秘书考级---会议评估报告

第一篇：秘书考级---会议评估报告

会议评估报告

自治州党委：

中国共产党博尔塔拉蒙古自治州第十一次代表大会已于2011年9月18日圆满结束。为了总结办会经验，特对此次会议进行评估。现将会议评估情况报告如下；

一、会议基本情况

㈠ 会议名称：中国共产党博尔塔拉蒙古自治州第十一次代表大会。

㈡ 会议主题：回顾总结过去五年的工作，研究确定今后五年的奋斗目标和主要任务，选举产生新一届自治州党委领导机构。

㈢ 会议时间和会期：2011年9月15日至18日；会期4天

㈣ 会议场所及住宿地点；博尔塔拉蒙古自治州宾馆。㈤ 参加会议人数：330人。

㈥ 会议餐饮：统一就餐13次、会间茶点5次。

二、对会议管理工作的总体评估

㈠ 会议计划周全、细致

会议计划考虑了时间、地点、会期、人员、会议通知、会议回执、经费预算、会议议程、会议日程表、代表注意事项、代表签到、代表证、会议交流材料、会议场地布臵及户外活动衔接、欢迎词、开幕词、闭幕词、领导讲话、照相、住宿房间安排、票务、代表接送、车辆安排、医务、保卫、会议纪要、会议纪念品等方方面面的工作，尽可能做到万无

一失。

㈡ 会议内容紧凑，会议结果圆满

在4天的正式会期中，合理排定了日程表和会议议程，包括全体会议、交流讨论和参观活动。博乐市、精河县、温泉县、阿拉山口口岸、农五师及军分区分别在分会场进行了交流讨论；会议正式代表参观了博乐市的市政建设、华中师范大学附属中学博乐分校和赛里木湖、怪石峪、夏尔西里、阿拉山口口岸。完成了会议议程，达到了预期目的。

㈢ 会议经费控制有效

此次会议支出共计26.55万元，包括文件资料费、会议办公费、会议场租费、伙食费、参观门票费、纪念品费、会议交通费等。经费结余6500元，经领导同意，全部用于工作人员奖励。

㈣ 会议场所满足会议所需

此次会议安排在博尔塔拉蒙古自治州凯乐影剧院，距住宿和餐饮20分钟路程。礼堂容纳500人左右，有专门的主席台，桌椅、音响、投影设备齐全。

㈤ 住宿条件优越

博尔塔拉蒙古自治州宾馆为四星级酒店，硬件和软件条件较好，满足了代表进餐、通信、休息、娱乐、安全等各方面的需求。

㈥ 参会人员较多

此次会议参加人员共330人。其中有来自两县一市、口岸的正式代表285人；农五师和军分区的代表共45人；会

务组工作人员16人。

㈦ 会议预订工作有效。

为了做好会议的服务工作。会前，根据回执，向酒店预订了客房，按照每一餐不同的饮食要求，会前全部作了预订，并提前一天就餐饮的预定情况进行最终落实。

㈧ 会议室布臵合理

会议设臵了主席台、正式代表席、列席人员。主席台的座次按参会人员的职务规格排序，并在桌前放臵了代表座签。主席台上方悬挂了会标，会场两侧悬挂了烘托气氛的标语。主席台前摆放了鲜花和绿色植物。同时，按照会议所需，设臵了专门用于交流的发言席和进行介绍的投影仪和投影幕布。

㈨ 会议餐饮丰富

会议安排在博尔塔拉蒙古自治州宾馆用餐9次，在参观路途用餐2次，同时安排了特色餐饮2次，即蒙古族美食1次、维吾尔族美食1次；另外，安排了会间茶点5次，专门采购了水果和具有民族特色风味的小食品，分送到代表住宿的房间。

㈩ 会议纪念品受欢迎

经多次市场调查，并经领导确定，此次会议向每人赠送了价值400元的保温水杯和钢笔作纪念品，并在包装盒封面制作了会议字样，既有纪念意义，又有实用价值和文化内含，代表普遍感到满意。

三、对会议主持人的评估

㈠ 会议制订了详细的主持人计划

会前，明确了会议的总目标和于目标，对会议内容、会议议题、会议进行步骤和会议环境及如何最有效地利用时间作了充分的准备，在得到领导确认后，进行了全面督办、检查、落实。同时对会议期间有可能出现的问题作了充分的考虑，拟出了备用方案，以确保整个会议的顺利进行。

