。

会议简报结构：报头+报核+报尾

会议简报的标题应简明、准确、醒目、灵活。

其开头多用叙述式和结论式，主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精练。

小

结

小结

１、会中服务。值班、接待、会议记录

２、注重：沟通、联系、协调、服务

３、关键词：完善自我、超越自我第三节 会后落实

要点：

会后文件的收集、整理、立卷归档，会议纪要，会议经费的结算，会议决议的催办等。

一、会议文件资料收集整理

1、会议文件立卷归档范围

会议相关的正式文件资料。议程、日程和会议程序，出席、列席及分组名单，会议通知、电话记录等，领导报告（讲话）、会议记录、发言稿、简报、会议纪要等，会议总结、与会代表名册、通讯录、会议音像资料等。会后落实

2、会议文件立卷

收集资料，对资料进行甄别整理，分类归卷，案卷的编目归档。

二、会议纪要

1、会议纪要的编写

会议纪要

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料。是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成会议材料。

纪要的作用

一是对上汇报工作；二是对下指导工作。会后落实

（1）会议纪要的种类

办公会议纪要，工作会议纪要，协调会议纪要，研讨会议纪要等。

（2）会议纪要的内容

一是对会议情况的简述，如会议的目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题及会议成果；

二是对会议主要精神的阐述，这是会议纪要的主体部分。

（3）会议纪要的起草及要求 会后落实

会议纪要是会议的正式文件，内容要求简明扼要、观点鲜明、重点突出。

一是实事求是，注重实际；

二是集中概括，提炼归纳；

三是条理清晰，一目了然。

三、会议经费结算及方法

1、会议经费的结算

会议经费的结算依据是会前经费预算及开支预算。会议结束后，秘书和会务人员应按照领导审定的预算进行结算，超过预算指标，又无正当理由 会后落实

由的不予报销。

2、会议成本（核算）

会议成本主要指直接经费支出。

会议的直接费用=会场租用及布置费+设备租用费+邮电通讯费+培训费+交通参观费+食宿费+资料费+宣传公关费+纪念品+其他符合规定的支出费用（10项）

3、会议财务管理原则

一是遵守制度，严格手续；

二是量入为出，收支平衡；

三是精打细算，厉行节约。

会后落实

小结:

