集团OA系统的实施方案

第一篇：集团OA系统的实施方案

集团OA系统的实施方案

――初稿

随着金融行业信息化程度的不断加深，其对文档管理自动化、工作流程自动化，网络化协作办公、远程办公、移动办公的需求越来越强烈。在这种现实情况下，实行办公自动化办公方式显得优为突出。

OA(Office Automation，以下简称OA)即是办公自动化。所谓OA系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。OA系统完成单位内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等工作。

一、OA的功能

OA是多层次的技术、设备和系统的综合。一个完整的办公自动化系统应包括：

1、信息的生成与输入

2、信息的加工与处理

3、信息的存储与检索

4、信息的复制、信息的传输

5、交流以及信息安全管理等功能。同时，维护OA系统，除了基本的计算机和网络知识外，还要对相应的OA软件比较熟悉。目前使用的OA软件有很多种，但无外乎两大类，一类是使用IBM的Lotus Notes、微软的Exchange等专用软件构建的OA系统，另一类是使用Web技术开发的基于B/S方式的OA系统。鉴于OA系统需要全体员工共同使用，而员工的电脑水平不一，所以OA系统要以使用简易性为主，建议采用WEB技能技术开发的基本B/S的OA系统

二、OA系统定位

完整的办公自动化系统应该将企业内部与外部信息统一考虑，通过跨平台的信息集成和发布技术，为企业构造坚固和宽广的信息基石。是企业信息化的一个上层平台,企业经营决策的一个信息中心，企业对外联系的一个窗口，对内信息沟通的一个桥梁，是集多种业务管理系统、通用办公系统、Internet应用等多方面的合理整合。

三、系统设计理念

OA系统在设计和开发中力求简单实用。遵循模块化、组织化、标准化、灵活部署等原则进行系统开发，充分考虑了系统的实用、稳定、速度、安全以及可扩展性，创造了完美的个性化特征。

操作简便：友好的操作界面使用户能根据操作界面的指示完成操作。同时系统还提供联机帮助。

性能稳定：系统运行的底层软硬件平台稳定可靠。能提供完整有效的系统备份方案，使系统在遇到故障灾害后能以最小的代价在最短的时间内得到恢复。

保障安全：系统中具备完善的权限管理功能。对信息发送、接收和查询能提供安全性控制。对特殊的批示等需要提供电子签名以保证系统信息的完整性和一致性。

扩充灵活：系统可以通过调整配置来适应业务流程的变动并在当前模块基础上增加新的功能。

维护方便：系统提供管理工具使系统管理人员无需通过数据库底层操作即能对各种影响系统性能的情况或异常情况进行处理，保障系统的日常运行。

性能优良：系统具备良好的性能，对普通处理的响应时间小于5秒，对所有处理的响应时间小于15秒。

远程访问：系统提供完善的远程用户上网办公方案。且使用方便，信息安全，通讯费用经济。

无缝连接：基于domino6支持J2EE,办公系统可以通过多种方式如java、JSP、Servlet、JDBC、ODBC、LEI等在Domino和其他应用系统间相互调用数据、方法等。

持续的系统扩展与集成：采用跨平台、模块化设计，方便系统的不断升级，另外提供多种接口，方便 OA系统与企业的其他系统集成。

四、系统建设目标

OA系统不仅能适应企业的各类机构调整，促进企业资源的合理配置，优化企业机构运作流程，还应具有可用性，可靠性和可维护性，成为一个真正有效的全面支持企业运作计算机化的系统。通过此系统的推广应用，应达到以下的目标：

1、减轻办公人员的劳动强度，提高办公效率。

2、促进工作流程的规范化和制度化。

3、管理并合理利用公司各类信息资源，以促进企业业务的提升。

4、实现全面的决策支持。

5、面向未来的知识管理。

6、与企业中其他应用系统（例ERP系统）进行更好的集成。

五、系统架构

用户可以自由地以多种方式灵活地访问系统，包括客户端、浏览器、PDA、仿真终端，并可应用 SMS IT 系统交互。

办公平台作为所有用户每天面对的一个办公门户，可以在此平台上完成绝大多数的日常办公事务，而办公平台所需要的一些数据, 则通过数据库访问技术 ODBC、JDBC、DECS、LEI、Java、JSP、Servlet 等访问后台业务存储系统。