㈡ 采取有效手段控制会场气氛

此次会议安排的内容较多，时间排得非常紧凑，且会议第一天要完成90％的议题。为此，主持人作了充分准备，提前到达会场。会议开始后，向代表们宣读了会议的议程、日程安排和注意事项，引导会议按议程排列正常进行，并根据临时变化情况，及时调整会议议程的顺序。比如，代表合影本来是安排在上午会议结束后、就餐开始前进行，但因上级领导讲完话后要离开会场，于是将代表合影内容调整到了上级领导讲话完毕后进行。在代表离会前将会议纪要和合影照片送到各位代表手上，使与会代表非常满意。

四、对会议工作人员的评估

此次会议，设臵了会务组、票务组、医务组，工作人员只有16人，人员非常精简，但效率非常高。会议开始以前，工作人员就进住州宾馆，直至代表全部离开，才撤出，他们以热情的态度、务实的行为和熟练的业务水平，向各位代表提供了优质的服务，受到代表们的高度赞扬。比如，工作人员虽然事前进行了分工，但大家把维护组织的形象放在第一，做到既分工又协作，保证各项任务总能按时完成。由于

人手少，会务组的同志工作量相当大，每天只能休息四五个小时时间，但大家总是以饱满的热情投入工作，保证每一位代表在会期间身体健康，心情舒畅，工作愉快。不管代表们遇到什么困难，工作人员都想方设法，全力帮助解决，使与会代表非常满意。

五、会议中值得注意的问题

㈠ 餐饮中菜品的口味问题

因代表是由多个民族组成，不太适应蒙古族风味。如以后再举办此类会议，要多下功夫考虑各种菜品的口味均衡搭配问题。

㈡ 客房预订的问题。会前，会务组是按照《参会代表回执》预订的房间，全部为标准间。但个别代表报到时提出要住单人间，会务组不得不采取紧急措施与州宾馆协调，但因客房紧张未能解决。这个问题在今后的办会中要多加注意，会前适当预留一些其他类型的房间，避免客房紧张，到时无法调剂。

报 告 人：翟世佳

二○一一年十一月十五日

第二篇：会议评估报告

会议效果评估报告

综合部部长：

公司2013供热期工作表彰和总结大会已于2014年5月10日圆满结束，为了总结办会经验，特对此次会议效果进行评估，现将会议效果评估情况报告如下：

一、会议基本情况

在2013供热期，公司全体员工以优质、稳定供热为目标，扎实推进各项工作，不断加强企业管理水平，全面提升服务质量，圆满完成了上个供热期的供热工作。为总结经验、表彰优秀，以便2014年供热期的工作能顺利开展，经公司研究决定，召开公司2013供热期工作表彰和总结大会。

（一）会议名称：伊金霍洛旗九泰热力有限责任公司2013供热期工作表彰和总结大会

（二）会议主题：总结

2013供热期工作，对先进员工、先进集体进行表彰

（三）会议时间和会期：2014年5月8至10日；会期3天

（四）会议场所及住宿地点：伊金霍洛旗龙凯大酒店

（五）参加会议人数：122人。

（六）会议餐饮：统一就餐5次，会见茶点3次。

二、对会议管理工作的总体评估

（一）会议计划周全、细致

会议计划考虑了时间、地点、会期、人员、会议通知、会议议程、会议日程表、经费预算、代表注意事项、参会人员签到、会议交流材料、会场布置、现场观摩及户外活动、开幕词、闭幕词、上级领导讲话、照相、住宿房间安排、车辆安排、医务、保卫、会议记录等方方方面的工作，尽可能做到万无一失。

（二）会议内容紧凑，会议结果圆满

在3天的正式会期中，合理安排了日程表和会议议程，包括总结工作、表彰工作、部署工作、经验交流、现场观摩和户外活动。各设备厂家和各部门的优秀员工代表及先进集体代表在会上作了经验交流发言。完成了会议议程，达到了预期目的。会议结束后，主持人安排秘书人员草拟会议纪要，做好了会议的工作总结，并向有关部门传达了会议主要精神。