1、会后落实。会议文件的整理归档；

2、会议纪要。会议纪要的起草；

3、关键词：智商、情商、财商的培养与锻炼。秘

书

—国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年1月

第二章

事务管理

秘书“参与政务、管理事务”的职能主要是侧重体现在事务管理上。要系统了解四级秘书的日常性办公室事务工作的内容，能够熟练掌握办事的工作程序和操作技巧。

第一节

接

待

一、接待工作

1、接待规格。接待规格是从主陪人的角度提出来的。秘书要根据来访者的身份确定接待规格。

接待规格有三种：高、低、对等。第一节

接

待

（1）高规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要高的接待。

（2）低规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要低的接待。

（3）对等接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）相当的接待。这是最常用的接待规格。

2、接待规格的确定

接待规格一般是根据来宾的身份和来访的目的而定的。

第一节

接

待

秘书提出意见供领导参考，最终由领导确定接待规格。

要考虑的因素:一是双方的关系；二是突发情况影响原定的接待规格；三是参照以前接待的标准。注意三种接待规格灵活运用。

3、接待方案计划的主要内容

接待主要是：确定接待规格和相关陪同人员，安排活动日程，提出经费预算。

注意：主要领导和来宾的接待

第一节

接

待

4、接待计划

制订接待计划要包括以下内容：

主要陪同人员和工作人员。

住宿地点、标准、房间数量。

宴请地点、标准、人数。

会见及会谈地点、与会人员。

参观游览及活动安排、陪同车辆安排等。

接待工作要做到安全、保密，把握内外有别的“度”。

二、安排迎送来访的团体

1、用车礼仪

第一节

接

待

接待车辆种类：小车、商务车、中巴、大客车

乘小车礼仪

—P97

2、见面礼仪

迎候—握手—介绍—秘书及工作人员接行李—安排乘车

案例—P98

3、迎送团体的方式

迎接：一是主陪人到机场、车站迎接，以示重视；二是委派副职去迎接，主陪人在宾馆等候。第一节

接

待

送别：一是宴请送别。可在前一天晚上举行告别宴会或提前话别。二是委托副职前往送别。

三、安排来宾住宿、行程及交通

1、根据客人级别确定住宿、餐饮、用车标准。

2、预定住宿宾馆酒店，预定宴请酒店。

3、按照客人的要求制定活动计划、日程。

4、中、西餐用餐礼仪

四、安排来宾访问、活动 第一节

接

待

1、参观、访问、交流；

2、游览、观光、文娱活动；

3、购物、健身活动。

小结：

1、接待。规格、人员、计划、礼仪、预算

2、关键词：热情、细致、礼貌、周到。

第二节

办公环境管理

掌握布置办公室的方法，了解办公环境中的安全隐患，掌握排除隐患的措施。

一、办公室的布置

1、办公室种类的划分

一是按职能分为：行政、党务、业务、其他部门等办公室；

二是按分布形式分为：集中式、分散式等。

2、布置办公室的基本要求 第二节

办公环境管理

（1）光线充足、通风好，便于沟通联系；

（2）统一办公座椅及设备，公共办公用品；

（3）部门主管的位置在员工座位的最后面；

（4）办公区、接待区和休息区要分别安排。

3、办公室布置的原则

（1）有利於沟通

（2）便于监督

（3）营造和谐、团结、舒适的环境 第二节

办公环境管理

二、营造安全、健康的办公环境

1、安全隐患及检查的内容

（1）认真学习《劳动合同法》，了解工作单位规章制度，树立安全意识，保护自身合法权益。

（2）观察和掌握工作场所的安全隐患，并及时报告和排除。（3）掌握办公设备的保养维护方法，出现故障及时修理和排出。第二节

办公环境管理

（4）办公区域的常见的安全隐患

电路、水、火警、网络安全及其它设备故障等等。

小结

1、办公室布置

2、安全、舒适办公环境

关键词：细节决定成败

多为成功想办法，不为失败找理由 第三节

办公室日常事务管理

了解印章和介绍信管理，掌握值班工作、零用现金管理及报销手续，锻炼独立工作能力。

一、印、信的管理

1、印章

是印和章的合称。（公章、钢印、名章等）公章是单位对外行使权力的标志。

2、印章的作用

标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用

3、印章种类和管理

种类：正式印章、套印章、钢印、领导人名章、专用章等。第三节

办公室日常事务管理

印章的管理：

•专人负责。指定专职文秘人员管理使用印章，注意保管和使用登记。

•确保安全。要有专门的文件档案柜及印章盒存放印章，文件柜锁的钥匙由专人负责保管。•保持清洁。使用印章要注意使用方法，避免损坏，保持印章图案和印文的清晰。

4、介绍信

是公用文书信件。是用来介绍被派遣人员的姓名、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。第三节

办公室日常事务管理

5、介绍信的管理

专人负责—保管安全—严格手续

6、印章和介绍信的使用

（1）领导批准—办理签批手续—秘书人员严格执行印信使用的规章制度—有效监督

（2）公文用印只在文本落款处盖章—压年盖月；在带存根的公函和介绍信上要盖骑缝章、落款章。

（3）用印和开介绍信要办理登记手续，填写字迹要工整，用钢笔和毛笔书写。

第三节

办公室日常事务管理

二、安排值班工作（略）

三、管理零用现金并办理报销手续

1、理财能力的培养

秘书要熟悉并掌握信用卡、支票、汇款等业务方法。会办理公务活动、出差、旅行等支票、现金结算报销手续。

2、零用现金的管理

“小金库” ：凡违反国家财经法规及其他有关规定，侵占、节流国家和单位收入，未列入单位财务会计部门帐内或未纳入预算管理，私存私放的各种现金。第三节

办公室日常事务管理

•秘书人员要严格遵守办公程序和财务制度，不准自己或协助他人建立办公室的“小金库”。• 对零用现金、款项，秘书要进行使用登记，用后及时报销。

报销的票据要请领导批准签字。

• 案例（P135）

四、安排领导的差旅事务

1、公出、旅行

2、出国考察

第三节

办公室日常事务管理

五、领导临时交办的工作

1、临时事宜

2、临时交办适宜的范围

3、办事原则

4、注意事项

六、管理时间，提高效率（P154）

时间管理是指在同样的时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。

1、个人时间管理的技巧

用ABCD法则排出工作的优先等级，图2-4： 第三节

办公室日常事务管理

重要而紧迫工作，先做A。

重要而不急迫的工作，次之做B。

急而不重，再次之做C。

不重不急，暂不做D。

关键词：善于管理时间，提高工作效率。

七、办事的学问与技巧

秘书工作任务，“参与政务，管理事务”，即是当参谋，会办事。要做到会想事、会办事、办成事。

第三节

办公室日常事务管理

1、怎么样办好领导交办的事

• 办事要记住“三句话”（三要素）：

一是办什么事；二是什么时间完成；三是去哪、找谁办事等注意事项。

• 办事结果要“三比较”：两利相权取其重，两弊相权取其轻，利弊相权取其利。• 把握好办事“三形式”：办理单一事项；交叉办事；穿插办事。• 办完事向领导汇报“三注意”：不失真、不吹嘘、不邀功。

