秘书技能复习题

第一篇：秘书技能复习题

秘书技能

一、判断

（）1．正确的仪态包括正确的站姿态、走姿、气质和风度。

（）2．传真具有真实、便捷、可靠的特点。

（）3．风度总是伴随着礼仪。

（）4．不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。（）5．可以表示开放并友好往来的身体语言是体态语、动作语、手势语等。

（）6．立卷就是将办理完毕的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷。（）7．塑造自身的良好形象与重视心理素质修养无关。

（）8．宽松的倾听环境包括社会因素、人的心理、生理因素，但不包括自然条件因素。（）9．仪态是指人的举止行为的统称。

（）10．对未预约的来访者，也应热情友好地接待。

（）11.档案收集工作就是按要求装订成册，妥善存放。

（）12.案卷，是具有密切联系的若干文件的组合本，是档案的基本保管单位。（）13.办公用品的使用应做到保证重点。

（）14.秘书不做计算机管理工作，也就不一定要有信息处理的能力。

二、修改

1、文书标题：××制药公司解决生产名贵中成药所需藏红花来源的请示。

2、文书正文：以上请示无不妥，请批准。

3、文书标题：××机械厂关于报送1998-1999年度发展规划的情况 报告。

4、文书正文：为了维护正常的金融纪律，保证社会稳定，要立即停止少数地方乱集资的行为。

5、文书标题：××厂试制新产品向上级的请示报告

6、文书正文：加强计划管理，是能否搞好企业管理的一个大问题。

7、文书标题：××总公司组建×实业公司的请示报告.8、文书标题:××公司对非法倒卖建筑材料×××开除公职的通知

9、文书正文:简报的词语一定要简洁明了,切忌不要冗长另外罗嗦.10、文书正文：这种形式主义的做法，势必损害企业的发展，我们必须坚决加以反对。

11、文书正文：谁也不会否认，债转股是对国有企业改革的重大举措。

12、文书正文：同意你们的转产设想，望立即制定并抓紧此项计划。

13、文书正主席：如果不进行改革，很难达到切实改变目前存在的机构臃肿、办事效率低的状况。

14、文书正文：凡出售14、18、20、25英寸等彩色电视机，均按出厂价的5%的税率收税。

15、文书正文：各级领导要不断研究经济工作的发展目标，正确地分析和解决，推动经济工作向前发展。

16、文书标题：本年度我公司特型钢的生产工作，由于种种原因，全部未能完成。

17、文书标题：关于×大学接受×公司技术人员进修的通知。

18、文书正文：各单位要提高统计数据质量，抵制“以假谋私”作为治理整顿工作的重点。

19、文书标题：关于仓库火灾情况的请示报告。20、21、文书正文：我们企业有50多名中层干部，如果每人每月写1份合理化建议，就将近50多份。

22、文书正文：根据市场经济和社会发展的需要，大力开展了技术改造，完善了内部管理机制。

23、文书正文：近几年由于改革的不断深入，我公司广大员工，生产蒸蒸日上，年年超额完成生产计划。

24、文书正文：由于质检部门的严格把关，第三季度我公司产品的生产，减少了次品率。

25、文书正文：培训中心不仅要提高青年工人的操作能力，要指导他们养成良好的学习习惯和科学的学习方法。

三、拟写

1．根据通知的格式和写作要求，拟写一份会议通知。以XX总公司名义下发所属各公司：要求住会，会期三天；会议内容为人事制度改革问题。

2.××公司成立十周年之际，要召开庆祝大会，邀请公司技术顾问张××先生参加。请你代该公司拟写一份请柬。

3.×建筑公司拟于5月8日举行市图书馆的开工典礼准备邀请有关部门领导参加，请你代该建筑公司拟写一封邀请信。

要求：格式正确、标题完整，基本结构（除盖章外）完备、内容明确具体、文字通顺，以及标点符号使用正确规范。

四、情景分析

1.小李在机场接到客人后，征得其同意帮助客人提着行李，引导其乘车。他先把行李放入后备箱，接着，打开右前车门，请客人坐在司机旁并说：“坐这里视野好。”然后，自己坐到后右位。小李这样做有些不妥，请说出理由。

2.上司要到深圳出差，吩咐小李查一下当地的宾馆情况和飞机时刻表。小李在办公室中保存有最新版的旅行资料书籍，经过一番仔细查阅，他很快就找到了宾馆列表以及提供服务的信息，掌握了飞机起降的准确时间。小李迅速将这些信息告诉上司，得到了上司的称赞。

3.某报社记者在结束对你公司总经理的采访后，起身告辞，你作为秘书该怎样礼貌相送？（注意：告辞程序与要求）。

4.在日常工作中许多秘书可能经常会感到时间不够用，那么可以用哪些时间管理方法将工作安排得更有成效？

5.在秘书工作中，经常涉及到环境问题，而秘书小李则认为这不过是把接待室（会客室或办公室）收拾得整洁一些而已，他这种看法对吗？请说明理由。

6.秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？

第二篇：秘书资格复习题

秘

书

—国家职业资格培训（四级秘书）

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 导

语

1、办公室工作： 上情下达、下情上达，沟通上下、协调左右、联系内外。

是行政综合部门（参谋部、不管部），其主要职能是：联系、协调、沟通、服务。

2、秘书工作：参与政务、管理事务。

总体可概括为： 办会、办事、办文。

3、秘书人员素质：三能—能干、能写、能说

四勤—脑勤、手勤、眼勤、腿勤

第一章

会议管理

提要

学习内容主要是会前筹备、会中服务和会后总结三部分。通过本章学习使秘书人员明白在会议各阶段应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。

第一节

会前筹备

一、学会拟定会议议程、日程

（一）基础知识

1、会议议程

是为完成议题而作出的会议顺序计划，即会议要讨论、解决问题的统一安排。

第一节

会前筹备

（1）小型会议议程

主持人宣布开会，领导讲话（报告），会议发言讨论，会议总结，宣布散会。

（2）大、中型会议议程

开幕式，领导和来宾致词，领导作报告，分组讨论，大会发言，参观或其他活动，宣读决议，闭幕式。

2、会议日程

是根据会议议程每天作出的具体安排。它是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。第一节

会前筹备

3、议程和日程的作用

掌握会议的议题和进程，了解会议的计划和信息；是加强沟通的平台，是加强管理的工具。

（二）案例分析（见p2-3）

（三）工作程序

1、议程的制定

（1）会议目标和参加者

要明确会议的目的和出席会议者。

（2）安排各议程事项的时间

一是按照议题的 会前筹备

的重、急，轻、缓安排会序。二是将议题的预计处理时间标明。

（3）与会者要明确每一项议程

2、会议日程的编制

一是遵循惯例；二是灵活掌握；三是分清主次。

（四）注意事项

1、议程和日程的区别

议程是对会议要通过的文件，要解决的问题的概略安排。日程是会议在一定时间内的具体安排。

2、正确处理会议临时动议。会 前 筹 备

（五）相关链接—P7 议程、日程样式

二、掌握会议地点的备选

（一）基础知识

1、如何选会议地点

交通便利、规格相宜、会场及设备良好、价格合理适中

2、会议宾馆酒店的划分

星级、类型、功能、地点

（二）案例分析P11

（三）工作程序

按会议目的和规格选会场

会 前 筹 备

事前踩点比较

签订预约合同（订金）

（四）注意事项

一是注意收集会议场地的信息 ；二是要实地考察会议场地。

三、布置会场和安排座次

（一）基础知识

1、会场

徽标、会标、布局装饰

集中舒适、方便安全

2、座次

领导座次、会议代表座次、其他人员座次（如来宾座席、媒体记者、工作人员）

会 前 筹 备

（1）主席台座次。按职务的高低和选举的结果依次安排座次，职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。

（2）主持人座席。主持人有时需在前排边座就座，有时可按职务顺序就座。

（3）名签摆放。在每个座位的左侧放置领导或会议代表姓名台签。（水杯、面巾放在右侧）

（4）其他人员座次。

（二）相关链接 会 前 筹 备

1、会场布局类型。P18-19

2、会场座席的区划。

四、发布会议信息

1、会议信息主要内容。

（1）会议信息。会议报名的时间、地点，参会费用，会务联系人及电话，会议报道及议程、日程等；

（2）与会者的信息。出席人员姓名、单位、职务，往返时间及航班车次，参会材料等；

会 前 筹 备

（3）会议宣传报道及交流内容。新闻发布、媒体报道、交流材料、会议纪要、会议决议等。

五、会议食宿安排

1、会议的餐饮安排

（1）餐饮标准和预算。

（2）就餐方式。以自助为主，桌餐为辅。

（3）确定食谱、菜谱。

（4）会中的茶歇。高规格的会议要安排茶歇。会 前 筹 备

2、会议住宿安排

（1）原则：安全、舒适、便捷。

（2）提前制定住宿房间安排表（方案）。

（3）需要考虑的情况。价格标准、楼层朝向、领导和重要来宾、老弱妇幼、民族等。

六、邀请会议嘉宾

1、邀请原则：上级领导、相关客户、关系紧密者等。

（1）确定嘉宾名单。会 前 筹 备

（2）会前发正式邀请函。

（3）嘉宾人数的把握。

2、嘉宾的接待

（1）接待原则。对等接待，按接待规格“迎来送往”；热情周到，细致得体，有礼有度。

（2）接站。人员安排和车辆安排。

（3）具体接待工作。体现出嘉宾的规格和待遇。

七、会议的资料准备

1、会议资料

（1）会务资料。会务手册、接送站表、用餐表、分组讨论表、会务联系电话等 会 前 筹 备

（2）会议代表资料袋。会议指南、会议材料、分组名单、代表证、文具、用餐券等。

2、会议用品。会场设备检查、灯光电气、多媒体仪器等。

八、安排会议礼仪服务

1、会议通用礼仪：文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪

2、主持人礼仪、与会者礼仪、九、会议常用设备检查

全权委托会场提供方负责，保证设备、音响正常。

会 前 筹 备

小结

１、上情下达，下情上达，沟通左右，联系内外

２、脑勤、手勤、眼勤、腿勤

3、关键词：世事洞明皆学问，人情练达即文章

在生活中学会学习，在学习中学会生存

秘

书

—国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年3月

第二节

会中服务

会议过程中的服务：会议值班、接待新闻媒体、会议记录、收集意见建议、印发会议简报、会议合影等等。

一、会议值班

１、会议值班的内容

（１）电话记录。记录来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。

（２）接待记录。记录来访人员姓名、单位、事由。第二节

会中服务

（３）填写值班日记。综合前两项的内容记要点。（４）作好信息传递。重要事项要迅速报告。

２、案例分析 Ｐ４３

３、编制会议值班表

二、接待采访会议的新闻媒体

１、接待媒体采访的基本原则。客观、事实求是 第二节

会中服务

、会议内容的保密度的把握，做到内外有别、会议报道的主要提法和观点要报经领导审定、宣传口径，报道角度及内容，新闻稿要认真准备，主动配合。

２、接待采访的工作内容

（１）由秘书撰写新闻稿件，经领导审阅后，送媒体发表。

（２）邀请有关报社、电台、电视台记者到会采访、报道。第二节

会中服务

三、安排会议讨论、茶歇、代表合影等

１、安排好分组讨论，收集并反馈意见。

２、重要会议安排茶歇。

３、会中在恰当时间安排会议代表合影。

４、注意编制会议通讯录。

四、做好会议记录和简报工作

１、会议记录

会议记录的结构：标题+正文+尾部 第二节

会中服务

标题。常用的即是文种—会议记录；

另一种是会议名称+文种

正文。开头+主体+结尾

开头：会议名称、地点、主持人、参加人，出、缺席情况，记录人等。

主体：会议议题，发言人发言内容，会议决议，表决方式及结果。

结尾：会议结束，散会时间。

尾部。主持人、记录人签字。第二节

会中服务

２、会议简报

会议简报的内容。反映会议实际情况，交流会议经验，沟通会议信息。

会议简报结构：报头+报核+报尾

会议简报的标题应简明、准确、醒目、灵活。

其开头多用叙述式和结论式，主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精练。

小

结

小结

１、会中服务。值班、接待、会议记录

２、注重：沟通、联系、协调、服务

３、关键词：完善自我、超越自我第三节 会后落实

要点：

会后文件的收集、整理、立卷归档，会议纪要，会议经费的结算，会议决议的催办等。

一、会议文件资料收集整理

1、会议文件立卷归档范围

会议相关的正式文件资料。议程、日程和会议程序，出席、列席及分组名单，会议通知、电话记录等，领导报告（讲话）、会议记录、发言稿、简报、会议纪要等，会议总结、与会代表名册、通讯录、会议音像资料等。会后落实