（三）会议经费控制有效

此次会议共支出8.2万元，包括文件资料费、会议办公费、会议场租费、伙食费、住宿费等。

（四）会议场所满足会议所需

此次会议安排在龙凯大酒店所属的礼堂，礼堂有专门的主席台，桌椅、音响、投影设备齐全。

（五）住宿条件优越

此次参加会议的多为公司各部门负责人和优秀员工，此酒店的硬件和软件条件较好，满足了参会人员的进餐、通信、休息、娱乐、安全等各方面的需求。

（六）参会人员较多

此次会议参加人员共122人。其中各部门负责人24人，公司领导5人，上级领导和主管部门的有关工作人员6人，先进员工代表78人，设备厂家4人，工作人员5人。

（七）会议预定工作有序

为了做好会议的服务工作。会前，根据各部门的回执，向酒店预定了客房；按照每一餐不同的饮食要求，会前全部做了预定，并提前一天就餐饮的预定情况进行最终落实。

（八）会议室布置合理

会议设置了主席台。主席台的座次按参会人员的职务规格排序，并在桌前放置了代表座签。主席台上方悬挂了会标，主席台前摆放了鲜花和绿色植物。同时按照会议所需，设置了专门用于交流的发言席和进行演示的投影仪和投影幕布。

（九）会议餐饮丰富

会议安排在大酒店用餐5次，另外，安排了会间茶点3次，专门采购了水果。

二、对会议主持人的评估

（一）会议制定了详细的主持人计划

会前，明确了会议的总目标，对会议内容、会议议题、会议进行步骤和会议环境及如何最有效地利用时间作了充分的准备，在得到领导确认后，进行了全面督办、检查、落实。同时对会期期间可能出现的问题作了充分考虑，拟出了备用方案，以确保整个会议的顺利进行。

（二）采取有效手段控制会场气氛

此次会议安排的内容较多，时间排的非常紧凑，且会 3 议一天要完成90%的议题。为此，主持人作了充分准备，提前到达会场，会议开始后，向代表们宣读了会议议程，日程安排和注意事项，引导会议按议程排列正常进行，并根据临时变化情况，及时调整会议议程的顺序。比如，全体人员合影本来安排再上午会议结束后，就餐开始前，但因上级领导讲话后要离场，于是将合影内容调整到上级领导讲话完毕后进行。

三、对会议工作人员的评估

此次会议，设置了会务组、设备布置组、医务组，工作人员只有5人，人员非常精简，但效率非常高。会议开始以前，工作人员就住进酒店，直至全体参会人员离开后才撤出酒店，他们以热情的态度，务实的行为和熟练的业务水平，向全体参会人员提供了优质的服务。

四、会议中值得注意的问题

会前，会务组是按照各部门回执预订的房间，全部为标准间，但个别人员到场后要求住单人间，会务组不得不采取紧急措施与酒店经理协调。这个问题在今后的办会中要多加注意。

二〇一四年五月十二日

第三篇：会议效果评估报告 233

会议效果评估报告 23

3一、校企合作研讨会的背景423

3二、2012年1月9—11日，新疆建筑职业技术学院、新疆工业职业技术学院、乌鲁木齐师范高等专科学校中文系、乌鲁木齐职业技术学院人文社科系、新疆天地重型机械制造有限公司、乌鲁木齐康缘药业有限责任公司办公室、乌鲁木齐药业有限公司办公室、乌鲁木齐市自来水公司办公室在新疆建筑职业学院学院人文社科系会议室举行了文秘专业校企合作研讨会。出席会议的主要人员主要有乌鲁木齐师范高等专科学校中文系、乌鲁木齐职业技术学院人文社科系的分管教学的业务副主任、教研室主任、文秘专业全体老师和新疆天地重型机械制造有限公司、新疆大众建设工程有限公司、乌鲁木齐市康缘药业有限公司的办公室主任、秘书工作人员等共计57人。研讨会就如何进一步推进苏北四所所高职高专与企业开展持续的深度合作，积极构建富有特色的校企合作模式，提高校企合作质量、提升校企合作层次、丰富校企合作内涵、规范校企合作做法等方面展开了探讨与交流。研讨会议由会议发起者乌鲁木齐师专中文系王志蔚老师主持，会议进行了三天，达到了预期的目标，取得了良好的效果。

二、会前筹备工作全面周密细致、有条不紊

会议筹备情况。为了加深苏北乌鲁木齐、新疆市四家高职院校产学合作联系与交流，提升产学合作的层次，提高文秘专业实践教学的质量，经过新疆建筑职业技术学院人文社科系和乌鲁木齐师专中文系领导同意召开苏北高校文秘专业与企业产学合作探讨会，具体筹备工作由乌鲁木齐师专的王志蔚和新疆建筑职业技术学院人文系的刘志宏二同志负责成立大会秘书处，建立了材料组、会务组和后勤组。会议确定的主要议题有：1.新疆建筑职业技术学院分管教学的副院长讲话；2.四所高校文秘专业与企业合作的工作总结；3.四所高校文秘专业教研室主任分别介绍文秘专