第三节

办公室日常事务管理 小结：

1、印信管理，专人负责

2、现金管理，遵守制度

3、时间管理，轻重缓急

4、事务管理，“三三三三”

关键词：认真准备、讲究方法、注重程序、提高效率、不急不燥。做老实人、说老实话、办老实事。

第四节 办公用品与设备的使用管理

了解办公用品订购、接收、管理的知识，掌握数码相机、扫描仪等的使用与保养。

一、订购、管理办公用品（略）

二、数码相机的使用

数码相机也称数字式相机，是光、机、电一体化技术的产物。

1、工作原理

数码相机的核心部件是CCD-图像传感器。它将光信号转化为模拟信号，再通过模数转换芯片转成数字信号，经压缩存入相机的硬盘卡，通过数据线传给计算机。CCD相当于传统相机的胶卷 第四节 办公用品与设备的使用管理

2、数码相机与光学相机的区别

数码相具有输出、即拍即显和声音记录功能。与传统相机相比，数码相机具有以下特点：

（1）感光不同。

（2）存储介质不同。

（3）图像质量不同。

（4）输入输出方式不同。

3、性能指标分析

（1）分辨率。分辨率越高图像质量越好。一般人物照200万像素即可；产品物体300万像素；专业摄影500万像素以上的相机。

（2）变焦。有光学变焦能力的镜头是好相机（3倍）

第四节 办公用品与设备的使用管理

（3）镜头。镜头的好坏控制着光圈大小，图像锐化好、色彩还原度好都取决于镜头取景能力。

（4）相当感光度。使用高感光度的相机拍摄光圈要小一点、或快门速度快一些；使用低感光度相机则相反。

（5）存储卡。当今的流行卡主要有：CF、MIC、SM、MS等。对于普通使用者选择128MB的或SM卡就可以。

（6）LCD显示屏。主要是取景、照片预览和菜单 第四节 办公用品与设备的使用管理

（7）连接方式。数码相机均使用USB接口来从相机下载照片，同时带有视频AV输出端子，以便在电视上欣赏照片。

（8）色彩位数。又称色彩深度。是用来表示颜色的二进制数的位数。它的值越高，表示的颜色越多，照片的图像越细腻、质量越好。一般普及相机色彩位数是16-24BIT,专业相机在24-36BIT。