2、会议文件立卷

收集资料，对资料进行甄别整理，分类归卷，案卷的编目归档。

二、会议纪要

1、会议纪要的编写

会议纪要

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料。是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成会议材料。

纪要的作用

一是对上汇报工作；二是对下指导工作。会后落实

（1）会议纪要的种类

办公会议纪要，工作会议纪要，协调会议纪要，研讨会议纪要等。

（2）会议纪要的内容

一是对会议情况的简述，如会议的目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题及会议成果；

二是对会议主要精神的阐述，这是会议纪要的主体部分。

（3）会议纪要的起草及要求 会后落实

会议纪要是会议的正式文件，内容要求简明扼要、观点鲜明、重点突出。

一是实事求是，注重实际；

二是集中概括，提炼归纳；

三是条理清晰，一目了然。

三、会议经费结算及方法

1、会议经费的结算

会议经费的结算依据是会前经费预算及开支预算。会议结束后，秘书和会务人员应按照领导审定的预算进行结算，超过预算指标，又无正当理由 会后落实

由的不予报销。

2、会议成本（核算）

会议成本主要指直接经费支出。

会议的直接费用=会场租用及布置费+设备租用费+邮电通讯费+培训费+交通参观费+食宿费+资料费+宣传公关费+纪念品+其他符合规定的支出费用（10项）

3、会议财务管理原则

一是遵守制度，严格手续；

二是量入为出，收支平衡；

三是精打细算，厉行节约。

会后落实

小结:

1、会后落实。会议文件的整理归档；

2、会议纪要。会议纪要的起草；

3、关键词：智商、情商、财商的培养与锻炼。秘

书

—国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

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2010年1月

第二章

事务管理

秘书“参与政务、管理事务”的职能主要是侧重体现在事务管理上。要系统了解四级秘书的日常性办公室事务工作的内容，能够熟练掌握办事的工作程序和操作技巧。

第一节

接

待

一、接待工作

1、接待规格。接待规格是从主陪人的角度提出来的。秘书要根据来访者的身份确定接待规格。

接待规格有三种：高、低、对等。第一节

接

待

（1）高规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要高的接待。

（2）低规格接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）要低的接待。

（3）对等接待。主要陪同人比来宾的职位（职务）相当的接待。这是最常用的接待规格。

2、接待规格的确定

接待规格一般是根据来宾的身份和来访的目的而定的。

第一节

接

待

秘书提出意见供领导参考，最终由领导确定接待规格。

要考虑的因素:一是双方的关系；二是突发情况影响原定的接待规格；三是参照以前接待的标准。注意三种接待规格灵活运用。

3、接待方案计划的主要内容

接待主要是：确定接待规格和相关陪同人员，安排活动日程，提出经费预算。

注意：主要领导和来宾的接待

第一节

接

待

4、接待计划

制订接待计划要包括以下内容：

主要陪同人员和工作人员。

住宿地点、标准、房间数量。

宴请地点、标准、人数。

会见及会谈地点、与会人员。

参观游览及活动安排、陪同车辆安排等。

接待工作要做到安全、保密，把握内外有别的“度”。

二、安排迎送来访的团体

1、用车礼仪

第一节

接

待

接待车辆种类：小车、商务车、中巴、大客车

乘小车礼仪

—P97

2、见面礼仪

迎候—握手—介绍—秘书及工作人员接行李—安排乘车

案例—P98

3、迎送团体的方式

迎接：一是主陪人到机场、车站迎接，以示重视；二是委派副职去迎接，主陪人在宾馆等候。第一节

接

待

送别：一是宴请送别。可在前一天晚上举行告别宴会或提前话别。二是委托副职前往送别。

三、安排来宾住宿、行程及交通

1、根据客人级别确定住宿、餐饮、用车标准。

2、预定住宿宾馆酒店，预定宴请酒店。

3、按照客人的要求制定活动计划、日程。

4、中、西餐用餐礼仪

四、安排来宾访问、活动 第一节

接

待

1、参观、访问、交流；

2、游览、观光、文娱活动；

3、购物、健身活动。

小结：

1、接待。规格、人员、计划、礼仪、预算

2、关键词：热情、细致、礼貌、周到。

第二节

办公环境管理

掌握布置办公室的方法，了解办公环境中的安全隐患，掌握排除隐患的措施。

一、办公室的布置

1、办公室种类的划分

一是按职能分为：行政、党务、业务、其他部门等办公室；

二是按分布形式分为：集中式、分散式等。

2、布置办公室的基本要求 第二节

办公环境管理

（1）光线充足、通风好，便于沟通联系；

（2）统一办公座椅及设备，公共办公用品；

（3）部门主管的位置在员工座位的最后面；

（4）办公区、接待区和休息区要分别安排。

3、办公室布置的原则

（1）有利於沟通

（2）便于监督

（3）营造和谐、团结、舒适的环境 第二节

办公环境管理

二、营造安全、健康的办公环境

1、安全隐患及检查的内容

（1）认真学习《劳动合同法》，了解工作单位规章制度，树立安全意识，保护自身合法权益。

（2）观察和掌握工作场所的安全隐患，并及时报告和排除。（3）掌握办公设备的保养维护方法，出现故障及时修理和排出。第二节

办公环境管理

（4）办公区域的常见的安全隐患

电路、水、火警、网络安全及其它设备故障等等。

小结

1、办公室布置

2、安全、舒适办公环境

关键词：细节决定成败

多为成功想办法，不为失败找理由 第三节

办公室日常事务管理

了解印章和介绍信管理，掌握值班工作、零用现金管理及报销手续，锻炼独立工作能力。

一、印、信的管理

1、印章

是印和章的合称。（公章、钢印、名章等）公章是单位对外行使权力的标志。

2、印章的作用

标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用

3、印章种类和管理

种类：正式印章、套印章、钢印、领导人名章、专用章等。第三节

办公室日常事务管理

印章的管理：

•专人负责。指定专职文秘人员管理使用印章，注意保管和使用登记。

•确保安全。要有专门的文件档案柜及印章盒存放印章，文件柜锁的钥匙由专人负责保管。•保持清洁。使用印章要注意使用方法，避免损坏，保持印章图案和印文的清晰。

4、介绍信

是公用文书信件。是用来介绍被派遣人员的姓名、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。第三节

办公室日常事务管理

5、介绍信的管理

专人负责—保管安全—严格手续

6、印章和介绍信的使用

（1）领导批准—办理签批手续—秘书人员严格执行印信使用的规章制度—有效监督

（2）公文用印只在文本落款处盖章—压年盖月；在带存根的公函和介绍信上要盖骑缝章、落款章。

（3）用印和开介绍信要办理登记手续，填写字迹要工整，用钢笔和毛笔书写。

第三节

办公室日常事务管理

二、安排值班工作（略）

三、管理零用现金并办理报销手续

1、理财能力的培养

秘书要熟悉并掌握信用卡、支票、汇款等业务方法。会办理公务活动、出差、旅行等支票、现金结算报销手续。

2、零用现金的管理

“小金库” ：凡违反国家财经法规及其他有关规定，侵占、节流国家和单位收入，未列入单位财务会计部门帐内或未纳入预算管理，私存私放的各种现金。第三节

办公室日常事务管理

•秘书人员要严格遵守办公程序和财务制度，不准自己或协助他人建立办公室的“小金库”。• 对零用现金、款项，秘书要进行使用登记，用后及时报销。

报销的票据要请领导批准签字。

• 案例（P135）

四、安排领导的差旅事务

1、公出、旅行

2、出国考察

第三节

办公室日常事务管理

五、领导临时交办的工作

1、临时事宜

2、临时交办适宜的范围

3、办事原则

4、注意事项

六、管理时间，提高效率（P154）

时间管理是指在同样的时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。

1、个人时间管理的技巧

用ABCD法则排出工作的优先等级，图2-4： 第三节

办公室日常事务管理

重要而紧迫工作，先做A。

重要而不急迫的工作，次之做B。

急而不重，再次之做C。

不重不急，暂不做D。

关键词：善于管理时间，提高工作效率。

七、办事的学问与技巧

秘书工作任务，“参与政务，管理事务”，即是当参谋，会办事。要做到会想事、会办事、办成事。

第三节

办公室日常事务管理

1、怎么样办好领导交办的事

• 办事要记住“三句话”（三要素）：

一是办什么事；二是什么时间完成；三是去哪、找谁办事等注意事项。

• 办事结果要“三比较”：两利相权取其重，两弊相权取其轻，利弊相权取其利。• 把握好办事“三形式”：办理单一事项；交叉办事；穿插办事。• 办完事向领导汇报“三注意”：不失真、不吹嘘、不邀功。

第三节

办公室日常事务管理 小结：

1、印信管理，专人负责

2、现金管理，遵守制度

3、时间管理，轻重缓急

4、事务管理，“三三三三”

关键词：认真准备、讲究方法、注重程序、提高效率、不急不燥。做老实人、说老实话、办老实事。

第四节 办公用品与设备的使用管理

了解办公用品订购、接收、管理的知识，掌握数码相机、扫描仪等的使用与保养。

一、订购、管理办公用品（略）

二、数码相机的使用

数码相机也称数字式相机，是光、机、电一体化技术的产物。

1、工作原理

数码相机的核心部件是CCD-图像传感器。它将光信号转化为模拟信号，再通过模数转换芯片转成数字信号，经压缩存入相机的硬盘卡，通过数据线传给计算机。CCD相当于传统相机的胶卷 第四节 办公用品与设备的使用管理

2、数码相机与光学相机的区别

数码相具有输出、即拍即显和声音记录功能。与传统相机相比，数码相机具有以下特点：

（1）感光不同。

（2）存储介质不同。

（3）图像质量不同。

（4）输入输出方式不同。

3、性能指标分析

（1）分辨率。分辨率越高图像质量越好。一般人物照200万像素即可；产品物体300万像素；专业摄影500万像素以上的相机。

（2）变焦。有光学变焦能力的镜头是好相机（3倍）

第四节 办公用品与设备的使用管理

（3）镜头。镜头的好坏控制着光圈大小，图像锐化好、色彩还原度好都取决于镜头取景能力。

（4）相当感光度。使用高感光度的相机拍摄光圈要小一点、或快门速度快一些；使用低感光度相机则相反。

（5）存储卡。当今的流行卡主要有：CF、MIC、SM、MS等。对于普通使用者选择128MB的或SM卡就可以。

（6）LCD显示屏。主要是取景、照片预览和菜单 第四节 办公用品与设备的使用管理

（7）连接方式。数码相机均使用USB接口来从相机下载照片，同时带有视频AV输出端子，以便在电视上欣赏照片。

（8）色彩位数。又称色彩深度。是用来表示颜色的二进制数的位数。它的值越高，表示的颜色越多，照片的图像越细腻、质量越好。一般普及相机色彩位数是16-24BIT,专业相机在24-36BIT。