办公平台在公司整个IT系统中的地位和作用。在整个IT系统中的地位，它是作为一个与用户交互协作的平台，从用户的使用工作环境来看，它是用户每天面对的一个办公桌面。

六、系统特点

简明易用的操作，功能齐全的金融业务设计，良好的可扩展性，强大的信息集成度，完善的安全机制，结构化的组织管理。

七、功能模块

OA系统必须包含的基本模块：电子邮件、待办事宜、公告、电子论坛、个人秘书、公文流转、本地邮箱、公司简介、规章制度、外部来文、会议管理、通讯录等。

同时，还要包括以下的板块：

A、个人信息：人事档案查询、劳动合同、薪资福利查询、社会保险查询、意外保险查询、工会福利查询、党费缴费查询、档案费查询、手机报销查询、员工宿舍查询等各种信息查询。

B、行政管理：酒店、机票预定信息、行政申请、行政费用统计等。C、财务管理：财务申请、汇率查询、资金调拨申请等。

投行项目管理；将项目按照阶段进行划分，将每个阶段需要填写的文档和报告进行分类处理，并将其他相关功能如出差申请等都根据项目所处阶段进行划分。

D、IT项目管理：将IT项目按照各自的方法进行不同的阶段、分类划分。对项目整个过程进行管理。

E、加盟商管理：一方面对每个市场部员工所管理的客户进行管理，记录每个客户的姓名、性别、联系方式、资金帐号等各种信息，另一方面对市场部员工进行管理，如员工的费用记录、工作记录等。同时结合数据分析、数据仓库系统，根据资金帐号查找到该客户的交易情况，由此计算出每个市场部员工的业绩。统计分析出客户的交易特性。对于不同类型的市场部员工、不同类型的客户，业绩的计算方式也根据制度而不同。F、人事管理：包括人事档案管理、劳动合同管理、人事申请、360考核、外事管理等。

G、网上投票：利用每个人的ID号，根据一定的规则，在一定时间内进行网上投票。系统自动统计投票结果。例如员工升迁等

H、网上考试：利用每个人的ID号，根据题库信息，随机抽取题目或者配置好题目，进行网上答题，根据限定时间，自动统计得分。例如ERP系统培训，其它部门培训计划等

I、培训管理：培训申请、培训档案、培训考试、网上调查、视频会议等。J、客户管理：记录公司关注和交往的个人或机构客户信息。

K、固定资产管理：包括宿舍管理记录、司服制作记录、手提电脑购买记录、购车记录、宿舍记录等各种资产相关的信息管理。

L、图书资料管理：对各种图书、资料等的管理、借阅、归属等信息进行管理的系统。

八、系统运行环境

服务器软件：Windows 2003 Server、Windows 2008 Server操作系统

客户端软件：Windows XP、Windows 7操作系统、Internet Explorer 6.0/8.0 客户端开发工具：Lotus Domino Designer R6、IBM WebSphere Advanced Developer 5.0（或其它 J2EE 开发工具）

九、OA系统与ERP软件的关系（补充）

OA和ERP作为目前企业信息化管理的两大软件系统，本应是各负其责、各司其职，然而在实际选型和应用的过程中，却往往会出现这样、那样的问题，使得二者在企业管理系统的市场中纷争不断。

当前很多企业使用的OA系统主要是公文管理、会议管理、档案管理、人事管理、客户信息管理、电子邮件、电子公告以及论坛系统，这些应用表面上都属于传统的办公自动化范畴，但实际上，在OA系统中所运行的这些文档、资料，也为ERP系统提供了数据基础，同时OA系统具有ERP系统所不具备的行政审批流程功能。

OA系统和ERP之间彼此侧重点不一样，实际上OA系统是工作流定制的强手，ERP系统是挖掘企业内部业务数据的工具，二者整合的必要性非常明显：保护了现有的IT基础建设投资在企业软件服务中的整合需求；实现了两个系统的优势互补；有利于企业业务流程重构。

