湖北江天集团OA项目策划方案2007

第一篇：湖北江天集团OA项目策划方案2007

湖北江天集团OA项目策划方案2007-07-18 15:17

目录 前言 3 第一部分

办公自动化的理论与现状分析 4

一、OA发展历史回顾 4

二、新时期办公自动化建设的内涵和外延 6

三、办公自动化的发展方向 6

四、目前企事业单位对OA的需求 7

五、网络时代企事业单位关心的办公问题 7

六、传统OA系统应用现状 8

七、投资回报分析 10 第二部分

OA项目版V3系统介绍 11

一、开发思想 11

二、适用范围 11

三、系统概述 11

四、技术特点 11

五、产品优势 12

六、系统运行环境 13

七、主要功能 15 首页 16 1.1提示 16 1.2通告公文 16 1.3动态新闻 16 1.4个人邮件 16 1.5待办事件 16 1.6便笺 16 1.7其他 17 工作管理 17 2.1工作计划 17 2.2项目管理 18 2.3报表中心 19 2.4工作总结 19 2.5公务公开 20 公文流转 20 3.1通告信息管理 20 3.2普通公文管理 21 3.3行政公文管理 21 3.4行政公文档案 22 3.5工作流管理 23 资源管理 24 4.1通讯资料管理 24 4.2文件资料管理 24 4.3人力资源管理 25 4.4绩效考核管理 25 4.5图书资料管理 26 4.6办公用品管理 26 4.7固定资产管理 26 4.8车辆信息管理 26 4.9资源预约管理 27 4.10信函资料管理 27 4.11新闻公告管理 27 考勤管理 28 在线交流 28 6.1手机短信（可选模块）28 6.2网络会议 29 6.3焦点论坛 29 6.4会议记要 29 6.5意见反馈 30 6.6在线SMS 30 6.7内外部邮件 30 6.8在线调查 30 知识管理 30 系统管理与权限设置 31 常用工具 31 学习与娱乐 31 USB身份令牌 31 其他 32 第三部分

OA的运行性能、作用及实施效果分析 33

一、OA的运行性能 33

二、OA的作用 33

三、实施效果分析 34 行政事业单位办公自动化实施效果分析 34 企业办公自动化实施效果分析 35

前言

办公自动化(OA-Office Automation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式，是指建立在硬件网络及系统软件平台，包括企业数据仓库以及企业决策支持的基础上，将企业业务管理、办公管理和决策支持融为一体，从而降低企业管理成本，提高工作质量与效率，并确保管理体系的稳定，极大地提高工作效率。

随着全球经济一体化及我国入世，建筑施工行业面临的市场竞争不仅来自国内，而且还来自技术和资金均占有很大优势的国外同行。只有迅速提升施工企业的信息化水平，并通过信息化拉动施工企业向智能型和管理型企业转化，才能使企业在激烈的市场竞争中取胜。为此，如何利用现代信息技术提高建设行业的生产效率和管理效率，已成为迫在眉睫的问题。

OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。

第一部分

办公自动化的理论与现状分析

一、OA发展历史回顾

办公自动化于50年代在美国等西方国家首先兴起，到70年代后期形成新型综合学科--办公自动化（OA）。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。

根据对机构发展的深刻洞察，我国企事业单位的办公自动化历程，实际上已经经历了6代的发展，伴随着6代管理思想与管理体系的演变。

第1代OA：硬件配置阶段

70年代末，伴随企事业单位在办公过程中开始使用电脑、传真机、打印机、复印机等现代办公设备，以单机为主、以实现个人事务处理为目的的第一代办公自动化系统开始兴起。

第2代OA：数据处理自动化阶段

自80年代中期开始，伴随传统MIS（管理信息系统）的兴起与发展，OA进入以数据处理自动化为标志的第2代OA阶段。由于不能实现流程自动化，第1代及第2代OA都不能称为真正意义上的“办公自动化”。

第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段

伴随企事业单位内部局域网的兴起和发展，第3代OA开始关注并实施企事业单位不同部门间工作流程的自动化。不同部门及各员工间的协作大大加强，从而使企事业单位办公的效率得到较大的提高。因此这是真正意义上“办公自动化”的开始。

但是，第3代OA只是有限的工作流程自动化系统，难以实现随时随地的办公、移动的办公，因而难以实现企事业单位资源的延展，企事业单位资源最大程度的利用。第4代OA：无障碍工作流自动化阶段

90年代中期开始，随着互联网（Internet）的兴起与发展，办公自动化管理模式获得极大的突破。以Internet为基础，第4代OA实现了移动办公，企事业单位资源不再受到通讯技术的限制。因此，它被称为“无障碍工作流程自动化办公”（Unlimited Work Flow）。

这种24小时*7天/周的不间断办公管理模式，为企事业单位实现对客户的全天候服务和业务活动的全面开展提供了宽广的舞台。然而，由于受到企事业单位传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚，协同工作的模式难以建立，工作流程自动化的效益也难以全部实现。

第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代）

90年代末期开始，随着协同管理思想（Collaboration）的兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、跨越时空协同的第5代协同工作型OA开始兴起。第5代OA的核心是KM（知识管理），实现方式是Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）相结合的信息系统。其缺点在于太关注办公事务本身与企事业单位目前的利益，缺乏长期的发展战略。第一代知识管理（简称KM1代）太关注于知识/信息与资源的分享，而忽略知识的收集、积累与继承。

因此，第5代OA难以支持企事业单位及员工的长期的协同发展。第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）

第6代OA已经超越了传统办公的狭义范畴，它是一种领先的企事业单位管理思想。在实现方式上，它仍然以工作流程自动化Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）为核心。

从两者的关系来看，工作流程自动化是实现协同的重要手段。缺少工作流程的自动化，任何办公自动化系统都无法实现工作的协同。而KM仍然是OA的核心。但与第5代OA中的KM（KM1代）相比较，KM2代的涵义发生了重大的变化。

KM2代的优势在于，其注重知识的收集、积累与继承，最终目标是要实现企事业单位及员工的协同发展，而不是关注办公事务本身与企事业单位本身的短期利益。只有实现企事业单位的发展，员工的发展才有空间；只有实现员工的发展，企事业单位的发展才有潜力。而“知识管理”正是实现两者协同发展的桥梁。

事实上，现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企事业单位的运作效率，进而提高企事业单位的核心竞争力。知识管理可以帮助企事业单位解决知识共享和再利用的问题。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播散布在企事业单位信息系统和人们头脑中的知识”。阶梯式的管理结构是一种传统的管理模式，这样处于金字塔顶端的最高领导通常只能接收到处于中层的部门负责人的反馈，而无法根据普通员工的意见对中层干部的工作进行批评。而对于处于底层普通员工的接触就很少，他们很少能够进行越级的信息反馈。并且这也是传统管理模式中比较忌讳的一种方式。但是利用本系统，我们将实现管理的扁平化与透明化，将所有员工的工作都置于一个透明的状态，根据权限范围都可以了解到其他人在干什么、结果如何。最高领导可以随时抽查任何一个员工的工作记录，可以查看任何一个项目的进展情况，这样企事业单位中的每一个员工都处与一个平等的状态。这就是在我们通过本系统可以实现的一个基本理念：Who at Where do What。

不仅如此，随着时代的发展，企事业单位的分散化程度越来越高，机构内的成员的流动性也越来越频繁。如分布广域办公分支机构或者在全国的机构如何了解其他兄弟机构正在进行的项目，各地出差的机构内的成员也可以通过本系统来获取企事业单位的相关咨询。通过传统的方式几乎无法获得的信息都可以在我们的系统中获得。例如：如果某个部门负责人在开会时想查询某个项目的一些资料，如果采用传统方式必须打电话给单位，找到相关人员，然后再有他们发传真或者通过电子邮件发送过来，这个过程可能会浪费很多时间，而如果有本系统，所有的信息都在网上，就可以直接从网上下载，从而大幅度提高了工作效率。

综上所述，办公自动化系统的发展经过六个阶段，几次飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、进而构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企事业单位网络上传递的最有价值的信息。第六代OA帮助企事业单位从How To的过程转到Know的过程，将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。

二、新时期办公自动化建设的内涵和外延 在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet）,从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。

办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段，只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。

三、办公自动化的发展方向

办公自动化的发展方向是数字化办公。所谓数字化办公几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

四、目前江天集团对OA的需求

湖北江天建设集团现有职工3886人，各类专业技术人员973人，拥有一支施工实践经验丰富的项目经理队伍，固定资产1。19亿元，下设7个分公司、6个子公司及26个项目经理部，企业年施工能力4亿元以上。这么大的企业工作量问题如果运用单纯的手工来完成，所带来的不仅仅是人员、时间、金钱上的损失，更重要的是效率性和准确性，因此，OA系统的导入对于江天集团的更高更快的运作发展是必然更加是必要的。

随着以计算机技术、通讯技术为代表的信息技术的发展，办公自动化在企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。人们要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求，提供解决公文处理等偏向个体的自动办公功能，还要求能解决人们之间信息交换与共享的要求。