（9）连续拍摄。数码相机在拍摄时，将光信号转为数码信号，并保存在存储介质上，每次需较长时间，所以拍摄速度不是很快。连续拍好。第四节 办公用品与设备的使用管理

4、实际操作。

拍照：从实际出发，选择相关设备，取景拍照。

数码相机与计算机连接：拍摄的照片必须由数据线导入到计算机中，才能作为图像素材通过应用软件进行处理。

编辑图片：常用的处理图片的软件是，Adobe

Photoshop和Adobe Photodeluxe，可以改变图片的色泽、亮度、清晰度等。

三、扫描仪的使用（略）

秘

书

—

国家职业资格四级

哈尔滨广播电视大学

邵英民

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2010年3月 第五节

信息管理

熟悉信息收集、整理、传递、存储工作的内容，方法与要求，能够及时、准确地收集、筛选、校核、传递、存储信息。提高信息素养和能力。

一、信息的收集

1、信息的含义。信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。是物质一种存在方式。

2、信息的特征。客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性、无限性。

3、信息的种类 第五节

信息管理

按照不同的标准，可以将信息划分为以下类型：

（1）按性质分为

自然信息和社会信息。

（2）按表现形式分为

语言、文字、声像、计算机语言、微缩信息。

（3）按内容和社会领域分为

政治、经济、文化、教育、军事、科技、体育信息等。

（4）按稳定状态划分为

静态、动态信息

（5）按在秘书工作中的作用分为

预测、动态、反馈信息等。第五节

信息管理

4、信息工作程序

信息工作程序为：收集、整理、传递、存储、反馈和利用等六个环节。

5、信息收集的渠道

大众传媒、图书馆、互联网、商家和客户、贸易渠道、信息机构、社会关系等渠道。

二、信息的筛选

1、信息筛选的含义

是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断其价值，决定取舍。

第五节

信息管理

2、工作中常备的信息资料

办公室常备的资料有：工具书、参考书、通讯录、报纸期刊、文献资料。

3、筛选信息资料的方法

（1）关注标题。

（2）复印、剪裁。

（3）网上检索。

（4）做资料卡片（摘记卡片）。第五节

信息管理

4、筛选信息的程序

（1）看信息来源

（2）看信息的标题

（3）看正文

（4）最后决定信息的取舍

经过筛选的信息要分别处理。选中的信息分轻重缓急加工处理利用；暂时不用的，进行暂存备查。

三、信息的传递

1、信息传递的方向

内向和外向传递。

第五节

信息管理

2、信息传递的要素

（1）信源

即信息的来源。分为原生源和再生源。

（2）信道。是传递信息的通道。

（3）信宿。是信息传递的终点。也叫信息接受者。要使信息能被利用，必须有接受者（个体、群体）。

3、信息传递的方法

（1）语言传递。（2）文字传递。（3）电讯传递。（4）可视化辅助物传递。第五节

信息管理

四、信息的存储

小结：

1、信息管理

含义、种类、工作程序、收集

2、信息的筛选

常备资料、筛选方法、筛选

3、信息的传递

方向、要素、方法

关键词：开阔视野，提升信息素养和技能。

第三章

文书拟写与处理

有关公务文书、事务文书与商务文书的拟写。

公务文书如通知、报告、函；事务文书：简报、会议记录；商务文书：意向书、订货单、产品说明书等。重点：公务文书

第一节

文书拟写

一、批转转发性通知

1、批转转发性通知，批转、转发、印发公文的通知，统称为批转转发性通知。这种公文是复合体公文。

2、公文含义

狭义一般指“行政”性公文；广义指行政性公文和应用性公文。（如：计划、调查报告、规定、办法等）

第一节 文书拟写

3、批转转发性通知的3种类型

（1）批转通知。是批转下级机关公文的通知。其特点是上级机关采用了下级的公文，一批转的形式通知下级，关键在于“批”字。

（2）转发通知。是转发上级机关或不相隶属机关公文的通知。应在上级机关同意后，以“转发语”的形式通知下级机关。关键在于“转”字。

（3）印发通知。是印发本机关或本机关与其他机关联合制定公文的通知。是以“按语”形式通知下级机关，重点在于“公布”。第一节

文书拟写

4、通知的拟写

批转转发性通知的结构是：

标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期＋转发文件原文

标题

（1）批转通知、转发通知常常采用四元素标题：

批转、转发机关＋原发文机关 ＋事由 ＋文种

（见案例）

（2）印发通知一般采用三元素标题：

发文机关＋事由 ＋文种

主送机关

即受文办理单位，要求顶格书写。

正文

与事项性通知相比，批转通知、转发通知、印发通知的正文比较特殊，其结构是：

批语（转发语、按语）+转发（印发）＋（意义+ 执行要求）

第一节

文书拟写

落款

落款位于正文之下，成文日期上。

成文日期

成文日期通常置于落款下。

批转、转发、印发 文件原文

这类文件发原文位于成文日期下，其标题居中排布。

二、报告

1、报告，是汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。

2、报告的特点

（1）汇报性。报告都是用来向上级机关汇报工作、反映情况的。拟写报告注意用“汇报工作”的语气。

第一节

文书拟写 语气。

（2）陈述性。此类公文在表达方式上，只能运用叙述和说明来陈述事项。

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

第一节

文书拟写

3、报告的类型

（1）汇报工作报告。内容包括：回报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算、汇报交办事项的结果等。

（2）反映情况报告。其内容包括：反映本机关、本地区发生的重大事件、带有倾向性的新问题、新现象、动向等。一般在发生特殊情况、较大事故、突发事件时采用这种报告。

（3）答复询问报告。它是被动行文，须要针对上级来文询问的内容或交办的事项进行答复。第一节

文书拟写

4、报告的拟写

报告的结构是：标题＋主送机关＋正文+落款＋成文日期

标题采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

如《哈尔滨电大学生学习情况的报告》

主送机关

直接上级机关，负责受理报告的机关。主送机关只有一个。还有的机关需要送则采用抄送。

正文

其结构是：发文缘由＋报告事项＋结尾

第一节

文书拟写

5、报告与请示的区别

（1）性质要求不同。汇报工作、反映情况、答复询问用报告，报告机关不必等上级机关的答复；请示则是为了某一问题请求上级指示或批准的公文。请示机关必须要等待上级机关明确回复。

（2）行文实现不同。报告可以在事前、事后或工作进行中行文。而指示必须在事前行文。第一节

文书拟写

三、请示

1、请示，是向上级请求指示、批准的公文。

使用请示要慎重，凡属本机关职权范围内或上级机关以往政策中明确的问题，应不在请示之列。

2、请示的特点

（1）一文一事。请示行文必须一文一事，这就是说，向上级请示解决问题，要一事行一个请示文。

（2）请批对应。没有请示就没有批复。一请示，一批复。而报告是没有批复的。第一节

文书拟写

（3）事前行文。请适应在问题发生或处理前行文。不可事后行文，先斩后奏。

3、请示的类型

请示可分为两种：

（1）求示性请示。是请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示。

（2）求批性请示。是请求上级机关给予批准、认可的请示。

这第二种请示是大量的。主要是涉及机构变化、人事任免、项目安排、财务等问题。第一节

文书拟写

4、示例分析—P241

5、请示的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期＋附注

标题一般采用三元素形式：发文机关＋事由 ＋文种

请示不能写单元素标题，以《请示》作为公文标题的写法是错误的。

正文的结构是：发文缘由＋请示事项＋结尾

开头 要说明请示的意义和根据；

事项 是正文的核心，请示事项应具有可行性和可操作性

结尾 “当否，请批示”、“妥否，请批复”等。第一节

文书拟写

四、问答函

1、函的概念

是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复。

2、函的类型

询问函、答复函两种。

3、示例分析

P246 例1、2

4、函的拟写要点

其结构是：标题＋主送机关＋正文＋落款＋日期

标题有两种形式:

发文机关＋事由＋文种

事由＋文种 第一节

文书拟写

正文结构是：发文缘由＋事项 ＋尾语

尾语

询问函尾语常用：“请速回复”、“请予复函”

答复函尾语常用：“此复”、“特此函复”

五、简报

1、简报的概念

是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反应情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“摘报”、“简讯”、“内部参考”等。

2、见报的特点

第一节

文书拟写

一是简明扼要。即内容集中、用途明确、篇幅简短、文字精练；

二是快捷迅速。讲究时效性，便于有关部门及时作出判断，指导工作。

三是内容新鲜。报道新情况、宣传新典型、提供新信息、表达新观点。

四是真实准确。内容真实可靠，准确无误。

3、类型

工作简报、会议简报、动态简报

4、示例分析

P251—

第一节

文书拟写

5、简报拟写要点

其结构是：报头＋报核＋报尾

（1）报头 它设在第一页的上方约占1/3的位置，下边用横线与正文隔开。包头包括以下内容：

简报名称、秘密等级、期号、编印单位、日期

（2）报核 即简报中间部分。结构是：

（按语）＋标题＋导语＋主体＋结尾

注意：文字简练、内容真实、针对性强、一事一报

六、意向书

P253略

小结：常用公务、事务文书5种。商务文书略。

1、批转转发性通知—批转下级文，转发上级文

2、报告—下级向上级汇报

3、请示—下级向上级请示

4、问答函—不相隶属机关就工作问题

5、简报—是汇报工作、交流经验、反映情况的事务文书

关键词：终身学习、开放式学习、创新性学习、网络化学习；

勤学、多写、善思

第二节

收发文处理

了解文书缮印、校对、传阅工作的内容和要求，能够高效率、高质量地缮印、校对、传阅文件。

一、缮印文件

（一）相关知识

1、含义

缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

2、文书缮印的要求

文字准确工整

符合文件标准

装订整洁牢固

底稿保存

注意保密 收发文处理

（二）工作程序

1、确定印制文书，不得擅自改动。

2、确定印制格式，注意字体大小。

3、打字、打印、复印、装订。

4、做好文件交接。

二、校对文书

（一）相关文书

1、含义

校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。收发文处理

2、校对的内容

（1）校订清样的错字、漏字、多字。

（2）规范文件的字体、字号。

（3）检查版式、标题、页码，行、字距。

（4）检查引文、人名、地名、数据等是否准确。

（5）检查版式是否与稳重格式统一。

3、校对的要求

（1）认真仔细，一丝不苟。收发文处理

（2）正确使用校对符号。

（3）一般要进行三个校次（1、2、3校）。

（二）工作程序

1、准备好原稿和校样。

2、选定校对方案。如：看校、读校、对校等。

3、核对校正。

三、用印—见第二章第三节内容

四、传阅文书 收发文处理

（一）相关知识

1、传阅的含义

在工作职责范围内传递阅读文件。

2、传阅要求

（1）迅速、准确送达阅文人。（2）传阅要分轻重缓急。（3）穿越顺序从管理层到一般人员。

（二）工作程序

第三篇：秘书基础复习题（精选）

《秘书基础》复习题（1---8章）

一、单选题

1．（B）是领导者决策、意图的实施者、行动者。A、作用客体 B．被领导者 C．客观环境 D．领导活动 2．农民与农民的领导者作用客体是（B）

A．农民的房屋 B．可种植的土地 C．农业收入 D.粮食

3、.秘书向来有“不管部”之称，下列属于“不管部”作用（B）C、文字把关 D．筛选文件

4、撰写市场预测报告时，常用（C）收集信息。A．媒体渠道 B．信息网络渠道 C．调查渠道 D．社会团体渠道

5、下列不属于信息资料传递的基本方式的是（C）

A．单向传递 B．相向传递 C．新闻传递 D．反馈传递

6、下列属于信息资料相向传递方式的是（C）

A．电视 B．新闻发布会 C．各种讨论会 D．广告

7、领导决策前，秘书应做好（A）辅佐工作。A．服务式 B．协调式 C．总结式 D．协助式

8、领导决策形成中，秘书应做好（D）辅佐工作。A．服务式 B．协调式 C．总结式 D．协助式

9、领导决策实施中，秘书应做好（B）辅佐工作。A．服务式 B．协调式 C．总结式 D．协助式

10．下列哪一项不是秘书部门检查督办工作作用的体现？（B）A．推动决策执行 B．优化机构设置 A．文书处理

B．选举人民代表的工作 C．矫正工作偏差 D．提高工作效率

11．下列哪一项不是秘书部门检查督办工作的一般方法？（A）A．责令法 B．程序法 C．受权法 D．分层负责法

12、检查督办工作就是通过监督、催促、检查来克服决策实施过程中的（B）。

A．错误内容 B．偏差因素 C．失误之处 D．疏忽只处 13．下列哪一项不是秘书检查督办工作程序的构成环节？（D）A．确定项目 B．检查督办 C．结果反馈 D．集体讨论通过 14．秘书部门的检查督办，能及时准确地（C）检查督办的情况，有助于领导及时掌握信息，采取行动。A．了解 B．报告 C．反馈 D．传达

15．沟通协调首先是（B）的职责范围，但大量工作往往由秘书或秘书部门完成。

A．秘书 B．领导人 C．相关业务人员 D．机关工作人员 16．沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织机能（D）的重要手段。

A．稳定性 B．协调性 C．有效性 D．整体性

17．在实际工作中，差异性越大，失调越严重，协调的难度（C）。A ．不变 B．适中 C．越大 D．越小

18．（A）主要是依据决策，对本单位人力、为了、物力、财力进行统一支配，平衡安排。

A．业务协调 B．内部关系协调 C．业务协调 D．事务协调 19．(D）是秘书沟通协调工作的首要特点。A．有效性 B．中介性 C．服务性 D． 附属性 20．（C）一般是领导人采用的协调方式。