业建设、课程建设、师资队伍建设的情况；4.新疆、乌鲁木齐企业办公室主任代表关于学生实习实训过程中取得的成绩与不足；5.文秘专业教师代表关于文秘专业建设课程建设的意见与构想；6.聘请新疆师范大学中文系文秘教研室主任作学术研究报告；7小组讨论如何进一步深化产学合作；8.新疆建筑职业技术学院副院长做大会总结。在筹备过程中，筹备小组按照领导的意图，明确了分工，制定了会务筹备方案，确定了会议议程和会务费标准，明确了筹备工作的时限、任务，准备了会议文件和会议议程表，制发了会议通知和代表证，布置会场，准备了会标，按照会议回执信息做好了住宿的准备和接站工作。会议预算经费3万元。筹备工作在会议举行前15天基本完成，在会议举行前一周，筹备小组还对各项准备工作进行了检查，确保会议如期有条不紊的进行。会议筹备方案包括（备用方案）经过乌鲁木齐师专中文系和新疆建筑职业技术学院人文系领导的审核研究，认为可行，同意实施。

三、会议期间科学调度、合理安排，按照既定程序有序进行

会议接待工作安排顺利，进入研讨会议阶段。在此期间，与会人员一一进行签到，准确掌握了参加会议的人数，按照分工，后勤组准备好了会场的设备和茶点，为代表尽可能地提供良好的服务。秘书工作人员对会议全程进行了实况录像和会议记录，并印发了会议简报。在会议期间，主持人按照既定的议题，安排各位代表讲话发言。在第二天下午的小组讨论会上，主持人向各位代表明确了发言的主题，并安排秘书人员进行详细的记录。在小组讨论的进程中，主持人分别到了5个小组，听取小组的讨论，并适当把讨论的话题集中在如何加深产学合作的主题上来。小组讨论会结束后，主持人又召开了研讨小组组长的汇报，汇总各个小组的意见和建议，提交给大会讨论。最后，新疆建筑职业技术学院副院长做大会总结，对今后文秘专业产学合作提出新的意见和要求。在会议闭幕时，主持人提出对与会者、协办单位、赞助单和工作人员的支持表示感谢吗，并发放纪念品。

四、会后工作

经过三天的会议，研讨会实现了议目标，达成了许多共识，圆满地完成了任务。会议结束后，主持人安排秘书人员草拟会议纪要，做好了研讨会总结。并向有关学校和企业传达了会议的主要精神。在代表即将离开住宿地时，主持人请求新疆建筑

职业技术学院办公室主任尽量安排好车辆，按照与会代表的请求提供服务。由于会议本着勤俭节约的精神，经过会议全程各项经费的使用情况计算，本次研讨会各项经费支出没有超过预算。

第四篇：会议评估报告

会议评估报告

公司2011年工作总结大会已于2011年12月30日圆满结束。为了总结办会经验，特对此次会议进行评估。现将会议评估情况报告如下；

一、会议基本情况

㈠会议名称：云南新源再生产业有限公司2011年表彰和总结大会。

㈡会议主题：总结2011年工作，对先进员工进行表彰。

㈢会议时间和会期：2011年12月29日至30日；会期2天 ㈣会议场所及住宿地点；昆明市联勤大酒店。

㈤参加会议人数：130人。

㈥会议餐饮：统一就餐10次、会间茶点3次。

二、对会议管理工作的总体评估 ㈠会议计划周全、细致

会议计划考虑了时间、地点、会期、人员、会议通知、会议回执、经费预算、会议议程、会议日程表、代表注意事项、代表签到、代表证、会议交流材料、会议宣布置、展位安排、现场观摩及户外活动衔接、欢迎词、开幕词、闭幕词、上级领导讲话、照相、住宿房间安排、票务、代表接送、车辆安排、医务、保卫、会议纪要、会议纪念品等方方面面的工作，尽可能做到万无一失。