企业实施OA系统的最终目的应该是建立协同工作平台和信息集成平台，基于平台开发的OA产品在这方面的优势将尤为突出。协同工作平台将企业各类业务系统包括ERP集成到OA当中，制定标准，将企业的传统“垂直化领导模式”转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也逐渐缩小，从而提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。信息集成平台对于使用ERP系统的企业内已存在的生产、销售、财务等经营管理业务数据，可将其集成到工作流系统中，使企业员工能及时有效的获取处理信息，提高整体反应速度。

很多企业在实践中发现，OA与ERP之间各自有着不同的优势，他们之间应该是一种相辅相成的并存关系，如果两者可以融合在一起，实现恰当整合，就可以互相弥补，实现整体效益的最佳。

以下是OA系统与ERP系统集成的要点，以供参考：

1、通过OA系统实现有关支付流程的审批后，把审批的金额写入ERP的AP模块，形成相关发票数据进行支付操作。

2、通过OA系统实现借款和报销的审批流程，审批完成后把借款和报销的费用项信息以及总金额写入IExpense中，财务部门进行预付款处理。

3、通过OA实现员工请假申请审批流程，审批通过后直接把考勤信息写入HR中进行考勤统计、薪酬计算。

4、通过OA系统进行员工考评文件的审批，审批后把结果写入人力资源绩效考核模块个人信息中。

十、总结

整个OA系统具有严谨而简单的系统概念。熟练掌握这些概念能使得整个系统的实施过 程事半功倍。OA系统的核心概念只有三个：信息目录；文档类型；和信息门户。其中信息目录作为系统所有电子文档类信息的存储结构，全部在四大信息中心根目录下创建（知识、论坛、业务和决策）。四大信息中心因此在OA系统称为资产化的概念信息（知识）的主要物理存储结构。

第二个重要的系统核心概念是电子文档类型。OA系统通过电子文档类型来组织相关的业务功能。比如，需要进行会议管理，实施人员可以通过类型为“会议（纪要）”的电子文档类型定义相关的目录，同时发布在相关的门户上（比如：公共事务），这样就可以完成会议的发布、到期提醒和会议纪要的整理与发布。

最后，要把OA系统实施成为一个主要用于让部门开展业务、进行知识共享，信息获取的基本信息平台，一定要进行相关的信息门户设计和划分。信息门户的主要目的是进行不同信息版块的组合。组合的方式可以自由掌握，但主要是为了满足信息获取/开展业务处理的便利和完整性。比如我们建立一个用于进行行政部文件处理。我们除了在信息门户中划分其中的一个版块用于行政工作流的触发，还会在另外的区域进文件模板的发布和更新通知、还有就是进行文件规则的发布。

十一、OA供应商选择

目前收集的OA供应商包括：

1、用友OA

2、金碟OA

3、百胜OA

4、金和软件公司

5、致远软件

6、通达科技公司

IT部 2010-08-10

第二篇：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

关于启动OA办公系统试运行的通知

各部门、分公司：

为提高办公效率，实现行政管理的规范化、流程化、科学化，我公司拟推行OA办公系统，经过对通达软件、金蝶软件及致远协创软件三家OA产品的功能、后期使用及价格等方面的综合比较，最终选定通达OA2013完美版作为我公司的办公自动化系统进行实施。现将有关事项通知如下：

一、目的：实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

二、范围：公司总部所有职能部门，分公司及终端店铺。

三、软件公司将在前期召集各职能部门进行系统培训，而后提供详细的OA办公系统试运行方案，同时提供书面的用户手册（纸质或电子版），以确保试运行工作有计划、有步骤地进行。各部门及分公司严格按照软件公司提供的试运行方案，结合自身工作实际，对软件展开使用。最终达到全面提升公司综合管理水平，进一步为提高工作效率。

网络部

第三篇：集团通用型办公OA系统技术规范书

集团通用型办公OA系统

技术规范

中国移动通信集团吉林有限公司

松原分公司

2010年10月

一、概述

1、总则

为了保证纠纷信息平台的稳定、安全、先进实用，本规范应遵循以下原则：（1）先进性：开发商应利用先进技术进行开发。提高功能、使用、维护等方面的先进性。

（2）完整性：本规范规定系统中任何与原始票务数据相关的录入、修改、删除的操作及其结果都在本地保留相应操作记录。

本规范对与纠纷信息平台相关的开发、功能及概念作了最基本的要求。开发商在软件系统的开发、销售、维护和升级方面应适应市场经济发展的要求．以满足客户多样化的需求。

2、产品要求

为了市场竞争的规范性和公平性，根据《软件开发规范》(GB8567-88、GBT12505-90、GBT12504-90)的规定，对软件开发商及其软件产品做出以下规定：