A．渐变式协调B．突变式协调C．传达命令式D．协商式协调 21．秘书部门的调研，用时一般在（A）

A．十天左右 B．三个月左 C．半年左右 D．一年左右 22．下列说法中，不属于科学决策的一项是（D）A．一定要借助于“智囊团”的力量，发挥他们的辅助决策作用。B．一定要建立完整的决策系统和决策程序，不能随心所欲。C．一定要进行决策论证和可行性研究。D．一定要有丰富的实践经验作为先导。

23．下列有关秘书调研的说法中不正确的一项是（D）A．注重积累，减少调研的“量”，即减少重复调研或临时性调研的“量”。

B．科学决策的每个程序，都离不开秘书部门的调研。C．一般说来，秘书的调研总带有一定的专题性，泛泛调查难有结果。

D．秘书的调研是为领导决策服务的，不可能定出一个明确的目的和项目。

24．在对农村的调研中，首先应该了解的主要一项是（B）A 种子土壤肥料 B 现行农业政策 C 农业机械化 D 农村的多种经营

25．在调研的准备阶段，操作程序正确的一项是（C）A．明确目的，确定项目；掌握知识，收集资料；

组织力量，选配人员；制定计划，拟出提纲

B．制定计划，拟出提纲；明确目的，确定项目；

组织力量，选配人员；掌握知识，收集资料

C．明确目的，确定项目；掌握知识，收集资料；

制定计划，拟出提纲；组织力量，选配人员

D．制定计划，拟出提纲；明确目的，确定项目；

掌握知识，收集资料；组织力量，选配人员

26．下列调查方法不属于非普遍调查的一项是（B）

A．重点调查 B．个别调查 C．典型调查 D．综合调查

27．开调查会方式的优点是（A）

A．对象集中 B．保密性强 C．无时空限制 D．数据确切

28．下列选项中，不属于特尔斐方式特点的一项是（D）A．专家互不接触 B．反复反馈 C．函询形式 D．专家集体讨论

29．不属于收集书面材料的渠道的一项是（B）

A．互联网

B．出版公司

C．图书馆

D．档案库

30．某市政府要制定五年发展规划，宜采取的调查方法是（C）

A．典型调查 B．抽样调查

C．综合调查

D．重点调查

31．下列说法不正确的一项是（C）

A．在通常情况下，调查与研究是相互渗透的，呈交替、结合进行状态。

B．要对调查所得到的材料站在较高的角度去“俯视”，而不能“陷入”材料中拔不出来。

C．在分析研究中，调查者对手中的材料，不能进行加工制作，应保证其完整性。

D．在调查之前、调查之中和调查之后，都有分析研究穿插其中，随时思考，深化认识。

32．对分析研究要求做到“不唯上，不唯书，要唯实”，理解正确的一项是（D）

A．去掉上面的材料，去掉书上的材料，要实际材料。

B．不完全为了上级，不完全为了书本，要为了实际。

C．上级不是唯一的，书本不是唯一的，唯一是实际。

D.不一味地顺从上级，不迷信书本，而要实事求是。

33．分析研究要判断风险，理解有误的一项是（D）

A．不能解放思想，研究的方案就会保守落后。

B．不能正视现实，就会导致盲目蛮干。

C．既要解放思想，又要脚踏实地。

D．宁可保守一点，也不要冒风险。

34．对定性定量分析法理解正确的一项是（A）

A．专家调查法是定性分析，统计调查法是定量分析。

B．专家调查法是定量分析，统计调查法是定性分析。

C．专家调查法和统计调查法都是定性分析。

D．专家调查法和统计调查法都是定量分析。

35．下列不宜运用抽样调查方法的一项是（B）

A 民意测验 B 案件调查 C 物价调查 D 收视率调查 36．按会期分，会议可分为（D）和不定期会议。

A．集中会议 B.综合性会议 C.专题性会议 D.定期会议 37.按内容分，会议可分为（B）和专题会议。

A.集中会议 B.综合性会议

C.电话会议 D.分散会议

38．按召开方式分，会议可分为集中会议和（D）。

A.电话会议 B.内部会议 C.机密会议 D.定期会议

39、曹操当魏王时，设（D），其职责是“典尚书奏事”。A、秘书监 B、秘书省 C、秘书丞 D、秘书令 40、目前世界上发达国家的办公手段现代化已进入(C)阶段。A、起始 B、发展 C、完善 D、成熟

41、近来兴起的各级人民政府“电子政务”，更是秘书工作（B）的标志。

A、参谋职能化 B、管理科学化 C、办公自动化 D、办公手段现代化

42、（A）是领导活动的主体。

A、领导者 B、领导班子 C、作用客体 D、群众

43、（A）是一定集体或集团利益的代表者，对群众活动起着率领、引导、组织、指挥的作用。

A、领导者 B、领导班子 C、作用客体 D、群众

44、（A）指领导者领导社会各组织实现其目标所提出的确定意见。

A、领导意图 B、领导活动 C、领导班子 D、领导机关

45、从秘书工作本身的内容来看，秘书工作既有政务，又有事务，具有明显的（A）。

A、综合性 B、依附性 C、政策性 D、服务性

46、（C）的原则是秘书人员应具备的美德，也是处理好与领导关系的较关键的一条原则。

A、“职权划分，单向请示” B、“按规章制度办事” C、“不分亲疏，一视同仁” D、“通报情况，维护团结” 47.秘书应主动适应领导人的工作特点和生活习惯，这是在秘书方面贯彻（D）的具体体现。A、思想体系一致原则

B、知识互补原则 C、相互信任原则

D、相互适应原则

48、企业中的各类发票属于（B）信息。A、图像 B、数据

C、文字

D、语言

49、市场信息属于（C）信息。

A、图像 B、文字 C、动态 D、静态

50、过时的信息相对来说价值就小，甚至毫无价值，这一点体现了信息的（A）特征。

A、时效性

B、无限性

C、开发性

D、共享性

51、（C）是决策的依据，也是必要条件。A、决策者

B、决策对象 C、信息

D、文件

52、（A）是收集、获取信息的最基本方法。A、观察法

B、问卷法

C、协调法 D、询访法

53、信息的（C）是整个信息工作的最后核心。A、收集

B、储存

C、整理加工 D、利用

54、（D）是信息整理的最后步骤。A、筛选

B、校核

C、加工

D、编制

55、重要的信息资料一般采用(D)的方式传递。A、邮路传递 B、电信传递 C、新闻传递 D、直接送达

56、观察法最显著的特征是所获取的信息具有（D）的特征。

A、准确性

B、真实性

C、可行性

D、直接性

57、收集简单的、时间性强的信息，应采用（B）的方式为好。

A、面谈询访 B、电话询访 C、书面询访 D、以上都不对

58、再快的信息也有滞后性，因此秘书工作须把握（B）原则。

A、追踪原则 B、超前原则 C、选优原则 D、以上都不是

59、对信息材料修饰润色是属于信息整理的（C）程序。A、筛选

B、校核

C、加工

D、编制

60、决策的科学性的高低，取决于（A）的正确程序。A、决策机制 B、决策经验 C、决策条件 D、决策办法 61、决策是面向未来的，面临多种可能性，因此带有（D）的特征。

A、目的性

B、创造性

C、选择性

D、主观性 62、决策的核心要素是（C）。

A、决策机制 B、决策对象 C、决策者

D、决策结果 63、（B）是指被决定的问题，是决策的基础。A、决策机制 B、决策对象 C、决策者

D、决策结果 64、决策是人类社会特有的现象，是人类行为体系（B）中的一环。

A、单向循环 B、双向循环 C、横向循环 D、顺时针循环 65、狭义地讲，决策指（D）的决定。

A、秘书人员 B、公关人员 C、调研人员 D、领导者 66、决策方案的选择优化过程中，较为科学的选择方法是（A）。A、比较法

B、组合法

C、仿照法

D、推演法 67、秘书人员在决策中处于（C）的地位。A、主导

B、无

C、辅助

D、领导

68、秘书处于（A）部门，是领导的助手。A、中心枢纽 B、权力

C、协调

D、公关枢纽

二、多项选择题： 1．秘书部门处在组织的中心位置，因此成为（ABCD）的咽喉。

A．上情下达

B．下情上报

C．沟通左右

D．联系内外

2．秘书工作在领导活动中的（AC）作用有时是交叉或融合在一起的。

A.参谋 B．枢纽 C．助手

D．辅助协调

3、.秘书工作的“不管部”作用包括的内容有（ABCD）

A．围绕中心工作产生的任务。

B．临时发生的突击任务。

C．带全面性的任务或活动。

D．为领导服务的其他事项。4．下列属于上级信息的是（ABD）

A．党和国家的有关方针

B．有关的法令规定

C．所属范围内的重要工作进展情况 D．上级主管领导机关发布的指令性和法规性的公文

5．下列信息收集的渠道、方法中，属于根据获取信息的来源划分的是（CD）

A．媒体渠道

B．信息网络渠道 C．外部渠道 D．内部渠道 6．构成会议的要素有（AB）。

A.会议时间 B.会议议题 C.会议事件 D.会议结果

7．按规模分，会议可分为（CD）。

A.中央级 B.地方级 C.大型会议 D.中型会议 8．按功能分，会议可分为（BCD）。

A.专题性会议

B.信息交流会议

C.总结评比会议 D、研讨会 9．发会议通知的书面方式有（ABC）

A．请柬 B．信函 C．电话 D．报纸 10．小型座谈会中座位的摆法有（AB）

A．圆形 B．椭圆形 C．山字形 D．半圆形 11．确定会议场所的要求有（ABD）

A．大小适中 B．地点合适 C．人员集中 D．附属设备齐全

12、秘书工作的基本属性：（BCD）。

A、中介性 B、辅助性 C、政治性 D、服务性

13、秘书工作政治性主要体现在（BCD）A、辅助性 B、阶级性 C、政策性 D、机要性

14、领导活动的要素一般可概括为（ABD）。

A、领导者

B、被领导者 C、领导活动 D、作用客体

15、领导意图的产生是（ABCD）相结合的产物。A、马克思普遍原理与各项具体管理实践 B、上级指示与本组织的具体情况 C、领导与群众的智慧

D、管理活动规律与相关业务规律

16、秘书部门处在组织的中心位置，因此成为（ABCD）的咽喉。

A、上情下达 B、下情上报 C、沟通左右 D、联系左右

17、信息的主要特征（ABCD）。

A、开发性 B、共享性

C、无限性

D、时效性

18、秘书信息工作的基本要求有（ABCD)。A、准确

B、及时

C、全面

D、适用

19、信息成为信息资料的程序有（ABCD）阶段。A、筛选

B、校核

C、加工

D、编制 20、我国具体的信息传递途径有（ABCD）。

A、邮路传递 B、电信传递 C、新闻传递 D、直接送达

21、电信传递可以通过（ABCD）的方式传递。A、电话

B、网络

C、电报 D、电传

22、决策的基本特征有（ABCDE）。

A、目的性 B、创造性 C、选择性 D、边缘性 E、主观性

23、决策方案在实施过程中会出现主客观情况的变化，则追踪决策也相应有变化的是（ABD）A、重大修正 B、局部调整 C、全盘否定 D、改变原方案

24、秘书辅助决策的类型有（ABCD），A、服务性 B、协助式 C、协调式 D、总结式

25、科学决策的一般程序可分为（ABCD）几个阶段。A、确定目标 B、设计方案 C、评价选优 D、实施反馈

26、科学决策必须具备的要素有（ABCD）

A、决策机制 B、决策对象 C、决策者

D、决策结果

三、判断题（正确的打“√”，错误的打“×”）

1．为了维护公文的权威性并方便公文处理，国家规定了统一的公文格式。()2．为使上行文能及时得到处理应在文中多标注几个主送机关。()3．公文所具有的法定现实执行效用，是机关工作的唯一方式。()4．公文法定的权威性指对受文者产生强制性的影响。()5．不经签发者同意，任何人不能改动公文定稿的内容。()6．主题词的作用在于配合标题进一步简要而精当地揭示公文的内容。()7．公文是运用形象思维方式表达作者意见的文体。()8．联合行文时，有几个机关就应该标注几个发文字号.()9．公文的形成中间经过交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印，才能生效。()10．公文的成文日期是根据该稿完成的时间确定的。()11．与会者如果没有接到按规定应发的通知，可以对会议未按照法定程序办理提出诉讼()12．代表性会议一般是按照法定程序，定期召开的的会议.()13．小型茶话会应采用六角型或八角型布置。()14．粉红、橙色、黄色色调庄重、典雅。比较适合于严肃的工作会议。()15．会见、会谈时，一般主人在右，客人在左。()

