秘书需要的技能和素质

第一篇：秘书需要的技能和素质

秘书需要的技能和素质

1、总经理秘书与办公室行政工作有类似的地方，而且很多工作是相同的，比如内勤、文件处理、档案管理、来人来电接待等，都有这样的工作。多想想以前怎么工作的，总结一下以往的经验并且发扬光大就好。

2、总经理秘书顾名思义是总经理的秘书，也就是总经理的日常工作助手，最重要的职责就是为总经理服务，从这个意义上来说工作也比较单纯，因为只有一个工作核心和重心，那就是围着总经理转。

3、作为秘书，还有一项重要的职责，就是桥梁与纽带作用，你是总经理与其他部门、领导、同事的桥梁与纽带，要通过你来做到上传下达、下情上传，因此要忠实地做好传声筒，千万不能猜测，加入自己的理解和东西，这一点十分重要。

4、俗话说：秘书不是官，见官大一级，你所说的一切都代表总经理，因此说话做事要慎重，不能信口开河，不懂就问，多与总经理沟通。

5、既然见官大一级，那么为人处事也是很注意，毕竟秘书不是官，不能有大国沙文主义的思想存在，相反为人应该更谦虚谨慎，以平常心对待其他每一个人，有时候甚至比其他一般人更要夹着尾巴做人。当然该运用权威的时候也要好好运用。

6、好记性不如烂笔头，随时准备纸笔，边听边记，不明白的再问再记。

7、其他的自己再多想想，多总结，多学习。秘书（公益型）

工作描述：

秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：

 接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；  收发与回复日常邮件；

 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；  会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；  将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；  接待访客；

 采购、分发和控制办公用品等等。

秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。

核心竞争力：

知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。

技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。

经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。

职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。职业现状：

秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

风险与回报：

秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。

据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。

职业趋势：

发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。

转型机会：根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘的工作。

个人总结为：

1、必须有更多的付出精神，不能太计较工作时间和个人报酬；

2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记；

3、要学会摆弄文件，学会挡案管理，重要文件能随时拿出来，所保存的文件能在2分钟之内找到，近期（半月内）过手的文件要迅速知道其去处；

4、学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住其容貌和姓名，最好能在下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的；

5、应酬活动，场合允许要站在老板身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的；

6、学会记录，只要在场能记录的一般你就别拉下，说不定什么时候有用；

7、开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记录一定要全面，尤其是重要发言和会议决议；

8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但没有指令权，若转达上司的指令一定要在下达之前说明；

9、为了写东西，多做标准文本，以备不时之需；

10、对其它同事不可有骄娇之气；

11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢”；

12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以；

13、手机永远是振动，网上QQ也不要有唧唧的叫声；

14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场；

15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒；

16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心；

17、对内外任何场合不议论公司、同事是非；

18、不是上司问及，不议论同事的不好；

19、少喝酒，不能醉；

20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题；

21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服；

22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人；

23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头；

24、上司的任何安排或者指示，一定要在上司说完后，记录好，没听清楚一定要问或者请上司重复一次。

25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。

怎样做个好秘书

身为秘书，在工作中应注意的问题：

1.与上司关系的处理：

秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。

体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细致，尽可能考虑周到。

不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。

不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。

不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。

2．与工作人员关系协调：

要和同事们和平共处，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。

要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。

要宽容体谅他人，不强求别人。不同的人能力素质不同，要善待世事。

要勇于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。

此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了

培养秘书口头报告能力

秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力，要从以下细节着于：

一、精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。

二、弄清原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。

三、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。

四、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。

五、把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，宣向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。

秘书日常工作程序

起提前到达上班地点

↓

负责本人及领导办公场所卫生清洁

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领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放

↓

分拆信件、分送报纸

↓

领导到达时

↓

提示领导本日日程 汇报有关事项 询问领导本日日程

↓

督办重要事项，急事急办

↓

进行正常事务工作

↓

接听电话 接待来宾 资料整理 撰写文稿 打印复印 来往文件 领导随

并记录 并校对 收发传真 处理催办 叫服务

↓

领导临时交办的其他任务

↓

下班时间向领导征询需办事项

↓

确定是否陪领导或在家加班

↓ 检查文件、锁具、电器、电源情况后下班

领导发火时秘书如何对待

人都有脾气，谁都有发脾气的时候，终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于，有人脾气大，有人脾气小，有人是乱发脾气，有人故意用发“脾气”去达到一定的目的。

老板是人，自然具有人的一切属性，即老板当然也会发脾气。就通常的情况来看，老板发脾气往往与工作有关，即老板们常常是有意无意地在用发脾气的手段去达到一定的工作目的。

发脾气对于一般人而言是一种应该控制的不良情绪，但对于老板而言往往代表着一定的权威，这一点可以从战场上前线指挥员的行为态度得到验证。不少指挥员在激战时都是发着脾气指挥作战。发脾气往往能使对方产生心理震撼。而下属、员工的心里震撼，常常是老板希望看到的应激效果。假如，老板在指挥工作时，其指令不能对下属产生心理震撼，往往影响其工作效率。所以，就一般情况而论，权力越大的人其脾气往往也就越大。当然，所说的脾气是指理智控制下的“脾气”，超过理智界线的“脾气”常常导致相反的效果。

员工在与老板打交道、相处时，必须正确对待和妥善处理老板发脾气的问题。否则，要么会使老板小看你，要么激化以方的矛盾，从而使一方、或双方遭受不应有的损失。

对待老板发脾气的正确态度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你应该以忍让为上。

特别是当员工在工作上出了差错，老板为此发脾气时，你不仅应该忍耐，而且应主动表示认错或道歉。因为，事实证明，纠正一个人的错误的最好方法，与其说是和风细雨，不如说是适当地发点脾气，只要不超分寸，后者的教育效果往往优于前者。

因此，对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐、自我反省、总结教训。

假如在老板发脾气时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶撞和对抗，同样应该忍耐，不同的是，你可等老板冷静之后再向其做解释。当然，这是指比较重大的事情，对于一些不涉及切身利益和个人尊严的小事情，你则大可不必与老板斤斤计较。