1、开发商必须是独立法人，有软件开发的经营许可，有相对稳定的技术开发人员，具备对该软件产品的后续服务、升级能力。需提供《企业营业执照》、《软件企业认定书》、《专职人员及管理人员名单》、《专职人员学历证书及复印件》。

2、软件商开发的软件产品必须拥有合法版权，并经国家相关管理部门认可，拥有相应的《著作权证明书》和《软件产品登记证书》。

3、软件必须符合行业规范的要求，并拥有完整的软件所需的文档，包括《软件需求说明书》、《概要设计说明书》、《测试分析报告》、《用户手册》、《操作手册》。

4、开发商要确保提交的文件真实、清晰，不得以任何形式隐瞒、替代、篡改。

二、总体功能要求

1.发文管理

发文管理实现各职能部门内和各部门间发文的办理及监控管理，实现公文发文流程的全程计算机自动化控制，达到公文发文自动化目的。发文处理包括内部文件和对外公文的起草、核稿、会签、审核、签发、校对、登记、打印、下发、归档、查询、统计等步骤的自动化流程处理。每一步均设置发文处理流程台帐，自动搜索待拟稿的文档，以醒目的方式显示提醒。具有发文的查询和统计功能，可查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标，形成报表输出显示。并可以利用文档数据中心进行管理。

处理流程基于工作流引擎平台进行定制和设计实现。支持灵活的流程和表单定义、文件的并发多任务处理。对文件流动的状态可以查询、统计和打印输出（有权限控制）。

2.收文管理

收文处理包括外来文件（正式或非正式）的登记、拟办、批办、批示、传阅、分发并可完成归档、排序、查询、统计等步骤的自动化流程处理。可根据需要将扫描好的文档附加到系统或在系统中录入、扫描文件，可以引入任何格式的文档或新建Word、Excel、语音等类型的文档，并与微软Office软件结合并提供在线修改、电子批注、上传、下载、打印等功能。对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制，提供对收文的催办、督办、提醒、反馈，每一步均设置收文处理流程台帐，自动搜索拟办的文档，以醒目的方式显示提醒。利用收文处理的发文查询和统计功能，可查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标，形成报表输出显示。并可以利用文档数据中心进行管理。

同发文一样，处理流程基于工作流引擎平台进行定制和设计实现。支持灵活的流程和表单定义、文件的并发多任务处理。对文件流动的状态可以查询、统计和打印输出（有权限控制）。

3.综合办公事务

综合办公事务系统提供对繁杂的办公事务进行综合处理的功能。如：对一些非流程的、可控的点对点日常办公事务进行处理。该系统要求可以引入电子文档，引入的电子文档具有修改痕迹保存、全文批注等功能。

4.个人办公：

可以构建个性化的个人办公环境（电子桌面），如即时消息、待办事宜、通讯录、计划与日志、个人信息管理、电子邮件。

相关功能说明如下：

(1)待办事宜：待办事宜模块集中显示用户当前需要办理的所有事务。使用户进行办公业务处理的入口，已处理完毕的待办事宜将自动从待办事宜列表中消失。

(2)即时消息：可通过手机短信服务发送提醒信息。

(3)通讯录：实现电子名片簿的功能，可以记录联系人的单位、地址、联系电话等常用信息，提供私人通讯录进行登记、管理和查询功能。联系人的信息可以是私有信息，只有信息建立人才能阅读，也可以是公共信息，所有人都可以阅读，可根据需要将通讯录设为共享或者私有，通讯录支持导出功能，导出的格式与Outlook通讯录的文件格式相符。

(4)个人信息管理：提供用户登录密码修改和授权待办功能。

(5)电子邮件：集成第三方邮件系统，能在平台和Internet上灵活传递消息，要求能自由管理邮箱容量的大小，实现smtp和pop3协议，可以同时内收、内发、外收、外发邮件。