16、在不同历史时期，“秘书”一词的含义是一样的。（）

17、领导者的行为、活动是随心所欲的。（）

18、参与决策是秘书的权力。（）

19、依附性在秘书活动中表现为服务性。（）

20、在社会主义市场经济体制下，民营企业，个体老板与秘书之间的关系是主辅关系。（）

21、领导意图是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心。（）

22、对于领导之间的分歧秘书应尽量予以缓和调解。（）

23、领导的层次越高，对信息综合性的广度要求也越高。（）

24、新闻发布会属于信息资料的单向传递。（）

25、在决策实施中，秘书是重要的协调者。（）

四、填空题：

1．决策这一环节，上面连者（），下面接着（）。

2．科学决策最核心的问题，就是（），以进行最正确的领导和管理。

3．决策方案的设计必须坚持（）原则，运用系统的观点，考虑到各种因素。

4．秘书在决策过程中，只能处于（）的地位，为决策者服务。

5、检查督办的目的在于解决实际问题，故其范围的界定应（），不宜过宽，也不应过窄。

6．检查督办为决策的正确贯彻起（）作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证。

7．检查督办起到克服官僚主义、提高（）的作用。

8．检查督办可以运用（）、（）、（）等手段，有效地克服官僚主义，从而促进组织运行的高效率。

9．所谓偏差，就是处在一定（）在运动中出现的偏离规定方向和运动轨道的现象。

10．行为差，比较多见的有（）和（）两种表现。

11．检查督办目的的明确性，有利于秘书部门确定检查督办的（）、（）和（），以便集中精力，及时准确地完成检查督办的任务。

12．程序法是检查督办最基本的方法，通常由（）、（）、（）三个环节构成。

13．沟通是信息的（），是手段，协调则是沟通的（），是结果。

14．协调就是使一系统内各相关的组织与个人的活动趋于（）与（）的一种控制，是一种行为。

15．所谓权益矛盾，主要是指各机构之间从（）、（）、（）角度所涉及的权利与义务之争。

16．秘书只是协调领导做好协调工作，必须在协调中努力体现（）。

17．协调工作就是要针对变化着的环境条件作重新达到（）。

18．协调的目的是组织整体的（），因此，它需要（）服从（）。

19．秘书的沟通协调工作，也就是一种（）的过程。

20．变通淡化矛盾的手段，实际上是矛盾双方自我失控后，秘书（）的协调。

21．公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在（）活动中，为行使法定职权 所制作的文件。

22．交拟的重点在交代（）上，即行文目的、对象和指导思想等方面，而不只是（）的要求。

23．议拟是公文形成的（）阶段，可分为三个步骤：领会领导意图、（）、拟写提纲。24．签发的权限，是指机关领导人签发文件的（）与（）。

25．公文的校对一般应经过（）、二校、三校和（）、看大样、签名付印、复查等程序。

26、秘书部门了解和掌握信息资料主要有两条途径，一是依靠（）；一是（）。

27、信息与情况的区别是：信息是事物运动状态的（）；情况是事物运动的（）。

28．在决策过程中，各级领导迫切需要解决的问题是变（）决策为（）决策。

29．在调查的准备阶段，首先要解决的问题是明确（），确定（）。

30．秘书的调查研究，主要有（）型调研和（）型调研两种。

31、一般说来，调查的方法可分为（）和（）两大类。

32．按照规定的（），对所有的调查对象进行全面调查，简称为（）。

33．问卷调查是以（）形式提出若干（）的问题来询问对象，让询问对象填写。

34．统计调查偏重于分析，其优点是使调查（）定量（）。

35．调查是研究的（），研究是调查的（）。

36．分析研究时，要把（）的坚定性与（）的灵活性结合起来。

37．在运用联系对比分析法时，通常用（）比较法肯定成绩，用（）比较法找出差距。

38．定性分析法也叫作（），主要是从分析对象的（）出发，研究其未来的变化。39．分析研究的过程，就是对材料去粗取精，（）、（）、由表及里。

五、问答题：

1、“有困难，找市长”与“有困难，找市场”各属于什么时期的领导活动？市长的作用能否完全被市场取代？为什么？

答： “有困难，找市长”属于计划经济时期的领导活动；“有困难，找市场”属于市场经济时期的领导活动。市长的作用不能完全被市场取代，因为市长作用的核心是决策，而市场作用的核心是控制，是领导活动的体现。

2、什么是信息处理？它包括哪几部分？

答：（1）信息处理是指对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和传递，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的制作改造过程。

（2）筛选；校核；加工；编制。

3、秘书和秘书部门在辅佐领导决策的过程中，怎样准确领会领导意图？

答： 秘书和秘书部门要善于领会领导意图，除正确理解领导的明确意见和指示外，主要靠秘书平时的积极思考，如“假若我是领导该怎样处理这个问题”、“领导平时处理这类问题主要采用什么方法“等，同时留心观察领导者的一言行，一举一动，仔细聆听领导者在会议上和非正式场合讲话中对某些问题的态度和看法，来领会领导的意图。秘书和秘书部门在辅助决策时要求领会领导意图，绝不是无原则地、盲目地去揣摩领导的心理，察言观色，见风使舵，按照领导的“口味”去出主意，提建议，这样的“参谋”有百害而无一益。秘书和秘书部门不应该迎合领导者片面的或错误的决断，为维护小集体利益而损害国家和人民的利益；更不能为了个人的私利而领导出“馊主意”，而应该成为领导的诤友，坚持党性原则，大公无私，这样才能正常、有效地发挥参谋作用。

4、简述我国秘书工作的发展趋势？（5分）

答：（1）参谋智能化趋势；（2）秘书工作管理科学化趋势；（3）办公手段现代化趋势；

5、简述秘书工作在领导活动中的作用？（5分）

答：（1）枢纽作用；（2）助手作用；（3）参谋作用；（4）辅助协调作用

（5）“不管部”作用；（6）“窗口”作用。

6、为什么说贯彻领导意图是秘书工作的核心？

答： 领导意图指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现目标所提出的确定意见。秘书人员是领导的助手和秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸，这就决定了秘书的职能活动要以领导意图为转移，其基点在于随时正确地领会掌握领导的工作意图，严格遵循、围绕领导工作意图，通过自己的调查研究、提供信息、参谋建议、撰写公文、协调处事、接待交往等职能活动，辅助领导工作，体现、贯彻领导意图。由此可见，贯彻领导意图是秘书工作的核心。

7、科学决策的一般程序是什么？（5分）

答：（1）调查研究、发现问题；（2）价值分析、确定目标；（3）判断推理、拟定方案；（4）风险预测、比较论证；（5）可行性分析、局部试行；（6）效用分析、追踪调查；（7）制定计划；普遍实施。

六、论述题：

1、秘书应如何与领导处好关系，这是每一个秘书从业人员十分关心并力求解决好的问题。试结合我国社会主义市场经济体制下，秘书与领导者关系的不同类型，谈谈你的看法。

答：（要点）

我国社会主义市场经济体制下，多种经济成分并存，秘书与领导者关系的类型归纳起来有：

（1）党政机关、国家企事业单位，领导与秘书的关系可归纳为以下三点：

 在组织上是上下级关系，秘书要遵守组织纪律，严格维护领导的权威，为领导提供各方面良好的服务。

 在工作上是同志关系，不是主仆关系，无贵贱之分，只有分工不同，都是为人民服务。因此，秘书与领导人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。

 在职能上是主辅关系，秘书协助领导工作，不能越俎代庖，但“寸有所长，尺有所短”，领导与秘书应当相互信任，相互支持，相互关心，相互补偿

（2）民营企业、个体老板与其秘书之间的关系是雇佣关系。在不违法违纪的前提下，秘书要绝对按经理、老板的意图办事。

2、秘书人员与具体的领导人应怎样相处？

答： 秘书如何处理好同具体领导人的关系，首先要明确秘书与领导人（指直接服务对象）之间是一种工作关系。这种工作关系，在职能上，秘书要为领导人服务，即做领导人工作上的助手和参谋，具体任务就是办文、办会和办其他的事；在组织上，秘书与领导人是上下级关系，领导人领导秘书，秘书执行领导人的指令。基于此，秘书与具体的领导人在相处时，应遵循以下四条原则：（1）思想体系一致的原则（2）知识互补的原则（3）相互信任的原则（4）相互适应的原则

七、案例分析题：

1、某公司王秘书从媒体上获知我国数处发生森林大火的信息，预测我国木材、纸张将大幅涨价，便建议公司大批购进纸张库存起来，不久公司赢利 10 万元。其后，他了解到在一次全国订货会上，传出机电产品从过去供不应求转到了供过于求的市场信息，于是建议公司加速销售库存机电产品，并对该类商品实行限购方针。此举使公司加速了资金周转，提高了经济效益。王秘书也被员工们称为“神算子”。

请结合秘书的信息工作对以上案例作出分析。

答：

信息是企业的命脉之一，这就要求企业秘书必须具有对信息的特殊敏感性，善于通过各种渠道发现有价值的信息，并能敏锐地掂量出它的重要意义，及时捕捉，向领导提供“预测性”信息。

以上案例中的王秘书之所以被员工们称为“神算子”，是因为他在实际工作中处处留心有价值的信息，并及时向公司提出建议，从而让信息产生了巨大的经济效益。

王秘书的这种对信息的超前预测，从秘书信息工作的特点来说，具有针对性和时效性；从秘书信息工作的原则来看，他把握了超前原则和选优原则；从秘书信息工作的基本要求来说，符合“准确、及时、适用”的要求。

2、7 月 6 日上午 9：00，乐乐商场的秘书小唐收到了一份来自西班牙国际商业杂志社寄来 的通知，内容是让乐乐商场派人去西班牙领取“国际优质服务和质量奖”。小唐迅速将此事报告了商场总经理吴名。吴名遂决定亲自去西班牙领奖，并让小唐负责安排筹措外汇、打点行装的事情。10：15，小唐又收到某公司送来的新款彩电样品，但该彩电的质量标准和有关技术指数却没有送来。针对此情况，小唐立即达电话向该公司索要了相关资料。11：00，一条“美国开发了用基因工程菌处理海上石油污染”的信息被送到了小唐的办公桌上。小唐觉得该信息对商场没多大意义，便没有保留。7 月 8 日上午，总经理吴名去西班牙领奖的准备工作已基本就绪。恰在此时，小唐又在《国际商报》上看到一条消息：西班牙国际杂志社是专门靠颁发优质服务和质量奖而牟利的，这种奖既无影响，也没有什么意义。她急忙向总经理报告了这 一消息，并建议取消去西班牙领奖的活动安排。建议最为总经理接纳，避免了不必要的经济损失。下午，小唐在另外一份报纸上看到一则《把假冒伪劣商品拒之门外，宜兴虹桥商场零售居全国前列》的信息，感触很深，遂根据本商场的实际情况，草拟了几点建议，并将这些建议送交给总经理吴名。三日后，吴名总经理作出决定，全面实施小唐秘书的建议。之后的几个月，商场的经济效益迅速好转。为此，吴名总经理当众嘉奖了小唐。

请问：

（1）在上述事例中，小唐遵循了哪几道信息整理的基本程序？

答：在上述事例中，小唐遵循了信息整理的筛选、校核、加工等基本程序。

（2）小唐在遵循这些基本程序的过程中，具体做了哪些信息整理工作？她为什么要这么做？

答：小唐在遵循这些基本程序的过程中，具体做的信息整理工作有：当小唐收到一份来自西班牙国际商业杂志社寄来的让乐乐商场派人去西班牙领取“国际优质服务和质量奖”的通知时，她迅速将此事报告了商场总经理吴名，因为小唐认为此信息与乐乐商场有关。