值得指出的是，那些在老板对其发脾气之后，特别是受到委屈对待时，能主动向老板表示亲近的员工，将会被视为聪明、有理智的人。这不是委屈求全、而是一种良好的素质修养。此时，最愚蠢的行为，莫过于当场与老板对抗、顶撞。

当然，地于那些品质恶劣、视员工为奴隶，动辄以发脾气来压服下属、员工的老板，笔者并不提倡逆来顺受。具体的处理方法有三：一是“绵里藏针”。即你可采取比较温和的态度，强硬的措辞，向老板表示反抗，比如，你可用和蔼的语气，向老板说出一些有份量的话；二是“旁敲侧击”。即你可以采用“借喻”、“比喻”、“喑喻”的手法，向老板表示反抗。三是“针锋相对”。对于低素质的老板，你不必过于忍让。“针锋相对”往往能使对方的行为有所收敛。但是必须注意有理、有利、有节，不可随意扩大矛盾。

秘书宝典十招

1、有些事要想到领导前边

虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。

2、领导布置的工作要提前交卷

如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。

3、注意保密工作

秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。

4、负责做领导与他人的沟通工作

当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。

5、平时多给领导提供资料

领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。

6、善于听取领导意见

对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。

7、不要轻易在领导面前告别人的状

轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。

8、不向领导提过高的有利于自己的要求

比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。

9、多到群众中去

听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。

10、要关心领导的生活

经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。

秘书工作者知识结构的组成于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识

一、基础知识

秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

1.科学文化知识

基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2.马列主义理论知识

哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3.政策法规知识

这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识

是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三 相关知识

秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。心理学知识。

四 社会知识

国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识，国情，民情，民俗，民风等。..

第二篇：招聘专员需要哪些素质和技能

招聘专员需要哪些素质和技能？

很多企业在完善人力资源这方面做出了很多努力，在人力资源外包日趋明朗化的今天，我们企业内部的招聘专员如何在同行中具有竞争力，唯一能做的就是有提升自身技能的基础上为企业招聘到最适合的人选。作为一位合格的招聘专员，又要具备哪些基本技能呢？

一.招聘如何为公司带来竞争优势 ？

招聘的优势

公司竞争优势体现在以下两点：成本领先和有产品特色。

人力资源管理学家鼻祖Dave Vlrich在《人力资源冠军》中首先引入HR这个词，即human resource.而在此之前，企业的人力资源管理部门叫人事管理（personal management）.他说：“在高科技驱使下的商业环境下，发掘和留住人才，将成为竞争的战场。”他还说：“成功的商家，将是那些善于吸引、发展和保留具备必要技能眼光和经验的人才，这样才能推进他公司全球的业务。”

我们在招聘的时候，要先想好一件事，就是“别人为什么愿意来我公司？”。在面试前，也要问应聘者这个问题，以此来了解对方和自己。招聘面试是否专业，直接影响公司形象。招聘如何为公司带来竞争优势？

1.提高成本效率。

2.吸引到非常合格的人选。

3.降低流失率。

4.创建一支文化更加多样性的队伍。招聘的流程

1.识别工作空缺。由需求部门对自身部门目前的现状做一个全面的权衡，是否真正到了非招人不可的地步，需求的是什么职务？

2.确定如何弥补空缺。人资中心通过对公司现有人力资源配备做个细致的分析，之后对部门提报的讯息做些沟通。如果通过临时性的加班或工作再设计方法可以解决此问题，那么最好就不要招人。如果非招不可的话，可以考虑以下两种方式：

1）应急职务：临时/租用/承包；

2）核心职务：先内部招聘，如果不行的情况下再决定采用外部招聘（所有职务先在内部公开，进行内部招聘）。

3.辨认目标整体；

4.通知目标整体；

5.会见面试者。

内部招聘与外部招聘的渠道与优缺点

1.为了体现以人为本的理念，内部招聘这个形势一定要，但在招聘过程中，内部招聘与外部招聘的人员比例一定要搭配好。优点是能体现公司的以人为本，以此来留住公司的人员；缺点是内部招聘得来的人选多思维单一，不适合创新。内部招聘主要应用于内部技术性人才和基层管理者职务的空缺上。

2.外部招聘：先用员工推荐法，之后试着用现场会招聘，网上招聘等方法，要求较高的职务可以用猎头公司。其优点是促进公司理念的新陈代谢，缺点是：招来的人往往不能肯定就能适应公司的文化，因过程相对内部招聘复杂得多，成本较高。

二.在招聘过程中如何为部门主管建立必备的技能

如何控制招聘成本

在招聘过程中，内部员工推荐是花钱最少的，此种方式多用在中低层管理或技术性人才的招聘上。外部请猎头协助需要花费是最多的，但某些重要职务很难在招聘会和网上招到合适的人选时，可采用此方案，不能为了暂时的成本节省而不用，避免造成更多的浪费。招聘中人力资源部和部门经理要各尽其职

1.HR部门的职责：

1）规划招聘过程；

2）实施招聘过程，如刊登广告，到现场招聘；

3）评价招聘过程，用了多少钱，花了多少时间，如何节省成本。招聘专员基本技能

2.部门主管的职责：

1）辨认招聘需要；

2）向HR部传达招聘需要；

3）参与向面试者传达信息，如果部门主管有时间，最好能参加现场评测。协助部门主管建立必要的技能

1.在做现场招聘会前，一定要将需要去现场招聘的人做一个大致的培训，以达到用同一个语言说话。

2.招聘过程中应把哪些信息传递给面试者：

1）描述公司的经营范围，公司是干什么的；

2）提供有关的事实及数据，什么该说，什么不该说，要防止有人是来探听数据的；

3）描述公司的历史，要很专业，有一个统一的标准；

4）描述空缺职位（是哪个部门，向人汇报工作等）；

5）描述工作环境，要实话实说，最好把条件说得比实际稍差一点；

6）描述职业生涯发展机会。

员工离职的231原则

1.员工入职2周内，实际工作条件的不满意导致离职率较高；

2.员工在3个月试用期内，因对职务及授权上的不满也可导致离职；

3.在员工工作1年后成为老员工时，如果不做相应的职务轮换或调整薪酬，就会因感觉工作枯燥而离职。

招聘中常见的误区与避免方法

1.定式--刻板印象。

2.相信介绍人或介绍信。

3.非结构性的面谈。

4.忽视情绪智能（EQ），而太重视智商（IQ）。

5.真空里的答案。“如果您是一个部门的经理，你会如何领导呢？”“如果...，将...”的类似方案最不可取，回答会很完美，但却很少是真实能力。要不断用“过去你遇到的困难是...怎样解决”似的方法来提问。