㈡会议内容紧凑，会议结果圆满 在3天的正式会期中，合理排定了日程表和会议议程，包括经验交流、现场观摩和参观活动。4家分公司在会上作了经验交流发言；会议正式代表观摩了公司新的汽车维修基地；参观了钢材物流中心。完成了会议议程，达到了预期目的。

㈢会议经费控制有效

此次会议每人收取会务费800元（不含代表住宿和往返交通费），总计收入12.4万元。会议支出共计12.15万元，包括文件资料费、会议办公费、会议场租费、伙食费、参观门票费、纪念品费、会议交通费等。经费结余2500元，经领导同意，全部用于工作人员奖励。

㈣会议场所满足会议所需

此次会议安排在联勤酒店所属的礼堂。礼堂容纳200人左右，有专门的主席台，桌椅、音响、投影设备齐全。同时，礼堂入口处有500多平方米的空地，满足设备展出需要，且会场与展场联系紧凑，分与离适度，方便了交流，提高了会议效率。2 ㈤住宿条件优越

此次参加会议的代表多为分公司各部门的负责人，一般要求较高。但此酒店为四星级酒店，硬件和软件条件较好，满足了代表和厂商进餐、通信、商务谈判、休息、娱乐、安全等各方面的需求。

㈥参会人员较多

此次会议参加人员共130人。其中有来自全省16个州市分公司的领导32人，先进员工代表80人，公司领导6人，上级领导和主管部门的有关人员6人，工作人员6人。

㈦会议预订工作有效。

为了做好会议的服务工作。会前，根据回 执，向酒店预订了客房，向旅行社订购了代表返和机票和船票；按照每一餐不同的饮食要求，会前全部作了预订，并提前一天就餐饮的预定情况进行最终落实。

㈧会议室布置合理 会议设置了主席台、正式代表席、设备生产商和经销商代表席。主席台的座次按参会人员的职务规格排序，并在桌前放置了代表座签。主席台上方悬挂了会标，会场两侧悬挂了烘托气氛的标语。主席台前摆放了鲜花和绿色植物。同时，按照会议所需，设置了专门用于交流的发言席和进行新产品演示的投影仪和投影幕布。

㈨会议餐饮丰富

会议安排在大酒店用餐4次，另外，安排了会间茶点2次，专门采购了水果，分送到代表住宿的房间。

㈩会议纪念品受欢迎

经多次市场调查，并经领导确定，此次会议向每人赠送了一盒价值 200元的精装水晶相棋作纪念品，并在包装盒封面制作了会议字样，既有纪念意义，又有实用价值和文化内含，代表普遍感到满意。

二、对会议主持人的评估 ㈠会议制订了详细的主持人计划 会前，明确了会议的总目标和于目标，对会议内容、会议议题、会议进行步骤和会议环境及如何最有效地利用时间作了充分的准备，在得到领导确认后，进行了全面督办、检查、落实。同时对会议期间有可能出现的问题作了充分的考虑，拟出了备用方案，以确保整个会议的顺利进行。

㈡采取有效手段控制会场气氛 此次会议安排的内容较多，时间排得非常紧凑，且会议第一天要完成90％的议题。为此，主持人作了充分准备，提前到达会场。会议开始后，向代表们宣读了会议的议程、日程安排和注意事项，引导会议按议程排列正常进行，并根据临时变化情况，及时调整会议议程的顺序。比如，代表合影本来是安排在上午会议结束后、就餐开始前进行，但因上级领导讲完话后要离开会场，于是将代表合影内容调整到了上级领导讲话完毕后进行。

三、对会议工作人员的评估

此次会议，设置了会务组、票务组、设备布展组、医务组，工作人员只有6人，人员非常精简，但效率非常高。会议开始以前，工作人员就进住酒店，直至代表全部离开才撤出酒店，他们以热情的态度、务实的行为和熟练的业务水平，向各位代表提供了优质的服务，受到代表们的高度赞扬。比如，工作人员虽然事前进行了分工，但大家把维护组织的形象放在第一，做到既分工又协作，保证各项任务总能按时完成。由于人手少，会务组的同志工作量相当大，每天只能休息四五个小时时间，但大家总是以饱满的热情投入工作，保证每一位代表在×期间身体健康，心情舒畅，工作愉快。有的代表购买返程票后又要换票，有的代表购买了大量物品需要邮寄，工作人员都想方设法，全力帮助解决，使与会代表非常满意。