目前的办公自动化，是以网络为依托，在企事业单位内部进行畅通的信息交流。在这种模式下，单位成为一个大办公室，它下面的财务、人事、行政、业务等部门都成为企事业单位信息流中的一个环节，而不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式，单位的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企事业单位的战略决策。没有人怀疑计算机的出现给机构内人员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的已经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企事业单位的效率，增强企事业单位的综合竞争能力。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化已经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企事业单位生存发展的命脉。

五、网络时代企事业单位关心的办公问题

1、机构规模扩大，分支机构增多，信息量迅速膨胀的同时各分支机构却成为信息孤岛，原有的办公平台无法适应规模化的办公需求，无法实现移动办公和全球办公；

2、计算机网络健全,但离线用户的信息仍无法及时、快捷、方便的到达；

3、大中型机构规模的信息化建设需要继续扩大设备数量，所带来的维护、升级的工作量太大；

4、同一体系的办公单位相对分布较远，相互之间的工作协同发生失误可能性大；

5、人员流动性大、信息的非结构化、信息难以安全和妥善管理，信息利用率低，制约学习型机构知识管理发展；

6、企业规模日益壮大，相关管理越来越繁琐，浪费了大量的人力物力，工作效率相对低下；

7、公文编辑及流程太过繁琐.原有的办公平台无法实现公文、印章、手写批注一体化；

8、现有的办公系统在IE环境下直接文字处理能力差，无法满足办公需要；

9、客户端软件的使用限制以及进行培训、支持等后续维护服务工作复杂；

10、办公系统功能需求及用户数量增加，后续购置与维护成本高昂；

11、金字塔型管理模式上下信息难以通畅,管理出现脱节。

六、传统OA系统应用现状  基于桌面数据库的OA系统 优点：

提供简单的公文的增、删、改、查功能；

在关系型数据库中保存OA数据，方便统计管理； 缺点：

没有工作流引擎处理，不提供流转功能或只提供简单的流转功能； 文档处理能力差； 需要安装客户端软件；

不能适应办公流程变化的需求；

 基于Notes或Exchange等群件系统开发的OA 优点：

方便的邮件、通知、便笺处理； 收文、发文等公文处理能力强； 能处理大批量的邮件； 文档处理功能强。缺点：

在开发流转处理时需要专业的开发人员，开发程度复杂； 客户端需要安装专门的客户端软件,不利于日常维护； 需另外购置相应处理平台,投资增加巨大； 较难和业务系统数据结合；

平台的通用性和扩展性差,安装维护难度大；

手机短信、网络会议、文件档案管理等功能很难真正实现。

基于WEB的办公自动化系统

基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，对客户端机器的硬件要求较低，无须安装客户端软件，只需通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问的，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户易于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的阻力来说，有相当重要的意义。并且使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，系统更加容易实施。

同时基于WEB的办公自动化系统文档处理及管理能力强，工作流处理能力强，公文流转完全自动化，并可通过多种通讯手段保证信息及时快捷传送，实现远程办公、移动办公等多种办公形式，并且基于WEB的办公自动化系统安全可靠、扩展性兼容性强。

七、投资回报分析

 符合信息化总体规划分布实施的公认模式；

 有效地引导机构导入数字化经营，降低成本核算；缩短与外界的距离，降低运营成本；网络办公还能节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用；

 以人为本，优化人员结构，增强对下属部门人员的业务监管，提高其信息透明度，高效地提高内部管理，增强内部管理效益；

 降低客户端及维护成本，提高时间效率；

 提高政策、制度、任务指标等信息的传播、共享速度；  提高员工日常办公效率；  提高各部门协同工作能力；

 更有利于建设透明化、协作型、学习型的办公文化；  提高员工业务水平；提高机构的服务质量与反应速度；  建设国际标准的IT基础平台，建立开放性的业务模式。

第二部分

OA项目版V3系统介绍

一、开发思想

OA项目版是以信息管理为核心的办公自动化系统，建立在企事业单位办公需求的基础上，完全面向客户的，以现代管理理论为指导的新一代办公自动化软件。软件结合现代管理理念全面帮助用户建立和完善自身的现代管理制度；利用强大的信息通讯平台帮助建立协同工作机制，解决用户内外部信息交流不畅通的现状，从而奠定信息管理的基础，自如应对电子商务、电子政务和知识经济的挑战。

二、适用范围

 无限用户开放，适合所有政府机关、企事业单位及各种形式的组织或机构。

三、系统概述

OA是基于B/S模式架构运行于MS平台上的应用软件，采用开放性结构，具有良好的兼容性，只要提供数据库接口就能轻易与各种应用软件对接。在许多细节方面均表现得更加人性、更加成熟、更加完善，同时结合用户需求，满足在自动办公环境中的信息流动，做到知识信息积累，提高安全性能,使用户更好的实现电子协作，高效安全办公。本系统应用新的潮流技术和传统技术相结合，真正实现无纸网络办公。

本系统界面友好而美观，使用者易于上手使用，可以在Internet及局域网内使用，在客户机上只要安装了IE浏览器，就可以使用本系统，并可在IE环境下直接使用本系统进行文字处理。同时系统采用最新的组件加密和数据库加密技术及SSL数据传输，完全保证了客户数据的安全。

四、技术特点

1、用户操作简易性：基于Microsoft平台开发，所有用户操作遵循Microsoft软件通则。基于Web技术开发，客户端不用加装任何软件，只需通过浏览器即可使用，严格商品化软件开发模式，无须专业水平即可安装调试和使用，真正做到易用易管。

2、独特的用户定制机制： 系统几乎所有角落用户都可根据自己的情况自行修改和定制，主动调整和壮大系统功能，系统的实用性周期得到充分的加强，降低了用户的投入风险，提升了投资的有效性和回报率。

3、流程表单定制：集成工作流生成器和模块构建工具，树状定义工作流，可由用户随意定制和搭配，简单易用，适用性强，系统自动判断工作流方向，也可人工干预，提供全面的查询功能并可重复使用。通过角色、表单、元素和动作相结合的流程方式，不同的流程通过元素设定节点数、每个节点不同的角色定义、不同的动作赋予对应的角色，通过节点来设置表单各个字段的显示方式，自动填写、手动填写等。表单流程权限控制，不同的节点和角色所看到的流程表单中所显示的不同内容，不可修改，只能加以描述，突出了软件的标准化、电子化和严密性。结合流程管理功能，可以在定制过程中监督任何一个流程的工作状态，充分体现流程系统的智能化。真正意义上实现“所见即所得”系统设计理念。可根据机构内实际情况及外部环境变化，随时自行修改完善，以适应日益激烈的市场竞争。并可充分借鉴其他机构的优秀管理经验。

4、角色定制：流程走向按角色或指定分配，从而避免了人员流动等带来的不便之处，不需要进行大规模的改动，只要在组织架构中给新增人员赋予相应的角色就可以完成相应的工作流程。而和流动人员相关的流程不会受到影响。

5、公文编辑全面化：具有公文格式定义、图文混排、电子表格、水印、文字艺术处理、文字行线、海报制作、水印、特大字打印、反片打印、单色打印、平铺打印、套打、超链接、在线保存、设置自动指令、程序调用、痕迹保留、对象分层、专用保密格式等功能。实用的公文模板，简单灵活的样式制作延伸无限需求。直观的在线图表，柱状图、折线图等多种图表格式、任意的相互转换功能，轻松制作各种报表，并可自行设定运算函数。强大的公文流转，可支持会签、电子公章，采用内嵌手写批注控件（安全可靠，无法复制、剪切、修改、删除，流畅清晰，笔头粗细颜色均可定义，非一般OA图片式，真正实现手写痕迹留存），用户使用手写板或手写屏等外设，即可实现手写批示、全文修改等功能，提高了系统在高层领导中的易用性。智能电子印章轻松制作，并可直接进行电子盖章，内置五星、党徽、国徽、军徽等图形并可自行设置公章图案，印章安全五重检验，可人工限制打印和拷贝，印章使用全程跟踪记录，实现了方便、灵活与安全的统一。系统相关编辑完全可以满足机构办公文档及内部刊物制作需求。

五、产品开发优势

（1）工程动态管理子系统

该子系统的主要功能包括工程信息管理、工程信息调整、任务分解、工程计划、计划调整、工程监控、工程决策等，并提供资料管理、统计报表、在线帮助、系统维护等辅助功能。该子系统不仅对工程进度、安全和质量进行重点控制，同时兼顾各种文档资料。该子系统可以以天为单位设置时间精度，从开工到竣工周期性地对工程量、人员、材料、机械设备、资金等要素进行全过程动态控制，并根据设计数据、计划数据和统计数据，以图表的形式直观地显示各种对比关系。对于重点工程桥（隧），该子系统能够动态监控整桥（隧）及各部分的进展状况，并显示形象进度图，通过与Project 2000结合，网络图和横道图使施工的动态管理更加智能化。