6.寻找超人.如果你要招一个100%的职位,那招的人最好是只够70%到80%的就行了,如果你招到了100%的,他上班第一天你就要努力去激励他。

7.反映性方法。例如我要照着这个职位的这个人，招一个比他缺点少一些的人。三.选才给公司带来的竞争优势及选才的类型

选才如何给公司带来竞争优势

1.选才不等于面试，选才包括求职申请-面试-心理测评-取证。2.选才的目的：

1）为公司节省招聘成本，2）为公司节省培训成本和时间。

3.招聘时要先设一个软性的门槛。选才的案例（声东击西法）：做一个简短演讲，包括：你叫什么名字，你应聘什么职务，你为什么要应聘这个职务，时间一般为三分钟。这样做的目的是：上面他讲什么不重要，要重要的是观察下面的其他人的心态和行为，表情。对上面讲话的人表示为关注和认真的倾听的人才算这一面试合格。例如：团队合作能力和承受压力的能力也是一般企业的必须面试内容。组织冰山。表面形势（公开的）目标技术结构、财政资源技巧与能力等，内在形式（隐蔽的）态度、交往模式、群体作用、个性、冲突等。冰山下面的那块是公司最致命的东西。先招到交往模式正常的人，再去培养他的技能和技巧与能力开发。选才中人力资源部门和其他部门主管的职责 1.人力资源部门的职责：

1）设计申请表格；

2）参与面试；

3）实施心理测验；

4）关键职位到原服务公司取证；

5）参与雇佣（建议）；

6）对部门主管进行选才培训和咨询。包括：招聘容易出哪些错（比如真空里的答案、反应性方法以）？选才容易出哪些错？怎么面试？怎么问问题？怎么设门槛等等。2.部门主管的职责：

1）确定这个职位所需要的能力；

2）评估面试者； 3）直接做聘用决定。

面试选才的方式

1.由低往高选。从低职务管理员往高职务管理员进行面试，逐级筛选。优点是节省高层管理人员的面试时间，提高了效率；缺点是公司里职务比较低的人，由于他本身所处的职务原因，他本人对来面试的这个职务就有理解误差，他很难真正知道高级管理人员不真正需要的是什么样的面试者，有可能导致有能力的某些人在他手里溜走，浪费了人力资源。当一个职位有很多人来应聘时，你不愁生源时可以采用这种方法来面试。

2.系列化面试。由多个部门联合决定结果。这种招聘方法通常招聘到的是适合各个相关部门的人，而不是最优秀的人，这种方法招聘的人通常都是需要团队沟通能力特别好的人。这种方法容易覆盖不同的层面，不易有偏见。缺点是比较花时间，有的应聘人可能不会有这个耐性而放弃了。如果采用这种方法，应在面试前跟相关部门管理人员沟通约好时间，并对面试人进行相应的沟通，达成一个初步的意识共识（如：我们共有5轮面试，先见谁，后见谁，第三轮见谁......这整个过程大概需要多少时间）。招聘专员基本技能

3.小组面试法。系列化面试划轮番的，而小组面试是将各相关部门的人聚集到一起，大家一起来对应聘者进行面试，然后由大家研讨决定是否雇佣。优点是节省彼此的时间，不容易错过一些重要话题；缺点是对面试者压力太大。只有在招聘管理人员或营销之类的将来会遇到高压力工作的人，才使用这种面试方法。

四.面试的每个流程及流程的注意事项

求职申请表的重要性

求职者已经递交了求职书，为什么还要填求职申请表？其目的是让求职者提供以前服务的公司的至少两个证明人的姓名和电话，以便取证。通常我们会对那些关键职位，在最后确认前难那些公司去电话取证。一般不用真打电话去确认，但能给求职填表者一个要认真、真实地填表的心态，防止出现过多的虚假内容。

行为表现和面试相结合

1.第一次就选对人才的必要性：可以提高生产率、减少培训成本、降低流失率。如果你招聘的职务本身就是爬树的话，就去招一只松鼠，而不是去招一只火鸡回来再去教它爬树。选对人，什么都省了。2.在面试中搜集集中的和工作相关的信息+面试中完整的有关这个人行为表现的记录+面试完了以后做客观的准确的评分和评估＝比较有价值、比较准确的面试。（成功率38%），在以上基础上加上取证和测评后，成功率会上升到66%.3.行为表现与面试相结合。询问过去工作中的表现。

1）行为是一个人过去曾说过或做过的事实，而不是他的性格或习惯.过去的行为能预见将来。将其做相应的笔记，当此职位再次空缺时，再对其进行追踪。

A.容易做出雇佣决定

B.面试者之间信息一致

C.信息准确

D.更好的归档和存档

2）不要问其将来要做什么？最不能问的是“你谈谈你自己吧”。

3）一个面试中的好问题是S+T+A+R四个方面的问题。

S-Situation

情景

T-Target 目标

A-Action 行动

R-Result 结果

面试中怎样区分“事实”与“谎言”

1.实事能保持前后一致，而谎言却可能前后不一致；

2.当询问的问题对方能很流畅地回答时，有可能会有虚假内容。“你刚刚说的那些很好的，能再说一遍吗？”。

3.注意应聘人的非语言行为表现的重要线索：

1）眼神：

2）身体姿势：

3）手势：

4）面部表情：

五.面试的目标和围度 面试的目标和围度

一个职位最好只找五个围度，由需要招人的部门主管核定内容 考察销售代表的目标及围度 1.自我指导及自我激励； 2.与别人和谐相处； 3.有说服力和影响力； 4.交流技术信息； 5.专业的行为举止。考察部门文员的围度 1.服从、善于妥协； 2.与别人和谐相处； 3.有服务意识； 4.专业的工作能力； 5.专业的行为举止。考察人力资源主管的围度 1.自我指导与自我激励； 2.与别人和和谐相处； 3.交流内部专业信息； 4.专业的行为举止 5.有说服力有影响力。