四、会议中值得注意的问题 ㈠餐饮中菜品的口味问题

因代表来自全省各地，不太适应昆明甜咸口味。如以后再举办全省性的会议，要多下功夫考虑各种菜品的口味均衡搭配问题。

㈡客房预订的问题。会前，会务组是按照《参会代表回执》预订的房间，全部为标准间。但个别代表报到时提出要住单人间，会务组不得不采取紧急措施与酒店经理协调，但因客房紧张未能解决。这个问题在今后的办会中要多加注意，会前适当预留一些其他类型的房间，避免客房紧张，到时无法调剂。

第五篇：秘书会议前站

会议组织与管理 会议管理命题思路 三级技能复习指导重点 1 拟订会议筹备方案 2 督查会务的筹备情况 3 审核会议文件 4 与上司沟通会议的有关事宜 5 拟订会议的应急方案 6提示会议按计划进行 7监督会议经费的使用 8处理会中突发事件 9对会议进行总结 10评估会议工作 第一讲 会议前站 会议的要素 基本要素 1 会议名称 2 会议时间 3 会议地点 4 会议人员 5 会议方式 6 会议议题 7 会议经费 会议筹备方案 1安排会议议题 安排议题的方法 2安排会议议程和日程 知识点 实战演练会议议程错误 会议议程正确 3安排会议日程 编制日程表的注意事项知识点 二建立会议组织机构 三确定会议场所的程序 会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单确定会议场地

确认会议地点 签订书面合同 三会议选址 选择会址的要求 1交通便利方便上司和与会者前往 2会场的大小与会议内容规模主题相符 3尽量避开闹市区保证不受干扰 4应考虑有无停车场 5场地租借的成本必须合理 会议室空间的要求 1会议室宁肯略小而勿失于大小型会议室一般30平米中型会议室以60平米大型会议室要求空间开阔一般净高不低于4米 2会议室的空间密度在空间布局上伸展自如能够根据需要迅速随意组合 3个人应有2平方至3平方左右的活动空间 会议室的设备要求 1通风空调设备 2采光设施 3多媒体演示系统音响设备同声传译 4其它餐饮客房娱乐设施 对会议地点的确认 1检查会议室或场地 2随意抽查一个房间检查房内设施 3检查会议登记部门会议管理部门和后勤 4检查膳食供应 5检查报务项目营业时间 6了解停车设施 五 会场布置的要求 五 会场布置和座次安排 五会场布置和座次安排 五 主席台布置和座次安排 五 会场布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台布置的要求 五 主席台座次的要求 主席台座次安排 会场其他人的座次安排 会场布置和座次划分 会议台形选择 会议台形选择－较大型会场 会议台形选择 主席台座次安排 依职务高低和选举结果 会议主持人的位次前排的边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上每个位置的左侧放姓名台签． 知识延伸会议宴请 知识延伸会议宴请 四制作会议证件 会议证件类型 代表证与会者不仅能参加会议且有表决权选举权 列席证能够到会旁听但无表决权 工作证大会的工作人员在会议期间出入行走有一定的限制 记者证负责大会采访报道的新闻媒体人员 来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾 会议证件的作用 证明身份 保证会议安全控制人员出入 统计到会人数 维持会议程序 六准备会议文件材料会议用品 会议用品所需设备 会议用品和设备的类型必备用品特殊用品 1必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 2特殊用品是指一些特殊类型的会议如谈判会议庆典会议展览会所需的特殊用品和设备 会议所需用品和设备的准备方法事先要制定周密的准备方案尽量列出用品和设备的名称数量和价格 会议用品的准备