（2）工程投标信息管理子系统

该子系统的主要功能包括工程信息管理、商务管理、施组管理和项目报价分析。该子系统使用大型数据库统一存储各种工程资料和素材库，能够自动编制标书的商务模块和施组模块。

（3）计划、调度、统计子系统

该子系统的主要功能包括计划管理、计划报表、调度管理、调度报表、统计管理和统计报表。计划、调度和统计单位可根据各自的需要定义自己的报表，并可按照施工项目和单位录入数据，对表中的逻辑关系进行校验。该子系统能够利用已录入的数据迅速生成新的所需要的报表，并具有网络传输功能。该子系统提供强大的汇总功能，可以按要求（分施工项目、单位、项目中分单位等）进行汇总和对比计算，并可按条件查询相应的报表。

 针对实际的办公特点开发，全面支持协作办公、移动办公和全球办公；

 采用国际流行B/S结构，完全基于浏览器，简单易用，维护方便，节约培训费用，减少会议、电话和交通开支；

 自动式安装，建立机构信息中枢只需3分钟；

 内置简繁自动转换，每个用户的设置都可不同，真正覆盖大中华区用户，并支持多语言（用户可增减语言库，实现任意语言转换）；

 结合工作流引擎，用户可自建模块，以适应内部不断变化的功能需求；  严谨的项目专案管理,项目工时及进度图形化表示；

 公文编辑全面化：具有公文格式定义、图文混排、电子表格、水印、文字艺术处理、文字行线、海报制作、水印、特大字打印、反片打印、单色打印、平铺打印、套打、超链接、在线保存、设置自动指令、程序调用、痕迹保留、对象分层、专用保密格式等功能。实用的公文模板，简单灵活的样式制作延伸无限需求。直观的在线图表，柱状图、折线图等多种图表格式、任意的相互转换功能，轻松制作各种报表，并可自行设定运算函数。强大的公文流转，可支持会签、电子公章，采用内嵌手写批注控件（安全可靠，无法复制、剪切、修改、删除，流畅清晰，笔头粗细颜色均可定义，非一般OA图片式，真正实现手写痕迹留存），用户使用手写板或手写屏等外设，即可实现手写批示、全文修改等功能，提高了系统在高层领导中的易用性。智能电子印章轻松制作，并可直接进行电子盖章，内置五星、党徽、国徽、军徽等图形并可自行设置公章图案，印章安全五重检验，可人工限制打印和拷贝，印章使用全程跟踪记录，实现了方便、灵活与安全的统一。系统相关编辑完全可以满足机构办公文档及内部刊物制作需求；  行政收发文符合《国家行政机关公文处理办法》和《中国人民解放军机关公文处理条例》；  远程收发公文，解决了与上下级、驻外机构或外单位的远程公文互通；

 公文档案利用率自动统计,档案借阅多种管理模式，杜绝档案管理漏洞，符合国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》；

 集成工作流生成器和模块构建工具，树状定义工作流，可由用户随意定制和搭配，简单易用，适用性强，系统自动判断工作流方向，也可人工干预，提供全面的查询功能并可重复使用。通过角色、表单、元素和动作相结合的流程方式，不同的流程通过元素设定节点数、每个节点不同的角色定义、不同的动作赋予对应的角色，通过节点来设置表单各个字段的显示方式，自动填写、手动填写等。表单流程权限控制，不同的节点和角色所看到的流程表单中所显示的不同内容，不可修改，只能加以描述，突出了软件的标准化、电子化和严密性。结合流程管理功能，可以在定制过程中监督任何一个流程的工作状态，充分体现流程系统的智能化。真正意义上实现“所见即所得”系统设计理念。可根据机构内实际情况及外部环境变化，随时自行修改完善，以适应新形式下的机构办公。并可充分借鉴其他机构的优秀管理经验；

 细致、完善的物品管理及预约系统，解决了办公用品、车辆等资产管理问题，节省了大量的人力物力，提高了机构的整体效能；

 专业的绩效考核模块，彻底解决机构内部考核的多样性和复杂性，全面改善绩效管理水平，使整个绩效管理工作科学、客观，便于操作；

 采用电子文件库代替物理文件柜，用权限代替钥匙，“层次化”管理文档；  完善的内部邮件系统，编辑功能方便实用，收发管理得心应手；

 可根据自身管理机构特点，方便设置多级部门、职位、级别,部门排列、人员级别排列有序显示；

 几乎所有可视图片或文字用户都可以任意修改，积极适应客户个性要求，内置智能换肤支持；

 可限制系统的可访问IP地址范围、时间范围；  强大的菜单定义体系和综合设置，为用户提供方便，快捷的操作环境和个性化功能定义；  根据实际需要，选择不同的提醒时间间隔和提醒方式，避免了遗忘部分工作计划的可能，使相应的工作计划准确实施到位；

 小精灵V2.0（内部即时通讯系统）实现全方位离线提醒，即时信息交流方便快捷，并提供多种人性化功能；；

 强大的手机短信模块，收发自如，运用广泛；

 功能强大的应用模块，覆盖信息化的各个方面，在应用中，可保存电子邮件、待办事宜、通讯录、文档、日程安排和项目的所有信息；

 数据既可集中保护,集中备份，又可针对附件进行多种存储方式选择，多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源，系统数据更安全；真正实现了机构的办公高效化、传递网络化、信息资源化、管理决策智能化；  协助建立3C办公文化，将扁平化管理、项目管理、知识管理等管理思想融入产品功能中，通过办公自动化达到对办公制度、流程乃至办公文化进行优化，形成沟通、协作与控制的3C办公环境；

 合理的市场定位，简繁自动转换，不限制用户数，让OA做到真正普及应用；  常年版本功能升级，保证系统不断增值；

 采用先进的内置微处理器USB加密狗，杜绝非法使用；

 采用先进的USB双因素身份认证令牌验证用户身份，安全可靠；  系统稳定成熟,遍布全国的广大用户降低了采购风险；

 可根据机构信息管理实际要求进行二次开发，无缝嵌入度身定做的功能，个性需求亦可变通解决。

六、系统运行环境 服务器系统环境要求：

CPU PIII 800以上；

内存至少256M，建议512M以上；

硬盘至少20G，建议40G以上；

Microsoft Internet Explorer6.0(SP1)以上；

Microsoft Windows 2000 Server(SP4)以上；

Microsoft SQL Server 2000(SP3)以上；

Microsoft IIS5.0+。客户端系统环境要求：

Microsoft Internet Explorer6.0(SP1)以上。

七、主要功能

首页

1.1提示

工作有关提示、常见信息快速提示。并且系统在国庆及用户的生日时，只要登陆就会出现FLASH动画庆祝或祝福，另外OA小精灵还支持离线信息提示。1.2通告公文 界面直观，用来及时反映机构最新发布的通告和公文信息，另外此处的显示方式还可自由切换为分块显示。1.3动态新闻

及时了解有关国内外及内部的新闻动态。1.4个人邮件

及时了解目前个人的邮件接收状况。1.5待办事件

“待办事件”属于私人条目，每个用户都有自己的待办事宜项目，用户对自己的待办事宜有完全的管理权限。用户还可根据待办事件的情况不同，设定“提醒”相关功能。1.6便笺

针对目前机构事务繁忙的特点。便笺是一个类似写字板的编写记录平台，快捷的方式可随时查看便笺内容，提醒相关重点信息，使工作实施到位。1.7其他

在线调查、考勤、SMS等功能的直观显示。工作管理 2.1工作计划

工作计划包括单位工作计划、项目组工作计划、个人工作计划（日、周、月、年计划）、值班管理等。

**单位工作计划** 主要用于单位或部门的计划的制定、分配、检查、浏览、分析，与个人工作计划不同，但功能相得益彰，对于机构内部计划的制定与执行可以起到良好的辅助作用。

单位工作计划是多人的环境下，共同完成某项工作的描述；单位工作计划遵循计划拟订、计划分配、计划执行、执行分析的实施监控；如下图所示：

单位工作计划是一个团队协作模块，通过单位工作计划可以充分的体现“协同”办公；单位工作计划是分工合作、以人为本的体现；上级部门可以将某项单位工作计划分配到多个部门，各个部门的负责人可以针对本部门的人员情况将本部门所要执行的计划在此进行分配来共同完成；

单位工作计划同时是一种指派的计划；在单位工作计划的执行过程中，上级部门可以实时的监控计划的执行情况（如：完成率）以及计划的日志，在监控的过程中可以及时地进行各种调整措施；

**个人工作计划** 主要为方便用户完成日常工作而设计，用于个人工作时间管理。在日程安排中能查看当天应当处理的所有公务和自己的一些日程安排，能创建新的任务和安排计划，同时在制订相应的计划时，可根据需要，制订计划的执行时间，并有多种提醒方式可供选择，避免了因工作繁忙而遗忘部分计划的情况，让相应计划准确的实施到位。还可针对有必要公开的工作进行公务的公开，供机构成员查看和监督。同时有关管理人员可对工作计划的执行情况作出评析，个人工作计划和相关评析情况均可植入绩效考核模块，以配合内部的有关考核。