主管怎样根据围度设定面试计划 找一张纸写下面试计划； 1.从简历中发现的疑点；

2.从5个基本围度中各衍生出3个左右的问题； 3.对以上问题的答案。怎样做面试前的准备工作

1.用5-15分钟的时间细读面试者的简历，并做相应的面试计划； 2.只将面试人的简历带到面试现场，消除给面试者的心理压力； 3.准备一份公司介绍类的说明书或小册子、员工手册等； 4.准备好自己的名片； 5.事先安排好其他工作，防止面试中出现干扰，最好不要在主管办公室；保持面试的私秘性。

六.结构化面试的步骤及相关技巧

面试的准备及技巧

面试准备时要善于发现简历上的疑点，以此来确定我公司能不能满足应聘者的要求，同时考察面试者是不是真正适合我公司：

1.出现工作空档的真正原因；

2.频繁换工作的原因；

3.最近没有学习新技能的原因，现代的文盲是不学习新知识的人；

4.离开原公司的真正原因。4 招聘专员基本技能

面试开始的技巧

1.面试开始时，最好自己亲自到会客室里去看看他，了解他真实的一面（观察他等待时的姿势、言语等）。

2.将对方领入面试室，握手后做自我介绍，防止对方不知道你是谁。

3.入座后，要确保双方的舒适，并告诉对方：“为了便于做进一步的了解和评估，我将对现场做些相应的记录，希望你不要介意”。

4.告诉对方可能要面试的时间，每一轮需要的时间，让对方合理安排自己的时间。结构化面试

1.初次面试的时候，面试的时间可以尽可能的短，越到后面（高层），时间越长。

2.如果一个小时的面试时间，可以先用15分钟做一个双方沟通与彼此的自我介绍，类似于闲聊，缓解紧张局面。接下来将以前做的疑点拿出来，用约15分钟的时间来谈。还有30分钟用来询问过去面试者经历和5个基本围度中的问题。

3.问话的方式有：修改、重述、跳过、发展（举例）四种方法；面试过程中要做好引导、探询和跟踪。4.做好相应的记录。结束面试的技巧 1.允许面试人提问题问； 2.真诚地感谢面试人； 3.做一下个面试的准备；

4.不要在面试结束后告诉对方不确定的结果。

七.专业的结构化面试技巧

问行为表现的的问题

面试中通过引导、探询、总结和直截了当的方式以及适当提理论性问题，用以达到STAR内容。

S-Situation—情景

T-Target—-目标

A-Action —-行动

R-Result —-结果

1.引导：请你描述一个天宝案例好吗？

2.探询：那结果怎么样呢？

3.总结：你刚才其实说的是天宝这方面的问题，对吗？

4.直截了当：请给我讲一个天宝的例子。

5.理论性的问题。把理论性的问题转化成例子式的询问法，让对方描述出情景、目标、行动和结果。你在以前的公司里向谁汇报？有多少人向你汇报？请讲一个相关的例子。（不要问关门性的问题，不要提能以Yes和No回答的问题，这样得到的结果通常得不真实的结果或不正确的答案。）做完整的善于行为表现的记录

做面试笔记可以有效地避免面试中的误区，如晕轮效应、首因效应、近因效应，定式、刻板印象等等。越面试关键的职位，笔记就应该记得越清楚。

1.在面试计划表上直接记录，尽可能简明扼要。

2.要让面试人知道你在做记录，但不能让对方看到你在写什么，更不能让对方看到你在涂改。避免因此给对方造成的心理压力，使其面试不能真正达到公正、公平，对方紧张后无法完整地发挥自己的能力。

3.面试中做好记录，但不能轻易下结论，在你没对所有参加同职位的人进行全面的权衡前，你是没有资格做最终决定的。应该面试完成后，比较5个围度里谁更适合这个职务。必要时参考他人的意见后再做决定。倾听时全神贯注