会前用品准备的具体步骤 1检查空调做好开机准备一般在会议前两小时开机预热或预冷 2检查好灯光扩音设备 3检查黑板白板安放图架足够的纸张 4摆放好姓名牌 5每个座位前摆放纸笔 6电脑投影仪屏幕录音设备 7投票箱订数投备奖品 8 茶水饮料 9电视电话会议要检查线路等 分发文件 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查的形式 八如何拟定会议应急方案 八如何拟定会议应急方案 会后落实 会议决定事项传达催办登记表 会后落实 会后评估P48 会后评估P48 思考 会议文件准备好后该如何分发给与会人员呢以学院团学换届选举大会为例说明其方法 方法 1提前将文件发给与会者特别是需研究的计划方案审议法规性文件 2在与会人员进入会场时秘书人员在入口久发给每位与会者 3在会场上发放有些文件秘书人员在会场上按坐位顺序依次发给与会者 4在座位上摆放一般性文件可以在与会人员进入会场之前将文件摆入在与会人员座位上供与会者收阅 思考 检查会议筹备情况时主要检查什么内容 答案 1会议准备是否充分会期规模与会人员名额 2会议期间能否排除各种干扰手机 3环境条件与用品准备 4文件材料准备 5会场布置情况 6会议安保工作设备线路消防防盗设施入场人员身份等 7其他 见会议检查表EXCEL 会议检查表 思考 用什么方法才能快速便捷地进行会场检查 听取会议筹备人员的汇报 会前现场检查 思考 会议检查的形式有哪些 第一书面形式 第二口头形式 第三协调会形式 1会议应急方案的内容包括 1 会议举行过程中可能出现的问题人员场地设备资料安保行为 2 出现问题时负责解决的会议工作人员 2会议应急方案的作用 1 会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备未雨绸缪 2 应急方案可以有效的地缓解危机提高会议管理的效率比如关键人员不能到会如何处理住宿的预订不够如何解决网络系统出现故障如何等 3 使会议工作人员能够统一步调当问题出现时能够有回旋余地 3会议应急方案特点 1有的放矢2预防为主3留有余地 4会议应急方案实施的原则 1思想上充分重视2在人财物方面要措施到位3在实施的过程中要坚持定期检查 5处理会议突发事件的方法 1处理人员问题2处理场地问题3处理设备问题4处理资料问题5处理健康与安全问题6处理行为问题 会后需落实哪些事项 1会议文件资料的收集整理立卷归档 2会议纪要的整理印发 3会议经费的结算 4会议决议事项的检查催办 会议催办方式发文催办电话催办派员催办 主席台有谁坐 主办方负责人贵宾主席团成员 如何坐 请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排 关于会议主席台座次的安排 1主席台必须排座次放名签以便领导同志对号入座避免上台之后互相谦让 2主席台座次排列领导为单数时主要领导居中 2 号领导在 1 号领导左手位置 3 号领导在 1 号领导右手位置领导为偶数时 1 2 号领导同时居中 2 号领导依然在 1 号领导左手位置 3 号领导依然在 1 号领导右手位置 1职务最高者居中然后按先左后右由前至后的顺序依次排列正式代表居中居前列席代表居后居侧 2会议主持人有时需在前排的边座就座但有时可按职务顺序就座 3主席台座次应编成表贴于贵宾室休息室或主席台入口处也可在出席证签到证等证件上标明 4主席台每个座位左侧放置姓名台签 1小型会场内一般情况远门面门的位置为上座 2中大型会议的座次安排 1横排法按参会人员姓氏笔画为序从左至右排列而坐正式代表居前列席代表居后 2竖排法按既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次正式代表居前职务高者居前列席成员职位低者居后 3左后排列法 在大中型会议中为了提高会议效率便于与会者顺利找到自己座位可对会场分片划区 1根据会场整体布局分出ABCD等区域 2按照场内座位排号分区每个单位各占几排 3正式代表居前列席代表居后 4会议中受表彰领奖的人员标出专门区域 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 会议台形的布置－中小形会议座次 根据会议的类型安排选择会议的台形 大小方型台型适合大型代表会议纪念性会议布置工作会议 胡锦涛江泽民吴邦国温家宝贾庆林曾庆红吴官正李长春罗干等出席开幕会 思考 秘书理论研讨会需要制发哪些会议证件 会议正式证件 旁听证 会议工作证件 代表证 出席证 列席证 来宾证 工作证 记者证 出入证 会议证件 方法要求 制发会议证件的方法和要求 1内容上会议名称与会者姓名称呼身份职务职称组织者名称 2重要的大型会议要大证件上贴本人相片并加盖印章 3在会议的接待区向与会人员发放并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片 思考 以秘书理论研讨会为例思考一下会前需要准备哪些用品 会议信息的分类 会议信息的分类 1与会者信息与会者基本情况与会者背景与会者抵返时间 2会议指导宣传性信息方针政策法规会议纪要公报简报配合会议宣传的广告宣传片招贴画等 