在使用OA之前，还可制定一些与OA有关的管理条例、工作内容，例如：规定每人每天都要制定自己的工作计划，每个部门主管还需要制定部门的工作计划。通过这种方式，就可以记录每一个人、每一个项目、每一个部门的工作计划情况，作为相应部门的管理人员，可以在任何时间、任何地点查询任何一个项目计划与进展。此外，利用这种方式，还可以对每个工作人员的绩效进行评估。

管理人员可以查看所管辖范围内部门、人员的日程安排情况，通过查询，及时掌握部门人员工作动向，并根据事务的重要程度来安排部门人员的工作，为合理安排部门工作提供支持。为了体现办公的智能化、人性化的融合，系统可将待办事务等相关的需要进行处理的事务自动的引入到个人工作计划中（管理人员可以进行统一的设定，同时在管理人员没有进行设定的情况下，人员可以自行设定此部分的工作）。**值班管理** 值班管理主要是为休息时间段和节假日内的值班人员及时间安排而设的。同样设有权限，管理人员可以通过查询来查看所有值班人员和时间，而没有相应权限的人员只能编写或查看自己的值班日志。

值班管理也充分的体现了协同办公，可以进行值班的指派；通过这种指派的方式，相应的人员及时的获得被指派的信息，使此种办公及时、直观。2.2项目管理

项目管理包括：项目工作计划，项目文档管理，材料费用及检验管理，信息汇总，项目工时及进度管理，项目人员权限分配，项目信息设置等功能。

就项目管理而言，首要大事就是项目规划，项目前期规划的好坏会影响甚至决定项目的质量和效率。项目规划的目的简单地说一是准时；二是预算控制在既定的范围内；三是质量得到保证。项目经理必须保证项目小组的每一位成员都能对照上面三个标准来进行工作。其中项目文档管理是非常重要的，它有利于组织内部或行业内部经验与数据的积累，项目过程的改进和技术与管理经验积累，对于今后的项目有非常重要的指导意义，这些历史信息的来源从内部获得的主要来自以前项目的经验总结，历史的数据使可以新的项目进行更为准确全面的规划，历史的教训可以使新的项目少走不必要的弯路，少花不必要的代价，减少项目失败的风险。

项目管理的所有文档，只有有权限的用户才可以对其进行增加、删除、浏览文档等操作，极大的保证了文档的安全性及管理的方便性。

材料费用及检验管理功能可根据本机构实际情况进行格式的定制，并可针对具体项选择是否开放浏览，极大的增强了系统对不同项目的适应性，同时系统还提供相应的统计功能。项目计划可针对项目进度等各项指标进行图形化表示，并提供项目进程日志管理，使项目经理对项目进度监控直观化。通过实施项目管理，使得单位中团队协作能力得到很好的体现，而单位中需要团队协作的情况比比皆是。因此项目的良好管理的意义是多方面的，包括各种经验的积累、协作能力的提高、宏观调配的高度集中化……。2.3报表中心

实际办公中关于报表处理的地方较多，每个部门、每个功能模块都有可能出现报表；如何的进行报表的统一管理而不出现资料外泄是本模块所处理的重点； 报表处理业务在系统建设初期也许不能够完全的囊括，随着单位组织的扩大、各种需求的增多，报表的多样性、报表的种类、报表的新增等都可以通过报表中心进行处理；

OA报表中心主要包括：报表管理，报表提交，报表浏览等功能。包含二级密码验证和权限分配。如果用户单位所应用的各种软件（如财务系统等）较多，较多的每旬(月)的财务报表、业务报表以及不定期的报表需要查看，相关管理人员需进入不同的系统来统计相关所需报表，操作起来较为繁琐，特别是要求对应用系统的操作特别熟练，才能较快的查询到相关报表。本功能就是针对于这种情况，只需指定相关报表管理人员上传相关报表，用户根据不同报表的浏览权限来收发相关报表。2.4工作总结

工作总结包括：总结提交，总结管理等功能。

工作总结是针对工作人员为自己阶段性的工作进行一次总结或工作汇报而设的。根据人员级别进行管理范围识别，管理人员可通过查询来查看所管辖范围内部门人员的工作情况，并可以结合工作计划，及时掌握本部门人员的工作情况及工作效果，为安排本部门的相应工作及项目实施提供依据。另外还可通过设置限定工作总结提交人在规定周期后不允许修改或删除。

工作总结既可以帮助工作人员回顾阶段内的工作情况而起到对下一阶段的工作的重点的安排、个人在工作中的经验的总结；也可以帮助管理人员更加客观的进行工作的安排以此来提高工作的效率等； 2.5公务公开

个人工作计划如果进行了公开，则将公开部分显示到公务公开中；除提供查询功能外，公务公开随着工作计划变化进行自动动态更新，如果某项公开的工作计划被删除或者选择了不公开，则公务公开中将不再存在。

本模块充分加强了机构内部办公的透明度，为更好的实现对机构内部的职能监督和计划安排的管理提供了新的途径。公文流转

3.1通告信息管理

内部信息可通过公告的方式进行发布，相当于模拟单位的公告板与布告栏的功能，用来宣传报道传达单位的各项规章制度及相关信息，让工作人员能够准确及时地了解单位的发展方向、方针政策等。内部人员只要进入“通告浏览”，都可根据通告发布范围看到已发布的信息。通告的发布范围可以进行多种方式的选择，分别为：自由选择多个人员及部门或本部门及其下级部门等两种方式进行发布。另外系统还会自动流转历史，并提供有关通告的查询功能。通告信息管理模块分为草拟通告、通告管理、通告浏览。界面更直观。实现了所见即所得、多项智能设置、特大页面打印、缩放打印等操作。同时又囊括了图文混排、表格、文字行线、文字艺术处理、海报制作、特大字打印、反片打印、单色打印、平铺打印、套打、图表制作、对象分层、制作印章等几乎所有文档编辑功能，此外通告模板、归档管理、痕迹保留、电子印章、动态保存图片、附件携带、在线报表、超链接支持、手写批注等功能的加入，完全实现无纸化作业。3.2普通公文管理 **公文管理** 实现对内部所有普通公文收发的管理操作，非具有公文管理权限人员只可对本人的普通公文进行管理。**发送公文** HTML编辑方式，文件在传送过程中能灵活选择收文范围，并且提供了传统的红头公文使用模版，同时系统还提供与后台工作流程结合的普通公文审批流程，可加载附件传输并可自动签名。

**已发公文** 用于保存和处理已发普通公文，提供标题、内容、接收人等检索功能，详细记录公文的当前状态，可根据视觉效果扩大或缩小字体。**已收公文** 用于阅读或处理有关普通公文，提供标题、内容、发送人等检索功能，详细记录公文的当前状态，可根据视觉效果扩大或缩小字体，还可对所收公文进行原文件验证。

3.3行政公文管理 **远程收发文

远程收发文是不同地域的办公机构OA与OA之间的公文收发，充分利用现有资源和现有网络平台条件，加快机构之间无纸化公文传输的进程，提高公文流转的速度，进而可以提高行政事务的处理效率。包括：远程发文、远程收文、收发文的状态，并且支持附件携带或直接页面携带。如下图所示：

**公文拟稿** 在使用时可以调出相应的公文模版，避免了重复劳动，从而使工作效率大大提高。同时，图文混排、表格、文字艺术处理、图表制作、超链接支持、在线保存、附件携带等强大的文档编辑功能突破了一般OA在IE环境下无法真正做到文字处理薄弱的缺陷，真正做到了无纸化网络办公。拟稿人还可随时查看公文目前所处环节。**公文审核** 所有公文根据权限的分配实现自动传送，快速返回，同时具有的“痕迹保留”功能，使公文审核和修改更加明确；同时针对一份公文多人审批这一特点，系统提供 “公文会签”的功能，可指定会签范围，同时可以查看其他审批人的会签意见与结果，真正实现公文或工作的同时审批。

**公文签发** 真正意义上的电子公文，结合会签、电子印章、附件携带、流转历史记录和多人手写批注，将传统手工的、繁琐的公文处理转为轻松的计算机联网办公，安全、可靠、快捷、方便、省时、省力，使办公人员彻底从传统办公形式中解脱出来。

精密的安全性能。除了公文本身的权限设定外，当调出电子印章时，需输入印章的“外层密码”，和本身的“使用密码”，多重保证使公文的安全性能近乎完美。**公文印制** 实现公文的指定分发范围和归档。可以跨部门指定印制分发人，也可以在公文会签的过程中让最后一个会签人进行分发人的指定，系统还可通过授权的方式在印制环节进行必要的公文签章等处理。同时针对可能分发失误的公文进行及时的撤消。3.4行政公文档案 **档案管理** 对档案柜的分类和管理，是公文签发、分发及归档完毕后的汇总。同时，可将公文会签的相关内容和流转历史一同保存。可对机构内部所有电子公文分类进行储存，是名副其实的档案资料中心，可通过权限管理来定制浏览档案柜的显示成员，并提供审批借阅、限时借阅、权限关闭档案自动回收功能，以便对相关公文的借阅加强管理，档案的利用状况及文件夹文件的分布状况直观了解，系统同时还提供档案文件归档、借阅、归还、审批、销毁所有环节的跟踪记录。