倾听是进行有效面试的根基。面试时应该遵循80/20原则。面试中以下行为要防止出现：

1.不礼貌地打断谈话；如：这个问题到此为至，下一个问题...2.显得太忙，经常有人打扰，电话常响等都是不妥行为。

3.只挑想听的听，这样容易忽略面试者的能力真相；

4.忽略非语言信号；

5.只看细节，忽略全景；

6.处理信息不当。不要当场处理信息。掌握面试速度

1.在面试过程中适当地插入总结性的问话，之后用引导性的方法引入另外一个问题。以此来调整和控制目标。

2.也可以说“你刚才说的非常非常非常好！”边说边做用手从上往下按的姿势。正常人收到的信息是：这个问题就到此为至了。

3.如果你觉得对方对某事谈得不够多的话，用手心向上做邀请的姿势，或者你不说话，认真地看着对方。

维护面试者的自尊

如果你在面试过程中维护了面试者的自尊，他会对你公司有特别好的印象。如果影响了他的自尊心，他会带着受伤的心离开，对他会有间接的影响。

1.事先建立良好的关系。如开始的闲聊，让对方放松。

2.事后建立良好的关系。如果觉得他不行，应亲自将对方送到门口，对他表示真心的感谢。招聘专员基本技能

3.整个过程中对他表示称赞。“嗯，非常好！”“你今天看起来很精神！”让对方感觉到自己受人重视。

4.一旦对方跑题了，要首先说自己的问题，如：“我刚才是不是没有问明白啊？”把责任拉到自己身边，再说一遍自己想问的问题。

5.心领神会。如“你不用紧张，如果把你换成是我，我在这样的情况下也会这样”。非语言性暗示

不要透露否定性的暗示。

八.结构化面试之后的后续工作

面试之后应首先进行评估

1.组织整理您的笔记；

2.确定您衡量哪些围度；

3.总结在每个围度的长短处；

4.给每个面试者打分。

面试打分中可能出现的误区 1.像我误区。当发现面试者某方面和自己及自己相关的人有相似之处时，应该提高警惕。

2.晕轮效应。缺点太突出了，导致其他的优点被这个缺点罩住了；反过来，优点太突出了，也会导致他的缺点被罩住了。

3.相比错误。其原因多是以人比人，应该遵循以职比人。

4.首因效应及近因效应。首因-最先的，近因-离你最近的。

5.肓点。自己的缺点在对方身上也有时，就会不自觉地将其放过去了。

6.使用不相关信息或者忽视了相关的信息来应聘者做评价。对关键职位的面试合格者做心理测评

1.反应性测评。方法：填空式方案。

2.操作性测验。没有正确答案的，让你随意发挥的。指对给定的刺激，进行行为方面的反应。这种测验需要专家分析。

3.结构化面试。如：杰克韦尔奇那个飞机掉下去谁留下的问题。

4.情景模拟上。无理论讨论或文件框管理（面试从未做过该工作的人）、发表演讲或商业游戏等。此方法主要用以测评应聘人的综合素质。取证的目的及如何进行取证

“我们现在已经初步决定了试用您，请问我们能不能通过与您以前的公司做一个取证？”。这种做法必须经得对方同意为前提。取证需要取证的内容包括：

1.工作历史。什么时候到什么时候他在公司任什么职位。

2.这个职位代表着什么。这点最关键，应做相应的记录。

3.这个人哪儿需要有要改进的地方。通知面试结果

无论面试结果如何，都应以电话或者电子邮件的形式通知面试者。如果面试者落选，应该告诉他面试中自己感到他哪些方面很不错，哪些地方还需要加强努力，并告诉对方将会将他的简历备案存入人才数据库，以后但愿能有机会合作。最后还要再次真诚地感谢他参加面试。

如果被录用，则应该告诉对方需要准备些什么（如证件复印件、相片、床上用品等），何时到公司报道及薪酬标准等，询问对方还有哪里不明白，尽可能给当事人解释清楚，以免以后工作中造成不快。

招聘实战：结构化面试的方法

结构化面试是面试方法中的一种，在细致全面的职位分析基础上，针对岗位要求的要素提出一系列设计良好的问题，参考求职者的举止仪表、言语表达、综合分析、应变能力等多方面的行为指标，观察其在特定情境下的情绪反应和应对方略，并做出量化分析的和评估；同时结合个人简历等资料，提出对每个个体需要着重考察的工作经验、求职动机等方面的问题，全面把握应聘者的心态、岗位适应性和个人素质。目前被广泛应用于人员招聘活动中。

一、结构化面试的内涵

结构化面试又称标准化面试，它指面试前就面试所涉及的内容、试题评分标准、评分方法、分数使用等一系列问题进行系统的结构化涉及的面试方式。结构化面试的一项主要要求是对报考相同职位的应试者，应测试相同的面试题目，使用相同的评价标准。考官根据应试者的应答表现，对其相关能力素质作出相应的评价。

二、结构化面试的特点

1、面试问题多样化。面试问题应围绕职位要求进行拟定，可以包括对职位要求的知识、技术和能力，也可以包括应试者工作经历、教育背景；可以让应试者对某一问题发表见解或阐述自己的观点。

2、面试要素结构化。根据面试要求，确定面试要素，并对各要素分配相应权重。同时，在每一面试题目后，给出该题测评要素（或考察要点），并给出答题要点（或参考答案），供考官评分时参考。

3、评分标准结构化。具体体现在与面试试题相配套的面试评价表上。如附表所示，“评价要素”是对每一测评要素的描述；“权重”是该要素的水平刻度；“评分标准”是观察要点标准与水平刻度的对应关系，是每个测评要素不同表现的量化评分指标。

4、考官结构化。一般考官为5－9名，依据用人岗位需要，按专业、职务、年龄及性别按一定比例科学化配置，其中设主考官一名，具体负责向应试者提问并总体把握面试的进程。

5、面试程序及时间安排结构化。结构化面试应按照严格的程序进行，时间一般在30分钟，具体视面试题目的数量而定，同时对每一题目也应限制时间，一般每题问答时间在5分钟左右。

三、结构化面试的测评要素

结构化面试测评要素的确定应依据对面试的具体要求（如面试达到的目的、职位的具体要求等）而定。一般有以下三大类：

（一）一般能力

1、逻辑思维能力：通过分析与综合、抽象与概括、判断与推理，揭示事物的内在联系、本质特征及变化规律的能力。

2、语言表达能力：清除流畅地表达自己的思想、观点，说服动员别人，以及解释、叙述事情的能力。

（二）领导能力

1、计划能力：对实际工作任务提出实施目标，进行宏观规划，并制定实施方案的能力。

2、决策能力：对重要问题进行及时有效的分析判断，作出科学决断的能力。

3、组织协调能力：根据工作任务，对资源进行分配，同时控制、激励和协调群体活动过程，使之相互配合，从而实现组织目标的能力。

4、人际沟通能力：通过情感、态度、思想、观点的交流，建立良好协作关系的能力。

5、创新能力：发现新问题、产生新思路、提出新观点和找出新办法的能力。

6、应变能力：面对意外事件，能迅速地作出反应，寻求合适的方法，使事件得以妥善解决的能力

7、选拔职位需要的特殊能力（该能力测评要素根据不同职位要求确定）。

（三）个性特征

在面试中表现出来的气质风度、情绪稳定性、自我认知等个性特征。

四、对考官的要求

1、正直的品格和良好的修养

2、有丰富的工作经验

3、有丰富的专业知识

4、熟练运用不同的面试技巧

5、具备较强的把握人际关系的能力

6、良好的自我认知能力

7、能自如地面对各种面试者，控制面试的进程

8、评分公正、客观

9、明确组织情况及空缺职位的要求

10、掌握人事测评技术

五、结构化面试的程序

从总体上来说，面试过程可以分为三个阶段：

1、预备阶段

以一种一般的轻松的以及熟人似的交谈，使面试人员自然放松的进入面试情境之中，以消除面试者的紧张心理，使面试气氛和谐、友善。这一阶段中安排的结构化问题是导入性问题，一般来说不涉及正题，同时也较易回答。这一阶段一般以导入语和指导语的形式出现。例如：