(6)计划与日志：用户个人的工作计划和安排。

5.任务管理：

对个人承办的任务进行分类，便于查询统计、汇报。领导者可对下属分配工作并进行监督。

6.信息发布平台。

主要功能要求如下：

(1)公共信息摘编与发布：信息摘编由专门的信息摘编录入人员负责发布和管理信息，以供全体职工简单、快捷地查阅和学习有价值的信息。包括最新国家、自治区政策，最新政府发文，办公室文件、通知、公告、简报信息、内部通讯录、政府成员单位文件，领导最新批示，法律法规，档案资料等。

(2)新闻发布管理：

(3)公告信息发布：可以在办公系统上发布、显示的公司和部门公告，支持公告内容的审批后再发布。

7.考勤管理

对上班、下班、及加班进行时间记录，可以方便统计员工的缺席及请假情况。

8.工作流管理：

可以实现复杂流程和表单的完全可视化定制，只需鼠标轻松拖拽、键盘辅助参数配置，就可以方便地把收文、发文管理、请示汇报、车辆申请、用印申请、请假申请等流程和表单定制出来。

对每个流程的签批单都能依据需要进行排版定制，能自由编定表单元素。为达到最方便实用的效果，要求可以使用word来排版签批单格式和样式。

(1)流程组织

工作流引擎提供对这些服务面向于不同管理事务的协作流程提供完美的解决，是良好的流程组织机制，允许系统管理员将这些流程分级化的进行组织，以避免因流程数量太多而导致的视觉紊乱，通过清晰的树型导航方式让用户能快速定位自己需要启动的流程。

(2)流程回撤

在流程实例运行过程中，当前步骤经办人在办理完本环节事务后，任务将向下一步骤经办人传递。任务发出后如当前步骤经办人发现办理有误，可在下一步骤经办人未办理之前执行流程回撤功能收回原文进行重新修改。

(3)流程监控

对每个流程实例的处理情况进行监控，提供形象的图形方式使得系统管理能方便地了解每个业务流程经过那些步骤和人员，当前处于哪个步骤等信息。有足够权限的人员还可对流程进行必要的设置和调整，包括流程强制跳转，流程冻结和删除等功能。

9.系统权限维护类：

对所有系统提供各种权限控制功能，具体的功能有：用户管理、机构管理、岗位管理；权限管理（功能权限控制、数据权限控制、用户审批环节权限控制、用户地址权限控制、用户岗位权限控制、用户传阅权限控制、用户密级的控制等等）。

10.系统数据维护类：

工具主要是对整个OA系统的数据方面进行维护。包括数据的初始化、数据字典（办公自动化系统和档案的数据表要能够在系统管理中进行管理维护）、数据的更新、数据的备份恢复、数据项维护等。

三、其它相关指标

1、要求注册资金在100万元人民币以上（包括100万元），厂商需提供企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、软件企业认定证书、软件著作权证书、软件产品登记证书、公安部认证证书(计算机信息系统安全专用产品销售许可证)及其它认证等。中标后签订合同前需提供产品授权书。

2、与本项目相同规模或以上的典型案例不少于20个,需提供相关证明（合同复印件或用户证明）。

3、软件测试情况。

4、提供原厂安装服务。

5、提供原厂7×8小时售后服务，免费服务期1年，服务期内免费提供产品升级。

6、提供本产品纸质技术文档、电子文档各1份。

7、免费提供至少3名涉及本产品及相关技术的人员培训，培训方式由双方商定，若异地培训，发生的所有费用由厂商承担。

8、厂商应考虑单个终端报价优惠或不限制用户终端数，以便于未来应用扩容。

本技术要求自下发之日起执行。

第四篇：集团OA系统立项建设方案书

XX集团-OA系统立项方案书

目录

一、XX集团目前的流程及知识管理现状....................................................................................2

1.1 流程管理现状...................................................................................................................2 1.2 知识管理现状...................................................................................................................2

二、XX集团实施OA系统调研....................................................................................................3

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统.............................................................................3 2.2 实施OA系统有什么风险.................................................................................................3

三、实施OA系统的价值体现.......................................................................................................3

3.1 OA简介..............................................................................................................................3 3.2 XX集团实施OA系统的价值体现....................................................................................4