档案管理的主要功能：

登录（收集）和接收档案部门管理范围内具有保存价值的公文资料；

对所保存的档案进行科学的整理和保管； **借阅浏览** 可查看或归还有关已借阅档案，也可了解已申请借阅的公文有关审批的状况和流转历史，还可了解阅读状态。**档案查询** 实现智能查询。通过输入所需文档的部分名称或其他相关信息亦或是利用状况排序即可查出相关文档，并通过借阅功能，在“借阅浏览”中实现公文和会签意见的浏览。**待归文档** 针对传来的需归档公文，有专职人员对其进行系统的分类及管理，同时可保留会签意见及结果。

**档案审批** 对需审批借阅申请进行处理，并可了解处理状态。**借出档案** 了解目前被借出档案情况，辅助档案的管理。3.5工作流管理 **工作流程** 可满足在现代机构中各种协同、审批、请示和报告等工作需要。主要的功能有：工作人员向有关人员针对某工作问题提出协同、审批、请示和报告，有关人员在收到流程单后立即做出反映，并根据原设定流程运转完成。

系统可自动判断工作流方向,也可在流转中通过人工干预进行停滞、转移或临时指定下一步的审批或相关流程处理人员，流转历史详细可见，流程图一目了然，并且在提供限时处理的功能同时，工作流处理用时还随流转历史出现，便于对工作效率的有效管理。体现工作流程中心思想，所有工作清单由工作流程处理中心统一处理，决定工作清单的流程。工作流程处理中心可以灵活选择通过流程审批还是直接送给某一个或几个有关人员阅示，工作流程配置中心可以很方便的定义工作清单流转审批流程，而工作流程工具则可以使得表单设计更加美观，符合用户需求。

另外，系统提供详细的工作流文件清单和全面的查询功能，可了解每一工作流的处理过程及结果，从而可以评估机构中工作人员的办事效能。资源管理

4.1通讯资料管理

用于通讯信息管理，通讯录包括个人通讯录、员工通讯、关系管理和其它通讯。

面对杂乱无章的名片、众多的通讯本，是否需要一个良好的管理软件对其进行管理，以免在急需要某人通讯资料时手忙脚乱？在本系统的通讯资料管理中，用户不仅可以对客户通讯资料、个人通讯资料、部门员工通讯资料、其他通讯资料等进行分类，而且还支持自选备份（txt或excel格式），在部门员工通讯中还可同时进行邮件及短消息的操作，另外在其它通讯栏目可设定开放浏览的范围。同时关系管理还提供访问记录功能，每个人员只允许维护自己的记录。

用户可以通过搜索很方便快速地找到需要查找的信息，通过创建通讯录，可以添加新的人员通讯录，另外还提供编辑和删除的功能。

员工通讯录主要指机构内部通讯录，内部人员人人都可以方便快捷地查询,从而在机构内部达到通讯信息共享。机构内部通讯录由特定人员进行录入，一般用户只有查询功能。所有通讯资料的手机号均可动态植入手机短信模块，更加方便的将信息进行有效利用。4.2文件资料管理

文件资料管理是内部一般文件资料的数据处理中心，可对机构内部所有电子文件资料分类进行储存。

文件资料管理系统的主要功能包括： 无限设定下级目录；

登录（收集）和接收文件资料部门管理范围内具有一定保存价值的文件资料； 对所保存的文件资料进行科学的整理和保管； 可对所保存的文件资料设置上传文件、浏览权限； 提供文件资料信息的各种灵活查询服务。4.3人力资源管理

随着知识经济时代的到来，人力资源管理在机构管理中的作用变得更加重要。为方便机构的人事档案管理而设计，每个工作人员的相关个人资料都保存在本系统中。利用本系统可以进行人事资料的浏览，查询和分析，以便于内部的人力资源开发。内容包括：个人档案、基本档案、职位变动、奖惩情况、考核情况、工资档案（工资名目可自定义）功能和相关各种信息，同时提供高级查询和人员分析图。4.4绩效考核管理

机构的核心竞争力是由人决定的。成功的机构是因为他们的人才和团队，而要让人员成为人材，让人群成为团队，绩效考核管理是重要环节。

绩效考核管理的出现彻底解决了机构内部人员或团队考核的多样性和复杂性，在相当程度上保证了绩效考核的科学和严谨。

在本模块中，考核项、考核类型、权重模板、绩效考核模板、考核方式、考核结果、引入值都可以进行自定义设置，并重复使用。

考核项是进行考核的评定指标，考核项允许用户进行各种考核项的定制，而且，考核项本身又可以隶属于另一个考核项，从理论上讲，系统对于考核项没有任何的宽度和深度的限制； 考核类型是考核项的组合；所有的考核项最终都将隶属于某个考核项类型，单位可以根据本单位的实际情况进行考核类型的定制；

权重模板由考核项类型、考核项组成，但又具有自身的属性，如：最大可加分、默认分值、考核人，多个权重模板可以包含相同或者不相同的考核类型、考核项，可以有若干完全不同的名称而内容完全一样的权重模板来适应多种不同的考核情况； 绩效考核模板是由权重模板组合而成，一个绩效考核模板可以有一个或者多个绩效考核模板组合，并且可以自由定制各个权重考核模板的权重。针对于一次绩效考核模板，满分可以为任意数值，系统会自动将绩效考核满分进行百分制的转化；

系统还提供多种考核方式供用户进行选择：如打分考核方式、文字描述考核方式、单选考核方式等。还可分为记名和不记名两种考核形式；

考核结果是对每一次考核之后的值进行等级上的组织。并允许用户自定义表现形式并通过系统自动转化，使得考核结果可根据对应的表现形式进行显示。

系统还可进行个人工作计划及有关评析情况(被考核人的工作计划考核)、指派任务(被考核人的上级安排的工作任务)的引入；同时系统提供严格的权限限制，以保证绩效考核的有效执行；

绩效考核不但包含了正常的权限设置，而且对于每个考核人都有考核项的可见程度的限制。除此之外，对于考核人进行同一个权重模板考核或者对于同一次考核进行打分，各个考核人之间的打分结果根据系统分配的比例进行总分的计算；从一定程度上的遏制了考核者的作弊；

本模块全面改善绩效管理水平，使整个绩效管理工作科学、客观，便于操作，保证绩效管理过程中的信息流畅，使绩效管理职能活动协同、集成，避免绩效管理过程中矛盾的产生； 4.5图书资料管理

作为知识型学习型的机构，一定会有大量的图书、资料，借阅和管理都存在一定障碍。图书资料管理功能可以很方便的对图书资料进行分类管理，方便查询，而且还可以记录借阅情况，自动保留借阅记录。图书资料管理实现了如下功能：

（1）实现单位内部图书、期刊的计算机管理，使图书资料资源得到充分利用；

（2）工作人员可以在办公系统中方便地查询图书期刊目录信息，以方便学习；

（3）实现图书、期刊、电子图书网上借阅。结合工作流使用效果更佳。4.6办公用品管理

办公用品管理是针对现代机构办公用品种类繁多、管理琐碎的特点进行开发的。可更加直观的察看办公用品的领用情况和库存量，管理内部办公用品的登记、购进、领用、归还、报废等。结合工作流使用效果更佳。4.7固定资产管理 通过“固定资产登记”、“固定资产维修”、“固定资产报损”、“固定资产出售”四个模块，系统科学的管理固定资产。即使机构再多，也能让机构管理人员随时对机构的根本情况一目了然。4.8车辆信息管理

本功能可以针对车辆进行全方位的管理和查询，做到车辆使用管理和车辆费用管理一体化，并且用户可根据单位自身实际情况设定是否需要用车申请。结合手机短信和工作流使用效果更佳。

4.9资源预约管理

本着协同办公的理念，更加有效的提高机构单位资源的利用率和管理，如车辆预约、会议室管理及办公设备的借用等。可预先在系统中估计要使用的资源时间段，其他人员就可以了解到资源是否空闲。系统把已占用的资源时间段进行记录。状态条显示的是当天（0点到24点）的资源占用情况，同一界面中还显示了资源使用的详细预约时间段和预约的人员名单。如会议室的预约，对于单位会议室安排进行预约申请(结合工作流管理)，可随时查询使用情况，同时提高对了会议室资源的合理、充分使用。结合工作流使用效果更佳。4.10信函资料管理

可及时管理和查询信函的收发及办理动态，避免不必要的信函资料丢失。它是单位与单位各个层次之间，进行沟通加强联系的纽带。支持高级查询、模糊字段查询。4.11新闻公告管理

为机构内部所有工作人员提供最新行业动态、国内外新闻、内部新闻等，并可按类别分类管理，新闻采用HTML编辑方式，并且参与阅读的用户可以发表自己看法和评论，开展广泛的、不拘一格的讨论形式。它涉及面广、操作方便，可支持上传新闻图片，新闻内容中可以设置超链接，也可根据用户的习惯放大字体或者是缩小字体。考勤管理