指导语：现在，我们会向你询问一些问题，其中，有些是和你过去经历、工作有关的，有些要求你发表自己的见解。一共___道题，总共时间不超过____分钟，到___分钟会给你一个提醒。请你仔细思考问题后再回答。请你仔细听好问题，把握问题的实质。现在，请你准备好，开始提问了。

2、正式面试阶段：面试进入实质性阶段，主考官提问，应试者回答，一般采取一问一答的形式。

3、结束阶段：结束要顺畅、自然，否则会给面试者留下不好或太突然的感觉。在这一阶段，一般安排面试者对自己的情况作出补充；以及考官解释一些有欺骗性的设计意图，避免应试者对考官产生不必要的误会。

六、结构化面试注意事项

1、考官组成中要有本单位外的考官，保持中立，确保评分客观、公正。

2、确定面试题目时，对同一职位的应试人员使用同一试卷，便于对不同应试者的应答进行比较，确保公平性。

3、面试开始前，考官应集体熟悉面试题目，统一评分标准。

4、考官应善于听取应试者的陈述，避免打断应试者的思路，避免发表个人意见对事物的价值性判断，防止应试者投其所好，影响测评结果。

5、控制面试过程，把握面试时间。主考官提问要简洁明了，发音清楚，语速适中，要把握好面试进程，特别是在一些陈述不清的问题上不要与应试者长时间纠缠。

七、范例分析

题目：如果在工作中，你的上级非常器重你，经常分配给你做一些属于别人职权范围内的工作。对此，同事对你颇有微词，你将如何处理这类问题？

出题思路：情境性问题。将面试者置于两难情境中，考察其人际交往的意识与技巧，主要是处理上下级和同级权属关系的意识即沟通能力。评分参考标准：

优：感到为难，并能从有利于工作、有利于团结的角度去考虑问题，态度积极、委婉、稳妥地说服领导改变主意，同时对同事一些不合适甚至过分的做法有一定的包容力，并进行适当沟通。

中：感到为难，但又不好向领导提出来（怕辜负领导的信任），私下里与对你有意见的同事进行沟通，希望能消除误会。

差：不感到为难，坚决执行上级交代的任务，并认为这是自己能力强、能干的必然结果。

第三篇：秘书技能复习题

秘书技能

一、判断

（）1．正确的仪态包括正确的站姿态、走姿、气质和风度。

（）2．传真具有真实、便捷、可靠的特点。

（）3．风度总是伴随着礼仪。

（）4．不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。（）5．可以表示开放并友好往来的身体语言是体态语、动作语、手势语等。

（）6．立卷就是将办理完毕的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷。（）7．塑造自身的良好形象与重视心理素质修养无关。

（）8．宽松的倾听环境包括社会因素、人的心理、生理因素，但不包括自然条件因素。（）9．仪态是指人的举止行为的统称。

（）10．对未预约的来访者，也应热情友好地接待。

（）11.档案收集工作就是按要求装订成册，妥善存放。

（）12.案卷，是具有密切联系的若干文件的组合本，是档案的基本保管单位。（）13.办公用品的使用应做到保证重点。

（）14.秘书不做计算机管理工作，也就不一定要有信息处理的能力。

二、修改

1、文书标题：××制药公司解决生产名贵中成药所需藏红花来源的请示。

2、文书正文：以上请示无不妥，请批准。

3、文书标题：××机械厂关于报送1998-1999发展规划的情况 报告。

4、文书正文：为了维护正常的金融纪律，保证社会稳定，要立即停止少数地方乱集资的行为。

5、文书标题：××厂试制新产品向上级的请示报告

6、文书正文：加强计划管理，是能否搞好企业管理的一个大问题。

7、文书标题：××总公司组建×实业公司的请示报告.8、文书标题:××公司对非法倒卖建筑材料×××开除公职的通知

9、文书正文:简报的词语一定要简洁明了,切忌不要冗长另外罗嗦.10、文书正文：这种形式主义的做法，势必损害企业的发展，我们必须坚决加以反对。

11、文书正文：谁也不会否认，债转股是对国有企业改革的重大举措。

12、文书正文：同意你们的转产设想，望立即制定并抓紧此项计划。

13、文书正主席：如果不进行改革，很难达到切实改变目前存在的机构臃肿、办事效率低的状况。

14、文书正文：凡出售14、18、20、25英寸等彩色电视机，均按出厂价的5%的税率收税。

15、文书正文：各级领导要不断研究经济工作的发展目标，正确地分析和解决，推动经济工作向前发展。

16、文书标题：本我公司特型钢的生产工作，由于种种原因，全部未能完成。

17、文书标题：关于×大学接受×公司技术人员进修的通知。

18、文书正文：各单位要提高统计数据质量，抵制“以假谋私”作为治理整顿工作的重点。

19、文书标题：关于仓库火灾情况的请示报告。20、21、文书正文：我们企业有50多名中层干部，如果每人每月写1份合理化建议，就将近50多份。

22、文书正文：根据市场经济和社会发展的需要，大力开展了技术改造，完善了内部管理机制。

23、文书正文：近几年由于改革的不断深入，我公司广大员工，生产蒸蒸日上，年年超额完成生产计划。

24、文书正文：由于质检部门的严格把关，第三季度我公司产品的生产，减少了次品率。

25、文书正文：培训中心不仅要提高青年工人的操作能力，要指导他们养成良好的学习习惯和科学的学习方法。

三、拟写

1．根据通知的格式和写作要求，拟写一份会议通知。以XX总公司名义下发所属各公司：要求住会，会期三天；会议内容为人事制度改革问题。

2.××公司成立十周年之际，要召开庆祝大会，邀请公司技术顾问张××先生参加。请你代该公司拟写一份请柬。

3.×建筑公司拟于5月8日举行市图书馆的开工典礼准备邀请有关部门领导参加，请你代该建筑公司拟写一封邀请信。

要求：格式正确、标题完整，基本结构（除盖章外）完备、内容明确具体、文字通顺，以及标点符号使用正确规范。

四、情景分析

1.小李在机场接到客人后，征得其同意帮助客人提着行李，引导其乘车。他先把行李放入后备箱，接着，打开右前车门，请客人坐在司机旁并说：“坐这里视野好。”然后，自己坐到后右位。小李这样做有些不妥，请说出理由。