小唐又收到某公司送来的新款彩电样品，但该彩电的质量标准和有关技术指数却没有送来。针对此情况，小唐立即达电话向该公司索要了相关资料。当一条“美国开发了用基因工程菌处理海上石油污染”的信息被送到了小唐的办公桌上时，小唐觉得该信息对商场没多大意义，便没有保留，这实际上是小唐对信息的的筛选；当小唐又在《国际商报》上看到一条“西班牙国际杂志社是专门靠颁发优质服务和质量奖而牟利”的消息后，她急忙向总经理报告了这一消息，并建议取消去西班牙领奖的活动安排，此建议被总经理采纳，这是小唐对信息的价值进行了校核，从而避免了不必要的经济损失；小唐在另外一份报纸上看到一则《把假冒伪劣商品拒之门外，宜兴虹桥商场零售居全国前列》的信息时，认为很有价值，遂根据本商场的实际情况，草拟了几点建议，并将这些建议送交给总经理吴名，这是小唐对信息的加工。

（3）通过上述事例，请你谈一谈信息整理工作对企业的生存和发展具有怎样的重要意义？

答：通过上述事例，我们可以看出，信息整理工作对企业的生存和发展具有重要意义，信息整理工作做得好，能让企业及时把握好商机，获得巨大的经济效益；同时在关键时刻，还可以让企业减少一些不必要的损失。

3、一 张 纸 条

某年七月，洪峰多次袭击 C 市，该市从领导到群众都处于高度紧张、高度戒备状态。某日，防汛总指挥部的电话铃响了；长生桥附近的“巴耳垸”决口！接到报警，指挥部立即调兵遣将，奔赴现场。来到现场，只见大堤内的“子堤”被河水撕开一丈多宽的口子，决口处洪水垂直落差近三米。见到这种情形，指挥长焦急万分，赶紧指挥抢险队伍用草袋灌土堵口。但是装满土的草袋一丢进决口就被湍急的洪水冲走了；后来指挥长采纳一位老同志的建议，将装满大米的麻袋投入决口，想通过大米膨胀来堵住决口，也未奏效。眼看着一包包雪白的大米扔进水里，秘书小胡悄悄地塞给指挥长一张纸条，上面写着“该'巴耳垸'面积十五亩，去年早稻总产量八千四百多斤；该段大堤通过整治已达五十年一遇防洪工程标准。”看完这个纸条，指挥长立即下令：“停止堵口”。听到命令，大家愕然。指挥长才慢慢道了原委。原来，投入水中用来堵口的大米已远远超过该垸去年的早稻总产量，而且“巴耳垸”的决口并不会影响大堤的安危。事后，在抗洪抢险表彰大会上，胡秘书因参谋有方，得到了重奖。

答： 当秘书发现领导的决策出现偏差以后，如何处置？除了胡秘书的方式，还可设想出若干其他方式：

（1）直截了当地向领导进言，要求领导下达停止堵口的命令；

（2）按照层次管理的原则，由秘书向办公室负责人反映；

（3）作壁上观，认为秘书只管服务，决策是领导者的事，“翻船了我是拉纤的，起火了我是住店的”。三种方式，哪种恰当呢？

我们认为，上述处置方式均有不妥之处。

（1）方式一尽管出发点是好的，但超越了秘书的服务职能，干扰甚至包办了领导的决策，特别是在公众场合采用当场直言的激烈方式，领导者的威信将受到严重伤害，即使是正确的意见，也令人难以接受；

（2）方式二在一般情况下可以采取，但在抗洪抢险的紧急情况下，特别是当一包包大米无谓地扔到水中的时候，如果还是按部就班、逐级反映，则会贻误时机。

（3）方式三则是一种缺乏事业心和责任感的表现，没有很好地履行秘书参谋职能。秘书小胡采用递纸条介绍情况的做法是比较得体的：第一，及时地为领导决策提供情况，体现了秘书的服务职能；第二，提供的情况包含“停止堵口”的潜台词，体现了秘书的参谋取职能；第三，“停止堵口”的命令让指挥长下达，理由让指挥长向周围的人们说明，既维护了领导的尊严，又符合秘书工作从属性的特点，领导和秘书都不失其身份。

4、小孙从大学中文系毕业应聘到某机关担任秘书，自恃在大学时曾经在校刊上经常发表一些诗歌和散文，心里想在机关里写这些四平八稳的公文应该是一点不费力的事。一次，机关领导分配给小孙一项任务，写一份在某地农村实行退耕还林、发展果林经济的实施意见，并交代了机关领导对这一问题的指导性意见，还要求小孙到该地进行实地的调查。小孙接受了任务，花了一天的时间，到该地走马观花地看了一下，当地的农林负责人也向小孙吹嘘了本地多种经营的“成功经验”。回到机关之后，小孙就党和国家的农业政策、国内外的农林现状进行一番观照，富于激情地描绘了实行退耕还林后的美好图景，文章写得得心应手。可是，当领导将这篇文章看到一半，就提出了否定的意见，并要小孙回去后能看一看有关秘书公文写作的书籍，向有经验的“老秘书”请教，并作深入的调查，写出一篇有分量、有实际内容的实施意见来。小孙按领导的要求，认真地学习，虚心地请教，深入地调查，没过多久，一篇 8000 多字的实施意见获得了领导的审核通过。

（1）在这个案例中，小孙的第一稿为什么遭到领导的否定？

在第一稿中，小孙没有搞清公文写作与文学创作的区别。公文是一种特殊的文章，写作过程中，除了要遵循文章写作通则以外，还必须遵循一些特殊要求，如符合客观实际，实事求是，讲求实效；用语要严谨庄重，平实得体等。

（2）领导为什么还要小孙再去作一次调查？

第一次调查中，小孙只是走马观花地看了一下，并未了解到实际情况。这对公文的制作不仅没有好处，反而还有坏处，因为虚假不实的材料写进公文，会给工作带来误导。领导要求小孙深入调查，就是要了解实际情况，掌握第一手材料，为拟稿奠定基础。

5、小王是××区教育局办公室的文书，平时办事很得领导的信任，只是在公文写作上不太用心去考究，认为基层单位的行文，只要把意思表达清楚就可以了，大可不必去讲究公文的程式，结果常常在工作中出些小麻烦。一次，教育局为了深化教育改革，决定将局下属的校办企业管理科更名为校办工业公司，局领导要小王向上级拟写一份请示。小王是这样写的：

关于××区教育局校办企业管理科更名的请示报告

××区委、区政府、区经委：

经局务会议讨论通过，决定将局校办企业管理科更名为××区校办工业公司，原该科科长刘××同志任总经理。

以上请求如无不当，请即批复。

××区教育局

2005 年 5 月 15 日

这份请示送出之后，很快被退回。你能找出它的毛病吗？从中能得到什么启示？（1）这份请示至少有以下几个错误：标题的单位与事由杂糅；生造文种；多头主送；请示平级；结尾不合作者本意，表达有误。

（2）由该案例可以看出，即使是基层单位的文秘人员，也必须严格地遵循公文的办文规范。因为正确遵循公文的撰拟和规范地处理公文，有利于加强对公文的传递过程的控制，确保公文传递的快捷、准确、有效，有利于机关正常工作的开展，提高行政办事效率。

6、我们党历来重视调查研究工作，历代党的领导人都在不断地强调调查研究，并且以身作则。毛泽东同志早年就深入农村，了解农民的社会经济状况，积累了大量的革命经验，为领导中国革命奠定了基础；解放后，他非常重视秘书人员的调查研究工作，亲自向身边的秘书人员压担子、分任务，要求秘书人员到全国各地进行调查。他曾为秘书人员制定了五条守则，即一要保密，二要不摆架子，三要宣传，四要提高警惕，五要调查研究，说明了他对秘书人员进行调查研究工作的重视。邓小平、江泽民、胡锦涛等中央领导人也是非常重视机关工作人员的调查研究工作，并经常率领有关人员深入全国各地进行调查研究，了解人民群众的生活疾苦和各项政策的贯彻情况。在 2003 年的“非典”、2004 年初的“高致病性禽流感”流行期间，中央领导冒着生命危险，深入疫区进行调查研究，解决实际问题，鼓舞了广大人民群众和疫情作斗争的积极性。这些都可以从中看出，作为机关工作人员，尤其是党政机关的秘书人员，调查研究是一项非常重要的基础性工作，我们必须引起高度重视。

问题 1：毛泽东同志早年是这样进行调查研究的？提出了什么著名论断？

毛泽东同志在土地革命时期，深入江西农村进行社会调查，了解农民的社会经济状况，写下了《中国社会各阶层分析》等著作，并提出了“没有调查就没有发言权”的著名论断。

问题 2：在新时期，中央领导人在调查研究方面起了怎样的表率作用？

分析：在新时期，邓小平、江泽民、胡锦涛等中央领导人也是非常重视机关工作人员的调查研究工作，并经常率领有关人员深入全国各地进行调查研究，了解人民群众的生活疾苦和各项政策的贯彻情况。甚至冒着生命危险，到抗洪抢险第一线或深入疫区进行调查研究，了解情况，解决实际问题，也为制定党和政府的各项方针政策奠定了事实基础。

7、2005 年夏，安徽省合肥市在全市范围内掀起了一场拆除违章建设的热潮，引起了社会各界的关注。合肥市政府组织调查人员对该市市民、部分企业和政府部门进行了调查，结果表明，市民、企业和政府多持支持态度，并希望政府把拆违活动进行到底。调查人员对合肥城区 80 户居民进行了电话、街访调查，97%的市民知道合肥市的这次拆违工作，87%的被调查者表示会积极响应市政府的号召。在问及“这次拆违工作政府安排的进度是否合理”时，93%的被访市民认为比较合理；72%的市民建议拆违后要加大执法力度；17%的市民认为 搞好拆违前的宣传教育、说服引导很有必要；45%的市民认为监督员是巩固拆违成果的好方法。调查人员对该是 15 家企业的负责人进行了问卷调查。结果发现，所有的企业家都采取了积极响应的态度，在企业内部召开拆违动员大会，宣读市政府文件，做职工的思想教育工作。为了配合这次拆违行动，60%的企业已经自拆了各自的违章建筑。在调查中，各区政府、街道就怎样保持政策的连续性，今后更加规范搞好市政建设等问题，希望市政府通过调查研究，加强政策研究，尽快出台拆违细则，使今后的现代化大城市建设有章可循。

问题 1：调查人员采用了哪些调查方式？

分析：调查人员根据调查对象的不同，分别采取了不同的调查方式：对居民采用电话、街访的形式；对企业负责人则采用问卷调查的方式。

问题 2：主要采用了什么调查方法？

分析：主要采用重点调查的方法。在全市范围内，调查人员选取市民、企业和基层政府三个调查对象，都是与拆违工作有密切联系的重点，从他们的表述中所得到的信息，是能够较为准确地反映市民对拆违工作的态度，并为今后这项工作的可行性研究及新政出台打下基础。

8、一些秘书人员搞调研，连最基本的调查方式都不懂，有的先给农民群众讲一通大道理，有的“东一鎯头西一棒槌，还有的和农民聊些无关正题、无关紧要的话题，不知道从什么地方去引导农民讲真话、讲实话。结果，大道理把农民吓住了，问到什么话，回答都是”党的政策好啊“"感谢党！感谢政府”“好得很嘛” “那上级关心的很嘛”等等，听不到实话，得不到收获，所收集的都是一些廉价的“赞扬声”。你问不到点子上，农民也答不到点子上，你问人家家里几口人，人家就告诉你几口人，养了几只羊，就答几只羊，问话的人感到没趣，答的人也感到你无聊，甚至有些东拉西扯，再加上有的调查人员不会转移话题，访谈进入死胡同，这样当然收集不到什么好的材料了。还有的秘书在调查前不列提纲，不做调查准备，不阅读相关背景材料，在基层跑了几天，回来后发现还有些要用的东西没调查清楚。秘书人员应该学习和掌握调查研究的一般常识，如调查的重点是什么？目的是什么？怎样问话？怎样引导？怎样启发被调查对象说真话、说实话？凡此种种，都要靠秘书人员实地体察，摸索出一套调查研究的“绝活”来。