3会议议题性信息需要列入会议议程进行讨论研究并解决的问题 4会议主题内容信息会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息开幕词闭幕词讲话稿专题报告等 5记录性结果性文件信息会议记录决议决定公报合同备忘录声明宣言等 4会议信息的传递 会议信息的分类 6会议的程序性文件信息规范会议成员的行为保障会议顺利进行而形成的文件议事规则会议时间安排表选举程序等 7会议交流性文件信息主要表成于总结性交流性研讨性会议事迹报告学术论文经验介绍 8会议参考性信息围绕会议议题和议程所收集的背景资料调查报告可行性分析报告统计报表技术图纸典型材料等 9会议管理性信息对会议活动进行有效管理的文件信息会议通知会议须知出席证作息安排保密规定票证签到簿 项 目 内 容 会议用品 桌椅黑板荧屏暗幕电子布告板麦克风扩音器等 视听机器 录音机录像机放映机幻灯片投影机电脑及配套设备等 文具及其他用品 粉笔彩色笔订书机纸纸夹文件夹透明胶带图钉笔记用具录音带电脑软盘指示棒姓名牌烟灰缸等投票箱仪仗队鲜花 主讲符海玲 复习列举会议无效的原因 选择要素 1 会议目的 2 会议机构 5 会议文件材料 6 会议设备工具 7 会议的组织者 8 会议日程 1会议筹备方案的主要内容框架 1确定会议的主题与议题 2确定会议的名称 3确定会议和议程 4确定会议的时间性和地点 5确定会议所需设备和工具要满足会议的需要 6确定会议文件的范围并做好文件的印制或复制工作7确定会议与会代表的组成8确定会议经费预算9确定会议住宿和餐饮安排10确定会议的筹备机构大型会议需要确定筹备机构与人员分工 2会议筹备方案的作用 1确保会议的周密组织2确保会议服务质量和沟通协调到位3确保会议领导的意图得以贯彻执行 1会议议题就是会议讨论的问题它反映的是会议的目的主题任务以及为了完成任务而采取的措施 2安排会议议题的原则 必要性原则可行性原则明确性原则适量性原则 3会议议题的作用 A体现会议目标为会议目标服务 B引导和制约会议的发言 注意 事项 1为了确保会议的高效秘书人员务必在会议召开前知会参会人员以准备意见 2党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别 3临时提出的一般议题不宜仓促安排以保证质量 4可准备些后备议题以便在会议进展顺利时间充裕的情况下提供会议讨论 5秘书不能擅自确定议题必须事先报请领导审批 知识点 1领导确定议题临时性会议必须先有议题再开会定期会议可按原订计划进行如有增设的议题须经知会领导 2会议秘书人员事前收集议题向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题然后加以安排并报请领导确定 3按照规定经过必要的程序性步骤由会议确定 4会议需研究的问题很多秘书应根据具体情况分轻重缓急将收集到的议题进行筛选加以修 改讨论报请领导审查后按周月或季度统筹安排 会议议程是对已确定的议题列出先后顺序也就是对会议所要通过的文件所要解决的问题的概略安排并冠以序号清晰地表达出来会议主持人要根据议程主持会议 1按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2宣布议程 3说明一些此次会议事务性的内容点名报告缺席情况宣读或修正上次会议记录 4尽量将同类性质的问题排列在一起 5保密性较强的议题一般放在后面 1会议议程的编制应在前议程一旦确定就不能变更 2议程表制出后必须经主管领导审核才实施 3提前分发会议议题以便与会者及时准备 注 意 事 项 议程表设计注意事项 海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行 1销售二部经理的人选 2东部地区销售活动的总结 3上次会议记录 4销售一部关于内部沟通问题的发言 5下季度销售目标 6公司销售人员的招聘和重组 1请找出以上议程表的错误所在 2重新设计这次的会议议程表 海天公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点 在公司总部第一会议室举行 1宣布议程 2说明有关人员的缺席情况 3宣读并通过上次会议的记录 4东部地区销售活动的总结 5销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6公司销售人员的招聘和重组 7销售二部的经理人选 8下季度销售目标 会议日程根据议程逐日做出的具体安排是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据 会议日程表一般采用简短文字或表格形式将会议时间分别固定在每天上午下午晚上三个单元里将会议的议题具体化 日程表一般包括以下6项 时间会议内容活动方式地点主持人参加人 1会议日程在时间地点人员等问题上如遇到变化可适当调整 2日程表的内容必须与议程表吻合 3同议程表一样日程表制出后必须经主管领导审核批准后才实施 日程表编制注意事项 一般来说较大规模的会议应建立会议组织机构具有法定程序的重要会议在会议正式开始之前建立会议筹备组我们亦称之为会议秘书处会议组织机构一般设以下子机构 1资