2.上司要到深圳出差，吩咐小李查一下当地的宾馆情况和飞机时刻表。小李在办公室中保存有最新版的旅行资料书籍，经过一番仔细查阅，他很快就找到了宾馆列表以及提供服务的信息，掌握了飞机起降的准确时间。小李迅速将这些信息告诉上司，得到了上司的称赞。

3.某报社记者在结束对你公司总经理的采访后，起身告辞，你作为秘书该怎样礼貌相送？（注意：告辞程序与要求）。

4.在日常工作中许多秘书可能经常会感到时间不够用，那么可以用哪些时间管理方法将工作安排得更有成效？

5.在秘书工作中，经常涉及到环境问题，而秘书小李则认为这不过是把接待室（会客室或办公室）收拾得整洁一些而已，他这种看法对吗？请说明理由。

6.秘书正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件，这种情况下，秘书该怎么办？

第四篇：秘书的素质

秘书的素质

一、秘书的“德”

德才兼备是对每一个工作人员的要求。秘书在其工作中要发挥参谋助手的作用，职责重大，尤应如此。在品德方面，要求秘书必须具备如下素质：

(一)政治品德

秘书应具备的政治品德是：

1．政治可靠。秘书是直接为领导人服务的，他们在领导人身边工作，处理大量重要公文、参与一些重要活动，其所从事的很多工作事关重大，所以，秘书必须具有很强的政治素质。所谓可靠，就是值得信赖，可以依靠。当前，在市场经济条件下，决策活动数量大，而且要求质量高、频率快，领导人迫切需要秘书在决策活动中由被动咨询的参谋职能向主动介入的辅助职能转变。因此，秘书要具备一定的马列主义理论，能深刻理解、能协助领导贯彻执行党的路线、方针、政策。秘书要经常深入群众，深入生产一线调查情况，对改革中出现的新情况、新动向、新事物、新经验，特别是预兆性和方向性的信息，能够及时、准确、有效地反映给领导人，为领导决策提供依据。

2．思想敏锐。秘书经常面对变化着的客观情况，其中一些是重要情况，如果分析不清，认识不明，就无法胜任其参谋助手的工作。因此，就要求秘书要在考虑问题、分析问题、处理问题时，既要坚持原则，又能快速反应，善于在错综复杂的情况下，想领导之所想，急领导之所急，迅速抓住问题的关键，从而找出解决矛盾的方法和途径。

(二)职业道德

秘书在其工作中必须信守以下职业道德

1，勤奋工作。秘书的工作节奏之快慢，效率之高低，质量之好坏，对领导人的工作有着直接的影响。因此，秘书应该具有埋头苦干、艰苦奋斗的精神，严格要求，勤勤恳恳，任劳任怨，不怕苦，不怕累，加快工作节奏，提高工作效率，保证工作质量。

2．作风严谨。秘书既要参与政务，又要管理事务，也就是说，事无巨细，均要操心。因此，秘书必须严格按程序办事，踏踏实实，一步一个脚印，不马虎，不飘浮，首尾兼顾，面面俱到，善始善终，负责到底。

3．遵纪守法。秘书在领导人身边工作，接触党和国家以及机关的大量机密，了解某些重大决策的过程。因此，遵纪守法的责任特别重大，不可不经授权，私用领导人的名义写条子，打电话，下指示；不可假托领导人的意图为领

导人以及秘书自己办个人的私事；不可自作主张，“先斩后奏”，或把自己的意见强加于领导人，干扰领导人工作，不可炫耀自己，泄露党和国家以及本机关的机密。

(三)个人品德

秘书应具备以下个人品德：

1．廉洁奉公。秘书虽然不是领导人，但接近领导人，地位特殊，因而必须注意大公无私，忠于职守，艰苦奋斗，不谋私利。要坚持“一身正气，两袖清风”，反对贪污，反对行贿受贿，反对铺张浪费，反对以权谋私，反对化公为私。

2．谦虚谨慎。秘书一言一行影响很大，对内影响到领导人的威信，对外关系到本机关的形象。因此，秘书在待人接物上，要虚心，要谦和，要有礼貌。在处理问题上，既要敢于坚持原则，又要耐心细致，不能越权行事，不能随便表态，也不能传达领导人指示时夹杂个人意见。

3．团结互助。秘书身处综合部门，对外接触的部门多、环节多、人员多；对内由于年龄不同、性格不同、经历不同等原因，也难免产生不同的意见。对内对外，处理不好，都会影响团结，贻误工作。因此，秘书必须搞好群体内外的团结，遇事要和各部门、各单位的有关同志协商解决，切不可盛气凌人，颐指气使。

4．公而忘私。秘书的工作是繁重的，但其成果却不以个人的名义出现在管理活动之中，而是许多人在一起集体创造，最后转化为领导人、领导机构的决策去付诸实施。因此，对秘书而言，无私奉献，甘当无名英雄尤为重要。

5．联系群众。秘书是领导人联系群众的桥梁，因此要善于同各种各样不同职业，不同年龄，不同性格，甚至不同政治倾向的人接触，交谈，办事。在工作过程中秘书要尊重他人，理解他人，具有群众观点，坚持群众路线。特别是在企业中，一些从工人转到秘书岗位上的同志尤应注意，身份变了，但仍是“普通一兵”。

二、秘书的“才”

秘书的“才”可以分解为以下几个方面：

(一)知识结构

知识是秘书胜任工作的基础之一，只有在合理的知识结构基础上才能形成一定的水平，适应秘书工作的需要。

作为秘书，其知识结构可分三个层次：

1．基础知识。即文、史、哲、数、理、化等，也就是作为一个机关工作人员的起码知识。

2．管理学知识。秘书虽然不是机关或部门的管理者，但其工作的性质却是管理。因此，秘书应该掌握管理学理论，否则，就无法圆满完成领导人交办的任务，更无法为管理活动出谋献策。各个机关的情况不同，管理的模式亦有差别，但是，针对什么情况宜采取什么方式方法，成效如何，有无弊端等，秘书都应了解并且理解；同时随着现代科学技术的发展，秘书还应了解微机应用和系统论、信息论、控制论等方面的知识以及这些新学科所提供的管理方法，以进一步加深对本管理系统的理解，以提高为领导人提供信息的数量和质量，从而达到协助领导人提高其管理水平的目的。此外，秘书学的知识，更是秘书所必备的。