（9）连续拍摄。数码相机在拍摄时，将光信号转为数码信号，并保存在存储介质上，每次需较长时间，所以拍摄速度不是很快。连续拍好。第四节 办公用品与设备的使用管理

4、实际操作。

拍照：从实际出发，选择相关设备，取景拍照。

数码相机与计算机连接：拍摄的照片必须由数据线导入到计算机中，才能作为图像素材通过应用软件进行处理。

编辑图片：常用的处理图片的软件是，Adobe

Photoshop和Adobe Photodeluxe，可以改变图片的色泽、亮度、清晰度等。

三、扫描仪的使用（略）

秘

书

—

国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 第五节

信息管理

熟悉信息收集、整理、传递、存储工作的内容，方法与要求，能够及时、准确地收集、筛选、校核、传递、存储信息。提高信息素养和能力。

一、信息的收集

1、信息的含义。信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。是物质一种存在方式。

2、信息的特征。客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性、无限性。

3、信息的种类 第五节

信息管理

按照不同的标准，可以将信息划分为以下类型：

（1）按性质分为

自然信息和社会信息。

（2）按表现形式分为

语言、文字、声像、计算机语言、微缩信息。

（3）按内容和社会领域分为

政治、经济、文化、教育、军事、科技、体育信息等。

（4）按稳定状态划分为

静态、动态信息

（5）按在秘书工作中的作用分为

预测、动态、反馈信息等。第五节

信息管理

4、信息工作程序

信息工作程序为：收集、整理、传递、存储、反馈和利用等六个环节。

5、信息收集的渠道

大众传媒、图书馆、互联网、商家和客户、贸易渠道、信息机构、社会关系等渠道。

二、信息的筛选

1、信息筛选的含义

是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断其价值，决定取舍。

第五节

信息管理

2、工作中常备的信息资料

办公室常备的资料有：工具书、参考书、通讯录、报纸期刊、文献资料。

3、筛选信息资料的方法

（1）关注标题。

（2）复印、剪裁。

（3）网上检索。

（4）做资料卡片（摘记卡片）。第五节

信息管理

4、筛选信息的程序

（1）看信息来源

（2）看信息的标题

（3）看正文

（4）最后决定信息的取舍

经过筛选的信息要分别处理。选中的信息分轻重缓急加工处理利用；暂时不用的，进行暂存备查。

三、信息的传递

1、信息传递的方向

内向和外向传递。

第五节

信息管理

2、信息传递的要素

（1）信源

即信息的来源。分为原生源和再生源。

（2）信道。是传递信息的通道。

（3）信宿。是信息传递的终点。也叫信息接受者。要使信息能被利用，必须有接受者（个体、群体）。

3、信息传递的方法

（1）语言传递。（2）文字传递。（3）电讯传递。（4）可视化辅助物传递。第五节

信息管理

四、信息的存储

小结：

1、信息管理

含义、种类、工作程序、收集

2、信息的筛选

常备资料、筛选方法、筛选

3、信息的传递

方向、要素、方法

关键词：开阔视野，提升信息素养和技能。

第三章

文书拟写与处理

有关公务文书、事务文书与商务文书的拟写。

公务文书如通知、报告、函；事务文书：简报、会议记录；商务文书：意向书、订货单、产品说明书等。重点：公务文书

第一节

文书拟写

一、批转转发性通知

1、批转转发性通知，批转、转发、印发公文的通知，统称为批转转发性通知。这种公文是复合体公文。

2、公文含义

狭义一般指“行政”性公文；广义指行政性公文和应用性公文。（如：计划、调查报告、规定、办法等）

第一节 文书拟写

3、批转转发性通知的3种类型

（1）批转通知。是批转下级机关公文的通知。其特点是上级机关采用了下级的公文，一批转的形式通知下级，关键在于“批”字。

（2）转发通知。是转发上级机关或不相隶属机关公文的通知。应在上级机关同意后，以“转发语”的形式通知下级机关。关键在于“转”字。

（3）印发通知。是印发本机关或本机关与其他机关联合制定公文的通知。是以“按语”形式通知下级机关，重点在于“公布”。第一节

文书拟写

4、通知的拟写

批转转发性通知的结构是：

标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期＋转发文件原文

标题

（1）批转通知、转发通知常常采用四元素标题：

批转、转发机关＋原发文机关 ＋事由 ＋文种

（见案例）

（2）印发通知一般采用三元素标题：

发文机关＋事由 ＋文种

主送机关

即受文办理单位，要求顶格书写。

正文

与事项性通知相比，批转通知、转发通知、印发通知的正文比较特殊，其结构是：

批语（转发语、按语）+转发（印发）＋（意义+ 执行要求）

第一节

文书拟写

落款

落款位于正文之下，成文日期上。

成文日期

成文日期通常置于落款下。

批转、转发、印发 文件原文

这类文件发原文位于成文日期下，其标题居中排布。

二、报告

1、报告，是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。

2、报告的特点

（1）汇报性。报告都是用来向上级机关汇报工作、反映情况的。拟写报告注意用“汇报工作”的语气。

第一节

文书拟写 语气。

（2）陈述性。此类公文在表达方式上，只能运用叙述和说明来陈述事项。

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

第一节

文书拟写

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

（3）答复询问报告。它是被动行文，须要针对上级来文询问的内容或交办的事项进行答复。第一节

文书拟写

4、报告的拟写

报告的结构是：标题＋主送机关＋正文+落款＋成文日期

标题采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

如《哈尔滨电大学生学习情况的报告》

主送机关

直接上级机关，负责受理报告的机关。主送机关只有一个。还有的机关需要送则采用抄送。

正文

其结构是：发文缘由＋报告事项＋结尾

第一节

文书拟写

5、报告与请示的区别

（1）性质要求不同。汇报工作、反映情况、答复询问用报告，报告机关不必等上级机关的答复；请示则是为了某一问题请求上级指示或批准的公文。请示机关必须要等待上级机关明确回复。