专门为机构进行内部考勤管理的模块。功能有：员工考勤、部门考勤管理、单位考勤管理、考勤负责人设置。

系统根据机构成员进入OA进行签到签退及其他考勤登记，无须人工记录或另外购置考勤机，节省劳动时间，节约运营成本，提高工作效率。具体有如下特点：

** 考勤时，无须排班，自动识别平时加班时间、节日加班以及周休加班时间以及旷工，迟到时间等；

** 考勤方案一经设定，无需每月再行设定； ** 系统具有各种考勤统计功能；

** 拥有单位考勤负责权限的人员可同时查看所有员工的考勤情况及智能代签，解脱人事人员繁重的排班录入工作，提高考勤数据准确度； ** 完善的报表及查询功能； 在线交流

6.1手机短信（可选模块）

含GSM短信收发机壹台，配合SIM卡使用，电脑收发短信无须专线接入，也不必上网，免除了与电信营运商交涉的烦琐手续；而付费方式与手机发短信息一样。并且收发机无须与服务器连为一体，可与任何网内计算机相连，并可长期稳定工作，携带方便，与OA有关模块有效结合,既可以发，亦可以收（手机发送甚至可直达OA中某用户，真正实现OA与手机的完全互发，方便快速,十分实用。还具有短信群发、设定手机区段发送、短信自动分解发送、定时发送等功能，同时系统还提供设置每个内部成员每月发送短信条数、可备份短信发送明细等功能，已全面支持与小灵通短信互发。

目前还可与手机短信结合使用的模块主要有：个人工作计划、值班管理、行政发文、远程发文、工作流程、通讯资料管理、车辆信息管理、会议纪要等等，针对以上模块系统还可定制有关的提醒起始标识，充分利用了现代化的通讯手段。6.2网络会议

为了方便机构工作人员之间的交流，在本系统中提供了即时的网络文本会议和NetMeeting集成。文本会议可以由指定人员开设议题并设定允许参加会议的人员，与会人员可以共同进行讨论。文本会议顾名思义是通过文字形式来实现的虚拟会议，是目前支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。极大地方便了协作成员之间真实、直观的交流。NetMeeting集成则集成了微软的NetMeeting技术，方便用户使用电子白板、语音、视频、文件传输、文件共享、屏幕控制、即时交流等功能。6.3焦点论坛

在BBS论坛中，有关人员可以畅所欲言，对技术、生活、合理化建议及其他感兴趣的话题进行公开交流或公开辩论。6.4会议记要

可根据会议具体要求合理安排计划、会议纪要等的综合会议管理功能。强大的文档编辑和查询功能，同时有相应权限的人可记录有关会议信息和设置浏览该会议纪要的人员，并可直接通过发送手机短信的方式通知参会人员。6.5意见反馈

目前根据许多机构为了搞好内部建设或听取合理化建议和意见，需设立意见反馈的有效通道，系统为此需求提供了意见反馈的功能。系统支持完全匿名以及通过上传附件方式提供意见文本，意见反馈只有有特殊权限的人员才能进入浏览。当发送意见完成后，系统会还会自动通知有关人员进行处理。6.6在线SMS 在线SMS是一个即时在线短信息系统，为机构内部沟通提供了一个方便快捷的平台。6.7内外部邮件

为机构提供一个将内部邮件和外部Internet邮件整合的系统环境，这不仅使内外信息沟通变得畅通，同时也使得信息的安全管理提高了一个等级；

通过电子邮件可以方便地起草、发送、浏览电子邮件，实现各类信息在机构各部门及个人之间快速的传递。电子邮件的应用已成为一种协同工作的机制。

其中内部邮件采用HTML编辑方式，支持密送、工作组发送、重发、转发、检索、查询、备份等功能。6.8在线调查

在线调查主要应用在各种考核评比及民主调查中，可同时进行多个在线调查，这不仅可以使以往繁琐的考核评比及调查变得轻松快捷，同时也使评比变得更加严格和透明。

通过在线调查可以对所要考核评比的部门或项目或者其他有关调查内容进行记名或不记名投票表决，获取相应数据及三维、平面分析图。知识管理

知识管理是为机构实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。知识管理型机构能够迅速对外部需求做出反应、精明地运用内部资源预测外部市场的发展方向及其变化。目前很多机构面临的最大难题是知识的积累与运用，实现知识共享必须得到机构领导和全体工作人员的认同，把学习确定为机构的重点，以促进工作人员彼此合作来创造性的建设机构。在整合了大量的知识文档以后，将为机构提供一个在线的全面，安全、高效的电子文件管理系统，将机构原先简单的手工文档管理水平提高为基于知识管理的文档管理水平，将机构的办公管理赋予全新的知识管理理念。

OA项目版的知识管理包括：在职培训、在线考试、规章制度、学习园地、知识发现、电子期刊功能并提供查询。其中电子期刊具有强大的图文编辑功能，可制作精美的机构内部期刊，真正传递机构的精神文化及机构文化。系统管理与权限设置

系统管理是办公自动化系统的后台模块，也是整个办公自动化系统的控制中心。在成功安装办公自动化系统后，需要首先设定系统的中心元素，比如：限制系统的可访问时间、IP地址范围、所有人员信息，身份，职务，办公权限等，便于系统管理。

主要模块有：密码及状态维护、部门职位级别设置、单位名称徽标底栏及登陆页设置、用户管理、工作组设置、项目设置、工作流程配置、工作流程工具、模块构建工具、行政公文模板、行政档案设置、档案借阅及销毁记录、印章管理、印章及系统操作记录、绩效考核设置、系统综合设置、网络会议设置、焦点论坛设置、意见反馈设置、状态查询、IP及时间设置、远程收发配置、系统菜单管理及显示管理、个人菜单管理、个人综合设置、权限分配、备份与恢复等等。常用工具

为了方便单位人员查找日常信息，系统为办公系统用户提供了万年历、英汉词典、列车时刻表、天气预报、常用搜索、地图搜索等信息服务，并且客户还可以自行设置其他服务项目。学习与娱乐

为本单位工作人员提供OA之外已设计好的有关学习及娱乐模块，可自定义完成。比如：打字练习、智力游戏、PPT文档、视频文件等。USB身份令牌

每天报纸都会报道网络或软件出现了安全漏洞，所以用户的意识中安全是非常重要的。传统的身份认证主要是通过“用户名/口令”的验证方式，这种验证方式存在着易于扩散、易被窃取以及难以记忆等缺点。尤其是在公共场所和公用计算机上，使用口令有可能带来非常严重的安全隐患。使用过的口令既有可能被其它人看到，也容易被木马程序窃取。使用USB身份令牌替代“用户名/口令”方式的身份认证方案，所需的成本不高，却可以极大地提高用户登录的安全性和方便性。USB身份令牌是基于USB的双因素认证令牌，将加密存储在身份令牌中，不可逆且不可改，杜绝黑客和病毒。并且信息不会离开身份令牌，不会进入计算机及网络，直接进行加密、解密运算，同时，服务器与身份令牌之间的信息通讯亦采用了加密技术，有效防止了传输过程中的侦听、截获。是专门为系统用户提供的在进行系统登录时二次认证的安全措施，是针对“用户名/口令”登录方式进行的有效安全补充，使得系统可以确保有效鉴别用户的合法身份。体积小巧，便于随身携带，操作方便，支持热插拔，使用时插在计算机USB接口上，不使用时随身保管。

其他

为方便用户更好的管理和使用OA项目版，系统还另外提供了小精灵V2.0、OA权限分配工具V1.0、OA数据备份恢复专用工具V2.0等智能辅助工具，个中玄妙，体现人性化设计之精髓。

第三部分 OA的运行性能、作用及实施效果分析

一、OA的运行性能

OA项目版的运行稳定可靠是完全有保证的，下面我们以移动公司为例进行阐述：

XX移动公司为了运行其自行开发的办公系统，从省公司到各地市分公司共配置有48台OA服务器和24台综合信息查询服务器（Sun Enterprise 3500/450），其总用户数超过6500人（非指同时在线）。网络建设高昂，仅壹台Sun 企业服务器3500的报价就要6万美元，450也要7万人民币。由此可见，构建这样的大规模办公系统，绝非易事，特别是移动公司这样的大型企业，需要总体规划分布实施。而OA，可以实现以较低成本来构建大规模应用，2000人以下的应用，只有几十万左右的软硬件预算。

再举一个例子：XX省移动通信公司（JLMCC MIS系统），覆盖全省地市的办公自动化和综合信息服务系统，全省各地的用户通过广域网络集中访问位于省公司的两台Sun Enterprise 4500办公服务器，用户数超过500人。

企业级高级服务器，运行OA系统，一台一般可容纳250人同时在线。同样的负载量OA基于一般服务器就可以实现。在性能较好的PC机上，可支持100个左右用户同时在线。服务器及网络配置越好，OA支持的在线用户数也就越多，数据的传输速率也就越快。