3．本机关的专业知识。这一层次的知识因秘书所在机关不同而不同，如政法机关的秘书应精通法律，教育机关的秘书应懂教育。此外，机关直接或间接涉及的生产力与生产关系、宏观经济和微观经济，特别是今天实行对外开放、对内搞活时代，有很多新的知识都要求秘书必须掌握，例如：

(1)经济谋略知识。市场经济的一个突出特点就是竞争。秘书作为领导人的参谋、助手，如果不懂得经济谋略，就难以胜任秘书工作。

(2)科技前沿情况。科技是第一生产力，科技的发展与机关的兴衰密切相关。一项科学发现，一种科技发明，一方面可能开拓出一个产品新领域，甚至开拓出一个产业新领域，另一方面又可能使一些产品被淘汰，使一些产业日暮途穷，因此，随时把握科技发展动态，掌握最新科技成果，也就意味着争取到了机关自我发展和参与竞争的主动。作为秘书，这当然是责无旁贷的。

新时期领导决策工作重点是经济建设，秘书要相应更新知识。当然秘书学习经济不可能要求学出会计师、审计师、工程师之类的“专才”，但却要求秘书是熟悉多方面知识的“通才”。

(二)工作能力

工作能力是秘书做好服务工作的本领，是做好服务工作的基本功。这主要是：

1．分析综合能力。分析与综合情况，是秘书的重要任务。因此，秘书要能通过学习、分析，吃透上级精神，及时把握领导人的决策要求；同时又要能了解、吃透下情，既能如实反映成绩，反映问题，又能掌握现实情况；研究预测发展趋势。在此基础上，秘书要围绕中心工作，搞好全面性综合；围绕工作

进程，搞好阶段性综合；围绕工作重点、难点、热点问题，搞好专题性综合，更好地发挥参谋助手作用。

2．调查研究能力。调查研究是谋事之道，是成事之基。可以说，调查研究是秘书的基本功。在这方面，秘书应能把握调研的三个环节：一是调查前的准备，二是调查研究的过程，三是写好调查报告。调查研究本身是一种手段而不是目的，秘书的调研目的是运用其调研结果辅助领导人正确决策。因此，搞了调查研究而不形成调查报告，就不是完整的调查研究，或者说是一种缺乏应有成果、“功亏一篑”的调查研究。所以秘书必须善于用调查报告的形式把调查的情况和研究的结论表述出来，形成“最佳产品”，为领导提供决策依据。

3．口语表达与写作能力。秘书向领导人汇报工作、反映情况，为领导人、领导机构起草公文、讲话稿等，均需口语表达和文字表述，因此秘书必须具备较高的听、说、写能力。听，就是听知能力，要听得准确，反应敏锐，记忆牢固，理解深刻，要善于领会领导人的意图。说，就是口语表达能力，要口齿清楚，语言简洁，观点明确，条理通顺，要注意礼貌，讲究场合，掌握分寸，言语得体；特别是要敢于讲真话，实事求是地反映情况，而不说大话、空话、假话、套话。写，就是写作能力，要熟悉机关公文、各不同文种及其要求，掌握各个文种写作技巧，不断学习政策，不断积累材料，不断总结经验，不断提高文字水平。

4．组织协调能力。协调是秘书的一项重要职能，它可以及时解决工作中的各种矛盾，消除内耗，增加合力，在当前由计划经济向市场经济体制转换过程中，局部利益往往同全局利益发生摩擦、碰撞，这就更加需要秘书积极地进行协调；要把决策者的意图变为执行者的行动过程，就必须掌握协调艺术，提高协调能力。协调工作中，要注意把原则性和灵活性结合起来，应做到谦逊而不失原则，任劳而不积怨气，委婉协商而不以势压人，态度坚定而不颐指气使，诚恳、平和、豁达、宽容，力求转化矛盾，理顺关系，解决问题。

5．应用现代化办公手段的能力。办公室要实现规范化、制度化、科学化，必须逐步改进办公手段，实现办公室自动化。作为秘书，在这一办公手段的改革中，首当其冲。这就要求秘书能尽快具备应用现代化办公手段的能力，以促进传统办公手段更新，进一步提高工作质量和效率。

6．公关交际能力。秘书工作涉及面广，联系的部门多，需要用很大的精力和时间同机关内外交往。因此，秘书必须注重人际关系，讲究公关交际，要从全局利益出发，本着平等、诚实、守信、宽以待人的原则，热情、周到、圆

满地安排和处理好与机关内外的交往工作，特别是对外要树立机关的良好公关形象，充分发挥机关的门面和窗口作用。

第五篇：2、市场营销人才需要的知识、技能和素质

（二）职业能力要求：

1、专业能力

（1）营销战略的分析能力

（2）产品与渠道策划能力

（3）促销推广能力

（4）调研分析能力

（5）谈判、业务洽谈能力

（6）广告关系能力

（7）营销信息系统的操作和运用能力

（8）制定营销发展规划和具体工作计划的能力

（9）营销相关成本、利润核算能力

（10）国际营销业务操作能力

（11）广告策划与广告方案设计能力

2、营销与策划专业相关能力

（1）储运管理能力

（2）人力资源管理能力

（2）计算机实际操作能力与网络运用能力

（3）语言（中外）运用能力（读、写、说能力）

（4）客户心理分析能力

（5）信息收集和分析能力

（6）人际交往与沟通能力

（7）产品质量管理与鉴别能力

（8）运用管理知识进行管理的能力

（9）分析与预测能力

3、基本能力

（1）沟通能力（语言理解能力）

（2）语言表达能力

（3）应变能力

（4）学习能力

（5）管理、计划、组织、执行能力

（6）创新能力

（7）团队合作能力

4、基本素质

（1）具有良好的职业道德、有法制观念

（2）健康的身心素质

（3）吃苦耐劳、积极主动的精神

（4）拥有很强的责任感

（5）安全意识