3.2.1 流程规范、制度统一...........................................................................................4 3.2.2 规范管理、有序处理...........................................................................................4 3.2.3 实时管理、提升效率...........................................................................................4 3.2.4 协同办公、规避风险...........................................................................................4

3.2.5 知识积累、经验分享...........................................................................................4

四、OA系统实施计划....................................................................................................................5

4.1 OA系统选型......................................................................................................................5 4.2 OA系统实施计划..............................................................................................................5 4.3 OA实施目标.......................................................................................................................5

五、其它企业OA系统的信息了解.............................................................错误！未定义书签。

XX集团-OA系统立项方案书

一、XX集团目前的流程及知识管理现状

1.1 流程管理现状

 流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。

 流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。 信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。

1.2 知识管理现状

 经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；

 知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；

 规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】

 制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；

XX集团-OA系统立项方案书

二、XX集团实施OA系统调研

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统

严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。

２、规章制度需明确

实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。

3、硬件设备

目前我公司的硬件设备完全足够

4、二次开发能力

目前信息部门完全具备这样的能力

2.2 实施OA系统有什么风险

ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。

因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。

三、实施OA系统的价值体现

3.1 OA简介

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化

过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、XX集团-OA系统立项方案书

文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现

3.2.1 流程规范、制度统一

基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差

3.2.2 规范管理、有序处理

通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。

3.2.3 实时管理、提升效率

管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务

3.2.4 协同办公、规避风险

对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复

3.2.5 知识积累、经验分享

员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续

XX集团-OA系统立项方案书

四、OA系统实施计划

4.1 OA系统选型

目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：

1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】

2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】

3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】

4.2 OA系统实施计划

1-现场交流演示：针对选型要求，初步定位2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管理者、员工进行交流演示

2-明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协议

3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施

4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期

4.3 OA实施目标

XX集团-OA系统立项方案书

第五篇：集团OA系统立项建设方案书

XX集团-OA系统立项方案书

目录

一、XX集团目前的流程及知识管理现状.....................21.1 流程管理现状........................2

1.2 知识管理现状........................2

二、XX集团实施OA系统调研.......................32.1 具备什么样的条件才可实施OA系统.....................3

2.2 实施OA系统有什么风险....................3

三、实施OA系统的价值体现..........................33.1 OA简介............................3

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现.....................43.2.1 流程规范、制度统一.....................43.2.2 规范管理、有序处理.....................43.2.3 实时管理、提升效率.....................43.2.4 协同办公、规避风险.....................43.2.5 知识积累、经验分享.....................4四、OA系统实施计划.........................54.1 OA系统选型...........................5

4.2 OA系统实施计划..........................5

4.3 OA实施目标............................5

五、其它企业OA系统的信息了解............错误！未定义书签。

一、XX集团目前的流程及知识管理现状

1.1 流程管理现状

 流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批

后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。

 流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通

过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。

 信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收

到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。

1.2 知识管理现状

 经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；

 知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种

原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；

 规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制

度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】

 制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；

二、XX集团实施OA系统调研

2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统

严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。

２、规章制度需明确

实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。

3、硬件设备

目前我公司的硬件设备完全足够

4、二次开发能力

目前信息部门完全具备这样的能力

2.2 实施OA系统有什么风险

ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。

因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。

三、实施OA系统的价值体现

3.1 OA简介

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统，OA办公自动化

过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。

3.2 XX集团实施OA系统的价值体现

3.2.1 流程规范、制度统一

基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差

3.2.2 规范管理、有序处理

通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。

3.2.3 实时管理、提升效率

管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务

3.2.4 协同办公、规避风险

对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复

3.2.5 知识积累、经验分享

员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续

四、OA系统实施计划

4.1 OA系统选型 目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：

1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】

2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】

3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】

4.2 OA系统实施计划

1-现场交流演示：针对选型要求，初步定位2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管

理者、员工进行交流演示

2-明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协

议

3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施

4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期

4.3 OA实施目标

第一阶段：业务操作电子化。其特征是将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率；

第二阶段：业务流程信息化。其特征是通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率；

第三阶段：业务管理知识化。其特征是让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，全面提升执行力；

第四阶段：业务决策智能化。其特征是在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等工作。