二、OA的作用

众所周知，我们绝大多数企事业单位，都采用层层授权的金字塔式的管理模式，从控制论的角度看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通，高层了解底层的信息除了通过的直接下属（中层管理者）外，就是自己亲自了解，亲自了解往往很累；通过中层管理人员，则有一个信息反馈的效率和成本问题，无疑，机构的信息化能提高效率节省成本。

实施OA，具体来说有哪些作用呢？

首先：能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。

其次：是节省运营成本：包括时间和纸张。

第三：是规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。

第四：是提高竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。

第五：是使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

办公自动化应该作为企事业单位信息处理与管理的集合，应该是对于单位的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据。对于中层管理者OA是信息管理系统，而对于普通管理者，OA又是事物/业务处理系统。OA能够为管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

近年来，随着网络技术的迅速发展普及，通过利用先进的网络资讯技术，实现办公自动化的解决方法，被称为网络办公自动化解决方案。随着INTERNET技术、国际互联网络的发展，目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公，远程办公管理等更广阔的领域。

三、实施效果分析

行政事业单位办公自动化实施效果分析

---充分利用了政府机关掌握着的社会信息资源。

自从８０年代中期开始使用计算机以来，国内许多单位都建立了自己的信息系统。但都是基于传统的关系数据库建立的事务处理系统。根据统计表明：目前我国行政事业单位建立了３０００多个大型或超大型数据库，但这些信息一直没有有效利用起来；而行政事业单位日常工作中经常遇到的流程处理、信息共享、部门协作、人员通讯、非结构化数据的处理都没有一个统一的应用平台。

---更有利于提高行政事业单位的办公效率

实施OA以后许多重复性的工作可以由计算机来完成，如跟踪反馈信息、发送通知；还可以减少许多不必要的工作，如文档管理；在很大程度上提高了公文、信息的传递速度；方便了领导和工作人员及时处理公务。

---更有利于减小工作人员的劳动强度

实施OA以后许多重复性的繁杂劳动，如送递公文、发送信息等工作可以由计算机来完成，工作人员就可以解脱出来。

---初步实现无纸办公、节约了办公经费。

实施OA以后办公信息均为数字化信息，内部刊物均为电子刊物，无须纸张、印刷品，可以在很大程度上节约办公经费。

---保障了行政事业单位对社会公众提供更好的服务

实施OA以后可以利用先进的计算机网络技术为社会公众提供更好的服务，能够更好地与社会公众进行沟通，及时听取反馈意见，避免手工方式下所需要材料需要往返多次才能按要求全部提供的弊病，使行政事业单位对社会公众提供更好的服务。

---实施OA可以充分利用行政事业单位内部的知识资源和技能

行政事业单位的工作人员具有较高的基本素质，实施办公自动化以后许多重复性的繁杂劳动可以由计算机来完成，工作人员可以更多时间进行学习或再教育，提高自身素质，以便更好地为社会公众服务。企业办公自动化实施效果分析

某集团公司自2003年开始实施OA以来，已经近两年时间。成功接入各地多个分公司和子公司，截止到2005年，使用该系统的员工数为1000余人。

通过实施OA，该公司主要有以下几个方面的效果：

实现了远程办公：通过OA，将该公司分布在国内各地的分公司和子公司等基于网络联系到一起，节省了过去电话、传真等费用，所有分支机构与公司总部各部门之间的信息传递、文件传输都通过OA，提高了传递的速度。出差在外的公司员工也可以通过OA及时了解到公司最新信息，并与公司传递信息。公司高层经常到外地出差，在外地期间通过OA可以直接审批公司文件，实现了远程办公，节省了大量的国内国际长途电话费用。员工下班回家后也经常进入公司系统，在系统中加班工作。

文件管理自动化：通过OA，该公司将所有文件发布到系统中，一方面实现了文件的存档，另一方面方便了公司员工查询，目前公司在OA共建立各种不同的文件柜99个。文件管理自动化为公司还节省了大量纸张、复印、文件柜等办公费用。

规范了工作：该公司将ISO9000流程文件放入OA，便于各级部门文件的审批、查阅，规范了公司各岗位的工作规范。

建立了高效沟通管理体系：公司内部的沟通管理一直是影响该公司工作效率的因素，通过OA，公司建立了高效沟通管理体系，通过邮件、内部呼叫、工作流、工作日志等功能，加强了内部的有效沟通，全面提高了工作效率。公司总经理经常通过OA与员工沟通谈话，解决了普通员工见领导难，与领导沟通更难的问题。

节省了人力：过去该公司在文件管理、文件审批等环节通过人力实现，存在一定的工作量，实施OA后，减少了办公室行政人员的工作量，该公司将富余人员充实到一线岗位，为该公司节省了人力上的成本。

建立了良好的企事业单位文化：该公司在OA中构建多个论坛和意见箱，方便员工提合理化建议，并发表各种见解，有利于公司领导听到基层员工的呼声和意见。

给员工工作带来了乐趣：一般的软件系统强制性要求员工操作，员工被动式的参加，对计算机系统存在抵触情绪。而OA不同，员工在系统可以与同事之间即时沟通，还能从系统查到自己需要的知识，激发了员工的参与热情，OA的全员参与率非常高，每位员工一上班就自动进入系统。OA给员工的工作带来了乐趣，提高了员工的工作热情和工作效率。实施快应用多：实施两个星期内，全集团公司所有员工就基本可以使用。

最后：

预祝：湖北江天建设集团有限公司OA系统导入圆满成功，奔向更高更大的金字塔顶！

您的成功就是我们 最大的荣耀！

愿：合作愉快！

第二篇：某集团OA项目实施建议

华腾软件某集团OA项目实施建议

贵集团现在有一个总部，十多个分公司，总部就300人左右，各分部规模非常庞大，而且各分公司是跨行业的，现在集团老总最关心的是房地产业务，只有房地产业务老总会管理的比较细，精力基本用在房地产业务中，珠宝或者茶厂等分公司管理比较容易，现在最让老总头疼的是房地产，事情比较多和复杂。对此，华腾公司提出选型的以下建议：

1.项目前期规划建议

华腾公司认为贵集团应该从总体规划、分布实施的模式来进行项目的实施。总体规划：

（1）总体规划

首先选择一个系统平台能够支撑一个集团十多个分公司的规模，系统的安全性、扩展性、服务器性能，能够支持集团未来规模的扩展，厂商具有集团实施经验，服务方式和技术能力能够达到集团要求。

（2）分布实施

根据集团现状，我们认为应该从老总关心的问题去架设系统，首先解决房地产公司问题，规划房地产内部运行流程和办事标准，分别了解老总平常重点关心问题和各职能部门感觉繁琐的事情，通过贵集团独特的管理模式，使管理电子化和规范化。将房地产的主要业务架设到OA系统中，让老总能够实现对房地产每个业务的执行和监控。这样才能让老总看到OA系统的价值，对其他分公司OA系统架设会有更高的期望值。

其他分公司我们可以架设一些比较通用的模块，各分公司OA系统可以只管到高层，架设一些分公司与总部有联系的模块，具体分公司的业务可以先不考虑。系统实施有主、次，抓重点、有先后区分，方可使项目成功实施。

2.平台选择建议

选OA系统最主要的是选择平台，现在国内有三种平台的OA系统：IBM Lotus、微软和国内自主开发。我们建议贵集团选择LTOUS这个平台，这个平台包含了完整的企业协作的解决方案：（1）Lotus Notes/Domino解决了用户的电子邮件和工作流的要求。

（2）Sametime解决了企业即时通讯的要求，其提供的Quickplace解决了企业协作的要求。（3）其工作流引擎Workflow提供世界级的流程定义的功能。

（4）每种产品又完美无缝的结合在一起，并且通过和Websphere、DB2等产品整合，为客户提供了企业信息化的整体解决方案。

而其他厂商的平台模式（关系型数据库＋中间件）做办公系统的问题。用RDB加中间件的方式开发电子政务或OA系统，等于要在关系型数据库之上要首先开发一些Domino已经提供的基本服务，因为电子政务或OA系统不可或缺的工作流、文档处理、协同工作、安全控制等功能，姑且不讨论关系型数据库是否适合管理文档型数据，单从开发的时间上而言，要开发出一套可用的、稳定的“类Domino”平台，决不是一两年能完成的工作，其中产品的成熟度、可靠性、后续的升级和维护，没有一个大的公司支持，也会为未来埋下隐患。

上面可以看出100人的OA系统每个厂商都能实现，而考虑到大规模、分地域、安全性等问题时，只有IBM LOTUS这个平台能够解决贵集团的问题。

3.实施过程建议

在整个实施过程中，注意每个环节要点，认真对待每个环节中集团人员与厂商的沟通，只有多沟通多交流，厂商才能明确了解贵集团的需求：

项目前期：每个职能部门的经理能够讲出本部门的事务，包括每个业务的单据和流程，厂商能够使部门事务电子化和规范化。总经理关心的问题要明确，以老总关心的问题为系统的重点来设计。同时认真审核厂商的需求文档。