（2）行文实现不同。报告可以在事前、事后或工作进行中行文。而指示必须在事前行文。第一节

文书拟写

三、请示

1、请示，是向上级请求指示、批准的公文。

使用请示要慎重，凡属本机关职权范围内或上级机关以往政策中明确的问题，应不在请示之列。

2、请示的特点

（1）一文一事。请示行文必须一文一事，这就是说，向上级请示解决问题，要一事行一个请示文。

（2）请批对应。没有请示就没有批复。一请示，一批复。而报告是没有批复的。第一节

文书拟写

（3）事前行文。请适应在问题发生或处理前行文。不可事后行文，先斩后奏。

3、请示的类型

请示可分为两种：

（1）求示性请示。是请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示。

（2）求批性请示。是请求上级机关给予批准、认可的请示。

这第二种请示是大量的。主要是涉及机构变化、人事任免、项目安排、财务等问题。第一节

文书拟写

4、示例分析—P241

5、请示的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期＋附注

标题一般采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

请示不能写单元素标题，以《请示》作为公文标题的写法是错误的。

正文的结构是：发文缘由＋请示事项＋结尾

开头 要说明请示的意义和根据；

事项 是正文的核心，请示事项应具有可行性和可操作性

结尾 “当否，请批示”、“妥否，请批复”等。第一节

文书拟写

四、问答函

1、函的概念

是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复。

2、函的类型

询问函、答复函两种。

3、示例分析

P246 例1、2

4、函的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期

标题有两种形式:

发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 第一节

文书拟写

正文结构是：发文缘由＋事项 ＋尾语

尾语

询问函尾语常用：“请速回复”、“请予复函”

答复函尾语常用：“此复”、“特此函复”

五、简报

1、简报的概念

是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反应情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“摘报”、“简讯”、“内部参考”等。

2、见报的特点

第一节

文书拟写

一是简明扼要。即内容集中、用途明确、篇幅简短、文字精练；

二是快捷迅速。讲究时效性，便于有关部门及时作出判断，指导工作。

三是内容新鲜。报道新情况、宣传新典型、提供新信息、表达新观点。

四是真实准确。内容真实可靠，准确无误。

3、类型

工作简报、会议简报、动态简报

4、示例分析

P251—

第一节

文书拟写

5、简报拟写要点

其结构是：报头＋报核＋报尾

（1）报头 它设在第一页的上方约占1/3的位置，下边用横线与正文隔开。包头包括以下内容：

简报名称、秘密等级、期号、编印单位、日期

（2）报核 即简报中间部分。结构是：

（按语）＋标题＋导语＋主体＋结尾

注意：文字简练、内容真实、针对性强、一事一报

六、意向书

P253略

小结：常用公务、事务文书5种。商务文书略。

1、批转转发性通知—批转下级文，转发上级文

2、报告—下级向上级汇报

3、请示—下级向上级请示

4、问答函—不相隶属机关就工作问题

5、简报—是汇报工作、交流经验、反映情况的事务文书

关键词：终身学习、开放式学习、创新性学习、网络化学习；

勤学、多写、善思

第二节

收发文处理

了解文书缮印、校对、传阅工作的内容和要求，能够高效率、高质量地缮印、校对、传阅文件。

一、缮印文件

（一）相关知识

1、含义

缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

2、文书缮印的要求

文字准确工整

符合文件标准

装订整洁牢固

底稿保存

注意保密 收发文处理

（二）工作程序

1、确定印制文书，不得擅自改动。

2、确定印制格式，注意字体大小。

3、打字、打印、复印、装订。

4、做好文件交接。

二、校对文书

（一）相关文书

1、含义

校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。收发文处理

2、校对的内容

（1）校订清样的错字、漏字、多字。

（2）规范文件的字体、字号。

（3）检查版式、标题、页码，行、字距。

（4）检查引文、人名、地名、数据等是否准确。

（5）检查版式是否与稳重格式统一。

3、校对的要求

（1）认真仔细，一丝不苟。收发文处理

（2）正确使用校对符号。

（3）一般要进行三个校次（1、2、3校）。

（二）工作程序

1、准备好原稿和校样。

2、选定校对方案。如：看校、读校、对校等。

3、核对校正。

三、用印—见第二章第三节内容

四、传阅文书 收发文处理

（一）相关知识

1、传阅的含义

在工作职责范围内传递阅读文件。

2、传阅要求

（1）迅速、准确送达阅文人。（2）传阅要分轻重缓急。（3）穿越顺序从管理层到一般人员。

（二）工作程序