问题 1：秘书在调查访谈中，应当做到哪些？

分析：（1）应当有眼睛向下的虚心态度，与老百姓做朋友，拉近与访谈者的距离；（2）要有灵活的访谈技巧，引导对象说实话、说真话，提供有价值的材料。

问题 2：文秘人员如何做好调查前的准备工作？

分析：（1）明确目的，确定项目。（2）掌握相关知识，收集有关资料。

（3）制定计划，拟出提纲。

8、天地公司李经理要求公司张秘书将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据整理好，下班前交到经理办公室，明天开会使用。下班前一小时，张秘书将从杂志、网络、报纸上辛苦收集来的有关十大公司最近五年的所有信息都复印和打印好，把将近百页的材料摆到了李经理面前。李经理翻看后，生气地叫张秘书重做。

问：请你从信息的角度分析，李经理为什么会生气？张秘书应该怎样做好这项工作？

（1）张秘书的信息工作做得很好、很仔细，但他没有对收集的信息进行整理加工，只是把信息罗列简单地起来，内容多、数量大等，领导当然不满意。

（2）张秘书应该：首先，筛选信息；其次，要校核；接着进行加工；然后进行编制；最好是对所有信息按照一定的规律性制成图表，使人一目了然，便于利用。

．、

第四篇：保育员技能复习题

视频类

晨检工作：

工作失误1：保育员没有按照日托园晨检的方法给幼儿进行晨检。正确做法：一摸、二看、三问、四查。

工作失误2：保育员没有对幼儿带来的药物做好登记，还随意把药物放在桌子上。正确做法：保育员要对婴幼儿带来的药物作详细的登记，并将它们放在婴幼儿够不到的地方。工作失误5：没有填写《幼儿园晨检记录表》。正确做法：应根据晨检情况认真填写好《幼儿园晨检记录表》。全日观察重点：全日观察重点是婴幼儿的精神、食欲、大小便、体温及睡眠等。

进餐工作：

工作失误1：有一个小朋友打翻饭碗，饭菜撒满一地，保育员只清扫干净，没有进行随机教育。正确做法：保育员应了解事情的原因，以不影响婴幼儿的食欲为前提，帮助婴幼儿掌握正确使用餐具的方法，培养良好的进餐习惯。

工作失误2：对挑食的小朋友只是大声批评没耐心教育。正确做法：保育员应根据婴幼儿的进餐心理特点，提高婴幼儿的进餐兴趣，培养良好的进餐习惯。照顾体弱儿进餐的基本原则：（1）区别体弱儿与正常儿。（2）根据体弱儿的特点进行个别照顾。（3）循序渐进地养成体弱儿的良好饮食习惯。（4）照顾体弱儿的进餐需要，但不强迫体弱儿进餐。

盥洗工作：

工作失误1：地面没有保持干爽。正确做法：应该保持盥洗室地面清洁干爽，防止幼儿滑到，将水池前的地面铺上渗水地垫。

工作失误2：肥皂、洗手液的数量不够。正确做法：应准备足够的肥皂或洗手液，数量与水龙头的数量相同或隔一个水龙头一个。盥洗的组织：（1）分组；（2）保育员的位置；（3）盥洗人员的安排；（4）保育员对盥洗幼儿的帮助；（5）检查幼儿盥洗的质量；（6）组织盥洗室外的婴幼儿；（7）随洗随吃；（8）对个别婴幼儿的照顾。洗手的正确方法：1.洗手时，要求并指导婴幼儿双手略向下，避免水顺着手臂倒流弄湿衣袖；2.应轻轻拧开水龙头，水流不能太大；3.应将手心、手背、手腕浸湿，然后搓肥皂；4.最好搓出泡沫，使手心、手背、手指缝都被肥皂洗到；5.用清水将手冲洗干净，关好手龙头；6.用毛巾将手擦干。

饮水工作：

工作失误1：饮水桶清洗不彻底。正确做法：应该每天用洗涤剂清洗饮水桶，做到里外都洗净，再用清水里外漂洗干净，用消毒剂擦拭水龙头出水口，保证饮水清洁。

工作失误2：水温不适宜。正确做法：保育员应根据天气的情况做好饮用水水温的控制，夏天应尽早打水，使水降温，确保幼儿喝足够的凉白开。准备饮用水的注意事项：（1）开水不进教室；（2）婴幼儿喝水前应先空放一两杯饮用水，并舍弃；（3）保育员应注意补充饮用水时的安全，避免碰撞、绊倒或烫伤婴幼儿。

睡眠工作：

工作失误4：保育员不应要求幼儿起床后先叠被子再穿衣服。正确做法：先指导幼儿穿衣，然后再指导幼儿整理床铺。

工作失误5：保育员没有对幼儿整理床铺进行指导，也没有对寝室做进一步的检查整理。正确做法：保育员应指导幼儿用正确的方法整理床铺，并在幼儿离开寝室后做进一步的检查整理工作。预防和矫正婴幼儿遗尿症：（1）唤醒排尿；（2）避免过度疲劳，控制饮水量；（3）消除导致婴幼儿精神紧张不安的因素；（4）进行行为治疗和药物治疗。发现婴幼儿睡眠问题的注意事项：（1）保育员在婴幼儿睡眠过程中应不断巡视，仔细观察，及时发现问题。（2）无论婴幼儿在睡眠中出现什么不良习惯或突发的疾病，保育员都应态度和蔼，全力以赴地进行解决。（3）保育员应持之以恒地纠正婴幼儿不良的睡眠习惯和睡眠中的不良行为，但切忌操之过急。（4）保育员应做好家长的工作，了解婴幼儿的睡眠情况，共同配合使婴幼儿养成良好的睡眠习惯，改正不良的睡眠行为，促使婴幼儿健康成长。

音乐活动：观看案例演示片2遍，答出保育员在配合音乐教育活动中出现的3个工作失误，并答出相应的正确做法。保育工作记录有哪些注意事项？

工作失误1：幼儿来到音乐室才打开窗户通风。

正确做法：应该要提前开窗通风透气一段时间，以保证室内空气清新。

工作失误2：没有在活动前了解活动计划，按教育活动要求摆放好器材（乐器）。正确做法：应该每周伊始了解周教育目标。提前做好材料准备。工作失误5：没有及时准确做好保育工作记录。

正确做法：应该根据活动的实际情况客观、及时、准确、详细填写。

保育工作记录注意事项：记录要及时准确，应客观、真实地反映儿童活动的本来面目。

美术活动：观看案例演示片2遍。答出保育员在配合美术教育活动中出现的其中3个工作失误，并答出相应的正确做法。美术活动后应如何处理婴幼儿的美术作品？

工作失误1：保育员没有协助教师做好美术教育活动前的教具和材料的准备，活动开始后才发放擦手的毛巾。正确做法：应该在活动开始前就将纸、笔、浆糊、和擦手布等材料准备好。工作失误5：保育员让幼儿的作品随便放在课桌上，没有归类、整理。

正确做法：应及时把幼儿在活动中的作品，特别是有保留价值的作品及时的归类整理，标上日期姓名，收到档案袋中。

工作失误6：教师与幼儿离开活动室后，保育员没有做好活动场地的清洁卫生工作。正确做法：应在教育活动后，认真仔细的做好活动场地进一步的清洁卫生工作。

美术活动后婴幼儿作品的处理：美术活动后应将婴幼儿的作品进行归类、整理，标上日期收到档案盒中，以便日后查阅。

数学活动：观看案例演示片2遍，答出保育员在配合数学教学活动中出现的期中2个工作失误，并答出相应的正确做法。在配合室内教育活动的准备工作中，保育员如何与教师共同做好教育活动前的精神准备工作？ 工作失误1：保育员将不认真听讲的幼儿拉出活动室进行批评。

正确做法：保育员应掌握个别幼儿的真实情况，有针对性地给他们以帮助和指导，如轻轻地走到他们旁边，用手轻拍幼儿的肩膀，或用眼神示意等。

工作失误3：保育员活动前没有认真准备好每一份教学操作教具。

正确做法：保育员应该在教学活动前清点、检查、配齐每一份数学操作教具，保证教学活动能够顺利进行。教育活动前的精神准备工作：

1.保育员应根据教育目标协助教师启发幼儿对将要进行的活动进行思考；2.协助教师稳定幼儿的情绪；3.照顾个别幼儿和体弱幼儿；4.与教师共同创设一个和谐、宽松的活动氛围。

科学活动：观看案例演示片2遍。答出保育员在配合科学教育活动中出现的其中2个工作失误，并答出相应的正确做法，此次科学活动前应做哪些准备工作？

工作失误1：保育员在活动前没有根据活动需要准备好活动材料。

正确做法：提前了解教育活动的要求，协助教师布置活动场地，较好教具、材料、物品等准备工作。工作失误2：保育员没有及时帮助教师去找铁块，导致教育活动中断。

正确做法：保育员应及时观察教师的行为和及时了解教育动态，及时与老师沟通共同搞好教育活动。准备工作：（1）了解本次教学活动的目标要求。（2）根据本次教学活动的要求，与教师共同设计和布置活动的场地，摆放好集中演示观察的桌椅和分组实验的桌椅，做好教具材料的准备。（3）根据活动的需要和教师的要求，报集中演示和分组实验要用的容器、浮沉材料、水摆放到指定的位置上。（4）与教师共同做好科学活动前的精神准备。

语言活动：观看案例演示片2遍，答出保育员在配合语言教学活动中出现的期中2个工作失误，并答出相应的正确做法。在配合室内教育活动前包括哪些准备工作？

工作失误1：活动即将开始看教师的教案，了解活动的内容。

正确做法：每周伊始，了解本周的周教育目标及每日教育活动的目标，根据目标要求，做好前期的准备。工作失误2：保育员没有协助教师做好语言教育活动前的教具和材料的准备。

正确做法：提前了解教育活动的要求，协助教师布置活动场地，做好教具、材料、物品、图书等准备工作。室内教育活动的准备：

1.每周伊始，了解本班的周教育目标及每周教育活动的目标，根据目标要求，做好前期的准备。2.根据每个教育活动的不同要求，与教师和幼儿共同设计和布置活动场地。3.根据活动的需要和教师的要求，把教具和物质材料摆放到指定的位置上。4.与教师共同做好室内教育活动前的精神准备。

室内游戏活动：观看案例演示片2遍。答出保育员在配合、参与指导室内游戏活动中出现的其中2个工作失误，并答出相应的正确做法。保育员指导个别婴幼儿参与活动有哪些注意事项？

工作失误2：保育员在对搭积木的小孩进行指导和帮助时，时机没有掌握好，客观上干扰了孩子的活动。

正确做法：在不去干扰幼儿活动的情况下，允许孩子有机会自己去尝试，让他在重复的搭建过程中锻炼搭积木的技能，并感受到玩积木的快乐。

工作失误3：保育员不恰当处理幼儿争执事件，幼儿发生争吵的时候充当了“裁判员”的角色。这种做法，容易使幼儿养成了过分依赖的毛病，稍有小事就找保育员，有时调解得不好，使幼儿不满，降低保育员在幼儿心中的威信，没有达到教育的效果。正确做法：保育员应该对孩子说：“老师相信你们能够一个好办法来解决这个问题，你们想想应该怎么处理好呢？”给孩子留有依靠自己的力量解决问题的机会，从而锻炼了幼儿自己解决问题的能力。解决游戏和教学活动中出现的问题有以下注意事项：

1.在游戏中教学活动中，保育员应注意观察婴幼儿的活动，找出问题的真正原因。2.重视孩子的个体差异，解决问题的方式应因人而异。3.改进活动的内容和方式方法，使之更加符合孩子的特点和兴趣，减少问题的出现。

户外体育活动：观看案例演示片2遍，答出保育员在配合户外体育教学活动中出现的期中3个工作失误，并答出相应的正确做法。在配合室外教育活动，保育员给婴幼儿增减衣服有哪些注意事项？ 工作失误1：保育员在游戏活动前没有将活动场地清理干净，没有准备好护垫。

正确做法：应在活动前了解清楚活动所需要的场地、设备和材料的基本要求，并进行初步的检查准备工作。工作失误2：没有帮助幼儿检查衣服和鞋袜，也没有提醒、帮助幼儿减脱衣服、擦汗。