项目中期：各部门人员认真接受培训。管理员能够掌握权限分配、模块操作功能、系统维护等要点。

项目后期：系统运行后，作为领导层必须强制性要求自己和员工使用系统，因为以前纸质的办公模式转变为电子化办公，肯定需要一个艰苦的过程。

4.售后服务建议

建议贵集团售后这块将服务外包给OA厂商。各行有专攻，集团没必要因为OA系统而成立一个OA事业部，相比而言，成立一个事业部比外包给厂商投入的费用和金额都高。

如果系统需要大规模升级，建议可以按照人天的模式来交给厂商开发，这样能够明细工作量，同时节约成本。

第三篇：集团OA系统立项建设方案书

XX集团-OA系统立项方案书

目录

一、XX集团目前的流程及知识管理现状.....................21.1 流程管理现状........................2

1.2 知识管理现状........................2

二、XX集团实施OA系统调研.......................32.1 具备什么样的条件才可实施OA系统.....................3

2.2 实施OA系统有什么风险....................3

三、实施OA系统的价值体现..........................33.1 OA简介............................3

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现.....................43.2.1 流程规范、制度统一.....................43.2.2 规范管理、有序处理.....................43.2.3 实时管理、提升效率.....................43.2.4 协同办公、规避风险.....................43.2.5 知识积累、经验分享.....................4四、OA系统实施计划.........................54.1 OA系统选型...........................5

4.2 OA系统实施计划..........................5

4.3 OA实施目标............................5

五、其它企业OA系统的信息了解............错误！未定义书签。

一、XX集团目前的流程及知识管理现状

1.1 流程管理现状

 流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批

后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。

 流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通

过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。

 信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收

到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。

1.2 知识管理现状

 经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；

 知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种

原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；

 规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制

度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】

 制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；

二、XX集团实施OA系统调研

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统

严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。

２、规章制度需明确

实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。

3、硬件设备

目前我公司的硬件设备完全足够

4、二次开发能力

目前信息部门完全具备这样的能力

2.2 实施OA系统有什么风险

ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。

因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。

三、实施OA系统的价值体现

3.1 OA简介

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化

过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现

3.2.1 流程规范、制度统一

基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差

3.2.2 规范管理、有序处理

通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。

3.2.3 实时管理、提升效率

管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务

3.2.4 协同办公、规避风险

对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复

3.2.5 知识积累、经验分享

员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续

四、OA系统实施计划

4.1 OA系统选型 目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：

1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】

2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】

3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】

4.2 OA系统实施计划

1-现场交流演示：针对选型要求，初步定位2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管

理者、员工进行交流演示

2-明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协

议

3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施

4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期

4.3 OA实施目标

第一阶段：业务操作电子化。其特征是将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率；

第二阶段：业务流程信息化。其特征是通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率；

第三阶段：业务管理知识化。其特征是让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，全面提升执行力；

第四阶段：业务决策智能化。其特征是在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等工作。

第四篇：集团OA系统立项建设方案书

XX集团-OA系统立项方案书

目录

一、XX集团目前的流程及知识管理现状....................................................................................2

1.1 流程管理现状...................................................................................................................2 1.2 知识管理现状...................................................................................................................2

二、XX集团实施OA系统调研....................................................................................................3

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统.............................................................................3 2.2 实施OA系统有什么风险.................................................................................................3

三、实施OA系统的价值体现.......................................................................................................3

3.1 OA简介..............................................................................................................................3 3.2 XX集团实施OA系统的价值体现....................................................................................4

3.2.1 流程规范、制度统一...........................................................................................4 3.2.2 规范管理、有序处理...........................................................................................4 3.2.3 实时管理、提升效率...........................................................................................4 3.2.4 协同办公、规避风险...........................................................................................4

3.2.5 知识积累、经验分享...........................................................................................4

四、OA系统实施计划....................................................................................................................5

4.1 OA系统选型......................................................................................................................5 4.2 OA系统实施计划..............................................................................................................5 4.3 OA实施目标.......................................................................................................................5

五、其它企业OA系统的信息了解.............................................................错误！未定义书签。

XX集团-OA系统立项方案书

一、XX集团目前的流程及知识管理现状

1.1 流程管理现状

 流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。

 流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。 信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。

1.2 知识管理现状

 经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；

 知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；

 规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】

 制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；

XX集团-OA系统立项方案书

二、XX集团实施OA系统调研

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统

严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。

２、规章制度需明确

实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。

3、硬件设备

目前我公司的硬件设备完全足够

4、二次开发能力

目前信息部门完全具备这样的能力

2.2 实施OA系统有什么风险

ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。

因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。

三、实施OA系统的价值体现

3.1 OA简介

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化

过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、XX集团-OA系统立项方案书

文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现

3.2.1 流程规范、制度统一

基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差

3.2.2 规范管理、有序处理

通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。

3.2.3 实时管理、提升效率

管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务

3.2.4 协同办公、规避风险

对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复

3.2.5 知识积累、经验分享

员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续

XX集团-OA系统立项方案书

四、OA系统实施计划

4.1 OA系统选型

目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：

1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】

2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】

3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】

4.2 OA系统实施计划

1-现场交流演示：针对选型要求，初步定位2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管理者、员工进行交流演示

2-明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协议

3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施

4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期

4.3 OA实施目标

XX集团-OA系统立项方案书

第五篇：煤矿行业OA系统策划方案

煤矿行业OA系统策划方案

一、行业背景分析

煤炭行业由于行业发展历史背景的因素，在信息化建设投入上相对其他传统行业较少，尤其是管理信息化方面的建设、应用起步较晚、发展较慢。

目前，随着煤矿企业在信息化建设上投入的不断加大，在不同层次上已经建立了一些面向不同业务或者管理需求的计算机系统。例如，在井下作业环境监测方面建设了煤矿安全监测监控系统，在生产过程控制层建设了各种自动化控制系统等；在经营管理层建立了许多面向不同业务的应用软件系统，如煤矿安全管理系统、生产调度系统、人力资源系统、设备管理系统、物资管理系统、办公自动化系统等。一个矿上有多个系统的情况已经非常普遍，这些对于企业的生产与管理的正常运营起到了一定的支撑作用。

但是，由于缺少统一的规划，煤矿的各种业务管理系统存在建设分散，应用单一等问题，大部分系统多为部门级或专业性应用，且由于没有开放的接口，系统之间存在无法实现数据共享、业务流程与管理流程不连贯等问题，而且业务系统间信息的多源性和不一致的情况更是大为普遍，最终导致了众多信息孤岛和应用孤岛，从而使业务系统无法实现一个真正全面共享、应用连贯的有机体，这势必会阻碍煤矿企业信息化建设的进程，也无法很好地与煤矿企业这样一个连续运转的整体协调一致地发展。

随着煤矿企业信息化建设的不断发展，办公自动化管理也不再是简单的公文收发、公文管理等行政办公，而是需要为企业各方面提供有力支持的综合管理。传统的办公自动化软件包括邮件、消息、计划、日程安排等个人办公功能与会议管理、通知通告、公文流转、新闻发布、车辆管理、图书管理、档案管理、客户关系管理、文档管理、人力资源管理等通用功能。这些功能已经无法满足煤矿日常办公的需要，而且割裂了日常的行政办公和业务处理的关系。另外，由于煤矿作为采掘性行业企业的特殊性，保障安全生产是其核心的管理内容，安全生产管理、调度管理、生产技术管理、人力资源管理等，都因为行业的特殊性，使得其业务处理都与其他行业不同，这就造成了其系统的应用面、应用范围、业务流程、操作方法都与通用的OA软件中的功能不尽相同，因此，通用的OA系统对煤矿企业来讲，“通用”亦即“无用”，已经不能完全满足煤矿办公和业务处理的需要。

中矿龙科公司深谙企业信息化发展的趋势，凭借十多年在煤矿信息化建设的经验，创新性地推出面向煤矿企业的综合业务协同办公平台—“三致”EIPOA。

“三致”EIPOA全面继承了传统办公自动化系统(OA)的核心功能，并在此基础上进行更深入的发展和延伸。在文档检索方面，提供更加智能的检索、摘要、匹配及关联功能；在工作流方面，除了不断提高其灵活性之外，还将向两端延伸，前端与门户相接，而后端与其他的应用系统相接，实现多个系统的“连动”。在协同办公上，我们将“即时通讯平台”与各种业务处理功能结合起来，真正实现业务处理时的协同应用。

在业务功能上，我们针对煤矿用户开发了特有的业务处理模块，如安全管理、调度管理、生产技术管理、机电技术管理、质量标准化管理、矿务公开、工程管理、招标与合同管理、煤质管理等功能；在人力资源管理中，我们开发了符合煤矿实际应用的培训管理、劳保管理、绩效考核以及工资薪酬管理等模块；我们将工作流程、即时消息平台应用的各个业务功能里，实现了业务处理的流程化、协同化。

即时这样，我们知道每个煤矿的管理模式及业务应用都有各自的特点，我们将在平台产品化的基础上，为每个煤矿企业提供个性化的定制服务，使得每个使用我们产品的客户，能够真正把业务协同办公系统使用起来，这样才能体现信息化为客户带来实实在在的好处