正确做法：保育员应帮助幼儿检查衣服和鞋袜，并及时根据幼儿的活动情况提醒、帮助幼儿减脱衣服、擦汗。工作失误3：保育员没有为幼儿每人准备一条擦汗巾

正确做法：保育员为幼儿每人准备一条擦汗巾，而且擦汗巾专人专用。

注意事项：在婴幼儿户外活动前保育员要根据气温和活动内容为婴幼儿准备户外活动的服装；在活动中注意观察体弱儿和肥胖儿的情况，根据婴幼儿的活动情况为其增减衣服。

户外游戏活动：观看案例演示片2遍，答出保育员在配合户外体育教学活动中出现的3个工作失误，并答出相应的正确做法。保育员照顾体弱儿有哪些注意事项？

工作失误1：保育员在活动时没有及时提醒幼儿遵守活动规则。

正确做法：保育员应在活动时及时向教师反映幼儿的情况，提醒幼儿遵守活动规则，注意安全。工作失误2：保育员没有帮助幼儿检查衣服和鞋袜，没有检查幼儿衣服里是否有异物。正确做法：保育员应在活动前帮助幼儿整理装束，发现问题及时解决。

工作失误3：保育员没有为幼儿每人准备一条擦汗巾，没有根据幼儿的活动情况提醒、帮助幼儿减脱衣服、擦汗。正确做法：保育员应在活动中及时了解幼儿身体上的不适，对其及时采取相应的措施。如：给活动过度的幼儿擦汗、换干净的衣服，喝适量的水，提醒其做适当的休息等。

保育员照顾体弱幼儿的注意事项：应该格外细致精心；平时应加强其身体锻炼，增强抵抗力；注意与家庭教育配合。

案例分析

案例一：小三班华华小朋友腹泻，经医生诊断为细菌性痢疾。保育员方红连忙进行一系列清洁消毒工作。其中包括：用0.8%过氧乙酸对室内地面和1.5米以下墙壁喷雾消毒20分钟；用3%煤酚皂溶液（来苏水）浸泡患儿用过的便盆2小时。

你认为保育员的做法正确吗？如果是你，会如何处理这种问题？

答案：保育员的做法是错误的，消毒液浓度过高，消毒时间太短，墙壁消毒高度不够。正确做法是过氧乙酸浓度应为0.2%～0.4%，消毒时间应是30分钟，墙壁消毒大于或等于2米。

案例二：小二班刘某小朋友下楼梯时滑到了，啼哭，保育员林某看了看，见刘某头部微肿无出血，就轻轻地给他揉了揉，说“没关系，勇敢些，不要哭”。餐后，刘某出现了呕吐，林某问：“肚子不舒服吗？喝点水，漱漱口就好了”。随后请扫了呕吐物。

1、试述保育员的做法正确吗？

2、运用相关知识，结合自身的实践谈如何正确处理幼儿头部摔伤。答案：

1、保育员的操作错误

2、保育员错误地方：不重视头部摔伤，没有按照正确程序进行观察，错把呕吐作消化道疾病处理。

3、正确处理：对于头部摔伤未见出血的情况，要密切观察24小时。观察中有下列症状，应急送医院救治：恶心、呕吐、剧烈头痛、眼耳鼻出血、抽风、麻痹、语言障碍、意识丧失等。

案例三：小一班杨某小朋友体温39.6℃，突然眼球凝视，双手握拳，唇青紫，意识丧失，保育员王某估计可能是高热抽搐，马上把孩子平放在床上，然后用手指按压其人中沟下三分之一穴位，并用力撬开其紧闭的牙关，把毛巾塞进口腔内，随后即送医生处理。

上述保育员的做法正确吗？说说如何正确处理小儿惊厥。答案：保育员判断是幼儿高热抽搐是正确。错误的地方：（1）平卧。（2）按压位置。（3）用力撬牙关。正确做法：（1）让患儿侧卧，便于及时排出分泌物，防止异物入气管。（2）松开幼儿衣领、裤带，保证血液循环畅通。（3）轻按患儿抽动的上下肢，避免幼儿从床上摔下。（4）用勺子或把毛巾等物扭成麻花状放于患儿上下牙之间，以防咬伤舌头。（5）用针刺或者重压人中沟上三分之一处，并随时擦去幼儿口腔、鼻腔分泌物。（6）急救同时做好去医院的准备工作。

案例四：分析下案例中保育员做法的错误之处，并答出正确做法。午睡时，保育员何某一边大声督促幼儿快闭上眼睛好好睡觉，一边取来水桶，对寝室地面进行洗擦。答案：保育员的做法是错误的。（1）清洁时间不对；（2）清洁方法不对；（3）大声说话不对。正确做法：（1）应等幼儿起床后或睡前才拖地；（2）不应用水冲擦，而应用半干的拖把清洁地面；（3）组织幼儿睡眠应动作、声音轻柔，避免大呼小叫。

结合实践谈做法：

结合实践谈做法一：常见的呼吸道传染病有哪些，结合实际谈谈发生呼吸道传染病期间，你是如何做好消毒工作的？ 答：（1）常见的呼吸道传染病主要有：流行性感冒、水痘、病毒性腮腺炎、猩红热、手—足—口症等。（2）结合工作实际谈所在园主要 过哪些传染病，在此期间，如何根据具体的传染病进行消毒方法。

采用的方法主要有①开窗通风消毒：对幼儿的活动场所及睡室进行开窗通风3小时；②紫外线消毒：在保健医生的指导下，用紫外线灯对有关场所进行紫外线照射消毒；③药物消毒。

结合实践谈做法二：幼儿溺水，保育员如何进行现场处理？怎样预防类似事故的发生？

答：进行现场急救：首先为落水儿童倒水；其次进行人工呼吸；如果溺水儿童的心跳停止，在人工呼吸的同时要进行胸外按压。

预防：教育幼儿不要在距离水边较近的地方玩耍；游泳要注意安全，不在水流急的地方游泳；也不要在饥饿、疲劳的情况下游泳；游泳前要做好充分的准备活动；遇到同伴溺水时要学会呼救。

结合实践谈做法三：培养新入园的婴幼儿独自入睡的习惯。

答：

1、消除新婴幼儿对睡眠的恐惧感，带领新入园的婴幼儿参观寝室，认识自己的床铺和寝具，并让婴幼儿频繁地在自己床周围逗留，使婴幼儿对新环境产生安全感。

2、帮助入睡困难的婴幼儿，对新入园入睡困难的婴幼儿保育员应有耐心，理解婴幼儿的心情，尽量满足他们的要求，如坐下来，轻拍婴幼儿，陪伴他们入睡。

3、保育员应允许新入园的婴幼儿带自己喜欢的物品入睡。

4、当婴幼儿适应新环境后，保育员可逐渐减少陪伴婴幼儿的次数，也可视婴幼儿的具体情况逐渐拿掉陪伴婴幼儿的玩具，让婴幼儿学会独立入睡。

结合实践谈做法四：结合实际工作，谈谈保育员应如何解决婴幼儿在游戏和教学活动中出现的问题？ 答：

1、认真观察和了解婴幼儿的行为，正确分析和认识在游戏和教学中出现的问题。

2、采用正确的方式与婴幼儿交往，充分利用解决问题的时机对孩子进行教育。

3、相信孩子的能力，给孩子留有依靠自己的力量解决问题的机会。

4、加强家园联系，统一教育策略。

结合实践谈做法五：谈谈保育员在配合室外教育活动过程中应注意哪些问题：

答：

1、在活动中特别是在自由活动中要注意婴幼儿的安全，防止他们因为过分激动而出现安全问题。

2、要保证婴幼儿户外活动的时间，每天户外活动的时间不少于2小时。

3、在婴幼儿的户外活动中，要处理好教师组织活动与婴幼儿自由活动之间的平衡。

4、应该把户外活动看成是婴幼儿全面发展的重要组成部分，在完成锻炼身体目标的同时，也要完成其他领域的目标。

5、结合工作实际。

结合实践谈做法六：在幼儿园的预防接种工作中，保育员应该做的工作主要有哪些？谈谈你是如何配合你园的保健医生做好幼儿预防接种工作？

答：

1、在幼儿的预防接种工作中，保育员应该做的工作主要有：婴幼儿人数的统计、婴幼儿的组织对婴幼儿的照顾及与家长的联系等。

2、我是这样配合保健医生做好幼儿的预防接种工作的：（1）做好准备工作:通知家长，做好相关准备，了解接种的内容。（2）统计人数，了解幼儿的身体状况。（3）保证接种的秩序：首先再次清点人数，整顿好队伍秩序；其次鼓励幼儿勇敢不哭闹；同时安抚幼儿的情绪。（4）接种中和接种后的异常问题处理。

结合实践谈做法七：结合实际工作，谈谈保育员如何根据不同的要求主动配合教师搞好教育活动？

答：

1、在幼儿园进行各种教育活动中，保育员要认真观察孩子和教师的行为，及时了解教育动态和孩子活动的要求，及时与老师沟通共同搞好教育活动。

2、保育员要随时观察孩子的行为，发现他们感兴趣的事情应及时形成教育活动。

3、做好活动结束后的收拾和整理工作。

结合实践谈做法八：对婴幼儿进行安全自护教育有哪些注意事项？

答：

1、由于自护教育具有较强的知识性和科学性，内容又具有广泛性和弥散性，这就要求自护教育的手段应有渗透性、灵活性和随机性。

2、在自护教育中应注意：（1）自护常识和活动要求的难易程度要考虑婴幼儿的接受能力。（2）要遵循由浅入深。由易到难、循序渐进的教育原则。（3）自护教育的内容由近及远，由己及彼，不脱离幼儿的生活范围。（4）教育的频率要适度。

结合实践谈做法九：结合自身工作实际，谈谈保育员如何创设良好的教育活动环境？ 答：（1）根据计划要求和婴幼儿的实际情况创设环境；（2）与教师、家长、婴幼儿共同积累和选择合适的教材制作玩具盒教具；（3）与教师和婴幼儿共同布置环境；（4）创设自由、宽松、和谐、安全的精神环境；（5）结合自身工作实际。在布置环境过程中应尊重儿童的想法，体现孩子是教育主体的思想。

结合实践谈做法十：结合自身工作实际，谈谈保育员应如何指导婴幼儿的游戏和教学活动？ 答：（1）确定教育目标。保育员应认真观察婴幼儿的行为，了解他们的发展水平和需要，针对本班婴幼儿的具体情况而定。（2）选择教育内容。确定教育目标后应结合婴幼儿的兴趣、以往知识和经验以及发展水平，选择教育的内容。（3）创设教育环境。保育员应与教师、婴幼儿共同准备游戏和教学活动的材料、设备，并与婴幼儿共同讨论活动的规则和注意事项。（4）选择教育的途径、形式和方法。保育员应善于根据目标和孩子的需要，利用多种途径对婴幼儿实施教育影响；集体教学、小组教学、个别教学是幼儿园常用的教学方式，不同的教育内容应选择不同的教育形式，形式不能过于单一，而应多种形式的综合；幼儿园的教育方法有很多，应做到教学有法，但无定法。（5）实施教育（游戏）活动。保育员适时参与到婴幼儿的游戏和教学活动中去，注意观察幼儿的行为表现，并在婴幼儿需要帮助的时候给予他们恰当的帮助和指导。（6）进行教育的评价。活动结束后保育员应对婴幼儿活动的情况进行小结；要对自己在活动中的表现进行反思，为今后的教育工作提供依据。

第五篇：秘书必备的公关技能

秘书必备的公关技能秘书的公关技能包括公关专题策划能力、组织能力、演讲能力、说服别人的能力。

一、公关专题策划能力为达到某种目的，策划开展有特定主题和内容的社会活动，如庆典、展览会、记者报告会、座谈会等，称为专题策划。专题活动往往运用多种传播媒介，以引起社会公众的广泛兴趣策划。专题活动往往运用多种传播媒介，以引起社会公众的广泛兴趣和注意。活动的开展是否成功，策划是基础。

二、组织能力活动开展得是否成功，人员的组织协调能力是关键。

三、演讲能力有些公关活动虽是由领导主持的，但领导的演讲稿往往由秘书起草，秘书就必须懂得演讲稿的特点、要求，才能起草成功。而有些活动需要秘书传达领导指示，说服公众，发布组织的新闻或举办讲座宣传活动，欢庆、纪念和交际活动，都需要亲自演讲。

四、公关谈判能力谈判是一个智力和实力较量的过程，在较量之中有技匚，秘书要提高谈判能力，就必须掌握谈判的技巧。来源：秘书高效率工作手册